Meppel/Zwolle Datum: Bestemd voor: Onderwerp:
1 september 2015 Algemeen besturen van Reest en Wieden en van Groot Salland Toelichting op het kredietvoorstel huisvesting en ICT-maatregelen
1. Inleiding, toelichting bestuursvoorstel, leeswijzer Waterschap GSRW heeft een centraal gebouw nodig voor zijn organisatie. In het rapport van de fusieverkenning is als uitgangspunt gezamenlijke huisvesting op één locatie in Meppel of Zwolle opgenomen en is daarvoor een jaarlijkse besparing op de huisvestingskosten gepresenteerd van € 0,25 mln. Met die opdracht in de hand is de stuurgroep begin dit jaar een intensief zoekproces gestart naar een geschikt gebouw. Op 28 mei 2015 hebben de beide AB-en zich in een gezamenlijke bijeenkomst in grote meerderheid in positieve zin uitgesproken over het bereikte resultaat in de vorm van de integrale huisvestingsoplossing en groen licht gegeven aan de stuurgroep om deze te effectueren. Die bijeenkomst was de vierde op rij over dit onderwerp. De AB-en waren eerder op 10 maart, 21 april en 28 april meegenomen in het zoekproces. Over hoe dit proces verlopen is, is in bijlage 1 een uitgebreide verantwoording van de stuurgroep opgenomen. Vervolgens heeft de stuurgroep besloten de integrale huisvestingsoplossing definitief aan te gaan, dit onder voorbehoud van kredietverlening door beide AB-en vóór aanvankelijk 3 juli 2015 en thans 30 september 2015. Wanneer het krediet dat nodig is voor de aankoop van het gebouw en de parkeerkavel voor die datum niet verleend is, vervallen alle afspraken, is de integrale huisvestingsoplossing van tafel en is een boete verschuldigd. Bijgaand bestuursvoorstel vormt aldus het logische sluitstuk van het doorlopen bestuurlijk proces over de huisvestingskeus. Het bevat de kredietaanvraag voor de totale investering die nodig is om één centrale huisvesting te realiseren voor het nieuwe waterschap GSRW, inclusief ondersteunende ICT-maatregelen voor de bedrijfsvoering. Dit overigens in tegenstelling tot de eerdere kredietaanvraag van juli 2015, waarin enerzijds een krediet werd aangevraagd voor de aankoop van gronden en gebouw ad. € 8,0 mln. en anderzijds een voorbereidingskrediet ad. € 3,0 mln. als eerste tranche voor de inrichting van het gebouw en ICT-voorzieningen. Het voorstel was toen om in september 2015 een aanvullend krediet aan te vragen op basis van nader onderzoek, planuitwerking en geactualiseerde ramingen voor de inrichting van het gebouw en ICT-voorzieningen. Deze werkzaamheden zijn inmiddels uitgevoerd en daarom kan nu een integraal voorstel worden voorgelegd, waarin meteen enkele actualisaties zijn meegenomen. In deze toelichting op het kredietvoorstel voor huisvesting en ICT-maatregelen wordt u eerst meegenomen in de stappen die gezet zijn en de besluiten die genomen zijn nadat PS Drenthe op 1 juli 2015 het fusiebesluit heeft aangehouden (paragraaf 2). Vervolgens worden de financiële consequenties van deze integrale huisvestingsoplossing uitgewerkt (paragraaf 3). Deze financiële consequenties zijn te onderscheiden in enerzijds de benodigde investeringen en anderzijds de impact op de exploitatielasten van het nieuwe waterschap. Ook wordt daarbij de relatie gelegd met de gemaakte inschattingen uit het eindrapport fusieverkenning van november 2014 voor wat betreft de financiële besparingen. Dit tezamen vormt de basis van het bestuursbesluit dat nu voorligt. In het laatste gedeelte wordt aangegeven hoe het project wordt uitgevoerd (paragraaf 4) en hoe de bijbehorende planning er uit ziet (paragraaf 5).
2
2. Vervolgstappen sinds aanhouden fusiebesluit door Provinciale Staten Drenthe op 1 juli 2015 Zoals bekend heeft Provinciale Staten van Drenthe op 1 juli 2015 de besluitvorming over de fusie aangehouden. In reactie hierop heeft u op 2 juli 2015 de toen voorliggende investeringsaanvraag voor huisvesting en informatievoorziening verworpen. Naar aanleiding hiervan en met uw instemming heeft de Stuurgroep op 2 juli 2015 besloten de voorbereiding van de fusie door te zetten, maar geen onomkeerbare stappen te zetten. Onderhandeling Om de (exclusieve) optie op de integrale huisvestingsoplossing te behouden zijn opnieuw onderhandelingen gevoerd met de eigenaar van de Dr. van Deenweg 186-208 met als doel de optie op de integrale huisvestingsoplossing, die af liep op 3 juli 2015 verlengd te krijgen. Met de eigenaar zijn daarover de volgende twee bijkomende voorwaarden overeengekomen: a. een verlenging tot 30 september 2015 van de optie op de integrale huisvestingsoplossing en een voorwaardelijke boete indien de integrale huisvestingsoplossing niet per 1 oktober 2015 is geëffectueerd; b. een optievergoeding voor de eigenaar van € 40.000 per maand ingaande 1 juli 2015 tot het moment dat de integrale huisvestingsoplossing wordt geëffectueerd doch uiterlijk tot 1 oktober 2015. De afspraak over de vangnetconstructie voor gebouw Blankenstein tot 1 juli 2016 is ongewijzigd gehandhaafd. Op 2 juli 2015 hebben beide Algemeen Besturen de stuurgroep een tijdelijk (financieel) mandaat verstrekt om de (exclusieve) optie op de integrale huisvestingsoplossing te verlengen tot 30 september 2015, dit inclusief de gemaakte afspraken over voornoemde optievergoeding, om zo de integrale huisvestingsoplossing binnen bereik te houden. Op 2 juli 2015 hebben beide Algemeen Besturen de stuurgroep een tijdelijk (financieel) mandaat verstrekt om de (exclusieve) optie op de integrale huisvestingsoplossing te verlengen tot 30 september 2015 en heeft u ingestemd met voornoemde optievergoeding. Inrichten projectorganisatie Onderdeel van de voorbereiding van de fusie is het inrichten van een projectorganisatie voor de realisatie van de huisvesting en informatievoorziening (ICT). Gezien de aard en omvang