2014
JAARVERSLAG 2014 STICHTING VAKANTIEWEKEN ROTTERDAM
Verslag 2014 Stichting Vakantieweken Rotterdam Inleiding Stichting Vakantieweken Rotterdam organiseert voor 200 Rotterdamse gezinnen een week vakantie. Deze weken zijn bedoeld voor gezinnen en ouderen die een vakantie niet zelf kunnen bekostigen. Aan dit initiatief werken mee Stichting Vincentius Rotterdam, Gemeente Rotterdam, het Algemeen Maatschappelijk Werk en andere instellingen. 1.
Aangeschreven instellingen
Stichting Vakantieweken Rotterdam heeft wederom diverse Rotterdamse maatschappelijke instellingen aangeschreven. Gemeente Rotterdam heeft hun cliënten aangeschreven die voldeden aan de gestelde criteria. 2.
Doelgroepen
De vakanties waren voor de volgende doelgroepen bestemd: gezinnen al dan niet met kinderen tot en met 10 jaar, ouderen en alleenstaanden vanaf 60 jaar. 2.1 Criteria om in aanmerking te komen voor een vakantie: Cliënt moet (in principe) aan minimaal een combinatie van hierna genoemde voorwaarden voldoen om in 2014 in aanmerking te komen voor een vakantieweek: 1.
Cliënt neemt kinderen in de leeftijd tot en met 10 jaar mee;
2.
Cliënt heeft onvoldoende inkomen;
3.
Cliënt is woonachtig in Rotterdam;
4.
Cliënt is 60 jaar of ouder.
N.B.: Gezinnen met leerplichtige kinderen tot en met 10 jaar hebben voorrang in het hoogseizoen. In principe komen gezinnen met niet leerplichtige kinderen, ouderen en alleenstaanden alleen in aanmerking voor een week vakantie tijdens het voor- of naseizoen.
Pagina 2 van 6 Jaarverslag 2014
3.
Verslag 2014 Stichting Vakantieweken Rotterdam Beschikbare weken
26-4
3-5
19-7
26-7
30-8
6-9
4.
VOORSEIZOEN 2014 10-5 17-5 24-5 31-5 7-6 14-6 21-6 28-6 5-7 HOOGSEIZOEN/ZOMERVAKANTIE 2014 - LO ROTTERDAM 2-8 9-8 16-8 23-8 NASEIZOEN 2014 13-9 20-9
12-7
Aanmelding en verwerking van de aanvragen
Naast de door gemeente Rotterdam aangeschreven cliënten konden ook andere gezinnen of ouderen zich aanmelden voor een vakantie. Daarbij werd streng de hand gehouden aan de eis dat deze aanvragen via een verwijzer werden ingediend. Medegasten werden met naam en geboortedatum in de bevestigingsbrief opgenomen. Op de parken werd door de vrijwilligers actief gecontroleerd of de cliënt zich had gehouden aan de in de aanvraag aangemelde medegasten. 5.
Reserveringsprogramma
Veel cliënten maakten na ontvangst van de brief van gemeente Rotterdam alvast een voorlopige reservering via internet. Daarnaast was het verplicht ook het originele aanmeldingsformulier met een kopie identiteitsbewijs mee te sturen. Wanneer het een particuliere aanvraag betrof, ingediend via een andere verwijzer dan gemeente Rotterdam, moest tevens een bewijs van inkomen worden meegestuurd. 6.
Geboekt aantal weken en geplaatste gasten
Aanvankelijk werden 289 aanvragen ontvangen. Uiteindelijk resulteerde dit in 203 definitieve boekingen. Totaal aantal geplaatste gasten 640 waarvan 336 volwassenen (52%) en 304 kinderen (48%). Gemiddeld 1,6 kinderen per reservering. Daarnaast meldden veel één-ouder gezinnen zich aan voor een vakantieweek (moeder met kinderen in leeftijd variërend van een paar maanden tot 10 jaar). Alleenstaanden konden tevens één begeleider (moeder, vriendin of anderszins) meenemen.
Pagina 3 van 6 Jaarverslag 2014
Verslag 2014 Stichting Vakantieweken Rotterdam Vakantiepark / camping Bergzicht (Markelo) - 4 P Den Blanken (Neede) - 5P Mölke (Rijssen) – VWB 6P Mölke (Rijssen) – Caravans 4P Vinkeloord 4-6P Totaal aantal weken
Geplaatste weken 16 18 60 56 53 203
Dit jaar hebben zich ook samengestelde gezinnen (moeder met kinderen en uitwonende vader/vriend met eventuele kinderen) aangemeld. Ook grootouders met kinderen en kleinkinderen konden zich aanmelden voor een vakantieweek in het hoogseizoen. Vakantieweken Rotterdam probeert kinderen die ouder zijn dan 13 jaar onder te brengen bij Stichting Kinderkampen Rotterdam met het doel de overige gezinsleden in staat te stellen toch een weekje met VwR op vakantie te gaan.
