jaarverslag 2004
Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.
Voorwoord Het aantal leden van Intrakoop is in 2004 voor het eerst sinds jaren in absolute zin gegroeid. Er kwamen de afgelopen jaren wel nieuwe leden bij, maar deze toename werd teniet gedaan door fusies tussen leden. Daardoor zakte het aantal leden de afgelopen jaren van 522 (eind 2000) naar 500 (eind 2003). In het verslagjaar is het ledenaantal gegroeid naar 506. Of dit een trendbreuk is, zal de tijd leren. Maar ik ben verheugd over deze ontwikkeling. In 2004 heeft Intrakoop veel aandacht besteed aan het realiseren van inkoopvoordeel en de ontwikkeling van nieuwe diensten. Hoewel er op 1 januari 2004 twee overeenkomsten werden beëindigd, zijn er gedurende het jaar 11 nieuwe overeenkomsten geïntroduceerd. Daarnaast zijn binnen tien lopende overeenkomsten betere prijzen en/of condities bedongen. Dit heeft de Intrakoop-leden extra inkoopvoordeel opgeleverd. Deze lijn gaat Intrakoop in 2005 voortzetten. Een goede communicatie met leden is voor Intrakoop van groot belang. In 2004 is op veel terreinen gewerkt aan de verbetering hiervan. Het persoonlijk contact met de ledenconsulent is onder de loep genomen. Uitgangspunt is contact op maat en optimaal profiteren van de expertise van Intrakoop. Daarnaast is in 2004 het Intrakoop Bulletin geprofessionaliseerd en de elektronische nieuwsbrief geïntroduceerd. In de toekomst zal naast de persoonlijke contacten de internet portal een belangrijke rol in de communicatie gaan spelen. Leden kunnen via dit medium met een muisklik beschikken over actuele informatie. Dat zal een positieve bijdrage leveren aan efficiënte informatieverstrekking. Op 28 april 2004 vierde Intrakoop haar 45e verjaardag. We hebben daaraan zeer bescheiden uiting gegeven. Vooral omdat de prioriteit in 2004 lag bij het creëren van meer toegevoegde waarde voor de leden. Daar hebben de raad van toezicht, de klankbordgroep, de projectgroepen en de medewerkers hun tijd en energie in gestoken. Ik wil hen bij deze bedanken voor de inzet en goede samenwerking. Alle cijfers in het jaarverslag zijn verkregen uit de jaarrekening 2004, waarbij op 5 april 2005 een accountantsverklaring is verstrekt.
Gert Walhof Directeur
Voorwoord
1
Inhoudsopgave
Verantwoording raad van toezicht
Verantwoording raad van toezicht
3
Management samenvatting
5
Strategische koers
6
Relatiebeheer leden en dienstverlening
9
De raad van toezicht en de directeur zijn in 2004 vier keer bijeengekomen. Het jaarlijkse functioneringsgesprek met de directeur heeft in november plaatsgevonden.
Transparantie, verantwoording en duidelijke afspraken over de taken en verantwoordelijkheden van leden, raad van toezicht en directie komen regelmatig in de raad van toezicht aan de orde. Door de coöperatieve verenigingsstructuur met statuten is hierover al veel vastgelegd. In 2004 lag de nadruk op de verbetering van de verslag-
Innovatie
13
Interne organisatie
15
Financiën
17
Samenvatting jaarrekening 2004
18
geving van de directie naar de raad en leden. Ook is er een discussie gevoerd vanuit het oogpunt van corporate governance. Besloten is de governance code van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen als leidraad te gebruiken. De raad van toezicht en directeur zullen in 2005 bepalen welke aanbevelingen op Intrakoop van toepassing zijn. Het resultaat wordt aan de leden voorgelegd.
Op basis van de vele veranderingen in de zorgsector en de wet- en regelgeving heeft de Toelichting op de staat van baten en lasten
20
raad van toezicht ingestemd met het initiatief van de directeur om de discussie over de toekomst van Intrakoop eerder te laten plaatsvinden dan in 2006. Intrakoop wil deze fundamentele discussie over de strategische koers voor 2006 tot en met 2009 graag samen met haar leden voeren. Dit is ook in het plan van aanpak 2005 opgenomen.
Betere kwaliteit voor een lagere prijs. Dat was het doel van de aanbesteding van de accountantsdienstverlening van Intrakoop in opdracht van de raad van toezicht. Op 16 september van dit jaar heeft de raad van toezicht, conform haar statutaire bevoegdheden, voor de boekjaren 2004 tot en met 2006 een nieuwe accountant voor Intrakoop benoemd: Ernst & Young Accountants. De nieuwe accountant voldoet aan alle door de raad van toezicht geformuleerde eisen.
De raad van toezicht heeft zich erover verheugd dat de twee algemene vergaderingen door een stijgend aantal bezoekers is bezocht. Hét moment voor Intrakoop-leden om hun stem te laten horen. Op 1 juni hebben de leden het jaarverslag en de jaarrekening over 2003 goedgekeurd. Op 9 december zijn het plan van aanpak en de begroting voor 2005 vastgesteld. De kritische vragen over het plan en de begroting, stelt de raad op prijs. De raad van toezicht rekent ook in 2005 op de betrokkenheid en inbreng van de leden.
