JaarveRslag2007 Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.
Intrakoop Missie Intrakoop wil voor zorgaanbieders het platform voor inkoop- en logistieke oplossingen zijn, waardoor zorgaanbieders tegen lagere, transparante, integrale kosten hun middelen en diensten kunnen inzetten voor optimale dienstverlening aan hun cliënten. De vereniging Intrakoop is een coöperatieve inkoopvereniging zonder winstoogmerk en vertegenwoordigt de inkoopbelangen van bijna 500 instellingen in de gezondheidszorg in Nederland met ruim 3.600 locaties. Intrakoop ondersteunt haar leden op strategisch, tactisch en operationeel niveau bij het behalen van hun inkoopdoelstellingen. Door het afsluiten van raamovereenkomsten en het aanbieden van inkoopadviesdiensten. Intrakoop heeft ruim 60 raamovereenkomsten in de productgroepen: - - - - - - -
Energie Facilitaire dienstverlening Huishouding & Inrichting Kantoor & Automatisering Techniek & Onderhoud Verpleging & Verzorging Voeding
Colofon Uitgave: Jaarverslag 2007 Tekst: Intrakoop, Waardenburg Foto’s, vormgeving en druk: Adform ontwerp, Zaltbommel
! p o t n a k ja, die
2
Voorwoord
Beste leden,
en meer als kenniscentrum op het gebied van inkoop en op de verschillende markten en producten waarvoor wij
Gedurende de selectieperiode die uiteindelijk leidde tot
raamovereenkomsten of andere dienstverleningsconcepten
mijn aanstelling als nieuwe directeur/bestuurder van In-
beschikbaar stellen. Op de gebieden advies, detachering,
trakoop, werd één ding mij als snel duidelijk: Intrakoop is
begeleiding en uitvoering van inkoop- en logistieke
een ambitieuze vereniging, een vereniging met ontzettend
activiteiten zoeken we de samenwerking met vooraan
veel kwaliteiten in huis en een kans voor elk aangesloten
staande partijen om de dienstverlening aan onze leden te
lid om haar inkoopdoelstellingen te realiseren. En ik zie een
verbreden en te verdiepen.
vereniging met een enorme potentie: potentie in termen van kwaliteit en breedte van onze dienstverlening.
Intrakoop wil meer gebruik maken van bestaande netwerken om de vereniging zelf, maar zeker ook inkoop als cruciaal
Maar ook in termen van gebundelde inkoopkracht, kennis
proces binnen zorginstellingen meer te profileren bij
deling en de binding tussen de vereniging en haar leden.
beleidsmakers. Ik heb geconcludeerd dat Intrakoop het best
Mijn grootste uitdaging binnen Intrakoop: de kwaliteiten en
bewaarde geheim van de gezondheidszorg in Nederland is.
kansen die een organisatie als Intrakoop biedt, om te zetten
En dat moet anders.
in levensvatbare, duurzame dienstverleningsvormen waarbij de meerwaarde voor u als lid voorop staat en Intrakoop als
Langs deze weg wil ik de leden van alle aanbestedings-
non-profitorganisatie blijft groeien. Hoe? In 2007 hebben
teams bedanken voor hun inspanningen. Ook in 2007 is
we de eerste stappen hiertoe gezet, zowel in de afspraken
hun inbreng bij de verschillende aanbestedingstrajecten
die we maken met u als Intrakoop-lid als met leveranciers,
onmisbaar gebleken. Daarnaast een compliment aan alle
bureaumedewerkers en andere partijen.
werknemers van Intrakoop. Ik ben ervan overtuigd dat, met een historie van bijna vijftig jaar, de vereniging Intrakoop de
Keuzevrijheid voor leden staat voorop. Dat betekent keu-
veerkracht, professionaliteit en flexibiliteit bezit die horen bij
zevrijheid in de manier waarop u deelneemt aan een
een moderne onderneming die de belangen van haar leden
bepaalde overeenkomst, maar ook keuzevrijheid tussen
centraal stelt. Daarbij blijft één ding voorop staan: het besef
verschillende leveranciers die vergelijkbare producten of
dat úw belang, óns belang is. Want de coöperatieve inkoop-
diensten aanbieden: aan u de keus. Transparantie, een
vereniging Intrakoop: dat zijn onze leden. Dat bent u zelf.
breed aanbod aan inkoopoplossingen vanuit een integraal perspectief benaderd: dat zijn de belangrijkste onderdelen uit onze v ernieuwde missie. We onderscheiden ons meer
Frank Kaptein, directeur/bestuurder.
3
Inhoudsopgave
Verantwoording raad van toezicht
5
De wisseling van de wacht
7
Strategische koers
8
Relatiebeheer leden
9
Kerncijfers ledenbestand
9
Ledenbijeenkomsten
9
Bonusuitkering
10
Ledenonderzoeken
10
Interne organisatie Personeelsbestand
20
Ledenservice
20
Adviseurs
20
Ziekteverzuim
20
ARBO
21
Kwaliteit
21
Deelname in netwerken
21
Raad van toezicht Aanbestedingsteams
Inkoopdienstverlening
13
Aanbestedingen
13
Nieuwe overeenkomsten
15
Vervallen overeenkomsten
16
Innovatie
4
17
Digitaal commitment
17
Contractadministratie
17
Aanbestedingsmethodieken
17
Standaardcontracten
17
Rapportages
17
Elektronisch inkopen
19
Leveranciersprestatiemetingen
19
Europees aanbesteden
19
Maatschappelijk verantwoord ondernemen 19
20
Verantwoording raad van toezicht
Hoewel de voortgang van alle werkzaamheden bij
toezicht haar besluit. Tegelijkertijd mist de raad in haar
Intrakoop vanzelfsprekend onverstoorbaar bleef, heeft
een belangrijke inbreng, die aanzienlijk verder reikte dan
het jaar voor een deel in het teken gestaan van de
de wereld van de ziekenhuizen waarin zij als bestuurder
directiewisseling. In het verslagjaar 2007 heeft de heer
werkzaam is.