van dit project, evenals de druk die de fusie reeds legt op beide organisaties, en gelet op de benodigde expertise, wordt het projectmanagement extern ingevuld. De stuurgroep heeft ter financiering van deze voorbereidende werkzaamheden een (tijdelijk) krediet beschikbaar gesteld van € 90.000. Dit krediet is gedeeltelijk ingezet om een extern bureau aan te stellen voor advies en projectbegeleiding tot 1 oktober 2015. Onder begeleiding van dit bureau wordt momenteel gewerkt aan een Plan van aanpak. No-regret maatregelen Tot slot zijn beide organisatie afzonderlijk de ICT-maatregelen gestart die zowel ten goede komen van de bedrijfsvoering van de fusieorganisatie als van beide organisaties zelf in het geval van uitstel of afstel van de fusie (zogenaamde “no-regret” maatregelen). Het investeringsvolume van deze ICT-maatregelen bedraagt bij Groot Salland € 650.000 en bij Reest & Wieden € 120.000. Deze werkzaamheden waren voor een groot deel al gepland, omdat ze ook zonder fusie nodig waren voor de samenwerking binnen Waterkracht. Deze ICT-maatregelen worden daarom gedekt binnen de reguliere begroting 2015 van beide waterschappen en zijn in mindering gebracht op de ramingen die ten grondslag liggen aan de kredietaanvraag die nu voorligt.
3
3. Financiële consequenties van de integrale huisvestingsoptie In deze paragraaf worden de financiële consequenties uiteengezet van de integrale huisvestingsoplossing. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt in de benodigde investeringen, de structurele exploitatielasten en de incidentele exploitatielasten. Ook wordt daarbij de relatie gelegd met de gemaakte inschattingen uit het eindrapport fusieverkenning van november 2014 voor wat betreft de financiële besparingen. Wat betreft de investeringen gaat het om de lasten; de opbrengsten die verkregen worden uit de verkoop van de twee nu in gebruik zijnde gebouwen zijn hierin niet meegenomen. De fiscale consequenties (BTW, overdrachtsbelasting etc.) van alle voorgenomen transacties zijn beoordeeld en indien nodig geacht door een extern expert beoordeeld. In de koopbevestiging (lees: optie in verband met voorbehoud kredietverstrekking) met de eigenaar van de Dr. van Deenweg 186-208 zijn de fiscale consequenties en verantwoordelijkheden bovendien expliciet uitgewerkt. Alle bedragen in dit voorstel zijn inclusief BTW. 3.1. Benodigde investeringen De benodigde investering om te komen tot één centrale huisvesting inclusief de vereiste ICTmaatregelen ter ondersteuning van de bedrijfsvoering bestaat uit de volgende drie delen: Deel I, aankoop van gronden en gebouw; Deel II, inrichting van het casco gebouw, meubilair (losse inrichtingen), inrichting parkeerterrein, informatievoorziening (ICT). Deel III, Aanvullende opties voor de gebouwinrichting Onderstaand wordt elk onderdeel toegelicht en ook de relatie met de punten uit het bestuursvoorstel weergegeven. In bijlage 2 is een geaggregeerd overzicht van de geraamde investeringen opgenomen. Om het waterschap in de aanbestedingen niet te benadelen is gekozen voor dit niveau van aggregatie. In de vertrouwelijke stukken die ter inzage liggen bij de secretaris-directeur zijn gedetailleerde ramingen opgenomen. Deel I: Aankoop gronden en gebouw (punt 1, 2, 3, 4, 5 van het voorstel) Op basis van de bereikte overeenstemming over de aankoop van de Dr. van Deenweg 186208 en met de gemeente Zwolle over de aankoop van de grond voor de parkeervoorziening wordt deze investering geraamd op € 7,739 mln. (incl. makelaarscourtage, incl. BTW; geen overdrachtsbelasting verschuldigd). De specificatie is opgenomen in bijlage 2. De zekerheid over de geraamde kosten van dit deel van de benodigde investering is zeer hoog, want gebaseerd op schriftelijk vastgelegde afspraken. Bouwkundige gebreken van het gebouw wordt als voornaamste risico gezien. Via een bouwkundige inspectie van maart 2015 zijn de bouwkundige gebreken in kaart gebracht; de verkoper neemt de verplichting op zich deze tijdig te herstellen. Op basis van deze maatregelen wordt hier geen risicoreservering nodig geacht. Onlosmakelijk verbonden met de aankoop van de Dr. van Deenweg 186-208 is de verkoop van de Dr. van Thienenweg 1. In de jaarrekening 2015 neemt Groot Salland vanwege de eigendomsoverdracht Dr. van Thienenweg per 1 oktober 2015 reeds het boekverlies ter grootte van € 1 mln. op de locatie Dr. van Thienenweg 1. Het eigendom van de locatie Blankenstein gaat niet over per 1 oktober 2015. Uit de taxatie van de locatie (oktober 2014) blijkt echter dat de marktwaarde onder de huidige boekwaarde
4
ligt. Reest en Wieden zal in de jaarrekening 2015 het verschil tussen de taxatiewaarde en de boekwaarde als boekverlies verantwoorden (BBV-voorschrift). In de jaarrekening 2015 van Reest en Wieden betekent dit een boekverlies ter grootte van € 1,4 mln.1. Uiterlijk 1 juli 2016 wordt de locatie Blankenstein verkocht (eigen verkoop of via financieel vangnet). Bij de verkoop van het gebouw wordt een eventueel aanvullend boekverlies of boekwinst als gevolg van een respectievelijk lagere of hogere verkoopwaarde in de jaarrekening 2016 verantwoord. De hiervoor geschetste integrale huisvestingsoplossing bestaat weliswaar uit meerdere componenten, maar deze vormen samen een één en ondeelbaar geheel. Erin ‘shoppen’ kan daarom niet. Dat is in het bestuursvoorstel tot uitdrukking gebracht in een apart beslispunt 5. Deel II, Inrichting (punt 7 van het voorstel) Dit deel bestaat uit de volgende vier onderdelen : inrichting van het casco gebouw, meubilair (losse inrichtingen), inrichting parkeerterrein, informatievoorziening (ICT) II.1: Inrichting van het casco gebouw Het gebouw aan de Dr. van Deenweg wordt grotendeels casco opgeleverd; slechts één verdieping is eerder