JAARPLAN EN MEERJARENPLAN HUISVESTING CWI

JAARPLAN EN MEERJARENPLAN HUISVESTING CWI 2006-2010

Amsterdam, 21 oktober 2005

INHOUDSOPGAVE

1.

INLEIDING ……………………………………………………………………………………….3

2. PLANNING VAN PROJECTEN IN DE TIJD………………………………………………….5 2.1 Doel ……………………………………………………………………………………………..5 2.2 Definitie van huisvestingsprojecten ……………………………………………………….5 2.3 Uitgangspunten en risico’s bij de projectplanning ………………………..…………….6 2.4 Projectplanning huisvesting …………………………….…………………………………..6 2.4.1 Ontwikkeling bedrijfsverzamelgebouwen ………………………………………………6 2.4.2 Verbetering van bestaande bedrijfsverzamelgebouwen ……………………………..8 2.4.3 Verbouwing van bestaande CWI-vestigingen (niet zijnde BVG) …………..……….8 2.4.4 Tijdelijke huisvesting elders ……………………………………………………………..8 3. HET GLOBAAL PROGRAMMA VAN EISEN ……………………………………………...9 3.1 Hoofdaandachtsgebieden Centraal Programma van eisen Huisvesting CWI ……..9 3.2 Normeringsgrondslagen benodigd oppervlak …………………………………………..10 3.3 Ontwikkeling m²-gebruik …………………………………………………………………..11 4. FINANCIEN ……………………………………………………………….……………………13 4.1 Exploitatiekosten huisvesting …………………………………………………………….13 4.1.1 Huurkosten ……………………………………………………………………………….13 4.1.2 Vergelijking huurkosten met meerjarenbeleidsplan 2004-2009 …………...…….14 4.1.3 Ontwikkeling huisvestingskosten ……………………………………………………..15 4.2 Investeringen ………………………………………………………………………………..16 4.2.1 Meerjarenprognose BVG-investering ………………………………………………….16 4.2.2 Investeringsplanning 2006-2010 ………………………………………………………16 5.

ORGANISATIE EN PROCEDURES………………………………………………………….18

Bijlage 1 : “Tabellen behorende bij grafieken"

…………………………………………………20

Jaarplan en meerjarenbeleidsplan huisvesting CWI 2006 – 2010

2

1.

INLEIDING

In het Meerjarenbeleidsplan Huisvesting 2005 – 2009 heeft CWI de verwachte ontwikkelingen in de bedrijfsvoering, het huisvestingsprogramma in de periode t/m 2009 en de hieraan verbonden risico’s en kosten in beeld gebracht. Hiermee is een samenhangend kader geschapen voor het huisvestingsbeleid in de achtereenvolgende jaren. Conform de eisen die het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid hieraan heeft gesteld, geeft CWI in afzonderlijke jaarplannen op programmaniveau uitwerking aan het meerjarenbeleidsplan huisvesting. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij de VBTB-beginselen, zodat duidelijk wordt wat CWI op het gebied van huisvesting wil bereiken, wat CWI daarvoor gaat doen en wat het gaat kosten. In het jaar 2005 heeft CWI hard gewerkt om de doelstelling van het huisvestingsprogramma te verwezenlijken. Memorerend aan de drie kernwoorden van het meerjarenbeleidsplan huisvesting “samenwerking, flexibiliteit en transparantie” kunnen de volgende resultaten vermeld worden: • Het aantal bedrijfsverzamelgebouwen (BVG-en) waarin de drie ketenpartners gezamenlijk zijn gehuisvest is toegenomen van 43 naar 651, inclusief de tijdelijke BVG-en (ook wel CWI+ vestigingen genoemd). Hiermee is de mijlpaal bereikt dat 50% van het aantal CWI-vestigingen in een BVG gehuisvest is. Tevens is er in 2005 nog een groot aantal huisvestings-projecten in voorbereiding waarbij de datum van ingebruikname is gepland in 2006/2007 • Het proces van BVG-vorming is verder geoptimaliseerd en geformaliseerd middels een gedragen procesomschrijving (wie doet wat met welke bevoegdheid, hoe verloopt het besluitvormingsproces e.d.) • Ook de aansluiting van de projectmatige activiteiten op het basisadministratieve systeem is verbeterd, zodat vanuit Oracle op projectniveau actuele gegevens beschikbaar zijn inzake budgetuitputting c.a. Het jaar 2006 zal wederom in het teken staan van de toevoeging van BVG-en aan het vestigingsbestand van CWI. Volgens de huidige prognose zal het totaal aantal CWI’s dat eind 2006 in een bedrijfsverzamelgebouw is gehuisvest ca. 80 bedragen ofwel ruim 60%. Tegelijkertijd vinden in 2006 de voorbereidingsactiviteiten plaats om ook in 2007 een verdere groei van het aantal BVG-en te bewerkstelligen. BVG-vorming is van belang omdat daarmee: • De (keten)samenwerking wordt ondersteund (samenwerking onder één dak is effectiever dan samenwerking vanuit meerdere locaties); • De kwaliteit van de dienstverlening kan toenemen (de klant centraal, één adres waar de klant alles kan vinden op het gebied van werk, inkomen en reïntegratie); • De functionele architectuur en inrichting kan volledig toegesneden worden op de behoeften van werkzoekenden en werkgevers;

1

e

Op basis van prognose 1 kwartaal 2005


3

Dit alles leidt tot een significante beïnvloeding van het percentage van potentiële uitkeringsgerechtigden dat uitstroomt zonder een uitkering te onvangen. Het Jaarverslag 2004 van CWI meldt hierover: “Wanneer CWI-vestigingen onderdeel vormen van een Bedrijfsverzamelgebouw, blijkt dit statistisch samen te hangen met een 4% hogere preventiequote WWB”. Daarnaast ligt in 2006 (net als in vorige jaren) prioriteit bij het beheersen van de huisvestingskosten. In dit jaarplan 2006 c.q. meerjarenbeleidsplan 2006 – 2010 is rekening gehouden met de begrotingsuitgangspunten voor 2006. Concreet betekent dit dat de fte’s in het nieuwe CWI-kostenmodel 2006 het uitgangspunt vormen voor de berekening van de (toekomstige) ruimtebehoefte en daaruit voortvloeiend, de investerings- en exploitatiekosten.