De samenstelling van de raad van toezicht is in 2004 gewijzigd. In juni is tijdens de algemene vergadering mevrouw drs. Lettie van Atteveld als nieuw lid benoemd. In december heeft de raad van toezicht na negen jaar afscheid genomen van mevrouw mr. Greetje Groeneveld. Voor haar enorme inzet en betrokkenheid zijn de raad van toezicht en Intrakoop haar veel dank verschuldigd. Met deze wijzigingen is het aantal leden en de evenredige vertegenwoordiging vanuit de verschillende instellingssoorten gewaarborgd.
Jan Willem de Koning, voorzitter
Inhoudsopgave
2
Verantwoording raad van toezicht
3
Management samenvatting Budgetdruk en veranderingen bij zorginstellingen, de overheid, zorgverzekeraars en leveranciers waren dagelijkse praktijk in 2004. Voor Intrakoop ligt hier de uitdaging om haar dienstverlening optimaal af te stemmen op de veranderende behoeften en wensen van haar leden.
Raad van toezicht
In 2004 discussieerde de raad van toezicht over corporate
governance. Ook de strategische koers van Intrakoop was onderwerp van gesprek. Daarnaast heeft de raad van toezicht voor de boekjaren 2004 tot en met 2006 een nieuwe accountant voor Intrakoop benoemd: Ernst & Young Accountants.
Strategische koers
Gezien de turbulente ontwikkelingen in de zorgsector wordt
de discussie over de toekomst van Intrakoop een jaar vervroegd. Dit betekent dat de strategische koers discussie in 2005 zal plaatsvinden. Intrakoop zal haar leden hierbij direct betrekken.
Toegevoegde waarde
Intrakoop biedt haar leden toegevoegde waarde in de vorm
van inkoopvoordeel, tijdsbesparing en kennis. Door de enorme budgetdruk wordt er voortaan meer nadruk gelegd op inkoopvoordeel. Doelstelling voor 2005 is dat het integrale inkoopvoordeel op aflopende overeenkomsten met 5% omhoog gaat.
Ontwikkeling ledenbestand en omzet
Het aantal leden is gestegen van 500
naar 506. De omzet is met € 22 miljoen gestegen. In 2004 hebben de leden via de Intrakoop-overeenkomsten in totaal € 338 miljoen besteed.
Ledentevredenheidsonderzoek
Eind 2004 heeft Intrakoop een ledentevreden-
heidsonderzoek gehouden. Leden waarderen de dienstverlening van Intrakoop met gemiddeld een 7,2. Tegelijkertijd geven zij aan nieuwe ontwikkelingen of verbeteringen in de dienstverlening te verwachten.
Overeenkomsten
Intrakoop heeft in 2004 maar liefst 11 nieuwe overeenkomsten
afgesloten voor verschillende productgroepen. Een geheel nieuw concept van Intrakoop is facilitaire dienstverlening. Daarnaast zijn binnen 10 lopende overeenkomsten betere prijzen en/of condities bedongen.
met hart voor zorg Portal
De internet portal moet binnen twee jaar naast de persoonlijke contacten hét
communicatiemedium worden tussen Intrakoop en haar leden en leveranciers. Dit is één van de belangrijkste doelstellingen van de portal. De verwachting is dat leden eind 2005 gaan profiteren van de eerste voordelen die de portal voor hen oplevert.
Communicatie
De communicatie met leden is in 2004 verder geprofessionaliseerd
met de introductie van een vernieuwd Intrakoop Bulletin en de digitale nieuwsbrief.
Management samenvatting
5
Strategische koers Veranderingen
Europees aanbesteden
Budgetdruk en veranderingen bij zorginstellingen, de overheid,
Een belangrijk vraagstuk bleef in 2004 onbeantwoord.
zorgverzekeraars en leveranciers waren dagelijkse praktijk in 2004. Thema's waren
Zijn zorginstellingen in het kader van de richtlijnen publiekrechtelijke organisaties en
bijvoorbeeld concurrentie tussen zorginstellingen en mogen zorginstellingen wel of geen
moeten ze daarom Europees aanbesteden? Dit stond centraal tijdens twee verschillende
winst maken. Maar ook integrale kostenoriëntatie (Diagnose Behandel Combinaties) of
rechtszaken die leveranciers tegen algemene ziekenhuizen aanspanden. De voor-
het zelf doen of uitbesteden van facilitaire taken waaronder inkoop en logistiek hielden
zieningenrechter bepaalde dat de ziekenhuizen aanbestedende diensten zijn. Intrakoop
de gemoederen bezig. Een aantal ontwikkelingen wordt geïnitieerd door de overheid in
vindt dat de jarenlange discussie over deze vraag moet stoppen. Het moet voor alle
de vorm van wet- en regelgeving. De ontwerpen voor de nieuwe zorgverzekeringswet
zorginstellingen snel duidelijk worden of ze wel of geen aanbestedende dienst zijn.
