inno-v Mobiliteitsbudget laat medewerkers nadenken over reisgedrag Lars Lutje Schipholt, algemeen directeur

Een kwestie van doen! Een mobiliteitsbudget? Dat kan een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde zijn, zeker voor jonge en moderne werknemers. Het budget biedt je keuzevrijheid en flexibiliteit. Je bent niet gebonden aan één modaliteit. Bedrijven weten vaak niet hoe zij zo’n budgetregeling vorm moeten geven, maar wij laten zien: het hoeft niet ingewikkeld te zijn en is een kwestie van doen! Lars Lutje Schipholt, algemeen directeur inno-V

inno-V – Mobiliteitsbudget laat medewerkers nadenken over reisgedrag Lars Lutje Schipholt, algemeen directeur In het kort inno-V introduceerde een mobiliteitsbudget voor zakelijk en woon-werkverkeer. Is er aan het eind van het jaar budget over, dan delen werknemer en werkgever dit. De helft komt als belastbaar inkomen ten goede aan de werknemer. Die incentive stimuleert werknemers om na te denken over hun reisgedrag. Moet ik wel reizen? En zo ja, wat is dan de beste optie? Organisatie inno-V is een adviesbureau voor slimme mobiliteit, gespecialiseerd in multimodaal reizen, mobiliteitsmanagement en marktwerking. inno-V werkt veelal in opdracht van de overheid en vaak tussen partijen in: als de onafhankelijke deskundige die de inhoudelijke deskundigheid van de ingenieursbureaus verenigt met de procesvaardigheden van de consultancybureaus. inno-V is sterk in projecten die een zekere urgentie kennen en in vraagstukken waarvoor geen standaardoplossing bestaat. inno-V komt met deskundigheid snel tot maatwerk. Resultaatgerichtheid staat voorop. inno-V telt 15 vaste medewerkers, waaronder 12 adviseurs. Daarnaast put het bureau uit een bestand van circa 30 professionals. Met een aantal van hen wordt intensief samengewerkt. inno-V voert opdrachten uit in heel Nederland. Locatie inno-V is gevestigd in Amsterdam. De vaste medewerkers wonen met name in de Randstad: in het gebied tussen Rotterdam, Utrecht en Amsterdam. Vanaf Amsterdam CS is het kantoor van inno-V te voet in 20 minuten te bereiken, met de OV-fiets of de eigen fiets in 5 minuten en met de bus in 10 minuten. Vraagstuk inno-V kende al een redelijk flexibele ‘Regeling reiskostenvergoeding’ voor zakelijk en woonwerkverkeer. Medewerkers konden treinkaartjes declareren of een NS-jaarkaart krijgen als dit voor werknemer én werkgever aantrekkelijker was. Wie met de eigen auto reisde, kreeg een vergoeding van 19 cent/km. Voor woon-werkverkeer gold de vergoeding tot 75 kilometer tussen woning en kantoor en er werden geen parkeerkosten vergoed. Voor medewerkers die in Amsterdam woonden, was er een fietsplan. “Belangrijke aanleiding om deze regeling aan te passen was de discussie over mobiliteitsbudgetten binnen de Taskforce Mobiliteitsmanagement”, zegt inno-V-directeur Lars Lutje Schipholt. De taskforce, gefinancierd door het ministerie van Verkeer en Waterstaat, stimuleert bedrijven om actief om te gaan met mobiliteitsmanagement om zo de verkeersdruk in de spits te verminderen. Lutje Schipholt is

1

secretaris van de taskforce. “Een mobiliteitsbudget stimuleert medewerkers om na te denken over hun reisgedrag”, licht hij toe. “Moet ik wel reizen? En zo ja, wat is dan de beste optie? Bedrijven blijken het echter lastig te vinden om dit vorm te geven en in te voeren. Met de implementatie van het mobiliteitsbudget binnen inno-V geven we als adviesbureau voor slimme mobiliteit het goede voorbeeld. Daarmee laten we zien dat het niet zo ingewikkeld is, maar vooral een kwestie is van doen!” Welke maatregel? De instelling van een mobiliteitsbudget voor zakelijk en woon-werkverkeer. Deze regeling geeft: • •

Elke adviseur recht op 2 euro reisbudget per contractuur (2009; in 2010 2,07 euro geworden). Elke ondersteunende medewerker recht op een vergoeding van de gemaakte fiets-, auto- en OVkosten.

