Řízení ktového provozu U II České republiky

U II

Řízení ktového provozu České republiky

Výzva k jednání v Iednacĺm řízení bez uveřejnění v souladu s ustanovenĺm 34 odst. I zákona č. 13712006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVZ“)

Název veřejné zakázky:

Elektronický oběh řízené dokumentace

Identjfikace zadavatele:

Řízení letového provozu České republiky, státní podnik (ŘLP ČR, s.p.) se sídlem: Navigační 787, 252 61 Jeneč IČ zadavatele: 49710371 DIC zadavatele: CZ4971 0371 Kontaktní osoba: Marcela Somková e-mail: [email protected] Telefon: 220 373 269 Profil zadavatele:http://sluzby.e zakazky. cz/ProfilZadavatele/Detai lZadavatele.aspX? I DZ=73e0befb9f53-448c-b748-1 f034c285e4c

Obsah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Informace o druhu veřejné zakázky Název veřejné zakázky Informace o předmětu veřejné zakázky Zadávací dokumentace Místo a termín prvního jednání Jazyk jednání Termín posledního možného jednání Lhůta pro podání nabídek a termín otevírání obálek s nabídkamj Místo pro podání nabídek Požadavky na způsob zpracování nabídky Zadávací lhůta Požadavky na splnění kvaljfikace

Stránka I z4

1. Informace o druhu veřejné zakázky Předmětná zakázka je zakázkou na služby podle ustanovení 10 ZVZ. Jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu zadávanou v souladu s 26 odst. 5 ZVZ postupem platným pro zadávání podlimitní veřejné zakázky formou jednacího řízení bez 23 odst. 4 písm. a) ZVZ, nebot‘ může být splněna z důvodu uveřejnění v souladu s výhradních práv pouze určitým dodavatelem. ochrany Zadávací řízení bylo zahájeno dnem odeslání této písemné výzvy kjednání vjednacím řízení bez uveřejnění. 2. Název veřejné zakázky Elektronický oběh řízené dokumentace. 3. Informace o předmětu veřejné zakázky Předmětem plnění veřejné zakázky je rozšíření funkčnosti stávajícího prostředí systémů DMS (Document Management System) v zóně MIS resp. aplikací SAS/EZOP a lntranet o další funkcionalitu, která zajistí kompletní elektronizaci procesu zpracování a distribuce řízené dokumentace v podniku. Vzhledem k pokročilému stupni rozvoje DMS systémů v zóně MIS a potřebě dlouhodobé archivace podnikových dokumentů s řízeným oběhem je požadována realizace vlastního technického řešení formou aplikační SW nadstavby, integrované se systémem spisové služby SAS/EZOP s využitím obdobné technologie, jako již implementované nadstavby (schvalování smluv workflow, nárokování výpočetní techniky, apod.), jakožto i podporou integrace se systémy lntranet, PKI a EDDA. Jedná se o implementaci následujících funkcí: implementace technické podpory pro zpracovatele ve fázi přípravy alfa-verze nového resp. aktualizovaného dokumentu, včetně integrace s lntranetem implementace workflow a související podpory pro realizaci připomínkového řízení implementace technické podpory pro zpracovatele ve fázi zapracovávání připomínek implementace schvalovacího workflow pro finální verzi dokumentu (včetně integrace s PKI a EDDA) implementace podpory procesu řízené distribuce a související podpory prokazatelného seznámení (integrace s PKI, publikace na lntranet), předání vzniklé dokumentace (vlastní dokument, podpisové archy, apod.) do EDDA (integrace s PKI a EDDA) -

-

-

-

-

-

-

Dílo bude zhotoveno a zprovozněno ve 4 na sebe navazujících fázích s následujícím obsahovým členěním:

‘

Fáze 1: Zprovoznění prototypu modulu pro tvorbu dokumentace, včetně připomínkovacího a schvalovacího workflow, termín plnění nejpozději do 30. 6. 2014. Plná implementace modulu pro tvorbu dokumentace (včetně Fáze 2: připomínkovacího a schvalovacího workflow) v prostředí DMZ systémů zóny MIS, vytvoření prototypu distribučního workflow (včetně prokazatelného seznámení, podpory publikace, tisku a evidence řízených kopií a kontrolního mechanismu pro vyhodnocení pokrytí již seznámených osob a zpětného sběru podpisových archů) a vytvoření prototypu archivačního, termín plnění nejpozději do 30. 9. 2014. Fáze 3: Implementace připomínek z testovacího provozu, vypracování uživatelské příručky, základní provozní programově-technické dokumentace a připravenost celého systému na spuštění do uživatelského provozu, termín plnění nejpozději do 31. 12. 2014.

Stránka 2z4

Fáze 4: Technická podpora provozního náběhu jednotlivých uživatelských funkcí, implementace požadavků na úpravy funkčnosti, vzniklé z náběhu uživatelského provozu, vypracování finální verze programově-technické dokumentace, uvedení systému do ustáleného rutinního provozu, termín plnění nejpozději do 31. 5. 2015. Klasifikace předmětu veřejné zakázky: Zadavatel vymezuje předmět veřejné zakázky podle referenční klasifikace platné pro veřejné zakázky na základě Nařízení Komise (ES) Č. 21 3/2008 takto: kód CPV: 72263000-6, 72265000-0, 72254000-0 Implementace programového vybavení, Konfigurace programového vybavení, popis: Testování programového vybavení 4. Zadávacĺ dokumentace Zadávací dokumentace je přílohou č. 1 k Výzvě k jednání v jednacím řízení bez uveřejnění. 5. Místo a termín prvního jednání První jednání proběhne v objektu IATCC Praha, Navigační 787, Jeneč dne 3. 2. 2014 od 10:00 hod. v m.č. 4.008. 6. Jazyk jednání Jednání proběhne v českém jazyce. 7. Termín posledního možného jednání Zadavatel stanovuje termín posledního možného jednání na den 28. 2. 2014.

8. Lhůta pro podání nabídek a termín otevírání obálky s nabídkou Lhůta pro podání nabídek v souladu s 34 odst. 2 písm. g) ZVZ bude dohodnuta v rámci jednání. Termín otevírání obálek bude stanoven v rámci jednání. 9. Mĺsto pro podánĺ nabídek Uchazeč je povinen doručit nabídku bud‘ osobně do podatelny zadavatele v objektu číslo místnosti 1.201 (v pracovních dnech IATCC Praha, Navigační 787, Jeneč poštou nebo na následující adresu: Řízení letového 14:00) v úředních hodinách 8:00 provozu CR, s.p. (RLP ČR, s.p.), Navigační 787, 252 61 Jeneč k rukám Marcely Šomkové. —

—

10. Požadavky na způsob zpracování nabídky Nabídka bude obsahovat veškeré náležitosti požadované jak v této Výzvě k jednání vjednacím řízení bez uveřejnění, tak vZadávací dokumentaci, která tvoří přílohu č. I k této Výzvě k jednání v jednacím řízení bez uveřejnění. 11.Zadávací lhůta Zadavatel stanovuje ve smyslu 43 ZVZ zadávací lhůtu do 31. 3. 2014. Po tuto lhůtu je uchazeč svou nabídkou vázán. Zadávací lhůta začíná běžet okamžikem uplynutí lhůty pro podání nabídek. Uchazeči, který byl vybrán, končí zadávací lhůta dnem uzavření smlouvy. 12. Požadavky na splnění kvalifikace Zadavatel požaduje prokázání této kvalifikace: 12.1 Profesní kvalifikační předpoklady dle 54 ZVZ Profesní kvalifikační předpoklady splní dodavatel, který předloží:

Stránka 3 z 4

a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis zjiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán a b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právnĺch předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci Prokázání profesních kvalifikačních předpokladů: Dodavatel prokáže splnění profesních kvalifikačních předpokladů předložením prosté kopie, a to: písm. a) předložením kopie výpisu z obchodního rejstříku či jiné obdobné evidence. Výpis z obchodního rejstříku nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů, písm. b) předložením kopie dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění.

-

-

Přílohy Příloha č. 1 k Výzvě k jednání v jednacím řízení bez uveřejnění včetně přílohy č. I

VJenči dne

24. Ot 2O1

ČR, SP.

Mgr. Petr Fai— ředitel Diviže plánování a rozvoje letových navigačních služeb

Stránka 4 z 4

—

Zadávací dokumentace

Příloha č. I k Výzvě k jednání v jednacím řízení bez uveřejnění k veřejné zakázce „Elektronický oběh řízené dokumentace“ Zadávací dokumentace

•

II J lIJI IIIIIIlI I I liliilIII I

Řízení letového provozu České republiky

RVZ1133/2014

ZADÁVACĺ DOKUMENTACE ve smyslu 44 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVi)

Jednací řízení bez uveřejnění

Název veřejné zakázky: Elektronický oběh řízené dokumentace Zadavatel veřejné zakázky: Řízení letového provozu České republiky, státní podnik (ŘLP ČR, s.p.) Navigační 787 25261 Jeneč IČ: 49710371 DIČ: CZ4971 0371

V Jenči dne

2401. 201/4

...

r Li Mgr Petr JtV‘GALr I,/ 4 reditel Divize planování a rozvoje Ietovych navigacních sluzeb

Stránka 1 z 5


Informace o zadavateli

1.

ti Základní údaje : Řízení letového provozu České republiky, státní podnik (ŘLP ČR, s.p.) Název : Navigační 787, 252 61 Jeneč Sídlo :49710371 lČ : CZ49710371 DIČ Zapsán v obchodním rejstříku vedeném MěS v Praze v odd. A, vložce 10771. Profil zadavatele: http://sluzby.e-zakazky.cz/ProfilZadavatele/DetailZadavatele.aspx?I DZ=73eObefb9f53-448c-b748-1 f034c285e4c Statutární orgán zadavatele 1.2 Statutárním orgánem zadavatele je generální ředitel Ing. Jan Klas. Osoba oprávněná k činění právních úkonů v rámci zadávacího řízení je Mgr. Petr Fajtl, ředitel Divize plánování a rozvoje LNS. Osoba oprávněná k podpisu smlouvy je Mgr. Petr Fajtl, ředitel Divize plánováni a rozvoje LNS. 1.3 Kontaktní osoby Kontaktní osobou ve věcech souvisejících s touto veřejnou zakázkou: technických Ing. Jan Abel, e-mail: abelans.cz organizačních Marcela Šomková, e-mail: somkovacans.cz -

—

Předmět plnění veřejné zakázky

2.

2.1 Popis předmětu plnění veřejné zakázky Předmětem plnění veřejné zakázky je rozšíření funkčnosti stávajícího prostředí systémů DMS (Document Management System) v zóně MIS resp. aplikací SAS/EZOP a lntranet O další funkcionalitu, která zajistí kompletní elektronizaci procesu zpracování a distribuce řízené dokumentace v podniku. Vzhledem k pokročilému stupni rozvoje DMS systémů v zóně MIS a potřebě dlouhodobé archivace podnikových dokumentů s řízeným oběhem je požadována realizace vlastního technického řešení formou aplikační SW nadstavby, integrované se systémem spisové služby SAS/EZOP s využitím obdobné technologie, jako již implementované nadstavby (schvalování smluv workflow, nárokování výpočetní techniky, apod.), jakožto i podporou integrace se systémy Intranet, PKI a EDDA. Jedná se o implementaci následujících funkcí: implementace technické podpory pro zpracovatele ve fázi přípravy alfa-verze nového resp. aktualizovaného dokumentu, včetně integrace s Intranetem implementace workflow a související podpory pro realizaci připomínkového řízeni implementace technické podpory pro zpracovatele ve fázi zapracovávání připomínek implementace schvalovacího workflow pro finální verzi dokumentu (včetně integrace s PKI a EDDA) implementace podpory procesu řízené distribuce a související podpory prokazatelného seznámení (integrace s PKI, publikace na lntranet), předání vzniklé dokumentace (vlastní dokument, podpisové archy, apod.) do EDDA (integrace s PKI a EDDA) -

-

-

-

-

-

-

Dílo bude zhotoveno a zprovozněno ve 4 na sebe navazujících fázích s následujícím obsahovým členěním: Fáze 1: Zprovoznění prototypu modulu pro tvorbu dokumentace, včetně připomínkovacího a schvalovacího workflow, termín plnění nejpozději do 30. 6. 2014. (včetně tvorbu modulu pro dokumentace Fáze 2: implementace Plná připomínkovacího a schvalovacího workflow) v prostředí DMZ systémů zóny MIS, vytvoření prototypu distribučního workflow (včetně prokazatelného seznámení, podpory publikace, tisku a evidence řízených kopií a kontrolního mechanismu pro vyhodnocení pokrytí již seznámených osob a zpětného sběru podpisových archů) a vytvoření prototypu archivačního, termín plnění nejpozději do 30. 9. 2014.