(ZVW) en de wet op de maatschappelijke ontwikkeling (WMO) zijn daar goede
Daarom is Intrakoop een samenwerking aangegaan met de Nederlandse Vereniging van
voorbeelden van. De veranderingen kunnen vergaande consequenties hebben voor de
Ziekenhuizen om de beroepsprocedures van de twee ziekenhuizen te ondersteunen.
manier waarop instellingen hun inkoop en logistiek organiseren. Intrakoop zal met haar
Tegelijkertijd stelt Intrakoop al haar kennis over Europees aanbesteden beschikbaar aan
dienstverlening hierop inspelen.
haar leden. En bereidt zij zich voor op de mogelijke situatie dat zorginstellingen en daardoor ook Intrakoop Europees moeten aanbesteden.
Kritische geluiden
Dat er veel aandacht is voor inkoop en logistiek in de zorg-
sector is niet vreemd. Zeker niet vanuit de optiek dat van iedere euro exploitatiebudget, afhankelijk van de instellingssoort, tussen de 20% en 40% wordt ingekocht. Van buitenaf klinken kritische geluiden. Peter Bakker, bestuursvoorzitter van TPG, laat in het rapport "Het kan echt: betere zorg voor minder geld" weten dat via logistieke verbeteringen aanzienlijke kwaliteitsverbeteringen in de zorg mogelijk zijn. En dat met een gelijktijdige besparing van € 3,5 miljard. Maar ook Paul Sturkenboom, directeur van adviesbureau Sturkenboom Partners, kreeg veel aandacht met zijn bewering dat het uitbesteden van facilitaire diensten een besparing van 30% oplevert.
Strategische koers discussie 2005
Gezien de turbulente ontwikkelingen in
de zorgsector hebben de raad van toezicht en de directeur de discussie over de toekomst van Intrakoop vervroegd naar 2005. Een jaar eerder dan gepland want het strategisch plan “Inkoppen” is in 2003 geijkt en bijgesteld tot en met 2006. Bij deze fundamentele discussie over de strategische koers voor 2006-2009 zal Intrakoop haar leden direct betrekken. De themasessie “Strategische koers van Intrakoop: links- of rechtsaf?” tijdens de ledenbijeenkomst in december was een eerste aanzet. Ook de resultaten uit het ledentevredenheidsonderzoek van december en de deelname aan de raamovereenkomsten worden als input voor de strategische koers gebruikt. In april 2005 gaat Intrakoop diepte-interviews houden met Intrakoop-leden uit diverse segmenten van het ledenbestand. Samen met het inventariseren en toetsen van inkoop en logistieke ontwikkelingen bij experts in inkoopmanagement wordt op basis van al deze ingrediënten de strategische koers voor 2006-2009 bepaald. Doel is om de toekomstige koers tijdens de algemene vergadering in december 2005 aan de leden te presenteren.
Toegevoegde waarde
Intrakoop biedt haar leden op het tactisch en operationeel
inkoop- en logistiek proces toegevoegde waarde in de vorm van inkoopvoordeel, tijdsbesparing en kennis. Maar deze facetten worden niet evenredig belangrijk gevonden door leden. Voorheen was vooral besparing van tijd het belangrijkste motief om deel te nemen aan een raamovereenkomst. Door de enorme financiële druk wordt inkoopvoordeel steeds belangrijker. Besloten is daarom om voortaan de nadruk te leggen op inkoopvoordeel. Doelstelling voor 2005 is dat het integrale inkoopvoordeel op aflopende overeenkomsten met 5% omhoog gaat.
Strategische koers
6
Strategische koers
7
Relatiebeheer leden en dienstverlening Ontwikkeling ledenbestand en omzet
Het aantal leden en locaties is
toegenomen. De tendens van een dalend aantal leden door fusies lijkt te zijn doorbroken. Hoewel nog steeds veel instellingen fuseren, worden er ook samenwerkingsverbanden beëindigd. Deze instellingen worden vaak individueel lid. Dit is de belangrijkste reden dat het ledenaantal licht is gestegen. De omzet is met € 22 miljoen gestegen. In 2004 hebben de leden via de Intrakoopovereenkomsten in totaal € 338 miljoen besteed. Intrakoop verwacht in 2005 een bemiddelde omzet van ca. € 389 miljoen.
Kerncijfers Eind
Leden
Locaties
Bemiddelde afname
2004
506
2.851
€ 338 miljoen
2003
500
2.659
€ 316 miljoen
2002
523
2.492
€ 302 miljoen
2001
523
2.379
€ 220 miljoen
2000
522
2.157
€ 191 miljoen
Verdeling locaties naar instellingssoort per eind 2004 4%
verpleeg- en verzorgingshuizen
6%
geestelijke gezondheidszorg
20%
15%
diensten 2%
ziekenhuizen gehandicaptenzorg thuiszorg
53%
Nieuwe overeenkomsten
Intrakoop heeft in 2004 maar liefst 11 nieuwe
overeenkomsten afgesloten voor verschillende productgroepen. Centraal binnen deze nieuwe overeenkomsten staan goede condities en scherpe prijzen.
de mens centraal • Facilitaire diensten Een geheel nieuw concept binnen de dienstverlening van Intrakoop is facilitaire dienstverlening. Met VFM Adviesgroep is een overeenkomst afgesloten voor schoonmaakadviesdiensten. Met ISS Hospital Services voor schoonmaakdienstverlening en voor afvalverwijdering met van Gansewinkel.
