INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

WISUDA NO. POB/DAP/13

URAIAN

Nama Jabatan

Tanda Tangan

Tanggal

Disusun oleh

Subdit. EP

01 Juli 2011

Diperiksa oleh

Kasubdit. EP

01 Juli 2011

Disahkan oleh

Direktur AP

01 Juli 2011

Status Dokumen

No. Distribusi

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 1 dari 16

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

WISUDA

Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi

: POB/DAP/13 : 01 Juli 2011 : 00

FRM/DAP/15-00 01 Juli 2011

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal

Catatan Perubahan

Alasan Perubahan


Hal 2 dari 16


WISUDA

1.


: POB/DAP/13 : 01 Juli 2011 : 00

Tujuan (1). Memberikan panduan dalam pelaksanaan wisuda; (2). Menjelaskan persyaratan yang harus dipenuhi lulusan untuk dapat mengikuti wisuda; (3). Terselenggaranya proses wisuda yang tertib, terkendali dan sesuai dengan perencanaan.

2.

Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi proses penerimaan persyaratan wisuda, gladi resik hingga teknis pelaksanaan wisuda.

3.

Pengertian/Definisi (1). Kelulusan adalah tahap akhir proses belajar mengajar dimana mahasiswa telah menyelesaikan semua matakuliah dengan beban studi > 144 dan IPK > 2.00 (untuk setiap kelompk kompetensi matakuliah interdep, mayor, minor, dan keseluruhan) dan dinyatakan dalam Surat Keterangan Lulus (SKL) fakultas/sekolah Pascasarjana dan Diploma (2). Lulusan adalah mahasiswa yang telah memenuhi syarat kelulusan Program Doktor, Magister, Sarjana, dan Diploma. (3). Wisuda adalah upacara akademik berupa Sidang Terbuka Institut yang dilaksanakan dalam rangka penyerahan ijazah dan Wisuda kepada lulusan yang dilaksanakan di tingkat IPB (4). Penyerahan Ijazah adalah rangkaian dalam rangka acara wisuda dan penyerahan ijazah yang dilaksanakan di tingkat IPB (5). Gelar Akademik adalah gelar akademik di lingkungan IPB yang disahkan melalui SK Rektor. (6). Predikat kelulusan adalah tingkat pencapaian keberhasilan studi yang tercermin pada Indeks Prestasi Akademik (IPK) dengan tingkatan Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 3 dari 16


WISUDA


: POB/DAP/13 : 01 Juli 2011 : 00

Memuaskan, Sangat Memuaskan, dan Cum Laude sesuai dengan ketentuan dalam Buku Panduan. (7). DAP

: Direktorat Administrasi Pendidikan

(8). EP

: Evaluasi Pendidikan

(9). SKL

: Surat Keterangan Lulus

(10). SIM-WISUDA

: Sistem Informasi Manajemen Wisuda.

(11). Gladi Bersih

: Simulasi wisuda yang diselenggarakan sebelum hari

pelaksanaan wisuda. 4.

Referensi

5.

Ketentuan Umum (1). Persyaratan Wisuda dan Penyerahan Ijazah adalah:  Mengisi Formulir Pendaftaran dari DitAP  Bukti pembayaran Biaya wisuda dari BNI 46 (fotocopy dan menunjukkan aslinya  SKL Fakultas (asli)  Transkrip Akhir  Bukti

Penyerahan

Skripsi/Thesis/Disertasi/Praktek

Lapang

dari

perpustakaan IPB (asli)  Surat Keterangan Bebas Pustaka dari perpustakaan IPB (asli)  Copy Lembar Pengesahan Skripsi/Thesis/Disertasi/Praktek Lapang  Pas Foto Hitam-Putih terbaru ukuran 3x4 cm (2 lembar)  Copy Ijazah Terakhir (2). Pelaksanaan Penyerahan Ijazah dan Wisuda Program Doktor, Magister, Sarjana, dan Diploma dilaksanakan 7-8 kali dalam satu tahun dengan kuota per angkatan adalah 800 mahasiswa.


