Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen aan den IJssel. Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen aan den IJssel

Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen aan den IJssel

Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen aan den IJssel

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Stelsel van interne controlemaatregelen 3. Administratieve organisatie 4. Opzet interne controle 5. Interne controle algemene belastingen 6. Interne controle leges, markt- en havengelden 7. Interne controle treasury 8. Interne controle Single Information Single Audit 9. Interne controle grondexploitatie 10. Interne controle investeringen 11. Interne controle inkoop 12. Interne controle personeelskosten 13. Interne controle subsidieverstrekkingen 14. Interne controle muziekschool 15. Interne controle zwembad 16. Interne controle verhuur 17. Interne controle leerlingenvervoer

Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen a/d IJssel

4 5 8 9 11 13 16 18 20 22 24 26 28 30 31 32 34

3

1. Inleiding Sinds enkele jaren werkt men binnen de gemeente Krimpen aan den IJssel met een Intern controleplan. In het Intern controleplan staan de controles beschreven die uitgevoerd zullen worden. Deze controles zijn opgesteld in samenspraak met de accountant en de leden van het managementteam. Interne controle is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen op het gebied van de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen, de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening, de naleving van de relevante weten regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures, en het bewaken van activa of waarden. Het belang van de interne controle is het tijdig signaleren van fouten. Zo wordt voorkomen dat foutieve informatie aan de leiding wordt verstrekt. Gevolgen hiervan kunnen zeer ernstig zijn, als de leiding op basis van deze foutieve informatie beslissingen neemt. Volledigheid van de verstrekte informatie speelt hierbij een belangrijke rol. Delegatie en controle horen bij elkaar. Een goed georganiseerd systeem van interne controle zorgt ervoor dat de leiding inzicht krijgt in het correct functioneren van de activiteiten. Een tweede belangrijke functie van interne controle is het nemen van maatregelen zodat de gesignaleerde onvolkomenheden in de toekomst niet weer optreden. De interne controle wordt deels opgebouwd uit de Administratieve Organisatie. Voor iedere situatie moet afgevraagd worden, wat de kans is dat de zaken niet goed functioneren en welke schade er door geleden kan worden. Deze afweging wordt risicoanalyse genoemd en moet ertoe leiden dat relevante controlemaatregelen worden genomen. De te nemen controlemaatregelen zijn afhankelijk van de onvolkomenheid en de inschatting van de schade. Er moet dan ook een aanvaardbare risicofactor vastgesteld worden. We spreken in dit geval van risicobeheersing. Hierover leest u meer in hoofdstuk 3. De interne controle wordt voor het andere deel opgebouwd uit de verordeningen. Een verordening is een door de gemeenteraad vastgesteld algemeen bindend voorschrift of geheel van bepalingen. Het normenkader en het toetsingskader betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Wat hiermee precies bedoeld wordt, leest u in hoofdstuk 4.


4

2. Stelsel van interne controlemaatregelen. De interne controle kan op diverse manieren uitgevoerd worden. In dit hoofdstuk worden de controlebegrippen, controletechnieken en de controlemiddelen beschreven. In één situatie is het mogelijk om meerdere controles uit te voeren. 2.1 Controlebegrippen. Onder directe controle verstaat men de controle die zich door waarneming richt op de te controleren activiteiten zelf. Het doel van deze controle is om na te gaan of de activiteiten worden uitgevoerd volgens de opdracht. Voorwaarde hierbij is dat deze daartoe gedetailleerd moet worden opgemaakt. In tegenstelling tot directe controle is de indirecte controle de controle die zich richt op het product of het resultaat van de te controleren activiteit. Gecontroleerd wordt daarbij dus of het product of het resultaat aan de gestelde eisen voldoet. Hierdoor controleert men dus indirect de aan het product of het resultaat ten grondslag liggende activiteiten. De formele controle is de controle waarbij wordt nagegaan of aan de gestelde voorschriften is voldaan. Het gaat hier dus om vormvoorschriften die in het algemeen door middel van instructies, taakbeschrijvingen etc. zijn gegeven. In tegenstelling tot formele controle is de materiële controle de controle waarbij wordt nagegaan of de verantwoorde handeling of toestand inderdaad heeft plaatsgevonden cq. bestaat, en toelaatbaar is. Positieve controle is de controle die zich richt op de juistheid van de te controleren gegevens. Het gaat er hierbij om dat het gegeven juist is verantwoord en of de handeling die aan de verantwoording ten grondslag ligt wel rechtmatig is. Deze controle voert men uit indien het gevaar aanwezig is dat er meer verantwoord zou kunnen zijn dan verantwoord mocht worden. Negatieve controle is de controle die zich richt op de vraag of alles wat verantwoord of geboekt zou moeten worden, ook wel verantwoord of geboekt is. Deze controle richt zich dus op de volledigheid. Deze controle voert men uit indien in beginsel de mogelijkheid aanwezig is dat de verantwoording wel eens minder aan zou kunnen geven dat die aan zou moeten geven. 2.2 Controletechnieken. Er zijn een viertal controletechnieken te noemen. De keuze voor één van de technieken hangt af van de te controleren situatie. Hieronder staan de controletechnieken kort beschreven. Totaalcontrole: Controletechniek waarbij gelijksoortige groepen posten op een wijze worden samengevoegd tot totalen. Dit wordt vergeleken met het totaal van de controles die langs een andere weg uit dezelfde basismaterialen of uit andere daarmee samenhangende gegevens zijn verkregen of afgeleid.

Detailcontrole: Controletechniek waarbij iedere post afzonderlijk wordt gecontroleerd. De detailcontrole wordt in principe alleen gebruikt indien de totaalcontrole afwijkingen vertoont. Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen a/d IJssel

5

Steekproef: Controletechniek waarbij men slechts een deel van de daarvoor in aanmerking komende posten in detail controleert. Het aantal posten dat in de steekproef moet vallen, dient te worden bepaald aan de hand van een afweging van zowel offers als het nut van de detailcontrole enerzijds en een steekproef anderzijds. Meestal wordt bij controles gesproken over deelwaarnemingen. Verbandscontrole: Controletechniek waarbij men gebruik maakt van cijfermatige verbanden die op de samenhang tussen prestatie en tegenprestatie, of op technische samenhangen gebaseerd zijn. Ook kan men gebruik maken van cijfers die langs een andere weg uit dezelfde basisgegevens zijn ontstaan. 2.3 Controlemiddelen. Om op doeltreffende wijze de interne controle uit te kunnen oefenen zijn een aantal controlemiddelen beschikbaar. Nu volgt een korte omschrijving van de controlemiddelen die gebruikt worden. Onderzoek van de interne organisatie: De werking en de structuur van de organisatie, alsmede de werking van de gehanteerde procedures worden getoetst. Alle informatie omtrent de controle wordt verzameld en gebundeld. De naleving van de processen is te controleren middels de directe controle. Hierbij zijn ook de risicofactoren in kaart gebracht, waarop een controletechniek toegepast kan worden. De externe controle (in de vorm van de accountantscontrole) steunt in belangrijke mate op de bevindingen uit de interne controle. Cijferbeoordeling: Onder cijferbeoordeling wordt verstaan de analyse en interpretatie van daartoe voorbewerkte getallenreeksen en getallengroeperingen. In het kader van de interne controle biedt dit controlemiddel belangrijke aanknopingspunten. Hierbij moet worden gedacht aan het constateren of een verband al dan niet aanwezig is. Indien een verband dat wel aanwezig hoort te zijn ontbreekt dient de oorzaak hiervan opgespoord te worden. Kortom het is niet alleen het constateren van zaken maar ook het interpreteren van geconstateerde zaken. Interne vastleggingen: Interne vastleggingen kunnen van allerlei aard zijn. Het kan gaan om bewijsstukken, kwijtingen, contracten en andersoortige documenten. Deze vastleggingen dienen als bewijs bij de oordeelsvorming in de controle. Normatieve gegevens: Onder normatieve gegevens worden begrepen normen, standaarden, voorcalculaties, begrotingen en budgetten. Het zijn de gegevens die als norm voor de toetsing van elementen dienen. Bestaanscontrole: Dit is de controle die erop gericht is om vast te stellen of datgene wat opgenomen is in de administratie ook daadwerkelijk aanwezig is. Vormen van bestaanscontrole die genoemd kunnen worden zijn inventarisatie, waarneming ter plaatse, afloopcontrole, saldo-, depot- en bankbevestigingen en raadpleging van openbare registers.


