Jaarverslag CAREAZ 2014
Careaz Het Brook 2 7132 EJ Lichtenvoorde KvK: 09169814 Email:
[email protected] Website: www.careaz.nl
1
INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD
1
PROFIEL VAN DE ORGANISATIE
1.1 1.2 1.3 1.4
Algemene gegevens Kerngegevens Werkgebied Samenwerkingsrelaties
2
BESTUUR, TOEZICHT EN MEDEZEGGENSCHAP
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Raad van Toezicht Centrale Cliëntenraad Ondernemingsraad
3
BELEID EN PRESTATIES
3.1 3.2 3.3 3.4
3.6 3.7 3.8
Meerjarenbeleid Risicomanagement Kwaliteitsbeleid Cliënten 3.4.1 Verantwoorde zorg 3.4.2 Inhoudelijke onderwerpen 3.4.3 Projecten 3.4.4 Klachten Medewerkers 3.5.1 Personeelsbeleid 3.5.2 Deskundigheidsbevordering 3.5.3 Beleidsdocumenten 3.5.4 Projecten 3.5.5 Verzuim 3.5.6 Voorwaarde voor gezond werken ICT Vastgoed Financieel beleid
4
JAARREKENING 2014
4.1 4.2
Jaarrekening Overige gegevens
3.5
2
VOORWOORD In 2014 is verder gewerkt aan het leggen van een goede basis met het oog op de veranderingen in de langdurige zorg. Het Regiomodel heeft invulling gekregen: Regiomanagers hebben zich in de diverse gemeenten van het werkgebied goed laten zien. Vanuit betrokkenheid is meegedacht aan de inrichting van het sociale domein. Dat heeft mooie initiatieven opgeleverd waarvan in dit jaardocument verslag wordt gedaan. Er is opnieuw fors geïnvesteerd. Zichtbaar via onze nieuwe locatie Hof van Flierbeek in Lichtenvoorde, maar ook via de renovatie van de appartementen op de begane grond van onze locatie Dr. Jenny in Dinxperlo. Doel is steeds om meer woonkwaliteit te bieden voor cliënten met zware zorgvragen. Uiteraard investeerden we in scholing en deskundigheid om onze medewerkers toe te rusten voor het beantwoorden van de veranderende zorgvragen; in de toepassingsmogelijkheden van ICT om doelmatige zorg te kunnen blijven leveren en in onze samenwerkingsrelaties met het oog op vinden van vernieuwende integrale zorg. Ook daarover vindt u meer in dit jaardocument. Voor Careaz is het vanzelfsprekend dat veranderingen in de zorg nodig zijn, ook al is dat geen makkelijke opgave. In nauw overleg met betrokkenen en de medezeggenschap hebben we gewerkt aan een tweetal reorganisatieplannen, namelijk wijkzorg en begeleiding. De plannen voorzien in een andere werkwijze en een andere samenstelling van teams, waardoor medewerkers de veranderingen ook echt gaan merken. Daarover ging het in de tweede helft van het jaar. Zorgen maken we ons om de kwetsbaarheid van onze doelgroep in relatie tot de snelheid waarmee stappen genomen (moeten) worden. We wenden onze invloed aan om de zorg voor de meest kwetsbaren goed overeind te houden. Tastbare resultaten waren er volop. Zo werden we opnieuw koploper in de zorg naar aanleiding van de landelijke Benchmark van Actiz. Een triple A organisatie, met uitstekende cijfers op de onderdelen cliënttevredenheid, medewerkertevredenheid en bedrijfsvoering. En kregen we veel positieve publiciteit op ons Google Glass project met het SKB Ziekenhuis in Winterswijk. Een project dat we voortzetten, omdat professionals er enorm enthousiast over zijn en patiënten minder vaak naar het ziekenhuis hoeven. Zorg dichtbij, een prachtig voorbeeld van hoe het anders kan bij wondzorg! Ja, we kijken met veel voldoening en trots terug op 2014. Dankzij de inzet van de medewerkers en vele vrijwilligers geven onze cliënten ons hoge rapportcijfers en bevelen ze Careaz aan bij anderen. De kleinschaligheid en menselijke maat worden gewaardeerd en vooral de persoonlijke aandacht. Die aandacht komt van medewerkers, vrijwilligers en overigen die betrokken zijn bij het dagelijkse leven van cliënten. En daar wil ik iedereen, mede namens de Raad van Toezicht van Careaz, heel hartelijk voor bedanken! Liedy Vennegoor-Kalter
3
HOOFDSTUK 1 PROFIEL VAN DE ORGANISATIE 1.1 Algemene gegevens Careaz staat voor zorg (care) van A tot Z en is een organisatie voor wonen, welzijn en zorg in de Oost Achterhoek. Vanuit kleinschaligheid en met kennis van de regio wordt in drie woonzorgcentra (Borculo, Dinxperlo en Lichtenvoorde) en drie verpleegunits (Borculo, Dinxperlo en Lichtenvoorde) optimale zorg en verpleging verleend, die zich kenmerkt door persoonlijke aandacht. Daarnaast biedt Careaz thuiszorg (waaronder dagactiviteit basis en dagactiviteit psychogeriatrie) en huishoudelijke hulp in de gemeenten Aalten, Berkelland, Oost Gelre, en Winterswijk. De organisatie wordt aangestuurd door een eenhoofdige Raad van Bestuur. De medewerkers zijn vertegenwoordigd in de Ondernemingsraad, de cliënten in de drie Locale (Regionale) Cliëntenraden en de Centrale Cliëntenraad. Careaz is er voor veelal oudere cliënten thuis, voor cliënten die dagzorg nodig hebben en/of voor cliënten die intramuraal willen verblijven. We sluiten aan bij de zorgvragen in ons werkgebied zoals die zich voornamelijk voordoen, zodat cliënten zich in de eigen omgeving zoveel mogelijk (met ondersteuning) zelf kunnen redden, een zinvol bestaan ervaren en anderen kunnen blijven ontmoeten. Visie en missie Careaz is een stabiele zorgorganisatie, die verschil maakt door de persoonlijke, betrouwbare benadering. In 2013 is de strategische koers voor de jaren 2013 – 2017 bepaald. De visie is aangescherpt door te kiezen voor de kernwoorden “persoonlijk, dichtbij en vertrouwd”. De missie is onveranderd gebleven; de opdracht van onze organisatie die door met name de medewerkers die bij onze doelgroep komen dagelijks wordt vertaald is en blijft: “zorg persoonlijk maken”. Hiermee wordt bedoeld dat de zorg enerzijds afgestemd dient te zijn op de vraag van de cliënt (deskundigheidsaspect) en dat de manier waarop de zorg wordt verleend als betrokken en menselijk wordt ervaren (houding- en communicatieaspect). We vinden daarbij “de menselijke maat” heel erg belangrijk. Onze doelgroep kenmerkt zich immers veelal door een afnemende gezondheid, met een kleiner wordend sociaal netwerk en een sterkere afhankelijkheid van anderen om het leven van alle dag te kunnen leven. Een langdurige relatie met de cliënt aangaan, met als doel de vraag goed te leren kennen en bijtijds te anticiperen op veranderingen in die vraag, past bij de doelgroep en de opdracht zoals we die voor ogen hebben. Voor Careaz is en blijft “de cliënt het kompas”. Maar ook “de medewerker het gezicht”. We willen hiermee tot uitdrukking brengen dat we cliënt en medewerker als de meest belangrijke schakels in onze organisatie beschouwen. De medewerkers vertegenwoordigen Careaz en zijn daarmee het gezicht van onze organisatie. We hebben veel verschillende gezichten en tegelijk zijn er belangrijke overeenkomsten, waardoor er herkenbaarheid ontstaat. Careaz zal daarin verder investeren: zorgen voor een familiaire, goede werksfeer waarin medewerkers zich gerespecteerd voelen met vrijheid van handelen om de eigen verantwoordelijkheden waar te kunnen maken. Ontplooiingsmogelijkheden en deskundigheidsbevordering stimuleren, om van elkaar te leren en zo in het werk optimaal te kunnen functioneren.
4
In 2013 hebben we een derde gezichtspunt aan de visie toegevoegd: “Careaz als baken in de lokale samenleving”. Deze toevoeging komt voort uit het feit dat steeds meer zorg en welzijn in de lokale omgeving georganiseerd en gefinancierd gaat worden. In dat kader zal regie worden gevraagd op het organiseren van zorg en welzijn in de buurt, dichtbij mensen thuis. Careaz zal zich profileren als zorgaanbieder die geworteld is in de gemeenschap en uitstekend in staat is om regie te nemen op zorg en welzijn voor mensen op leeftijd.
1.2 Kerngegevens Careaz levert functies en diensten in het kader van de Wmo, de AWBZ en de Zorgverzekeringswet. Op eigen initiatief worden maaltijden en overige dienstverlening geleverd. Wmo huishoudelijke verzorging 1 en huishoudelijke verzorging 2 in alle gemeenten van het werkgebied AWBZ persoonlijke verzorging verpleging begeleiding dagactiviteit basis dagactiviteit psychogeriatrie verblijf (ZZP 1 t/m 7) verblijf met behandeling (ZZP 5 t/m 7) volledig pakket thuis AIV (Advies & Voorlichting) Zorgverzekeringswet laagcomplexe msvt (medisch specialistische verrichtingen thuis) hoogcomplexe msvt Overig maaltijdvoorziening personenalarmering ondersteuning bij ontmoeten & activiteiten wachtlijstbegeleiding Bovengenoemde functies worden aangeboden bij cliënten thuis in veelal geclusterde woonvormen/appartementen en in de wijk; in de vorm van verzorgd wonen (in het woonzorgcentrum) of verpleegd wonen (in een kleinschalige woonvorm voor psychogeriatrische cliënten, somatische cliënten en cliënten met Korsakov problematiek). Dagactiviteit basis en dagactiviteit psychogeriatrie worden in Lichtenvoorde, Mariënvelde, Borculo en Dinxperlo georganiseerd. Maaltijdvoorziening wordt aangeboden als warme maaltijd thuis of in het restaurant op één van de locaties. Daarnaast worden koelversmaaltijden bezorgd.
1.3 Werkgebied Het werkgebied van Careaz omvat de Oost-Achterhoek met daarin vier gemeenten, te weten: Berkelland, Oost Gelre, Aalten en Winterswijk. Vanwege de locatie Dr. Jenny in Dinxperlo participeert Careaz tevens in de keten West-Achterhoek en is er een samenwerkingsrelatie met het Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem. 5
Careaz levert intramurale zorg in woonzorgcentra en verpleegunits in Dinxperlo, Borculo en Lichtenvoorde. Eén woongroep van acht cliënten in Dinxperlo is bestemd voor cliënten met Korsakov. Thuiszorg wordt geleverd in de gemeenten Aalten, Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk. Dagactiviteit, waaronder dagactiviteit psychogeriatrie, wordt op diverse locaties in het werkgebied georganiseerd, met uitzondering van de gemeente Winterswijk. Eind 2014 beschikte Careaz over 150 plaatsen verblijf zonder behandeling en 164 plaatsen verblijf met behandeling.
