Jaarverslagen planning 2011-2012 Gebaseerd op het strategisch meerjarenplan 2011-2015
Het Punt vzw –steunpunt vrijwilligerswerk Brussel Steenkoolkaai 9 B 1000 Brussel 02/218.55.16.
[email protected] www.hetpuntBrussel.be
Inhoudsopgave Inhoud Inhoudsopgave ........................................................................................................................................2 1.
Doelstellingen en strategie 2011-2015............................................................................................4 1.1
Zichtbaarheid en aanwezigheid vergroten.............................................................................1
Naar de overheid .............................................................................................................................1 Plan 1. Jaarlijkse aanbevelingsnota opstellen .................................................................................1 Plan 2. Representatie Planning (o.a. in commissies, adviesraden)..................................................2 Naar de organisaties/verenigingen .................................................................................................3 Plan 3. Ledenwervingsplan (o.a. segmentatie kleine, feitelijke verenigingen)................................3 Plan 4. Communicatieplan (incl. Internet en Gazet)........................................................................4 Plan 5. Informatieverstrekking ( onthaal, wetgeving, vacaturebank, vrijwilligersmanagement,…) 5 Plan 6. Promotie: infostands ..........................................................................................................6 1.2. Allianties en samenwerkingen......................................................................................................7 Plan 7. Taakafbakeningsplan (focus) ...............................................................................................7 Plan 8. Samenwerkingsplan (o.a. via proefprojecten).....................................................................8 1.3. Expertisecentrum uitbouwen .......................................................................................................9 Plan 9. Beleidsproject: Wetenschappelijk onderzoek .....................................................................9 Plan 10. Positie in Vlaams/Brussels landschap ..............................................................................10 1.4. Financieel beleid herzien ............................................................................................................12 Plan 11. Dienstenvergoedingen en Lidmaatschap.........................................................................12 Plan 12. Beleidsplan Bedrijfsleven.................................................................................................13 Plan 13. Beleidsplan Brusselse overheden/Vlaanderen ................................................................14 Plan 14. Cost-sharing plan (overheid, partners, beleidsprojecten) ...............................................15 Plan 15. Strategisch meerjarenplan...............................................................................................16 1.5. Vormingsaanbod staat centraal .................................................................................................17 Plan 16. Vormingsplan: “ De Smaak van Brussel”..........................................................................17 Plan 17. Vormingsplan: vast vormingsaanbod ..............................................................................19 Plan 18. Vormingsplan: op maat door opgeleide trainers.............................................................20 Plan 19. Vormingsplan: seniorambassadeurs................................................................................21 Plan 20. Vormingsplan: speeddates .............................................................................................22
2.
Organigram....................................................................................................................................23 Bestuur ..........................................................................................................................................23 Personeel.......................................................................................................................................23 Vrijwilligers ....................................................................................................................................23
Bijlage 1: Evolutie: cijfers en grafieken van start tot heden....................................................................1 Aantal telefonische contacten en hun inhoud .....................................................................................2 Aantal mailberichten ...........................................................................................................................2 Aantal mailadressen voor de elektronische nieuwsbrieven................................................................3 Aantal aangemaakte vacaturelijsten ..................................................................................................4 Aantal kandidaat-vrijwilliger in de databank van Het Punt vzw .........................................................6 Aantal bezoekers op de website van Het Punt vzw: www.hetpuntbrussel.be ....................................7 Aantal bezoekers op de website www.vrijwilligerswerk.be de vacaturewebsite ................................8 Aantal consultaties van vacatures op de website www.vrijwilligerswerk.be .....................................9 Aantal Brusselse vacatures op www.vrijwilligerswerk.be .................................................................10 Sectoren van de vacatures in 2011....................................................................................................11 Aantal lid-organisaties van het Punt vzw ..........................................................................................12
1. Doelstellingen en strategie 2011-2015 Doelstellingen Het Punt vzw streeft een brede (h)erkenning binnen het Brussels Hoofdstedelijk gewest na. Het Punt vzw streeft naar een verdubbeling van het ledenaantal. Het Punt vzw streeft naar een verdubbeling van de gebruikers van de vacaturedatabank. Het Punt vzw wil de aangeboden dienstverlening per actieplan kwalitatief en kwantitatief meten. “Meten is weten.”
rk en onze communicatie aanwezigheid vergroten nschapscentra en nauwere ganisaties, streven wij een e synergieën binnen de
n het domein vrijwilligerswerk een leidende positie te hebben nnen het vrijwilligerswerk van
anciële beleid zal moeten oor prioritaire activiteiten en
onze activiteiten.
Het Punt Visie en Strategie 2012-2015 VISIE: Als hét onontbeerlijke referentiepunt en ankerpunt voor het vrijwilligerswerk in het BHG (h)erkend worden. Doelen
Beschikbaarstelling van aanvullende budgetten door de overheden (als een consequentie van verdergaande erkenning). Verdubbeling van het ledenaantal. Verdubbeling van gebruikers van de Vacaturedatabank.
Meten Kwantiteit/kwaliteit
Strategie
Projecten
Wij zullen onze zichtbaarheid en aanwezigheid vergroten met inzet en uitbouw van ons netwerk en communicatie kanalen.
Overheid: Jaarlijkse aanbevelingsnota opstellen Representatie Planning (o.a. in commissies, adviesraden) Organisaties/ Verenigingen: Ledenwervingsplan (o.a. segmentatie kleine, feitelijke verenigingen) Communicatieplan (incl. Internet en Gazet). Informatieverstrekking ( onthaal, wetgeving, vacaturebank, vrijwilligersmanagement,…)
Via structurele allianties met gemeenschapscentra en nauwere samenwerkingsverbanden met koepel- organisaties, streven wij een meer efficiënte taakverdeling en grotere synergiën binnen de sector na.
Taakafbakeningsplan (focus) Samenwerkingsplan (o.a. via proefprojecten)
Wij willen gericht, onze expertise in ons domein verder uitbouwen en uitdragen om steeds een leidende positie te hebben als expertise centrum en opinieleider binnen het vrijwilligerswerk.
Beleidsprojecten: Wetenschappelijk onderzoek Positie in Vlaams/Brussels landschap
Een herziening en verruiming van het financiële beleid zal moeten leiden tot meer en duurzame armslag voor prioritaire activiteiten en beleidsvernieuwing.
Dienstenvergoedingen en Lidmaatschap Beleidsplan Bedrijfsleven Beleidsplan Brusselse overheden Cost-sharing plan (overheid, partners, beleidsprojecten) Meerjarenplanning
Vorming zal centraal komen te staan in onze activiteiten.
Vormingsplan: “Smaak” Vormingsplan: vast vormingsaanbod Vormingsplan: op maat Vormingsplan: seniorambassadeurs Vormingsplan: speeddates Promotieplan: infostands
1.1
Zichtbaarheid en aanwezigheid vergroten Met de inzet en uitbouw van ons netwerk en onze communicatiekanalen zullen we onze zichtbaarheid en aanwezigheid vergroten. Dit willen we realiseren met volgende projecten.
Naar de overheid Plan 1. Jaarlijkse aanbevelingsnota opstellen Het opstellen van (jaarlijkse) beleidsaanbevelingen heeft tot doel het beleid beter te informeren over de noden en evoluties binnen het vrijwilligersveld van de verschillende beleidsdomeinen. Het opmaken van een aanbevelingsnota sluit aan bij de doelstellingen van Het Punt vzw opgenomen in de convenant met de VGC.
