pag.: 1 van 8 code: STR-OUTS-art-004-bl
Inkoop voor het grijpen?
Bron: Auteur(s):
Business Logistics, februari 2004 R. Vervisch
AI heel wat grotere bedrijven zijn druk aan het experimenteren met de uitbesteding van inkoopactiviteiten. En als we de uitspraken mogen geloven, zal dat aantal in de toekomst zelfs verdubbelen. Dat is ongetwijfeld de belangrijkste bevinding die Accenture in z’n studie naar outsourcing van procurement naar voren schuift. Let wel, tot nu toe blijft de uitbesteding hoofdzakelijk gefocust op indirecte en nietstrategische goederen. Bovendien lijkt ons land tot nader order op het vlak van uitbesteding van inkoop achterop te hinken tegenover de ons omringende landen. Tekst en uitleg bij de resultaten van het onderzoek krijgen we van Rik Vervisch, partner bij Accenture. Jaarlijks organiseert Accenture een studie rond inkoop. Het consultantbureau werd al een tijd geconfronteerd met de vraag hoe het nu eigenlijk is gesteld met de outsourcing van die activiteit. De keuze van het onderwerp was dus snel gemaakt. In de markt heerst er een dubbel gevoel omtrent de thematiek. Enerzijds hebben in het verleden al verschillende partijen de inkoopactiviteiten van bedrijven proberen over te nemen. Pogingen die vaak pijnlijk zijn mislukt. Anderzijds zien we dat de vraag naar outsourcing in andere activiteiten, zoals transport en distributie, gestaag toeneemt. Bovendien worden bepaalde inkoopcategorieën vandaag wel al succesvol uitbesteed. Denken we maar aan alles wat met onderhoud, kantoormateriaal en zakenreizen te maken heeft. Ditmaal werd voor het onderzoek een enquête op het internet ter beschikking gesteld en werden bedrijven aangesproken om die in te vullen. Uit een waaier van sectoren en activiteiten uit Europa en de Verenigde Staten gaven 219 senior procurement executives hun antwoord. Elke respondent kreeg achteraf van Accenture een terugkoppeling van de resultaten. Rik Vervisch, partner bij Accenture: ‘Belgen staan over het algemeen al wantrouwiger tegenover uitbesteden en het afstaan van verantwoordelijkheden. Wij hebben tijd nodig om daarin te groeien.’ Open voor outsourcing Outsourcing van inkoop lijkt al vrij goed ingeburgerd, zeker als het om indirecte goederen gaat: 9% van de bevraagden doet een beroep op een zogenaamde PSP (Procurement Service Provider) voor de inkoop van zijn directe goederen, 20% voor de inkoop van indirecte goederen. De bedrijven zelf verwachten dat dit percentage de komende drie jaar nog sterk zal toenemen: 22% overweegt in de toekomst directe inkoopactiviteiten te zullen uitbesteden, voor indirecte goederen bedraagt dat percentage zelfs 43%. Dat indirecte goederen makkelijker worden uitbesteed dan directe heeft er grotendeels mee te maken dat de inkoop van de eerste categorie door CEO’s veel minder vaak als een core competence wordt beschouwd, en dus gemakkelijker uit handen wordt gegeven.
