Jaarverslag 2012 1. Algemeen Samenstelling: Met het huidige personeelsbestand heeft de OR recht op negen leden. In 2012 begon de Raad met acht leden en een ambtelijk secretaris. Een lid ging in mei met flexpensioen en een lid stelde zich niet herkiesbaar bij de OR verkiezing in juni. Omdat zich te weinig kandidaten aanmeldden voor het OR lidmaatschap, ging deze verkiezing niet door. Twee aangemelde kandidaten traden toe tot de OR, één van hen trok zich in september door persoonlijke omstandigheden terug. -
Joop Menting
(Dagbehandeling Deventer) voorzitter tot 1 juli 2012 lid Financiële- en Beleidscommissie
-
Jim van Huut
(Dagbehandeling Arnhem) lid Financiële- en Beleidscommissie
-
Nico Ooms
(De KIJ Deventer) lid Financiële- en Beleidscommissie sinds 1 juli 2012
-
Ruud Harmsen
(Werkcentrum Arnhem/ De Liemers) lid VGWM commissie*
-
Mary van der Lans
(Dagbehandeling Harderwijk) secretaris lid VGWM commissie*
-
Wim Koch
(Dagbehandeling Deventer) lid VGWM commissie* tot 1 mei 2012, daarna flex-pensioen
-
Ellen van Stegeren
(Pleegzorg Deventer) vicevoorzitter lid VGWM commissie*
-
Johanna Swartjes
(Dagbehandeling Harderwijk) lid VGWM commissie* tot 1 juli, stelde zich niet herkiesbaar
-
Gwenny IJsseldijk
(Pleegzorg Harderwijk) tot 1 juli lid VGWM commissie*, daarna lid Financiële- en Beleidscommissie
-
Judith Geertman
(Pleegzorg Harderwijk) Sinds 1 juli lid van de OR, in september door persoonlijke omstandigheden terug getreden
-
André van Oene
(Pleegzorg Apeldoorn) ambtelijk secretaris
(*VGWM = Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu)
Eind 2012 waren twee leden van de OR werkzaam in Harderwijk, twee in Arnhem, drie in Deventer. De ambtelijk secretaris werkte op de locatie Apeldoorn. Begin 2013 zijn er dus nog twee vacatures. De OR streeft ernaar om van zoveel mogelijk locaties van Pactum een lid binnen zijn gelederen te hebben. De verkiezing heeft helaas geen voltallige OR opgeleverd. Om de continuïteit te waarborgen en meer betrokkenheid van medewerkers te krijgen, is in juni besloten om elke twee jaar OR verkiezingen te houden. De leden worden voor vier jaar worden benoemd en treden wisselend af. De volgende verkiezingen zullen dus in 2014 plaatsvinden. 2. Werkwijze OR De OR kent verschillende overlegmomenten: - Strategische vergadering - Commissie vergadering - OR - Raad van Bestuur overleg - Bespreking van de OR met de Raad van Bestuur over de algemene gang van zaken (ingevolge art. 24 van de Wet op de Ondernemingsraden) - OR - Raad van Toezicht overleg - Provinciaal overleg van OR-en in de jeugdzorg Gelderland - Een tweedaagse- en een eendaagse cursus per jaar De strategische vergadering Deze wordt geregeld op één van de locaties van Pactum gehouden. De medewerkers van de betreffende locatie worden per email uitgenodigd onderwerpen in te brengen of de vergadering bij te wonen. De strategische vergaderingen vinden eenmaal per twee maanden plaats. De behandelde onderwerpen staan meestal ook op de agenda van het overleg met de Raad van Bestuur. De strategische vergaderingen zijn bedoeld om elkaar te informeren, discussie en standpuntbepaling. Verder behandelen wij de actuele zaken en de verschillende commissies van de OR doen verslag van door hen behandelde onderwerpen. De ambtelijke secretaris maakt de notulen van deze vergaderingen. De Commissie vergadering De OR heeft twee commissies: een Financiële en Beleidscommissie. Deze houdt zich o.a. bezig met meerjarenbeleidsplannen, jaarrekeningen, begroting, huisvesting en onroerend goed. de VGWM (Veiligheid-Gezondheid-Welzijn-Milieu) commissie. Deze houdt zich voornamelijk bezig met Arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en sociaal beleid. De commissies maken hun eigen agenda en notulen en rapporteren hun bevindingen aan het strategische overleg van de OR. Het OR - Raad van Bestuur overleg Dit is het formele overlegmoment tussen de voorzitter van de Raad van Bestuur en de OR. De agenda voor deze vergadering wordt in onderling overleg tussen de bestuurder, de beleidsmedewerker, de voorzitter van de OR en de ambtelijke secretaris, opgesteld. Er zijn per jaar zes vergaderingen die genotuleerd worden door de beleidsmedewerker. Bespreking algemene zaken (zgn. art. 24 bespreking) van OR met Raad van Bestuur Conform de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) wordt dit overleg tweemaal per jaar gehouden. Het is een terugblik op het afgelopen- en