Gert Walhof Intrakoop namelijk als directeur/bestuurder verlaten. Met een indrukwekkende staat van dienst van 17
De raad van toezicht heeft vier maal vergaderd. T ijdens
jaren nam hij tijdens de algemene vergadering van 12 juni
deze vergaderingen is gesproken over vele zaken die
afscheid van de leden en relaties. Medewerkers, leden van
actueel zijn in de inkoop in de gezondheidssector.
de coöperatieve vereniging en de raad van toezicht zijn
Uiteraard zijn ook de onderwerpen aan de orde geweest
Gert Walhof veel dank verschuldigd. De groei en bloei die
die statutair zijn voorbehouden aan de raad van toezicht.
de organisatie in deze lange periode heeft doorgemaakt,
Tevens heeft de raad zijn eigen functioneren geëvalueerd.
zijn in belangrijke mate zijn verdienste. Buiten de reguliere vergaderingen om, is door de raad Tijdens dezelfde algemene vergadering op 12 juni is de
van toezicht meerdere malen intensief overleg gevoerd
heer Frank W.M. Kaptein als nieuwe directeur/bestuur-
over de werving en selectie van de nieuwe directeur/
der van Intrakoop aan de leden voorgesteld. Met de
bestuurder voor Intrakoop. Hiertoe is gebruik gemaakt
aanstelling van Frank Kaptein beschikt de coöperatieve
van de diensten van een op dit terrein gespecialiseerd
vereniging over een ervaren directeur/bestuurder met
bureau. Daarnaast is het contact tussen (een delegatie
een profiel dat de organisatie de komende jaren nodig
van) de raad van toezicht en de organisatie geïntensiveerd
heeft. De raad van toezicht heeft er alle vertrouwen in
gedurende de periode tussen het vertrek van de heer
dat hij onze coöperatieve inkoopvereniging op vaardige
Walhof en de komst van de heer Kaptein.
en inspirerende wijze zal leiden. Daarbij de positie van de organisatie en de betekenis voor de leden verder
In 2007 zijn twee algemene vergaderingen gehouden.
vergrotend.
De grote opkomst die in 2006 reeds waarneembaar was, bleek ook in 2007 gerealiseerd te kunnen worden. Een
Eveneens in het verslagjaar 2007 heeft de raad van
teken dat duidt op een levendige vereniging.
toezicht afscheid genomen van mevrouw drs. Lettie M.J. van Atteveld, lid van de raad van toezicht vanuit de sector ziekenhuizen. Vanzelfsprekend respecteert de raad van
Marten de Bruine, voorzitter.
5
koe
2
rs
bep
ale
n
De wisseling van de wacht
Als Gert Walhof, na 17 jaar actief te zijn geweest binnen
Met de aanstelling van Frank Kaptein wordt d uidelijk
de organisatie, aankondigt Intrakoop te zullen v erlaten,
een nieuwe weg in geslagen. Het zwaartepunt van
komt dat voor velen als een grote verrassing. Als eerste,
zijn opdracht ligt op de verdere ontwikkeling en
vaste werknemer in dienst van Intrakoop heeft Gert
professionalisering van de bureau-organisatie, het
aanvankelijk als ledenconsulent, later als inkoper en
benutten en uitbouwen van netwerken en het onder de
uiteindelijk als directeur/bestuurder zijn stempel op de
aandacht brengen van inkoop als strategisch onderwerp
organisatie gedrukt. Op maandag 29 januari 2007 lichtte
bij raden van bestuur.
hij zijn keuze aan het personeel toe en tijdens de ledenbijeenkomst op dinsdag 12 juni nam Gert afscheid van de leden en overige relaties van Intrakoop. In de overgangsperiode die ontstaat tot eind mei 2007 neemt het Management Team, dan bestaande uit Gert Walhof, Liesbeth van Buuren en Erik Wijnhof, alle interne zaken waar. Die samenwerking vindt in deze periode op basis van f unctionele gelijkwaardigheid plaats. Naar buiten toe blijft Gert Walhof optreden als directeur/ bestuurder van Intrakoop. In samenwerking met de raad van toezicht, het managementteam, medewerkers van Intrakoop en adviesbureau Kock wordt een functieprofiel opgesteld voor de selectieprocedure van een nieuwe directeur/ bestuurder voor Intrakoop. Na een selectieprocedure van drie maanden blijven drie kandidaten over waarmee gesprekken worden aangegaan door de raad van toezicht, een vertegenwoordiging van het Intrakoop-personeel en adviesbureau Kock. Per 1 juni 2007 benoemt de raad van toezicht de heer Frank Kaptein als nieuwe directeur/ bestuurder van Intrakoop.
7
Strategische koers
Onze vernieuwde missie is als volgt:
Doelstellingen
‘Intrakoop wil voor zorgaanbieders het platform voor
Een aantal hoofdlijnen:
inkoop- en logistieke oplossingen zijn, waardoor zij tegen
• Intrakoop-leden hebben een leidende rol in de
lagere, transparante integrale kosten hun middelen en diensten kunnen inzetten voor optimale dienstverlening
dienstverlening van Intrakoop • Intrakoop wil van een bemiddelde omzet van
aan hun cliënten.’ Intrakoop wil daarbij een toonaange-
€ 241 m iljoen in 2007 doorgroeien naar € 500
vende positie in de zorgsector vervullen.
miljoen in 2010 • Intrakoop wil leden stimuleren om voor een
Intrakoop zal leden daarom meerdere overeenkomsten
substantieel deel van hun inkoopvolume per
per productgroep aanbieden: naast een overeenkomst
productsegment gebruik te maken van Intrakoop-
met commitment vooraf, ook overeenkomsten met
overeenkomsten.
intekenmogelijkheid achteraf en overeenkomsten met
• Intrakoop-leveranciers dekken samen een groot deel
meerdere leveranciers per productgroep. Leveranciers
van de totale omzet van een productsegment in de
met elk hun uniek onderscheidend vermogen. Aan u de keus welke overeenkomst en welke leverancier het beste
zorgsector af • Intrakoop streeft naar transparantie en markt
bij uw instelling past. Verder wil Intrakoop zich naast haar
conformiteit en zoekt, waar nodig, samenwerking
sterk facilitair georiënteerde inkoop ook ontwikkelen op
met andere partijen
het gebied van medische materialen.