Stranka 2 z 5


Fáze 3: Implementace připomínek z testovacího provozu, vypracování uživatelské příručky, základní provozní programově-technické dokumentace a připravenost celého systému na spuštění do uživatelského provozu, termín plnění nejpozději do 31. 12. 2014. Fáze 4: Technická podpora provozního náběhu jednotlivých uživatelských funkcí, implementace požadavků na úpravy funkčnosti, vzniklé z náběhu uživatelského provozu, vypracování finální verze programově-technické dokumentace, uvedení systému do ustáleného rutinního provozu, termín plnění nejpozději do 31. 5. 2015. Bližší specifikace předmětu plnění je obsažena v následujících přílohách č. 1 a 2: Příloha č. I k Zadávací dokumentaci Detailní technické zadáni Příloha č. 2 k Zadávací dokumentaci Smlouva o dílo Č. 005/2014/IS/133 včetně přílohy č. 1 a 2. —

—

Zadávací dokumentace 2.2 Informace a údaje uvedené v této Zadávací dokumentaci a jejích přílohách č. I a 2 vymezují závazné požadavky zadavatele na zpracování nabídky a plnění veřejné zakázky.

3. 3.1

Doba a místo plněnĺ veřejné zakázky Doba plnění veřejné zakázky

Kompletní dílo bude předáno do 31. 5. 2015. 3.2 Místo plnění veřejné zakázky Místem plnění je objekt zadavatele IATCC Praha, Navigační 787, 252 61 Jeneč.

4. Kvalifikace uchazečů 50 ZVZ, v nabídce prokázat splnění kvalifikace požadované ve Uchazeč je povinen v souladu s Výzvě kjednání vjednacím řízení bez uveřejnění.

5.

Způsob zpracování nabídkové ceny

5.1 Základní požadavky zadavatele Nabídková cena bude v nabídce stanovena jako nejvýše přípustná (maximální) částka za plnění veřejné zakázky v Kč bez DPH i s DPH, včetně všech poplatků a veškerých dalších nákladů s plněním veřejné zakázky souvisejících a vyčíslena transparentním způsobem v položkovém rozpočtu v příloze Č. 2 smlouvy Č. 005/2014/lS/l 33 v následujícím členění: Fáze 1: tj celkem x počet ČI/dnů a) Programování cena za I čI./den činí x počet ČI/dnů b) Implementace programového vybavení cena za I Čl./den činí celkem x počet čl/dnů c) Konfigurace programového vybavení cena za I čl./den činí celkem tj. celkem x počet Čl/dnů d) Testování cena za I čl./den Činí tj. celkem x počet čI./dnů činí za I Čl./den cena Dokumentace e) f) Nabídková cena za Fázi 1. prostý součet položek celkem uvedených v ad a) až ad e) ‚

-

tj.

—

—

‚

tj.

‚

-

‚

-

-

Fáze 2: tj. celkem x počet čl./dnů g) Programování cena za 1 čl/den činí x počet čl./dnů h) Implementace programového vybavení cena za I čI/den Činí celkem x počet ČI./dnů i) Konfigurace programového vybavení cena za 1 čI./den činí celkem tj. celkem x počet čl/dnů j) Testování cena za 1 ČI./den činí x počet ČI./dnů tj. celkem k) Dokumentace cena za I čI./den činí 1) Nabídková cena za Fázi 2. prostý součet položek celkem uvedených v ad g) až ad k) ‚

-

—

—

-

‚

-

-

Stránka 3 z 5

tj. tj.


Fáze 3: x počet čl/dnů tj. celkem m) Programování cena za I čl/den činí x počet čl.Idnů n) Implementace programového vybavení cena za I čl/den činí celkem x počet čl/dnů cena za 1 čl./den činí 0) Konfigurace programového vybavení celkem tj. celkem x počet čl./dnů p) Testování cena za 1 čl./den činí tj. celkem x počet čl/dnů q) Dokumentace cena za 1 čl./den činí prostý součet položek celkem uvedených v ad m) až ad q) r) Nabídková cena za Fázi 3. ‚

-

—

—

‚

tj.

‚

tj.

‚

tj.

‚

-

‚

-

-

Fáze 4.: tj celkem x počet čl/dnů s) Programování cena za 1 čl/den činí x počet čl./dnů t) Implementace programového vybavení cena za 1 čl/den činí celkem x počet čl/dnů u) Konfigurace programového vybavení cena za I čl./den činí celkem tj. celkem x počet ČL/dnů v) Testování cena za I čl./den činí tj. celkem x počet čl/cinů w) Dokumentace cena za I čl/den činí prostý součet položek celkem uvedených v ad s) až ad w) x) Nabídková cena za Fázi 4. -

—

—

tj.

‚

-

-

-

Nabídková cena: y) Nabídková cena za dílo

-

prostý součet položek uvedených v ad f), ad I), ad r) a ad x)

Zadavatel nepřipouští žádné podmínky, za nichž by mohlo dojít k překročení nabídkové ceny.

6. 6.1

Platební podmínky Zadavatel nepřipouští platbu předem. Platby budou uskutečněny na základě faktur daňových dokladů. Platební podmínky jsou specifikovány ve Smlouvě o dílo č. 005/2014/IS/l 33, která tvoří přílohu č. 2 této Zadávací dokumentace.

—

7. Obchodní podmínky 7.1

Obchodní podmínky jsou specifikovány ve Smlouvě o dílo č. 00512014/lS1133, která tvoří přílohu č. 2 této Zadávací dokumentace.

7.2

Omezení výše náhrady škody v jakémkoliv směru se nepřipouští.

8. Technické podmínky Technické podmínky ve smyslu 45 ZVZ s ohledem na předmět plnění veřejné zakázky zadavatel nestanovuje, předmět veřejné zakázky je definován v Zadávací dokumentaci a jejích přílohách č. 1 a 2.

9. Nabídka 9.1

Nabídky se podávají písemně, v uzavřené obálce opatřené na uzavřeních razítkem či podpisem uchazeče označené názvem veřejné zakázky a s uvedením výzvy „Neotevírat. Na obálce musí být uvedena adresa, na niž je možno zaslat oznámení podle 71 odst. 6 a 7. Uchazeč předloží nabídku v jednom výtisku, který bude označen na krycím listě názvem „Originál. Všechny listy nabídky budou navzájem pevně spojeny či sešity tak, aby byly Stránka 4 z 5


dostatečně zabezpečeny před jejich vyjmutím z nabídky. Zadavatel nedisponuje elektronickým nástrojem pro příjem nabídky v elektronické podobě. 9.2

V nabídce musejí být na krycím listu uvedeny identifikační údaje o uchazeči v rozsahu 17 ZVZ. Nabídka musí být zpracována včeském jazyce (včetně příloh) a uvedeném v podepsána na krycím listu oprávněnou osobou uchazeče. Součástí nabídky musí rovněž podle 68 odst. 3 písm. a) až c) ZVZ být: a)

seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteřĺ v posledních 3 letech oci konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele,

b)

má-li dodavatel formu akciové společnosti, seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10% základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek,

c)

prohlášení uchazeče o tom, že neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu podle zvláštního právního předpisu v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou, tj. podle zákona č. 143/2001 Sb., o ochraně hospodářské soutěže, ve znění pozdějších předpisů.

9.3

Uchazeč je vázán svou nabídkou po celou dobu zadávací lhůty, tj. do 31. 3. 2014.

9.4

Uchazeč je povinen doručit nabídku buď osobně do podatelny zadavatele v objektu IATCC Praha, Navigační 787, Jeneč, č.m. 1.201 (v pracovních dnech v úředních hodinách 8:00 14:00) nebo zaslat poštou na následující adresu: Řízení letového provozu ČR, s.p. Navigační 787, Jeneč, 252 61 k rukám Marcely Šomkové.

—

9.5

Nabídka musí být po obsahové stránce předložena v následující struktuře:

o

krycí list nabídky podepsaný osobou oprávněnou včetně identifikačních a kontaktních údajů o uchazeči (obchodní firmu/jméno uchazeče, sídlo uchazeče, právní formu, úplnou adresu uchazeče pro poštovní styk, jméno pracovníka pověřeného věcným jednáním ohledně této veřejné zakázky, 1Č, DIČ, telefon, e-mail, nabídkovou cenu bez DPH i s DPH)

o

doklady prokazující splnění kvalifikace

o

nabídková cena dle bodu č. 5.1 zadávací dokumentace

o

seznamy či čestná prohlášení podle

o

doplněná Smlouva o dílo č. 005/2014/lS/133 včetně příloh č. I a 2 a podepsaná osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče

o

případné další relevantní dokumenty dle uvážení uchazeče

68 odst. 3 písm. a) až c) zákona

10. Jiné požadavky V souladu s 34 odst. 4 ZVZ je zadavatel oprávněn dohodnout i jiné podmínky veřejné zakázky, než které byly uvedeny ve Výzvě kjednání vjednacím řízení bez uveřejnění či v Zadávací dokumentaci. Zadavatel nepřipouští varianty nabídky. Vzhledem k tomu, že je veřejná zakázka zadávána jedinému zájemci, nestanovuje zadavatel hodnotící kritéria. Přílohy Příloha č. 1 k Zadávací dokumentaci Příloha č. 2 k Zadávací dokumentaci

—

—

Detailní technické zadání Smlouva o dílo č. 005/2014/IS/l 33 včetně jejích příloh č. 1 a 2

Stránka 5 z 5


Příloha Č. I k Zadávací dokumentaci k veřejné zakázce „Elektronický oběh řízené dokumentace“

Detailnĺ technické zadání

Obsah 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Üvod Základní požadavky Požadavky na oběh řízené dokumentace Požadavky na tvorbu dokumentace Požadavky na připomínkové řízení Požadavky na doporučení a schválení Požadavky na distribuci RD Požadavky na prokazatelné seznámení Požadavky na evidenci řízených výtisků Požadavky na publikaci a tisk Technickéadalší požadavky Seznam zkratek Stavový diagram oběhu řízené dokumentace

2 3 7 8 9 10 11 13 14 14 15 15 16

strana č. 1 / 16


I Úvod Podstatou a cílem řízení dokumentace (ŘD), jako součásti systému vnitropodnikového řízení, je poskytovat všem pracovníkům relevantní informace, aby se na jejich základě mohli správně rozhodovat a efektivně plnit své pracovní úkoly a povinnosti. Organizační informace zahrnují zejména informace 0: • základních organizačních pravidlech (Organizační řád, Konfigurační manuál, aj.), • podnikových procesech (ve směrnicích, opatřeních a dalších vnitropodnikových normách), • podnikových cílech (v plánovacích dokumentech dlouhodobých, střednědobých a základních). Další zejména ekonomické a technické informace jsou řízeny přímo informačními systémy, ve kterých jsou zpracovávány (v zóně MIS a/nebo ATMS). Proces řízení dokumentace je významným prvkem řízení a rozvoje znalostního potenciálu zaměstnanců. Jeho efektivnost má přímý vliv na efektivnost a výkonnost fungování celé organizace. —

—

—

Životní cyklus řízené dokumentace, který zahrnuje zpracování, schvalování, distribuci a užívání dokumentace, je v důsledku historického vývoje fragmentovaný a přes dostupnost vyspělých informačních technologií probíhají dodnes některé kroky výhradně v papírové formě. To omezuje možnosti sdílení informací a zvyšuje provozní náklady, jak osobní (pracovní čas), tak materiálové (tisk, kopírování). Proto základním požadavkem je integrovat a automatizovat celý oběh řízené dokumentace, převést jej do elektronické formy, a tím zvýšit efektivitu a snížit nákladovost tohoto procesu.

