Jaarplan Huisvesting 2005
Datum: 30 november 2004
Inhoudsopgave
1
Managementsamenvatting................................................. 2
2
Inleiding ........................................................................ 3
3
Organisatie Huisvesting .................................................... 4
4
Planning......................................................................... 6
5
Financiële planning .........................................................11
1
1 Managementsamenvatting In het Jaarplan Huisvesting 2005 worden de strategische huisvestingsaspecten uit het Meerjarenbeleidplan vertaald naar een concrete planning voor huisvesting in 2005. In het Jaarplan 2005 wordt invulling gegeven aan hoe de huisvestingsoperatie wordt gefinancierd en georganiseerd.
HIGHLIGHTS JAARPLAN 2 0 0 5 : Van de 17 projecten die in 2005 onderhanden zijn, is de volgende opdeling gemaakt: Projecten gestart in 2004: §
5 front- en backoffices (Almere, Groningen, Hengelo, Rotterdam “Kop van Zuid” en Zwolle)
§
2 zelfstandige frontoffices (Den Bosch en Goes)
§
Het hoofdkantoor (gebouw D van La Guardia Plaza)
De locaties Zwolle en Den Bosch zijn bedrijfsverzamelgebouwen. Projecten op te starten in 2005: §
5 front- en backoffices (Amsterdam, Leeuwarden, Heerlen, Leiden en Utrecht)
§
4 zelfstandige frontoffices (Assen, Doetinchem, Emmen en Haarlem)
De locaties Leiden, Assen en Emmen zijn bedrijfsverzamelgebouwen. In Haarlem is het streven om in een bestaand UWV pand een bedrijfsverzamelgebouw te realiseren.
FINANCIE RI NG Om dit te realiseren is de investeringsbegroting voor 2005 vastgesteld op € 77,4 miljoen. Voor de exploitatie 2005 is een begroting opgesteld van € 133,4 miljoen voor huisvestingskosten.
MIGRA TIE In totaal worden in 2005 circa 38 huurovereenkomsten beëindigd, waarvan 26 aan het einde van de contractperiode aflopen en niet meer verlengd worden. Twaalf panden worden vóór datum einde huurovereenkomst afgestoten. Het personeel wordt geherhuisvest in andere UWV-panden.
2
2 Inleiding Voor u ligt het Jaarplan Huisvesting 2005, waarin de tactische aspecten beschreven van de UWV-huisvestingsoperatie voor 2005. Het Jaarplan is het kader voor het toetsen van afzonderlijke huisvestingsbeslissingen. Bij verandering in uitgangspunten in het Meerjarenbeleidplan wordt het Jaarplan getoetst en zonodig geactualiseerd.
DO ELS TELLING De eerste doelstelling is het realiseren van de eenwording van UWV. De huidige kantorenorganisatie van UWV is sterk versnipperd en dat heeft directe consequenties voor de integratie van de bedrijfsprocessen en de besturing van de organisatie. Naast de eerste doelstelling heeft UWV tegelijkertijd te maken met de tweede doelstelling; het behalen van de vastgestelde krimp. De directie Huisvesting houdt in dit plan rekening met een geplande krimp van 1.654 fte, waardoor ultimo 2005 circa 18.031 fte voor UWV zullen werken.
PRO CES In de volgende paragraaf wordt de nieuwe organisatiestructuur huisvesting getoond, daarna de planning voor 2005 gevolgd door een toelichting op de ontwikkeling van m2 en FTE’s. In de laatste paragraaf wordt deze planning vertaald naar cijfers waarbij de totale begroting 2005 wordt weergegeven. De concrete huisvestingsbehoefte van UWV is vastgelegd in Programma’s van Eisen, die in bijlage 1. worden beschreven.
3
3 Organisatie Huisvesting De evaluatie van de organisatiestructuur begin 2004 heeft geleerd dat de interne organisatie adequaat was, maar op een enkel onderdeel kwetsbaar en derhalve verbetering behoeft. UWV heeft besloten een nieuwe organisatiestructuur voor de Huisvesting te introduceren. Verwacht wordt dat eind 2004 de definitieve organisatiestructuur is vastgesteld en goedgekeurd door de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad. De organisatiestructuur zal voldoen aan de uitgangspunten zoals die zijn geformuleerd in het Meerjarenbeleidplan Huisvesting. Deze nieuwe structuur zal in 2005 van kracht zijn.
