Jaarverantwoording 2014
Rubicon transformeert: innovatie & co-creatie
Inhoudsopgave 1. MAATSCHAPPELIJK VERSLAG ........................................................................... 3 Inleiding ............................................................................................................................. 3 1. Profiel van de organisatie .............................................................................................. 5 2. Kernprestaties ............................................................................................................... 6 Cliënten in zorg in 2014 .................................................................................................................. 6 Productie in cijfers in 2014 .............................................................................................................. 7 Medewerkers in 2014...................................................................................................................... 8
3. Maatschappelijk ondernemen ........................................................................................ 9 4. Toezicht, bestuur en medezeggenschap ......................................................................10 4.1 Governance code.................................................................................................................... 10 4.2 Toezichthoudend orgaan ........................................................................................................ 10 4.3 Bestuur .................................................................................................................................... 12 4.4 Medezeggenschap.................................................................................................................. 12
4.4.1 Cliëntenraad ........................................................................................................ 12 4.4.2 Ondernemingsraad .............................................................................................. 13 4.4.3 Pleegouderraad .................................................................................................... 14 4.4.4 Vertrouwenspersoon medewerkers ..................................................................... 15 5. Beleid, inspanningen en prestaties ...............................................................................16 5.1 Kwaliteit ................................................................................................................................... 16
5.1.1 Kwaliteit van zorg ............................................................................................... 16 5.1.2 Klachten .............................................................................................................. 17 5.1.3 Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk ......................................................... 18 5.2 Financieel beleid ..................................................................................................................... 19
5.2.1 Hoofdlijnen financieel beleid .............................................................................. 19 5.2.2 Beschrijving positie op balansdatum ................................................................... 20 5.2.3 Toekomstverwachtingen ..................................................................................... 22 5.3 Vastgoed ................................................................................................................................. 22
2 JAARREKENING ................................................................................................... 23 3 DIGIMV .................................................................................................................. 23
2
1. MAATSCHAPPELIJK VERSLAG Inleiding Rubicon kijkt terug op een roerig jaar. Bij aanvang van het kalenderjaar 2014 ontbrak nog duidelijkheid over de Jeugdwet, de kinderombudsman maakte zich zorgen en ook de VNG was er niet gerust op. De Transitiecommissie Stelselherziening Jeugd kwam met stevige conclusies. Politieke besluitvorming bleef uit. De Jeugdwet heeft tot doel het jeugdstelsel te vereenvoudigen en efficiënter en effectiever te maken. De gemeenten worden verantwoordelijk voor het leveren van alle jeugdzorg. De hoofdgedachte achter deze decentralisatie is dat gemeenten een regierol kunnen vervullen waar het jeugdhulp betreft en dat dit de kwaliteit van de jeugdhulp door maatwerk zal verbeteren. De verwachting is dat gemeenten door intensivering van de preventie en ambulante jeugdhulp complexere (en duurdere) hulp kunnen voorkomen. De gemeenteraadsverkiezingen en de daarbij behorende formatie van de verschillende colleges maakte dat het in gemeenteland een periode stil is geweest. Eind april, begin mei zijn de eerste colleges gevormd. Omdat het feitelijke inkoopgedrag van de gemeenten medio 2014 nog niet duidelijk was, heeft Rubicon besloten om een bezuiniging met de daaraan gekoppelde reorganisatie in drie fases door te voeren. Dit gaf de meeste garanties voor continuïteit en beperkte onnodig hoge frictiekosten die later weer zouden terugslaan op de organisatie. De eerste fase was het openstellen van de vertrekregeling. De tweede fase behelsde vooral bezuinigingen binnen het cluster ondersteuning en het management. De derde fase is feitelijk begin 2015 gestart omdat toen de inkoop door de gemeenten pas bekend was. De uitgangspunten van de transitie hebben wij vertaald in de manier van werken met kinderen en jongeren, maar ook in onze organisatie. Met de invoering van zelforganiserende teams, benutten hulpverleners hun professionaliteit. Hulpverleners doen wat nodig is en werken samen met anderen om bij te dragen aan het versterken van gezinnen en jongeren. Hulpverleners weten elkaar te vinden en bundelen hun expertise. Er zijn weinig terreinen waar structureel zo veel verandert als op het gebied van de zorg. Deze veranderingen hebben ingrijpende gevolgen voor met name jongeren en hun gezinnen. De gemeenten krijgen de zorgtaken van het rijk, inclusief een verlaging van het beschikbare budget. De regie over de hulp- en zorgverlening komt meer en meer te liggen bij de burger. Dit vergt veel van de eigen kracht van gezinnen. Bij de invulling van het nieuwe beleid is een sterke regierol van de gemeente weggelegd. Vooruitlopend op de transitie in 2015 heeft Rubicon hierbij actief aansluiting gezocht. De transitie van de jeugdzorg heeft impact op Rubicon. De vertaling van externe risico’s naar de bedrijfsvoering is een uitdaging. De periode van onzekerheid is nog niet beëindigd. Met ingang van 1 januari 2015 factureert Rubicon haar zorgprestaties aan de gemeenten. Wat hiervan het effect is, is nog ongewis. Een bijzonder woord van dank past hier voor onze medewerkers. We hebben een turbulent jaar achter de rug. De transitie van de jeugdzorg geeft energie, maar is ook weerbarstig en complex. Deskundige en gemotiveerde medewerkers zijn de spil van het succes van Rubicon. Met passie en betrokkenheid gaan zij dagelijks aan het werk in het belang van 3
kinderen, jongeren en gezinnen. Hierbij staat eigen verantwoordelijkheid en professionele ruimte centraal. In een periode waarin veel medewerkers de organisatie hebben verlaten dient veel aandacht uit te gaan naar de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Een klus die in 2015 zijn vervolg krijgt.