De regeling geldt alleen voor reizen binnen Nederland. Zakelijke reizen naar het buitenland vallen buiten de regeling omdat deze een grote en onevenredige impact op het mobiliteitsbudget zouden hebben. Medewerkers kunnen hun budget besteden aan het OV (losse kaartjes of abonnement; trein uitsluitend 2e klas) en auto (19 cent/km; parkeerkosten worden niet vergoed), waarbij voor woonwerkverkeer een maximum van 75 kilometer tussen woning en kantoor wordt aangehouden. Medewerkers die in Amsterdam wonen, kunnen gebruikmaken van een fietsplan. Duurzame mobiliteit “Het mobiliteitsbudget komt bij een 32-uurcontract precies neer op de kosten van een NS-jaarkaart”, licht Lutje Schipholt toe (in 2009: 2 x 32 x 52 = 3328 euro). “De modaliteitskeuze is in principe vrij, maar we vragen medewerkers wel een afweging te maken ten gunste van een efficiënte bedrijfsvoering. In de regeling is vastgelegd dat, als de reistijd acceptabel is, de trein voor zakelijke reizen de voorkeur heeft. In de trein kan declarabel gewerkt worden en de trein is duurzamer dan de auto. In het woon-werkverkeer staat duurzame mobiliteit voorop: met de fiets of het OV.” Bewust reizen loont Is er aan het eind van het jaar budget over, dan delen werknemer en werkgever dit. De helft komt als belastbaar inkomen ten goede aan de werknemer. Lutje Schipholt: “Dat stimuleert je om als medewerker na te denken over je reisgedrag. Je stapt minder snel automatisch in de auto of zegt niet zo snel: ik kies voor de NS-jaarkaart want dat is handig en de werkgever betaalt toch. De budgetregeling geeft je een incentive om te kiezen voor de meest rendabele manier van reizen. Dat loont letterlijk.” Baten Inno-V introduceerde het mobiliteitsbudget in september 2009. Dit met de bepaling dat wanneer er budget overblijft, de werknemer hiervan de helft als belastbaar inkomen krijgt uitgekeerd. “Met die regeling zijn we nu ruim een half jaar onderweg”, zegt Lutje Schipholt. “Het is daarom nog te vroeg om te zeggen welk effect dit heeft op het reisgedrag, en hoeveel medewerkers van hun budget overhouden. Wat me wel opvalt is dat veel medewerkers nog steeds een NS jaarkaart hebben. Ik had verwacht dat meer mensen dit zouden heroverwegen, want je moet behoorlijk veel reizen om die kaart eruit te halen. Dit kan echter ook met de doorlooptijd te maken hebben.” Los hiervan constateert Lutje Schipholt dat het werken met een mobiliteitsbudget meerdere voordelen heeft:

2

•

•

•

Uniformiteit De regeling maakt geen onderscheid tussen medewerkers die ver weg of dichtbij wonen. Iedereen krijgt hetzelfde budget van 2 euro per contractuur. “Dat doet recht aan het gelijkheidsprincipe. Voorheen kon iemand die ver weg woonde bijvoorbeeld een NS-jaarkaart krijgen en deze ook privé gebruiken, terwijl iemand die dichtbij kantoor woonde geen recht had op die kaart.” Flexibiliteit De regeling biedt medewerkers grote keuzevrijheid. “Voor een zakelijke reis kun je bijvoorbeeld de trein nemen of, als dat handiger is, met je eigen auto of een deelauto huren. Ook stimuleert de regeling het carpoolen. Die keuze maak je als werknemer zelf. Dat past bij modern ondernemerschap en versterkt de aantrekkelijkheid van Inno-V als werkgever.” Geringe administratieve last Medewerkers houden zelf een eenvoudige administratie van te declareren ritten bij. Declaratie en verrekening gebeuren eens per maand. “Wil een medewerker een NS-jaarkaart, dan schiet Inno-V de aanschafkosten voor en verrekenen we achteraf. Treedt de werknemer eerder uit dienst, dan wordt de kaart bij de NS ingeleverd en verrekenen we op dat moment.”