1.4 Samenwerkingsrelaties Careaz heeft samenwerkingsrelaties met: Cliënten (contactpersonen) Zorg- en welzijnsorganisaties Gemeenten Kennisinstituten Vastgoedorganisaties Zorgkantoor/Zorgverzekeraars Cliënten vormen het bestaansrecht van Careaz. Naast bewoners van de woonzorgcentra en de verpleegunits onderscheidt Careaz de bezoekers van dagverzorging, dagbehandeling (psychogeriatrie) en de cliënten die thuis dienstverlening en/of hulp dan wel zorg ontvangen. De cliënten zijn vertegenwoordigd in drie locale (regionale) cliëntenraden en in een centrale cliëntenraad. Deze laatste bestaat uit een onafhankelijk voorzitter en 6 leden vanuit de locale (regionale) cliëntenraden. Leden kunnen volgens de reglementen bestaan uit cliënten of hun contactpersonen. Ten behoeve van de locale cliëntenraden worden leden vanuit kiesgroepen gekozen, zodat inspraak en belangenbehartiging door de verschillende groepen cliënten en hun contactpersonen mogelijk wordt. Zo zijn er kiesgroepen voor cliënten van het woonzorgcentrum, de contactpersonen van de cliënten van de verpleegunit (en het woonzorgcentrum) en voor cliënten van de thuiszorg. Careaz werkt samen met diverse zorg- en welzijnsorganisaties in het werkgebied. Met Azora wordt sinds 2005 samengewerkt op het gebied van verpleeghuiszorg, de ICT voorzieningen in het gezamenlijke datacentrum en de klachtbehandeling in de regionale klachtencommissie. Samenwerking in de regionale klachtencommissie is zeer beperkt omdat nauwelijks klachten voor formele behandeling worden ingediend. Samenwerking op de terreinen verpleeghuiszorg en ICT daarentegen, is intensief. Samen met Sensire exploiteert Careaz sinds 2005 dagverzorging “De Boog” in Mariënvelde (gemeente Oost Gelre). Daarnaast opereren zowel Sensire als Careaz in twee ketenverbanden, te weten de West en Oost Achterhoek. Vanuit deze samenwerkingsverbanden vindt afstemming plaats en wordt gewerkt aan gezamenlijke projecten. Met Livio is in februari 2011 een samenwerking gestart in het kader van medische verpleeghuiszorg in Borculo. In 2012 is deze samenwerking geformaliseerd via een overeenkomst inzake de behandelfunctie van de AWBZ. Daarnaast wordt samengewerkt in een gezamenlijk verpleegkundig triageteam in de avond en nacht in Berkelland en - op verzoek van het Streekziekenhuis Koningin Beatrix - in verband met de specialistische verpleging in de thuiszorg. 6
Met Stichting Zorgcombinatie Marga Klompé zijn op het verzoek van het Streekziekenhuis Koningin Beatrix afspraken gemaakt in verband met de specialistische verpleging in de thuiszorg. In 2011 is met Streekziekenhuis Koningin Beatrix (SKB) in Winterswijk een raamovereenkomst gesloten gericht op het in opdracht van de medisch specialist uitvoeren van voorbehouden specialistische verpleging in de thuissituatie, de zogenoemde MSVT-handelingen. Een speciaal team van verpleegkundigen van Careaz heeft daartoe in genoemd ziekenhuis een bijscholing gevolgd. In 2012 is ook met het Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem een raamovereenkomst gesloten. De overeenkomst met het SKB is gericht op zowel hoog als laagcomplexe MSVT; die met het Slingeland Ziekenhuis alleen op laagcomplexe zorg. Met het SKB wordt tevens samengewerkt aan een innovatief Google Glass project gericht op een doelmatige en doeltreffende wondzorg in de keten en aan het project transmurale zorgbrug. Bij dit laatste project is sprake van een intensieve samenwerking tussen het geriatrisch team van het SKB, de afdelingsverpleegkundige en de wijkverpleegkundige dat er toe moet bijdragen dat de overgang van het ziekenhuis naar huis voor kwetsbare ouderen beter verloopt. Om functieverlies te beperken, zelfstandigheid te behouden en heropname van kwetsbare ouderen te voorkomen, hebben de samenwerkende organisaties afspraken gemaakt hoe zij de cliënt na thuiskomst beter kunnen monitoren. Op het snijvlak van ouderenzorg en de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking bestaat samenwerking met Estinea en De Lichtenvoorde. Hier gaat het enerzijds om consultatie en anderzijds om het realiseren van ketenzorg en efficiency. In het verslagjaar is met Estinea een overeenkomst gesloten waarbij hun cliënten worden ingezet op de locatie Dr. Jenny. Op deze manier kan een zinvolle dagbesteding in de dagelijkse praktijk worden ingepast. In Hof van Flierbeek in Lichtenvoorde wordt afstemming met De Lichtenvoorde gezocht ten aanzien van ondermeer de organisatie van de bedrijfshulpverlening en nachtzorg. Naast deze directe samenwerkingsrelaties participeert Careaz in (door het Zorgkantoor gestimuleerde) ketenzorg. Zowel op bestuurlijk niveau als op managementniveau is Careaz in de diverse gremia vertegenwoordigd. Daarnaast nemen uitvoerende medewerkers deel aan de diverse werkgroepen. Binnen de keten West-Achterhoek (het werkgebied van het Slingeland Ziekenhuis in Doetinchem) werd deelgenomen aan diverse ketens, waaronder: de keten oftewel het netwerk kwetsbare ouderen West-Achterhoek, de keten palliatieve zorg, de CVA-keten en de keten wondzorg. De belangrijkste bijdrage van Careaz aan de keten kwetsbare ouderen bestaat uit het beschikbaar stellen van een trajectbegeleider/casemanager. De regiomanager van de regio Aalten participeert in het directie/managementberaad en is verantwoordelijk voor de keten wondzorg. Sinds november 2011 wordt het voorzitterschap van het directieberaad van de keten West-Achterhoek uitgevoerd door de bestuurder van Careaz, tevens lid van het directie/managementberaad. Vanaf 2010 participeert Careaz tevens in de ketens van het Transmuraal samenwerkingsverband Oost Achterhoek, met het Streekziekenhuis Koningin Beatrix in Winterswijk als aanjager en voorzitter. Ook voor deze keten stelde Careaz in dit verslagjaar een trajectbegeleider dementie beschikbaar. Doel van ketenzorg is om afstemming te bereiken tussen diverse hulpverleners van verschillende zorgorganisaties om zodoende de cliënt precies de zorg te geven die op dat moment nodig is. Kwaliteit en afstemming zijn de sleutelwoorden.
7
Met het oog op de ontwikkelingen in het kader van de zogenoemde niet-toewijsbare wijkverpleging (Segment 1) zijn overeenkomsten gesloten in zowel de West- als OostAchterhoek. In West met Azora, Markenheem en de Gouden Leeuwgroep en in Oost met Livio en de Zorgcombinatie Marga Klompé. De niet-toewijsbare taken zijn afgestemd met de gemeenten in het werkgebied. Er wordt deelgenomen aan (sociale) wijkteams en/of toegangsteams, waardoor de wijkverpleegkundige zichtbaar is in het sociale domein en de eerste lijn. Met diverse Welzijnsorganisaties wordt samengewerkt in verschillende projecten. Zo zijn er afspraken met Betula (Berkelland), Figulus (Aalten) en Een helpende hand (Lichtenvoorde). In enkele projecten is de Sociale Dienst Oost-Achterhoek of Hameland betrokken. Ook zijn er nauwe relaties met VIT Hulp bij mantelzorg. Al deze samenwerkingsrelaties dragen bij aan de herinrichting van het zorglandschap. In het kader van kennisontwikkeling en innovatie participeert Careaz vanaf 2010 in Zorgalliantie.nu! Dit is een netwerk van ondernemingen in de zorg met ondersteuning door de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Het netwerk is gericht op innovatie in de zorg in met name Gelderland en omringende provincies. Doel is om door samenwerking en kennisuitwisseling innovaties in de zorgsector te bevorderen. Dat doet Zorgalliantie.nu! door in te spelen op vraagstukken van vandaag en morgen rond onder meer: vraaggestuurde zorg- en dienstverlening; zorggericht bouwen en domotica; innovatie en ondernemerschap en arbeidsmarktvraagstukken. De bestuurder van Careaz is lid van de Raad van Advies van dit samenwerkingsverband. Grensoverschrijdende samenwerking vindt plaats in Dinxperlo met het Johanneswerk in Duitsland. Het gaat daarbij om het incidenteel verlenen van nachtzorg en het gezamenlijk exploiteren van een ontmoetingscafé De Taverne, gelegen op de fysieke grensoverschrijdende brug aan de Heelweg. Met de gemeenten in de Oost Achterhoek (Aalten, Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk) heeft Careaz sinds 2007 overeenkomsten voor huishoudelijke hulp (HH1 en HH2). In het verslagjaar werden nieuwe overeenkomsten gesloten voor 2015. Er zijn veelvuldig contacten geweest vanwege de drie transities in het sociale domein vanaf 2015: invoering Participatiewet, de transitie van de Jeugdzorg en de overheveling van de AWBZ begeleiding naar de Wmo. Raamcontracten werden gesloten voor het uitvoeren van begeleiding in 2015. Voor de meeste panden ten behoeve van 24-uurs zorg bestaan langdurige huurovereenkomsten (10 of 20 jaar) met vastgoedorganisaties. Het gaat dan om overeenkomsten met ProWonen voor de locaties in Lichtenvoorde en Woningstichting Dinxperlo en een langdurige overeenkomst met Habion, een landelijk opererende vastgoedstichting, voor het woonzorgcentrum in Borculo. Daarnaast verricht Careaz, in opdracht van Habion, bepaalde diensten voor huurders van de nieuwe appartementen rondom het woonzorgcomplex. In 2014 had Careaz voor het verlenen van de AWBZ-zorg via de aanbestedingsprocedure van 2013 een overeenkomst met het Zorgkantoor. Voor het uitvoeren van MSVT-handelingen in het kader van de Zorgverzekeringswet waren er overeenkomsten met Menzis, CZ, Achmea en Univé.
8
HOOFDSTUK 2 BESTUUR, TOEZICHT EN MEDEZEGGENSCHAP 2.1
Normen voor goed bestuur
Careaz hanteert de Zorgbrede Governance Code in combinatie met de voorschriften vanuit de WTZi als uitgangspunt voor goed bestuur en het afleggen van openbare verantwoording over het beleid en de activiteiten. De statuten zijn vanuit deze gezichtspunten beschreven. Het enquêterecht is daarbij toegekend aan de Centrale Cliëntenraad. In 2010 is een actualisatie van de Governance Code uitgebracht, die als leidraad voor het handelen wordt genomen. De reglementen voor de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht zijn op de Governance Code gebaseerd.