Hal 4 dari 16


WISUDA

Kode

: POB/DAP/13

Tanggal berlaku Nomor Revisi

: 01 Juli 2011 : 00

(3). Pelaksanaan Wisuda dilakukan di Graha Widya Wisuda (GWW) dengan penanggungjawab DAP. (4). yang berhak mengikuti Wisuda dan Penyerahan Ijazah adalah mahasiswa

yang

Pascasarjana/

sudah

Diploma

mempunyai dan

masuk

SKL dalam

Fakultas/ daftar

Sekolah

wisudawan

Fakultas/Sekolah Pascasarjana/Diploma yang dikirim ke DAP. (5). Daftar nama lulusan tiap wisuda ditetapkan dengan Keputusan Rektor. (6). Rektor menetapkan lulusan terbaik dan kepada lulusan terbaik tersebut diberikan penghargaan prestasi akademik pada saat wisuda. (7). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menetapkan lulusan terbaik berdasarkan urutan prioritas sebagai berikut: (a). Seluruh sks diperoleh dari Program Sarjana di IPB, (b). Predkat kelulusan, (c). Indeks prestasi kumulatif, (d). Lama studi, (e). Perilaku, (f). Aktivitas yang menunjang.

6.

Rincian Instruksi Kerja

6.1. Flowchart Kegiatan (pada halaman berikutnya)


Hal 5 dari 16

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN


PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

WISUDA

: POB/DAP/13 : 01 Juli 2011 : 00

PROSES PENYELENGGARAAN WISUDA Calon CalonWisudawan Wisudawan

STAKEHOLDER STAKEHOLDER

Staf StafEP EP

Kasubdit KasubditEP EP

Kasubdit Kasubdit RSPP RSPP

Dir. Dir.AP AP

Staff StaffRSPP RSPP

Mulai

1

Calon Wisudawan menyerahkan kelengkapan persyaratan pendaftaran wisuda

Staf EP melayani pendaftaran wisuda

Staf EP menerima kelengkapan persyaratan pendaftaran awal wisuda dari lulusan /calon wisudawan

Staf EP meminta calon wisudawan untuk melengkapi persyaratan

Staf EP memverifikasi kelengkapan persyaratan pendaftaran wisuda

tidak

2

3

ya Buku wisuda, Transkip akhir dan ijazah POB Transkip Akhir dan Ijazah

Staf EP menginput data lulusan yang telah mendaftar

4

Staf EP membuka pelayanan Pendaftaran Ulang Wisuda 5 Staf EP menerbitkan Surat Undangan Rakor

6

1 Surat Undangan Rakor

Staf EP mendistribusikan Surat Undangan Rakor

8

7

DAP melakukan rakor dengan pihak-pihak yang berkepentingan

9

DAP melakukan Gladi Bersih

10

DAP menjadi Panitia Pelaksanaan Wisuda

11

DAP memberikan buku wisuda

Staf EP menerima Pengembalian toga dan KTM dari Mahasiswa

12

EP menyerahkan ijazah dan transkip akhir kepada Mahasiswa

13

Selesai


Hal 6 dari 16


WISUDA


: POB/DAP/13 : 01 Juli 2011 : 00

6.2. Penjelasan. Kegiatan 1. Staf EP melayani pendaftaran wisuda dengan memberikan 1 map yang berisi lembar kendali wisuda (FRM/DAP/22-00), formulir pendaftaran wisuda (FRM/DAP/24-00), tanda terima peminjaman toga (FRM/DAP/28-00), dan tanda terima pembayaran bank kepada lulusan/calon wisudawan.

Kegiatan 2. Staf EP menerima kelengkapan persyaratan pendaftaran wisuda dari lulusan/calon wisudawan dengan memberi ceklis pada lembar kendali (FRM/DAP/22-00) dan mempersiapkan Kartu Undangan Wisuda sesuai dengan Instruksi Kerja Penyiapan Kartu Undangan Wisuda (ISK/DAP/12).

Kegiatan 3. Staf EP memverifikasi kelengkapan persyaratan wisuda. Apabila persyaratan yang diajukan tidak lengkap, maka staf EP akan meminta lulusan/calon wisudawan untuk melengkapinya. Apabila persyaratan telah lengkap, maka staf EP akan memberikan :  Nomor Pendaftaran Wisuda (FRM/DAP/25-00) Apabila pendaftar telah mencapai kuota maksimum 800 lulusan/calon wisudawan, maka nomor pendaftaran kembali ke nomor 1 untuk wisuda tahap berikutnya).


