MEE Groningen
1
Jaarverslag 2004
Inhoudsopgave
Pagina Directie
3
Raad Van Toezicht
5
Cliëntenraad MEE Groningen
6
Ondernemingsraad
7
Kwaliteitsjaarverslag
8
Facilitaire Zaken
11
Dienstverlening
16
Cijfers in beeld
23
Exploitatie 2005 en toelichting
25
Personalia
27
Afkortingenlijst
28
MEE Groningen
2
Jaarverslag 2005
DIRECTIE Was 2004 het jaar van SPD naar MEE, waarin veranderen leren betekende, 2005 was het jaar van de inhoud, waarin veranderen het zoeken naar balans betekende. Met andere woorden: de verdere professionalisering van ons dienstenpakket kreeg vorm, de aanmelding van cliënten werd gecentraliseerd, de wachtlijst werd teruggedrongen, oud-hulpverleners werden dienstverleners, de prestatiegerichte bekostiging en registratie kregen vorm en veel aandacht werd besteed aan public relations. Zowel landelijk als lokaal heeft MEE zich als cliëntondersteuningsorganisatie goed geprofileerd. Verder verscheen de notitie ‘Op weg naar MEE Groningen 2006’, waarin op basis van het uitgangspunt ‘vorm volgt inhoud’, een eerste aanzet werd gegeven tot herformulering van de interne organisatie. Deze eerste aanzet werd eind 2005 gevolgd door de uitwerking in de notitie ‘MEErgroei? Groei MEE!’, waarbij MEE Groningen dankbaar gebruik maakte van externe ondersteuning, welke geboden werd door de Nieuwlande Groep. Tevens vond de (politieke) discussie over de beoogde Wet op de Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) in Den Haag plaats. Anticiperend daarop, want van meet af aan was duidelijk dat de Wmo er zou gaan komen alleen het ‘hoe’ was nog onduidelijk, heeft MEE Groningen met diverse gemeenten contact gezocht. Dit resulteerde in deelname van consulenten van MEE Groningen in de frontoffice van het loket voor Wonen, Welzijn en Zorg (WWZ) van twee gemeenten (Marne en Winsum). Eind 2005 ontstond zicht op deelname in nog drie WWZ-loketten van drie Groninger gemeenten. En hoe de ontwikkeling vanuit de Wmo ook gaat lopen, dichter bij cliënten gaan zitten is sowieso een belangrijk gegeven voor een cliëntondersteuningsorganisatie. Zoals gebruikelijk is een jaarverslag (inclusief het kwaliteitsjaarverslag) onderdeel van een drieluik. Naast dit verslag is er het jaarplan 2005: daarin worden de voorgenomen doelen geconcretiseerd. Dit jaarverslag kan men lezen als een geaggregeerde terugkoppeling van de voorgenomen resultaten. Tevens is er de jaarrekening 2005: daarin worden de (financiële) standen van zaken op de balansdatum, de gang van zaken tijdens het boekjaar, de realisatie van de afgesproken dienstverlening, bijzondere gebeurtenissen na de balansdatum, ontwikkeling budget e.d. aangegeven. In dit jaarverslag zal met name de exploitatie 2005, ontleend aan de jaarrekening, een plaats krijgen, alsmede zaken die direct gerelateerd zijn aan diverse ontwikkelingen, zoals doelgroepen, cliëntvragen, dienstenaanbod, opbouw van de personeelsbezetting, het verlooppercentage en het percentage ziekteverzuim. Uit dit verslag zal blijken dat wij wederom op basis van de voorgenomen doelen de daarbij behorende resultaten in belangrijke mate hebben behaald. Met name het afsluiten van dit veranderjaar met 103% van de voorgenomen dienstverlening is een grote verdienste van al onze medewerkers. Ik wil hen bij dezen daarvoor nadrukkelijk bedanken, temeer daar velen van hen ondertussen ook flink geïnvesteerd hebben in de eigen ontwikkeling. De toekomst zal met name staan in het teken van verder ontwikkelen van dienstverlening (al dan niet via een WWZ-loket) aan mensen met stoornissen in het autistisch spectrum, waarover in 2005 een convenant getekend werd met diverse partners, aan mensen met verstandelijke en lichamelijke beperkingen en aan mensen met zintuiglijke beperkingen (of combinaties van beperkingen). Met betrekking tot de laatste doelgroep is samenwerkingsoverleg gestart met de huidige aanbieders van dienstverlening, zorg en onderwijs. Met betrekking tot specifieke doelgroepen (‘multi-probleem casuïstiek’ en ‘risicojongeren 12 plus’) werd met de gemeente Groningen eveneens op convenantbasis samenwerking gerealiseerd. Last but not least kwamen mensen met psychische problematiek door samenwerking met het Vraag- en InformatiePunt (V!P) van het GGz-cliëntenplatform (onderdeel van de koepel van cliëntorganisaties) meer in beeld. Ten slotte wil ik onze cliënten bedanken voor het in ons gestelde vertrouwen en verder alle medewerkers, cliëntenraadsleden, ondernemingsraadsleden, leden van de Raad van Toezicht, vrijwilligers, cliëntorganisaties en overige relaties voor hun inzet en samenwerking. We genieten dit vertrouwen al veertig jaar en hebben dit jubileum in december 2005 uiteraard gevierd.
MEE Groningen
3
Jaarverslag 2005
Als eerbetoon aan onze voorgangers en aan de huidige medewerkers zag het boekje ‘Van negeren naar MEE doen’ - een historisch overzicht op basis van interviews met (oud)medewerkers - het licht. Zo gaat de geschiedenis niet verloren, want wie schrijft blijft niet onopgemerkt. Ik wens u veel leesplezier! Peter Willegers Directeur/Bestuurder
MEE Groningen
4
Jaarverslag 2005
RAAD VAN TOEZICHT Ook 2005 was weer een intensief jaar voor MEE. Na de overdracht van cliënten en langdurende hulpverleningstaken eind 2004, is in 2005 verder handen en voeten gegeven aan “MEE-nieuwe stijl”. Zo is hard gewerkt aan de interne structuur en aan de verbreding van kennis en aanbod voor de nieuwe doelgroepen, en zijn er contacten gelegd met belangenorganisaties en gemeenten om MEE op de kaart te zetten als organisatie die in de doolhof van ‘de zorg’ daadwerkelijk iets kan betekenen voor mensen met een beperking. De Raad van Toezicht heeft de ontwikkelingen met grote belangstelling gevolgd. Er is vorig jaar zesmaal vergaderd met de directie, eenmaal met de OR en eenmaal met het Managementteam. Hierdoor heeft de Raad een breed beeld kunnen krijgen van wat er in en buiten MEE Groningen speelt. Daarnaast is er een bijeenkomst geweest met de Raad van Toezicht en directie van MEE Drenthe, om te spreken over de eventuele samenwerking op facilitair gebied. Evenals voorgaande jaren, heeft een afvaarding van de Raad de conceptjaarrekening doorgenomen met de accountant. De Raad van Toezicht heeft veel waardering voor de manier waarop de veranderde situatie door directie en personeel wordt opgepakt en ingevuld. Ondanks de bedenkingen die er waren en zijn bij de inkrimping van het hulpverleningspakket (is de vaak kwetsbare cliënt daarbij wel gebaat?), toont de organisatie een sterke motivatie en inzet om de oude en nieuwe doelgroepen binnen de gegeven kaders optimaal van dienst te zijn. Dat zij er in geslaagd is om in het bewegende veld de financiële resultaten goed op koers te houden, is een compliment waard. Het afgelopen jaar heeft de Raad van Toezicht ook zelf de nodige wijzigingen ondergaan. De heer H. van Ulsen heeft na ruim 12 jaar afscheid genomen, tegelijk met mevrouw W. Tijssen. Gelukkig hebben drie nieuwe leden de Raad versterkt: mevrouw M. Lantinga, de heer H. Kikkers en de heer F. Kremer. De Raad van Toezicht heeft daardoor op dit moment de gewenste sterkte van minimaal vijf personen. De Raad van Toezicht ziet 2006 met vertrouwen tegemoet en zal de ontwikkelingen met interesse blijven volgen.