• Intrakoop profileert zich nadrukkelijk naar de verschillende beslissers bij zorgaanbieders, o verheid,
Intrakoop gaat haar leden diensten aanbieden op het
branche- en beroepsverenigingen, regionale
gebied van advies, detachering en bemiddeling, begelei-
samenwerkingsverbanden en andere stakeholders in
ding en uitvoering van inkoop- en logistieke activiteiten. Om nieuwe producten en diensten goed, efficiënt en zo 8
de zorgsector • Om haar missie en ambities op de juiste wijze te
snel mogelijk aan leden te kunnen aanbieden is Intrakoop
kunnen realiseren, kiest Intrakoop als organisatie
in 2007 in gesprek gegaan met andere vooraanstaande
model voor de coöperatie, met daaronder
marktpartijen. Intrakoop zal zich ook meer en meer profi-
werkmaatschappijen/of andere samenwerkings
leren binnen bestaande netwerken en intensiever samen-
verbanden om specifieke diensten te kunnen verlenen
werken met verschillende brancheorganisaties.
onder Intrakoop-vlag
Relatiebeheer leden
Kerncijfers ledenbestand
Ledenbijeenkomsten
Het aantal leden in 2007 is licht gedaald, naar 480. Ook in
Op dinsdag 12 juni bezochten 76 leden de ledenbijeen-
dit jaar is de lichte daling ten opzichte van het voorgaande
komst. Daarnaast waren 44 leveranciers en overige
jaar te verklaren door fusies tussen leden. Het aantal
relaties aanwezig. De nadruk van deze ledenbijeen-
locaties blijft verder groeien: van 3.543 in 2006 tot 3.687 in
komst ligt op het vertrek van Gert Walhof, die na 17
2007. De totale bemiddelde omzet in 2007 is gedaald ten
jaar heeft aangegeven af te zullen treden als directeur
opzichte van 2006.
van Intrakoop. Tijdens deze ledenbijeenkomst neemt hij afscheid van alle aanwezigen. Voorzitter van de raad van toezicht
Kerncijfers ledenbestand Per ultimo
Leden
Locaties
Bemiddelde afname
2007
480
3.687
€ 241 miljoen
2006
497
3.543
€ 371 miljoen
2005
500
3.056
€ 349 miljoen
2004
506
2.851
€ 338 miljoen
2003
500
2.659
€ 316 miljoen
2002
523
2.492
€ 302 miljoen
In het jaarverslag 2006 sprak Intrakoop haar verwachting
Marten de Bruine prijst Gert Walhof om zijn inzet en
hierover al uit. De ontwikkelingen op het gebied van de
behaalde resultaten. De heer De Bruine licht het traject
mini-aanbestedingsprocedures voeding en de lagere
van werving & selectie van de nieuwe bestuurder toe en
inkomsten uit de Intrakoop-raamovereenkomst aardgas
stelt Frank Kaptein voor als nieuwe directeur/bestuurder
door een warme winter zijn belangrijke oorzaken voor
van Intrakoop. Futurist Marcel Bullinga neemt de aanwe-
deze afname.
zigen mee naar de zorg in de toekomst en Erik Wijnhof presenteert een eerste demo van de Intrakoop-webshop.
9
Tijdens de ledenbijeenkomst van 6 december presenteert
Ledenonderzoeken
directeur/bestuurder Frank Kaptein de nieuwe strate-
In 2007 is in opdracht van Intrakoop een communicatie
gische koers. Meer keuzevrijheid voor leden, de beste
onderzoek uitgevoerd onder Intrakoop-leden door onaf-
oplossingen op inkoopgebied en strategische samenwer-
hankelijk onderzoeksbureau Marlyse-Research. Tijdens
kingsverbanden met partijen op het gebied van bijvoor-
het onderzoek is de leden gevraagd in welke mate zij
beeld energie en logistiek staan hierin centraal. Tijdens de
tevreden zijn met de verschillende communicatie-uitingen
bijeenkomst wordt de leden gevraagd de heren De Bruine
van Intrakoop. Met de resultaten van het onderzoek
en Staal als leden van de raad van toezicht te herbenoe-
wil Intrakoop haar communicatie-uitingen optimaal
men. Met een applaus van de leden is de herbenoeming
afstemmen op de wensen van haar leden.
een feit. De aanwezigen zijn erg te spreken over gastspre-
ker Erik de Bruine, Directeur Rabobank Concern Inkoop bij
Oordeel over communicatie-uitingen door
Rabobank Nederland en Chief Purchasing Officer van het
Intrakoop in trefwoorden
jaar. Onduidelijk
Duidelijk
Bonusuitkering In het vierde kwartaal 2007 keert Intrakoop voor € 4,5 miljoen aan bonussen uit aan haar leden over het jaar 2006. Door langdurige personele uitval binnen de afdeling Financiën, Control, Informatisering en Kwaliteit (FCIK)
Professioneel
Traag
Amateuristisch
Vlot
loopt het bonusproces vertraging op, toch worden alle bonussen voor het einde van het jaar uitgekeerd. De
Deskundig
Ondeskundig
hoogste bonusuitkering aan een individueel lid bedraagt € 231.666,-. Voor het eerst krijgen leden tegelijkertijd een 10
Afstandelijk
Persoonlijk
Opdringerig
Vrijblijvend
overzicht van alle bonussen die zij mislopen doordat zij wel afnemen bij een leverancier, maar niet ingetekend staan. Commercieel
Niet commercieel
Intrakoop Bulletin, e-zine en portal
Verder is in 2007 uitgebreid onderzoek verricht naar de
Het IntrakoopBulletin wordt over het algemeen positief
mogelijkheden wasserij & linnenverhuur aan te besteden.
beoordeeld, op inhoud als vormgeving. Meer dan 80%
Op basis van de positieve uitkomsten besluit Intrakoop in
van alle leden leest het IntrakoopBulletin. Ook is het over-
2008 een aanbestedingstraject op te starten.
