Intern controleplan. Gemeente Tholen. Dries van den, M.J

Intern controleplan Gemeente Tholen Dries van den, M.J.

φτυω

Inhoudsopgave 1 – Inleiding ............................................................................................................................................. 5 2

– Bevindingen Accountant .............................................................................................................. 9 2.1

Managementletter 2014 ......................................................................................................... 9

2.2

Accountantsverslag 2014 ...................................................................................................... 12

3 – Stappenplan verbijzonderde interne controle ................................................................................ 15 4 – Risicoanalyse.................................................................................................................................... 16 5 – Verbijzonderde interne controle (baten) ........................................................................................ 18 5.1

Algemene uitkering ............................................................................................................... 18

5.2

Belastingen ............................................................................................................................ 19

5.3

Grondexploitatie (incl. aan- en verkopen) ............................................................................ 20

5.4

Ontvangen subsidies en bijdragen ........................................................................................ 21

5.5

Huren en Pachten .................................................................................................................. 22

5.6

Leges omgevingsvergunningen ............................................................................................. 23

5.7

Secretarieleges ...................................................................................................................... 25

6 – Verbijzonderde interne controle (lasten) ........................................................................................ 27 6.1

Salarissen en variabele personeelskosten............................................................................. 27

6.2

Verstrekte subsidies en bijdragen ......................................................................................... 28

6.3

Inkopen en investeringen ...................................................................................................... 29

6.4

Jeugdzorg............................................................................................................................... 30

6.5

Werk en inkomen .................................................................................................................. 31

6.6

Treasury ................................................................................................................................. 33

6.7

Wet Maatschappelijke Ondersteuning.................................................................................. 34

6.8

Leerlingenvervoer.................................................................................................................. 35

7 – Verbijzonderde interne controle (balans) ....................................................................................... 36 7.1

Reserves en voorzieningen.................................................................................................... 36

7.2

Overige balansmutaties......................................................................................................... 37

Debiteuren..................................................................................................................................... 37 Crediteuren.................................................................................................................................... 37 Liquide middelen ........................................................................................................................... 37 Tussenrekeningen ......................................................................................................................... 37 8 – Tijdspad Intern controleplan 2015 .................................................................................................. 38

1 – Inleiding Interne controle is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent: • De effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen; • De betrouwbaarheid van de (financiële) informatieverzorging; • De naleving van relevante wet- en regelgeving (rechtmatigheid); • Het bewaken van activa of waarden. Concreet wordt gedoeld op de controle-activiteiten die in de administratieve organisatie van de gemeente Tholen zijn ingebouwd als waarborg voor het noodzakelijk gewenste verloop ervan. De administratieve organisatie (AO) betreft het complex van organisatorische maatregelen die betrekking hebben op het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en het afleggen van verantwoording. Interne controle wordt namens de leiding uitgevoerd, zoveel als mogelijk tijdens en binnen het proces (bijvoorbeeld door functiescheiding in het proces aan te brengen). Verbijzonderde interne controle is een aanvulling op de al bestaande IC-maatregelen, enerzijds gericht op een beoordeling of de beoogde interne controles in het proces daadwerkelijk functioneren en effectief zijn, anderzijds aanvullend op de bestaande controles in de uitvoering. Bij verbijzonderde interne controle voert iemand van buiten het betreffende werkproces een controle uit. De rechtmatigheidscontrole is veelal een vorm van verbijzonderde interne controle. De gemeente Tholen beschikt over actuele procesbeschrijvingen. Hierin staan de interne beheersingsmaatregelen beschreven die de gemeente per proces heeft getroffen. Het risico bij het ontbreken van procesbeschrijvingen is dat de gemeente eventuele tekortkomingen in de interne beheersing te laat of niet signaleert. De beoordeling van de procesbeschrijvingen en –inrichting zal structureel onderdeel zijn van de interne controle. Interne controle kan niet voorkomen dat er in een organisatie fouten gemaakt worden. Hooguit draagt interne controle ertoe bij dat processen zodanig ingericht worden dat de kans op fouten kleiner wordt.

Juridische basis Artikel 11 van de financiële verordening is de juridische basis voor interne controle. Dit artikel luidt als volgt: ''Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel''. Hieruit blijkt dat interne controle een bevoegdheid is van het college. Daarover wordt verantwoording afgelegd aan de raad.

Accountantscontrole (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) Naast het oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening dient de accountant ook een formele uitspraak te geven over de rechtmatigheid van het financiële handelen van gemeenten. Dit komt tot uitdrukking in de tekst van de controleverklaring. Deze extra aandacht van de accountant gaat de gemeente direct aan. De raad is immers verantwoordelijk voor het stellen van kaders, het college zorgt ervoor dat uitvoering binnen deze kaders plaatsvindt en legt hierover verantwoording af. Het rechtmatigheidsoordeel van de accountant is voor een belangrijk deel gestoeld op het resultaat van de (verbijzonderde) interne controle die door de organisatie is uitgevoerd.

5

Sinds 2004 is de raad verplicht de opdracht aan de accountant tot controle van de jaarrekening vast te leggen in een controleprotocol. Hierin wordt aangegeven welke goedkeurings- en rapporterings-toleranties de raad wenst te hanteren op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. De minimumeisen hiervoor zijn vastgelegd in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG). Tevens dient een normenkader voor rechtmatigheid opgemaakt te worden. Dit is een overzicht van alle relevante wet- en regelgeving van hogere overheden en de gemeente zelf. De raad hoeft dit normenkader niet expliciet vast te stellen, maar kan het kader ook bevestigen door het voor kennisgeving aan te nemen. Het operationaliseren van het normenkader naar beheersmaatregelen kan op twee manieren plaatsvinden: 1. Via het vaststellen van een toetsingskader (tussenstap). Dit toetsingskader geeft per verordening en/of regeling aan welke bepalingen van belang zijn voor de toetsing op rechtmatigheidsaspecten. 2. Door direct de beheersorganisatie in te richten door middel van onderhavig intern controleplan met werkprogramma's. Het operationaliseren van het normenkader (direct of indirect) is een taak van het college. Het geactualiseerde normenkader wordt jaarlijks opnieuw door het college vastgesteld. De actualiteit van het normenkader wordt gewaarborgd door: • Periodieke check op nieuwe wetten en wetswijzigingen via de website www.wetten.nl en www.overheid.nl; • Periodieke check raadsbesluiten in verband met nieuwe en gewijzigde verordeningen; • Periodieke check ontvangen nieuwsmailing vng en binnenlands bestuur; • Overleg met de proceseigenaren. De resultaten van de uitgevoerde interne controles hebben voor de boekjaren 2005 t/m 2013 geleid tot een goedkeurende controleverklaring (2004 was een overgangsjaar). Door middel van het intern controleplan willen we deze interne controle structureren en eventueel verbeteren.

Waarom planmatige interne controle? Door middel van het Intern controleplan willen wij er voor zorgen dat: • Controle niet achteraf plaatsvindt maar in het boekjaar zelf, zodat bevindingen eerder beschikbaar zijn, waardoor maatregelen sneller genomen kunnen worden. • Controle geborgd wordt in de organisatie. Proceseigenaren moeten daarin een belangrijke rol spelen. Doelstelling is verbetering van kwaliteit van de processen. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt in de lijn. • Controle een permanent proces wordt van onderzoeken, rapporteren en verbeteren. De bevindingen die wij hebben gedaan in eerdere controles zijn benoemd als verbeterpunten. Daarop worden acties uitgezet, de voortgang en afhandeling van die acties worden in het daaropvolgende Interne Controleplan gemonitord. De Plan-Do-Check-Act cyclus is hierbij een belangrijk principe.

6

Naast de bevindingen uit de interne controle worden ook de bevindingen die de accountant doet bij zijn interim-controle en bij de controle van de jaarrekening (voor zover het de administratieve organisatie betreft) meegenomen in dit plan. Op die manier ontstaat een samenhangend geheel waarbij de navolging van herstelen verbetervoorstellen voortvloeiend uit in- en externe controle gewaarborgd wordt. Vanaf het boekjaar 2015 is BDO de accountant van de gemeente Tholen. De aanbesteding hiervoor heeft plaatsgevonden in samenwerking met de gemeente Rucphen, gemeente Drimmelen, gemeente Geertruidenberg en gemeente Halderberge. BDO is opvolger van Deloitte dat al jaren bij de gemeente Tholen de accountantscontrole uitvoerde. De opzet en prioriteiten van de interne controle zullen in het vierde kwartaal met de nieuwe accountant besproken worden. Dat kan een aanleiding zijn om het intern controleplan bij te stellen.