Hal 7 dari 16


WISUDA


: POB/DAP/13 : 01 Juli 2011 : 00

 Kartu Foto (FRM/DAP/26-00) Kegiatan 4. Lulusan/calon wisudawan melakukan sesi foto di ruang studio foto DAP setelah menyerahkan kartu foto kepada petugas. Kegiatan 5. Staf EP akan mengisi Daftar lulusan/calon wisudawan (FRM/DAP/27-00) Kegiatan 6. Staf EP menginput data dan mengedit biodata lulusan/calon wisudawan melalui SIM-WISUDA berdasarkan data dari berkas yang dilampirkan lulusan/calon wisudawan.

Output yang dihasilkan dari input biodata lulusan ini adalah :  Buku Wisuda (dibuat sesuai dengan Instruksi Kerja Pembuatan Buku Wisuda (ISK/DAP/14).  Ijazah.  Transkip Akhir.

Kegiatan 5. Staf EP membuka layanan Pendaftaran Ulang yang terdiri dari kegiatan : 

Lulusan/calon wisudawan memperlihatkan Nomor Kuota, Nomor Foto, dan Bukti Peminjaman Toga (FRM/DAP/28-00) untuk mendapatkan Undangan Wisuda dan Toga.



Staf EP memberikan Undangan Wisuda (beserta kelengkapannya) dan Toga.



Undangan Wisuda dan kelengkapannya terdiri atas :


Hal 8 dari 16


WISUDA


: POB/DAP/13 : 01 Juli 2011 : 00

A. Tanda Parkir Kendaraan B. Kupon Konsumsi dan Air Minum C. Jadwal dan Susunan Acara Gladi Bersih dan Form Pengambilan transkip dan Ijazah 

Staf EP merekap pengambilan undangan wisuda dalam form monitoring pengambilan undangan wisuda (FRM/DAP/29-00)

Kegiatan 6. Staf EP menerbitkan Surat Undangan untuk melakukan Rakor. Setelah sebelumnya diverifikasi dan diparaf oleh Kasubdit EP dan ditandatangani oleh Dir.AP

Kegiatan 7. Staf EP mendistribusikan surat undangan rakor kepada :  Sekretaris Program Magister Sekolah Pasca Sarjana (PJ. Wisuda SPs).  Kepala Unit Keamanan Kampus.  Kasubdit Pengendalian Bisnis Dit.BK  Kasubdit RSPP dan EP  Kasubdit Pengelolaan Air Bersih, Listrik dan Telepon (Dit.Faspro)  Kadiv. Akademik sekolah Pasca Sarjana  Kasi Fasilitas Kantor Dit. Faspro  Kasi Instalasi dan Bangunan Dit.Faspro  Kasi Fasilitas Akademik Dit.Faspro  Kabid Humas dan Protokoler Sekretariat Eksekutif.  Ketua Agrianita.  Ketua Paguyuban Rektor  Kantor Audit Internal (KAI) Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 9 dari 16


WISUDA

Kode

: POB/DAP/13


: 01 Juli 2011 : 00

 Prohumasi  Presidium Agriaswara, Pengurus Genta Kaherman, Pengurus GSP SPs.  Komandan Menwa.

Kegiatan 8. DAP melakukan Rakor dengan pihak-pihak yang telah disebutkan pada kegiatan 6 untuk membahas secara teknis persiapan menjelang acara gladi bersih dan pelaksanaan wisuda.

Rakor dilaksanakan satu minggu setelah pendaftaran ulang atau seminggu sebelum hari pelaksanaan wisuda.

Kegiatan 9. DAP melakukan Gladi Bersih untuk kesiapan para lulusan/calon wisudawan dan

pelaksanaannya

sesuai

dengan

Instruksi

Kerja

Gladi

Bersih

(ISK/DAP/13).

Kegiatan 10. DAP menjadi penanggung jawab pelaksanaan wisuda

Kegiatan 11. DAP memberikan buku wisuda kepada lulusan setelah acara wisuda selesai.