grote deel van onze leden enthousiast over de digitale
nieuwsbrief van Intrakoop, het e-zine. Ruim 70% van alle
Daarnaast is gebleken dat een raamovereenkomst op het
leden beoordeelt de Intrakoop-portal positief. De meeste
gebied van softwarelicenties voor veel leden een belang-
leden bezoeken de portal meerdere keren per maand of
rijke aanbestedingswens is. Het haalbaarheidsonderzoek
vaker en vinden de portal overzichtelijk en actueel.
naar softwarelicenties is uitgevoerd in het eerste kwartaal van 2007. Dit onderzoek heeft aangetoond dat de bespa-
Aandachtspunt is het aantal ledenonderzoeken dat als
ringsmogelijkheden beperkt zijn, mede als gevolg van de
hoog wordt ervaren. Ook beoordelen leden de terugkop-
dominante marktpositie van Microsoft. Dit, in combinatie
peling van uitgevoerde ledenonderzoeken als summier.
met het gegeven dat de bestaande afspraken met hard- en softwareleverancier Misco Nederland BV voor software
Inventarisatie aanbestedingswensen
licenties scherp zijn, heeft ertoe geleid dat Intrakoop
In november heeft Intrakoop de aanbestedingswensen
voorlopig geen softwarelicenties zal aanbesteden.
van haar leden geïnventariseerd. Belangrijkste aanbestedingswensen zijn: • energie • wasserij en textielbeheer • telecommunicatie • koffie • incontinentiemateriaal • softwarelicenties
11
! s o o r e d n i t o h c een s
Inkoopdienstverlening
Aanbestedingen
Papier De transparante aanbesteding van papier in 2007
Aardgas Per 1 januari 2007 start de overeenkomst voor
kent Scaldia als winnaar. Op een kernassortiment van
aardgas met RWE Energy voor de duur van drie jaar.
door het aanbestedingsteam gespecificeerde papier
In de aanloop naar de aanbesteding wordt leden hun
soorten offreren meerdere leveranciers hun prijzen
commitment gevraagd voor deze Europese aanbesteding.
en g even zij een kortingspercentage af op het overige
De totale omvang van de opdracht bedraagt ± 250 mil-
assortiment. Het resultaat van de aanbesteding, met
joen m3 aardgas op jaarbasis. Het totale volume is, gelet
een volume van € 1 miljoen over drie jaar, is bijzonder
op de stijgende aardgasprijzen, voor aanvang van de
scherpe prijzen en goede afspraken over bijvoorbeeld
individuele leveringsovereenkomsten al ingekocht.
periodieke prijswijzigingen. Zo zijn eventuele verhogingen gemaximeerd en kunnen deze slechts eenmaal per
Elektriciteit De overeenkomst met Eneco Energie met
half jaar worden doorgevoerd. Naast deze commitment
een volume van 560 miljoen kWh loopt per 31 december
overeenkomst heeft Intrakoop voor papier ook een
2007 af. In 2006 wordt de aanbesteding van elektriciteit
intekenovereenkomst met Scaldia en met Grafisch Papier.
voor 2008 tot en met 2011 opgestart. Het totale gecommitteerde volume voor deze nieuwe aanbesteding stijgt tot
Dagvers Op grond van de financiële beoordeling van
een nieuwe recordhoogte: bijna 800 miljoen kWh. In 2007
leveranciers die meedingen in de aanbesteding dagvers
wordt het totale verbruik voor het jaar 2008 al ingekocht.
wordt Intrakoop voor de rechter gedaagd. Eén van de
Daarnaast wordt een deel van 2009 en 2010 ingekocht.
leveranciers wordt op basis van haar financiële ratio’s
Op basis van de inkoopresultaten behaald in 2007, wordt
afgewezen: ten onrechte volgens de leverancier, die een
besloten het optiejaar 2011 te lichten om de inkoop op de
kort geding tegen Intrakoop start. De aanbestedings
termijnmarkt op te starten. Het totale besparingspercen-
procedure loopt hierdoor vertraging op maar de
tage (off-peak en peak) ten opzichte van de marktprijzen
rechterlijke uitspraak bevestigt Intrakoop wel in de
bedroeg in 2007 maar liefst 30%.
kwaliteit van de aanbestedingsprocedure: de rechter stelt de leverancier in het ongelijk en oordeelt dat Intrakoop
Intrakoop gaat in gesprek met leverancier Eneco over
de regels voor het beoordelen van de financiële cijfers
energiedienstverlening: zo biedt de leverancier energie-
correct heeft toegepast.
besparingplannen en een hulpmiddel om het energieverbruik bij individuele leden te monitoren. De afspraken hierover gaan in per 1 januari 2008.
13
Mini-aanbestedingsprocedure voeding Vanuit het
slechts één leverancier bereid was aan alle eisen te
oogpunt van flexibiliteit en maatwerk voor alle Intrakoop-
voldoen en daardoor géén recht kon worden gedaan aan
leden heeft Intrakoop software ontwikkeld waarmee
het veilinggedeelte van de aanbesteding, wordt na over-
individuele leden binnen de Europese aanbestedingen
leg met de betreffende leverancier besloten tot heraan
van voeding de definitieve leveranciersselectie in ei-
besteding.
gen regie houden. In maart worden de eerste miniaanbestedingsprocedures opgestart, met positieve
Leden wordt opnieuw gevraagd commitment te geven.
resultaten. Met name de optie tot veilen wordt door veel
Met als resultaat een gecommitteerd volume van € 30
leden gebruikt.
miljoen over drie jaar. Nieuw in het aanbestedingsproces is de audit. Leveranciers worden, nadat zij door de
Het aantal doorlopen procedures blijft echter achter op
eerste selectieronde zijn gekomen, getoets op onderdelen
het verwachte aantal. Problemen die ontstaan zijn het
uit het Programma van Eisen zoals leverbetrouwbaar-
ontbreken van intern draagvlak bij de gecommitteerde
heid en klachtenafhandeling. De aansluitende veiling
leden en organisatorische veranderingen bij de deel
op 18 o ktober kent een even verrassend als spectaculair
nemende instellingen. Ook wordt het doorlopen van de
resultaat en wordt gewonnen door Van Hoeckel.
mini-aanbestedingsprocedure door sommige leden als arbeidsintensief ervaren.
