Jaarverslag calamiteitenzorg 2010 - planning 2011 Inleiding Het Waterschap Vallei & Eem (WVE) werkt met een Calamiteitenzorgsysteem. Zo kan het waterschap adequaat optreden bij calamiteiten. Het Calamiteitenzorgsysteem bestaat uit het calamiteitenplan en onderliggende calamiteitenbestrijdingsplannen, een calamiteitenorganisatie, calamiteitenmiddelen en evaluatie. Als onderdeel van dat laatste punt wordt in dit document het afgelopen jaar geëvalueerd en worden de belangrijkste aandachtspunten en leerpunten voor volgend jaar benoemd. Dit jaarverslag bestaat uit twee delen, te weten: Deel I: Verslag van de ontwikkelingen in 2010 op het gebied van de calamiteitenzorg Dit verslag is bedoeld voor bestuur (dijkgraaf en heemraden), managementoverleg (MO) en medewerkers voor een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen in 2010. Deel II: Planning voor 2011 op het gebied van calamiteitenzorg. Hierin worden de voornemens en voorwaarden voor de calamiteitenzorg in 2011 beschreven. Dit planning is bedoeld voor bestuur (dijkgraaf en heemraden), managementoverleg (MO) en medewerkers voor de activiteiten in 2011. Deze zijn voornamelijk gebaseerd op de leerpunten in 2010. Daarnaast zal uitvoerige aandacht zijn voor de geplande fusie in 2012. Voorbereidingen zullen in 2011 getroffen worden om in 2012 een paraat calamiteitenzorgsysteem te hebben. Deze is voor intern gebruik, voornamelijk in het kader van de PDCA-cyclus zoals deze gehanteerd wordt binnen Waterschap Vallei & Eem. Daarbij moet in acht worden genomen dat naar aanleiding van de ontwikkelingen in 2011 hieraan zaken gewijzigd en/of toegevoegd kunnen worden. Maurits van Gulick Stafmedewerker Calamiteitenzorg Maart 2011
1
Inhoudsopgave Jaarverslag calamiteitenzorg 2010 - planning 2011 ............................................................................................................ 1 Inhoudsopgave.................................................................................................................................................................... 2 DEEL I – JAARVERSLAG CALAMITEITENZORG 2010 .................................................................................................... 3 1. Inleiding ....................................................................................................................................................................... 3 2. Algemeen .................................................................................................................................................................... 3 2.1 Fusie Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe ....................................................................................... 3 2.2 Liaisonfunctie ......................................................................................................................................................... 3 2.3 Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland .............................................................................. 4 2.4 Werkgroep Calamiteitenzorg.................................................................................................................................. 4 2.5 SAMIJ-regeling ...................................................................................................................................................... 4 3. Opleiden & Oefenen .................................................................................................................................................... 4 3.1 Opleiden................................................................................................................................................................. 4 3.2 Oefenen ................................................................................................................................................................. 5 4. Calamiteitenplannen .................................................................................................................................................... 6 5. Calamiteitenorganisatie ............................................................................................................................................... 6 6. Middelen ...................................................................................................................................................................... 7 7. Calamiteiten................................................................................................................................................................. 7 7.1 Overzicht................................................................................................................................................................ 7 8. Conclusies ................................................................................................................................................................... 8 8.1 Conclusies en aandachtspunten voor 2011 ........................................................................................................... 8 DEEL II Planning Calamiteitenzorg 2011 ............................................................................................................................ 9 1. Inleiding ................................................................................................................................................................ 9 2. Algemeen.............................................................................................................................................................. 9 2.1 Fusie Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe ....................................................................................... 9 2.2 Liaisonfunctie ......................................................................................................................................................... 9 2.3 Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland .............................................................................. 9 2.4 Werkgroep Calamiteitenzorg.................................................................................................................................. 9 2.5 SAMIJ-regeling ...................................................................................................................................................... 9 3. Opleiden & Oefenen ............................................................................................................................................. 9 3.1 Opleiden................................................................................................................................................................. 9 3.2 Oefenen ............................................................................................................................................................... 10 4. Calamiteitenplannen ........................................................................................................................................... 10 5. Calamiteitenorganisatie ...................................................................................................................................... 10 6. Middelen ............................................................................................................................................................. 11 7. Financiële paragraaf ........................................................................................................................................... 11 BIJLAGE 1 Afkortingen.................................................................................................................................................. 12
2
DEEL I – JAARVERSLAG CALAMITEITENZORG 2010 1. Inleiding In het jaarverslag calamiteitenzorg 2010 worden de interne en externe ontwikkelingen op het gebied van de calamiteitenzorg gerapporteerd. Dit bevat de volgende onderdelen: -
Algemeen Opleiden & Oefenen Calamiteitenplannen Calamiteitenorganisatie Middelen Calamiteiten Conclusies
De conclusies van 2009 hebben de basis gevormd voor de planning in 2010. In dit document zullen enkele termen genoemd worden, die toelichting behoeven. Het gaat om de volgende drie termen die verband met elkaar houden en in elkaars verlengde liggen: calamiteitenzorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing. Calamiteitenzorg is het systeem zoals dit bij waterschappen en andere waterstaatswerkbeheerders wordt gebruikt om te duiden op het voorbereiden op het bestrijden van waterstaatskundig gerelateerde incidenten (dijkdoorbraken, gebroken persleidingen, falen van rioolwaterzuiveringsinstallaties etc.) Rampenbestrijding is de term die gebruikt wordt voor alle inspanningen die hulpverleningsdiensten (brandweer, politie, geneeskundige hulpverlening, gemeenten en defensie) verrichten om grote schade aan personen, gebouwde omgeving en milieu te voorkomen en bestrijden. Crisisbeheersing is het begrip dat duidt op het voorkomen en bestrijden van elementen die kunnen leiden tot ontwrichting van het maatschappelijk systeem. Dit kan zowel op economisch, fysiek, ecologisch als sociaal vlak zijn. Ook de effecten van het ene vlak voor het andere worden hieronder begrepen (de effecten van sociale onrust op de economie e.d.) Dit betekent dat rampenbestrijding een onderdeel is van het bredere crisisbeheersing.
