INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR NO. POB/DAP/15
URAIAN
Nama Jabatan
Tanda Tangan
Tanggal
Disusun oleh
Subdit. EP
01 Juli 2011
Diperiksa oleh
Kasubdit. EP
01 Juli 2011
Disahkan oleh
Direktur AP
01 Juli 2011
Status Dokumen
No. Distribusi
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 1 dari 9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR
Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB/DAP/15 : 01 Juli 2011 : 00
FRM/DAP/15-00 01 Juli 2011
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal
Catatan Perubahan
Alasan Perubahan
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 2 dari 9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR
1.
Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB/DAP/15 : 01 Juli 2011 : 00
Tujuan (1). Memberikan panduan dalam pembuatan Salinan Ijazah dan Transkrip; (2). Menjelaskan persyaratan yang diperlukan dalam Pembuatan Salinan Ijazah dan Transkrip; (3). Terselenggaranya proses pembuatan Salinan Ijazah dan Transkrip sesuai waktu yang direncanakan.
2.
Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi persyaratan dan proses pembuatan Salinan Ijazah dan Transkrip.
3.
Pengertian/Definisi (1). Salinan Ijazah dan Transkrip Akhir adalah Duplikat dari Ijazah dan Transkrip akhir yang dikeluarkan oleh DAP sebagai pengganti ijazah dan transkrip akhir asli yang hilang/rusak. (2). DAP : Direktorat Administrasi Pendidikan (3). EP
4.
: Evaluasi Pendidikan
Referensi SK Rektor Nomor 12/I3/PP/2008 tentang Penerbitan Ijazah dan Transkrip Mahasiswa Program Sarjana (S1) IPB
5.
Ketentuan Umum (1). Salinan Ijazah dan Transkrip diterbitkan bilamana Ijazah atau Transkrip Mahasiswa tersebut hilang/rusak (2). Mahasiswa membawa Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian (3). Mahasiswa melampirkan foto copy transkrip yang sudah dilegalisir (4). Mahasiswa melampirkan Pas foto terbaru ukuran 3x4 sebanyak 3 buah.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 3 dari 9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR
6.
: POB/DAP/15 : 01 Juli 2011 : 00
Rincian Prosedur
6.1. Flowchart Kegiatan PROSEDUR PEMBUATAN SALINAN TRANSKIP DAN IJAZAH MAHASISWA
Staf EP
KASUBDIT. EP
DIREKTUR AP
Mulai
Mahasiswa mengajukan permohonan di loket dengan melengkapi persyaratan
Staf EP menerima persyaratan surat pengajuan pembuatan salinan Ijazah dan Transkip
1
Dokumen persyaratan pengajuan surat
Koreksi Surat pengajuan
tidak
2
ya Staf EP memproses/ mencetak Salinan Ijazah dan Transkip
3 4
Salinan Ijazah dan Transkip
Kasubdit.RSPP menerima draft salinan Ijazah dan Transkip Akhir
5 tidak
Koreksi Surat
6 ya
Direktur AP menanda tangani legalisir Ijazah dan Transkip
7 Mahasiswa menerima dan legalisir Ijazah dan Transkip
Staf EP menerima dan memberikan salinan Ijazah dan Transkip kepada Mahasiswa
Selesai
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 4 dari 9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR
Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB/DAP/15 : 01 Juli 2011 : 00
6.2. Penjelasan. Kegiatan 1. Staf EP menerima persyaratan dokumen Permohonan Pembuatan salinan Ijazah dan transkrip (FRM/DAP/33-00) dari mahasiswa.
Staf EP menerima biaya administrasi pembuatan salinan ijazah dan transkrip sesuai dengan SK Rektor yang berlaku.
Kegiatan 2. Staf EP mengoreksi dokumen pengajuan dan keabsahan ijazah dan transkrip sesuai dengan Instruksi Kerja Pemerikasaan Keaslian Ijazah dan Transkrip (ISK/DAP/15).
apabila persyaratan yang diajukan tidak lengkap, maka staf EP akan meminta mahasiswa untuk melengkapi persyaratan, sedangkan bila tidak terdapat kesalahan staf EP akan memproses dan mencetak salinan Ijazah dan Transkrip Akhir.
Kegiatan 3. Staf EP membuat draft salinan ijazah dan transkrip.
Kegiatan 4. Staf EP menyerahkan draft salinan ijazah dan transkrip kepada Kasubdit EP untuk diperiksa.