De jaarlijkse aanbevelingsnota zal dienen als basis voor het jaarlijks gesprek met de VGC
Gerealiseerde Acties 2011: Naar aanleiding van de aanbevelingsnota van 2010 en het afsluiten van een nieuw convenant met de VGC in 2011 is de VGC gestart met de opzet van een wetenschappelijk onderzoek over vrijwilligerswerk in Brussel. Een nieuw convenant wordt ondertekend voor een periode van 5 jaar, dwz van 1 januari 2011 tot en met 31 december 2015. Acties 2012: Naar aanleiding van het indienen van het jaarverslag 2011 en jaarplanning 2012 wordt een nieuwe aanbevelingsnota geschreven en voorgelegd aan de verschillende ministers. Het Punt vzw zal een bevraging bij haar leden doen ivm de dienstverlening zodat de aanbevelingsnota van 2013 kan voorbereid worden.
Plan 2. Representatie Planning (o.a. in commissies, adviesraden) We willen betrokken worden in verschillende overlegstructuren teneinde onze zichtbaarheid en expertise in het vrijwilligersveld duidelijk te maken. We willen dat de VGC en de kabinetten goed weten waarvoor wij staan en welke expertise we in huis hebben zodat zij dit mee kunnen uitdragen.
Het Punt vzw heeft een dienstverlening voor de hele Nederlandstalige Brusselse non-profitsector. Een inter-kabinetten gesprek kan een eerste stap zijn naar het opzetten van een werkgroep die breed gedragen wordt in het BHG én een (h)erkenning geeft aan het Punt vzw. Het Punt vzw zal een overzicht maken van alle relevante overlegstructuren teneinde de representatieprioriteiten vast te leggen.
Gerealiseerde Acties 2011: In september 2011 hebben we een eerste gemeenschappelijk gesprek gehad met de kabinetten De Lille en Grouwels samen. Het doel is om vanaf oktober 2011 een inter-kabinetten werkgroep op te starten waarbij de opdracht van Het Punt vzw ism de grote Brusselactoren beter op elkaar wordt afgestemd en de VGC een sector overschrijdend Brussels vrijwilligersbeleid uitstippelt. Het Punt vzw wordt daarbij als belangrijke partner gezien. De oprichting van de werkgroep voorzien in oktober 2011 werd niet gerealiseerd. Acties 2012: In 2012 zou de inter-kabinetten werkgroep opgericht worden met als doel een sector overschrijdende visie over vrijwilligerswerk voor het BHG te ontwikkelen. Het Punt vzw zal een representatielijst opmaken van prioritaire overlegstructuren teneinde de zichtbaarheid en kennis van haar expertisecentrum beter te promoten op koepelniveau.
Naar de organisaties/verenigingen Plan 3. Ledenwervingsplan (o.a. segmentatie kleine, feitelijke verenigingen) Kleine organisaties en feitelijke verenigingen informeren over onze dienstverlening en onze dienstverlening doen gebruiken.
Door middel van een analyse van het huidige ledenbestand en de redenen tot lidmaatschap wil Het Punt vzw de drempel verlagen en lidmaatschap ook interessant maken voor kleine organisaties en feitelijke verenigingen. Door middel van het invoeren van een 4de categorie lidmaatschapsprijs willen we kleine organisaties en feitelijke verenigingen stimuleren een lidmaatschap aan te gaan en de dienstverlening van Het Punt vzw beter te gebruiken voor hun werking. Door oplijsting en analyse van de (eventueel overlappende ) dienstverlening van de koepelorganisaties wil Het Punt vzw zijn dienstverlening beter afstemmen op de noden van kleine verenigingen.
Gerealiseerde Acties 2011: Er werd een lijst opgemaakt met de redenen tot lidmaatschap in 2011. Uit deze lijst kunnen we opmaken dat 15% van de leden gebruik maakt van de etalage, 30% naar de vormingen komt, 6,25% vergaderzaal gebruikt, 34% gebruik maakte van de gratis zoekertjes in de Gazet v/d vrijwilliger, en 20% bestuurder is. In december 2011 keurde de algemene vergadering een 4de categorie lidmaatschapsprijs goed. Hierbij beogen we onze dienstverlening drempelverlagend te maken voor de hele kleine verenigingen. Acties 2012: We zullen een analyse en evaluatie maken van de lidmaatschappen van 2012, teneinde de dienstverlening nog beter af te stemmen op de noden van alle verenigingen en organisaties. We zullen zoeken en oplijsten naar communicatiekanalen om de kleine verenigingen te informeren over onze dienstverlening.
Plan 4. Communicatieplan (incl. Internet en Gazet). Door een efficiënte inzet van onze communicatiemiddelen willen we ons netwerk verbreden en onze zichtbaarheid vergroten.
Het Punt vzw maakt zich sterk een duidelijk communicatieplan op te maken waardoor op een gestructureerde manier de communicatie nog beter wordt gevoerd, evaluatie wordt ingebouwd en nieuwe kanalen worden blootgelegd. Op basis van een goede analyse van de bestaande communicatiekanalen moet de digitale communicatie worden gemoderniseerd en dienen budgettaire prioriteiten te worden vastgelegd.
Gerealiseerde Acties 2011: In 2011 werd een uitgeschreven communicatieplan voorbereid. Acties 2012: In 2012 wordt het communicatieplan voorgesteld aan de Algemene Vergadering en geïmplementeerd in de werking van het Punt vzw. In 2012 dient de begroting 2013 te worden voorbereid waarin afdoende middelen worden voorzien voor grondige vernieuwing van alle websites. Het Punt vzw dient zich te bevragen over de beschikbare communicatiemodaliteiten die de oprichting van het communicatiehuis Muntpunt zal bieden.
Plan 5. Informatieverstrekking ( onthaal, wetgeving, vacaturebank, vrijwilligersmanagement,…)
Door de uitbouw van een onthaalruimte op onze nieuwe locatie willen we de drempel voor kandidaatvrijwilligers verlagen. De nieuwe onthaalruimte moet volledig door vrijwilligers gerund worden. Een goede opleiding van de onthaalvrijwilliger met kennis van de vrijwilligerswetgeving is noodzakelijk.
Gerealiseerde Acties 2011: De inrichting van de onthaalruimte liep vertraging op wegens vandalisme en ziekte van de vrijwilliger die de verfrissingwerken op zich nam. Het doel blijft om deze ruimte in gebruik te kunnen nemen bij de start van de week van de vrijwilliger maart 2012. Een vacature voor onthaalmedewerkers op onze website leverde geen nieuwe vrijwilligers op. Acties 2012: De ruimte zal in gebruik genomen worden vanaf maart 2012. We plaatsen een nieuwe vacature voor onthaalvrijwilligers. Het doel is om minstens 10 onthaalvrijwilligers te kunnen aanwerven en opleiden. Zij zullen ook ingezet worden om de permanentie op avonden en in het weekend tijdens de drukke momenten in het Via Via–café op zich te nemen. De onthaalvrijwilligers krijgen een opleiding over de wetgeving, registreren en opvolgen van de aanvragen en het onthalen van mensen aan een balie. De onthaalmedewerker krijgt de opdracht een nauwkeurigere opvolging en begeleiding te doen van de kandidaat-vrijwilligers.
Plan 6. Promotie: infostands Het Punt vzw wil ingaan op vragen van diverse Brusselactoren voor het plaatsen van infostands, infosessies, ed.