4

2.

2.1

PLANNING VAN PROJECTEN IN DE TIJD

Doel

Het huisvestingsprogramma van het CWI heeft een tweeledig doel : Vorming van bedrijfsverzamelgebouwen Bij de start van de huidige uitvoeringsorganisatie, met CWI, UWV en gemeenten als ketenpartners, is bepaald dat deze partners uiteindelijk overal in het land gezamenlijk gehuisvest zouden moeten zijn in bedrijfsverzamelgebouwen (BVG). De formele definitie van een BVG is: ‘Er is sprake van een bedrijfsverzamelgebouw als CWI, UWV en gemeente(n) (een deel van) hun klantencontacten (frontoffice) in samenwerking op de locatie van het CWI uitvoeren, dan wel hier een gezamenlijke locatie voor aanwijzen’. De gedachte erachter: alle zaken rond werk en inkomen op één adres, makkelijk en goed bereikbaar voor de burger. Ook de samenwerking tussen de ketenpartners kan er door verbeterd worden. Ondersteuning werkprocessen en medewerkers In een dienstverlenende organisatie als het CWI is aandacht voor een goed doordacht huisvestingsconcept van groot belang. Het gebouw kent immers meerdere functies, zoals een marktplein voor werkzoekenden, een werkplek voor werknemers, een samenwerkingsplek voor ketenpartners en een ontmoetingsplek voor alle betrokkenen op het gebied van werk en inkomen. Tezamen met de voortschrijdende ontwikkelingen op technologisch gebied, de onder andere mede daardoor veranderende werkprocessen en de conjunctureel economische schommelingen verandert de behoefte aan huisvesting continu, zowel kwalitatief als kwantitatief. CWI heeft als doel om haar huisvesting en facilitaire diensten binnen deze veranderende omgeving af stemmen op de behoefte van de gebruikers tegen aanvaardbare kosten, met de inflexibiliteit van huurcontracten in het achterhoofd. Bewust wordt hier het woord inflexibiliteit gebruikt, omdat de dynamiek binnen de CWI-organisatie feitelijk kortere contractperioden vereist. In de praktijk blijft CWI echter uitgaan van de zogenaamde “5+5-contracten”2 omdat de huurprijzen per m² anders torenhoog worden.

2.2

Definitie van huisvestingsprojecten

In het jaar 2006 zal CWI huisvestingsprojecten uitvoeren in de volgende categorieën: 1. Ontwikkeling bedrijfsverzamelgebouwen; 2. Verbetering van bestaande bedrijfsverzamelgebouwen; 3. Verbouwing van bestaande CWI-vestigingen; 4. Tijdelijke huisvesting elders.

2

contractduur van 5 jaar + optie tot verlenging met opnieuw 5 jaar


5

2.3

Uitgangspunten en risico’s bij de projectplanning

De projectplanning is gebaseerd op de masterplanning BVG-vorming. In deze masterplanning wordt periodiek zichtbaar gemaakt hoe de voortgang van BVG-vorming zich ontwikkelt. Voor het opstellen van het jaarplan 2006 is de BVG-masterplaning 28 februari 2005 als uitgangspunt genomen. Door het dynamische karakter van de BVG-vorming is de masterplanning continu aan verandering onderhevig; in sommige situaties vindt het “bouwproces” versneld plaats terwijl ze in andere situaties juist vertraging oploopt. Dit heeft te maken met diverse, vaak lokaal bepaalde, risico’s zoals die in het Meerjarenbeleidsplan Huisvesting zijn omschreven: • Gemeenten pakken hun rol als BVG-regisseur onvoldoende op; • Soms politieke obstakels; • Wijziging planvorming door ketenpartners; • Fluctuaties op de lokale kantorenmarkt waardoor geschikte panden (goede prijs/kwaliteitverhouding) niet of soms juist heel snel beschikbaar komen. Hierdoor treedt vertraging op of is het zicht op een BVG zelfs helemaal verdwenen. In sommige situaties wordt CWI hierdoor gedwongen om haar huidige onderkomen aan te passen en op standaard kwaliteitsniveau te brengen resp. te houden (zie paragraaf 2.4.3.).

2.4

Projectplanning huisvesting

De projectplanning is in deze paragraaf uitgewerkt op basis van de informatie die bij het opstellen van dit jaarplan bekend is bij de stafafdeling Facilitair Management. Dit betekent dat ten aanzien van de ontwikkeling van BVG-en vrij veel gedetailleerde gegevens beschikbaar zijn. Ten aanzien van de andere type projecten is meer op hoofdlijnen aangegeven welke projecten er in 2006 zullen worden uitgevoerd. De projecten zijn in de volgende paragraaf niet per vestiging genoemd maar per district. De reden hiervoor is dat het in de praktijk nogal eens voorkomt dat het ene project doorschuift naar een ander jaar, terwijl een ander project juist eerder gereed is dan gepland. Het jaarplan geeft een beeld op hoofdlijnen aan en in detail ingaan op individuele projecten is in dit kader niet zinvol.