Het resultaat voor leden is een leverancier die voldoet aan alle kwaliteitseisen tegen uitermate scherpe prijzen:
Dankzij intensieve begeleiding door de adviseurs van
gecommitteerde leden besparen 18-24% op de bruto
Intrakoop zijn er aan het einde van het jaar 46 mini-
prijslijst van de leverancier, afhankelijk van logistieke
aanbestedingsprocedures afgerond met een totale
wensen en afnamevolume.
waarde van ruim € 24 miljoen. Begroot voor 2007 was 14
aanvankelijk op basis van € 50 miljoen. Het achterblijven
Schoonmaakdienstverlening Uit een ledenonderzoek
van het doorlopen aantal procedures ten opzichte van het
komt naar voren dat Intrakoop-leden behoefte hebben aan
verwachte aantal procedures drukt daarmee zwaar op de
een raamovereenkomst op het gebied van schoonmaak-
begroting van Intrakoop.
dienstverlening. In 2007 start Intrakoop de ontwikkeling van een Programma van Eisen en Wensen. VFM Advies-
Droge kruidenierswaren In 2007 wordt het pakket droge
groep, adviesbureau op het gebied van Facility Manage-
kruidenierswaren opnieuw Europees aanbesteed. Nadat
ment en specialist op het gebied van schoonmaakdienst-
medio 2006 bij de beoordeling van offertes bleek dat
verlening, ondersteunt Intrakoop hierbij. Samen met de
leden van het aanbestedingsteam worden onder andere
bacteriologisch onderzoek, producten die de veilig-
werkprogramma’s ontwikkeld, toegespitst op verpleeg-
voedsel-werkwijzen ondersteunen en vergemakkelijken,
en verzorgingshuizen, ziekenhuizen, GGZ-instellingen en
trainingen, communicatieadvies en -ondersteuning en
de gehandicaptenzorg. De daadwerkelijke aanbesteding
het keurmerk veiligvoedsel.nl. Beide overeenkomsten
wordt in 2008 verder vormgegeven. In verband met deze
kenmerken zich door scherpe condities en passen in
aanbesteding wordt de overeenkomst met ISS Hospital
de nieuwe strategie van Intrakoop om op een zo breed
Services met één jaar verlengd, tot eind 2008.
mogelijk vlak raamovereenkomsten aan te bieden.
Medische groothandel Een raamovereenkomst op het
FanoFineFood Op het gebied van maaltijdsalades
gebied van medische groothandel: ook één van de
heeft Intrakoop een raamovereenkomst afgesloten met
uitkomsten van het onderzoek naar naar de behoeften
FanoFineFood. Deze overeenkomst gaat in op 1 juli 2007
van Intrakoop-leden. Leden zien de meerwaarde van
en zorgt voor een verbreding van het aantal bypasses van
Intrakoop in het creëren van marktordening, transparan-
Intrakoop binnen de productgroep voeding. De overeen-
tie en uiteraard scherpe condities. Een hele uitdaging in
komst past daarmee in de strategische koers om een zo
een markt waarin leveranciers veel overlap in dienstver-
breed mogelijk bypass-aanbod te bieden aan leden.
lening en assortiment laten zien, maar tegelijkertijd op specifieke onderdelen zoals logistieke dienstverlening,
Intrakoop-Telecom Ook op het gebied van telefonie biedt
erg verschillen. In samenwerking met het aanbeste-
Intrakoop vanaf eind 2007 oplossingen. De overeenkomst
dingsteam wordt een Programma van Eisen en Wensen
Intrakoop-Telecom volgt op een inventarisatie van uw
opgesteld en een Europese aanbesteding volgt. Het totale
aanbestedingswensen. De dienstverlening biedt, naast
gecommitteerde volume bedraagt maar liefst € 7 miljoen.
kortingen op de kosten voor vaste telefonie, oplossingen
De definitieve gunning volgt, conform planning, in 2008.
op het gebied van factuurmanagement en een benchmarkservice. Deze overeenkomst past uitstekend binnen
Nieuwe overeenkomsten
het strategisch beleid om op een zo breed mogelijk vlak
DLT Media en Veiligvoedsel.nl Met DLT Media
diensten te verlenen aan onze leden. Op 1 december 2007
en V eiligvoedsel.nl worden in de loop van 2007
wordt de overeenkomst geïntroduceerd bij de leden. Het
raamovereenkomsten afgesloten. DLT Media verzorgt
is de bedoeling dat de overeenkomst Intrakoop-Telecom
de tijdschriftdistributie binnen instellingen en biedt een
op termijn wordt uitgebreid met bijvoorbeeld mobiele
breed assortiment aan tijdschriften en bladen.
telefonie en mobiele hardware.
Veiligvoedsel.nl biedt veiligvoedsel-audits, controles,
15
Papier Om binnen de productgroep papier de keuze
Vervallen overeenkomsten
aan de leden te laten, wordt met Scaldia bv ook een
De overeenkomst met Eneco Energie voor de levering
intekenovereenkomst afgesloten voor de jaren 2008 tot en
van elektriciteit startte op 1 januari 2005 en had een
met 2010. Ook wordt de intekenovereenkomst met
looptijd van drie jaar. Op 31 december 2007 loopt deze
GP Office aangescherpt en verlengd tot eind 2010.
overeenkomst af.
Voedingsdistributie Om ook op het gebied van
Per 31 december eindigt de overeenkomst met
voedingsdistributie een zo breed mogelijk assortiment
AKB Bert Muller.
aan haar leden te kunnen aanbieden, start Intrakoop in 2007 gesprekken met verschillende voedingsdistributeurs.