Ward Vijgen Bestuurder
4
1. Profiel van de organisatie Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina/website Rechtsvorm
Stichting Rubicon jeugdzorg Bergerweg 23 6085 AS Horn 0475 58 84 00 41064403
[email protected] www.rubicon-jeugdzorg.nl Stichting
Voor de juiste interpretatie van het jaarverslag vermeldt Rubicon hierbij:
dat onder de organisatie geen andere rechtspersonen vallen; dat Rubicon jeugdzorg biedt aan jeugdigen tot 23 jaar en dat het werkgebied van Rubicon Noord- en Midden-Limburg is.
5
2. Kernprestaties Cliënten in zorg in 2014 Het aantal cliënten in zorg wordt weergegeven in unieke jeugdigen, in aansluiting op onze jaarrekening. Onderstaande cijfers zijn gebaseerd op de landelijke definitie ‘unieke jeugdige’, zoals deze ook gehanteerd worden door onze subsidiegever en Jeugdzorg Nederland. Cliënten in zorg 2014 2012 1006 844 850 1000
Stand per 1 januari periode Instroom in periode Uitstroom in periode Stand per einde periode
2013 1000 805 797 1008
2014 842 911 770 983
De cijfers tot en met 2013 zijn niet verglijkbaar omdat met ingang van 2014 een herinrichting binnen de cliëntensoftware heeft plaatsgevonden. Dit heeft o.a. tot gevolg dat de productencatalogus vereenvoudigd is, waardoor de unieke cliënten per zorgvorm anders gerubriceerd worden.
6
Productie in cijfers in 2014 De productie wordt weergegeven in de zogenaamde p*q systematiek, conform afspraken met de subsidiegever en aansluitend aan de jaarrekening. Zorgaanspraken
1. jeugdhulp thuis, individueel
BE
JH2-A JH3-A JH4
2. jeugdhulp op accommodatie zorgaanbieder, individueel
JH2-B JH3-B
3. jeugdhulp op accommodatie zorgaanbieder, groep
JH2-C JH2-D JH3-C
4. verblijf zorgaanbieder 24 uurs
VF2 VF3 VF4 VF5 VF6 VF7 VF8 VF9
5. verblijf zorgaanbieder deeltijd 6. verblijf pleegouder deeltijd 7. verblijf pleegouder 24 uurs 8. observatiediagnostiek
VF1 PL1 PL2 OD Totaal *
Omschrijving
Ambulante specialistische jeugdhulp Ambulante therapeutische jeugdhulp Jeugdhulp crisis Totaal Specialistische jeugdhulp bij de zorgaanbieder Therapeutische jeugdhulp bij de zorgaanbieder Totaal Specialistische groepsjeugdhulp Specialistische groepsjeugdhulp zwaar Therapeutische groepsjeugdhulp Totaal Behandelgroep kamertraining centrum Behandelgroep gezinshuis licht Behandelgroep gezinshuis Behandelgroep fasehuis Behandelgroep Behandelgroep zwaar Behandelgroep crisis Gesloten behandelgroep Totaal Dagbehandeling Deeltijd pleegzorg 24-uurs pleegzorg
Aantal bekostigingseenheden
22.493 232 22.725 3.462 90 3.552
1.844 9.680 5.715 3.091 20.330
167.384
Observatiediagnostiek 213.991
7
Medewerkers in 2014 Medewerkers in 2014 2014 per 31-12
2013 per 31-12
188 158,94 FTE
184 158,75 FTE
personeelsopbouw naar leeftijd tot 25 jaar 25 tot en met 34 jaar 35 tot en met 44 jaar 45 tot en met 54 jaar vanaf 55 jaar Totaal
4 32 41 47 64 188
1 35 37 52 59 184
personeelsopbouw naar geslacht man vrouw
42 146
41 143
personeelsopbouw naar dienstverband fulltime parttime
75 113
72 112
20 16
9 23
7,10% 8,06%
6,40% 7,66%
aantal medewerkers
In- en uitstroom personeel instroom uitstroom gemiddeld ziekteverzuim ziekteverzuim exclusief zwangerschap ziekteverzuim inclusief zwangerschap
3. Maatschappelijk ondernemen Als maatschappelijke organisatie zoekt Rubicon lokale binding. Medewerkers van Rubicon zijn op lokaal niveau actief binnen de regio Noord- en Midden-Limburg. Rubicon sluit aan bij de netwerken van de cliënten en daar waar dat nodig blijkt, worden op instellingsniveau afspraken gemaakt met ketenpartners. Daarnaast mengt Rubicon zich in het maatschappelijk debat over jeugd en jeugdzorg in Limburg. In het kader van de transitie van de jeugdzorg zijn de contacten op lokaal en regionaal niveau geïntensiveerd en neemt Rubicon deel aan pilots en werkgroepen. Rubicon heeft periodiek contact met Bureau Jeugdzorg, de andere zorgaanbieders van jeugdhulp, jeugd-ggz, jeugd-lvb, de Raad voor de Kinderbescherming, de justitiële jeugdinrichting en jeugdhulpplus en de voorliggende voorzieningen AMW en MEE. Doel van dit contact is, om informatie-uitwisseling over de ontwikkelingen en afstemming van beleid tussen de ketenpartners te realiseren. Rubicon is lid van de brancheorganisatie Jeugdzorg Nederland. In 2014 is via ontwikkeltafels door gemeenten en zorgaanbieders vorm gegeven aan de transitie en transformatie van de jeugdzorg in 2015. In deze ontwikkeltafels maken partijen afspraken over de wijze waarop de gewenste innovatie in het sociaal domein plaats zal vinden en de wijze waarop de raamovereenkomsten tussen gemeenten en zorgaanbieders worden beheerd en uitgevoerd. “Omdat het kan!” is een samenwerkingsverband (alliantie) en projectorganisatie van Bureau van Roosmalen, Rubicon, Onderwijsgroep Buitengewoon, PSW en Vincent van Gogh, allemaal partijen die in Limburg actief zijn in de GGZ, de gehandicaptenzorg en het speciaal onderwijs. “Omdat het kan!” heeft als doelstelling een innovatief aanbod te realiseren in het domein van zorg en onderwijs. Met dit aanbod willen we inspelen op de vraag van gemeenten naar een nieuw aanbod van jeugdzorg in combinatie met het onderwijsveld. Zorg-onderwijs arrangementen die onderscheidend zijn, effectief zijn en voldoen aan de vraag van deze tijd. Bij alles is het doel de jongere zoveel mogelijk zelfstandig en met eigen regie van hulp te voorzien. Rubicon zal zich ontwikkelen tot een “Specialist ernstige gezinsproblematiek”. Uitgangspunt is, dat Rubicon specialistische hulp biedt aan jongeren van 0-23 jaar, hun ouders en het netwerk. De hulp is van hoge kwaliteit, past binnen de eigen omgeving en biedt een hoog perspectief op resultaat. De hulp is gericht op het behouden en stimuleren van de eigen regie en verantwoordelijkheid. Uiteindelijk moeten alle jeugdigen en hun opvoeders zelfstandig en op eigen kracht verder kunnen. Hulpverleners van Rubicon vormen de spil in de hulp die dicht bij huis wordt geboden. Hiertoe worden regioteams ingericht, die snel en effectief hulp kunnen bieden. De hulp is van een hoog niveau en helpt vooruit. De zorg sluit aan bij de “natuurlijke routes” van de jeugd. De jeugdzorg wordt in de nabijheid van cliënten georganiseerd door de inzet van vaste medewerkers in kleine, zelfsturende teams, gekoppeld aan een regio. Deze werkwijze biedt duurzame jeugdzorg en voorkomt dat lichte problemen uitgroeien tot zware problemen waarvoor langdurige specialistische zorg nodig is.
