Bijlage 2 Stichting Haagse Gezondheidscentra Functie : manager Datum : 10 januari 2004
I Doel van de functie Leidinggeven aan de organisatorische eenheid en bevorderen van een resultaatgericht klimaat waarin medewerkers hun zelfstandigheid ontwikkelen én gericht zijn op samenwerking met collega's en anderen. Scheppen van voorwaarden voor het verlenen van optimale patiëntenzorg en dienstverlening door de eenheid. Participeren in de beleidsvoorbereiding, -vorming en uitvoering van de eenheid en de stichting als geheel. II Organisatorische positie Ontvangt hiërarchisch leiding van de directeur van de stichting. Geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de eenheid. De managers vormen samen met de directeur het managementteam van de stichting. De eenheid betreft een gezondheidscentrum of een apotheek.
directeur
manager
manager
manager
medewerkers organisatorische eenheid
medewerkers organisatorische eenheid
medewerkers organisatorische eenheid
III Contacten De manager onderhoudt interne en externe contacten ten behoeve van de afstemming en de uitvoering van het beleid van de eenheid. IV 1. 2.
3. 4. 5.
V 1. -
-
-
Resultaatgebieden Coördineren van de patiëntenzorg en de dienstverlening binnen de eenheid. Begeleiden en coachen van de medewerkers van de eenheid. Bevorderen van een resultaatgericht klimaat waarin de medewerkers hun zelfstandigheid ontwikkelen én gericht zijn op samenwerking met collega's en anderen. Participeren in de beleidsvoorbereiding, -vorming en -uitvoering van de stichting. Bewaken, ontwikkelen en toetsen van de kwaliteit van de patiëntenzorg en de dienstverlening van de eenheid. Mede bewaken van het budget van de eenheid en uitvoeren van het beleid op het gebied van beheer materialen, middelen en ruimten. Uitwerking resultaatgebieden en resultaten Coördineren van de patiëntenzorg en dienstverlening binnen de eenheid Kernactiviteiten: Zorgt voor een evenwichtige kwantitatieve en kwalitatieve inzet van de capaciteit van de eenheid (mensen, middelen, materialen) en ziet toe op de naleving van richtlijnen en uitgangspunten bij de organisatie en uitvoering van de werkzaamheden. Stemt binnen afgesproken kaders de personeelsbezetting af op het te verwachten aanbod. Legt de gewenste personeelsbezetting vast in roosters en (vakantie)planningen en stemt dit af met de overige eenheden. Begeleidt de medewerkers bij de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden ten
-
behoeven van de patiëntenzorg en dienstverlening en treedt op bij problemen. Controleert de voortgang van de werkzaamheden. Verzamelt en onderzoekt in overleg met de directeur informatie over de productie van de eenheid en doet voorstellen ter verbetering van de afstemming van het aanbod van de eenheid op de vraag naar patiëntenzorg en dienstverlening. Adviseert de directeur over de inzet van de capaciteit van de eenheid en over de personele en opleidingsbegroting. Overlegt over de organisatie, uitvoering en afstemming van de werkzaamheden met collega-managers en relevante ondersteunende medewerkers. Resultaten: De patiëntenzorg en dienstverlening binnen de eenheid is volgens richtlijnen uitgevoerd. De inzet van de kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit van de eenheid is zodanig op de vraag afgestemd, georganiseerd en gecontroleerd, dat de continuïteit en kwaliteit van de patiëntenzorg en dienstverlening volgens richtlijnen is gewaarborgd. De uitgangspunten en richtlijnen die gelden bij de organisatie en uitvoering van de werkzaamheden zijn binnen de eenheid bekend en worden toegepast. Prioriteiten in de uitvoering van de werkzaamheden zijn op basis van de uitgangspunten en volgens richtlijnen gesteld. Voorstellen ter verbetering van de afstemming van het aanbod van de eenheid op de vraag naar patiëntenzorg en dienstverlening zijn tijdig geformuleerd en gebaseerd op informatie over de productie van de eenheid. De directeur is tijdig en volgens richtlijnen geadviseerd over de personele en opleidingsbegroting.
2.
