jaarverslag 2006
Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.
Profiel van Intrakoop Coöperatieve inkoopvereniging Intrakoop is de grootste coöperatieve inkoopvereniging voor de gezondheidszorg. De vereniging behartigt op professionele wijze en zonder winstoogmerk de inkoopbelangen van 497 leden die in totaal 3.543 aangesloten locaties vertegenwoordigen. Zowel ziekenhuizen, verpleeg- en verzorgingshuizen als instellingen gericht op geestelijke gezondheidszorg, gehandicaptenzorg en thuiszorg zijn lid van Intrakoop.
Doel De doelstelling van Intrakoop is het tactisch en operationeel inkoop- en logistiek proces zo te ondersteunen dat leden voor hun instelling optimaal kunnen inkopen. Met de Intrakoopraamovereenkomsten besparen zij direct geld en tijd voor hun organisatie. Europees aanbesteden met Intrakoop levert de leden bovendien risicobeperking en vrijwaring om zelf Europees aan te besteden op. Tevens biedt Intrakoop kennis en advies op maat.
Toegevoegde waarde Intrakoop biedt leden: • Raamovereenkomsten met een gunstige prijs/kwaliteitsverhouding én aantrekkelijke leveringsvoorwaarden voor de productgroepen: - Techniek & Onderhoud - Huishouding & Inrichting - Verpleging & Verzorging - Voeding - Kantoor & Automatisering - Energie - Diensten • Risicobeperking en vrijwaring om zelf Europees te moeten aanbesteden bij deelname aan onze Europese aanbestedingen; • Ondersteuning bij het maken van leveranciers- en prijsvergelijkingen; • Advies over de optimale samenstelling van het inkooppakket; • Advies en begeleiding op het gebied van inkoop en logistiek in de zorgsector; • Kennisontwikkeling en -overdracht op het gebied van inkoop en logistiek; • Platform om actief kennis over inkoop en logistiek in de zorg te delen.
Colofon Uitgave: Tekst: Foto’s: Vormgeving: Druk:
Jaarverslag 2006 Intrakoop, Waardenburg Hans Oostrum Fotografie, Den Haag Adform ontwerp, Zaltbommel Leerdam Druk, Leerdam
Voorwoord Het jaar 2006 stond in het teken van transparant Europees aanbesteden met commitment vooraf. Na de start hiervan in 2005 konden we de inkoopresultaten van de aanbestedingen van kantoorartikelen en aardgas vergelijken met de doelstellingen. Conclusie is dat we uitstekende resultaten voor u hebben geboekt. In 2006 zijn we gestart met het aanbesteden van voeding. In overleg met de leden uit het aanbestedings- en tribuneteam hebben we de aanpak geformuleerd. Nieuw in deze aanbesteding is de mini-aanbestedingsprocedure. Met deze procedure kunnen gecommitteerde leden uit meerdere centraal door Intrakoop gecontracteerde leveranciers, zelf de leverancier selecteren die het beste bij hun instelling past. Een nieuw en uniek fenomeen in Nederland. Intrakoop heeft met haar Europese aanbestedingen op verschillende vlakken veel ervaring opgedaan. Zoals met de aanbestedingsteams en het verkrijgen van uw commitment. Maar ook met heraanbesteden en een kort geding dat een afgewezen leverancier heeft aangespannen. Intrakoop kreeg overtuigend gelijk van de rechter. Al deze ervaringen hebben geleid tot verdere ontwikkeling van onze aanpak. Zo kunnen we in de toekomst nog betere resultaten voor u bereiken. In onze contacten met u werken wij aan een optimale mix tussen persoonlijk contact en het beschikbaar stellen van digitale informatie die u op ieder gewenst moment kunt raadplegen. Deze aanpak heeft er mede aan bijgedragen dat de ledentevredenheid in 2006 verder is gestegen. U gaf Intrakoop maar liefst het eindcijfer 7,4 en daar zijn wij trots op. Voor de Intrakoop-medewerkers was 2006 een hectisch jaar. Het gelijktijdig aangekondigde vertrek van de manager front office en een inkoper, heeft een grote wissel getrokken op de inzet en inventiviteit van de overige medewerkers. Een compliment aan alle medewerkers is daarom dit jaar extra op zijn plaats. Begin 2007 heb ik bekend gemaakt dat ik mijn functie als directeur per 1 juni 2007 beschikbaar zal stellen. Persoonlijke afwegingen liggen hieraan ten grondslag. De afgelopen ruim 17 jaren heb ik met veel plezier gewerkt voor Intrakoop en samen met veel enthousiaste leden, bestuurders, toezichthouders en niet in de laatste plaats de Intrakoopmedewerkers gebouwd aan “onze” inkoopvereniging. Daarbij heb ik ook veel leveranciers ontmoet die het zeer de moeite waard vonden om met Intrakoop een overeenkomst af te sluiten en samen te werken aan optimale toelevering van de leden. Graag wil ik via deze weg iedereen hartelijk bedanken voor de samenwerking. Ik ben ervan overtuigd dat Intrakoop een prachtige toekomst tegemoet gaat.