Groningen, maart 2006 Liesbeth van Rossum Voorzitter Raad van Toezicht
MEE Groningen
5
Jaarverslag 2005
CLIËNTENRAAD MEE GRONINGEN In dit verslagjaar was de Cliëntenraad van MEE Groningen wederom actief. Zo vond vijf keer overleg plaats met de directie van MEE Groningen over de volgende onderwerpen: protocol ‘omgaan met ontevredenheid’ en klachtenbeleid, reglement Cliëntenraad, vacatures Cliëntenraad, interne organisatie: notitie ‘Op weg naar MEE Groningen’ en externe ontwikkelingen in het kader van de Wmo. De Cliëntenraad werd met betrekking tot de notitie ‘Op weg naar MEE Groningen’ om advies gevraagd en heeft dit advies ook uitgebracht. Met betrekking tot de samenstelling van de Cliëntenraad kan vermeld worden dat een aspirant lid vanuit de doelgroep mensen met een lichamelijke beperking twee vergaderingen heeft bijgewoond in 2005. In 2006 zal dit aspirant lid besluiten al dan niet lid te worden van de Cliëntenraad. Tevens was de Cliëntenraad vertegenwoordigd bij de informatiebijeenkomsten over de organisatiewijzigingen en bij de jubileumviering.
MEE Groningen
6
Jaarverslag 2005
ONDERNEMINGSRAAD De OR van MEE Groningen telde zeven leden. In het jaar 2005 gaf één van de leden te kennen te willen stoppen met het OR-werk. Op dat moment was al bekend dat in januari 2006 nieuwe verkiezingen moesten worden georganiseerd. Ook wisten we al dat we met vijf mensen verder zouden gaan omdat de fte’s bij MEE Groningen zijn afgenomen. We hebben daarom besloten om met zes mensen het jaar vol te maken en geen inspanningen te verrichten om er een nieuw OR-lid bij te krijgen. De vaste leidraad voor de OR was in het jaar 2005 het volgen van de Veranderorganisatie. Alle belangrijke punten zijn steeds door de directie aan de OR voorgelegd, waarna we in eigen geleding daarover uitgebreid hebben gesproken om vervolgens in de Overlegvergadering (met de directie) de dialoog en discussie aan te gaan. Belangrijke onderdelen zijn bijvoorbeeld geweest: • De notitie ’Op Maat naar MEE Groningen’. De OR heeft de achterban hierover geraadpleegd en omdat het om een belangrijk onderdeel van de nieuwe organisatie ging, hebben we ook nog extern advies gevraagd. • Een ander belangrijk onderdeel was de notitie ‘MEErgroei? Groei MEE!’, omdat daarin de interne organisatieverandering echt vorm ging krijgen. De OR heeft daarover kritische geluiden laten horen en in een aparte sessie met de directie hierover van gedachten gewisseld. De directie heeft dit serieus opgepakt, waarna consensus kwam. Verder heeft de OR zich nog beziggehouden met allerlei andere onderwerpen, zoals: • verzuimbeleid • functioneringsgesprekken • CAO-perikelen • studiefaciliteiten • stagebeleid • vakantiebeleid De intentie om op het gebied van de facilitaire zaken een eventuele samenwerking aan te gaan met MEE Drenthe is door de beide directies verwoord in de notitie ‘Twee keer MEE in actie’. De OR’s van Drenthe en Groningen hebben met elkaar afgesproken om deze acties betrokken en kritisch te gaan volgen, en om zo nodig met elkaar van gedachten te wisselen. De aanzet vond al plaats in 2005. Het vervolg daarop zal in 2006 gaan plaatsvinden.
MEE Groningen
7
Jaarverslag 2005
KWALITEITSJAARVERSLAG Ontwikkelingen MEE Groningen In 2005 vond binnen MEE Groningen de veranderorganisatie haar beslag. MEE Groningen voltooide de overgang naar het nieuwe, uniforme dienstenpakket. Ook is er volop aandacht geweest voor het vormgeven van de collectieve taken, een proces dat in 2006 verder gaat. Halverwege 2005 brak de tijd aan voor MEE Groningen om zich te beraden op de effecten van de veranderorganisatie voor de organisatiestructuur. Daarbij was het van belang om vooruit te kijken: hoe kan de MEE-organisatie zich optimaal inrichten en voorbereiden met het oog op de actuele en verwachte marktontwikkelingen? Een belangrijk deel van de medewerkers van MEE Groningen ging een traject in om dit goed in kaart te brengen, dit alles onder de titel ‘Op weg naar MEE Groningen 2006’ en resulterend in de notitie ‘MEErgroei? Groei MEE!’. Kwaliteitsfunctionaris Ook de kwaliteitsfunctionaris heeft geparticipeerd in het ‘Op weg naar MEE Groningen 2006’-traject. Beoogd werd dat de functie van kwaliteitsfunctionaris deel uit zou gaan maken van een nieuw te vormen afdeling. Deze afdeling gaat zich richten op verbreding van doelgroepen en het verbeteren van de aan te bieden dienstverlening. De afdeling kreeg uiteindelijk de naam ‘Vernieuwing en Ontwikkeling’ (V&O) en werd gepositioneerd in het primaire proces, tezamen met het Team Centrale Aanmelding (TCA) de Front Office vormend. Voor de kwaliteitsfunctionaris betekent dit in 2006 formeel de overstap van Facilitaire Zaken naar Primair Proces. De stafleden zijn opgedeeld in een technische staf, aangestuurd door de manager Facilitaire Zaken en een inhoudelijke staf, die deel uit gaat maken van V&O, onder leiding van een in 2006 aan te stellen hoofd Front Office. Het integrale stafoverleg komt hiermee te vervallen. Praktisch gezien vindt de functie Kwaliteit binnen MEE Groningen op deze manier een inbedding die goede mogelijkheden biedt om direct het primaire proces te ondersteunen: binnen V&O als actief lid van de ‘denktank’ en vanuit de positie in de Front Office de uitwisseling met de basisteams in de Back Office. HKZ In 2005 is landelijk gewerkt aan het HKZ-certificeringschema (HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector). Een werkgroep bestaande uit o.m. vertegenwoordigers van ketenpartners en de inspectie hebben begin 2006 een conceptschema gereed. Dit schema wordt gebaseerd op het algemene schema dat HKZ hanteert, het MK-MEE (voorheen genoemd MK-SPD) dat al voor de branche was ontwikkeld en houdt rekening met alle voor de MEE-organisaties relevante wet- en regelgeving. MEE Groningen is voornemens zich op termijn te laten certificeren. Het HKZ-schema zal daarom in de vernieuwing en ontwikkeling van MEE Groningen als normatieve leidraad moeten gaan fungeren. Ook zullen bestaande processen aan de hand van de HKZ-normen kritisch geëvalueerd en waar nodig bijgesteld moeten worden. De koepelvereniging MEE Nederland biedt ondersteuning bij het certificeringtraject. Benchmarking In 2005 zijn drie van de vier instrumenten voor de landelijke benchmarking gereedgekomen. Het instrument voor de cliëntraadpleging was in 2004 al gereed. In 2005 zijn daar de instrumenten voor medewerkerraadpleging, de maatschappelijke waardering en doelmatigheid bij gekomen. In 2006 vindt branchebreed de eerste volledige benchmarking plaats. Dit gaat gefaseerd en met ondersteuning van een extern bureau dat zorgt voor de verwerking van de gegevens en de eindrapportages.
