Bepalingen Rubicon Maart 2016

Bepalingen Rubicon Maart 2016

Den Haag, februari 2016 Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Inhoud 1 2 3

4

5

Algemene bepalingen NWO Normbedragen

1 2

2.1

Normbedrag buitenland

2

2.2

Normbedrag Nederland

6

Specifieke bepalingen voor onderzoeksverblijf in het buitenland 7 3.1

Startformulier

7

3.2

Promotiedatum

7

3.3

Dienstverband

7

3.4

Uitbetalingen

7

3.5

Besteding

8

3.6

Intellectueel eigendom

8

3.7

Verslaglegging

8

3.8

Eindafrekening

Specifieke bepalingen voor onderzoeksverblijf in Nederland

8

10

4.1

Startformulier

10

4.2

Promotiedatum

10

4.3

Uitbetalingen

10

4.4

Verslaglegging

10

4.5

Eindafrekening

Overige bepalingen

10

11

5.1

Bereikbaarheid

11

5.2

Ethische aspecten

11

5.3

Overige financiering

12

5.4

Deeltijd

12

5.5

Tussentijdse beëindiging

12

1 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen NWO / Bepalingen Rubicon

1 Algemene bepalingen NWO De NWO Regeling Subsidies 2015 is van toepassing voor zover daar niet van wordt afgeweken in dit document met de specifieke bepalingen voor Rubiconsubsidies.

2 Hoofdstuk 2: Normbedragen / Bepalingen Rubicon

2 Normbedragen 2.1

Normbedrag buitenland De vergoeding voor verblijf in het buitenland is afhankelijk van de gekozen bestemming en kent drie componenten: een basisbedrag, reiskosten en onderzoekskosten. Het is niet mogelijk andere toelagen aan te vragen dan de drie hieronder beschreven componenten. Over de fiscale behandeling van deze onkostenvergoeding kan NWO geen informatie verstrekken. Hiervoor dient u contact op te nemen met de belastinginspecteur in uw eigen (woon)district. Onderzoekskosten Het bedrag voor onderzoekskosten is voor iedereen € 230 per maand ongeacht de bestemming met uitzondering van Nederland. Reiskosten De reiskosten worden gebaseerd op de afstand in rechte lijn (hemelsbreed) tussen Amsterdam en het gastinstituut. Bij een verblijf van 12 maanden worden de reiskosten éénmalig toegekend, bij een verblijf langer dan 12 maanden worden de reiskosten tweemaal toegekend. De reiskosten worden overgemaakt naar de bankrekening van de laureaat zelf. Afstand (km)

Vaste tegemoetkoming per 12 maanden (EUR)

< 500

250

500 – 1.000

500

1.000 – 1.500

750

1.500 – 2.500

1.000

2.500 – 5.000

1.500

5.000 – 10.000

2.000

> 10.000

2.500

Het basisbedrag Het basisbedrag is in eerste instantie bedoeld voor het betalen van het salaris van de laureaat en de daarbij horende werkgeverslasten. Indien het basisbedrag niet volledig besteed wordt aan het salaris en de werkgeverslasten mag het restant besteed worden aan overige kosten ten behoeve van het Rubicononderzoek. Het basisbedrag wordt berekend door een jaarbedrag van 63.000 euro aan te passen met gebruik van de correctiecoëfficiënten in de lijst hieronder. Het jaarbedrag en de correctiecoëfficiënten zijn ontleend aan de Marie Curie Fellowships. Aan de bedragen in dit document kunnen geen rechten worden ontleend. De onderzoeker blijft/gaat in dienst bij een Nederlands kennisinstituut of gaat in dienst bij een buitenlands gastinstituut. Er bestaat geen dienstverband met NWO.