Gert Walhof Directeur
Voorwoord
1
Inhoudsopgave Verantwoording raad van toezicht
3
Management samenvatting
5
Strategische koers
6
Relatiebeheer leden en dienstverlening
7
Innovatie
13
Interne organisatie
15
Financiën, control, informatisering en kwaliteit
17
Samenvatting jaarrekening 2006
18
Toelichting op de staat van baten en lasten
20
Inhoudsopgave
2
Verantwoording raad van toezicht Het jaar 2006 was voor Intrakoop een druk en succesvol jaar. Dat was merkbaar voor u als Intrakoop-lid, maar uiteraard ook voor de organisatie. De agenda van de raad van toezicht is hiervan in 2006 grotendeels een afgeleide geweest. De professionalisering van de inkoop zette door. Ook in de wereld van onze leden. Tegelijkertijd hebben enkele lopende rechtszaken over aanbestedingsprocedures de ontwikkelingen binnen en buiten Intrakoop versneld. Mede hierdoor heeft Intrakoop kans gezien haar positie als dé coöperatieve inkoopvereniging voor de zorgsector te versterken. De raad van toezicht heeft met tevredenheid kennis genomen van de activiteiten van Intrakoop op dit gebied. Waar nodig heeft de raad aangepast beleid van het bestuur goedgekeurd. Een ontwikkeling die vrijwel samenviel met de professionalisering betrof de bekostiging van de bedrijfsactiviteiten van Intrakoop. De invoering van een systeem waarbij u als aangesloten lid zich in een aanbestedingstraject vooraf committeert, was nieuw en niet zonder risico. De invoering is soepel en volgens planning verlopen. Het spreekt voor zich dat de raad van toezicht de voortgang intensief heeft gevolgd en blijft volgen. Door de grote druk op de interne organisatie en de krachtige professionele expansie van Intrakoop in 2006, is de vaststelling van de nieuwe strategische koers op voorstel van het bestuur door de raad van toezicht uitgesteld. De raad is in 2006 viermaal in vergadering bijeen geweest. Behalve de bovengenoemde onderwerpen zijn onder andere aan de orde geweest: de goedkeuring van de jaarrekening 2005 en begroting 2007 en de governance code. Tevens heeft de raad zijn eigen functioneren geëvalueerd. In 2006 zijn twee algemene vergaderingen gehouden. Tijdens deze goed bezochte bijeenkomsten werden besluiten genomen die statutair zijn voorbehouden aan onze leden. Zoals bijvoorbeeld de goedkeuring van de begroting en jaarrekening en de bestemming van het resultaat over 2005. Tijdens de algemene vergadering op 7 december hebben we bovendien onder het uitspreken van grote waardering afscheid genomen van de heer drs. J.W. de Koning, voorzitter van de raad van toezicht. De heer De Koning heeft gedurende een periode van 12 jaren onafgebroken deel uitgemaakt van de raad. Begin 2007 heeft Gert Walhof, directeur van Intrakoop, te kennen gegeven dat hij zijn loopbaan buiten Intrakoop zal gaan voortzetten. Gezien zijn grote betekenis voor Intrakoop, heeft de raad van toezicht met gemengde gevoelens van deze mededeling kennis genomen. De raad heeft grote waardering voor de resultaten die Gert Walhof op vele terreinen heeft bereikt. Vanzelfsprekend is zijn vertrek aanleiding voor concrete vervolgstappen. Hierover zal in het jaarverslag 2007 uitgebreid worden gerapporteerd. Marten de Bruine, voorzitter
Verantwoording raad van toezicht
3
transparant
Management samenvatting De start van transparant (Europees) aanbesteden met commitment vooraf betekende voor Intrakoop in 2005 een belangrijke koerswijziging. In 2006 zijn de eerste aansprekende resultaten behaald en hebben we de koers voortgezet met nieuwe aanbestedingen.
Europese aanbesteding kantoorartikelen
Een besparing van 66% op de
netto prijzen van 500 veelgebruikte kantoorartikelen. Met dit uitstekende resultaat is de eerste Europese aanbesteding van Intrakoop afgerond. Maar liefst 85 leden met in totaal 189 locaties profiteren vanaf 1 juli 2006 drie jaar lang van dit enorme succes.
Europese aanbesteding aardgas
Maar liefst 235 Intrakoop-leden met 3.059
aansluitpunten hebben meegedaan met de Europese heraanbesteding van aardgas. U gaf voor 2007 tot en met 2009 in totaal voor 755 miljoen m3 aardgas commitment. Een recordvolume. De veiling heeft een korting op de commodityprijs van ruim € 2,7 miljoen opgeleverd.
Europese aanbesteding elektriciteit
Voor maar liefst 780 miljoen kWh per
jaar committeerden 231 leden met 4.482 aansluitingen zich aan de aanbesteding van elektriciteit. Met dit volume is Intrakoop een van de grootste elektriciteitsinkopers onder non-profit organisaties. De inkoop van het enorme elektriciteitsvolume vindt in 2007 plaats aan de hand van ons inkoopportfoliomodel.
aanbesteden Europese aanbestedingen voeding
Voor onze Europese aanbestedingen
Droge kruidenierswaren, Diepvries, Dagvers en het Combipakket 2007-2010 heeft u voor ruim € 82 miljoen per jaar commitment gegeven. De ruim honderd deelnemende leden zijn in februari 2007 gestart om via de mini-aanbestedingsprocedure hun uiteindelijke leverancier te selecteren voor Diepvries, Dagvers en het Combipakket. Droge kruidenierswaren wordt opnieuw aanbesteed.
Mini-aanbestedingsprocedure
Uniek in Nederland is de mini-aanbestedings-
procedure die Intrakoop heeft ontwikkeld. Dit biedt u de mogelijkheid om binnen onze aanbestedingen zelf uw leverancier te selecteren. Intrakoop selecteert hierbij via een centrale procedure een aantal voorkeursleveranciers waaruit het gecommitteerde lid vervolgens op instellingsniveau die leverancier selecteert die het beste aansluit bij zijn assortiment en logistieke wensen.
Portal
Op 23 januari 2006 hebben we de portal op feestelijke wijze geïntroduceerd.
Uw persoonlijke overzichtspagina biedt u een duidelijk overzicht van uw intekeningen, bonus en omzet op de Intrakoop-overeenkomsten. Daarnaast kunt u de status van onze aanbestedingstrajecten via de portal volgen en biedt de kennisbank u een schat aan informatie.