2. Algemeen Onder de algemene delen van de rapportage vallen een aantal opmerkingen over de functie en het werkveld van de calamiteitenzorg. Hierbij komen de volgende punten aan bod: - Fusie Waterschap Vallei en Eem en Waterschap Veluwe. - Liaisonfunctie. - Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland. - Werkgroep Calamiteitenzorg.
2.1 Fusie Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe In 2010 is er meer duidelijkheid gekomen over de ontwikkelingen van de fusie tussen Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe. In dit jaar zijn dan ook stappen gezet om tot de ontwikkeling van één calamiteitenzorgsysteem te komen van de gemeenschappelijke organisaties. In 2010 is een plan van aanpak gereed gekomen, waarmee de fusie van het calamiteitenzorgsysteem in gang kan worden gezet. Zo kan in 2012 worden beschikt over een gezamenlijke (ambtelijke) calamiteitenorganisatie, een gezamenlijk calamiteitenplan en –bestrijdingsplannen en een gezamenlijk beleid ten aanzien van calamiteitenzorg. Opdrachtgevers hiervoor zijn beide secretarissen-directeuren van de beide waterschappen en is er een ambtelijke stuurgroep die de voortgang bewaakt en begeleid.
2.2 Liaisonfunctie Dit jaar zijn in de samenwerking met de VRU de nodige activiteiten georganiseerd om de samenwerking bij crisisbeheersing goed voor te bereiden. Enkele voorbeelden hiervan zijn: - voorlichting aan officieren en bevelvoerders van de brandweer over de taken en belangen van waterschappen bij calamiteiten; - diverse Gemeentelijke Beleidsteamoefeningen over nazorg - een gezamenlijke zienswijze op het regionaal risicoprofiel van de in de regio Utrecht gelegen waterschappen. Daarnaast is door de secretarissen-directeuren van de Utrechtse waterschappen een overeenkomst getekend waarmee wordt ingestemd met de aanstelling van M.R. van Gulick als liaison van de waterschappen in de Veiligheidsregio Utrecht tot 2013.
3
Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar de Rapportage 2010 en Planning 2011 van de samenwerking tussen de VRU en de in haar verzorgingsgebied gelegen waterschappen.
2.3 Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland Binnen het Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland (verder: PCWMN) wordt samengewerkt tussen een aantal waterschappen, te weten: Waterschap Groot Salland Waterschap Rijn en IJssel Waterschap Rivierenland Waterschap Veluwe Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Waterschap Vallei & Eem In 2010 is door het directeurenoverleg Gelderse Waterschappen (DOGW) besloten om de Taskforce Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland om te vormen tot het Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland. Dit kwam mede voort uit het feit dat in 2011 de projectopdracht afloopt en men overgaat naar een meer permanente vorm van samenwerking. Daarbij heeft het platform in 2011 geen projectleider meer, maar is de werving van een platformcoördinator gestart, welke als voornaamste opdracht heeft om –samen met de calamiteitencoördinatoren- de crisisbeheersing van de “platformwaterschappen” verder te professionaliseren. Dit betreft zowel het opleiden, trainen en oefenen als ook voornamelijk beleidsmatige, beheersmatige en planvormingsactiviteiten. Voor een overzicht van de activiteiten in 2010 en de planning voor 2011 van het PCWMN wordt verwezen naar de rapportage en planning van het PCWMN.
2.4 Werkgroep Calamiteitenzorg De Werkgroep Calamiteitenzorg betreft een kernbezetting van het MO die het thema calamiteitenzorg monitort, stuurt en verbetert. De werkgroep is in totaal 6 keer bijeengeweest. Daarin is het oefenprogramma herhaaldelijk aan de orde geweest, maar ook onderwerpen als informatievoorziening, planvorming en samenwerking met veiligheidsregio’s en andere crisispartners. In het bijzonder is aandacht geweest voor de opgetreden calamiteiten van dit jaar.
2.5 SAMIJ-regeling In 2009 is door D&H besloten om deel te nemen aan het convenant SAMIJ-regeling. Hiervoor wordt rekening gehouden met 2.500 euro bijdrage aan het samenwerkingsverband om planvorming en oefening t.a.v. ongevallen en rampen op en om het IJsselmeergebied vorm te geven. Hiervoor wordt één coördinerend functionaris aangewezen die met de organisatie hiervan belast is. Voor ongevallen op onder andere de randmeren zijn handboeken voor operationeel optreden ontwikkeld. Indien het waterschap betrokken is bij grootschalige ongevallen op of bij de randmeren, dan zijn de werkprocessen hiervoor bekend.