9
4. Toezicht, bestuur en medezeggenschap
4.1 Governance code De Raad van Toezicht werkte in 2014, evenals voorgaande jaren, volgens de principes van ‘Good Governance’. Deze zijn voor Rubicon jeugdzorg in 2010 goedgekeurd en vastgesteld.
4.2 Toezichthoudend orgaan De bezetting van de Raad van Toezicht van Rubicon zag er in 2014 als volgt uit: de heer H.J. Meijers – bestuurlijke omgeving; mevrouw M.E.G.M. d’Agnolo – juridische omgeving; de heer G.J.C.J. Krabbe – vastgoeddeskundige; mevrouw C.G.H.M. Stallenberg – financiële omgeving; de heer J.F.W.M. Timmermans – omgeving zorg en welzijn. De heer Meijers en de heer Krabbe beëindigden in 2014 hun eerste zittingstermijn. De Raad besloot unaniem de zittingstermijnen van beide heren met een tweede zittingstermijn te verlengen. In 2014 kende de Raad vier subcommissies, te weten: Commissie Vastgoed, opgericht in 2011, waarin de heer H.J. Meijers en de heer G.J.C.J. Krabbe zitting hebben. De commissie heeft de organisatie als voorheen begeleid bij het strategisch vastgoedbeleid. Commissie Renumeratie Raad van Bestuur, opgericht in 2012, bezet door de heer H.J. Meijers en mevrouw M.E.G.M. d’Agnolo, hield zich in 2014 onder meer bezig met de evaluatie van het functioneren van de Raad van Bestuur. Commissie Samenwerking, opgericht in 2011, waarin de heer H.J. Meijers en mevrouw M.E.G.M. d’Agnolo zitting hebben. Deze commissie is in 2014 niet actief geweest als gevolg van het beëindigen van de bestuurlijke samenwerking met de Mutsaersstichting. Commissie Aanbestedingstraject accountant, ingesteld in 2013, bezet door de heer G.J.C.J. Krabbe, de heer J.F.W.M. Timmermans, mevrouw E.E.A. Theunissen (clusterleider Ondersteuning) en de heer E.J.M.R. Vijgen (Raad van Bestuur). Deze commissie is in 2014 niet actief geweest. De Raad van Toezicht kwam in 2014 zes maal bijeen voor een regulier overleg. Tijdens deze overlegmomenten vond twee maal een bespreking met de Cliëntenraad en twee maal met de Ondernemingsraad plaats. Gedurende het overleg met de Cliëntenraad lag de focus op de transitie van de jeugdzorg van de provincie naar de gemeenten; met name de belangen van cliënten en medewerkers in relatie tot de transitie kregen volop aandacht. De Cliëntenraad bood de Raad van Toezicht met een weergave van opgedane ervaringen een belangrijke blik op het werkveld van Rubicon. Ook tijdens de overlegmomenten met de Ondernemingsraad bleef de transitie het belangrijkste aandachtspunt. Daarnaast zijn de bezuinigingen die Rubicon troffen en de organisatieveranderingen die in verband met de bezuinigingen werden doorgevoerd een weerkerend gespreksonderwerp geweest. De Ondernemingsraad informeerde de Raad van Toezicht op zinvolle wijze over de (re)acties van medewerkers, gerelateerd aan de veranderingen binnen en buiten de organisatie. 10
Tijdens de zes reguliere overlegmomenten heeft de Raad van Toezicht verder ingezoomd op de voorbereiding van Rubicon op de transitie en de transformatie van de jeugdzorg per 01-01-2015. Daarbij is veel aandacht geschonken aan de totstandkoming van een reorganisatie- en een sociaal plan, de voortgang van de reorganisatie, de ontwikkeling van de inhoudelijke inbedding van de door Rubicon ingerichte regioteams in de regio’s, de samenwerkingsmogelijkheden met ketenpartners, het inkooptraject van jeugdzorg door gemeenten en de kwaliteit van zorg, gerelateerd aan de gemeentelijke aanbestedingen. Daarnaast vormden het verloop van de in- en uitstroomcijfers, de tendensen in de verzuimcijfers, de evaluatie van de Raad van Bestuur en de honorering van de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur in relatie tot de gewijzigde bandbreedten onderwerp van gesprek. De aanbevelingen uit de positief afgeronde zelfevaluatie 2013 van de Raad van Toezicht werden tijdens het eerste reguliere overleg van de Raad in 2014 besproken en in 2014 op adequate wijze opgepakt. Eind 2014 hebben gesprekken met de individuele leden van de Raad plaatsgevonden. De bevindingen worden begin 2015 in de voltallige Raad besproken. Bij die evaluatie is het onderstaande vragenkader gehanteerd: De mate waarin de Raad toezicht uitoefent op zeven leidende thema’s; Het informatieniveau vanuit de organisatie naar de Raad betreffende de zeven leidende thema’s; De balans tussen de informatiestroom naar de Raad, enerzijds vanuit de bestuurder en anderzijds vanuit de gremia en de accountant; De mate waarin de Raad haar adviesrol uitoefent en de mate waarin gegeven adviezen in het organisatiebeleid worden herkend; De wijze waarop en de positie waaruit de leden van de Raad kritische vragen stellen; Het kennisniveau van de leden van de Raad ten opzichte van de verschillende beleidsvelden; De voorbereiding van de vergaderingen van de Raad; De rol van de voorzitter tijdens de vergaderingen van de Raad; De samenstelling van de Raad. Mede op basis van de bevindingen van de jaarrekening en de externe accountantsverklaring, heeft de Raad van Toezicht op 14-04-2014 de