7

8

2 – Bevindingen Accountant 2.1

Managementletter 2014

De onderstaande tabel laat de bevindingen en aanbevelingen zien die naar voren zijn gekomen uit de interim-controle die is uitgevoerd door Deloitte. Ook staat de followup weergegeven die de gemeente hieraan wenst te geven. Enkele zaken zullen op korte termijn verwerkt worden, andere punten zullen worden meegenomen in de interne controle 2015 en de jaren daarop volgend om zo de voortgang van de aanbevelingen te bewaken. De inhoud van de tabel zal worden uitgewerkt in de hoofdstukken vijf en zes. Algemeen geldt voor de follow-up van bevindingen en aanbevelingen het volgende: steeds weer dient de afweging gemaakt te worden of de kosten (capaciteit) die gemaakt moeten worden om een tekortkoming teniet te doen opwegen tegen de daardoor bereikte afname van risico's. In een aantal gevallen leidt dat tot de praktische keuze om geen maatregelen te treffen.

Managementletter 2014 A Bevindingen (en aanbevelingen) Beschikbaarheid, actualiteit en toereikendheid procesbeschrijvingen De gemeente Tholen beschikt niet over adequate procesbeschrijvingen van de belangrijkste financiële processen, het risico van het ontbreken hiervan is dat de gemeente eventuele tekortkomingen niet of (te) laat signaleert. Dit kan leiden tot onrechtmatige handelingen. Proces Treasury: Liquiditeitsplanning De gemeente beschikt over een actuele liquiditeitsplanning, die per kwartaal wordt geactualiseerd. Er vindt geen zichtbare periodieke afstemming en analyse plaats van de geraamde versus gerealiseerde kasstromen. Het risico hiervan is dat de gemeente financieringsbeslissingen neemt op basis van niet-actuele informatie. Aanbevolen wordt om periodiek een verschillenanalyse op te stellen. Proces inkopen: Documenteren IC inkopen en investeringen De interne controle biedt onvoldoende basis om een oordeel te geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de inkopen en investeringen. Geadviseerd wordt om de checklist inkopen alsook de interne controle tijdig aan te vullen en eventuele tekortkomingen te analyseren. Proces inkopen: Getrouwheid en rechtmatigheid inkopen en investeringen Bij de IC op inkopen is tekortkoming geconstateerd waarbij een uitgave gedaan is > € 10.000 ineens ten laste van de exploitatie. In het afschrijvings- en activeringsbeleid is echter bepaald dat bedragen boven deze drempel geactiveerd en afgeschreven moeten worden. Betreft aanschaf iPads ad € 11.646. Aanbevolen wordt om waarnemingen uit te breiden en tekortkomingen te analyseren.

Follow up De procesbeschrijvingen van de belangrijkste financiële processen zijn inmiddels opgesteld en (positief) beoordeeld door Deloitte. De beoordeling van de procesbeschrijvingen zal structureel onderdeel zijn van de interne controle.

Bij het actualiseren van de liquiditeitsplanning worden verschillen over de afgelopen periode geanalyseerd. Deze analyse wordt niet vastgelegd maar wordt wel meegenomen bij financieringsbeslissingen. Genoemd risico is derhalve niet relevant. Gezien de beperkte ambtelijke capaciteit voor treasury-activiteiten wordt er geen verdere actie gewenst.

De checklist inkopen en de interne controle over 2014 (en naar de toekomst) is tijdig aangevuld en aangescherpt met alle benoemde aspecten. Voornamelijk ‘bewijs prestatielevering’ was een belangrijk aandachtspunt, evenals bij de jaarrekeningcontrole. Het zaaksysteem zal naar de toekomst toe een steeds grotere rol spelen bij dossiervorming, wat de controle vereenvoudigd. Daarnaast zullen middels een inkoopformulier in het zaaksysteem alle relevante informatie en eisen ‘aan de voorkant’ onder de aandacht komen Het aantal waarnemingen op de IC inkopen en investeringen is flink uitgebreid. De checklist inkopen en investeringen is inmiddels dusdanig ingericht dat ook de activerings- en afschrijvingsvoorwaarden worden gecontroleerd. Naast de benoemde afwijking (die inmiddels door de raad bekrachtigd is), zijn in 2014 geen andere afwijkingen gesignaleerd.

9

B

Proces inkopen: In- en externe aanbestedingsrichtlijnen De gemeente heeft geen sluitende procedure of zichtbare controle in het inkoopproces die waarborgt dat de juiste aanbestedingsprocedure wordt toegepast. Aanbevolen wordt om (1) een procedure te implementeren die waarborgt dat voldaan wordt aan de in- en externe aanbestedingsregels en (2) een integrale crediteurenanalyse uit te voeren op crediteuren > € 50.000.

BTW compensatiefonds Jaarlijks wordt t.b.v. de jaarrekeningcontrole een nacalculatie verricht, gebaseerd op geschreven uren in het tijdschrijfsysteem, om te komen tot nacalculatorische mengpercentages. Op dit moment is geen controle ingepland op de mengpercentages van het BCF. Aanbevolen wordt om (1) aansluiting te zoeken met correspondentie van de belastingdienst, (2) IC te verrichten op de nacalculatie en (3) vast te stellen dat de BCF positie van de jaarrekening aansluit op de aangifte. Proces sociale uitkeringen (WWB, IOAZ, IOAW, etc.) Controles op dit proces worden bemoeilijkt omdat de gemeente voor de dossiervorming per uitkeringsgerechtigde meerdere bronnen hanteert, zoals Zaaksysteem, Corsa, GWS4All en op papier. Geadviseerd wordt om te komen tot een eenduidige wijze van dossiervorming t.b.v. een efficiëntere (interne) controle. IT-Audit: Digitale factuurverwerking en zaaksysteem Omdat er recent geen IT-audit heeft plaatsgevonden op de belangrijke systemen Civision (laatste audit in 2010) en Zaaksysteem (nog niet uitgevoerd) bestaat het risico dat de opzet, het bestaan en werking van deze systemen niet volledig voldoet aan de eisen. Aanbevolen wordt een IT-Audit uit te voeren op bovenstaande systemen, zodat de gemeente beschikt over een actueel en onderbouwd oordeel over de effectieve en toereikende werking hiervan. Memoriaalboekingen: Er is geen zichtbare controle en autorisatie op memoriaalboekingen Belastingen en heffingen: Het is van belang om tijdig nadere informatie te ontvangen van SaBeWa Zeeland en op basis hiervan de juiste waardering van de belastingdebiteuren vast te stellen. Het is essentieel dat de gemeente zich per jaareinde een onderbouwd oordeel vormt over de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid omtrent de belastingopbrengsten en de waardering van de belastingdebiteuren. Proces subsidies: Subsidieverstrekkingen Controles in het kader van rechtmatige verstrekking en vaststelling van subsidies worden niet zichtbaar gemaakt. Aanbevolen wordt om een standaard formulier of een checklist op te stellen waarin de belangrijkste bepalingen uit de subsidieverordening zijn

(1) In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Tholen 2013-2017 staat de functie van de inkoopadviseur beschreven. Er staat dat deze verplicht betrokken moet worden bij Europees en nationaal openbare procedures. Bij meervoudige inkoopprocedures vindt er verplicht afstemming plaats over de te hanteren procedure en overige te maken keuzes. Recent is een inkoopformulier opgesteld in samenwerking met het Inkoopbureau. Medewerkers die een inkoopprocedure starten worden verplicht deze in te vullen in het zaaksysteem, een handeling waarbij de inkoopcoördinator en het Inkoopbureau zodoende automatisch worden betrokken. (2) Sinds 2013 wordt er jaarlijks een uitgebreide crediteurenanalyse uitgevoerd. Punt twee van de aanbeveling wordt overgenomen. Er zal vanaf het jaar 2015 interne controle worden uitgevoerd op de nacalculatie van de tarieven. Het vaststellen van de BCF positie van de jaarrekening bij de aangifte gebeurd al jaarlijks.

