Training Kit Planning en icalendar

Training Kit Planning en iCalendar

Versie:

December 2011, Revisie 2

Coachview.net:

2.4

Auteur(s):

Remy Remery

Dé nieuwe manier van samenwerken

Inhoudsopgave 1.

INLEIDING ............................................................................................................3 DOELSTELLING .......................................................................................................................... 3 MODULES ................................................................................................................................. 3

2.

PLANNINGS MODULE ............................................................................................4 ZOEKENCRITERIA ....................................................................................................................... 4 PLANNINGSOVERZICHT ............................................................................................................... 5 DOCENTEN TABBLAD ................................................................................................................... 6 LOCATIE TABBLAD ...................................................................................................................... 6

3.

KOPPELING COACHVIEW.NET MET EXTERNE AGENDA’S ......................................7 UITGANGSPUNTEN ..................................................................................................................... 7 COACHVIEW.NET........................................................................................................................ 7 MAAK EEN NIEUWE ALGEMENE INTERNETAGENDA IN COACHVIEW.NET .................................................................. 7 MAAK EEN NIEUWE INTERNETAGENDA VOOR EEN DOCENT IN COACHVIEW.NET ........................................................ 8 MAAK EEN NIEUWE INTERNETAGENDA VOOR EEN DEELNEMER IN COACHVIEW.NET ................................................... 9 OVERZICHTSLIJST INTERNETAGENDA’S ........................................................................................................... 9 WIJZIGEN OF VERWIJDEREN VAN EEN INTERNETAGENDA .................................................................................. 10

MICROSOFT OUTLOOK .............................................................................................................. 10 KOPPELEN AGENDA VIA COACHVIEW.NET ...................................................................................................... 11 VERWIJDEREN INTERNETAGENDA UIT OUTLOOK ............................................................................................. 12 KOPPELEN INTERNETAGENDA DOOR DE DOCENT OF DE DEELNEMER ..................................................................... 12

GOOGLE AGENDA ..................................................................................................................... 13 KOPPELEN INTERNETAGENDA VIA COACHVIEW.NET ......................................................................................... 13 KOPPELEN INTERNETAGENDA DOOR DE DOCENT OF DE DEELNEMER ..................................................................... 14

Coachview.net Workshop | Training Kit Docenten & Locatieplanning / iCalender

2

1.

Inleiding

Graag heten wij u van harte welkom en hopen dat u met veel plezier en succes deze extra training volgt. Deze training is vooral bedoeld voor de gevorderde gebruiker of voor gebruikers die graag zelf hun kennis willen opfrissen en die deel hebben genomen aan de training Basis Inrichting deel 1 en deel 2.

Doelstelling Deze training geeft extra informatie over de docenten en locatie planning die in de basis trainingen 1 en 2 niet behandeld is. Verder geeft deze training extra informatie over het beheren van internetagenda’s en het koppelen van deze internetagenda’s aan Microsoft Outlook.

Modules De volgende modules heeft u nodig om de training te kunnen volgen: Bedrijven en Personen. Opleidingen. Mailing Master. Docenten/Locatie-planning.

Deze icoontjes vertellen u het volgende: Een handig tip. Let op! Oefening.

© Copyright 2011 Coachview.net is een product van InnoPhase B.V.

Coachview.net Workshop | Training Kit Docenten & Locatieplanning / iCalendar

3

2.

Plannings Module

Met de planningsmodule is het mogelijk om in één oogopslag te zien welke momenten vrij of bezet zijn in de planning.

1

Standaard opent de planningsmodule met alle gegevens voor de huidige week. Met behulp van de zoekcriteria (in het blauwe deel) zijn deze gegevens aan te passen of te beperken. Start de module op door in functiegroep ‘Module(s)’ op de functie ‘Planningsmodule’ te klikken. De planningsmodule bestaat uit 3 tabbladen: 1. Opleidingen. 2. Docenten. 3. Locaties. Horizontaal in de tabel ziet u de dagen (rode cirkel), en verticaal de opleidingen, docenten of locaties (afhankelijk van het gekozen tabblad – oranje cirkel). Kiest u voor de dagindeling dan ziet u horizontaal de uren.

