Intern controleplan gemeente Venray Boekjaar 2011 Een onderzoeksplan om verder ‘in control’ te komen
Nicole Peeters – Trifunovski en Henk Mijnster, adviseurs AO/IC gemeente Venray
ICP 2011DEF Pagina 1 van 8
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ................................................................................................................. 3 Aanleiding..................................................................................................................... 3 Wettelijke kaders en uitgangspunten................................................................................ 3 Doel van een intern controleplan ..................................................................................... 4
2.
Leren en verbeteren ................................................................................................. 5 Waarom interne controle? ............................................................................................... 5 Overheidsontwikkelmodel (OOM) ..................................................................................... 5 Interne controles en onderzoeken ‘doelmatigheid / doeltreffendheid’ in relatie tot OOM .......... 5
3.
Inhoud en planning van de controle............................................................................ 6 Onderwerp, diepgang en omvang van de controle.............................................................. 6 Rapportage ................................................................................................................... 6
Planning van de te controleren processen in 2011 ................................................................... 7
ICP 2011DEF Pagina 2 van 8
1. Inleiding
Aanleiding De gemeente Venray kan en wil leren om continue te verbeteren om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de wensen van haar interne en externe klanten. We willen tijdig inspringen op ontwikkelingen en kansen benutten als ze zich voordoen. Om dat te bereiken vinden we het belangrijk om ‘in control’ te zijn. De resultaten uit interne controles en onderzoeken vormen een belangrijke bron van informatie over het niveau waarop we de processen beheersen. Is het proces voldoende op de klant ingericht? Werken we efficiënt, of is het mogelijk het proces slimmer te organiseren? Kunnen we aantonen dat ons werk rechtmatig tot stand komt en betrouwbaar is? Het onderzoek dat via de jaarlijkse interne controles wordt uitgevoerd is vooral gericht op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen1. Het college van B&W is wettelijk verplicht zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen (artikel 212/213 van de Gemeentewet). Deze toetsing vindt plaats aan de hand van een intern controleplan, dat jaarlijks door het college van B&W wordt vastgesteld. Het intern controleplan wordt elk jaar geactualiseerd. Het Integraal Verbeterplan (IVP) vormt een belangrijk hulpmiddel voor het management om de voortgang van de opvolging van verbeterpunten te volgen. De uitkomsten van de interne controle leveren belangrijke managementinformatie op en vormen input voor de afdelingsplannen. In hoofdstuk 2 ‘Leren en Verbeteren’ wordt uitgelegd hoe interne controle zich tot het Overheidsontwikkelmodel verhoudt.
Wettelijke kaders en uitgangspunten De kaders en uitgangspunten met betrekking tot de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole en de controle op de doelmatigheid en doeltreffendheid zijn vastgelegd in: −
De Gemeentewet (art. 212/213),
−
Het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO),
−
Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV),
−
Het ‘Controleprotocol Gemeente Venray 2010 en verder’ en bijbehorend normenkader ,
1
2
De interne controle die op grond van art. 212/213 Gemw wordt uitgevoerd is vooral gericht op: •
Het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden,
•
Het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies, procedures,
•
Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking,
•
Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatie-voorziening en verantwoordingsrapportages.
ICP 2011DEF Pagina 3 van 8
−
Actuele informatie van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG),
−
Kadernota Rechtmatigheid PRPG,
−
Circulaire Ministerie BZK,
−
Audit Alert van het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA),
−
Interne nota rechtmatigheid en risicomanagement en daarvan afgeleide nota’s,
−
Overige brieven en notities van VNG.
Doel van een intern controleplan Dit intern controleplan geeft een overzicht van de onderwerpen van interne controle en de bijbehorende planning in het boekjaar 2011. Daarnaast geeft het inzicht in de manier waarop de controle wordt uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. Met het interne controleplan sluiten we zo goed mogelijk aan op het plan en de planning voor het kwaliteitsmodel OOM, zie hiervoor hoofdstuk 2 ‘Leren en verbeteren’. Bij het opstellen van een intern controleplan streven we na, dat de interne controle uitkomsten ook bruikbare informatie opleveren voor de accountant omwille van de accountantsverklaring (bij de jaarrekening of eventuele specifieke accountantverklaringen). Daarom hebben we onze accountant als adviseur betrokken in de voorgenomen interne controle over 2011.
2
Het Controle Protocol wordt vastgesteld door de raad. Het normenkader bestaat uit een overzicht van externe
wetgeving, verordeningen en kaderstellende besluiten van de gemeenteraad, voor zover die relevant zijn voor de controlewerkzaamheden.