MEE Groningen
8
Jaarverslag 2005
In het kader van de kwaliteit is de eerste landelijke benchmarking een belangrijke stap. De uitkomsten gaan naar verwachting belangrijke input leveren voor het bepalen van de koers van MEE Groningen. MEE Groningen verwacht de uitkomsten binnen de afdeling V&O te kunnen vertalen naar concrete (verbeter)acties. Handreikingen MEE Nederland MEE Nederland heeft in 2005 wederom een aantal handreikingen verzorgd, waaronder een Model Klachtenreglement, Model Privacyreglement en Model Protocol Seksuele Intimidatie. Deze heeft MEE Groningen benut om nieuwe reglementen of protocollen op te baseren of bestaande mee te evalueren. Protocollering en documentenbeheer In 2005 heeft binnen MEE Groningen een flink aantal nieuwe protocollen en procedures het licht gezien. Was er in 2004 nog veel aandacht nodig voor het proefdraaien met het nieuwe dienstenpakket, in 2005 bleek de nieuwe werkwijze zodanig te zijn eigengemaakt dat de behoefte ontstond om op onderdelen processen eenduidig te gaan vastleggen. Ook is er in 2005 een inventarisatie gemaakt van alle bestaande procedures en protocollen binnen de organisatie. Dit was een arbeidsintensieve klus die echter een goed uitgangspunt heeft opgeleverd voor het inrichten van een documentenbeheerssysteem dat nodig is in het kader van certificering. Zoals reeds was besloten in 2004, is in het verslagjaar overgegaan tot aanschaf van een softwarepakket voor dit doel. Dit pakket draagt de naam Operationeel Management Systeem (OMS) en draait in dezelfde Lotus Notesomgeving als het cliëntregistratiesysteem MEEs. In 2006 zal de overgang worden gemaakt van gebruik van het intranet naar de inrichting van en instructie van medewerkers in het werken met het nieuwe systeem. Doel is dat medewerkers op eenvoudige wijze toegang krijgen tot alle relevante kwaliteitsdocumentatie. Ook kan OMS praktisch worden ingezet (als ‘workflow’) in het proces van ontwikkeling en evaluatie van procedures en protocollen. Privacy In 2005 heeft MEE Groningen op basis van de handreiking van MEE Nederland een nieuw privacyreglement opgesteld. Sinds de invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) in 2001 is een privacyreglement niet langer verplicht, maar het wordt wel geadviseerd als instrument om vast te leggen en te communiceren hoe de organisatie invulling geeft aan de eisen van de WBP. De handreiking is tot stand gekomen in samenwerking met het College Bescherming Persoonsgegevens, het orgaan dat toeziet op naleving van de WBP. De Cliëntenraad heeft de gelegenheid gekregen zich over de tekst te buigen en kwam met zinvolle toevoegingen, die zijn verwerkt. In het najaar is het definitieve reglement in de organisatie beschikbaar gekomen. Ook is het geplaatst op de website van MEE Groningen, zodat alle cliënten en andere belangstellenden van de tekst kennis kunnen nemen. In de algemene cliëntenfolder wordt naar het reglement verwezen. Klachtenbeleid In 2004 formuleerde de Klachtencommissie opnieuw haar reglement. In 2005 heeft MEE Groningen aanvullend beleid ontwikkeld in de vorm van een protocol ‘omgaan met ontevredenheid’. Zowel Cliëntenraad als Klachtencommissie zijn hierbij actief betrokken. Dit protocol heeft als doel ervoor te zorgen dat cliënten eventuele ontevredenheid over MEE Groningen bespreekbaar maken met de consulent, zodat deze direct kan proberen in overleg met de cliënt de ontevredenheid weg te nemen. Als dit niet lukt, vindt overleg plaats met de teamleider.
MEE Groningen
9
Jaarverslag 2005
Het protocol voorziet ook in een (anonieme) registratie van ontevredenheid die niet door de consulent kon worden opgelost. De kwaliteitsfunctionaris is verantwoordelijk voor een jaarlijkse evaluatie en rapportage aan het Managementtam. In 2005 zag ook de brochure Klachtenbeleid het licht. Alle nieuwe cliënten van MEE Groningen krijgen deze uitgereikt. Doel van de brochure is voor cliënten de drempel laag te houden om uiting te geven aan ontevredenheid of om eventueel een klacht in te dienen. De visie van MEE Groningen is dat ontevredenheid en klachten serieus moeten worden genomen en moeten worden benut om de dienstverlening te verbeteren. In de brochure wordt uitgelegd hoe MEE Groningen omgaat met uitingen van ontevredenheid en hoe cliënten een officiële klacht kunnen indienen. In de brochure is een verkorte versie van het klachtenreglement opgenomen. De volledige tekst kan worden opgevraagd of ingezien op de website van MEE Groningen. Klachtencommissie In 2005 is één klacht binnengekomen. Deze brief werd medio juli gestuurd aan de Cliëntenraad, wat niet de officiële route was. De brief is doorgestuurd naar de Klachtencommissie en de directie. Van alledrie de partijen heeft de klager een schriftelijke reactie ontvangen. De geuite klacht betrof de wachttijd, die als te lang werd ervaren. Hierop heeft de directeur intern onderzoek laten uitvoeren. Naar aanleiding van de uitkomsten zijn interne procedures en protocollen aangescherpt. Resultaat hiervan was een aantoonbare vermindering van de wachttijd. De klager is hierover geïnformeerd. Kwaliteit in een oogopslag Goede kwaliteit van dienstverlening betekent aandacht voor… •
Eenduidige werkwijzen
Æ protocollering
•
Privacy van cliënten
Æ privacyreglement
•
Meningen van cliënten
Æ klachtenbeleid Æ benchmarking
•
Transparantie van dienstverlening
MEE Groningen
Æ HKZ-certificering
10
Jaarverslag 2005
FACILITAIRE ZAKEN Algemeen Facilitaire Zaken heeft in 2005 opnieuw een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Zo zijn er organisatorische wijzigingen geweest binnen o.a. de teams administratie en automatisering en is er intern gewerkt aan een nog meer klantgerichte benadering, onder het motto: zeggen wat je gaat doen en doen wat je gezegd hebt. Om de verbinding binnen Facilitaire Zaken te behouden zijn er themamiddagen georganiseerd. Hierin zijn opnieuw zaken aan de orde gekomen die iedereen raken binnen zijn/haar functioneren. Zo is er ruim aandacht geweest voor het thema veranderorganisatie en de communicatie. Huisvesting Als gevolg van de nieuwe externe budgetfinanciering, daar waar het gaat om de huisvestingslasten, is er in 2003 een lange termijn huisvestingsplan gemaakt voor de jaren 2003 tot en met 2005 . Hierin staat vermeld wat er aan verbouwingen en nieuwe huisvestigingsinitiatieven te verwachten is. De meeste aspecten zijn in relatie met de arbeidsomstandigheden (Arbo). Voor de locatie Groningen betekende dit in 2005 ondermeer het afronden van de renovatie van het hoofdgebouw. In het najaar van 2005 zijn in een keer alle bureaus vervangen voor instel/verstelbare bureaus. Daarnaast zijn de spreekkamer/vergaderruimtes opnieuw ingericht. In 2005 is opnieuw een lange termijn huisvestingsplan (2006-2008) geschreven. De doelen van de renovatie, te weten oplossing parkeerproblemen, eigentijdse arbeidsomgeving conform Arbo-eisen creëren en het realiseren - zij het in beperkte mate - van flexibele arbeidsplaatsen, zijn nagenoeg gehaald. Het parkeerprobleem kan men nooit helemaal oplossen. BHV Er is een BHV-oefening gehouden in 2005. Het is wettelijk verplicht jaarlijks minimaal een oefening te houden. De oefening is goed verlopen. In het laatste kwartaal zijn veertien personen verplicht bijgeschoold als Bedrijfshulpverlener (BHV’er) en zijn er vier personen opgeleid als EHBO’er, zodat de organisatie hiermee ruim voldoet aan de wettelijke eisen. We hebben in 2005 een inbraakpoging gehad (TCA-kamer, begane grond). Daarnaast is er in 2005 een keer sprake geweest van vandalisme aan het gebouw: de slagboom voor de parkeerplaats is door het afsteken van vuurwerk rond de jaarwisseling vernield. Arbo/VGWM-commissie De in 2003 ingestelde Arbo/VGWM-commissie (Arbeidsomstandigheden, Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu) heeft een belangrijke taak en wel het volgen en adviseren van de Ondernemingsraad en het management op het gebied van Arbo-aspecten en werkomstandigheden. De commissie bestaat uit leden van de Ondernemingsraad en leden namens de werkgever. In 2005 is er vooral aandacht geweest voor de periodiek verplichte Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). Rondom de zomer heeft Ardyn (Arbo-dienst) de RI&E uitgevoerd. In het najaar zijn de uitkomsten besproken en in 2006 wordt een plan van aanpak gemaakt en gerealiseerd. Automatisering In het afgelopen jaar heeft MEE Groningen ten aanzien van de automatisering wederom een belangrijke stap voorwaarts gemaakt. In het najaar van 2005 hebben we de servers vervangen als uitkomst van de verdere ontwikkelingen binnen het bedrijfsinformatiesysteem (c@reframe for MEE, in de wandelgangen MEEs genoemd).
