Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor Beleidsmedewerker Cultuur (Directeur CC het SPOOR) (A1a-A3a) M/V binnen het departement Vrije Tijd
INLICHTINGENBROCHURE
De stad Harelbeke gaat over tot het aanleggen van een wervingsreserve voor een voltijds BELEIDSMEDEWERKER CULTUUR – DIRECTEUR CULTUREEL CENTRUM HET SPOOR (A1aA3a) m/v, binnen het departement Vrije Tijd.
1. Inhoud 1.
Inhoud ........................................................................................................... 1
2.
Functiebeschrijving .......................................................................................... 2
3.
Algemene toelatings-, aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden ......................... 8
4.
Verloop van de selectieproeven ......................................................................... 9
5.
Selectiecommissie ........................................................................................... 9
6.
Wervingsreserve ............................................................................................10
7.
Indiensttreding ..............................................................................................10
8.
Salaris ..........................................................................................................10
9.
Hoe solliciteren ? ............................................................................................11
10.
Beoordeling van de ingekomen kandidaturen ..................................................11
11.
Kandidaatstelling .........................................................................................12
1
2. Functiebeschrijving Graad Beleidsmedewerker (m/v)
Functietitel Beleidsmedewerker cultuur (m/v)
Doelstelling van de functie Als Beleidsmedewerker cultuur staat u in voor de organisatie en de aansturing van CC het SPOOR en de dienst cultuur. U participeert aan het uitstippelen en concretiseren van de werking van het cultureel centrum en het Harelbeekse cultuurbeleid in het algemeen, zodat de organisatiedoelstellingen met name het bieden van een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening aan de klanten met een maximale tevredenheid van de medewerkers, dit binnen het financieel, organisatorisch, structureel en reglementair kader van het stadsbestuur.
Plaats in het organogram Als beleidsmedewerker cultuur (directeur het SPOOR) maakt u deel uit van het departement Vrije Tijd. U ressorteert rechtstreeks onder het departementshoofd aan wie u rapporteert. U werkt samen met diverse diensten van de stad. U bent in uw functie verantwoordelijk voor het leiden van het cultureel centrum het SPOOOR (en de dienst cultuur) en stuurt hierbij rechtstreeks een team van 6 medewerkers aan.
2
Resultaatsgebieden Beleidsmedewerker cultuur 1. Interne organisatie van de dienst /afdeling Coachen en begeleiden van de medewerkers van uw dienst zodat uw team de vooropgestelde doelstellingen van de afdeling bereikt Dit houdt onder meer in dat je: o
instaat voor de taakverdeling binnen de afdeling volgens beschikbare tijd, competenties en talenten en ervoor zorgt dat er een goede werkverdeling is.
o
de medewerkers adviseert en begeleidt bij de dagelijkse werkzaamheden en hen in de uitvoering ervan opvolgt;
o
instaat voor een goede interne communicatie binnen de afdeling en jouw medewerkers informeert over het waarom, de middelen, de timing en het gewenste resultaat van hun taken;
o
vernieuwende initiatieven voorstelt die de werking kunnen verbeteren;
o
de medewerkers van jouw afdeling ondersteunt in hun functioneren, opvolgt welke kennis/vaardigheden de medewerkers bijkomend nodig hebben en indien nodig gepaste vorming voorstelt.
o
De medewerkers begeleidt door middel van de instrumenten van de ontwikkelcyclus (plannen, coachen, ontwikkelgesprek en evalueren) en door middel van regelmatige positieve en correctieve feedback. Hen stimuleert in hun ontwikkelmogelijkheden binnen de afdeling en ruimer binnen de organisatie;
3
o
Instaat voor het detecteren van vormings- en opleidingsbehoeften van de medewerkers en navolgend instaat voor de competentieontwikkeling in overleg en samenwerking met de HR-verantwoordelijke.
o
Aandacht hebt voor het welzijn van uw medewerkers,
o
…
2. Beleidsvoorbereiding: Vanuit de eigen expertise en werkveld een eigen visie ontwikkelen en formuleren over het beleidsthema teneinde advies te geven over de mogelijke (wenselijke) richting van de uitbouw van het cultureel centrum en het globale cultuurbeleid van de stad. Dit houdt onder meer in dat je: o
vanuit ervaring, expertise, wetenschappelijk onderzoek en maatschappelijke evoluties beleidsvoorstellen formuleert en voorbereidt voor het bestuur omtrent de werking van cultureel centrum het SPOOR en het cultuurbeleid van de stad en hen adviseert over ontwikkelingen en mogelijke knelpunten, opportuniteiten en scenario’s aanreikt.
o
Ken- en stuurgetallen bepaalt en kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening bepaalt
o
Rapporten aanlevert om bij te dragen aan beleidsvoorbereiding
o
Betrokkenheid creëert om een breed draagvlak te realiseren
o
Het bestuur actief ondersteunt in de uitwerking van de beleidsdoelstellingen en bijhorende actieplannen.