Hal 10 dari 16


WISUDA

Kode

: POB/DAP/13


: 01 Juli 2011 : 00

Kegiatan 12. Staf EP menerima pengembalian toga dan KTM dari lulusan dan merekapnya dalam form peminjaman dan pengambilan toga (FRM/DAP/4900).

Pengembalian toga dan KTM merupakan syarat untuk pengambilan Ijazah dan Transkip Akhir. Waktu pengembalian toga dan KTM adalah satu hari setelah Wisuda dilaksanakan.

Kegiatan 13. Staf EP menyerahkan Ijazah dan transkip akhir kepada Lulusan dan merekapnya dalam form pengambilan transkrip dan ijazah (FRM/DAP/5100).

7.

Daftar Dokumen Pendukung  Form Kendali Ijazah, Transkrip dan Wisuda

(FRM/DAP/22-00)

 Form Formulir pendaftaran wisuda

(FRM/DAP/24-00).

 Form Nomor Pendaftaran Wisuda

(FRM/DAP/25-00)

 Form Kartu Foto

(FRM/DAP/26-00)

 Form Rekapitulasi calon wisudawan

(FRM/DAP/27-00)

 Form Tanda Terima Peminjaman Toga

(FRM/DAP/28-00)

 Form Monitoring Pengambilan Undangan Wisuda (FRM/DAP/29-00)  Form Peminjaman dan Pengambilan Toga

(FRM/DAP/49-00)

 Form Pengambilan Ijazah dan Transkrip

(FRM/DAP/51-00)

 Instruksi Kerja Penyiapan Kartu Undangan Wisuda (ISK/DAP/12)  Instruksi Kerja Gladi Bersih

(ISK/DAP/13)


Hal 11 dari 16


WISUDA

 Instruksi Kerja Pembuatan Buku Wisuda 8.

Kode

: POB/DAP/13


: 01 Juli 2011 : 00

(ISK/DAP/14)

Lampiran Formulir/Format FRM/DAP/22-00 01-Juli-11

FORMULIR KENDALI TRANSKIP AKHIR, IJAZAH DAN WISUDA Wisuda: Nama: PK: No.

No.: NIM:

Persyaratan

Ada

1 2 3 4 5

Foto (Hitam Putih 3x4) Formulir Pendaftaran Copy Ijazah SLTA Surat Keterangan Lulus (SKL) Diploma Lampiran Transkrip Akhir Copy Lembar Pengesahan Tugas 6 Akhir 7 Copy Abstract (Judul Bahasa Inggris) 8 Bukti Pembayaran Biaya Wisuda dari BNI 46 9 Surat Keterangan Bebas Pustaka dari LSI (Asli) 10 Bukti Penyerahan Tugas Akhir dari LSI (Asli) Catatan: Petugas berhak menolak apabila salah satu butir persyaratan di atas tidak dipenuhi Bogor, ………… Petugas

No. Ijazah: …………………..

(…………………………………………)


Hal 12 dari 16


WISUDA

Kode

: POB/DAP/13


: 01 Juli 2011 : 00

PROSES ENTRI No.

Uraian

Tgl

Petugas

Koreksi

Edit

1 Entri Biodata (Termasuk No. Ijazah) 2 Entri Judul Tugas Akhir 3 Entri Dosen Pembimbing 4 Judul Tugas Akhir (Bahasa Inggris) (Permintaan)

PROSES PENCETAKAN No. 1

Uraian

Draft

Final

Ijazah (Bahasa Indonesia)

2 Transkrip (Bahasa Indonesia) 3 Ijazah (Bahasa Inggris) (Permintaan) 4 Transkrip (Bahasa Inggris) (Permintaan) CATATAN KOREKSI:

CATATAN KASUBDIT:


Hal 13 dari 16

Paraf


WISUDA

Kode

: POB/DAP/13


: 01 Juli 2011 : 00

FRM/DAP/24-00 01 Juli 2011


Hal 14 dari 16


WISUDA

Kode

: POB/DAP/13


: 01 Juli 2011 : 00

FRM/DAP/24-00 01 Juli 2011


Hal 15 dari 16


WISUDA


: POB/DAP/13 : 01 Juli 2011 : 00

FRM/DAP/25-00 01 Juli 2011

FRM/DAP/26-00 01 Juli 2011


Hal 16 dari 16

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Recommend Documents