• Verpleging & Verzorging Op dit gebied heeft Intrakoop een overeenkomst met Welzorg afgesloten voor verzorgings- en revalidatiehulpmiddelen. Met Brocacef Intramuraal en HCLS is een overeenkomst afgesloten voor verplegings- en verzorgingsartikelen en aanvullende logistieke diensten. Bij Völker Nederland kunnen de leden terecht voor ziekenhuis- en verpleegbedden, nachtkastjes en meubilair. Via Hoek Loos Medical kunnen verpleeg- en verzorgingshuizen tegen gunstige condities medische en technische gassen en toebehoren afnemen. Relatiebeheer leden en dienstverlening
9
Klankbordgroep
• Voeding Vrumona levert frisdranken, vruchtensappen en frisdrankautomaten. Met Top Bakkers kunnen de leden hun cliënten voorzien van dagvers brood en banket.
Leden kunnen in de klankbordgroep (KBG) met hun expertise en
ervaringen een belangrijke bijdrage leveren aan het optimaliseren van bestaande en
• Administratie & Financiën Misco Nederland, voorheen 06 Software, levert een
ontwikkelen van nieuwe dienstverlening van Intrakoop. In 2004 is Eric van Rixel als
compleet assortiment computers, software, netwerken, supplies en randapparatuur.
nieuw klankbordgroeplid verwelkomd. Na tien jaar trouwe inzet heeft de klankbordgroep
Op Intrum Justitia kunnen de leden een beroep doen voor incassodiensten en krediet-
afscheid genomen van Bert te Loo.
waardigheidsrapporten.
• Overeenkomsten In de twee contractbeheergroepen, onderdeel van de KBG, zijn de
• Energie Een driejarig contract met ENECO ENERGIE per januari 2005. Dit is het
bestaande overeenkomsten op marktconformiteit, kwaliteit en prestaties getoetst. De
resultaat van de aanbesteding van elektriciteit in 2004. Het contract biedt zekerheid en
overeenkomst met Corporate Express die per 1 juli 2005 afloopt, is in de plenaire KBG
voldoende vrijheid om in te spelen op marktontwikkelingen voor het beste
geëvalueerd. Om een compleet beeld te krijgen, heeft de KBG geadviseerd om een
inkoopresultaat.
leveranciersbeoordeling te houden onder alle deelnemende leden. In januari 2005 hebben zij hun ervaringen met deze leverancier via een enquête aan Intrakoop laten
Verbeterde overeenkomsten
Vanaf 1 januari 2004 leveren de overeenkomsten
weten.
• Discussie In de KBG is volop gediscussieerd over ontwikkelingen in de zorg en de
met AAF International, AKB Bert Muller, Osram Benelux, Technische Unie en Frico Cheese Benelux de leden meer inkoopvoordeel op. Sinds 1 juli 2004 kunnen leden via
uitdagingen die hieruit voortvloeien voor de dienstverlening van Intrakoop. Diverse
Start, Vedior en Corporate Express profiteren van lagere prijzen en betere condities. Ook
suggesties zijn gedaan om ook in de toekomst voldoende toegevoegde waarde voor
de overeenkomsten met GP Office en Develop zijn in de loop van 2004 verbeterd. Dit zijn
leden te bieden. Daarnaast was het creëren van meer draagvlak en loyaliteit onder de
de positieve resultaten van nieuwe onderhandelingen. Doelstelling voor 2005 is het
leden onderwerp van gesprek. Met de beweging 'dichter naar de leden toe' wil
integrale inkoopvoordeel op aflopende overeenkomsten met 5% te verhogen.
Intrakoop hieraan invulling geven.
Deli XL in de verkoop
Samenwerkingsverbanden
In september 2004 heeft Ahold besloten om Deli XL te
Intrakoop biedt naast raamovereenkomsten advies
verkopen. Deli XL is voor Intrakoop en haar leden een belangrijke leverancier met een
op maat. In 2004 heeft Intrakoop drie verzoeken voor individuele begeleiding gekregen.
hoge bemiddelde omzet. Intrakoop bewaakt ook tijdens het verkoopproces nauwlettend
Daarnaast is binnen veel raamovereenkomsten ruimte voor maatwerk.
of de afspraken uit de raamovereenkomst worden nagekomen. Bovendien gaat Intrakoop
• Zorgcompas Zorgcompas, stichting van verpleeg- en verzorgingshuizen in Rotterdam,
ervoor zorgen dat bij een overgang naar een nieuwe eigenaar de belangen van alle
heeft Intrakoop gevraagd om individuele begeleiding bij het aanbesteden van hun
deelnemers aan deze overeenkomst optimaal worden behartigd.
voeding. Aanleiding was een aflopende overeenkomst. Intrakoop heeft het hele traject van aanbesteding voor Zorgcompas begeleid en hen geadviseerd over de beste partij.
Ledentevredenheidsonderzoek
• SSIG De aanbesteding van voeding voor SSIG, een stichting van samenwerkende
Voor het ledentevredenheidsonderzoek heeft
Marlyse Research in december 212 leden namens Intrakoop gebeld. De respons was
instellingen in het Gooi, is eind 2004 gestart. Hierbij wordt commitment als instrument
uitzonderlijk hoog. Maar liefst 72%. Doel van het onderzoek is wensen en behoeften van
gebruikt om de beste deal te krijgen. Dit traject wordt afgerond in 2005.