2.4.1

Ontwikkeling bedrijfsverzamelgebouwen

Conform de BVG-monitor 1e kwartaal 2005 zullen per district de volgende aantallen bedrijfsverzamelgebouwen (excl. tijdelijke BVG-en) in gebruik worden genomen. District

Aantal BVG-

Aantal BVG-en

Realisatie BVG-

Aantal BVG-en

% totaal aan-

en per 01-01-

per 31-12-05

en in 2006

per 31-12-06

tal vestigingen

05

per 31-12-06

Noord

3

8

4

12

63%

Zuid-West

5

12

5

17

71%

Zuid-Oost

5

9

1

10

53%

Oost

5

10

5

15

65%

Midden-West

7

11

3

14

56%

Noord-West

4

10

-

10

53%

TOTAAL

29

60

18

78

60%


6

Zoals aangegeven kent de ontwikkeling van de BVG-planning kent veel dynamiek. Om dit te illustreren is de BVG-monitor uit mei 2004 vergeleken met de BVG-monitor dd. februari 2005 (zie figuur 1). Hieruit blijkt dat de BVG-vorming tot en met 2005 redelijk in de pas loopt. Na 2005 echter loopt het aantal gerealiseerde BVG-en achter op dat wat in mei 2004 was voorspeld. Deze achterstand wordt pas in 2009 e.v. jaren ingelopen. Figuur 1

Voortgang BVG-vorming (vergelijking prognose mei 2004 vs. 1e kwartaal 2005)

aantal gerealiseerde BVG-en (cumulatief)

140

monitor mei 2004

130

2001 2002 2003

120

2004 2005 2006 2007 2008 2009 e.v.

110

monitor 1e kwartaal 2005 (excl. CWI+)

monitor 1e kwartaal 2005 (incl. CWI+)

6 8 23

6 8 23

6 8 23

43 66 96 111 125 125

29 60 78 92 106 129

43 65 82 96 107 129

monitor mei 2004

monitor 1e kwartaal 2005 (excl. CWI+)

100 90

monitor 1e kwartaal 2005 (incl. CWI+)

80 70 60

35

50

30

25

40

20

30

15

10

20

5

0

10

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009 e.v.

0 2001

2002

2003

2004

2005 tijd

2006

2007

2008

2009 e.v.

In de onderstaande figuur is het gerealiseerde (tot en met 2004) en verwachte (vanaf 2005) tempo van BVG-vorming weergegeven. Figuur 2

BVG-ontwikkeling 2001-2009 e.v. 140 120 aantal BVG-en (cum.)

1

100

4 4

80

129

5

60

116 106 92

40

78

14 60

20 23

0

6

2001

29

8

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010 e.v.

op basis van BVG-masterplanning dd. 28-02-2005

BVG

tijdelijke BVG


7

2.4.2

Verbetering van bestaande bedrijfsverzamelgebouwen

Indien enige tijd na oplevering van een BVG-locatie blijkt dat bijvoorbeeld het referentiewerkproces nog verbeterd kan worden of nog niet naar behoren kan worden uitgevoerd, zullen, na gedegen onderzoek, de noodzakelijk geachte investeringen doorgevoerd worden. In 2005 is dit onder meer aan de orde geweest voor CWI-vestigingen in BVG Hilversum, BVG Eindhoven en BVG Alphen aan de Rijn. In de begroting 2005 is een bedrag gereserveerd van € 725.000. Gelet op het teruglopen van de faalkosten (het repetitie-effect treedt steeds duidelijker op) zal dit bedrag de komende jaren lager zijn. De concrete projecten voor 2006 zijn nog niet bekend. De geraamde investeringskosten bedragen € 500.000. Dit bedrag kan overigens wijzigen als gevolg van experimenten t.b.v. het primaire proces.

2.4.3

Verbouwing van bestaande CWI-vestigingen (niet zijnde BVG)

Voor CWI-locaties waar het referentiewerkproces niet naar behoren kan worden uitgevoerd (bijvoorbeeld omdat het beschikbare vloeroppervlakte voor beursvloer en frontoffice ver beneden de norm is) of waarbij de inrichting niet ARBO-conform is en/of niet wordt voldaan aan overige wet- en regelgeving, kunnen ingrepen c.q. verbouwingen noodzakelijk zijn. Gelet op het rendement van de benodigde middelen wordt hierbij het criterium gehanteerd dat het CWI nog minimaal 4 jaar op de huidige locatie zal blijven gehuisvest. Op basis van de huidige prognoses zullen er in 2006 op 13 locaties verbouwingen plaatsvinden. In totaal is hiervoor een investeringsbudget van € 2.950.000 gereserveerd, oftewel een gemiddelde kostenniveau van € 225.000 per locatie. Verdeeld over de districten is het volgende beeld zichtbaar:

Aantal

N

ZW

ZO

O

MW

NW

1

1

1

3

5

2

verbouwingen

2.4.4

Tijdelijke huisvesting elders

In een zeer beperkt aantal gevallen is het noodzakelijk dat een CWI-vestiging naar een andere locatie verhuist die nog niet als een BVG-locatie kan worden beschouwd. Hiervan is sprake als een huurcontract niet wordt verlengd door de verhuurder of wanneer CWI de huisvestingssituatie volstrekt afkeurt en ook geen investering wenst te plegen in het pand. Voor 2006 is één tijdelijke herhuisvesting voorzien in District Noord-West. Het bijbehorende investeringsbudget bedraagt € 567.000.


8

3.

HET GLOBAAL PROGRAMMA VAN EISEN

Het centraal programma van eisen is het kader voor ontwerpende partijen bij het vervaardigen van ontwerpen voor CWI’s in een bedrijfsverzamelgebouw.