6

Inlichtingen vanwege de gecontroleerde: De inlichtingen vanwege de gecontroleerde dienen als controlemiddel. De hier bedoelde inlichtingen kunnen worden onderverdeeld in twee hoofdgroepen. Te weten: * Toelichtingen ten aanzien van overwegingen en argumenteringen die tot bepaalde financieel-administratieve uitkomsten of behandelingswijzen hebben geleid. * Vermelding van aangelegenheden die invloed hebben op de aan controle onderworpen verantwoording en die nog geen neerslag hebben gevonden in de registraties die bij de uitvoering van de interne controle zijn gemaakt. Bij de uitvoering van de interne controle kunnen dit soort inlichtingen van belang zijn in de oordeelsvorming van de medewerker interne controle. Nu aangegeven is wat onder de belangrijkste controlebegrippen wordt verstaan en wat de belangrijkste controlemiddelen zijn zal in het volgende hoofdstuk aangegeven worden welke maatregelen moeten worden genomen om tot een sluitende administratieve organisatie te komen, annex interne controle


7

3. Administratieve organisatie In de loop der tijd zijn de meeste processen beschreven door de Medewerker administratieve organisatie. Omdat de werkzaamheden constant aan verandering onderhevig zijn en zich jaarlijks nieuwe werkzaamheden ontwikkelen, is het updaten van de processen een doorlopende taak. De beschrijvingen worden te allen tijde zorgvuldig vastgesteld na consensus met de betreffende verantwoordelijke medewerkers en indien van toepassing getoetst aan een geldende verordening en/of wetgeving. Bij het opmaken van het proces is met behulp van alle input waar nodig een controlestap of aanvullende werkwijze in overleg met de verantwoordelijke medewerkers of (eind)verantwoordelijke toegevoegd. Deze aanvullingen of wijzigingen komen voort uit de rechtmatigheidswens van de accountant en/of uit de wens tot vereenvoudiging van de interne controle met het oog op de doelmatigheid. Hierbij kan gedacht worden aan onder andere functiescheiding. Per saldo zijn dus per beschreven werkproces de interne controle aspecten zoveel mogelijk impliciet verwerkt. Uiteraard is het zaak dat elke medewerker die het aan gaat en de direct leidinggevende toezien op de naleving. De dynamiek van onze organisatie als gevolg van veranderende wetgeving, herindeling van werk en overige factoren maakt onderhoud aan de processen van een groot belang. Telkens zullen zich wijzigingen voordoen, welke aanpassingen in de beschrijvingen behoeven. Deze actualisatie dient efficiënt en veelal ad hoc plaats te vinden. De controle hierop alsmede de eindverantwoording hiervoor is middels een mandatering aan het hoofd van de afdeling Financiën en Control gegeven. Deze mandatering faciliteert zo een snelle en adequate procesactualisatie wederom inclusief de beproefde werkwijze van terugkoppeling met procesverantwoordelijke(n). Ook de aanpassingen in de functiebezetting zullen tot snelle acties leiden om de juistheid van informatie te waarborgen. Het in overleg samengestelde eindproduct, zijnde een proces- of procedurebeschrijving wordt door de afdeling financiën ter goedkeuring voorgelegd aan het college, veelal meerdere tegelijk in gebundelde vorm. Slechts na vaststelling van het college wordt het proces organisatiebreed beschikbaar gesteld op schrift en digitaal. Eenmaal gepubliceerd is de werkwijze geformaliseerd en voor een ieder te raadplegen binnen de gemeentelijke organisatie. Deze publicatie gebeurt middels het MAVIM-pakket. Het MAVIM-pakket faciliteert een visioschema voor een totaaloverzicht, de logische stappen al dan niet met keuzemogelijkheden, de aard van de stap/werkzaamheid alsmede een korte beschrijving ervan. Ook wordt per stap de verantwoordelijke medewerker als functionaris vermeld. Daarnaast zijn allerhande aanvullingen mogelijk waaronder: werkinstructies, documenten, uitvoerige beschrijvingen, voorbeelden, brieven, verwijzingen naar programma’s etc. Het uiteindelijke doel is dat de procedure dermate uitvoerig en duidelijk is omschreven dat een ieder redelijkerwijs de taak kan overnemen met “slechts” deze beschrijving tot zijn of haar beschikking. De te volgen stappen van de beschrijving zijn logisch en noodzakelijk om het gewenste eindproduct te behalen en dienen strikt te worden gevolgd. In de bijlage van dit interne controleplan staan alle AO-beschrijvingen van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Ook kan men hierin vinden de staat van deze AO-beschrijvingen (gereed, in concept, o.i.d.) hier vinden.


8

4. Opzet interne controle Op het gebied van begrotingsrechtmatigheid en de uitvoering van interne en externe regelgeving is het ondoenlijk voor de accountant om de naleving van alle regels te controleren binnen het bestek van de jaarrekeningcontrole. Om richting te geven aan de accountantscontrole is het noodzakelijk tot een afbakening te komen van de te controleren onderwerpen die van belang zijn voor de accountantsverklaring. Door het opstellen van een normenkader kan de accountant en de organisatie zich bij de controle vooral richten op die onderdelen die door de raad als belangrijk en relevant zijn bestempeld. Onder een normenkader wordt een overzicht van regels verstaan die door de accountant op naleving kan worden getoetst. Het normenkader is intern tot stand gekomen. De accountant heeft er zijn akkoord voor gegeven. Het opstellen van een normenkader is een belangrijke eerste stap. Het normenkader omvat de weten regelgeving om de rechtmatigheid van de uitgaven na te gaan. De inhoud van het normenkader bepaalt in hoge mate hoe effectief de controle kan plaatsvinden. De uitgaven van de gemeente worden in het verband van de jaarrekeningcontrole hieraan getoetst. Dit kader moet praktisch hanteerbaar zijn voor de controle. Het normenkader is opgesteld met vermelding van interne en externe weten regelgeving, die bepalingen en artikelen bevatten met een financieel belang. Dit kader is ten aanzien van de interne regelgeving limitatief, zodat tijdens de controle niet nog andere regelgeving kan worden betrokken. Het normenkader omvat externe en interne regelgeving. Van de interne regelgeving die in verordeningen is opgenomen is een lijst beschikbaar op de website van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Het is belangrijk om deze vaak omvangrijke lijst om te bouwen tot een praktisch overzicht waarin de niet-relevante besluiten zijn uitgesloten. Het normenkader is uitgesplitst in regelgeving met een financieel belang en zonder financieel belang. Alleen die interne gemeentelijke regelgeving wordt meegenomen voor zover ze een uitwerking is van een rijksregeling of raadsverordening. In de te controleren regels is een prioritering aangegeven op basis van het materiële belang (omvang lasten en baten) dat met de uitvoering gemoeid is. Na deze toetsing blijft een lijst met de belangrijkste regelgeving met een financieel belang over. Vervolgens moeten de te controleren artikelen worden benoemd zodat er heel gericht kan worden gecontroleerd. Het voorgaande proces resulteert in een bestand met een begrotingsrechtmatigheid, een verantwoording op het juiste begrotingsonderdeel en verantwoording in het juiste begrotingsjaar. De controle op de begrotingsrechtmatigheid omvat meerdere aspecten en kan uit verschillende invalshoeken worden benaderd. De verantwoording op het juiste begrotingsonderdeel (programma, algemene dekkingsmiddelen, kostenplaats etc.) en het juiste begrotingsjaar (toerekening volgens het stelsel van lasten en baten) dient primair te worden gewaarborgd door interne procedures. Om het normenkader voor de accountantscontrole te kunnen gebruiken moet het worden geoperationaliseerd. Dat gebeurt via het toetsingskader. In het toetsingskader wordt aangegeven welke (delen van) artikelen van de weten regelgeving moeten worden getoetst in het kader van rechtmatigheidscontrole. Het totale toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole voor gemeenten en provincies bestaat dus uit de eigen regelgeving. De verordeningen worden in het toetsingskader op rechtmatigheid getoetst. Dit betreft minimaal de artikelen met financiële consequenties (recht-, hoogte- en duurbepalingen). Het toetsingskader komt tot stand in goed overleg tussen de accountant, het hoofd van de afdeling Financiën en Control, de concerncontroller en de Medewerker interne controle. Het hoofd van de afdeling Financiën en Control zal jaarlijks het college adviseren over het normenkader en het toetsingskader middels een advies aan de raad. Op het moment dat de raad dit voorstel goedkeurt, is een ieder verplicht zich hieraan te houden. De controle betreft met name de toetsing van de uitgaven aan het normenkader en de relevante Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen a/d IJssel

9

weten regelgeving. Het is vanuit kostenoverwegingen en vanuit organisatorisch inzicht sterk aan te bevelen de controle door een medewerker te laten doen en de accountant dit te laten toetsen. Wanneer de controle tijdig is uitgevoerd zijn ook nog herstelacties mogelijk. Het is ook om een andere reden belangrijk om op de voortgang in het proces te letten. Bepaalde onderwerpen van belang voor de goedkeuring van de gemeentelijke jaarrekening komen van externe partijen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de administratie van de muziekschool (Noorda) en het zwembad (WinConsyst). Het is van belang dat de controles van de vergoedingen gereed zijn voordat de accountant komt. Hetzelfde geldt overigens voor materiële onderdelen die een specifieke verklaring nodig hebben. Een ander belangrijk aandachtspunt is de dossiervorming. Om de tijdens de procesgang verrichte rechtmatigheidstoetsingen achteraf te kunnen reconstrueren, is het van belang dat het opgebouwde dossier voldoende inzicht verschaft in deze handelingen. Om een totale interne controle te krijgen is een procescontrolelijst opgesteld. In deze lijst staan voorop de processen die de Gemeente Krimpen aan den IJssel in een jaar doorloopt. Per proces wordt gekeken of de verordeningen en de AO’s die betrekking hebben op het proces nageleefd worden. In de volgende hoofdstukken worden de procescontroles apart besproken. Jaarlijks worden de bevindingen van de interne controles gerapporteerd aan het Management Team (MT). Dit gebeurt middels een rapportageformulier, gelijk aan de afbeelding hieronder. INTERNE CONTROLE RAPPORTAGE Aan hoofd afdeling F&C Onderwerp van onderzoek: Datum: Aanleiding: Bevindingen:

Het MT bestaat uit alle afdelingshoofden van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Het MT kan op deze manier de bevindingen toedelen aan de afdelingen. Naar aanleiding van de bevindingen kan het MT zonodig tot verbetering besluiten, zodat de organisatie ‘in control’ blijft.