pag.: 2 van 8 code: STR-OUTS-art-004-bl
Rik Vervisch: ‘Kantoorartikelen en zakenreizen zijn duidelijk de meest uitbestede goederen. IT & communicatie, MRO (Maintenance, Repair & Operating Supplies), logistiek en professionele diensten worden iets minder vaak uitbesteed. Vooral voor zaken als wisselstukken onderzoeken bedrijven wel grondig de mogelijkheidheden om een gedeelte door een externe partij te laten inkopen. Verpakkingsmateriaal, marketing, verkoop en alles wat personeel aangaat, wordt momenteel het minst uitbesteed, maar zal in de komende jaren volgens de voorspellingen wel de sterkste groei doormaken. Of die extreme groei ook werkelijk zal plaatsvinden, is nog even koffiedik kijken. Interessant is wel dat de bedrijven in elk geval al outsourcing overwegen. Een drietal jaar geleden was daar totaal geen sprake van.’ figuur 1: type PSP-diensten waarop we vandaag en in de toekomst een beroep doen % of companies
% PSP service used today
% considered future usage
Strategic sourcing
18%
42%
Inventory management
22%
44%
Requisition-to-pay
26%
60%
Hosting of eProcurement applications
39%
75%
Hosting of sourcing
45%
75%
Veel bedrijven beginnen met de uitbesteding van louter transactionele processen (zie figuur 1), hosting van e-sourcing en e-procurement applicaties voorop. Inventory management en strategische sourcing worden vanwege het strategische belang binnen de bedrijven maar met mondjesmaat uit handen gegeven. Maar als we de bedrijven mogen geloven, zouden we in de komende jaren ook daar een forse groei moeten vaststellen. Rik Vervisch: ‘Met de uitbesteding van e-sourcing en e-procurement hebben de meeste bedrijven wellicht in de eerste plaats het extern opzetten, beheren een uitbouwen van de systemen bedoeld. Maar steeds meer externe providers staan daarnaast ook in voor zaken als de goedkeuring en opvolging van bestellingen. De bevoegdheden van de provider worden steeds groter.’ Als we bekijken in welke mate inkoop tegenover andere activiteiten geheel of gedeeltelijk wordt uitbesteed, dan doen enkel HR en Finance en Accounting het minder goed. Het zal niemand verwonderen dat transport en distributie hier veruit het hoogst scoren, gevolgd door productie, warehousing en IT. Productontwikkeling wordt iets meer dan inkoop uitbesteed. Wel is het zo dat bedrijven veel gemakkelijker hun inkoopactiviteiten zullen uitbesteden als ze in het verleden al positieve ervaringen met andere soorten uitbesteding hebben opgedaan. De sectoren waar we de meeste PSP’s terugvinden, zijn de zogenaamde TIME-bedrijven (Telecom, IT, Media & Entertainment), grondstoffenbedrijven (natuurlijke grondstoffen, energie, chemie en nutsvoorzieningen) en ondernemingen die gespecialiseerd zijn in automotive en industriële uitrusting (zie figuur 2).
pag.: 3 van 8 code: STR-OUTS-art-004-bl
figuur 2: percentage bedrijven in verschillende sectoren met hun huidige en voorspelde gebruik van PSP’s % of companies TIME
% PSP service used today
% considered future usage
18%
60%
Resources
28%
59%
Automotive and Industrial equipment
28%
33%
Retail & Consumer Products
21%
43%
Pharmaceuticals and medical products
20%
40%
Construction
15%
46%
Financial and health services
14%
52%
Government / Public Service
10%
30%
Transportation and Travel Services
6%
44%
Rik Vervisch: ‘Sommige sectoren die tot nu toe weigerachtig tegenover outsourcing stonden, beloven in de komende jaren een sterke inhaalbeweging te maken. Vooral de financiële en gezondheidsdiensten vertonen een opvallende discrepantie tussen wat er vandaag aan inkoop wordt uitbesteed en hoe de toekomst er misschien zal uitzien. In de praktijk zien we inderdaad dat bijvoorbeeld banken grondig onderzoeken hoe ze vooral transactionele acties het meest efficiënt kunnen automatiseren en eventueel uitbesteden. Dat blijkt wel uit het feit dat de laatste jaren steeds meer CPO’s (Chief Procurement Officers) werden aangesteld. Zelfs in de transportsector en bij de overheidsdiensten - van oudsher vrij conservatieve sectoren als het op outsourcing aankomt - wordt er beweging voorspeld. Maar ook de sectoren die nu al vrij vaak hun inkoop outsourcen, zullen dat in de toekomst nog vaker doen. De grondstoffenmarkt, waar bedrijven vaak met heel veel sites werken, is grondig aan het bekijken hoe ze op een intelligente manier hun inkoop kunnen organiseren. Bij TIME-bedrijven is het vooral de sterke druk op de prijzen die ervoor zorgt dat het idee om anderen te laten bekijken hoe goedkoper kan worden ingekocht, bijval vindt. De automotive en industriële bedrijven zullen naar eigen zeggen het minst evolueren in de uitbesteding van hun inkoop. Dat komt doordat die bedrijven altijd al veel aandacht aan inkoop hebben besteed, waardoor die al vrij ver is geoptimaliseerd. Zij hebben wellicht vooral schrik om kostbare informatie prijs te geven aan externe partijen.’ Wantrouwen wegwerken Frankrijk, het VK en de VS zijn al het meest geëvolueerd in de outsourcing van procurement (zie figuur 3). Ook de Noorse landen doen het goed. Spanje, Portugal, Nederland en België daarentegen hebben nog een lange weg te gaan. Nochtans zou ongeveer een kwart van de bedrijven in die landen over drie jaar ook een deel van hun inkoop hebben uitbesteed.
pag.: 4 van 8 code: STR-OUTS-art-004-bl
figuur 3: huidig en voorspeld gebruik van PSP’s in verschillende landen % of companies U.K.
