Amivedi i di
Jaarplan 2013-2015
28 maart 2013
Inhoudsopgave Amivedi 2013 -2015 Kernwaarden Amivedi Financiën: Algemeen Resultaten Overzicht 2003-2012 Strategie 2013-2015 SWOT Domeinen 2013-1015 Doelen 2013 Bijlagen
1
Voorwoord In 2012 is Stichting Amivedi (hierna te noemen Amivedi) verder gegaan met het maken van een stevig fundament voor verdere professionalisering. Dit hebben we gedaan op meerdere niveaus binnen onze stichting. stichting Van het beter in detail beschrijven van de bestuurstaken en verantwoordelijkheden, het aanbieden van gerichte training aan onze vrijwilligers tot het organiseren van een beleiddag voor het bestuur. De komende jaren staan in het teken van het verder verstevigen van onze basis en het professionaliseren van onze organisatie zodat deze slagvaardig wordt en beter kan reageren op veranderingen van buiten. Daarmee stellen we onszelf voor een stevige uitdaging. Inkomsten staan onder druk als gevolg van van de economische crisis, en uitgaven stijgen door intensiever contact tussen melder en Amivedi. Amivedi gaat onverminderd door met de uitvoering van haar kerntaken. In dit jaarplan leest u meer over de ontwikkeling en plannen voor 2013 - 2015
2
Amivedi in 2013 - 2015 Inleiding Amivedi is een stichting die zich inzet voor vermiste en gevonden huisdieren. Amivedi is een landelijke vrijwilligersorganisatie en is volledig afhankelijk van donaties, eenmalige giften en legaten. De organisatie is
Landelijk Amivedi werkt met een landelijk coördinator. Die helpt, ondersteunt en onderhoudt het contact met de 12 regionale coördinatoren (per provincie). De regionaal coördinator is het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers op de meldpunten in de provincie, stuurt deze aan en lost in voorkomende gevallen problemen op.
in 1933 opgericht pg en zet zich exclusief in voor het terugvinden van vermiste dieren en het zoeken van een eigenaar bij een gevonden dier. Amivedi doet dit op een laagdrempelige en toegankelijke manier en verleent haar diensten volledig kosteloos. kosteloos Amivedi is een afkorting van ‘Amor est Iustitia Verzorging van Dieren.’ Amor est Iustitia is Latijn voor liefde is gerechtigheid. Samenwerking
Amivedi werkt momenteel met meer dan100 meldpunten, verspreid over het hele land, heeft een landelijk 0900nummer en maakt voor de informatievoorziening én voor de registratie van de huisdieren gebruik van de website www.amivedi.nl De organisatie ontvangt voor het realiseren van haar doelstellingen steun via donaties, legaten en vanuit de geoormerkte loten van de Sponsor Bingo Loterij. Medio 2012 telt Amivedi een achterban van 35.000 particuliere donateurs.
Om dieren met hun eigenaar te kunnen herenigen, werkt Amivedi intensief samen met instanties als de dierenasiels, de Dierenbescherming, dierenartsen, dierenklinieken en dierenopvangcentra, de regionale politiekorpsen, dierenambulances, gemeentelijke reinigingsdiensten, Rijkswaterstaat en Waterschappen.
3
Kernwaarden Amivedi Amivedi werkt vanuit een vijftal kernwaarden / uitgangspunten die altijd de leidraad zijn in het werk van de stichting. stichting Ook voor 2013. 2013 Laagdrempelig Leidraad voor Amivedi is een laagdrempelige organisatie blijven, b j e , doo door e enerzijds e jds de kosten oste voor oo be bemiddeling dde g laag aag te houden en anderzijds makkelijk toegankelijk te zijn (internet, landelijk 0900-nummer). Lokaal Met meer dan 100 meldpunten, verspreid over alle provincies in het land, heeft Amivedi een sterk lokaal karakter.