• RINOB Stichting Samenwerkende Ziekenhuizen Noordoost-Brabant (RINOB) heeft
leden in kaart te brengen. Intrakoop wil haar dienstverlening daarop optimaal afstemmen. De leden hebben Intrakoop voor de communicatie, dienstverlening en
Intrakoop benaderd met de vraag of Intrakoop voortaan hun contracten wil beheren.
raamovereenkomsten gemiddeld het rapportcijfer 7,2 gegeven. Dit is een goed resultaat.
Zodra de ziekenhuizen onderling hun vraag hebben geconcretiseerd, zal Intrakoop
Maar zij geven tegelijkertijd aan nieuwe ontwikkelingen of verbeteringen in de dienst-
beslissen of zij het contractbeheer voor het RINOB kan uitvoeren.
verlening te verwachten. De resultaten worden ook gebruikt als input voor het strategisch beleid van 2006 tot en met 2009. Daarnaast worden de leden in het voorjaar
Communicatie
van 2005 geïnformeerd over de resultaten van het onderzoek en de te verwachten acties
• Intrakoop Bulletin In januari 2004 ontvingen de leden het vernieuwde Intrakoop Bulletin. Een uitnodigend en professioneel blad met aandacht voor achtergronden.
op de korte termijn.
De communicatie met leden is in 2004 verder geprofessionaliseerd.
Nieuw is de focus op de ervaringen en meningen van leden. Ook interviews, een
Bijeenkomsten
roulerende column en enkele vaste rubrieken zijn voortaan onderdeel van het bulletin.
• Ledenbijeenkomst Een recordaantal leden heeft in 2004 de twee ledenbijeenkomsten
Bij het oktobernummer werden de leden ter ere van het lustrum verrast met een
bezocht. In totaal 126 leden. De nieuwe opzet met themasessies na het algemene
chocoladetablet voorzien van de tekst '45 jaar zorg voor inkoop'. Intrakoop ontving
vergaderdeel is een groot succes. Dit blijkt ook uit de evaluatie waarin leden een hoge
daarop veel leuke reacties van leden.
• Digitale nieuwsbrief In 2004 is ook een nieuw communicatiemiddel geïntroduceerd: de
waardering geven voor dit onderdeel. Tijdens de themasessies kunnen leden ervaringen delen en discussiëren over actuele inkoop en logistieke onderwerpen.
digitale nieuwsbrief. In de nieuwsbrief staan vooral korte nieuwsberichten van
• Overige bijeenkomsten Intrakoop organiseerde samen met Albron, Corporate Express
Intrakoop en leveranciers. Het medium leent zich uitstekend om leden snel en goed-
en AKB Bert Muller bijeenkomsten voor leden over achtereenvolgens thema’s als
koop op de hoogte te houden. De digitale nieuwsbrief is door veel leden enthousiast
De Kracht van Aandacht, goederenlogistiek en elektronische communicatie en
ontvangen.
Gastvrijheid in de Zorg.
Relatiebeheer leden en dienstverlening
10
Relatiebeheer leden en dienstverlening
11
Innovatie Facilitaire diensten
Hoogtepunt in 2004 is de introductie van drie nieuwe raam-
overeenkomsten voor facilitaire dienstverlening: twee op het gebied van schoonmaak en één voor afvaldienstverlening. Een behoeftepeiling onder leden, een uitgebreide marktverkenning en een selectie- en onderhandelingstraject met leveranciers zijn hieraan vooraf gegaan. De nieuwe overeenkomsten zijn tijdens drie regionale bijeenkomsten geïntroduceerd. De belangstelling was groot. Ruim honderd leden hebben deze bijeenkomsten bezocht.
• Afval Een integrale kostenbesparing van minimaal 8% op het totale afvalbudget. Dat biedt de nieuwe overeenkomst met afvaldienstverlener van Gansewinkel de Intrakoopleden. Met de juiste afvalbehandeling valt voor leden dus een hoop geld te besparen.
• Schoonmaak Op het gebied van schoonmaak biedt Intrakoop haar leden voortaan een breed pakket. Voor schoonmaakonderhoud en ondersteunende facilitaire dienstverlening kunnen leden sinds medio 2004 gebruikmaken van de overeenkomst met ISS Hospital Services. Bij VFM Adviesgroep kunnen leden terecht voor het inwinnen van kennis, expertise en advies over de inkoop en het beheer van schoonmaakdiensten. Leden die zelf hun schoonmaakbehoefte globaal in kaart willen brengen of een afweging willen maken of ze hun schoonmaak wel of niet moeten uitbesteden, kunnen gebruikmaken van de toolbox. Deze is in nauwe samenwerking met JohnsonDiversey samengesteld. De toolbox zit boordevol praktische informatie en een programma om de schoonmaakuren en exploitatiekosten te calculeren. Via de overeenkomst met JohnsonDiversey konden de leden al gebruikmaken van schoonmaakmiddelen en bijbehorende apparatuur. Met de nieuwe overeenkomsten en toolbox heeft Intrakoop voortaan een compleet aanbod op schoonmaakgebied. Zo kunnen leden afhankelijk van hun behoefte voor de juiste dienstverlening van Intrakoop kiezen.
investeren in de toekomst Convenience
Toegevoegde waarde bieden op het gebied van convenience
producten. Dat wil Intrakoop haar leden bieden. Want steeds meer instellingen gebruiken gemaksproducten in hun kookproces. Naar aanleiding van de marktverkenning heeft Intrakoop in 2004 het concept voor convenience voedingsmiddelen verder vormgegeven. Ook zijn er gesprekken met leveranciers gevoerd. Speerpunt voor 2005 is nieuwe dienstverlening voor convenience producten introduceren.