% use a PSP today
% consider using a PSP in the future
38%
58%
France
32%
64%
Germany, Austria, Switzerland
26%
60%
U.S.
19%
58%
Nordic
17%
53%
Italy
16%
42%
Netherlands & Belgium
13%
27%
Spain
0%
24%
Rik Vervisch: ‘De hoge score van de Angelsaksische landen verbaast me niet, aangezien zij al vrij vlug voor het idee van uitbesteding te vinden waren. Frankrijk scoort wellicht zo hoog doordat het ingeburgerde Minitel-systeem voor allerhande associaties heeft gezorgd die op dat systeem al jarenlang hun inkoopdiensten aanbieden. Daardoor staat het land erg open voor nieuwe mogelijkheden op dat vlak. Het feit dat België zo laag scoort - nog lager dan Nederland trouwens - is voor een belangrijk gedeelte te wijten aan onze manier van denken. Ons land staat over het algemeen al wantrouwiger tegenover uitbesteden en het afstaan van verantwoordelijkheden. Wij hebben gewoon tijd nodig om te groeien in uitbesteding en af te leren alles zelf te willen controleren.’ Een andere vaststelling is dat heel grote bedrijven eerder hun inkoop uitbesteden dan kleinere. Dat klinkt vrij logisch aangezien grote ondernemingen vaker de mogelijkheid hebben om volumes van verschillende sites te bundelen. Van de ondernemingen met een omzet van meer dan 10 miljard euro of met meer dan 50.000 medewerkers, besteedt vandaag bijna een derde inkoop uit. De respondenten met een omzet van meer dan een half tot 10 miljard euro of van 1000 tot 50.000 medewerkers besteden in circa een vijfde van de gevallen inkoop uit. Slechts een achtste van de kleinere bedrijven heeft momenteel al een gedeelte van zijn inkoop uitbesteed. Toch wordt voor alle bedrijfsgroottes een ruime verdubbeling van uitbesteders verwacht. Hoopvolle verwachtingen Opvallend is dat bedrijven die zichzelf een lage score toekennen op het vlak van inkoopcapaciteiten en vinden dat ze hun kostenbesparingspotentieel niet halen, minder dan andere bedrijven gebruik maken van een PSP (7%). Wel geven ze opvallend vaak aan dat ze er in de toekomst wel een beroep op zullen doen (73%). De respondenten die maar povere inkoopcapaciteiten hebben, maar wel redelijke kostenbesparingen halen, gebruiken in 14% van de gevallen een PSP en 36% zal dat in de toekomst doen. Bedrijven die het nu op beide vlakken al heel goed doen, besteden al vrij vaak uit (30%). Bij hen ligt de verwachte stijging een stuk lager (40%). Bedrijven die outsourcing van inkoop overwegen en diegene die dat niet doen, halen ongeveer dezelfde uitdagingen voor de toekomst aan. Toch ervaren bedrijven die zichzelf in de toekomst inkoop zien uitbesteden de uitdagingen een stuk sterker. De meest fundamentele uitdagingen binnen inkoop vandaag voor beide types bedrijven zijn nog steeds de zoektocht naar standaardisatie en naar middelen om een beter zicht te krijgen op de gegevens rond inkoop.
