J A A R B E R I C H T HET UTRECHTS ARCHIEF 2004

J A A R B E R I C H T HET UTRECHTS ARCHIEF

2004

Mei 2005

Inhoudsopgave Inleiding Bezoek De studiezalen Toptien van Het Utrechts Archief De Website GenLias Tentoonstellingen Educatie Onderwijs Cursussen en rondleidingen Project 1000 jaar migranten Fotodienst Naamsbekendheid Stichting Vrienden van Het Utrechts Archief Historisch onderzoek Inspectie en relatiebeheer Aanwinsten Toegankelijk maken Materieel beheer Restauratie Verpakking Depotbeheer Reproductie

2

4 6 6 8 9 10 12 12 13 14 15 15 16 17 24 25 26 27

De organisatie

28

Enige financiële aspecten De rekening op hoofdlijnen De Balans

28 29 29

Inleiding Het jaar 2004 was voor Het Utrechts Archief een enerverend jaar met hoogtepunten maar ook dieptepunten. De heer drs. J.T.J. Jamar moest in november wegens een ernstige ziekte van het ene moment op het andere zijn functie van directeur neerleggen. Zijn werkzaamheden zijn tijdelijk overgenomen door ondergetekende. In 2005 zal definitief in zijn opvolging worden voorzien. In 2004 werd een projectleider aangesteld voor de archieflocatie aan de Hamburgerstraat. Het Utrechts Archief zal zich vestigen in de middeleeuwse delen van de voormalige rechtbank met een informatieruimte, een expositieruimte, een auditorium, een archiefwinkel en educatieve ruimtes. De kern zal worden gevormd door een expositie over de geschiedenis van de stad in relatie tot de regio. Het Utrechts Archief richt zich hier op genealogen, startende onderzoekers, cultuurhistorische toeristen en vooral op groepen uit het onderwijs. Omdat het gebouw aan de Alexander Numankade in gebruik blijft voor het raadplegen van originele archiefstukken, is in 2004 begonnen met de renovatie van de depottorens. Enkele kilometers archief werden tijdelijk in de depots van het Rijksarchief in Haarlem ondergebracht en waren daar ook op de studiezaal te raadplegen. Ondertussen gingen in de Rtoren de werkzaamheden van stapel. Na het bijna eindeloze gesjouw met rolcontainers vol archiefdozen, het verplaatsen van zware ladenkasten, het afbreken en opbouwen van stellingen, het leggen van dekvloeren, het invoeren van stapels formulieren met plaatsingsgegevens en veel traplopen, is het tijd om naar de winst te kijken. Een nieuwe lift, een fraai charterdepot, één speciaal bibliotheekdepot in plaats van collecties op drie verschillende plaatsen, alle archieven van het stadsbestuur van Utrecht bij elkaar in één depot en een herschikking van de

JAARBERICHT VAN HET UTRECHTS ARCHIEF 2004/2

veelgeraadpleegde archieven in het depot bij de studiezaal: de zweetdruppels waren niet voor niets! Eén van de hoogtepunten van het jaar was de toevoeging van de beeldbanken 'Utrecht en omgeving 1600-heden' en 'spoorwegen' aan de Recept voor het maken van zegelwas: 1 pond was 13 lot (1 lot is 16,66 gram) vermiljoen (kleurstof) 1 kwart pond witte pek (dennenhars) 4 lot terpentijnolie

website. De beeldbanken blijken te voldoen aan een behoefte en droegen bij tot de enorme stijging van het aantal bezoekers van de website. Een ander hoogtepunt was de overdracht van de muziekbibliotheek van het Huis Amerongen. Aan de inventaris van deze muziekbibliotheek, die via de website van Het Utrechts Archief te raadplegen is, zijn enkele muziekfragmenten gekoppeld. De website is bij uitstek het medium waarmee Het Utrechts Archief de historisch geïnteresseerde kan 'voeden', maar ook het medium om de historische onderzoeker voor te bereiden op zijn onderzoek in de studiezaal van het archief. In het komende jaar zal de website in zijn geheel worden doorgelicht om nog beter op de wensen van de bezoeker in te spelen en het aantal databases zal verder worden uitgebreid. Hoopvol wordt naar het jaar 2005 uitgekeken: het jaar waarin de besluitvorming rond de vestiging van de front-office aan de Hamburgerstraat rond zal komen en de bouwvergunning daartoe zal worden aangevraagd. Er liggen grote kansen voor Het Utrechts Archief in het monumentale Museumkwartier. Mevrouw Mr. A.H. Brouwer-Korf

Mr. T. Nijenkamp

Voorzitter bestuur van

Waarnemend directeur van

Het Utrechts Archief

Het Utrechts Archief

Het bestuur: Mr. dr. V.A.M. van den Burg, Mevrouw W. ’t Hooft, J.H. Scheffer, Drs. J.G.F. Veldhuis


Bezoek De studiezalen Het aantal bezoekers aan de studiezalen daalt, terwijl het aantal bezoekers aan de website stijgt. In 2004 was de verhouding 13.387 studiezaalbezoekers tegenover 232.843 virtuele bezoekers. Deze trend tekent zich al een aantal jaren af.

In 2004 speelde bij het lagere bezoekersaantal mee, dat de depots werden verbouwd, waardoor telkens een deel van de archieven niet ter inzage was. Bovendien werd ongeveer drie kilometer archieven tijdelijk overgebracht naar het Rijksarchief in Haarlem. Dankzij een heldere communicatie werd de overlast van de verbouwing voor de bezoekers zo beperkt mogelijk gehouden. Er werd een speciale regeling getroffen met bezoekers die hun onderzoek binnen een bepaalde termijn moesten afronden. De archieven die in Haarlem waren opgeslagen, konden daar worden ingezien.