-
-
-
Begeleiden en coachen van de medewerkers van de eenheid. Bevorderen van een resultaatgericht klimaat waarin medewerkers hun zelfstandigheid ontwikkelen én gericht zijn op samenwerking met collega's en anderen. Kernactiviteiten: Begeleidt en coacht de medewerkers van de eenheid. Ziet toe op een resultaatgerichte, professionele invulling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Houdt functionerings- en, evaluatiegesprekken. Streeft naar toenemend zelfstandig functioneren van medewerkers. Neemt, indien nodig, waar voor een collega-manager. Voert een actief preventief ziekteverzuimbeleid en begeleidt medewerkers gedurende het ziekteverzuim. Draagt zorg voor de selectie van medewerkers en draagt zorg voor de introductie van nieuwe medewerkers. Schept voorwaarden voor de begeleiding en opleiding van studenten en stagiaires en ziet toe op de kwaliteit van de uitvoering. Ondersteunt, o.a. door het tonen van voorbeeldgedrag, de medewerkers in de ontwikkeling tot een zelfstandig functionerende professionele beroepsbeoefenaar. Coördineert de communicatiestructuur van de eenheid. Vertaalt hierbij de principes van decentralisatie in een voortdurende uitnodiging aan alle medewerkers om mee te denken over de werkzaamheden van de eenheid en het beleid van de stichting. Draagt uit dat het belangrijk is om vanuit de eenheid aandacht te besteden aan de kwaliteit van het functioneren van de stichting als geheel en wijst de medewerkers op hun bijdrage aan de patiëntenzorg en dienstverlening van de stichting. Adviseert de directeur van de stichting over het leiding geven aan de stichting in het algemeen en over het personeels- en opleidingsbeleid in het bijzonder. Resultaten: De begeleiding en coaching van medewerkers is volgens de principes van coachend 2
leiderschap uitgevoerd, afgestemd op de individuele ontwikkelingsbehoefte en gericht op de bevordering van zelfstandigheid mét oog voor het grote belang van samenwerking. De medewerkers van de eenheid zijn respectvol benaderd en begeleid. In de communicatiestructuur zijn zij uitgenodigd om mee te denken over de werkzaamheden van de eenheid en het beleid van de stichting. Zij zijn zich bewust van hun bijdrage aan de totale patiëntenzorg en dienstverlening van de stichting. Voorwaarden zijn geschapen voor een professioneel opleidings- en een optimaal werkklimaat voor studenten en medewerkers van de eenheid. 3. -
-
-
Participeren in de beleidsvoorbereiding, -vorming en -uitvoering van de stichting. Kernactiviteiten: Levert vanuit de eenheid een bijdrage aan de ontwikkeling van stichtingsbeleid, door actieve deelname aan de beleidsvorming. Informeert de directeur, periodiek en op eigen initiatief, over ontwikkelingen die voor de eenheid of de stichting relevant zijn. Voert het vastgestelde beleid voor de eenheid uit; bewaakt en evalueert dit met behulp van de prestatie-indicatoren van de stichting; voert zo nodig in overleg met de directeur corrigerende maatregelen uit. Betrekt relevante partners bij de uitvoering van beleid. Levert een bijdrage aan het jaarverslag van de stichting door te rapporteren over de realisatie van resultaten van de eenheid. Rapporteert aan de directeur de resultaten zoals overeengekomen in de jaarafspraken (managementcontract). Resultaten: De participatie in de beleidsvoorbereiding van de stichting heeft actief, volgens richtlijnen plaatsgevonden. De directeur is tijdig en volgens richtlijnen geïnformeerd over ontwikkelingen die voor de eenheid relevant zijn en betrokken moeten worden in de vorming van het stichtingsbeleid. Het beleid van de stichting is binnen de eenheid vertaald en is uitgevoerd en bewaakt met behulp van de prestatie-indicatoren; de medewerkers van de eenheid zijn zich bewust van hun bijdrage aan de totale patiëntenzorg en dienstverlening van de stichting. Er is tijdig gerapporteerd over de realisatie van resultaten van de eenheid ten behoeve van het jaarverslag van de stichting.
4.