10

5. Interne controle algemene belastingen Risicoanalyse * Het risico dat objecten uit de administratie worden verwijderd of geblokkeerd. Hierdoor wordt de belasting niet geïnd en is daarmee onvolledig. * Het risico dat belastingplichtigen uit de administratie worden verwijderd. Hierdoor wordt de belasting niet geïnd en is daarmee onvolledig. * Het risico dat de belastingtarieven te laag in de administratie worden ingebracht. Hierdoor wordt de belastingopbrengst te laag. * Het risico dat belastingaanslagen worden kwijtgescholden of verlaagd zonder geldige reden. hierdoor wordt de belastingopbrengst onvolledig. * Het risico dat belastinggelden niet op een bank/giro rekening van de gemeente worden ontvangen, maar op een rekening van een derde. * Voor de hondenbelasting bestaat het risico dat het bestand met daarin de geregistreerde honden (onjuist) wordt aangepast. Hierdoor wordt de belastingopbrengst onvolledig. * Voor de onroerend zakenbelasting bestaat het risico dat de WOZ-waarde te laag wordt vastgesteld. Hierdoor wordt de belastingopbrengst onvolledig. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Wet algemene bepalingen omgevingsrecht * Wet waardering onroerende zaken * Invorderingswet * Algemene termijnenwet * Gemeentewet; artikel 220 t/m 220h * Verordening hondenbelasting 2013 * Verordening onroerende zaakbelasting 2013 Beschrijving van de werkzaamheden Voor de Onroerend ZakenBelasting (OZB) en de hondenbelasting werkt de gemeente Krimpen aan den IJssel met het systeem GisVG. In dit systeem worden de tarieven ingevoerd en de aanslagen opgemaakt. Het genereren van de acceptgiro’s en de ontvangsten van de betalingen vinden plaats in het financiële systeem Decade. Als eerste dient gecontroleerd te worden dat de tarieven juist zijn ingevoerd in GisVG. Het risico moet worden uitgesloten dat de tarieven te laag zijn ingevoerd, waardoor de belastingopbrengst te laag is. Deze tarieven worden jaarlijks gecontroleerd door de Medewerker interne controle. Daarnaast vindt er een specifieke controle plaats op 15 adressen. Deze adressen worden uit het belastingbestand, GisVG en het telefoonboek geselecteerd. De selectie vindt op twee manieren plaats, om het risico uit te sluiten dat objecten of belastingplichtigen uit de belastingadministratie worden verwijderd. Hierdoor wordt de belastingopbrengst niet geïnd en is daarmee onvolledig. Bij de controle wordt bekeken of de waarde van de woning in GisVG is ingevuld conform de waarde op het taxatierapport. Ook wordt er gecontroleerd of er in GisVG vermeldt wordt of het een eigenaar of een gebruiker betreft. Er wordt gecontroleerd of er een aanslag is opgelegd, en of op deze aanslag het juiste aanslagnummer en tarief vermeld staat. Indien een belastingschuldige het niet eens is met de aanslag, kan hij/zij bezwaar aantekenen. De Medewerker Beleid, Advies en Projecten B behandelt deze bezwaarschriften. Als bij de structurele controle een woning wordt aangetroffen waarbij de eigenaar of gebruiker bezwaar heeft ingediend, wordt de afhandeling daarvan gecontroleerd. Door de Medewerker administratie B wordt maandelijks een verbandscontrole uitgevoerd tussen de opgelegde aanslagen en de geïnde bedragen. Bij het opleggen van de hondenbelasting bestaan dezelfde risicodefinities en beheersmaatregelen als bij de Onroerend ZakenBelasting. Hier komt tevens bij dat het Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen a/d IJssel

11

bestand met de daarin geregistreerde honden bezien wordt op de juistheid. Om te voorkomen dat de opbrengst onvolledig is. Ook op de hondenbelasting wordt maandelijks een verbandscontrole uitgevoerd tussen de opgelegde aanslagen en de geïnde bedragen. Tevens vindt eenmaal per jaar een bestaanscontrole plaats. Mensen gaan fysiek naar de huizen in de gemeente Krimpen aan den IJssel, bellen aan en vragen aan degene die open doet of er een of meerdere honden in huis zijn. Er wordt ter plaatse gekeken of er zoveel honden aanwezig zijn als men zegt.


12

6. Interne controle leges, markt- en havengelden Risicoanalyse * Het risico dat de verschuldigde leges of gelden niet of te laag worden opgelegd. * Het risico dat boten illegaal buiten de vastgestelde ligplaatsen worden aangemeerd. * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt, waardoor te weinig havengeld wordt geheven. * Het risico dat ligplaatsen worden bezet, zonder dit te melden. * Het risico dat een marktplaats illegaal wordt bezet. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Woningwet * Invorderingswet 1990 * Verordening lijkbezorgingsrechten 2013 * Verordening beheer begraafplaatsen 2003 * Verordening havengelden 2013 * Verordening marktgelden 2013 * Verordening leges 2013 Beschrijving van de werkzaamheden Begraafrechten In de interne controle wordt aandacht besteed aan de begrafenisrechten, de bouwleges, de havengelden en de marktgelden. In de gemeente Krimpen aan den IJssel staan twee begraafplaatsen. Waalhoven en IJsseldijk. Er worden rechten geheven voor het gebruik van de begraafplaats, het gebruik van de bezittingen, werken of inrichtingen van de begraafplaats. En voor het door de gemeente verlenen van diensten in verband met de begraafplaats. Jaarlijks wordt er een voorstel voor de tarieven gemaakt door de Beleidsmedewerker Beleid, Advies en projecten A. Zodra deze tarieven vastgesteld zijn door de raad, worden deze door de Medewerker administratie B ingevoerd in GisVG. Jaarlijks worden door de Medewerker interne controle steekproeven genomen op beide begraafplaatsen. Hierbij wordt gecontroleerd of de aanvraag volledig is, of de juiste tarieven zijn gehanteerd, of de juiste (verantwoordelijke) functionaris de overeenkomst heeft opgesteld en of de financiële afhandeling correct heeft plaatsgevonden. Tevens wordt er maandelijks een verbandscontrole tussen de opbrengsten en de aanslagen uitgevoerd door de Medewerker Administratie B van de afdeling Financiën en Control. Bouwleges De bouwleges worden gecontroleerd door de Medewerker interne controle. Er worden steekproeven genomen onder alle aanvragen. Hierbij wordt bekeken of de aanvraag volledig is ingediend en of de aanvraag binnen de gestelde termijnen afgehandeld is. Deze termijnen moeten overeenkomen met de termijnen in de Woningwet. Tevens wordt er gekeken of de legesbrief en de beschikking vergunningverlening door de juiste persoon is geparafeerd, en of het B&W advies van desbetreffende aanvraag rechtmatig is. Ten slotte moet het juiste tarief gehanteerd zijn. Deze tarieven worden jaarlijks vastgesteld door de raad. De Beleidsmedewerker C maakt het voorstel voor de tarieven en de Medewerker dienstverlening (bouwen&milieu) voert deze na vaststelling in het systeem GisVG in. De tarieven worden door de Medewerker interne controle middels een aparte controle jaarlijks gecontroleerd. De verantwoording in de financiële administratie wordt later in het jaar gecontroleerd.