De dienstverlening op de studiezalen is in 2004 verder gemoderniseerd en verbeterd. In 2004 is een electronisch bestelformulier voor reproducties in gebruik genomen. Er is één uniforme tarievenlijst voor de dienstverlening door de studiezalen en de Fotodienst ingevoerd. De grote belangstelling voor de microfiches met bouwtekeningen en tekeningen van de NederlandHet was niet leuk om aan bezoekers te moeten vertellen dat zij bepaalde archieven niet kunnen aanvragen in verband met de renovatie van de depots. Vaak was de teleurstelling groot, maar er waren ook positieve reacties. Een bezoekster merkte op: 'Dat is jammer. Maar als je er twee maanden op moet wachte, is het des te spannender om de stukken dan in te kunnen zien'.

se Spoorwegen noopte tot de aanschaf van een extra reader-printer.

Bezoekerscijfers

2001

2002

2003

2004

Openingsuren

2.140

2.017

2.017

2.017

Bezoekerstotaal

5.324

5.041

4.072

3.356

Nieuwe bezoekers

3.209

2.491

1.623

1.347

48

69

36

36

Bezoeken totaal

18.034

15.948

15.134

13.387

Aangevraagde stukken

2001

Aangevraagde stukken totaal

30.402

28.989

29.059

22.554

Aangevraagd via Archeion

21.239

20.188

21.310

15.764

Handmatig aangevraagd

5.134

4.170

3.826

3.377

Bibliotheekwerken

4.027

4.631

3.923

3.413

Buitenlandse bezoekers

Externe uitleningen Aan archiefvormers en voor

2001

2002

2003

2002

2004

2003

2004

313

231

68

420

27

46

54

64

1.320

1.479

1.538

1.238

raadpleging elders Voor tentoonstellingen Schriftelijke inlichtingen/email


Toptien van Het Utrechts Archief Naam archief

Toegang

Aantal

%

2003

uitleningen* 1

Notarissen provincie

34-1

836

4,50

3

Utrecht 2

Dorpsgerechten

49

705

4,38

1

3

Hof van Utrecht

239-1

466

3,02

-

4

Domkapittel

216

423

2,77

2

5

Kapittel Oudmunster

223

394

2,52

-

6

NS Bedieningsvoorschriften 917

373

2,47

-

7

NS Staatsspoorwegen

903

357

2,32

9

8

Kopieën en transcripties

1128

335

2,16

5

9

NS Hollandse IJzeren

900

292

1,92

-

702-7

276

1,74

-

Spoorwegmaatschappij 10

Stadsarchief 1577-1795, gerecht

In de toptien zijn niet verwerkt: -

De archieven van het Utrechtse stadsbestuur vanaf 1813.

-

De bibliotheek.

-

Gedupliceerde archieven zoals de registers van de Burgerlijke Stand, Doop-, trouw- en begraafregisters, Memories van Successie, NS tekeningen, Bouwtekeningen en de collectie Beeldmateriaal.

De website Het aantal bezoekers aan de website is in 2004 bijna verdubbeld naar 232.843. De database met notariële akten van de stad Utrecht blijft een absolute topper. Opvallend is de populariteit van de rubriek onderzoekstips. Dit geeft aan dat bezoekers prijs stellen op informatie waardoor zij beter voorbereid zijn als zij Het Utrechts Archief bezoeken.


Het hoogtepunt voor de website was de presentatie van de twee beeldbanken. De beeldbank 'Utrecht en omgeving 1600-heden' bevatte bij start 60.000 foto's, prenten en tekeningen van de stad en de provincie Utrecht. De beeldbank 'spoorwegen' bevatte 10.000 foto's van de Nederlandse Spoorwegen. Via een bestelmodule kunnen reproducties worden besteld. De beeldbanken behoren inmiddels tot de meest populaire onderdelen van de website. Als eerste Nederlandse archiefdienst plaatste Het Utrechts Archief gescande bouwtekeningen op de website. De voormalige gemeente Vleuten-De Meern kreeg de primeur met de bouwtekeningen uit de periode 1924-1953. Nieuw op de website is de mogelijkheid om enkele fragmenten uit de muziekbibliotheek van het huis Amerongen te beluisteren. Als nieuwe rubriek werd het onderdeel 'webexposities' aan de website toegevoegd. Hierin zijn tentoonstellingen naar aanleiding van de wijkboeken en een tentoonstelling over de brieven van Belle van Zuylen uit het familiearchief Van Hardenbroek opgenomen. Raadpleging www.hetutrechtsarchief.nl:

Het oudste stuk

Aantal bezoekers Gemiddeld aantal bezoekers per dag Totaal aantal bekeken pagina’s Gemiddeld aantal bekeken pagina’s per dag Gemiddelde duur van bezoek Archievenoverzicht Notariële akten stad Utrecht Fotodienst Monumenta van Van Buchel Zoeken Onderzoekstips Tijdbalk Lespakket gezondheidszorg (bronnen) Lespakket WO II Beeldbank Utrecht e.o Beeldbank spoorwegen

2003

2004

119.847 373

232.843 632

1.806.771 4.875

2.760.728 7.453

634 232.742 775.327 251.734 113.467 51.894 56.646 31.274 -

524 sec. 198.809 994.622 319. 774 61.361 65.476 101.484 45.722 30.514

-

11.739 159.480 106.320


Het Utrechts Archief draagt steeds meer bij aan andere websites en portals, zoals: -

www.dewoonomgeving.nl, de website met gegevens uit de kadastrale archieven, waaraan Het Utrechts Archief ook ouder kaartmateriaal heeft gekoppeld.