3. Opleiden & Oefenen 3.1 Opleiden In het beleidsplan oefenen staat beschreven welke criteria en planning bestaat voor het oefenen van de diverse teams bij de waterschappen. Voor opleiden bestaat een dergelijk beleid nog niet. Uiteindelijke doelstelling is om mensen op te leiden voor hun eigen taakveld binnen de calamiteitenzorg. In 2010 is aan enkele medewerkers een opleiding gegeven. Dit betreft zowel een interne oriëntatie op calamiteitenzorg bij het waterschap als de meer extern georiënteerde Opleiding Crisisbeheersing en Rampenbestrijding (OCR). Op 22 november is een aantal medewerkers van de afdeling Beheer Watersystemen opgeleid bij de cursus Dijkwacht II van Deltares. In 2011 wordt slechts beperkt rekening gehouden met opleidingen, vanwege de aankomende fusie. In de Werkgroep Calamiteitenzorg is aangehaald dat bestuurlijk opleiden meer aandacht dient te krijgen. Dit wordt in samenwerking met de Veiligheidsregio Utrecht opgepakt in 2011. De secretaris-directeur heeft deelgenomen aan de Masterclass Crisisbeheersing van Pinpoint Management & Consultancy in november. De uitkomsten hiervan hebben bijgedragen aan een nadere impuls voor opleiden van strategische functionarissen in de crisisorganisatie.
4
3.2 Oefenen Intern Het oefenprogramma van 2010 zag er als volgt uit: Datum 3 maart
Tijd 09.00-12.00
30 maart
13.00-16.00
14 april
13.00-16.00
19 mei
09.00-12.00
1 juli
09.00-12.00
12 oktober
13.00-16.00
23 november
13.00-16.00
Teamcombinatie WAT 1 – Veld Waterkwaliteit WBT 1 – WOT 2 Hoogwater WBT 2 – WOT 1 Waterkwaliteit WAT 2 – Veld (randmeer) Hoogwater WAT 1 Watertekort – WAT 2 Waterkwaliteit WAT 2 – WOT 1 Watertekort WAT 1 – WAT 2 Wateroverlast
Vanwege de zeven calamiteiten dit jaar is besloten om alle oefeningen na 19 mei 2010 te annuleren. De calamiteiten hebben het leerrendement van de oefeningen vervangen. Daarnaast hebben de calamiteiten aanleiding gegeven tot evaluaties en gerichte nazorg voor beleid, beheer van het watersysteem en de zuiveringstechnische werken en de calamiteitenorganisatie en –plannen. Daardoor is de beschikbare tijd voor het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van de oefeningen komen te vervallen. Aandachtspunten bij de oefeningen waren: -
Procesbewaking. Tijdslijn & netwerkanalyse (binnen de standaard vergaderstructuur).: BackOffice inrichten van teamleden. Gebruik Geografische Informatiesystemen.
Het gebruik van Geografische informatiesystemen in de calamiteitenteams is beperkt aan de orde gekomen, met name omdat de voorzieningen hiervoor nog niet beschikbaar waren. Belangrijkste leerpunten voor de teams uit de oefeningen: Veld (Dijkbewakingorganisatie) + Meldingen werden goed doorgegeven. Dit kwam voort uit een goed meldingsprotocol dat door de afdeling Beheer Watersystemen is ontwikkeld. + Het personeel van de dijkpost is erg pro-actief geweest in het reageren op meldingen en het doorgeven van meldingen aan de BackOffice van het WAT / de afdeling BW. + Alle geënsceneerde faalmechanismen zijn ontdekt door de dijkbewakingsorganisatie. - Vanuit de dijkpost kan meer doorgevraagd worden naar de aard en omvang van geconstateerde faalmechanismen. - Beheer van verbindingsmiddelen (portofoons en mobilofoons ten tijde van calamiteiten is onvoldoende geregeld. WAT (Hoogwater). + Er was sprake van goede samenwerking tussen het WAT-BackOffice-Dijkpost. Er was sprake van veel informatieuitwisseling en men wist elkaar goed te vinden. + Het team werkte intern goed samen. Er was sprake van veel initiatief om zowel de kaart, de tijdslijn als de netwerkanalyse bij te werken. - Om werkprocessen zo optimaal mogelijk te laten verlopen, is een uitgebreidere beschrijving van de werkwijze van de BackOffice nodig. Hierin dient terug te komen op welke wijze contact tussen de teams is, hoe dit wordt geregistreerd en wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft. - De vergaderstructuur werd niet altijd aangehouden. Hierdoor duurde vergaderingen langer dan nodig en werden bepaalde acties onvoldoende tijdig uitgevoerd. WOT + Betrokkenheid en assertiviteit in het team leiden tot goede beeldvorming en oordeelsvorming. + Rust door schorsing brengt structuur in het team, waardoor weloverwogen besluiten worden genomen.