2.2
Raad van Bestuur
Careaz heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur heeft de werkwijze vastgelegd in een reglement dat is goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Kernelementen van dit reglement betreffen: de inhoud van de bestuurstaak, de informatieverstrekking aan de Raad van Toezicht, het vastleggen van de besluitvorming, het omgaan met waarneming en vacatures, openbaarheid en belangenverstrengeling, openheid en externe verantwoording en het bevorderen van deskundigheid. De Raad van Bestuur is integraal verantwoordelijk voor de aansturing van de organisatie. Ieder jaar formuleert de Raad van Bestuur een aantal doelstellingen in de vorm van meetbare indicatoren, voortkomend uit het strategische beleid en de kaderbrief. Daarover wordt vervolgens door de bestuurder halfjaarlijks schriftelijk gerapporteerd. Deze rapportage wordt beschikbaar gesteld aan Raad van Toezicht, Ondernemingsraad, Centrale Cliëntenraad en het managementteam. In februari/maart van ieder jaar hebben de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad van Toezicht met de bestuurder een evaluatiegesprek waarin bovengenoemde halfjaarlijkse rapportages worden besproken alsmede de algemene aansturing van de bestuurder betreffende de organisatieontwikkeling. De voorzitter rapporteert in de vergadering van toezichthouders de bevindingen. Daarnaast wordt door de vice-voorzitter een schriftelijk verslag gemaakt van het evaluatiegesprek, dat aan bestuurder beschikbaar wordt gesteld en in het personeelsdossier wordt gearchiveerd. Vanwege het van kracht worden van de Ministeriële Regeling betreffende de vaststelling van de indeling van de zorgsector in klassen met de daarbij behorende bezoldigingsmaxima, die vanaf 1 januari 2014 van kracht is, is een procedure vastgelegd om tot indeling te komen. Voor het jaar 2014 is klasse D van toepassing, hetgeen is onderkend door de externe accountant. De huidige bezoldigingsafspraken zijn onder de inmiddels verouderde NVTZ-regeling gemaakt en liggen boven de van toepassing zijnde klasse, waardoor in 2014 gebruik zal worden gemaakt van het overgangsrecht. Vanaf 2014 is op managementniveau het Regiomodel ingevoerd en zijn vanuit de eigen organisatie drie Regiomanagers benoemd. Deze zijn integraal verantwoordelijk voor alle vormen van zorg- en dienstverlening in de betreffende regio. Het Regiomodel sluit aan bij de noodzakelijke hervormingen in de langdurige zorg, waarbij zorg dichtbij en zoveel mogelijk
9
integraal dient te worden geleverd. De Regiomanagers zijn de gesprekspartners voor gemeenten en lokaal opererende (zorg)organisaties. In de loop van 2014 is, na vertrek van de Regiomanager Aalten, een vacature binnen het managementteam ontstaan. De vacante positie is met behulp van een interimmanager ingevuld. Begin 2015 is de werving en selectieprocedure gestart met het oog op een structurele invulling vanaf het tweede kwartaal in 2015. Afhankelijk van de agenda van het managementteam wonen deskundigen (voor een deel) de vergadering bij. Met enige regelmaat nemen conform deze werkwijze, de beleidmedewerker, de medewerker PR/communicatie en/of de Specialist Ouderengeneeskunde aan de MTvergadering deel. Met de specialisten ouderengeneeskunde die van collega-organisaties worden ingehuurd, wordt halfjaarlijks in een vergadering van het managementteam de inhoudelijke managementinformatie besproken en komen nieuwe ontwikkelingen alsmede de samenwerking aan bod. Het managementteam vergadert tweewekelijks en bereidt in belangrijke mate de besluiten van de bestuurder voor. De belangrijkste initiatieven en/of besluiten van de Raad van Bestuur in het verslagjaar: Het besluit om niet langer nulurencontracten aan te bieden; De feestelijke opening van Hof van Flierbeek door mevrouw Annette Bronsvoort, burgemeester van Oost Gelre. Het betreft een verpleeghuislocatie met 36 (gemengde) plaatsen; Het afsluiten van raamcontracten met vijf gemeenten in de Achterhoek inzake begeleiding voor het jaar 2015; Het verlengen van de contracten voor huishoudelijke hulp met de gemeenten Oost Gelre, Winterswijk en Aalten. De gemeente Berkelland heeft inmiddels laten weten HH 1 tot 1 juli 2015 te willen voortzetten alsmede HH 2 voor het gehele jaar; Het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten in het kader van niet-toewijsbare zorg (S 1 wijkverpleegkundige zorg) met enerzijds partners in de West-Achterhoek en anderzijds partners in de Oost-Achterhoek; Het afsluiten van contracten met zorgverzekeraars in het kader van wijkzorg en met het zorgkantoor inzake de wet langdurige zorg; Opdracht voor een Google Glass project met het SKB-ziekenhuis in Winterswijk gericht op innovatie van wondzorg in de keten; Opdracht voor effectonderzoek naar BeeldZorg (zorg op afstand) in Berkelland door de Hogeschool Arnhem en Nijmegen en besluit tot implementatie Careazbreed; Besluit tot vaststelling van het beleid Informele Zorg; Besluit tot implementatie van de (via Invoorzorg ontwikkelde) verkorte checklist veilige zorg ter vervanging van de eigen risicosignalering op cliëntniveau; Het beschikbaar stellen van extra leidinggevende capaciteit voor de ontwikkelingen in het kader van de (wijk)verpleegkundige functie; Het beschikbaar stellen van een opleidingsplaats voor de functie van Verpleegkundig Specialist; Besluit tot reorganisatie van wijkteams, waarbij wijkverpleegkundigen op niveau 5 aan de teams worden toegevoegd en de functie van contactverzorgende in de wijkteams wordt opgeheven; Voorgenomen besluit tot reorganisatie van begeleiding, waarbij de functies van activiteitenbegeleider en medewerker groepsbegeleiding worden opgeheven en vervangen door de functie van welzijnscoach leidend tot een krimp circa 5 fte Careazbreed;
10
Besluit tot een externe vacaturestop met uitzondering van een beperkt aantal functies nader vast te stellen; Het uitgebreid informeren van de organisatie door middel van bijeenkomsten op de hoofdlocaties over de plannen voor reorganisatie in het kader van wijkteams en begeleiding; Het voorlopig vaststellen van het sociaal plan; Het vaststellen van diverse interne (beleids)notities, functiebeschrijvingen, protocollen, werkinstructies, tarievenlijsten en het plaatsen van diverse medewerkers; Het vaststellen van het jaardocument en de jaarrekening 2013; Het vaststellen van de jaarplannen en de begroting 2015 alsmede de meerjarenprognose 2016 - 2018. Samenstelling Raad van Bestuur Naam Mevrouw drs. A.G. VennegoorKalter
2.3
Bestuursfunctie Raad van Bestuur
Nevenfuncties Vice-voorzitter van de Raad van Toezicht van de Twentse Zorgcentra. Voorzitter transmuraal directieberaad WestAchterhoek. Lid College Arbeidszaken Actiz en lid van de CAO-onderhandelingsdelegatie. Arbiter Scheidsgerecht Gezondheidszorg. Lid Rotaryclub Winterswijk tot 01-07-2014
Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht van Careaz is een intern toezichthoudend orgaan dat zijn toezicht met name richt op de maatschappelijke effecten van de organisatie en compliance aan wet- en regelgeving. Het toezicht in 2014 bestond onder andere uit: het geven van statutaire goedkeuring aan de door de Raad van Bestuur genomen besluiten; het bespreken en goedkeuren van beleid betreffende informele zorg, risicosignalering op cliëntniveau en het verhuurbeleid voor de locatie Antoniushove alsmede de voorgenomen reorganisaties betreffende wijkzorg en begeleiding; het bespreken van periodieke financiële verslaglegging en managementinformatie; het bespreken van de flyer “frauderisicoanalyse door directie en toezichthoudend orgaan” van Deloitte; het evalueren van de eigen werkwijze en het vastleggen van afspraken betreffende de bestuurlijke continuïteit. In februari heeft de Raad van Toezicht, na positieve adviezen van de CCR en OR, de heer Minkhorst als voorzitter herbenoemd. Eind april trad de heer Exalto vanwege het aflopen van zijn tweede zittingstermijn af. De twee toezichthouders die eind 2013 waren benoemd, volgden een introductieprogramma dat voorzag in kennismaking met diverse locaties en medewerkers. Conform de statuten werd in het verslagjaar goedkeuring gegeven aan: het jaardocument met als onderdeel de jaarrekening 2013 met goedkeurende accountantsverklaring; de reorganisatieplannen voor wijkzorg en begeleiding; de jaarplannen en de positief sluitende begroting voor 2015. In het verlengde van het besluit tot goedkeuring van het jaardocument werd décharge verleend aan de bestuurder voor het gevoerde beleid in 2013. 11
Vergaderingen en overige activiteiten De Raad van Toezicht vergaderde in het verslagjaar vijf keer regulier. De vergaderingen vonden afwisselend plaats op de verschillende (zorg)locaties van Careaz en werden gecombineerd met het bezoeken van locatiespecifieke ontwikkelingen. In februari was er een gezamenlijke bijeenkomst van Raad van Toezicht en het managementteam, waaronder de bestuurder. Gesproken werd over de ervaringen met de invoering van het Regiomodel en de speerpunten van eenieder. Een delegatie van de Raad van Toezicht was aanwezig tijdens de vergadering van de Centrale Cliëntenraad met bestuurder en de overlegvergadering van de Ondernemingsraad met bestuurder. In de vergadering van de Raad van Toezicht is verslag gedaan van de opgedane ervaringen. In juni evalueerde de Raad van Toezicht het eigen functioneren. De bestuurder was gedeeltelijk bij deze evaluatie aanwezig. Van de bijeenkomst is een verslag gemaakt, dat in de Raad van Toezicht, in het bijzijn van de bestuurder, is besproken. Afgesproken is jaarlijks het thema veiligheid te agenderen voor de Raad van Toezichtvergadering, met aandacht voor enerzijds risicomanagement & zorgkwaliteit en anderzijds brandveiligheid. Beleidsmedewerker en/of preventiemedewerker worden voor deze onderwerpen uitgenodigd. Daarnaast vindt jaarlijks een themabijeenkomst plaats. Dit jaar werden de ontwikkelingen in de zorg besproken met een extern inleider, de heer P. van Zijl. Op initiatief van de Raad van Toezicht werd, met het oog op de vele ontwikkelingen in de langdurige zorg, in september van het verslagjaar een bijeenkomst georganiseerd voor leden van de Ondernemingsraad, de Centrale Cliëntenraad en het managementteam alsmede de bestuurder en toezichthouders. Marius Buiting, directeur van de Nederlande Vereniging voor Toezichthouders heeft een inleiding gehouden, waarna een gezamenlijke gedachtewisseling plaatsvond. De bijeenkomst werd informeel afgesloten. Speciale aandacht was er voor de nieuwe locatie Hof van Flierbeek in Lichtenvoorde. Tijdens de officiële opening was de Raad van Toezicht met een delegatie vertegenwoordigd en in december van het verslagjaar werd een werkbezoek afgelegd. Informatie De Raad van Toezicht werd door de bestuurder schriftelijk via het document mededelingen, het document besluiten Raad van Bestuur en een breed pakket aan managementinformatie geïnformeerd over ontwikkelingen van/in de eigen organisatie en van die in de omgeving. Aanvullend werd de Raad conform het informatieprotocol geïnformeerd over onder andere de kwaliteitsontwikkeling. Honorering De vergoeding voor de toezichthouders is herbeoordeeld conform de geldende regels. Er is een afspraak gemaakt die ruim binnen de WNT valt. Risico’s Careaz behaalde in het verslagjaar goede resultaten op de Benchmark van brancheorganisatie Actiz, waardoor de organisatie opnieuw tot de koplopers in de zorg behoort. Ook in financieel opzicht werden goede resultaten behaald. Belangrijke toekomstige risico’s zijn de veranderende wetgeving met betrekking tot het scheiden van wonen en zorg en de overgang van taken uit de AWBZ naar de Zvw (Zorgverzekeringswet) en Wmo (Wet maatschappelijk ondersteuning) waarvoor de gemeenten verantwoordelijk worden, de zogenaamde extramuralisering. Daarnaast is er in de Raad van Toezicht extra aandacht voor de vastgoedportefeuille. 12