In 2014 is besloten het zaaksysteem te gebruiken voor de digitale dossiervorming. Naar de toekomst toe zal dit dan ook steeds meer gebruikt worden. Echter, door enkele onmogelijkheden in het zaaksysteem zijn ook andere programma’s benodigd binnen het proces. In het LEAN- traject voor de afdeling Werk en Inkomen worden de mogelijkheden met betrekking tot dossiervorming meegenomen. Er is in overleg met Deloitte gekozen om een IT-Audit uit te voeren op het Zaaksysteem. Hier is bewust voor gekozen omdat het zaaksysteem ondersteuning biedt aan de gehele organisatie en op termijn een groot deel van de gemeentelijke processen zal verwerken. Uit de audit kwam naar voren dat de autorisaties onvoldoende gecontroleerd worden en de inlogprocedure te eenvoudig. Hierop wordt in 2015 nog actie op ondernomen. Voor het systeem Civision (financiële administratie) is besloten hier geen IT-Audit voor uit te voeren omdat er na de laatste audit geen wijzigingen hebben plaatsgevonden. Memoriaalboekingen worden vanaf eind 2014 zichtbaar gecontroleerd en geautoriseerd door de leidinggevende financiën door middel van ondertekening. De uitbreiding van SaBeWa Zeeland heeft organisatorisch tot problemen geleid in 2013 en 2014. Hierdoor was er geen actueel inzicht in de individuele belastingdebiteuren en de voorziening dubieuze debiteuren. Bij de jaarrekening 2014 is dit inzicht wel gekomen. Naar verwachting zijn de problemen in 2015 opgelost en zal er continu inzicht zijn in de belastingopbrengsten en belastingdebiteuren. Er wordt al enkele jaren gewerkt met een subsidieregister als totaalbestand. Dit wordt voldoende geacht. Er zal dus geen afzonderlijke checklist worden opgesteld voor iedere apart verstrekte subsidie. Tevens wordt er jaarlijks interne controle uitgevoerd op subsidieverstrekkingen.

10

opgenomen en deze vervolgens zichtbaar af te werken. Proces Treasury: Liquiditeitsplanning: De gemeente beschikt over een liquiditeitsplanning gericht op een te korte termijn. Aanbevolen wordt om de huidige liquiditeitsplanning voor de korte termijn uit te breiden met een planning voor de langere termijn waarbij rekening gehouden moet worden met de verwachte balansmutaties. Rechten en verplichtingenadministratie: De juistheid en volledigheid van rechten en verplichtingen stelt de gemeente vast door periodiek informatie in te winnen budgethouders en door de realisatie af te zetten tegen de vastgestelde budgetten. Geadviseerd wordt om een rechten- en verplichtingenregistratie te voeren. Dit zal efficiënter zijn en minder foutgevoelig. Bovendien is er met 'een druk op de knop' direct inzicht te verwerven. Wet Markt en Overheid: Op de in de Wet Markt en Overheid genoemde bepalingen heeft de gemeente nog geen (zichtbare) actie ondernomen. Aanbevolen wordt om op korte termijn actie te ondernemen, bijvoorbeeld waar van toepassing de integrale kostprijzen (door) te berekenen. Proces Huren en Pachten: Verhuur accommodaties: Er is nog geen controle op de juistheid en volledigheid van de mutaties in de verhuurapplicatie. Geadviseerd wordt om (in plaats van leegstandscontrole) periodiek een cijferbeoordeling uit te voeren op de bezetting van verschillende accommodaties. Investeringskredieten: Binnen de gemeente ontbreekt het aan een uniforme procedure voor de onderbouwing, bewaking, nacalculatie en dossiervorming. Geadviseerd wordt om 'spelregels' vast te stellen. Ontvangen subsidies: Het subsidieregister is opgesteld door cluster Financiën en Belastingen. Hierin zijn alle belangrijke basisgegevens vastgelegd. Wij adviseren om hierbij nog de in- en/of externe aanbestedingsregels op te nemen. Managementletter 2014, corsanummer: 14.38955 Collegeadvies managementletter 2014, zaaknummer: 12432 Kolom A Direct actie vereist Actie benodigd Actie te overwegen

De treasury-activiteiten worden al gebaseerd op een formele korte en meerjarige liquiditeitsplanning. De liquiditeitsplanning is op hoofdlijnen (duurzaam financieel beleid) en kan mogelijk nog gedetailleerder worden opgezet. Hieraan wordt in 2015 geen prioriteit gegeven. Ambtelijk worden verschillende alternatieven uitgewerkt; in 2015 zal een voorstel aan het college voorgelegd worden.

In 2015 wordt op dit punt actie ondernomen.

De verhuurapplicatie is helaas niet geschikt om bezettingspercentages te vergelijken. De cijferbeoordeling is ten tijde van de jaarrekening 2014 op hoofdlijnen uitgevoerd. Hieruit zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen.

Begin 2015 is een procedure opgesteld en binnen de organisatie verspreid. De procedure gaat in op onder andere onderbouwing, bewaking, nacalculatie en dossiervorming. Momenteel staat dit nog op de algemene schijf. Op termijn zal de dossiervorming worden opgenomen in het Zaaksysteem. Interne aanbestedingsregels (als ook de Europese aanbestedingsregels) zijn bij de gemeente Tholen te allen tijde geldig, ook bij de besteding van subsidiegelden. De uitgaven hiervan worden meegenomen in de interne controle op het proces inkopen en investeringen.

Kolom B Nog niet uitgevoerd In uitvoering Aanbeveling opgevolgd Geen actie gewenst

11

2.2

Accountantsverslag 2014

Evenals bij de managementletter is voor het accountantsverslag de onderstaande tabel opgesteld. Deze tabel laat de bevindingen en aanbevelingen zien die naar voren zijn gekomen uit de jaarrekeningcontrole, uitgevoerd door Deloitte. Hiernaast staat de follow-up beschreven die de gemeente hieraan wenst te geven. Enkele zaken zullen op korte termijn verwerkt worden, andere punten zullen worden meegenomen in de interne controle 2015 en de jaren daarop volgend om zo de voortgang van de aanbevelingen te bewaken.

Accountantsverslag 2014 Bevindingen (en aanbevelingen) Grondexploitaties Voor de (onderbouwing van de) waardering van de grondexploitatie ziet Deloitte als belangrijk aandachtspunt het meer toegankelijk en expliciet documenteren van de uitgangspunten, aannames, parameters etc.. Als sluitstuk is het belangrijk hierop interne controle te laten plaatsvinden die de uitgangspunten, aannames, onderbouwingen etc. kritisch beoordeeld. Jaarstukken De kwaliteit van de verschillenanalyses kunnen verder verbeterd worden door een meer inhoudelijke analyse op te nemen over waardoor deze zijn veroorzaakt en waarom dit niet gerapporteerd kon worden. Daarnaast is het aan te bevelen alleen verschillen op nemen boven een bepaald grensbedrag en hier dieper op in te gaan. Mede door een zichtbare relatie te leggen met de voorgenomen en gerealiseerde prestaties en doelen. Jaarstukken In de jaarrekening 2014 is geen toelichting op de voortgang van investeringen opgenomen. Aanbevolen wordt dit overzicht in het vervolg wel op te nemen met daarin benoemd: de voortgang van het project; de overlopende kosten naar volgend jaar en een schatting van de nog te maken kosten (cost-to-complete) om het project af te ronden. Rechtmatigheid Uit de controle over 2013-2014 is een tekortkoming naar voren gekomen met betrekking tot de naleving van de Europese aanbestedingsregels. Bij een 2b dienst (inhuur personeel in dit geval) dient na de aanbesteding een publicatie te worden gedaan in het publicatieblad van de Europese Commissie. Dit is in twee gevallen nagelaten. Deze nalatigheid weegt niet mee in het rechtmatigheidsoordeel. Weerstandsvermogen Een nadere analyse van de ontwikkelingen in de weerstandscapaciteit en de risico’s ten opzichte van de begroting en voorgaand jaar ontbreekt. Het is aan te bevelen een dergelijke analyse in het vervolg op te nemen t.b.v. de ontwikkelingen van het gevoerde risicomanagement.

Follow up Deze aanbeveling zal worden meegenomen en tot uitvoering worden gebracht in de jaarrekening van het huidige begrotingsjaar.

Deze aanbeveling zal worden meegenomen en tot uitvoering worden gebracht in de jaarrekening van het huidige begrotingsjaar.

Dit is geen verplicht onderdeel. Om de huidige p&c stukken enigszins in te korten is er bij de jaarrekening 2014 bewust gekozen om dit deel weg te laten ten opzichte van de jaarrekening 2013 . Het overzicht wordt opgenomen in het bijlagenboek.

Bij de lopende aanbestedingen is de publicatieplicht benoemd en onder de aandacht gebracht. Zaak is om dit structureel onder de aandacht te houden. Tekortkoming is ook met het Inkoopbureau besproken.

