ictol
INTERN 119209 (deelproject) Projectplan
Partners:
-
ICT en Onderwijs Letteren (ICTOL) Stagebureau Letteren (SBL) NOHA Journalistiek Euroculture
Projectleider:
Sake Jager ICTOL Rijksuniversiteit Groningen Faculteit der Letteren Oude Kijk in ’t Jatstraat 20 9712 EK Groningen 050 363 5921
[email protected]
Duur:
1 april 2010 tot 31 maart 2011
Website:
http://www.rug.nl/let/voorzieningen/ictol/ projecten/intern
Datum: Versie: Auteur:
8 april 2010 1 Sake Jager
Bijlage(n): Bestand: INTERN Projectplan-1.doc
ictol
2
ictol
Dit sjabloon is een bewerking van het model voor een projectplan, zoals gepubliceerd in het Handboek projectmanagement, gepubliceerd door DANS. DANS (Data Archiving and Network Services) is een gezamenlijk initiatief van KNAW (Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen) en NWO (Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek) ter verbetering van de wetenschappelijke data-infrastructuur in Nederland. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-Share-Alike 2.5 License. To view a copy of this license, visit: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/
3
ictol
Inhoudsopgave 1
SAMENVATTING............................................................................................6
1.1
Inleiding........................................................................................................6
1.2
Doelstelling ...................................................................................................6
1.3
Plan van aanpak ............................................................................................6
1.4
Budget...........................................................................................................6
2
ALGEMENE INFORMATIE OVER HET PROJECT........................................7
2.1
Situatieschets en probleemstelling project .................................................... 7
2.2
Projectopdracht ............................................................................................ 7
2.3
Producten ..................................................................................................... 7
2.4
Uitgangspunten en randvoorwaarden ........................................................... 7
2.5
Risicoanalyse ................................................................................................8
2.6
Informatievoorziening en documentatie .......................................................8
3
PLAN VAN AANPAK......................................................................................9
3.1
WP1 Basisstructuur .......................................................................................9 3.1.1 Inventarisatie................................................................................................................ 9 3.1.2 Functioneel ontwerp....................................................................................................10 3.1.3 Implementatie .............................................................................................................10 3.1.4 Pilot ..............................................................................................................................10 3.1.5 Evaluatie en bijstelling ................................................................................................10 3.1.6 Overzicht activiteiten................................................................................................... 11
3.2
WP2 Online communicatie ..........................................................................11 3.2.1 Inventarisatie............................................................................................................... 11 3.2.2 Functioneel ontwerp.................................................................................................... 12 3.2.3 Implementatie ............................................................................................................. 12 3.2.4 Pilot .............................................................................................................................. 12 3.2.5 Evaluatie en bijstelling ................................................................................................ 12 3.2.6 Overzicht activiteiten................................................................................................... 12
3.3
WP3 Persoonlijke pagina’s studenten.......................................................... 13 3.3.1 Inventarisatie............................................................................................................... 13 3.3.2 Functioneel ontwerp.................................................................................................... 14 3.3.3 Implementatie ............................................................................................................. 14 3.3.4 Pilot .............................................................................................................................. 14 3.3.5 Evaluatie en bijstelling ................................................................................................ 14 3.3.6 Overzicht activiteiten................................................................................................... 14
4
ictol
3.4
WP4 Workflow en voortgang ....................................................................... 15 3.4.1 Inventarisatie............................................................................................................... 15 3.4.2 Functioneel ontwerp....................................................................................................16 3.4.3 Implementatie .............................................................................................................16 3.4.4 Pilot ..............................................................................................................................16 3.4.5 Evaluatie en bijstelling ................................................................................................16 3.4.6 Overzicht activiteiten................................................................................................... 17
3.5
WP5 Projectmanagement ............................................................................ 17 3.5.1 Teamoverleg................................................................................................................. 17 3.5.2 Disseminatie ................................................................................................................ 17 3.5.3 Overzicht activiteiten...................................................................................................18
4
Planning........................................................................................................... 19
5
Begroting .........................................................................................................20
5
ictol
1 1.1
Samenvatting Inleiding
Dit projectplan beschrijft de activiteiten die zullen worden uitgevoerd in het kader van de verbetering van de online ondersteuning van stages binnen de Faculteit Letteren van de RUG. Het project is INTERN genoemd met het oog op het toepassingsgebied, maar ook om onderscheid te maken met het Europese project EU-VIP, waarin ICTOL en SBL eveneens participeren en waarbinnen de activiteiten van dit interne project deels kunnen worden ingepast. Dit projectplan geeft de onderscheiden gebieden, activiteiten, tijdpad en budget op hoofdlijnen aan. Nadere uitwerking en specificatie is onderdeel van de gedefinieerde werkpakketten.
1.2 Doelstelling INTERN heeft tot doel om de online ondersteuning van (internationale) stages door het stagebureau en de opleidingen Euroculture, NOHA en Journalistiek te verbeteren door de Nestoromgevingen van het stagebureau en de opleidingen zodanig aan te passen dat: Betere communicatie op afstand tussen stagiairs, stagebegeleiders, stagebureau en stageverleners worden gerealiseerd; op dit punt is het project nauw verweven met het Europese project EU-VIP; Beter inzicht wordt geboden in status en fase van stages en het invullen en verwerken van de bijbehorende documenten; Een beheersysteem wordt opgezet voor centrale (stagebureau) en decentrale (opleidingen) ontsluiting van documenten; Persoonlijke informatie en actuele verblijfs- en bereikbaarheidsinformatie van studenten direct toegankelijk is voor begeleiders en andere betrokkenen; De informele uitwisseling van ervaringen en indrukken via social software tussen studenten en, eventueel begeleiders, wordt gefaciliteerd; Studenten, docenten en andere begeleiders worden getraind in het gebruik van de tools voor online stageondersteuning en de procedures die voor het gebruik zullen worden ontwikkeld.