Landelijk Met ruim 100 meldpunten, verspreid over alle provincies van het land en bereikbaar via 088 nr, email, of online, is er altijd wel een meldpunt van Amivedi in de buurt. Ook zorgt het landelijk 0900nummer en de website voor een landelijk bereik.
Kosteloos Amivedi verleent haar registratiediensten kostenloos en blijft dit ook doen. Hierom werkt Amivedi met vrijwilligers. Er is er een gironummer voor vrijwillige donaties en eenmalige giften.
Ideëel Amivedi is een in Nederland geregistreerde stichting. Een stichting is een organisatie om een bepaald doel te verwezenlijken. j Een stichting g mag g winst maken,, maar de uitkering hiervan moet een ideële of sociale strekking hebben. In het geval van Amivedi komen alle opbrengsten ten goede van het herenigen van verloren of gevonden dieren met hun baasje. Ook het bestuur en stafmedewerkers krijgen voor hun inspanningen geen vergoeding vergoeding.
4
Financiën: Algemeen ANBI status De Stichting heeft bij beschikking de ANBI status verkregen en die di is i door d de d wetswijzigingen t ij i i van 2010 en 2012 van rechtswege voortgezet. Het doel van de Stichting is te (blijven) voldoen aan de wettelijke vereisten inzake ANBIinstellingen. Deze vereisten zijn per 1 januari 2010 en 1 januari 2012 verscherpt. Door de inspecteur is aangegeven dat “de kern van die verscherping p g is,, dat zowel uit de statutaire doelstelling als uit de feitelijke werkzaamheden van een instelling moet blijken dat zij voor minstens 90% het algemeen nut nastreeft.” “Dit betekent dat de stichting het netto (gerealiseerde) exploitatieresultaat geheel of nagenoeg geheel dienstbaar dient te stellen conform de doelstellingen ” doelstellingen. Dit beleidsplan en in het bijzonder deze financiële paragraaf beoogt duidelijkheid te verschaffen op welke wijze Amivedi voldoet aan de wettelijke vereisten van zowel het 90% criterium als de motivatie en onderbouwing ten aanzien van de omvang van het aangehouden vermogen. vermogen Deze elementen zijn door de inspecteur als een manco in het conceptbeleidsplan 2013 aangemerkt.
.
Wijzigingen Jaarrekeningen vanaf 2012 Waardering effecten
In de toekomst te beginnen in de jaarrekening van 2012 zullen zowel koersdalingen als koersstijgingen worden meegenomen in de waardebepaling op de balans. Bestemming netto resultaat Indien netto resultaat < 10% van de totale baten is wordt dit toegevoegd aan vermogen. Belangrijkste reden hiervoor is de mogelijkheid om een stijging van de kosten te kunnen blijven financieren. Indien netto resultaat > 10% van de totale baten is wordt begroting eerst volgend jaar activiteiten toegevoegd conform bedrag > 10%, tenzij aannemelijk is dat de verwachte inkomsten vanuit beleggingen (rendement) in het eerst volgend jaar zullen dalen en deze middels een extra reservering (gedeeltelijk) te niet gedaan kunnen worden, waarbij het streven is maximaal 30% van de i k inkomsten middels idd l d de b beleggingen l i te fi financieren. i
Afspraken inspecteur inspecte r ten aan aanzien ien van an aangehouden aangeho den vermogen: ermogen De volgende afspraken zijn gemaakt: Continuïteitsreserve:
€1.000.000,-
Stamvermogen:
€ 500.000,-
Project en/of bestemmingsreserve (5 jaar) € 300.000,-
5
Financiën: Resultaten Exploitatie 2003 - 2012 Over de afgelopen g p 10 boekjaren j (2003 – 2012) heeft Amivedi gemiddeld 74% (variatie tussen 69% tot 80%) van haar inkomsten verkregen uit regulieren donaties en giften en de overige inkomsten verkregen uit resultaten uit beleggingen (deposito’s en liquiditeiten). Dit met een totaal aan inkomsten van €235.000,- Bovendien is er sprake van eenmalige ontvangsten in de vorm van erfenissen en legaten met een gemiddelde van €79.000,-. Met name deze post erfenissen en legaten laat een grote onvoorspelbaarheid zien ten aanzien van het moment dat deze optreden en de omvang ervan. Aan de kostenkant zien we over dezelfde periode een gemiddelde van €180.000, €180 000 -. Het totaal gemiddeld netto resultaat over 2003 – 2012 bedraagt €111.000,De trend aan de opbrengstenkant is neerwaarts en aan de kostenkant opwaarts. Met name de Registratiediensten en PR kosten nemen sterk toe.