Deze aanbeveling zal worden meegenomen en tot uitvoering worden gebracht in de jaarrekening van het huidige begrotingsjaar.

12

Analyse en mutaties grondexploitaties: De twee voornaamste negatieve effecten op de grondexploitatie zijn vertraging c.q. langere doorlooptijd van een project en dalende vastgoedprijzen. Om een breed en gedragen inzicht te hebben in de mogelijke risico’s voor de verschillende grondexploitaties is het aan te bevelen om – in ieder geval voor de majeure projecten Tholen-Stad en Havengebied Sint-Annaland – periodiek meerdere scenario’s te berekenen.

Momenteel wordt er minimaal één keer per jaar, per project een grondexploitatie vastgesteld. Tijdens de overleggen waar deze grondexploitaties worden opgesteld worden vaak meedere scenario’s doorgerekend en met elkaar vergeleken. Hier is echter geen vastlegging van. Dit wordt voldoende geacht.

13

14

3 – Stappenplan verbijzonderde interne controle Risicoanalyse De te controleren processen worden bepaald op basis van materiële omvang. Deze materiële omvang (gewicht) en frequentie van herhaling van het proces is vervolgens bepalend voor de steekproef van de verschillende controles. De risicoanalyse wordt in hoofdstuk drie nader uitgewerkt.

Opstellen van checklisten Voor vrijwel elke verbijzonderde interne controle is een checklist opgesteld op basis van de geldende wet- en regelgeving. Naast de specifieke rechtmatigheidscriteria zoals deze in het toetsingskader zijn opgenomen, wordt eventueel ook aandacht besteed aan getrouwheidsaspecten, zoals de volledigheid van de opbrengstverantwoording, opdrachtverstrekking door de juiste persoon, etc.

Uitvoeren van interne controles De uitvoering van de verbijzonderde interne controle is gericht op het verkrijgen van inzicht in de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie. Op basis van dit inzicht kan een oordeel worden gegeven of het proces voldoende waarborgen biedt ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Bevindingen zullen goed geanalyseerd moeten worden naar aard en oorzaken inclusief kwantificering naar de totale massa.

Rapporteren van bevindingen en formuleren van aanbevelingen De bevindingen van de verbijzonderde interne controle worden opgenomen in een notitie per proces. Verder worden in de notitie aanbevelingen gedaan die enerzijds betrekking hebben op het herstellen van fouten en anderzijds op de bedrijfsvoering (opmerkingen over dossiervorming etc.). Na afronding wordt door de concerncontroller of de beleidsmedewerker controlling een samenvattend verslag opgemaakt voor het college en de raad.

Bespreken bevindingen en verbeterpunten met de afdelingen Van groot belang is om de bevindingen en eventuele verbeterpunten nog gedurende het jaar terug te koppelen naar de afdelingen en/of proceseigenaren. Er moet namelijk vermeden worden dat in het vervolg nog gediscussieerd wordt over het waarheidsgehalte van de opmerkingen. Het opvolgen van verbeterpunten is een verantwoordelijkheid van het management. Door de verbeterpunten op te nemen in dit plan kan bij volgende controles geconstateerd worden in welke mate de verbeterpunten zijn opgepakt en tot resultaat geleid hebben.

Indien mogelijk reparatie van geconstateerde fouten In veel gevallen is reparatie van fouten niet meer mogelijk, maar indien intern bijvoorbeeld bepaalde autorisaties niet hebben plaatsgevonden kan een dergelijke controle alsnog plaatsvinden. Door het uitvoeren van controles gedurende het jaar, wordt aan de afdelingshoofden en/of proceseigenaren voldoende mogelijkheid geboden om reparaties uit te voeren.

15

4 – Risicoanalyse Voor de interne controle en de rechtmatigheidscontrole worden de processen geselecteerd op materiële omvang. De baten en lasten per proces zijn hierbij uitgedrukt in een percentage van de totale baten en lasten volgens de primitieve begroting 2015. De analyse is hieronder weergegeven: Nummer Procesomschrijving Algemene uitkering 1 Belastingen 2 Grondexploitatie (incl. aan- en verkopen) 3 Werk en Inkomen 4 Ontvangen subsidies en bijdragen 5 Reserves en voorzieningen 6 Treasury 7 Huren en pachten (incl. zwembad) 8 Leges omgevingsvergunningen 9 Begraafplaatsen 10 Secretarieleges 11 Inkopen en investeringen 12 Wet Maatschappelijke Ondersteuning 13 Leerlingenvervoer 14 Overigen 15 Totale baten volgens begroting 2015

Nummer 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Totaal van de baten Percentage Paragraaf -32.972.444 53,2% 5.1 -9.235.610 14,9% 5.2 -4.248.953 6,9% 5.3 -216.000 0,3% -3.716.212 6,0% 5.4 -6.011.373 9,7% -1.756.507 2,8% -1.424.567 2,3% 5.5 -573.836 0,9% 5.6 -573.000 0,9% -389.981 0,6% 5.7 -360.302 0,6% -435.000 0,7% 0 0,0% -36.550 0,1% -61.950.335 100,0%

Totaal van de lasten Percentage Paragraaf 11.116.273 17,9% 6.1 10.117.043 16,3% 6.2 13.566.542 21,9% 6.3 5.833.080 9,4% 6.4 5.254.003 8,5% 4.369.907 7,1% 6.5 0,0% 3.165.677 5,1% 6.6 5.526.073 8,9% 6.7 2.067.584 3,3% 611.000 1,0% 6.8 103.180 0,2% 219.973 0,4% 0,0% 61.950.335 100,0%

Procesomschrijving Salarissen en variabele personeelskosten Verstrekte subsidies en bijdragen Inkopen en investeringen Jeugdzorg Reserves en voorzieningen Werk en Inkomen Grondexploitatie (incl. aan- en verkopen) Treasury Wet Maatschappelijke Ondersteuning Afschrijvingen Leerlingenvervoer Secretarieleges Belastingen saldo begroting

Totale lasten volgens begroting 2015

Voor de opzet van de risico-analyse is (voor de meeste processen) gekozen voor het realiseren van een koppeling tussen de begroting en de geïdentificeerde processen. Het procestotaal (in geld) is uitgedrukt in een percentage van de totale begroting. Aan dit percentage wordt vervolgens een gewicht toegekend. Dit gewicht wordt bepaald aan de hand van de frequentie van herhalen van het proces. De gewichten zijn als volgt:

16

Gemiddelde herhaling proces

Gewicht

1x per jaar

1

1x per kwartaal

2

1x per maand

3

1x per week

4

Elke dag

5

Door het gewicht te vermenigvuldigen met het percentage ontstaat een score. Deze score is bepalend voor de minimale steekproef van verschillende controles. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de risicoklasses, de scores en het aantal steekproeven. Risicoklasse

Scores

Aantal steekproeven

Zeer laag

0,00 – 5,00

5

Laag

5,00 – 10,00

10

Gemiddeld

10,00 – 25,00

15

Hoog

25,00 – 50,00

25

Zeer hoog

50,00 – 100,00

30 (+)

Evenals in 2014 zal er in het huidige boekjaar speciale aandacht gegeven worden aan het proces werk en inkomen. Door veranderlijke wetgeving en het aantal fouten dat gesignaleerd is in voorgaande jaren, wordt in dit proces de kans op fouten het grootst geacht. De deelwaarnemingen zullen voornamelijk worden gericht op bepaalde deelprocessen naar aanleiding van nieuwe wetgeving en de bevindingen uit de interne controle uit voorgaande jaren. Op de processen afschrijvingen en begraafplaatsen zal dit jaar geen verbijzonderde interne controle plaatsvinden. In de afgelopen jaren zijn bij deze processen geen bijzonderheden naar voren gekomen.

Decentralisaties Met ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet op de Jeugdzorg, de Participatiewet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en een deel van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). Omdat met de uitvoering van deze nieuwe taken risico’s meekomen is het van belang om ook op deze onderwerpen controle uit te voeren op rechtmatigheid. Het proces Wmo beschikt al over een goede checklist. De Participatiewet zal voor het grootste deel vallen onder de gemeenschappelijke regeling de Betho. Het restant van de lasten zal gecontroleerd worden bij het proces Werk en inkomen. Voor de Jeugdzorg wordt een nieuwe checklist opgesteld waarbij voornamelijk gecontroleerd zal worden op 1) het recht op het verstrekken van de zorg, 2) de bepaling van de omvang van de zorg, 3) de vereisten aan de declaraties en 4) het aan kunnen tonen van de levering van de zorg. De hierboven genoemde processen worden in de volgende hoofdstukken verder uitgewerkt.