een blik vooruit naar het komende half jaar. Alle onderwerpen die de overlegpartners relevant achten kunnen ter spraken komen. Waar mogelijk geeft de bestuurder aan welke advies- en/of instemmingaanvragen hij verwacht te gaan verstrekken. Indien gewenst is bij dit overleg de Raad van Toezicht aanwezig. Overleg OR met de Raad van Toezicht. Tenminste eenmaal per jaar heeft de OR een overleg met de Raad van Toezicht van Pactum. Provinciaal overleg van OR-en in Gelderland Het overleg met de ondernemingsraden van de andere jeugdzorgorganisaties (OR-platform) in Gelderland werd ook in 2012 voortgezet. Deze bijeenkomsten zijn informatief, om gedachten uit te wisselen en ervaringen te delen. Het overleg betreft alleen OR-zaken. De verschillende ondernemingsraden zijn autonoom in hun eigen afwegingen en beslissingen.
Rechten van de OR Adviesrecht Instemmingsrecht Informatierecht Initiatiefrecht In 2012 heeft de OR zich met zowel advies- als instemmingaanvragen bezig gehouden en gebruik gemaakt van haar informatie- en initiatiefrecht.
3. Behandelde onderwerpen in 2012 Werving Raad van Bestuur en Raad van Toezicht Het vertrek van de bestuurder in 2011 heeft grote impact gehad op de situatie binnen Pactum. Aangezien er wederzijdse instemming was over dit vertrek van de voorzitter van de bestuurder, heeft de OR geen adviserende rol gehad. De voorzitter van de OR heeft mede vooroverleg gehad met het wervingsbureau over het wervingsprofiel van het interim lid van de Raad van Bestuur. De OR had begin 2012 adviesrecht op de werving van voorzitter en leden van de Raad van Toezicht en de te benoemen interim-bestuurder. De interim-bestuurder begon zijn werkzaamheden op 13 februari. Op 8 februari werden de nieuwe voorzitter van de Raad van Toezicht en twee nieuwe leden daarvan benoemd. De OR heeft aangegeven dat het plan dat voorgelegd werd met betrekking tot de Raad van Bestuur, goed was. De Raad vond het essentieel dat het klikt in de Raad van Bestuur. Dat wil zeggen: consensus en als dat niet lukt, de Raad van Toezicht erbij betrekken. Strategische verkenning/Conrisq Vanaf het begin van 2012 heeft de Raad van Bestuur zich georiënteerd en een analyse gemaakt van Pactum nu en de gewenste toekomst. Het uitgangspunt was, dat een keus gemaakt moest worden of Pactum zelfstandig verder zou gaan, of zou gaan samenwerken/samengaan met anderen in welke vorm dan ook. In juni werd duidelijk dat de Raad van Bestuur aan de Raad van Toezicht adviseerde om aansluiting te zoeken bij de Conrisq groep zoals bleek uit het rapport strategische toekomstverkenning. De OR was positief over de transparantie en de informatie die hij gedurende het oriëntatieproces van de Raad van Bestuur ontving en over het feit dat de medewerkers per mail op de hoogte werden gesteld van het advies van de Raad van Bestuur. De OR constateerde dat de transparantie voor meer rust bij de medewerkers had gezorgd en dat men weer meer toekwam aan de inhoud van de zorg. De OR stelde in dit verband ook voor om een of twee keer per jaar medewerkersbijeenkomsten te houden. De Raad van Bestuur nam dit advies over. De OR vond de streefdatum 1 januari 2013 van de aansluiting van Pactum bij de Conrisq groep ambitieus, deze werd later bijgesteld naar 1 juli 2013. In september ontving de OR de conceptintentieverklaring met betrekking tot de aansluiting bij de Conrisq groep. Afgesproken werd dat de OR eerst de grote lijnen van de intentieverklaring zou bekijken. Wanneer de OR hierover positief was, zouden daarna de details uit de verklaring ter beoordeling aan de OR worden voorgelegd. Ook hier werd afgesproken met de Raad van Bestuur dat de ontwikkelingen rond Conrisq transparant de organisatie in zouden gaan. De OR heeft tijdens het proces benadrukt dat er bij de eventuele aansluiting sprake moest zijn van een win-win situatie. De OR benadrukte ook dat er een stappenplan moest komen. De Raad van Bestuur was het met de OR eens dat de rol van de medezeggenschap heel relevant was in het proces. In november heeft de OR een positieve instelling ingenomen ten aanzien van de intentieverklaring met betrekking tot aansluiting bij de Conrisq groep. Naast het Projectplan, de Rapportage Financiële Onderzoek en de Rapportage Strategisch Onderzoek, zijn de positieve adviezen inzake de intentieverklaring van de medezeggenschapsorganen van belang om te komen tot het point-of-no-return: het moment waarop de