o
Waakt over de implementeerbaarheid van de beleidsvoorstellen
o
Proactief informatie verzamelt, verwerkt en genereert
o
Nieuwe beleidsitems aanbrengt,
o
…
3. Beleidsuitvoering en -evaluatie Coördineren en ondersteunen van de implementatie van het vooropgestelde cultuurbeleid zodat de beleidsdoelstellingen en actieplannen efficiënt gerealiseerd worden, zonder de dagelijkse werking van de dienst(en) te hinderen. Dit houdt onder meer in dat je: o
jaarplannen uitwerkt die binnen de meerjarenplanning kaderen en deze samen met het team uitwerkt
o
beleidsplannen vertaalt naar strategische en operationele doelstellingen en concrete acties die tot het gewenste resultaat moeten leiden
o
terugkoppelt naar jouw departementshoofd, secretaris en/of functionele schepen en burgemeester over de voortgang van de beleidsimplementatie
o
de interne controle en de kwaliteit van de beleidsimplementatie bewaakt en bij externe controles hier constructief aan meewerkt,
o
waakt over de voortgang van de beleidsimplementatie en bijstuurt waar nodig
o
Regelmatig evalueert of de acties bijdragen aan de vooropgestelde doelstellingen.
4
o
…
4. Communicatie Realiseren van transparante informatiestromen zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Dit houdt onder meer in dat je:
o
Instaat voor constructief overleg en samenwerking met de beleidsverantwoordelijken
o
Dienst overschrijdend overleg organiseert,
o
Optimale interne communicatie binnen de afdeling bewaakt
o
Een goede bottum-up communicatie verzorgt, rapporteert, voorstellen aftoetst,…
o
Een goede top-down communicatie verzorgt (naar de medewerkers toe)
o
Actief deelneemt aan dienst overschrijdende overlegmomenten
o
De dienst in het geheel van de organisatie vertegenwoordigt en daar een participerende rol in speelt,
o
De externe communicatie vertrekkende van de dienst opvolgt en organiseert conform het algemeen beleid van de stad.
o
…
5. Expertise Onderhouden en up to date houden van de expertise binnen het culturele landschap zodat deze kan worden toegepast binnen de doelstellingen van de organisatie. Dit houdt in dat je onder meer: o
Initiatief neemt en ervoor zorgt dat de kennis steeds actueel is in functie van de behoeften van de organisatie
o
Complexe taken zelf opneemt
o
Instaat voor de programmatie en planning van diverse culturele activiteiten (seizoensprogrammatie CC het SPOOR, diverse culturele projecten…)
o
Eindverantwoordelijke bent voor het correct en kwaliteitsvol ter beschikking stellen van de culturele infrastructuur (CC het SPOOR en socio-culturele centra) aan diverse verenigingen en andere gebruikers, en hiertoe actief toezicht houdt op de planning. Hierbij neemt u de rol van gebouwenbeheerder op.
o
Kennis deelt met collega’s, richtlijnen en instructies geeft,
o
Advies formuleert over vragen binnen eigen expertisedomein
o
Doorverwijst of bijkomende informatie inwint bij collega’s of gespecialiseerde instanties,
o
Bij problemen mee zoekt naar een kwaliteitsvolle oplossing
o
Instaat voor kennisbeheer van bestaande praktijken en procedures
o
Nieuwe praktijken en procedures definieert
o
…
5
6. Financiële opvolging Opmaken en opvolgen van het budget en de meerjarenplanning van CC het SPOOR en de culturele dienst zodat de financiële doelstellingen van de organisatie worden behaald en een efficiënt en doeltreffend financieel beheer mogelijk is. Dit houdt onder meer in dat je: o
Tijdig en nauwkeurig een gefundeerd en samenhangend budgetvoorstel en –wijziging opstelt,
o
Het vastgestelde budget opvolgt en op de meest efficiënte manier inzet
o
Streeft naar optimalisatie in de uitvoering van de opgedragen opdrachten van de dienst om het resultaat en de kost van de dienst op een aanvaardbaar niveau te houden,
o
Subsidiemogelijkheden opspoort, meldt en afhandelt
o
…
Contacten U onderhoudt contacten met:
Intern/extern
Wie
Omschrijving
Intern
College van burgemeester Rapportering en motivering omtrent adviezen en schepenen
Extern
Rechtstreeks
Werkoverleg, informatie-uitwisseling en
leidinggevende
rapportering
Collega’s
Overleg, advies, sensibilisering
Collega’s van andere
Overleg, informatie-uitwisseling
besturen, andere overheden, ondersteunende organisaties Adviesraad en het
Overleg
beheersorgaan Gezelschappen,
Samenwerking, overleg, …
verenigingen,… Bevolking en bedrijven
Sensibilisering/overleg/advies
6
Competentie-profiel
Organisatiecompetenties Initiatief nemen Klantgerichtheid Kwaliteitsvol werken Loyaal zijn Samenwerken Competenties vastgelegd voor deze functie Besluitvaardigheid Delegeren Integriteit Leidinggeven Mondeling communiceren Plannen en organiseren Probleemoplossend werken Stressbestendigheid Visie ontwikkelen
Technische vaardigheden beheersen (eigen aan de dienst): Toepassen van de expertise eigen aan het vakgebied en de bevoegdheid binnen de opdrachten. Verder uitbouwen en ontwikkelen van de expertise binnen het vakdomein ten behoeve van de organisatie. -
Kennis van de voornaamste onderzoeks- en rapporteringsmethodes m.b.t. cultuur en vrije tijd
-
Kennis van het brede culturele landschap in Vlaanderen
Salarisschaal A1a-A3a
Specifieke arbeidsomstandigheden U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst waar u bent tewerkgesteld.