De samenstelling van de Raad van Toezicht zag er in 2014 als volgt uit: Naam (leeftijd) / hoofdfunctie
Aandachtsgebied
Tijdstip van eerste benoeming/lopende termijn 1-1-2010 tweede termijn
Nevenfuncties
De heer ir. H.J. Minkhorst (56), voorzitter Hoofdfunctie: Hoofd Risicomanagement en KAM Dusseldorp Groep BV
Algemeen bestuur en zorg
De heer W.T.A. Dellepoort (67)
Bestuur en zorg (Cliëntenperspectief)
1-9-2011 eerste termijn
De heer G.W. Exalto (68) (t/m 30 april 2014)
Financiën
De heer mr. E.H. Steentjes (42), vice-voorzitter Hoofdfunctie: Advocaat-partner (SteentjesWoltersMulder Advocaten) Vice-voorzitter vanaf oktober 2012 De heer ing. K. Blom (49) Hoofdfunctie: Programmamanager Strategie (Stichting Vivare)
Recht en ondernemerschap
27-3-2007 tweede termijn, afgetreden per 30-42014 27-3-2007 tweede termijn
Vastgoed
1-6-2012 eerste termijn
Geen
Mevrouw M. Simons (50) Hoofdfunctie: Manager Bedrijfsvoering Pompestichting, locatie Pompekliniek
Zorg
1-12-2013 eerste termijn
Vice-voorzitter Raad van Toezicht van de Stichting ZML/TWOG te Borne
De heer A.E. van der Horst MBA (54) Hoofdfunctie: financieel/operationeel directeur Waste Treatment Technologies BV
Financiën
1-12-2013 eerste termijn
Vice-voorzitter Raad van Commissarissen Wooncorporatie Ons Huis te Enschede
Lid Raad van Commissarissen Rabobank Achterhoek Oost, per 1 september (fusiebank) Rabobank Noord-Oost Achterhoek; Lid Raad van Toezicht ROC Graafschap College; Lid Raad van Toezicht ANBO. Voorzitter Raad van Toezicht van de Zinzia Zorggroep te Wageningen; Vice-voorzitter Raad van Toezicht van de J.P. van den Bent Stichting te Deventer; Vice-voorzitter Raad van Commissarissen Woningcorporatie Domijn te Enschede Lid ledenraad Rabobank Graafschap Zuid
Voorzitter Stichting Businessclub vrienden Longa ’30; Secretaris IKGL (Industriële Kring Groenlo Lichtenvoorde)
13
2.4
Centrale Cliëntenraad
De Centrale Cliëntenraad (CCR) werkt op basis van een reglement, waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de aangesloten regionale cliëntenraden en de centrale cliëntenraad zijn vastgelegd. In 2014 is door de CCR onderling en in het overleg met de bestuurder van Careaz veelvuldig ingegaan op allerlei ontwikkelingen in de ouderenzorg die samen te vatten zijn als transitie zorgoverheveling van AWBZ naar Wmo. Zowel landelijk, regionaal als ook plaatselijk is er veel discussie over de zorg aan cliënten in woonzorgvoorzieningen en in de thuiszorg. Voor de CCR zijn deze nieuwe ontwikkelingen en de uitvoering hiervan belangrijke aandachtsvelden voor de komende jaren en dit vooral vanuit het cliëntperspectief. Taken CCR De CCR en de regionale cliëntenraden zijn een aanspreekpunt voor de zorginstelling voor vele cliënt gerelateerde onderwerpen. De CCR is een serieuze gesprekspartner voor de Raad van Bestuur. Dat betekent, dat de CCR niet alleen in het formele adviestraject een rol wil spelen, maar dat ze graag al betrokken wil worden aan de voorkant van het beleid, in de fase van beleidsontwikkeling. De CCR zoekt daarin steeds naar een organisatiestructuur, waarbij de kennis en inbreng van de cliënten en hun vertegenwoordigers op optimale wijze kan worden gebruikt. De CCR werkt vanuit een constructieve instelling: meedenkend en kritisch waar nodig. De CCR wordt organisatorisch, financieel en secretarieel ondersteund. Hiervoor staan een functionaris als notulist en een secretaresse van Careaz ter beschikking. Samenstelling CCR In 2014 bestond de CCR uit de volgende personen: Mw. R. Stoorvogel Mw. R. Sikkink Mw. T. Hogenkamp Mw. A. Sprenkelder Mw. H. Bulsink Mw. G. Lammers Dhr. A Meijerink
lid - regio Berkelland lid - thuiszorg lid - regio Oost Gelre lid - regio Oost Gelre lid - regio Aalten lid - regio Aalten voorzitter
Mw. Bulsink heeft in december haar lidmaatschap van de CCR beëindigd. Reglement De afspraken over samenwerking van de regionale cliëntenraden en de CCR zijn schriftelijk vastgelegd in een reglement tussen de deelnemende cliëntenraden en de zorgaanbieder. In 2014 is er een start gemaakt met een herziening van de reglementen voor de CCR en regionale cliëntenraden. Deze liggen nu ter beoordeling bij de betreffende raden en zullen naar verwachting in 2015 formeel in werking gaan treden conform de Wet Medezeggenschap Cliëntenraden Zorginstellingen (WMCZ). Adviesaanvragen In 2014 zijn de volgende (formele) adviezen afgegeven door de CCR Advies begeleiding, betreft een voorgenomen besluit overgang AWBZ naar Wmo. Advies tarievenoverzichten 2015. Advies wijkteams en wijkverpleging. 14
Advies beeldzorg en implementatie hiervan. Advies informele zorg/onderdeel mantelzorgbeleid. Advies herbenoeming voorzitter Raad van Toezicht. Daarnaast zijn in het overleg met de bestuurder van Careaz tal van onderwerpen besproken die van belang zijn bij een goede voortgang van beleid en voorgestelde besluiten. Een aantal van deze punten waren: Overgangsrecht van AWBZ cliënten en het beleid van overheveling naar de zorgverzekeringswet (Zvw) en de Wet langdurige zorg (Wlz). Projectplan risicosignalering bij cliënten, met het motto ‘voorkomen is beter dan genezen’. Projectplan informele zorg, mantelzorgers en vrijwilligers zijn onmisbaar voor de cliënt. Kaderbrief 2015. De zorgovereenkomst voor zorg met verblijf binnen Careaz. Activiteiten CCR Mede ook door eerder genoemde veranderingen in de ouderenzorg heeft de CCR in november 2014 een themabijeenkomst gehouden, verzorgd door een extern bureau. Deze bijeenkomst heeft de CCR leden meer inzicht gegeven in de veranderingen in allerlei landelijke en regionale zorgontwikkelingen en hoe door de CCR een goede positie is in te nemen. De CCR had voorafgaand hieraan al een zelfonderzoek gedaan aan de hand van een vragenlijst vanuit het landelijk netwerk. Verder waren leden van de CCR in maart vertegenwoordigd bij de open dag van de zorg, de opening van Flierbeek in Lichtenvoorde en overige representatieve aangelegenheden. Deelname in- en extern overleg Er is deelgenomen aan een bijeenkomst georganiseerd door de Raad van Toezicht die grotendeels in het teken stond van veranderingen in de zorg en de op handen zijnde organisatorische veranderingen. De CCR heeft een bijdrage kunnen leveren aan het onderzoek naar onterechte bijbetalingen in AWBZ instellingen. Cursus en bijeenkomsten van Netwerk Cliëntenraden in de Zorg (NCZ) en LOC Zeggenschap in zorg. Symposium georganiseerd door de cliëntenraad van MST Enschede. Informatiebijeenkomst georganiseerd door Nedap over digitale zorgondersteunende applicaties. Caren zorgnetwerk en Cliëntdossier. Evaluatie van en uitleg over onderzoek Benchmark in de zorg en de onderzoeksresultaten van diverse Careaz locaties. Informatievoorziening De CCR werd ruim geïnformeerd over tal van onderwerpen. Zo werd o.a. navolgend documentatiemateriaal ontvangen: Jaarrekening 2013 Begroting 2015 Koers 2015 Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (BOPZ) NCZ netwerk voor cliëntenraden nieuwsbrieven Jaarplannen 2015 van leden managementteam LOC belangbehartiger cliëntenraden informatie Managementinformatie Careazbreed 15
2.5
Ondernemingsraad
In november 2013 zijn er verkiezingen gehouden. Deze zijn positief verlopen. De OR is in 2014 gestart met vier nieuwe OR leden en alle zetels zijn bezet. Twee OR leden hebben in het begin van de nieuwe zittingstermijn kenbaar gemaakt te willen stoppen als OR lid. Vanaf februari 2014 heeft de OR twee zetels vacant. De OR heeft in 2014 voor het eerst twee keer een artikel 24 overleg gevoerd met de Raad van Bestuur. Beide partijen hebben dit als zeer positief ervaren en het artikel 24 overleg krijgt een vervolg in 2015. In 2014 hebben leden van de OR deelgenomen aan diverse projectgroepen waardoor de OR al in een vroeg stadium bij nieuwe ontwikkelingen betrokken was. De OR heeft in 2014 deelgenomen aan de introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers en heeft zich daar goed kunnen presenteren. Ook heeft de OR deelgenomen aan een themabijeenkomst voor alle gremia. Deze bijeenkomst is door de OR leden als zeer positief ervaren. Voor de communicatie naar de achterban heeft de OR een cartoon ontwikkeld. Deze wordt door de OR via de mail aan de achterban gepubliceerd. De OR is tevreden over de permanente functie van de ambtelijk secretaris. Vergaderingen De ondernemingsraad heeft in 2014 12 keer vergaderd, waarvan 2 keer in de zomervakantie om de voortgang van beslismomenten niet onnodig te vertragen. In de OR vergaderingen zijn de preventiemedewerker, Hoofd HRM, regiomanager, assistent controller en de manager bedrijfsvoering voor uitleg aanwezig geweest. De OR heeft zeven keer in 2014 een overlegvergadering met de Raad van Bestuur gevoerd, waarvan één keer een overlegvergadering waarbij twee leden van de Raad van Toezicht aanwezig waren. Scholing De OR heeft in 2014 een maatwerkcursus gevolgd. De volgende resultaten zijn behaald: De OR-leden hebben uitgebreid kennis gemaakt en een nieuw Dagelijks Bestuur gekozen. De OR-leden hebben de interne taakverdeling besproken en aan de hand van competenties bepaald. De OR-leden hebben de koers bepaald van de OR voor de komende tijd. De rollen binnen het team zijn duidelijk en de OR-leden hebben ervaren hoe besluitvorming plaats vindt. De OR-leden kennen de belangrijkste rechten van de OR zoals die in de WOR staan en kunnen deze rechten herkennen in de eigen praktijk. De OR-leden hebben geoefend met vergadertechnieken en kunnen een bijdrage leveren aan het mening en besluitvormingsproces dat in een vergadering plaats vindt. De OR-leden kennen het begrip “aangeklede agenda” en hebben de effectiviteit ervan ervaren. De OR leden die deelnamen aan de cursus hebben deze als zeer leerzaam en doelgericht ervaren. Instemmingsaanvragen Ten aanzien van de volgende onderwerpen is instemming verleend: Niet meer afsluiten van nulurencontracten Inzage kwaliteitsregister Werkkostenregeling Regeling opleidingskosten en -verlof
16
Adviesaanvragen Ten aanzien van de volgende onderwerpen is positief advies uitgebracht: Herbenoeming voorzitter Raad van Toezicht Beleid informele zorg Wijkverpleging en wijkteams Begeleiding Concept sociaal plan Overige onderwerpen die de OR in 2014 behandeld heeft zijn: Ziekteverzuimcijfers Meetbare indicatoren/halfjaarlijkse verantwoording Raad van Bestuur Formatiesamenstelling Hof van Flierbeek Cliënt- en medewerkertevredenheidsonderzoek en onderzoek bedrijfsvoering Resultaten benchmark Google Glass Beeldzorg Careaz Comfort Wmo 2015 Nieuwe CAO HKZ audit Jaarplannen managementteam Teamleider JW Andriessen Nieuwe functie administratief medewerker inkoop Project samenstellen wijkteams Projectplan wijkverpleegkundige Projectplan zelfroosteren Inspectiebezoek Hof van Flierbeek Vacante zetels OR Opleidingsplaats verpleegkundig specialist Jaarverslag vertrouwenspersoon ICT budget Consequenties implementatie elektronisch cliëntendossier. Marketing en communicatieplan Overzicht intensiveringsmiddelen Opleidingsmodel 2015 Notitie overgangsrecht van AWBZ cliënten en beleid Voorstel wet langdurige zorg Inventarisatie wensen aanpassing arbeidsduur Achterbanraadpleging Overzichten exploitatiecijfers, jaarrekening 2013, kaderbrief 2015, begroting 2015, meerjarenprognose 2016-2018, productieoverzichten, bezettingsoverzichten en salarisexploitatie.