1.3 Plan van aanpak Bij de betrokken opleidingen en het stagebureau zijn al Nestoromgevingen in gebruik en procedures ontwikkeld m.b.t. de ondersteuning van stagiairs. Deze zullen als uitgangspunt worden genomen voor het ontwikkelen en afstemmen van de gewenste functionaliteit. Er wordt gekozen voor een gefaseerde invoering waarbij onderdelen eerst binnen één van de opleidingen zullen worden uitgeprobeerd, voordat eventueel verbreding naar de andere participerende opleidingen plaatsvindt. De opzet dient zodanig te zijn dat in een later stadium verbreding naar alle opleidingen binnen de faculteit mogelijk is. Verbreding naar alle opleidingen binnen de faculteit is echter geen doel van dit project.
1.4 Budget Vanuit het ICT strategiefonds was aanvankelijk € 10.437 subsidie gereserveerd voor dit project. Dit was onvoldoende om het project op de beoogde manier uit te voeren. Op basis van de voorliggende opzet worden de projectkosten geraamd op € 34.292. Hierop zal een subsidie worden verleend van € 21.492.
6
ictol
2 Algemene informatie over het project 2.1 Situatieschets en probleemstelling project Doel van het project is om de digitale ondersteuning van stages met behulp van Nestor te vergemakkelijken (communicatie, begeleiding, informatieverstrekking, stroomlijning proces). Dit door het beschikbaar maken van één primaire toegang van docent tot diens stagiairs en het SBL en van de stagiair tot diens docent en het SBL (in Nestor). Studenten die op stage gaan, verdwijnen na hun vertrek een tijd heel letterlijk uit het zicht. Ook als het een tijdje niet goed met ze gaat. In de meeste gevallen redden studenten zich, maar soms lopen ze door die grote afstand onnodig risico’s of maken ze zich ongerust. De begeleidingstijd van studenten op stage is kort, dus de te begeleiden stagiairs per docent wisselen snel. Om gemakkelijker het overzicht over en contact met de (groep) te begeleiden stagiair(s) te (onder)houden zou het prettig kunnen zijn het overzicht aan studenten dat op het actuele moment van kijken stage loopt, online zichtbaar te maken. Studenten geven op evaluatieformulieren van het Stagebureau regelmatig aan dat ze graag sneller een reactie op hun mails of contactpogingen hadden willen hebben. Ze missen dan niet zozeer de begeleiding, maar vooral belangstelling of een antwoord op hun vragen. Het Stagebureau is vrijwel iedere middag bereikbaar voor praktische vragen van studenten, maar er is behoefte aan meer flexibele vormen van ondersteuning op afstand. Voor inhoudelijke stagevragen is direct contact van de stagiair met de docent nodig. Voor stagiairs die door persoonlijke of politieke oorzaken in de problemen komen, is een snelle reactie op hun probleem van belang. Adequate communicatievoorzieningen met de betreffende studenten zijn daarom onmisbaar.
2.2 Projectopdracht Opdrachtgever van het project is Drs. Robert Wagenaar, Onderwijsdirecteur van de Faculteit Letteren. Het project wordt uitgevoerd door het Stagebureau Letteren (SBL) en de opleidingen Euroculture, NOHA en Journalistiek in samenwerking met ICT en Onderwijs Letteren (ICTOL). De voor het project benodigde middelen zijn afkomstig uit het ICT Strategiefonds 2006-2009, projectcode 119209. Het project is gebaseerd op een aanvraag van SBL uit 2008 om middelen uit dit fonds te mogen inzetten voor het verbeteren van de digitale ondersteuning van stages. Het project sluit deels aan bij EU-VIP, een Europees project in het kader van het Life Long Learning Programma onder leiding van de Katholieke Universiteit van Leuven.
2.3 Producten Het project zal resulteren in gemakkelijk toegankelijke stagesites in Nestor van SBL, Euroculture, Journalistiek en NOHA het heldere procedures en methoden voor communicatie/begeleiding, informatievoorziening en het bijhouden van de voortgang van de stages.
2.4 Uitgangspunten en randvoorwaarden Uitgangspunten Er wordt gebruik gemaakt van Blackboard 9.0 (Nestor) en de mogelijkheden die dit programma biedt om de beoogde stagesites te realiseren. Gebruik van andere, voor specifieke functionaliteit beschikbare softwaretools wordt hierbij gezocht. Randvoorwaarden Voor uitvoering van het project is een budget van € 34.292 begroot. Het project gaat daarbij uit van het principe van ‘matching’. De betrokken uitvoerders kunnen 2/3 deel van het budget inzetten voor tijdelijke uitbreiding van de formatie, maar moeten bereid zijn 1/3 deel van het project binnen de formatie uit te voeren. Deze verhouding vloeit voort uit de projectvoorwaarden. Het project voorziet niet in uitgebreide programmeerwerkzaamheden door UOCG, CIT of andere partijen.
7
ictol
Afbakening Het project beperkt zich tot SBL en de opleidingen Euroculture, Journalistiek en NOHA, maar beoogt door gekozen tools en werkwijze een raamwerk te ontwikkelen dat ook bruikbaar is voor andere opleidingen die stages op afstand begeleiden.