Verwachte resultaten 2012 De inkomsten over 2012 dalen naar verwachting naar 218.000 218 000 ten opzichte van €249.000,- over 2011. De operationele kosten stijgen naar verwachting naar €238.000,- ten opzichte van €211.00 over 2011. Door een eenmalige erfenis van €53.000,komen we over 2012 toch uit op een positief resultaat van ongeveer €33.000,Gezien de trend van sterke afname in reguliere inkomsten, de toename van de operationele kosten en de ongewisheid ten aanzien van toekomstige erfenissen en legaten, noopt Amivedi tot een voorzichtig beleid, met name als het gaat om de beheersing van de operationele kosten. Met als doel de inkomsten uit donateurs te verhogen wordt in 2013 een begin gemaakt met het inzetten van automatische incasso’s.
6
Financieel Resultaten: Overzicht 2003 – 2012 BATEN I. Donaties II Inkomsten II. I k t uitit vermogen III. Overige inkomsten Opbrengsten Ratio: Donaties/Totaal LASTEN I. Registratiedienst II. Public Relations (PR)
Realisatie
Realisatie
Realisatie
Realisatie
2003
2004
2.005
2006
Realisatie Realisatie 2.007
2008
Realisatie 2009
Realisatie 2010
Realisatie 2.011
Verwachting 2012
148.345
156.599
172.668
188.898
170.193
184.347
204.912
200.027
184.759
144.925
63.662
64.011
65.042
67.780
54.710
67.413
46.342
51.380
60.781
69.826
3.371
3.986
4.196
4.510
4.295
4.690
4.502
4.061
4.075
3.397
215.378
224.596
241.906
261.188
229.198
256.450
255.756
255.468
249.615
218.148
69%
70%
71%
72%
74%
72%
80%
78%
74%
66%
2003
2004
2.005
2006
2.007
2008
2009
2010
2.011
2012
123.144
122.531
85.695
86.633
67.374
115.760
105.948
106.919
123.455
129.091
6.654
12.967
15.917
10.824
14.375
0
23.680
28.465
34.614
36.693
III Donateursadministratie III.
31 798 31.798
39 701 39.701
42 865 42.865
33 219 33.219
39 503 39.503
0
43 419 43.419
52 323 52.323
46 310 46.310
50 855 50.855
IV. Bestuurskosten
11.506
18.780
21.244
21.784
19.074
0
20.795
19.142
22.077
22.130
5.014
6.897
Operationele lasten
173.102
193.979
165.721
152.460
140.326
115.760
193.842
211.863
233.353
238.769
Exploitatie-resultaat
42.276
30.617
76.185
108.728
88.872
140.690
61.914
43.605
16.262
-20.621
2003
2004
2.005
2006
2.007
2008
2009
2010
2.011
2012
-11.977
-18.733
-78.997
-6.500
-61.534
-70.000
-23.933
-287.358
-854
-53.597
791
2.332
4.614
36.827
1.825
36.085
8.977
-11.186
-16.401
-78.997
-1.886
-24.707
-70.000
-22.108
-251.273
8.123
-53.597
53.462
47.018
155.182
110.614
113.579
210.690
84.022
294.878
8.139
32.976
V. Afschrijvingen
Eenmalige kosten Erfenissen en Legaten Onvoorziene uitgaven g Lasten Eenmalig Totaal eenmalige lasten NETTO RESULTAAT
Bedragen in Euro’s per jaar
7
Strategie 2013 – 2015 Sterkte en Zwakten
Sterkten: wat doen we en doen we goed? •
Specifieke en unieke kennis van het domein ‘verloren en gevonden huisdieren thuis brengen brengen’, hetgeen ons onderscheidt van andere organisaties.
