Jaarverslag 2013 NBA Stagebureau
1
Inhoudsopgave
1. Inleiding
2. Het NBA Stagebureau 2.1 Plaats in de organisatie 2.2 Bezetting Secretariaat Stagebureau 2.3 Taken
3. Praktijkopleiding onder verantwoordelijkheid van de NBA 3.1 Verloop AA-trainees 3.2 Verloop RA-trainees 3.3 Praktijkbegeleiders 3.4 Externe beoordelaars 3.5 Beoordelen van de werkomgeving 3.6 Dossiervorming
4. Beschrijving en evaluatie praktijkopleiding 4.1 Organisatie van de praktijkopleidingen AA en RA 4.2 Visitatie door de Raad voor de Praktijkopleidingen
5. Communicatie
6. Vooruitblik 2014
2
1. Inleiding Dit is het eerste jaarverslag van het NBA Stagebureau. Het jaarverslag heeft betrekking op de periode 1 januari t/m 31 december 2013. Het doel van dit jaarverslag is om inzicht te geven in de activiteiten en de ontwikkelingen binnen het stagebureau. In hoofdstuk 2 beschrijven wij de plaats van het stagebureau binnen de organisatie van de NBA. Ook gaan wij nader in op de personele bezetting. Hoofdstuk 3 bevat overzichten van het verloop van de omvang van het aantal en de soorten van trainees , praktijkbegeleiders en externe beoordelaars. In hoofdstuk 4 beschrijven en evalueren wij de werkzaamheden van het stagebureau. Tevens gaan wij in op de acties als gevolg van de visitatie uit 2013. In hoofdstuk 5 van dit verslag lichten wij de communicatie met de binnen het stagebureau betrokkenen bij de praktijkopleidingen AA en RA toe. In hoofdstuk 6 blikken wij vooruit op de doelstellingen voor 2014.
2. Het NBA Stagebureau 2.1. Plaats in de organisatie De voormalige Raad van de Praktijkopleiding van de NOvAA fungeerde tot 1 januari 2013 als stagebureau voor de AA-trainees, die hun praktijkopleiding rechtstreeks via de NBA volgden. Na 1 januari 2013 is de voormalige Raad voor de Praktijkopleiding van de NOvAA samen met het Stagebestuur van het NIVRA opgegaan in de nieuwe Raad voor de Praktijkopleidingen. Deze nieuwe Raad voor de Praktijkopleidingen heeft van 1 januari 2013 tot en met 1 mei 2013 formeel gefungeerd als stagebureau voor deze AA-trainees. Materieel hebben de AA-Accountants en Registeraccountants, die belast waren met de oprichting van het nieuwe NBA Stagebureau, de honneurs waargenomen. Dat waren de volgende personen: drs. J. de Beuze AA, mw. W.A.W.M. Mol AA, dhr. H.J. Baars RA RO CIA en drs. M.A. Bongers RE RA CIA CISA CFE RFA . Het Bestuur van de NBA heeft het NBA Stagebureau i.o. per 1 mei 2013 ingesteld. Basis voor de instelling van het NBA Stagebureau vormde het reglement voor het NBA Stagebureau. Het Bestuur van het Stagebureau i.o. werd vanaf 1 mei 2013 gevormd door de volgende personen: dhr. H.J. Baars RA RO CIA, drs. J de Beuze AA, drs. M.A. Bongers RE RA CIA CISA CFE RFA , mw. W.A.W.M Mol AA, ir. drs. F. Hordijk RA, dhr. W. M.M. Snepvangers AA, dhr. E. Jonkheijm AA en dhr. T.P.H.G. Gehring AA. De belangrijkste taken voor het Bestuur van het NBA Stagebureau i.o. waren in 2013: het bewaken van de voortgang van de praktijkopleidingen AA en RA, het opstellen van de ontbrekende bijlagen bij het stagereglement en het opstellen van plannen van aanpak voor de door de leden van het bestuur van het stagebureau uit te voeren taken. Deze taken zijn gerealiseerd. Het doel was om voor 1 januari 2014 aan het Bestuur van de NBA het definitieve stagereglement met bijbehorende bijlagen voor te leggen en om de status van het stagebureau van ‘in oprichting’ te wijzigen in ‘opgericht’. Het reglement met bijbehorende bijlagen voorleggen aan het NBA Bestuur is gerealiseerd. De statuswijziging werd niet gerealiseerd, omdat de mandaatregeling op grond 3
waarvan het Bestuur van het NBA Stagebureau besluiten mag nemen, niet tijdig gereed was. Wel is conform de besluitvorming van het Bestuur van de NBA het Bestuur van het NBA Stagebureau teruggebracht van acht naar zeven personen. Dhr. Baars RA heeft in december 2013 afscheid genomen van het Bestuur van het NBA Stagebureau. Dhr. De Beuze AA heeft het voorzitterschap per 1 januari 2014 van hem overgenomen. Dhr. Hordijk RA treedt sinds 1 januari 2014 op als vicevoorzitter. Verwacht wordt dat voor 1 juli 2014 alsnog de status van het stagebureau kan worden omgezet naar de status ‘opgericht’.