13

Havengelden Ieder jaar wordt een advies voor de tarieven voor het havengeld door de Medewerker Beleid, Advies en Projecten B van de afdeling Financiën en Control gemaakt. Als de tarieven vastgesteld zijn door B&W worden deze door de Medewerker administratie B ingevoerd in het systeem GisVG. Ten aanzien van de zakelijke gebruikers (beroepsvervoerders) van de haven vindt de heffing giraal plaats. Hierbij wordt het havengeld per kwartaal per bank betaald. De inning hiervan vindt plaats via de afdeling Financiën & Control. Bij de passanten (dagjesmensen) wordt het havengeld contant geheven. De havenmeester besteld bij drukkerij Verloop doorgenummerde bonnenboekjes. Voor ieder passerend vaartuig wordt door de havenmeester een genummerde bon uit het bonnenboekje uitgeschreven. Op de bon staat de naam van het vaartuig, de naam van de eigenaar (of diens vertegenwoordiger) en het bedrag van het havengeld. Van elke uitgeschreven bon wordt een kwitantie aan de eigenaar van het vaartuig (of diens vertegenwoordiger) uitgereikt. Wekelijks komt de havenmeester naar het gemeentehuis om het geld en een overzicht af te dragen aan de Medewerker administratie B. De Medewerker administratie B telt het geld en beheert de kas. Het overzicht wordt door de Medewerker jaarrekening verwerkt in het financiële systeem Decade. De Medewerker administratie B (dit is niet dezelfde medewerker administratie B waaraan het geld wordt afgedragen) voert achteraf een verbandscontrole uit, door de overzichten te vergelijken met de bedragen die geboekt zijn in Decade. Marktgelden De markgelden worden op dezelfde manier opgesteld, vastgesteld en verwerkt als hierboven bij de havengelden beschreven. Op de markt wordt gewerkt met abonnementen. Dit zijn kwartaalabonnementen en jaarabonnementen. De markthandelaar ontvangt hiervoor een aanslag. Deze aanslag kan per bank of contant betaald worden. De inning per bank vindt plaats via de afdeling Financiën & Control. De contante betaling vindt plaats via de marktmeester. De marktmeester draagt een overzicht van het marktgeld en het contante geld aan de Medewerker administratie B af. De Medewerker administratie B legt het geld in de kas. Het overzicht wordt door de Medewerker jaarrekening verwerkt in het financiële systeem Decade. De Medewerker administratie B (dit is niet dezelfde medewerker administratie B waaraan het geld wordt afgedragen) voert achteraf een verbandscontrole uit, door de overzichten te vergelijken met de bedragen die geboekt zijn in Decade. Kas burgerzaken Ieder jaar worden de legesbedragen middels een B&W advies vastgesteld. Deze bedragen kunnen een indexering van het voorgaande jaar zijn of berusten of nieuwe landelijke weten regelgevingen. De Medewerker interne controle controleert direct na vaststelling of de juiste bedragen in het systeem KAS4all doorgevoerd zijn. De omzet die verkregen wordt op de dagen dat het Publiekscentrum geopend is, wordt door de Teamleider publiekscentrum aan het einde van de dag gecontroleerd met de kasstaat. De kasstaat bewaart de Teamleider publiekscentrum en het geld wordt afgedragen aan Medewerker administratie B. De Medewerker administratie B telt het geld nogmaals. Aan het einde van de maand wordt door Medewerker administratie B een verbandscontrole uitgevoerd tussen het afgedragen geld en de kasstaten. Daarna wordt het geld afgestort bij Brinks. Eén keer per maand worden de kaslades geteld door de Medewerker administratie B, om na te gaan of het standaard bedrag aanwezig is. Maandelijks ontvangt de gemeente Krimpen aan den IJssel een factuur van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met betrekking tot de uitgegeven reisdocumenten en een factuur van de Rijksdienst voor het Wegverkeer met betrekking tot de uitgegeven rijbewijzen. De Medewerker administratie B gaat na hoeveel reisdocumenten en rijbewijzen er diezelfde maand uitgegeven zijn bij het Publiekscentrum van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Zodoende kan de Medewerker administratie B controleren of het


14

aantal reisdocumenten en rijbewijzen welke via het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Rijksdienst voor het Wegverkeer is aangevraagd gelijk is aan het aantal reisdocumenten en rijbewijzen die uitgegeven zijn via het Publiekscentrum van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Tevens voert de Medewerker administratie B een controle uit op de betalingen van de huwelijksvoltrekkingen. De Medewerker administratie B krijgt van Medewerker burgerlijke stand een overzicht van de aangevraagde huwelijksvoltrekkingen. De Medewerker administratie B zoekt in het financiële systeem Decade op of naar de betreffende personen een rekening is gestuurd en of deze rekening is betaald.


15

7. Interne controle treasury Risicoanalyse * Het risico dat het aantrekken van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt * Het risico dat het uitzetten van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een lening in aanmerking te komen. * Het risico dat rente en/of aflossing wordt ontvangen op een privérekening van een ambtenaar. * Het risico van ongewenste speculaties, innemen van gevaarlijke posities, niet afsluiten van overeenkomsten tegen de meest gunstige condities, gebruik maken van (koers)gevoelige informatie * Het risico dat het verstrekken van garanties niet onafhankelijk plaatsvindt. * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt versterkt teneinde voor een garantiestelling in aanmerking te komen. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Treasurystatuut * Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) * Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheid (RUDDO) * Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (UFDO) Beschrijving van de werkzaamheden In de gemeente Krimpen aan den IJssel worden deposito’s, kortlopende en langlopende leningen afgesloten. Bij het uitzetten of aantrekken van gelden bestaat het risico dat dit niet onafhankelijk plaatsvindt. Om dit risico zo klein mogelijk te maken zijn een aantal beheersmaatregelen getroffen. Eén van de belangrijkste beheersmaatregel is het opstellen van een correct en volledig treasurystatuut. Op 20 april 2010 is het treasurystatuut van de gemeente Krimpen aan den IJssel vastgesteld. Hierin staat het treasurybeleid van de gemeente alsmede de uitgangspunten en de randvoorwaarden voor het aantrekken en uitzetten van gelden. In het treasurystatuut staat aangegeven wat de doelstellingen zijn en binnen welke richtlijnen en limieten deze doelstellingen gerealiseerd dienen te worden. De offertes voor de leningen worden opgevraagd door de Medewerker jaarrekening. De Medewerker jaarrekening adviseert het hoofd van de afdeling Financiën en Control over de financiële positie van de gemeente en adviseert over de af te sluiten leningen. Het hoofd van de afdeling Financiën en Control beslist of en waar een lening afgesloten cq. opgenomen wordt. Vervolgens zal de Medewerker jaarrekening de lening afsluiten of opnemen. Op deze manier is er een duidelijke functiescheiding. Behalve toetsing aan het treasurystatuut, worden de uitzettingen van gelden getoetst aan de Wet Fido, de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden. Het belangrijkste uitgangspunt hierbij, wat de interne controle aangaat, is het beheersen van financiële risico’s. De banken waarmee verbintenissen worden aangegaan moeten ten minste beschikken over een AA-rating afgegeven door ten minste twee ratingbureau’s en kunnen aantonen dat ze ten minste over een AA-minusrating beschikken afgegeven door ten minste twee ratingbureau’s. Ook moeten de banken onder toezicht staan van een toezichtinstantie binnen de Europese Economische Ruimte. Een andere relevante bepaling uit de Wet Fido is dat uitzettingen van middelen een prudent karakter moeten hebben en niet gericht mogen zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico’s. Met name bij overschrijding van een kasgeldlimiet, risiconorm of netto vlottende schuld worden extra controles uitgevoerd.


16

Een andere beheersmaatregel is het vastleggen van de offerteaanvragen, het vastleggen van het contract en het periodiek rapporteren. De Medewerker jaarrekening verzorgt dit en maakt hiervan een deugdelijke dossiervorming. Op de leningsovereenkomst wordt het banknummer van de gemeente vermeld. Hetzelfde bankrekeningnummer en de NAW-gegevens worden op alle uitgaande brieven vermeld. Dit is de beheersmaatregel die genomen is om te voorkomen dat de rente en/of aflossing op rekening van de ambtenaar terecht komt. De Medewerker interne controle controleert of de gegevens overeenkomen met de financiële administratie. Ter verantwoording van de leningen, wordt jaarlijks door de Medewerker jaarrekening een Modelstaat A gemaakt. Hierop staat de stand van de lening zoals die op 31 december van het betreffende jaar is. Eenmaal per jaar worden de leningen gecontroleerd. De Medewerker interne controle gaat na of alle weten regelgeving alsmede de beheersmaatregelen in acht zijn genomen.