Cĺlem tohoto dokumentu je popsat uživatelské a technické požadavky na řešení automatizace oběhu řízené dokumentace. Požadavky vyplývají z: • pravidel daných Konfiguračním manuálem a z poznatků shromážděných během jeho změn, • zkušeností se zpracováním studie proveditelnosti „Elektronické distribuce a archivace řízené dokumentace firmou Assecco Czech Republic, a.s. (1 9.8.2008 18.2.2009), • poznatků z projektu Metastorm BPM (12.5.2009 30.9.2009), • diskuse o přidělování závaznosti řízené dokumentace (17.6.2009 32.2010), • výstupů pracovní skupiny pro ideový návrh podnikové dokumentace (17.6.2013 15.9.2013). Požadavky mají přidělené priority od p1 nejnižší po p3 nejvyšší. Priorita pA znamená, že jde o základní požadavek na architekturu cílového řešení. —

—

—

—

—

—

Dokument prošel celopodnikovým připomínkovým řízením.

1.1

Terminologie, zkratky

ŘD

řízená dokumentace

Systém

systémem označujeme celé technické řešení (hardware, software) systému řízené dokumentace. Jeho součástí je serverová část, databáze, webový interface, klientská aplikace.

Aplikace

(nebo také klientská aplikace), samostatně spustitelný program/aplikace na PC, která slouží pro přístup do systému řízené dokumentace.

Web aplikace aplikace pro přístup do systému řízené dokumentace prostřednictvím webového rozhraní podnikového Intranetu. Uživatel

obecné označení zaměstnance ŘLP ČR, s.p., který pracuje s kteroukoli částí systému (aplikací, web aplikací).

Uživatel ŘD

termínem označujeme aktéra (konkrétní roli) koncového uživatele, čtenáře, který se S dokumentací seznamuje, čte ji, vyhledává v ní. Více viz kap. 2.4 Uživatelské role a jejich oprávnění (pA) na str. 5. stranač.2/16

Řízeni letového provozu České republiky Pracovník

synonymum pro zaměstnance ŘLP ČR, sp.

Dokument

obecné označení pro jakýkoli jeden dokument I text.

Dokument ŘD (řízený dokument) označuje množinu jednotlivých dokumentů (hlavní dokument + přílohy) a jejich vlastností. Dokumentu RD se skládá z hlavního dokumentu, příloh, tabulky závaznosti, rozdělovníků apod. Více viz kap. 2.5 Dokument RD (pA) na straně 5. Oběh ŘD

označuje životnĺ cyklus (workflow) dokumentu ŘD. Stejný proces probíhá jak pro nový dokument ŘD tak i pro změnu nebo novou verzi stávající dokument RD.

Notifikace

operace, kdy systém posílá upozornění emailem

2 Základní požadavky c--

2.1

Životní cyklus ŘD (pA)

Životní cyklus ŘD zahrnuje etapyzpracovántyVpTipomínkování, schvalování a distribuce, jejíž součástí je především prokazatelné seznámení. ŘD během tohoto cyklu prochází určitými stavy. Podnětem pro přechod zjednoho stavu do jiného je určitá akce, kterou provede uživatel s příslušným oprávněním. Konkrétní stavy ŘD definuje následující tabulka a ilustruje obrázek či. Tabulka obsahuje také dílčí procesy (pro připomínky, seznámeni a řízené výtisky) a výčet oprávněných uživatelů ŘD. Etapa životnĺho cyklu ŘD Zpracování

Připomínkování

Oprávnění uživatelé ŘD Správce ŘD Zástupce OÚ Zpracovatel ŘD Založení změny/verze Garant Správce RD Zástupce OÚ Zpracovatel ŘD Tvorba návrhu Schválení návrhu pro připomínky Garant Zpracovatel ŘD Distribuce k připomínkám Garant modifikace rozdělovníků dokument kam byl OÚ, Zástupce distribuován (oprávnění doplnit rozdělovník) ŘD (dle rozdělovníku pro Oponenti Připomínkové řízení k návrhu připomínky) Správce RD Zástupci OÚ, kam přísluší autor připomínky připomínky Schválení Ukončení připomínkového řízení Garant Zpracovatel ŘD Vypořádání připomínek Zvolení vedoucí zaměstnanci Doporučení návrhu návrhu Schválení Vypořádáni důvodů neschválení Zpracovatel ŘD Zpracovatel ŘD Distribuce Zástupci OU, kam byl dokument distribuován modifikace rozdělovníků (oprávnění doplnit rozdělovník) Uživatelé podle rozdělovníku pro distribuci a Užívání rozdělovníku k seznámení seznámení -čtení Stav ŘD Založení nového dokumentu ŘD

-

Schvalování

Distribuce/Seznámeni

-

-

strana č. 3 I 16

LIJ

Řízení letového provozu České republiky vyhledávání -tisk Archivace -

Ukončení platnosti

Správce ŘD

Obrázek 1: Životní cyklus řízené dokumentace Průběh procesu, tj. informace o tom, kdo a kdy provedl jakou akci s jakým důsledkem pro stav procesu, je třeba evidovat a zpřístupnit uživatelům.

2.2 Řízení pracovního toku a notifikace • • • • •

(pA) Řízení pracovního toku zajišt‘uje aplikace generováním úkolů jednotlivým uživatelům podle konfigurace oběhu ŘD. (pA) Informaci o vygenerovaném úkolu oznámí aplikace uživateli prostřednictvím notifikačního e-mailu. (pA) Informace o úkolech ze systému řízené dokumentace se objeví rovněž na podnikovém Intranetu na hlavní stránce v sekci „Místa a dokumenty (p3) Oznámení (notifikaci) úkolů provádí aplikace takovým způsobem, aby uživatel mohl snadno požadovaný úkol splnit (tj. rychle spustit aplikaci, seznámit se s úkolem a provést požadovanou akci). (pA) Splnění úkolu uživatel potvrdí provedením požadované akce.

stranač.4/16

Řízení letového provozu

České republiky Komentář k provedené akci (p2)

3

Uživatel má možnost při provádění akce zaznamenat komentář, který je uložen v průběhu procesu. Tento komentář je zobrazován také všem uživatelům, od kterých je požadována následující akce.

Uživatelské role ajejich oprávnění (pA)

2.4

Aplikace umožňuje řízení přístupových práv podle pravidel zóny MIS. Správce ŘD správce ŘD je zaměstnanec, který má oprávnění založit novou ŘD, ukončit platnost ŘD, připomínkovat RD (s důrazem na formální správnost, kategorizaci apod.), přiděluje číslo RD a má oprávnění před schvalováním změnit kategorii RD. Má oprávnění u RD měnit zpracovatele, garanta, doporučující a schvalující zaměstnance. —

Uživatel ŘD uživateli řízené dokumentace jsou všichni zaměstnanci podniku. Mají oprávnění dokumentaci číst, vyhledávat v ní, seznamovat se s přidělenou dokumentací. —

Zpracovatel ŘD uživatel, který byl u konkrétních ŘD stanoven jako zpracovatel. Má oprávnění pro tvorbu návrhu, rozdělovníků, nastavit garanta, doporučující pracovníky a schvalovatele. Předává dokumentaci garantovi k zahájení připomínkového řízení, vypořádává připomínky a důvody nedoporučení nebo neschválení dokumentace. Zpracovatel provádí pravidelnou revizi RD. Má oprávnění založit změnu RD, kde je zpracovatelem. —

Oponent ŘD uživatel, který byl v rozdělovníku pro distribuci k připomínkám stanoven jako pracovník, který má danou ŘD připomínkovat. Pracovník má oprávnění vkládat připomínky. —

uživatel, který byl u konkrétních ŘD stanoven jako garant, implicitně je nastaven Garant ŘD zpracovatele. Garant má oprávnění zahajovat a ukončovat připomínkové řízení, pracovníka na nadřízeného předává dokument do schvalovacího řízení (k doporučení a ke schválení). Garant má oprávnění modifikovat tabulku závaznosti a rozdělovníky. —

Doporučující pracovník uživatel, který byl u konkrétních ŘD stanoven jako pracovník, který ji doporučuje ke schválení. Pracovník má oprávnění doplnit rozdělovník pro distribuci a rozdělovník k seznámení. —

Schvalovatel uživatel, který byl u konkrétních ŘD stanoven jako pracovník, který ji schvaluje. Pracovník má oprávnění doplnit rozdělovník pro distribuci a rozdělovník k seznámení. —

Zástupce OÚ pro každé OÚ je možné stanovit jeho oprávněné zástupce množinu zaměstnanců, kteří mají oprávnění provádět operace: založení nového oběhu ŘD založení změny RD, která byla vydána jejich OU doplnit rozdělovník pro distribuci k připomínkám o podřízené OU (přeposlat dokument k připomínkám na nižší úroveň), případně zaměstnance příslušné OU nebo podřízených OU (přidělit dokument k připomínkám konkrétnímu zaměstnanci) doplnit rozdělovník k distribuci o podřízené OU (přeposlat dokument na nižší úroveň) doplnit rozdělovník k seznámení o pracovníky příslušné OU a podřízených OU (přidělit dokument k seznámení konkrétnímu podřízenému zaměstnanci) provést tisk řízené dokumentace a zaevidovat vlastníka RD schvalovat připomínky vložené oponenty z této nebo podřízené OU Jako zástupce OÚ bude implicitně stanoven jeho vedoucí a zástupce vedoucího. Jako zástupce OU bude možné stanovit libovolného zaměstnance (typicky to budou např. zaměstnanci sekretariátu). —

—

-

-

-

-

-

-

‚

-

2.5 Dokument ŘD (pA) Dokument ŘD může být interního nebo externího původu. Dokument ŘD může být bez příloh nebo s přílohami. stranač. 5116

Řízení letového provozu České republiky Příloha dokumentu může být příloha, která je součástí oběhu dokumentu, je tvořena, schvalována, distribuována a změnována spolu s hlavním dokumentem (dále je nazývána příloha). Příloha nemá vlastní oběh v systému RD. • samostatná příloha, která není součástí oběhu dokumentu ŘD, je tvořena, schvalována, distribuována a změnována samostatně (dále je nazývána samostatná příloha). Samostatná příloha má vlastní oběh v systému RD. Samostatně změnovaná příloha nemůže mít další přílohy.