voorbereiding van de besluitvorming van start kan gaan. In februari 2013 verwacht de Raad van Bestuur de eerste stukken met betrekking tot het traject van aansluiting van Pactum bij de Conrisq groep aan de OR te kunnen sturen. De Raad van Bestuur heeft aangegeven dat de door de OR geformuleerde aandachtspunten, worden meegenomen in het verdere traject. Een delegatie van de OR heeft in december een eerste overleg gehad met de COR van Conrisq. Er is nu formeel en informeel contact. De OR heeft wel cultuurverschillen geconstateerd tussen de verschillende organisaties. Op de werkvloer van de andere organisaties werd nauwelijks iets gemerkt van de aansluiting bij Conrisq. De OR-en hebben afgesproken elkaar op de hoogte van de stand van zaken te houden, met behoud van de eigen verantwoordelijkheid.
Jaarplan Pactum 2012 In januari heeft de OR zich in zijn advies positief opgesteld ten aanzien van het jaarplan 2012. De Raad onderschreef o.a. het analyseren van de huidige situatie van Pactum met daarin meegenomen een analyse van de recente ervaringen in de periode 2008-2011 en was het eens dat in 2012 weer het accent moest komen te liggen op de hulpverlening. De OR onderschreef ook een eenduidige management rapportage. De OR heeft ten aanzien van het jaarplan 2012 de volgende aandachtspunten geformuleerd: de OR vindt het essentieel dat Pactum binnen de begroting blijft en de liquiditeitspositie vergroot. Ten aanzien van de concurrentiepositie loonkosten stelde de OR voor om hierover zo snel mogelijk in gesprek met de Raad van Bestuur te komen om visies te delen. Vastgesteld werd dat er geen evenwichtige leeftijdsopbouw was in het medewerkersbestand, door het vertrek van veel jonge medewerkers. Belangrijk is dat de kwaliteit overeind blijft, terwijl geleidelijk het evenwicht wordt hersteld. De OR wilde ook een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) op de agenda hebben. De OR onderschreef het terugdringen van het verzuimpercentage naar 5,5% om daarmee de werkdruk te verminderen, kosten te verlagen en stabiele werkomgeving dan wel hulpverleningsrelatie te realiseren. OR verkiezing Voor de OR was het belangrijk (2012 was een OR verkiezingsjaar) om duidelijkheid te krijgen of Pactum zelfstandig verder zou gaan, of dat gekoerst zou gaan worden op een mogelijke samenwerking/samengaan met anderen in welke vorm dan ook. Bij een mogelijke reorganisatie/fusie was het wenselijk om de zittende OR te laten aanblijven en de geplande OR verkiezingen in juni uit te stellen. In juni zou het naar de mening van de OR duidelijk moeten zijn of er een fusietraject zou komen. Omdat gekozen werd voor een traject met behoud van de eigenheid en zelfstandigheid van Pactum, hetgeen resulteerde in een onderzoek tot aansluiting bij de Conrisq groep, werden de OR verkiezingen wel gepland. Omdat zich echter te weinig kandidaten aanmeldden voor het OR lidmaatschap, ging deze verkiezing niet door. Twee aangemelde kandidaten traden toe tot de OR, één van hen trok zich in september door persoonlijke omstandigheden terug. De OR van Pactum zal na realisatie van de aansluiting bij de Conrisq groep door twee van zijn leden vertegenwoordigd zijn in de Centrale Ondernemingsraad (COR) van de Conrisq groep. Werkkostenregeling De OR is in oktober accoord gegaan met de voorstellen in de notitie Werkkostenregeling (WKR) zoals die was opgesteld door P&O van Pactum. Uiterlijk 1 januari 2014 moeten alle werkgevers overgestapt zijn op de nieuwe WKR. Tot die tijd kan er jaarlijks gekozen worden om reeds over te stappen of nog via de huidige regeling te werken. De nieuwe WKR gaat uit van een budgettair systeem, waarbij een bepaald % (2012: 1,4%, 2013: 1,6%) van de loonsom naar eigen inzicht belastingvrij door de werkgever aan zijn werknemers kan worden besteed: de vrije ruimte. Pactum had voldoende vrije ruimte over om per 1 januari 2013 over te stappen op de nieuwe WKR. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) Op initiatief van de OR is in november een Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) gehouden. In de voorbereiding had de OR een goede samenwerking met P&O. De Monitorgroep werd gekozen om het MTO uit te voeren, een organisatie die veel ervaring heeft met jeugdzorginstellingen. Zowel de Raad van Bestuur als de OR informeerden de medewerkers over het geplande MTO. In december werd duidelijk dat het MTO positief was afgesloten en dat 74% van de medewerkers de vragenlijsten had ingevuld. Een bovengemiddelde score. Afgesproken werd om de resultaten in januari 2013 in lunchbijeenkomsten met de medewerkers en de Raad van Bestuur terug te koppelen. De resultaten van het MTO zijn heel belangrijk voor de OR. In zijn overleg met de Raad van Bestuur zal de Raad begin 2013 zijn aandachtspunten uit het MTO bespreken en de vinger aan de pols houden ten aanzien van het plan van aanpak dat zal volgen. