No.: Portefeuillehouder:
Wethouder Hoek Afdeling:
Management Team Behandelaar:
S. Nieuwkoop De raad van de gemeente Tholen
Tholen, 10 februari 2015 Onderwerp: Voorstel om: 1. kennis te nemen van de evaluatie en verantwoordingsrapportage van het Programma Dienstverlening; 2. in te stemmen met de aanwending van het bedrag van € 400.000,= (afgerond) aan extra bezuiniging, die wordt gegenereerd door het Programma Dienstverlening, voor het integrale organisatie ontwikkeltraject (Programma) “Tholen, Met de Tijd Mee”; 3. kennis te nemen van de integrale financiële tussenrapportage naar de situatie per 1 januari 2015 van de bezuinigingen op de bedrijfsvoering en in te stemmen met de geactualiseerde en bijgestelde opgave.
Geachte raad,
1.
Samenvatting
Op 1 januari 2015 is het Programma Dienstverlening formeel afgerond. Er is een evaluatie en verantwoordingsrapportage opgesteld van de inhoudelijke resultaten voor wat betreft het optimaliseren van de dienstverlening, de werkelijke kosten van het programma, en de termijn waarbinnen het beschikbaar gestelde krediet terugverdiend worden. Tevens worden de over 2014 behaalde resultaten voor wat betreft de besparing op de bedrijfsvoering ( formatie en geld) integraal verantwoord en wordt voor die besparingen in relatie tot de opgave een geactualiseerd “doorkijkje” gegeven voor de jaren 2015 t/m 2020. Er wordt aangegeven waarom de organisatie (integraal) doorontwikkeld moet worden en instemming gevraagd om het van het Programma Dienstverlening resterende bedrag van (afgerond) € 400.000,= te mogen aanwenden voor de uitvoering van het Programma “Tholen, Met de Tijd Mee”. 2.
Met de tijd mee bewegen
De rol van de overheid verandert, zo laat de geschiedenis zien, doorlopend in relatie tot de tijdgeest en de taken die zij in relatie daarmee op zich neemt of weer loslaat. De recente financieel-economische crisis heeft op Rijksniveau de aanzet gegeven tot nieuwe inzichten en opvattingen welke vertaald worden in ingrijpende hervormingen van beleid en denkbeelden over de rol van de overheid in een samenleving die meer dan voorheen de verantwoordelijkheid neemt voor haar eigen leven en omgeving. De klassieke verzorgingsstaat verandert in een participatiesamenleving met de overheid in een faciliterende rol. Daarnaast worden taken van andere overheden overgedragen naar de gemeenten, die daardoor Eerste Overheid worden. Dat stelt dan weer eisen aan de bestuurskracht van de gemeenten en vormt gelijktijdig de basis voor de discussie waar de grote (inhoudelijke) maatschappelijke opgaven die gemeenten op zich af zien komen, uitgevoerd moeten worden: lokaal of in samenwerking, regionaal of bovenregionaal en al dan niet door een gezamenlijke (ambtelijke) uitvoeringsorganisatie. In het verlengde daarvan komen dan ook al snel opvattingen over de naar de toekomst toe noodzakelijk geachte bestuurlijke organisatie om de hoek kijken.
-2-
De crisis heeft de gemeenten ook genoodzaakt tot forse bezuinigingen. Die bezuinigingen worden nagestreefd door bijstellingen in de uitvoering van taken, hervormingen van beleid en verbetering van de efficiency en effectiviteit van de bedrijfsvoering. Deze vier ontwikkelingen vormen, op zichzelf en in samenhang met elkaar, de ingrediënten op basis waarvan de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van de gemeente Tholen doorontwikkelt moet worden. Daarbij zullen de doelen en resultaten en de kosten en baten steeds in relatie tot elkaar en in meerjarenperspectief bezien moeten worden en op basis van tussenrapportages, waar nodig, bijgesteld worden. Daarom is het van belang die ontwikkelingen, zowel inhoudelijk als financieel, steeds integraal te bezien. 3.