Aan het einde van het jaar geeft Unilever Nederland Out
Om uiteindelijk meerdere intekenovereenkomsten aan te
of Home aan, de afspraken met Intrakoop om bedrijfs
kunnen bieden en aan leden de keuze te laten met welke
economische redenen niet voort te kunnen zetten.
voedingsdistributeur zij in zee willen gaan. Vanaf het
De overeenkomst loopt af per 31 december. Er wordt een
tweede kwartaal 2008 zullen de eerste resultaten van deze
start gemaakt met het zoeken naar alternatieve bypass-
gesprekken zichtbaar worden in de vorm van meerdere
afspraken ter vervanging.
intekenovereenkomsten naast elkaar. Verlengde voedingsbypasses De overeenkomsten met een aantal bypass-leveranciers zijn tot eind 2008 verlengd, of opnieuw afgesloten voor meerdere jaren met verbeterde condities: Abbott, Aviko, Bonduelle, Frico Cheese, Friesland Foods Out of Home, Henri, Novartis en Oerlemans. 16
Innovatie
Digitaal commitment
voorop als het gaat om het inzetten van een digitaal
De aanbesteding van papier is de eerste aanbesteding
aanbestedingsinstrument en het e-veilen in de zorg. Het
waarbij Intrakoop uw commitment digitaal vraagt. Voor
aansluiten op uw individuele behoeften staat, naast het
uw gemak en om de kans op fouten te minimaliseren.
optimaal p rofiteren van de bundeling van inkoopvo-
Ook voor de aanbestedingen van medische groothan-
lume en het g ebruik maken van concurrerende markten,
del en schoonmaakdienstverlening (aanbestedingen die
voorop. Met het vormgeven van de mini-aanbestedings
beide worden afgerond in het eerste kwartaal van 2008)
procedures is een methodiek ontwikkeld die recht doet
kunnen leden vanaf 2007 hun online commitmentverkla-
aan b ovengenoemde uitgangspunten. Een vergelijkbare
ring samenstellen en hun commitmentgegevens via de
methodiek wordt ingezet bij de aanbesteding van schoon-
Intrakoop-portal raadplegen.
maak, w aarbij gecommitteerde leden per regio een aanbesteding op individueel niveau doorlopen.
Contractadministratie Intrakoop ontwikkelt een nieuw contractadministratie-
Standaardcontracten
systeem waarbij gegevens uit verschillende informa-
In de nieuwe standaardcontracten die de inkopers
tiesystemen binnen Intrakoop gecombineerd worden.
ontwikkelen, wordt meer aandacht besteed aan maat-
Naast contractgegevens per overeenkomst zoals loop-
schappelijk verantwoord ondernemen. Ook wordt een
tijden en bemiddelde omzetten over meerdere jaren
paragraaf opgenomen over de verdere ontwikkeling van
wordt informatie over marktontwikkelingen vastgelegd
de Intrakoop-webshop en de rol van leveranciers hierin.
en wordt een directe koppeling met het bonuspro-
Daarnaast wordt de bundeling van het inkoopvolume
ces gemaakt. Bovendien kunnen de resultaten van
binnen Intrakoop beter uitbenut in de conditie-afspraken
leveranciersprestatiemetingen in het systeem worden
met Intrakoop-leveranciers.
vastgelegd. Het nieuwe contractadministratiesysteem zorgt voor transparante en betere managementrapporta-
Rapportages
ges binnen Intrakoop.
Op de afdeling FCIK (Financiën, Control, Informatisering en Kwaliteit) wordt volop doorontwikkeld. Per kwartaal
Aanbestedingsmethodieken
wordt een forecast opgesteld die gebruikt wordt voor
Intrakoop wil toonaangevend zijn in inkoop. De aan-
analyse en het bijsturen van alle huidige a ctiviteiten. In
bestedingsmethodieken die Intrakoop daarbij ontwik-
2007 is begonnen met de voorbereidingen om van een
kelt zijn daar een goed voorbeeld van. Intrakoop loopt
kwartaalrapportage naar maandelijks rapporteren te gaan.
17
op het juiste spoor
Hierdoor kan Intrakoop sneller reageren op mutaties in
Europees aanbesteden
bemiddelde omzetten en de gevolgen daarvan op de
In augustus 2007 bepaalt de rechtbank in Utrecht dat het
kantoorbijdrage. Doordat de rapportages van de afdelin-
Sint Antonius Ziekenhuis Nieuwegein geen aanbeste-
gen inkoop, ledenservice en FCIK geïntegreerd worden in
dende dienst is. Samen met het NVZ, de Nederlandse
één rapportage, dragen zij bij aan meer synergie tussen
Vereniging voor Ziekenhuizen, heeft Intrakoop het
de afdelingen.
ziekenhuis ondersteund in deze rechtszaak. De discussie over de aanbestedingsplicht van ziekenhuizen blijft
Elektronisch inkopen
echter omdat de juridische toets plaatsvond op basis
Tijdens de ledenbijeenkomst op dinsdag 12 juni 2007
van de s ituatie van vóór de invoering van de nieuwe
presenteert Intrakoop een eerste demo van de Intrakoop-
Verzekeringswet in 2006. Vanuit haar nieuwe beleid
webshop aan haar leden. In samenwerking met Market4-
besluit Intrakoop per aanbesteding een keuze te maken
Care (nu GHX) is de applicatie verder ontwikkeld. Vijf
tussen een Europees of een niet-Europees aanbestedings-
leden en zes leveranciers nemen deel aan de kick-off van
traject. Waar mogelijk wordt leden de keuze geboden
de pilot die in het eerste kwartaal van 2008 start.
tussen de twee trajecten.
Leveranciersprestatiemetingen
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Om de prestaties van Intrakoop-leveranciers te kunnen
In het kader van maatschappelijk verantwoord
beoordelen, worden zogeheten KPI’s, Key Performance
ondernemen wordt leden in 2007 aangeboden hun
Indicators, opgesteld. Begin 2007 worden de prestaties
“normale” stroom te verduurzamen door leverancier
van Intrakoop-leverancier Office Depot gemeten. Deel-
Eneco. Voor een klein opslagpercentage kunnen leden
nemende leden wordt gevraagd een aantal vragen te
hun normale stroom omzetten in groene stroom.
beantwoorden over de prestaties van deze leverancier.