5
- Netwerkanalyse en procesbewaking worden nog onvoldoende belegd. Hierdoor zijn de onderlinge afhankelijkheden tussen het team en de netwerkpartners onvoldoende duidelijk. - Procesbewaking in het WOT is onvoldoende belegd. Hierdoor kunnen zaken over het hoofd worden gezien omdat men te zeer in oplossingen denkt. WBT + Goede structuur door scheiding van procesmatig voorzitterschap en inhoudelijke bestuurlijke verantwoordelijkheid. - Het WBT kan de bestuurlijke verantwoordelijkheid nog meer tot uitdrukking laten komen door het vragen naar diverse scenario’s (in het bijzonder worst-case scenario’s) bij de Operationeel Leider. Hiermee kan beoordeeld worden of alle bestuurlijke risico’s zijn besproken en afgedekt. Extern Extern is twee maal geoefend. De dijkgraaf heeft deelgenomen aan een Gemeentelijke Beleidsteamoefening in Bunschoten over de nafase van een overstroming. De samenwerking en het onderwerp nafase zijn als positief ervaren. Het innovatieve gehalte is voor verbetering vatbaar en zal worden meegenomen in de opzet van bestuurlijk opleiden en trainen. De operationeel leider (adjunct-directeur) heeft deelgenomen aan een oefening bij het Regionaal Operationeel Team van de regio Gelderland-Midden. Het scenario betrof een brand en lozing van diverse gevaarlijke stoffen met acuut gevaar voor zowel het oppervlaktewater als de rioolwaterzuiveringsinstallatie in Nijkerk. Oefenbehoefte Uit de wijze van oefenen is de volgende conclusie getrokken: Voortzetting van huidige oefenbeleid. Dit wordt beperkter ingevuld vanwege de verwachte organisatieontwikkelingen naar aanleiding van de fusie tussen Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe. Er wordt daarom gekozen voor een compact oefenprogramma in 2011, waarin de belangrijkste conclusies van dit jaar worden beoefend. Dit komt terug in de oefenplanning 2011.
4. Calamiteitenplannen Plannen in het kader van calamiteitenzorg valt uiteen in een tweetal zaken, te weten: het calamiteitenplan Waterschap Vallei & Eem 2007-2011; de calamiteitenbestrijdingsplannen 2007-2011 (hoogwater Neder-Rijn, hoogwater randmeren, wateroverlast, waterkwaliteit, watertekort en het (bij de Veiligheidsregio Utrecht vervaardigde) Rampbestrijdingsplan Hoogwater en Dijkdoorbraak Vallei & Eem. In 2009 is een plan van aanpak opgesteld om te komen tot een herzien calamiteitenplan en herziene calamiteitenbestrijdingsplannen. In 2009 is het calamiteitenplan (hoofdplan) en het communicatieonderdeel vernieuwd. In 2010 zijn de afzonderlijke calamiteitenbestrijdingsplannen herzien, met uitzondering van de calamiteitenbestrijdingsplannen hoogwater. De calamiteitenbestrijdingsplannen hoogwater randmeren en Neder-Rijn zijn vertraagd, vanwege de vele calamiteiten. De calamiteitenplannen zijn niet vastgesteld door het bestuur en daarmee in “ontwerp”status gebleven. Hiervoor is gekozen omdat het traject van vaststelling en inspraak aanzienlijk wat tijd kost en daardoor beter na de fusie in gang kan worden gezet, omdat tegen die tijd zal worden gewerkt met één calamiteitenzorgsysteem. Alle inspanningen zullen er dus op worden gericht om te komen tot gezamenlijke calamiteitenplannen na de fusie. De herziening van de opzet van en de procedures in de plannen is desalniettemin erg zinvol geweest. Alle elementen zijn nu weer actueel en kunnen daardoor met vertrouwen in het fusieproces worden meegenomen en kunnen zonder nieuwe actualisatieslag worden verwerkt in de calamiteitenplannen van Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe na de fusie.
5. Calamiteitenorganisatie Over de calamiteitenorganisatie zijn een aantal dingen geleerd in de calamiteiten: - het werken met een BackOffice voor de aansturing van veldteams werkt goed. Het gebruiken van de BackOffice voor het aannemen en registreren van meldingen verloopt nog niet optimaal. Dit betekent dat hier in de vormgeving calamiteitenorganisatie meer aandacht voor zal moeten zijn. Medewerkers die een rol hebben in het uitzetten van meldingen aan veldteams en/of het aannemen en registreren van meldingen dienen hiervoor te worden aangewezen, opgeleid en geoefend. - Meermaals is de potentiële meerwaarde van GIS-applicaties benoemd in de calamiteitenteams. Dit zal worden voortgezet en geïmplementeerd in de calamiteitenorganisatie na de fusie.
6
- De meerwaarde van de ondersteuningsgroep is gebleken bij de grotere calamiteiten. Het gaat dan voornamelijk om een aantal facilitaire zaken, zoals catering, receptietaken en ICT-voorzieningen. Een betere inbedding van de ondersteuningsgroep in de calamiteitenorganisatie is wenselijk om deze zaken nog beter aan te laten sluiten op de behoefte van de calamiteitenorganisatie.
6. Middelen Ten aanzien van de middelen zijn twee elementen te noemen: - GIS - FLIWAS Over GIS is besloten in de werkgroep calamiteitenzorg van 9 september 2009 om in 2010 kamer 3 in te richten met interactieve whiteboards en laptop om geografische informatie te kunnen gebruiken bij calamiteiten. In 2010 is de behoefte besproken. Medio 2010 heeft de afdeling IV dit verder opgepakt op verzoek van de directie. Dit wordt verder opgepakt in de vormgeving van de huisvesting en voorzieningen van de nieuwe organisatie. Ten aanzien van FLIWAS, het potentiële hoogwaterinformatiesysteem van de waterbeheerders, is in de werkgroep calamiteitenzorg het voornemen uitgesproken om dit op termijn te gaan gebruiken. Vanwege de vele onduidelijkheden over onder meer de functionaliteiten, beheerkosten, gebruik door andere waterbeheerders is in 2010 niet besloten om tot implementatie van FLIWAS over te gaan. Ook wordt voor 2011 niet verwacht dat dit zal gebeuren. In 2011 zal de programmaraad FLIWAS met een voorstel komen hoe het verdere beheer van FLIWAS kan worden ingericht. Momenteel zijn uitsluitend Waterschap Rivierenland, Waterschap Aa en Maas en Waterschap Rijn & IJssel alleen bestuurlijk uitgesproken voorstander van het gebruik van FLIWAS. Voor 2012 zal opnieuw worden bekeken of de meerwaarde van FLIWAS van dien aard is dat implementatie van FLIWAS wenselijk is.