Programma Dienstverlening
Kort na het betrekken van het nieuwe gemeentehuis, 1 januari 2008, werden de eerste signalen van de crisis zichtbaar. Gelijk aan bouwproces van dat gemeentehuis is een traject voor de doorontwikkeling van de organisatie doorlopen. Er heeft toen o.a. een “kanteling” plaatsgevonden van een aanbod- naar een vraaggerichte organisatie en er is een geïntegreerd dienstverleningsconcept gerealiseerd, waarbij de organisatie ingericht is op basis van de principes van een front- en backoffice. Er is destijds ruimschoots aandacht besteed aan de gevolgen van deze cultuuromslag en daarmee is de grondslag gelegd voor de (positieve) houding van de medewerkers voor latere ontwikkelingen. Nieuwe inzichten en technologische mogelijkheden hebben een verdere kwalitatieve ontwikkeling van de dienstverlening op basis van de bij de tijd passende wensen/behoeften van de samenleving mogelijk gemaakt en zowel door de Rijksoverheid als de VNG zijn de gemeenten gestimuleerd daarop in te spelen. Zo ook in onze gemeente. Daartoe is de Visie op Dienstverlening geactualiseerd en is er voor gekozen dit in een programma-aanpak tot uitvoering te brengen. Op 13 juni 2013 heeft uw raad onder voorwaarden een krediet van € 1,382 miljoen beschikbaar gesteld voor de uitvoering van dat programma. Op 1 januari 2015 is het programma formeel afgerond. De afronding van de nog resterende zaken vindt in de lijnorganisatie plaats. Daarvoor is budget in de exploitatiebegroting 2015 beschikbaar. Na verwerking van alle tot nu toe gemaakte en nog te verwachten kosten, resteert op basis van de gemeentelijke baten- en lasten-systematiek een bedrag van (afgerond) € 400.000,=. De totale investering (kosten) wordt binnen de afgesproken tijd volledig terugverdiend, ergo levert in onze exploitatiebegroting vanaf 2020 een structureel voordeel op van € 577.682,=. Dit structureel voordeel maakt onderdeel uit van de taakstellende bezuiniging op de bedrijfsvoering van € 1.115.700,=. Dit resultaat is bereikt doordat de investering verlaagd is van € 1.382.000,= naar € 742.000,= (slotwijziging begroting 2014 - raadsbesluit 18 december 2014). Dit kon omdat een deel van de kosten (€ 640.000,=) niet geactiveerd is maar direct ten laste van de exploitatie gebracht is. In de exploitatiebegroting waren enerzijds nog (eenmalige) NUP-gelden beschikbaar en anderzijds is er minder extern ingehuurd voor de continuïteit van de reguliere werkzaamheden. Deze werkzaamheden zijn, naast de werkzaamheden voor het Programma Dienstverlening, deels in eigen beheer, dus zonder inhuur van tijdelijke externe capaciteit, uitgevoerd. In de kostenbegroting (businesscase) waren daarvoor uitgaven geraamd, welke niet uitgegeven zijn. Hierdoor kon het budget van € 1.382.000,= verlaagd worden en dalen de kapitaallasten, hetgeen met name in de periode 2015 - 2018 financiële ruimte geeft in de exploitatiebegroting van (afgerond) € 400.000,=. Dit bedrag, is het voorstel hierna (zie "voorstel (2)), wordt ingezet voor de uitvoering van "Tholen, Met de Tijd Mee". Als bijlage 1 bij dit voorstel is een evaluatie en verantwoordingsrapportage in een eigentijdse opzet gevoegd, die voor zich spreekt. In de vergadering van de commissie Bestuurszaken van 28 januari 2015 is de inhoud daarvan op hoofdlijnen reeds gepresenteerd. Voorstel (1) Wij stellen u voor de evaluatie en verantwoordingsrapportage voor kennisgeving aan te nemen.
-3-
4.