Tijdens verschillende activiteiten is er soms een mogelijkheid om een infostand op te zetten. Het Punt vzw gaat soms in op de aanvraag voor het zetten van een infostand Het zetten van een infostand is tijdrovend voor het personeel van Het Punt vzw en moet overgedragen worden aan goed opgeleide vrijwilligers. Sommige vrijwilligers (incl. De seniorambassadeurs) van Het Punt vzw willen dit graag doen
Gerealiseerde Acties 2011: In 2011 hebben we een infostand gezet op: de Seniorenbeurs van de stad Brussel , op Citizenjobs en op de Welkomstdag voor Europeanen in het Berlaymont gebouw
Acties 2012: In 2012 zullen we de aanvragen nauwlettend opvolgen. Deze opdracht moet overgedragen worden aan een goed opgeleide ploeg van vrijwilligers. Aanwezigheid van seniorambassadeurs met infostand op de kick-off van het Europees Jaar 2012 Actief Ouder Worden in BelgIë (Brussel maart 2012)
1.2. Allianties en samenwerkingen Via structurele allianties met oa. gemeenschapscentra en nauwere samenwerkingsverbanden met koepelorganisaties, streven wij een meer efficiënte taakverdeling en grotere synergieën binnen de verschillende sectoren na. Dit willen we realiseren met volgende operationele projecten.
Plan 7. Taakafbakeningsplan (focus) Verschillende diensten van de VGC en koepels ondersteunen vrijwilligers/verenigingen met hun vrijwilligersbeleid. We willen tot een beter inzicht komen in welke ondersteuning deze verschillende Brusselactoren bieden aan het vrijwilligersveld. We moeten alle sterktes en zwaktes van elkaar beter leren kennen, blinde vlekken gezamenlijk blootleggen en duidelijke taakafspraken maken van wie wat kan doen om zodoende te komen tot een coherente en transparante Brusselse ondersteuning van de vrijwilligerswerkingen..
Het Punt vzw maakt een lijst op van koepelorganisaties en bevraagt de dienstverlening naar de deelwerkingen mbt vrijwilligersmanagement. Op die manier kan Het Punt vzw tot een scherper beeld komen wat de ondersteuningsbehoeften zijn binnen verschillende verenigingen/organisaties. De resultaten van het wetenschappelijk onderzoek van de VGC, afgerond in het najaar van 2012, zullen bijdragen tot een betere kennis van de Brusselnoden mbt vrijwilligerswerk. Op basis van die kennis zal Het Punt vzw de opdrachten beter aflijnen en dubbelwerk binnen het vrijwilligerveld proberen te vermijden. Een scherpere taakafbakening moet de kwaliteit van de dienstverlening verhogen en het inzetten van de beperkte middelen efficiënter maken.
Gerealiseerde Acties 2011: In september 2011 werd een eerste verkennend gesprek gehouden met de kabinetten De Lille en Grouwels mbt sectoroverschrijdende visie van de VGC tov vrijwilligerswerk in Brussel. In oktober 2011 zou een inter-kabinetten werkgroep opgestart worden. Op termijn zouden de verschillende Brusselactoren bij deze werkgroep worden betrokken. Dit werd echter niet gerealiseerd. Het initiatief moet van de kabinetten komen. Acties 2012: Het Punt vzw zal in de aanbevelingsnota 2012 nogmaals aandringen op het belang van een breed gedragen visie en beleid van de VGC voor het Brussels vrijwilligersveld. Een inter-kabinetten werkgroep met alle Brusselactoren lijkt ons een aangewezen methode. Indien deze piste vast loopt zal Het Punt vzw een eigen bevraging opzetten. Dit kan een opdracht voor een thesisstudent zijn.
Plan 8. Samenwerkingsplan (o.a. via proefprojecten) Door middel van samenwerkingen kunnen we een aantal taken/opdrachten delegeren, maar toch naambekendheid uitbreiden.
Het Punt vzw maakt een prioriteitenlijst op van potentiële partners voor intensievere samenwerking. Met de prioritaire partners wordt een proefproject opgestart. (oa. vrijwilligersacademie)
Gerealiseerde Acties 2011: Een samenwerking met Citizenne vzw de vormingsplus Hogeschool van Brussel, zit reeds in de pijplijn. De verhuis naar de Steenkoolkaai, waar eveneens Citizenne vzw gevestigd is heeft de samen werkingsinteresse, -mogelijkheden en –noden alleen maar aangescherpt. De eerste gesprekken met Citizenne zijn gevoerd. Een eerste samenwerking in het kader van de week van de vrijwilliger wordt op poten gezet. De prioriteitenlijst van organisaties waarmee in het verleden verschillende keren is samengewerkt is opgemaakt. Acties 2012: De samenwerking met Citizenne krijgt vorm in de week van de vrijwilliger. Een eerste vrijwilligerscafé wil mensen op een informele manier bij elkaar brengen om over vrijwilligerswerk van gedacht te wisselen. Er wordt een nota opgemaakt voor Kabinet De Lille mbt de opstart van de Brusselse vrijwilligersacademie. De plannen worden samen met Citizenne voorgesteld op een eerste overleg met het kabinet in de maand januari 2012.
*De Smaak van Brussel: In maart 2011 brachten we verschillende Brussel-actoren samen voor een brainstorm over het Brussels vrijwilligersbeleid. Daaruit distilleerden we verschillende (vormings)behoeften. Op basis van die noden zullen we een toekomstig vormingstraject voor Brusselse organisaties en verenigingen uitbouwen.
1.3. Expertisecentrum uitbouwen Het Punt vzw wil gericht de expertise in vrijwilligerswerk van Brussel verder uitbouwen en uitdragen om steeds een leidende positie te hebben als expertisecentrum en opinieleider binnen het vrijwilligerswerk. Dit willen we realiseren met volgende operationele projecten.
Plan 9. Beleidsproject: Wetenschappelijk onderzoek Het Punt vzw ondersteunt mee de vraag naar een wetenschappelijk onderzoek over vrijwilligerswerk in Brussel. Op basis van duidelijke Brusselresultaten kan Het Punt vzw haar expertise verfijnen.
De VGC, dienst welzijn, heeft, in opdracht van het kabinet Grouwels, een wetenschappelijk onderzoek aangevraagd over vrijwilligerswerk in het BHG. Een representatieve steekproef van alle organisaties/verenigingen met een gekend adres bij VGC worden bevraagd over hun aantal leden, aantal vrijwilligers , vrijwilligersmanagement, ed. Tegen het najaar van 2012 moeten de resultaten bekend zijn. Het Punt vzw was vragende partij voor dit wetenschappelijk onderzoek. In België en Vlaanderen werden reeds onderzoeken gedaan, maar nooit kon de Brusselse situatie daaruit worden afgeleid. Op basis van de resultaten kan Het Punt vzw zijn opdrachten verfijnen en haar expertise aanscherpen.
Gerealiseerde Acties 2011: Het wetenschappelijk onderzoek is opgestart. Acties 2012: Het wetenschappelijk onderzoek is in uitvoering. De resultaten worden verwacht in het najaar van 2012.
Plan 10. Positie in Vlaams/Brussels landschap Het Punt vzw moet hét expertisecentrum van Brussel worden wat betreft kennis van het vrijwilligerslandschap in het algemeen, de noden van het Nederlandstalig vrijwilligersveld in Brussel én het gebruiken van aangepaste methodieken voor deze multiculturele grootstad.