in gebruik geweest. Dit betekent dat significante investeringen nodig zijn in bouwkundige voorzieningen (o.m. tussenwanden, inbouwplafonds en vloerbekleding), werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties op het gebied van gas, water, luchtbehandeling, sanitair, bedrijfszekerheid en veiligheid. Voorafgaand aan deze realisatie vereist ook de planuitwerking (programma van eisen, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en bestektekeningen) de benodigde investeringen. Voor de coördinatie van het deelproject gebouwinrichting wordt een extern bureau ingezet als adviseur en projectbegeleider evenals een binnenhuisarchitect. Qua scope en kosten kent het deelproject gebouwinrichting de grootste onzekerheid. Om te komen tot een kwalitatief goede raming van de benodigde investeringen is een aantal gerichte aanvullende bouwkundige inspecties en metingen aan de installaties uitgevoerd (naast de inspectie van maart 2015 die de basis vormt voor de overeenkomst met de eigenaar van de Dr. van Deenweg 186-208). Deze inspecties hebben plaats gevonden met externe experts én onder begeleiding van het externe bureau dat is aangesteld als adviseur en projectbegeleider. Vertegenwoordigers van de beide waterschappen waren hier ook bij betrokken. Vervolgens zijn op basis van de uitkomsten van de inspecties en metingen, de nieuwe huisvestingsfilosofie en een inventarisatie van de (on)mogelijkheden van het gebouw aan de Dr. van Deenweg 186-208 de bestaande ramingen van de benodigde investeringen getoetst en waar nodig bijgesteld. Naast kengetallen is hierbij gebruik gemaakt van ervaringscijfers uit recente referentieprojecten die het bureau zelf heeft begeleid (o.m. verbouwing hoofdkantoor Vitens). Dit waarborgt de verwerking van actuele ontwikkelingen in kosten en techniek. Dit proces heeft geleid tot de actuele ramingen. Op dit moment worden geen specifieke risico’s onderkend (voorziene risico’s). Ter dekking van de onvoorziene risico’s (c.q. planonvolledigheid) is in de kredietaanvraag een reservering meegenomen ter grootte van 10% van de geraamde kosten voor 1
Dit bedrag wijkt af van de informatie die is gegeven in de AB-bijeenkomst van 28 mei 2015. Er bleek in die presentatie een verkeerde boekwaarde vermeld te zijn.
5
gebouwinrichting. Dit gangbare percentage wordt door zowel het externe bureau als de externe adviseur als reëel ingeschat en is gebaseerd op hun ervaringen met soortgelijke projecten. In de vertrouwelijke stukken die ter inzage liggen bij de secretaris-directeur zijn gedetailleerde ramingen opgenomen. II.2: Meubilair - losse inrichtingen De nieuwe huisvesting vereist eveneens een investering in meubilair, meubilair voor de vergaderfaciliteiten en meubilair voor de werkplekomgeving. In de geraamde kosten is het hergebruik van bestaand meubilair verwerkt; volledig hergebruik is echter niet mogelijk vanwege enerzijds ouderdom/slijtage en anderzijds de nieuwe huisvestingsfilosofie. Vanuit het oogpunt van duurzaamheid wordt het overgebleven bestaand meubilair maximaal hergebruikt binnen de verschillende steunpunten van het nieuwe waterschap die in de werkgebieden in gebruik blijven. Indien eigen gebruik niet tot de mogelijkheden behoort, wordt maximaal ingezet op hergebruik elders. Op dit moment worden hier geen opbrengsten voor geraamd. II.3: Inrichting parkeerterrein Om het naastgelegen bouwterrein geschikt te maken voor parkeren (auto en fiets), te voldoen aan de voorwaarden van de gemeente Zwolle en het terrein te verbinden met de Dr. van Deenweg 186-208 is een investering benodigd. De gemeente levert de grond in de huidige staat en het waterschap is verantwoordelijk voor de inrichting. Qua scope is de inrichting van het parkeerterrein een relatief eenvoudig project. De grootste financiële onzekerheid hangt samen met de voorwaarden die de gemeente stelt aan de inrichting. Deze voorwaarden zijn inmiddels op hoofdlijnen bekend en ingekaderd en zijn vertaald naar de raming. II.4: Informatievoorziening - ICT Ter ondersteuning van de bedrijfsvoering, evenals de invoering de nieuwe huisvestingsfilosofie, zijn significante investeringen in ICT-maatregelen vereist. Deze ICTmaatregelen zijn niet gebouw-gebonden. Het betreffen o.m. het inrichten van werkplekken, telefonie en back-up & recovery. Daarnaast dient geïnvesteerd te worden in het migreren van een groot aantal applicaties ter harmonisatie van de bedrijfsvoering. De mogelijkheden tot hergebruik van bestaande ICT-middelen zijn als minimaal ingeschat. De scope van de te treffen ICT-maatregelen staat vast en een groot gedeelte betreft aanschafinvesteringen; de grootste financiële onzekerheid hangt samen met aanbestedingsresultaten (inschatten van de marktprijzen). De periode juli/augustus is gebruikt om de markt nader te verkennen. Dit is bovendien aangevuld met marktkennis die is opgedaan bij de aanbestedingen van de eerder genoemde investeringen in no-regret maatregelen van Groot Salland en Reest & Wieden ter grootte van respectievelijk € 650.000 en € 120.000. Dit tezamen heeft er toe geleid dat er vertrouwen is in de actuele ramingen. Deel III, aanvullende meekoppel-kansen In het voorgaande zijn de investeringen toegelicht die nodig zijn voor het ontwerpen, realiseren en in gebruik nemen van één centrale huisvesting inclusief de vereiste ICTmaatregelen ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. In de verkenningsfase zijn door de
6
projectorganisatie echter ook een tweetal ambities onderkend die het voordeligst nu gecombineerd kunnen worden met dit project. Dit betreffen de volgende ambities:
Verdere verduurzaming van Dr. van Deenweg 186-208 (evt. met BREEAMcertificering; Entree Dr. van Deenweg 186-208 aan de zijde van het parkeerterrein.
