Werkverdeling en planning
Oktober 2010
Werkverdeling en planning
Inleiding In elk bedrijf zijn taken op een bepaalde manier verdeeld; dit is zo gegroeid of een bewuste verdeling. Het bewust verdelen van taken ontlast de ondernemer in zijn werk en motiveert medewerkers doordat zij meer betrokken zijn bij de bedrijfsvoering. Uiteindelijk heeft iedere afzonderlijke medewerker zijn of haar bijdrage aan het uiteindelijke bedrijfsresultaat. Het is zowel voor u als werkgever als voor uw werknemer goed hiervan op de hoogte te zijn. Door in een schema vast te leggen welke werkzaamheden bij welke persoon horen, ontstaat er duidelijkheid over welke functies er zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wie vervangt. Door dit vast te leggen ontstaat er duidelijkheid en rust op het bedrijf. Het geeft daarbij een uitgangspunt voor arbeidsplanning.
Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................................... 1 1. Werkverdeling...................................................................................................................................................... 3 2. Arbeidsplanning ................................................................................................................................................... 3 Bijlagen Bijlage 1 Voorbeeld Takenschema I ........................................................................................................................ 4 Bijlage 2 Voorbeeld Takenschema II ....................................................................................................................... 5
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
2
Oktober 2010
Werkverdeling en planning
1. Werkverdeling Door in een schema vast te leggen welke werkzaamheden bij welke persoon horen, ontstaat er duidelijkheid over welke functies er zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wie vervangt. Door dit vast te leggen ontstaat er duidelijkheid en rust op het bedrijf. Een dergelijk schema wordt ook wel een Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdhedenschema (TVB) genoemd. De mate van gedetailleerdheid waarop een dergelijk overzicht opgesteld moet worden, hangt af van de wensen van het bedrijf. Men kan de keuze maken een overzicht te maken op managementniveau, per afdeling/team of over de gehele organisatie. Zoals voor ieder personeelsinstrument geldt wel dat het valt of staat met de aandacht die het management er aan geeft. De bedrijfsvisie en daarmee de arbeidsorganisatie van een bedrijf ontwikkelt zich. Dit betekent dat ook de verdeling van taken in de loop van de tijd verandert. Het is daarom verstandig om regelmatig met de medewerkers in bijvoorbeeld een werkoverleg of functioneringsgesprek te bekijken of de taakverdeling nog klopt. In bijlage 1 en 2 zijn twee voorbeelden opgenomen van een taken, verantwoordelijkheden en bevoegdhedenschema. 2. Arbeidsplanning Arbeid is bij de meeste glastuinbouwteelten de duurste en belangrijkste productiefactor. Op veel bedrijven neemt arbeid 35 tot 50 % van de kosten voor zijn rekening. Bovendien is arbeid niet onbeperkt beschikbaar en zeker niet in de gewenste en noodzakelijke kwaliteit. Daarom moeten we zuinig omspringen met deze productiefactor. Dat maakt het noodzakelijk om een goede arbeidsplanning te maken. De jaarplanning Het maken van een jaarplanning geeft inzicht in de arbeidsbehoefte van een teelt op langere termijn. Maak aan de hand daarvan afspraken met mensen over hun beschikbaarheid. Dat geldt zowel voor parttimers als het inschakelen van een uitzendbureau. Uitzendbureaus zijn vaak bereid een betere prijs te offreren als ze ver vooruit kunnen plannen. De weekplanning Omdat het weer vaak roet in het eten gooit, is een jaarplanning te ruim van opzet om daarmee de arbeid voor de komende week te plannen. Dat zal wekelijks moeten gebeuren. Bij voorkeur in de daaraan voorafgaande week, omdat dan nog maatregelen kunnen worden getroffen om de tekorten aan te vullen. Stel ook de weekplanning bij voorkeur per bewerking op, omdat alleen dan duidelijke afspraken over het soort werk te maken zijn. Vooral parttimers, maar ook medewerkers van een uitzendbureau, willen graag weten wat ze moeten doen. Arbeidsregistratie Het heeft weinig zin een doel te stellen als niet wordt nagegaan of dit doel wordt gehaald. Daarom is bij iedere planning een registratie van de behaalde resultaten noodzakelijk. Het registreren is vooral bedoeld om informatie te krijgen over de arbeidsbehoefte van de bewerkingen, waardoor de volgende planningen beter aansluiten bij de werkelijkheid. Pas na langere tijd registreren en vergelijken met andere bedrijven is na te gaan of er op het eigen bedrijf efficiënt wordt gewerkt. Wanneer u niet met eigen overzichten wilt of kunt werken zijn er verschillende aanbieders in arbeidsregistratie voor glastuinbouwbedrijven, bijvoorbeeld Priva, Hortimax of Hoogendoorn. Nadeel zijn de hoge kosten die een dergelijk pakket met zich meebrengen. Een alternatief voor kleinere tuinbouwbedrijven is ontwikkeld door Time Tell uit Den Haag.
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
3
Oktober 2010
Werkverdeling en planning
Bijlage 1 Voorbeeld Takenschema I
Bedrijf: …......... Locatie: ….........
Datum:…......... Versie:……......