2.5 Risicoanalyse De risico’s binnen het project zijn beperkt. Bij de betrokken opleidingen en SBL bestaat de behoefte om de digitale ondersteuning van stages te versterken en er is al ervaring opgedaan met verschillende onderdelen. Door de gekozen projectaanpak wordt het risico beperkt dat het mislukken of niet tijdig uitvoeren van bepaalde onderdelen leidt tot vertraging of mislukking van het project als geheel. Relatief veel zal echter afhangen van het succesvol afronden van het eerste werkpakket van het project.
2.6 Informatievoorziening en documentatie Informatie over het project voor geïnteresseerden wordt aangeboden op de website van de Rijksuniversiteit Groningen. De URL voor het project is: http://www.rug.nl/let/voorzieningen/ictol/projecten/intern. Voor het beheer van projectdocumentatie wordt gebruikt gemaakt van SURFgroepen. SURFgroepen is een online samenwerkingsomgeving voor alle medewerkers en studenten van bij SURFnet aangesloten instellingen. Alleen projectmedewerkers hebben toegang tot deze site. De URL voor deze site is: https://www.surfgroepen.nl/sites/intern.
8
ictol
3 Plan van aanpak Het project wordt onderverdeeld in 5 werkpakketten. In WP1: Basisstructuur wordt de basis gelegd voor de informatie- en communicatiestructuur voor het hele project. In dit werkpakket wordt samengewerkt door alle betrokkenen. Dit werkpakket gaat in april 2010 van start. Daarnaast wordt bij elk van de betrokken opleidingen een specifiek onderdeel nader uitgewerkt. Deze onderdelen betreffen een samenhangend geheel van taken op een onderscheiden gebied. De betreffende gebieden zijn: WP2: Online communicatie; uitvoerders Euroculture, SBL, ICTOL WP3: Persoonlijke pagina’s studenten; uitvoerders Journalistiek, SBL, ICTOL WP4: Workflow en voortgang; uitvoerders NOHA, SBL, ICTOL Door deze aanpak worden afhankelijkheden en risico’s beperkt. Bovendien kan in betrekkelijk korte tijd op meerdere terreinen voortgang worden geboekt. Bij de verdeling over de opleidingen is rekening gehouden met activiteiten die de opleidingen op genoemde gebieden al hebben ontwikkeld en/of expertise die aanwezig is om het specifieke onderdeel verder te ontwikkelen. Volgens plan gaan WP2 en WP3 nog vóór de zomer van start en wordt WP4 na de zomer opgestart. Dit is noodzakelijk i.v.m. de spreiding van de werkzaamheden binnen SBL en ICTOL die bij alle WP’s zijn betrokken. De verwachting is bovendien dat WP4 het meest afhankelijk is van de resultaten van WP1. Naast bovenstaande WPs is nog een werkpakket gedefinieerd. Dit betreft WP5: Projectmanagement. Hierin worden de teamvergaderingen en de activiteiten m.b.t. disseminatie vastgelegd. Voor alle WPs, m.u.v. WP5, wordt uitgegaan van de volgende fasen: inventarisatie, ontwerp, implementatie, pilot en evaluatie/bijstelling. Een nadere beschrijving per WP wordt hieronder gegeven. Hierin is aangegeven waaruit het WP en de verschillende fasen bestaan, wat de beoogde resultaten zijn en wie verantwoordelijk zijn voor het opleveren van deze resultaten. Ook wordt een overzicht gegeven van begrote uren per deeltaak.
3.1 WP1 Basisstructuur Dit WP legt de onderlinge basisstructuur voor de verschillende onderdelen binnen Nestor vast. Het betreft voornamelijk de structuur die nodig is voor de koppelingen en informatie- en documentuitwisseling tussen enerzijds de Nestorsite van het stagebureau en anderzijds de stagesites van de opleidingen. Daarnaast wordt binnen de sites een groepsstructuur ingericht die kan dienen als basis voor andere functionaliteiten. Blackboard Content System (BBCS) zal worden gebruikt voor bepaalde aspecten van het documentbeheer, zoals het beschikbaar stellen van één en hetzelfde document op verschillende plaatsen (ook binnen verschillende sites) in de Nestoromgeving en mogelijk ook voor versiebeheer, toegang en ontsluiting, archivering en workflow. 3.1.1 Inventarisatie Uitgangspunt is dat voor iedere opleiding een stagesite beschikbaar is gekoppeld aan de Progresscode voor de stage. Binnen de stagesite moet de begeleider in één oogopslag een actueel overzicht hebben van de studenten die hij/zij begeleidt en de documenten die behoren bij de betreffende stage. Voor de studenten fungeert deze site als primaire toegang voor de (digitale) ondersteuning van de stage vanuit de opleidingen. Het stagebureau heeft een eigen organisation (community) voor stagiairs. Hierin vinden studenten algemene informatie over de stage, die vanuit SBL wordt verstrekt. Communicatiemiddelen voor contact tussen stagiair en begeleiders zijn zowel op opleidingssites als op de SBL-site aanwezig. De stagesites van de opleidingen en het stagebureau moeten zodanig gekoppeld zijn dat zicht is op alle stages per opleiding, en de bijbehorende documenten. Vanuit de stagesites moet eenvoudig toegang mogelijk zijn tot de site van het stagebureau. Documenten van het stagebureau en de opleidingen moeten wederzijds beschikbaar kunnen worden gesteld via links zodat steeds de actuele versies van documenten worden getoond.