Maandelijks overleg met de steunpunten uit de provincies Regelmatig overleg met het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw Beheer van de gezamenlijke website van alle steunpunten vrijwilligerswerk: www.vrijwilligerswerk.be Door middel van studiedagen, nieuwsbrieven ed. wil Het Punt vzw acties, onderzoeken, …van partnerorganisaties in Vlaanderen en Brussel goed opvolgen Opvolgen van de evoluties op EU-niveau via het lidmaatschap van CEV vzw (Centre Européen du volontariat) Opvolgen van initiatieven van de Hoge Raad voor vrijwilligers: zoeken naar een efficiënt communicatiekanaal.
Gerealiseerde Acties 2011: Het Punt vzw heeft maandelijks overleg met de provinciale steunpunten vrijwilligerswerk. De gemeenschappelijke promotiecampagne rond de week van de vrijwilliger 2011 werd gerealiseerd, en voor 2012 voorbereid. De steunpunten beheren gemeenschappelijk de vacaturewebsite. De vacaturewebsite is dringend aan vernieuwing toe. We onderzochten de mogelijkheden voor grondige vernieuwing van de vacaturebank en voorzien in de begroting van 2012 voldoende middelen voor de opmaak van een lastenboek . Het personeel van Het Punt vzw volgde studiedagen: Katrien: Sociaal-cultureel werk in de digitale samenleving (Socius) Waarderend werken met vrijwilligers (Citizenne voor Het Punt vzw) Als vissen in het water. Organisatiestructuur en – cultuur afgestemd op de hedendaagse vrijwilliger (Koen Vermeulen voor Het Punt vzw) Bijscholing Word Afsaneh: Bijscholing Word Lisa: Bijscholing Word Studiedag Sociale media Veerle: Bijscholing Word Forumdag Verenigingen en Europa CEV Congres Tallinn (zie verder) UPV Omgangskunde Het Punt vzw nam in 2011 deelgenomen aan de General Assemblee en samengaand congres van het CEV vzw dat plaatsvond in Talinn, Estland. Het congres handelde over “The future of volunteering: concepts, trends, visions”. Via een lid van de Hoge Raad voor vrijwilligers, tevens lid van het bestuur van Het Punt vzw, werden we op de hoogte gehouden van de aandacht- en discussiepunten in de Hoge Raad. Wegens ontslag van dit bestuurslid hebben we geen rechtstreeks contact en informatie meer. We zoeken naar een oplossing voor informatiedoorstroming.
Acties 2012: Het Punt vzw blijft deel uitmaken van het maandelijks overleg tussen de steunpunten vrijwilligerswerk. Het Punt vzw is de trekker in de organisatie en realisatie van de gemeenschappelijke promotiecampagne rond de week van de vrijwilliger. Er wordt een lastenboek opgemaakt mbt grondige vernieuwing van de website www.vrijwilligerswerk.be Het personeel blijft zich via studiedagen en vormingen bijscholen. Het Punt vzw zal in mei 2012 deelnemen aan de General Assemblee van het CEV dat plaats vindt in Kopenhagen. Het Punt vzw en de provinciale steunpunten vrijwilligerswerk moeten toegang hebben tot de informatie vanuit de Hoge Raad voor vrijwilligers.
1.4. Financieel beleid herzien Een herziening en verruiming van het financiële beleid zal moeten leiden tot meer en duurzame armslag voor prioritaire activiteiten en beleidsvernieuwing. Dit willen we realiseren met volgende operationele projecten.
Plan 11. Dienstenvergoedingen en Lidmaatschap Het Punt vzw moet haar tarieven herijken en de inkomstenbronnen verbreden teneinde een stabiele bestaanszekerheid in de toekomst te kunnen garanderen.
De lijst van de huidige leden met hun gebruikersbeeld (vormingen, publicaties, etalagegebruik, gazet v/d vrijwilliger, gebruik vergaderzaal…) moet inzicht geven in de redenen waarom organisaties/verenigingen al dan niet lid willen worden van Het Punt vzw. De verenigingen zonder personeel, noch subsidies, wijzen er ons op dat 25€/jaar teveel is. Vernieuwen van het lidmaatschap-prijzen-beleid. Onderzoeken of onze vzw giften kan ontvangen
Gerealiseerde Acties 2011: Op de Raad van bestuur van december is een nieuw tariefplan goedgekeurd. Voortaan kunnen verenigingen zonder personeel voor 10€/jaar lid worden van Het Punt vzw. Hiermee hopen we een verhoging te krijgen van het aantal lidmaatschappen van kleine verenigingen en de drempel te verlagen om gebruik te maken van onze uitgebreide dienstverlening. Het prijzenbeleid van de vormingen wordt niet gewijzigd. We komen tot de vaststelling dat onze vzw niet in aanmerking komt voor uitreiken van fiscale attesten.
Acties 2012: De lidmaatschapbrief wordt verspreid. De ledenlijst wordt bijgehouden ifv de prijs die de vereniging/organisaties betalen. Een verhoging van het aantal leden en vooral kleine verenigingen is een doelstelling en zal nauw worden geregistreerd. Dit nieuw prijzenbeleid zal in december 2012 worden geëvalueerd.
Plan 12. Beleidsplan Bedrijfsleven Door samen te werken met bedrijven willen we meer externe middelen binnen halen.
Door middel van sponsoring willen we onze financiën verhogen Door middel van samenwerking kunnen we gratis materiaal verkrijgen bv. computers
Gerealiseerde Acties 2011: In 2011 ontvingen we van de KBC voor de Week v/d vrijwilliger en realisatie van de Gazet v/d vrijwilliger opnieuw een ondersteunende bijdrage. Als bedanking zetten we het logo van KBC in alle 5 Gazetten v/d vrijwilliger. KBC verwittigt ons dat het de laatste keer zal zijn. Hun visie op sponsoring en publiciteit is gewijzigd. De werking van Het Punt vzw past niet meer in het plaatje. Voor de financiële ondersteuning van de Gazet v/d vrijwilliger wordt gezocht naar adverteerders. Deze worden mits grote inspanning (brief, mail, telefoon) met moeite gevonden. De grote spelers hebben een vast stramien voor ondersteuning van de non-profit organisaties. Het Punt vzw past ook hier niet in het plaatje. Voor de laatste nummers van de Gazet v/d vrijwilliger werden er zelfs geen adverteerders meer gevonden.
Acties 2012: Voor de Gazet v/d vrijwilliger zullen we nog een aantal pogingen doen voor het vinden van adverteerders. Voor een meer permanente ondersteuning van onze werking kunnen we een nieuwe aanvraag indienen bij Toolbox vzw voor het helpen opstellen van een bedrijfssamenwerkingsplan.
Plan 13. Beleidsplan Brusselse overheden/Vlaanderen We wensen een brede erkenning én middelen te krijgen vanuit alle beleidsdomeinen van de VGC zijnde: welzijn, sport/ jeugd / cultuur en onderwijs
De VGC kan een sector overschrijdende visie ontwikkelen op vrijwilligerswerk in Brussel Een overleg met de verschillende kabinetten kan een eerste aanzet zijn om te komen tot de erkenning van een breed gedragen Brussels expertisecentrum vrijwilligerswerk. De oprichting van een permanent overlegorgaan tussen de verschillende sectoren en koepels moet een betere afstemming realiseren van de ondersteuning. Wetenschappelijk onderzoek kan bijdragen tot beter inzicht van de feiten en noden binnen het Brussels vrijwilligersveld. Het jaarlijks opstellen en voorstellen van het jaaractieplan en de evaluatie aan de VGC Het jaarlijks opstellen en voorstellen van het jaaractieplan en de evaluatie aan de VG mbt de diverse projectsubsidies Het jaarlijks neerleggen van de resultaten en de begroting bij de Griffie van de Raad van de VGC Het neerleggen van de rekeningen goedgekeurd door een bedrijfsrevisor of IAB-accountant.