3.1

Hoofdaandachtsgebieden Centraal Programma van eisen Huisvesting CWI

In onderstaand schema zijn de hoofdaandachtsgebieden weergegeven die zijn vastgelegd in het Centraal Programma van eisen (CPvE). Het CPvE is het kader voor het opstellen van lokale programma’s van eisen. Beschrijving CWI-organisatie

Huisstijl

Het kader van de wetgever

Doelstellingen huisstijl

Structuur Organisatie Centra Werk en Inkomen

Onderdelen Huisstijl

Missie/ visie en uitgangspunten CWI

•

Signing

Kader deelname Bedrijfsverzamelgebouw

•

Gebouwde omgeving (losse en vaste inrichtingselementen)

Organisatiestructuur en werkprocessen

Kleuren

CWI-vestiging

Vorm en materiaalgebruik

Organisatiestructuur Werkprocessen CWI-vestiging •

Primaire proces

•

Bestuurlijk proces

•

Secundair proces

Facilitaire Dienstverlening

Veiligheid

Klanten CWI

Arbo-beleid

Van functionaliteit naar inrichtingsconcept

CWI in BvG

Basisfunctionaliteiten Relatieschema

Randvoorwaarden

Inrichtingsconcept

Financiële randvoorwaarden

•

Infobalie

•

De beursvloer

•

•

Front-office

•

Huur

•

Back-office

•

Model ten behoeve van Projectkosten

m²

Ruimteoverzicht

(investeringen) •

Functionele eisen Locatie Totale huisvesting Primaire ruimten •

Infobalie

•

Beursvloer

•

Front-office

•

Back-office

Kengetallen oppervlakte / ruimtegebruik / aantal

Model voor jaarlijkse huisvestingskosten

Milieu Eisen •

Keuze leveranciers

•

Keuze producten

Eisen aan ICT

Ondersteunende en specifieke ruimten Berekening benodigd oppervlak


9

3.2

Normeringsgrondslagen benodigd oppervlak

Voor CWI vestigingen wordt met een landelijk gemiddelde norm gerekend van 29 m2 VVO (verhuurbaar vloeroppervlak) per FTE. Deze norm is inclusief de oppervlakte voor de beursvloer. Relatief kleine vestigingen zullen boven deze norm uitkomen als gevolg van de eisen welke aan de klantomgeving (infobalie en beursvloer) gesteld worden. Relatief grote vestigingen komen daarentegen lager uit, zie de tabel onderaan deze pagina. Uiteraard kan het werkelijke aantal gehuurde m²’s afwijken van de norm als gevolg van lokaal-specifieke factoren (zoals: “knip- en snijverliezen”, onderhuur aan derden).

Infobalie + beursvloer Bij de bepaling van de oppervlakte van de klantomgeving wordt de volgende tabel gehanteerd: 1

2

3

4

5

Totaal FTE’s

Totaal FTE’s

Totaal FTE’s

Totaal FTE’s

Totaal FTE’s

5-10

11-25

26-40

41-55

56-75

2

140 m VVO

2

2

180 m VVO

230 m VVO

2

345 m VVO

400 m 2 VVO

Frontoffice Het aantal werkplekken wordt vastgesteld aan de hand van het aantal adviseurs conform de volgende formule: aantal werkplekken = aantal adviseurs/3 + 1 Werkplek adviseur : 10 m2 FNO 10*1,35 = 13,5 m2 VVO (gesloten werkplek) : 12 m2 FNO 12*1,35 = 16,2 m2 VVO (open/semi-open werkplek)

Backoffice Vestigingsmanager : 18 m2 FNO 18*1,35 = 24,3 m2 VVO Coördinator : 12 m2 FNO 12*1,35 = 16,2 m2 VVO Werkplekken adviseurs (flex) : aantal adviseurs/3

Ruimtebehoefte generiek (inclusief pantries, vergaderruimten e.d.): Aantal FTE’s Vestiging

Beursvloer grootte

Gemiddeld m 2 VVO per FTE

m 2 VVO 5-10

140

64

11-25

180

33

26-40

230

27

41-55

345

26

56-75

400

21

CWI gemiddeld (vestigingen)

29

HK/DK

24

CWIS (call-centrum CWI)

18


10

3.3

Ontwikkeling m²-gebruik

In figuur 3 is de prognose weergegeven van het aantal door CWI gehuurde m²’s. Er is onderscheid gemaakt naar het m²-gebruik van de vestigingen, JUZA, de hoofd- en districtskantoren, en CWIS. CWIS (CWI Service) is het landelijke klantcontactcentrum van CWI t.b.v. de stroomlijning van inkomende telefoongesprekken. Figuur 3

ontwikkeling van de totale portefeuille naar onderdelen 250.000

aantal m² vvo

200.000

150.000 CWIS JUZA HK + DK vestigingen

100.000

50.000

0 05

06

07

08

09

10

jaren

Figuur 3 laat een daling van het aantal m²’s zien. Deze daling is het gevolg van: • BVG-vorming : panden waar, in verband met het verkregen hoofdhuurderschap in voormalige Arbeidsvoorzieningspanden, een overschot aan m²’s bestaat worden afgestoten en er wordt “op maat” gehuurd in de nieuwe panden • Terugloop van het aantal fte-en In figuur 4 is de opbouw van het aantal m²’s van de vestigingen (de blauwe kolommen in figuur 3) verbijzonderd. Figuur 4

invulling van aantal m² vvo CWI vestigingen 250.000

aantal m² vvo

200.000

150.000

onderverhuur bouwleegstand leeg na vertrek flexibele ruimte norm (km 09 / km 10)