7. Calamiteiten 7.1 Overzicht In 2010 zijn in totaal acht calamiteiten geweest. Bij een gemiddelde van 1 á 2 calamiteiten per jaar is dit ver bovengemiddeld. De volgende calamiteiten hebben zich in 2010 afgespeeld: 1. vergiftiging van de biologische zuivering van de RWZI in Ede (27 januari – 16 februari 2010); 2. gesprongen mestzak in Achterveld (3 maart tot 18 maart 2010); 3. mestlozing in de omgeving van de Moorsterbeek (16 juni – 21 juni 2010); 4. vergiftiging van de biologische zuivering van de RWZI in Ede (28 juni – 8 juli 2010); 5. watertekort (28 juni – 18 augustus 2010); 6. massale vissterfte gehele verzorgingsgebied (12 juli-28 juli 2010); 7. wateroverlast (26-30 augustus 2010); 8. Stroomstoring omgeving Ede (29 oktober – 1 november 2010). Alle hierboven genoemde calamiteiten zijn geëvalueerd. De stroomstoring in Ede in 2010 was dermate snel en kleinschalig opgepakt dat deze situatie wordt beschouwd als een incident. De algemene conclusie van de gehele calamiteitenorganisatie is dat de calamiteiten op hoofdlijnen succesvol zijn bestreden. Er is snel en betrokken gereageerd. In calamiteiten die zich op vergelijkbare wijze eerder hebben voorgedaan in oefeningen of daadwerkelijke calamiteiten is eerder opgeschaald, sneller gehandeld en zijn meer adequate maatregelen toegepast waardoor schade beperkt is gebleven. De belangrijkste leerpunten uit de calamiteiten waren: - GIS-systemen kunnen een belangrijke bijdrage leveren in zowel het registreren van meldingen als het verschaffen van inzichten aan de calamiteitenorganisatie. Dit moet dan wel goed belegd worden in de calamiteitenorganisatie, opleidingen trainingsprogramma en technische voorzieningen (schermen, laptops en dergelijke). - De BackOffice van de afdeling Beheer Watersystemen werkt goed bij calamiteiten voor gestructureerde contacten met het veld. Deze zou verder geprofessionalisseerd moeten worden tot een meldingencentrum dat inkomend en uitgaand berichtenverkeer kan coördineren bij calamiteiten van grotere omvang. - Zowel de telefooncentrale als de calamiteitenorganisatie van Waterschap Vallei & Eem is nog onvoldoende in staat om grote hoeveelheden telefonische meldingen in korte tijd op adequate wijze te beantwoorden. De inrichting van een meldingencentrum is dan ook essentieel, waar de juiste voorzieningen zijn voor het aannemen, registreren en uitzetten en terugkoppelen van meldingen. - Contacten met de pers zijn tijdens de calamiteiten goed verlopen. Verbeterpunt is meer eenduidigheid in woordvoering en de ontwikkeling van nieuwe media. De positieve ervaringen hieruit kunnen leiden tot aanscherping van het communicatiedeel in het calamiteitenplan. Voor een volledig overzicht wordt verwezen naar de evaluaties van de calamiteiten.
7
8. Conclusies 8.1 Conclusies en aandachtspunten voor 2011 De belangrijkste aandachtpunten zullen per punt worden beschreven: - Algemeen - Opleiden en Oefenen - Calamiteitenplannen - Calamiteitenorganisatie - Middelen Algemeen - In 2010 zijn de eerste voorbereidingen voor de fusie in 2012 gemaakt. Er zal in 2011 een calamiteitenzorgsysteem worden ontwikkeld op basis van de calamiteitenzorgsystemen van Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe. - De liaisonfunctie bij de Veiligheidregio Utrecht wordt nog steeds ingevuld en leidt tot concrete werkafspraken en resultaten. Uitkomsten hiervan zijn terug te vinden in de rapportage en planning zoals deze door de liaison zijn opgesteld. - Het Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland ontwikkelt zich verder en zorgt dat op diverse gebieden de daarin samenwerkende waterschappen kennis en capaciteit uitwisselen en daarmee de kwaliteit van hun oefeningen en plannen verbeteren. - De werkgroep calamiteitenzorg heeft toezicht gehouden en besluiten genomen die binnen het proces noodzakelijk waren. Dit blijft ook in 2011 noodzakelijk. - De SAMIJ-regeling levert zichtbare resultaten op. Voor ongevallen op de randmeren zijn handboeken voor operationeel optreden ontwikkeld. Indien het waterschap betrokken is bij grootschalige ongevallen op of bij de randmeren, dan zijn de werkprocessen hiervoor bekend. Opleiden en Oefenen - Algemene opleidingen aan de nieuwe leden van de calamiteitenorganisatie zijn verzorgd. - De cursus dijkbewaking II is verzorgd voor medewerkers van de afdeling BW. - Er is zowel intern als extern (bij de veiligheidsregio’s) geoefend op operationeel en bestuurlijk niveau. Calamiteitenplannen - De calamiteitenbestrijdingsplannen (m.u.v. hoogwater) zijn herzien en in concept vastgesteld. Deze zullen worden gebruikt als format in de fusie. Calamiteitenorganisatie - De calamiteitenorganisatie heeft goed gefunctioneerd op hoofdlijnen. - Er dient meer aandacht te zijn voor het meldingencentrum/BackOffice alsmede de ondersteuningsgroep voor de facilitaire zaken. Middelen - FLIWAS zal vanwege veel onduidelijkheden omtrent kosten en werkwijze bij implementatie niet voor 2012 geïmplementeerd worden. - De noodzaak tot het gebruik van GIS bij calamiteiten is meermaals aangetoond. De afdeling IV realiseert in 2011 hiervoor de benodigde voorzieningen. Calamiteiten Er zijn in totaal acht calamiteiten geweest. Over de afhandeling hiervan is de calamiteitenorganisatie op hoofdlijnen tevreden. Op onderdelen zal een verbeteringsslag worden gemaakt in 2011 in oefeningen, calamiteitenorganisatie, middelen of de procedures in calamiteitenplannen. Deze zullen tevens meegenomen worden in de fusieorganisatie.