jaarrekening 2013 goedgekeurd en op 15-12-2014 de begroting en het jaarplan 2015 vastgesteld. De Raad betreurde doch sprak haar begrip uit voor het feit dat Rubicon ultimo 2014 niet in de gelegenheid was een meerjarenbegroting vanaf 2015 voor te leggen. De onzekerheid die door de transitie per 01-01-2015 voor de organisatie ontstaat, is hier debet aan. Een eerste meerjarenbegroting is voorzien in april 2015. De Raad koos in 2014 voor een verdieping van de binnen de Raad aanwezige kennis door middel van een themabijeenkomst ‘Marktwaarde van Rubicon’, die door de voltallige Raad werd bijgewoond op 14-04-2014. Tot slot 2014 was in alle opzichten een enerverend jaar. De zo gewenste decentralisatie van de jeugdzorg van provincie naar gemeente heeft ook veel onzekerheden met zich meegebracht. Grote onduidelijkheid over de te verwachte budgetten, onduidelijkheid over de wijze van contracteren etc. maakten het voor bestuur en Raad van Toezicht nagenoeg onmogelijk om op een verantwoorde wijze een meerjarig perspectief te bieden. Desalniettemin heeft Rubicon in 2014 geïnvesteerd in optimalisering van de toekomstbestendigheid van de organisatie teneinde de kwaliteit van zorg voor de cliënt zo goed mogelijk veilig te stellen. De bezuinigingen, de transitie en de visie van Rubicon op de wijze waarop de zorg voor de cliënt zo dicht mogelijk in diens omgeving kan worden vormgegeven, inspireerden Bestuur en 11
medewerkers tot aanhoudende verbetering en vernieuwing van bestaande werkwijzen in alle geledingen van de organisatie. De diepe wens tot veiligstelling van de kwaliteit van de zorg voor de cliënt motiveerde de medewerkers om mee te bewegen met de voorbereidingen op de veranderingen die per 01-01-2015 hun beslag krijgen. De heer E.J.M.R. Vijgen als Raad van Bestuur en een team van clusterleiders begeleidden de organisatie bij de innovatieve wijzen waarop de kwaliteit van zorg ook in het huidige tijdsgewricht kan worden bewerkstelligd. De Raad van Toezicht vertrouwde in 2014 terecht op de gedrevenheid van Bestuur, management en medewerkers van de organisatie bij het uitzetten en volvoeren van de strategie die tot handhaving van een optimaal zorgniveau voor de cliënt zou leiden. Voor 2015 spreekt de Raad opnieuw haar vertrouwen in de organisatie uit. De kwaliteit van de zorg die Rubicon haar cliënten biedt, zal ook in 2015 onaangetast blijven.
H.J. Meijers, Voorzitter Raad van Toezicht
4.3 Bestuur De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor het totale beleid van Rubicon jeugdzorg. De Raad van Bestuur van Rubicon jeugdzorg wordt gevormd door een eenhoofdig bestuur en legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. In 2014 was dhr. drs E.J.M.R. Vijgen bestuurder. Nevenfuncties worden door de Raad van Toezicht getoetst op mogelijke belangenverstrengeling. Indien belangenverstrengeling aan de orde is, wordt de nevenfunctie niet aanvaard of wordt deze beëindigd. De bezoldiging van de Raad van Bestuur wordt door de Raad van Toezicht getoetst aan de code van de Nederlandse Vereniging van Zorg Directeuren (NVZD). De honorering van de bestuurders wordt vermeld in de jaarrekening.
4.4 Medezeggenschap 4.4.1 Cliëntenraad Bezetting Bij de start van 2014 mocht de CR zich verheugen in een voortzetting van de in 2013 ingezette uitbreiding van het aantal leden. Ultimo 2014 namen de voorzitter en de ambtelijk ondersteuner afscheid. Kennisnemen en adviseren
12
De CR heeft in 2014 advies uitgebracht en kennisgenomen van de volgende zaken: Beleidsnotitie toestemmingsverklaringen; Procesverslag; Protocol dossierreglement cliënten; Protocol seksueel misbruik; Jaarverantwoording en Jaarbericht Rubicon 2013; Verbetering cliëntparticipatie; Resultaten cliënttevredenheid toetsen. Transitie In het kader van de transitie van de jeugdzorg van de provincie naar de gemeentes maakte de CR deel uit van twee ouderpanels, in respectievelijk Midden- en Noord-Limburg. Deze panels werden opgezet door de Stichting Jeugd Zorgvragers. Aan de panels namen leden van cliëntenraden en enkele ouders deel. Verder vonden diverse overlegmomenten plaats met vertegenwoordigers van politieke partijen en wethouders, o.a. tijdens zogenaamde ontbijtsessies. Vanuit de panels werd schriftelijk gereageerd op beleidsstukken. Wethouders en gemeenteraadsleden kregen steeds de mogelijkheid om per e-mail vragen te stellen aan, of op bezoek te gaan bij, een aan hen toegewezen contactpersoon van het panel. Dat laatste is verscheidene malen gebeurd. Regio Midden-Limburg heeft in 2014 enkele malen een infoblad uitgebracht. Het is nog niet bekend of dit initiatief in 2015 een vervolg krijgt. Daarnaast was de CR aanwezig tijdens de door Rubicon georganiseerde Rubicon In(ter) Actie Dag in april 2014 te Venlo. Cliëntcontact De CR zoekt actief naar wegen om de cliënt te bereiken. In 2014 heeft de daartoe in 2013 ingerichte Facebook pagina verder vorm gekregen. Noot van de bestuurder: Rubicon heeft de adviezen van de Cliëntenraad opgevolgd.