Onderstaand volgt een toelichting per ambitie. Verdere Verduurzaming (evt. BREEAM certificering) (punt 9 uit het voorstel) BREEAM is een standaard voor een duurzaam gebouw en het geeft aan welk prestatieniveau een gebouw heeft. BREEAM maakt gebruik van een kwalitatieve weging; als totaalscore krijgt een gebouw een waardering uitgedrukt in 1 tot 5 sterren. De gestelde eisen zijn beter dan het minimum gesteld in het bouwbesluit. Op dit moment scoort het gebouw Dr. van Deenweg 2 sterren (correspondeert met ‘good’, 45% beter dan bouwbesluit). Het waterschap heeft de ambitie om het duurzaam bouwen als speerpunt van milieubeleid uit te dragen en wil op dit gebied een voorbeeldfunctie vervullen. Het voorstel is om voor Excellent te gaan. Om tot een certificering van 4 sterren te komen (Excellent) moet je op diverse onderdelen 70% beter scoren dan het minimum, gesteld in het bouwbesluit. Het betekent dat een aantal energie-beperkende maatregelen worden gerealiseerd (zonnepanelen, beperken van elektra- en waterverbruik door te monitoren, optimalisatie van installaties en certificering). Dit vereist een additionele investering van € 265.000. Daarnaast betekent het een structurele verhoging van € 20.000 op de jaarlijkse huisvestingkosten; dit betreffen kapitaallasten. Gezien de lage inkoopkosten van energie, levert deze investering in duurzaamheid geen substantiële besparingen op. De mogelijkheden van subsidieverwerving zullen nog worden onderzocht. Entree (punt 10 uit het voorstel) De bescheiden entree van de Dr. van Deenweg 186-208 is gesitueerd in de hoek van het Lvormige gebouw aan de binnenkant, grenzend aan het plein. Vanaf de nieuwe parkeerkavel is deze entree niet zichtbaar en is het onduidelijk waar de entree van het waterschapsgebouw zich bevindt. Een tweede zichtbare entree maakt het waterschap gastvrijer en transparanter. Met de architect van het gebouw heeft een verkenning plaatsgevonden voor het realiseren van deze tweede entree. Dit vereist een additionele investering van € 400.000. Voorgesteld wordt om een tweede entree te realiseren aan de kant van het gebouw, die grenst aan het nieuwe parkeerterrein en deze entree via een aantrekkelijke looproute te verbinden met het parkeerterrein. Het betekent een structurele verhoging van € 30.000 op de jaarlijkse huisvestingskosten; dit betreffen in hoofdzaak kapitaallasten. Deze 2 ambities zijn zowel zelfstandig als gecombineerd in te passen in de bestaande planning. Wel heeft het uitvoeren van deze ambities financiële consequenties; deze zijn bovenstaand uiteengezet. U wordt gevraagd de wenselijkheid van de 2 ambities afzonderlijk te beoordelen. De consequenties ervan voor de jaarlijkse huisvestingskosten zijn, omdat het gaat om ambities, in paragraaf 3.2 buiten beschouwing gelaten.