2.2 Bezetting Secretariaat NBA Stagebureau Het NBA Stagebureau omvat het NBA Stagebestuur, de beoordelaars van de NBA en de administratieve ondersteuning van het NBA Stagebureau. Een overzicht van de beoordelaars van het NBA Stagebureau is bijgevoegd (zie bijlage 1). Het bestuur van het NBA Stagebureau wordt bijgestaan door een secretaris, dhr. A.R. Bonestroo. Administratief wordt het stagebureau bijgestaan door mw. S. Menassie (inschrijvingen, organisatie stagebureau-activiteiten en beheer N@tschool ) en dhr. P. Navarro (helpdesk, voortgangsbewaking o.a. door persoonlijk contact, organiseren van introductiebijeenkomsten en administratieve verwerking onderbrekingen en hervattingen en gestopte trainees). Van de vergaderingen van het Bestuur van het Stagebureau en eventuele overige stagebureau-activiteiten worden door mw. H. Zijlstra verslagen gemaakt.
2.3 Taken De taken van het NBA Stagebureau zijn als volgt samen te vatten:
Het opstellen en onderhouden van een stagereglement; Het opzetten van een interne organisatie met betrekking tot de praktijkopleidingen AA en RA; Het controleren van de toelating tot de praktijkopleidingen; Het selecteren en aanstellen van praktijkbegeleiders; Het selecteren en aanstellen van (externe) beoordelaars; Het selecteren en voordragen van praktijkscriptiebegeleiders; Het beoordelen van de werkomgevingen van trainees; Toezien op de sluiting van praktijkopleidingsovereenkomsten; Het controleren, beoordelen en goedkeuren van individuele gelijkstellingverzoeken en de rapportages, het controleren op voortgang en realisatie van de rapportages; Het voeren van een praktijkopleidingsadministratie; Het ondersteunen bij het zoeken naar externe praktijkopleidingsplaatsen; Het bijhouden van de vorderingen van de theoretische opleiding per trainee; Het actief invulling geven aan de zorgplicht van het stagebureau door trainees persoonlijk te benaderen op het moment dat er rapportage-achterstanden optreden; Het bewaken, handhaven en waarborgen van de kwaliteit van de individuele praktijkopleiding; Het aanleggen en beheren van een dossier per trainee, dat onder meer alle plannen, rapportages, correspondentie, e.d. bevat; Het verzorgen van communicatie met alle interne en externe betrokkenen; Het behandelen van klachten; 4
Het meewerken aan de periodieke visitatie door de Raad voor de Praktijkopleidingen van de NBA; Het (desgevraagd) afleggen van verantwoording aan de Raad voor de Praktijkopleidingen van de NBA en het Bestuur van de NBA; Het afgeven van een verklaring van succesvolle afronding van alle zes semesters (praktijkopleiding RA); Het rapporteren van de ontwikkelingen inzake de praktijkopleidingen aan de Raad voor de Praktijkopleidingen van de NBA en aan het Bestuur van de NBA.