8
DEEL II Planning Calamiteitenzorg 2011 1. Inleiding Dit deel bevat de planning voor de calamiteitenzorg van het Waterschap Vallei & Eem voor het jaar 2011. Hierin worden alle geplande activiteiten en resultaten voor 2011 beschreven.
2. Algemeen 2.1 Fusie Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe De hoogste prioriteit - naast het bestrijden van eventuele calamiteiten – is het voorbereiden van een calamiteitenzorgsysteem voor de ambtelijke organisatie na de fusie in 2012. Hier zal naar worden gewerkt op basis van het in 2010 opgestelde plan van aanpak. Zo kan de ambtelijke organisatie na de fusie in 2012 beschikken over een calamiteitenorganisatie, calamiteitenplannen en oefenprogramma. Ook zal gezorgd worden dat de beschikbare huisvesting en voorzieningen voldoende geschikt zijn voor het gebruik door de calamiteitenorganisatie.
2.2 Liaisonfunctie De liaisonfunctie bij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) wordt ook in 2011 voortgezet. Voor de activiteiten van de liaison van de waterschappen en de samenwerking met de VRU wordt verwezen naar de planning van de liaison van de waterschappen.
2.3 Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland In 2011 zal het Platform de opdracht van het Directeurenoverleg Gelderse Waterschappen (DOGW) omzetten in een beleidsplan en de daaruit voortvloeiende werkprogramma’s ten aanzien van opleiden en oefenen en planvorming. Voor de activiteiten die in samenwerking met het Platform zullen worden georganiseerd, wordt verwezen naar bijlage 2.
2.4 Werkgroep Calamiteitenzorg De werkgroep calamiteitenzorg zal in 2011 een aantal keren per jaar bijeen komen om de calamiteitenzorg te blijven monitoren en sturen op beleidsniveau. Daarvoor zijn de volgende data bepaald: - 1 februari - 26 april - 21 juni - 20 september - 13 december
2.5 SAMIJ-regeling In 2011 zal opnieuw een bijdrage gaan naar de SAMIJ-regeling. Hiermee wordt incidentenbestrijding op het IJsselmeergebied en de Randmeren ondersteund. De SAMIJ organiseert diverse bijeenkomsten over operationele aspecten van calamiteitenbestrijding op- en aan het IJsselmeer en de Randmeren. De medewerker calamiteitenzorg zal hiervoor worden uitgenodigd.
3. Opleiden & Oefenen 3.1 Opleiden In principe worden in 2011 via het Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland diverse opleidingen georganiseerd. Medewerkers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de georganiseerde opleidingen. Voor een overzicht voor de gezamenlijke themadagen en opleidingen wordt verwezen naar bijlage 2. Een belangrijke ontwikkeling hierbij is de nieuwe calamiteitenorganisatie van de nieuwe ambtelijke organisatie van de fusie van Waterschap Vallei & Eem en Waterschap Veluwe. Daarom zal in de planning voor 2012 bekeken worden op welk niveau de (nieuwe) calamiteitenorganisatie zit op dat moment en welke opleidingsbehoefte er ligt. In samenwerking met de VRU zal wel aandacht zijn voor het bestuurlijk/strategisch opleiden. Dit is echter onderdeel van het werkprogramma van de liaison van de waterschappen en is in de werkplanning voor de samenwerking tussen de VRU en de waterschappen terug te vinden.
9
3.2 Oefenen In het kader van oefenen zal beperkt geoefend worden, aangezien de ontwikkelingen van de fusie zowel zorgen voor berperkte beschikbaarheid alsmede de personele ontwikkelingen waardoor de samenstelling van calamiteitenteams zal wijzigen. Daarom is de volgende planning opgesteld: Datum 14 maart
Tijd 9-12 uur
14 april 19 mei
Hele dag 9-12 uur
Teams WBT-WOT-WAT (waterkwaliteit RWZI) WAT-veld (incl. BackOffice) Werksessie BackOffice – Callcenter over meldingen, klachten en vragen tijdens calamiteiten.