9
ictol
De inventarisatie beschrijft de bestaande en de gewenste situatie en beantwoordt o.a. de volgende vragen: Welke documenten vormen een standaardonderdeel van de stage? Welke documenten worden door stagebureau en opleidingen aan studenten beschikbaar gesteld? Waar plaatsen de studenten documenten zoals stageverslagen e.d.? Moeten externe stagebegeleiders toegang hebben tot documenten of delen van de informatie op Nestor? Zo ja, welke? Moeten de documenten ook buiten Nestor kunnen worden geraadpleegd? Kunnen de stagesites van de opleidingen inderdaad op basis van vakcode en studiejaar (evt. semester) worden aangemaakt, met bijbehorende inschrijvingen? Is het haalbaar om voor iedere stagebegeleider (docent) en zijn/haar stagiairs een groep in te richten die als basis kan dienen voor onderlinge communicatie, uitwisseling van documenten, regelen van rechten binnen het Content System en, eventueel het opzetten van persoonlijke pagina’s (portfolio, blogs, etc.) voor studenten? Resultaat: 1. Verslagen van besprekingen 2. Inventarisatierapport
3.1.2 Functioneel ontwerp Op basis van het inventarisatierapport maakt ICTOL een ontwerp voor de opzet van de sites. Dit ontwerp wordt voorgelegd aan alle betrokkenen en dient als blauwdruk voor de implementatie. Resultaat:
3. Functioneel ontwerp van de verschillende onderdelen van het systeem.
3.1.3 Implementatie De opleidingen en het stagebureau richten hun sites in volgens het overeengekomen ontwerp. ICTOL assisteert bij de inrichting van specifieke onderdelen, zoals de implementatie van de mappenstructuur in het BBCS. Resultaat: 4. 5. 6. 7.
Instructie en begeleiding in opzetten structuur Aangepaste stagesites opleidingen en SBL in Blackboard 9.0 (Nestor) Gemeenschappelijke mappenstructuur Groepstructuur
3.1.4 Pilot Met de heringerichte sites wordt proefgedraaid in de ‘live’ omgeving van Nestor. Bij de opleidingen en stagebureau wordt een logboek bijgehouden waarin de ervaringen met de nieuwe opzet worden gedocumenteerd. Tijdens de projectbijeenkomsten wordt hierover gerapporteerd. Resultaat: 8. Gebruik in ‘echte’ stagecontext 9. Logboeken SBL, Euroculture, NOHA, Journalistiek, ICTOL
3.1.5 Evaluatie en bijstelling Op basis van de ervaringen binnen de pilot wordt de opzet van de basisstructuur bijgesteld. De nieuwe opzet is m.i.v. het studiejaar 2010-2011 gereed voor gebruik. Resultaat:
10. Evaluatierapport 11. Aanpassingen sites en korte handleiding.
10
ictol
3.1.6 Overzicht activiteiten Verantwoordelijk uitvoerder: ICTOL WP1: Basisstructuur Inventarisatie ICTOL SBL EURO NOHA JOUR Functioneel ontwerp ICTOL SBL EURO NOHA JOUR Implementatie ICTOL SBL EURO NOHA JOUR Pilot ICTOL SBL EURO NOHA JOUR Evaluatie en bijstelling ICTOL SBL EURO NOHA
268 hrs 12 hrs 4 hrs 2 hrs 2 hrs 2 hrs 2 hrs 16 hrs 8 hrs 2 hrs 2 hrs 2 hrs 2 hrs 176 hrs 16 hrs 40 hrs 40 hrs 40 hrs 40 hrs 40 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 24 hrs 8 hrs 4 hrs 4 hrs 4 hrs
1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 12-04-10 12-04-10 12-04-10 12-04-10 12-04-10 12-04-10 19-04-10 19-04-10 19-04-10 19-04-10 19-04-10 19-04-10 24-05-10 24-05-10 24-05-10 24-05-10 24-05-10 24-05-10 20-06-10 20-06-10 20-06-10 20-06-10 20-06-10
9-07-10 9-04-10 9-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 16-04-10 16-04-10 12-04-10 12-04-10 12-04-10 12-04-10 21-05-10 21-05-10 21-05-10 21-05-10 21-05-10 21-05-10 18-06-10 18-06-10 18-06-10 18-06-10 18-06-10 18-06-10 9-07-10 9-07-10 9-07-10 9-07-10 9-07-10
3.2 WP2 Online communicatie Communicatie tussen stagiair, SBL, docentbegeleider en begeleiders stageplek kan plaatsvinden op ieder moment van de stage. Hierbij worden al verschillende media toegepast (email, chat, Blackboard, Skype, Facebook), maar de selectie van media en de procedures van gebruik zijn binnen de Faculteit niet afgestemd. Studenten geven aan communicatie met de stagebegeleiders van groot belang te vinden. Bovendien kan communicatie op afstand belangrijke toegevoegde waarde hebben voor de stage (minder reizen, sollicitatie/presentatie op afstand, nieuwe vormen van overleg). Binnen dit werkpakket worden de verschillende mogelijkheden voor online communicatie binnen de stage op een rijtje gezet en er worden tools geselecteerd en procedures ontwikkeld zodat online communicatie optimaal binnen de (internationale) stage kunnen worden ingezet. Dit werkpakket wordt uitgevoerd door Euroculture, maar de resultaten zullen ook binnen de andere deelnemende opleidingen kunnen worden toegepast. De uitkomsten van dit werkpakket vormen tevens de inhoudelijke bijdrage van de RUG aan het Europese project EU-VIP.