7
3.2. Besparing jaarlijkse huisvestingskosten, incidentele kosten De invloed van de investeringen in huisvesting worden verwerkt in de (exploitatie)begroting 2016 en meerjarenraming 2016-2019 van het nieuwe waterschap. Vanwege dubbele huisvestingskosten (in het tussenliggende jaar is ook nog huur verschuldigd voor gebruik van het gebouw Dr. Van Thienenweg) ontstaat in 2016 een incidentele last, maar vanaf 2017 leidt de centrale huisvesting en het afstoten van de oude locaties tot een structurele besparing. Bijlage 3 specificeert de exploitatielasten die voortkomen uit de investering die nu wordt voorgesteld. In het eindrapport Fase 2 fusieverkenning van 12 november 2014 is de structurele besparing van één centrale huisvesting op langere termijn geraamd op € 0,25 mln. op jaarbasis (vanaf 2021). Uitgaande van de aankoop van de Dr. van Deenweg 186-208 inclusief de naastgelegen kavel (parkeergelegenheid) en alle overige investeringen (zie bijlage 2) komt deze jaarlijkse besparing naar verwachting € 0,5 miljoen hoger uit. De structurele besparing voor het nieuwe waterschap komt daarmee op € 0,75 miljoen per jaar (vanaf 2017) ten opzichte van de huidige kosten van beide waterschappen. Invloed op de structurele kosten van informatievoorziening (ICT) Verwacht wordt dat de fusie schaalvoordelen brengt op het gebied van informatievoorziening. In het eindrapport Fase 2 fusieverkenning van 12 november 2014 is de structurele besparing op informatievoorziening geraamd op € 0,3 mln. op jaarbasis (10% doelmatigheid); in het eindrapport is deze besparing onderdeel van de besparing op goederen en diensten van in totaal € 0,75 mln. De inschatting van de structurele besparing op informatievoorziening is ongewijzigd. Invloed op de incidentele kosten van huisvesting en informatievoorziening Naast besparingen op de structurele kosten is ook sprake van incidentele fusie- en transitiekosten. De incidentele kosten van één centrale huisvesting zijn bovenstaand reeds uiteengezet. In het eindrapport Fase 2 fusieverkenning van 12 november 2014 zijn de desintegratiekosten voor ICT geraamd op € 1 mln. Deze raming is samengesteld uit het boekwaardeverlies op eerdere investeringen en de benodigde extra kosten voor integratie van systemen. De extra kosten voor de integratie van systemen maken onderdeel uit van deze investeringsaanvraag (o.m. migratie van applicaties). Ter volledigheid wordt vermeld dat interne uren geen onderdeel uitmaken van geraamde kosten. De organisaties worden geacht dit project op te vangen binnen de bestaande formatie. De kosten van formatie (intern en inhuur) worden niet toegerekend (geactiveerd) aan dit project. 4. Vervolg: kredietverstrekking door algemeen besturen en gevraagd mandaat Gevraagd mandaat voorbereidingscommissie (punt 8 van het voorstel) In het bestuursvoorstel is aangegeven dat deel II van het krediet taakstellend is voor het totale project van inrichting van gebouw, incl. meubilair en ICT, en inrichting parkeerkavel. Vanwege het grote aantal onderdelen binnen deze post, wordt voorgesteld, dat de voorbereidingscommissie fusie, (die met het besluit van PS Drenthe is aangetreden als vervolg op de stuurgroep), binnen dit deel II van het krediet (€ 11,359 mln.) en het programma van eisen echter wel budgettaire vrijheid behoudt. Afhankelijk van nog te maken keuzes en te stellen prioriteiten kunnen dan, indien nodig, binnen het taakstellende krediet van deel II verschuivingen tussen de onderdelen plaatsvinden. Tegelijkertijd betekent een taakstellend krediet ook dat eventuele tegenvallers en/of tekorten opgelost dienen te worden
8
binnen het gemandateerde krediet. Omgekeerd geldt hetzelfde voor eventuele positieve aanbestedingsresultaten; deze blijven ook binnen het gemandateerde krediet beschikbaar zolang het project loopt. Uiteraard wordt op het moment van afronding van het project een eventueel overschot teruggegeven aan het nieuwe algemeen bestuur. Het verstrekken van een taakstellend krediet is niet overeenkomstig de normale wijze van mandateren binnen zowel Groot Salland als Reest & Wieden. De reden voor de voorbereidingscommissie om aan de algemeen besturen een mandaat voor deze werkwijze te vragen is het belang van een voortvarende aanpak en de wens zo snel mogelijk de nieuwe organisatie te kunnen huisvesten en daarmee tussentijdse verhuisbewegingen en kosten zoveel mogelijk te beperken. De bestuurlijke agenda van de algemeen besturen (lees: frequentie vergaderingen) is niet geschikt om de algemeen besturen actief te laten participeren in de (besluitvorming over de) uitvoering van dit project. De voorbereidingscommissie waarborgt de betrokkenheid van de algemeen besturen door hen op andere wijze op de hoogte te houden van de stand van zaken en bij afwijkingen ten opzichte van de ramingen van de resp. onderdelen tussentijds zo spoedig mogelijk te informeren. Wellicht kunnen ook de leden van de auditcommissie hierbij een rol in spelen. Daarnaast rapporteert de voorbereidingscommissie regelmatig aan de algemeen besturen over de voortgang (tijd) en uitputting (geld) in algemene zin. Uitvoering (punten 6 en 8 van het voorstel) Omdat Groot Salland eigenaar is van de Dr. van Thienenweg 1 (wordt verkocht) is er om praktische redenen voor gekozen de daadwerkelijke uitvoering van de aan- en verkooptransacties en de kredietverlening door Groot Salland te laten regelen. In besluit 6 is vervolgens de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor deze uitvoering en kredietverlening tot uitdrukking gebracht. Dezelfde werkwijze wordt voorgesteld voor de contractuele verplichtingen die voortvloeien uit besluiten over de inrichting van gebouw en parkeerkavel. Dit is opgenomen in besluit 8. 5. Planning De aankoop van de Dr. van Deenweg 186-208 moet vanwege de aflopende optie voor 1 oktober 2015 worden afgerond. De aankoop van de naastgelegen kavel wordt in de periode oktober-december 2015 afgerond. De onderstaande planning geeft de verschillende mijlpalen weer voor het ontwerpen, realiseren en in gebruik nemen van één centrale huisvesting. De voorbereidende werkzaamheden zijn op basis van het besluit van 2 juli 2015 (zie hiervoor) reeds in uitvoering.