Tholen, Met de Tijd Mee
4.a. Procesoptimalisatie Onderdeel van het Programma Dienstverlening was het optimaliseren van de werkprocessen op basis van de lean-methode. Voor de organisatieonderdelen waar dit toegepast is, heeft dit tot mooie resultaten geleid. In het evaluatie en verantwoordingsrapportage van dat Programma zijn die resultaten concreet weergegeven inclusief de besparingen binnen de bedrijfsvoering die dat heeft opgeleverd. In de Bezuinigings- en hervormingsagenda zoals die op 12 september 2013 door uw raad is vastgesteld, is een dergelijke optimalisatie ook voorzien voor de “overige organisatieonderdelen” waarbij in de periode 2014 – 2017 als (bijkomend) resultaat een bijdrage aan de bezuinigingstaakstelling op de bedrijfsvoering wordt verwacht van € 200.000,=. 4.b. Integrale doorontwikkeling van de organisatie De optimalisatie van die werkprocessen kan worden gemaximaliseerd wanneer daarin gelijktijdig de gevolgen van andere ontwikkelingen zoals hierboven beschreven worden meegenomen en die gevolgen ook gelijktijdig worden doorvertaald in de andere factoren die het functioneren van de ambtelijke organisatie bepalen (strategie, systemen, leidinggevenden, managementstijl, vaardigheden/ competenties medewerkers, cultuur, structuur). Wellicht kan hierdoor de bijdrage aan de bezuinigingen ook hoger uitpakken dan wel kunnen financiële "tegenvallers" worden opgevangen. 4.c. Doelstelling Het concrete doel van de doorontwikkeling hebben we als volgt worden geformuleerd: "De wijze van werken en de inrichting van de organisatie sluiten aan bij verwachtingen van de samenleving en de bestuurlijke opvattingen daarover." "Dit behelst dat we een omgevingsbewuste organisatie willen zijn, waar flexibele medewerkers op een efficiënte manier werken aan een betere dienstverlening. Voor de medewerker biedt dit de mogelijkheid om in een uitdagende, en snel veranderende omgeving het beste uit zichzelf te halen, daarbij ondersteund door een modern personeelsbeleid, zowel qua aansturing, alsook qua arbeidsvoorwaarden. De medewerkers worden daarbij ingezet op hun talent en krijgen kansen om zichzelf en hun kwaliteiten steeds verder te ontwikkelen." 4.d. Het nagestreefde resultaat Het resultaat dat we met het programma nastreven is: “Een organisatiecultuur en structuur die afgestemd is op de veranderende maatschappelijke context zoals hierboven beschreven. De organisatie beschikt over voldoende uitvoeringskracht. Dit betekent dat we alle taken van de gemeente moeten kunnen blijven uitvoeren met competente medewerkers die daarvoor voldoende gekwalificeerd zijn, zodat de continuïteit en de kwaliteit van de dienstverlening gewaarborgd blijven.” 4.e. Programma aanpak Onze voorkeur gaat sterk uit naar een dergelijke integrale doorontwikkeling op basis van een programma aanpak. Dit programma zal meerdere, afgebakende concrete projecten kennen. De projecten vormen in samenhang een logische aanpak van de ontwikkeling en leiden tot het hierboven omschreven resultaat. Uw raad wordt in het ontwikkeltraject uitgenodigd actief te participeren in nader aan te geven projecten. Dat begint bij de formulering van de missie en de visie. Die missie en visie zijn namelijk het fundament van de organisatieontwikkeling. Alle andere projecten worden op dat fundament gebouwd (zie bijlage 2). Voorafgaand hieraan zullen wij als inspiratie een themabijeenkomst organiseren over het project "bestuurlijke ontwikkeling". In deze bijeenkomst zullen de relevante ontwikkelingen worden geschetst en zal stilgestaan worden bij de doorvertaling daarvan in een eigentijdse bestuurlijke organisatie. Hiervoor wordt een externe inleider uitgenodigd. Nadat de (bestuurlijke) missie en visie geformuleerd zijn, wordt het project "bestuurlijke ontwikkeling" verder met u uitgewerkt en uitgevoerd.
-4-
Verder wordt u ook betrokken bij de projecten "bestuurlijke samenwerking" en "planning en control". In een later stadium zal u daarover worden geïnformeerd. De verschillende projecten worden ieder op zich concreet uitgewerkt. In bijlage 2 zijn de programma inhoud – projectmatige opzet, de programmastructuur en de (voorlopige) planning/doorlooptijd op hoofdlijnen weergegeven. De regie van het programma (proces) wordt in eigen beheer uitgevoerd. Binnen het MT is mevrouw drs. Y. Gerritsma voor deze taak vrijgemaakt. Waar nodig, en dat wordt per project bezien, wordt externe deskundigheid ingehuurd. 4.f. Kostenraming en dekking Per project zal een concrete kostenraming worden opgesteld. Op dit moment is er grove inschatting van de totale kosten, gebaseerd op informatie die inmiddels bij externen is opgevraagd voor de inhoudelijke ondersteuning bij bepaalde projecten en op aannames. Voor andere projecten, zoals “planning & control moet die informatie bijvoorbeeld nog worden opgevraagd omdat de opzet/inhoud van het project, de benodigde externe ondersteuning en de eisen die gesteld worden aan de benodigde software, nog moeten worden geformuleerd. Per project wordt bezien of, hoeveel en wie externe inhoudelijke ondersteuning verleent. Uitgangspunt is en blijft zoveel als mogelijk in eigen beheer uit te voeren. Uit de evaluatie en verantwoordingsrapportage van het Programma Dienstverlening blijkt, dat er e nog een bedrag van (afgerond) € 400.000,= resteert (zie paragraaf 3, 4 alinea). Verder wordt subsidie aangevraagd bij het A+O-fonds (Stichting Arbeidsmarkten Opleidingsfonds); het gaat hier namelijk om een innovatief project waar zij interessante mogelijkheden in zien om ook aan andere gemeenten voor te leggen. Het maximaal te verkrijgen subsidiebedrag bedraagt € 50.000,= Afgewacht moet worden of dit subsidie wordt toegekend. Wij houden u daarvan op de hoogte. Het totaalbedrag (restant budget Programma Dienstverlening en subsidie A+O fonds) wordt vooralsnog toereikend geacht voor de uitvoering van het integrale organisatie ontwikkeltraject “Tholen, Met de Tijd Mee”. Bij de reguliere financiële tussenrapportages zal u over de besteding van het budget ten opzichte van het beschikbaar gestelde bedrag en de toereikendheid van het budget voor het totale project, worden geïnformeerd.