MEE Groningen
11
Jaarverslag 2005
Daarnaast zijn we als MEE Groningen blijven samenwerken met MEE Drenthe op het gebied van beheer en onderhoud van het bedrijfsinformatiesysteem als gevolg van langdurige ziekte binnen MAVI. Deze samenwerking heeft geleid tot positieve resultaten. De MAVI-medewerker van MEE Drenthe werkt wekelijks een aantal uur bij MEE Groningen en de applicatiebeheerder van MEE Groningen een aantal uur bij MEE Drenthe. De aanloopproblemen ten aanzien de managementrapportages (MARAP) die er in 2004 waren zijn nagenoeg opgelost in 2005. In 2005 zijn updates van Lotus Notes gerealiseerd, zijnde LN 6.5 en 6.5.1. Centrale administratie Binnen de administratie is gewerkt aan de samenwerking met de andere onderdelen van de organisatie. De resultaten zijn wederom positief. De ‘primus inter paris’ heeft samen met de administratief medewerkers het afgelopen jaar gewerkt aan het verder opzetten en aanscherpen van de werkinstructies. Vooral de werkprocessen tussen het hoofdkantoor en het regiokantoor verschilden erg van elkaar. Vervanging tussen medewerkers administratie was hierdoor lastig. Te denken valt hierbij aan de werkinstructies betreffende het op juiste wijze doorverbinden van telefoongesprekken, notuleren en de postverwerking. Ook is er aandacht gekomen voor de individuele werkbegeleiding van de administratief medewerkers. Per 1 augustus is er een nieuwe medewerker secretariële ondersteuning van teamleiders aangenomen. Financiële zaken In 2005 is een verdere uitwerking van de planning en controlecyclus gerealiseerd. Maandelijks krijgt het Managementteam de financiële rapportages. De maandelijkse rapportages bestaan uit het begrote budget, de realisatie van de werkelijke kosten en de relatie van de realisatiekosten met de vastgestelde begroting. Daarnaast wordt er een relatie gelegd tussen de begroting en de productie. Per drie maanden wordt er een liquiditeitsbegroting gemaakt. De manager Facilitaire Zaken verzorgt de aanvragen subsidie winkeltaak (CVZ) en de subsidie Integrale Vroeghulp in het voorjaar van het lopend boekjaar . Daarnaast verzorgt hij de afrekening van al die subsidies in het voorjaar van het volgende boekjaar. Tevens heeft de manager Facilitaire Zaken de aansturing van de externe controller in zijn takenpakket. Daarnaast werkt MEE Groningen mee aan het Early Warning System (EWS) van het Zorgkantoor Groningen (Menzis). Per kwartaal worden de gegevens ten behoeve van de bedrijfsvoering aan het Zorgkantoor verstrekt. Directiesecretariaat Op het directiesecretariaat was in 2005 de bezetting weer compleet door de aanstelling van een nieuwe secretaresse voor de managers eind 2004. Verder is er gewerkt aan deskundigheidsbevordering. Klachten In het jaar 2005 zijn er vijf klachten bij Facilitaire Zaken binnengekomen betreffende de schoonmaak. Met name het periodieke werk leverde nogal wat klachten op. Deze klachten zijn telkens na overleg met de schoonmaak afgehandeld. De schoonmaak van het Hoofdgebouw is in 2005 anders ingericht. Er is meer aandacht voor periodiek onderhoud gekomen in samenspraak met het dagelijks onderhoud. Fouten, ongevallen en bijna-ongevallen Er zijn geen fouten en ongevallen gemeld die geleid hebben tot een procedure. Er zijn geen ‘bijnaongevallen’ gemeld. De EHBO heeft in één geval doorverwezen naar een arts.
MEE Groningen
12
Jaarverslag 2005
Management- en Verantwoordingsinformatie (MAVI) Inleiding Sinds begin 2005 is de stafmedewerker MAVI als gevolg van ziekteverlof langdurig afwezig geweest. Gedurende het gehele jaar 2005 heeft de stafmedewerker MAVI van MEE Drenthe de taak overgenomen samen met de manager Facilitaire Zaken MEE Groningen. Sinds 2003 werkt MEE Groningen met een bedrijfsinformatiesysteem (C@reframe for MEE van de firma Intraworks). Een belangrijk uitgangspunt bij dit registratiesysteem is het registeren van de individuele diensten, de collectieve taken, de registratie van de projecten zoals SchoolmaatschappelijkWwerk en tijdsregistratie. Gedurende het gehele jaar 2004 hebben we als MEE Groningen proef kunnen draaien op basis van de diensten. Enerzijds op de inhoudelijke kant en anderzijds op het gebruik van het registratiesysteem. Als gevolg hiervan is begin 2005 een nieuwe dienstenkalender gekomen op basis van de uitkomsten in 2004. In het primaire proces van MEE Groningen werken inmiddels alle medewerkers met de nieuwe systematiek van registreren van de verschillende diensten die MEE Groningen aan haar cliënten kan bieden. Collectieve taken Om de collectieve taken goed in kaart te brengen heeft MEE Groningen een projectleider ingehuurd. De projectleider heeft samen met de verantwoordelijke manager de totale collectieve taken van MEE Groningen in beeld gebracht. Deze gegevens zijn gebruikt voor de subsidieaanvraag 2005. Tijdsregistratie Om een compleet beeld te krijgen is in het eerste kwartaal een aanvang gemaakt met het registeren van tijd. Binnen het bestaande bedrijfsinformatiesysteem bestaat de mogelijkheid van tijdsregistratie. Nagenoeg het gehele primaire proces diende te komen tot een volledige tijdsregistratie. In opdracht van het CVZ is er in het tweede kwartaal een controle uitgevoerd door accountants betreffende de betrouwbaarheid van het bedrijfsinformatiesysteem. MEE Groningen voldeed volledig aan de gestelde uitgangspunten geformuleerd in het rapport van bevindingen. Najaarmonitor Als gevolg van de terugkoppeling gegevensverzameling ten aanzien van het proefdraaien 2004 bleek dat ook MEE Groningen, in overeenstemming met het landelijke gemiddelde, een foutmarge binnen de afgesloten diensten had. Een actie moest leiden tot een betere registratie van de individuele diensten. De manager Facilitaire Zaken heeft hiertoe in kleine sessies (teamlid en teamleider) de caseload van de individuele medewerkers besproken. Het resultaat hiervan is dat eind 2005 de foutmarge onder het landelijke gemiddelde ligt. Gebruikersgroep MAVI Vanuit de samenwerking binnen de MEE-organisaties is er een gebruikersgroep Intraworks. De stafmedewerker MAVI van MEE Drenthe heeft samen met de MAVI-applicatiebeheerder van MEE Groningen namens MEE Groningen deel genomen aan dit overleg. Men komt vier keer per jaar bijeen om ten aanzien van het gebruik van ‘C@reframe for MEE’ het directeurenoverleg te adviseren. Financieel Door de aansluiting van de MAVI-gegevens zoals de productiegegevens met de financiële gegevens en de personele gegevens is een volledig beeld ontstaan binnen de planning en controlecyclus die maandelijks aan het management wordt aangeleverd. Het heeft in 2005 veel tijd gekost maar de MARAP is nu in orde.