17

5 – Verbijzonderde interne controle (baten) 5.1

Algemene uitkering

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde Algemene Uitkering.

Wet- en regelgeving

Financiële verhoudingenwet (FVW)

Frequentie

1 keer per jaar: Gedurende het vierde kwartaal

Aantal deelwaarnemingen Uitvoering

Alle adviezen integraal doornemen

Contactpersoon

Afdeling Middelen: Bram Boon

Aandachtspunten

•

Medewerker afdeling Concernzaken

• • Werkzaamheden

• • • •

Zijn de voornaamste verschillen met de begroting geanalyseerd en aan het college van B&W voorgelegd? Zijn de maatstaven gedurende het jaar voldoende gemonitord? Kortom wordt gerekend met de meest actuele eenheden? Is de Algemene Uitkering uit het Gemeentefonds volgens de jaarrekening in overeenstemming met de laatste specificatie van het Ministerie van BZK? Beoordelen van de adviezen over de Algemene Uitkering op basis van de ontvangen circulaires en specificaties van het Ministerie van BZK. Bespreken van de ontwikkelingen met contactpersoon afdeling Middelen / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

-

Economische categoriën (Belangrijkste)

Algemene uitkering:

841.101

18

5.2

Belastingen

Doelstelling

Vaststellen van de volledigheid en rechtmatigheid van de opbrengstverantwoording belastingen. Het belastingproces is per 1 januari 2007 overgegaan naar het Samenwerkingsverband Belastingen en Waardebepaling (SaBeWa). Per 1 januari 2013 is SaBeWa, door het toetreden van enkele nieuwe gemeenten, verder gegaan onder de nieuwe naam SaBeWa Zeeland. De belastinginkomsten worden door SaBeWa Zeeland ontvangen op een bankrekening bij de BNG. Het saldo, verminderd met een vastgesteld minimumsaldo, zal periodiek (minimaal wekelijks) worden afgestort naar de deelnemers.

Werkzaamheden

Door de SaBeWa Zeeland worden interne controles uitgevoerd ten einde de volledigheid van de opbrengstverantwoording te waarborgen. De beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) wordt door de accountant van de SaBeWa Zeeland bij de controle van de jaarrekening meegenomen. In het kader van de interne controle moet daarom vastgesteld worden dat door de accountant een goedkeurende controleverklaring wordt afgegeven. Verder wordt jaarlijks door Deloitte Accountants een aparte controle uitgevoerd op de verantwoorde belastingopbrengsten (jaarrapportage). Deze verantwoording wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de SaBeWa Zeeland. In het kader van de interne controle moet de door SaBeWa Zeeland opgestelde jaarrapportage goed beoordeeld worden.


Afvalstoffenheffing: Rioolrechten: Belasting op prod.:

834.016 834.018 840.100

19

Opbr. OZB eig/gebr.: Opbr. OZB eigenaar: Belasting gezinnen:

840.101 840.102 840.200

5.3

Grondexploitatie (incl. aan- en verkopen)

Doelstelling

De doelstelling van deze controle is het vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde grondtransacties.

Wet- en regelgeving Frequentie

• Nota grondbeleid • Wet ruimtelijke ordening 4 keer per jaar: Eind ieder kwartaal

Aantal deelwaarnemingen

Alle transacties integraal beoordelen op basis van een overzicht 'notarieel gepasseerde transacties'.

Uitvoering


Contactpersoon

Afdeling Middelen: Bram Boon Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling: Wil Fase / Yvonne Marinissen

Aandachtspunten

• • • • • • •

Komt het bedrag volgens het overzicht overeen met de financiële administratie en het bedrag volgens de (ver)koopovereenkomst? Zijn de overeenkomsten ondertekend door een daartoe bevoegd persoon? Zijn de verkoopprijzen in overeenstemming met de door de raad vastgestelde exploitatieopzet of de door het college geactualiseerde grondprijzen. Zijn er opties afgesloten en zijn deze verleend door een daartoe bevoegd persoon? Is er sprake van erfpacht en zo ja, is dit op juiste wijze verwerkt in de jaarrekening? Is de boekwaarde van de diverse complexen in de jaarrekening niet te hoog verantwoord? Is de grondaan- en verkoop achteraf voorzien van een objectieve onderbouwing van de prijzen?

Werkzaamheden

• • • • •

Actiepunten

Heldere onderbouwing van de grondprijzen kunnen overleggen.


Grondverkopen: 833.100 Grondaankopen: 433.305 In de primitieve begroting staan voor deze posten nog geen bedragen geraamd. Deze zullen later in het jaar middels begrotingswijzigingen worden toegevoegd.

Selecteren van grondaan- en -verkopen op basis van het overzicht. Vastleggen bevindingen per transactie in de checklist grondexploitatie. Bespreken van bevindingen met contactpersoon vakafdeling / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

20

5.4

Ontvangen subsidies en bijdragen

Doelstelling

Beoordelen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de ontvangen subsidies en de daarbij behorende uitgaven. De gemeente Tholen ontvangt van het rijk / provincie o.a. specifieke uitkeringen, waarover via een bijlage bij de jaarrekening verantwoording afgelegd dient te worden (Single Information Single Audit) • Bundeling Uitkeringen Inkomensvoorzieningen Gemeenten • Besluit Bijstand Zelfstandigen • Onderwijsachterstandenbeleid • Overige subsidies

Wet- en regelgeving

• • •

Frequentie



Specifieke uitkeringen: De specifieke uitkeringen integraal controleren. Overige subsidies: Gedurende het hele jaar subsidieregister actueel houden.

Uitvoering


Contactpersoon

Afdeling Middelen: Arjan Moerland

Aandachtspunten

• • •

Werkzaamheden

• • • • •

Wet Buig Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen Onderwijsachterstandenbeleid

Per subsidie vaststellen of de verantwoorde subsidiebate aansluit met de beschikking. Per subsidie beoordelen of de subsidievoorwaarden uit de diverse regelingen zijn nageleefd. Wat is de uitkomst van de door het rijk aangekondigde SiSa-evaluatie? In kaart brengen en beoordelen van de van toepassing zijnde specifieke uitkeringen. Bespreken van bevindingen met contactpersoon vakafdeling / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad. Aan de hand van het subsidieregister vaststellen dat aan alle verplichtingen van de subsidies is voldaan.

Actiepunten

Per subsidie / uitkering aansluiting in beeld brengen met de financiële administratie.


Inkomensoverdrachten Rijk: 841.100 Inkomensoverdrachten Overheid: 842.200 Overige inkomensoverdrachten: 842.300

21

5.5

Huren en Pachten

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde opbrengsten huren en pachten. De interne controle richt zich op enerzijds de verhuur en exploitatie van sporthallen, gymnastieklokalen, gemeenschapscentra etc. en anderzijds op de contracten met vaste huurders. Ook worden de opbrengsten van de zwembaden meegenomen in dit proces.

Wet- en regelgeving

• • • •

Frequentie



Minimaal tien deelwaarnemingen, verdeeld over verhuur van sportcentra e.d. en contracten met vaste huurders. Selectie aan de hand van de verantwoorde huuropbrengsten in de financiële administratie (op basis van professional judgement).

Uitvoering


Contactpersoon

Afdeling Welzijn en Onderwijs: Jordi Reuvers Afdeling Ruimtelijke Ordening: Yvonne Marinissen

Aandachtspunten

• • • • • • •

Werkzaamheden

• • • • •

Tarievenverordening gemeentelijke accomodaties Tarieven gebruik gemeentelijke zwembaden Verordening scheepvaartsrechten Verordening liggeld pleziervaartuigen

Is de algemene huurverhoging conform begroting en/of kadernota? Zijn contracten aangegaan door daartoe bevoegde functionarissen? Sluiten de verantwoorde opbrengsten aan bij de verhuuradministratie, de diverse standenregisters en onderliggende contracten? Heeft facturatie tijdig plaatsgevonden? Zijn de opbrengsten in het juiste boekjaar verantwoord? Sluiten gehanteerde tarieven aan bij de tarievenverordening? Heeft er periodieke cijferbeoordeling naar bezettingsgraad plaatsgevonden? Selecteren deelwaarnemingen aan de hand van de verantwoorde huuropbrengsten in de financiële administratie. Vastleggen bevindingen per dossier in checklist huren en pachten. Bespreken van bevindingen met contactpersonen vakafdelingen / proceseigenaren. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

Aansluiting Staat H en interne controle.