Portal
Binnen twee jaar naast de persoonlijke contacten hét communicatiemedium
worden tussen Intrakoop en haar leden en leveranciers. Dat is één van de belangrijkste doelstellingen van de internet portal van Intrakoop.
• Besluiten Om de portal te kunnen realiseren zijn in 2004 belangrijke besluiten genomen. Zo is besloten dat Intrakoop de portal stapsgewijs gaat ontwikkelen. Belangrijkste motivatie hiervoor is dat deze aanpak overzichtelijk en beheersbaar is. Ook geeft het flexibiliteit en kunnen leerervaringen direct worden gebruikt. Daarnaast is besloten om de expertise van Twijnstra Workinnovation in te zetten. Deze externe adviseur ondersteunt Intrakoop onder andere bij de invulling van de portal en het selecteren van een leverancier. In 2005 gaat Intrakoop leden met ervaring in het ontwikkelen van een portal betrekken bij de invulling en het testen van de Intrakoop portal.
Innovatie
13
Interne organisatie Huisvesting
• Leverancier In december heeft Intrakoop een contract met Global-E ondertekend voor
Een aflopend huurcontract en een groeiende organisatie. Dat was de
de ontwikkeling, het technisch beheer en het hosten van de portal voor de komende
aanleiding om de huisvesting van Intrakoop onder de loep te nemen. Omdat Intrakoop
twee jaar. Dé leverancier die tijdens het aanbestedingsproces met hun offerte met kop
binnen het huidige pand aangrenzende kantoorruimte kon huren, is besloten om de
en schouders boven de rest uitstak. De verwachting is dat leden eind 2005 gaan
huidige locatie te handhaven. De extra vierkante meters sluiten bovendien aan bij de
profiteren van de eerste voordelen die de portal voor hen oplevert.
verwachte personeelsgroei. Een verbouwing zorgde ervoor dat er één geheel ontstond. Belangrijke pijlers bij de verbouwing waren: transparantie, openheid en eenvoud.
Elektronisch inkopen
Intrakoop wil voor haar leden elektronisch inkopen binnen
Bovendien moesten medewerkers makkelijker met elkaar kunnen communiceren. Na
het operationele inkoopproces mogelijk maken. Intrakoop zoekt hiervoor samenwerking
deze verbouwing was de metamorfose compleet. Het resultaat is een open en kleurrijke
met haar leveranciers en een technische partner. Een concreet voorstel tot samenwerking
kantoortuin.
was voor Intrakoop aanleiding om haar visie op het gebied van elektronisch inkopen opnieuw tegen het licht te houden. Ook is er een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd.
Personeel en organisatie
Hieruit blijkt dat een initiatief van Intrakoop door leden en leveranciers op prijs wordt
Nieuwe medewerkers en interne verschuivingen kenmerkten het jaar. In totaal werkten er
gesteld en het mogelijk is om voor de technische uitvoering een partner te vinden.
eind 2004 25 medewerkers bij Intrakoop. Dit zijn er twee meer dan eind 2003. Het aantal
Bovendien zijn de financiële risico's te overzien en beheersbaar. Doel voor 2005 is de
fte is gegroeid van 21,6 naar 23,2.
implementatie te realiseren en de eerste leden en gecontracteerde leveranciers aan te
• Personeelsbestand De wervingsprocedure van de nieuwe marktonderzoeker leverde
sluiten.
2004 is een bewogen jaar in personeelsopzicht.
geen geschikte kandidaten op. Daarom is tot 1 oktober 2005 een detacheringsovereenkomst afgesloten met een ervaren marktonderzoeker die ook gaat ondersteunen bij het
De beweging naar de leden
De wensen en behoeften van leden als vertrek-
zoeken naar een definitieve kandidaat. Per januari 2004 is de vacature voor inkoper
punt van de dienstverlening van Intrakoop. Het ledentevredenheidsonderzoek eind 2004
ingevuld. Na driekwart jaar heeft de nieuwe inkoper echter afscheid genomen van
en de enquête over voeding en de dienstverlening van Corporate Express begin 2005 zijn
Intrakoop. De vacature die vervolgens ontstond is door doorgroei intern vervuld.