pag.: 5 van 8 code: STR-OUTS-art-004-bl
Het waarom Bij de uitbesteding van inkoop telt niet enkel het streven naar lagere transactiekosten. De respondenten hopen vooral door hun minder strategische inkoopcategorieën uit te besteden meer tijd te krijgen voor de inkoopactiviteiten die echt belangrijk zijn (zie figuur 4). Verder denken ze bij de PSP onder andere meer expertise voor een bepaalde inkoopcategorie en volumeaggregatie te vinden. Externe bedrijven zouden ook vlugger resultaat halen, precies omdat voor die firma’s inkoop op de eerste plaats komt en niet - zoals in vele bedrijven - iets is wat er bijkomt. Bovendien zijn besparingen gerealiseerd door een externe partij gemakkelijker te meten dan besparingen die intern zijn gerealiseerd. figuur 4: redenen om voor een PSP te kiezen Average rating (very low 1 – very high 5) Free up time to focus on strategic procurement
4,2
Reduce transaction cost
4,0
Category expertise
3,7
Volume aggregation
3,7
Faster benefits
3,4
IT access
3,4
Clear Service Level Agreements
3,4
Avoid investments
3,4
Procurements competence
3,4
Global capabilities
3,2
Transfer fixed costs into variable
3,2
Increase cost control
3,1
Rik Vervisch: ‘De manier waarop PSP’s de transactiekosten kunnen verlagen ligt niet zozeer in het profiteren van veel grotere volumes. Op een bepaald moment bereikt een leverancier nu eenmaal zijn bodemlimiet voor kwantumkortingen. Veel belangrijker bij de realisatie van kostenbesparingen is dat de PSP een stuk efficiënter kan werken, precies door zijn expertise op een bepaald gebied en zijn focus op een bepaald doel. Daarnaast is het meestal niet de bedoeling om door de uitbesteding lager geschoolde mensen buiten te werken. In de praktijk zien we medewerkers die zich in het verleden met puur transactionele inkoopactiviteiten bezighielen op andere posten terug verschijnen, bijvoorbeeld voor de uitbouw van een goed databeheer, het onderhouden van de elektronische catalogi, en dergelijke. Het is ook mogelijk dat de mensen mee overstappen naar de uitbesteder.’ Verlanglijstje Aan de top van de eisen die de uitbesteder aan z’n PSP stelt, staat een grondige expertise in de uitgavencategorie (zie figuur 5). ‘Het spreekt voor zich dat ie weinig profijt kunt halen uit een provider die met jou nog je uitgavencategorie moet leren kennen’, zegt Vervisch. ‘Je kunt pas meerwaarde halen als de provider je snel een duidelijk beeld van je uitgaven kan geven.’ Tijdige levering staat op een gedeelde tweede plaats. Daarnaast moet een PSP z’n aanbod kunnen afstemmen op de business noden, wat opnieuw het belang van de capaciteiten van de PSP benadrukt.
pag.: 6 van 8 code: STR-OUTS-art-004-bl
figuur 5: belangrijke factoren bij de selectie van een PSP (rangschikking volgens belangrijkheid) Average rating (very low 1 – very high 5) Expertise in spend category
4,3
On time delivery
4,2
Tailor offering
4,2
Cost/compensation requested by PSP
4,1
Track record
4,1
Process expertise
3,9
Financial strength
3,9
IT-technology
3,8
Share risk
3,8
Merge culturally
3,8
Supplier network
3,6
Local delivery capability
3,6
Wide service offering
3,5
Industry expertise
3,5
Omwille van de duidelijke nadruk die de uitbesteder legt op de kennis en kunde van de PSP, ziet Rik Vervisch het nog niet snel gebeuren dat verschillende inkoopcategorieën aan één enkel bedrijf worden toevertrouwd. De uitbesteding zal heel selectief plaatsvinden aan verschillende partijen die zich in een bepaalde categorie hebben gespecialiseerd. Rik Vervisch: ‘Die tendens biedt ruimte aan providers als onszelf die onder het motto van one-stop-shopping het hele gamma aan de klant voorzien, maar zelf wel met verschillende onderaannemers werken. Om die reden hebben wij de divisie Accenture Procurement Solutions in het leven geroepen, waarbij we proberen het aanbod aan PSP’s op een gestructureerde manier naar de klant te brengen. Een aantal bedrijven zal een deel van de problematiek met IT-oplossingen proberen op te vangen. Het bedrijf kan bijvoorbeeld een portaalstructuur ontwikkelen waarop de medewerkers kunnen aangeven wat ze wensen aan te kopen - bijvoorbeeld een vliegtuigticket of een balpen - zonder dat hij zelf hoeft te weten welke partij dat voor hem zal regelen.’ Om de behaalde resultaten door de PSP’s te belichten, heeft Accenture een voorstelling gemaakt waar de behaalde resultaten tegenover de topprioriteiten van het management werden geplaatst (zie figuur 6). Het kwadrant rechtsboven geeft ongetwijfeld de belangrijkste verwezenlijkingen van de PSP weer. De zorg voor een consistente kwaliteit en kostenbesparingen zijn ongetwijfeld de grootste troeven. Verder worden ook op het aspect working capital goede resultaten geboekt. Rik Vervisch: ‘Het belang van een gezonde cash flow is de laatste jaren aanzienlijk gestegen. Dat heeft veel te maken met het feit dat bedrijven omwille van de aandelenmarkt nu veel vlugger dan vroeger worden afgestraft als het bedrijf even uit balans is. In de VS bestaat die cultuur al veel langer.’