4.4.2 Ondernemingsraad Adviezen De Ondernemingsraad (OR) heeft in 2014 onder meer advies uitgebracht over: Begroting en jaarplan 2013; procesverslag; voorgenomen besluit reorganisatie; reorganisatieplan. Deskundigheidsbevordering De OR heeft op 29 oktober een studiedag gehad in de vorm van Lego Serious Play training. Deze nieuwe, interactieve methode staat voor 100% deelname en betrokkenheid en benut tijdens een sessie ieders kennis, ervaring en inzichten. Deze training heeft ons inzicht gegeven in de huidige taken / rolverdeling binnen de OR en de ambitie voor de toekomst, met name de rol van elk OR lid en de wijze waarop we medezeggenschap kunnen implementeren binnen de organisatie. Gezamenlijke ondernemingsraden De Ondernemingsraden van Rubicon, Mutsaersstichting, Xonar, Bureau Jeugdzorg en SJSJ zijn enkele malen bijeen gekomen en er is een afspraak geweest met de Provincie om met name de rol van de Provincie bij de transitie te bespreken. 13
Tijdens deze overleggen zijn de volgende agendapunten aan de orde gekomen: sociaal plan; bezuinigingen; transitie; beroepsregistratie jeugdzorgwerker. Samenwerking met bestuurder Deze is geëvalueerd aan de hand van een aantal stellingen. De informatievoorziening en openheid van zaken blijven gecontinueerd. In vergelijking met voorgaande jaren is een duidelijke vooruitgang geconstateerd in het werken volgens de afgesproken procedures. Transitie naar gemeenten Dit onderwerp wordt door de hele organisatie als bijzonder spannend ervaren. De OR heeft, naar aanleiding van de informatie vanuit de organisatie en vanuit het omliggende veld, inspanningen verricht om de medewerkers bij te staan in het traject naar 2015. Vanwege de grote onduidelijkheid omtrent de transitie, die ook door de Raad van Bestuur als zodanig wordt ervaren, is het niet altijd mogelijk gebleken optimale ondersteuning aan de medewerkers te geven, daar men ook naar zekerheden zoekt die nog niet voorhanden zijn. Vragen en opmerkingen van de medewerkers zijn, voor zover dit kon, opgepakt of beantwoord door de OR of doorgestuurd naar de Raad van Bestuur. Diverse andere activiteiten Uiteraard heeft de OR met de Raad van Toezicht om de tafel gezeten. De betrokkenheid bij de organisatie, zeker met alle lopende ontwikkelingen, is een positief gegeven. Noot van de bestuurder: De adviezen van de Ondernemingsraad zijn door Rubicon opgevolgd.
4.4.3 Pleegouderraad De Pleegouderraad (POR) heeft in het afgelopen jaar velerlei onderwerpen besproken tijdens de interne vergaderingen met werkgroepen en tijdens vergaderingen met Rubicon. De POR maakte zich grote zorgen over de positie en de rechten van pleegouders na de invoering van de nieuwe Jeugdwet en over de overgang per 01.01.2015 van de jeugdzorg naar de gemeenten, die allemaal hun eigen vergoedingensysteem hanteren. Over de resultaten na invoering van Prima Pleegzorg heeft de POR grote bedenkingen. De POR wil daarom dat hiernaar een onafhankelijk onderzoek komt. Een groot scala aan onderwerpen kwam in 2014 aan de orde: de regeling Pleegoudervergoeding 2014 voor voogdijpleegkinderen; het concept pleegcontract; het tevredenheidsonderzoek onder pleegouders; het kwaliteitskader Voorkomen van seksueel misbruik in de jeugdzorg; de samenwerkingsovereenkomsten Pleegzorg Rubicon; interpretatie C en O toets; kennisname protocol Dossierreglement; organisatieveranderingen cliënten Rubicon; jaarverantwoording Rubicon 2013; veiligheidsbeleid pleegzorg; routing reactie pleegouders na advertentie ‘zoekertje’; regeling 2015 Vergoeding bijzondere uitgaven/kosten pleegouders; raamcontracten VNG inkoophandreikingsbeleid gemeenten; wachtlijsten pleegzorg; 14
POR-reglement en legitimiteit van de POR; vertegenwoordigen pleegouders door de POR; evaluatie borging onderzoek Prima Pleegzorg; gevolgen publicatie artikel als POR lid; gevolgen nieuwe Jeugdwet voor pleegouders; netwerkpleegouder: voorbereiding, selectie en screening; begeleidingsplan en checklisten; PR-beleid Rubicon; werkgroep Prima Pleegzorg; het feit dat pleegouders anoniem moeten kunnen reageren; de angstcultuur onder pleegouders en het onderzoek hiernaar; de 18 + regeling; verzekeringen m.b.t. pleegkinderen en het pleegouderschap (ziektekosten en schade); transparante hiërarchie van de organisatie (wie is eindverantwoordelijk?); de communicatie tussen de verschillende organisaties en binnen de geledingen van Rubicon; de samenwerking tussen de verschillende organisaties en binnen de geledingen van Rubicon; de eenduidigheid aangaande zaken binnen organisaties en tussen organisaties; bewaking van de onafhankelijkheid van de POR; het jaarverslag 2013; … en nog vele andere onderwerpen.