• Interne verschuivingen Zwangerschapsverlof, langdurige ziekte en het vertrek van een
hier sprekende voorbeelden van. Maar ook met de nieuwe opzet van de ledenbijeenkomst, de introductie van de digitale nieuwsbrief en de nieuwe bonusspecificatie in 2004
collega leidden in 2004 tot veel interne verschuivingen. Sommige Intrakoop-leden
probeert Intrakoop beter tegemoet te komen aan de wensen van haar leden. De
hebben dit wellicht gemerkt omdat zij door een andere ledenconsulent werden
beweging naar de leden toe uit zich ook in een veranderend contact met leden-
bezocht. Of ze kregen bijvoorbeeld een andere supportmedewerker aan de telefoon.
consulenten. Uitgangspunt hierbij is contact op maat en optimaal profiteren van de
Ondanks alle wisselingen is de continuïteit in de dienstverlening naar leden
expertise van Intrakoop. Deze beweging zal ook in 2005 als een rode draad door alle
gewaarborgd.
• Personeelsconsulent Voor het implementeren van het nieuwe personeelsbeleid en om
activiteiten lopen.
medewerkers beter te kunnen ondersteunen bij vragen op het gebied van personeelszaken, heeft Intrakoop per 1 januari 2004 voor 0,4 fte een personeelsconsulent.
• Personeelsbeleid In 2004 is het personeelsbeleid geijkt en aangepast. In het nieuwe beleid zijn drie speerpunten ingebed: ledengericht, efficiënt/effectief en flexibel. Doel van het nieuwe beleid is tevreden leden door gemotiveerde en ledengerichte medewerkers.
• Ziekteverzuim Het ziekteverzuim in 2004 is 8,02%. Deze enorme stijging ten opzichte van vorig jaar (4,2%) wordt verklaard door twee langdurig zieke medewerkers. Op een totaal van slechts 25 medewerkers heeft dit een enorme impact op het ziekteverzuimpercentage.
Innovatie
14
Interne organisatie
15
Financiën Bonus
Op 16 november 2004 heeft Intrakoop een recordbedrag aan bonus uitgekeerd
aan haar leden. Bijna 4,5 miljoen euro. Een stijging van ruim 15 procent ten opzichte van vorig jaar. Verbeterde condities en meer intekeningen en locaties liggen ten grondslag aan deze stijging. Het hoogste bedrag dat een individueel lid heeft ontvangen is € 206.282,-. Nieuw dit jaar was een verbeterde bonusspecificatie. Met meer informatie en een duidelijker overzicht. Leden kunnen voortaan in een oogopslag zien op welke overeenkomsten ze bonus mislopen als ze niet hebben ingetekend. Met deze informatie kunnen leden hun voordeel doen. De bonus is helaas later uitgekeerd dan gepland. Dit komt omdat een aantal leveranciers en distributeurs de omzetgegevens later heeft aangeleverd. Voor 2005 heeft Intrakoop daarom verbeterde afspraken met hen gemaakt. De eerste resultaten zijn nu al zichtbaar.
de juiste waarde toekennen Inkoop eigen organisatie
Intrakoop evalueert niet alleen de raamovereen-
komsten met contractleveranciers voor de leden. Ook de contracten met haar bureauleveranciers houdt zij tegen het licht.
• Aanbesteding accountantsdienstverlening Op 16 september van dit jaar heeft de raad van toezicht voor de boekjaren 2004 tot en met 2006 een nieuwe accountant voor Intrakoop benoemd: Ernst & Young Accountants. Dit is het resultaat van een aanbestedingsproces. Ernst & Young is geselecteerd omdat zij voldoet aan de gestelde eisen. Van inzicht in de processen van Intrakoop tot een scherpe prijs.
• Aanbesteding Arbo-dienstverlener Uit een enquête onder personeelsleden bleek dat 60% niet tevreden is met de huidige Arbo-dienstverlener. Daarom is besloten om deze dienstverlening opnieuw aan te besteden. Per 1 maart 2005 wordt ArboNed de nieuwe Arbo-dienstverlener. In deze organisatie ziet Intrakoop een partij die aansluit bij haar visie op preventie en verzuimbegeleiding.
• Aanbesteding autoleasemaatschappij Een kostenbesparing van 7%. Dat is het resultaat van de aanbesteding van de leasemaatschappij. De offerte van internet leasemaatschappij myleasecar.nl, onderdeel van General Electric, was overduidelijk de beste. Voor speciale contracten die niet vallen binnen de dienstverlening van myleasecar.nl, wordt ING Carlease als leverancier aangehouden.
Jaarrekening
Tijdens de algemene vergadering van 1 juni 2004 hebben de leden de
jaarrekening 2003 goedgekeurd. Bovendien hebben zij ermee ingestemd om het exploitatieoverschot over het jaar 2003 toe te voegen aan het eigen vermogen van de vereniging.