Aanvragen via verwijzende instellingen In 2014 werden 203 plaatsingen gerealiseerd via de volgende instellingen: ASVZ Centrum Voor Dienstverlening Rotterdam MD Alexander Dock Eleos Flexus Jeugplein Stichting Vakantie Wijzer Stichting Cirya Bewoners Organisatie Vreewijk Leger des Heils Gemeente Rotterdam Stichting Vincentius UWV Totaal
2 7 3 1 1 2 4 1 1 1 174 5 1 203
Pagina 4 van 6 Jaarverslag 2014
7.
Verslag 2014 Stichting Vakantieweken Rotterdam Aanmeldingsprocedure
Iedere aanvraag werd schriftelijk of per e-mail bevestigd; in sommige gevallen kreeg zowel de verwijzer als de gast bericht van de voorlopige reservering. Na betaling van de eigen bijdrage ontving de hoofdgast de definitieve reservering met daarbij informatie over het geboekte park en een routebeschrijving (per openbaar vervoer en per auto). Er is 32 keer een verzoek ingediend tot het vergoeden van reiskosten. Deze verzoeken zijn alle gehonoreerd. Indien nodig werd ook aansluitend vervoer van en naar het station aangeboden via het vakantiepark of via een taxibedrijf. Binnen 2 weken na acceptatie van de aanvraag dient de eigen bijdrage te worden voldaan. De betaling werd over het algemeen tijdig ontvangen. Op verzoek kon men ook in termijnen betalen. Indien men zich niet hield aan de betalingsvoorwaarden, werd de geboekte vakantie na nog een laatste betalingsverzoek geannuleerd. 7.1 Informatie over en verblijf op de parken en accommodatie De gasten ontvingen bij hun reispapieren tevens informatie over de manier van vakantievieren op een vakantiepark/camping in de provincie. Dit ter voorkoming van teleurstelling of problemen ter plaatse. Ook werd informatie gegeven over de indeling van de gehuurde accommodatie. Fietsen werden beschikbaar gesteld aan onze gasten. Hiervoor ontvingen zij van VwR een voucher. De mobiliteit van onze gasten werd hierdoor verhoogd. Dit fietsproject wordt gefinancierd door het Sint Laurensfonds. In 2014 heeft dit fonds goedkeuring gegeven aan het vergoeden van o.a. reiskosten van vrijwilligers en vakantiegangers. 7.2 Mailing / aanmeldingen Dit jaar werden naast de gebruikelijke mailing aan de instellingen/verwijzers weer enkele instellingen door de coördinator telefonisch benaderd om hen nog eens aan dit mooie project te herinneren. Eind mei jl. was de meest gewilde locatie in Brabant al voor het gehele seizoen volgeboekt en moesten wij veel gezinnen teleurstellen. Enkele weken daarna waren ook de overige parken volgeboekt.
Pagina 5 van 6 Jaarverslag 2014
Verslag 2014 Stichting Vakantieweken Rotterdam 7.3 Leeg/annuleringen Totaal aantal annuleringen bedroeg 67. Doorgaans werd als reden opgegeven: zieke kinderen, familieomstandigheden, ziekenhuisopname en het ontbreken van financiële middelen. Op een enkele uitzondering na, verliep dit vakantieseizoen zonder noemenswaardige incidenten. 7.4 Met betrekking tot de plaatsingen Behalve de expliciete verzoeken voor een vakantie in Vinkeloord -Brabant kon aan de meeste gezinnen hun voorkeur voor een bepaalde week worden ingewilligd. De parken in het oosten van het land zijn dikwijls niet de eerste keuze vanwege de langere reistijd. Compensatie van de reiskosten helpt hier in veel gevallen. Vinkeloord is nog altijd favoriet, mede door de extra’s die bij het park geboden worden en de relatief kortere reistijd. De families die eerder voor problemen hebben gezorgd, werden wederom niet toegelaten. Hiertoe hanteert de coördinator een “zwarte lijst”. De planning heeft 19 aanvragen niet kunnen honoreren om de volgende redenen: gewenste accommodatie niet beschikbaar, aanvrager op zwarte lijst, aanvragen van gezinnen met kinderen boven de 10 jaar. Helaas waren er ook dit jaar annuleringen op het laatste moment en no-shows. 8.
Evaluatie met campinghouders, vrijwilligers en planning
Het seizoen 2014 is rustig verlopen. Ook de campingeigenaren en de vrijwilligers ter plaatse geven aan een rustig verlopen seizoen te hebben gehad. Wederom danken wij onze vrijwilligers in Rijssen en Vinkeloord voor hun inzet. Een speciaal woord van dank voor de Rotterdamse vrijwilligers die in 2014 weer de administratieve organisatie op een professionele wijze hebben uitgevoerd.
Pagina 6 van 6 Jaarverslag 2014