3.2.1 Inventarisatie Er wordt een inventarisatie uitgevoerd waarin wordt nagegaan welke tools bij de opleidingen in gebruik zijn en op welke manieren ze worden toegepast. Ook wordt gekeken naar hoe verschillende tools in vergelijkbare contexten worden toegepast. EU-VIP biedt hiervoor de nodige documentatie. In de inventarisatie wordt o.a. aandacht besteed aan: synchrone en asynchrone communicatievormen; communicatie via tekst, audio en video; publiek/vrij toegankelijke tools en instellingstools; doel, wijze en fase van toepassing binnen de stage;
11
ictol
De inventarisatie wordt afgesloten met een rapport waarin een selectie wordt gemaakt van tools die bruikbaar zijn in onze setting en een beschrijving wordt gegeven van de wijze waarop zij kunnen worden toegepast. Resultaat: 1. Verslagen van besprekingen 2. Inventarisatierapport 3.2.2 Functioneel ontwerp Het ICTOL maakt een ontwerp voor inpassing van de tools binnen de Nestoromgevingen van SBL en de opleidingen. Het voorstel wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het projectteam en dient tevens als input voor de EU-VIP vergadering op 21 en 22 juni 2010. Resultaat:
3. Functioneel ontwerp waarin wordt beschreven hoe de geselecteerde tools worden geïntegreerd in Nestor 4. Protocollen voor gebruik.
3.2.3 Implementatie SBL en Euroculture voegen de tools toe aan de betreffende Nestorsites. ICTOL verleent assistentie bij technische vraagstukken en specifieke problemen. Betrokken docentbegeleiders worden door Euroculture vertrouwd gemaakt met gebruik van de tools. SBL biedt studenten informatie over gebruik tools. Resultaat:
5. SBL en Euroculture stagesites voorzien van verschillende communicatietools, geïmplementeerd volgens gebruiksprotocollen 6. Tutorials/instructie voor gebruik
3.2.4 Pilot SBL en Euroculture draaien gedurende het eerste semester 2010-2011 een pilot met de betreffende tools en methoden van gebruik. Dit vormt tevens de bijdrage aan het EU-VIP project. Resultaat:
7. Gebruik in ‘echte’ stagecontext 8. Logboeken SBL, Euroculture, ICTOL
3.2.5 Evaluatie en bijstelling Er wordt een evaluatie uitgevoerd onder stagiairs, stagedocenten en eventueel stageverleners. Afhankelijk van de uitkomsten en ervaringen tijdens de pilot worden aanpassingen doorgevoerd in de selectie van tools en de wijze waarop ze worden toegepast. Het gebruik van de tools binnen Euroculture en SBL wordt gecontinueerd en, indien mogelijk, ook bij de andere opleidingen op dezelfde wijze geïmplementeerd. Resultaat:
9. Enquêtes studenten, docenten, evt. stageverleners 10. Evaluatierapport 11. Aanpassingen in selectie en/of wijze van gebruik
3.2.6 Overzicht activiteiten Verantwoordelijk uitvoerder: SBL
12
ictol
Online communicatie Inventarisatie ICTOL SBL EURO Functioneel ontwerp ICTOL SBL EURO Implementatie ICTOL SBL EURO Pilot ICTOL SBL EURO Evaluatie en bijstelling ICTOL SBL EURO
184 hrs 16 hrs 8 hrs 4 hrs 4 hrs 32 hrs 16 hrs 8 hrs 8 hrs 72 hrs 8 hrs 24 hrs 40 hrs 32 hrs 8 hrs 8 hrs 16 hrs 32 hrs 16 hrs 8 hrs 8 hrs
10-05-10 10-05-10 10-05-10 10-05-10 10-05-10 17-05-10 17-05-10 17-05-10 17-05-10 31-05-10 31-05-10 31-05-10 31-05-10 30-08-10 30-08-10 30-08-10 30-08-10 10-01-11 10-01-11 10-01-11 10-01-11
28-01-11 14-05-10 14-05-10 10-05-10 10-05-10 28-05-10 28-05-10 28-05-10 28-05-10 2-07-10 2-07-10 2-07-10 2-07-10 17-12-10 17-12-10 17-12-10 17-12-10 28-01-11 28-01-11 28-01-11 28-01-11
3.3 WP3 Persoonlijke pagina’s studenten Ervaringen delen met medestudenten, jezelf presenteren aan toekomstige werkgevers, op een informele manier rapporteren over stagebelevenissen. Dit zijn zo maar enkele doelen die je met persoonlijke pagina’s (weblogs, portfolio’s, etc.) zou kunnen realiseren. Hierbij is een zeker spanningsveld tussen het gebruik van instellingstools (zoals blogs in Nestor) en generieke web 2.0 tools (Blogger, Facebook). Stagiairs hebben aangegeven belang te hechten aan het gebruik van dergelijke tools tijdens de stage. De instelling heeft behoefte aan te allen tijde bereikbare actuele contact- en verblijfsgegevens van studenten. O.a. bij calamiteiten is een goede bereikbaarheid van en voor stagiairs van het grootste belang. Momenteel ontwikkelt de centrale Afdeling Studentzaken i.s.m. BIS en het SBL een RUG-breed crisisprotocol. Ook zijn experimentele toepassingen in gebruik (bijv. bij BDK/Ec) waarbij o.a. communicatie via SMS vanuit Nestor wordt gefaciliteerd. Internationalisering gebruikt Facebook al vrij actief. Binnen dit werkpakket zijn de twee aspecten (instellingstools en generieke web 2.0 toepassingen) samengebracht. Bedoeling is om ervaringen met verschillende typen ‘social software’ in kaart te brengen en scenario’s te ontwikkelen voor gebruik. Hierbij zou een goede afstemming moeten worden bereikt tussen facilitering van een deel van de functies en structurele inbedding van een ander deel (m.n. dus bereikbaarheidsinformatie). Dit werkpakket wordt uitgevoerd bij de opleiding Journalistiek, maar de resultaten moeten ook toepasbaar zijn binnen de andere opleidingen van de faculteit. 