Management samenvatting
5
Strategische koers Het starten van transparant (Europees) aanbesteden met commitment vooraf in 2005 betekende voor Intrakoop een belangrijke koerswijziging. In de loop van 2006 werden de eerste resultaten zichtbaar. We zijn trots op de aansprekende resultaten die we voor u hebben bereikt. In 2006 hebben we veel tijd en energie gestoken in het verder ontwikkelen van deze methodiek. Een belangrijke mijlpaal is de introductie van de mini-aanbestedingsprocedure. Door de enorme tijd die de verdere implementatie en ontwikkeling van transparant (Europees) aanbesteden heeft gekost, is de verdere ontwikkeling van de koers van Intrakoop in overleg met de raad van toezicht uitgesteld. Hierover bent u tijdens de algemene ledenvergaderingen geïnformeerd.
Strategische koers
6
Relatiebeheer leden en dienstverlening Relatiebeheer leden Ontwikkeling ledenbestand en omzet
Het ledenaantal is gedaald van
500 naar 497 leden. Intrakoop heeft 24 nieuwe leden verwelkomd. De lichte daling van het ledenaantal is te verklaren door de overhand van fusies binnen het ledenbestand. Decentralisatie en nieuwe leden bieden hiertegen geen tegenwicht. Het aantal locaties blijft binnen het ledenbestand toenemen. De totale bemiddelde omzet van alle Intrakoop-leden voor 2006 is ruim € 371 miljoen. De omzet is met ruim € 23 miljoen gestegen. Dit is een stijging van 6,6% ten opzichte van 2005. De verwachting voor 2007 is ca. € 290 miljoen. Deze daling in omzet ten opzichte van 2006 is het gevolg van de aanbestedingen van voeding. Het commitment voor voeding is gezien onze doelstellingen uitstekend, maar minder dan de bemiddelde omzet uit de beëindigde contracten.
Kerncijfers Eind
Leden
Locaties
Bemiddelde afname
2006
497
3.543
€ 371 miljoen
2005
500
3.056
€ 348 miljoen
2004
506
2.851
€ 338 miljoen
2003
500
2.659
€ 316 miljoen
2002
523
2.492
€ 302 miljoen
Verdeling locaties naar instellingssoort per eind 2006 verpleeg- en verzorgingshuizen 1.674 locaties (47%) geestelijke gezondheidszorg 515 locaties (15%) diensten 208 locaties (6%) ziekenhuizen 135 locaties (4%) gehandicaptenzorg en revalidatie 787 locaties (22%) thuiszorg 88 locaties (2%) overige 136 locaties (4%)
Relatiebeheer leden en dienstverlening
7
samenspel
Ledenbijeenkomst 13 juni Ruim 140 leden bezochten de ledenbijeenkomst op 13 juni. Na de algemene vergadering stond de dag in het teken van ‘Intrakoop, actief in voeding’. We hebben onze plannen voor de aanbestedingen van voeding en de mini-aanbestedingsprocedure aan u gepresenteerd. Na de presentatie kon u uw vragen hierover stellen aan een panel van aanbestedingsteamleden. TV-kok Pierre Wind nam de aanwezigen vervolgens mee in een wervelende presentatie over voeding is emotie. De proeverij van de Intrakoop convenience leveranciers vormde een smakelijke afsluiting van deze afwisselende dag.
7 december
Tijdens de tweede ledenbijeenkomst van 2006 werd na de algemene
ledenvergadering de aanbestedingskalender 2007 en de mini-aanbestedingsprocedure van de Europese aanbestedingen voeding gepresenteerd. Ruim 80 leden bezochten de bijeenkomst.
Externe bijeenkomsten
Intrakoop is vanwege haar expertise op het gebied van
transparant Europees aanbesteden vaak gevraagd om presentaties te verzorgen bij bijeenkomsten, cursussen of symposia. Zo heeft Intrakoop tijdens de cursus ‘Inkoop en aanbesteding in de zorg’ van uitgever/opleider Reed Elsevier drie keer een presentatie verzorgd over het thema aanbesteden en samenwerken. Op het symposium ‘Europees Aanbesteden voor Zorginstellingen’ van Deli XL heeft Intrakoop haar visie gegeven op Europees aanbesteden. In november hebben we tijdens een bijeenkomst van de VHVG (Food & Hospitality Management) twee presentaties verzorgd. Een over trends en ontwikkelingen in voeding en een over het inkoopproces en transparant (Europees) aanbesteden.
Dienstverlening Europese aanbesteding kantoorartikelen
Een besparing van 66% op de
netto prijzen van 500 veelgebruikte kantoorartikelen. Met dit uitstekende resultaat is de eerste Europese aanbesteding van Intrakoop afgerond. Samen met het aanbestedingsteam heeft Intrakoop het programma van eisen en wensen opgesteld. Tijdens de elektronische veiling op 16 mei 2006 boden drie leveranciers. Hierbij speelde niet alleen de prijs maar ook de kwaliteitsbeoordeling van de leveranciers op basis van het programma van wensen een rol. Office Depot is tijdens de veiling de economisch voordeligste aanbieder gebleken. Maar liefst 85 leden met in totaal 189 locaties profiteren vanaf 1 juli 2006 drie jaar lang van dit enorme succes. De leden hebben in totaal voor ruim € 10 miljoen commitment gegeven voor deze Europese aanbesteding.