17

8. Interne controle Single Information Single Audit Risicoanalyse * Het risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig worden gedeclareerd * Het risico dat subsidiegelden niet worden verantwoord en/of ontvangen door de organisatie * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Regeling opvang asielzoekers (ROA) * Onderwijsachterstandenbeleid-niet GSB (OAB) * Wet Educatie Beroepsonderwijs niet G-31 * Subsidieregeling aanpak zwerfafval 2007-2009 * Inburgering (oude stelsel) * Inburgering (nieuwe stelsel) * Investering stedelijke vernieuwing (ISV) * Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw) * Wet Werk en Bijstand (WWB) inkomens- en werkdeel * Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte werkloze Werknemers (IOAW) * Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) * Bijstandverlening Zelfstandigen (Bbz) * Invoering Centra voor Jeugd en Gezin (CJG) Beschrijving van de werkzaamheden Single Information Single Audit (SISA) is een systematiek die in Nederland door de Rijksoverheid is ingevoerd voor de verantwoording van onder andere specifieke uitkeringen aan lagere overheden. Hierdoor hoeven gemeenten en provincies voortaan nog maar op 1 moment (Single Information) informatie aan het Rijk te leveren. Bij de controle van deze informatie wordt vervolgens gesteund op de controle die de organisatie zelf al uitvoert (Single Audit). De Rijksoverheid voert hiervoor geen aparte controle uit. Het komt er dus op neer dat de Rijksoverheid meer op hoofdlijnen zal sturen en meer verantwoordelijkheden bij de lagere overheden legt. De Rijksoverheid wil met de Single Information Single Audit systematiek de volgende doelen behalen: - een vermindering van het aantal bestaande specifieke uitkeringen. - zoveel mogelijk beleid- en bestedingsvrijheid en zo min mogelijk verantwoordingsbureaucratie voor de overblijvende en nieuwe specifieke uitkeringen. De verantwoordingsinformatie dient ingevuld te worden door de medewerkers die met bovenstaande weten regelgeving te maken hebben. Dit gebeurd in de zgn. verantwoordingsbijdrage Sisa, welke gepubliceerd wordt. Alle informatie wordt verzameld door de Medewerker interne controle. De Medewerker interne controle analyseert de gegevens en controleert de ingevulde verantwoordingsinformatie met de fysieke documenten. Om te kunnen vaststellen of de interne controle volledig en betrouwbaar is wordt een rechtmatigheidsonderzoek uitgevoerd door medewerkers van Deloitte. Hierin wordt opgenomen de uitvoering van de Wet Werk en Bijstand (WWB), de uitvoering van de Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte werkloze Werknemers


18

(IOAW), de uitvoering van de Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) en de uitvoering van de Bijstandverlening Zelfstandigen (Bbz). Na afsluiting van het onderzoek wordt een rapport geschreven en aangeboden aan de gemeente.


19

9. Interne controle grondexploitatie Risicoanalyse * Het risico dat grondaankopen en verkopen niet onafhankelijk plaatsvinden of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat. * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een grondpositie in aanmerking te komen. * Bij grondaankopen bestaat het risico dat valse schonegrondverklaringen worden overlegd. * Het risico dat bij de planontwikkeling wordt gekozen voor een suboptimale en/of nietonafhankelijke invulling. * Het risico dat de mogelijke verwachte verliezen op onderhanden werk niet tijdig zichtbaar worden. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Europese aanbestedingsregels * Grondexploitatiewet * Wet Ruimtelijke Ordening Beschrijving van de werkzaamheden De grondexploitatie omvat alle grondaankopen en grondverkopen van de gemeente, alsmede het geschikt maken van gronden voor bebouwing, om ze als bouwgrond te verhandelen. De Medewerker interne controle voert controles uit op de aankopen, verkopen en ontwikkelingen van de gronden. Bij de grondaankopen en -verkopen bestaat het risico dat dit niet onafhankelijk plaatsvindt of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat. Hiervoor zijn enkele beheersmaatregelen genomen, welke door de Medewerker interne controle structureel nagekeken worden. Als eerste moet door het college van B&W een grondvoorraad of grondbehoefte vastgesteld worden. Er moet een haalbaarheidsonderzoek voor de kosten zijn uitgevoerd. Dit houdt tevens in dat er een kostprijsberekening (voorcalculatie) opgesteld dient te worden. Deze kostprijsberekening dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld en opgenomen in de meerjarenbegroting van de gemeente. De kostprijsberekening dient periodiek te worden geactualiseerd. De gemeenteraad van de gemeente Krimpen aan den IJssel wordt twee maal per jaar (middels de voor- en najaarsnota) geïnformeerd over de grondexploitatie. Een actuele en consequent bijgehouden projectadministratie leidt tot volledigheid van de opbrengstverantwoording. Ook de actualisatie dient door de raad vastgesteld te worden. Na de grondverkopen wordt de voorcalculatie met de nacalculatie vergeleken. Zodoende kunnen meer- en/of minderkosten snel in kaart gebracht worden en bekeken worden wat hiervan de oorzaak is. Het aankoopbesluit moet ondertekend zijn door het college van B&W of door een bevoegde ambtenaar. De aankopen dienen te passeren door gerenommeerde notarissen. En de aankoopwaarde dient getaxeerd te worden door een taxateur die onafhankelijk is van de makelaar. Het taxatierapport dient niet ouder te zijn dan een jaar. De identiteit van de verkoper dient vastgesteld te worden, ter voorkoming van o.a. ABC-constructies. Indien de gronden zijn aangekocht controleert de Medewerker interne controle of de mate van bodemvervuiling van de gronden is vastgesteld. Dit vanwege het risico dat er valse schonegrondverklaringen overlegd kunnen worden. De Medewerker interne controle toetst de grondexploitatie van de gemeente Krimpen aan den IJssel aan de Wet Ruimtelijke Ordening. Doelstelling van de Wet Ruimtelijke Ordening is een goede regeling voor kostenverhaal en enkele locatie-eisen bij particuliere projectontwikkeling. Dit omvat zowel een privaatrechtelijk als een publiekrechtelijk spoor.


20

In sommige gevallen wordt de grondontwikkeling volledig uitbesteed aan het Technisch Bureau Krimpenerwaard. Derhalve wordt hierop door de Medewerker interne controle geen controle uitgevoerd. Indien het krediet het drempelbedrag om Europees aan te besteden overschrijdt, wordt deze door de Medewerker interne controle getoetst aan de externe regelgeving welke geldt voor de Europese aanbestedingen. Nieuw in 2012 is de MeerjarenPerspectief Grondexploitaties (MPG). Het MPG is een sturingsinstrument voor de gemeenteraad, college en de ambtelijke organisatie. Het is een financieel instrument dat de kosten, baten en risico’s in beeld brengt. Behalve een nieuw instrument is het MPG ook een nieuwe werkwijze. Deze werkwijze heeft de tijd nodig om volledig ontwikkeld te worden. In 2013 zal door de gehele organisatie gewerkt worden met het MPG. Voor het eerst zal in 2014 hierop een interne controle plaatsvinden.


21

10. Interne controle investeringen Risicoanalyse * Het risico dat budgetten niet zijn onderbouwd met hiervoor te verrichten gemeentelijke taken. * Het risico dat de bestelling wordt geplaatst door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden. * Het risico dat de gunning van opdrachten niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. * Het risico dat facturen worden betaald waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties. * Het risico dat de werkzaamheden gedurende de realisatie van een project niet conform de afspraken worden uitgevoerd. * Het risico dat opdrachten voor meer- en minderwerk niet op juiste gronden en/of ten onrechte worden verstrekt en betaald. * Het risico dat de nacalculatie van uitgevoerde opdrachten en werken niet onafhankelijk plaatsvindt. * Het risico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Verordening financiële functie gemeente Krimpen aan den IJssel * Europese aanbestedingsregels * Regeling budgethouderschap * Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) Beschrijving van de werkzaamheden In artikel 14 van de verordening op basis van art. 212 Gemeentewet is bepaald dat het college zorg moet dragen voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie. Dit komt naar voren in de verordening financiële functie Krimpen aan den IJssel. Deze regeling omvat de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Daarnaast moet de gemeente voldoen aan Europese richtlijnen. Aanbestedingen moeten volgens de EU-richtlijnen aan drie vereisten voldoen, namelijk transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Bovendien zijn er grensbedragen vastgesteld wanneer men als (lagere) overheidsinstantie Europees moet aanbesteden. In het kader van de rechtmatigheid heeft de interne controle als doel de risico’s op het verstrekken van opdrachten welke in strijd zijn met eigen verordeningen, de begrotingsregels en de EU-aanbestedingsregels te verlagen tot een aanvaardbaar niveau. Onder aanvaardbaar niveau moeten de goedkeuringstoleranties worden verstaan die het BAPG (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) bepaalt ten aanzien van fouten en onzekerheden in de jaarrekening. De Medewerker interne controle neemt jaarlijks steekproeven uit de investeringen. Er wordt gecontroleerd op de kredietaanvraag, kredietbewaking, het aanbestedingstraject en een controle op de gemaakte kosten. De kredietaanvraag kan gedaan worden middels de begroting, of afzonderlijk. In de begroting wordt een bestedingsplan opgenomen. Het bestedingsplan geeft de geplande investeringen aan voor het volgende jaar.