•
Lokale vertegenwoordiging met een landelijke dekking en organisatie.
•
Laagdrempelig door:
•Kennis Kennis zit vooral in de hoofden van de vrijwilligers zoals het netwerk met andere organisaties en de specifieke personen daarbij. Hierdoor kan de overdraagbaarheid bij het wegvallen van een vrijwilliger tot tijdelijke discontinuïteit leiden.
gratis dienstverlening
•De e naamsbekendheid aa sbe e d e d e en doe doelstellingen ste ge van a Amivedi ed zijn j relatief beperkt
goede bereikbaarheid voor iedereen: Telefoon, internet, Email.
•De interne processen zijn niet uniform geïmplementeerd. Veelal doordat zij onvoldoende zijn beschreven.
•
Persoonlijke aandacht en ondersteuning voor melders
•
Door financiële onafhankelijkheid (ruime financiële reserves): zelf de juiste keuzes kunnen maken om toekomst vorm te geven continuïteit is geen geldkwestie
•
Zwakten: wat doen we slecht of niet en zouden we wel moeten doen?
•Het kennisniveau van en de aanwezige vaardigheden bij vrijwilligers kan sterk variëren variëren. •De propositie van Amivedi aan de vrijwilligers is niet voldoende doordacht en uitgewerkt en kan dus ook niet duidelijk worden gecommuniceerd. •De beschikbare kennis van IT voor de lopende en nieuwe zaken wordt als onvoldoende ervaren.
Positief imago bij de mensen die de organisatie kennen.
8
Strategie 2013 – 2015 Kansen en Bedreigingen
Kansen in de markt (bestaande relaties of nieuwe) die Amivedi zou kunnen aanboren teneinde haar positie te versterken.
Bedreigingen: welke gevaren zien we op ons af komen indien we geen actie ondernemen.
•Het aantal communicatiemomenten kan worden vergroot. Voorbeelden •Het is relatief eenvoudig om een soortgelijke dienstverlening op zijn: lokaal niveau op te starten. Ook al is de continuïteit van de meeste van dit soort initiatieven beperkt, toch werkt dit soms verstorend bedankje in geval van gevonden melding op de positie van Amivedi. medeleven in geval van overleden huisdier • Er zijn veel aanbieders die een soortgelijke dienst zeggen te leveren. •Uitbouwen van de informatie voorziening /IT zowel: Extern: met zowel professionelen als burgers Intern: ter ondersteuning van operationele taken van vrijwilligers incl. bestuur •Versterken van de interne en externe communicatie en marketing Benoemen van de verschillende doelgroepen en de bijbehorende proposities. Dit betreft met name de professionele partijen waar wij mee (willen) samenwerken. Het inzetten van marketing instrumenten om deze doelgroepen te bereiken. Lokale samenwerking met asiels en De Dierenbescherming uitbouwen. •Lokale Stimuleren van de samenwerking op afdelingsniveau. De ervaringen om dit top down op landelijk niveau vorm te geven zijn niet positief, terwijl in een aantal gevallen samenwerking op regionaal niveau goed werkt. Zie ook voorgaande kans en met name het element ‘propositie’.
•Het verlies van de ANBI status heeft grote gevolgen voor met name: inkomsten uit legaten verlies van imago als goede doelen organisatie. De armslag van Amivedi is beperkt tot informatie verschaffing en •De bemiddeling. Maatschappelijke ontwikkelingen gaan snel en de verwachtingen bij diverse partijen worden steeds hoger. Dit kan een aantal negatieve gevolgen hebben: de organisatie kan met haar dienstverlening deze ontwikkelingen niet tijdig en/of adequaat genoeg volgen. kosten (communicatie) en ook de werkdruk kunnen oplopen om ‘klant’ tevreden te houden. (onterechte) teleurstellingen kunnen imago schade opleveren.