2. 5.1

I

Vlastnosti dokumentu ŘD

Dokument ŘD se skládá z jeho evidovaných vlastností (záznam v evidenci) a ze samotných dokumentů těla hlavního dokumentu, a těl dokumentů příloh. Dokument ŘD (dokument s/bez příloh, samostatná příloha) má následující vlastnosti: • (pA) typ dokumentu (základní, příručka, směrnice, metodický pokyn, provozní pokyn, samostatná příloha) • (pA) název dokumentu • (pA) číslo • (pA) útvar organizační útvar, který vydává směrnici (pA) verze číslo verze • • (pA) změna číslo změny • (pA) předchozí změnalverze odkaz na předchozí změnu/verzi dokumentu v případě, že se jedná o změnu (pA) datum účinnosti • • (pA) datum platnosti dokument platí automaticky od okamžiku jeho schválení • (pA) datum konce platnosti • (pA) zpracovatel • (pA) garant implicitně nastaven na vedoucího pracovníka zpracovatele, ale lze tuto položku změnit. • (pA) doporučil 1-N pracovníků, které doporučují dokument ke schválení. Prvním pracovnĺkem, který dokument doporučuje ke schválení, je garant. • (pA) schvalovatel I pracovník, který dokument schvaluje • (pA) tabulka závaznosti více viz 4.5 (pA) rozdělovník pro distribuci k připomínkám I-N osob, kterým půjde dokument k připomínkám, • 1-N organizačních útvarů, kam půjde dokument k připomínkám, ke každé osobě je možné stanovit termín pro odevzdání připomínek • (pA) rozdělovník k distribuci seznam OÚ, kam je dokument distribuován • (pA) rozdělovník k seznámení (jmenný rozdělovník) seznam jmen pracovníků se stanovenou úrovní seznámení I-N souvisejících nebo odkazovaných dokumentů, položka z krycího • (pA) související dokumenty listu dokumentace. Tento seznam bude využíván k upozorňování zpracovatelů na změny v souvisejících dokumentech. • (pA) přílohy seznam příloh a samostatných příloh hlavní dokument samostatné přílohy, atribut bude dostupný pouze pro typ • (pA) hlavní dokument dokumentu samostatná příloha Externí dokument má stejné vlastnosti jako dokument interní. Externí dokument bude mít přiděleného zpracovatele zaměstnance ŘLP, který bude mít odpovědnost za jeho aktualizaci. Externí dokument bude doplněn o stejné atributy a bude probíhat stejným procesem jako interní dokument RLP. —

—

—

—

—

—

—

—

—

—

—

—

—

—

—

—

Příloha dokumentu ŘD má vlastnosti: • (pA) název dokumentu (pA) číslo • • (pA) útvar organizační útvar, který vydává přílohu (shodný s hlavní směrnicí) • (pA) verze číslo verze • (pA) změna číslo změny • (pA) datum účinnosti • (pA) datum platnosti dokument platí automaticky od okamžiku jeho schválení —

—

—

—

stranač.6/16

___i1_ Řízení letového provozu České republiky

:

2. 5.2

Vzhled dokumentů (pA)

Aplikace musí v nejvyšší možné míře zajistit jednotný vzhled a styl dokumentů. Dokument se skládá z částí: titulní strana, krycí list, tělo dokumentu a zakončení. Titulní strana a krycí list dokumentu je automaticky vytvářen aplikací z údajů zadaných v systému.

Titulní strana Krycí list

Tělo dokumentu

Zakončení dokumentu

Aplikace do krycího listu automaticky doplňuje grafickou podobu ručního podpisu (obrázek s ručním podpisem) všech uživatelů, kteří dokument podepsali elektronickým podpisem (zpracovatel, doporučil, schválil). Tělo dokumentu vytváří zpracovatel v aplikaci MS Word. Prázdný dokument pro tvorbu těla vytvoří systém zpracovateli za použití poslední a platné verze podnikové šablony. Tělo dokumentu může být zpracováváno „lokálně‘ a následně vloženo zpět do systému. Pro případ externí dokumentace může být tělo dokumentu vloženo do systému také ve formátu PDF. Zakončení dokumentu je automaticky vytvářeno aplikací.

Kompletaci dokumentu (sloučení těchto částí) provádí systém automaticky před distribucí k připomínkám a pak před finální distribucí a publikaci. Během sloučení systém provede kontrolu a aktualizaci hodnot uvedených v zápatĺ (počet stránek, verze, datum účinnosti apod.)

2.6

Změněné části dokumentu budou označeny svislou čarou po straně. Celková kvalita software

(pA)

Aplikace splňuje obecné standardy kvality, zejména: • Funkčnost, tj. splňovat funkční požadavky Spolehlivost, tj. provoz s minimem chyb (neshod se specifikací) . . Použitelnost, tj. jednoduchost obsluhy • Udržovatelnost, tj. snadnost oprav zjištěných chyb a implementace rozvojových změn • Účinnost, tj. efektivní využívání IT prostředků

3 Obecné požadavky na oběh řízené dokumentace 3.1

Stav,,Tvorbanávrhu“(pA)

V tomto stavu aplikace umožňuje založit nový oběh ŘD se všemi potřebnými náležitostmi, které stanovuje Konfigurační manuál. Nový oběh se zakládá v případě tvorby nové ŘD, nebo v případě změny stávající RD. ŘD se vracĺ do tohoto stavu také po zamítnutí ve stavu „Doporučení návrhu nebo „Schválení návrhu, pokud důvody neschválení nejsou pouze formálnĺ, nebo při aktualizaci platné RD. Založit nový oběh ŘD může pouze Správce ŘD, Zástupce OÚ. Založit nový oběh pro změnu ŘD může také jeho Zpracovatel nebo Garant.

3.2

Stav „Schválení návrhu pro připomínky“

(pA)

V tomto stavu garant zahajuje připomínkové řízení.

stranač. 7/16

Řízeni letového provozu České republiky 3.3

Stav „Připomínkové řízení k návrhu“ (pA)

V tomto stavu je dokument rozeslán dle rozdělovníku pro připomínky k připomínkám oponentům ŘD, kteří navrhují připomínky. Zástupci jejich OÚ pak navržené připomínky schvalují.

3.4

Stav,, Vypořádání připomínek“ (pA)

V tomto stavu zpracovatel vypořádává připomínky. Po úspěšném vypořádání připomínek, vytvoření rozporového listu, finalizaci těl dokumentu a vlastností RD, předává dokument ke schválení. Při přechodu „Předat ke schválení“ přidělí Správce ŘD číslo a zkontroluje, případně opraví kategorizaci dokumentu. Zpracovatel ŘD pak podepíše dokument elektronickým podpisem. Aplikace jeho podpis ověří a uloží.

3.5 Stav,,Doporučení návrhu“ a „Schválení návrhu“ (pA) Prvním pracovníkem, který dokument doporučuje ke schválení, je garant. Teprve po jeho doporučení je dokument předán ostatním doporučujícím pracovníkům a v případě kladného doporučení putuje ke schvalovateli. Po finálním schválení návrhu provede aplikace následujicí operace: • Uložení ŘD do centrálního úložiště • Ukončí platnost pro předchozí verzi ŘD (šlo-li o změnu) Ověří a uloží elektronické podpisy uživatelů • Aplikace automaticky dle stavu doporučení nebo schválení doplní po podepsání elektronickým podpisem do krycího listu „obrázek“ s ručním podpisem příslušného pracovníka. V případě zamítnuti doporučení nebo schválení přechází dokument do stavu „Vypořádání důvodu neschválení‘. Pokud důvody neschválení nejsou formální a není možné je jednoduše odstranit, přechází RD zpět do stavu „Tvroba dokumentace‘. Při zamítnutí může vedoucí pracovník vložit zdůvodnění zamítnutí.

3.6

Stav „Užívání“ (pA)

V tomto stavu probíhá distribuce a prokazatelné seznamování s ŘD.

4 Požadavky na tvorbu dokumentace 4.1

Vytvoření nové ŘD (pA)

Oprávněný uživatel může založit novou ŘD. Při vytvoření nové ŘD aplikace vyžaduje vyplnění základních údajů jako např. název, zpracovatel, vedoucí pracovník (garant).

Vytvoření nové verze /změny (pA) Zpracovatel, garant, oprávněná osoba OÚ nebo správce ŘD může založit novou změnu I verzi ŘD. Při 4.2

založení verze / změny RD aplikace vyžaduje změnu údajů jako např. číslo změny / verze. Při založení nové změny/verze se kopíruje tabulka závaznosti a rozdělovníky z verze předchozí.

4.3

Manipulace s dokumentem

Během tvorby dokumentu aplikace umožní uživateli • (p3) editovat tělo dokumentu v aplikaci MS Word (soubor se po uložení vloží zpět do systému RD) • (pA) uložit si soubor s tělem dokumentu lokálně (pro lokální práci na dokumentu) • (pA) nahrát soubor dokumentu zpět do systému. Systém bude umožňovat nahrát soubor MS Word stranač.8/16

___11_ Řízení letového provozu České republiky • • •

•

• • •

(p3) nahrát soubor s tělem dokumentu ve formátu PDF s určením stránek, které se mají použit jako tělo dokumentu (pro případ externí dokumentace, kterou získáme pouze ve formátu PDF). (pA) tvořit tabulku závaznosti (pA) přeložit tabulku závaznosti do rozdělovníků o rozdělovník pro distribuci k připomínkám o rozdělovník pro distribuci o rozdělovník pro seznámení (pA) modifikovat rozdělovníky o rozdělovník pro distribuci k připomínkám o rozdělovník pro distribuci o rozdělovník pro seznámení (pA) nastavovat další atributy záznamu (doporučil, schválil apod.) (pA) vytvářet přílohy dokumentu (pA) vytvářet samostatné přílohy dokumentu

4.4

Evidence změn ŘD (p3)

Aplikace vyžaduje po zpracovateli zaznamenání podstatných změn ŘD vůči předchozí verzi formou číslovaných záznamů s komentářem a pokud možno s odkazem na dokument/přílohu, stranu, odstavec. Aplikace podporuje (p1) funkci automatického návrhu seznamu změn (porovnáním textu dvou dokumentů). Zpracovatel může změny navržené v seznamu popsat/okomentovat. Nedůležité změny může ze seznamu vyřadit (např. vložení mezery, řádku, opravy gramatiky).

4.5

Tabulka závaznosti (pA)

Tabulka závaznosti slouží k efektivnímu, přesnému a účelnému vymezováni závaznosti podnikové dokumentace pro zaměstnance buď z pohledu vymezení v organizační struktuře podniku, nebo z pohledu pracovní role, nebo v kombinaci obou. Tabulka závaznosti má následující vlastnosti: • řádky pro obsah ŘD v řádcích jsou uváděny části ŘD, např. kapitoly na 1. úrovni a přílohy sloupce pro Oú ve sloupcích jsou uvedeny dotčené OÚ, pro které je ŘD závazná • • sloupce pro pracovnĺ role ve sloupcích mohou být uvedeny i dotčené pracovní role, pro které je RD závazná • stupně závaznosti v buňkách je uveden požadovaný stupeň znalosti (Pracovní / Informativní) provozní význam stanovení, zda se jedná o dokumentaci provozně důležitou (nutnost seznámit se • před zahájením směny), nebo provozně nedůležitou • integrace s ŘD tabulka by měla být součástí ŘD (jako krycí list) centrální evidence a využitĺ práce s tabulkou by měla být podpořena centrální databází a aplikací • —

—

—

—

—

—

—

5 Požadavky na připomĺnkové řzen Před zahájením připomínkového řízení musí být nastaven rozdělovník pro distribuci k připomínkám.

5.1

Rozdělovník pro distribuci k připomínkám (pA)

Rozdělovník pro distribuci k připomínkám obsahuje OÚ, a/nebo konkrétní pracovníky

—

oponenty ŘD.

Návrh rozdělovníku pro distribuci k připomínkám vytvoří aplikace automaticky dle tabulky závaznosti (p2), případně umožni zkopírování rozdělovníku pro distribuci k připomínkám zjiného dokumentu (p3).

stranač. 9/16

Řízení letového provozu České republiky ‚

5.2

Distribuce k připomínkám (pA)

Dokument je distribuován k připomínkám dle rozdělovníku pro distribuci k připomínkám. V případě, že je dokument adresován k připomínkám na OÚ, je o připomínkovém řízení notifikován zástupce OÚ (vedoucí, zástupce vedoucího, další zvolení pracovníci typicky sekretariátu). Zástupci OÚ mají oprávnění přidělit úkol připomínkování kterémukoli pracovníkovi ze své, příp. podřízené OÚ. Rovněž mohou dokument distribuovat na podřízenou OÚ. Systém notifikuje pracovníky o úkolu emailem. —

Vypořádat iZamítnout

Vyjádřit se

Předat ke

Smazat

Obrázek 2: Životní cyklus připomínky

5.3

Stav,,Návrhpřipomínky“(pA)

V tomto stavu aplikace umožňuje zaznamenat připomínku uživateli, který je uveden na rozdělovníku k připomínkám ve stavu „Připomínkové řízení k návrhu“.