Apabila hasil salinan belum benar, draft dikembalikan kepada staf EP untuk diperbaiki.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 5 dari 9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR
Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB/DAP/15 : 01 Juli 2011 : 00
Apabila tidak ada kesalahan maka staf EP mencetak salinan ijazah dan transkrip pada kertas khusus dan diparaf Kasubdit EP.
Kegiatan 5. Direktur AP menandatangani salinan Ijazah dan Transkrip Akhir.
Kegiatan 6. Staf EP menerima salinan ijazah dan transkrip yang telah ditandatangani untuk diserahkan kepada mahasiswa, kemudian merekapnya dalam form rekapitulasi pembuatan salinan ijazah dan transkrip (FRM/DAP/34-00).
7.
Daftar Dokumen Pendukung 1. Form
Permohonan
Pembuatan
salinan
Ijazah
dan
Transkrip
Pembuatan
salinan
Ijazah
dan
Transkrip
(FRM/DAP/33-00). 2. Form
Rekapitulasi
(FRM/DAP/34-00). 3. Instruksi Kerja Pemeriksaan Keaslian Ijazah dan Transkip untuk Legalisir, Salinan dan Translasi (ISK/DAP/15). 8.
Lampiran Formulir/Format
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 6 dari 9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR
Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB/DAP/15 : 01 Juli 2011 : 00
FRM/DAP/33-00 01 Juli 2011
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639
PERMOHONAN PEMBUATAN IJAZAH DAN TRANSKRIP PENGGANTI/HILANG NAMA TEMPAT/TGL.LAHIR FAKULTAS ALAMAT Telp.
: ............................................. : ............................................. : ............................................. : ............................................. : ............................................. : .............................................
NIM No. IJAZAH DEPT SELESAI TGL
: ............................................. : ............................................. : ............................................. : .............................................
Mohon kepada Bapak Rektor Institut Pertanian Bogor, melalui Direktur Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapatkan Ijazah dan Transkrip pengganti yang hilang atau rusak dengan alasan karena : .................................................................................................................................. Apabila keterangan yang tercantum diatas tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di IPB
Bogor, Pemohon
...............................................
1. 2. 3. 4.
PERSYARATAN YANG HARUS DILENGKAPI : Foto copy Ijazah dan Transkrip yang sudah dilegalisir oleh fakultas Surat keterangan hilang dari Kepolisian RI Pas Foto ukuran 3x4 sebanyak 3 buah Biaya Administrasi sebesar Rp. 30.000,-
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 7 dari 9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR
Kode
: POB/DAP/15
Tanggal berlaku Nomor Revisi
: 01 Juli 2011 : 00
FRM/DAP/33-00 01 Juli 2011
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639
Untuk Dit AP
TANDA BUKTI PEBAYARAN PEMBUATAN SALINAN IJAZAH/TRANSKRIP PENGGANTI ATAU HILANG Telah terima dari
: Direktorat Administrasi Pendidikan IPB
Jumlah uang
: Rp. 30.000,- (Tiga Puluh Ribu Rupiah)
Untuk Pembayaran
: Pembuatan salinan Ijazah/Transkrip yang Hilang/Pengganti
Atas Nama
: ..................................................................
NIM
: ..........................
Fakultas
: ..................................................................
Dept
: ..........................
Selesai Tanggal
: ..................................................................
Lunas/Belum Lunas (Coret Salah Satu)
Bogor, Yang menerima
...............................................
FRM/DAP/33-00 01 Juli 2011
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN TELP.0251-8622639
Untuk Mahasiswa
TANDA BUKTI PEBAYARAN PEMBUATAN SALINAN IJAZAH/TRANSKRIP PENGGANTI ATAU HILANG Telah terima dari
: Direktorat Administrasi Pendidikan IPB
Jumlah uang
: Rp. 30.000,- (Tiga Puluh Ribu Rupiah)
Untuk Pembayaran
: Pembuatan salinan Ijazah/Transkrip yang Hilang/Pengganti
Atas Nama
: ..................................................................
NIM
: ..........................
Fakultas
: ..................................................................
Dept
: ..........................
Selesai Tanggal
: ..................................................................
Lunas/Belum Lunas (Coret Salah Satu)
Bogor, Yang menerima
...............................................
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Hal 8 dari 9
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR
Kode Tanggal berlaku Nomor Revisi
: POB/DAP/15 : 01 Juli 2011 : 00
FRM/DAP/34-00 01 Juli 2011
FORM REKAPITULASI PEMBUATAN SALINAN IJAZAH DAN TRANSKRIP No
Tanggal
Nama Mahasiswa
NRP
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB
Keterangan
Hal 9 dari 9