Doordat iedereen hetzelfde budget krijgt, maakt de regeling het extra aantrekkelijk om dicht bij kantoor te wonen. “Twee werknemers hebben kort na invoering van de regeling een huis in Amsterdam gekocht”, merkt Lutje Schipholt op. “De regeling zal hiervoor niet de directe aanleiding zijn geweest, maar maakt deze stap wel interessanter. Dat is positief qua mobiliteit en duurzaamheid.” Lutje Schipholt ziet verschillende mogelijkheden om de budgetregeling te verbreden. “Een logische vervolgstap is om het mobiliteitsbudget met het IT-budget te integreren tot één budget, waarin dan alles zit wat met thuiswerken te maken heeft. Dat geeft medewerkers nog meer vrijheid. Wie relatief weinig reist en een duurdere laptop wil, haalt die dan eenvoudig uit zijn budget. Op dezelfde manier is misschien ook een koppeling met het verhuisbudget mogelijk.” (Zie ook de rubrieken Kosten.) Kosten Met de introductie van het mobiliteitsbudget wilde inno-V tot een uniforme regeling komen, waarbij niemand erop achteruit zou gaan. Met 2 euro per contractuur is het mobiliteitsbudget voor alle adviseurs gelijk. “Dat betekent dat mensen die dichtbij kantoor wonen nu een ruimere vergoeding krijgen”, zegt Lutje Schipholt, “want voorheen kregen zij een vergoeding op basis van daadwerkelijk gereisde kilometers. Ongeveer de helft van de adviseurs is er zo op vooruit gegaan.” Hoeveel de nieuwe reiskostenvergoedingsregeling inno-V extra kost, is nog onduidelijk. Lutje Schipholt: “We hebben van tevoren alleen een globale inschatting gemaakt. Die wees uit dat de meerkosten neerkomen op zo’n 1000 tot 3000 euro per medewerker per jaar.” Hoe de regeling precies uitpakt, moet blijken uit de evaluatie in augustus 2010. De vraag is hoeveel budget de medewerkers na één jaar overhouden, want hiervan stroomt de helft terug naar het bedrijf. De andere helft komt als belastbaar inkomen ten goede aan de werknemer. Bepalend is het effect van deze incentive op het reisgedrag. Kiezen adviseurs vaker voor een (kostentechnisch gezien) slimmere manier van reizen of reizen zij zelfs minder? Lutje Schipholt: “De kunst is een incentive te kiezen die medewerkers wél aanzet tot kritisch nadenken over hun reisgedrag, maar hen er niet van weerhoudt om bij de klant langs te gaan. De financiële