22

Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke investeringen die op het bestedingsplan voor dat jaar voorkomen, de raad op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen (bestuurlijke begrotingswijziging). De investeringskredieten van de overige investeringen worden middels administratieve begrotingswijzigingen voorgelegd aan het college. De kredietbewaking wordt begeleid door de budgethouder die verantwoordelijk is voor het dagelijks beheren van de door het college aan hem/haar gemandateerde budgetten. Het aanbestedingstraject begint bij een bestek. Vervolgens moeten er minstens drie offertes aangevraagd zijn. Er dient een gunningvoorstel en een opdrachtbrief, ondertekend door de budgethouder, te zijn. Dit alles dient in een goede dossiervorming gearchiveerd te worden. Indien er redenen zijn om af te wijken van het aanvragen van drie offertes neemt het college daarover een met reden omkleed besluit. In het geval dat een drempelbedrag van de Europese Aanbestedingen overschreden wordt, zal de Medewerker interne controle hierop een aparte controle verrichten. Dit splitst zich in een openbare aanbesteding en een nietopenbare aanbesteding. Als laatste wordt een controle verricht op de kosten die gemaakt zijn naar aanleiding van de investering. De investering dient op de juiste manier verwerkt te zijn in het financiële systeem. De kosten die gemaakt zijn dienen op de juiste manier bij de gemeente te zijn gedeclareerd. En de daarvoor bevoegde personen dienen de factuur te controleren en paraferen. Deze interne controle maatregelen zijn echter niet van toepassing op alle investeringswerken. Daar voor de beoordeling van bouwtechnische en de civieltechnische projecten het Technisch Bureau in de Krimpenerwaard (TBK) ingeschakeld wordt. Het TBK verzorgt op basis van de voorgenomen investeringen van de gemeente Krimpen aan den IJssel de voorcalculatie en het offertraject. Op basis van de offertes wordt een bestek opgemaakt, waar het bestuur van de gemeente Krimpen aan den IJssel een keuze voor de aanbesteding maakt. De werkzaamheden die door het TBK worden uitgevoerd vallen buiten de interne controle. De interne controle vangt aan bij het punt waarop de gemeente Krimpen aan den IJssel de werkzaamheden weer oppakt.


23

11. Interne controle inkoop Risicoanalyse * Het risico dat facturen worden gestuurd aan de gemeente waar geen tegenprestatie aan ten grondslag ligt. * Het risico dat privé uitgaven ten laste van de organisatie worden gebracht * Het risico dat Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Gemeentewet * Regeling budgethouderschap * Budgetnota * Inkoopvoorwaarden Beschrijving van de werkzaamheden Inkoop is noodzakelijk voor de productie van goederen en diensten. Voor de inkopen worden facturen ontvangen ongeacht het goederen dan wel diensten betreft. De controle van de inkoopfacturen kan onderverdeeld worden in drie processen. Als eerste de beslissing tot inkoop met de daarbij behorende offerte aanvragen. Als tweede de controle op de facturen. En als derde het betalen van de facturen. Bij de controle van de inkopen worden gedurende het hele jaar steekproeven genomen. Bij de eerste fase, de beslissing tot inkoop, bestaat het risico dat de bestelling niet onafhankelijk plaats vind of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat. Om dit te vermijden, wordt tijdens de interne controle bekeken of de controle op de beslissing tot inkoop reëel was. Er wordt gekeken of en hoeveel offertes aangevraagd zijn. En er wordt gecontroleerd of er een goed onderbouwd advies van B&W is. De opdrachtbrief dient aan te geven waarom er voor die leverancier gekozen is. Van de bestellingen die telefonisch gedaan zijn, dient een vastlegging aanwezig te zijn. Zodra de bestelde goederen binnenkomen wordt, door degene die de bestelling geplaatst heeft, nagegaan of alles is geleverd. Daarna wordt de factuur per post verstuurd. Soms wordt door de leverancier gevraagd om een aanbetaling. In dat geval stuurt de leverancier eerst een factuur. De route die de facturen volgen door de organisatie dient impliciet gecontroleerd te worden. Bij binnenkomst wordt een factuur op afdeling Informatievoorziening en Vastgoed ingescand in het systeem Corsa. Vervolgens wordt op de afdeling Financiën & Control door de Medewerker administratie B nagegaan of alle facturen ingescand zijn. En of het originele facturen betreffen. Geen kopieën of faxen. Alleen op de gemeente te naamgestelde facturen worden ingeboekt. Dit laatste om te voorkomen dat privé uitgaven ten laste van de gemeente worden gebracht. Daarna stuurt de Medewerker administratie B de facturen digitaal door naar de assistente van de afdeling die de inkoop gedaan heeft. De assistente stuurt de factuur digitaal door naar de budgethouder, waarna de factuur naar de budgetbeheerder gaat. Zodra beide de factuur gecodeerd en geaccordeerd hebben komt de factuur weer terug bij de Medewerker administratie B. Zodra de factuur retour is bij de afdeling Financiën en Control, controleert de Medewerker administratie B of er op deze codering geboekt kan worden. En of er nog voldoende budget is om de factuur te betalen. De feitelijke verantwoordelijkheid blijft echter bij de budgethouder. De facturen worden doorlopend genummerd. Alle factuurregels die ingevoerd zijn in het financiële systeem worden gecontroleerd door de Medewerker jaarrekening of de Teamleider financieel beheer. Daarna worden de facturen betaalbaar gesteld.


24

De Medewerker interne controle zal bij de controle op de inkoopfacturen vooral de rechtmatigheid en de volledigheid bekijken. De rechtmatigheid omvat vragen als: mag er op het budget geboekt worden? Horen het budget en de factuur bij elkaar? Is er een bevoegdheid tot coderen en paraferen? De volledigheidscontrole omvat de vraag of alle gegevens ingevuld zijn. De routing van de facturen wordt, nadat er met digitalisering van de facturen gewerkt wordt, nagekeken op de juiste en voldoende functiescheidingen. Het risico dat facturen worden gestuurd aan de organisatie waar geen tegenprestatie aan ten grondslag ligt wordt middels deze functiescheidingen ondervangen. De functiescheidingen in het financiële systeem ondervangen het risico dat een medewerker een bestaande factuur op zijn/haar privé rekening laat uitbetalen. Ook wordt de relatie geverifieerd aan de hand van zijn naam en bankrekeningnummer.


25

12. Interne controle personeelskosten Risicoanalyse * Het risico dat in de personeels- en salarisadministratie personen zijn opgenomen die niet in dienst zijn. * Het risico dat personeelsleden hogere beloningen en/of hogere emolumenten krijgen, dan waar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben. * Het risico dat niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd. * Het risico dat privé uitgaven worden gedeclareerd * Het risico dat niet-gewerkte uren als werktijd worden verantwoord * Het risico dat tijd wordt geschreven om kosten tussen budgetten te verschuiven * Het risico dat fractievergoedingen worden gebruikt voor oneigenlijke doeleinden * Het risico dat vergoedingen worden uitbetaald waarvoor geen prestaties verricht zijn. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * CAR-UWO * Bezoldigingsverordening * Consignatieregeling * Regeling reis- en verblijfkosten * Regeling reis- en verblijfkosten bij overwerk * Regeling toeslag inzameldienst * Garantieregeling voor 55-jarigen * Regeling gratificaties en attenties * Regeling vakantieverlof * Uitvoeringsregeling schade aan kleding en uitrusting * Regeling telefoonkostenvergoeding * Regeling premie schadevrij rijden * Regeling vergoeding overwerk op zaterdag op losperron * Regeling tropenrooster * Uitvoeringsregeling overschrijven verlofdagen * Regeling buitengewoon verlof voor jeugd- en jongerenwerk * Uitvoeringsregeling overwerk * Spaarloonverordening * Verordening rechtsposities bestuurders * Regeling promotie en beloningssysteem * Regeling teambuilding * Uitkering en pensioenverordening wethouders * Regeling optreden gemeente(bestuur) bij jubilea, kampioenschappen en andere gebeurtenissen Beschrijving van de werkzaamheden Salarissen bedragen ongeveer 20% van de totale uitgaven van de Gemeente Krimpen aan den IJssel. Een goede doeltreffende interne controle op deze categorie uitgaven is derhalve noodzakelijk. Dagelijks wordt uit het salarissysteem RAET een dagstaat uitgedraaid. Op deze dagstaat staan alle op die dag gedane mutaties. De dagstaat wordt dagelijks nagekeken door de Medewerker beleid, advies en projecten C. De Medewerker beleid, advies en projecten C gaat na of de mutaties conform de officiële documenten gedaan zijn. De controle op de lonen en salarissen vindt structureel plaats. Bij deze controle worden steekproeven genomen. Om zoveel mogelijk risico’s uit te sluiten worden er diverse


26

controles uitgevoerd. Zo wordt er een controle uitgevoerd in de dossiers van de personeelsleden die in dienst zijn gekomen. Alle gegevens van de formele aanstellingsbrief worden geverifieerd met de loonadministratie. Er wordt gekeken of de juiste salarisschaal met het bijbehorend salaris gehanteerd wordt. En er wordt gekeken of er een kopie van het legitimatiebewijs in het dossier aanwezig is. Bij de controle op de personeelsleden die uit dienst zijn gegaan worden de documenten van het beëindigen van het dienstverband geverifieerd met de uitbetaling van het laatste salaris. Bij het laatste salaris moeten naast het juiste salaris, ook de toeslagen juist uitbetaald zijn. Deze toeslagen zijn de eindejaarsuitkering, de vakantie-uitkering, vergoeding EHBO, etc. Indien een personeelslid een verhoging of verlaging qua uren in het dienstverband heeft gekregen, wordt er gekeken naar de rechtmatigheid van de aanvraag en uitvoering van deze verhoging cq. verlaging. De vaste toelagen van de personeelsleden worden onderzocht. Hierbij wordt gecontroleerd waar de vaste toelage uit bestaat. Of het personeelslid, welke de toeslag ontvangt, recht heeft op deze toeslag. En of de toeslag juist berekend is. Er wordt een controle uitgevoerd op het declareren van de onkosten. Qua onkosten moet gedacht worden aan reis- en verblijfkosten, onregelmatigheidstoeslagen, kledingtoelagen, overwerk, studiekosten, piketvergoedingen, regeling schadevrij rijden, etc. Het declareren van de onkosten moet middels een standaardformulier voorzien van de benodigde handtekeningen. Declaratieformulieren die voor de 10de dag van de maand ingeleverd zijn, moeten bij het eerstvolgende salaris uitbetaald worden. De declaraties kunnen tot drie maanden na de maand van uitgave gedeclareerd worden. Ook worden er steekproeven genomen onder personeelsleden waarbij geen mutatie is geweest tegenover het voorgaande jaar. De salarisstrook is hierbij het uitgangspunt. Alle betalingen en inhoudingen hiervan worden gecontroleerd op rechtmatigheid en volledigheid. Bij alle steekproeven wordt gekeken of de documenten door de daarvoor bevoegde personen zijn ondertekend.