100.000

50.000

0 05

06

07

08

09

10

jaren


11

Dankzij deze verbijzondering is een nadere analyse mogelijk van de huurportefeuille. Een aantal zaken valt dan op: Normatief vloeroppervlak daalt Doordat het aantal fte-en in 2006 zal dalen ten opzichte van 2005, neemt het aantal m²’s dat volgens de CWI-norm gehuurd mag worden ook af. Voor de jaren 2007 – 2010 zijn conform het Meerjarenbeleidsplan CWI de fte’s 2006 gehanteerd. Flexruimte neemt toe Omdat huurcontracten tussentijds niet (zonder grote financiële compensatie) kunnen worden aangepast, betekent een verlaging van het normatieve vloeroppervlak een verhoging van de flexibele ruimte. Pas na afloop van een huurcontract kan bij de verlenging worden gestuurd op de afname van minder m²’s. De flexibele ruimte zal in 2006 voor een substantieel deel kunnen worden benut in relatie tot aanvullende dienstverlening (ESF). Toename “dubbele huur”-problematiek Door BVG-vorming, en de daaraan gekoppelde verhuizing naar andere panden, ontstaat in een aantal situaties leegstand in het verlaten pand; het tijdstip van afloop van het ‘oude’ huurcontract loopt niet gelijk met het tijdstip van het begin van het ‘nieuwe’ huurcontract. Doordat in 2006 en in 2007 relatief veel verhuizingen naar BVG-en zullen plaatsvinden, is de dubbele-huur problematiek in deze jaren het grootst. Beheersing leegstand De onderdelen “flexibele ruimte”, “leeg na vertrek” en “bouwleegstand” worden tezamen ook wel aangeduid met de term leegstand. Daar waar het flexibele ruimte betreft is deze leegstand niet altijd fysiek aanwezig, bijvoorbeeld door de inzet van tijdelijk personeel. CWI is op meerdere fronten actief om de leegstandsproblematiek te beheersen. Het spreekt voor zich dat zij daarbij tot op zekere hoogte beperkt is in haar mogelijkheden : deels vanuit de “erfenis” van te grote Arbvo-panden uit het verleden en deels vanwege specifieke lokale marktomstandigheden. Met name door de intensieve samenwerking met UWV inzake het huisvesten van front-office medewerkers van UWV in CWI-vestigingen is een deel van de leegstand opgelost. Specifieke acties van CWI om de leegstandskosten te beperken zijn: • Stimuleren onderverhuur; • Afstoten van ruimten c.q. afkoop huur-contracten (indien financieel aantrekkelijk); • Aanhuren van “op maat gesneden” vloer-oppervlak; deze mogelijkheid doet zich voor t.a.v. zowel nieuwe huurcontracten bij verhuizing naar een BVG als bij het opnieuw afsluiten (= verlengen) van bestaande huurcontracten (voor veel voormalige Huvema-panden kan dit in 2007 gebeuren; • Zoeken naar opvolgende huurders; • Strakke sturing op de factor tijd bij realisatie inbouwpakket; • Huidige huisvesting, waarin leegstand aanwezig is, propageren als toekomstig bedrijfsverzamelgebouw • Afdwingen huurvrije perioden.


12

4.

4.1

FINANCIEN

Exploitatiekosten huisvesting

In deze paragraaf komen de exploitatielasten op het gebied van huisvesting aan de orde. In paragraaf 4.1.1. worden de huurkosten nader weergegeven. De huurkosten vormen immers meer dan de helft van de totale exploitatiekosten per fte. In paragraaf 4.1.2. worden vervolgens de totale exploitatielasten op het gebied van huisvesting weergegeven.

4.1.1

Huurkosten

In figuur 5 is een prognose van de huurkosten in de jaren 2005 – 2010 weergegeven. De trend van de huurkosten loopt vrijwel parallel met de trend van het aantal m²’s : een piek in 2006, daarna gestaag dalend in de periode 2007 – 2010. totaal huurkosten

Figuur 5 35.000

30.000

bedragen * € 1000

25.000

20.000

CWIS Juza HK + dk-en vestigingen

15.000

10.000

5.000

0 05

06

07

08

09

10

jaren

Uit figuur 5 blijkt dat de schommelingen met name de huurkosten van de vestigingen betreffen. Alle thans voorziene mutaties hebben namelijk betrekking op de verhuizing van CWI-vestigingen naar bedrijfsverzamelgebouwen. Overige mutaties (hoofdkantoor, districtskantoren, Juza en CWIS) zijn op het moment waarop het voorliggende meerjarenbeleidsplan is opgesteld niet aan de orde. Ten aanzien van de ontwikkeling van de huurkosten is een redelijk behoudende koers gevolgd. Het effect van een lagere afname van m²’s bij tussentijdse afloop van het huurcontract is niet in de prognose verwerkt, aangezien moeilijk voorspelbaar is in welke mate hierover accoorden kunnen worden gesloten met verhurende partijen en wat dit uitgedrukt in euro’s betekent.


13

4.1.2

Vergelijking huurkosten met meerjarenbeleidsplan 2004-2009

In vergelijking tot de prognose uit het meerjarenbeleidsplan huisvesting 2004-2009 kunnen de huurkosten naar beneden worden bijgesteld (zie figuur 6). De lichte kolommen zijn afkomstig uit het vorige meerjarenbeleidsplan, de donkerder kolommen betreffen de huidige berekeningen. totaal huurkosten

Figuur 6 40.000

35.000

bedragen * € 1000

30.000

25.000 CWIS juza HK + dk vestigingen

20.000

15.000

10.000

5.000

10 mjb 05

09 mjb 05

09 mjb 04

08 mjb 05

08 mjb 04

07 mjb 05

07 mjb 04

06 mjb 05

06 mjb 04

05 mjb 05

04

05 mjb 04

-

jaren

De daling van de netto huurkosten (inclusief onderhuuropbrengsten) van de CWI-vestigingen wordt veroorzaakt door drie factoren (zie figuur 7): 1. Afname van het aantal fte-en waardoor de genormeerde vloeroppervlakte ook afneemt. In de eerste jaren wordt dit effect nog tenietgedaan doordat het overschot (flexibele ruimte) juist toeneemt (communicerende vaten). Dit laatste als gevolg van de aanhuur van panden in de periode 2002 – 2005 toen de daling van de formatie nog niet in het Meerjarenbeleidsplan was opgenomen. Ook de vertraagde BVG-planning speelt een rol; 2. Afname van de leegstand na vertrek: doordat de BVG-planning vertraging heeft opgelopen, is de tijd tussen het moment van vertrek naar een ander pand en de afloop van het ‘oude’ huurcontract minder groot3; 3. Ook zijn er meer m²’s onderverhuurd (beleid van CWI is om een deel van de ruimten te verhuren aan frontoffice UWV en overige ketenpartners). Figuur 7

invulling aantal m² vvo CWI vestigingen 250.000

aantal m² vvo

200.000

150.000

onderverhuur bouwleegstand leeg na vertrek flexibele ruimte norm (km 09 / km 10)