9
Werkzaamheden
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
2016 januari 1 2 3
4
Initiatief Programma Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Bestektekeningen en aanbesteden Bouwuitvoeringstekeningen Uitvoering Inhuizing
Werkzaamheden
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Jaar 2015 Maand augustus september oktober november december Week 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53
Jaar Maand Week
5
februari 6 7 8
2016 maart april mei juni juli 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Initiatief Programma Voorlopig ontwerp Definitief ontwerp Bestektekeningen en aanbesteden Bouwuitvoeringstekeningen Uitvoering Inhuizing
De planning van de vereiste ICT-maatregelen, ter ondersteuning van de bedrijfsvoering, is in bovenstaand overzicht niet verwerkt. De ICT-maatregelen kennen twee belangrijke data: 1 januari 2016 en 1 juli 2016. Op het eerste moment dienen de kernapplicaties van het nieuwe waterschap in gebruik genomen te worden, ondersteund door de benodigde ICT. Op 1 juli 2016 geldt hetzelfde voor de overige applicaties en dient de huisvestingsfilosofie volledig ondersteund te worden. 6 Bestuurlijke aandachtspunten / procedure (punt 11 uit het bestuursvoorstel) De voorwaarden/afspraken over de huisvestingsdeals en de gedetailleerde investeringsramingen worden buiten de openbaarheid gehouden met een beroep op de uitzonderingsgronden van artikel 10, lid 2, sub b van de Wet openbaarheid van bestuur. Deze aanvullende achtergrondinformatie ligt bij beide secretarisdirecteuren ter inzage. Ter bekrachtiging is dit in het bestuursvoorstel tot uitdrukking gebracht in een apart beslispunt 11.
10
Bijlage 1; verantwoording stuurgroep selectieproces en uiteindelijke keus Eisen en wensen Nadat het fusiebesluit door de algemeen besturen van Groot Salland en Reest en Wieden op 3 december 2014 was genomen, is gestart met het zoeken naar één centrale huisvesting voor het nieuwe waterschap. Voor deze centrale huisvesting is in samenspraak met een externe adviseur een programma van eisen en een programma van wensen opgesteld. Vanaf het begin is aangegeven dat nieuwbouw, gelet op de grote leegstand aan kantoorruimte in de regio, voor het nieuwe waterschap geen realistische optie zou zijn. In overleg met de beide AB-en is dit scenario daarom al vroeg afgevallen. Als gevolg is nader onderzoek gedaan naar de mogelijkheden op de huidige locaties. Op basis van het programma van eisen en wensen, zijn voor de bestaande huidige locaties van beide waterschappen in Zwolle (Dr. van Thienenweg 1) en Meppel (Blankenstein 540) business cases voor verbouw en uitbreiding ontwikkeld. Deze verbouw en uitbreiding is nodig om aan de programma’s van eisen en wensen te kunnen voldoen. Om de twee bestaande locaties te kunnen vergelijken met andere mogelijke locaties, is in januari 2015 een makelaar ingeschakeld die de opdracht heeft gekregen te zoeken naar geschikte bestaande gebouwen in zowel Zwolle als Meppel. Dit leidde, naast de bestaande gebouwen in Zwolle en Meppel, nog tot twee andere gebouwen in Zwolle (waaronder Dr. van Deenweg) en twee andere gebouwen in Meppel. Elk gebouw is vervolgens getoetst en onderling vergeleken aan de door de stuurgroep vastgestelde en met de beide AB-en gedeelde set van beoordelingscriteria die als volgt luidt:
voldoet aan het programma van eisen; best passend bij het programma van wensen; bedrijfseconomisch beste oplossing; locatie (omgeving van het gebouw); vestigingsplaats (de gemeente); levert een bijdrage aan de realisatie van de kenmerken van het waterschap GSRW.
Doel van deze vergelijking was om te komen tot een rationele, geobjectiveerde en beargumenteerde keuze voor de centrale huisvesting. Voor het criterium bedrijfseconomisch beste oplossing is de Netto Contante Waarde (NCW) methodiek gehanteerd. Dit maakte een bedrijfseconomische vergelijking van de verschillende gebouwen mogelijk; hoe lager deze NCW, hoe gunstiger dat was. In de NCW-calculaties zijn alle relevante elementen waaronder aankoopsommen, inrichting- en verbouwingskosten, kosten van beheer en onderhoud, kosten van gas, water en licht, restwaarden, maar ook de kosten woonwerkverkeer van medewerkers - betrokken. Op basis van het bedrijfseconomische criterium kwam uit de analyses naar voren dat de huurpanden afvallen vanwege de (veel) hogere NCW. Ook enkele gebouwen die verworven konden worden vielen af omdat deze, op overigens verschillende onderdelen, niet of minder goed voldeden aan de set van beoordelingscriteria. Als gevolg van dit beoordelings- en afwegingsproces resteerde alleen nog de beide gebouwen die in eigendom zijn en één gebouw dat verworven kon worden, te weten: de beide nu in gebruik zijnde gebouwen in Zwolle en Meppel en het (vrijwel nieuwe) gebouw aan de Dr. van Deenweg in Zwolle. In de
11
NCW-calculaties waren de verschillen tussen deze 3 opties beperkt en dus niet onderscheidend voor de keuze tussen de verschillende gebouwen. Vervolgens zijn de financiële consequenties voor de begroting van het nieuwe waterschap in beeld gebracht. Uit deze analyse van de exploitatielasten blijkt dat elk van deze drie gebouwen in de exploitatie een groter besparingsvoordeel zou opleveren, vergeleken met de huidige situatie, dan genoemd in het beslisdocument van de fusieverkenning van 12 november 2014. Op de volgende pagina zijn de scores van de beide bestaande locaties en de Dr. van Deenweg (Place Vendome) op het programma van eisen en het programma van wensen weergegeven. Deze scores zijn in eerste instantie gemaakt medio februari 2015 naar de situatie van dat moment, bijvoorbeeld voor wat betreft de beschikbaarheid van de verschillende opties per 1 januari 2016, en op latere momenten aangevuld met nieuwe varianten voor de optie verbouwing Meppel. Resultaat programma van eisen