Europese aanbesteding aardgas
Maar liefst 235 Intrakoop-leden met 3.059
aansluitpunten hebben meegedaan met de Europese heraanbesteding van aardgas. Heraanbesteding was nodig omdat de leveranciers niet aan alle selectiecriteria uit het programma van eisen konden voldoen. Uitgangspunt bleef het beste resultaat voor u realiseren en onze doelstellingen te behalen. U gaf voor 2007 voor 244 miljoen m3 aardgas commitment en voor 2008 en 2009 voor 255,5 miljoen m3 per jaar. Een recordvolume. RWE Energy Nederland N.V. is tijdens de veiling op 12 juni 2006 de beste aanbieder gebleken, zowel in prijs als kwaliteit, en is daarom de nieuwe leverancier geworden. De veiling heeft een korting op de commodityprijs van ruim € 2,7 miljoen opgeleverd. Gecommitteerde leden zijn verzekerd van een betrouwbare leverancier en gunstige voorwaarden. In augustus heeft Intrakoop na overleg met het aanbestedingsteam het optiejaar 2009 vastgezet. Op basis van de marktontwikkelingen en advies van diverse partijen hebben we vervolgens met het inkoopportfoliomodel het totale aardgasvolume voor 2007 tot en met 2009 ingekocht. Relatiebeheer leden en dienstverlening
9
Europese aanbestedingen voeding
Voor onze Europese aanbestedingen
Droge kruidenierswaren, Diepvries, Dagvers en het Combipakket voor 2007 tot en met 2010 heeft u in totaal voor ruim € 82 miljoen per jaar commitment gegeven. Dit hebben wij van ruim honderd leden gekregen die in totaal zo’n vijfhonderd locaties vertegenwoordigen. De programma’s van eisen voor de vier aanbestedingen zijn in nauwe samenwerking vastgesteld met leden uit het aanbestedingsteam en tribuneteam. In totaal heeft Intrakoop 31 offertes ontvangen. Op basis hiervan hebben we in het aanbestedingstraject voor Dagvers, Diepvries en het Combipakket vier voorkeursleveranciers gecontracteerd. Voor het pakket Dagvers en Combi zijn Deli XL, Huuskes en Distrivers geselecteerd. Voor Diepvries Deli XL, Distrivers en Digross. Een leverancier spande een kort geding aan tegen Intrakoop omdat hij niet was geselecteerd voor de aanbesteding Dagvers. De rechter stelde Intrakoop overtuigend in het gelijk. Deelnemende leden zijn in februari 2007 gestart om via de miniaanbestedingsprocedure op basis van hun instellingsspecifieke wensen hun uiteindelijke leverancier kiezen. Bij de aanbesteding van Droge kruidenierswaren haalde maar één leverancier de eindstreep. Met één leverancier kunnen wij u de beloofde keuzevrijheid, op basis van uw logistieke wensen en assortiment, niet bieden en blijft de gewenste competitie tussen leveranciers in de mini-aanbestedingsprocedure uit. Daarom is in overleg met het aanbestedingsteam gekozen voor een heraanbesteding van Droge kruidenierswaren. Voor de gecommitteerde leden werd als vangnet het bestaande contract met Deli XL voor 2007 verlengd.
Europese aanbesteding elektriciteit
Voor maar liefst 780 miljoen kWh per
jaar committeerden 231 zorginstellingen met 4.482 aansluitingen zich aan het programma van eisen en wensen dat wij samen met de leden uit het aanbestedingsteam elektriciteit hebben opgesteld. Met dit volume is Intrakoop een van de grootste elektriciteitsinkopers onder non-profit organisaties. Gunstige elektriciteitsprijzen, geen administratiekosten en risicobeperking bij overschrijding van volumes waren de belangrijkste doelstellingen voor de nieuwe elektriciteitsovereenkomst 2008 tot en met 2011. We hebben drie offertes van leveranciers ontvangen. Na beoordeling bleven er twee leveranciers over waarvan één zich terug trok. Daardoor kwam de voorgenomen veiling te vervallen. Na overleg met het aanbestedingsteam is besloten om met de overgebleven leverancier te onderhandelen over de opslag. Het contract werd na positief advies van het aanbestedingsteam definitief gegund aan ENECO Energie. De inkoop van het enorme elektriciteitsvolume vindt in 2007 plaats aan de hand van ons inkoopportfoliomodel.
Trainingen Transparant (Europees) aanbesteden
In 2006 hebben in
totaal 95 Intrakoop-leden de tweedaagse training Transparant (Europees) aanbesteden van Intrakoop, PeopleGroup en Loyens & Loeff gevolgd. Na evaluatie is de opzet gewijzigd. Vanaf juni is er meer ruimte gereserveerd voor de praktijk en de juridische kant van Europees aanbesteden. Sinds het najaar is de training bovendien niet meer exclusief voor Intrakoop-leden maar ook voor andere geïnteresseerden. Op deze manier kan er regelmatig een training gehouden worden. Intrakoop-leden betalen wel een beduidend lagere prijs (€ 549,- excl. BTW in plaats van € 950,-). In de praktijk blijkt dat leveranciers nu ook gebruikmaken van de training. Dit bevordert de interactie en zorgt voor interessante discussies vanuit twee verschillende invalshoeken. Na de training krijgen deelnemers een jaar gratis toegang tot EP-Flow. Met deze internetapplicatie waarin de kennis van de drie partijen rondom Europees aanbesteden is gebundeld, krijgen deelnemers kennis en methoden aangereikt om binnen hun eigen inkooppraktijk transparante (Europese) inkoopprocessen te doorlopen.
Relatiebeheer leden en dienstverlening
10
Portal
Op 23 januari hebben we de portal op feestelijke wijze geïntroduceerd. Op onze
portal vindt u een schat aan informatie. Op uw persoonlijke overzichtspagina vindt u een duidelijk overzicht van uw intekeningen, bonus en omzet op de Intrakoop-overeenkomsten. Ook kunt u op elk moment de status van onze aanbestedingstrajecten, onze condities, nieuws en agenda raadplegen. Bovendien heeft u via de portal toegang tot de specialistische kennisbank van Intrakoop. Met uitgebreide informatie over energie, voeding en Europees aanbesteden. Wij zijn ervan overtuigd dat onze portal bijdraagt aan onze transparantie en kwaliteit van dienstverlening.
