iPad op de werkvloer…. 5 praktische bezwaren Jelle Wijkstra
iPad op de werkvloer… 5 praktische bezwaren Weren van iPads op de werkvloer is allang geen optie meer. Daarvoor is het apparaat té goed en té populair. Maar de entree van de iPad kan een organisatie voor onprettige verrassingen stellen, waarschuwt Carolina Milanesi van Gartner. 1. Het iPad-gebruik leidt tot overtreding van Microsofts licentievoorwaarden Het leggen van contact met Microsofts serversoftware vereist dat er voor het apparaat in kwestie een Client Access License (CAL) is. Als men voor licentiëring per gebruiker heeft gekozen, is dat automatisch geregeld. Maar als de licentie op basis van apparaten is afgesloten, ligt het anders. Dan moet er voor de iPad bij Microsoft een licentie aangeschaft worden als bijvoorbeeld de mail op een Exchange Server wordt gelezen; zonder CAL is dat een overtreding. Er zijn meer complicaties. Medewerkers met een eigen iPad lijken bijvoorbeeld – op basis van de ‘roaming’-bepalingen – thuis gerechtigd Office en Hosted Virtual Desktops te benaderen, als de werkgever Software Assurance of Virtual Desktop Access in het licentiecontract met Microsoft heeft opgenomen. Maar op het werk mag dat niet. Microsofts bepalingen over het gebruik van eigen apparatuur in de bedrijfssetting zijn bovendien complex en niet sluitend gedefinieerd; het verdient daarom aanbeveling om daarover afspraken met Microsoft te maken en op papier te laten zetten. Als er veel gebruik wordt gemaakt van iPads, is het waarschijnlijk het simpelst om over te stappen op licentiëring per gebruiker. 2. Gebruik van de iPad compliceert de beveiliging Het iPad-platform is door de controle die Apple uitoefent op de apps in zijn App Store relatief veilig. Maar er zijn iPad-bezitters die die controle – en de bijbehorende beperkingen in bijvoorbeeld het downloaden van onbetaalde muziek en boeken op hun iPad – omzeilen met een ‘jailbreak’. Zo’n ‘jailbroken’ iPad levert grote risico’s op, die moeilijk te pareren zijn. Wie erin slaagt software te installeren die niet op het apparaat hoort te draaien, opent namelijk de weg voor anderen om hetzelfde te doen. Het risico op het uitlekken van bedrijfsgegevens wordt door gebruik van de iPad sowieso groter, ook zonder jailbreak. De kans is namelijk groot dat gegevens via e-mail, door knippen en plakken en dergelijke buiten het bedrijfsdomein raken. Bijzondere aandacht daarbij verdient het gebruik van bestandsuitwisselings- annex -synchronisatiediensten als Dropbox. Dropbox is als tool niet geschikt voor zakelijk gebruik, maar er is geen alternatief dat zo makkelijk te gebruiken is. Dropbox biedt sinds kort overigens wel een versie van zijn dienst die tegemoet komt aan de wensen van bedrijven, maar dat is doorgaans niet de versie die privégebruikers hanteren. 3. Verlies van formattering leidt tot interpretatieverschillen 1
Templates, formattering en spreadsheetformules overleven de vertaling van Microsofts Office naar de iPad niet altijd. De meeste interne gebruikers vallen daar niet over – al kan het onder omstandigheden lastig zijn. Maar wanneer men zakenpartners of klanten via hun iPad toegang biedt tot bedrijfsdocumenten, is het zeker een punt van aandacht. Dat geldt in verdubbelde mate voor spreadsheets; bij de geringste twijfel kan men toegang vanaf andere platformen beter maar beperken tot webapplicaties. 4. Hosted virtual desktops blijken geen oplossing Het lijkt een voor de hand liggende oplossing voor alle beheer- en beveiligingsproblemen: zet de iPad-gebruiker over naar een hosted virtual desktop. Maar het zal zeker de nodige weerstand oproepen, en het is ook de vraag of daarmee het paard niet achter de wagen wordt gespannen. iPads zijn geen notebooks en worden door de eigenaren ervan ook heel anders gebruikt dan een notebook. Het opleggen van een hosted virtual desktop vermindert bovendien het gebruiksgemak. Het Windows-interface is ontworpen voor gebruik met de muis. De klik- en sleepbediening werkt op een aanraakscherm niet echt lekker, en niet zoals de eigenaar van zijn iPad gewend is. De schermen van Windows-applicaties zien er op een tien-inch iPad vaak niet uit. En het virtuele ‘pop-up’-toetsenbord dekt vaak onmisbare onderdelen van het scherm af. En het allerbelangrijkste: gebruik ervan veronderstelt een netwerkverbinding met voldoende capaciteit, en die is onderweg niet altijd voorhanden. 