Tenslotte dient opgemerkt te worden dat de POR kritiek had op de verslaglegging hierover. Noot van de bestuurder: De door de Pleegouderraad verwoorde adviezen zijn door Rubicon opgevolgd.
4.4.4 Vertrouwenspersoon medewerkers Een oud medewerker van Rubicon jeugdzorg functioneert sinds 2005 als vertrouwenspersoon. Een medewerker, pleegouder of stagiaire kan hem benaderen indien zich een probleem of problematische situatie aandient waar betrokkene niet goed raad mee weet. Contact met de vertrouwenspersoon is bedoeld om de medewerker de helpende hand te bieden bij het zoeken naar een passende aanpak of mogelijke oplossing. Gedurende 2014 is van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt.
15
5. Beleid, inspanningen en prestaties 5.1 Kwaliteit 5.1.1 Kwaliteit van zorg Cluster Pleegzorg 2014 stond in het teken van het borgen van methodisch handelen volgens Pleegzorg Limburg (voorheen project Prima Pleegzorg). In zowel het handelen van medewerkers als in het verankeren in processen zijn belangrijke stappen gezet waardoor Pleegzorg Limburg ons eigen is. Verder is gestart met het ontwikkelen van een instrument voor effectmeting van deze methodiek in Pleegzorg. Hiervoor is met Xonar en WS Pleegzorg in gezamenlijkheid een projectsubsidie aangevraagd. Deze hebben we ook toegekend gekregen. Om pleegouders te ondersteunen in het opvoeden van pleegkinderen met zwaardere gedragsproblematiek is gestart met het trainen van pleegzorgmedewerkers in de methodiek PVO (Pleegouders Versterken in Opvoeden), die gestoeld is op de uitgangspunten van Nieuwe Autoriteit. Tevens is als deskundigheidsbevordering voor pleegouders gestart met het geven van de Traumatraining voor Pleegouders. Doel van beide interventies is om vroegtijdige uitval van pleegkinderen in pleeggezinnen te voorkomen. In het kader van de uitvoering van aanbevelingen van de commissie Rouvoet is in het cluster Pleegzorg in 2014 specifiek aandacht besteed aan het aanpassen van het beleid ten aanzien van Veiligheid in Pleeggezinnen. De belangrijkste verandering wordt gevormd door het opvragen van referenties bij het screenen van nieuwe pleeggezinnen. Binnen de regioteams is een aanzet gemaakt met het volgen van het Vlaggensysteem. Cluster Ambulant Vanuit het cluster Ambulant zijn in 2014 veel inspanningen verricht in het kader van de voorbereiding van de transitie van de jeugdhulp richting de gemeenten. Dit heeft geresulteerd in de deelname van onze medewerkers aan gemeentelijke pilots om vorm te geven aan eerstelijns opvang en behandeling van jeugdhulpvragen. Daarnaast droegen we bij aan het ons met ketenpartners en gemeenten themagewijs voorbereiden op de transitie om de kwaliteit van zorg ook in de veranderende omgeving te kunnen blijven garanderen. Binnen het cluster Ambulant heeft innovatie en ontwikkeling plaatsgevonden van methodieken en producten, zoals zwaardere specialistische hulp, bijvoorbeeld Nieuwe Autoriteit, Gescheiden Samenwerking, Begeleide omgang bij (v)echtscheiding, In Control en, Traumastabilisatie. Cluster Verblijf In 2014 zijn de thema’s die in 2013 zijn geïntroduceerd en geïmplementeerd, verder geborgd. Veiligheid op alle gebieden is het centrale thema. Kinderen en jongeren die om welke reden dan ook niet meer thuis kunnen verblijven, moeten veilig kunnen verblijven in een 24-uurs setting van Rubicon. Gezien de complexiteit en de vaak meervoudige problematiek is dit geen eenvoudige opgave. De eerder geïmplementeerde instrumenten, als de Risico-inventarisatie checklist voor alle individuele cliënten en de Meldcode, zijn daarbij helpend. 16
Om het thema Veiligheid bespreekbaar te maken en een gezonde seksuele ontwikkeling te stimuleren, is een werkgroep in het leven geroepen waarin ieder team is vertegenwoordigd. De werkgroep draagt er zorg voor dat Veiligheid geregeld op de agenda staat van de teamvergaderingen, deel uitmaakt van de casuïstiekbesprekingen en is opgenomen in de jaarplanning van de thema’s in de groepen. Het Vlaggensysteem is geïntroduceerd; in 2015 zullen alle medewerkers in dit systeem worden geschoold. Alle medewerkers in de residentie zijn in 2014 geschoold in de methodiek Nieuwe Autoriteit, een methodiek die erg nauw aansluit bij de werkwijze van Rubicon: laat de regie bij de cliënt en laat de cliënt zelf verantwoordelijkheid nemen voor het eigen gedrag. Deze manier van kijken en werken helpt medewerkers bij het stellen van en het vasthouden aan grenzen van onacceptabel gedrag en het stimuleert de ander met eigen oplossingen te komen. De afspraken die in 2013 zijn gemaakt met betrekking tot de samenwerking met ketenpartners, zijn doorontwikkeld. Er is sprake van een constructieve samenwerking. Cliënttevredenheid Een veelgebruikt instrument om veiligheid maar ook cliënttevredenheid te meten, wordt gevormd door de vragenlijsten van het NJI over het pedagogisch basisklimaat. Naast het thema Veiligheid (pestgedrag, de vrijheid om over ervaringen te mogen vertellen etc.) worden vragen gesteld over de invloed op en de betrokkenheid bij de hulpverlening. Tevens fungeren de vragenlijsten als een spiegel voor de wijze waarop de cliënten de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de pedagogisch medewerkers ervaren. De verblijfsgroepen van Rubicon scoren hier op een vierpuntsschaal gemiddeld een 3. Naar aanleiding van de vragenlijsten wordt een analyse gemaakt van de scores en worden verbeterpunten opgesteld die per team twee maal per jaar worden geëvalueerd. De vragenlijsten worden jaarlijks afgenomen. Eind 2013 is de cliënttevredenheid getoetst bij pleegkinderen en pleegouders. Naar aanleiding van de vragenlijsten is ook hier een analyse gemaakt van de scores en zijn verbeterpunten opgesteld. De geplande CTO-toets die in 2014 onder ambulante cliënten had moeten plaatsvinden, is vanwege ontwikkelingen rondom de transitie uitgesteld tot 2015.