MEE Groningen
13
Jaarverslag 2005
En door de gegevens geaggregeerd aan te leveren hopen we de organisatie nog meer van dienst te kunnen zijn.
P&O De kinderopvang is in verband met veranderde wet- en regelgeving (Wet Kinderopvang 2005) in het jaar 2005 door MEE Groningen zelf uitgevoerd. Dit is naar tevredenheid gegaan. In 2006 zal de kinderopvang op dezelfde wijze worden uitgevoerd. Daarnaast zijn er in het afgelopen jaar ook een aantal notities geschreven en procedures ingevoerd, zoals bijvoorbeeld de procedure studiefaciliteiten waarin duidelijk is vastgelegd welke vergoeding de medewerker inzake een aangevraagde scholing of opleiding kan verwachten. Het vakantiebeleid en de ‘gedragscode geschenken en uitnodigingen’ zijn eveneens ingevoerd. Deze code dient te voorkomen dat er conflicten ontstaan tussen de belangen van MEE Groningen en de privé-belangen van de medewerkers, m.a.w. dat het belang van MEE Groningen wordt geschaad. Begin 2006 zal nieuw beleid omtrent ziekteverzuimregels en functioneringsgesprekken gereed zijn. Het ziekteverzuimpercentage in 2005 is gedaald naar 5,9%. Het gemiddelde verloop van het totale personeel is 8%.
Fondswerving Om te komen tot een positieve afhandeling van een fondsaanvraag is duidelijkheid naar de cliënt en een goede samenwerking tussen MEE Groningen en de fondsen van essentieel belang. MEE Groningen hanteert een interne procedure Fondswerving. In deze procedure is het beleid rondom fondswerving binnen MEE Groningen verwoord en vastgelegd. In de procedure zijn ook de criteria vastgelegd die MEE Groningen hanteert ten aanzien van de behandeling van een vraag tot fondswerving. De procedure wordt regelmatig geëvalueerd en bijgesteld. In 2005 is een start gemaakt met de voorbereidingen voor het schrijven van een protocol Fondswerving. Een protocol kan worden gezien als een werkinstructie voor de medewerkers bij MEE Groningen. Door de afspraken goed vast te leggen is het voor fondsen duidelijk dat MEE Groningen zorgvuldig omgaat met fondsaanvragen. Hiermee staat of valt een positieve afwikkeling van een fondsaanvraag. Parallel aan de interne afspraken bij MEE Groningen lopen de criteria gesteld door de fondsen. Fondsen stellen kritische vragen naar aanleiding van de fondsaanvragen. De vraag kan betrekking hebben op een individuele situatie maar ook gerelateerd zijn aan algemene maatschappelijke ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving. MEE Groningen kan vanuit de aanwezige kennis bij diverse collega’s reageren op de vraag. In MEEnieuws winter 2005 is een artikel geplaatst waarin de aandacht wordt gevestigd op de mogelijkheid van fondswerving door MEE Groningen. In een interview met ouders wordt duidelijk dat de gewenste voorziening, een fietskar voor hun zoontje, na eerdere afwijzing door de gemeente alsnog is gerealiseerd middels fondswerving. Algemene informatie in het artikel geeft aan dat voor een reële vraag meestal wel geld te vinden is. Over het jaar 2005 is in totaal een bedrag van € 71.897,- ontvangen aan subsidies van verschillende fondsen.
MEE Groningen
14
Jaarverslag 2005
PR & Communicatie Naamsbekendheid MEE vergroten Het verslagjaar heeft in het teken gestaan van de lancering van een landelijke reclamecampagne. Hiervoor zijn diverse middelen ingezet waaronder een radiocampagne, postercampagne en advertenties. Tot eind 2005 zijn MEE-posters te zien geweest in een aantal bushokjes door heel Nederland. MEE wilde met deze actie haar naamsbekendheid vergroten en het nieuwe landelijke telefoonnummer bekendmaken: 0900 999 8888 (lokaal tarief). Het motto is: Leven met een beperking hoeft niet altijd een handicap te zijn. Hiermee willen we de nadruk leggen op de mogelijkheden in plaats van moeilijkheden die mensen met een beperking hebben of ervaren in deze samenleving. Nieuwe folders MEE Groningen heeft in het verslagjaar een tweetal folders geïntroduceerd, te weten de folder ‘cliëntinformatie’ en de folder ‘klachtenbeleid’. De folders geven een uitgebreid beeld van onze dienstverlening. Daarnaast heeft MEE Groningen op verzoek (gratis) redactionele artikelen aangeleverd ten behoeve van eigen periodieken/magazines. Vooral voor regionale patiënten- en ouderverenigingen is het zinvol gebleken om op deze wijze bij hun achterban bekendheid te geven aan de diensten van MEE Groningen. Website MEE Groningen In het verslagjaar is onze site ruim 19.000 keer bezocht, dit is een verdubbeling ten opzichte van 2004. De informatie op de website is vergroot, onze dienstverlening wordt nu uitgebreid beschreven en er kunnen allerlei materialen worden geprint, zoals folders. De invoer van lokale adresgegevens van organisaties in de provincie is nog niet gereed. Wel is het de bedoeling om zoveel mogelijk informatie te digitaliseren en beschikbaar te stellen via onze website. Dit heeft een hoge prioriteit.