Namen medewerkers -> Beschrijving taken
©PPO glastuinbouw
• U
Hoofdverantwoordelijk Uitvoerend
X
Verantwoordelijk indien de hoofdverantwoordelijke niet aanwezig is (vervanger)
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
4
Bijlage 2 Voorbeeld Takenschema II HOOFDTAKEN
Doelstellingen, strategie en visie
SUBTAKEN
Maken visie komende 5 jaar Formuleren doelstellingen komende 5 jaar Uitzetten strategie realisatie doelstellingen Netwerken met stakeholders - overheden - omgeving - afnemers - leveranciers - sector - energie - techniek -… Interne communicatie over visie en doelstellingen
huidige
Huidige
toekomstige
eerst verant-
tweede verant-
eerst
woordelijke
Woordelijke
verantwoordelijke
tweede
scholing nodig
Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
HOOFDTAKEN
SUBTAKEN
Personeel &
beschrijven taken, verantwoordelijkheid en bevoegdheden
Organisatie
maken functiebeschrijvingen
huidige
Huidige
eerst verant-
tweede verant-
woordelijke
Woordelijke
scholing nodig
bepalen personeelsbehoefte bijhouden personeelsplanning aannemen nieuwe medewerkers opstellen contracten werkverdeling kas voeren functioneringsgesprekken inwerken nieuwe medewerkers arbeidsregistratie urenregistratie personeelsadministratie organiseren van opleidingen regelen vakantiedagen organiseren personeelsoverleg organisatieoverleg tussen voormannen en ondernemer verbeteren van de arbeidsomstandigheden opzetten ziekteverzuimbegeleidingsplan uitvoeren ziekteverzuimbegeleidingsplan uitvoeren ziektemeldingen bijhouden informatie CAO overurenregistratie loonafspraken
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
6
Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
HOOFDTAKEN
SUBTAKEN
Boekhouding &
financieel beheer
Administratie
begroting opstellen
huidige
Huidige
eerst verant-
tweede verant-
woordelijke
Woordelijke
scholing nodig
investeringsplan maken ondernemingsplan maken beheer van facturen behandelen post uitbetalen loon aan scholieren contacten met accountant loonadministratie kasbetalingen correspondentie opnemen meterstanden gas/elektra/etc. Planning
maken productieplanning controleren productieplanning maken teeltplanning controleren teeltplanning maken ruimteplanning controleren ruimteplanning
Inkoop
contacten met plantenleverancier bepalen sortiment controle binnengekomen planten controleren inkoopadministratie uitvoeren inkoopadministratie contact toeleveranciers algemeen
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
7
Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
HOOFDTAKEN
Verkoop
SUBTAKEN
huidige
Huidige
eerst verant-
tweede verant-
woordelijke
Woordelijke
scholing nodig
contact met handel/veiling contact met winkels/supermarkten controle eindproducten schrijven brieven voor veiling klachtenafhandeling bestellen fust/karren regelen transport veiling klaar maken kwaliteitsbewaking bijhouden marktkennis maken promotieplan
Contacten algemeen
studieclub teeltadviseur collega’s boekhouder accountant bank
Informatie
vakbladen archiveren opnemen meterstand gas & elektra registratie van gewas en opbrengsten algemene informatie verzamelen algemene informatie archiveren stimuleren ideeën medewerkers
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
8
Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
9
Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
HOOFDTAKEN
Teelt
SUBTAKEN
huidige
Huidige
eerst verant-
tweede verant-
woordelijke
Woordelijke
scholing nodig
controle kaswerkzaamheden controle schuurwerkzaamheden beslissen uitvoeren teelthandeling kwaliteit van plantmateriaal bewaken controleren van eigen stekmateriaal uitvoeren teelthandelingen: kaswerkzaamheden: * stek snijden * stek steken * schoonmaken kas * oppotten * uitzetten * watergeven * verplaatsen
Teelt
schuurwerkzaamheden: * inpakken eindproducten * schoonmaken schuur * rapen van de orders * beladen karren * transport in de kas en naar veiling/klant * sorteren
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
10
Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
HOOFDTAKEN
Gewasbescherming
SUBTAKEN
huidige
Huidige
eerst verant-
tweede verant-
woordelijke
Woordelijke
scholing nodig
uitvoeren chemische gewasbescherming zwavelen klaarmaken spuitvloeistof beslissing tot bestrijding keuze middel voorraadbeheer restantenbeheer meldpunt voor ziekten en plagen controle voor ziekten en plagen ophangen, controle en vervanging signaalplaten controle resultaat bestrijding onderhoud spuitapparatuur schoonmaken spuitapparatuur registratie middelen verzorgen MPS biologische bestrijding persoonlijke bescherming adviseren en bijhouden
Klimaat
bediening klimaatcomputer registratie klimaat controle klimaat onderhoud meetboxen en weerstation controle CO2
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
11
Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
HOOFDTAKEN
Bemesting
SUBTAKEN
huidige
huidige
eerst verant-
tweede verant-
woordelijke
woordelijke
scholing nodig
klaarmaken mestbakken voorraad bijhouden en bestellen nieuwe meststoffen controle EC en pH controle %drain controle regenleiding nemen grondmonsters beoordeling bemestingsanalyse en stand v/h gewas beslissen tot aanpassen mestgift registratie van bemesting- en analyse-cijfers onderhoud meetapparatuur ijking pH-meter uitvoeren bemesting en watergift aanschaf meststoffen
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
12
Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden
HOOFDTAKEN
Onderhoud
SUBTAKEN
huidige
huidige
eerst verant-
tweede verant-
woordelijke
woordelijke
scholing nodig
onderhoudsboek opstellen en bijhouden aanschaf apparatuur aanschaf gereedschap uitvoeren controles krijten dek afwassen dek onkruid bestrijden onderhoud en schoonmaken buiten uitvoeren onderhoud inschakelen van derden bij onderhoud/reparatie lampen repareren en schoonmaken oplossen storingen onderhoud substraat onderhoud WKK
Aanvullingen of toevoegingen
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.
13