7
U heeft een wagen ter beschikking en heeft een rijbewijs B.
3. Algemene toelatings-, aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij het stadsbestuur, moeten de kandidaten : 1. een bewijs van goed gedrag en zeden kunnen voorleggen; 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid wordt voorafgaand aan de indiensttreding of uiterlijk binnen de maand na de indiensttreding vastgesteld door de bedrijfsgeneeskundige dienst (d.i. de arbeidsgeneesheer). Personen met een arbeidshandicap komen eveneens in aanmerking indien zij in de mogelijkheid zijn de gevraagde betrekking op normale wijze uit te oefenen. 4. De volgende statutaire en/of contractuele functies zijn voorbehouden voor Belgen, omdat uit de functiebeschrijving blijkt dat ze een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhouden of werkzaamheden omvatten die strekken tot de bescherming van de belangen van het gemeentebestuur: a.
m.b.t. de statutaire functies: stadssecretaris en financieel beheerder;
b.
m.b.t. de statutaire en/of contractuele functies: stedenbouwambtenaar.
5. Voor de overige statutaire/contractuele functies moeten de kandidaten onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte. Aanwervingsvoorwaarden : 1. de Nederlandse taal goed beheersen; 2. houder zijn van een academisch gericht masterdiploma, of een licentiaatsdiploma of een diploma hoger onderwijs van 2 cycli; 3. slagen in een aanwervingsexamen. Bevorderingsvoorwaarden : 1. tenminste over een graad beschikken met functionele loopbaan C4-C5; 2. minimum over 2 jaar niveauanciënniteit beschikken in niveau C en/of niveau B; 3. over een gunstige evaluatie beschikken; 4. slagen voor een bevorderingsexamen.
De selectieproeven bestaan uit een : 1) Schriftelijke proef (30/100) :
8
de kandidaten werken een aantal cases uit gerelateerd aan de functie. 2) Mondelinge proef (70/100) : een diepte-interview op basis van het curriculum vitae van de kandidaat en de te testen competenties zoals geformuleerd in de functiebeschrijving. Alle kandidaten die geslaagd zijn voor het schriftelijk gedeelte worden na het schriftelijk gedeelte uitgenodigd voor een assessment. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat minstens 50% behalen op elke proef van het examen, 60% op elk gedeelte afzonderlijk en 60 % op het geheel van het examen.
4. Verloop van de selectieproeven Data selectieproeven (onder voorbehoud) Schriftelijke proef : 21 juni 2014 Mondelinge proef : datum nog te bepalen De kandidaten worden ten minste 10 kalenderdagen op voorhand per mail in kennis gesteld van de datum, het uur en de plaats waar de eerste selectieproef wordt afgenomen. Kandidaten die zich niet of niet tijdig op één van de proeven aanmelden, of die afzien van deelname aan één van de proeven verzaken aan hun kandidatuur. Er is geen mogelijkheid om het examen op een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. Na het beëindigen van de volledige procedure kunnen de kandidaten op hun verzoek toegang krijgen tot hun eigen examenresultaten. Enkel de geslaagde kandidaten uit het schriftelijk gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte.
5. Selectiecommissie Voor de samenstelling van de selectiecommissie gelden de volgende algemene regels: 1. de stadssecretaris (of zijn afgevaardigde) en een medewerker van het stadsbestuur (met minstens een gelijke graad, indien niet invulbaar : een bijkomende externe deskundige); 2. minstens 1 extern deskundige [zowel externe personen als externe organisaties (selectiebureau) kunnen deel uitmaken van een selectiecommissie]. De leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen gemeentebestuur; zij
9
mogen wel aanwezig zijn als waarnemer, net zoals de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties. Bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie voltallig over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De aanstellende overheid stelt de kandidaat aan op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering.