3 Hoofdstuk 2: Normbedragen / Bepalingen Rubicon

Rubicon Normbedragen voor 2016 op basis van een jaarbedrag van 63.000 per jaar en de correctie coëfficiënten hieronder per land. Voorbeeld: het bedrag voor 12 maanden in Albanië is 63.000 * 0,761 = 47.943 euro, hierbij kan men 12 * 230 euro onderzoekskosten = 2.760 euro optellen. Voor de berekening van reiskosten zie hierboven. Land

Correctie coëfficiënt

Albania

76.1

Algeria

81.7

Angola

114.6

Argentina

58.5

Armenia

89.9

Australia

105.0

Austria

104.8

Azerbaijan

93.0

Bangladesh

47.2

Barbados

116.6

Belarus

65.0

Belgium

100.0

Belize

75.3

Benin

92.6

Bermuda

151.5

Bolivia

51.3

Bosnia & Herzegovina

73.6

Botswana

55.3

Brazil

93.0

Bulgaria

71.5

Burkina Faso

93.8

Cambodia

70.5

Cameroon

103.3

Canada

86.4

Cape Verde

76.4

Cen African Rep.

114.3

Chad

125.3

Chile

67.1

China

85.0

Colombia

76.6

Congo

124.9

Costa Rica

76.7

Côte d’Ivoire

102.0

Croatia

97.5

Cuba

83.8

Cyprus

91.8

Czech Republic

83.8

Dem Rep Congo

127.6

Denmark

135.3

Djibouti

93.4

Dominican Rep.

66.9

Ecuador

68.8

Egypt

48.6

El Salvador

74.3

Eritrea

61.2

Estonia

78.3

Ethiopia

85.2

Faroe Islands

134.1

4 Hoofdstuk 2: Normbedragen / Bepalingen Rubicon

Fiji

68.1

Finland

116.6

France

111.0

Gabon

113.1

Gambia

67.7

Georgia

89.5

Germany

98.8

Ghana

68.2

Greece

92.7

Guatemala

78.8

Guinea

60.4

Guinea-Bissau

102.7

Guyana

58.9

Haiti

108.7

Honduras

69.0

Hong Kong

93.8

Hungary

76.2

Iceland

116.6

India

52.8

Indonesia

75.3

Ireland

113.5

Israel

108.7

Italy

106.7

Jamaica

94.9

Japan

115.9

Jordan

75.5

Kazakhstan

100.2

Kenya

78.1

Kyrgyzstan

83.1

Laos

77.7

Latvia

75.9

Lebanon

86.4

Lesotho

56.7

Liberia

100.1

Libya

60.0

Liechtenstein

110.0

Lithuania

73.1

Luxembourg

100.0

Macedonia (FYROM)