100.000

50.000

10 mjb 05

09 mjb 05

09 mjb 04

08 mjb 05

08 mjb 04

07 mjb 05

07 mjb 04

06 mjb 05

06 mjb 04

05 mjb 05

05 mjb 04

04

-

jaren

3

Er is van uitgegaan dat er ‘op maat’ een extra termijn kan worden bijgehuurd indien er door vertraging in de BVG-planning

de einddatum van het huurcontract wordt overschreden.


14

4.1.3

Ontwikkeling huisvestingskosten

De ontwikkeling van de huisvestingskosten per fte is weergegeven in figuur 8. In deze figuur zijn de huisvestingskosten van de diverse CWI-onderdelen naast elkaar gezet. Twee zaken springen daarbij in het oog: Huisvestingskosten per fte

Figuur 8 18.000

16.000

14.000

bedragen in €

12.000

Hk en dk-en

10.000

vestigingen juza

8.000

CWIS

6.000

4.000

2.000

0 2005

2006

2007

2008

2009

2010

jaren

1. De kosten per fte van de vestigingen maken in 2006 e.v. een grote sprong omhoog ten opzichte van het jaar 2005. Dit is te wijten aan de forse vermindering van het aantal fte’s (750) in 2006 e.v.. Omdat de kosten niet direct dalen (contracten kunnen niet snel worden opgezegd), worden de kosten per fte dus hoger. 2. Er is sprake van markante verschillen tussen de verschillende CWI-onderdelen. Dat de huisvestingskosten per fte van de vestigingen ver boven de anderen uitstijgen houdt vooral verband met het gemiddeld hogere aantal m² per fte (o.a. beursvloereffect). Ook valt op dat de kosten voor het hoofdkantoor en het districtskantoor relatief hoger zijn dan die van JUZA en CWIS. De belangrijkste reden hiervoor is dat de HK/DK-panden in ruimere panden zijn gehuisvest met het oog op de diverse projecten die zijn/worden uitgevoerd. De tijdelijke/externe medewerkers (fte’s) die bij deze projecten betrokken zijn/waren zijn niet meegeteld bij de fte’s van HK en DK. De m²’s zijn dus wel meegerekend, maar de extra fte’s niet; de teller is groter, de noemer is kleiner. Huisvestingskosten per fte (alleen vestigingen)

Figuur 9 18.000

16.000

14.000

12.000 bedragen in €

nutsvoorzieningen onderhoudskosten

10.000

schoonmaakkosten service-kosten kosten inbouwpakket

8.000

kosten agv extra investeringen huurkosten

6.000

4.000

2.000

0 05

06

07

08

09

10

jaren


15

4.2

Investeringen

4.2.1

Meerjarenprognose BVG-investering

In onderstaande grafiek is het investeringsvolume m.b.t. de inrichting van CWI-vestigingen in BVG-en weergegeven. Als gevolg van vertraagde BVG-vorming (zie figuur 1) zal het investeringsvolume zich minder snel ontwikkelen dan op grond van de BVG-planning dd. mei 2004 mocht worden aangenomen. Doordat in dit voorliggende meerjarenbeleidsplan is uitgegaan van een reductie van het aantal fte’s komen de uiteindelijke investeringskosten lager uit.

Ontwikkeling BVG-investeringen (inrichtings- en advieskosten) 70

Budgetuitputting cumulatief (* € mln.)

60

50

mjbp 04-09

40

mjbp 05-10 30

20

jan-11

jan-10

jan-09

jan-08

jan-07

jan-06

jan-05

jan-04

jan-03

0

jan-02

10

jaren

Figuur 10

Overigens hebben de weergegeven investeringsbedragen betrekking op de inrichtingskosten (norm : € 420,--/m² vvo incl. BTW) en de advieskosten voor architect, adviseurs, projectmanagement c.a. (norm : gem. € 97,--/m² vvo incl. BTW).

4.2.2

Investeringsplanning 2006-2010

Op basis van de projectenplanning is de investeringsbegroting voor de periode 2006-2010 opgesteld. Deze investeringsplanning is op onderdelen gewijzigd ten opzichte van het meerjareninvesteringskader 2005-2009. De oorzaak hiervan is met name gelegen in de minder snelle BVG-vorming tot en met 2006. Ten opzichte van het meerjaren begrotingskader 2005 – 2009 betekent e.e.a. dat er in de jaren 2009 e.v. hogere investeringsbudgetten moeten worden gevoteerd. De investeringsbegroting huisvesting 2006 – 2010 is weergegeven in figuur 11 op de volgende bladzijde.