27

13. Interne controle subsidies Risicoanalyse * Het risico dat (te hoge) subsidies worden verstleend waarbij een ambtenaar of bestuurder privé belangen heeft. Voorbeelden hiervan zijn: doorbetaling aan ambtenaar, bestuurder en/of relaties. Of bevoordeling van organisaties waarbij een ambtenaar of bestuurder belang of privé voordeel heeft. * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een subsidie in aanmerking te komen. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. * Het risico dat bij voorschot betaalde subsidies niet (tijdig) worden vastgesteld. Wet- en regelgeving * Algemene Subsidieverordening 2013 * Algemeen subsidiebeleidskader 2013 * Subsidiebeleidsregels * Algemene Wet Bestuursrecht (titel 4) Beschrijving van de werkzaamheden De interne wetgeving met betrekking tot de subsidies wordt omschreven in de Algemene Subsidieverordening. In de Algemene Subsidieverordening spreken we van verschillende subsidies. Te weten de erkenningsubsidie, de budgetsubsidie, de investeringsubsidie en de projectsubsidie. De erkenningsubsidie wordt verleend aan niet-professionele instellingen als waardering voor het uitvoeren van activiteiten zonder dat de subsidie een relatie heeft met de hoogte van de kosten van de activiteiten. De kern van deze niet-professionele instellingen bestaat uit vrijwilligers, daarnaast kan uiteraard gebruik gemaakt worden van betaalde beroepskrachten, zoals trainers of dirigenten. De budgetsubsidie is bedoeld voor professionele instellingen en wordt verstrekt ter uitvoering van activiteiten, die zodanig van belang worden geacht dat die naar aard en omvang kunnen worden beïnvloed. De kern van deze professionele instellingen wordt gevormd door beroepskrachten, waarnaast uiteraard vele vrijwilligers actief kunnen/mogen zijn. De investeringsubsidie is een subsidie voor de kosten van nieuwbouw, verbouw of uitbreiding van een accommodatie voor alle instellingen of kosten van inrichting van een accommodatie, aanschaf, vervanging of uitbreiding van duurzame gebruiksgoederen voor alle instellingen. De projectsubsidie kan worden verllend voor een eenmalige activiteit en/of experiment. Alle bepalingen omtrent deze subsidies staan in de Algemene Subsidieverordening. De Medewerker interne controle neemt steekproeven onder alle soorten subsidies. Bij het verlenen van een subsidie bestaat het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt, teneinde voor een subsidie in aanmerking te komen. Bij het verlenen van subsidies bestaat het risico dat te hoge subsidies worden verstrekt. Ook houdt de interne controle rekening met het risico dat de ambtenaar privé belangen heeft, bijvoorbeeld bij het verstrekken van een subsidie aan een organisatie waar de ambtenaar belang bij heeft. De interne controle richt zich op de aanvraag, verlening, bevoorschotting en vaststelling. De wijze van aanvragen staat nauwkeurig omschreven in de Algemene Subsidieverordening. Voor iedere soort subsidie bestaan andere regels. Bij de interne controle wordt gekeken of de aanvraag op tijd is ingediend. Vervolgens wordt gekeken of alle stukken die bij de aanvraag ingeleverd moeten worden aanwezig en volledig zijn. Indien alles op tijd, aanwezig en volledig is wordt de aanvraag behandeld door de vakinhoudelijk (beleids)medewerker. De (beleids)medewerker toets de aanvraag en levert de benodigde informatie aan voor de vergadering van het college van B&W, in het geval van budget- en erkenningsubsidies wordt gestreefd om deze gelijktijdig te verlenen in een advies. Het college neemt een besluit voor Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen a/d IJssel

28

de budgetsubsidies op basis van dit verzameladvies. Hetzelfde geldt voor het verzameladvies van de erkenningsubsidies. Dit advies is een belangrijk controlepunt. De Medewerker interne controle controleert of conform de Algemene Subsidieverordening is gehandeld. Indien de subsidies zijn verleend stelt de Medewerker interne controle vast dat de gesubsidieerde instelling op de hoogte is gesteld van de verlening. Hiervoor dient een, door het bevoegde orgaan, ondertekende beschikking (mogelijk met subsidieovereenkomst) verzonden te zijn. Nadat de subsidie is verleend aan een instantie zal tot bevoorschotting worden overgegaan. De Medewerker interne controle stelt, middels een deelwaarneming, vast of de verleende subsidie wordt betaald aan de juiste instelling. Controle vindt plaats door de betaalopdracht te controleren op rechtmatigheid. Na afloop van het subsidiejaar dient de gesubsidieerde instelling een verantwoording bij de gemeente in. De Medewerker interne controle stelt vast dat de verantwoording op tijd is binnengekomen bij de gemeente, en of de verantwoording door de juiste medewerker behandeld is. Net als bij de verlening wordt er door de medewerkers informatie aangeleverd om tot een verzameladvies te komen. In de financiële paragraaf van het advies dient de dekking van de subsidie te zijn aangegeven. Het college besluit om de subsidies vast te stellen. Zodra dit advies is behandeld door B&W, wordt er een beschikking naar de gesubsidieerde instantie verstuurd. Deze beschikking dient ondertekend te zijn door het bevoegde orgaan. Indien de gesubsidieerde instantie een bedrag dient terug te betalen wordt de afloop hiervan gecontroleerd. Alle genoemde interne controlehandelingen worden minstens één keer per jaar uitgevoerd. Alle hieruit voortvloeiende bevindingen worden vastgelegd, zodat de externe controle hierop kan steunen.


29

14. Interne controle muziekschool Risicoanalyse * Het risico dat lesgelden niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt (bv. over leeftijd, inkomen, woonplaats, enz.) waardoor een te lage prijs wordt betaald. Of onterecht gebruik wordt gemaakt van de faciliteiten van de muziekschool. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. * Het risico dat niet iedere deelnemer een lesgeld nota ontvangt. Wet- en regelgeving * Verordening tarieven Muziekschool 2013 Beschrijving van de werkzaamheden Voor het volgen van cursussen aan de muziekschool is lesgeld verschuldigd. Het verschuldigde lesgeld is afhankelijk van de leeftijd en de cursussoort. De deelname aan de cursus vindt plaats door middel van aanmelding. Ieder nieuw cursusjaar worden de tarieven van de muziekschool vastgesteld middels een raadsbesluit. Het Hoofd beheer en accommodaties maakt jaarlijks het advies voor deze tarieven. Door de Medewerker interne controle worden de tarieven die de muziekschool publiceert in een folder vergeleken met de tarieven die in de verordening staan. Als daar verschillen uit komen, wordt bij de muziekschool nagegaan welke tarieven juist zijn. Indien de tarieven in de folder onjuist blijken te zijn wordt de folder aangepast. Indien de tarieven uit de verordening onjuist blijken te zijn, leidt dit tot een nieuw raadsbesluit. De aanmeldingen worden door de toekomstige leerlingen middels een aanmeldingsformulier, dus schriftelijk, gedaan bij de administratie van de muziekschool. De Administratief medewerker muziekschool geeft het aanmeldingsformulier aan de desbetreffende muziekleraar. De muziekleraar neemt contact op met de toekomstige leerling. De muziekleraar maakt een afspraak met de toekomstige leerling omtrent de lestijd en het lesgeld. Uiteraard word de afspraak omtrent het lesgeld gedaan conform de dan geldende tarieven. De muziekleraar houdt middels een presentielijst bij wie er deelneemt aan zijn/haar lessen. De Medewerker interne controle controleert of de juiste personen deelnemen aan de lessen. Eenmaal per maand worden de namen van de deelnemers aan de muzieklessen doorgegeven aan de Medewerker beheer informatie en administratie. De Medewerker beheer informatie en administratie factureert de lesgelden vanuit het systeem Noorda. Van iedere factuur wordt een kopie naar de afdeling Financiën en Control gestuurd. De Teamleider financieel beheer zet de facturen in het financiële systeem Decade. Zodra de betalingen binnenkomen worden deze afgeletterd door de Medewerker administratie B. Hiermee wordt gecontroleerd of de facturen betaald zijn. De Medewerker interne controle neemt structureel steekproeven onder de crediteuren. De muziekschool verhuurt instrumenten aan leerlingen. Door de Medewerker interne controle wordt een verbandscontrole uitgevoerd met betrekking tot de verhuur van de instrumenten. Tevens zal er structureel een kascontrole plaatsvinden. Hierbij worden de inkomsten en uitgaven gecontroleerd op juistheid en rechtmatigheid.