3

prikkel mag niet te groot zijn en leiden tot ongewenst gedrag, wat vooral aandacht vraagt op het moment dat het budget verbreed wordt met bijvoorbeeld de IT- of verhuiskostenregeling.” (Zie rubriek Baten.) Een rekensommetje leert dat de incentive bij inno-V vooralsnog beperkt is. Wie een 32uurcontract heeft en helemaal niet reist, houdt jaarlijks netto circa 800 euro over (2 x 32 x 52 x 0,5 x 0,5, bij 50% belastingtarief). Fiscale aspecten Van het bedrag dat de werknemer van zijn mobiliteitsbudget overhoudt, keert inno-V de helft uit. De belastingdienst heft hier inkomensbelasting over. Tijdsinvestering inno-V voerde de regeling binnen enkele weken in. “Doordat we goed in de materie zijn ingevoerd, kostte het weinig tijd om de regeling op papier te zetten”, zegt Lutje Schipholt. “De meeste tijd ging zitten in de fine tuning en de afstemming met het personeel.” (Zie rubriek Promotie.) Promotie • Opstellen concept ‘Regeling reiskostenvergoeding’. • Toetsing bij enkele medewerkers: wat vind je van deze regeling, is deze SMART en heb je eventueel nog suggesties of kanttekeningen? • Inbreng van de conceptregeling in het teamoverleg. • Besluitneming door de directie en invoering definitieve regeling. “De invoering moet zorgvuldig gebeuren”, zegt Lutje Schipholt, “want elke verandering op het gebied van arbeidsvoorwaarden ligt gevoelig en kan op scepsis rekenen. De toetsing vooraf droeg bij aan een logische regeling en verzekerde mij ervan dat er draagvlak voor de regeling zou bestaan. Dat niemand erop achteruit hoefde te gaan, heeft daarbij zeker geholpen.” In een kleine organisatie met korte communicatielijnen kan snel helder zijn waar de pijnpunten zitten. Met twee medewerkers voor wie de nieuwe regeling wél nadelig zou uitpakken, ging inno-V rond de tafel. Lutje Schipholt: “Met een medewerker die op bijna 90 kilometer van Amsterdam woont en deels met de auto reist omdat gebruik van het openbaar vervoer vanuit zijn woonplaats geen optie is, zijn we tot een salarisaanpassing gekomen. Op die manier komen we met medewerkers die al in dienst zijn tot een goede overgang, maar houden we wél vast aan de uniformiteit van de regeling.” Het bezwaar dat er een project kan zijn dat meer vraagt dan het mobiliteitsbudget toelaat, is weggenomen met de bepaling dat hiervoor een uitzondering kan worden gemaakt. “In de praktijk is dat nog niet gebeurd”, zegt Lutje Schipholt, “en ik zie ook niet dat het budget medewerkers ertoe aanzet om uitsluitend opdrachten dicht bij huis te willen doen.” Tips Bedenk dat een mobiliteitsbudget een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde kan zijn, zeker voor jonge en moderne werknemers. Het budget biedt keuzevrijheid en flexibiliteit. De werknemer is niet gebonden aan één modaliteit.

4

Een mobiliteitsbudget kan onderdeel zijn van een eenvoudige mobiliteitsregeling die de administratieve last minimaliseert. De werknemer houdt zelf een eenvoudige administratie van te declareren ritten bij. Bedenk dat de introductie van een mobiliteitsbudget de secundaire arbeidsvoorwaarden betreft en daardoor gevoelig ligt. De introductie kan op scepsis rekenen, zeker als medewerkers het gevoel hebben erop achteruit te gaan. Toets daarom van tevoren hoe de regeling zal vallen en scherp deze zonodig aan. Communiceer helder en eenduidig. Dat kan onnodige kou uit de lucht nemen. Evalueer de regeling achteraf, bij voorkeur op vooraf vastgestelde criteria. Een mobiliteitsbudget kan voor medewerkers een incentive zijn om na te denken over hun reisgedrag, zeker als zij profiteren van het bedrag dat jaarlijks van dit budget overblijft. In een bedrijf met veel leaseauto’s zou dit gunstig kunnen uitpakken voor het OV-gebruik en tot een besparing kunnen leiden. Wees bedacht op belastingtechnische consequenties als je het mobiliteitsbudget koppelt aan andere budgetten, zoals het IT-budget of verhuisbudget. Bedenk dat het risico op ongewenst ‘strategisch gedrag’ groter wordt wanneer je het mobiliteitsbudget koppelt aan andere budgetten. Het (financieel) voordeel dat medewerkers kunnen halen mag niet te groot zijn. Dit voordeel moet medewerkers wél aanzetten tot kritisch nadenken over hun reisgedrag, maar mag hen er bijvoorbeeld niet van weerhouden om bij de klant langs te gaan. Meer weten? inno-V Gebouw Ypoint Van Diemenstraat 230 1013 CP Amsterdam www.inno-v.nl Lars Lutje Schipholt Algemeen directeur Telefoon (020) 4231323 E-mail [email protected]

5