16

Investeringsplanning huisvesting 2005 - 2010

Figuur 11

Omschrijving

Bedrag 2005

Bedrag 2006

Bedrag 2007

Bedrag 2008

Bedrag 2009

Bedrag 2010

Totaal 2005 -2010

15.707.000

7.203.000

4.876.000

4.743.000

4.500.000

4.244.000

41.273.000

972.000

966.000

468.000

449.000

8.731.000

1.0

BVG-vorming, advies- en inrichtingskosten

2.0

Meubilair (vestigingen + juza)

4.044.000

1.832.000

3.0

Doorontwikkeling CWI-panden

3.451.000

2.950.000

6.401.000

4.0

Doorontwikkeling BVG-panden

725.000

500.000

1.225.000

5.0

Programmamanagement

500.000

500.000

6.0

Tijdelijke huisvesting

0

567.000

7.0

Implementatie huisstijl

2.424.000

614.000

515.000

508.000

487.000

452.000

5.000.000

8.0

Huisvesting JUZA

597.000

205.000

185.000

184.000

379.000

394.000

1.944.000

9.0

Onderhoud

300.000

300.000

330.000

360.000

390.000

420.000

2.100.000

0

0

0

0

0

0

0

96.000

75.000

350.000

156.000

130.000

255.000

1.062.000

10.0 Wijziging werkprocessen 11.0 Verhuizingen

100.000

100.000

1.200.000 567.000

12.0 Bijzondere verbouwingen

0

13.0 Signing

504.000

128.000

120.000

104.000

88.000

96.000

1.040.000

14.0 Toegangscontrole

339.000

86.000

81.000

70.000

59.000

65.000

700.000

28.687.000

14.960.000

7.529.000

7.191.000

6.501.000

6.375.000

71.243.000


17

5.

ORGANISATIE EN PROCEDURES

In de procesgang BVG-realisatie zijn de activiteiten, verantwoordelijkheden en communicatielijnen in het kader van de totstandkoming van bedrijfsverzamelgebouwen vastgelegd. Hiermee kan de kwaliteit van de besluitvorming over o.a. de vrijgave van investerings-budgetten en aangaan van huurverplichtingen worden verbeterd (zonder overigens afbreuk te doen aan de mogelijkheid om min of meer bijzondere samenwerkingsverbanden te vormen). Het bijbehorende processchema is op de volgende bladzijde afgebeeld.


18

Overzicht procesgang BVG-realisatie fasering

Versie 1.0 0. Vooroverlegfase

1. Initiatieffase

2. Definitiefase

3. Ontwerpfase

4. Voorbereidingsfase

5. Realisatiefase

6. Nazorgfase

Samenwerking in de keten is het begin van gezamenlijke huisvesting

Door middel van een haalbaarheidsstudie wordt de locatiekeuze gemaakt

De samenwerking in het bouwproces wordt vastgelegd en de huisvestingseisen worden gedefinieerd

De indeling en inrichting van het gebouw worden in een iteratief proces bepaald.

Het ontwerp wordt technisch gedetailleerd en uitvoerende partijen worden geselecteerd

Het plan wordt gerealiseerd. Na de verhuizing kan het pand in gebruik worden genomen.

Het project wordt technisch en administratief afgerond.

O-3.1 Deelopdracht aan architect (fase 3)

O-4.1 Deelopdracht aan architect (fase 4.2)

O-5.1 Opdracht aan aannemer

O-4.2 Opdracht aan bouwmanagementbureau (fase 4.2 t/m 6)

O-5.2 Opdracht aan overige leveranciers

vergunningen

budgetvrijgave + contractvorming RvB

beslisdocumenten DM

UWV

voortgangs-documenten

opdrachten

O-1.1 pm Zoekopdracht aan makelaar

O-1.2 pm Opdracht aan B/W/E-adviseurs

O-1.3 pm Deelopdracht aan architect (vlekkenplan)

O-5.3 Coördinatie leveringen afd. IM

VD-0.1 Verslagen lokale stuurgroep BVG

VD-1.1 pm rapportage makelaar

VD-2.1 Verslagen overleg met ketenpartners

VD-3.1 Concept ontwerp(en) incl. ARBO-toets en elementenkostenraming

VD-4.1 Bestek en tekeningen + directiebegroting (toetsing bouwmngmnt.)

VD-5.1 Verslagen bouwvergaderingen (incl. meer-/minderwerk)

VD-6.1 Opleverings-protocol UWV

VD-0.2 Dienstverleningsconcept

VD-1.2 pm rapportage B/E/Wadviseurs

VD-2.2 Programma van eisen

VD-3.2 Verslagen projectgroep

VD-4.2 Overzicht aanbestedingsresultaten

VD-5.2 Procesverbaal van oplevering

VD-6.2 Ingebruikname-protocol CWI

VD-3.3 Elementenkostenraming

VD-4.3 Exploitatiekostenoverzicht

VD-5.3 Verhuisplan

VD-6.3 Evaluatiedocument

VD-4.4 Uitvoeringsplanning

VD-5.4 Revisiedossier

U-4.1 Akkoordverklaring afwijkingen ontwerp

U-5.1 Akkoordverklaring afwijkingen / meer- en minderwerk

VD-1.3 Ruimtestaat + (eventueel) vlekkenplan

VD-1.4 Budgettering investeringen en exploitatiekosten

U-0.1 Ondertekening dienstverleningsconcept

U-1.1 Akkoordverklaring haalbaarheidsstudie (UWV-deel)

U-2.1 Akkoordverklaring PVE (UWV-deel)

U-3.1 Akkoordverklaring ontwerp + elementenkostenraming

U-6.1 Akkoordverklaring eindafrekening

U-5.2 Ondertekening opleverings-protocol

BD-0.1 Startdocument BVG

BD-1.1 Haalbaarheids-onderzoek

BD-2.1 Samenwerkingsconvenant

BD-3.1 Ontwerp + elementenkostenraming

BD-4.1 Projectplan realisatiefase

BD-5.1 Beslisdocumenten meer/minderwerk

BD-6.1 Eindafrekening

BD-2.2 Programma van eisen

BC-0.1 Budgetvrijgave advieskosten fase 1 t/m fase 3

BC-3.1 Budgetvrijgave bouwmanagement en uitvoering fase 4 t/m fase 6

BC-1.2 / 2.2 Huurintentie-overeenkomst of belangstellingsverklaring

BC-6.1 Goedkeuring eindafrekening

BC-4.2 / 5.2 Facilitaire overeenkomst

BC-2.3/ 3.3 / 4.3 Huurcontract

V-3.1 Toestemming gebouweigenaar

V-4.1 pm Sloopvergunning

V-3.2 pm Bouwvergunning


V-5.1 Gebruiksvergunning

V-5.2 pm Goedkeuring brandweer

19

Bijlage 1 Tabellen behorende bij grafieken

Tabel 1 behorend bij figuur 3 Ontwikkeling van de totale portefeuille op pagina 11