6. Wervingsreserve Alle geslaagde kandidaten die aan de aanwervings-/bevorderingsvereisten voldoen, worden in de wervingsreserve opgenomen en gerangschikt volgens het behaalde resultaat. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij aanwerving bedraagt 3 jaar en is met maximum 2 jaar verlengbaar. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij bevordering bedraagt maximum 10 jaar. Kandidaten die niet gekozen worden, behouden hun plaats op de wervingsreserve voor de volledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij een vacant verklaring van een gelijkaardige functie worden de kandidaten, opgenomen op de wervingsreserve, gecontacteerd
7. Indiensttreding Als de aangestelde kandidaat wegens een opzeggingstermijn bij zijn huidige werkgever niet onmiddellijk in dienst kan treden, stelt het college van burgemeester en schepenen de uiterlijke datum van indiensttreding vast. De personeelsdienst stelt in onderling akkoord met de kandidaat de datum van indiensttreding vast.
8. Salaris De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal A1a-A3a. Nuttige beroepservaring in de privé-sector kan voor max. 12 jaar meegerekend worden voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit. Diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid komen onbeperkt in aanmerking voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Bruto aanvangsloon op maandbasis volgens de wettelijke barema’s tussen: € 2928,63 - € 3826,65
10
Extra legale voordelen -
maaltijdcheques aan 6 euro;
-
hospitalisatieverzekering;
-
fietsvergoeding aan 0,22 euro per km.;
-
tussenkomst in trein- en busabonnement;
-
heel wat opleidingsmogelijkheden
-
jaarlijkse vakantie: 31 dagen
-
aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sociale dienst die tal van voordelen biedt aan de personeelsleden van de stad.
-
Korting bij deelname aan bepaalde vrijetijdsactiviteiten van de stad.
9. Hoe solliciteren ? De kandidaatstelling dient volledig ingevuld en ondertekend, samen met een uitgebreid CV en motivatiebrief opgestuurd naar, ofwel afgegeven bij het Stadsbestuur Harelbeke, ter attentie van de dienst “Management & Personeel”, Marktstraat 29 te 8530 Harelbeke.
De kandidaatstelling,
vergezeld van een uitgebreid CV met motivatiebrief , kan ook via e-mail verstuurd worden naar
[email protected] ofwel via het daartoe bestemde invulformulier op www.harelbeke.be ingediend worden. Van iedere kandidaatstelling wordt telkens een ontvangstbewijs afgeleverd.
Opgelet!
Je
kandidatuur
moet
ten
laatste
op
7
juni
2014
toekomen.
De poststempel of het afgeleverde ontvangstbewijs of bevestigingsmail geldt als bewijs van kandidaatstelling.
10.
Beoordeling van de ingekomen kandidaturen
Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt onmiddellijk na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de ingekomen kandidaturen. De kandidaten die geweigerd worden, zijn uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt hen schriftelijk meegedeeld. Voor verdere bijkomende informatie kan je tijdens de kantooruren terecht bij de personeelsdienst van het Stadsbestuur Harelbeke, Marktstraat 29 te Harelbeke, telefoonnummer (056) 73 33 91, email :
[email protected].
11
11.
Kandidaatstelling Stadsbestuur Harelbeke Dienst “Management & Personeel” Marktstraat 29 te 8530 Harelbeke Tel (056) 73 33 91 Fax (056) 73 33 96 E-mail:
[email protected]
Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve : Beleidsmedewerker Cultuur ( A1a-A3a) (m/v) binnen het departement Vrije Tijd Naam & Voornaam
………………………….…………………………………………………………………………………
Adres
………………………….…………………………………………………………………………………
Postnummer &
………………………….…………………………………………………………………………………
Gemeente/Stad Telefoon
………………………….…………………………………………………………………………………
Nationaliteit
………………………….…………………………………………………………………………………
Rijksregisternr.
…………………………………………………………………………………………………………….
Geslacht
………………………….…………………………………………………………………………………
Geboorteplaats en -
………………………….…………………………………………………………………………………
datum Diploma
………………………….…………………………………………………………………………………
Specialiteit van het
………………………….…………………………………………………………………………………
diploma Huidig beroep
………………………….…………………………………………………………………………………
Categorie rijbewijs
………………………….…………………………………………………………………………………
Datum &
………………………….…………………………………………………………………………………
Handtekening
12
Overzicht van vorige en/of lopende tewerkstellingen & Opgave van relevante werkervaring (of voeg uw CV toe) Werkgever
Periode van de tewerkstelling
Omschrijving van de tewerkstelling
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
…………………………………………
………………………………………………..
……………………..…………………………………………..
_____________________________________________________________________________________________________ 1.
De graad/graden aangestipt waarvoor u een kandidaatstelling indient ?
2.
Uw uitgebreid CV bijgevoegd ?
3.
Uw relevante werkervaring opgegeven ?
13