pag.: 7 van 8 code: STR-OUTS-art-004-bl
figuur 6: vergelijking verwachtingen van het management in verband met hun aankooporganisatie versus de daadwerkelijke resultaten bereikt met een PSP
Rating of actual results achieved with PSP’s
5 Reduce number of suppliers
4
3
2
Consistent quality and supply of material
Realize synergies across BU
Reduce cost of Req-to-pay process Identify Identify low cost Supplier country suppliers innovations Integrate suppliers in R&D
Reduce working capital
Reduce indirect cost Reduce direct cost
1 0%
50%
100%
% of companies rating the stated objectivities as top priority
Bedrijven die voor outsourcing kiezen moeten uiteraard een zekere angst overwinnen om de finale stap te zetten. Accenture maakte een onderscheid tussen de bedrijven die al gebruik maken van een PSP of dat in de toekomst willen doen en diegene die dat niet van plan zijn (zie figuur 7). De twee categorieën hebben ongeveer dezelfde angsten. Over het algemeen baren start-up problemen, interne klantentevredenheid en het beheer de meeste zorgen. Op twee punten verschillen de (toekomstige) uitbesteders duidelijk met de nietuitbesteders. Een eerste punt waar bedrijven die niet uitbesteden meer schrik voor hebben dan de andere is de angst om te afhankelijk van de PSP te worden. Verder zijn de nietuitbesteders ook angstiger de controle over hun uitgaven te verliezen. figuur 7: belangrijkste risico’s gerelateerd aan het gebruik van een PSP Average rating (very low 1 – very high 5) Start-up problems
Do not use a PSP
Use/consider using a PSP
3,5
3,7
Internal customer satisfaction
3,5
2,5
Governance
3,4
3,6
Total cost increase
3,4
3,4
Availability of PSP’s
3,4
3,5
Commercial reasons (defining fair operating terms)
3,2
3,2
Too dependent on PSP
3,2
3,6
Information leakage
3,0
3,2
Impact on personnel morale
3,0
3,3
Poor prior experience
2,9
3,2
Lost spend control
2,9
3,4
pag.: 8 van 8 code: STR-OUTS-art-004-bl
Klare taal De tendensen die het onderzoek aangeeft lagen binnen de verwachtingen van Accenture. Rik Vervisch had echter niet gedacht dat de cijfers zo uitgesproken zijn. Zelfs categorieën bedrijven die tot nu toe nauwelijks met outsourcing van inkoop bezig waren, beginnen blijkbaar massaal te beseffen dat uitbesteding van inkoop wel eens een heel interessante optie zou kunnen zijn om kostenbesparingen te realiseren. Of de bedrijven die overwegen inkoopactiviteiten binnen afzienbare tijd uit te besteden dat ook werkelijk zullen doen, valt nog even af te wachten. Rik Vervisch: ‘Ik denk niet dat bedrijven meteen zullen beginnen hun fundamenteel strategische goederen uit te besteden en het is maar de vraag of dat ooit zo zal zijn. Ondernemingen zullen eerst bekijken welke inkoopcategorieën het makkelijkst kunnen worden uitbesteed en uit die ervaringen leren. Het is niet meer dan logisch dat eerst transactionele processen worden uitbesteed en dat pas als de PSP een goed zich heeft op het aankoopbeleid van zijn klant wordt bekeken hoe de samenwerking verder kan worden uitgediept. Dat is de fout geweest van de PSP’s, die bij de eerste golf van uitbesteding van inkoop al contracting op zich wilden nemen, zonder dat ze genoeg inzicht hadden in de transactionele processen en de werkwijze van hun klant. Daarnaast zijn bepaalde bedrijven, vooral in de grondstoffenindustrie, erg lang bezig geweest met de optimalisering van de inkoop van hun strategische goederen. Vaak gaat het makkelijker om een lading grondstoffen af te roepen dan een simpele balpen te bestellen. Nu komen ze tot het inzicht dat ze op het vlak van die op het eerste zicht eenvoudige transactionele circuits een hoop geld laten liggen en zullen ze dat nu wellicht proberen goed te maken.’ De steekproef Het gros van de respondenten was senior procurement executive in hun organisatie. Van de respondenten werkte 83% in organisaties met een verkoopsomzet van 500 miljoen euro of meer. Een derde van de organisaties was gespreid over minder dan 5 sites, 16% over meer dan 100 sites. De studie was vrij goed verdeeld over 14 Europese landen en de VS. België en Nederland waren samen goed voor 7% van de steekproef. In de studie kwam tevens een uitgebreid aantal sectoren aan bod. Het strekt vertegenwoordigd waren grondstoffen, automotive en industriële uitrusting en TIME-bedrijven, (Telecom, IT, Media & Entertainment) en retail- en consumentenproducten, die samen ruim de helft van de steekproef uitmaakten.
