Handreiking werkafspraken Organisatorische Eenheid MSB mei 2015
TOELICHTING 1.
Inleiding
1.1.
Tot 1 januari 2015 waren medisch specialisten vrij beroepsbeoefenaren georganiseerd via vakgroepmaatschappen. Met de invoering van de integrale bekostiging zijn deze oude maatschappen veelal opgegaan in één Medisch Specialistisch Bedrijf (MSB), doorgaans ofwel in de vorm van een maatschap ofwel van een coöperatie.
1.2.
Binnen het MSB kunnen Organisatorische Eenheden worden ingesteld door het MSBbestuur. Dit zullen veelal de oude vakgroepen zijn. De (althans conform Federatie voorbeeld) overeenkomsten van de MSB’s bieden de mogelijkheid dat binnen de Organisatorische Eenheid werkafspraken worden gemaakt.
1.3.
Deze werkafspraken zullen deels afspraken bevatten uit de oude maatschapovereenkomst en deels uit het huishoudelijke reglement van de oude maatschappen, indien van toepassing.
1.4.
Onderstaande checklist en voorbeeld zijn handreikingen om te komen tot nieuwe werkafspraken. Deze dienen vooral zelf naar wens nader te worden ingevuld. Dit kunt u zelf doen of met hulp van een extern adviseur. Uw concept kunt u door een jurist van de Federatie laten toetsen.
2.
Checklist
2.1.
Bij het opstellen van werkafspraken is het raadzaam naast de eigen oude afspraken ook de contracten van de MSB in aanmerking te nemen: wat is daarin al geregeld en wat kan de Organisatorische Eenheid daarnaast nog regelen?
2.2.
Doorgaans bepalen afspraken binnen het MSB dat werkafspraken niet alleen schriftelijk dienen te worden vastgelegd door de vakgroep, maar ook akkoord behoeven van het MSB bestuur. Bij te maken werkafspraken kunt u denken aan de volgende onderwerpen. 1. Wie zijn lid van de vakgroep? 2. Verdeling vakgroeptaken, zoals (informele) bestuurs- en andere functies; 3. Hoe wordt de Organisatorische Eenheid vertegenwoordigd binnen de MSB? 4. Hoe, hoe vaak wordt waar vergaderd, thema- of heidagen? 5. Welke commissies functioneren binnen de vakgroep? 6. Werk- of aandachtsgebieden verdeling; 7. Regeling aan- en afwezigheid; 8. Werktijden, parttime werken, sabbatical leave, zwangerschapsverlof; 9. Waarneming; 10. Nadere regeling arbeidsongeschiktheidsverzekering; 11. Financiële afspraken; 12. Goodwillregeling binnen de vakgroep;
2.3.
De hiervoor vermelde onderwerpen zijn in bijgevoegd voorbeeld uitgewerkt. U kunt deze naar believen weglaten of aanvullen, mits andere MSB afspraken zich niet daartegen verzetten. Pagina 1 van 8
Handreiking werkafspraken Organisatorische Eenheid MSB mei 2015
3.
Rangorde De samenwerkingsovereenkomsten in het ziekenhuis zijn als volgt in de rangorde te plaatsen van hoog naar laag: Document Medische Staf (algemeen deel); Samenwerkingsovereenkomst met ziekenhuis; Overeenkomsten tussen maten/leden van het MSB; Eventueel: huishoudelijk reglement MSB; Eventueel: werkafspraken binnen RVE; Eventueel: werkafspraken binnen Organisatorische Eenheden; Dus strijdigheid van werkafspraken met een van bovenstaande regelingen betekent dat ofwel het bestuur de werkafspraken op voorhand afkeurt ofwel achteraf andere afspraken voorgaan op werkafspraken.
4.
Vrijwaring De Federatie Medisch Specialisten heeft de grootst mogelijke zorg besteed aan de samenstelling van het voorbeeld met de toelichting. Desondanks accepteert de Federatie Medisch Specialisten geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden in het voorbeeld en deze toelichting, voor schade, overlast of ongemak noch voor andersoortige gevolgen die voortvloeien uit of samenhangen met het gebruik van deze toelichting.