Voorstel (2) Wij stellen u voor in te stemmen met de aanwending van het bedrag van € 400.000,= (afgerond) aan extra bezuiniging, die wordt gegenereerd door het Programma Dienstverlening, voor het integrale organisatie ontwikkeltraject (Programma) “Tholen, Met de Tijd Mee”; 5.
Integrale financiële tussenrapportage naar de situatie per 1 januari 2015 van de bezuinigingen op de bedrijfsvoering
Voor het Programma Dienstverlening is op 13 juni 2013 door uw raad een krediet beschikbaar gesteld onder de voorwaarde dat naast het effect van een kwaliteitsverbetering van de dienstverlening, de investering door efficiencymaatregelen (optimaliseren van de werkprocessen door de lean-methode en ict-gebruik) wordt terugverdiend en zo als “bijvangst” wordt bijgedragen aan de besparingen op de bedrijfsvoering. In de evaluatie en verantwoordingsrapportage zijn de besparingen op de formatie en financiële resultaten per 1 januari 2015 weergegeven. De bezuinigingstaakstelling op de bedrijfsvoering over de periode 2014 – 2018 bedraagt € 1.115.700,= Dat bedrag maakt deel uit van de totale bezuinigingsopgave van € 2,788 miljoen. Dat bedrag moet gerealiseerd worden door bezuinigingen op inhoudelijke taken, hervormingen van beleid en efficiencymaatregelen op het terrein van de bedrijfsvoering. Als besparingen op de bedrijfsvoering zijn in het meerjarenperspectief in de begroting enerzijds geraamd de resultaten van het Programma Dienstverlening en de nog uit te voeren optimalisatie van de werkprocessen van de organisatie onderdelen die niet tot het Programma Dienstverlening behoorden en anderzijds de (formatieve) effecten van het door u hervormde / te hervormen beleid.
-5-
Bij de realisatie van die besparingen is in het kader van “goed werkgeverschap” het voorkomen van gedwongen ontslagen steeds als uitgangspunt gehanteerd. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat dit (getalsmatig) haalbaar is wanneer er voor de “boventalligen” een interne doorschuifoperatie plaatsvindt naar de (invulbare) vacatures die een gevolg zijn van uitstroom door pensionering en de vacatures die vanaf eind 2009 met tijdelijke krachten zijn ingevuld en waarvan inmiddels duidelijk is dat die functies gecontinueerd worden. Hiertoe is het project “Bewegen Werkt” in het leven geroepen, hetwelk deel gaat uitmaken van het Programma “Tholen, Met de Tijd Mee”. De resultaten van het project “Bewegen Werkt” vormen hierdoor dus een belangrijk onderdeel van de realisatie van de bezuinigingen op de bedrijfsvoering. Om die reden is als tussenrapportage naar de situatie van 1 januari 2015 een integraal financieel overzicht opgesteld (bijlage 3) dat een beeld geeft van de in het eerste jaar van de bezuinigingsperiode behaalde resultaten. Naast het integraal cijfermatig overzicht wordt ook een geactualiseerd doorkijkje gegeven naar de opgave voor 2015 en volgende jaren.
Voorstel (3) Wij stellen u voor kennis te nemen van de integrale financiële tussenrapportage naar de situatie per 1 januari 2015 van de bezuinigingen op de bedrijfsvoering en in te stemmen met de geactualiseerde opgave zoals weergegeven in bijlage 3.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Tholen, de secretaris de burgemeester
S. Nieuwkoop
G.J. van de Velde-de Wilde