17
HOOFDSTUK 3 BELEID EN PRESTATIES 3.1
Meerjarenbeleid
In de tweede helft van 2012 is de strategische koers voor de periode 2013 – 2017 voorbereid en nadien vastgesteld en goedgekeurd. De koers heeft als titel “het roer gaat om” meegekregen, om uiting te geven aan de veranderingen die Careaz door gaat maken als gevolg van de hervorming in de langdurige zorg enerzijds en de transitieopgave voor de gemeenten anderzijds. In aansluiting op de ontwikkelingen in het sociale domein bij gemeenten, heeft de strategische koers een derde ondertitel meegekregen. Naast “cliënt als kompas” en “medewerker het gezicht” is “Careaz als baken in de lokale samenleving” toegevoegd. Dit drieluik maakt de focus van de organisatie voor de komende periode zichtbaar. De veranderingen die Careaz in gang zet zijn gericht op het – bij een krimpend budget en toenemende vraag - adequaat willen blijven voorzien in hetgeen de cliënt echt nodig heeft om een kwalitatief goed leven te kunnen leiden; ervoor te zorgen dat de medewerker deskundig en gemotiveerd in het werk blijft staan en Careaz als betrokken kleinschalige organisatie stevig in de samenleving te positioneren. De strategische koers is, als gevolg van de fors ingezette transformatieagenda, in 2014 herijkt. Daar waar aanvankelijk, als gevolg van de extramuralisering, rekening werd gehouden met (relatieve) intramurale krimp en extramurale groei, werd duidelijk dat ook in de thuiszorg de komende jaren gestuurd zou moeten worden op het krimpen en anders inzetten van de professionele zorg. Dat gegeven heeft geleid tot onder meer een veranderplan voor de inrichting van de wijkteams; het anders organiseren van begeleiding en een projectplan om formele en informele zorg aan elkaar te verbinden. De conclusies en verwachte veranderingen voor medewerkers van Careaz zijn in het najaar in drie uitgebreide informatiebijeenkomsten aan alle medewerkers gepresenteerd. Om eventuele nadelige consequenties voor medewerkers op te vangen, in het bijzonder met betrekking tot behoud van werk, functie, inkomen en verworven rechten, is gewerkt aan een concept sociaal plan. De contouren daarvan zijn tijdens de bijeenkomsten nader toegelicht. Het concept sociaal plan is ter advies naar de OR gezonden en het overleg met de vakbonden werd eind 2014 gepland. Het veranderplan “wijkteams” is na positieve adviezen van de medezeggenschap, in 2014 formeel vastgesteld en goedgekeurd. Het plan voorziet ondermeer in het toevoegen van wijkverpleegkundigen op niveau 5 in de wijk, die zowel de schakeltaken (S 1 taken) als cliëntgerichte taken (S 2 taken) kunnen uitvoeren. De bedoeling is dat de eigen regie en het zelfmanagement van de cliënt wordt versterkt, de samenwerking met anderen wordt gestimuleerd, er gezondheidswinst door de cliënt wordt ervaren en de kosten relatief zullen dalen. De wijkverpleegkundigen zullen worden geschoold teneinde de zorgvragen van cliënten goed te kunnen diagnosticeren en overige zorgmedewerkers te begeleiden in het proces om van “zorgen voor” te komen tot “zorgen dat”. Het veranderplan “begeleiding” is gericht op enerzijds het, in nauwe afstemming met de betreffende gemeente, creëren van een algemene voorziening op de hoofdlocaties waarbij allerlei activiteiten en ontmoetingsmomenten worden aangeboden aan zowel “geïndiceerden” als “particulieren”. Aan het activiteitenprogramma wordt bij voorkeur samen met andere
18
organisaties invulling gegeven, zodat een aantrekkelijk weekprogramma ontstaat voor alle dagdelen en in het weekend. Anderzijds wordt de mogelijkheid geboden aan specifieke groepen voor het volgen van een dagprogramma afgestemd op een “zware, meer specifieke zorgvraag” en gericht op behoud van functies en zingeving. Dit programma dient tevens ter ontlasting van mantelzorgers zodat zij langer voor hun partner thuis kunnen zorgen. De Raad van Bestuur heeft het plan als voorgenomen besluit eind 2014 ter advies aangeboden aan de medezeggenschap. De strategische koers blijft voortbouwen op de belangrijkste opdracht voor de organisatie “zorg persoonlijk maken”. Die vertaalt zich de komende jaren naar “samen zien wat mogelijk is en doen wat nodig is”, waarbij wordt gefocust op drie thema’s, te weten: welzijn nieuwe stijl; modernisering van verpleeghuiszorg en innovaties in de thuiszorg. De huidige en toekomstige innovaties hebben vooral betrekking op de inzet van moderne technologie om langer thuis te kunnen wonen en eigen regie te faciliteren. Vermeldenswaard in dit kader is het Google Glass wondzorgproject met het SKB ziekenhuis in Winterswijk, waarbij na een eerste pilot met 10 patiënten in 2014 duidelijk werd dat het aantal polikliniekbezoeken afnam met 69% (en vervangen werden door Google Glass Consults); de gezondheidswinst voor de patiënt toenam; er kennisoverdracht plaatsvond tussen thuiszorg en ziekenhuis en patiënten de kwaliteit van deze vorm van zorg erg wisten te waarderen. Het project zal in 2015 worden voortgezet met onderzoek naar mogelijkheden voor een structurele inbedding.
3.2
Risicomanagement
Binnen Careaz worden systematisch verschillende risico-analyses uitgevoerd. Op cliëntniveau bijvoorbeeld de halfjaarlijkse risico-inventarisatie op zorginhoudelijke indicatoren en op medewerkerniveau de Risico Inventarisatie en –Evaluatie. Daarnaast heeft een risicoinventarisatie plaatsgevonden op processen. In 2013 zijn een aantal processen als risicovol gedefinieerd en is gestart met de uitwerking. In 2013 heeft een risico-analyse plaatsgevonden op het medicatieproces. Als prestatie-indicator is het gemiddeld aantal medicatie-incidenten per cliënt opgenomen in het dashboard. Dit dashboard is in 2014 ontwikkeld om prestaties te meten vanuit klantperspectief, medewerkerperspectief, innovatieperspectief en bedrijfsvoering. Ieder kwartaal worden de resultaten besproken in het managementteam. Maatregelen die hieruit voort zijn gekomen: Project om medicatie-incidenten te verminderen Dit project is in iedere regio op één afdeling / unit gestart. Aan het eind van 2014 is een vermindering van medicatie-incidenten op deze afdelingen waarneembaar, echter onvoldoende om het project te stoppen. Dit zal in 2015 verder worden gecontinueerd. Wijkgericht werken in de thuiszorg. De pilot die in 2013 in één wijk is gestart is in 2014 verder uitgerold en heeft tot tevredenheid geleid. Deze manier van werken zal daarom gecontinueerd worden en ook intramuraal worden toegepast. Concept wijkgericht werken ook intramuraal toepassen Hiermee is in 2014 een start gemaakt en dit zal in 2015 verder worden uitgewerkt en geïmplementeerd. Verder hebben in 2014 risico-analyses plaatsgevonden op veiligheid en BHV en eind 2014 op het opnameproces. Naar aanleiding van de laatste risico-analyse is een aantal documenten
19
aangepast en is verder geconstateerd dat door de transities in de zorg de nodige veranderingen gaan plaatsvinden in 2015. Dit zal in 2015 verder worden uitgewerkt.
3.3
Kwaliteitsbeleid
Het kwaliteitsmanagementsysteem van Careaz wordt vormgegeven aan de hand van het HKZmodel. Sinds 2008 is Careaz in het bezit van het HKZ certificaat voor verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT). Het documentatiesysteem is geautomatiseerd en in 2014 is een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem geïmplementeerd, waar documentbeheer een onderdeel van is. Het systeem is opnieuw ingericht waarbij is aangesloten bij het nieuwe organogram en de bijbehorende integrale verantwoordelijkheid voor alle vormen van zorg en dienstverlening in een regio. In navolging hierop is de overlegstructuur in commissies aangepast en zijn de diverse documenten opnieuw toegewezen, waardoor duidelijk is wie welk document evalueert en beheert. Het nieuwe systeem ondersteunt dit en maakt interactieve communicatie mogelijk. Daarmee wordt de proactiviteit en zelfstandigheid van de individuele medewerker (en teams) gefaciliteerd en gestimuleerd, een belangrijke doelstelling uit de strategische koers. Verder biedt het systeem onder andere mogelijkheden om prestatie-indicatoren expliciet vast te leggen. Deze kunnen dan ten behoeve van metingen op de werkvloer of bij audits als overzicht worden uitgedraaid (per proces of per functie). Dit is deels ingericht, maar zal in 2015 verder worden vormgegeven. Ten behoeve van de zorginhoudelijke veiligheid worden verschillende (zorg)registraties bijgehouden. Het gaat hierbij om meldingen incidenten cliënten (MIC), meldingen van calamiteiten, (informele) klachten en meldingen middelen en maatregelen (zowel intra- als extramuraal). Voor medewerkers worden ook registraties en afwijkingen bijgehouden die betrekking hebben op de zorginhoudelijke veiligheid. Dit zijn meldingen van incidenten medewerkers (MIP), prikaccidenten, calamiteiten, (bedrijfs)ongevallen en (vermoedens van) ongewenste omgangsvormen. Deze registraties worden, evenals de bovengenoemde, ieder kwartaal (en zo nodig vaker) in het managementteam besproken. Het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem biedt ook een module klachten en meldingen. Dit wordt in 2015 geïmplementeerd en maakt het mogelijk om alle hierboven genoemde meldingen digitaal te doen. Daarnaast biedt het systeem analyse- en rapportagemogelijkheden en kunnen er binnen het systeem acties worden uitgezet en gevolgd. Interne audits Ieder jaar vinden er binnen Careaz interne audits plaats. Deze audits vinden plaats op basis van: 1 verbeterpunten uit de vorige interne audit 2 meerjarenplanning 3 actualiteit In 2014 zijn de volgende onderwerpen geaudit: hygiëne, zorgdossier, controle legionella en toetsing kwantitatieve bezetting BHV en deskundigheidsniveaus. Verder is in 2014 de methodiek van interne audits geëvalueerd en is een nieuwe werkwijze voorgesteld. Deze hangt samen met het voorstel tot een nieuwe commissiestructuur en de implementatie van het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem. Kern van de nieuwe opzet is meer resultaatgericht auditen, waarbij medewerkers uit het werkveld betrokken worden bij de audits. Zij voeren samen met een interne auditor de audit uit. De resultaten worden direct teruggekoppeld met de teamleiders. 20
Alleen de Careazbrede verbeterpunten worden nog in het managementteam besproken. De in 2014 uitgevoerde audits zijn conform deze methodiek uitgevoerd en hebben vooralsnog tot positieve resultaten geleid. In 2015 wordt deze opzet daarom gecontinueerd. Daarnaast zullen de interne auditoren in 2015 een training gaan volgen om het resultaatgericht auditen verder vorm te geven.