68.4

Madagascar

80.0

Malawi

76.0

Malaysia

71.6

Mali

90.4

Malta

89.6

Mauritania

64.5

Mauritius

72.7

Mexico

70.4

Moldova

61.1

Montenegro

66.9

Morocco

83.5

Mozambique

71.6

Namibia

68.3

Nepal

73.5

New Caledonia

128.9

New Zealand

94.1

5 Hoofdstuk 2: Normbedragen / Bepalingen Rubicon

Nicaragua

57.3

Niger

87.9

Nigeria

92.4

Norway

131.9

Pakistan

49.4

Panama

57.0

Papua New Guinea

83.0

Paraguay

71.9

Peru

75.5

Philippines

65.8

Poland

76.4

Portugal

89.1

Romania

68.3

Russia

115.5

Rwanda

87.3

Samoa

75.8

Saudi Arabia

84.8

Senegal

86.2

Serbia

67.1

Sierra Leone

85.2

Singapore

102.5

Slovakia

82.6

Slovenia

86.1

Solomon Islands

93.3

South Africa

55.8

South Korea

105.2

Spain

97.6

Sri Lanka

61.6

State of Palestine

100.4

Sudan

65.1

Suriname

50.6

Swaziland

56.8

Sweden

111.7

Switzerland

113.1

Syria

74.8

Taiwan

83.6

Tajikistan

64.9

Tanzania

65.2

Thailand

65.0

East Timor

78.3

Togo

88.7

Tonga

85.0

Trinidad & Tobago

74.1

Tunisia

70.5

Turkey

86.6

Uganda

65.7

UK

120.3

Ukraine

92.3

Uruguay

75.3

US

99.4

Uzbekistan

51.4

Vanuatu

112.6

Venezuela

70.0

Vietnam

51.1

Yemen

68.1

6 Hoofdstuk 2: Normbedragen / Bepalingen Rubicon

2.2

Zambia

66.4

Zimbabwe

47.2

Normbedrag Nederland Bij verblijf aan een Nederlands instituut wordt ervan uitgegaan dat dit instituut optreedt als werkgever. Hiervoor wordt een lumpsum vergoeding van maximaal 63.000 euro op jaarbasis aan het instituut verstrekt, dit gebeurt in zesmaandelijkse tranches. NWO treedt niet zelf op als werkgever en de regeling Overlaten Werkgeverschap is hier niet van toepassing.

7 Hoofdstuk 3: Specifieke bepalingen voor onderzoeksverblijf in het buitenland / Bepalingen Rubicon

3 Specifieke bepalingen voor onderzoeksverblijf in het buitenland 3.1

Startformulier Het onderzoek dient te worden aangevangen tussen 1 september en 1 december 2016. Het ingevulde en ondertekende Startformulier Rubiconsubsidie buitenland dient u uiterlijk vier weken voor de startdatum aan NWO te versturen. Het is vereist dat het ontvangende onderzoeksinstituut meeondertekent en daarmee verklaart dat de laureaat bij dit instituut in dienst komt voor tenminste de duur van het in de aanvraag beschreven onderzoek. Het onderzoek dient in een aaneengesloten periode plaats te vinden.

3.2

Promotiedatum Indien u nog niet gepromoveerd bent, dient u vóór aanvang van het onderzoek de promotiedatum aan NWO door te geven – voor zover niet reeds vermeld in uw aanvraag. Indien uw promotiedatum nog niet bekend is, kan het Rubicononderzoek niet van start gaan.

3.3

Dienstverband NWO geeft er voorkeur aan dat de onderzoekers tijdens hun verblijf in het buitenland in dienst blijven/gaan bij een Nederlands kennisinstituut die het project in beheer neemt en de onderzoeker bij het buitenlandse gastinstituut detacheert. Zodoende kunnen de vrouwelijke onderzoekers gebruik maken van de Nederlandse regelgeving van 16 weken doorbetaald zwangerschapsverlof. Wanneer deze mogelijkheid niet bestaat kan de onderzoeker ook in dienst treden van het buitenlandse gastinstituut en valt dan onder de daar geldende arbeidsrechtelijke voorwaarden. In beide gevallen zal NWO garanderen dat het salaris tijdens een zwangerschapsverlof, voor maximaal 16 weken, wordt doorbetaald. Wanneer u van deze regeling gebruikt wilt maken kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen bij NWO ([email protected]).

3.4

Uitbetalingen Betaling van het toegekende bedrag wordt in zesmaandelijkse tranches overgemaakt aan het instituut waar u in dienst bent. Dat kan het buitenlandse gastinstituut zijn of het Nederlandse kennisinstituut die uw project in beheer heeft. De (eerste) betaling van het bedrag voor de internationale reiskosten wordt tijdig voor uw vertrek overgemaakt op uw rekening (zie Startformulier). Indien uw buitenlandsverblijf een periode langer dan 12 maanden betreft, is rekening gehouden met een tweede vergoeding voor internationale reiskosten. Dit bedrag ontvangt u in het laatste kwartaal van de onderzoeksperiode op uw rekening.