•Afname van het aantal donateurs en de bedragen die worden •Samenwerking met organisaties over de grens zoals die in Vlaanderen. gedoneerd. Onderzoeken of en in welke vorm dit mogelijk is. Enige positieve ervaringen zijn er al met grensoverschrijdende gevallen. •
9
Strategie 2013 – 2015 Strategische domeinen Strategische richting
Strategische domeinen
Het bestuur van Amivedi heeft op basis van een SWOT analyse tijdens de strategie dag van 4 februari 2013 de volgende strategische richting vastgesteld:
Om deze doelstellingen te realiseren zijn 3 domeinen geïdentificeerd waarbinnen strategische projecten tot ontwikkeling dienen te komen over de periode 2013 – 2015. Per domein is aangegeven wie de sponsor daarvan is.
¾
Behouden ANBI-status door te voldoen aan de fiscale eisen
¾
Op peil houden van de reguliere inkomsten uit donaties
¾
Proposities, communicatie en marketing: Annet
¾
Versterken e ste e van a de marktpositie a tpos t e mede ede doo door het et versterken e ste e van de keten van dienstverlening waarin andere partijen een relevante rol spelen.
¾
Professionaliseren van de interne organisatie: Antoine
¾
Investeren in het versterken van de eigen organisatie
¾
¾
Beheersen van de operationele kosten onder andere door het verbeteren van de informatievoorziening en kosten voor telefonie.
Het versterken van de informatie voorzieningen intern en extern: Karel
Amivedi wil deze 3 domeinen centraal zetten in de periode 20132015. Per domein dient daarvoor in 2013 (verder) gegaan te worden met het identificeren van specifieke projecten en de formulering van projectvoorstellen. Hierbij zullen de resultaten uit de SWOT analyse als input worden gebruikt. Bij het vaststellen van de prioriteiten en afhankelijkheden zal vastgesteld worden, welke zaken: moeten we oppakken: staat buiten kijf zouden we moeten oppakken: noodzakelijk, maar minder urgent dan a. a zouden we eigenlijk moeten oppakken: indien we nog de mogelijkheden hebben zeker doen. Zouden we kunnen oppakken overige
10
Strategie 2013 – 2015 Afgeleide doelen voor 2013
Beleid (3 tot 5 jaar horizon) voor de drie domeinen samenstellen •
Binnen deze domeinen dient dit jaar zodanig planvorming plaats te vinden dat na goedkeuring door het bestuur, in 2013 uiterlijk 2014 begonnen kan worden met het realiseren van projecten. Realisatie kan ook betekenen,, Het reeds in 2013 uitvoeren van activiteiten die in gang gezet zijn of op korte termijn op te starten zijn die passen binnen de uitgangspunten van het domein. het verder nader (doen) specificeren van de aanpak en de inhoudelijkheid van de oplossingen om, na akkoord van het bestuur, tot daadwerkelijke implementatie over te gaan. In een aantal gevallen kunnen specifieke acties ter hand worden genomen als duidelijk is dat de korte termijn voordelen zodanig d zijn d dat zij nu all d doorgang k kunnen vinden. d Budget:
Planvorming dient antwoord te geven op:
P j t Projecten: ‘‘moeten’ t ’ en ‘‘zouden d moeten’. t ’
Bepalen van maatregelen c.q. projecten voor de punten uit 4, te beginnen met Benodigde middelen Het schatten van: mensen, mensen geld en organisatie en succesbepalende maatregelen en de af te dekken risico’s. Impact op lopende activiteiten Hoe passen onze lopende activiteiten hierin en kunnen deze zoals beoogd doorgaan of zou er omgebogen of bevroren moeten worden?