3.4
Cliënten
3.4.1 Verantwoorde zorg In het kader van de verantwoorde zorg en ter voorbereiding op het risico gestuurd toezicht van de IGZ heeft Careaz in 2014 zorginhoudelijke indicatoren gemeten. Er is in november een meetperiode gestart van vijf weken, waarin alle indicatoren per cliënt zijn gescoord en verwerkt in een eigen ontwikkelde exceltool. De resultaten zijn per afdeling, vestiging en regio te analyseren en zijn besproken in het managementteam en binnen de teams. Ook is in 2014 de CQ-index (het cliënttevredenheidsonderzoek als onderdeel van het kwaliteitskader verantwoorde zorg) binnen Careaz uitgevoerd. Cliënten en vertegenwoordigers van cliënten gaven wederom aan over het algemeen zeer tevreden te zijn over de zorg- en dienstverlening van Careaz. De verbeterpunten zijn besproken in het managementteam en iedere manager heeft deze met de teamleiders besproken. De verbeterpunten zijn, waar mogelijk in 2014 opgepakt en anders opgenomen in de jaarplannen van 2015. De resultaten worden opgenomen in het digitaal portaal digiMV. Risicosignalering op cliëntniveau Twee keer per jaar wordt bij iedere cliënt structureel aandacht besteed aan het signaleren, maar vooral ook het opvolgen van zorgproblemen. Bij iedere cliënt wordt bij opname / in zorg en vervolgens minimaal één keer per half jaar een risicosignalering uitgevoerd voor elk probleemgebied1 afzonderlijk. Vervolgens wordt de risicosignalering voorafgaand aan een zorgplanbespreking / evaluatie van de zorgleveringsovereenkomst uitgevoerd. De uitgevoerde risicosignalering is aantoonbaar terug te vinden in het zorgdossier. De uitkomsten worden met de cliënt en / of familie besproken. In 2014 is de methodiek aangepast op basis van het instrument Checklist Veilige Zorg van Zorg voor Beter. Deze checklist is opgenomen in het elektronisch cliëntendossier. In 2015 zal een evaluatie plaatsvinden. 3.4.2 Inhoudelijke onderwerpen In 2014 zijn de volgende inhoudelijke onderwerpen uitgewerkt ten behoeve van kwaliteit van zorg op cliëntniveau: Medicatiebeleid Careaz De implementatie van het medicatiebeleid voor Careaz, zowel intramuraal als extramuraal is door de farmaciecommissie gevolgd en heeft geleid tot aanpassing van een aantal documenten. Professioneel handelen De zorginhoudelijke protocollen zijn opgenomen in het digitale kwaliteitsmanagementssysteem, waardoor deze makkelijk te vinden zijn. De protocollen worden gebruikt bij BIG scholingen. Deze vinden een paar keer per jaar plaats op de locaties. Op de locaties zijn overzichten beschikbaar van bekwame medewerkers. Het BIG beleid en bijbehorende documenten zijn in 2014 1
huidletsel, ondervoeding/overgewicht, vallen, problemen medicatiegebruik, depressie en incontinentie
21
geëvalueerd. Evenals de scholing en het bijhouden van bekwaamheden. Om de uitvoering te vergemakkelijken en medewerkers beter te kunnen faciliteren is in 2014 begonnen met het inrichten van een leermanagementsysteem (e-learning). Dit wordt in 2015 geïmplementeerd. Na implementatie en scholing en toetsing via het leermanagementsysteem zal het BIG beleid hoogstwaarschijnlijk weer aanpassing behoeven. 3.4.3 Projecten Klinkerhofje+ ‘t Klinkerhofje is een goed bezochte ontmoetingsruimte in Lichtenvoorde voor bewoners van de Klinke, de Franciscanerhof en de Patronaatshof. Het doel van het Klinkerhofje+ is om bewoners van bovengenoemde appartementencomplexen meer te ondersteunen in hun dagelijkse leven. De geboden hulp is een aanvulling op de al bestaande steunstructuur rondom de bewoner en heeft als doel het welzijn van de bewoner te behouden of te bevorderen. Het Klinkerhofje+ is in 2013 gestart. Naast open middagen is er mogelijkheid tot individuele begeleiding en is er een klussendienst. Deze ondersteuning wordt geboden door vrijwilligers en / of bewoners van Oost Gelre die werkzoekend zijn. Het project is een samenwerking tussen Careaz, gemeente Oost Gelre, VIT hulp bij mantelzorg en Hameland. In 2014 is het project geëvalueerd en is besloten om in 2015 verder te gaan. Wel wordt in 2015 de professionele ondersteuning minder en wordt aangesloten bij de voorliggende voorzieningen. Inloopvoorzieningen gemeente Oost Gelre In juli 2014 is op initiatief van de gemeente Oost Gelre een bijeenkomst georganiseerd om samen met de gemeente, Careaz, de Lichtenvoorde, Marga Klompé en Estinea van gedachten te wisselen over de invulling van algemene inloopvoorzieningen in de gemeente Oost Gelre in 2015. Vanuit deze bijeenkomst is met alle betrokken partijen een stuurgroep en werkgroep opgericht. De stuurgroep kreeg de taak om een gerichte opdracht ten aanzien van inloopvoorzieningen Oost Gelre te beschrijven om deze vervolgens door de projectgroep uit te laten werken. Het Grand café in Careaz Antoniushove is inmiddels aangemerkt als één van de twee te ontwikkelen inloopvoorzieningen. De inloopvoorzieningen worden gerund door vrijwilligers met een professionele achtervang en aansturing van een coördinator informele zorg. Het betreft hier een nieuwe functie en vanuit de stuurgroep is hiervoor een taakfunctiebeschrijving ontwikkeld en beschreven. Project toegang tot begeleiding Het gaat hierbij om het gezamenlijk ontwikkelen van een toegangsmethodiek voor bestaande cliënten die begeleiding ontvangen. Deze toegangsmethodiek zorgt ervoor dat huidige cliënten uitgaande van eigen kracht een nieuw en passend aanbod hebben waarin eigen netwerk, algemene voorzieningen en WMO arrangement staan omschreven. De "brede intake" wordt bij het ontwikkelen van deze toegangsmethodiek als leidraad genomen. Door meer cliënten vanuit eigen netwerk, eigen kracht en algemene voorzieningen te helpen is minder duurdere begeleiding nodig. Oorspronkelijke samenwerkingspartners waren de gemeenten Aalten en Winterswijk, Estinea, De Lichtenvoorde, de Zonnebloem, Siza, Careaz, Stichting Zorgcombinatie Marga Klompé, Vitaal thuiszorg, Mee, Sensire en Humanitas. Careaz levert ten behoeve van het nieuw op te starten toegangsteam in beide gemeenten 8 uur per week een wijkverpleegkundige die na scholing op de gestelde methodiek zich bezig houdt met de brede vraagverheldering. Careaz comfort Careaz Comfort is de paraplu waaronder producten en diensten hangen die gericht zijn op het ondersteunen van mensen om langer thuis te kunnen blijven wonen. De start was een dienstencatalogus met zes producten voor mensen in de gemeente Aalten. In september 2014 22
is het project tussentijds geëvalueerd. De actiepunten uit deze evaluatie zijn opgepakt. Ook is besloten ontwikkelingen en producten uit de andere regio’s die bij langer thuis blijven wonen aansluiten bij Careaz Comfort onder te brengen. Een voorbeeld hiervan is de wijkpas in Oost Gelre. Met de wijkpas krijgen mensen korting op de faciliteiten van Careaz Antoniushove, zoals de kapper, het restaurant of activiteiten die worden georganiseerd. Ook is er een Careaz Cadeaubon gemaakt en in alle regio’s beschikbaar om diensten van Careaz mee cadeau te geven. In de regio’s Berkelland en Aalten worden iPad-cursussen aangeboden waar lokaal veel belangstelling voor bestaat. Project Zomeractiviteiten In samenwerking met Estinea en Figulus is een project “Zomeractiviteiten” uitgevoerd voor oud en jong. Activiteiten als het Inloopcafé en het Kookcafé werden gewaardeerd en lopen nu nog door. In het eerste kwartaal van 2015 wordt er opnieuw geëvalueerd. Project ‘Estinea en Careaz onder één dak!’ In Careaz Dr. Jenny zijn in 2013 dagbestedingsmogelijkheden gecreëerd voor cliënten van Estinea. Deze samenwerking heeft zich positief ontwikkeld. In 2014 is een project gestart om een pilot voor te bereiden gericht op het vanuit het Dr. Jenny bieden van zorg en service aan cliënten van Estinea die dichtbij het Dr. Jenny komen wonen. Het betreft cliënten die 24-uurs nabijheid van zorg nodig hebben. Door met Careaz samen te gaan werken hoeft Estinea niet nieuw te gaan bouwen en kan de leegstand die in de toekomst ontstaat binnen Careaz Dr. Jenny mogelijk opgevangen worden. Het resultaat is dat er een hoog voorzieningenniveau gehandhaafd kan worden waar beide doelgroepen van de betrokken organisaties en de burgers van Dinxperlo blijvend van kunnen profiteren. De pilot dient om informatie te verkrijgen over de consequenties van toename van huisvesting van Estineacliënten dichtbij of binnen het Dr. Jenny. Aan dit voorbereidingsproject is gewerkt door medewerkers van beide organisaties. Eind 2014 was duidelijk welke huisvestingseisen relevant zijn, hoe de intake kan plaatsvinden en hoe beide organisaties cliëntgericht de werkprocessen op elkaar afstemmen. Er is een concept-zorgleveringsovereenkomst en een servicearrangement beschikbaar. Woningstichting De Woonplaats is betrokken bij het ontwikkelen van passende huisvesting. Cliënten en hun mantelzorgers denken actief mee en stellen duidelijke eisen aan zowel de woonomgeving als aan de financiële mogelijkheden om zelf dagbesteding te kunnen inkopen. Het streven is om in 2015 de pilot in de praktijk op te starten.
3.4.4 Klachten Formele klachten Careaz werkt met de Stichting Azora en Markenheem samen ten aanzien van de formele klachtenbehandeling. Er zijn in 2014 geen formele klachten van Careaz bij de externe klachtencommissie aangemeld en/of behandeld. “Informele klachten” Alle klachten en ongenoegens worden middels een klachtenregistratieformulier geregistreerd. Deze worden vier keer per jaar in het managementteam besproken. Al deze klachten / ongenoegens zijn door de betreffende teamleider / medewerker tot tevredenheid van de cliënt / familie opgelost met de cliënt / familie. De klachten varieerden van ongenoegens over de was, het eten en bejegening cliënt. In 2014 is geconstateerd dat er minder klachten worden ingediend. Het onderwerp is daarom bij de teamleiders onder de aandacht gebracht. Aan het eind van ieder kwartaal wordt door de kwaliteitsfunctionaris per mail een reminder naar de 23
teamleiders gestuurd met een blanco klachtenformulier. In 2015 kunnen klachten digitaal gemeld worden via de module klachten en meldingen in het kwaliteitsmanagementsysteem.
3.5
Medewerkers
3.5.1 Personeelsbeleid Veranderplannen “wijkteams” en “begeleiding” In paragraaf 3.1 van dit jaarverslag wordt gesproken over de veranderplannen “wijkteams”en “begeleiding” in relatie tot de cliënten. Deze veranderplannen hebben echter ook personele consequenties. In 2014 is de reorganisatie op basis van het veranderplan “wijkteams” ingezet. In 2015 zal de reorganisatie “begeleiding” opgestart worden. Wet Aanpassing Arbeidsduur (WAA) In verband met aanpassingen in de nieuwe CAO VVT en in het kader van goed werkgeverschap in relatie tot de gewenste organisatieontwikkeling, is aan alle medewerkers, die structureel voor een langere periode meer uren worden ingezet dan afgesproken in de arbeidsovereenkomst, verzocht om kenbaar te maken of zij een aanpassing van hun huidige arbeidsduur wenselijk vinden. De medewerkers die een verzoek hebben ingediend en vanuit de WAA recht hebben op aanpassing van de arbeidsduur krijgen een aanpassing van hun arbeidsovereenkomst. Nulurencontracten Met ingang van 1 juli 2014 worden er geen nulurencontracten meer afgesloten binnen Careaz. Bij het afsluiten van de nieuwe CAO VVT 2013-2104 (gebaseerd ook op de invoering van de Wet Werk en Zekerheid) hebben werkgevers in de VVT sector vastgelegd om in 2014 aan werknemers met een nulurencontract zoveel als mogelijk een arbeidsovereenkomst aan te bieden met een concrete arbeidsduur. Met medewerkers die reeds een nulurencontract hadden, zijn in 2014 nieuwe afspraken gemaakt ten aanzien van hun contract. Wijkverpleegkundige In 2014 zijn de eerste wijkverpleegkundigen in dienst getreden van Careaz en is er een besluit genomen ten aanzien van de samenstelling van de toekomstige wijkteams van Careaz. De wijzigingen zijn beschreven in het plan wijkverpleging en wijkteams. De verpleegkundige diagnose wordt de basis voor de inzet van “wijkverpleging”. Medewerker administratie De functie van medewerker administratie is nieuw toegevoegd aan het functiehuis van Careaz, Binnen Careaz worden tijdens (school)vakanties en in de weekenden steeds vaker studenten en scholieren ingezet op administratieve functies. Met de toevoeging van de medewerker administratie aan het functiehuis van Careaz bestaat er een algemenere taakfunctieomschrijving die qua inhoud en weging passend is. Administratief medewerker inkoop De functie van administratief medewerker inkoop is nieuw toegevoegd aan het functiehuis van Careaz. Deze toevoeging was een wenselijke ontwikkeling binnen Careaz aangezien de manager bedrijfsvoering administratieve ondersteuning bij zijn inkoopfunctie noodzakelijk acht om efficiënter te kunnen werken en meer inkoopvoordeel te kunnen behalen.