Vestigingen HK + DK JUZA CWIS totaal

2005 191.300 16.800 7.500 0 215.600

2006 194.000 16.800 7.400 3.900 222.100

2007 186.800 16.700 7.300 3.900 214.700

2008 171.900 16.100 7.300 3.900 199.200

2009 159.700 16.100 7.100 3.900 186.800

2010 145.700 16.100 7.300 3.900 173.000

Tabel 2 behorend bij figuur 4 Invulling van het aantal m² vvo CWI vestigingen op pagina 11

norm (km 09 - 10) flexibele ruimte leeg na vertrek bouwleegstand onderverhuur totaal

2005 103.300 44.700 9.900 8.300 25.000 191.200

2006 80.600 68.100 19.700 5.900 19.600 193.900

2007 80.600 64.600 20.900 2.900 17.800 186.800

2008 80.600 58.300 13.000 2.300 17.800 172.000

2009 80.600 48.600 10.400 2.400 17.800 159.800

2010 80.600 38.700 6.600 2.100 17.800 145.800

Tabel 3 behorend bij figuur 5 Invulling van aantal m² vvo CWI vestigingen op pagina 13

Vestigingen HK + DK JUZA CWIS totaal

2005 26.700.000 2.900.000 1.100.000 0 30.700.000

2006 27.600.000 2.900.000 1.100.000 600.000 32.200.000

2007 27.200.000 2.800.000 1.100.000 600.000 31.700.000

2008 25.800.000 2.700.000 1.100.000 600.000 30.200.000


2009 24.400.000 2.700.000 1.100.000 600.000 28.800.000

2010 22.600.000 2.700.000 1.200.000 600.000 27.100.000

20

Tabel 4 behorend bij figuur 6 Totaal huurkosten op pagina 14

Vestigingen

HK + DK

JUZA

CWIS

totaal

2004 mjb 04

26.200.000

3.100.000

1.000.000

0

30.300.000

2005 mjb 04

29.100.000

3.100.000

1.100.000

0

33.300.000

2005 mjb 05

26.700.000

2.900.000

1.100.000

0

30.700.000

2006 mjb 04

31.900.000

3.100.000

1.100.000

0

36.100.000

2006 mjb 05

27.600.000

2.900.000

1.100.000

600.000

32.200.000

2007 mjb 04

30.700.000

3.100.000

1.100.000

0

34.900.000

2007 mjb 05

27.200.000

2.800.000

1.100.000

600.000

31.700.000

2008 mjb 04

27.800.000

3.100.000

1.200.000

0

32.100.000

2008 mjb 05

25.800.000

2.700.000

1.100.000

600.000

30.200.000

2009 mjb 04

25.900.000

3.100.000

1.200.000

0

30.200.000

2009 mjb 05 2010 mjb 05

24.400.000 22.600.000

2.700.000 2.700.000

1.100.000 1.200.000

600.000 600.000

28.800.000 27.100.000

Tabel 5 behorend bij figuur 7 Invulling aantal m² vvo CWI vestigingen op pagina 14

2004 2005 2005 2006 2006 2007 2007 2008 2008 2009 2009 2010

mjb mjb mjb mjb mjb mjb mjb mjb mjb mjb mjb mjb

04 04 05 04 05 04 05 04 05 04 05 05

norm km 09 - 10 106.000 106.000 103.300 106.000 80.600 106.000 80.600 106.000 80.600 106.000 80.600 80.600

flexibele ruimte 41.000 42.000 44.700 37.000 68.100 28.000 64.600 24.000 58.300 22.000 48.600 38.700

leeg na vertrek 8.000 33.000 9.900 56.000 19.700 51.000 20.900 29.000 13.000 19.000 10.400 6.600

bouwleegstand 8.000 8.000 8.300 7.000 5.900 4.000 2.900 3.000 2.300 0 2.400 2.100

onderverhuur 27.000 19.000 25.000 14.000 19.600 14.000 17.800 14.000 17.800 14.000 17.800 17.800

totaal 190.000 208.000 191.200 220.000 193.900 203.000 186.800 176.000 172.000 161.000 159.800 145.800

Tabel 6 behorend bij figuur 8 Totaal huisvestingskosten op pagina 15

Vestigingen HK + DK JUZA CWIS

2005 11.300 10.400 6.000 0

2006 15.900 10.300 6.500 5.100

2007 16.200 10.300 6.400 5.100


2008 15.400 9.800 6.500 5.200

2009 14.500 9.800 6.700 5.200

2010 13.600 9.800 7.200 5.300

21

Tabel 7 behorend bij figuur 9 Huisvestingskosten per fte (alleen vestigingen) op pagina 15

huurkosten kosten agv extra investeringen kosten inbouwpakket service-kosten schoonmaakkosten onderhoudskosten nutsvoorzieningen totaal

2005 6.500 600 1.000 1.100 1.200 200 700 11.300

2006 8.800 1.200 1.600 1.500 1.500 300 1.000 15.900

2007 8.800 1.500 1.800 1.500 1.500 200 900 16.200

2008 8.400 1.300 2.000 1.300 1.400 200 800 15.400

2009 7.800 1.100 2.100 1.200 1.300 200 800 14.500

2010 7.200 900 2.300 1.100 1.200 200 700 13.600

Algemeen: Alle kosten zijn gebaseerd op prijspeil 2005. Er is geen rekening gehouden met toekomstige prijsstijgingen.


22

JAARPLAN EN MEERJARENPLAN HUISVESTING CWI

Recommend Documents