MEE Groningen
15
Jaarverslag 2005
DIENSTVERLENING Lag in 2004 het accent op het vormgeven van de inhoudelijke kanten van MEE Groningen; in 2005 lag het accent op het werken met de nieuwe inhoud en met de nieuwe doelgroepen. De medewerkers zijn sterk gericht geweest op de afbakening en de uitbouw van de nieuwe inhoudelijke mogelijkheden evenals op een correcte registratie van de geleverde diensten. In de eerste helft van het jaar stonden de individuele diensten centraal; pas na de zomervakantie kregen we als organisatie meer zicht op de collectieve taken en de mogelijkheden daarin. Daarnaast is een forse bijdrage geleverd in het meedenken en realiseren van een nieuwe organisatiestructuur. In de tweede helft van het jaar was er sprake van een bijna unanieme wens om van start te gaan in nieuwe basisteams; evenals een herpositionering van onderdelen van de staf. Begin 2006 zal dat gerealiseerd worden. In het tweede deel van het jaar 2005 werd ook afscheid genomen van de voormalig manager hulpverlening. Min of meer een logisch gevolg van de inhoudelijke herstructurering. In het kader van de Wet op de Maatschappelijke Ondersteuning heeft MEE Groningen getracht zichzelf op de kaart te zetten. Zo zijn er meer of minder intensieve contacten geweest met een aantal gemeenten in onze provincie. Resultaat is dat we sinds de zomer in het loket van de gemeenten de Marne en Winsum in de frontoffice participeren. Bij een aantal andere gemeenten zijn daarover de gesprekken nog gaande. Wel is er zicht op deelname in het loket van de Westerkwartier gemeenten, Hoogezand-Sappemeer en Haren. Zij streven alle naar een openstelling rond de zomer in 2006. De voortdurende wijzigingen in de Wmo zijn debet aan het steeds verder opschuiven van de openingsdata. In eerste instantie neemt in 2005 de druk op de wachtlijsten af. Medewerkers beginnen zich zorgen te maken of cliënten MEE Groningen nog wel weten te vinden. In de loop van het jaar melden zich weer meer cliënten aan. Het lijkt erop dat ook de nieuwe doelgroepen MEE Groningen weten te vinden. Partners uit het werkveld van de zorg doen een toenemend beroep op MEE Groningen om in gezamenlijkheid zaken tot stand te brengen of de juiste zorg te vinden voor cliënten. Gevolg is dat aan het eind van het jaar de wachtlijst weer toeneemt. De gemiddelde wachttijd is nu korter dan vroeger; de doorstroomsnelheid is toegenomen: nadat een vraag tot tevredenheid is afgehandeld wordt het contact afgesloten.
Consulententeams Het jaar 2005 is voor consulententeams een jaar geweest van uitbouw en opstarten van vele nieuwe ontwikkelingen: • • • •
Werken in nieuwe MEE-diensten en collectieve taken Interne organisatieveranderingen Nieuwe doelgroepen Ontwikkelingen Wmo
De aanloop naar een nieuwe interne organisatievorm heeft ertoe geleid dat er veel uitwisseling en samenwerking in werkprocessen heeft plaatsgevonden tussen teams en teamleden onderling. Een heroriëntatie op eigen en nieuwe taken binnen de MEE-diensten heeft plaatsgevonden. Aandachtspunt ook in 2005 was de omschakeling van medewerkers van de voormalige afdeling hulpverlening naar consulent dienstverlening. Deze omschakeling heeft een positieve bijdrage geleverd aan het proces van wederzijdse overdracht en delen van kennis en expertise die voor alle consulenten bruikbaar zijn in de MEE-diensten. Overdracht vanuit de oude expertisegroepen is waar dat mogelijk was breed ingezet om kennis en vaardigheden breed uit te dragen.
MEE Groningen
16
Jaarverslag 2005
Werken in MEE-diensten Dit verslagjaar is gebruikt om zowel naar cliënten als zorgaanbieders te verduidelijken wat er binnen de vastgestelde grenzen van het MEE-dienstenpakket mogelijk en niet mogelijk is. Met cliënten worden nu heldere afspraken gemaakt over de inhoud en de duur van de contacten. Dit heeft ertoe geleid dat de contactduur korter is geworden maar er ook meer duidelijkheid is ontstaan over de inhoud van de te bewerken vragen. Cliënten en consulenten maken de afspraken gerichter en de cliënt weet dat er op ieder moment weer een nieuwe vraag gesteld kan worden. Nieuwe doelgroepen Alle consulenten hebben dit jaar op uiteenlopende manieren kennis en vaardigheden opgedaan t.a.v. de nieuwe doelgroepen: mensen met een lichamelijke beperking, mensen met psychische problemen, mensen met een storing in het autistisch spectrum en -op minder grote schaal- ouderen. Ook werd een start gemaakt met organisaties die zich richten op mensen met een zintuiglijke beperking om op basis van samenwerking de informatie- en adviesfunctie inhoud te geven. Door middel van scholing en interne voorlichting zijn er binnen de teams mogelijkheden ontstaan om ook de hulpvragen van deze nieuwe doelgroepen zo goed mogelijk te beantwoorden. Dit waren onder andere de cursus ‘Niet-Aangeboren Hersenletsel’ en ‘Omgaan met autisme’ en ‘Kortdurend Kortcyclisch werken’. MEE Groningen heeft daarbij gebruikgemaakt van het door MEE Nederland ontwikkelde scholingsaanbod. Ook voor het jaar 2006 zal het voor MEE-consulenten een uitdaging blijven om de vragen van mensen met een beperking zo vraaggericht mogelijk op te pakken. In het afgelopen jaar zijn er nog aantal opvallende aandachtgebieden geweest. Zo is er deelgenomen aan het experiment met verlengde avondopenstelling t.b.v. aanmeldingen. En er is organisatiebreed gewerkt aan het ontwikkelen van een eenduidiger werkwijze d.m.v. de methodiek competentiegericht werken. Ook is er een draaiboek multidisciplinair werken ontwikkeld. Een intern crisisprotocol is bijgesteld, onder meer op basis van externe ontwikkelingen. Eenduidige registratie van MEE-diensten In het kader van de prestatiegerichte bekostiging is er ook dit jaar veel aandacht besteed aan het eenduidig registreren van diensten in het geautomatiseerde bedrijfsinformatiesysteem (C@reframe for MEE, in de wandelgangen MEEs genoemd). Registratie van tijdsinvestering per geleverde dienst verloopt steeds beter waardoor werkprocessen inzichtelijker zijn geworden en de registratieve gegevens ook voor de organisatie bruikbaar zijn als stuurinformatie. Collectieve taken In de organisatie heeft brede uitleg en formulering (onder leiding van een externe projectleider) plaatsgevonden en invoering van werkzaamheden in collectieve taken ten aanzien van: •
Informatievoorziening en voorlichting. Zo hebben consulenten hebben op brede schaal meegewerkt aan informatiemarkten en gerichte voorlichtingsvragen van cliëntengroepen, scholen of organisaties.
•
Signalering van relevante ontwikkelingen.
•
Maatschappelijke activering en integratie. Op het gebied van de maatschappelijke activering en integratie stond bij de consulenten met de expertise ‘toeleiden naar werk’ 2005 in het teken van herpositionering in de netwerken: welke netwerken zijn passend in de nieuwe taakstelling van MEE Groningen en welke niet? Wat betekent dat voor de rol van de consulent en voor de netwerken?
MEE Groningen
17
Jaarverslag 2005
De aankondiging van de positieverandering van MEE Groningen in de netwerken bracht een schok te weeg onder de netwerkpartners. De specifieke kennis en ervaring van deze consulenten werd alom geroemd en de netwerkpartners vreesden dat te verliezen. De consulenten met de expertise ‘toeleiden naar werk’ hebben in de loop der jaren een vaste positie opgebouwd in de netwerken met scholen en sociale werkvoorzieningen en van daaruit structurele contacten met het UWV (Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen) en CWI (Centrum voor Werk en Inkomen). Om de positie van de cliënten te kunnen waarborgen binnen de nieuwe kaders hebben de medewerkers een analyse gemaakt van alle netwerken op wat passend en niet meer passend is, teneinde de nieuwe positie helder en inzichtelijk te krijgen. Vervolgens is er in het najaar van 2005 een informatieochtend georganiseerd voor alle netwerkpartners in de provincie Groningen om kennis te maken met de nieuwe diensten van MEE Groningen in het algemeen en van de samenwerking op het gebied van maatschappelijke activering en integratie in het bijzonder. Naast het feit dat cliënten zichzelf aanmelden bij MEE Groningen, is er nu ook een plan ontwikkeld voor een proef met aanmeldingen op de locaties van scholen en sociale werkvoorziening. Begin 2006 gaat de proef van start. Cursusaanbod en -ontwikkeling In het verslagjaar heeft een overdracht naar MEE Groningen plaatsgevonden van cliëntgerichte cursussen van het bureau ‘Aandacht voor levensvragen’. Ontwikkeling en uitbouw van het cursusaanbod kreeg in 2005 en doorlopend in 2006 in het kader van de collectieve taken veel aandacht. Provinciaal Steunpunt Groningen Aandacht voor Levensvragen levert middels het model ‘Train de Trainer’ scholing aan MEE-medewerkers t.a.v. de toerusting op het geven van de cursussen. De volgende thema’s zijn in een cursusaanbod in 2005 aangeboden: • Doodgaan hoort bij het leven • Cursus levensvragen • Sociale vaardigheden voor jongeren met een verstandelijke beperking • Sociale vaardigheden voor volwassenen • Sociale vaardigheden voor jongeren met autisme en een verstandelijke beperking • Vriendschap, relaties en seksualiteit In opzet en ontwikkeling is in 2005 het thema ‘Ben je groot ben je Klein’, een cursus die tot voor kort behoorde bij het Provinciaal Steunpunt Groningen Aandacht voor Levensvragen en die in 2006 zal worden overgedragen aan MEE Groningen. Uit alle teams is er een bijdrage geleverd aan het geven en ontwikkelen van een bestaand of nieuw cursusaanbod.