3.3.1 Inventarisatie Nagegaan wordt welke mogelijkheden er zijn voor het inrichten van persoonlijke gebieden binnen of vanuit Nestor. Er wordt een afweging gemaakt tussen het gebruik van Nestoronderdelen zoals blogs, journals, portfolio’s en externe tools voor persoonlijke presentatie op het web. Ook wordt geïnventariseerd wat de beste manier is om de persoonlijke gegevens, verblijfsinformatie en bereikbaarheidsgegevens actueel te houden (misschien is het interessant om hierbij gebruik te maken van online map tools, zoals http://www.batchgeocode.com/). Verder wordt aangegeven welke onderdelen verplicht moeten worden bijgehouden en welke optioneel zijn. De inventarisatie wordt afgesloten met een rapport waarin een selectie wordt gemaakt van tools die bruikbaar zijn in onze setting en een beschrijving wordt gegeven van de wijze waarop zij kunnen worden toegepast. Resultaat: 1. Verslagen van besprekingen 2. Inventarisatierapport
13
ictol
3.3.2 Functioneel ontwerp Het ICTOL maakt een ontwerp voor integratie van de persoonlijke informatiepagina’s binnen de Nestoromgeving van de opleidingen en het ontsluiten van (een deel van) de informatie via de Nestorsite van SBL. Ook wordt beschreven op welke manier de studenten de informatie zullen bijhouden. Het voorstel wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het projectteam. Resultaat: 3. Functioneel ontwerp waarin wordt beschreven hoe de informatiepagina’s worden geïntegreerd en hoe ze zullen worden gebruikt in Nestor 3.3.3 Implementatie De opleiding Journalistiek zet de persoonlijke webpagina’s voor studenten op. ICTOL verleent assistentie bij de technische integratie, specifieke vraagstukken en zorgt ervoor dat relevante gegevens toegankelijk zijn vanaf de Nestorsite van SBL. Journalistiek voorziet studenten en docenten van informatie m.b.t. beoogd gebruik. Resultaat: 4. Stagesite Journalistiek voorzien van verschillende persoonlijke informatiepagina’s 5. Informatiepagina/instructie m.b.t. bedoeld gebruik 3.3.4 Pilot Journalistiek draait in semester 1 van het academisch jaar 2010-2011 een pilot met de persoonlijke pagina’s voor studenten. Resultaat: 6. Gebruik in ‘echte’ stagecontext 7. Logboek Journalistiek, SBL, ICTOL 3.3.5 Evaluatie en bijstelling Er wordt een evaluatie uitgevoerd onder stagiairs en stagedocenten. Afhankelijk van de uitkomsten en ervaringen worden de keuze en gebruik van bepaalde soorten tools aangepast. Het gebruik binnen Journalistiek wordt gecontinueerd en, indien mogelijk, bij de andere opleidingen op dezelfde wijze geïmplementeerd. Resultaat: 8. Enquêtes studenten, docenten 9. Evaluatierapport 10. Aanpassingen tools en/of wijze van gebruik 3.3.6 Overzicht activiteiten Verantwoordelijk uitvoerder: Journalistiek Persoonlijke pagina's studenten Inventarisatie ICTOL SBL JOUR Functioneel ontwerp ICTOL SBL JOUR Implementatie ICTOL SBL JOUR Pilot ICTOL SBL JOUR Evaluatie en bijstelling ICTOL
184 hrs 16 hrs 8 hrs 4 hrs 4 hrs 32 hrs 16 hrs 8 hrs 8 hrs 72 hrs 24 hrs 8 hrs 40 hrs 32 hrs 8 hrs 8 hrs 16 hrs 32 hrs 16 hrs
10-05-10 10-05-10 10-05-10 10-05-10 10-05-10 17-05-10 17-05-10 17-05-10 17-05-10 31-05-10 31-05-10 31-05-10 31-05-10 30-08-10 30-08-10 30-08-10 30-08-10 10-01-11 10-01-11
28-01-11 14-05-10 14-05-10 10-05-10 10-05-10 28-05-10 28-05-10 28-05-10 28-05-10 2-07-10 2-07-10 2-07-10 2-07-10 17-12-10 17-12-10 17-12-10 17-12-10 28-01-11 28-01-11
14
ictol
SBL JOUR
8 hrs 8 hrs
10-01-11 10-01-11
28-01-11 28-01-11