ICP 2011DEF Pagina 4 van 8
2. Leren en verbeteren
Waarom interne controle? Interne Controle heeft als uiteindelijk doel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Via de interne controle komen we tot een gefundeerde oordeelsvorming omtrent de juistheid, volledigheid, tijdigheid, bestaan en rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiële) administratie. Het interne controleplan (ICP) dekt dus de rechtmatigheid- en de getrouwheidsaspecten af. Op basis van informatie uit interne controles worden onvolkomenheden in de uitvoering tijdig opgespoord. Tijdig wil zeggen dat er corrigerende maatregelen genomen kunnen worden vóórdat de jaarrekening over 2011 wordt vastgesteld. Bovendien is het mogelijk om preventieve maatregelen te nemen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. De verbeterpunten uit de interne controles worden samen met de bevindingen en aanbevelingen uit andere onderzoeken3 opgenomen in het Integraal Verbeterplan (IVP). Het IVP vormt een belangrijk hulpmiddel voor het management om de voortgang van de opvolging van verbeterpunten van de bedrijfsvoering te kunnen volgen. De uitkomsten van interne controles leveren belangrijke managementinformatie op en vormen input voor de afdelingsplannen. Over de voortgang van het IVP wordt gerapporteerd in de Beraps.
Overheidsontwikkelmodel (OOM) Het Overheidsontwikkelmodel is een instrument om op cyclische wijze te meten waar we staan en om structureel aandacht te geven aan het leren en verbeteren. Via periodieke audits meten we hoe de bedrijfsvoering ervoor staat. De manager krijgt inzicht in welke ontwikkelfase de afdeling zich bevindt en welke bedrijfsvoeringaspecten, in samenhang, verbeterd kunnen worden. De doelstelling is dat het OOM voor 2013 is geïmplementeerd in de organisatie (alle zeven afdelingen zijn dan ge-audit).
Interne controles en onderzoeken ‘doelmatigheid / doeltreffendheid’ in relatie tot OOM Net als het OOM, gaat het ICP uit van een cyclische uitvoering van controles, waardoor het ook een bijdrage kan leveren aan het proces van leren en verbeteren. In vergelijking met onderzoeken in het kader van OOM, zijn de jaarlijkse interne controles gerelateerd aan een specifiek thema of proces en hebben daardoor meer diepgang.
3
Zoals: het rapport van bevindingen (na de jaarrekeningcontrole) van de accountant, verdiepingsonderzoek
vanuit de provincie, rapportages van de rekenkamercommissie en audits in het kader van OOM.
ICP 2011DEF Pagina 5 van 8
3. Inhoud en planning van de controle Dit ICP is de uitkomst van een uitgebreide risicoanalyse. Jaarlijks wordt op basis van deze analyse bepaald welke processen gecontroleerd worden en wat de diepgang van de controle zal zijn. Daarnaast wordt in het ICP aangegeven wanneer door wie, decentraal op de afdeling of centraal door de adviseur AO/IC van Concerncontrol, de interne controle wordt uitgevoerd. De uitvoering van de interne controle is een verantwoordelijkheid van het afdelingsmanagement. Op enkele vakafdelingen worden door een eigen controlefunctionaris (verbijzonderde) interne controles uitgevoerd. Hierbij geeft de adviseur AO/IC ondersteuning in adviserende zin. De (verbijzonderde) interne controles worden gecoördineerd of uitgevoerd door de adviseurs AO/IC van team Concerncontrol.
Onderwerp, diepgang en omvang van de controle Het interne controle plan wordt elk jaar geactualiseerd. Zoals hierboven beschreven vindt op basis van deze analyse de prioriteitenstelling voor controle plaats. In principe zijn alle processen/thema’s ingedeeld in controlecategorieën, dat wil zeggen dat er voor elk relevant proces/thema een controlecyclus bestaat. De belangrijkste processen/thema’s worden jaarlijks gecontroleerd, een aantal wordt periodiek gecontroleerd. In de excelbijlage ‘Normenkader 2011’ is het actuele normenkader 2011 en de bijbehorende analyse inclusief de controlecategorie opgenomen. Bij het bepalen van het onderwerp/proces, de diepgang en omvang van een controle wegen een aantal aspecten mee, zoals: -
De invoering van nieuwe wet- en of regelgeving (normenkader). En gaat het om de introductie van een nieuw proces voor de gemeente of een procesherziening?
-
De mate van risicobeheersing van het proces (analyse van de opzet, werking en naleving van het proces en de beheersmaatregelen).
-
De financiële relevantie (de omvang van de geldstroom4/uitgaven volgens de begroting en het aantal posten).
-
De mate waarin er (on)zekerheden in de (procesondersteunende) informatiesystemen zitten.
-
De bevindingen uit eerdere controles en de daarop uitgevoerde corrigerende maatregelen.
-
Zijn er personele wisselingen geweest van (sleutel-)functionarissen?
-
Is er expliciet door de raad, college, concerncontroller of algemeen directeur opdracht gegeven voor interne controle?
Rapportage De uitkomsten van interne controles worden periodiek besproken met en gerapporteerd aan het afdelingsmanagement en de concerncontroller. De belangrijkste bevindingen worden opgenomen in het rapport van bevindingen van de accountant.