Gerealiseerde Acties 2011: De aanbevelingsnota van Het Punt vzw van 2010 is een stimulans geweest voor het opzetten van een wetenschappelijk onderzoek van het Brussels vrijwilligersveld (resultaten verwacht in najaar van 2012) In 2011 wordt een nieuw convenant opgesteld tussen Het Punt vzw en de VGC. Alle gevraagde modaliteiten worden gerealiseerd.
Acties 2012: Het Punt vzw heeft jaarlijks een gesprek met de VGC dienst welzijn mbt de opdrachten opgenomen in het convenant en het jaaractieplan. Het Punt vzw dient jaarlijks voor de vaste subsidie en de projectsubsidie van zowel VGC als VG en een jaarplanning en afrekening met de nodige bewijsstukken indienen. De aanbevelingsnota 2012 zal de oprichting van een permanent overleg tussen de verschillende sectoren en koepels in Brussel bepleiten.
Plan 14. Cost-sharing plan (overheid, partners, beleidsprojecten) We willen de algemene kosten beter verdelen onder de diverse projecten en door samenwerkingen willen we de druk op eigen beperkte middelen verlagen.
Opstellen verdeelsleutel van de algemene kosten over de projectsubsidies, afhankelijk van wat er binnen een projectdossier toegestaan is Oplijsten van nieuwe projectaanvraag mogelijkheden Analyse van de kosten en baten bij elk projectdossier Samenwerkingsverbanden onderzoeken
Gerealiseerde Acties 2011: De penningmeester voorziet een verdeelsleutel bij opstellen van de begroting van een projectdossier. De verdeelsleutel wordt toegepast op het projectdossier Gazet v/d vrijwilliger en aanvaard. De verdeelsleutel kan beperkt toegepast worden op het projectdossier Vlaamse Gemeenschap Welzijn (= samenwerking steunpunten vrijwilligerswerk) zoals voorzien in het convenant.
Acties 2012: De verdeelsleutel algemene kosten zal, daar waar toegestaan, toegepast worden op alle projectsubsidies.
Plan 15. Strategisch meerjarenplan We zullen een strategisch meerjarenplan opstellen; om de doelstellingen van Het Punt vzw scherper te stellen, beter en regelmatig te evalueren, efficiënter te kunnen inspelen op de noden én de activiteiten beter te kunnen spreiden in de tijd. Dit praktisch strategisch meerjarenplan zal dienen als leidraad voor de bestuurders. Een tekstuele vorm van het strategisch meerjarenplan zal gebruikt worden ter informatie van beleidsmensen en geïnteresseerden.
Het opmaken van een strategisch meerjarenplan wordt opgenomen door een werkgroep bestaande uit beheerders en beroepskrachten van Het Punt vzw. Het opmaken van een strategisch meerjarenplan wordt begeleid door een externe organisatie , met name Toolbox vzw die managersvrijwilligers uitzendt naar organisaties met specifieke management noden.
Gerealiseerde Acties 2011: In 2011 wordt een werkgroep opgericht. De werkgroep bestaat uit de leden van het dagelijks bestuur, enkele leden van de Raad van Bestuur, enkele leden van de Algemene vergadering én het (inhoudelijk) team van Het Punt vzw. Zij hebben, onder begeleiding van 2 vrijwilligers (managers uit het bedrijfsleven) via Toolbox vzw, verschillende werkvergaderingen gehouden, teneinde de Missie/Visie van Het Punt vzw scherp te krijgen. Vervolgens wordt op basis van de gemeenschappelijke Missie/Visie de grote lijnen van het strategisch meerjarenplan opgesteld. Op basis van die gegevens kan dit plan uitgeschreven worden.
Acties 2012: Het jaarverslag 2011 en actieplan 2012 worden uitgeschreven volgens de strategische doelstellingen opgenomen in dit plan. Dit zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de statutaire Algemene Vergadering van 27 maart 2012. Dit strategisch meerjarenplan zal bijgewerkt worden voor het werkjaar 2013
1.5. Vormingsaanbod staat centraal Vorming zal centraal komen te staan in onze activiteiten Dit willen we realiseren met volgende operationele projecten.
Plan 16. Vormingsplan: “ De Smaak van Brussel” Vanuit de opgedane kennis met het traject ”De Smaak van Brussel (*)” het vormingsaanbod verder uitbouwen ifv de Brusselnoden én in samenwerking met Brusselpartners. (*)De Smaak van Brussel: In maart 2011 brachten we verschillende Brussel-actoren samen voor een brainstorm over het Brussels vrijwilligersbeleid. Daaruit distilleren we verschillende (vormings-)behoeften. Op basis van die noden zullen we een toekomstig vormingstraject voor Brusselse organisaties en verenigingen uitbouwen.
Deze vormingen zijn enkel bedoeld voor Brusselse bestuur vrijwilligers of vrijwilligersmanagers van Brussel. De volgende thema’s zijn centraal in dit pakket voor Brussel: Aantrekkelijke(r) leervormen voor vrijwilligers, Competentiemanagement: ‘Persoonlijk ontwikkelingsplan van vrijwilliger’ , Organisatiemanagement: de huidige organisatiestructuur aanpassen aan potentiële vrijwilligers (niet omgekeerd), nieuwe vormen van vrijwilligerswerk, Vrijwilligers aantrekken die de Brusselse diversiteit weerspiegelen, Brusselse stoemp: meer samenwerking tussen organisaties ipv versnippering. Deze thema’s zullen gespreid over de komende jaren bij voorkeur in samenwerking met diverse Brusselpartners aangepakt worden door het Punt vzw of doorgegeven worden aan derden.
Gerealiseerde Acties 2011: In maart 2011 worden verschillende Brusselactoren rond de tafel gebracht. Bovengenoemde thema’s werden geïnventariseerd. In 2011 wordt gestart met de aanpak van de volgende uitdagingen: * aantrekkelijker leervormen voor vrijwilligers * competentiemanagement * Brusselse Stoemp: samenwerken van verschillende organisaties/verenigingen. * organisatiemanagement De eerste drie uitdagingen komen aan bod in het leertraject ‘Waarderend werken met vrijwilligers’ dat Het Punt vzw samen met Citizenne opzet in november/december 2011. De uitdaging ‘organisatiemanagement’ wordt uitgewerkt in de vorming ‘Als vissen in het water. Organisatiecultuur en –structuur afgestemd op de hedendaagse vrijwilliger’ die door Koen Vermeulen begeleid werd en in december doorging.
Acties 2012: Voor 2012 worden onderstaande vormingen in het kader van ‘De Smaak’ voorzien: * Het vrijwilligerscafé dat Het Punt vzw samen met Citizenne organiseert op 8 maart is een eerste stap naar een duurzame aanpak van de uitdaging ‘aantrekkelijke leervormen voor vrijwilligers’. Het café wil immers de Brusselse vrijwilligers samenbrengen en polsen naar hun behoeften en noden aan vorming, dit met het oog op de opstart van een vrijwilligersacademie die een permanent aanbod van creatieve leervormen zou kunnen verschaffen. * Behalve de samenwerking met Citizenne, werkt Het Punt vzw nog verder aan de Brusselse stoemp door samen met Jint vzw een infoavond te organiseren rond jongeren en vrijwilligerswerk in Brussel en het buitenland. Deze avond gaat door op 8 maart. * Tijdens het leertraject ‘Waarderend werken met vrijwilligers’ in november 2011, kwam de vraag van de deelnemers naar boven om de methodiek ‘Appreciative Inquiry’ in een volgende vorming meer uit te werken. Dit doen we tijdens een driedaagse vorming in maart 2012.