Op deze manier kunnen zij bijdragen aan een beter milieu.
Daarnaast beoordeelt Intrakoop de prestaties van de
Dertig leden maken hiervan gebruik van met een jaarlijks
leverancier. De vragen gaan bijvoorbeeld over de kwaliteit
verbruik van ± 71 miljoen kWh.
van de geleverde producten, de logistieke dienstverlening en de kwaliteit van de servicedesk. Office Depot krijgt een ruime zeven als eindcijfer. Op basis van deze e rvaring besluit Intrakoop in 2008 de prestaties van meerdere Intrakoop-leveranciers te meten.
19
Interne organisatie
Personeelsbestand
Ledenservice
Per begin februari en begin mei starten twee nieuwe
De afdelingen support inkoop en support verkoop zijn
inkopers. In het najaar van 2007 worden meerdere
samengevoegd. Door deze samenvoeging ontstaat een
vacatures opgevuld binnen de afdelingen ledenservice
nieuwe afdeling: Ledenservice. De medewerkers blijven
en communicatie. De selectieprocedure voor een se-
hun eigen specifieke aandachtsgebieden houden maar
nior inkoper wordt in het vierde kwartaal opgestart. Het
door het synergie-effect binnen de nieuwe afdeling
personeelsbestand heeft zich de afgelopen vier jaren als
worden leden en leveranciers sneller en beter gehol-
volgt ontwikkeld:
pen. Er wordt een groeimodel gecreëerd waardoor het mogelijk is binnen de vereniging door te groeien naar de functie van junior inkoper of junior adviseur. Eén mede-
Ledenbestand Per ultimo
werker heeft een coördinerende rol binnen de afdeling en aantal medewerkers
in fte
2007
23
18,9
2006
23
19,4
2005
24
22,9
2004
25
23,2
rapporteert direct aan de Manager Ledenservice. Adviseurs Ledenconsulenten heten voortaan adviseur. De adviseurs van Intrakoop gaan leden voortaan veel meer op tactisch en strategisch niveau adviseren, nemen meer deel in bestaande netwerken op het gebied van zorg en inkoop, maar ook op de gebieden voeding en energie. De functie van adviseur krijgt hierdoor meer inhoud. In 2007 hebben de adviseurs en medewerkers Ledenservice deelgenomen aan een training Professioneel Relatiebeheer.
20
Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage in 2007 komt uit op 6,48%: hoger dan het streven van 4%. De sterke stijging is te verklaren door een langdurige ziekte van één van de werknemers op de afdeling FCIK. Intrakoop berekent het ziekteverzuim op basis van werkbare dagen.
ARBO
Deelname in netwerken
Intrakoop heeft haar ARBO-beleid aangepast aan de
Om hun kennis up-to-date te houden en meer op de
nieuwe ARBO-wet die per 1 januari 2007 van kracht is
hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen in de
gegaan. Meer nadruk komt te liggen op bijvoorbeeld de
gezondheidszorg, nemen de inkopers en adviseurs van
preventie van lichamelijke klachten. In dat kader biedt
Intrakoop deel aan verschillende netwerken.
Intrakoop in 2007 medewerkers stoelmassages aan en worden met regelmaat RSI-checks onder de werknemers
De belangrijkste hiervan zijn:
uitgevoerd door een preventiemedewerker. Jaarlijks
• NVTG (de Nederlandse Vereniging voor Technisch
worden effectmetingen gehouden om te bepalen of door wordt gegaan met het ingevoerde beleid.
Facilitair Management in de Gezondheidszorg) • FMG (Facilitair Management Gezondheidszorg) • YPP (Young Purchasing Professionals, een sectie binnen
Kwaliteit
de NEVI)
Als onderdeel van haar kwaliteitsbeleid houdt Intrakoop
• FMN (Facility Management Nederland)
per kwartaal kwaliteitsaudits. Interne processen binnen
• Foodservice Netwerk
ledenbeheer en binnen contractbeheer- en ontwikkeling worden getoetst aan de hand van werkinstructies
Een van de inkopers van Intrakoop is als lid van het
en p rocesbeschrijvingen. Daarvoor heeft Intrakoop
Algemeen Bestuur actief binnen de NEVI en vervult
vier auditors opgeleid. Zij doen aanbevelingen aan de
verschillende bestuursfuncties binnen secties van
organisatie naar aanleiding van de resultaten van de
de NEVI. Directeur/Bestuurder Frank Kaptein is actief
audits. Op deze manier tracht Intrakoop de kwaliteit van
binnen de NVZD, de vereniging van bestuurders in de
interne processen waar mogelijk te verbeteren en de
gezondheidszorg.
kwaliteit van de verschillende aanbestedingsprocessen te waarborgen. 21
Samenvatting jaarrekening 2007 balans per 31 december (x 1.000) (na resultaatbestemming
2007
2006
activa
passiva
Vaste activa
Eigen vermogen
2006
2005
141
236
Entreegelden
285
273
Materiële vaste activa
82
140
Wettelijke reserve
141
236
Financiële vaste activa
24
-
Bestemde reserve
327
458
Liquiditeitsreserve
364
364
Algemene reserve
800
725
Immateriële vaste activa
247
376
Vlottende activa Vorderingen
Totaal eigen vermogen
Kantoorbijdragen
1.005
1.046
Bonussen voor leden
4.487
4.529
sociale verzekeringen
49
16
103
91
Pensioenen Handelscrediteuren
5.644 5.682
4.646
69
66
6
3
84
155
152
155
Overige schulden en overlopende passiva
Liquide middelen
4.519
Belastingen en premies sociale verzekeringen
Overige vorderingen en overlopende activa
Kortlopende schulden Bonussen aan leden
Belastingen en premies
1.917 2.056
856 1.023
4.830 5.025
Totaal
6.747 7.081
22
Totaal
6.747 7.081
De grondslagen voor openstelling van de jaarrekening en de toelichting op de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen in de jaarrekening 2007.