Ten behoeve van de hiervoor genoemde taken werkt het bestuur van het NBA Stagebureau met een portefeuillehoudersmodel. Enkele belangrijke taken zijn vastgelegd in plannen van aanpak (zie bijlage 2). Deze plannen van aanpak dragen bij aan de kwaliteitsborging van het NBA Stagebureau als geheel. Het Bestuur van het NBA Stagebureau is in 2013 zes keer bijeen geweest.
3. De praktijkopleidingen AA en RA binnen het NBA Stagebureau 3.1 Verloop AA-trainees Binnen het NBA Stagebureau is het aantal AA-trainees in 2013 afgenomen. Onderstaande tabel bevat het verloop. Door de Raad voor de Praktijkopleidingen zal een onderzoek worden uitgevoerd naar de dalende instroom in de praktijkopleiding AA
Aantal AAJaartal trainees Aanmeldingen einde jaar
2013
983
Tussentijds gestopt
152
Geslaagden
160
Actief in 2013 (peildatum 31 december 2013)
123
Totaal
Tot 1 jaar ingeschreven
147
1 tot 2 jaar ingeschreven
156
2 tot 3 jaar ingeschreven
184
3 tot 4 jaar ingeschreven
165
4 jaar en langer ingeschreven
331
Eindtotaal
983
5
Het aantal AA-trainees binnen het NBA Stagebureau is in 2013 van 1114 naar 983 ( - 131) afgenomen. Het aantal aanmeldingen voor het NBA Stagebureau ligt nauwelijks lager dan in 2012: van ongeveer 160 naar 152. 3.2 Verloop van het aantal RA-trainees Het aantal RA-trainees binnen het NBA Stagebureau daalt eveneens. Het verloop van het aantal RAtrainees ziet er als volgt uit:
Aantal RAJaartal trainees einde jaar
2013
172
Aanmeldinge n
Tussentijds gestopt
20
Geslaagden
4
Actief in 2013 (peildatum 31 december 2013)
42
Totaal
In 1 jaar ingeschreven
18
In 2 jaar ingeschreven
45
In 3 jaar ingeschreven
69
Aantal trainees dat bezig is met het schrijven van een praktijkscriptie Eindtotaal
40 172
In 2013 zijn er 12 gelijkstellingsverzoeken ingediend die allemaal zijn toegekend.
Nb.: de registratietechniek voor de AA-trainees en de RA-trainees verschilt nog van elkaar. Bij de AAtrainees wordt geregistreerd hoelang de trainee staat ingeschreven. Bij de RA-trainees wordt het aantal afgeronde semesters geregistreerd. Om die reden verschillen de tabellen voor de AA-trainees en de RA-trainees nog enigszins.
3.3 Praktijkbegeleiders Het NBA Stagebureau maakt gebruik van 755 praktijkbegeleiders, waarvan 651 voor de praktijkopleiding AA en 104 voor de praktijkopleiding RA. Het nieuwe competentieprofiel voor praktijkbegeleiders is per 1 januari 2014 in werking getreden. In oktober t/m december 2013 zijn daartoe de nodige voorbereidingen getroffen. Zo zijn er 6
procedurebeschrijvingen gemaakt (een plan van aanpak), drie presentaties verzorgd voor praktijkbegeleiders die actief zijn voor het NBA Stagebureau, aanpassingen aangebracht in N@Tschool en de beoordelaars van het NBA Stagebureau tijdens bijeenkomsten geïnstrueerd. Vanaf 1 januari 2014 wordt er een register met praktijkbegeleiders bijgehouden en worden de praktijkbegeleiders voor een periode van 4 jaar benoemd. De beoordelaars voor de praktijkopleiding RA hebben instructie gekregen om bij het afleggen van een bedrijfsbezoek aan een kantoor van een nieuwe trainee nadrukkelijk het profiel voor de praktijkbegeleiders met de betreffende praktijkbegeleider van de nieuwe trainee te bespreken. De vier onderscheiden rollen van de praktijkbegeleider komen daarmee aan de orde. Een weerslag van het gesprek is terug te vinden in het bezoekverslag.