5.1.2 Klachten De binnen Rubicon gehanteerde klachtenregeling voor cliënten beschrijft: de gebruikte definities; de samenstelling van de klachtencommissie; de wijze waarop een klacht wordt behandeld en afgehandeld; de wijze waarop wordt omgegaan met een klacht die wordt ingetrokken; de jaarlijkse verslaglegging van de klachtencommissie en de verspreiding daarvan en enkele afrondende slotbepalingen. De klachtencommissie voor cliënten van Rubicon jeugdzorg is in 2014 als volgt samengesteld: de heer P.P.J. Reinders (voorzitter); mevrouw M. Kruit (lid); de heer M. Ortu (lid); 17
de heer H. Handels (reservelid).
Alle cliënten die bij Rubicon starten, ontvangen een introductie map waarin hun rechten en plichten staan verwoord. De klachtencommissie maakt in de vorm van een leaflet deel uit van deze informatie. Enkele weken/maanden na de start van de zorg, wordt de cliënt nogmaals gewezen op de inhoud van de map. Daarnaast is de informatie betreffende de mogelijkheid een klacht in te dienen op www.rubicon-jeugdzorg.nl permanent beschikbaar. In 2014 hebben geen klachten de Klachtencommissie Cliënten bereikt, ook niet van seksueel grensoverschrijdend gedrag. Wel heeft Rubicon in 2014 een aantal meldingen van onvrede ontvangen en geregistreerd in het Kwaliteit Management Systeem (KMS). Deze meldingen zijn door de betreffende clusterleider, in overleg met de betrokken medewerker, besproken met de melder en in overeenstemming met alle partijen afgehandeld, zonder dat dit tot een formele klacht bij de klachtencommissie leidde. Het betrof voornamelijk onvrede over bejegening of een verschil van mening met de hulpverlener. De clusterleiders van Pleegzorg en Verblijf voeren tweejaarlijks een bespreking met de vertrouwenpersoon van het AKJ. De vertrouwenspersoon van het AKJ ondersteunt (pleeg)ouders bij uitingen van onvrede en klachten. Tijdens deze bespreking komt de evaluatie van het afgelopen jaar aan de orde en wordt een jaarplan voor het komende jaar gemaakt. In 2013 hebben pleegouders geen gebruik gemaakt van de diensten van het AKJ voor het uiten van een klacht of het melden van onvrede richting Rubicon jeugdzorg. De aanpak in het cluster Verblijf is anders; het AKJ bezoekt de cliënten in Verblijf. Cliënten maken weinig gebruik van de mogelijkheden die de vertrouwenspersoon hen biedt. De vertrouwenspersoon blijft de verblijfsgroepen bezoeken om in ieder geval de toegankelijkheid zo hoog mogelijk en de drempel zo laag mogelijk te houden.
5.1.3 Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk Leven lang leren Naar aanleiding van de landelijke campagne omtrent de professionalisering en beroepsregistratie van jeugdzorgwerkers en gedragswetenschappers zijn de jeugdzorgwerkers geregistreerd en de gedragswetenschappers aangemeld en voorzien van een studieadvies. De jeugdzorgwerkers die nog niet in het bezit waren van een HBO diploma hebben in 2014 een EVC procedure afgerond, zodat zij toch konden worden toegelaten tot het beroepsregister. Verder zijn de teams in 2014 van start gegaan met het geven van invulling aan de opleiding en reflectie activiteiten in het kader van de herregistratie. Instrument functioneren, ontwikkelen en beoordelen In het kader van functioneren, ontwikkelen en beoordelen is in 2013 gestart met de zoektocht naar een passend feedbackinstrument. Hiervoor heeft ook een pilot plaatsgevonden. Na een positieve eindevaluatie is een nieuwe regeling geformuleerd en werd in 2014 van start gegaan met de implementatie en de inzet van het instrument binnen de teams. Door de vele wijzigingen binnen de organisatie is voor een gefaseerde inzet gekozen. In 2015 zal, na de vorming van de nieuwe teams, een gezamenlijke herstart plaatsvinden. Per team wordt een aandachtfunctionaris gekozen. Deze persoon neemt collega’s mee in het proces, is eerste
18
aanspreekpunt en is nauw betrokken bij de verdere ontwikkeling en inzet van het feedbackinstrument, zodat het kan bijdragen aan ieders persoonlijke ontwikkeling. Sociaal plan In 2014 is samen met de OR en de vakbonden een sociaal plan tot stand gekomen om aan te sluiten bij de verplichtingen vanuit de CAO en om te voorzien in een zorgvuldige omgang met medewerkers die getroffen worden door de reorganisatie. Dit in het kader van de transitie, met de daarbij horende transformatie.