Zoekencriteria Maak gebruik van de zoekcriteria als de planning door te veel informatie niet meer overzichtelijk is, of als u een bepaalde opleiding, docent of locatie wilt zien. Periode (1): Hierbij is het mogelijk om snel te kiezen voor de huidige dag, de huidige werkweek (hier gekozen), de huidige week en de huidige maand. Met behulp van het datumveld vult u een datum in bladert u met de pijltjesknoppen door de tijd heen. Met de middelste knop wordt direct weer terug gegaan naar de huidige periode. Naam: zoek op de naam of code van de opleiding (zichtbaar in de linkerkolom van het planningsoverzicht). Let op: Coachview.net zoekt dus niet in de naam van het onderdeel. Coachview.net Workshop | Training Kit Docenten & Locatieplanning / iCalendar

4

Status: selecteer de gewenste status uit de lijst. Standaard worden alleen lopende opleidingen getoond. Vrije plaatsen: Hierbij is te kiezen uit ‘Alle / Geen vrije plaatsen / Vrije plaatsen’. Bij de overige zoekcriteria (opleidingssoort, categorie soort, opleiding, docent, locatie en opleidingscategorie) zoekt u de gewenste gegevens met behulp van het loepje. Klik op icon voor: 1 Dag 5 Werkweek 7 Week 31 Maand Bij het verlaten van de planningsmodule worden de meeste zoekcriteria bewaard.

Planningsoverzicht In het planningsoverzicht wordt met kleuren veel informatie gegeven, zie hiervoor ook de legenda:

Wat leest u af in het voorbeeld op de vorige pagina: 1. Aan de kopteksten is te zien dat op de woensdag geen opleidingen gepland zijn (grijze koptekst in plaats van oranje koptekst).

2. Aan de kleur van het vak met de opleiding is te zien welke status de opleiding heeft. Zo is in één oogopslag te zien dat de opleiding Productkennis nog de status ‘Te starten’ heeft, terwijl de rest al definitief is.

Achtergrond is wit, dus status ‘Te starten’.

Achtergrond is licht groen, dus ‘Definitief’. 3. Aan het rode gekleurde driehoekje is te zien dat de cursus bedrijfshulpverlening meer deelnemers heeft als er vrije plaatsen zijn (overboeking). Bij de 2 andere opleidingen is nog plaats (groen). Ga met de muis over het driehoekje en u ziet hoeveel vrije plaatsen er nog zijn. 4. Verder zijn de kolommen afwisselend donkerblauw en lichtblauw van kleur. Dit is handig om goed onderscheid te maken tussen de dagen. Zeker als er veel opleidingen zijn of in de maand-weergave kan dit erg handig zijn.


5

5. Ga met de muis in een vakje met planningsinformatie staan. Er verschijnt een geel vakje met de naam van de opleiding. Dit is een hyperlink, klik op de naam en u komt terecht in het detailscherm van de opleiding. In het witte (bovenste gedeelte) ziet u de code van een onderdeel van de opleiding. Daaronder (in het groene gedeelte) de naam van het onderdeel, de tijden, docent en locatie. Ook dit zijn hyperlinks door er op te klikken komt u op het bijbehorende detailscherm.

6. Is het vak donkergrijs (niet beschikbaar) dan ziet u de reden vermeld staan.

Docent J.A. de Vries is op dag 1 ingepland voor een examen, dag 2 is de docent vanwege carnaval niet beschikbaar.

Docenten tabblad De meeste zoekcriteria zijn hetzelfde als bij het opleidingen tabblad en werkt het scherm op dezelfde manier. Enkele verschillen: 1. Naam: zoek op de naam van de docent (zichtbaar in de linkerkolom van het planningsoverzicht). 2. Toon alle docenten van de rol: Toon alleen die docenten die de gekozen rol hebben gekregen.