Bij deze oefeningen zal een van de leden van het Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland als oefenleider en evaluator fungeren. Daarnaast zal de medewerker calamiteitenzorg in samenwerking met medewerkers van de betrokken afdelingen de oefeningen voorbereiden. Belangrijkste aandachtspunten zijn: Samenwerking met de BackOffice Netwerkanalyse Procesbewaking Daarnaast zullen waar nodig korte trainingen worden gehouden om onderstaande procedures en systemen goed te gebruiken: Gebruik Geografische Informatie Systemen (GIS). Na afronding van deze trainingen zullen deze thema’s worden ingebracht in de oefeningen, zodat deze in het geheel van simulaties van calamiteiten kunnen worden meegenomen. Vanwege de grote hoeveelheid daadwerkelijke calamiteiten in 2010, zal in 2011 niet onaangekondigd worden geoefend. In samenwerking met de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is in de loop van 2010 bepaald waar Waterschap Vallei & Eem zal aansluiten in het oefenprogramma. In 2011 zal Waterschap Vallei & Eem kunnen aanschuiven bij een ROTthemamiddag bij de VRU. De planning van de VGGM is momenteel nog niet duidelijk. In de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM, voorheen Hulpverlening Gelderland Midden) zal niet worden geoefend, aangezien dit in 2010 reeds is gebeurd. Na de oefeningen zal altijd een evaluatie plaatsvinden. In deze evaluaties worden in eerste instantie vergaderproces en crisisprocedure besproken. Indien vanuit de doelgroep behoefte is om inhoudelijke onderwerpen naar aanleiding van de bijeenkomsten te bespreken, wordt gelegenheid geboden om dit onderwerp te benoemen. Afhankelijk van de behoefte wordt hier door de calamiteitencoördinator of de betrokken procesmanager een afzonderlijk traject aan besteed.
4. Calamiteitenplannen Alle inspanningen in 2011 zullen gericht zijn op het gereed krijgen van een calamiteitenplan voor de nieuwe ambtelijke organisatie en de twee waterschappen. Voor de werkwijze hiervoor wordt verwezen naar het plan van aanpak dat hiervoor is opgesteld.
5. Calamiteitenorganisatie In 2011 zullen ook alle inspanningen voor de calamiteitenorganisatie gericht zijn op het instellen van een goede calamiteitenorganisatie binnen de nieuwe ambtelijke organisatie na de fusie. Voor de werkwijze hiervoor wordt verwezen naar het plan van aanpak dat hiertoe is opgesteld. Uitgebreidere kennismaking zal worden georganiseerd zodra bekend is hoe de diverse calamiteitenteams worden ingevuld.
10
6. Middelen In 2011 zal vergaderkamer 3 zijn ingericht met randapparatuur om GIS te gebruiken.
7. Financiële paragraaf Op hoofdlijnen is het volgende begroot. Hierbij is rekening gehouden met een nieuwe indeling van kostensoorten, afdelingsproducten en beleidsproducten in lijn met de richtlijnen hierover van de Unie van Waterschappen. Calamiteitenplannen - Calamiteitenplannen (6244.5160) Planvorming en convenanten iz. Crisisbeheersing. 2.500 euro 600 euro
Bijdrage SAMIJ Mobiele Telefoon
260 uur 50 uur 100 uur 50 uur 50 uur 50 uur
Medewerker Calamiteitenzorg VH AZ P WZ BW
Calamiteitenplannen - Veiligheidsregio (samenwerking VRU) (6244.5162) 18.000 euro
Bijdrage van overheden (salariskosten liaison Waterschappen) AGV, WVE, WSRL, HDSR.
560 uur
Medewerker calamiteitenzorg
Calamiteitenbestrijding Watersystemen (6249) Opleiden, Oefenen en Calamiteitenbestrijding Watersysteem 5.000 euro 10.000 euro
Opleidingskosten algemeen Bijdrage Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland (50% van het benodigde budget)
150 uur 50 uur 50 uur 100 uur 150 uur 50 uur
Medewerker Calamiteitenzorg AZ P BW VH WZ
Dijkbewaking en Calamiteitenbestrijding (6459) Opleiden, Oefenen en Calamiteitenbestrijding Waterkeringen 5.000 euro 10.000 euro
Opleidingskosten algemeen Bijdrage Platform Crisisbeheersing Waterschappen Midden Nederland (50% van het benodigde budget)
150 uur 50 uur 50 uur 200 uur
Medewerker Calamiteitenzorg AZ P BW
11
BIJLAGE 1 Afkortingen AB COPI CZS D&H DOGW FLIWAS GIS MO OCR TMO VRU WAT WBT WOT PDCA BOGW SAMIJ