Note: In de d b bijlagen l zijn reeds d b benoemde d verbeterpunten b opgenomen voor de drie domeinen welke meegenomen zullen worden bij de verdere uitwerking.
Voor ieder domein is maximaal een budget van €100 000 euro b €100.000 beschikbaar hikb over een periode i d van 3 jaar. Note: het bestuur zal afzonderlijk toestemming geven voor het vrijgeven van dit budget.
11
Doelstelling 2013 Binnen de voor 2013 -2015 benoemde domeinen, zijn reeds diverse verbeterpunten/activiteiten opgestart en/of worden nu gerealiseerd. Op de pagina’s hierna is voor de drie domeinen afzonderlijk aangegeven tot welke activiteiten besloten is en/of reeds gestart zijn. De reeds besloten c.q opgestarte activiteiten 2013 zullen doorgang vinden en zullen opgenomen worden in de nieuwe overall plannen.
12
Professionaliseren organisatie Doelstelling 2013 Meldpunten Voor 2013 zijn de belangrijkste doelen mbt de meldpunten:
Coördinatoren Doelstelling voor 2013 voor de coördinatoren zijn:
Communicatiekracht vergroten middels extra training
Betere spreiding coördinatoren/ 1 per provincie
Opbouwen van een invallerpool van vrijwilligers, die kunnen vervangen in geval van ziekte en vakanties
Betrokkenheid coördinatorenoverleg vergroten
Verder professionaliseren van meldpunten door heldere taakomschrijvingen met rollen en verantwoordelijkheden
Verder professionaliseren van coördinatoren door heldere taakomschrijvingen j g met rollen en verantwoordelijkheden
13
Communicatie Doelstelling 2013 Intern Voor 2013 zijn de belangrijkste doelen mbt de interne communicatie: Vaststellen formele en informele communicatie lijnen Schema communicatie integreren in taakomschrijvingen coördinatoren en meldpunten •
Extern Doelstelling voor 2013 voor de externe communicatie zijn: Communicatie plan opstellen met als doel: Propositie Amivedi herijken met als doel helderheid over Amivedi:
Wat is de kernwaarde van Amivedi
Vertalen naar heldere en consistente pau of
Vertalen naar alle uitingen
Communicatiemomenten/agenda naar buiten bepalen Vergroten/actie om free publicy te gebruiken: Vindbaarheid website vergroten middels SEO Search Engine optimalisation
14
Informatie voorziening Doelstelling 2013 2012 In 2012 is onze nieuwe website live gegaan. De lange en gedegen voorbereiding heeft haar vruchten afgeworpen. De website is zonder noemenswaardige problemen live gegaan en bijzonder goed ontvangen. De belangrijkste doelen gerealiseerd voor deze nieuwe website zijn:
2013 Kijkend naar alle effort die recent in de website gestopt is zijn de doelen voor 2013 meer gericht om het operationele gebruik te verbeteren: Oplossen laatste issues website
Moderne look en feel
Gebruik door vrijwilligers optimaliseren
Gebruikersvriendelijkheid voor bezoekers vergroot en verminderen vragen over website bij onze vrijwilligers
Extra training gebruik website
Vindbaarheid meldingen verbetert
Automatische incasso
Aandeel meldingen aangemeld per website vergroot
Plan opstellen nieuwe Informatie architectuur
Verbetert aanbieden service (posterfunctie, meer foto’s)
Samenwerking en gegevens uitwisseling met externe partijen bevorderen
Mogelijkheid voor social media inpassen
Social media functionaliteit uitbreiden
Versterken interne organisatie zoals Beschrijven AO
Webmaster Recentelijk heeft onze webmaster haar taken voor Amivedi beëindigd. Op dit moment worden de webmaster taken vervangen door de landelijk coordinator. Wanneer wij een nieuwe i webmaster b gevonden d h hebben bb zullen ll concrete afspraken gemaakt worden over de verder verbetering op het gebied van automatisering.
15
Stichting Amivedi Postbus 321 5680 AH Best
www.amivedi.com
