2013
JAARVERSLAG 2013 STICHTING VAKANTIEWEKEN ROTTERDAM
Verslag 2013 Stichting Vakantieweken Rotterdam Inleiding
Stichting Vakantieweken Rotterdam organiseert voor 200 Rotterdamse gezinnen een week vakantie. Deze weken zijn bedoeld voor gezinnen die het zelf niet kunnen bekostigen. Aan dit initiatief werken mee Stichting Vincentius Rotterdam, Sociale Zaken en Werkgelegenheid Rotterdam, het Algemeen Maatschappelijk Werk en andere instellingen. 1.
Aangeschreven instellingen
Stichting Vakantieweken Rotterdam heeft 127 Rotterdamse maatschappelijke instellingen aangeschreven. Sociale Zaken Rotterdam heeft via hun klantenbestand cliënten aangeschreven die voldeden aan de gestelde criteria. 2.
Doelgroepen
De vakanties waren voor de volgende doelgroepen bestemd: gezinnen met kinderen tot en met 10 jaar, ouderen en alleenstaanden vanaf 60 jaar. 2.1
Criteria om in aanmerking voor een vakantie te komen:
Cliënt moet (in principe) aan minimaal een combinatie van hierna genoemde voorwaarden voldoen om in 2013 in aanmerking te komen voor een vakantieweek: 1. Cliënt heeft kinderen in de leeftijd tot en met 10 jaar; 2. Cliënt heeft onvoldoende inkomen; 3. Cliënt is woonachtig in Rotterdam; 4. Cliënt is 60 jaar of ouder. N.B.: Gezinnen met leerplichtige kinderen tot en met 10 jaar hebben voorrang in het hoogseizoen. In principe komen gezinnen met niet leerplichtige kinderen, ouderen en alleenstaanden alleen in aanmerking voor een week vakantie tijdens het voor- of naseizoen. 3.
Beschikbare weken
VOORSEIZOEN 2013 27-4
4-5
11-5
18-5
25-5
1-6
8-6
15-6
22-6
29-6
6-7
HOOGSEIZOEN/ZOMERVAKANTIE 2013 - LO ROTTERDAM 20-7
27-7
3-8
10-8
17-8
24-8
31-8
NASEIZOEN 2013 7-9
14-9
Pagina 2 van 6 20130905 Jaarverslag 2013
13-7
Verslag 2013 Stichting Vakantieweken Rotterdam 4.
Aanmelding en de verwerking van de aanvragen
Naast de gezinnen met kinderen tot en met 10 jaar konden ook ouderen (60+) in het hoogseizoen gebruik maken van de beschikbare accommodaties. Daarbij werd streng de hand gehouden aan de eis dat uitsluitend via een verwijzer een vakantieweek aangevraagd kon worden. Tevens werd op de parken actief gecontroleerd of men zich hield aan de in de aanvraag aangemelde medegasten. Uitsluitend medegasten die woonachtig waren op het adres en deel uitmaakten van het gezin van de hoofdgast werden toegelaten. Medegasten werden met naam en geboortedatum in de bevestigingsbrief opgenomen. Er werd door de vrijwilligers ter plaatse op aanwezige (mede)gasten gecontroleerd. 5.
Reserveringsprogramma
Het reserveringssysteem TOMMY werd verder geoptimaliseerd. Naast een voorlopige reservering is men verplicht ook een origineel aanmeldingsformulier met een kopie identiteitsbewijs mee te sturen. Wanneer het een particuliere aanvraag betrof, ingediend door een andere verwijzer dan SoZaWe, werd ook verzocht een bewijs van inkomen te overleggen. 6.
Geboekt aantal weken en geplaatste gasten
Door ziekte van onze beheerder in Vinkel was de accommodatie in de weken 17 tot en met 22 niet beschikbaar. In overleg zijn deze gasten overgeboekt naar ’t Mölke in Rijssen. In totaal zijn er 632 gasten geplaatst, variërend in leeftijd van 0 – 86 jaar. De verdeling is daarbij 316 volwassenen en 316 kinderen. De meest voorkomende bezetting per familie was 2 volwassenen met 2 kinderen. Daarnaast meldden veel één-ouder gezinnen zich aan voor een vakantieweek (moeder met kinderen in leeftijd variërend van een paar maanden tot 15 jaar). Alleenstaanden konden tevens één begeleider (moeder, vriendin of anderszins) aanmelden.
Vakantiepark / camping
Aantal weken Beschikbaar Geplaatst
Bergzicht (Markelo) - 4 P IH4 Den Blanken (Neede) - 5P IH Mölke (Rijssen) – VWB 6P Mölke (Rijssen) – MB 4P Mölke (Rijssen) – Caravans 4P Vinkeloord 4-6P
12 17 28 27 77 38
16 18 41 20 92 51*
Totaal aantal weken
199
238
* wegens ziekte van de vrijwilliger waren er 51 weken beschikbaar in plaats van 69
Pagina 3 van 6 20130905 Jaarverslag 2013
Verslag 2013 Stichting Vakantieweken Rotterdam Samengestelde gezinnen (moeder met kinderen en uitwonende vriend met eventuele kinderen) werden dit jaar niet aangemeld. Ook grootouders met kinderen en kleinkinderen konden zich aanmelden voor een vakantieweek in het hoogseizoen. Er werd niet (meer) toegestaan meer dan 2 volwassenen per accommodatie in te plannen. Het project verzorgde in 2013 vakantieweken voor bijna 632 personen. De ruim 230 aanmeldingen leidden tot 199 plaatsingen van gezinnen die gemiddeld 4 personen telden. Aanvragen via verwijzende instellingen In 2013 werden 199 plaatsingen gerealiseerd via de volgende instellingen: ASVZ Centrum Voor Dienstverlening Rotterdam Centrum voor jeugd en gezin Rijnmond Dock Eleos Flexus Jeugplein Stichting Humanitas Stichting Pameijer Stichting Somik Stichting Timon SoZaWe Stichting Vincentius UWV
4 12 6 6 1 4 2 1 1 1 157 1 3
Totaal
199
7.