Team Centrale Aanmelding (TCA) Het Team Centrale Aanmelding (TCA) bestaat sinds oktober 2003. Uitgangspunt van het team is het vormen van de frontoffice voor MEE Groningen binnen de primaire werkprocessen. Het team functioneert als centrale aannemer voor alle nieuwe aanmeldingen, heraanmeldingen, advies-, consulten informatievragen ten behoeve van individuele cliënten, externe en interne verwijzers. De cliënten en vertegenwoordigers van cliënten die een beroep doen op het TCA zijn mensen met en zonder een blijvende beperking. De mensen met een blijvende beperking, in welke vorm dan ook, worden ingeschreven als cliënt. Algemene vragen en vragers worden geregistreerd als informatievraag. Denk bijvoorbeeld aan studenten, thuiszorg, artsen, aanpalende zorgorganisaties e.d.
MEE Groningen
18
Jaarverslag 2005
Het TCA biedt zo veel en zo snel mogelijk een intakegesprek aan op een van de kantoorlocaties. De enkelvoudige vragen worden voor het merendeel beantwoord door het TCA. De meervoudig en complexe(re) vragen worden verwezen naar de backofficeteams. De mensen die een beroep doen op MEE Groningen maar waarvan de doelgroep en/of de hulpvraag niet passend is binnen onze organisatie worden na een informatie- en adviesgesprek verwezen naar een meer passende instelling. In het afgelopen jaar is na een periode van intensieve en effectieve samenwerking het informatiecentrum volledig geïntegreerd in het TCA. Alle vragen betreffende algemene informatie, die veelal telefonisch of digitaal via de website binnenkomen, worden gesplitst in individuele, cliëntgebonden vragen en in collectieve vragen. De medewerker informatiecentrum neemt de collectieve vragen in behandeling, bijvoorbeeld aanvragen van externe voorlichting, en zorgt er daarnaast voor dat de gehele informatievoorziening volledig up-to-date blijft voor in- en extern gebruik. In dit kader kan worden vermeld dat de digitale instroom van vragen van cliënten en verwijzers een steeds prominentere rol gaat innemen. Begin 2005 heeft het TCA de reacties op de PR-campagne van MEE Groningen opgevangen. Dit geldt tevens voor de aan het eind van het jaar gehouden landelijke PR-campagne. De bereikbaarheidstijd van het TCA is verruimd naar de volledige werkdag en eind 2005 heeft de voorbereiding plaatsgevonden voor de proef avondopenstelling voor (her)aanmeldingen. In de loop van 2005 zijn na een interne werving en selectie drie medewerkers met een parttime dienstverband toegevoegd aan het TCA. In totaal maken zeven consulenten en een medewerker informatiecentrum deel uit van het team. Het team werkt conform de dienstenklapper van MEE Nederland. Met de coördinator van het Consultatieteam Seksueel Misbruik, de orthopedagogen, de PIP van het team administratie, de medewerker SJD (Sociaal Juridische Dienstverlening), de coördinator Cursussen en de teamleiders heeft overleg plaatsgehad om de werkzaamheden zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen en te stroomlijnen. Extern kunnen daarbij nog genoemd worden het Vraag- en InfomatiePunt Geestelijke Gezondheid (V!P) en het Voordeurteam van Jeugdzorg Groningen. Het TCA heeft binnen het interne organisatieperspectief inzake de eigen werkzaamheden en de toegang tot MEE Groningen voorlichting gegeven aan de interne backofficeteams, aan Stichting Woonkans Groningen, het kinderdagcentrum DolFijn in Stadskanaal, het UMCG (Universitair Medisch Centrum Groningen) Revalidatiecentrum Beatrixoord, de Nederlandse Vereniging voor Autisme (NVA), de Nederlandse Vereniging voor Spierziektes en Stichting Sprank. Verder hebben individueel teamleden deelgenomen aan de cursussen ‘Niet-Aangeboren Hersenletsel’, ‘Werken met het Competentiemodel’, ‘Zoekvaardigheden & Zoekstrategieën op het internet’, ‘Diagnose Autisme’ en is het landelijke congres ‘Cliëntparticipatie’ bezocht. In het jaar 2005 hebben individuele leden van het TCA deelgenomen aan de diverse werkgroepen binnen het project Veranderorganisatie, de tijdelijke interne werkgroep Wmo en de interne werkgroep crisisprotocol. De TCA-werkzaamheden zijn voor een beperkte bepaalde tijd per processtap handmatig geregistreerd. Tot slot kan vermeld worden dat de TCA-medewerkers in het afgelopen jaar 2005 met enthousiasme, plezier en de nodige slagkracht hebben gewerkt aan een brede toegang voor mensen met een handicap of een blijvende beperking waarin de verbreding van de doelgroepen meer en zichtbaarder is geworden.
MEE Groningen
19
Jaarverslag 2005
Orthopedagogen In het verslagjaar hebben de orthopedagogen bijgedragen aan de inhoudelijke ondersteuning en de deskundigheidsbevordering van de consulenten. Daarnaast voerden zij de dienst Volledige Beeldvorming uit en hebben zij meegewerkt aan het tot stand komen van beleid. De consulenten kunnen gebruikmaken van de consultatiefunctie. Dit houdt in dat zij de orthopedagoog om raad kunnen vragen in complexe situaties of crisissituaties. De orthopedagoog adviseert het Team Centrale Aanmelding (TCA). Van de expertise van het Consultatieteam Seksueel Misbruik (CSM) waaraan de orthopedagoog deelneemt, maken behalve MEE-collega’s ook zorgaanbieders gebruik. De consulenten hebben in 2005 geleerd te werken volgens het competentiemodel. Het doel van de training was dat alle consulenten in complexe cliëntsituaties een methodische analyse kunnen maken en hun handelen daarop kunnen afstemmen. De kwaliteit van de dienstverlening binnen MEE Groningen is hierdoor verbeterd. Het vertrek van een van de orthopedagogen in oktober 2005 maakte een heroverweging in de invulling van de functie en uren noodzakelijk. De verandering zal het meest zichtbaar worden in de dienst Volledige Beeldvorming. In 2005 kreeg de dienst Volledige Beeldvorming definitief vorm. Het is de bedoeling dat naast de orthopedagoog een medewerker volledige beeldvorming wordt aangesteld. De orthopedagogen waren in 2005 betrokken bij enkele beleidszaken. Er werd een aanzet gemaakt voor een afdeling onderzoek en ontwikkeling (V&O). Deze aanzet is uitgewerkt en zal resulteren in een stafafdeling waar de orthopedagoog deel van zal uitmaken.