-

www.utrechtsarchiefnet.nl,

een

portal

van

de

Utrechtse

ar-

chiefdiensten.

Foto: vrijwilligers aan de koffie tijdens hun jaarlijkse uitje.

-

www.archieven.nl, de landelijke site voor archieven en toegangen.

-

www.genlias.nl, de landelijke site voor genealogen.

-

www.collectieutrecht.nl, het virtuele museum voor de provincie Utrecht.

Genlias Genlias, de landelijke website voor genealogen, is één van de drukst bezochte Nederlandse websites. Het totaal aantal bezoekers bedroeg in 2004 ruim 1,6 miljoen. Het Utrechts Archief draagt hieraan bij dankzij de inzet van 48 vrijwilligers. Behalve alle huwelijken die tussen 1811 en 1922 in de stad Utrecht en in steden en dorpen in de provincie Utrecht werden gesloten, is nu ook 30% van alle overlijdensakten tussen 1811 en 1942, 15% van de geboorteakten uit de periode 1811-1902 en 40% van de Memories van Successie op de website te vinden. In 2004 zochten 362.575 bezoekers van Genlias specifiek gegevens over de provincie Utrecht.


Tentoonstellingen Het Utrechts Archief stelde in 2004 in totaal 64 bruiklenen beschikbaar aan: -

Zeister Zendingsgenootschap van de Evangelische Broedergemeente in Zeist (EBG)

Foto: Fragment uit één van Belles brieven.

-

Aorta (Droomplannen voor het Domplein)

-

Gemeente Vollenhove (Weerzien met Vollenhoofs Erfgoed)

-

Het Palthe Huis in Oldenzaal (Hemelse geschriften)

-

Vestingmuseum in Naarden (Menno van Coehoorn)

-

Centraal Museum (Utrechts smedengilde)

-

Gemeente Wassenaar (acht eeuwen Wassenaar)

Zelf stelde Het Utrechts Archief een fototentoonstelling samen over de wijk West ter gelegenheid van de aanbieding van het wijkboek op 14 mei. De tentoonstelling was te zien in buurtcafé Lombok. In de vitrines in de gang van Het Utrechts Archief zijn vanaf december reproducties te zien van onbekende teksten van Belle van Zuylen. Deze tentoonstelling ging van start bij het verschijnen van een artikel van Kees van Strien over deze teksten in het Jaarboek Oud-Utrecht. In 2005 wordt de 200-jarige sterfdag van Belle van Zuylen herdacht.


Educatie Onderwijs Het project Museum voor de Klas is in 2004 voortgezet. De groepen 5 van 10 Utrechtse basisscholen kregen een archiefles op school en bezochten daarna het archief. Uit de evaluatie over het schooljaar 2003-2004 bleek dat het bezoek aan het archiefdepot de kinderen het meest aanspreekt. Voor het schooljaar 2004-2005 is het aantal deelnemende scholen gestegen naar 15. Omdat de subsidie is verlaagd, Foto: Distributiebon uit de Tweede Wereldoorlog.

draagt Het Utrechts Archief nu zelf bij in de kosten van het inhuren van externe rondleiders en het vervaardigen van fotomateriaal. In 2004 introduceerde Het Utrechts Archief een digitaal lespakket over Utrecht en de Tweede Wereldoorlog. Dit lespakket is bedoeld voor de derde klas van HAVO en VWO. Het lespakket bevat 69 gescande foto's, affiches, spotprenten, distributiebonnen, illegale kranten, persoonsbewijzen, verordeningen van de bezetter en brieven over de stad Utrecht in de Tweede Wereldoorlog. Het onderwerp is verdeeld in vijf thema's: dagelijks leven, collaboratie, propaganda en censuur, jodenvervolging, verzet. Aan de hand van deze thema's kunnen leerlingen met behulp van de gescande bronnen en een aantal vragen thuis of op school zelfstandig onderzoek doen naar dit onderwerp. Het Utrechts Archief ontving voor het maken van dit lespakket een subsidie uit het actieprogramma cultuurbereik van de gemeente Utrecht.


Ook het digitale lespakket over gezondheidszorg in Utrecht kwam in Studenten bezoeken het archief voor het vak Historisch Ambacht. De archiefmedewerker staat in de studiezaal met een groep studenten om zich heen. Bezoeker: 'Ik dacht eerst dat het een zangkoor was. Maar ze gingen niet zingen, dus het zal wel een rondleiding zijn.'

2004 op de website. Dit lespakket is gebaseerd op stukken uit het archief van het Provinciaal Bestuur. Het is bedoeld voor de bovenbouw van HAVO en VWO. Leerlingen van het Oosterlichtcollege in Nieuwegein evalueerden het pakket. In 2004 werkte Mieke Heurneman in opdracht van Het Utrechts Archief aan een lespakket met als onderwerp vrouwengeschiedenis. Studenten van de Hogeschool Utrecht (School voor Journalistiek) en de Rijksuniversiteit Utrecht kregen in 2004 speciale rondleidingen als introductie op archiefonderzoek. Van allerlei verschillende onderwijsinstellingen namen in totaal 748 personen deel aan een rondleiding of een speciaal project voor het onderwijs.