Aanmeldingsprocedure
Iedere aanvraag werd schriftelijk en per e-mail bevestigd; zowel de verwijzer als de gast kreeg bericht van een voorlopige reservering. Na betaling van de eigen bijdrage ontving de hoofdgast de definitieve reservering met daarbij informatie over het geboekte park en een routebeschrijving (per openbaar vervoer en per auto). Er is 32 keer een verzoek ingediend tot het vergoeden van reiskosten. Deze verzoeken zijn allen gehonoreerd. Indien nodig werd ook aansluitend vervoer van en naar het station aangeboden (via het vakantiepark of regiotaxi).
Pagina 4 van 6 20130905 Jaarverslag 2013
Verslag 2013 Stichting Vakantieweken Rotterdam Binnen 2 weken na acceptatie van de aanvraag moest de eigen bijdrage worden betaald. Deze werd over het algemeen tijdig ontvangen. Niet iedere gast betaalde echter binnen de gestelde termijn van 2 weken. Hiermee werd redelijk soepel omgegaan. Men kon op verzoek ook in termijnen betalen. Indien men zich, zonder overleg, niet hield of voldeed aan de voorwaarden, werd de vakantie geannuleerd.
7.1
Informatie over en verblijf op de parken en accommodatie
Ook dit jaar werd aan de gasten informatie gestuurd over de manier van vakantievieren op een vakantiepark/camping in de provincie. Dit ter voorkoming van teleurstelling of problemen ter plaatse. Tevens werd meer informatie gegeven over de indeling van de gehuurde accommodatie. Om het verblijf van onze gasten te veraangenamen is het ons gelukt om fietsen beschikbaar te stellen voor zowel de volwassenen als de kinderen. De mobiliteit van onze gasten werd hierdoor erg verhoogd. Dit zgn. fietsproject kwam destijds tot stand met financiële steun van het Sint Laurens Fonds. 7.2
Mailing / aanmeldingen
Naast de gebruikelijke mailing aan de instellingen/verwijzers werden enkele instellingen door de coördinator telefonisch benaderd om hen nog eens op dit mooie project te wijzen. Deze extra inspanning en de moeilijke financiële positie van onze gasten heeft er toe bijgedragen dat eind mei jl. al ruim 75% van de accommodaties volgeboekt was. 7.3
Leeg/annuleringen
Totaal aantal annuleringen bedroeg 24. Als reden werd opgegeven: zieke kinderen, familieomstandigheden door overlijden, ziekenhuisopname en het totaal ontbreken van financiële middelen. Dit vakantieseizoen verliep, op een paar uitzonderingen na, zonder vervelende incidenten. 7.4
Met betrekking tot de plaatsingen
Aan de meeste gezinnen kon worden voldaan aan hun voorkeur voor een bepaalde vakantieweek. Daardoor is het soms niet mogelijk een gezin te plaatsen. Het voorseizoen en het naseizoen waren minder geliefd. De parken in het oosten van het land waren wederom minder in trek vanwege de langere reistijd. Vinkeloord (Brabant) is nog altijd favoriet, mede door de extra’s die bij het park geboden worden en de relatief kortere reistijd. Families die eerder voor problemen hebben gezorgd, werden niet toegelaten. In het planningsprogramma wordt met behulp van een code een zwarte lijst bijgehouden. De planning heeft 8 aanvragen niet kunnen honoreren, dit betrof zowel gezinnen die op de zwarte lijst voorkomen als aanvragen van gezinnen met kinderen boven de 10 jaar, dit laatste in verband met het risico van overlast.
Pagina 5 van 6 20130905 Jaarverslag 2013
Verslag 2013 Stichting Vakantieweken Rotterdam Helaas waren er ook dit jaar enkele afmeldingen op het laatste moment en enkele no-shows. 8.
Evaluatie met campinghouders, vrijwilligers en planning
Het seizoen 2013 is redelijk rustig verlopen. Op camping Bergzicht kwam een gast in beschonken toestand aan. De beheerder heeft hem in overleg met onze organisatie direct weer op het station afgezet. Door de strikte handhaving van de voorwaarde dat geen kinderen boven 10 jaar worden toegelaten is het met name bij camping Den Blanken dit seizoen rustig verlopen. Een veel gehoorde klacht bij ’t Mölke was dat er veel muggen zijn. Een mevrouw is aangesproken op het veroorzaken van veel geluid omdat zij laat op de avond haar auto te laten draaien. Verder is het seizoen rustig en zonder noemenswaardige incidenten verlopen. De campingeigenaren en de vrijwilligers ter plaatse geven aan een rustig verlopen seizoen te hebben gehad. Opnieuw willen wij onze dank uitspreken aan de vrijwilligers in Rijssen en Vinkeloord die zich in 2013 weer hebben ingezet voor een prettig verblijf van onze gasten. Een speciaal woord van dank voor de Rotterdamse vrijwilligers die in 2013 weer de administratieve organisatie op een professionele wijze hebben uitgevoerd. 9.
Evaluatie met SoZaWe
De evaluatie met SoZaWe heeft op 6 november 2013 plaatsgevonden.
Pagina 6 van 6 20130905 Jaarverslag 2013