Resultaat programma van wensen
12
Weging Alles overziend voldoet het gebouw aan de Dr. van Deenweg het meeste aan de eisen en wensen. Onderstaand worden de aspecten bereikbaarheid en beschikbaarheid nader toegelicht. Bij het programma van eisen is te zien dat de bereikbaarheid per openbaar vervoer van de bestaande locatie in Meppel, vanwege de nabijheid van het station, beter is dan van de locaties in Zwolle. Een nadere analyse op het woon-werkverkeer, uitgaande van de huidige samenstelling van de personeelsbestanden, toont aan dat bij de keuze voor de locatie Meppel de reiskilometers woon-werk en de reistijd van de medewerkers op jaarbasis toenemen ten opzichte van de keuze voor de locaties in Zwolle. Dit komt doordat aanzienlijk meer medewerkers in de directe omgeving van Zwolle wonen dan van Meppel. Een keuze voor locatie Meppel betekent voor het nieuwe waterschap als gevolg van deze extra reiskilometers een jaarlijkse (extra) kostenpost van € 175.000. Deze kosten zijn verwerkt in de eerder genoemde NCW-calculaties. Kijkend naar zowel het kostenaspect, de duurzaamheid, als de reistijd van de totale personeelspopulatie van het nieuwe waterschap scoort de locatie Meppel op het aspect bereikbaarheid, ondanks de betere bereikbaarheid per openbaar vervoer, daarom nadelig ten opzichte van de locaties in Zwolle. Het gebouw aan de Dr. van Deenweg heeft als belangrijk voordeel dat sprake is van een ‘nieuwe voordeur’ voor iedereen van het nieuwe fusiewaterschap. Daarnaast is dit gebouw (veel) eerder beschikbaar dan het moment waarop één van de huidige gebouwen aangepast zouden kunnen worden. Met name voor de integratie van de ambtelijke organisatie zijn dit belangrijke voordelen. Nadeel van de keuze voor de aankoop van het gebouw aan de Dr. van Deenweg is dat de twee bestaande locaties leeg zouden worden achtergelaten. Gezien de grote leegstand van kantoorruimte in Meppel en Zwolle werd dat als een grote onzekerheid en financieel risico beoordeeld.
13
Gelet op het bovenstaande is besloten te onderzoeken of het gebouw aan de Dr. van Deenweg kan worden aangekocht, met als inzet de bestaande twee gebouwen in deze afspraak te betrekken. Onderhandeling Er is een onderhandelingsteam samengesteld uit de stuurgroep fusie. Aan de makelaar is de opdracht gegeven om met de eigenaar van het gebouw Dr. van Deenweg over de mogelijke aankoop te onderhandelen. Expliciet is daarbij meegegeven ook de mogelijkheden van de verkoop van de bestaande locaties in Meppel en Zwolle in de onderhandeling te betrekken. Dit laatste om de risico’s voor het nieuwe waterschap te beperken. De eigenaar van het gebouw Dr. van Deenweg heeft daar positief op gereageerd. Uiteindelijk heeft dat geleid tot het volgende integrale onderhandelingsresultaat: 1. de aankoop van gebouw Dr. van Deenweg 186-208 voor € 6,4 mln. incl. BTW; in juridische zin is dit in de vorm van een appartementsrecht, hetgeen betekent dat het nieuwe waterschap het eigendom en exclusieve gebruiksrecht van gebouw B verwerft (er is ook een gebouw A); 2. de verkoop Dr. van Thienenweg 1, te Zwolle voor € 2,4 mln. incl. BTW; 3. een financieel vangnet voor Blankenstein 540, te Meppel indien deze op 1 juli 2016 nog niet verkocht of verhuurd zou zijn aan een derde; 4. op beide locaties is een anti-speculatiebeding van toepassing van 3 jaar en 2 jaar voor respectievelijk Dr. van Thienenweg 1 en voor Blankenstein 540. Om voldoende parkeerplaatsen te realiseren bij het gebouw Dr. van Deenweg zijn gedurende het proces gesprekken gestart met de gemeente Zwolle over de mogelijke aankoop van de naastgelegen lege (bouw)kavel. De gemeente Zwolle heeft deze kavel aan het nieuwe waterschap te koop aangeboden en aangegeven een bestemmingsplanwijziging in gang te willen zetten zodat parkeren hier mogelijk wordt. Het onderhandelingsresultaat is dat de kosten van aankoop van dit terrein €1,1 mln. (incl. BTW en excl. inrichtingskosten) bedragen. Met de bovenstaande onderhandelingsresultaten zijn de belangrijkste risico’s voor het nieuwe waterschap weggenomen, en heeft de stuurgroep - alles afwegend – ervoor gekozen het gebouw aan Dr. van Deenweg als centrale huisvestingslocatie voor het nieuwe waterschap aan te kopen alsmede de naastgelegen kavel aan te kopen en voor parkeren te bestemmen. Betrokkenheid algemeen besturen tot 1 juli 2015 In de voorgaande alinea’s zijn de stappen toegelicht die de stuurgroep heeft doorlopen bij het selecteren van de locatie voor de centrale huisvesting van het nieuwe waterschap. Op een aantal momenten zijn beide Algemeen Besturen geïnformeerd en geconsulteerd over de voortgang en de bereikte resultaten. Na het fusiebesluit (december 2014) van beide waterschappen is gestart met het zoeken naar één centrale huisvesting voor het nieuwe waterschap. Dit heeft geleid tot het programma van eisen en het programma van wensen voor de centrale huisvesting. E.e.a. is besproken in de gezamenlijke AB-bijeenkomst van 18 februari 2015. Daarbij is ook de set met beoordelingscriteria aan de orde geweest.