Foto: studenten verlaten opgewekt en voorzien van de nodige informatie het archief.


Cursussen en rondleidingen Het bestaande cursusprogramma, met onder andere cursussen paleografie en genealogie voor beginners en gevorderden, is in 2004 voortgezet. Aan het cursusprogramma namen 115 personen deel. Nieuw was de workshop Boerderijonderzoek. Ook nieuw, en tevens een primeur, was de on-line cursus archiefonderzoek. Bezoekers kunnen zich zo in De Open Dag, 30 oktober 2004: Een bezoeker vertelde dat hij als betonvlechter in de jaren '60 van de twintigste eeuw had meegewerkt aan de bouw van het archief en dat hij toch eindelijk wel eens wilde kijken hoe het was geworden.

twintig minuten voorbereiden op een fysiek bezoek aan Het Utrechts Archief en het doen van onderzoek in originele archiefstukken. Voor de 'gewone' rondleiding was dit jaar veel belangstelling vanuit instanties die archief bij ons in bewaring hebben gegeven of zullen geven, zoals Huis Amerongen, studentenvereniging Unitas en de Samen-opwegkerk. De afdeling Utrecht van de Nederlandse Genealogische Vereniging kwam op bezoek met twee groepen cursisten. In mei kwam een grote groep archivarissen uit Tsjechië langs. In totaal namen 162 personen aan deze rondleidingen deel.

Project 1000 jaar migranten In 2004 werd samen met het Centraal Museum een projectopzet gemaakt voor een vaste tentoonstelling, een reizende tentoonstelling, een publicatie en educatieve activiteiten rondom het thema '1000 jaar Utrechtse migranten'. Voor de twintigste eeuw zal hierbij de nadruk liggen op de levensverhalen van voormalige gastarbeiders van de Demka, de Utrechtse staalgieterij die van 1914 tot 1983 in Zuilen was gevestigd. In 2004 werden door studenten van de Universiteit Leiden onder leiding van dr. Marlou Schrover interviews met oud-werknemers van de Demka afgenomen.


Fotodienst De Fotodienst kreeg in 2004 te maken met de gevolgen van de gemeentelijke bezuinigingen: ambtenaren grepen zelf naar de digitale camera. Maar kwaliteitsverschil en de mogelijkheid voor nabestellingen uit het fotoarchief brengen de klanten toch weer terug. De Fotodienst schafte in 2004 een groot formaat printer aan die gebruik maakt van gepigmenteerde UV-werende inkten. Hiermee kan ook op aquarelpapier en op linnen worden geprint. Een greep uit de verschillende opdrachten: het werkbezoek van minister De Graaf in februari, de première van 'Les Indes galantes' in de Stadsschouwburg, bijgewoond door H.M. de Koningin, de Nacht van de Poëzie en de viering van 112,5 jaar Huize Molenaar met oud-burgemeester Vonhoff. De Fotodienst maakte diverse reportages in het kader van de viering van 750 jaar gotische Dom. Voor het boek 'Hoge Dijken, Diepe Gronden. Land en water tussen Rotterdam en Gouda'. werden in opdracht van het Hoogheemraadschap Schieland meer dan 300 kaarten en archiefstukken gescand. De Fotodienst maakte traditiegetrouw de foto's voor de Monumentenkalender 2005, die in het teken van 'water' staat.


De open dag, 30 oktober 2004: Een klein meisje dat op de restauratieafdeling geweest is, verklaart: 'Ze hebben daar allemaal vieze boeken.'

Naamsbekendheid Het Utrechts Archief haalde in 2004 ongeveer honderdtwintig maal de krant of nieuwspagina’s op internet. Daarnaast werd meegewerkt aan nog eens acht radio/tv-uitzendingen van lokale omroepen. De wijkboeken, de Sinterklaasverkoop, het cursusprogramma, de verbouwing van de lift en de depots, de toevoeging van de beeldbanken aan de website, de overdracht van de muziekbibliotheek van Huis Amerongen: er was nieuws genoeg. Er was veel aandacht voor de films. Het Utrechts Archief werkte mee aan de samenstelling van de filmcompilatie ‘Terug naar de toekomst’ die op 18 januari tijdens de manifestatie ‘De Slapeloze Nacht’ in Muziekcentrum Vredenburg werd vertoond. Ter gelegenheid van de toevoeging van de beeldbanken aan de website was in de maand oktober een powerpointpresentatie te zien in de etalage van boekhandel Broese aan de Stadhuisbrug. Het Utrechts Archief was aanwezig bij de cursusmarkt op 28 augustus in de Gemeentelijke Bibliotheek op de Stadshuisbrug en op de Open Monumentenmarkt op het Domplein tijdens Open Monumentendag. De Landelijke Archievendag op zaterdag 30 oktober werd door 218 personen bezocht. Deze Landelijke Archievendag was de start voor de Week van de Geschiedenis. Samen met het Erfgoedhuis Utrecht organiseerde Het Utrechts Archief tijdens deze week een fotowedstrijd en de verkiezing van de grootste Utrechter. De fotowedstrijd werd gewonnen door Martin Schoonman met een foto van een duif op een waterspuwer van de Domtoren. Tot grootste Utrechter werd Belle van Zuylen uitverkozen. Het Utrechts Archief werkte mee aan de speciale rubriek in het Utrechts Nieuwsblad ter gelegenheid van de Week van de Geschiedenis.