= Algemeen Bestuur = Commando Plaats Incident = Calamteitenzorgsysteem = Dijkgraaf en Heemraden = Directeurenoverleg Gelderse Waterschappen = Flood Information and Warning System = Geografisch Informatie Systeem = Managementoverleg = Opleiding Crisisbeheersing en Rampenbestrijding = Taskforce Management Overstromingen = Veiligheidregio Utrecht = Waterschap Actie Team = Waterschap Beleidsteam = Waterschap Operationeel Team = Plan-Do-Check-Act = Bestuurlijk Overleg Gelderse Waterschappen = Samenwerkingsregeling ongevallenbestrijding IJsselmeergebied
12
Bijlage 2 Oefenkalender PCWMN Week Datum
Oefening
Waterschap
Oefenleider
5
3-2-2011 WAT Zuiveringsbeheer
Stichtse Rijnlanden
Maurits van Gulick
6
9-2-2011 WAT Droogte/waterkwaliteit
Rijn en IJssel
Eef Jansen
7
14-2-2011 WAT,WOT&WBT Waterkeringen
Rijn en IJssel
Maurits van Gulick
7
16-2-2011 WAT Wateroverlast
Veluwe
Geertrui Verbraak
8
25-2-2011 Oefening Groot Salland
9
2-3-2011 WAT Wateroverlast
Groot Salland
Ton Wassink
Rijn en IJssel
Eef Jansen
10
14-3-2011 WAT, WOT & WBT Waterkwaliteit
Vallei en Eem
Jelmer Dam
11
14-3-2011 WAT Keringen
Rivierenland
nnb
11
17-3-2011 WAT ZTW
Rijn en IJssel
Eef Jansen
12
22-3-2011 Oefening Groot Salland
Groot Salland
Geertrui Verbraak
12
25-3-2011 WOT/WBT regionale keringen
Stichtse Rijnlanden
Martin Nieuwenhuis
Rivierenland
Ton Wassink
14 15
5-4-2011 WAT Keringen 12-4-2011 Oefening Stromingen
Rivierenland
Martin Nieuwenhuis Geertrui Verbraak
15
13-4-2011 WAT Waterzuiveringen
15
14-4-2011 Veld-WAT Hoogwater
Vallei en Eem
Martin Nieuwenhuis
16
20-4-2011 Scenariosessie WAT K a Keringen
Rivierenland
Geertrui Verbraak
17
28-4-2011 Scenariosessie WAT K a Overlast
Rivierenland
Geertrui Verbraak
19
10-5-2011 Oefening Uitvoering
Stichtse Rijnlanden
Maurits van Gulick
19
12-5-2011 Scenariosessie Kwaliteit WAT SK b
Rivierenland
Jelmer Dam
20
19-5-2011 Werksessie BackOffice-Callcenter
Vallei en Eem
Ton Wassink
20
20-5-2011 WAT Keringen
Rivierenland
Jelmer Dam
21
27-5-2011 Oefening Groot Salland
Groot Salland
Geertrui Verbraak
22
30-5-2011 Scenariosessie WAT b Keringen
Rivierenland
Ton Wassink
7-6-2011 WAT/WOT/WBT en uitvoerende teams
Stichtse Rijnlanden
Eef Jansen
9-6-2011 Scenariosessie WAT SK c Zuiveringen
23 23
Veluwe
Martin Nieuwenhuis
Rivierenland
Martin Nieuwenhuis
24
15-6-2011 WAT Waterkwaliteit
Veluwe
Maurits van Gulick
25
20-6-2011 Oefening Groot Salland
Groot Salland
Ton Wassink
25
23-6-2011 Scenariosessie WAT c Keringen
Rivierenland
Maurits van Gulick
26
27-6-2011 WAT Wateroverlast
Stichtse Rijnlanden
Martin Nieuwenhuis
Groot Salland
Eef Jansen
35 36 37
2-9-2011 Oefening Groot Salland 9-9-2011 WAT/WOT/WBT oefening 14-9-2011 WAT Keringen
Stichtse Rijnlanden
Jelmer Dam
Rivierenland
Geertrui Verbraak
13
38
21-9-2011 Brainstorm overlast hoog
Veluwe
Eef Jansen
39
29-9-2010 Oefening dijkleger en uitvoering
Stichtse Rijnlanden
Ton Wassink
40
3-10-2011 Veld-WAT Wateroverlast
Rijn en IJssel
Jelmer Dam
41
10-10-2011 WAT-WOT ZTW
Rijn en IJssel
Geertrui Verbraak
41
12-10-2011 Brainstorm Zuiveringen
Veluwe
Eef Jansen
42
18-10-2011 WAT Kwaliteit
Rivierenland
Maurits van Gulick
43
26-10-2011 WAT Vaarwegen
Stichtse Rijnlanden
Ton Wassink
44
3-11-2011 Oefening Groot Salland
Groot Salland
Martin Nieuwenhuis
45
8-11-2011 WAT Zuiveringen
Rivierenland
Jelmer Dam
Stichtse Rijnlanden
Eef Jansen
Rivierenland
Jelmer Dam
46
16-11-2011 WOT/WBT Hoogwater
47 21-11 t/m 25-11
Frida
Maurits van Gulick 48 49
29-11-2011 Oefening Groot Salland 7-12-2011 Brainstorm kwaliteit
Groot Salland
Martin Nieuwenhuis
Veluwe
Maurits van Gulick
50
13-12-2011 WAT/WOT Watertekort
Stichtse Rijnlanden
Ton Wassink
50
19-12-2011 Oefening Groot Salland
Groot Salland
Martin Nieuwenhuis
Bijeenkomsten en themadagen Wanneer
Onderwerp
Doelgroep
Februari 03-03-2011
Rol hoofd WAT Lustrum PCWMN
April
Crisisbeheersing bestuur waterschap
Voorjaar Voorjaar Voorjaar Voorjaar Juni Najaar Najaar
Basiscursus crisisbeheersing waterschappen Opfriscursus crisisbeheersing waterschappen Themadag droogte Themadag juridisch Themadag wateroverlast Themadag communicatie Samenwerking dijkgraaf en OL
Hoofden WAT Voorzitters WOT, WBT en Calamiteiten coördinatoren. Nieuwe voorzitters WBT en bestuurlijk liaisons Nieuwe leden calamiteitenorganisatie Huidige leden calamiteitenorganisatie WAT SK Pool juristen WAT Pool communicatie Voorzitters WOT en WBT
14