8 Hoofdstuk 3: Specifieke bepalingen voor onderzoeksverblijf in het buitenland / Bepalingen Rubicon

3.5

Besteding Het gastinstituut gebruikt de subsidie om uw salaris te betalen, inclusief de sociale lasten. Het budget voor onderzoekskosten mag u besteden aan publicatiekosten, reis- en verblijfskosten voor werk- en congresbezoek tijdens de subsidieperiode en andere kosten samenhangend met het Rubicononderzoek. Wanneer de salaris- en werkgeverskosten het basisbedrag niet volledig benutten, mag het restant aan onderzoekskosten worden besteed. NWO zal geen aanspraak maken op met subsidie aangeschafte materiële zaken en apparatuur. Hiermee vervalt art.13 van de NWO Algemene Bepalingen voor Rubiconprojecten bij een buitenlands gastinstituut. Het is niet toegestaan overhead of administratiekosten, doorbetaling tijdens zwangerschapsverlof dan wel ziekte of ander personeel dan de aanvrager zelf uit de subsidie te betalen. Als en voor zover de gesubsidieerde activiteiten kunnen leiden tot schadelijke gevolgen voor derden – zoals bijv. bij patiëntenonderzoek – zal de projectleider, subsidiair zijn werkgever, NWO in geen geval ter zake aansprakelijk stellen. Deze voorwaarde vervangt Art.8 van de NWO Algemene Bepalingen voor Rubiconprojecten bij een buitenlands gastinstituut.

3.6

Intellectueel eigendom Voor kennis die voortvloeit uit onderzoek uitgevoerd in het kader van het Rubiconprogramma geldt, dat de octrooiwetgeving van het gastland, anders dan Nederland, bepalend is voor de vestiging van intellectuele eigendomsrechten hierop, met dien verstande dat van het onderzoeksinstituut wordt verwacht dat deze een dusdanige toegang tot de onderzoeksresultaten respectievelijk een dusdanige licentie op de desbetreffende intellectuele eigendomsrechten geeft aan de onderzoeker, dat de carrièremogelijkheden van deze onderzoeker niet worden gehinderd. Hierover kunnen de onderzoeker en het gastinstituut in goed vertrouwen nadere afspraken maken. Art. 29 van de NWO Algemene Bepalingen is niet van toepassing op Rubiconprojecten in het buitenland. Voor zover het onderzoek in Nederland wordt uitgevoerd, geldt hiervoor het staande NWO beleid.

3.7

Verslaglegging Voor Rubiconprojecten worden geen voortgangsverslagen gevraagd. Art. 19 en 21 in de NWO Algemene Bepalingen zijn daarom niet van toepassing. Binnen 13 weken na einde van uw onderzoeksverblijf verwacht NWO een beknopt eindverslag van de verrichte werkzaamheden en resultaten van uw onderzoek en uw ervaringen gedurende de uitvoering van uw Rubicononderzoek. NWO stuurt u hiertoe een verzoek inclusief een formulier voor het verslag.

3.8

Eindafrekening Binnen 13 weken na de einddatum van de subsidie dient een verantwoording over de uitvoering van het gesubsidieerde onderzoek te zijn overlegd door het instituut waar de laureaat het onderzoek heeft uitgevoerd. Voor Rubicon kan volstaan worden met een verklaring van het gastinstituut dat de laureaat in de genoemde periode voor uitvoering van het Rubicononderzoek aan het instituut werkzaam is geweest. Deze verklaring wordt meeondertekend door de laureaat.

9 Hoofdstuk 3: Specifieke bepalingen voor onderzoeksverblijf in het buitenland / Bepalingen Rubicon

In het geval het project in beheer is geweest bij een Nederlands instituut is de ontvangen subsidie onderdeel van de reguliere controle uit het controleprotocol WO van het Ministerie OCW. NWO behoudt zich het recht voor om zo nodig nog aanvullende informatie ten behoeve van de financiële verantwoording op te vragen. Art. 22 t/m 23 van de NWO Algemene Bepalingen zijn niet van toepassing op Rubiconprojecten.