Pagina 2 van 8
Handreiking werkafspraken Organisatorische Eenheid MSB mei 2015
VOORBEELD WERKAFSPRAKEN - van de Organisatorische Eenheid X van ziekenhuis Y De Leden: Coöperatie: ……(naam praktijk- BV) ……. , statutair gevestigd te…., te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw ……, [medisch specialisme], woonachtig te ….. aan de …….. die daarvan tevens (indirect) enig aandeelhouder en bestuurder is, Maatschap: de heer/mevrouw ……, [medisch specialisme], woonachtig te ….. aan de …….. die daarvan tevens (indirect) enig aandeelhouder en bestuurder is, etc. afzonderlijk te noemen Lid, samen te noemen “de Leden” en gezamenlijk vormend een Organisatorische Eenheid. Overwegende dat: ieder Lid deelneemt aan MSB X van ziekenhuis Y; aan ieder Lid op basis van het bepaalde in de maatschapovereenkomst/ledenovereenkomst opdracht is verstrekt tot het verlenen van medisch specialistische zorg op het gebied van het specialisme van de vertegenwoordigende medisch specialist; ieder Lid gehouden is de opdracht zelf te doen, dan wel te laten uitvoeren door haar enig bestuurder/aandeelhouder; de Leden gezamenlijk een Organisatorische Eenheid vormen; de Leden vanwege de gezamenlijke verantwoordelijkheid ten aanzien van de continuering van de patiëntenzorg werkafspraken wensen te maken; zij deze werkafspraken wensen vast te leggen in onderhavige werkafspraken. Artikel 1.
Rangorde
Deze werkafspraken zijn onlosmakelijk verbonden aan de maatschapovereenkomst/ ledenovereenkomst tussen de MSB X van ziekenhuis Y en het Lid. Indien er sprake is van strijdigheid tussen een bepaling in dit Werkafspraken en een bepaling in de maatschapovereenkomst/ ledenovereenkomst dan prevaleert de bepaling in de maatschapovereenkomst/ledenovereenkomst. Artikel 2.
Bestuur
2.1.
Binnen de Organisatorische Eenheid zal door de leden voor de periode van X jaar een voorzitter, een secretaris en eventueel een penningmeester uit hun midden worden gekozen. Herbenoeming van bestuurders is (voor x keer) mogelijk.
2.2.
In de vergadering van de Organisatorische Eenheid wordt beslist bij meerderheid1 van stemmen/consensus. Besluiten zijn slechts geldig als de meerderheid/ieder van de Leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien het vereiste aantal Leden niet aanwezig of vertegenwoordigd is, zal besluitvorming worden doorgeschoven naar de volgende vergadering.
1
Keuze maken welke meerderheid, bijvoorbeeld 2/3e of 3/4e. Pagina 3 van 8
Handreiking werkafspraken Organisatorische Eenheid MSB mei 2015
Dan zal er rechtsgeldig kunnen worden besloten ook zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is. Artikel 3.
Vertegenwoordiging
3.1.
De voorzitter en/(of bij diens afwezigheid)2 de secretaris, vertegenwoordigt/-en de vakgroep. Deze vertegenwoordiging betreft uitsluitend het treffen van regelingen met Raad van bestuur, bestuur MSB, dan wel de Vereniging Medische Staf over de directe uitoefening van de werkzaamheden die door de Organisatorische Eenheid dienen te worden verricht. Geen van de Leden is bevoegd een of meerdere Leden extern, dan wel in rechte te vertegenwoordigen.
3.2.
Indien door het MSB een subrekening voor de maatschap wordt geopend, dan is de penningmeester en bij diens afwezigheid de voorzitter bevoegd betalingen te verrichten namens de Organisatorische Eenheid.
Artikel 4.
Vergaderingen Organisatorische Eenheid
4.1.
De Organisatorische Eenheid vergadert minimaal één keer per maand en wel op de x-e x-dag van de maand van ..uur tot ..uur. Aan de leden wordt vooraf een agenda verstuurd en wel minimaal x3 dagen voorafgaand aan de vergadering..
4.2.
Tussentijds kunnen vergaderingen worden georganiseerd waarbij de voorzitter de Leden schriftelijk of mondeling oproept, met inachtneming van een termijn van tenminste vijf dagen of zoveel minder als hij in spoedeisende gevallen zal bepalen.
4.3.
Bij spoed kunnen de Leden ook per e-mail besluiten nemen. Als wordt besloten om buiten een vergadering om spoedeisende reden een besluit te nemen, dient iedereen per e -mail daartoe te worden opgeroepen en dient iedereen binnen de daarin aangegeven termijn te reageren.
4.4.
Van de vergaderingen als genoemd onder 4.1 en 4.2 worden notulen gehouden door de secretaris inclusief besluitenlijst. Ieder van de leden ontvangt zo spoedig, doch uiterlijk binnen twee weken na de vergadering een exemplaar van de notulen. Omtrent bezwaren tegen de notulen en vaststelling van de notulen wordt op de volgende vergadering beslist en ondertekend door de voorzitter.
4.5.