-
-
-
-
Bewaken, ontwikkelen en toetsen van de kwaliteit van de patiëntenzorg en de dienstverlening van de eenheid. Kernactiviteiten: Instrueert de teamleden met betrekking tot de te leveren patiëntenzorg en dienstverlening. Toetst (periodiek) en evalueert in overleg met de directeur de kwaliteit van de patiëntenzorg en dienstverlening; vertaalt de bevindingen bij de evaluatie in instructies aan de medewerkers. Signaleert mogelijkheden voor vernieuwing en verbetering, zowel van de organisatie en uitvoering van de werkzaamheden van de eenheid als van het te leveren aanbod van patiëntenzorg en dienstverlening, in relatie tot het stichtingsbeleid. Adviseert de directeur over deze mogelijkheden. Zet in overleg met de directeur veranderingsprocessen in gang naar aanleiding van evaluaties, nieuwe ontwikkelingen binnen het vakgebied en/ of veranderende wet- en regelgeving. Bevordert onderlinge toetsing en helpt de medewerkers bij het bespreken van en werken aan verbetering van de kwaliteit van zorg- en dienstverlening. Ondersteunt de ontwikkeling en toepassing van kwaliteitssystemen; leidt of begeleidt de uitvoering van kwaliteitsprojecten. Voert overige uit kwaliteitsbeleid voortkomende 3
-
werkzaamheden uit of ziet toe op de uitvoering hiervan (onder andere patiëntenraadpleging, beleid bij incidenten, communicatie over patiëntenklachten). Initieert de ontwikkeling en bijstelling van uitgangspunten en richtlijnen; informeert medewerkers over uitgangspunten en richtlijnen en ziet toe op de naleving ervan binnen de eenheid. Resultaten: De kwaliteit van de patiëntenzorg en dienstverlening binnen de eenheid is volgens richtlijnen bewaakt, getoetst, bevorderd en ontwikkeld. Mogelijkheden voor vernieuwing en verbetering zijn gesignaleerd en tijdig voorgelegd aan de directeur. Projecten zijn volgens de principes van projectmatig werken geleid en begeleid. Uit kwaliteitsbeleid voortkomende werkzaamheden zijn tijdig en volgens richtlijnen uitgevoerd. In het kwaliteitsbeleid van de eenheid is de cirkel van Deming (plan - do - check - act) herkenbaar doordat de resultaten van evaluatie en toetsing systematisch zijn verwerkt in de beleidsuitvoering, in instructies aan de medewerkers en/of in veranderingsprocessen. De invoering en toepassing van kwaliteitssystemen is volgens richtlijnen ondersteund.
5.
-
-
-
Medebewaken van het budget van de eenheid en uitvoeren van het beleid op het gebied van beheer materialen, middelen en ruimten. Kernactiviteiten: Formuleert jaarlijks voorstellen voor de exploitatie- en investeringsbegroting van de eenheid aan de directeur. Baseert deze in overleg met het directeur op de beleids- en activiteitenplannen van de stichting en op de evaluatie van het functioneren van de eenheid. Bewaakt mede het budget van de eenheid, signaleert een inefficiënte inzet van mensen, middelen en materialen en corrigeert dit in overleg met de directeur. Voert zo nodig in overleg met de directeur maatregelen uit om budgetoverschrijdingen te corrigeren. Voert het beleid op het gebied van beheer materialen, middelen en ruimtes uit. Ziet toe op het juiste beheer en gebruik van middelen, materialen en ruimten. Onderzoekt mogelijke doelmatigheid bevorderende maatregelen; stimuleert het kostenbewustzijn van de eenheid; nodigt de medewerkers uit ideeën voor doelmatigheidswinst of kostenbesparing aan te geven en begeleidt de uitwerking van mogelijkheden en ideeën. Resultaten: De voorstellen voor de exploitatie- en investeringsbegroting van de eenheid zijn tijdig en volgens richtlijnen bij de directeur ingediend; de motivatie ervoor is in overleg met de directeur afgeleid uit de beleids- en activiteitenplannen van de stichting en uit de evaluatie van het functioneren van de eenheid. Het vastgestelde budget is volgens richtlijnen en in samenwerking met de directeur mede bewaakt; een inefficiënte inzet van mensen, middelen en materialen is tijdig gesignaleerd. Zo nodig zijn in overleg met de directeur maatregelen uitgevoerd ter correctie van budgetoverschrijdingen. Middelen, materialen en ruimten zijn effectief en efficiënt en volgens richtlijnen gebruikt en beheerd. De medewerkers van de eenheid zijn kostenbewust en voelen zich gestimuleerd in het ontwikkelen van ideeën voor kostenbesparingen zonder kwaliteitsverlies of kwaliteitsverhogingen zonder extra kosten.