10 Hoofdstuk 4: Specifieke bepalingen voor onderzoeksverblijf in Nederland / Bepalingen Rubicon

4 Specifieke bepalingen voor onderzoeksverblijf in Nederland 4.1

Startformulier Het onderzoek dient te worden aangevangen tussen 1 september en 1 december 2016. Het ingevulde en ondertekende Startformulier Rubiconsubsidie Nederland dient u vier weken voor de startdatum aan NWO te versturen. Het is vereist dat het ontvangende onderzoeksinstituut meeondertekent en daarmee verklaart dat de laureaat bij dit instituut in dienst komt voor tenminste de duur van het in de aanvraag beschreven onderzoek. Het gastinstituut verplicht zich hiermee de laureaat in de gelegenheid te stellen het Rubicononderzoek uit te voeren. Het onderzoek dient in een aaneengesloten periode plaats te vinden.

4.2

Promotiedatum Indien u nog niet gepromoveerd bent, dient u vóór aanvang van het onderzoek de promotiedatum aan NWO door te geven – voor zover niet reeds vermeld in uw aanvraag. Indien uw promotiedatum nog niet bekend is, kan het Rubicononderzoek niet van start gaan.

4.3

Uitbetalingen Het toegekende bedrag wordt overgemaakt aan het gastinstituut in zesmaandelijkse tranches.

4.4

Verslaglegging Voor Rubiconprojecten worden geen voortgangsverslagen gevraagd. Art. 19 en 21 in de NWO Algemene Bepalingen zijn daarom niet van toepassing. Binnen 13 weken na einde van uw onderzoeksverblijf verwacht NWO een beknopt eindverslag (maximaal twee pagina’s A4 exclusief referenties en publicaties) van de verrichte werkzaamheden en resultaten van uw onderzoek en uw ervaringen gedurende de uitvoering van uw Rubicononderzoek. NWO stuurt u hiertoe een verzoek inclusief een formulier voor het verslag.

4.5

Eindafrekening Binnen 13 weken na de einddatum van de subsidie dient een verantwoording over de uitvoering van het gesubsidieerde onderzoek te zijn overlegd door het instituut waar de laureaat het onderzoek heeft uitgevoerd. Voor Rubicon kan volstaan worden met een verklaring van het gastinstituut dat de laureaat in de genoemde periode aangesteld was voor uitvoering van het onderzoek; deze verklaring wordt meeondertekend door de laureaat. De ontvangen subsidie is onderdeel van de reguliere controle uit het controleprotocol WO van het Ministerie OCW. NWO behoudt zich het recht voor om zo nodig nog aanvullende informatie ten behoeve van de financiële verantwoording op te vragen. Art. 22 t/m 23 van de NWO Algemene Bepalingen zijn niet van toepassing.

11 Hoofdstuk 5: Overige bepalingen / Bepalingen Rubicon

5 Overige bepalingen 5.1

Bereikbaarheid Gedurende de looptijd van de subsidie tot aan de ontvangst van de eindverklaring dienstverband en wetenschappelijk eindverslag dient u bereikbaar te zijn en uw medewerking te verlenen als NWO tussentijds informatie vraagt. Hiertoe wil NWO tenminste beschikken over een geldig emailadres naast het reeds bekende correspondentieadres. Zodra bekend ontvangen wij graag het correspondentieadres tijdens uw onderzoeksverblijf aan het gastinstituut. NWO wil in kaart brengen waar de onderzoekers terecht komen na afloop van het Rubicononderzoek. Daarvoor blijft NWO graag de adreswijzigingen van de laureaten ontvangen zodat NWO twee en vijf jaar na de einddatum van het project op kan vragen waar u op dat moment werkt, of u nog steeds wetenschappelijk onderzoek doet, of u na het project publicaties heeft uitgebracht over de resultaten, enz. Deze gegevens worden alleen cumulatief gebruikt in rapportages van NWO over het Rubicon programma en zijn niet tot een individu te herleiden.