Locatie tabblad De meeste zoekcriteria zijn hetzelfde als bij het opleidingen tabblad en werkt het scherm op dezelfde manier. Enkele verschillen: 1. Naam: zoek op de naam van de locatie (zichtbaar in de linkerkolom van het planningsoverzicht). 2. Toon alle locaties van de rol: Toon alleen die locaties die de gekozen rol hebben gekregen. 3. Toon in company locaties: U heeft bij het plannen van het onderdeel niet een locatie geselecteerd, maar een bedrijf. Deze worden hier getoond.


6

3.

Koppeling Coachview.net met externe agenda’s

Met behulp van de module ‘Docenten- en locatieplanning’ kunt u een koppeling realiseren met de volgende externe agenda’s. Agenda Outlook 2000 Outlook 2003 Outlook 2007 Outlook 2010 Google Agenda Thunderbird 8 + Lightning 1

Om de hoeveel tijd worden de gegevens opgehaald Niet, u moet telkens handmatig de agenda importeren Niet, u moet telkens handmatig de agenda importeren Automatisch elke 2 uur Automatisch elke 2 uur Automatisch onbekend Automatisch elke 2 uur

Door in te schrijven op de internetagenda van Coachview.net wordt de opleidingsplanning zichtbaar in uw eigen agenda. Wijzigingen in de Coachview.net opleidingsplanning worden automatisch doorgevoerd in deze agenda. Hiermee blijft uw eigen agenda altijd actueel.

Uitgangspunten 1. In deze training kit worden alleen de automatische koppelingen beschreven. 2. U kunt alleen opleidingsafspraken vanuit Coachview.net naar uw agenda versturen. Maakt u een nieuwe afspraak in uw agenda dan worden deze niet geplaatst in Coachview.net. 3. De opleidingsafspraken kunt u niet wijzigen. 4. Het opleidingsonderdeel wordt in uw agenda als afspraak weergegeven. 5. U ziet in uw agenda de volgende gegevens van het opleidingsonderdeel: a. Code van het onderdeel. b. Naam van het onderdeel. c. Datum, tijd van en tijd tot. d. Locatie. e. Docent(en). f. Opleidingsstatus. 6. Niet-beschikbaarheid definities worden niet getoond in uw agenda. 7. Geannuleerde opleidingen worden niet getoond in uw agenda. Al getoonde opleidingsafspraken waarvan de opleiding wordt geannuleerd, worden uit uw agenda verwijderd. 8. Alle opleidingen 2 weken in het verleden (vanaf de datum waarop de koppeling wordt gerealiseerd) en alle opleidingen in de toekomst worden getoond in uw agenda.

Coachview.net Via de functiegroep ‘Beheer’ en de functie ‘Internetagenda’ richt u één of meerdere internetagenda’s in. U kunt internetagenda’s aanmaken op drie niveaus: 1. 2. 3.

Algemeen: dit zijn alle opleidingen. Docent: alle opleidingen waar de gekozen docent is ingepland. Persoon: opleiding(en) waar de deelnemer is ingeschreven.

Maak een nieuwe algemene internetagenda in Coachview.net

Een algemene internetagenda koppelt alle opleidingen die niet zijn geannuleerd aan uw agenda. Het is mogelijk om meerdere algemene internetagenda’s te maken. Een internetagenda voor bijvoorbeeld al uw medewerkers en een internetagenda voor uw partner.


7

Handmatig aanmaken van een algemene internetagenda: 1. Klik op de functie ‘Internetagenda’ en u komt in de overzichtlijst met agenda’s terecht. 2. Klik op de knop ‘Nieuw’, het volgende scherm opent zich: 3. Vul een naam in voor de agenda, deze ziet u terug als kalendernaam in uw agenda en is verplicht. 4. Vul eventueel een omschrijving in. De omschrijving ziet u alleen terug in Coachview.net. 5. Kies als type ‘Algemeen’. 6. Selecteer geen docent, doet u dit toch dan wordt deze niet opgeslagen. 7. Selecteer geen persoon, doet u dit toch dan wordt deze niet opgeslagen. 8. Klik op ‘Opslaan’ om uw agenda te bewaren. Maak een nieuwe internetagenda voor een docent in Coachview.net

Een internetagenda voor een docent koppelt alleen die opleidingensonderdelen waarop de docent is ingepland en waarvan de opleiding niet geannuleerd is. Zowel u, een van uw medewerkers of de docent kan deze internetagenda koppelen. Het is mogelijk om per docent een agenda te maken. Alleen die onderdelen waarop de docent is ingepland worden als afspraken in uw eigen agenda getoond!