* Ook de vorming over organisatiemanagement van december 2011 vraagt een vervolg: dit komt er in april/mei 2012 en zal naast motiverend leidinggeven ook het opstellen van vrijwilligersprofielen behandelen. * We sluiten het voorjaar af met een vorming over competentiemanagement, gegeven door Amand Dewaele. Hij zal het vooral over de ruilmotieven van vrijwilligers hebben. *In het najaar willen we focussen op de uitdaging die we tot nog toe niet behandeld hebben: ‘vrijwilligers aantrekken die de Brusselse diversiteit weerspiegelen’.
Meetbaar resultaat:
De vormingen moeten voor minstens 80% volzet zijn en 70% van de deelnemers moet de vorming als “goed” tot “zeer goed” evalueren. Op basis van de evaluaties worden de vervolgsessies of nieuwe vormingen gepland. De verschillende gedetecteerde behoeften worden in de loop van de jaren planmatig aangepakt en geëvalueerd. Zo nodig een nieuwe inventarisatieronde plannen
Plan 17. Vormingsplan: vast vormingsaanbod Vanuit onze sterke ervaring en goede reputatie willen we het vaste vormingsaanbod verder blijven aanbieden teneinde onze organisaties/verenigingen een stevige steun in hun vrijwilligersmanagement te bieden.
Met het vast vormingsaanbod beogen we verschillende keren per jaar de grote thema’s van vrijwilligersmanagement aan te bieden. Deze vormingen staan open voor bestuursvrijwilligers en vrijwilligersmanagers van Brussel en Vlaanderen. Deze vormingen staan los van de Brussel-uitdagingen uit de Smaak van Brussel.
Gerealiseerde Acties 2011: De volgende vormingen worden opgezet: * Donderdag 27 en maandag 31 januari 2011: ‘Werken met groepen vrijwilligers’ door Frank Vanderheijden (via Stichting Lodewijk de Raet). Deze vorming behandelt het oplossingsgericht werken met vrijwilligers. Ze inspireerde ons tevens om bij ‘De Smaak van Brussel’ niet te spreken over problemen of knelpunten maar deze te benoemen als ‘uitdagingen in het werken met vrijwilligers’, wat een positievere dynamiek geeft. * Tijdens de Week van de Vrijwilliger organiseerden we drie korte vormingsmomenten: Delius legt organisaties uit hoe ze grote mailings of het verzenden van nieuwsbrieven best aanpakken, Hu-Bu (Human Business) geeft een presentatie over vrijwilligerswerk voor werknemers en Nathalie Winters verzorgt een infosessie over de educatieve spelen die Het Punt vzw rijk is. *Op donderdag 23 juni nodigden we Voce uit voor een vorming over interne communicatie met vrijwilligers. * De vacaturebank op www.vrijwilligerswerk.be toont dat nog veel organisaties wat hulp kunnen gebruiken bij het uitschrijven van een wervende tekst. Creatief Schrijven kwam een workshop ‘vacatures voor vrijwilligers schrijven’ geven op donderdag 20 oktober. Acties 2012: Vast vormingsaanbod 2012: * Dinsdag 31 januari en 7 februari: ‘Vrijwilligersbeleid voor beginners’. We merken op de vacaturebank dat er zich veel nieuwe organisaties registreren en willen deze ondersteunen met een vorming zodat ze vanaf de start een degelijk vrijwilligersbeleid kunnen uitwerken. * Zaterdag 21 april: een workshop speciaal voor verenigingen en vrijwilligers: ‘Evenementen organiseren’. * Mei: Sociale media gebruiken voor je vrijwilligers(organisatie). Deze vorming wordt gegeven door Voce, die momenteel overspoeld wordt door aanvragen voor dergelijke vormingen. Het zuiverste bewijs dat het merendeel van de organisaties vorming over dit thema nodig hebben! Meetbaar resultaat:
De vormingen moeten voor minstens 80% volzet zijn en 70% van de deelnemers moet de vorming als “goed” tot “zeer goed” evalueren. Op basis van de evaluaties worden de vervolgsessies of nieuwe vormingen gepland.
Plan 18. Vormingsplan: op maat door opgeleide trainers Het Punt vzw wil een zo divers mogelijk aanbod van ondersteuning via vorming aanbieden, niet alleen in huis maar ook aan huis.
Een aantal jaren geleden hebben de steunpunten vrijwilligerswerk gezamenlijk voor Vlaanderen én Brussel vormingswerkers (freelancers) opgeleid om vormingen op aanvraag van organisaties/verenigingen te kunnen geven. Het thema is vrijwilligerswetgeving en vrijwilligermanagement Het Punt vzw verzamelt de aanvragen en levert een gepaste trainer.
Gerealiseerde Acties 2011: In 2011 hebben 2 organisaties en 2 scholen beroep gedaan op een vorming op maat. De vormingen binnen de organisaties werden als goed tot zeer goed geëvalueerd. De vormingen in de school werd als matig geëvalueerd.
Acties 2012: In 2012 beogen we door een goede promotie een stijging van het aantal aanvragen voor vorming op maat.
Meetbaar resultaat:
Minstens 5 aanvragen per jaar Minstens 80% als goed evalueren
Plan 19. Vormingsplan: seniorambassadeurs Het Punt vzw wil senioren overhalen om vrijwilligerswerk te doen via het uitsturen van seniorambassadeurs. Het Europees Jaar van de vrijwilliger 2011 heeft ons aangezet een belangrijke doelgroep te willen bereiken. De overgang naar het Europees jaar 2012 van Actief ouder worden en intergenerationele solidariteit, maakt een perfecte verderzetting van het opgestarte project rond activering van ouderen.
Senioren willen wel vrijwilligerswerk doen maar worden weerhouden omwille van de onzekerheid over het ontvangen van onkostenvergoedingen en verzekering Senioren vormen een groeiende groep in het Brussels hoofdstedelijk gewest.. Seniorambassadeurs, opgeleid in alle provincies, gaan op een informele manier informatie geven over de vrijwilligerswetgeving. Senioren stimuleren senioren Doel is via dienstencentra, gemeenschapscentra, verenigingen, sportclubs, seniorencentrum,…informatiesessies te kunnen verzorgen en promotie te kunnen maken voor een engagement in Brussel. De seniorambassadeurs zijn allen vrijwilligers van Het Punt vzw
Gerealiseerde Acties 2011: In het voorjaar 2011 hebben 10 senioren zich in Brussel ingeschreven voor de opleiding tot seniorambassadeur. Daarvan zijn 6 personen weerhouden om de opleiding verder te zetten en de informatiesessies te mogen geven. In het najaar hebben alle ambassadeurs meer dan één sessie kunnen verzorgen. De eerste sessie werd mee gevolgd, bijgestuurd én geëvalueerd door een personeelslid van het Punt vzw. Alle seniorambassadeurs werden verwacht op een terugkomdag in november. Er daagden maar 2 mensen op waardoor de vorming/bijscholing op een halve dag werd gegeven.