Organogram Huisvesting (indicatief)
Directeur Huisvesting
Directie Secretariaat
Stafhoofd Control
Hoofd Vastgoed
Hoofd Inrichting
Medewerkers
Medewerkers
De directeur Huisvesting heeft als opdracht het realiseren van de totale huisvestingsbeweging binnen de vastgestelde kaders van het Meerjarenbeleidplan huisvesting en het Jaarplan huisvesting. De directeur Huisvesting legt hiervoor verantwoording af aan de Raad van Bestuur en wordt ondersteund door een professionele groep managers en een secretariaat. Onder de Directeur Huisvesting vallen twee stafafdelingen, te weten een Directie Secretariaat en afdeling Control. De afdeling Control is verantwoordelijk voor de beheersing van de processen van de afdeling huisvesting. De manager Vastgoed gaat aan de hand van het Jaarplan Huisvesting en mogelijke opportunities panden afstoten en incidenteel verwerven. Na verwerving van een nieuw pand volgt de manager Inrichting die met ondersteuning van (deel)projectleiders bouw het huisvestingsproces voltooit. De manager Inrichting is verantwoordelijk voor het inrichten van zowel nieuwe als bestaande panden.
4
Rapportages en jaarcyclus Voor verantwoording van de huisvestingsacties worden (gestandaardiseerde) rapportageformats gebruikt die volgens een vast patroon worden opgesteld. De relatie met de financiële planning heeft een prominente plaats in de rapportages. Het is van belang dat UWV en SZW de ontwikkelingen van huisvesting goed volgen en beleggen. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de jaarcyclus. Daartoe zullen de begroting UWV, het Jaarverslag UWV, de kwartaalverslagen en de Jaarrekening UWV herkenbaar aandacht besteden aan huisvesting. De herijking van het Meerjarenbeleidplan Huisvesting en het Jaarplan Huisvesting zal ook telkens als bijlage bij de begroting gevoegd worden. Voorts is van belang de goedkeuring die de minister van SZW aan individuele besluiten kan geven. Daarvoor is het toetsingskader waarnaast SZW de voorstellen van UWV kan leggen. Bij de beoordeling van afzonderlijke huisvestingsbeslissingen wordt aan de relatie met het Meerjarenbeleidplan Huisvesting en het Jaarplan Huisvesting bijzondere aandacht besteed door SZW. Afwijkingen daarvan motiveert UWV expliciet. Bij het voorleggen van afzonderlijke huisvestingsbeslissingen kan met een beperkte informatieset worden volstaan zoals geformuleerd in het toetsingkader. De regionale kenmerken hebben bij dit kader een prominente rol. Het toetsingskader wordt dan ook de agenda bij gesprekken tussen SZW en UWV wanneer de voorstellen van UWV af zouden wijken van het kader.
Beheer In 2005 zullen door het directoraat Huisvesting beheertaken worden uitgevoerd op de huisvestingportefeuille van ca. 550.000 m2 VVO. Deze taken bestaan o.a. uit huurbetalingen, belastingen, heffingen, verzekeringen, techniek en onderhoud.