Stichting vrienden van Het Utrechts Archief De open dag, 30 oktober 2004: Een mevrouw die tijdens de open dag op de restauratieafdeling heeft rondgekeken en uitleg heeft gekregen over het aanvezelen van papier, vindt het maar moeilijk te begrijpen. Als zij een mooi gerestaureerd boek te zien krijgt, vraagt zij: 'Maar u heeft toch ook nog wel het origineel?'

Het ledental van de Stichting Vrienden van Het Utrechts Archief bedroeg in december 2004 in totaal 159. Het bestuur heeft zich in dit jaar vooral ingezet voor het vergaren van fondsen voor ‘De getekende stad. Utrecht in oude tekeningen 1550-1900’. Dit boek zal in 2005 op Open Monumentendag worden gepresenteerd. De jaarlijkse activiteit van de Vrienden bestond uit een exclusieve avondrondleiding door de Domkerk in het kader van het 750-jarig bestaan van de gotische Dom. De opkomst was groter dan verwacht: 45 personen meldden zich aan. Twee rondleiders lieten de Vrienden alle bijzondere plekjes van het oude gebouw zien. De Vrienden kregen speciaal bericht van de verbouwing, zodat zij het nieuws niet uit de pers hoefden te vernemen. Op de jaarlijkse Sinterklaasverkoop werden de Vrienden in de gelegenheid gesteld , voorafgaande aan de opening, een eerste keuze te maken. Vooral voor de tafels van de Fotodienst was veel belangstelling.

Historisch onderzoek Het Utrechts Archief werkte in 2004 mee aan tal van publicaties. In dit jaar verschenen twee nieuwe wijkboeken: deel 3, over de wijk West (Lombok/Transvaal, Oog in Al/Halve Maan, Nieuw Engeland/Majellapark, Schepenbuurt en Lage Weide) en deel 4, over de wijk Zuidwest: Dichterswijk, Rivierenwijk, Transwijk en Kanaleneiland). In de reeks van Waanders verscheen het ‘Fotoboek Utrecht 1900-2000’ met foto’s uit de collectie beeldmateriaal van Het Utrechts Archief en teksten van Bettina van Santen.


Wijkboek West:

Het tijdschrift ‘Achter Utrechtse Gevels’ ging in 2004 van start als een

een aanrijding te zien tussen een tram en een bus op de hoek van de Vleutenseweg en de Catharijnesingel.

samenwerkingsproject van uitgeverij Waanders en Het Utrechts Archief. Medewerkers van Het Utrechts Archief leverden bijdragen aan het deel Heuvelrug 1 in de serie Utrechtse Biografieën, aan het deel over Vleuten-De Meern in de reeks Kadastrale atlas van de provincie Utrecht en aan ‘Met hand en hart. Zeven eeuwen smedengilde en Eloyengasthuis in Utrecht 1304-2004’.

Inspectie en relatiebeheer Aanwinsten Archieven De verbouwing van de depots bracht de noodzaak met zich mee het aantal aanwinsten over 2004 te beperken. Overgebracht werden archieven van de burgerlijke stand over de periode 1943-1952 en de archieven van de


arbeidsvoorziening 1991-2001. Van de archieven van de notarissen over de periode 1916-1925 en de archieven betreffende de gemeente Vianen werd de overbrenging uitgesteld. Ook de overbrenging van de archieven van de Centrale organen van de Nederlandse hervormde kerk 16de-20ste eeuw is uitgesteld. In totaal gaat het hierbij om 365 strekkende meter archief. De muziekbibliotheek van Huis Amerongen werd in 2004 formeel overgedragen. Andere aanwinsten waren onder andere: een aanvulling op het archief van het Metropolitaan kapittel van de Oudkatholieke kerk 1860-1980, een aanvulling op het archief van de Oud-katholieke parochie van St. Gertrudis 18de-20ste eeuw, het archief van de Utrechtse Schoolvereniging 19201982 en het archief van de Vrijgemaakt-gereformeerde kerk Utrecht-Centrum 1945-1968.

Boeken en tijdschriften Het totaal aantal nieuwe boeken en tijdschriftabonnementen bedroeg 541. Behalve nieuwe uitgaven waren daar ook enkele oude en bijzondere boeken bij. Levensgeschiedenis en Gods wonderlijke leiding van Jansje Storm, gevonden op de Keizersgracht te Amsterdam 1834, en overleden te Utrecht den 10 Mei 1908 door W. Vermeer is het verhaal van de vondeling Jansje Storm. Jansje woonde een aantal jaren in huis bij de auteur van het boekje, voorganger bij de Christelijk Gereformeerde gemeente van Vianen. Ons werk aan de Grebbe door N.J.A. van Exel en Joh. Gerritsen Jr. bevat de ervaringen van de veldpredikers bij het 8e en 19e Regiment Infanterie in 1940.


Beeldmateriaal De belangrijkste aanwinsten voor de collectie Beeldmateriaal bestonden uit bewegend beeld. Het Utrechts Archief verwierf in 2004 vijf 8mm-films die in de jaren 1965-1970 gemaakt werden door J.W.L. Adolfs in de dorpen Jutphaas, Loenen, Maarn, Vreeland en Vreeswijk plus een 16mm-film over de tegelfabriek Westraven in Utrecht, gemaakt in 1955-1956. Een bijzondere aanwinst was ook het losbladige album met 59 foto’s die in de jaren 1940-1945 in de stad en de provincie Utrecht werden gemaakt door een Duitse militair. Hij beklom de Domtoren, wandelde door de stad en maakte een kano-tocht over de Kromme Rijn, kortom, hij gedroeg zich als een toerist die alleen de leuke dingen vastlegt.