3.4 WP4 Workflow en voortgang Aan alle stages ligt een stappenplan ten grondslag. Informatie over verplichte en optionele stappen met bijbehorende documenten, procedures en contactpersonen is opgenomen in de verschillende stagesites van de opleidingen en SBL. Globaal bestaat iedere stage uit de volgende fasen: 1 Orientatiefase: (a) Inschrijven bij het Stagebureau (b) Adviesgesprek bij de stagecoördinator van je opleiding 2 Selectiefase: (a) Voorbeelden raadplegen (verslagenuitleen Stagebureau) (b) Tips voor het zoeken (c) Netwerken (adviesgesprek Stagebureau of via workshop Talent & Career Center) 3 Sollicitatiefase: (a) Mogelijkheid tot training (Talent & Career Center of Stagebureau) (b) Zoeken en vinden (c) Opstellen stageplan: opdrachtformulering (in samenspraak met opdrachtgever en begeleidend docent) 4 Contractfase: (a) Goedkeuring stageplan door docent (b) Vaststelling met duur, begeleiding, vergoeding, veiligheid en studiepunten (c) Aanvragen van een beurs 5 Stagefase: (a) Het onderzoek of project zelf; student is projectleider van zijn of haar eigen stage (b) Begeleiding: tussenevaluatie, bijhouden logboek, evt. telefonisch of e-mail contact 6 Verslagfase: (a) Opstellen stageverslag (b) Eindgesprek (telefonisch of bij de stagegever, met beide begeleiders en de student) 7 Evaluatiefase: (a) Eindbeoordeling (docent geeft een cijfer) (b) Evaluatieformulier en verslag inleveren bij het Stagebureau 8 Terugkomfase : Onderwijs bouwt verder op de meegebrachte, verworven extra competenties. In dit werkpakket wordt de digitale ondersteuning van het stageproces, afgestemd op de fasering van de stages binnen NOHA in samenhang met de procedures bij SBL nader uitgewerkt. Gedacht wordt aan een indeling van de stagiairs in groepen op basis van de begeleidend docent, overzichten van de fase waarin de stagiair zich bevindt (met het aanbieden van relevante documentatie per fase), notificatie bij afronden of niet afronden van verplichte onderdelen/fasen van de stage en / of oplevering documenten, etc. De inschatting is dat dit werkpakket technisch ingewikkelder is dan de overige WPs (meer advies en assistentie van ICTOL en Nestorsupport vraagt) en meer afhankelijk van WP1. De uitvoering gaat daarom van start na de zomer 2010. Het werkpakket wordt uitgevoerd bij NOHA, waar al een goede voortgangsadministratie beschikbaar is, maar de resultaten moeten ook toepasbaar zijn binnen de andere opleidingen van de faculteit. 3.4.1 Inventarisatie Er wordt een inventarisatie uitgevoerd waarbij de verschillende stappen van de stage, de voor iedere fase benodigde documenten en de betrokkenheid van de verschillende partijen nader in kaart worden gebracht. Kritische factoren (stappen die moeten zijn afgerond voordat de volgende
15
ictol
fase in kan gaan) worden gedocumenteerd. Aangegeven zal worden wanneer een bepaalde fase is voltooid en wanneer niet, en wat de vervolgstappen zijn in beide gevallen. Het accent ligt op de onderdelen van het werkproces die digitaal zouden moeten worden ondersteund. De inventarisatie wordt uitgevoerd binnen NOHA en is afgestemd op de standaardprocedures van SBL, maar houdt waar mogelijk rekening met afwijkende situaties bij andere afdelingen. Resultaat: 1. Verslagen van besprekingen 2. Inventarisatierapport
3.4.2 Functioneel ontwerp In het FO, uitgewerkt door ICTOL in nauwe samenspraak met UOCG, wordt aangegeven welke onderdelen uit het stappenplan digitaal zullen worden ondersteund en op welke manier. Het ontwerp wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het projectteam. Resultaat: 3. Functioneel ontwerp waarin de beoogde functionaliteiten worden vastgelegd. 3.4.3 Implementatie Geassisteerd door ICTOL en UOCG, implementeren NOHA en SBL de verschillende workflow- en voortgangsinstrumenten in de Nestorsites voor de stage. Deze partners dragen ook zorg voor instructie in gebruik aan docenten en studenten. Resultaat: 4. Stagesites NOHA en SBL waarin de methoden om de stagevoortgang te ondersteunen g zijn geïntegreerd 5. Informatiepagina’s/instructie m.b.t. bedoeld gebruik 3.4.4 Pilot NOHA en SBL voeren in de tweede helft van semester 1 een pilot uit met de vernieuwde stagesites waarin de hulpmiddelen voor voortgangsbewaking en workflow zijn geïntegreerd. Resultaat: 6. Gebruik in ‘echte’ stagecontext 7. Logboek NOHA, SBL, ICTOL 3.4.5 Evaluatie en bijstelling Er worden enquêtes gehouden onder stagiairs en stagedocenten. Afhankelijk van de uitkomsten en ervaringen worden de gekozen methoden verbeterd. Het gebruik binnen NOHA wordt verder geoptimaliseerd en, indien mogelijk, bij de andere opleidingen op dezelfde wijze geïmplementeerd. Resultaat: 8. Enquêtes studenten, docenten 9. Evaluatierapport 10. Aanpassingen tools en/of wijze van gebruik
16
ictol
3.4.6 Overzicht activiteiten Verantwoordelijk uitvoerder: NOHA Workflow en voortgang Inventarisatie ICTOL SBL NOHA Functioneel ontwerp ICTOL SBL NOHA Implementatie ICTOL SBL NOHA Pilot ICTOL SBL NOHA Evaluatie en bijstelling ICTOL SBL NOHA
200 hrs 16 hrs 8 hrs 4 hrs 4 hrs 32 hrs 16 hrs 8 hrs 8 hrs 88 hrs 24 hrs 24 hrs 40 hrs 32 hrs 8 hrs 8 hrs 16 hrs 32 hrs 16 hrs 8 hrs 8 hrs