staat van baten en lasten (x 1.000)
2007
2007 begroting
2006
BATEN Eigen vermogen
209
212
205
Kantoorbijdragen
2.161
2.443
2.320
2.370
2.655
2.525
lasten Personeelskosten
1.620
1.547
1.519
Reis- en representatiekosten
154
161
132
Huisvestingskosten
123
126
141
Afschrijving op (im)materiële vaste activa
204
200
151
48
62
46
120
162
110
21
20
17
Kantoorkosten Automatiseringskosten Algemene kosten Verenigingskosten
53
95
79
Communicatiekosten
103
189
108
Diensten derden
194
192
238
Diverse baten en lasten
-34
-14
-21
2.606 Saldo baten en lasten
-236
2.740
2.520
-85
5
financiële resultaten Financiële resultaten
46
17
53
Exploitatiesaldo
-190
-68
58 -15
Vennootschapsbelasting
40
20
Saldo boekjaar
-150
-48
43
Alle cijfers in de samenvatting 2007 zijn verkregen uit de jaarrekening 2007, waarbij op 30 maart 2008 een accountantsverklaring is verstrekt.
23
toelichting op de staat van baten en lasten
BATEN
Automatiseringskosten De realisatie blijft ver onder de
Kantoorbijdrage De kantoorbijdrage 2007 uit de
begroting doordat er geen extra (begrote) capaciteit is
bemiddelde omzet via raamovereenkomsten is lager
ingehuurd in verband met een andere prioriteitsstelling
dan begroot. De belangrijkste verklaring hiervoor is
binnen Intrakoop.
het laat opstarten van mini-aanbestedingsprocedures voeding voor leden. Daarnaast heeft de zachte winter
Algemene kosten De feitelijke kosten zijn op het niveau
aan het begin en het einde van 2007 een behoorlijk
van de begroting.
negatieve invloed gehad op de inkomsten vanuit de raamovereenkomst aardgas.
Verenigingskosten De verenigingskosten zijn lager dan begroot. Dit wordt verklaard doordat er geen regio
LASTEN
bijeenkomsten hebben plaatsgevonden en door lagere
Personeelskosten De personeelskosten zijn hoger
kosten van de aanbestedingsteams.
uitgevallen dan begroot. Naast de kosten veroorzaakt door de directiewisseling waren ook de kosten voor
Communicatiekosten De communicatiekosten blijven
werving & selectie hoger dan begroot.
ver onder de begroting. Hier liggen meerdere oorzaken aan ten grondslag. Zo maakt communicatie via drukwerk
Reis- en representatie kosten Met name door lager brand-
steeds meer plaats voor communicatie via de Intrakoop-
stofverbruik blijven deze kosten onder de begroting.
portal, de digitale nieuwsbrief, e-mailingen en de d igitale nieuwsbrief. Ook de ontwikkelkosten voor de portal
Huisvestingskosten De gerealiseerde huisvestingskosten
blijken lager dan begroot.
zijn conform begroting. Diensten derden De realisatie is nagenoeg gelijk aan de Afschrijvingskosten Geen bijzonderheden. 24
Kantoorkosten De feitelijke kantoorkosten zijn lager uitgekomen dan begroot. Dit is toe te schrijven aan het uitstellen van de vervanging van de telefooncentrale.
begroting.
Diverse baten en lasten De ontvangen vergoeding van leveranciers voor deelname aan parallelsessies tijdens de ledenbijeenkomst zorgt voor meer inkomsten dan begroot. Financiële resultaten Dit is het saldo van ontvangen rente en bankkosten. Exploitatieresultaat Tijdens de algemene vergadering wordt aan de leden voorgesteld het negatieve exploitatieresultaat over het boekjaar 2007 ten laste te brengen van het eigen vermogen. Dit is reeds verwerkt in de balansposten ‘Bestemde reserves’ en ‘Algemene reserves’.
25
Raad van toezicht
In 2007 bestond de raad van toezicht uit de volgende personen: Drs. M. de Bruine MBA (voorzitter), voorzitter raad van bestuur, Koninklijke Visio Mr. Drs. F.J.M. Staal (vice-voorzitter), voorzitter raad van bestuur, De Riethorst Stromenland J.L. Schoevers (secretaris-penningmeester) Ir. G.H. ter Avest, rentmeester, Stichting Meerkanten Geestelijke Gezondheidszorg Flevo-Veluwe A.H. Bijlhout Mevrouw drs. A.M.J. van Atteveld, lid raad van bestuur, Ruwaard van Putten Ziekenhuis (afgetreden per 1 april 2007)
Aanbestedingsteams 2007 Droge Kruidenierswaren
Papier
Frank van Berkel (Van Neynselgroep)
Simon Bruggeling (Delta Psychiatrisch Centrum)
Jaap Buis (Spaarne Ziekenhuis)
Trinette Boer (Stichting De Basis)
John Burgemeestre (Ziekenhuis Bronovo)
Tim Redelijkheid (Medisch Centrum Rijnmond-
Rob de Groot (Stichting Amsta)
Zuid)
Rob van Kooten (Stichting Zorggroep Oude en Nieuwe Land)
Medische groothandel
Vincent Wijers (HSB De Vijverhof)
Greet Nieuwland (Zorggroep Westerkwartier) Chris Schouten (Zorggroep Rijnmond)
Energie
Manuel Wiercx (Rivas Zorggroep)
Daan van Ee (Alerimus) Hans de Krijger (GGZ Oost Brabant)
Schoonmaakdienstverlening
Johannes Koudijzer (Careyn)
Jan van Haaster (HVO Querido)
Jan Willem Smeenk (Martini Ziekenhuis)
Kees Odijk (Bouman GGZ)
Sylvia van der Woerd (OsiraGroep)
Wim Smit (Stichting Humanitas)
Jack Suijkerbuijk (Jeroen Bosch Ziekenhuis)
Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg Postbus 67 4180 BB Waardenburg T (0418) 65 70 70 F (0418) 65 70 80 E
[email protected] I www.intrakoop.nl