Toegankelijk maken Archieven Nieuwe inventarissen In 2004 kwamen de volgende inventarissen gereed: -

de Christelijke Philantropische Inrichtingen te Doetinchem

-

het Hervormd Opleidingscentrum Ruimzicht te Doorn

Deze inventarissen werden samengesteld door de heer Van Hoogstraten, één van de medewerkers die op vrijwillige basis bij Het Utrechts Archief werkzaam is. -

Armenraad/Sociale Raad te Utrecht.


Aanvullingen op de onderstaande archieven en collecties werden geïnventariseerd: -

Collectie Utrechts Verzet

-

Rijkswaterstaat

-

Dienstencentrum Leeuwenberghgemeente te Utrecht

-

NV Utrechtse manege

-

Algemene Nederlandse Vrouwenvereniging Tesselschade-Arbeid Adelt (afdeling Zeist en omstreken)

-

NS Rapporten

Het werk aan de grote inventarisatieprojecten, het archief van het gemeentebestuur Utrecht 1813-1969 en het archief van het Kadaster Utrecht en Amersfoort, ging in 2004 door. De inventaris van het archief van het gemeentebestuur Utrecht zal in 2005 worden afgerond. In de reeks ‘Toegangen van Het Utrechts Archief’ verscheen deel 6: Inventarissen van de archieven van kapittels en kloosters onder het bestuur van de Staten van Utrecht. Dit betreft de volgende kloosters: -

Het Kapittel van de H. Drievuldigheid en St. Servaas in de St. Cunerakapel in het slot Ter Horst bij Rhenen.

-

Het Kapittel van memorieheren in de parochiekerk van St. Jan Evangelist te Montfoort.

-

Het Kartuizerklooster Nieuwlicht bij Utrecht.

-

Het Agnietenklooster te Rhenen.

-

Het St Maria Magdalenaklooster van de dominicanessen te Wijk bij Duurstede.


De inventarisatie werd uitgevoerd door de heer Van Kalveen, één van de medewerkers die op vrijwillige basis bij Het Utrechts Archief werkzaam is. In 2004 is in totaal 830 strekkende meter archiefmateriaal ontsloten. Aangepaste inventarissen In de voorgaande jaren zijn 122 geïnventariseerde archieven opnieuw onder handen genomen om ze geschikt te maken voor het geautomatiseerd aanvragen van archiefstukken. Er zijn deelbeschrijvingen gemaakt, zodat iedere verpakkingseenheid een eigen nummer en een eigen beschrijving heeft. Dat had tot gevolg dat de inventarissen moesten worden aangepast. In 2004 kwamen 23 aangepaste inventarissen gereed en nog eens 24 inventarissen verkeren in de eindredactiefase. Van 17 archieven is de inventaris aangepast. Het ging daarbij om Bouwtekeningen Vleuten-De Meern op de website

inventarissen die in de dienstverlening problemen gaven door bijvoorbeeld het ontbreken van een inleiding. Inventarissen op internet Het Utrechts Archief bereikte in 2004 een mijlpaal in de dienstverlening. De bouwvergunningen van de voormalige gemeente Vleuten-De Meern uit de periode 1924-1953 met de bijbehorende tekeningen zijn vanaf oktober 2004 te raadplegen via de website. De inventaris van de Muziekbibliotheek van Huis Amerongen is voorzien van enkele muziekfragmenten. Bijna 500 inventarissen werden in 2004 gereed gemaakt voor plaatsing op de website.


Indicering Notaris, de index op de notariële protocollen van de stad Utrecht uit de periode 1560-1811, bevatte op 31 december 2004 162.941 uittreksels van akten met de bijbehorende scans van de originele akten. In 2004 werden 10.635 uittreksels gemaakt en gecontroleerd, 11.477 uittreksels ingevoerd en 10.294 akten gescand. Uittreksels van 25.519 akten werden gedurende het jaar toegevoegd aan de database. Op 31 december 2004 waren nog eens 68.194 uittreksels van akten in verschillende fasen van bewerking. GenLias:

Genlias, de generale index op de registers van de burgerlijke stand, de memories van successie en de doop-, trouw- en begraafregisters, bevatte op 31 december 2004: -

alle huwelijksakten van de provincie Utrecht in de periode 18111922

-

198.106 overlijdensakten uit de periode 1811-1942 van diverse plaatsen in de provincie Utrecht

-

144.934 geboorteakten uit de periode 1811-1902 van diverse plaatsen in de provincie Utrecht

-

21.391 memories van successie van diverse plaatsen in de provincie Utrecht

-

40.000 rooms-katholieke doopregistraties van de stad Utrecht

In 2004 werden 32.952 overlijdensakten ingevoerd en 151.068 akten op juiste invoer gecontroleerd, 31.936 geboorteakten ingevoerd en 137.328 op juiste invoer gecontroleerd en 9.631 memories van successie ingevoerd en op juiste invoer gecontroleerd. Alle invoerwerkzaamheden zijn uitgevoerd door een vast team van vrijwilligers, die elke week één dagdeel aanwezig zijn.