5.4

Stav „Schválení připomínky“ (pA)

V tomto stavu zástupce OÚ schvaluje připomínky k ŘD od podřízených zaměstnanců

5.5

—

oponentů ŘD.

Stav Vypořádání připomínky“ (pA) „

V tomto stavu zpracovatel ŘD má možnost zapsat komentář, upravit ŘD, vypořádat připomínku, případně připomínku se zdůvodněním odmítnout.

5.6 Příloha k připomínce (p3) Aplikace umožňuje k připomínce přiložit alespoň jeden soubor (např. revidované znění hlavního dokumentu v oběhu).

5.7 Podepsání dokumentu zpracovatelem (pA) Posledním krokem zpracovatele před předáním ke schválení je podepsání těla dokumentu (viz kap Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.) elektronickým podpisem.

5.8

Upozorňování zpracovatelů (p2)

Aplikace bude při zahájení připomínkového řízení upozorňovat zpracovatele, kteří se na připomínkovanou dokumentaci odkazují ve své dokumentaci (mají ji v související dokumentaci).

6 Požadavky na doporučení a schválení Před předáním dokumentu k doporučení a schváleni musí být zpracovatelem • nastaveni doporučující pracovníci • nastaven schvalující pracovník stranač. 10/16

Řízeni letového provozu České republiky • • • •

vypořádány připomínky dokument podepsán EP stanoven rozdělovník pro distribuci (aby bylo možné po schválení distribuci provést) stanoven rozdělovník pro seznámení (aby bylo možné po schválení provést notifikaci o nové dokumentaci k seznámení)

Dokument před předáním k doporučení a schválení projde kontrolou správce ŘD, který přidělí ŘD číslo a provede kontrolu/úpravu kategorizace dokumentace.

6.1

Doporučení dokumentu ke schválení (pA)

První pracovník, kterému jde dokument ŘD k doporučení, je garant. Ten provede kontrolu ŘD, tabulky závaznosti a rozdělovníků, případně provede úpravu. Po jeho doporučení jde dokument ostatním pracovníkům, kteří jsou nastaveni v položce „Doporučil“. Ti mohou upravit tabulku závaznosti, rozdělovník pro distribuci ijmenný rozdělovník pro seznámeni. Před postoupením do kroku „Schválení návrhu“ musí být dokument doporučen všemi pracovníky a podepsán elektronickým podpisem. Pracovník může doporučení zamítnout se zdůvodněním zamítnutí.

6.2

Schválení dokumentu (pA)

Pracovník, který je nastaven v položce „Schválil“, musí před postoupením do kroku „Užívání“ schválit dokument podepsáním dokumentu elektronickým podpisem. Pracovník, který schvaluje, může upravit tabulku závaznosti, rozdělovník pro distribuci i jmenný rozdělovník pro seznámení. Pracovník může schválení zamítnout se zdůvodněním zamítnutí.

6.3

Vypořádání formálních důvodů zamítnutí doporučeni/schválení (pA)

V případě, že pracovník doporučující/schvalující dokument doporučení/schválení zamítne a důvody toho jsou ryze formální, aplikace umožní zpracovateli vypořádání těchto důvodů a vrácení zpět do kroku doporučení, příp. schválení. V opačném případě se dokument vrací zpět do kroku tvorbz návrhu.

7 Požadavky na distribuci ŘD Distribuce je zahájena ihned po schválení na základě nastavených rozdělovníků pro distribuci a pro seznámení (pA).

7.1

Rozdělovníky (pA)

Rozdělovník pro distribuci a jmenný rozdělovník k seznámení vznikne (polo)automaticky překladem z tabulky závaznosti již ve fázi Tvorby ŘD, nejpozději však před předáním ke schválení. Pro tyto účely bude systém využívat informace v doméně MIS.

7.2

Distribuce ŘD (pA)

Dokument je distribuován dle rozdělovníku pro distribuci • na všechny OÚ, pro které vyplývá závaznost z tabulky závaznosti (tzv. přímá závaznost)

stranač. 11 /16

Řízení letového provozu České republiky • •

pro informaci na všechny OÚ, které jsou příslušné vybraným pracovním rolím (tzn. např. v případě pracovní role technický administrátor-TA bude dokument distribuován na všechna oddělení, kde působí pracovník v roli TA) pro informaci na všechny nadřazené OÚ, které jsou nadřazené výše uvedeným OÚ

Dokument je distribuován na organizační útvary • notifikačním emailem pracovníkům • na příslušné spisové uzly EZOP Distribuce dokumentu na OÚ znamená, že notifikace o distribuci dokumentu na OÚ přijde zástupci OÚ vedoucímu/zástupci vedoucího (se stupněm seznámení I, pokud není stanovena přímá závaznost) a dalším zástupcům OÚ (typicky sekretaritáty).

-

7.3

Pracovnífunkce(pA)

Aplikace bude využívat pracovní funkce definované v personálním informačním systému (PIS), které jsou pravidelně překlápěny do domény Active Directory v MIS (AD MIS).

7.4 Akce „Upravit tabulku závaznosti“ (pA) Oprávnění provést akci má zpracovatel ŘD, příslušný garant a dále vedoucí pracovnici, kteří doporučují a schvalují. Tabulku závaznosti lze upravovat ve všech stavech s výjimkou stavu „Užívání‘. Tabulka závaznosti vzniká v průběhu tvorby dokumentu (zpracovatel) a dále je revidována • garantem při zahájení připomínkového řízení • účastníky připomínkového řízení formou návrhu změn do tabulky závaznosti. Tyto návrhy musí být před promítnutím do tabulky závaznosti akceptovány. • pracovníkem, který doporučuje • pracovníkem, který schvaluje V případě doplnění tabulky závaznosti, musí systém automaticky doplnit i rozdělovník pro distribuci a jmenný rozdělovník pro seznámení.

7.5 Akce „Upravit rozdělovník pro distribuci“ (pA) Oprávnění pro funkci „Upravit rozdělovník pro distribuci“ mají zástupci OÚ, kam byl dokument distribuován. Mají oprávnění k doplnění rozdělovníku o další podřízené OÚ. Stejné oprávnění má i zpracovatel dokumentu, garant a dále vedoucí pracovníci, kteří dokument doporučují a schvalují.

7.6 Akce „Upra vit jmenný rozdělovník“ (pA) Oprávnění pro funkci „Upravit jmenný rozdělovník“ mají oprávněné osoby OÚ, kam byl dokument distribuován. Mají oprávnění k doplnění rozdělovníku o pracovníky vlastní OU a podřízených OU. Stejné oprávnění má i zpracovatel dokumentu, garant a dále vedoucí pracovníci, kteří dokument doporučují a schvalují.

7.7

Integrita tabulky závaznosti (p1)

Aplikace obsahuje funkci na kontrolu integrity tabulky závaznosti proti • struktuře dokumentu . pracovním rolím a informacím v doméně stranač. 12/16

Řízení letového provozu České republiky 7.8 Přehled o distribuci (pA) Systém umožňuje zobrazení přehledových sestav • na jaké oddělení byl dokument distribuován . jaké dokumenty byly distribuovány na vybrané oddělení

7.9

Zastupitelnost při distribuci ŘD (pA)

Aplikace umožňuje zastupitelnost při práci s rozdělovníky (pro distribuci a k seznámení) na sekretariátech a delegováni ŘD na vedoucích pozicích. Jde o to, aby nedocházelo ke zbytečným zpožděním, zejména v připomínkovém řízení.

7.10 „Recyklace“ rozdělovníku (p2) V případě distribuce nové verze dokumentace aplikace umožňuje využít rozdělovníku uvedeného u předchozí verze, např. jako alternativní zdroj pro plnění rozdělovníku.

7.11 Externí adresát (p2) Aplikace umožňuje evidenci externího adresáta ŘD. Fyzické odeslání kopie ŘD zajistí vysílací útvar.

8 Požadavky na prokazatelné seznámení 8.1

Evidence prokazatelného seznámení (pA)

Aplikace generuje úkoly k prokazatelnému seznámení s ŘD a eviduje jejich plnění. Ověření uživatele probíhá na základě přihlášení pracovníka do operačního systému windows v doméně RLP_MIS a zasunutím ID karty pracovníka do čtečky v průběhu seznamování. Varianta 2: Ověření uživatele probíhá na základě přihlášení pracovníka do operačního systému windows v doméně RLP_MIS a elektronickým podpisem zasunutím karty do čtečky a zadáním PIN. —

8.2 Zástupné seznámení (pA) Aplikace podporuje evidenci seznámení, které proběhlo mimo aplikaci např. písemnou formou. Za provedení seznámení a jeho záznam odpovídá sekretariát příslušného OÚ. Aplikace umožňuje v evidenci písemného seznámení přiložit naskenovaný podpisový arch.

8.3

Informační funkce k průběhu seznámení (pA)

Aplikace poskytuje • vedoucím zaměstnancům a sekretariátům informace stavu seznámení jejich OÚ/zaměstnanců, včetně stupně znalosti (seznamy, třídění, filtry, výstupní sestavy), • interním auditorům informace o stavu seznámení všech uživatelů ŘD.

8.4

podřízených

Notifikační funkce k průběhu seznámení (pA)

Aplikace umožňuje • zasílat notifikaci uživatelům, kteří seznámení ještě nepotvrdili, o blížícím se termínu pro seznámení, • zasílat notifikaci nadřízenému pracovníkovi a členům sekretariátu, v případě, že uživatel se s ŘD v termínu neseznámil. • zasílat příslušnému vedoucímu pracovníkovi a členům sekretariátu týdenní přehled o chybějících seznámeních strana č. 13/16

I,

I

Řízení letového provozu České republiky 8.5

Exspirace seznámení (p1)

Aplikace umožňuje zadat datum ukončení platnosti seznámení a notifikovat jeho dosažení.

9 Požadavky na evidenci řĺzených výtisků 9.1

1

Evidence vlastníků ŘD (pA)

Aplikace vede evidenci vlastníků ŘD. Vlastníkem se pracovník automaticky stává v okamžiku, kdy vlastni alespoň jeden řízený výtisk.

9.2 Evidence řízeného výtisku ‘p3, Aplikace umožňuje tisk ŘD zástupcům OÚ (typicky sekretariáty tisknou dokumentaci). Aplikace tiskne ŘD se všemi náležitostmi podle KM. Součástí funkcionality je také stažení řízených výtisků v případě ukončení platnosti RD.

9.3 Změnová služba (p1) Aplikace při změnách ŘD zachovává u řízených výtisků možnost vyměňovat (vytisknout) pouze listy, na kterých byla nějaká změna. Jde o to, aby při sebemenší změně nemusela být tištěna kompletní RD, která může zabrat třeba celý šanon.

10

Požadavky na publikaci a tisk

10.1 Publikace na lntranetu (pA) Systém publikuje dokumenty na podnikovém lntranetu. Podniková dokumentace je publikována ihned po schválení (nabytí platnosti) v složce „Platné, před dobou účinnosti . při nabytí účinnosti ve složce „Účinné a platné . při ukončení platnosti/účinnosti ve složce „Neplatné . Publikované dnkumnI Obrazovka

nu nznčnv vndntisknm dle následuiícíhn schématu: úósi ŮčInn a p‘atné

4*

NEŘÍZENÁ KOPIE

KOPIE

Tisk________ KOPIE netýkä se funkce řízených výtisků

‚

4 i

1 NEŘÍZENÁ KOPIE

NEŘÍZENÁ KOPIE

Pro každý dokument jsou přehledně publikovány jeho předchozí verze a změny. (p3) Při otevírání dokumentu na lntranetu před začátkem účinnosti, musí být uživatel upozorněn, že dokument ještě není účinný . . po uplynutí účinnosti/platnosti musí být uživatel upozorněn, že dokument již není platný/účinný

strana č. 14 / 16

L‘\lJ 11


Technické a dalšĺ požadavky

11.1 Zálohování ŘD (pA) Aplikace neřeší zálohování dat. Toje součástí standardního zálohování v zóně MIS (EZOP. lntranet)

11.2 Napojení na Active Directoi‘y v zóně MIS (pA) Aplikace musí podporovat napojení na Active Directory v zóně MIS a sdílet přihlášení do této zóny (funkce Single Sign On). V Active Directory jsou zřízeny skupiny uživatelů.