5
4 Planning In het Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV is geformuleerd dat de vorming van front- en backoffices in 2008 is afgerond. Het uitgangpunt is dat er zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van huidige UWV-panden. Beide elementen zijn verwerkt in de jaarplanning voor 2005. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de beoogde projectresultaten op het gebied van front- en backoffice vorming, het afstoten van panden, waar nodig met goedkeuring van SZW. De planning van 2005 is onderdeel van de totaalplanning tot en met 2007. Voor eind 2008 wil UWV het volgende resultaat hebben bereikt op het gebied van huisvesting: –
17 front- en backoffices
–
10 zelfstandige frontoffices
–
2 Klanten Contact Centra
–
1 Hoofdkantoor
Als gevolg van de personeelskrimp zal pragmatisch met het aantal backoffices worden omgegaan. Dat kan ertoe leiden dat, waar dat qua ruimtebeslag nodig is, met minder backoffices wordt volstaan. De planning voor 2005 is opgesteld op basis van twee uitgangspunten: (1) een gespreide planning over 2005, 2006 en 2007, (2) het tempo en timing van aflopende huurovereenkomsten laten aansluiten op de timing en tempo van de vorming van frontoffices en front- en backoffices. Een en andere rekening houdend met de geplande krimp in 2005 en de jaren erna. Planning 2005: In 2005 heeft UWV 17 projecten onderhanden. Van de 17 projecten: 8 projecten zijn in 2004 opgestart: §
5 FOBO’s (Almere, Groningen, Hengelo, Rotterdam “Kop van Zuid” en Zwolle)
§
2 FO’s (Den Bosch en Goes)
§
Het hoofdkantoor, La Guardia Plaza
De locaties Zwolle en Den Bosch zijn bedrijfsverzamelgebouwen.
9 projecten worden in 2005 opgestart: §
5 FOBO’s (Amsterdam, Leeuwarden, Heerlen, Leiden en Utrecht)
§
4 FO’s (Assen, Doetinchem, Emmen en Haarlem)
De locaties Leiden, Assen en Emmen zijn bedrijfsverzamelgebouwen. In Haarlem is het streven om in een bestaand UWV pand een bedrijfsverzamelgebouw te realiseren.
6
Van de 17 projecten zullen 9 projecten in 2005 gereed zijn, namelijk; -
het Hoofdkantoor (gebouw D van La Guardia Plaza)
-
Amsterdam, Almere, Groningen, Hengelo en Utrecht (FOBO’s)
-
Haarlem, Goes en Den Bosch (FO’s)
De overige projecten zullen na 2005 afgerond worden. In 2005 zal de financiële afwikkeling als gevolg van het besluit om het ‘Paviljoen’ bij het hoofdkantoor niet te realiseren plaatsvinden.
De projecten 2005 zijn hieronder in een schema weer gegeven.
Meerjarenplanning : peildatum 9 november 2004 Onderwerp
Vastgoed
Inrichting 2004
2005
2006
2007
04 01 02 03 04 01 02 03 04 01 02 03 04 1
UWV Hoofdkantoor HK gebouwen A t/m D
Aangehuurd
Nieuw
10 Front- & Backoffices Amsterdam
Bestaand
Almere
Aangehuurd
Nieuw
Groningen
Aangehuurd
Nieuw
Hengelo
Bestaand
Heerlen
Bestaand
Leeuwarden
Bestaand
Leiden
Nog aan te huren Nieuw
Rotterdam (regio)
Nog aan te huren Nieuw
Utrecht Zwolle 6
Bestaand Aangehuurd
Nieuw
Frontoffices Assen
Nog aan te huren Nieuw
Den Bosch
Nog aan te huren Nieuw
Doetinchem
Nog aan te huren Nieuw
Emmen
Nog aan te huren Nieuw
Goes
Aangehuurd
Haarlem
Nieuw Bestaand
7
Onderstaand overzicht geeft aan welke projecten in 2005 in de planning staan.
Afronden in 2005: 3 front- en backoffices § Almere § Groningen § Hengelo 2 frontoffices § Den Bosch § Goes Hoofdkantoor - Amsterdam Doorlopende projecten: 2 front- en backoffices § Zwolle § Rotterdam Op te starten projecten in 2005: 5 front- en backoffices § Amsterdam § Utrecht § Leeuwarden § Heerlen § Leiden 4 Frontoffices § Haarlem § Doetinchem § Emmen § Assen
In het geval van nieuwe huurovereenkomsten, het verlengen en het afstoten van bestaande contracten van meer dan € 1 mln. wordt voor een project een goedkeuringsverzoek gericht aan de minister van SZW conform het toetsingskader. In 2004 is of zal goedkeuring worden gevraagd voor de volgende projecten: 1. Beëindigen per einde looptijd huurovereenkomst §
Amsterdam, Bos en Lommerplantsoen 1*
§
Amersfoort, Stationsplein 89
§
Zeist, Utrechtseweg 30-40*
2. Kortdurend verlengen/bijhuren §
Rotterdam, Burg. S. Jacobplein, hoogbouw
§
Utrecht, Moeder Teresialaan 200 (verlengen) en 100 (bijhuren)*
§
Rotterdam, Aart van Nesstraat 45 (kort verlengen)*
8
§
Rotterdam, Kop van Zuid (aanhuur nieuw pand)
§
Amsterdam, Staalmeesterlaan 100
In 2005 zal een verzoek ingediend worden voor een 3-tal projecten: §
Leiden (aanhuur nieuw pand)
§
Amsterdam, Buitenveldertselaan (afstoten)
Voor de gemerkte (*) steden loopt er reeds een goedkeuringsverzoek. De overige af te stoten panden vallen beneden de € 1 miljoen grens en zijn niet goedkeuringsplichtig.