Het aantal indexen groeit nog steeds. De vorderingen in 2004: -

Resoluties Momboirkamer (SA II, inv.nr. 1386; totaal 12.817 records). In 2004 voltooid na de invoer van de laatste 1.681 records.

-

Besogneregisters Momboirkamer (SA II, inv.nr. 1385; totaal 50.052 records). In 2004 voltooid na de invoer van de laatste 4.102 records.

-

Bouwtekeningen Haarzuilens, Oudenrijn, Veldhuizen, Vleuten 1924- 1953 (totaal 1.470). In 2004 voltooid na de invoer van 700 records en de controle van 1.470 records. Deze index is gemaakt voor de website.

De volgende projecten werden in 2004 voortgezet: -

Bedelingsregisters van de Nederlandse hervormde diaconie van Utrecht, 1623-1910 (inv.nrs. 1-10, 684-694; totaal 82.000 records). In 2004 zijn 26.768 records ingevoerd.

-

‘Controle nominatief’, Volkstelling Utrecht 1813 (SA III, 613; totaal

33.594 records). De invoer gereed, maar er moeten nog 15.284 records op juiste invoer worden gecontroleerd. -

Bijzondere registers (Bevolkingsregister Utrecht, inv.nrs. 618-652; totaal 85.000 records). Ingevoerd 44.044 records.


De inventarisatie van het omvangrijke archief van het gemeentebestuur Utrecht is bijna voltooid!

Werkgroep paleografie De werkgroep Latijnse paleografie heeft haar werkzaamheden afgesloten. De laatste transcripties betroffen charters uit de Stads- en Bewaarde archieven en brieven uit het familiearchief Booth. De transcripties van de charters zijn inmiddels op de studiezaal voor bezoekers in te zien. Bibliotheek Alle 541 nieuwe boeken en nieuwe tijdschriftabonnementen werden in 2004 beschreven. Ook 652 tijdschriftartikelen uit lopende series en 376 boeken en tijdschriften van de Stichting Spoor- en Tramwegverzamelingen werden beschreven. Uit de bibliotheek van het Zeister Zendingsgenootschap werden 767 titelbeschrijvingen geschikt gemaakt voor opname in de bibliotheekcatalogus VUBIS. De catalogus bevatte op 31 december 2004 in totaal 57.065 titels.


Beeldmateriaal In 2004 werden 5101 foto’s beschreven. Daarbij waren foto’s van de Fotodienst van Het Utrechts Archief, foto’s van de Dienst Openbare Werken van de gemeente Utrecht, foto’s van architectenbureau Op ten Noort Blijdenstein, foto’s van F.J. Lem, foto’s van rollend materieel uit de collectie De Pater en foto’s en prentbriefkaarten van DriebergenRijsenburg en Wijk bij Duurstede. Daarnaast werden 1073 tekeningen en prenten opnieuw beschreven waardoor zij ook geschikt werden gemaakt voor opname in de Beeldbank 1600-heden. In totaal werden 7.626 beschrijvingen ingevoerd voor de Beeldbank. De Beeldbanken 1600heden en Spoorwegen bevatten op 31 december 2004 in totaal 75.653 beschrijvingen.

Materieel Beheer Restauratie De prioriteit voor materieel beheer ligt bij de behoefte van de bezoeker. In 2004 werden dertien inventarisnummers uit verschillende archieven op verzoek van bezoekers gerestaureerd. Daarnaast werden nog eens 2670 bladen uit negenentachtig inventarisnummers uit Stadsarchief I en II, uit de Bewaarde Archieven I en II, uit het archief van het Kapittel van de Dom en uit het archief van het dorpsgerecht van Jaarsveld gerestaureerd. Andere projecten waren: -

13 inventarisnummers ten behoeve van tentoonstellingen van derden

-

19 inlijstingen van foto’s ten behoeve van een eigen tentoonstelling

-

27 bibliotheekbanden

-

8 beelddocumenten

-

28 beelddocumenten (nieuwe aanwinsten)


-

673 charters werden ingeseald. Daarmee is het insealen van charters, een project waarmee 35 jaar geleden werd begonnen, definitief afgerond.

-

1300 bladen uit 250 inventarisnummers uit de Collectie Beeldmateriaal van de Evangelische Broedergemeente Zeist De controle op de juistheid van de in ABS/Archeion opgenomen gegevens betreffende nietraadpleegbare inv.nrs. werd voortgezet. Een stagiair van de Reinwardt Academie rondde onder begeleiding van de vakspecialist de samenstelling af van een

calamiteitenplan voor de archieven en collecties. Er werd een projectgroep ingesteld om op basis hiervan een concreet collectiehulpverleningsplan voor HUA op te stellen. Verder stelde de vakspecialist adviezen op over depotvloeren, verbouwing depots en opslag fotografisch materiaal.

Verpakking Een opsomming van de werkzaamheden in 2004: -

667 m1 archivalia werden voorlopig verpakt zodat zij in verband met de herinrichting van de depots transportabel waren.

-

1209 m1 archivalia werden definitief verpakt volgens de normen van het Deltaplan Cultuurbehoud, waaronder 690 m1 van het archief van het gemeentebestuur van Utrecht 1813-1967, dat


vanwege de omvang (1200 m1) bewerkt wordt door enkele tijdelijke projectmedewerkers. -

48 m1 niet-gemelinexte charters van het Domkapittel werden herverpakt in standaarddozen

-

16.500 bouwtekeningen werden in zuurvrije dozen verpakt.

-

310 m1 bevolkingskaarten werden in daarvoor bestemde dozen verpakt.