14
Op basis van deze eisen en wensen zijn verschillende locaties onderzocht. Ook de verschillende vormen van financiering (koop vs. huur) zijn afgewogen. Uiteindelijk zijn 3 alternatieven nader onderzocht en vergeleken: het verbouwen van de Dr. van Thienenweg 1, het verbouwen van Blankenstein 540 (incl. huur Blankenstein 550) en de aankoop van de Dr. van Deenweg 186-208. Beide algemeen besturen zijn over de voortgang en de tussentijdse resultaten geïnformeerd in de gezamenlijke bijeenkomsten van 10 maart, 21 april en 28 april 2015. Op 28 mei 2015 zijn beide algemeen besturen bijgepraat over het voornemen van de stuurgroep om te kiezen voor de aankoop Dr. van Deenweg 186-208 als onderdeel van de integrale huisvestingsoplossing en is in kaart gebracht of voldoende bestuurlijk draagvlak bestond voor dit voorgenomen besluit. De bereikte overeenstemming met de eigenaar van Dr. van Deenweg 186-208, met daarbij de verkoop van de Dr. van Thienenweg 1 en het financiële vangnet voor Blankenstein 540, is door de stuurgroep toegelicht. Ook zijn de afspraken met de gemeente Zwolle over aankoop van de naast liggende kavel gedeeld. Beide algemeen besturen hebben op basis van deze informatie aangegeven in grote meerderheid positief te staan tegenover deze integrale huisvestingsoplossing en als belangrijk onderdeel daarvan het voornemen om over te gaan tot de aankoop van de Dr. van Deenweg 186-208 te Zwolle. De stuurgroep heeft vervolgens na deze bijeenkomst op 28 mei 2015 definitief besloten om met de integrale oplossing door te zetten en de Dr. Van Deenweg 186-208 aan te kopen met als voorbehoud dat de beide algemeen besturen hiervoor krediet beschikbaar stellen.
15
Bijlage 2 Opbouw kredietaanvraag (alle bedragen zijn incl. BTW) Specificatie totale kredietaanvraag
Omschrijving
Juli (x €1.000)
September (x €1.000)
Totaal (x €1.000)
Deel I: Aankoop gronden en gebouw Deel II: Inrichting casco gebouw, meubilair (losse inrichtingen), inrichting parkeerterrein en Informatievoorziening (ICT)
-
€ 7.739
€ 7.739
€ 770
€ 11.359
€ 12.129
SUBTOTAAL
€ 770
€ 19.098
€ 19.868
-
€ 665
€ 665
€ 770
€ 19.763
€ 20.533
Deel III: Aanvullende opties voor de gebouwinrichting TOTAAL
De kredietaanvraag die nu voorligt, sluit aan op de kolom “September”. De kolom “Juli” heeft betrekking op de no-regret maatregelen, die in juli 2015 genomen zijn door respectievelijk Groot Salland en Reest & Wieden. Volledigheidshalve is het totale investeringsvolume opgenomen in de kolom “Totaal”. Specificatie Deel I: Aankoop gronden en gebouw
Omschrijving Place Vendome (gebouw en appartementsrecht) Optievergoeding Courtage makelaar Aankoop parkeerterrein Bestemmingsplanwijziging TOTAAL
Totaal (x €1.000) €6.400 € 114 € 65 € 1.110 € 50 € 7.739
16
Bijlage 3 Jaarlijkse huisvestingskosten Dr. van Deenweg 186-208 (alle bedragen zijn incl. BTW) Managementsamenvatting Structurele huisvestingskosten Dr. van Deenweg 186-208 (x €1.000)
2016
Kapitaalllasten
€
Exploitatiekosten Totaal
2017
784
€
€
504
€
1.288
2018
769
€
€
514
€
1.283
2019
754
€
738
€
524
€
535
€
1.278
€
1.273
De totale huisvestingkosten van de huidige 2 hoofdkantoren bedragen op dit moment ca. € 2,0 mln. Gedetailleerd overzicht Structurele huisvestingskosten Dr. van Deenweg 186-208 (x €1.000)
2016
2017
2018
2019
Kapitaallasten appartementsrecht (rente)
€
25
€
25
€
25
€
Kapitaallasten grond parkeerterrein (rente)
€
33
€
33
€
33
€
25 33
Kapitaallasten gebouw (rente + afschrijving)
€
318
€
314
€
309
€
305
Kapitaallasten inrichting gebouw en parkeerterrein (rente + afschrijving)
€
408
€
397
€
385
€
374
Exploitatiekosten gebouw
€
504
€
514
€
524
€
535
Totaal
€
1.288
€
1.283
€
1.278
€
1.273
Uitgangspunten Uitgangspunten: Verwachte gemiddelde rentevoet - in procenten
3%
Huisvesting - bouwkundig (civiel) - in jaren
40
Huisvesting- verbouwingen - in jaren
20
De getoonde structurele huisvestingslasten zijn exclusief: de exploitatielasten voortkomend uit de investering in meubilair; de exploitatielasten voortkomend uit de investering in ICT-maatregelen; de exploitatielasten voortkomend uit de investering in BREEAM; de exploitatielasten voortkomend uit de investering in de entree; de exploitatielasten horende bij de personeelsformatie (vaste en inhuur). Tot slot is het relevant dat één centrale huisvesting eveneens leidt tot structurele besparingen in de personeelsformatie. Deze structurele besparing is in het eindrapport Fase 2 fusieverkenning van 12 november 2014 echter niet apart beschouwd en zijn onderdeel van de daarin genoemde structurele besparing van € 2,4 mln. op personeel.