Ontwikkeling FTE’en De extra krimp van 3.000 fte’en in de UWV personeels omvang betekent voor 2005 een geplande totale krimp van 1.654 fte’s. De fte ontwikkeling op totaalniveau geeft het volgende beeld:
Fte ontwikkelingen 2005 Fte Ultimo stand 2004 o.b.v. planning 01/11
19.685
Krimp o.b.v. planning 30/06 Ultimo stand o.b.v. planning 30/06 Extra krimp (a.g.v. -/- 3000 fte)
-1.195 18.490 -459
Ultimo stand 2005 o.b.v. planning 01/11
18.031
Ontwikkeling m2 In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de ontwikkelingen in vierkante meters in de periode 2005.
M2 ontwikkelingen 2005 M2 VVO Ultimo stand 2004
552.340
Nieuw aangehuurd / aan te huren Afstoten Afloop contract
38.135 -15.976 -37.046
Ultimo stand 2005
537.453
9
Toelichting: De nieuw aangehuurd of aan te huren m2 in 2005 wordt hieronder uitgesplitst; 11.722 m2
§
Almere
§
Den Bosch
4.000 m2
§
Goes
3.128 m2
§
Groningen
§
Rotterdam Aart van Nes straat extra aanhuur 1.500 m2
§
Amsterdam Jan Tooropstraat extra aanhuur 1.800 m2
15.985 m2
De huurovereenkomsten voor Almere, Goes, Groningen en Zwolle zijn al getekend. Zwolle blijft verder buiten beschouwing, omdat de betrokken m2 pas in 2006 aan UWV worden overgedragen. De huurovereenkomsten die aflopen betreffen 26 panden. Vóór einddatum huurovereenkomst worden in 2005 12 panden afgestoten. De afkoopsom voor de af te stoten panden bedraagt € 5,6 mln.
Ontwikkeling huisvestingsbehoefte obv norm en beschikbare m2 31-12-04
31-12-05
Behoefte obv norm m2 Beschikbaar m2
419.435 552.340
383.328 537.453
surplus
132.905
154.125
Specificatie surplus 31-12-04 Totaal surplus Bestaande uit: Overbrugging bouw/terugbouw Bezettings- en normverliezen Archief locaties
31-12-05
132.905
154.125
64.895 63.669 4.342
85.826 66.248 2.051
De toename van het surplus wordt in belangrijke mate de ve rhuizing uit Bos en Lommerplantsoen 1 te Amsterdam (41.000 m2), waarvan de huurovereenkomst op 31-122005 afloopt.
10
5
Financiële planning
In de begroting 2005 zijn de bedragen inclusief BTW opgenomen en is geen rekening gehouden met de indexering. De koste n ICT zijn niet opgenomen in de begroting 2005. Het prijspeil 2004 wordt gehanteerd als uitgangspunt voor de cijfers 2005. Hieronder eerst de specificatie van de kosten conform NEN 2632 voor 2005, waarna dit overzicht gevolgd wordt door de begroting 2005 met toelichting.