24
Formatieplaatsenplan Hof van Flierbeek In 2014 is Hof van Flierbeek van start gegaan conform een nieuw formatieplaatsenplan. In de loop van 2014 is het formatieplaatsenplan geëvalueerd en is er gesproken over bijstelling van het formatieplaatsenplan. Daar waar aanpassingen nodig zijn, worden deze aanpassingen in 2015 doorgevoerd. 3.5.2 Deskundigheidsbevordering Kwaliteitsregister V&V Vanaf 2012 biedt Careaz haar medewerkers aan dat zij zich op kosten van Careaz kunnen inschrijven in het kwaliteitsregister V&V. Hiermee laat Careaz aan cliënten, zorgverleners en zorgverzekeraars zien dat zij investeert in deskundigheidsbevordering en in goede en veilige zorg. In 2014 is de groep ingeschreven medewerkers licht gegroeid en is verdere aandacht besteed aan de kwaliteit van de portfolio’s van de medewerkers. Management Development scholing De MD scholing die in 2013 is gestart voor het middenkader liep door in 2014. Begin 2015 zal de MD scholing afgerond worden. Belangrijke thema’s zijn persoonlijk leiderschap en effectiviteit, vertrouwd leiderschap, projectorganisatie en procesmatig werken en van visie naar resultaat. De MD scholing wordt gevolgd door een kerngroep van 11 deelnemers (teamleiders zorg en hoofd administratie) en op een aantal dagdelen is deze kerngroep aangevuld met overige deelnemers (MT leden en overige leidinggevenden). Continue scholing Ook in 2014 hebben scholing en toetsing plaatsgevonden in het kader van de Wet BIG en hebben de ergocoaches diverse trainingen gegeven rondom preventie fysieke overbelasting aan collega’s in de zorg. Er is in 2014 gestart met de scholing van teams in het kader van zelfstandigheid en autonomie. Deze scholing zal ook in 2015 doorlopen. 14 (senior)verpleegkundigen niveau 4 en 5 hebben een scholing geriatrie/gerontologie gevolgd en 1 verpleegkundige is gestart met de opleiding verpleegkundig specialist. In 2014 zijn er wederom nieuwe BHV-ers op de diverse locaties opgeleid en hebben de BHV-ers en ploegleiders bijscholingen gevolgd om hun kennis en vaardigheden actueel te houden. Op alle locaties zijn ontruimingsoefeningen uitgevoerd. 3.5.3 Beleidsdocumenten Regeling opleidingskosten en –verlof en opleidingsbeleid In 2014 is de regeling opleidingskosten en –verlof en het opleidingsbeleid herzien. De herzieningen sluiten aan bij een aantal belangrijke uitgangspunten: De visie van Careaz ten aanzien van leren en opleiden: het ontwikkelen en op peil houden van de deskundigheid is een verantwoordelijkheid van iedere medewerker. Dit betekent ook dat medewerkers bereid moeten zijn tijd en geld te investeren in hun eigen ontwikkeling. De invoering van e-learning. Medewerkers hebben eenvoudig (op elk gewenst tijdstip en plek) toegang tot cursussen en opleidingen. De kosten die samenhangen met opleiden dienen, zoals overeengekomen in de Ondernemingsovereenkomst, binnen 2% van de loonsom te blijven. Concept Sociaal plan Als voorbereiding op de diverse reorganisaties van onderdelen van Careaz is er in 2014 gewerkt aan een Sociaal plan. De gevolgen van deze reorganisaties voor het personeel zijn of worden uitgewerkt in projectplannen. Het sociaal plan ligt nu voor bij de OR en vakbonden en zal in 2015 verder behandeld worden door de OR en besproken worden met de vakbonden. Het 25
sociaal plan richt zich zoveel mogelijk op het behoud van werk voor medewerkers door het realiseren van interne en/of externe “van werk naar werk”-trajecten. 3.5.4 Projecten Commissie personeel Hof van Flierbeek Om de personele bezetting voor de nieuwbouwlocatie Hof van Flierbeek ingevuld te krijgen is er een commissie personeel samengesteld. Deze commissie heeft zich beziggehouden met de vacatures, de te volgen procedures werving en selectie, de selectiegesprekken en het in beeld brengen van de personele consequenties, etc. De invulling van de formatie bij Hof van Flierbeek heeft intern geleid tot veel verschuivingen van medewerkers, waardoor op diverse afdelingen binnen Careaz mogelijkheden ontstonden voor het opnieuw samenstellen van de teams. Leermanagementsysteem CareazCollege In 2014 is het leermanagementsysteem van Careaz conform Careaz huisstijl opgemaakt en is de naam CareazCollege verbonden aan het leermanagementsyteem. Voor het inrichten van CareazCollege is een koppeling gemaakt met het personeelsinformatiesysteem en is er veel opleidingshistorie ingelezen. In kwartaal 1 van 2015 zullen de eerste e-learningmodules aangeboden worden aan medewerkers via het leermanagementsysteem. Zelfroosteren In 2014 is, door de positieve ervaring in 2013, in alle regio’s gestart met pilots in het kader van zelfroosteren. De thuiszorgteams die als eerste gestart zijn met zelfroosteren zijn in 2014 gestart met de module zelfroosteren van Nedap. De eerste ervaringen met deze module zijn positief. Of het wenselijk is om deze module ook uit te rollen naar andere teams zal in 2015 verder onderzocht worden. Medewerkerstevredenheidsonderzoek In het eerste kwartaal van 2014 heeft Careaz voor de vierde keer deelgenomen aan de MedewerkerMonitor, het medewerkerstevredenheidsonderzoek dat deel uit maakt van de Continue Benchmark VVT. De medewerkermonitor meet zowel op concernniveau als locatieniveau de werkbeleving en mogelijkheid tot veranderen en onderliggende indicatoren. De gemiddelde score van Careaz over de gehele MedewerkerMonitor was een 8 voor “werkbeleving” en een 7,5 voor “mogelijkheid tot veranderen”. Deze scores vallen in de hoogste klasse (A) van het onderzoek, lopend van klasse A tot en met C. Gezien de indeling in de hoogste klasse (A) van de MedewerkerMonitor kan geconcludeerd worden dat de medewerkers van Careaz overwegend positief zijn over de onderzochte thema’s. De managers hebben aandachtspunten opgenomen in de jaarplannen zodat opvolging wordt gegeven aan deze verbeterpunten. 3.5.5 Verzuim In 2014 bedroeg het gemiddelde verzuimpercentage 5,06%. Ten opzichte van 2013 is dat een stijging van 0,61%. De ziekteverzuimpercentages liggen in de maanden februari t/m april iets hoger. Dit wordt veroorzaakt door toename van het aantal meldingen ten gevolge van griep. In 2014 was het kort verzuim (1-7 dagen) 0,47%, middellang verzuim (7-42 dagen) 0,84%, en lang verzuim (42-365 dagen) 3,36%. Het lange verzuim wordt met name veroorzaakt door een hoog aantal meldingen en lange verzuimduur als gevolg van operatie/ziekenhuisopname en verzuim ten gevolge van fysieke klachten. Dit lange verzuim is meer van invloed op de hoogte van het ziekteverzuimpercentage dan het hoge aantal griepmeldingen. Deze laatste zijn doorgaans van korte duur. Helaas zijn er ook een aantal extra lang verzuimers (>365 dagen) als gevolg van ernstige ziekte. 26
De top drie van verzuim in 2014 is verkoudheid/griep, klachten spijsvertering en operatie/ziekenhuisopname. Hierna volgt fysieke klachten. Voor het komende jaar zal de afdeling HRM zich richten op het reduceren van verzuim ten gevolge van fysieke klachten. 3.5.6 Voorwaarde voor gezond werken Het arbeidsomstandighedenbeleid vormt een integraal onderdeel van het totale organisatiebeleid. Prioriteiten in het arbojaarplan 2014 lagen op het gebied van fysieke belasting, veiligheid, hygiëne en infectiepreventie. Fysieke belasting In 2014 is binnen Careaz wederom veel aandacht voor preventie fysieke belasting. De samenwerking met Triple Dynamixs, externe partner op dit gebied, is in 2014 gestart. Deze partner traint en coacht de ergocoaches en voert werkplekonderzoeken uit bij individuele medewerkers. Met de kennis en ervaring van Triple Dynamixs kunnen de ergocoaches hun collega’s nog beter coachen en trainingen fysieke belasting geven. Per regio is een ergocoach geschoold voor de ondersteunende diensten. Voor de diverse groepen medewerkers zijn illustratieve instructiekaarten ontwikkeld. Veiligheid en BHV In 2014 is het in 2013 ingezette verbetertraject op het gebied van veiligheid en BHV verder uitgewerkt. Daarnaast is naar aanleiding van een risicoinventarisatie advies gegeven aan het MT over de kwantitatieve en kwalitatieve bezetting van de BHV-organisatie. Het advies is overgenomen door het MT en in 2014 uitgewerkt in de praktijk. Aandachtspunten hierbij zijn veiligheidsbewustzijn, efficiënte alarmopvolging, bezetting en werkwijze BHV in de nacht. Er zijn ontruimingsleiders opgeleid, die de niet-BHV-ers trainen in het ontruimen. Daarnaast is het jaarplan BHV, waarin alle BHV-gerelateerde activiteiten beschreven staan, uitgevoerd. Er is een BHV- en ontruimingsplan voor Flierbeek gemaakt, waarin o.a. de samenwerking bij calamiteiten tussen de organisaties Humanitas, de Lichtenvoorde en Careaz beschreven is. Beleid agressie en geweld In de vragenlijst van de medewerkermonitor 2014 zijn vragen toegevoegd rondom het thema agressie en geweld. Er kwamen hierbij geen specifieke aandachtspunten naar voren die om extra beleid of extra scholing vragen. Hygiëne en infectiepreventie Gezien het belang van infectiepreventie (rapportage inspectie IGZ “verbetering van hygiëne en infectiepreventie in de ouderenzorg snel realiseerbaar”, alsmede aandachtspunt vanuit de HKZ) is een plan van aanpak hygiëne en infectiepreventie 2014 opgesteld. Er is een interne audit hygiëne uitgevoerd en er is gekozen voor het digitale informatiesysteem ZIPnet met protocollen en beleid rondom hygiëne en infectiepreventie. Er is een nieuwe infectiepreventiecommissie samengesteld en er zijn resultaatcoaches hygiëne benoemd. In 2015 zal de commissie starten en worden de resultaatcoaches geschoold. Careaz is in het kader van infectiepreventie een samenwerkingsovereenkomst met het Slingeland Ziekenhuis Doetinchem aangegaan. Er zijn schoonmaakschema’s ontwikkeld en geïmplementeerd, het werken met veilige naaldsystemen is ingevoerd en de thuiszorgmedewerkers krijgen de persoonlijke beschermingsmiddelen zoals handschoenen verstrekt vanuit Careaz, waardoor zij beter beschermd zijn tijdens hun werkzaamheden.
27
Externe vertrouwenspersoon Careaz vindt het belangrijk dat haar medewerkers een beroep kunnen doen op een (externe) vertrouwenspersoon in het geval zij in aanraking komen met psychosociale arbeidsbelasting. Uit het jaarverslag van de vertrouwenspersoon blijkt dat er in 2014 geen contact is gezocht met de vertrouwenspersoon.
3.6
ICT
In de ICT visie zijn een aantal ICT speerpunten 2013 – 2015 geformuleerd. Onderstaand de acties en resultaten op het gebied van ICT in 2014. Verbeteren van stabiliteit, performance en beheer van het (ICT) netwerk De stabiliteit van het netwerk is duidelijk verbeterd, er vinden nog wel storingen plaats. Een aantal storingen is terug te voeren op achterstallig onderhoud. In 2014 zijn hierin verbeteringen gerealiseerd door het monitoren van het netwerk door de ICT afdeling via daarvoor aangeschafte sofware. Ook de snelheid van het netwerk is verbeterd. Onderhoud, archivering en calamiteitenplan staan wel op de agenda maar hebben nog een lage prioriteit. Verbeteren van de gebruikersondersteuning door het inrichten van een servicedesk Er is een Servicedesk ingericht, waar medewerkers van Careaz en Azora binnen kantooruren terecht kunnen bij storingen en met alle vragen op het gebied van ICT. Daarnaast is een storingsdienst ICT buiten kantooruren gerealiseerd. Medewerkers kunnen digitaal hun meldingen op het gebied van ICT doen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de applicatie Topdesk. Het realiseren van een redundant (voorzien van een back-up verbinding) glasvezelnetwerk Alle (hoofd-)locaties van Careaz zijn in 2014 voorzien van een glasvezelverbinding. Voor de Patronaatshof (Lichtenvoorde) en de Componist (Borculo) is dit nog niet het geval. In 2015 wordt bekeken hoe de verbindingen op deze locaties verbeterd kunnen worden. Waar mogelijk gebruik maken van SaaS oplossingen (Sofware as a Service) Nieuw aangeschafte software is allemaal in de vorm van SaaS. Voorbeelden hiervan zijn het elektronisch cliëntendossier, het leermanagementsysteem en het kwaliteitsmanagementsysteem. Daar waar applicaties aangeschaft, dan wel vervangen, dienen te worden, is de voorkeur voor een SaaS oplossing standaard opgenomen in het programma van eisen. Het inrichten van functioneel beheer Voor de applicatie ONS (ECD) is een duidelijke beheersorganisatie beschreven, dit model kan als uitgangspunt gebruikt worden voor de overige applicaties. Daar waar mogelijk wordt hierin de samenwerking met Azora gezocht. In 2015 wordt de rol van de functioneel applicatiebeheerders verder inhoud gegeven, dit gebeurt in samenwerking met Azora. Het realiseren van een draadloos netwerk (wifi) op de locaties van Careaz Op alle locaties van Careaz is een wifi omgeving ingericht, in de in overleg met de regiomanagers benoemde ruimtes.