Depotbeheer De acht depots van de R-toren werden voorzien van een nieuwe metalen dekvloer ter vervanging van de ondeugdelijk gebleken coating. Tevens werden twee depots ingericht met verrijdbare stellingen, waardoor de beschikbare ruimte optimaal kan worden benut. Hierdoor moesten alle archieven en collecties tijdelijk worden verplaatst, deels ook naar archiefbewaarplaatsen elders. Aan het einde van het verslagjaar waren zeven van de acht depots weer volledig ingericht. De hangende charters van zowel rijk als gemeente, die verschillende ophangmethoden kennen, werden in deels gekoppelde, aangepaste standaard-stellingen geplaatst. Dankzij speciale legborden die doorschuiven verhinderen, konden ook de bibliotheekwerken in de standaard-stellingen worden geplaatst. De plannen voor de inrichting van de te verbouwen G-toren werden afgerond.


Reproductie De volgende bestanden werden verfilmd/gescand: -

Het project verfilming huwelijkse bijlagen 1811-1922 van de gemeenten in de provincie Utrecht werd voortgezet. Van slechts een deel van deze bijlagen waren microfiches van kwalitatief voldoende niveau beschikbaar. De financiering is als volgt geregeld: 1/3 voor de provincie Utrecht, 1/3 voor de betreffende gemeente en 1/3 voor HUA. De bijlagen van de volgende (huidige) gemeenten werden (deels) verfilmd: Amerongen, Baarn, Bunnik, Driebergen-Rijsenburg, Eemnes, Houten, Leusden, Nieuwegein en Wijk bij Duurstede. De gemeente ontvangt een duplicaat.

-

Utrechts Nieuwsblad, jaargang 2004

-

Momboirkamer: besogneregisters, 1623-1811; resoluties, 16651812; comparantenregisters, 1788-1811; verzoekschriften, 16621806

-

Registers van de Burgerlijke stand: Tienhoven, 1811-1817; geboorten Overlangbroek, Nederlangbroek en Hardenbroek, 1811; overlijdensakten Overlangbroek en Nederlangbroek, 1811

-

Memorieboeken van het St. Nicolaasklooster, het St. Ceciliaklooster en het Kartuizerklooster Nieuwlicht te Utrecht. De scanning werd bekostigd door het NIWI te Amsterdam.


De organisatie

Onderdelen

Gerealiseerde uren 2004/2003 Formatief Aantal

Niet-formatief %

2004

2003

2004 %

Beleid en algemeen management Management Ondernemingsraad Personeelszaken P.R. Totaal

2.574 359 1.189 743 4.865

2.957 387 1.108 943 5.395

4,5% 0,6% 2,1% 1,3% 8,5%

Middelen Administratie Facilitair beheer Automatisering Totaal

2.819 2.583 5.504 5.843 1.606 1.662 9.929 10.088

4,9% 9,6% 2,8% 17,3%

Aantal 2004

%

2003

2004 %

12

53 882

0,1%

12

935

0,1%

485 185 670

5 1.045 75 1.125

3,0% 1,1% 4,1%

Beheer Inspectie,Acquisitie en materieel beheer Inventarisatie en indicering Bibliotheek en Beeldmateriaal Historisch onderzoek en publicaties Totaal

5.327 5.375 8.167 8.741 5.420 6.318 1.495 1.346 20.409 21.780

9,3% 3.133 3.233 14,2% 7.651 8.218 9,4% 665 586 2,6% 35,5% 11.449 12.037

Publiek Studiezalen Educatie Fotodienst Totaal

10.057 10.359 1.351 1.231 4.588 3.804 15.996 15.394

17,5% 2,3% 8,0% 27,8%

588

953

3,6%

2.058 2.646

2.732 3.685

12,6% 16,2%

2,1% 5,9% 3,0% 11,0%

17 476 1.086 1.579

182 267 241 690

0,1% 2,9% 6,6% 9,7%

Overige uren Opleiding Indirekte uren Verbouwing/verhuizing Totaal Totaal gewerkte uren

1.223 3.374 1.751 6.348

1.096 2.786 643 4.525

19,2% 46,8% 4,1% 70,0%

57.547 57.182 100,0% 16.356 18.472 100,0%


Enige financiële aspecten De rekening 2004 op hoofdlijnen Exploitatie ( x 1.000 )

Begroting

Realisatie

Verschil

3.812

3.791

-21

Subsidie/projecten

194

219

25

Overig

258

277

19

4.264

4.287

23

2.518

2.518

0

Activiteiten

271

194

77

Projecten

156

73

83

67

40

27

1.111

1.212

-101

Baten Bijdrage Gemeente/Rijk

Totaal baten Directe lasten Personeelskosten

Overige Indirecte lasten Middelen Reserve / voorzieningen Afschrijvingen Totaal lasten Resultaat 2004

0

55

-55

141

141

0

4.264

4.233

31

54

54

voordeel

De balans ( x 1.000 ) 31 dec 2003

31 dec 2004

Actief

Materiële vaste activa

686

701

Kortlopende voderingen

341

181

Voorraden

17

18

603

681

0

24

1.647

1.605

495

794

Voorzieningen

539

380

Kortlopende schulden

559

431

Voordelig saldo 2004

54

0

1.647

1.605

Liquide mid9delen Nadelig saldo 2003 Totaal Passief Eigen vermogen

Totaal


J A A R B E R I C H T HET UTRECHTS ARCHIEF 2004

Recommend Documents