Acties 2012: In 2012 wensen we minstens 20 sessies te kunnen verzorgen. Het Europees Jaar van het actief ouder worden past perfect in de verderzetting en verdieping van dit project. De seniorambassadeurs worden uitgenodigd voor een nieuwjaarsreceptie , samen met de andere vrijwilligers van Het Punt vzw. Het strategisch meerjarenplan wordt via een Power Point voorgesteld. Ze maken kennis met de resultaten van de brainstorm, waaraan sommigen hebben meegedaan, voor de promotiecampagne 2012. Doel is om van de seniorambassadeurs een vaste groep vrijwilligers te maken, die Het Punt vzw, elk op hun eigen manier uitdraagt in Brussel en senioren motiveert een engagement op te nemen. Zorgzaam blijven voor de motivatie van de seniorambassadeurs. Tijd maken voor bespreken van de evaluaties. Betere promotie voeren voor de infosessies. Zie promotieplan Aanwezig met infostand op de kick-off van het Europees Jaar 2012 Actief Ouder Worden in BelgIë (Brussel maart 2012)
Plan 20. Vormingsplan: speeddates Het Punt vzw geeft maandelijks één infosessie over de eigen dienstverlening, de wetgeving en verzekering.
Via korte infosessies willen we nieuwe organisaties/ verenigingen /medewerkers wegwijs maken in het aanbod van Het Punt vzw: de wetgeving, de gratis verzekering, het plaatsen van gratis vacatures voor vrijwilligers,… Doel is om de aanvragen voor informatie te bundelen en één maal per maand de mensen bijeen te brengen ipv elke aanvrager apart te ontvangen Veel vragen worden kort via de telefoon of per mail beantwoord, maar een bredere toelichting over de wetgeving blijft aangewezen. Een speeddate duurt 1,30 uur
Gerealiseerde Acties 2011: Elke maand wordt de speeddate aangekondigd in de elektronische Nieuwsbrief van het Punt vzw. Elke maand volgen 1 à 3 personen de speeddate.
Acties 2012: Elke maand wordt de speeddate aangekondigd in de elektronische Nieuwsbrief van het Punt vzw. Elke maand volgen 1 à 3 personen de speeddate. Betere promotie voeren voor de speeddate is nodig. De promotie hiervoor moet opgenomen worden in het communicatieplan van Het Punt vzw. In 2012 onderzoeken we de behoefte om de speeddates ook uit huis te kunnen geven. Bijvoorbeeld in de gemeenschapcentra, ed.
Meetbaar resultaat:
Minstens 8 keer per jaar wordt een speeddate gegeven Op elke speeddate is minstens 1 persoon aanwezig Minstens 80% als goed evalueren
2. Organigram Bestuur De VZW wordt bestuurd door Nederlandstalige verenigingen en organisaties die met vrijwilligers werken en hun zetel of werking in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hebben. De Algemene Vergadering kiest de Raad van Bestuur. Uit de Raad van Bestuur wordt een Dagelijks Bestuur (Kernpunt) verkozen. De bestuursleden worden verkozen voor een periode van 3 jaar. De leden van Het Punt vzw kunnen kiezen voor een effectief of niet-effectief lidmaatschap. De effectieve leden zijn de leden van de Algemene Vergadering met stemrecht. Alle leden krijgen voordelen waaronder gebruik van de vergaderzaal, reductie voor de vormingen, (gebruik van de etalage op de Treurenberg van januari tot oktober 2011-), extra aandacht voor de vacatures,...
Personeel Het team van Het Punt vzw bestaat sinds 2004 uit een coördinator, een stafmedewerker, een logistiek medewerker en tijdelijke projectmedewerker(s). Alle personeelsleden werken deeltijds. In het kader van de voorbereidingen voor de week van de vrijwilliger kan een deeltijds extra personeelslid aangeworven worden (tijdelijke projectmedewerker). Jaarlijks volgen alle personeelsleden bijscholingen in functie van hun opdracht.
Vrijwilligers De vrijwilligers van Het Punt vzw zijn een belangrijke ondersteuning voor de werking van het steunpunt. De vrijwilligers verzorgen het onthaal en de begeleiding van kandidaat-vrijwilligers, houden promotiestandjes open, helpen bij mailings, onderhouden de Engelstalige website, doen licht administratief werk, ondersteunen bij de boekhouding,… Het Punt vzw vindt het belangrijk zelf een goed vrijwilligersbeleid te voeren in eigen organisatie. De opdrachten voor de vrijwilligers liggen voornamelijk in de ondersteuning van de taken van het vaste team. Gezien de zeer specifieke opdracht van Het Punt vzw blijft het moeilijk om vrijwilligers aan te trekken die een duurzame verantwoordelijkheid tov Het Punt vzw willen aangaan.
Bijlage 1: Evolutie: cijfers en grafieken van start tot heden Informatiebalie De organisaties en verenigingen kunnen in de winkel, telefonisch of per mail vragen stellen over alles wat vrijwilligerswerk aanbelangt. Heel wat informatie kan terug gevonden worden op onze website. In 2011 zagen we opnieuw een sterke toename van de consultaties per mail, een status-quo van telefoongesprekken en een status-quo wat betreft de bezoekers in de winkel.
De dienstverlening gaat voornamelijk via de digitale weg. De mailconsultaties zijn een snelle manier om organisaties en vrijwilligers vooruit te helpen. Bovenstaande grafiek dient voorzichtig geïnterpreteerd te worden. Het mailverkeer neemt enorm toe ten nadele van de bezoekers en de telefonische dienstverlening. Het bezoekersaantal hebben we niet meer toegevoegd wegens niet correcte registratie. Het aantal bezoekers bijhouden is bijzonder moeilijk omdat de locatie van Treurenberg een laagdrempelige winkel was en de mensen al snel eens heel kort binnen springen.
Tevens is er de afgelopen jaren niet echt een achteruitgang van het winkelbezoek of het telefoonverkeer, maar wel een spectaculaire stijging van het mailverkeer. Het telefoon verkeer neemt in absolute cijfers af maar stijgt in tijdsinvestering. Een gemiddeld telefoon gesprek duurt langer omdat de eenvoudige vragen per mail of via de website worden behandeld. De gecompliceerdere vragen komen via telefoon binnen en vragen om een langere interventie.
Aantal telefonische contacten en hun inhoud
De telefonische dienstverlening verliest veld ten voordele van het e-mail verkeer. De meeste telefoontjes komen van organisaties (420) gevolgd door vrijwilligers en varia, verder hebben we de bestuurlijke telefoongesprekken en deze met de collega’s van de steunpunten vrijwilligerswerk in de provincies. Deze twee laatste groepen worden in hoofdzaak per mail en in vergaderingen bereikt.
Aantal mailberichten
De impact van het e-mail verkeer op de werking van Het Punt vzw is voelbaar in de dagelijkse werking. Er is een zeer duidelijke tendens dat zowel organisaties als vrijwilligers de communicatie via mail laten verlopen. Het takenpakket is daardoor verschoven van onthaal en telefonische dienstverlening naar online-dienstverlening.