5. De zakelijke markt heeft voor Apple geen prioriteit Apple richt zich in de eerste plaats op consumenten en zal zijn consumenten-DNA niet veranderen om zakelijke klanten te plezieren. Voor bedrijven betekent dat onder meer dat centrale beheersmogelijkheden van de iPad geen speerpunt in Apples productontwikkeling zijn. Pas sinds versie 4 van het besturingssysteem voor iPhone en iPad levert Apple bijvoorbeeld beveiligings- en beheersvoorzieningen voor IT-afdelingen. En hoewel die functionaliteit op basisniveau volstaat, zijn bedrijven voor verfijndere mogelijkheden voor beveiliging, beheer en distributie en beheer van applicaties aangewezen op hulpmiddelen van derden. Voor iedere iPad-gebruiker is bovendien een eigen iTunes-account nodig, wat voor beheer extra werk oplevert. Apples verkoop- en serviceorganisatie is ook niet ingericht op zaken doen met bedrijven en organisaties. Er is geen directe verkoopstaf, internationaal opererende bedrijven moeten er rekening mee houden dat ze voor hun iPads met Apple afzonderlijke contracten moeten sluiten in ieder land waar ze actief zijn. Ten slotte: Apple geeft geen inzicht in zijn toekomstplannen en maakt ook niet duidelijk hoe lang het ondersteuning voor oudere producten zal leveren. Bedrijven moeten zich ook niet veel voorstellen van volumekortingen die te bedingen zijn: 5 procent is al een heel behoorlijk percentage. 2
Onvrede over bedrijfsapplicaties aangewakkerd De iPad verandert de kwaliteitsbeleving bij zijn gebruikers. Die zijn al snel kritisch over de bedrijfsapplicaties die ze via de iPad kunnen aanboren, op het ontevredene af. Die ervaring deelde Oliver Bussmann, chief information officer van SAP, met de redactie van InfoWorld. SAP accepteerde de iPad van het begin af aan als nieuw instrument in de bedrijfssetting. Bij de Duitse ERP-leverancier hebben nu zo’n 12.500 medewerkers een iPad in gebruik. Gebruik van de iPad via een mobieletelefonienetwerk kan die onvrede snel aanwakkeren. Prestaties van voor het platform ontwikkelde apps vallen soms al tegen, als er geen wifi-verbinding is. Maar bij bedrijfsapplicaties komt dat veel vaker voor. Vaak is het ook lastig om ze voor gebruik in een mobieletelefoonnetwerk te optimaliseren en het vergt sowieso expertise die in de regel niet in huis is. De kritischer houding van de iPad-gebruikers stelt de softwareontwikkelaars voor nieuwe uitdagingen, vooral wanneer ze niet van oudsher al belast waren met de ontwikkeling van gebruikersinterfaces, betoogt Bussmann. De CIO waarschuwt zijn Europese collega’s er ook voor, dat de privacywetgeving grenzen stelt aan de controle die je kunt uitvoeren op het privégedeelte van een privé-iPad die de eigenaar meeneemt naar het werk.
Windows komt naar de iPad Of en wanneer Microsoft met een versie van zijn Office voor de iPad komt is onduidelijk. Maar er zijn inmiddels twee bedrijven die de Microsoft-functionaliteit via een app beschikbaar maken op de iPad. De meest beperkte is de oplossing van CloudOn. Daarmee kan men Word, Excel en PowerPoint op de iPad gebruiken. De applicaties draaien zelf bij CloudOn. CloudOn biedt de functionaliteit die een doorsnee pc-gebruiker van zijn Microsoft applicaties verwacht. Eerste testers zijn echter niet onverdeeld enthousiast. Het werkt niet altijd vlekkeloos, en bij storingen of wegvallen van de verbinding ben je je werk kwijt. Voordeel is wel dat het gratis is. OnLive biedt – eveneens via de cloud - niet alleen Word, Excel en PowerPoint, maar daarbij een volledige Windows 7-desktop. Wie een betaalde variant kiest, kan daar ook zelf applicaties op installeren, als het geen malware is.
3
Beide diensten hebben nog niet de vraag beantwoord, hoe het zit met de licenties op de software. Los daarvan lijkt ook de integratie met de bedrijfsomgeving een beperkende factor: de aangemaakte bestanden worden opgeslagen in de cloudomgeving van de aanbieder. OnLive werkt wel aan een enterprisevariant van zijn desktop, maar of die de mogelijkheid biedt om de Onlive-desktop te integreren me de eigen bedrijfssystemen is onduidelijk. Links: site.cloudon.com desktop.onlive.com
4