Huren: Pachten: Vergoedingen: Liggelden e.d.:

832.100 832.200 832.201 832.202

22

5.6

Leges omgevingsvergunningen

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde leges omgevingsvergunningen. De interne controle richt zich enerzijds op de vergunningen die door de gemeente worden toegekend en anderzijds op de volledigheid van gefactureerde leges in relatie tot het aantal in behandeling genomen aanvragen.

Wet- en regelgeving

• • • • • • • • • •

Algemene wet bestuursrecht Dienstenwet Europese dienstenrichtlijn Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Besluit indieningsvereisten aanvraag bouwvergunning Bouwbesluit Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Legesverordening Bouwverordening Verordening stimuleringsregeling grootschalig opwekken hernieuwbare energie – zonnestroom Tholen 2014

duurzame

Frequentie

1 keer per jaar: Gedurende het derde of vierde kwartaal


Minimaal tien deelwaarnemingen; eerste halfjaar vijf deelwaarnemingen en vierde kwartaal vijf deelwaarnemingen. Selectie aan de hand van de in 2015 genomen besluiten (op basis van professional judgement).

Uitvoering


Contactpersoon

Afdeling Vergunningverlening en Handhaving: Jan Fase

Aandachtspunten

• • • • • • • •

Werkzaamheden

• • • • • •

Selecteren van dossiers uit Squit XO. Vastleggen bevindingen per dossier in checklist leges omgevingsvergunningen. Afstemmen overzicht ontvangen aanvragen met financiële administratie. Bespreken van bevindingen met contactpersoon vakafdeling / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

•

Correct toepassen van de legesverordening door tariefcontroles bij de jaarovergang uit te voeren. Aanmaken legesbrief/factuur als verplichte processtap in Squit realiseren, zodat alle vergunningen ook daadwerkelijk gefactureerd worden. Correct toepassen van het toegestane afwijkingspercentage van 10%.

•

• •

Is het zaaksysteem voor een aanvraag gehanteerd? Is de vergunning afgegeven door een daartoe bevoegde functionaris? Is de interne berekening van de bouwkostenraming zichtbaar vastgelegd? Sluiten de opgelegde leges aan met de financiële administratie? Zijn de leges opgelegd conform de tarieven in de legesverordening? Is een ontvangstbewijs (met datum volledige aanvraag) verzonden? Is de vergunning tijdig afgegeven? Sluiten de verantwoorde legesopbrengsten in de jaarrekening (administratie) aan met de subadministratie (Squit XO)? Zijn alle in 2015 genomen besluiten ook daadwerkelijk gefactureerd?

23


Bouwvergunningen: Aanlegvergunningen: Leges procedures: Overige vergunningen:

834.008 834.040 834.041 834.044

24

5.7

Secretarieleges

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de secretarieleges die verantwoord zijn in de financiële administratie.

Wet- en regelgeving Frequentie

• Legesverordening • Legesverordening (Tarieventabel) 1 keer per jaar: Gedurende het eerste kwartaal van het jaar volgend op het boekjaar.


• •

Uitvoering


Contactpersoon

Afdeling Publiekszaken: Diana van de Velde

Aandachtspunten

• • •

Werkzaamheden

• • • • • •

Tariefscontrole op de legeskas van een maand Verbandscontrole

Betaling rijbewijzen en reisdocumenten geschiedt bij aanvraag Sluiten de tarieven aan met de legesverordening? Is rekening gehouden met de verhoging van de maximale prijzen? Aansluiten omzet rijbewijzen en reisdocumenten volgens legeskas met financiële administratie. Aansluiten gefactureerde aantallen volgens legeskas met de geleverde aantallen volgens de maandelijkse nota's van RDW en BPR (verbandscontrole). Aansluiten van de gehanteerde tarieven met de legesverordening. Bespreken van bevindingen met contactpersoon vakafdeling / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

-


Rechten B.S.: Leges Rijbewijzen: Reisdocumenten:

834.001 834.002 834.003

25

Secretarieleges: Leges APV: Metingen GBKN:

834.004 834.005 834.034

26

6 – Verbijzonderde interne controle (lasten) 6.1

Salarissen en variabele personeelskosten

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde salariskosten.

Wet- en regelgeving

• • • • • •

Frequentie

Elke maand worden deelwaarnemingen beoordeeld


Minimaal dertig posten, verdeeld over variabele vergoedingen (18) en mutaties vaste vergoedingen (12). De vergoedingen worden geselecteerd aan de hand van salarisstroken (op basis van professional judgement).

Uitvoering

Medewerker cluster P&O

Contactpersoon

Cluster P&O: Eline Vrijland

Aandachtspunten

• • • • • • • •

Werkzaamheden

• • • •

Fiscale en sociale verzekeringswetten (externe regelgeving) Bezoldigingswetten en -besluiten (externe regelgeving) Bezoldigingsverordening (interne regelgeving) Verordening kostenvergoeding wethouders (interne regelgeving) Wet normering topinkomens (externe regelgeving) CAR-UWO

Zijn variabele vergoedingen i.o.m. de van toepassing zijnde regelgeving toegekend? Zijn declaraties door de juiste persoon geautoriseerd? Heeft zichtbare controle van de declaratie plaatsgevonden door de salarisadministratie? Is het salaris bij indiensttreding in overeenstemming met de CAR-UWO? Stopt de salarisbetaling bij uitdiensttreding in de juiste maand? Is de afrekening juist berekend? Is het besluit (ontslag, aanstelling) door een bevoegd persoon ondertekend? Zijn er functionarissen en/of ingehuurde derden die meer verdienen dan de WNT-norm? Vastleggen bevindingen in checklisten door de medewerker P&O. Bespreken van bevindingen met contactpersoon vakafdeling / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

-

Economische categoriën

Salarissen personeel: Loon vml personeel:

411.001 411.010

27

6.2

Verstrekte subsidies en bijdragen

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de verstrekte subsidies.

Wet- en regelgeving

• • • •

Frequentie

2 keer per jaar: na afloop van het eerste halfjaar en gedurende het vierde kwartaal.


Minimaal 25 deelwaarnemingen. Selectie aan de hand van de subsidiestaat (op basis van professional judgement).

Uitvoering


Contactpersoon

Afdeling Welzijn en Onderwijs: Diana Pilaszek

Aandachtspunten

• • • •

Is de subsidie verstrekt door een daartoe bevoegde persoon? Worden termijnoverschrijdingen gesanctioneerd? Zijn de juiste bedragen verstrekt? Is voor elke subsidie een verleningsbrief en/of een vaststellingsbrief verstuurd?

Werkzaamheden

• • • •

Vastleggen bevindingen per subsidieverstrekking in de checklist. Bespreken van bevindingen met contactpersonen vakafdeling / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

•

Naleven van het bevoegdhedenbesluit. Alleen subsidieaanvragen, vallend onder de Tarievenregeling subsidiëring gemeente Tholen, mogen door de behandelend ambtenaar verstrekt worden. Bevoegdhedenbesluit aanpassen in het kader van duidelijkheid. Handelingen tijdig uitvoeren om het risico van dwangsommen uit te sluiten.

• •


Algemene subsidieverordening gemeente Tholen Tarievenregeling subsidiëring gemeente Tholen Verordening subsidie instandhouding rijksmonumenten Verordening stimuleringsregeling duurzame particuliere woningverbetering

Bijdrage waterschap: 442.401 Bijdrage gem regelingen: 442.410

28

Overige ink. Overdr. Subsidiestaat:

442.500 442.510

6.3

Inkopen en investeringen

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de inkopen en investeringen.

Wet- en regelgeving

• • • • • • •

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 - 2017 (intern) Verordening afkoppelen voorzijde bouwwerken (intern) Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (extern) Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/18/EG (extern) Europese rechtsbeschermingsrichtlijn 2007/66/EG (extern) Europese staatssteunrichtlijnen (extern) Aanbestedingswet (extern)

Frequentie

Gedurende het gehele jaar


Minimaal 50-60 deelwaarnemingen, verdeeld over reguliere inkopen (exploitatie) en investeringen die geactiveerd dienen te worden. Selectie aan de hand van een query uit de financiële administratie (op basis van professional judgement).