11.3 Pružná reakce na změny organizační struktury (pA) Aplikace umožňuje snadno a rychle reagovat na změny v organizačnĺ struktuře.

11.4 Odstranění duplicit V rámci návrhu a implementace odstranit duplicity se současnou praxí.

12

Nefunkčnĺ požadavky

12.1 Elektronický podpis Elektronickým podpisem je myšlen elektronický podpis vytvořený s použitím komerčního certifikátu.

13

Seznam zkratek

BPM IT KM MIS

Business Process Management informační technologie Konfigurační manuál RLP ČR, s.p. manažerské informační systémy organizační útvar řízená dokumentace základní organizační útvar

OÚ RD ZOÚ

stranač. 15 /16


14

Stavový diagram oběhu řízené dokumentace Vypořádat Vyjádřit se

/ /

/ I / / /

Přidat připomínku

\ \

k seznámení meníP01t

Stornovat

upravit rozdělovník pro distribuci, upravit jmenný rozdělovník kseznámení upravit rozdělovník pro distribuci k připomínkám

stranač. 16 /16

Příloha Č. 2 k Zadávací dokumentaci k veřejné zakázce „Elektronický oběh řízené dokumentace“ Smlouva o dílo Č. 005120141IS1133 včetně přĺloh Č. I a 2

evidenční číslo smlouvy ŘLP ČR, s.p.:00512014/lS/133 evidenční číslo smlouvy SoftHouse, s.r.o:

Smlouva o dílo

_‚1_....

140

Ililii II i i IIII 1 1 1 IIII111111 11111111 RVZ/140f2014

Řízení letového provozu České republiky SMLOUVA O DĺLO uzavřená podle ustanovení 2586 a následujících ve spojeni s 2358 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů (dále jen ‚občanský zákoník‘) (dále jen „Smlouva“)

Článek I

-

Smluvní strany:

Řízení letového provozu České republiky, s. p. ( ŘLP ČR, s.p.)

se sídlem: Navigační 787, 252 61 Jeneč k uzavření této smlouvy o dílo oprávněný: Mgr. Petr Fajtl, ředitel Divize plánování a rozvoje letových navigačních služeb (DPLR) kjednání ve věcech technických oprávněný: Ing. Jan Abel IČ: 49710371 DIČ: CZ4971 0371 bankovní spojení: ČSOB Praha 5, číslo účtu číslo účtu 881 53/0300 SWIFT kód CEKOCZPP zapsán v obchodním rejstříku vedeném Městského soudu v Praze v oddíle A, vložce 10771, (dále jen „objednatel“) a

SoftHouse, s.r.o. se sídlem: Na Radosti 50/4, 312 13 Plzeň za kterou jedná: Petra Benediktová, jednatel ICO: 26379945 DIČ: CZ26379945 bankovní spojení: Raiffeisenbank, as., číslo účtu 1823301001/5500 zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Plzni v oddíle C, vložce 16659 (dále Jen „zhotovitel“). Objednatel a zhotovitel rovněž Jako „smluvní strany“.

Tato Smlouva o dílo má 8 stran a 2 přĺlohy.

Strana I (celkem 8)

evidenční číslo smlouvy ŘLP ČR, s.p.:005i2014ÍíSí133 evidenční číslo smlouvy SoftHouse, s.r.o

Smlouva o dílo

Článek 2 Předmět smlouvy -

2.1

Zhotovitel se zavazuje provést pro objednatele „dílo‘ nazvané: „Elektronický oběh řízené dokumentace“, spočívající v rozšíření funkčnosti stávajícího prostředí systému DMS (Document Management Systém) vzóně MIS resp. aplikací SAS/EZOP a Intranet o další funkcionalitu, která zajistí ŘLP ČR, s.p. kompletní elektronizaci procesu zpracování, distribuce a archivace interní podnikové řízené dokumentace. Podrobná technická specifikace jednotlivých částí díla je uvedena v příloze č. I k této smlouvě.

2.2

Vlastní dílo bude provedeno v rozsahu uvedeném v příloze č.1 a to ve čtyřech na sebe navazujících ucelených realizačních fázích (dále jen „fáze“) v následujícím členění: —

fáze 1: Zprovoznění prototypu modulu pro tvorbu dokumentace, včetně připomínkovacího a schvalovacího workflow,

fáze 2: Plná implementace modulu pro tvorbu dokumentace (včetně připomínkovacího a schva lovacího workflow) v prostředí DMZ systémů zóny MIS, vytvoření prototypu distribučního workflow (včetně prokazatelného seznámení, podpory publikace, tisku a evidence řízených kopií a kontrolního mechanismu pro vyhodnocení pokrytí již seznámených osob a zpětného sběru podpisových archů) a vytvoření prototypu archivačního workflow. fáze 3: Implementace připomínek z testovacího provozu, vypracování uživatelské příručky, základní provozní programově-technické dokumentace a připravenost celého systému na spuštění do uživatelského provozu. fáze 4: Technická podpora provozního náběhu jednotlivých uživatelských funkcí, implementace požadavků na úpravy funkčnosti, vzniklé z náběhu uživatelského provozu, vypracování finální verze programově-technické dokumentace, uvedení systému do ustáleného rutinního provozu. 2.3

Zhotovitel prohlašuje, že SW komponenty užité pro zhotovení díla jako celku jsou vhodné pro provedení díla dle této Smlouvy a že užité komponenty budou kompatibilní se stávajícím lT prostředím objednatele.

2.4

Zhotovitel se zavazuje předat objednateli technickou dokumentaci k systému, která je nutná k převzetí a řádnému užívání díla.

2.5

Zhotovitel touto Smlouvou poskytuje objednateli výhradní, časově a územně neomezenou licenci k užití upraveného SW, licenci k užití know-how, jakož i k jiným nehmotným statkům, které vzniknou na základě Smlouvy včetně zdrojových kódů.

2.6

Objednatel se zavazuje hotové dílo řádně převzít a zaplatit zhotoviteli za provedení díla podle této Smlouvy cenu ve výši a za podmínek stanovených v článku 3 této Smlouvy..

Článek 3 Cena a platební podmínky -

3.1

Cena díla provedeného řádně a včas podle Smlouvy je stanovena dohodou smluvních stran dle zákona č. 526/1 990 Sb., o cenách, ve znění pozdějších předpisů. Cena díla zahrnuje, instalaci, konfiguraci, testování, zpracování odpovídající dokumentace a poskytnutí licence k užití SW. Celková dohodnutá cena díla, které je specifikováno v článku 2 této Smlouvy, je sjednána smluvními stranami jako cena pevná a činí:

xxx xxx,- Kč (bez DPH) (slovy: xxxxxx korun českých) K ceně bude účtována příslušná sazba DPH dle zákona o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb. ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o DPH“). 3.2

Zhotovitel bude objednateli fakturovat cenu díla provedeného podle Smlouvy po jednotlivých předaných etapách takto:

daňový doklad za realizaci fáze 1 ve výši xxx.xxx,- Kč s připočtením DPH bude 3.2.1 Faktura vystavena zhotovitelem do 15 dnů po úspěšném provedení akceptačních testů fáze 1, což bude potvrzeno písemným akceptačním a předávacím protokolem, který podepíší odpovědní zástupci obou smluvních stran. —

daňový doklad za realizaci fáze 2 ve výši xxx.xxx,- Kč s připočtením DPH bude 3.2.2 Faktura vystavena zhotovitelem do 15 dnů po úspěšném provedení akceptačních testů fáze 2, což bude potvrzeno písemným akceptačním a předávacím protokolem, který podepíší odpovědní zástupci —

Strana 2 (celkem 8)

evidenční číslo smlouvy ŘLP ČR, s.p.:0051201411S1133 evidenční číslo smlouvy SoftHouse, s.r.o

Smlouva o dilo

obou smluvních stran. daňový doklad za realizaci fáze 3 ve výši xxxxxx,- Kč s připočtením DPH bude 3.2.3 Faktura vystavena zhotovitelem do 15 dnů po úspěšném provedení akceptačních testů fáze 3, což bude potvrzeno písemným akceptačním a předávacím protokolem, který podepíší odpovědní zástupci obou smluvních stran. —

3.2.4 Faktura daňový doklad za realizaci fáze 4 a předání kompletního díla ve výši xxx.xxx,- Kč s připočtením DPH bude vystavena zhotovitelem do 15 dnů po úspěšném provedení akceptačních testů fáze 4, což bude potvrzeno písemným akceptačním a předávacím protokolem, který podepíší odpovědni zástupci obou smluvních stran. Akceptací a předáním fáze 4 se dílo považuje za ukončené a předané celé. —

3.3

Faktury s odvoláním na číslo Smlouvy, musí být zaslány na adresu ŘLP ČR, s.p., Navigační 787, 252 61 Jeneč.

3.4

Splatnost faktur se stanovuje na 30 kalendářních dnů ode dne obdržení faktury objednatelem. Při pochybnostech se má za to, že faktura daňový doklad byla doručena třetí den po odeslání. Faktura daňový doklad musí splňovat náležitosti daňového dokladu v souladu se zákonem o DPH, jinak bude zhotoviteli vrácena. -

—

3.5. V případě oprávněného vrácení faktury přestává běžet lhůta její splatnosti v den jejího odeslání objednatelem a nová lhůta splatnosti počíná běžet ode dne nového doručení opravené či doplněné faktury objednateli. Při pochybnostech se má za to, že faktura byla doručena třetí den po odeslání. 3.6

Cena uvedená v článku 3, odstavce 3.1 této Smlouvy zahrnuje veškeré náklady spojené s provedením díla podle této smlouvy. Jakákoliv změna ceny může být provedena výhradně písemným dodatkem k této smlouvě, podepsaným oběma smluvními stranami, přičemž musí být dodržen zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVI).

Článek 4 Termín a místo plnění -

4.1.

Zhotovitel se zavazuje předat objednateli řádně provedené dílo uvedené v článku 2 Smlouvy takto: Fáze 1: realizace nejpozději do 30.06.2014, Fáze 2: realizace nejpozději do 30.09.2014, Fáze 3: realizace nejpozději do 31.12.2014, Fáze 4: realizace nejpozději do 31 .05.2015, Detailní specifikace a kalkulace prací pro každou fázi je uvedena v Příloze č.2 Smlouvy.

4.2.

Místem předání a instalace díla je objekt IATCC Praha v Jenči, pokud nebude smluvními stranami písemně dohodnuto jinak. Ukončení a řádné předání fáze 4 je zároveň považováno za ukončení celého díla.

Článek 5 Způsob plnění -

5.1.

Zhotovitel je povinen provést dílo s odbornou péčí aje povinen písemně upozornit objednatele na nevhodnost jeho požadavků.

5.2.

Objednatel je povinen umožnit instalaci díla, provedeného dle Smlouvy ve svém sídle. Instalace díla se uskuteční za přítomnosti administrátora objednatele.

5.3.

Na díle provedeném podle této smlouvy proběhnou v rámci předávání výsledků jednotlivých fází díla akceptační ověřovací testy SAT. Průběh ověřovacích testů se řídí dokumentací k SAT, která bude zpracována zhotovitelem a předána objednateli vždy nejpozději do 5 pracovních dní před vlastním zahájením provádění ověřovacích testů příslušné fáze díla. Schválení testovací dokumentace objednatelem je podmínkou pro zahájení ověřovacích testů.

5.4.

Akceptací a převzetím fáze 4 se považuje dílo za předané a převzaté celé.