4
VI
Beschrijving gezichtspunten
Kennis Een opleiding in één van de primaire processen van de eenheid Ervaring als leidinggevende binnen de gezondheidszorg, bij voorkeur met een aanvullende opleiding op het gebied van management. Inzicht in alle werkprocessen van de betreffende eenheid. Kennis van en ervaring met coachend leiderschap, projectmatig werken, onderhandelingstechnieken, conflicthantering en relevante kennis van ICT. Kennis en inzicht in kwaliteitsverbetertechnieken en ontwikkelingsprocessen. Kennis van actuele ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg in het algemeen, binnen management van zorginstellingen en kennis van de organisatie en werkzaamheden van de eigen stichting. Kennis van actuele ontwikkelingen, theorieën, uitgangspunten en richtlijnen op het gebied van de primaire processen van de stichting. Enige kennis van economische en financiële principes bij het opstellen van begrotingen en beheren van het budget van de eenheid. Is op de hoogte van de van toepassing zijnde richtlijnen. Zelfstandigheid Organiseert en coördineert zelfstandig de eigen werkzaamheden en de werkzaamheden binnen de eenheid; stelt hierbij prioriteiten. Treedt handelend op bij problemen op het gebied van de organisatie en uitvoering van de patiëntenzorg, dienstverlening, personeelsbeleid, budgetbewaking of afstemming met andere eenheden, binnen de van toepassing zijnde kaders en richtlijnen. Stemt de aanpak van problemen af op vastgestelde resultaten en prioriteiten. Kan hierbij terugvallen op de directeur van de stichting. Ontplooit in overleg met de directeur initiatieven met betrekking tot verbetering van patiëntenzorg, dienstverlening, personeelszorg en de organisatie van de werkzaamheden binnen de eenheid. Gebeurtenissen of beslissingen die buiten de kaders vallen of eenheidoverstijgende gevolgen hebben worden in overleg met de directeur genomen.
Sociale vaardigheden Beschikt over coachingsvaardigheden en vaardigheden ten behoeve van het geven van leiding aan verschillende typen medewerkers die, zowel gezamenlijk als individueel, gestimuleerd moeten worden te streven naar zelfstandig functioneren mét oog voor samenwerking. Stimuleert, motiveert, controleert en corrigeert medewerkers en studenten, waarbij overtuigingskracht nodig is. Flexibiliteit is nodig bij het overbruggen van tegenstellingen en conflicten die ontstaan bij de organisatie en afstemming van de verschillende werkzaamheden binnen de eenheid en in samenwerking met andere eenheden, waarbij veel medewerkers betrokken zijn. Treedt tactvol en met invoelend vermogen op naar de medewerkers van de eenheid. Bezit onderhandelingsvaardigheden en vaardigheden ten aanzien van conflicthantering, zodat in alle situaties effectief kan worden gecommuniceerd over de organisatie en uitvoering van de patiëntenzorg en dienstverlening.
5
Uitdrukkingsvaardigheid Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is nodig voor het geven van leiding aan verschillende typen medewerkers, het coachen en het geven van instructies en aanwijzingen. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is nodig voor het voeren van functioneringsgesprekken, de overlegstructuur binnen de eenheid, het overleggen met medewerkers van andere eenheden. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is nodig voor bedrijfsgerichte rapportage en rapportage over personeelszorg. Overige functie-eisen De coördinatie van de werkzaamheden van de eenheid, het geven van leiding en de uitvoering van beleid, gericht op kwaliteit en veranderingen, vraagt om een visie op de organisatie van patiëntenzorg, dienstverlening en personeelszorg, naast managementinzicht, systematisch werken, geduld en doorzettingsvermogen. Heeft een voorbeeldfunctie voor de medewerkers met betrekking tot attitude, representativiteit en werkhouding; stelt zich open voor reflectie op het eigen functioneren. Een positieve inzet is vereist bij het werken in teamverband, waarbij zich soms complexe situaties voordoen, om een resultaatgericht, professioneel werkklimaat te bevorderen. Het betrachten van eerlijkheid, integriteit en geheimhouding zijn vereist bij het hebben van inzage in persoonsgegevens en bedrijfsgegevens. Is stressbestendig: in staat om onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel effectief te blijven presteren.
6