3.4 Beoordelaars Het NBA Stagebureau maakte in 2013 van vijf beoordelaars voor de praktijkopleiding RA en van 47 beoordelaars voor de praktijkopleiding AA gebruik. Daarvan wordt bij negen externe beoordelaars het bestand met trainees die zij beoordelen afgebouwd. Inmiddels is het aantal beoordelaars voor de praktijkopleiding RA met drie personen uitgebreid naar achtpersonen. In 2012 is de toenmalige Raad voor de Praktijkopleiding van de NOvAA gestart met het voeren van kwaliteitsgesprekken met externe beoordelaars. Dit betekent dat er jaarlijks met ongeveer twaalf externe beoordelaars gesprekken worden gevoerd. Dhr. Spoelstra is destijds benaderd om deze gesprekken namens de Raad met de externe beoordelaars te voeren. Het NBA Stagebureau heeft deze activiteiten voortgezet. In 2013 zijn er opnieuw gesprekken met elf externe beoordelaars gevoerd. Drie beoordelaars hebben voorafgaand aan of direct na hun gesprek met dhr. Spoelstra aangegeven te willen stoppen als externe beoordelaar. Eén externe beoordelaar krijgt een intensief coachingstraject aangeboden. Een andere externe beoordelaar heeft toegezegd bij de beoordelingen betere kwaliteit te leveren. Deze beoordelaar was van mening dat het normenkader voor de beoordeling van de controle-opdrachten te zwaar was en week om die reden wel eens af van het normenkader. Met één externe beoordelaar moet nog een vervolggesprek worden gevoerd. Op basis van de rapportage van dhr. Spoelstra is geconcludeerd dat met vijf van de geïnterviewde externe beoordelaars een vervolggesprek niet nodig was. Met de beoordelaars voor de praktijkopleiding RA zijn in 2013 twee bijeenkomsten georganiseerd. De eerste bijeenkomst betrof een intervisiebijeenkomst waarin beoordelaars feedback hebben gegeven op elkaars beoordelingen. De tweede bijeenkomst was bedoeld om de beoordelaars te informeren over hun rol inzake het implementeren van het competentieprofiel voor de praktijkbegeleiders.
3.5 Beoordelen van de werkomgeving Het beoordelen van de geschiktheid van de werkomgeving maakt deel uit van het beoordelingsproces zoals dat uitgevoerd wordt door de beoordelaars van het NBA Stagebureau. De beoordelaars voor de praktijkopleiding RA leggen bij nieuwe trainees een bedrijfsbezoek af. Tijdens 7
dat bezoek wordt nadrukkelijk de geschiktheid van de praktijkopleidingsplaats aan de orde gesteld. Hiervan worden in het verslag van het bedrijfsbezoek ook aantekeningen gemaakt. Bij de praktijkopleiding AA beoordelen de beoordelaars aan de hand van het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) de geschiktheid van de opleidingsplaats. In het POP is een organogram opgenomen met functiebeschrijvingen. De trainee moet aangeven wat zijn plek is binnen de organisatie en wat zijn ontwikkelperspectief is binnen de organisatie. 3.6 Dossiervorming Vrijwel alle trainees (AA en RA) van het NBA Stagebureau maken gebruik van N@Tschool (op een restant van oude inschrijvingen na). Binnen het Bestuur van het NBA Stagebureau is een portefeuillehouder aangewezen die zich specifiek bezig houdt met de dossiervorming. Op het moment dat binnen de NBA Navision en Decos ingeregeld zijn, zal de portefeuillehouder nagaan (en bewaken) of de workflow adequaat is en of alle documenten, notities en aantekeningen conform de Nadere Voorschriften en het stagereglement worden vastgelegd. Ook nieuwe ontwikkelingen binnen Navison, Decos en N@tschool ten behoeve van het stagebureau worden door de portefeuillehouder getest en beoordeeld. Hierover rapporteert hij aan het voltallige bestuur van het NBA Stagebureau. Op deze manier is het stagebureau in staat verantwoordelijkheid te nemen voor de dossiervorming binnen de NBA ten behoeve van het eigen stagebureau.