Bonus
Bijna € 4,5 miljoen hebben wij als bonus over 2005 aan u uitgekeerd. Het
hoogste bedrag dat een individueel lid heeft ontvangen, is € 237.673,-. Voor uw gemak hebben we de bonusspecificatie digitaal beschikbaar gesteld op onze portal. Dit bood u ook meteen de mogelijkheid om digitaal uw bonusvragen door te geven.
Ledentevredenheidsonderzoek
Uit het ledentevredenheidsonderzoek eind mei
2006 blijkt dat uw tevredenheid over de dienstverlening van Intrakoop is gestegen van een 7,2 naar 7,4. Uw ledenconsulent waardeert u zelfs met een 7,6. Een resultaat waar wij als Intrakoop trots op zijn. Uw suggesties en verbeterpunten hebben we gebruikt voor het Plan van aanpak 2007 en om onze dagelijkse dienstverlening aan u te verbeteren. Zo zijn naar aanleiding van dit onderzoek de nieuwe productgroepen wasserij, schoonmaak en softwarelicenties op de aanbestedingskalender 2007 gekomen. Ook gaan wij in 2007 onderzoeken of nieuwe leden eenmalig achteraf kunnen instappen op reeds afgesloten contracten. Uit het onderzoek blijkt namelijk dat u het niet achteraf kunnen instappen op onze (Europees) aanbestede overeenkomsten, het belangrijkste nadeel vindt van deze inkoopmethode.
Vervallen overeenkomsten in 2006
Per 1 januari 2006 zijn de overeenkomsten
met RRB B.V., BSN Medical BV en Intrum Justitia vervallen. Reden is dat uw deelname en de totale bemiddelde omzet te gering was. Ook verviel de overeenkomst met De Berkel B.V. In plaats daarvan heeft Intrakoop een overeenkomst afgesloten met SBO (Samenwerkende Bedrijfskleding Ondernemers) waarvan De Berkel lid is.
Relatiebeheer leden en dienstverlening
11
voorsprong
Innovatie Mini-aanbestedingsprocedure
Uniek in Nederland is de mini-aanbestedings-
procedure die Intrakoop heeft ontwikkeld. Dit biedt u de mogelijkheid om binnen onze aanbestedingen zelf uw leverancier te selecteren. Intrakoop selecteert hierbij via een centrale procedure een aantal voorkeursleveranciers waaruit het gecommitteerde lid vervolgens op instellingsniveau die leverancier selecteert die het beste aansluit bij zijn assortiment en logistieke wensen. Op deze manier heeft u als instelling keuzevrijheid. Om de mini-aanbestedingsprocedure te kunnen doorlopen heeft Intrakoop samen met Negometrix software ontwikkeld. Tijdens workshops hebben de gecommitteerde leden en leveranciers kennis gemaakt met deze aanbestedingssoftware voor voeding. Ook bij toekomstige aanbestedingen zullen we de mini-aanbestedingsprocedure inzetten als dat voor u toegevoegde waarde biedt.
Marktverkenning
Uit het ledentevredenheidsonderzoek is naar voren gekomen dat
u graag wilt dat Intrakoop raamovereenkomsten op het gebied van wasserij, schoonmaak en softwarelicenties gaat ontwikkelen. Om de kans van slagen te bepalen van deze nieuwe productgroepen heeft Intrakoop een marktverkenning uitgevoerd. Hierbij hebben we veel bronnen geraadpleegd. Op basis van de onderzoeksresultaten hebben we besloten dat we in 2007 wasserij, schoonmaak en softwarelicenties gaan aanbesteden. De onderzoeksrapporten bevatten veel waardevolle informatie voor een succesvol aanbestedingsplan.
Ontwikkeling portal
De portal is na de introductie in januari verder ontwikkeld.
Zo hebben wij de Intrakoop-ledenlijst aan u beschikbaar gesteld en kunt u zich voortaan digitaal aanmelden voor bijeenkomsten. Bovendien hebben Intrakoop-leden die hebben deelgenomen aan de training Transparant (Europees) aanbesteden via de portal toegang tot EP-Flow, een internetapplicatie waarmee u zelfstandig (Europese) aanbestedingen kunt doorlopen. Gecommitteerde leden kunnen via de portal de mini-aanbestedingsprocedure voor voeding doorlopen. Ook voor 2007 staan er nieuwe ontwikkelingen op de agenda. Zo kunt u in 2007 digitaal uw commitment geven en uw commitmentgegevens op de portal raadplegen. Ook willen we ervoor zorgen dat u met minder kliks op de juiste bestemming komt. Bovendien willen we via de portal een vast panel bevragen over te ontwikkelen dienstverlening.
vergroten Intrakoop Convenience Platform Onderzoek maaltijdvoorziening In opdracht van het Intrakoop Convenience Platform hebben studenten van de Hoge Hotelschool Maastricht onderzoek gedaan naar de maaltijdvoorziening binnen zorginstellingen. Het onderzoek is gedaan onder hoofden voedingsdienst, chef-koks, verplegend personeel en cliëntenraden van Intrakoop-leden. Uit het onderzoek blijkt onder andere dat steeds meer zorginstellingen afstappen van gekoppeld koken en kiezen voor ontkoppeld koken of een combinatie daarvan. Ook bleek dat de integrale kostprijs voor voeding binnen instellingen niet op dezelfde manier wordt berekend en dat er onduidelijkheid is over het begrip convenience. Deze onderwerpen komen terug op de agenda van het Intrakoop Convenience Platform dat zich bij haar activiteiten focust op convenience producten die ‘ready to heat’ zijn. Zowel in het verzamelen en delen van kennis als het aandragen van oplossingen. In 2007 gaat de Hoge Hotelschool Maastricht in opdracht van het platform onderzoeken hoe de multiculturele bewoners- en patiëntensamenstelling in zorginstellingen er tot 2015 uitziet en wat de gevolgen zijn voor de maaltijdvoorziening. Innovatie
13
Pilot besparingen afval
Samen met Stichting Sint Jacob en van Gansewinkel is
het Intrakoop Convenience Platform een pilot gestart om te onderzoeken of besparingen op afval van verpakkingsmateriaal van convenience voedingsmiddelen mogelijk zijn. De eerste resultaten zijn veelbelovend. Door een eenvoudig hulpmiddel kan de lucht tussen verpakkingsmateriaal worden beperkt zodat minder containerledigingen nodig zijn. Een volgende stap is het verpakkingsmateriaal apart afvoeren en recyclen.