Strana 3 (celkem 8)

evidenční číslo smlouvy ŘLP ČR, s.p.:005/20141IS1133 evidenční číslo smlouvy SoftHouse, s.r.o.

Smlouva o dílo

Článek 6 Odpovědnost za vady -

2615 a

6.1.

Pokud není v této Smlouvě uvedeno jinak, řídí se odpovědnost za vady ustanovením 2099 a následujícími ustanoveními občanského zákoníku.

6.2.

Odpovědnost za právní vady díla provedeného podle této Smlouvy nese zhotovitel a tato odpovědnost není omezena záruční dobou sjednanou v této Smlouvě.

Článek 7 Povinnosti zhotovitele -

7.1.

Zhotovitel je povinen uhradit v plné výši případné škody vzniklé na vývojovém prostředí objednatele, které objednatel poskytne zhotoviteli k provedení díla podle této Smlouvy.

7.2.

Zhotovitel se zavazuje používat vývojové prostředí poskytnuté objednatelem výhradně k provedení díla podle této smlouvy a respektuje zákaz kopírování software produktů, na které má objednatel licence a výhradnĺ právo užívání.

7.3.

Zhotovitel splní svou povinnost řádně provést dílo jeho ukončením a převzetím díla objednatelem v místě plnění. O předání a převzetí díla bude sepsán protokol o řádném předání a převzetí fáze 4, podepsaný oběma smluvními stranami.

7.4.

Zhotovitel je povinen při realizaci díla respektovat podmínky ŘLP ČR, s.p. ohledně režimu vstupu a vjezdu vozidel do objektů a na pozemky objednatele. Zhotovitel jako zaměstnavatel při provádění prací podle Smlouvy odpovídá za dodržování předpisů BOZP a PO svými zaměstnanci, popř. dalšími fyzickými osobami vykonávajícími práci v jeho prospěch. Veškeré škody, které vzniknou porušením těchto předpisů zaměstnanci zhotovitele nebo dalšími fyzickými osobami vykonávajícími práci vjeho prospěch, jdou k tíži zhotovitele. Pokud zhotovitel svojí činností vytvoří nebezpečná místa nebo situaci na pracovišti, je povinen je sám zabezpečit a neprodleně o tom informovat objednatele.

7.5.

Zhotovitel se zavazuje vést vývoj software podle dokumentu ISO 12207, který stanovuje pravidla pro vedení projektů s charakterem vývoje, testování a dodání programového vybavení. Tento dokument je oběma smluvním stranám dobře znám, proto jej nebudou přikládat ke Smlouvě.

7.6.

Zhotovitel ručí za to, že implementaci zhotoveného a dodaného díla, nebude překročena výkonnost již používaného hardware objednatele a výkonnost již používaného operačního systému objednatele. Zhotovitel prohlašuje, že dílo bude provedeno v souladu s předpisy, které se na dané dílo vztahují a že dílo bude mít sjednané vlastnosti.

Článek 8 Povinnosti objednatele -

8.1.

Objednatel umožní zhotoviteli přístup na pracoviště a do své počítačové sítě, kde bude probíhat instalace a předávání jednotlivých fází díla provedeného podle této smlouvy a poskytne zhotoviteli součinnost nezbytnou pro řádné plnění díla, přičemž plnění v sídle objednatele bude prováděno za přítomnosti administrátora objednatele.

8.2.

Objednatel neodpovídá za majetek zhotovitele, který tento použije k provedení díla podle Smlouvy v objektech či na pozemcích objednatele.

8.3.

Objednatel je povinen provozovat dodaný v souladu s pokyny zhotovitele a technickou dokumentací, dodanou zhotovitelem objednateli na základě této Smlouvy.

8.4.

Objednatel má právo na průběžné informace o provádění díla. Nevyžádá-li si písemnou informaci, má se za to, že postačuje ústní forma. Písemná informace musí být poskytnuta objednateli nejpozději do 2 pracovních dnů od vyžádání, není-li vzhledem k okolnostem nutné informaci poskytnout bezprostředně. Bezprostřední informace musí být rovněž vyžádána

Strana 4 (celkem 8)

evidenční číslo smlouvy ŘLP ČR, s.p.:0051201411S1133 evidenční číslo smlouvy SoftHouse, s.r.o:

Smlouva o dílo

písemnou formou ze strany objednatele.

Článek 9

—

Smluvní pokuty

9.1.

V případě, že zhotovitel nedodrží termíny plnění uvedené v bodě 4.1 této Smlouvy, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 0,05% z ceny díla za každý započatý den prodlení.

9.2.

V případě, že se zhotovitel nedostaví k odstranění řádně nahlášené závady v termínu uvedeném v bodě 10.2. této smlouvy, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 0,1% z ceny díla za každý započatý den prodlenĺ.

9.3.

V případě, že zhotovitel nedodrží termín zprovoznění systému po servisním zásahu dle bodu 10.6 Smlouvy, je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 0,2% z celkové ceny díla za každý započatý den prodlení.

9.4.

Smluvní pokuty sjednané touto smlouvou, hradí povinná strana nezávisle na tom, zda a vjaké výši vznikne druhé straně škoda, kterou lze vymáhat samostatně.

Článek 10 Záruka -

10.1. Zhotovitel poskytne na dílo provedené dle této smlouvy záruku vtrvání 12 měsíců ode dne předání a převzetí kompletního díla. Záruka se vztahuje na shodu funkčního chování a vlastností díla při jeho předání a převzetí v rozsahu stanoveném touto Smlouvou a finální programově-technickou dokumentací. 10.2. Opravy díla bude zhotovitel provádět v době záruky bezplatně. V případě, že nebude možno dílo opravit vzdáleným přístupem (Hot-line), dostaví se zaměstnanec zhotovitele nejpozději do 3 pracovních dnů od nahlášení závady k odstraněni závady. Za ohlášení se považuje forma dopisu, e-mailu nebo telefonní oznámení. Po telefonním oznámení musí být tato skutečnost oznámena písemně s uvedením data, hodiny a jména zaměstnance, který oznámeni závady přijal. 10.3. Záruka se nevztahuje na případy, kdy jsou poruchy způsobeny neodborným zásahem objednatele (nakládání s dílem v rozporu s dodanou dokumentací), nedodržením provozních podmínek nebo z titulu vyšší moci. 10.4. Objednatel je povinen oznámit zhotoviteli vady díla zhotoviteli neprodleně po jejich zjištění. 10.5. Zprovozněni systému po servisním zásahu bude provedeno do deseti pracovních dní. Záruční doba podle této smlouvy bude přerušena a příslušně prodloužena o dobu potřebnou k odstranění závady.

Článek 11

-

Vlastnické právo

11.1. Vlastnické právo ke hmotným částem díla (dokumentace včetně dílčích verzi dokumentací, přípravných podkladů, závěrečných zpráv i ostatních podkladů a informací s tím souvisejících provedeného dle této smlouvy přechází ze zhotovitele na objednatele okamžikem podepsání protokolu o předání a převzetí díla oběma smluvními stranami. Nebezpečí škody k dílu provedeného podle smlouvy přechází ze zhotovitele na objednatele spolu s vlastnickým právem.

Článek 12

-

Autorské právo

12.1 Dílo provedené zhotovitelem podle této smlouvy je autorské dílo ve smyslu zákona číslo 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „autorský zákon). 12.2 Zhotovitel prohlašuje a odpovídá objednateli za to, že je jediným oprávněným vykonavatelem

Strana 5 (celkem 8)

evidenční číslo smlouvy ŘLP ČR, s.p.:0051201411S/133 evidenční číslo smlouvy SoftHouse, s.r.o:

Smlouva o dílo

majetkových práv k dílu, které bylo vytvořeno jeho zaměstnancem/zaměstnanci v rámci pracovněprávního vztahu ke zhotoviteli a že na díle neváznou žádná práva jiných stran, ani dílo nevykazuje jiné právní vady. 12.3 V případě, že jakákoli jiná osoba, včetně zaměstnanců zhotovitele, uplatní nárok proti objednateli z titulu porušení práv duševního vlastnictví v souvislosti s touto Smlouvou, zavazuje se zhotovitel poskytnout objednateli účinnou pomoc a uhradit mu veškeré náklady, které v souvislosti se sporem mezi objednatelem a jinou osobou objednateli vzniknou. Dále se zhotovitel zavazuje nahradit objednateli veškeré vzniklé škody, které mu vzniknou v důsledku uplatnění autorských nároků vůči objednateli v souvislosti se smlouvou, a to v plné výši a bez jakéhokoli omezení. 12.4 Zhotovitel poskytuje objednateli výhradní, časově, místně ani jinak neomezené právo dílo užít, a to ke všem způsobům užití. Zhotovitel se tímto zavazuje zdržet se výkonu práva dílo užít bez souhlasu objednatele.

Článek 13 Zdrojové kódy -

13.1 Součástí díla jsou též zdrojové kódy počítačových programů, které předá zhotovitel objednateli do dispozice vtermínu předání díla. Zdrojové kódy budou po jejich předání uloženy v zapečetěné obálce u objednatele. 13.2 Pro případ opakovaného neplnění servisní smlouvy zhotovitelem, ukončení vývoje díla ze strany zhotovitele, odmítnutí nebo neschopnosti uzavřít ze strany zhotovitele smlouvu na další rozvoj díla, zániku zhotovitele, üpadku zhotovitele nebo při jeho likvidaci uděluje zhotovitel souhlas kjakékoli změně nebo jinému zásahu do autorského díla, ato i za pomoci třetích osob, a právo dílo užít, pro splnění účelů, za jakými bylo dílo vytvořeno, a to na základě zdrojových kódů, které byly na základě odstavce I objednateli předány. 66 13.3 Objednatel však není oprávněn s předanými zdrojovými kódy, mimo nakládání dle autorského zákona, nakládat dříve, než nastanou skutečnosti předvídané ustanovením 13.2 této Smlouvy.

Článek 14 Ostatní ujednání -

14.1. Zhotovitel je povinen dodržovat na pracovišti pořádek, odstraňuje na svoje náklady odpady a nečistotu a je povinen pracoviště řádně zajistit. 14.2. Zhotovitel prohlašuje, že je dostatečně pojištěn pro případ odpovědnosti za škodu způsobenou jeho činností jiným osobám. Toto pojištění souvisí s činností prováděnou dle Smlouvy. 14.3. Zhotovitel prohlašuje, že realizací této smlouvy nejsou dotčena žádná práva jiných osob, včetně práv autorských. Dále zhotovitel prohlašuje, že je oprávněn převést na objednatele veškerá práva spojená s realizací Smlouvy. Veškerá odpovědnost z tohoto vyplývající jde k tíži zhotovitele. 14.4. Zhotovitel podpisem této smlouvy bere na vědomi, že není oprávněn sdělovat či jakkoliv šířit informace, kterými by mohla být narušena bezpečnost v civilním letectví, a to z důvodu požadavků na zachování bezpečnosti v civilním letectví, které vyplývají z příslušných právních předpisů (zejména Letecký předpis L14), a které ukládají poskytovatelům letových provozních služeb přijmout taková adekvátní opatření, na základě kterých bude zajištěna ochrana civilního letectví před protiprávními činy. Zhotovitel nesmí zejména jakkoliv reprodukovat a dále šířit informace, o nichž se dozvěděl v souvislosti s plněním Smlouvy. 14.5. Zhotovitel bere na vědomí, že objednatel je povinen zveřejnit obsah smlouvy, související informace a dokumenty týkající se plnění dle této smlouvy ve smyslu ZVZ. Objednatel neuveřejní informace, u kterých to vyžaduje ochrana informaci a údajů podle zvláštních právních předpisů, tj. zejména takové, které se týkají autorských práv ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon, ve znění pozdějších předpisů, obchodního tajemství podle ust. 504občanského zákoníku a ochrany civilního letectví podle Leteckého předpisu L 17, budou-li takto výslovně označeny. S ohledem na tyto skutečnosti nebudou objednatelem zveřejněny