Handmatig aanmaken van een docent internetagenda: 1. Klik op de knop ‘Nieuw’. 2. Vul een naam in voor de internetagenda, deze ziet u terug als kalendernaam in uw agenda en is verplicht. 3. Vul eventueel een omschrijving in. De omschrijving ziet u alleen terug in Coachview.net. 4. Kies als type ‘Docent’. 5. Selecteer een docent. 6. Selecteer geen persoon, doet u dit toch dan wordt deze niet opgeslagen. 7. Klik op ‘Opslaan’ om uw agenda te bewaren. Automatisch aanmaken van een docent internetagenda: 1. Maak een documenttemplate met als datagroep ‘Docent’. 2. Kies uit het lijstje ‘Docent velden’ de samenvoegcode ‘1. Internetagenda velden’. 3. Kies uit het lijstje ‘1. Internetagenda velden’ de samenvoegcode ‘Webcal’. 4. Deze samenvoegcodes zijn nodig voor de koppeling. 5. Sla uw documenttemplate op. 6. Selecteer een docent via functiegroep ‘Opledingsdata’ en de functie ‘Docent’. 7. Klik op de tab ‘Documenten’ in detailscherm van de docent. 8. Maak een nieuw document met behulp van de zojuist gemaakte documenttemplate door op de knop ‘Nieuw’ te klikken. 9. Selecteer dit documenttemplate. 10. Klik op ‘Opslaan’ en de internetagenda wordt automatisch gemaakt. 11. Controleer de internetagenda via de functiegroep ‘Beheer’ en de functie ‘Internetagenda’. Onze helpdesk kan u ondersteunen in het maken van het documenttemplate.

Bestaat de docent nog niet maak deze dan aan via functiegroep ‘Opleidingsdata’ en de functie ‘Docent’.


8

Maak een nieuwe internetagenda voor een deelnemer in Coachview.net

Een internetagenda voor een deelnemer koppelt alleen die opleidingen waarop de deelnemer is ingeschreven en die niet geannuleerd zijn. Zowel u, een van uw medewerkers of de deelnemer kan deze internetagenda koppelen. Het is mogelijk om per deelnemer een internetagenda te maken. Alleen die onderdelen waarop de deelnemer is ingeschreven worden als afspraken in uw agenda getoond!

Handmatig aanmaken van een internetagenda voor een deelnemer: 1. Klik op de knop ‘Nieuw’. 2. Vul een naam in voor de internetagenda, deze ziet u terug als kalendernaam in uw agenda en is verplicht. 3. Vul eventueel een omschrijving in. De omschrijving ziet u alleen terug in Coachview.net. 4. Kies als type ‘Docent’. 5. Selecteer geen docent, doet u dit toch dan wordt deze niet opgeslagen.. 6. Selecteer een persoon. 7. Klik op ‘Opslaan’ om uw agenda te bewaren. Automatisch aanmaken van een internetagenda voor een deelnemer: 1. Maak een documenttemplate met als datagroep ‘OpleidingsDeelnemer’. 2. Kies uit het lijstje ‘OpleidingDeelnemer velden’ de samenvoegcode ‘1. Internetagenda velden’. 3. Kies uit het lijstje ‘1. Internetagenda velden’ de samenvoegcode ‘Webcal’. 4. Bovenstaande samenvoegcodes zijn nodig voor de koppeling. 5. Sla uw documenttemplate op. 6. Selecteer de opleiding waarvan u van de deelnemers automatisch een agenda in Coachview.net wilt maken. 7. Klik op de tab ‘Deelnemers’ in detailscherm van de opleiding. 8. Klik op de knop ‘Mailings’. 9. Selecteer de documenttemplate. 10. Klik op ‘Opslaan’. 11. Verwijder via de knop ‘Bewerken’ die deelnemers waarvan geen agenda in Coachview.net gemaakt moet worden. 12. Klik op de knop ‘Print’ en ‘Genereer’ of op de knop ‘Email’ en ‘Emailen’ en de internetagenda wordt automatisch gemaakt. Onze helpdesk kan u ondersteunen in het maken van het documenttemplate.