Complicatiebesprekingen vinden plaats frequentie/indien …4
4.6.
Jaarlijks vindt een beleidsdag plaats.
4.7.
Alle besluiten binnen de Organisatorische Eenheid, ook die welke zijn genomen buiten de vergaderingen als genoemd onder 4.1. en 4.2., worden schriftelijk vastgelegd. Alleen dan kunnen hieraan rechten worden ontleend. De schriftelijke vastlegging is vormvrij en vindt bij voorkeur plaats middels notulen, addenda bij deze werkafspraken, dan wel via e-mail.
2
Keuze maken: kan één of dienen meerdere leden de Organisatorische Eenheid te vertegenwoordigen? Aantal dagen invullen 4 Invullen in welke situaties of frequentie dit plaatsvindt binnen de Organisatorische Eenheid 3
Pagina 4 van 8
Handreiking werkafspraken Organisatorische Eenheid MSB mei 2015
4.8.
De secretaris draagt zorg voor de bewaring van gemaakte afspraken. Van besluitvorming binnen de Organisatorische Eenheid die relevant is of kan zijn voor MSB X stelt de secretaris het bestuur van MSB X op de hoogte.
Artikel 5.
Commissies
5.1.
De Organisatorische Eenheid kan ter verdeling van de taken en verantwoordelijkheden commissies instellen5.
5.2.
Bij het instellen van de commissie bepaalt de Organisatorische Eenheid de samenstelling en doelstelling van de commissie.
5.3.
Commissies bereiden voorstellen voor betreffende hun opdracht-/taakgebied. Tijdens elke vergadering van de Organisatorische Eenheid krijgen de commissievertegenwoordigers gelegenheid het werk van de commissie en de voortgang van het commissiewerk toe te lichten en krijgen de ander Leden gelegenheid vragen te stellen.
5.4.
Voorstellen van de commissies moeten worden ingebracht op de vergadering.
5.5.
De Organisatorische Eenheid kent de volgende commissies: Of: kent bij het opstellen van dit reglement vooralsnog geen commissies.
Artikel 6.
Werkverdeling en praktijkuitoefening
6.1.
De werkzaamheden zullen in onderling overleg zoveel mogelijk worden verdeeld overeenkomstig de FTE van ieder der afzonderlijke leden (zie bijlage)6. De avond-, nacht- en weekenddiensten alsmede de diensten op feestdagen zullen zoveel mogelijk in diezelfde verhouding worden verricht.
6.2.
De Leden kunnen onderling aandachtsgebieden verdelen afhankelijk van kennis en expertise.
6.3.
De leden bepalen onderling de minimale bezetting op bepaalde dagen en –tijdstippen en leggen dit schriftelijk vast in notulen.
6.4.
De secretaris stelt het bestuur van MSB X op de hoogte van hetgeen binnen de Organisatorische Eenheid is en wordt besloten ten aanzien van de in 5.1 tot en met 5.3 genoemde punten.
Artikel 7.
5
Aan- en afwezigheid 7
Zoals: een werklast commissie, de opleiding- en wetenschapscommissie, financiële commissie.
6
Wij raden u aan de FTE verdeling vast te leggen in een bijlage. Deze dient uiteraard overeen te komen met de FTE verdeling zoals die is vastgesteld binnen de MSB. 7 Het is raadzaam dergelijke afspraken, zeker als deze uitgebreid zijn, af te stemmen met uw fiscalist. Pagina 5 van 8
Handreiking werkafspraken Organisatorische Eenheid MSB mei 2015
7.1.
In de Organisatorische Eenheid kunnen in lijn met bestaande afspraken binnen de MSB X van ziekenhuis Y afspraken worden gemaakt over: ‐ Ouderenregeling avond-, nacht- en weekenddiensten; ‐ Terugkeer na gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid; ‐ Zwangerschapsverlof; ‐ Deeltijd werken; ‐ Waarneming; ‐ Waarneemvergoeding; ‐ Sabbatical leave; ‐ Arbeidsongeschiktheidsverzekering.
7.2.
Gemaakte afspraken in dit kader stelt de secretaris het bestuur van MSB X op de hoogte. Als het bestuur constateert dat deze afspraken strijdig zijn met andere geldende afspraken binnen MSB X, vervalt daarmee betreffend besluit binnen de Organisatorische Eenheid en wordt indien gewenst een nieuw besluit genomen.
Artikel 8.