31-08-10 31-08-10 31-08-10 31-08-10 31-08-10 7-09-10 7-09-10 7-09-10 7-09-10 21-09-10 21-09-10 21-09-10 21-09-10 1-11-10 1-11-10 1-11-10 1-11-10 10-01-11 10-01-11 10-01-11 10-01-11
28-01-11 6-09-10 6-09-10 6-09-10 6-09-10 20-09-10 20-09-10 20-09-10 20-09-10 29-10-10 29-10-10 29-10-10 29-10-10 17-12-10 17-12-10 17-12-10 17-12-10 28-01-11 28-01-11 28-01-11 28-01-11
3.5 WP5 Projectmanagement De projectleider en uitvoerders dienen te zorgen voor een optimale communicatie binnen het project. Hiertoe vindt geregeld teamoverleg plaats (iedere 3 weken). Daarnaast wordt voor het project een SURFGroep ingericht. De informatie (rapporten, logboeken, etc.) uit ieder werkpakket wordt binnen deze SURFGroep gedeeld zodat alle teamleden op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen het hele project, ook als ze niet direct bij de uitvoering van een bepaald onderdeel betrokken zijn. Onder projectmanagement valt ook het verzorgen van disseminatie van de bereikte resultaten. Dit kan o.a. zijn in de vorm van voorlichting en instructie aan collega’s betrokken bij andere delen van het project en presentaties tijdens interne en externe voorlichtingsbijeenkomsten. 3.5.1 Teamoverleg Er vindt regelmatig teamoverleg plaats. In de eerste fase van het project betreft dit overleg van alle betrokken projectleden. Vanaf de implementatiefase binnen WP2, WP3 en WP4 vindt differentiatie naar opleiding plaats, met minder frequent overleg van het team als geheel. Er wordt een vast moment in de week voor overleg vastgesteld. 3.5.2 Disseminatie Ieder teamlid neemt deel aan disseminatieactiviteiten, in eerste instantie om het gebruik van tools en good practices binnen het project te vergroten, maar ook om overname hiervan door geïnteresseerde opleidingen te bevorderen. Voor de disseminatieactiviteiten is een kleine stelpost opgenomen.
17
ictol
3.5.3 Overzicht activiteiten Verantwoordelijk uitvoerder: ICTOL Projectmanagement Teamoverleg ICTOL SBL EURO NOHA JOUR Disseminatie ICTOL SBL EURO NOHA JOUR
110 hrs 70 hrs 14 hrs 14 hrs 14 hrs 14 hrs 14 hrs 40 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs 8 hrs
1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 1-04-10 30-09-10 30-09-10 30-09-10 30-09-10 30-09-10 30-09-10
31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11 31-03-11
18
ictol
4 Planning Onderstaande tabel bevat een planning van de verschillende deelactiviteiten.
19
ictol
5 Begroting Gehanteerde tarieven ICTOL
€ 42,00/hr
SBL
€ 34,00/hr
EURO
€ 34,00/hr
NOHA
€ 34,00/hr
JOUR
€ 34,00/hr
Budget per werkpakket Project INTERN Basisstructuur
€ 34.292,00 € 9.464,00 € 440,00 € 608,00 € 6.112,00 € 1.424,00 € 880,00 € 6.704,00 € 608,00 € 1.216,00 € 2.512,00 € 1.152,00 € 1.216,00 € 6.832,00 € 608,00 € 1.216,00 € 2.640,00 € 1.152,00 € 1.216,00 € 7.376,00 € 608,00 € 1.216,00 € 3.184,00 € 1.152,00 € 1.216,00 € 3.916,00 € 2.492,00 € 1.424,00
Inventarisatie Functioneel ontwerp Implementatie Pilot Evaluatie en bijstelling Online communicatie Inventarisatie Functioneel ontwerp Implementatie Pilot Evaluatie en bijstelling Persoonlijke pagina's studenten Inventarisatie Functioneel ontwerp Implementatie Pilot Evaluatie en bijstelling Workflow en voortgang Inventarisatie Functioneel ontwerp Implementatie Pilot Evaluatie en bijstelling Projectmanagement Teamoverleg Disseminatie
Budget en subsidie per uitvoerder Begrote uren
Begrote kosten
Subsidie
ICTOL
266 hrs
€ 11.172,00
€ 4.410,00
SBL
218 hrs
€ 7.412,00
€ 4.515,20
EURO
154 hrs
€ 5.236,00
€ 4.188,80
NOHA
154 hrs
€ 5.236,00
€ 4.188,80
JOUR
154 hrs
€ 5.236,00
€ 4.188,80
Totaal
946 hrs
€ 34.292,00
€ 21.491,60
Toelichting Op het project is een matchingsverplichting van kracht. Van het budget wordt 2/3 deel als subsidie beschikbaar gesteld. Voorgesteld wordt om: Voor de uitvoering, waar mogelijk, gebruik te maken van student-assistenten of secretariaatsmedewerkers. ICTOL en SBL geen subsidie te verlenen op de taken uitgevoerd in het kader van WP2, omdat dit taken betreft die behoren tot EU-VIP, waarop afzonderlijke subsidie wordt verstrekt. De inzet van ICTOL medewerkers, na aftrek van de correctie voor WP2, voor 50% ten laste te laten komen van het project.
20
ictol
De inzet van de overige medewerkers voor 80% te subsidiëren.
Bij aanstellingen is de omvang van de taken leidend. Dit houdt in dat aanstellingen voor maximaal 80% van de omvang zullen worden vergoed. Aanstelling kan alleen plaatsvinden in overleg tussen projectleider en opleidingscoördinator/afdelingshoofd.
21