Overzichtslijst Internetagenda’s

Als u de overzichtslijst (zoekscherm) heeft opgestart dan zijn de volgende kolommen beschikbaar: Naam: naam van de agenda en hyperlink om naar het detailscherm te gaan. Persoon: naam van de persoon (= deelnemer) bij een agenda voor een deelnemer. Docent: naam van de docent bij een agenda voor een docent. Type: type agenda. URL: https link Webcal: webcals link Omschrijving: de omschrijving van de agenda. Laatstopgehaald: wanneer de opleidingsafspraken voor het laatst door een van de gekoppelde agenda’s zijn opgehaald. U kunt een agenda zoeken met behulp van de volgende zoekcriteria: Naam. Persoon of Docent. Type en Omschrijving.


9

Wijzigen of verwijderen van een internetagenda

Klik op de naam van de internetagenda en u komt terecht in het detailscherm. Klik op de knop ‘Bewerken’ en u kunt nu: 1. De volgende agendagegevens wijzigen: a. Naam: b. Type: Heeft u deze agenda gekoppeld aan uw agenda dan kunt u altijd het type wijzigen. Stel dat u het type wijzigt van ‘Algemeen’ naar ‘Docent’ en uw agenda haalt de opleidingsafspraken weer op dan worden vanaf dat moment alleen de opleidingsafspraken van de gekozen docent getoond. Wijzigt u het type van ‘Docent’ of ‘Persoon’ in ‘Algemeen’ dan wordt de geselecteerde docent of persoon verwijderd. c. Docent: Wijzig de geselecteerde docent. d. Persoon: Wijzig de geselecteerde persoon. 2. De agenda verwijderen: klik op de knop ‘Verwijder’ en de agenda wordt verwijderd. De opleidingsafspraken worden voor de gekoppelde agenda’s niet meer gewijzigd. 3. URL opnieuw instellen: daarmee wordt de https link en webcals link opnieuw samengesteld. De opleidingsafspraken worden voor de gekoppelde agenda’s niet meer gewijzigd totdat de agenda’s opnieuw gekoppeld worden. Wijzigt u het type of de naam van de docent of persoon dan zal bij een eerstvolgende keer dat de opleidingsafspraken opgehaald worden de al bestaande afspraken in uw iCalendar verwijderd worden en vervangen door nieuwe!

Microsoft Outlook Een automatische koppeling met de Outlook versies 2007 en 2010 is mogelijk. Met Outlook 2000 en 2003 kunt u een handmatige koppeling tot stand brengen waarbij de opleidingsafspraken niet automatisch opgehaald worden. Deze handmatige koppeling wordt verder niet beschreven. Heeft u daar vragen over dan kunt u terecht bij onze helpdesk. In Outlook wordt de Coachview.net agenda onder ‘Andere agenda’s’ als aparte agenda gekoppeld. Deze kunt u naast uw eigen agenda zichtbaar (aanvinken) of onzichtbaar (vinkje verwijderen) maken. Doormiddel van het pijltje voor de naam van de gekoppelde agenda kunt u de beide agenda’s visueel samenvoegen.

Dubbel klikt u op een opleidingsafspraak dan ziet u de volgende informatie:


10

Koppelen agenda via Coachview.net

De drie verschillende type internetagenda’s kunt u met uw eigen Outlook koppelen door de volgende stappen te doorlopen: 1. Klik op de functie ‘Internetagenda’ en u komt in de overzichtlijst met agenda’s terecht. 2. Selecteer de te koppelen agenda door op de hyperlink naam te klikken. 3. Klik op het icoontje achter ‘Webcal:’.