Aantal mailadressen voor de elektronische nieuwsbrieven
Elke maand, met uitzondering van augustus, wordt een elektronische nieuwsbrief opgemaakt en verzonden. De nieuwsbrief heeft vaste rubrieken De statistiek verbonden aan het systeem leert ons veel over het aantal NB die effectief worden geopend. Voor 2011 werden gemiddeld 21,88 % van de NB geopend. Dit mag aanzien worden als zijnde een vrij groot bereik. We zullen in de toekomst meer aandacht besteden aan de titel van de NB die mee bepaalt of de NB al dan niet wordt geopend. Sinds maart 2010 heeft Het Punt vzw een Facebook pagina. We startten in 2010 met 76 bezoekers/week. In 2011 hebben we een gemiddelde van 883 views/maand
Aantal aangemaakte vacaturelijsten
Het Punt vzw biedt naast de online vacaturebank tevens een geprinte vacaturelijst aan. Deze lijst maakt het zoeken naar vrijwilligerswerk voor sommigen gemakkelijker. Vooral bij het onthaal van vrijwilligers in Het Punt vzw is het fijn een geprinte lijst te kunnen meegeven. Deze lijsten zijn ook te vinden op de staander in het Via Via-café. Deze vacaturelijsten worden maandelijks opgestuurd naar alle Gemeenschapscentra en bibliotheken. Op de promotiestands van Het Punt vzw is een papieren versie van de Brusselse vacatures onmisbaar. In 2011 werden 400 geprinte vacaturelijsten aangemaakt en verspreid. We maakten ons sterk om nog meer vacatures te vertalen naar het Engels (ook op de vacaturebank) zodat anderstaligen zich aangesproken kunnen voelen voor een engagement in onze organisaties. Voor de anderstaligen beschikken we sinds 2011 over aparte vacaturelijsten. De vacatures worden opgedeeld volgens kennis van het Nederlands.
Nederlands starter [12] Nederlands makkelijk [19] Nederlands gevorderd [36] Nederlands moeilijk [34] Nederlands vloeiend [48] Frans [43] Engels [19] Duits [3] andere [6]
Bij de talenkennis zien we toch een duidelijke variatie in het aanbod. Er zijn verschillende vacatures die openstaan voor anderstalig publiek waar de kennis van het Nederlands beperkt mag zijn. In 2011 is de Engelse site volledig operationeel. De Engelse vacatures worden vanuit de databank automatisch opgeladen, waardoor we ook hier met een up-to date syteem werken waar handmatig werk tot minimum wordt herleid.
Aantal kandidaat-vrijwilliger in de databank van Het Punt vzw
Per jaar groeide het aantal vrijwilligers die hun gegevens achterlieten in de databank van Het Punt vzw. Deze databank wordt regelmatig doorgelicht en bijgewerkt. Verouderde gegevens worden verwijderd. Daardoor hebben we momenteel een vrijwilligerslijst van 903 (kandidaat-)vrijwilligers. We hebben echter geen zicht of al deze mensen nog actief zijn als vrijwilliger. In het verleden hebben we regelmatig initiatieven ondernomen om na te gaan of deze mensen reeds of nog actief zijn als vrijwilliger. We kregen hier telkens weinig respons op. De meeste vrijwilligers vinden hun weg via de online vacaturebank. We willen in 2012 inzetten op een beter onthaal , begeleiding én registratie van de vrijwilligers die zich in Het Punt vzw aanmelden. Hiervoor zullen we een ploeg vrijwilligers opleiden en de onthaalruimte, op onze nieuwe locatie, aantrekkelijk inkleden.
Aantal bezoekers op de website van Het Punt vzw: www.hetpuntbrussel.be
Er is ergens een foutje geslopen in onze statistiek, waardoor de cijfers van de jaren 20062010 van een andere grootorde waren dan de huidige cijfers. Het aantal unieke bezoekers daalde van 9402 naar 9320 bezoekers in 2011. We zien een grote stijging van het aantal bezoekers in januari met een piek in februari. Deze piek kunnen we verklaren door de promotie die werd gevoerd naar aanleiding van de week van de vrijwilliger in maart 2011. Nadien blijven de bezoeken ongeveer stabiel. We registreren 59,85% nieuwe bezoekers op de site. (62,77% in 2009) 82,55% van de bezoekers komen rechtstreeks op de site, 5,69% via een verwijzende site en 11,76% via een zoekmachine. Dit zijn de woorden waarop wordt gezocht: het punt 173 het punt vzw 89 volunteeringbrussels.be 65 het punt brussel 48 vrijwilligerswerk 26
15.78% 8.12% 5.93% 4.38% 2.37%
De home pagina en de rubrieken vrijwilligers en volunteers worden op de website het meest geraadpleegd.
Aantal bezoekers op de website www.vrijwilligerswerk.be de vacaturewebsite
Gemiddeld zijn dat er 19128 unieke bezoekers per maand voor Vlaanderen én Brussel. Er bestaan geen afzonderlijke cijfers per regio De vacaturebank www.vrijwilligerswerk.be is en blijft een belangrijk instrument. Deze databank is een samenwerkingsverband tussen de verschillende steunpunten vrijwilligerswerk in Vlaanderen en Brussel.
Aantal consultaties van vacatures op de website www.vrijwilligerswerk.be
De cijfers geven de evolutie weer van 2005 tot en met 2011, met een gemiddelde van 19128 unieke bezoekers per maand in 2011 voor de vacatures van Brussel én Vlaanderen. We beschikken niet over een regionale statistiek.
Het aantal bezoekers blijkt evenwichtig verdeeld te zijn over de verschillende maanden van het jaar. De maanden april en juli zijn vakantie maanden.
Aantal Brusselse vacatures op www.vrijwilligerswerk.be
In 2005, 2008 én 2009 is er een terugval van vacatures op de site www.vrijwilligerswerk.be. In 2005 en 2008 werd een automatisch up-date systeem geïnstalleerd waardoor vacatures die niet tijdig werden bevestigd en gecorrigeerd automatisch verdwenen van de site. In de loop van 2010 hebben organisaties opnieuw vacatures geplaatst. Verouderde vacatures worden sinds 2008 automatisch verwijderd, waardoor de vacaturebank nog enkel draait op recente en correcte vacatures. We zien veel beweging op de vacaturebank. Er komen regelmatig nieuwe vacatures binnen, maar er verdwijnen er meer van de site dan er bijkomen. Dit vinden we een positieve evolutie. De databank is geen statische bank maar zeer bewegend waardoor deze aantrekkelijk blijft voor kandidaat-vrijwilligers die terug komen kijken naar een vernieuwd aanbod.
Sectoren van de vacatures in 2011
De meeste vacatures komen uit de sector welzijn en gezondheid, gevolgd door Kunst en cultuur en Derde wereld. Aard van de taken van de vacatures in 2011
Spel en animatie blijken één van de meest gevraagde vrijwilligersvacatures te zijn, gevolgd door onderwijs en vorming/ gevolgd door bestuurlijke taken/communicatie, redactie/vertalen en onderwijs/vorming.
Aantal lid-organisaties van het Punt vzw
Vanaf 2002 kunnen organisaties lid worden van Het Punt vzw. Een lidmaatschap geeft meerdere voordelen zoals reductie voor vormingen, gratis gebruik maken van de vergaderzaal, het extra in de kijker zetten van de vacatures via de etalage en in de nieuwsbrief,… In 2009 besliste de Raad van Bestuur een nieuw lidmaatschapsbedrag/jaar te voorzien. De bijdrage voor lidmaatschap wordt in drie categorieën verdeeld naargelang het aantal betaalde personeelsleden: 25,00 € van 0 tot 1 personeelslid 50,00 € van 2 tot 9 personeelsleden 100,00 € vanaf 10 personeelsleden. Door deze verhoging merkten we in 2010 een achteruitgang van het aantal leden, maar een verhoging van de inkomsten. Maar in 2011 is de achteruitgang reeds flink bijgewerkt en zien we opnieuw een stijging van het aantal lidorganisaties. Sommige organisaties wachten met het betalen van hun lidgeld ifv de diensten van Het Punt vzw die ze nodig hebben. Bijvoorbeeld deelname aan een vorming, publicatie in de Gazet, gebruikmaken van de etalage.