4. Beschrijving en evaluatie van de praktijkopleidingen AA en RA 4.1 Organisatie van de praktijkopleidingen AA en RA Het afgelopen jaar zijn er binnen het NBA Stagebureau stappen gezet om procedures voor de praktijkopleidingen RA en AA op elkaar af te stemmen. Zo is bij de implementatie van het competentieprofiel van de praktijkbegeleiders gekozen voor een vergelijkbare aanpak. Voor beide praktijkopleidingen zijn de beoordelaars verantwoordelijk gemaakt voor het toetsen van de praktijkbegeleiders aan het competentieprofiel. Verdere stappen zullen het komende jaar nog worden gemaakt. In het kader van de interne kwaliteitsbewaking heeft het NBA Stagebureau een eigen inspectiecommissie opgericht. De inspectiecommissie bezoekt een accountantsorganisatie op het moment dat er twijfels zijn over een rapportage. Op basis van nader onderzoek kan bekeken worden of de rapportage terecht ingediend is en of er sprake is van een getrouwe weergave. Ook worden, om preventieve redenen op basis van een steekproef enkele kantoren bezocht worden. Gestreefd wordt naar ongeveer tien kantoorbezoeken er jaar. In 2013 heeft er een pilot plaatsgevonden waarbij de pilotdeelnemers acht kantoren hebben bezocht. Overigens – maar dat werd in de hand gewekt door de selectie – is bij geen van de kandidaten, ware het geen pilot geweest, aanleiding gebleken tot het alsnog afkeuren van eerder ingediende rapportages. De inspecteurs hebben de bezoeken als zeer waardevol ervaren. Door het Adviescollege Beroepsreglementering van de NBA is aangegeven dat de inspectiecommissie de rapportages niet mag toetsen aan de klantendossiers, tenzij de betreffende klanten daarvoor expliciet toestemming heeft geven. Het Bestuur van NBA Stagebureau respecteert deze uitspraak en zal dan ook zonder toestemming van klanten geen 8
onderliggende klantendossiers bekijken, maar haar bevindingen baseren op interviews van de trainee en de praktijkbegeleider.
4.2 Visitatie door de Raad voor de Praktijkopleidingen De Raad heeft vorig jaar nog het NOvAA Stagebureau en het NIVRA Stagebureau afzonderlijk gevisiteerd. De visitatie van het NIVRA Stagebureau heeft plaatsgevonden op 14 februari 2013. De visitatie van het NOvAA Stagebureau heeft plaatsgevonden op 4 januari 2013. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste bevindingen. Voor de praktijkopleiding RA is opgemerkt dat: 1. het niveau van de beoordelingen nogal wisselt per beoordelaar 2. de spreiding over de bedrijfstypen, het niveau van de werkzaamheden en de diepgang in het essay (praktijkgericht en specifieke probleemstelling), m.n. bij trainees bij IAD’s meer aandacht behoeft. Beide punten zijn uitvoerig aan de orde gekomen tijdens de intervisiebijeenkomst in mei 2013. Door de discussie tussen de beoordelaars komen de beoordelingsnormen uitgebreid aan bod en vindt er afstemming plaats van de beoordelingsnormen. Tevens is er een nieuw stramien opgesteld voor het semesterverslag. Ook wordt aan trainees die hun praktijkopleiding volgen bij een AID nu vaker dan in het verleden
geadviseerd in het laatste jaar gebruik te maken van een externe praktijkopleidingsplaats om daarmee te borgen dat alle CEA-eindtermen in voldoende mate aan bod zijn gekomen. Voor de praktijkopleiding AA is opgemerkt dat: 1. in de persoonlijke ontwikkelingsplannen en de essays de koppeling met de theoretische kennis verbeterd kan worden; 2. de aandacht voor gedrags- en beroepsregels kan worden verbeterd; 3. de aandacht voor communicatieve vaardigheden kan worden verbeterd; 4. beoordelaars hun oordelen beter moeten motiveren.