4
De controletolerantie voor de gemeente Venray wordt bepaald op basis van de begroting 2011, inclusief de
toevoeging van de reserves 2011. Tijdens de jaarrekeningcontrole zal de accountant de definitieve tolerantie vaststellen aan de hand van de definitieve cijfers over 2011.
ICP 2011DEF Pagina 6 van 8
Planning van de te controleren processen in 2011 Het onderstaand schema (over meerdere pagina’s) bevat de planning van de in 2011 te controleren nr
processen/ te onderzoeken thema’s. Proces/Onderwerp Reden interne controle
1 Inkoop & Aanbesteding Feitelijke handelingen Verbijzonderde IC Inkoop en Aanbesteding Verbijzonderde IC Inhuur derden/personeel
2 Salarissen Bruto-netto berekening salarissen Vaste en variabele mutaties Verbijzonderde IC
3 Subsidies Verlening / vaststelling
Verbijzonderde IC
4 Wwb / IOAZ / IOAW/ Bbz Verstrekking uitkeringen Verbijzonderde IC
5 WMO Verstrekking uitkeringen Verbijzonderde IC
6 Belastingen Aanslagoplegging gecombineerde aanslag 1e kohier Bezwaarschriften gecombineerde aanslag / beschikking 7 Debiteuren
Uitvoering Interne Controle IC door: Wanneer? Rapportage
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles Er is een uitvoerige (volledige) controle geweest in 2010. Opmerkingen eerdere controles (stand van zaken opvolging aanbevelingen/verbeteracties).
vakafdelingen
continue
n.v.t.
adviseur AO/IC Concerncontrol
juni, november
augustus, januari (J+1)
adviseur AO/IC Concerncontrol
mei, september
juni, oktober
Financieel belang,
medew.pers / sal. adm.
februari, juli
maart, augustus
medew.pers / sal. adm.
maandelijks
n.v.t.
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid, politieke gevoeligheid en opmerkingen eerdere controles
adviseur AO/IC Concerncontrol
juli, januari (J+1)
augustus, februari (J+1)
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles
Beleidsmedewe rker MD
continue
n.v.t.
adviseur AO/IC Concerncontrol
juli, januari (J+1)
augustus, februari (J+1)
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid
Toetser (MD)
dagelijks
n.v.t.
Medewerker kwaliteit MD
per kwartaal
april, juli, oktober, januari (J+1)
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles
Toetser (MD)
dagelijks
n.v.t.
Medewerker kwaliteit MD
per kwartaal
april, juli, oktober, januari (J+1)
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles
Middelen
per kwartaal
april, juli, oktober, januari (J+1)
Rechtmatigheid, getrouwheid, risico
Middelen
maart, september
april, oktober
rechtmatigheid, getrouwheid Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid
ICP 2011DEF Pagina 7 van 8
nr
Proces/Onderwerp
Reden interne controle
Controle openstaande posten Verbijzonderde IC
Financieel belang, getrouwheid
Middelen
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles
8 Treasury Feitelijke handelingen
Verbijzonderde IC
9 Schuldhulpverlening Verbijzonderde IC Verbijzonderde IC
Uitvoering Interne Controle IC door: Wanneer? Rapportage maandelijks
n.v.t.
adviseur AO/IC Concerncontrol
juni, november
juli, december
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid, politieke gevoeligheid Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles
sr. medewerker financieel beheer adviseur AO/IC Concerncontrol
continue
n.v.t.
december
februari (J+1)
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid
Toetser (MD)
dagelijks
n.v.t.
adviseur AO/IC Concerncontrol
december
januari (J+1)
Nieuw proces (ingevoerd per 1 oktober 2010) Financieel belang, rechtmatigheid, politieke gevoeligheid, getrouwheid
adviseur AO/IC Concerncontrol
oktober
februari (J+1)
Rechtmatigheid, getrouwheid en opmerkingen eerdere controles (GBA-audit)
adviseur AO/IC Concerncontrol
oktober
november
Rechtmatigheid, getrouwheid, politieke gevoeligheid
Medewerker accommodaties
dagelijks
n.v.t.
Opmerkingen eerdere controles
adviseur AO/IC Concerncontrol
juni
juli
Financieel belang, rechtmatigheid, getrouwheid, politieke gevoeligheid
Medewerkers vakafdelingen
n.v.t.
dec 2010/ jan/feb 2011
Rechtmatigheid, getrouwheid Sisa regelingen > € 100.000
adviseur AO/IC Concerncontrol
september, februari (J+1)
oktober, maart (J+1)
10 Wabo (proces vergunningverlening)
11 GBA Verbijzonderde IC /Uitgifte reisdocumenten 12 Accommodatiebeheer Feitelijke handelingen Verbijzonderde IC 13 Bijdragen en subsidies van provincie, rijksoverheid en derden De regelingen die voor de gemeente Venray zijn opgenomen in de SISAverantwoording Verbijzonderde IC
ICP 2011DEF Pagina 8 van 8