Financiën
17
Samenvatting jaarrekening 2004 Staat van baten en lasten
Balans per 31 december
(x € 1.000)
(x € 1.000)
(na resultaatbestemming)
2004
2004 begroting
2004
2003
BATEN Contributies Kantoorbijdragen
160
155
2.158
152
2.159 2.318
1.945 2.314
ACTIVA
PASSIVA
Vaste activa
Eigen vermogen
Immateriële vaste activa 2.097
Materiële vaste activa
10
16
252
135
LASTEN Personeelskosten
262 1.403
1.382
1.174
Reis- en representatiekosten
147
134
119
Vlottende activa
Huisvestingskosten
128
159
103
Vorderingen
Afschrijvingen op (im)materiële vaste activa
Kantoorbijdragen 107
106
88
Bonussen voor leden
50
68
45
Belastingen en premies
Automatiseringskosten
80
123
108
Algemene kosten
15
12
14
Pensioenen
Kantoorkosten
Verenigingskosten
sociale verzekeringen
60
73
59
Overige vorderingen
Communicatiekosten
125
121
82
en overlopende activa
Diensten derden
103
142
101
11
0
4
Diverse baten en lasten
Entreegelden
151
247
229
Wettelijke reserve
10
16
Bestemde reserves
158
158
Liquiditeitsreserve
364
364
Algemene reserves
772
690
Totaal eigen vermogen 992
1.051
4.989
4.250
2003
1.551
1.457
42
43
172
172
Voorzieningen 39
19
3
3
70
53
Overige voorzieningen
Langlopende schulden
2.229
2.320
1.897
89
-6
200
Saldo baten en lasten
2004
2003
Liquide middelen
6.093
5.376
784
744
Efficiencybonus
Kortlopende schulden Bonussen aan leden
5.144
4.378
39
56
109
95
82
70
Belastingen en premies
FINANCIËLE RESULTATEN
sociale verzekeringen
Financiële resultaten
16
13
Handelscrediteuren
14
Overige schulden en overlopende passiva Exploitatiesaldo
105
7
Vennootschapsbelasting
-29
-2
-62
76
5
152
Saldo boekjaar
214 Totaal
7.139
6.271
Totaal
De grondslagen voor opstelling van de jaarrekening en de toelichtingen op de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen in de jaarrekening 2004.
Samenvatting jaarrekening 2004
18
Samenvatting jaarrekening 2004
19
5.374
4.599
7.139
6.271
Toelichting op de staat van baten en lasten Deze toelichting is gebaseerd op een analyse van de uitkomsten en de begroting 2004. Tijdens het verslagjaar is wederom aandacht besteed aan het besef voor kosten en opbrengsten bij de medewerkers. Daarnaast is het managementinformatiesysteem verder ontwikkeld. Dit heeft positieve gevolgen voor de interne beheersing. In 2004 heeft Intrakoop een positief en hoger exploitatieresultaat gerealiseerd dan begroot.
Baten • Kantoorbijdrage De bijdrage 2004 uit de bemiddelde omzet via raamovereenkomsten is circa 5% lager dan begroot. Als gevolg van nagekomen kantoorbijdragen uit voorgaande jaren wordt de begroting bijna gehaald. De meest succesvolle nieuwe raamovereenkomst is voor automatiseringsartikelen. Dit komt vooral door de hoge kwaliteit van dienstverlening.
Lasten • Personeelskosten Ondanks de hogere werkgeverspremie voor ziektekosten en het
•
•
• • •
• • •
•
treffen van een voorziening zijn de personeelskosten nagenoeg gelijk als begroot. De opleidingslasten waren lager. Tevens heeft Intrakoop ziekengeld ontvangen. Reis- en representatiekosten Door de belastingherziening op reiskilometers woonwerkverkeer en zakelijke dienstreizen zijn de vergoedingen voor medewerkers aangepast. Daardoor zijn de reiskosten hoger dan begroot. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn lager dan begroot omdat het projectmanagement bij de verbouwing van de kantoorruimte in Waardenburg in eigen beheer is uitgevoerd. Afschrijvingskosten De totale afschrijvingskosten zijn bijna gelijk aan de begroting. Kantoorkosten De werkelijke kosten blijven achter bij de begroting. Dit komt met name door lagere kosten voor telefonie. Automatiseringskosten De realisatie is aanzienlijk lager dan begroot. In 2004 is er wederom sprake van een stabiele automatiseringsomgeving die het mogelijk maakt om de beheerskosten goed in de hand te houden. Algemene kosten Door de aanschaf van vakliteratuur op het gebied van automatisering, personeel en organisatie en marktonderzoek wordt de begroting overschreden. Verenigingskosten De verenigingskosten zijn lager dan begroot. Vooral door het organiseren van minder regiobijeenkomsten dan gepland. Communicatiekosten Het inhuren van een specialist op het gebied van e-business voor het voorbereidingstraject internet portal was niet begroot. Toch zijn de communicatiekosten maar licht hoger uitgevallen. Het efficiënt organiseren van alle communicatie-uitingen van Intrakoop leidde tot lagere kosten dan begroot. Diensten derden Door het uitvoeren van productontwikkeling in eigen beheer en de scherpe inkoop van het ledentevredenheidsonderzoek bij een extern bureau zijn de kosten diensten derden lager dan begroot.
Diverse baten en lasten Dit zijn onder andere eindafrekeningen van het UWV en van de ziektekostenverzekering over voorgaande jaren.
Exploitatieresultaat De algemene vergadering wordt voorgesteld, conform de afspraken die zijn gemaakt tijdens de bespreking van het huidige strategisch plan van Intrakoop, het exploitatieresultaat te bestemmen voor versterking van het eigen vermogen. Dit is reeds verwerkt in de balanspost 'Algemene reserves'.
Toelichting op de staat van baten en lasten
20