De hierboven genoemde punten zijn tijdens de bijeenkomst met de externe beoordelaars op 9 december 2013 nadrukkelijk aan de orde gesteld. Door de Raad is er inmiddels een Handreiking opgesteld waarin aan de bovenstaande punten aandacht wordt besteed. Deze Handreiking is ook naar alle beoordelaars van het stagebureau gestuurd. Op dit moment wordt er gewerkt aan een instructie voor de beoordelaars waarin wordt gewezen op welke documenten en formulieren zij op welk moment moeten gebruiken. Tevens is er inmiddels een groepje van drie trainees geformeerd waarmee gewerkt wordt aan het opstellen van nieuwe voorbeeldportfolio’s. Het Bestuur van het NBA Stagebureau streeft door deze acties naar verdere verbetering van de kwaliteit.
9
5. Communicatie In 2013 zijn er twee bijeenkomsten geweest met de beoordelaars RA: één intervisiebijeenkomst en één reguliere bijeenkomst. Hierover is in dit verslag eerder al het nodige gemeld. Voor de praktijkbegeleiders (voor de praktijkopleidingen AA en RA) zijn er in 2013 drie bijeenkomsten georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomsten is aan de praktijkbegeleiders toegelicht welke consequenties er zijn verbonden aan de implementatie van het competentieprofiel voor de praktijkbegeleiders. Het NBA Stagebureau heeft in 2013 geen bijeenkomst georganiseerd voor de RA-trainees. Wel is er op 17 oktober 2013 een bijeenkomst geweest voor de AA-trainees. Tijdens deze bijeenkomst is aandacht besteed aan de nadere invulling van de opbouw van de praktijkopleiding AA. Op basis van het onderzoek van AO Consult onder RA- en AA-trainees heeft de Raad voor de Praktijkopleidingen de opbouw van de praktijkopleiding AA nader ingekaderd. Het NBA Stagebureau heeft hieromtrent richting de eigen AA-trainees een nadere toelichting gegeven. Ook is ingegaan op de eisen die worden gesteld aan de eindtoets. Op 25 november 2013 is er een incompany-bijeenkomst geweest bij Alfa Accountants. Bij Alfa Accountants is eveneens ingegaan op de specificering van de opbouw van de praktijkopleiding AA. De trainees bij Alfa Accountants volgen hun praktijkopleiding vrjwel allemaal via het NBA Stagebureau.
6. Vooruitblik 2014 Het komende jaar zullen er verschillende voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd worden. Zo zullen er bijeenkomsten voor AA en RA trainees worden gehouden. Ook is er een bijeenkomst gepland voor praktijkbegeleiders in verband met de implementatie van het competentieprofiel voor praktijkbegeleiders, die afgelopen najaar verhinderd waren. Daarnaast worden er afzonderlijke bijeenkomsten voor de beoordelaars van de praktijkopleidingen AA en RA georganiseerd. Deze bijeenkomsten worden in het communicatieplan opgenomen. In de tweede helft van 2014 zal wellicht Navision binnen de NBA voor de praktijkopleidingen AA en RA geïmplementeerd worden. Extra aandacht zal op dat moment vanuit het stagebureau besteed worden aan de dossiervorming. Aan het einde van het jaar zal de implementatie van het competentieprofiel voor de praktijkbegeleiders worden geëvalueerd. Wat gaat er goed en wat kan er beter? Indien gewenst zullen er dan aanpassingen met betrekking tot de implementatie worden doorgevoerd. Ook zal vanuit het NBA Stagebureau actief geparticipeerd worden bij de ontwikkeling van het competentieprofiel voor de beoordelaars. Tot slot zal ook het komende jaar weer veel aandacht worden besteed aan de verdere kwaliteitsontwikkeling van de beoordelingen van de rapportages. De plannen van aanpak van de portefeuillehouders voorzien daar in.
10