Financiële afspraken8
MSB maatschap:9 8.1. Opbrengsten en kosten die vanuit het MSB worden toegekend aan de Organisatorische Eenheid worden naar rato van overeenkomstig de FTE van ieder der afzonderlijke leden. Uitzondering hierop vormen de opbrengsten en kosten ten aanzien van bepaalde leden zoals is aangegeven in de bijlage. Van gemaakte afspraken in dit kader stelt de secretaris het bestuur van MSB X op de hoogte. Het MSB bestuur heeft geen bevoegdheden ten aanzien van deze afspraken. 8.2.
De Organisatorische Eenheid kan besluiten dat bepaalde kosten van de maten ten laste van de maatschap komen. Besluiten in dat kader worden gehecht aan deze overeenkomst en maken deel daarvan uit.
8.3.
De penningmeester draagt zorg voor een deugdelijk overzicht van jaarlijkse inkomsten en kosten van de Organisatorische Eenheid en de verdeling van het resultaat over de respectievelijke leden.
MSB coöperatie: 8.1. Opbrengsten en kosten die vanuit het MSB worden toegekend de Organisatorische Eenheid worden naar rato van overeenkomstig de FTE van ieder der afzonderlijke leden. Uitzondering hierop vormen de opbrengsten en kosten ten aanzien van bepaalde leden zoals is aangegeven in de bijlage en zoals is bevestigd door afspraken binnen het MSB. O p basis van deze afspraken laat het MSB de inkomsten en kosten ten gunste en laste komen van betreffende leden.
8
Het is raadzaam de financiële regelingen binnen de MSB erop na te slaan; deze afspraken zijn in aanvulling daarop. Regelingen binnen MSB maatschap en coöperatie zullen verschillen, aangezien (conform federatiemodel) de toedeling van omzet en kosten vanuit het MSB op niveau Organisatorische Eenheid plaatsvindt en binnen MSB coöperatie per lid. Binnen de maatschap wordt dit bepaald op niveau Organisatorische Eenheid binnen de coöperatie op coöperatieniveau. 9
Pagina 6 van 8
Handreiking werkafspraken Organisatorische Eenheid MSB mei 2015
Artikel 9 9.1.
Goodwill10
Bij uittreden door een Lid uit de MSB X biedt hij zijn aandeel aan de blijvende maten aan. Zij zijn gerechtigd/verplicht dit aandeel naar rato van hun deelnemen in MSB X over te nemen, tenzij er een opvolger beschikbaar is en deze het aandeel overneemt. Indien opvolger beschikbaar is, biedt de uittreder zijn praktijkaandeel aan deze opvolger aan.
9.2.11 Het bepaalde in 9.1. lijdt uitzondering bij overlijden, blijvende arbeidsongeschiktheid of uittreden in de kennismakingsperiode; in dat geval zijn de blijven maten verplicht het aandeel over te nemen.
10
Deze bepaling is uitsluitend op te nemen als goodwillverrekening plaatsvindt op het niveau van de Organisatorische Eenheid. 11 Opnemen bij overnamerecht in lid 1. Pagina 7 van 8
Handreiking werkafspraken Organisatorische Eenheid MSB mei 2015
9.3.
De overnamesom wordt bepaald 12: ‐ door de Leden, dan wel tussen uittreder en opvolger in onderling overleg; ‐ door de Federatie Medisch Specialisten bij bindend advies; ‐ op basis van een vast bedrag dat jaarlijks door de Organisatorische Eenheid wordt vastgesteld; ‐ op basis van een in- en uitverdienregeling die is gehecht aan deze overeenkomst en deel daarvan uitmaakt.
Artikel 10.
Aanvullingen, wijzigingen.
10.1.
Jaarlijks wordt nagegaan of de Werkafspraken nog voldoet dan wel gewijzigd of aangevuld moet worden.
10.2.
De secretaris geeft de voorgestelde wijzigingen en/of aanvullingen aan de Organisatorische Eenheid door middels een bijlage bij de agenda voor de eerstvolgende vergadering. De bijlage moet de letterlijke tekst van de wijziging en/of aanvulling weergeven, zoals deze in de werkafspraken zou moeten worden opgenomen.
10.3.
De secretaris past de werkafspraken na besluitvorming integraal aan en stuurt deze aan de leden en aan het bestuur van MSB X.
Artikel 11.
Geschillen
Als er sprake is van een geschil, zowel juridisch als feitelijk, met betrekking tot de uitleg of uitvoering van dit Werkafspraken zal de geschillenregeling zoals opgenomen in de maatschapovereenkomst/ ledenovereenkomst gevolgd worden. Deze werkafspraken zijn overeengekomen in de vergadering van de Organisatorische Eenheid van ….13 Aldus in tweevoud opgesteld en ondertekend door alle leden/maten:
12 13
Keuze maken. Datum invullen Pagina 8 van 8