Bijeenkomsten
Het Intrakoop Convenience Platform heeft in maart drie regionale
bijeenkomsten georganiseerd bij Intrakoop-leden. De laatste ontwikkelingen maar vooral het bereiden, presenteren, proeven en ervaren van convenience producten stond centraal. Ook hebben wij u onze unieke aanpak voor de Europese aanbestedingen van voeding gepresenteerd. Gezien het thema hebben we uw hoofd voeding ook uitgenodigd. In totaal bezochten maar liefst 150 leden deze bijeenkomsten. Op het symposium over assemblage van het vakblad Grootkeuken heeft het Intrakoop Convenience Platform zich gepresenteerd. Ook verzorgde Intrakoop een workshop over de Europese aanbestedingen van voeding tijdens deze bijeenkomst.
Elektronisch inkopen
Door de volle aanbestedingskalender is elektronisch inkopen
niet in 2006 geïmplementeerd. Wel is een conceptovereenkomst met Market4Care getekend en is het implementatieplan gereed. In 2007 zullen we een pilot starten met enkele leden.
Innovatie
14
Interne organisatie Organisatieveranderingen
In 2006 hebben we intern een aantal veranderingen
doorgevoerd. Aanleiding is de nieuwe weg die Intrakoop is ingeslagen met transparant (Europees) aanbesteden. Met onze aanpak speelt u als lid een centralere rol in onze organisatie. Zo stemmen we onze contracten beter af op uw behoefte en heeft u een actieve rol in de aanbestedingsteams. Reden voor ons om alle activiteiten die betrekking hebben op het relatiebeheer met u vorm te geven in de afdeling ledenservice. In onze inkooptak is onze contractontwikkeling en -beheer en inkoopondersteuning gebundeld. Kwaliteit is in 2006 opgenomen binnen de stafafdeling financiën, control en informatisering.
Medewerkerstevredenheidsonderzoek
88% van de Intrakoop-medewerkers
is tevreden over het werken bij Intrakoop. Dit blijkt uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek dat Human Capital Group in opdracht van Intrakoop heeft gehouden. Doel van het onderzoek was om na te gaan hoe medewerkers tegen Intrakoop als werkgever aankijken. De verbeterpunten uit het onderzoek gebruiken we om de interne samenwerking te verbeteren en de organisatie verder te ontwikkelen. Eind 2007 houden we opnieuw een medewerkerstevredenheidsonderzoek om het effect van de ingezette verbeteringen te meten.
Resultaatgerichte functiebeschrijvingen
In 2006 is het project resultaat-
gerichte functiebeschrijvingen afgerond. Alle functiebeschrijvingen zijn geactualiseerd en resultaatgericht gemaakt zodat ze als basis kunnen dienen voor ontwikkelings- en beoordelingsgesprekken. Op basis van de resultaatgerichte functiebeschrijvingen heeft Intrakoop vervolgens een nieuw functie- en salarisgebouw vastgesteld. Doel hiervan is om (nieuwe) medewerkers een marktconforme beloning te kunnen bieden.
Persoonlijk ontwikkelingsplan
De kracht van Intrakoop zit primair in haar
medewerkers. Intrakoop wil daarom nadrukkelijk investeren in de ontwikkeling van haar medewerkers. Om dit te bereiken heeft Intrakoop in 2006 de POP-methodiek ingevoerd. In het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) worden de organisatiedoelen van de werkgever en de ambities van de werknemer zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. De eerste gesprekken met medewerkers volgens deze methodiek zijn eind 2006 gehouden.
Personeelsbestand
Eind 2006 werkten er bij Intrakoop 23 medewerkers. Eén
minder dan eind 2005. Het aantal fte is gedaald van 22,9 naar 19,4. Nieuw personeel aantrekken verliep door krapte op de arbeidsmarkt moeizaam. Toch zijn we erin geslaagd om een nieuwe inkoper en ledenconsulent aan te trekken. Met de nieuwe ledenconsulent is per 1 januari 2007 de buitendienst weer op volle sterkte om u te bezoeken.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage 2006 is 3,57%. Dit is flinke daling ten
opzichte van 2005 (7,55%). De daling valt te verklaren doordat er in 2006 geen langdurige ziekte is geweest. Voor 2007 is het streefgetal 4%. Intrakoop berekent het ziekteverzuimpercentage op basis van werkbare dagen.