Uitvoering


Contactpersoon

Diversen, het proces is doorweven in heel de organisatie

Aandachtspunten

• • • • • • • • • • •

Werkzaamheden

• • • • •

Zijn er op basis van het bedrag en het soort product voldoende offertes aangevraagd? Zijn eventuele afwijking onderbouwd door een collegeadvies of is deze goedgekeurd door inkoopcoordinator en/of sectordirecteur? Heeft opdrachtverstrekking door een bevoegd persoon plaatsgevonden? Is het meerwerk door een bevoegd persoon geautoriseerd? Is de factuur geautoriseerd door een daartoe bevoegd persoon en gecodeerd door een ander persoon? Is de levering of dienst aanvaardbaar? Is er bewijs van prestatielevering aanwezig? Is de factuur betaald? Zijn de bedragen juist geboekt? Heeft een adequate nacalculatie plaatsgevonden? Is er een dossier aangemaakt en bijgehouden? Selecteren van inkopen en investeringen (query uit de financiële administratie). Vastleggen bevindingen per inkoop / investering in de checklist. Bespreken van bevindingen met contactpersonen vakafdelingen / proceseigenaren. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

• •


Diversen

Bewijs van prestatielevering bijvoegen bij elke deelwaarneming Let op aandachtspunten uit de Managementletter 2014

29

6.4

Jeugdzorg

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de uitgaven die verantwoord staan in de financiële administratie.

Wet- en regelgeving

• Jeugdwet • Besluit Jeugdwet • Verordening jeugdhulp gemeente Tholen 2015 3 keer per jaar: na afloop van het eerste halfjaar en na afloop van het derde en vierde kwartaal.

Frequentie Aantal deelwaarnemingen Uitvoering

25 deelwaarnemingen

Contactpersoon

Marc Draaijer

Aandachtspunten Werkzaamheden

•


• • • • • Actiepunten


Intern door de afdeling Publiekszaken uitgevoerde controle op bestedingen van de PGB’s beoordelen; Selecteren van beschikte jeugdzorg uit het zaaksysteem; Vastleggen bevindingen per dossier in checklist Jeugdhulp; Bespreken van bevindingen met contactpersonen vakafdeling / proceseigenaar; Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie; Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

• Verwijzing van de huisarts, medisch specialist of jeugdarts? Artikel 2 • Is er een beschikking verstrekt? Artikel 3 • Zijn alle relevante zaken in de beschikking benoemd? Artikel 5 • Is PGB of individuele voorziening terecht toegekend / afgewezen? Artikel 6 • Wat is de hoogte van het PGB, en is dit terecht? Artikel 6 • Is er sprake van een nieuwe situatie, informatie volledig verstrekt? Artikel 7 • Is er sprake van terugvordering? Artikel 7 Diverse uitgaven: 434.336 PGB netto: 442.303 Sociale uitkeringen: 442.300 Inkomensoverdrachten: 442.200 De uitgaven binnen het proces Jeugdzorg bevatten een deel van alle bovenstaande economische categorieën.

30

6.5

Werk en inkomen

Doelstelling

Wet- en regelgeving

Beoordelen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de van het rijk ontvangen specifieke uitkeringen en de daarbij behorende uitgaven (uitkeringen etc.). De verantwoording over deze specifieke uitkeringen dient jaarlijks (voor 15 juli) via een bijlage bij de jaarrekening te geschieden (Single Information Single Audit). • Participatiewet • Wet IOAW • Wet IOAZ • Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 • Besluit (en Regeling) Loonkostensubsidie Participatiewet • Besluit Participatiewet (Voor de berekening budget dat gemeente krijgt) • Regeling Participatiewet, IOAW en IOAZ (Eveneens voor betaling budget, en diverse cijfers m.b.t. berekening vakantiegeld enz.) • Regeling administratieve uitvoeringsvoorschriften Bbz 2004 • Beleidsnota Sociaal Domein • Reïntegratieverordening Participatiewet 2015 • Afstemmingsverordening Participatiewet 2015 • Verordening individuele studietoeslag 2015 • Verordening individuele inkomenstoeslag 2015 • Verordening tegenprestatie Participatiewet 2015

•

Diverse beleidsregels

Frequentie

Uitvoering is per 2 maanden.


Zie onderstaande tabel, selecteren aan de hand van betaalregels (of besluit: WI) met behulp van Kic Online Basis. (Mogelijk leiden de uitkomsten tot dieptecontroles.)

Uitvoering

Medewerkers afdeling Werk en Inkomen. Rapportage over financiële fouten, onzekerheden en niet-financiële fouten vindt elk kwartaal plaats.

Contactpersoon

Afdeling Werk en Inkomen: Corina Aarnoudse

Aandachtspunten

•

•

•

De motivatie van besluiten is een precair punt. De motivatie is met regelmaat onvoldoende of ontbreekt. Voor de besluitvorming is een motivatie echter essentieel. Het verdient aanbeveling goed alert te blijven op de administratieve handelingen, zoals (a) de verwerking van de inkomsten en (b) controle van zaken die van belang zijn voor de rechtmatigheid en doelmatigheid van de uitkering (verblijfsvergunning, huisverkoop). Dossiervorming: Documenten worden nog te vaak opgeslagen op verschillende systemen, dit bemoeilijkt de controle. Centrale dossiervorming is zowel voor de vakafdeling als voor de afdeling control van groot belang.

Werkzaamheden

• • • • •

Selecteren van dossiers met behulp van Kic Online Basis. Vastleggen bevindingen per dossier in Kic Online Basis. Bespreken van bevindingen met contactpersoon vakafdeling / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

•

Zorgdragen voor vastlegging van de draagkrachtberekeningen, zodat deze in een later stadium gecontroleerd kunnen worden.

31

•

• •


Toevoegen aan de beschikking van het declaratiefonds dat bewijsvoering bewaard moet worden door de client. Ook moeten eventuele consequenties worden benoemd voor het niet naleven van de regels. Is de collegiale toetsing uitgevoerd en vastgelegd? Controlewerkzaamheden meer spreiden over het volledige jaar.

Uitkeringen: Activeringskosten:

442.201 442.216

Aantal deelwaarnemingen Aantal per jaar

jan/feb

mrt/apr

mei/jun

jul/aug

sep/okt

nov/dec

Participatiewet

20 betaalregels

4

4

4

3

3

2

Loonkostensubsidie o.b.v. PW

4 betaalregels

1

1

1

0

1

0

Ioaw

6 betaalregels

2

1

1

1

1

0

Ioaz

6 betaalregels

2

1

1

1

1

0

Bbz 2004

6 betaalregels

1

1

1

1

1

1

Bbz 2004 onderzoekskosten

1 betaalregel

0

1

0

0

0

0

Bijzondere bijstand

12 betaalregels

3

3

2

2

1

1

Individuele inkomenstoeslag

6 betaalregels

2

1

1

1

1

0

Individuele studietoeslag

2 betaalregels

0

1

0

0

1

0

Participatie werkdeel

8 + 2 betaalregels

2+1

1

2+1

1

1

1

Ontvangsten

6 betaalregels

2

1

1

1

1

0

32

6.6

Treasury

Doelstelling

Vaststellen of uitvoering van de treasuryfunctie in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving geschiedt.

Wet- en regelgeving

• • • • • • • •

Frequentie

Een keer per jaar: gedurende het vierde kwartaal.

Aantal deelwaarnemingen Uitvoering

De transacties integraal beoordelen.

Contactpersoon

Afdeling Middelen: Bram Boon

Aandachtspunten

• • • • • • •

Worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm niet overschreden? Worden de ratings periodiek beoordeeld? Zijn de uitzettingen volgens de letter van het treasurystatuut toegestaan? Wordt een liquiditeitenplanning opgesteld? Zijn de transacties geautoriseerd door daartoe bevoegde personen? Wordt offerte bij twee verschillende financiële instellingen opgevraagd? Wordt het drempelbedrag van de Wet schatkistbankieren niet overschreden?

Werkzaamheden

•

Beoordelen van alle transacties aan de hand van het treasurydossier. Dit dossier wordt bijgehouden door het cluster financieel beleid. Vastleggen van bevindingen per transactie. Bespreken van bevindingen met contactpersoon / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido); Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden; Europese staatssteunrichtlijnen; Wet Markt en Overheid; Wet Houdbare Overheidsfinanciën; Wet Schatkistbankieren; Treasurystatuut Verordening VROM Starterslening.