Strana 6 (celkem 8)

evidenční číslo smlouvy ŘLP ČR, s.p.:005/201 4/IS/I 33 evidenční číslo smlouvy SoftHouse, s.r.o:

Smlouva o dílo

přílohy č.1 a 2 smlouvy. 14.6. Zhotovitel dále bere na vědomí, že objednatel je povinným subjektem podle zákona č. 106/1 999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

Článek 15

Odstoupení od smlouvy

-

15.1. Objednatel je oprávněn odstoupit od Smlouvy v případě, že zhotovitel nebude provádět práce v souladu se Smlouvou anebo bude zanedbávat plnění svých závazků tak závažným způsobem, že tato skutečnost výrazně ovlivní kvalitu díla nebo jeho termín. Objednatel za podstatné porušení Smlouvy s možností okamžitého odstoupení považuje: provádění díla v rozporu s platnými normami, zejména dle dokumentu 1EEE12207 opakované neodstranění vady nebo případ zjištění právních vad díla, porušení povinností dle bodů 7.4 Smlouvy, pokud po předchozím písemném upozornění nedošlo k nápravě, prodlení s termínem předání každé fáze delším než 30 dní, skutečnost, že zhotovitel je v úpadku ve smyslu zákona č. 162/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve zněni pozdějších předpisů. -

-

-

-

-

15.2. Zhotovitel je oprávněn odstoupit od Smlouvy v případě, že objednatel bude v prodlení se zaplacením faktury delším než 30 dní nebo z důvodu prokazatelného neplnění závazků objednatele sjednaných v článku 8.1 této smlouvy. Na neplnění sjednaných závazků upozorní písemně zhotovitel objednatele, ve kterém současně uvede lhůtu k nápravě, která nesmí být kratší než 14 dní. Pokud v této lhůtě nedojde ke splnění stanovených povinností, končí platnost Smlouvy dnem doručení písemného oznámení o odstoupení od Smlouvy objednateli. Odstoupení bude zasláno doporučeným dopisem prostřednictvím držitele poštovní licence. 15.3. V případě odstoupení zhotovitele od Smlouvy z důvodů na straně objednatele, uhradí objednatel zhotoviteli prokazatelně vynaložené náklady vzniklé ke dni odstoupeni. 15.4. V případě odstoupení kterékoliv smluvní strany od smlouvy končí platnost a účinnost Smlouvy dnem doručení písemného oznámení o odstoupení od Smlouvy druhé smluvní straně.

Článek 16

-

Vyšší moc

16.1. Smluvní strany se osvobozují od odpovědnosti za částečné nebo úplné nesplnění smluvních závazků, jestliže se tak prokazatelně stalo v důsledku vyšší moci. Za vyšší moc se pokládají okolnosti, které vznikly po uzavřeni Smlouvy v důsledku stranami nepředvídaných a neodvratitelných událostí, mimořádné povahy a mají bezprostřední vliv na plnění předmětu Smlouvy. Nastanou-li výše uvedené okolnosti, jsou obě strany povinny se neprodleně o těchto okolnostech vzájemně informovat. 16.2. Lhůty pro plněni povinností podle smlouvy se prodlužují o dobu, po kterou prokazatelně trvá okolnost vylučující odpovědnost. 16.3. Jestliže důsledky vyplývající ze zásahu vyšší moci prokazatelně trvají déle než tři měsíce, může kterákoliv ze smluvních stran od Smlouvy odstoupit s tím, že se nároky smluvních stran vyrovnají tak, aby žádné ze smluvních stran nevzniklo bezdůvodné obohacení.

Článek 17

—

Závěrečná ustanovení

17.1. Smlouvu lze měnit nebo doplňovat pouze výslovným oboustranně potvrzeným smluvním ujednáním, a to ve formě dodatku ke Smlouvě, podepsaným oběma smluvními stranami.

17.2. Obě smluvní strany prohlašují, že jednotlivé články Smlouvy jsou dostatečné z hlediska náležitosti pro vznik smluvního vztahu, a že bylo využito smluvní volnosti stran a Smlouva se uzavírá určitě, vážně a srozumitelně. Smluvní strany se dohodly, že jejich závazkový vztah se řídí ustanoveními občanského zákoníku. 17.3. Zhotovitel prohlašuje a odpovídá za to, že má oprávnění k podnikání v rozsahu plnění Smlouvy,

Strana 7 (celkem 8)

evidenční číslo smlouvy ŘLP ČR, s.p.:005/201 4/IS/l 33 evidenční číslo smlouvy SoftHouse, s.r.o

Smlouva o dilo

a že při provádění díla bude postupovat s odbornou péčí. Zhotovitel odpovídá za škodu způsobenou porušením jeho povinností nebo způsobenou jeho činností.

17.4. Smlouvaje vyhotovena v českém jazyce ve čtyřech stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží dva výtisky. 17.5.

Smlouva vstupuje v platnost a nabývá účinnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.

17.6. Smlouva má 8 strana dvě přílohy, které jsou její nedílnou součástí. Příloha č.1 Příloha č.2

—

—

Detailní specifikace jednotlivých částí díla Kalkulace nabídkové ceny a pracnosti dle jednotlivých fází díla.

VJenči dne:

.2014

objednatel Rízení letového provozu České republiky,

V Plzni dne:

.20 14

zhotovitel SoftHouse, s.r.o.

Strana 8 (celkem 8)

Příloha č. I Smlouvy o dílo č. 0051201411S1133 Detailní specifikace jednotlivých částí díla (doplní zhotovitel dle navrženého řešení)

Příloha č. 2 Smlouvy o dílo č. 005120141lS1133 Kalkulace nabídkové ceny a pracnosti dle jednotlivých fází díla (doplní zhotovitel dle navrženého řešení)

IlIlI 111111111111 1 1 IIII IIII I I I I RVZ/ L3 5/20 !.4


-

členové komise pro otevírání obálek

H Váš dopis Zn. I dne:

H

Naše Zn.:

Vyřizuje:

Telefon:

RVZI135/2014

M. Šomková

220372048

V Jenči dne:

Fax:

24. 01. 2014

Jmenování komise pro otevírání obálky k veřejné zakázce //t9, rYzťic V souladu s 71 odst. I zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, jmenuji s účinností ode dne podpisu komisi pro otevírání obálky k veřejné zakázce „Elektronický oběh řízené dokumentace“ v tomto složení:

ZOÚ

Náhradník

ZOÚ

Člen komise Marcela Šomková

DPLR/OPVZIRVZ

Bc. Tereza Koucká

DPLRIOPVZ/RVZ

Ing. Jan Abel

DRSLISCUMIS

Ing. Michal Chylík

DRSLISCLJMIS

Robert Zücker

DPLR/SRPIIOINV

Ing. Zdeněk Václavík

DPLRJSRPI/OINV

Ing. Ljuba Slavíková

DPERFIN/SFIN/CO

Ing. Hana Masopustová

DPERFIN/SFIN/CO

Členové i náhradnici komise pro otevírání obálky jsou povinni zachovávat mlčenlivost o věcech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem své funkce.

S pozdravem

Mg1Petr Fajtl ředitel Divize plánování a rozvoje letových navigačních služeb

Řízeni letového provozu České republiky, státní podnik • Navigační 787 • 252 61. Jeneč • httpJlwww.ans.cz • email:[email protected] zaps. v obchodním rejslřiku ved. u MěS v Praze v odd. A, vložce 10771 • Bankovní spojeni: ČSOB Praha 5, č.ú. 8815310300 • iČ: 49710371 Diiteí certlikátu jakosti ISO 9001:2008

•

DIČ: CZ49710371

1lili fl11 1,1 1 JIlIIll I I 1 1 1 1 lil lili


R

O

.O

Zadavatel: Rízení letového provozu Ceské republiky, státní podnik (RLP CR, s.p.), se sídlem Jeneč, Navigační 787, PSC: 252 61, IC: 49 7103 71, zapsaný v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl A, vložka 10771. Veřejná zakázka: »Elektronický oběh řízené dokumentace“ dle výzvy k jednání ze dne 24. 1. 2014

PROTOKOL O OTEVÍRÁNÍ OBÁLKY S NABÍDKOU ZE DNE 11.2.2014 dle

73 odst. I zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů:

Přítomní členové/náhradníci komise pro oteriírání obálky

1,

Jméno a příjmení člena/náhradníka komise 1. 2.

3.

Marcela Šomková Ing. Jan Abel Ing. Ljuba Slavíková

Otevírání obálky proběhlo dne 11. 2. 2014 v sídle zadavatele. Komise otevřela obálku s nabídkou společnosti Softl-Iouse, s.r.o., Na Radosti 50/4, 312 13 Plzeň, IC: 26379945, DIC: CZ26379945, která byla zadavateli doručena dne 10. 2. 2014v 8:45 hod. a konstatovala že: 1) Nabídka je zpracována v požadovaném jazyku. 2) Návrh smlouvy je podepsán osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. 3) Nabídková cena za rozšíření funkčnosti stávajícího prostředí systémů činí 1 575 900,- Kč bez DPH.

Závět:

Jednání komise bude pokračovat posouzením splnění kvalifIkačních předpokladů. V Jenči dne Ii. 2. 2014

Podpisy všech přítomných čl‘nů/nábradníků komise pro otevíráni obálek Podpis člena kome Jméno a příjmení člena komise / ‘

1. Marcela Šomková __‚P,

2. Ing. Jan Abel 3. Ing. Ljuba Slavíková

11111111II I IIII liliíII hullU I I I


RVZ! 1705/20 4

ZPRÁVA O POSOUZENÍ A HODNOCENÍ NABÍDEK Podle

80 odst. 1 zákona Č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále též „ZVi‘)

1. Evidenční číslo veřejné zakázky: 341 1/003/14 2. Název veřejné zakázky: Elektronický oběh řízené dokumentace 3. Identifikační údaje o zadavateli Obchodní firma! název! Jméno, příjmení zadavatele Sídlo! místo podnikánílbydliště zadavatele Jméno(-a) a příjmení osoby oprávněné jednat jménem zadavatele

Řízení letového provozu České republiky, státní podnik (ŘLP

ČR, s.p.) Navigační 787, 252 61 Jeneč

I Mgr. Petr Fajtl

4. Seznam posuzovaných nabídek Obch. firma nebo název uchazeče

Poř. Č.

SoftHouse, s.r.o.

1.

DIČ

lČ

26379945

CZ26379945

podání Datum Čas nabídky podání nabídky 10.2. 2014 08:45 hod.

5. Seznam nabídek, které byly komisí ze zadávacího řízení vyřazeny Číslo nabídky -

FirmaiDůvod pro vyřazení nabídky

Ze zadávacího řízení nebyly vyřazeny žádné nabídky.

6. Popis hodnocení nabídek včetně odůvodnění V souladu s 79 odst. 6 ZVZ neprovedla komise hodnocení nabídky, nebot‘ by hodnotila nabídku jediného uchazeče. Členové komise se jednohlasně shodli na tom, že nabídka společnosti SoftHouse, s.r.o. zcela splnila veškeré zákonné požadavky i požadavky zadavatele uvedené v zadávacích podmínkách, a proto bude zadavateli doporučeno rozhodnout o výběru nejvhodnější nabídky.

-Strana1 z2-

7. Konečné pořadí nabídek

8. Složení komise a podpisy členů komise

vlastnoruční podpis člena komise

jméno a příjmení člena/náhradníka konise 1. Marcela Šomková 2. Ing. Jan Abel

3

/

/

Ing. Ljuba Slavíková

9. Předání zprávy o posouzení a hodnocení nabídek zadavateli

1 1 -82- 2014

Zpráva byla předána zadavateli dne

Mgr. Petr Fajtl

Jméno a příjmení osoby oprávněné jednat jménem zadavatele Podpis oprávněné osoby zadavatele

-

JL r‘

Razítko zadavatele

buky

FOVZUČR$P VIAÍ/E LN$

-

Strana 2 z 2-

Řízení ktového provozu U II České republiky

Recommend Documents