4. Het kan zijn dat u een beveiligingswaarschuwing krijgt, klik dan op ‘Nee’.

5. Klik op de vraag om via de Coachview.net website een programma op uw computer te openen op ‘Toestaan’.

6. Op de vraag om deze internetagenda aan Outlook toe te voegen klikt u op ‘Ja’.


11

7. Uw Coachview.net agenda is nu toegevoegd aan uw Outlook Kalender. Verwijderen internetagenda uit Outlook

Een internetagenda kunt u uit Outlook verwijderen door met de rechter muistoets op de naam te klikken. Kies uit de lijst de optie ‘Verwijder ’.

Klik op ‘Ja’ om de internetagenda te verwijderen. Zolang de internetagenda in Coachview.net bestaat kunt u deze altijd weer toevoegen. Koppelen internetagenda door de docent of de deelnemer

Om er voor te zorgen dat een deelnemer of docent die geen toegang heeft tot Coachview.net of de functie ‘Internetagenda’ niet hebben gekregen toch een koppeling kan realiseren, kunt u gebruik maken van de documenttemplates die u in hoofdstuk ‘Maak een nieuwe Agenda voor een docent in Coachview.net’ en ‘Maak een nieuwe Agenda voor een deelnemer in Coachview.net’ heeft gemaakt. Maak met behulp van deze documenttemplates een document en verstuur deze via de mail. Klikt de docent of de deelnemer op hier, dan moet bij de vraag om deze internetagenda aan Outlook toe te voegen, op ‘Ja’ geklikt worden.

Gebruikt u Internet Explorer versie 8 in combinatie met Windows XP dan moet uw beveiliging op ‘standaard niveau’ zijn ingesteld. Klik in Internet Explorer op menu ‘Extra’ en dan op ‘Internetopties’. Klik op de tab ‘Beveiliging’ en als de knop niet uit staat op ‘Standaardniveau’.


12

Google Agenda Een automatische koppeling met Google Agenda is mogelijk. In Google Agenda wordt uw nieuwe agenda direct geïntegreerd in uw persoonlijke agenda. Klikt u met de linker muistoets 2x op een afspraak dan krijgt u volgende informatie te zien:

Via de knop kaart opent u Google maps, is het adres van de locatie goed ingevuld dan vindt u deze terug op de kaart. Koppelen internetagenda via Coachview.net

De drie verschillende type internetagenda’s kunt u met uw eigen Goolge Agenda koppelen door de volgende stappen te doorlopen: 1. 2. 3. 4.

Klik op de functie ‘Internetagenda’ en u komt in de overzichtlijst met agenda’s terecht. Selecteer de te koppelen agenda door op de hyperlink naam te klikken. Klik met de rechter muistoets op het icoontje achter ‘URL:’. Klik met de linker muistoets in de lijst op ‘Snelkoppeling kopiëren’.

5. Ga naar uw Google Agenda. 6. Klik op pijltje

achter ‘Andere agenda’s’.


13

7. Klik met de linker muistoets in de lijst op ‘Toevoegen via URL’.

8. Plaats de URL die u in punt 4 heeft gekopieerd door op ctr-v te drukken. 9. Klik op de knop ‘Agenda toevoegen’.

10. Uw agenda is toegevoegd en zichtbaar bij ‘Andere agenda’s’ en uw opleidingsafspraken zijn direct zichtbaar en geïntegreerd in uw eigen agenda.

Koppelen internetagenda door de docent of de deelnemer

Om er voor te zorgen dat een deelnemer of docent die geen toegang heeft tot Coachview.net of de functie ‘Internetagenda’ niet hebben gekregen toch een koppeling kan realiseren, kunt u gebruik maken van een documenttemplate waarin u de samenvoegcode [Internetagenda:URL] heeft geplaatst. Verstuurt u het gegeneerde document via de mail dan moet de docent of de deelnemer door met de muis op hier te gaan staan met een klik op de rechter muistoets de hyperlink kopiëren. De docent of deelnemer vervolgt dan met de stappen 5 tot en met 10 uit het vorige hoofdstuk.


14

Training Kit Planning en icalendar

Recommend Documents