5.2

Ethische aspecten Bij de uitvoering en verslaglegging van het onderzoek, en bij publicatie van de resultaten van dat onderzoek dient te worden gehandeld overeenkomstig hetgeen verwacht mag worden omtrent ethisch verantwoord en integer gedrag in het kader van wetenschappelijk en/of technologisch onderzoek. Onderstaande tekst vervangt art. 7 van de NWO Algemene Bepalingen. Voor u een aanvraag indient, moet u nagaan of het uitvoeren van het geplande onderzoek ethische vragen oproept en of uw onderzoeksvoorstel getoetst moet worden door een ethische commissie. Voor bepaalde onderzoeksprojecten is een goedkeurende verklaring van een erkende Medisch Ethische Toetsingscommissie (METC) of een Dier Experimenten Commissie (DEC) nodig. Daarnaast is voor bepaalde onderzoeksvoorstellen een vergunning nodig op grond van de Wet Bevolkingsonderzoek (WBO). Meer informatie over de METC is beschikbaar bij de Centrale Commissie Mensgebonden onderzoek (CCMO), bij de Nederlandse Vereniging voor Dierexperimentencommissies is informatie over DEC te vinden en bij o.a. de Gezondheidsraad is informatie over de WBO beschikbaar. NWO onderschrijft de code Openheid Dierproeven en de code Biosecurity. Voor aanvragen in Rubicon geldt dat de aanvragers de bestaande codes moeten onderschrijven en naleven. Een onderzoeksproject kan pas starten als NWO (indien nodig) een kopie van de goedkeurende ethische verklaring en/of vergunning WBO ontvangen heeft. NWO verwacht dat de kandidaten rekening houden met het tijdpad van de beoordeling en de tijd die nodig is voor de toetsing door een ethische commissie of de aanvraag voor een WBO vergunning. Voor complexe vragen op het gebied van ethische vraagstukken, behoudt NWO zich het recht voor een externe adviseur te raadplegen. Indien NWO na overleg met de aanvrager van mening is dat een ethische toets voor een aanvraag nodig is, is de aanvrager verplicht alsnog maatregelen te nemen voor een toetsing door een ethische commissie. Bij het uitblijven van een noodzakelijke

12 Hoofdstuk 5: Overige bepalingen / Bepalingen Rubicon

goedkeurende verklaring van een ethische commissie wordt de subsidie direct ingetrokken. Na het starten van het project geldt dat indien uw onderzoek niet ethisch verantwoord uitgevoerd wordt, NWO zich het recht voorbehoudt de subsidie stop te zetten.

5.3

Overige financiering De ontvanger van een Rubiconsubsidie mag naast deze subsidie nog andere financiële steun verwerven. Alleen indien deze steun evident bedoeld is voor dezelfde kosten als de Rubiconsubsidie zal de Rubiconsubsidie evenredig worden verlaagd. Indien voor het onderzoek van andere zijde financiële steun toegezegd wordt, mag u dit niet aanvaarden voordat NWO daar akkoord mee is gegaan. Alleen in uitzonderlijke gevallen en na instemming door NWO kan op bovenstaande punten afgeweken worden.

5.4

Deeltijd Het in deeltijd uitvoeren van het onderzoek is mogelijk als minimaal 75% van een normale 40-urige werkweek aan het Rubicononderzoek besteed wordt. Naast het Rubicononderzoek mag de onderzoeker in dat geval de overige tijd tot maximaal 25% van een normale 40-urige werkweek betaalde werkzaamheden verrichten. De subsidie wordt naar rato gekort of de subsidieperiode wordt naar rato van het percentage vermindering werktijd verlengd.

5.5

Tussentijdse beëindiging Bij eventueel voortijdig afbreken bepaalt NWO of de subsidie – geheel of ten dele – moet worden gerestitueerd. Indien de laureaat door ziekte of om andere redenen niet of niet voldoende in staat geacht wordt het programma te voltooien of de door NWO gestelde voorwaarden na te komen, kan NWO, zo nodig met terugwerkende kracht, de subsidie intrekken of als reeds betalingen zijn gedaan verdere uitbetalingen staken. Mocht de laureaat zich op het moment van de intrekking van de subsidie of van de staking van de uitbetaling in het buitenland bevinden, dan komen de kosten voor de terugreis voor rekening van NWO. Bij het tijdelijk stopzetten van een project vanwege zwangerschapsverlof, wordt het project evenredig met de duur van het zwangerschapsverlof verlengd.