Interne organisatie
15
netwerken
Financiën, control, informatisering en kwaliteit Risicobeheersing
Met de introductie van risicomanagement heeft Intrakoop een
instrument ontwikkeld om kosten en baten zorgvuldig tegen elkaar af te wegen. Dit draagt bij aan de verbetering van onze dienstverlening. In 2006 is nadrukkelijk gekeken naar risicobeheersing bij de aanbestedingen van voeding. Op basis daarvan hebben we een aantal risicobeperkende maatregelen doorgevoerd. De inschakeling van advocatenkantoor Loyens & Loeff voor juridische ondersteuning tijdens het aanbestedingstraject is hier een voorbeeld van. Ook zijn we bezig met het formuleren van de nieuwe aanpak voor risicomanagement dat door de hele organisatie gebruikt kan worden. Inkoop is de eerste afdeling waar risicobeheersing planmatig opgezet zal worden.
en systemen Informatisering
Op het gebied van informatisering is veel gebeurd. Het meest zicht-
baar voor u was de introductie van de portal. Daarnaast zijn we op de achtergrond hard bezig geweest met het optimaliseren van onze systemen. Zo hebben wij onze systemen verder aangepast op transparant (Europees) aanbesteden en is het nieuwe commitmentbeheer in 2006 geïmplementeerd. Daarnaast hebben we veel tijd en energie gestoken in de ontwikkeling van de mini-aanbestedingsprocedure voor de aanbestedingen van voeding.
Kwaliteit
In 2006 hebben we 13 kwaliteitsaudits uitgevoerd. De beslissing om de
processen leveranciersevaluatie en contractadministratie in 2007 opnieuw vorm te geven is mede op basis van deze audits genomen. Daarnaast hebben we in 2006 het proces transparant Europees aanbesteden beschreven en opgenomen in ons kwaliteitssysteem. Met het borgen van onze processen en het optimaliseren van de procesvoering aan de hand van audits, draagt kwaliteit bij aan de verbetering van onze dienstverlening.
Financiën, control informatisering en kwaliteit
17
Samenvatting jaarrekening 2006 Balans per 31 december
(x € 1.000)
(na resultaatbestemming)
2006
2006
2005
ACTIVA
PASSIVA
Vaste activa
Eigen vermogen
2005
Immateriële vaste activa
236
141
Entreegelden
273
259
Materiële vaste activa
140
191
Wettelijke reserve
236
141
Bestemde reserves
458
458
Liquiditeitsreserve
364
364
Algemene reserves
725
776
376
332
Vlottende activa Totaal eigen vermogen
Vorderingen Kantoorbijdragen
1.046
1.059
Bonussen voor leden
4.529
4.574
Pensioenen
16
3
Bonussen aan leden
0
1
Belastingen en premies
91
62
sociale verzekeringen
Overige vorderingen en overlopende activa
1.998
Kortlopende schulden
Belastingen en premies sociale verzekeringen
2.056
Pensioenen Handelscrediteuren
5.682
5.699
1.023
954
Totaal
7.081
6.985
4.587
66
190
3
0
155
50
155
160
Overige schulden en overlopende passiva
Liquide middelen
4.646
Totaal
De grondslagen voor opstelling van de jaarrekening en de toelichtingen op de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen in de jaarrekening 2006. Alle cijfers in de samenvatting jaarrekening 2006 zijn verkregen uit de jaarrekening 2006, waarbij op 30 maart 2007 een accountantsverklaring is verstrekt.
Samenvatting jaarrekening 2006
18
5.025
4.987
7.081
6.985
Staat van baten en lasten
(x € 1.000)
2006
2006 begroting
2005
BATEN Contributies Kantoorbijdragen
205
199
2.320
164
2.419 2.525
2.477 2.618
2.641
LASTEN Personeelskosten
1.519
1.550
1.439
132
156
144
Huisvestingskosten
141
121
118
Afschrijvingen op (im)materiële vaste activa
151
183
110
46
54
48
110
111
57
Reis- en representatiekosten
Kantoorkosten Automatiseringskosten Algemene kosten
17
14
14
Verenigingskosten
79
95
73
Communicatiekosten
108
110
127
Diensten derden
238
191
239
Diverse baten en lasten
-21
0
-209
2.520
2.585
2.160
5
33
481
Financiële resultaten
53
13
148
Exploitatiesaldo
58
46
629
-15
-13
-194
43
33
435
Saldo baten en lasten
FINANCIËLE RESULTATEN
Vennootschapsbelasting Saldo boekjaar
Samenvatting jaarrekening 2006
19
Toelichting op de staat van baten en lasten De afronding van de eerste transparante Europese aanbestedingen met commitment vooraf, de introductie van de portal en de ontwikkeling van de mini-aanbestedingsprocedure bepalen voor een groot deel de lasten over 2006.
Baten • Kantoorbijdrage De kantoorbijdrage 2006 uit de bemiddelde omzet via raamovereenkomsten is lager dan begroot. Dit is het gevolg van een lagere omzet dan verwacht over 2005.
Lasten • Personeelskosten Ondanks de hogere kosten van tijdelijk personeel en overwerk voor het
• •
•
• • •
• • •
afronden van de eerste transparante Europese aanbestedingen, zijn de personeelskosten lager dan begroot. Dit komt doordat vacatures later zijn ingevuld dan gepland. Reis- en representatiekosten Het later kunnen invullen van vacatures heeft geleid tot lagere reis- en representatiekosten. Huisvestingskosten De gerealiseerde huisvestingskosten zijn hoger dan begroot door hogere servicekosten en extra huur van ruimtes voor de elektronische veilingen binnen de aanbestedingstrajecten. Afschrijvingskosten De totale afschrijvingskosten blijven achter bij de begroting. Dit komt doordat de geplande vervanging van de telefooncentrale is uitgesteld en de planning voor de verdere ontwikkeling van de portal is aangepast. Kantoorkosten Door het uitstellen van de vervanging van de telefooncentrale zijn de gerealiseerde kantoorkosten lager dan begroot. Automatiseringskosten De realisatie is nagenoeg gelijk aan de begroting. Algemene kosten Als gevolg van de stijging van de onroerende-zaakbelastingen en het te laag begroten van abonnementen en lidmaatschappen wordt de begroting overschreden. Verenigingskosten De verenigingskosten zijn lager dan begroot door de opheffing van de klankbordgroep. Communicatiekosten De communicatiekosten zijn nagenoeg gelijk aan de begroting. Diensten derden In de transparante Europese aanbestedingen zijn juridische diensten ingehuurd. Ook voor marktonderzoek is een extern bureau ingehuurd. Daardoor vallen de kosten diensten derden hoger uit dan begroot, ondanks lagere kosten vanuit contractbeheer en leveranciersbeoordeling.