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) In navolging van de CAO-J heeft P&O in september een protocol Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) opgesteld. De bestaande VOG’s werden geactualiseerd en dat betekende dat alle medewerkers die voor 2008 in dienst waren van Pactum, een nieuwe VOG moesten aanvragen. De VOG is wettelijk verplicht en de OR ondersteunt dat standpunt. De VOG wordt
getoetst aan het functieprofiel jeugdzorg. De OR ontving van de werkvloer enige reacties met betrekking tot het aanhangsel bij het arbeidscontract, waarin stond dat men op staande voet ontslagen kan worden, wanneer geen VOG kan worden geleverd. De OR heeft aangegeven ook moeite te hebben met de tekst in het aanhangsel, met name de toonzetting. Na overleg van de OR met P&O bleek dat een en ander juridisch verantwoord was en gehandhaafd zou worden. De OR heeft het belang van een goede communicatie in dit soort kwesties aangegeven. De OR en de Raad van Bestuur kwamen overeen dat middels een Nieuwsbrief van de Raad van Bestuur een nadere toelichting zou worden gegeven, het aanhangsel behoefde daardoor geen aanpassing. Jaarplan en begroting 2013 In december heeft de OR zich positief opgesteld ten aanzien van het jaarplan en de begroting 2013. De OR onderschreef de algemene beleidsvisie ‘Op weg naar dichterbij’ (meerjarenbeleidvisie 2011 – 2014) als referentiekader voor het jaarplan 2013. Voor de strategische keuzes in 2013 en dan met name de mogelijke aansluiting van Pactum bij de Conrisq groep heeft de OR verwezen naar het lopende adviestraject aangaande dit proces. Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE) Over de RIE die in 2012 gehouden is, heeft de Raad van Bestuur aangegeven dat de eerste resultaten van de RIE er goed uitzagen. Een kritiekpunt was dat in de bedrijfshulpverlening (BHV) onvoldoende uitvoering is geweest. De BHV wordt een onderwerp voor 2013. Afgesproken werd dat de RIE in januari 2013 naar de OR gezonden zou worden. De uitkomsten worden in januari 2013 ook besproken in de lunchbijeenkomsten met de medewerkers. Raad van Toezicht In april en november heeft de OR overleg gehad met de Raad van Toezicht (Raad van Toezicht), waarin de stand van zaken besproken werd. In april onder andere over de evaluatie van het roerige jaar 2011, de komst van de interim-bestuurder en de strategische verkenning met betrekking tot de toekomst van Pactum. In november werd de stand van zaken met betrekking tot de aansluiting van Pactum bij de Conrisq groep besproken en het Medewerkerstevredenheidsonderzoek. De Raad van Toezicht heeft zijn waardering uitgesproken voor de positief kritische houding van de OR. Medewerkers daghulp Pactum Apeldoorn. Onderdeel van de personele krimp in 2011 was de overname van Daghulp Apeldoorn door Lindenhout. In 2012 is dit afgerond en zijn de medewerkers overgegaan van Pactum naar Lindenhout met behoud van hun rechten. Boventallig personeel. Voor het eerst in de historie heeft Pactum afgelopen jaar medewerkers boventallig verklaard. Reden was, zoals bekend, de financiële situatie. De rol van de OR hierin is tweeledig geweest: klankbord voor betreffende medewerkers en bewaking van de uitvoer van het sociaal plan. De OR constateerde, dat de uitvoering van het afspiegelingsprincipe niet juist was verlopen. Door de Raad van Bestuur is dit achteraf gecorrigeerd en met de desbetreffende medewerkers is het op een acceptabele wijze opgelost. Enkele onderwerpen die in 2013 onze extra aandacht blijven krijgen: Financiën. Het traject van Pactum richting de aansluiting bij de Conrisq groep Interne communicatie Ziekteverzuimanalyse en ziekteverlofbeleid Het nieuwe werken Overgang van subsidie van provincies naar gemeenten (Transitie) 4. Scholing OR Verschillende OR leden hebben in 2012 deelgenomen aan scholing die onder andere werd verzorgd door de vakbonden. In mei heeft de OR een tweedaagse cursus gehad. met betrekking tot medezeggenschap.