28
Naast voorgaande zijn er in 2014 de volgende projecten uitgevoerd: Telefonie op locaties Het VoIP (Voice over IP) bereikbaarheidsplan is in 2014 uitgevoerd. Alle telefonie gebeurt vanaf 1 januari 2015 via een internet platform (IP) via de glasvezelverbinding. Hierin wordt gebruik gemaakt van de bestaande communicatiesystemen (telefooncentrales). Het beheer (op afstand) vindt plaats door een externe leverancier (Lagarde). BeeldZorg Zorg via de iPad heet bij Careaz Beeldzorg. In 2013 werd BeeldZorg in Berkelland door middel van een project geïntroduceerd. In juni 2014 heeft de Raad van Bestuur besloten op basis van de eindrapportage dat zorg via de iPad een standaardproduct van Careaz wordt. In Oost Gelre is BeeldZorg in het voorjaar van 2014 gestart en in september zijn de eerste voorbereidingen om ook in de regio Aalten BeeldZorg te gaan leveren van start gegaan. Implementatie Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) Na een uitgebreid keuzetraject dat in het eerste kwartaal van 2014 werd afgerond, is in het tweede kwartaal van 2014 een projectgroep geïnstalleerd, met de opdracht het nieuwe ECD binnen de organisaties Careaz en Azora (samenwerkingspartner op het gebied van ICT) te implementeren. Er is gekozen voor ONS van Nedap op basis van de volgende argumentatie: kan zowel intra- als extramuraal gebruikt worden een web-based applicatie, met communicatiemogelijkheden via een cliënten- en medewerkerportaal een gebruiksvriendelijk systeem een procesondersteunend systeem De regie met betrekking tot de implementatie was in handen van een stuurgroep, met daaronder een projectteam en diverse werkgroepen. In het projectteam en de werkgroepen zaten vertegenwoordigers van verschillende disciplines uit beide organisaties. Er werd een externe projectleider aangesteld om de implementatie te begeleiden. De leverancier (Nedap) en een business partner van de leverancier zorgden voor de inhoudelijke ondersteuning aan het projectteam en de werkgroepen. Een belangrijk onderdeel van de implementatie was de scholing van alle medewerkers van Careaz, zowel intra- als extramuraal. Ze zijn allemaal geschoold in het gebruik van de applicatie ONS. Hiervoor zijn een aantal medewerkers specifiek getraind om vervolgens trainingen te kunnen verzorgen aan groepen medewerkers. De kerninstructeurs spelen tevens een rol in het beheer van de applicatie ONS. Om de medewerkers optimaal te ondersteunen heeft Careaz aan alle thuiszorgmedewerkers een tablet ter beschikking gesteld, voorzien van mobiel internet. Op deze manier kunnen medewerkers plaatsonafhankelijk werken in het digitale dossier van de cliënt. Opdracht was de implementatie vóór 1 januari 2015 af te ronden. Dit is gerealiseerd. Er wordt inmiddels volledig gewerkt met de applicatie ONS van Nedap.
29
3.7
Vastgoed
In maart 2014 is de nieuwe verpleeglocatie Hof van Flierbeek in Lichtenvoorde opgeleverd. Vanaf april is deze nieuwe locatie gefaseerd in gebruik genomen. Er zijn 12 appartementen voor cliënten met een somatische aandoening en 24 appartementen voor PG-cliënten gerealiseerd. Hof van Flierbeek wordt door Careaz gehuurd van woningcorporatie ProWonen. Alle appartementen zijn ruim van opzet en daarmee is deze nieuwe locatie zeer toekomstbestendig. Verder is in het 1e kwartaal van 2014 de begane grond van de locatie Dr. Jenny in Dinxperlo gerenoveerd. Het gebouw is van 1998 en voldoet onvoldoende voor cliënten met een zwaardere somatische zorgvraag. Nadat enkele jaren geleden de 3e verdieping geschikt gemaakt is voor de Korsakov-cliënten, is dat nu ook op de begane grond gebeurd. 16 appartementen die oorspronkelijk bedoeld waren voor verzorgingshuiscliënten, zijn omgebouwd naar 8 appartementen die geschikt zijn voor cliënten met een zware somatische zorgvraag. Alle appartementen hebben nu een woonkamer/pantry en een aparte ruime slaapkamer en badkamer. Omdat de appartementen op de begane grond zijn gesitueerd, is tevens voorzien in mogelijkheden om optimaal gebruik te maken van de tuin. Resultaat is dat de woonkwaliteit voor de betreffende cliënten is toegenomen. Het voornemen is om in de komende jaren te bezien op welke wijze de 1e en 2e verdieping van deze locatie het beste kunnen worden aangepast. Begin 2015 zal de meerjaren strategie rondom vastgoed voor de gehele organisatie opnieuw worden vastgesteld.
3.8
Financieel beleid
Het exploitatieresultaat bedraagt € 1.124.941. Dit is 4,2% van de totale bedrijfsopbrengsten van € 26,9 mln. Het voor 2014 begrote resultaat bedroeg € 706.000. In 2013 bedroeg het resultaat € 1.221.855. Het resultaat 2014 is als volgt bestemd:
Reserve aanvaardbare kosten Bestemmingsreserve Huisvesting Bestemmingsreserve ICT Algemene reserve
+/+ € 1.256.762 -/- € 11.000 -/- € 80.000 -/- € 40.821
Bedrijfsopbrengsten De bedrijfsopbrengsten bedragen € 26,9 mln. In 2013 bedroegen de opbrengsten € 24,0 mln. De hogere opbrengsten zijn gerealiseerd door een toename van de AWBZ gefinancierde intraen extramurale zorg met ca. € 2,6 mln. De overige bedrijfsopbrengsten zijn toegenomen met ca. € 0,3 mln. De productie van AWBZ gefinancierde intra- en extramurale zorg was in 2014 hoger dan in 2013. De intramurale zorg is enerzijds verder verschoven van verzorging naar verpleging, een ontwikkeling die al enkele jaren zichtbaar is. Verder wordt de stijging van het aantal verplegingsdagen veroorzaakt door de opening van de nieuwe locatie Hof van Flierbeek per april 2014.
30
Verzorging (dagen) 1 VV 2 VV 3 VV 4 VV 5 VV 6 VV 7 VV Verblijfscomponent Mutatiedagen
2014 1.039 4.526 12.468 22.302 3.219 1.726 1.104 128 402
2013 1.266 7.598 18.292 19.382 3.180 1.317 1.095 243 712
Totaal
46.914
53.085
Verpleging (dagen) 5 VV 6 VV 7 VV Mutatiedagen Totaal
2014 35.375 11.428 8.815 533 56.151
2013 31.673 8.046 6.584 579 46.882
VPT (dagen) 3 VV 4 VV 6 VV Totaal
2014 125 569 256 950
2013 214 336 0 550
De intramurale productie van AWBZ gefinancierde zorg is niet geheel vergoed als gevolg van het overschrijden van de herschikkingafspraak. Het gaat hierbij om circa € 130.000,-. De organisatie heeft er bewust voor gekozen om ten aanzien van het risico op overproductie, haar maatschappelijke functie te laten prevaleren en langzaam de intramurale capaciteit af te bouwen. Bij de extramurale zorg productie valt met name op dat zowel ruim 13% meer persoonlijke verzorging (PV) is geleverd ten opzichte van 2013, als verpleging (VP) dat is toegenomen met ca. 38%. Zorg (uren)
2014
2013
Persoonlijke verzorging PV op afstand Verpleging Verpleging AIV Begeleiding Begeleiding op afstand
68.093 840 4.542 6 2.868 2
59.795 127 3.298 4 3.050 10
Dagactiviteit (dagdelen) Dagactiviteit basis Dagactiviteit pg Dagactiviteit som en pg Dagactiviteit vervoer
2014
2013
15.247 11.111 0 12.850
18.842 10.490 6 14.434
De productie van niet-gebudgetteerde zorgprestaties in 2014 is nagenoeg gelijk als in 2013. De Wmo productie is vrijwel gelijk aan 2013. Bij de PGB zorg is een hogere productie gerealiseerd; deze is ten opzichte van 2013 gestegen met ruim 7%. Wmo (uren) Huishoudelijke hulp 1 Huishoudelijke hulp 2 Totaal
2014 11.258 7.310 18.568
2013 10.314 8.004 18.318
Overige Zorg (uren) MSVT PersoonsGebondenBudget Particuliere Zorg
2014 573 3.893 79
2013 821 3.630 116
Bedrijfslasten De bedrijfslasten bedragen € 25,6 mln. In 2013 bedroegen de bedrijfslasten € 22,7 mln. De toename van de bedrijfslasten met ca. € 2,9 mln. is met name een gevolg van een stijging van de personeelskosten met ca. € 1,7 mln. Verder zijn de overige bedrijfskosten met ca. € 1,1 mln. toegenomen. Voor een bedrag van € 0,8 mln. wordt deze stijging veroorzaakt door dotaties aan voorzieningen. De inzet van personeel is toegenomen van 350 fte in 2013 naar 377 fte in 2014. Dit betreft met name een toename van cliënt- en bewonersgebonden functies, welke samenhangt met de opening van de nieuwe locatie Hof van Flierbeek. 31
In het verslagjaar zijn met betrekking tot de onderwerpen “wijkverpleging en wijkteams” en “begeleiding” veranderplannen opgesteld. Deze hebben als doel om de organisatie op deze onderdelen zodanig aan te passen dat wordt voldaan aan relevante wet- en regelgeving, inkoopeisen van zorgverzekeraars en gemeenten en de financiële kaderstelling. Doelstelling is dat beide veranderplannen vóór 1 juni 2015 zijn geïmplementeerd. Ten behoeve van de financiële consequenties van uitvoering van beide reorganisaties conform het opgestelde (concept) sociaal plan, is een voorziening reorganisatie getroffen van € 600.000. Resultaat In 2014 is de begane grond van Dr. Jenny in Dinxperlo verbouwd, met als doel de appartementen zodanig aan te passen dat deze toekomstbestendig zijn. In de komende jaren zullen nog twee etages van Dr. Jenny aan de eisen van de tijd moeten worden aangepast. De verwachte totale investering, gebaseerd op de verbouwingskosten van de begane grond, wordt geschat op ca. € 900.000. Hiervoor is in 2013 de bestemmingsreserve Huisvesting gevormd. De afschrijvingskosten die samenhangen met deze investeringen, worden ten laste van deze reserve gebracht. Voor 2014 gaat het om een bedrag van € 11.000. ICT speelt een belangrijke rol bij het cliëntgerichter en doelmatiger organiseren van de zorg. Daarnaast blijft een efficiënte inrichting van de bedrijfsvoering door middel van ICT-oplossingen ook een belangrijk speerpunt. In 2013 is een budgetkader ICT en een meerjarenbegroting voor ICT opgesteld. Om alle noodzakelijke en gewenste investeringen in ICT te realiseren, is een bestemmingsreserve ICT gevormd. Deze bestemmingsreserve wordt aangewend conform de opgestelde ICT-begroting. In 2014 is € 80.000 ten laste van de reserve aangewend. Sinds 2011 is de exploitatie van de Wmo diensten verliesgevend. Het verlies is in 2014 afgenomen ten opzichte van 2013. Herindicaties hebben opnieuw geleid tot een verschuiving van HH2-zorg naar HH1-zorg. Het negatieve resultaat ad. € 43.164 wordt ten laste van de Algemene reserve gebracht. Cash management Door actief cash management (niet direct benodigde liquiditeiten zijn aangehouden op spaarrekeningen) en een positieve exploitatie, is een renteopbrengst van ca. € 139.000 gerealiseerd. De rentekosten bedragen ca. € 393.000. Begroting 2015 De begroting 2015 is onderdeel van de planning- en controlcyclus van Careaz. Het is de financiële vertaling van de plannen en doelen van de organisatie voor 2015. Het begrote exploitatieresultaat 2015 bedraagt € 555.000. Dit is 2,1% van de begrote bedrijfsopbrengsten van € 26,5 mln. Ratio’s Ratio Resultaat ratio Current ratio (liquiditeit) Netto weerstandsvermogen Solvabiliteitsratio
Omschrijving totaal resultaat / totaal opbrengsten vlottende activa / kort vreemd vermogen eigen vermogen / totaal opbrengsten
2014 4,2 % 2,36
2013 5,1 % 3,58
33,3 %
32,7 %
eigen vermogen / totaal vermogen
39,8 %
34,2 %
32