30

15. Interne controle zwembad Risicoanalyse * Het risico dat lesgelden niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt (bv. over leeftijd, inkomen, woonplaats, enz.) waardoor een te lage prijs wordt betaald. Of onterecht gebruik wordt gemaakt van de faciliteiten van het zwembad. * Het risico dat entreegeld niet of te laag wordt ontvangen en/of verantwoord. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Besluit tarieven zwembad 2013 Beschrijving van de werkzaamheden Een voorstel voor de tarieven van het zwembad en de accommodaties word jaarlijks door het Hoofd beheer en accommodaties aan B&W voorgelegd. De vaststelling van de tarieven gebeurt bij raadsbesluit. De vastgestelde tarieven worden door de Bedrijfsleider zwembad in het systeem Win-Consyst ingevoerd. De Medewerker interne controle vergelijkt het voorstel met de in Win-Consyst ingevoerde bedragen. Als daar verschillen uit komen, wordt bij het zwembad nagegaan welke tarieven juist zijn. Indien de tarieven in het Win-Consyst onjuist blijken te zijn worden deze aangepast. Indien de tarieven uit de verordening onjuist blijken te zijn, leidt dit tot een nieuw raadsbesluit. De verenigingen en de scholen krijgen van de Medewerker administratie B een acceptgiro toegestuurd. De inning hiervan vindt plaats via de afdeling Financiën & Control. Het entreegeld en het lesgeld wordt aan de kassa betaald. Iedere week wordt het contante geld afgestort bij Brinks. Deze afstorting en de pinbedragen worden door de Medewerker administratie B in het financiële systeem Decade op een tussenrekening gezet. Eenmaal per maand wordt Win-Consyst ingelezen in Decade. Op deze manier vindt er een verbandscontrole plaats tussen de inkomsten en de ontvangsten. Structureel vindt er een overvalscontrole op de kas plaats. De Medewerker interne controle gaat meerdere keren per jaar op verschillende tijdstippen naar het zwembad om alle kassalades en de wisselkas te tellen.


31

16. Interne controle verhuur Risicoanalyse * Het risico dat de huuropbrengst niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord. * Het risico dat gebruik wordt gemaakt van de accommodaties zonder dat hiervoor (volledig) wordt betaald. * Het risico dat de ruimte illegaal wordt doorverhuurd of dat de ruimte oneigenlijk wordt gebruikt. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Besluit tarieven gemeentelijke sportaccommodaties en het ontmoetingscentrum de Tuyter 2013 Beschrijving van de werkzaamheden In de gemeente Krimpen aan den IJssel worden diverse vastgoed objecten verhuurd. Voor deze verhuren bestaan contracten welke al geruime tijd duurzaam zijn. Voor de sportzalen worden per jaar ongeveer 100 verhuurcontracten afgesloten. Verdeeld over de diverse sportaccommodaties van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Daarnaast zijn er per jaar ongeveer 180 contracten voor verhuur in de Tuyter. En voor zwembad de Lansingh ongeveer 50. De aanvragen voor reserveringen en verhuringen worden zowel schriftelijk als telefonisch gedaan. In het verhuurschema wordt nagegaan of de gevraagde huurtijd/huurperiode beschikbaar is. Indien de gevraagde tijd/periode beschikbaar is worden de afspraken op een reserveringsformulier genoteerd. Hierbij komen de huurtijd/de huurperiode, het tarief, het betalingstermijn en de behoefte aan mogelijke huur van gebruiksartikelen aan de orde zonodig aangevuld met aanvullende informatie over inrichting en opstelling ten behoeve van de beheerder van de accommodatie. In het verhuurschema wordt handmatig de dag, datum/periode van de reservering geadministreerd. Er zijn twee soorten tarieven. Namelijk verenigingen commercieeltarief, waarvan de omschreven toepassing van dit tarief alsmede de jaarlijkse verhoging jaarlijks wordt vastgesteld door de gemeenteraad. De tarieven van de inventaris en losse apparatuur worden hierbij ook vastgesteld. Het Hoofd beheer en accommodaties adviseert de gemeenteraad over de tarieven voor het nieuwe jaar. Door de Medewerker Administratie B wordt een doorlopend genummerde huurovereenkomst in 4voud opgemaakt middels een standaarddocument. In deze huurovereenkomst is opgenomen de huurtijd/periode en de daarbij behorende tarieven, betalingstermijnen en mogelijke gehuurde apparatuur. De huurovereenkomst wordt na ondertekening door het hoofd van de afdeling Beheer Accommodaties in tweevoud met een begeleidend schrijven en de verhuurvoorwaarden verstuurd naar de huurder. Nadat door de huurder één exemplaar ondertekend geretourneerd is naar de afdeling Beheer Accommodaties wordt het contractnummer vermeld in het betreffende accommodatie verhuurschema en wordt één kopie met het begeleidende reserveringsnummer verzonden naar de beheerder van de desbetreffende accommodatie. Eén kopie is bestemd voor de afdeling Financiën en Control die middels een acceptgiro zorg draagt voor de tijdige inning van de huurvergoedingen. Incidenteel vindt verhuur van ruimte of inventaris plaats op dezelfde dag waardoor het opmaken van een huurovereenkomst niet meer gewenst is en een inningopdracht wordt gemaakt, waarbij de huursom achteraf in rekening wordt gebracht. Deze inningopdrachten worden eveneens doorlopend genummerd vastgelegd in een inningregister.


32

De Medewerker administratie B maakt ieder half jaar een verbandscontrole tussen de huurcontracten en de opbrengsten. De Medewerker interne controle maakt ieder half jaar een selectie uit de contracten. Bij deze selectie wordt er gekeken of het contract op de juiste wijze is afgesloten, of de juiste tarieven zijn gehanteerd. En er wordt gekeken of de facturatie op de juiste manier is verlopen.


33

17. Interne controle leerlingenvervoer Risicoanalyse * Het risico dat leerlingenvervoer wordt toegekend aan niet-rechthebbenden. * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor leerlingenvervoer in aanmerking te komen. * Het risico dat eigen bijdragen niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord. * Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt (bv. over inkomen, leeftijd, woonplaats e.d.) waardoor een te lage eigen bijdrage wordt betaald. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving. * Het risico dat niet wordt voldaan aan de onderstaande weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheid. Wet- en regelgeving * Verordening leerlingenvervoer 2013 * Toelichting Verordening leerlingenvervoer 2013 * Verordening cliëntenraad leerlingenvervoer Beschrijving van de werkzaamheden De aanvrager moet een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier indienen. Bij deze aanvraag behoren tevens de benodigde officiële documenten ingeleverd te worden. Om er zeker van te zijn dat de aanvraag van een rechthebbende afkomstig is, vindt er een persoonscontrole plaats in het systeem Key2Burgerzaken. Dit systeem bevat alle gegevens van de inwoners van Krimpen aan den IJssel. De inkomensgegevens worden bij derden geverifieerd. Indien het een aanvraag betreft met betrekking tot speciaal basisonderwijs, worden de ingediende gegevens met betrekking tot deze school geverifieerd. Aan de hand van de aanvraag wordt door de afdelingsassistent B van de afdeling Samenleving een besluit voorbereid. Dit besluit wordt voorbereid met behulp van een zgn. beslisboom. Hierin staan de artikelen van de verordening schematisch opgesteld. Met behulp van overlegde inkomensgegevens wordt de hoogte van een eventuele eigen bijdrage bepaald. Voorts wordt bepaald met welk vervoer de leerling naar school kan. De besluitvorming ter zake is door het college gemandateerd aan het hoofd van de afdeling Samenleving. De brieven met het besluit worden tevens door het hoofd van de afdeling Samenleving ondertekend. Op deze manier is er een functiescheiding en kan een vergoeding niet zomaar toegekend worden. De facturatie wordt gedaan door de afdeling Financiën en Control. Bij de interne controle wordt eerst bekeken of de AO omschreven is. De steekproeven die genomen zijn onder alle aanvragen worden vervolgens getoetst aan dit proces. Daarna worden de steekproeven getoetst aan de verordening. De aanvraag dient op tijd en conform de verordening gedaan te worden. Vanwege de functiescheiding wordt er gecontroleerd of de verstrekking geautoriseerd is door de juiste persoon. Daarna wordt bekeken of het juiste bedrag betaald cq. geplaatst is bij de juiste persoon. Indien er sprake is van een eigen bijdrage van de cliënt, wordt er gekeken of deze eigen bijdrage goed is berekend en volledig wordt ontvangen.


34

Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen aan den IJssel. Intern controleplan 2013 Gemeente Krimpen aan den IJssel

Recommend Documents