Het programma bevatte o.a. de volgende onderwerpen: Reflectie 2011, bespreking van het reflectieverslag van Pactum en het functioneren van de OR in 2011. Beleidsnotitie Pactum, de actuele situatie van Pactum in kaart gebracht en bespreken van mogelijke samenwerkingsvarianten. Het Nieuwe Werken, anticiperen op Het Nieuwe Werken afgezet tegen het visiedocument van Pactum hierover. Transitie jeugdzorg, consequenties voor Pactum. Het sociaal plan, de opstelling van de OR in het overeen gekomen sociaal plan. Het OR reglement In november 2012 werd een extra cursusdag ingelast i.v.m. de ontwikkelingen rond de opname van Pactum in de Conrisq groep en de rol van de OR daarin. Verder werd gesproken over de nieuwe Werkkostenregeling binnen Pactum. De door de OR in 2010 gestarte nieuwe werkmethode: de Navigator werkmethode, werd in 2012 voortgezet. Hierbij worden per onderwerp een actieplan vastgesteld en afspraken met de bestuurder per onderwerp gemaakt. De cursussen en studiedagen worden in overleg met de OR verzorgd door Bureau Kalden MZ. De OR heeft goede ervaringen met dit Bureau, dat reeds lang de cursussen van de OR begeleidt. 5. Toekomst Samenstelling OR De OR heeft recht op negen leden. In 2012 leverden de OR verkiezing helaas geen voltallige raad op, maar gelukkig konden wij wel één nieuw OR lid verwelkomen, waardoor er nu (eind 2012) nog twee vacatures zijn. MEDEZEGGENSCHAP IS ERG BELANGRIJK. De OR doet een oproep om na te denken over jouw eventuele inzet bij de medezeggenschap. Informatie over het werk van de OR wordt graag gegeven door één van de OR leden of door de ambtelijk secretaris. Neem eens contact op! Ontwikkelingen bij Pactum De OR vindt het heel belangrijk om op tijd informatie te krijgen over eventuele gevolgen van ontwikkelingen binnen Pactum op de diverse locaties. Maar ook over andere onderwerpen. Door regelmatig op een locatie te vergaderen en collega’s uit te nodigen eventueel deel te nemen aan de OR vergaderingen, wil de OR proberen dit te stimuleren. Communicatie: De communicatie van de OR naar de achterban heeft verschillende vormen. De informatie via intranet zal uiteraard blijven bestaan. De OR verspreidde ieder kwartaal per e-mail een nieuwsbrief naar alle medewerkers. Daarnaast worden ook de notulen van het overleg met de directeur geplaatst op het intranet van Pactum. De OR ziet de site op intranet als een belangrijke manier om het contact met de achterban te onderhouden en te vergroten. Op deze site is te zien: wie er in de OR zitten. de kalender (met o.a. vergaderdata en notulen). algemeen OR- en vakbondsnieuws (linken naar relevante sites). het prikbord, met de stand van zaken van actuele onderwerpen. het archief (o.a. jaarverslagen van de OR). contact (hoe bereik je de OR en de verschillende OR leden). Reageren: De OR wordt graag gevoed door de meningen van collega’s. We stellen het zeer op prijs als je wilt reageren op dit jaarverslag. Kritiek, suggesties, opmerkingen, alles is welkom. Laat het weten. Je kunt dat doen door een OR lid of de ambtelijk secretaris aan te spreken, of te bellen. En natuurlijk door een e-mail te sturen. Secretariaat OR Pactum André van Oene Postbus 114 6800 AC Arnhem
[email protected] www.pactum.org/or