Specificatie kosten conform NEN2632 Jaarplan In mln €
2005 Per m2
Vaste kosten: Huur Service Parkeren Belasting Verzekering Afschr. inrichting & inventaris Afschr. BTW- compensatie Herstelverplichting (dotatie)
82,5 9,5 2,6 1,6 0,4
150 17 5 3 1
12,1 3,0 3,5
22 5 6
115,1
209
Gas, water en elektra
8,5
15
Onderhoud
2,8
5
126,3
229,3
7,1
13
Totaal vaste kosten
Totale exploitatiekosten Eenmalige kosten Totale huisvestingskosten
133,4
Gemiddeld aantal m2 Per m2 VVO
551.011 229
Gemiddeld aantal Fte Per Fte
18.858 6.700
11
De resultaten van de begroting 2005 zijn o pgedeeld in vier blokken in de volgende tabel: 1. De exploitatiekosten per jaar; dit betreft de jaarlijkse exploitatielasten c.q. huisvestingskosten. 2. Afschrijvingen. 3. De ineens te nemen kosten; dit betreft de éénmalige, incidentele kosten verbonden aan de huisvestingsoperatie. 4. De investeringen; dit betreft vooral de uitgaven van de inrichting van de nieuwe panden. De activering leidt tot een jaarlijkse afschrijving.
Exploitatiekosten & Investeringen - per type kantoor (bedragen x €1 mln)
2005
Exploitatiekosten: hoofdkantoor
24,4
front / backoffice
71,1
frontoffice
11,1
kcc
1,0
archief
0,3
Dotatie voorziening herstelverplichting
3,5
Totale exploitatiekosten
111,3
Afschrijvingen: hoofdkantoor
5,5
front / backoffice
5,7
frontoffice
0,6
kcc
0,2
archief
0,0
BTW-schade
3,0
Totale afschrijvingen Totaal per jaar Eénmalige kosten:
15,1 126,3 2005
Afkoophuur
5,6
Verhuiskosten
1,5
Totaal éénmalige kosten
7,1
Totale kosten per jaar Investeringen
133,4 2005
hoofdkantoor
25,5
front / backoffice
26,2
frontoffice
2,6
kcc
2,6
archief
0,0
BTW-schade
20,5
Totaal te activeren
77,4
Rente (over investering -/- afschrijving)
4,1
12
Toelichting: BTW schade: De BTW schade in 2005 doormiddel van eenmalige afkoop BTW bedraagt circa € 20,5 mln. Activering van de afkoop BTW geschiedt in tien jaar en loopt daarmee synchroon aan de lopende huurovereenkomsten. Deze berekening is gebaseerd op een BTW percentage van 19 over de verwervingskosten. Aflopende huurovereenkomsten: Het totaal van de af te kopen huurovereenkomsten in 2005 bedraagt € 5,6 mln. (inclusief afkoop BTW compensatie, servicekosten en kosten voor bemiddelende makelaars). Het afkoopbedrag wordt gerekend vanaf drie maanden na inhuizing in de definitieve front- en backoffice locatie. Terugbouwverplichtingen De dotatie aan de voorziening (€ 52/m2 v.v.o.) voor terugbouwverplichtingen in 2005 wordt geraamd op € 3,5 mln. Bij een terugbouwverplichting moeten de panden bij oplevering worden teruggebracht in de ‘oorspronkelijke staat’. Deze wordt door middel van een jaarlijkse dotatie aan de voorziening opgebouwd. Op het moment dat een bestaand pand wordt opgeleverd aan de verhuurder, zal UWV de werkelijke uitgaven aan de terugbouwverplichting zo laag mogelijk proberen te houden, dit onder andere door met de verhuurder dan wel een mogelijke opvolgende huurder afspraken te maken. Contractdatabase: De huur-, servicekosten- en vierkante meter-data voor de huidige UWV-panden zijn gebaseerd op de contractdatabase Nordined. De totale verhuiskosten in 2005 bedragen € 1,5 mln. Het tarief van de verhuiskosten is gesteld op € 206 per fte. Verondersteld wordt dat de verhuisfactor 1,5 is . Dit komt mede omdat het niet mogelijk is alle medewerkers in één keer naar de definitieve locatie te verhuizen. In dit tarief zijn ook kleine verbouwingen als gevolg van de verhuizing verwerkt. Deze zullen overigens tot het minimum worden beperkt.
Bijlage 1: Programma van eisen
13