• • • •

Actiepunten

-


Rente kort geld: Rente lang geld: Toegerekende rente:

421.001 421.002 422.000

33

Rente lang geld: Dividend:

821.002 821.003

6.7

Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde kosten WMO. De interne controle richt zich op enerzijds de voorzieningen die door de gemeente worden toegekend en anderzijds op de gefactureerde kosten en daarbij horende activiteiten van het Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio.

Wet- en regelgeving

• • • • • •

Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 Regeling Maatschappelijke Ondersteuning Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning gemeente Tholen Algemene wet bestuursrecht

Frequentie

Drie keer per jaar: na afloop van het eerste halfjaar en na afloop van het derde en vierde kwartaal.


Minimaal dertig deelwaarnemingen verdeeld over verschillende soorten voorzieningen; elk kwartaal ongeveer acht deelwaarnemingen. Selectie aan de hand van de in 2014 genomen besluiten (op basis van professional judgement).

Uitvoering


Contactpersoon

Afdeling Publiekszaken: Diverse werknemers Afdeling Welzijn en Onderwijs: Willem van der Meer

Aandachtspunten

• • • • • • • • •

Werkzaamheden

• • • • • •

Is de aanvraag in het zaaksysteem ingevuld? Is er een indicatieadvies opgevraagd bij het MO-zaak? Komen aanvragers in aanmerking voor aangevraagde voorzieningen? Is bij een voorziening in natura de bruikleenovereenkomst toegepast? Zijn de beschikkingen getekend door daartoe bevoegde functionarissen? Zijn de voorzieningen bij het CAK aangemeld (eigen bijdrage)? Is voor het CAK een Third Party Mededeling ontvangen? Is van de Sociale Verzekeringsbank een Third Party Mededeling ontvangen? Door de accountant wordt jaarlijks een onderzoek uitgevoerd, gericht op het verkrijgen van procesmatige zekerheid omtrent de besteding van de uitgaven huishoudelijke hulp (door het SWVO). Is deze rapportage ontvangen en beoordeeld? Selecteren van dossiers (verschillende voorzieningen) uit het zaaksysteem. Vastleggen bevindingen per dossier in checklist Wmo. Bespreken van bevindingen met contactpersonen/proceseigenaar vakafdeling. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad. De maandelijks te ontvangen overzichten van het SWVO linken aan de aparte beschikkingen. Per jaareinde aansluiting zoeken met de eindafrekening.

Actiepunten

Verantwoording Sociale Verzekeringsbank aan de gemeente Tholen in verband met besteding PGB’s


Diverse uitgaven: H.H.V. 1: Sociale verstrekking:

434.336 434.357 442.300

34

P.G.B. Netto: 442.303 Inkomensoverdrachten: 442.400

6.8

Leerlingenvervoer

Doelstelling

Vaststellen van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de in de financiële administratie verantwoorde kosten leerlingenvervoer. De interne controle richt zich op enerzijds de aanvragen leerlingenvervoer en anderzijds de gefactureerde kosten leerlingenvervoer door de taxibedrijven.

Wet- en regelgeving

Verordening leerlingenvervoer

Frequentie

Twee keer per jaar: Na het derde kwartaal en gedurende het vierde kwartaal


Minimaal tien, verdeeld over verschillende scholen. Selectie aan de hand van het zaaksysteem (op basis van professional judgement)

Uitvoering


Contactpersoon

Vakafdeling Publiekszaken: Serge Buijs

Aandachtspunten

• • • • •

• • • •

Werkzaamheden

• • • • •

Actiepunten

• • • • • •


Wordt de leerling vervoerd naar de dichtstbijzijnde toegankelijke school? Zijn de aanvraagformulieren volledig ingevuld en zijn onderliggende bescheiden bijgevoegd? Is de beslistermijn van acht weken gehanteerd? Heeft de aanvrager recht op bekostiging? Zijn de vergoedingen in de vervoerskosten juist berekend? Is een eventuele eigen bijdrage bij aanvrager in rekening gebracht en is de kortingsregeling hierbij correct toegepast? Zijn de beschikkingen getekend door een bevoegde functionaris? Sluiten de verantwoorde kosten in de financiële administratie aan met facturen van taxibedrijven? Zijn de maandelijkse facturen van de taxibedrijven juist (i.o.m. bestek etc.)? Zijn de in de administratie verantwoorde lasten te linken aan de beschikkingen? Selecteren van dossiers aanvragen leerlingenvervoer uit zaaksysteem. Vastleggen bevindingen per dossier in checklist leerlingenvervoer. Bespreken van bevindingen met contactpersoon vakafdeling / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad. Verbeteren van de budgetbewaking, om begrotingsonrechtmatigheid te voorkomen. Geen bekostiging verstrekken aan leerlingen in het regulier voortgezet onderwijs, welke zelfstandig reizen met het openbaar vervoer. Vaststellen dat de maandelijkse facturen van de taxibedrijven juist zijn. Bij uitzonderingen te allen tijde de hardheidsclausule gebruiken. De leerlingen linken aan de maandelijkse vervoerslijsten. Beoordelen of apart gedeclareerde kosten betrekking hebben op het begrotingsjaar.

Sociale verstrekking:

442.300

35

7 – Verbijzonderde interne controle (balans) 7.1

Reserves en voorzieningen

Doelstelling

Vaststellen of het reserve- en voorzieningenbeleid in overeenstemming is met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

Wet- en regelgeving

• • •

Frequentie

1 keer per jaar: Gedurende het eerste kwartaal van het jaar volgend op het boekjaar.


De mutaties in de reserves integraal beoordelen aan de hand van de staat reserves en voorzieningen (Staat D).

Uitvoering


Contactpersoon

Afdeling Middelen: Bram Boon / Arjan Moerland

Aandachtspunten

• • • • •

Werkzaamheden

• • • •

Nota reserves en voorzieningen (laatstelijk vastgesteld op 8 november 2007) Nota risicomanagement en weerstandsvermogen Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Is de nota reserves en voorzieningen actueel? Zijn alle mutaties in reserves door de raad geautoriseerd, behoudens specifiek benoemde saldi? Zijn er negatieve voorzieningen aanwezig? Is er van alle onderhoudsvoorzieningen een actueel beheerplan aanwezig? Zijn de reserves en voorzieningen correct gerubriceerd? Beoordelen van de staat van reserves en voorzieningen (staat D). Bespreken van bevindingen met contactpersoon afdeling Middelen / proceseigenaar. Rapporteren van bevindingen in afzonderlijke notitie. Verwerken eventuele tekortkomingen in het kader van rechtmatigheid in het raadsvoorstel ter accordering van tekortkomingen door de gemeenteraad.

Actiepunten

Alle mutaties integraal langs gaan en getekende raadsbesluiten samenvoegen.


Reserveringen: Reserveringen ARNVB: Reserveringen ARVB:

460.000 460.002 460.003

36

Reserveringen: Reserveringen ARVB:

860.000 860.003

7.2

Overige balansmutaties

Debiteuren • •

Periodiek aansluiten van de debiteurenadministratie met het grootboek. Afloopcontrole debiteuren.

Crediteuren • •

Periodiek aansluiten van de crediteurenadministratie met het grootboek. Voortgezette controle crediteuren.

Liquide middelen •

Interne controle op de betaalprocedure.

Tussenrekeningen • •

Controle opschonen tussenrekeningen. Aansluiten van de belastingverordeningen met jaarrapportage SaBeWa.

37

8 – Tijdspad Intern controleplan 2015 Wij hebben ervoor gekozen om het Intern controleplan voor het boekjaar jaarlijks in juli of augustus op te stellen en niet voorafgaand aan het boekjaar. De belangrijkste reden is dat op deze manier ook de bevindingen uit de controle van de jaarrekening van het voorafgaande boekjaar meegenomen kunnen worden. Deze jaarrekening wordt immers in april door de accountant gecontroleerd en in juni door de raad vastgesteld. Bovendien ligt ook het zwaartepunt van de interne controlewerkzaamheden voor het boekjaar 2015 in de periode juni 2015 t/m maart 2016. De planning van de controlecyclus ziet er daarom als volgt uit: Werkzaamheden

Planning

Vaststellen controleplan 2015

Juli 2015

Uitvoeren controles en opvolgen verbeterpunten

Permanent

Vaststellen controleprotocol 2015

December 2015

Rapporteren over aanbevelingen en bevindingen controles 2015, eventuele herstelacties door de raad

April 2016

Vaststellen jaarrekening 2015

Juni 2016

38

Intern controleplan. Gemeente Tholen. Dries van den, M.J

Recommend Documents