Diverse baten en lasten De ontvangen vergoeding voor opgevraagde aanbestedingsdocumenten door leveranciers en de eindafrekening 2004 vanuit het ziektewet zekerheidsplan vormen voor het grootste gedeelte deze post. Financiële resultaten
Dit is het saldo van ontvangen rente en bankkosten.
Exploitatieresultaat De algemene vergadering wordt voorgesteld het exploitatieresultaat te bestemmen voor versterking van het eigen vermogen. Dit is reeds verwerkt in de balanspost 'Algemene reserves'.
Toelichting op de staat van baten en lasten
20
Raad van toezicht Drs. M. de Bruine MBA (voorzitter),voorzitter raad van bestuur, Koninklijke Visio Mr. drs. F.J.M. Staal (vice-voorzitter), voorzitter raad van bestuur, De Riethorst Stromenland J.L. Schoevers (secretaris-penningmeester) Ir. G.H. ter Avest, rentmeester, Stichting Meerkanten Geestelijke Gezondheidszorg Flevo-Veluwe A.H. Bijlhout Mevrouw drs. A.M.J. van Atteveld, lid raad van bestuur, Ruwaard van Putten Ziekenhuis
Ledenvertegenwoordigingen Aanbestedingsteam aardgas Daan van Ee, Alerimus Harm Koudijzer, Zorg en Welzijn Groep Hans de Krijger, GGZ Oost Brabant Jan Willem Smeenk, Martini Ziekenhuis Sylvia van der Woerd, Fontis
Dirk Stad, Zorggroep De Leiboom Agatha Steenbergen, Stichting Stichtse Warande Arie Taal, Stichting Hagaziekenhuis Henk Timmermans, ASVZ Zuid-West Marcel van Walraven, Deventer Ziekenhuis Emo Wiertsema, Diaconessenhuis Leiden Carla Wolleswinkel, Stichting Evean Zorg
Aanbestedingsteam kantoorartikelen Hanka Borst, Spaarne Ziekenhuis Lia van der Holst, Zorgbalans Groep Pieter Plate, Stichting Florence Chris Sanderman, Bruggerbosch
Aanbestedingsteam elektriciteit Daan van Ee, Alerimus Harm Koudijzer, Zorg en Welzijn Groep Hans de Krijger, GGZ Oost Brabant Jan Willem Smeenk, Martini Ziekenhuis Jack Suijkerbuijk, Jeroen Bosch Ziekenhuis Sylvia van der Woerd, Fontis
Aanbestedingsteam voeding André Bibo, West-Friese Zorggroep De Omring Hanka Borst, Spaarne Ziekenhuis Jaap Buis, Spaarne Ziekenhuis John Burgemeestre, Ziekenhuis Bronovo Roel Dijkstra, Verpleeghuis Regina Pacis Ben Ellenbroek, Stichting Woonzorgconcern IJsselheem Jolanda Eurlings-van Kooten, Stichting Nieuwenborgh Rob de Groot, Stichting Tabitha Jan van Haaster, Stichting HVO-Querido Linda Lücker, Verpleeghuis Regina Pacis Gerard van Ringelesteijn, Vlietland Ziekenhuis Ronald van Scheijndel, Zorgcirkel Waterland
Tribuneteam voeding Hans van den Berg, Stichting Humanitas Jan Bergsma, Talant Zorg & Ondersteuning Kees de Crom, Mariënburcht Land van Horne Adri Doornheim, Stichting Zorgbreed Daan van Ee, Alerimus Hans van Ekeren, Deventer Ziekenhuis Nienke Hazebroek, Stichting Zorgkring Westland Marco Heijkoop, ASVZ Zuid-West Lia van der Holst, Zorgbalans Groep Theo Koning, Mentrum Toon Kunkels, Zorgcirkel Waterland José Leppink, Stichting Zorgcombinatie Marga Klompé Rob Lichèr, Stichting Concern Aeneas & Oranjehaeve Bram Moorlag, Stichting voor Regionale Zorgverlening Greet Nieuwland, Stichting Westerkwartier Martin Pielage, Stichting Coloriet Hans de Ruyter, Stichting Hagaziekenhuis Chris Schouten, Zorggroep Rijnmond Wim Smit, Stichting Humanitas Rob Steijling, Stichting Cordaan Léon Tobben, Mariënburcht Land van Horne Ben Valckx, Stichting De Vogellanden Cor Jan de Winter, Zorggroep Amsterdam Martin Zoutenbier, Bouman GGZ
Intrakoop Convenience Platform Victor Brinkhorst, W&G Groep Theo van Brussel, Foodstep René Henskes, Stichting Sint Jacob Willem-Jan Leunissen, Friesland Foods Out of Home Leo van Lierop, Viataal Michiel Meier Mattern, Van Brussel trends in meat Stan Mertens, Koksgilde
Ad van Olphen, Henri Boudewijn van de Rhoer, Stichting Florence Jan-Jaap Schmitz, UMC Sint Radboud Willem Jan Sluijs, Vishandel Almelo Johan de Snoo, Bonduelle Food Service Theo van Steijn, 's Heerenloo Frank van Unnik, Aviko
I n t ra ko o p Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg Postbus 67 4180 BB Waardenburg Telefoon: (0418) 65 70 70 Fax: (0418) 65 70 80 E-mail:
[email protected] Internet: www.intrakoop.nl