5.2 Financieel beleid 5.2.1 Hoofdlijnen financieel beleid Rubicon jeugdzorg streeft naar een gezonde vermogenspositie met maximale reserves, binnen de kaders die door de subsidiegever worden gesteld. Daarbij dienen de structurele baten en lasten met elkaar in evenwicht te zijn. Incidentele middelen worden ingezet voor incidentele projecten. 2014 is het aanloopjaar naar de transitie van de jeugdzorg van provincie naar gemeenten per 1 januari 2015. Dit jaar kenmerkt zich door enerzijds de liquiditeitspositie en vermogenspositie zo stabiel mogelijk te houden en door anderzijds in te zetten op innovatie en reorganisatie om op financieel en organisatorisch gebied zo gezond mogelijk te starten met de transitie van de jeugdzorg. De reorganisatie die in 2014 is vormgegeven, heeft nog een na-ijleffect in 2015. Hierdoor heeft in 2014 een verdere dotatie aan de reorganisatie voorziening plaatsgevonden. Met de subsidiegever i.c. de provincie Limburg zijn ook voor 2014 productieafspraken gemaakt op het gebied van bekostigingseenheden en aantal cliënten, volgens de zogenaamd. P*Q systematiek. Hierbij dient te worden opgemerkt, dat de subsidie bij ondercapaciteit naar beneden wordt bijgesteld. Daartegenover staat, dat overcapaciteit niet in rekening kan worden gebracht. 2014 is het laatste jaar dat de stichting Rubicon jeugdzorg provinciaal wordt gefinancierd. Deze provinciale financiering beslaat ca. 95% van de opbrengsten.
19
5.2.2 Beschrijving positie op balansdatum
Exploitatie rekening Baten
2014
2013
15.558.420
16.185.791
Overige subsidies en bijdragen
125.563
136.846
Overige baten
277.807
1.430.102
15.961.790
17.752.739
Personeelskosten
11.093.895
11.091.020
Apparaatskosten
834.602
829.017
Automatiseringskosten
250.210
203.201
Huisvestingskosten
512.599
407.298
Afschrijvingskosten
144.432
383.035
Bijzondere waardeverminderingen
250.000
1.561.993
3.210.481
3.238.171
16.296.219
17.713.735
56.049
48.874
-278.380
87.879
Provinciaal subsidie
Totaal baten Lasten
Verzorgingskosten Totaal lasten Financiële baten Exploitatieresultaat
20
Balans per 31 december 2014
2013
2014
2013
1.723.299
1.421.294
569.882
1.150.267
2.293.181
2.571.561
220.048
271.296
1.358.021
1.077.181
CAO verhoging
-
91.703
Doorbetaling bij ziekte
-
22.000
1.578.069
1.462.180
Langlopende schulden
-
-
Kortlopende schulden
1.891.117
1.763.860
5.762.366
5.797.600
Activa
Passiva
Vaste activa
Eigenvermogen
Materiële vaste activa
835.163
1.193.104
Financiële vaste activa
430
5.590
835.593
1.198.694
Totaal vaste activa Vlottende activa Debiteuren Overige vorderingen Liquide middelen
Totaal vlottende activa
Totaal Generaal
Vrij vermogen Bestemmingsreserves Totaal eigen vermogen Voorzieningen
91.498
60.335
447.989
386.742
4.387.286
4.151.829
4.926.773
5.762.366
4.598.906
5.797.600
Uitgestelde beloningen Reorganisatievoorziening
Totaal voorzieningen
Solvabiliteit en liquiditeit Solvabiliteit Weerstandsvermogen 1 Weerstandsvermogen 2 Liquiditeit
2014 0,9 11% 30% 2,6
2013 0,8 8% 25% 2,6
Bij berekening van de solvabiliteit wordt de verhouding tussen het vrije vermogen en de kortlopende verplichtingen weergegeven. Het weerstandsvermogen 1 is het vrije vermogen ten opzichte van de opbrengsten. Het weerstandsvermogen 2 is het vrije vermogen ten opzichte van het balanstotaal. Liquiditeit is berekend als de vlottende activa versus de kortlopende schulden.
5.2.3 Toekomstverwachtingen De bestaande subsidierelatie tussen Rubicon en de financier provincie Limburg is opgezegd per 1 januari 2015, de invoeringsdatum van de nieuwe Jeugdwet. Het inschrijven op aanbestedingen in de diverse jeugdzorgregio’s en het zich verhouden in een veranderende zorgmarkt, zijn een grote uitdaging. In dit opzicht zijn 2014 en 2015 vooral experimentele jaren, waarin in gezamenlijkheid met ketenpartners, gemeenten en provincie vorm moet worden gegeven aan de nieuwe realiteit.
5.3 Vastgoed Als gevolg van de bezuinigingen en reorganisaties van de afgelopen jaren is een knelpunt ontstaan rondom het vastgoed van Rubicon. Na de recente verkoop van een aantal panden, concentreert de vastgoedproblematiek van Rubicon zich rond een overschot aan kantoorruimte in Horn. Eind 2013 is overeenstemming met de provincie bereikt teneinde dit knelpunt op te lossen. Hiertoe heeft de provincie in 2013 en 2014 subsidiegelden ter beschikking gesteld. Deze subsidiegelden hebben Rubicon in staat gesteld het vastgoed van de terreinvoorziening in Horn en het kantoorpand in Blerick in belangrijke mate af te waarderen. Een majeure subsidievoorwaarde is het uitvoering geven aan de huisvestingsplannen, waarin sanering van de vastgoedobjecten en herontwikkeling van het vastgoed in algemene zin centraal dienen te staan. Rubicon spant zich in om het bestaande overschot in kantoorruimte verder op te schonen. In ons kantoorpand in Blerick zijn hiertoe reeds maatregelen genomen door middel van de verhuur van een deel van het pand. In 2014 zijn verdere stappen gezet om de zorg in het verzorgingsgebied goed te spreiden en de zorg in de nabijheid van cliënten te organiseren. Daarbij is een viertal regiolocaties betrokken. Twee regiolocaties worden gedeeld met (keten)partners. Nadrukkelijk wordt ingezet op huur in plaats van koop. Daarnaast wordt over de terreinvoorziening in Horn op diverse fronten (gemeente, woningcoöperaties en ketenpartners) overleg gepleegd om de mogelijkheden te verkennen voor een bredere exploitatie van het terrein.
2 JAARREKENING Te downloaden via: http://www.rubicon-jeugdzorg.nl/download/3355-20150513Jaarrekening2014.pdf
3 DIGIMV Te downloaden via: https://www.cibg.nl/productenendiensten/jaarverslagenzorg/default.asp U dient in te loggen met uw DigiMV code.
23