Sociaal Juridische Dienstverlening (SJD) In 2005 heeft de Sociaal Juridische Dienstverlening de ondersteuning aan cliënten verder ontwikkeld. De ondersteuning wordt met name geboden in de vorm van informatie en advies (dienst A) en ondersteuning bij het indienen van een klacht, bezwaar of beroep (dienst B3), maar ook vraagverduidelijking (dienst B1) of evaluatie van zorg (dienst B4) komen voor. Cliënten met een beperking doen veelvuldig een beroep op ondersteuning vanuit de Sociaal Juridische Dienstverlening. Ook de ‘nieuwe doelgroepen’ komen met veel vragen. In 2005 hebben ook cliënten met een zintuiglijke beperking regelmatig om ondersteuning gevraagd bij een juridisch probleem. Onze huidige maatschappij verandert en onze overheid legt de verantwoordelijkheid steeds meer bij de burger neer. Ons Sociaal Zekerheidsstelsel verandert. Het afgelopen jaar zijn er wederom wetten veranderd. De WAO-keuringen zijn strenger geworden en er is een start gemaakt met de invoering van het nieuwe Zorgstelsel. Veel cliënten met een beperking krijgen te maken met alle veranderingen en hebben behoefte aan informatie en advies. Het betekent ook dat soms een bepaalde voorziening niet meer wordt toegekend of dat een arbeidsongeschiktheidsuitkering wordt verminderd of zelfs vervalt. Veel cliënten willen graag ondersteuning bij het voeren van een juridische procedure. Wetgeving is complex en soms zijn instanties star. Het is dan plezierig dat iemand van MEE met de juiste deskundigheid meekijkt en ondersteunt waar nodig. Ook wordt geholpen bij het indienen van bezwaar of beroep en wordt zo nodig opgetreden als gemachtigde tijdens een procedure. Het uiteindelijke doel is de cliënt te ondersteunen bij het verkrijgen van rechten. In 2005 is het aantal vragen om juridische ondersteuning behoorlijk toegenomen. Dat betekende voor de consulent SJD een enorme toename in werkdruk.
MEE Groningen
20
Jaarverslag 2005
Ook de landelijke campagne van MEE Nederland heeft gezorgd voor een toename van vragen op het juridische vlak. In augustus 2005 heeft het Managementteam besloten om extra uren beschikbaar te stellen. Hiervoor zijn twee consulenten benaderd. Beiden zijn voor acht uur in de functie van medewerkende SJD aangeteld om de Consulent SJD te ondersteunen en binnen de organisatie de expertise op het gebied van wet- en regelgeving te vergroten. De uitbreiding in uren heeft ertoe bijgedragen dat het aantal vragen blijft toenemen. In het najaar van 2005 zijn op tijdelijke basis twee projectmedewerkers aangesteld. Het gaat om een uitbreiding van in totaal 28 uur. Het is duidelijk dat de Sociaal Juridische Dienstverlening een enorme groeimarkt is binnen de huidige dienstverlening van MEE Groningen. De verwachting dat de functie SJD in 2006 verder wordt uitgebreid is groot. De SJD neemt binnen het huidige dienstenpakket een belangrijke rol in als het gaat om onafhankelijke ondersteuning aan mensen met een beperking.
Integrale Vroeghulp (IV) Integrale Vroeghulp is een vorm van hulp voor kinderen van 0 tot 4 jaar met een (vermoedelijke) achterstand in hun motorische en/of verstandelijke ontwikkeling. Integrale Vroeghulp wil er samen met ouders voor zorgen dat hun kind zich zo goed mogelijk ontwikkelt. Daarom werken hulpverleners van verschillende instellingen samen in het team Integrale Vroeghulp. Het team zorgt ervoor dat de hulpverleningsvormen zo goed mogelijk op elkaar en op de wensen van ouders worden afgestemd. Vandaar de term integraal. Integrale Vroeghulp wil ook dat de begeleiding zo vroeg mogelijk start. Hoe eerder hoe beter. Vandaar de naam vroeghulp. Het team Integrale Vroeghulp bestaat uit verschillende disciplines, vanuit verschillende instellingen. Essentieel hierbij is dat de verschillende onderdelen van de hulp op elkaar worden afgestemd vanuit een gezamenlijk opgesteld plan van aanpak. Een belangrijk uitgangspunt dat het team hierbij voor ogen heeft is dat de adviezen aan de ouders/verzorgers van de kinderen aansluit bij hun persoonlijke wensen en vragen. In 2005 zag het team Integrale Vroeghulp 75 aanmeldingen tegemoet. Dit is een toename van 50% t.o.v. het jaar 2004. Het jaar is gestart met een nieuwe kinderrevalidatiearts van het UMCG Centrum voor revalidatie, locatie Beatrixoord binnen het team. Daarnaast hebben de twee casemanagers versterking gekregen van twee consulenten van MEE Groningen. Ondanks de instroom van drie nieuwe mensen is hard gewerkt aan de primaire taak van ‘het verlenen van hulp aan ouders van jonge kinderen met een (vermoedelijke, complexe) ontwikkelingsachterstand door middel van casemanagement en multidisciplinaire advisering’.
Schoolmaatschappelijk Werk (SMW) Het Schoolmaatschappelijk Werk van MEE Groningen werd in het jaar 2005 voor het eerst aangeboden vanuit ons zgn. pluspakket. Binnen het pluspakket wordt het Schoolmaatschappelijk Werk bij de scholen in rekening gebracht en zo kostendekkend voor de MEE-organisatie. Al in 2004 is er een herbezinning gemaakt op de functie van het Schoolmaatschappelijk Werk. De daaruit voortvloeiende notitie gaf de scholen een helder kader van waaruit een volledig pakket diensten geleverd kan worden. De Schoolmaatschappelijk Werkers hebben er in 2005 hard aan gewerkt om samen met de scholen inhoud te geven aan de notitie en de werkzaamheden in dat licht af te stemmen op de wensen van de school. In de evaluatie met een aantal scholen is gebleken dat de notitie goede mogelijkheden biedt om het Schoolmaatschappelijk Werk vorm te geven.
MEE Groningen
21
Jaarverslag 2005
Consultatieteam en Meldpunt seksueel misbruik mensen met een verstandelijke handicap Groningen (CSM) Het Consultatieteam Seksueel Misbruik (CSM) heeft als doelstelling het geven van informatie, advies en ondersteuning aan individuen en instellingen met betrekking tot seksueel misbruik van en door mensen met een verstandelijke beperking. Het CSM is een samenwerkingsverband van zorgaanbieders uit de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking en MEE Groningen. De betrokken zorgaanbieders zijn: NOVO, De Zijlen, Humanitas-DMH regio Noord, Sprank, ’s Heerenloo Noord Nederland locatie Opmaat en Ilmarinen. De coördinator is in dienst bij MEE Groningen. Het aantal meldingen en consulten dat in 2005 bij het CSM is binnengekomen is verdubbeld in vergelijking met het voorgaande jaar (toename 100%). Totaal zijn er negentig meldingen geweest, waarvan 57 consulten en 33 meldingen. Van dit aantal waren er 42 door of via MEE Groningen geplaatst. Van de negentig meldingen zijn er 66 gedaan door participerende organisaties. Dat betekent dat 24 meldingen door anderen zijn gedaan. In het begin van 2005 is er tijd geïnvesteerd in het verder aanscherpen van de meldings- en consultroute van het CSM en wel door de orthopedagoog van MEE Groningen en de coördinator. De aanscherping betreft met name de werkwijze omtrent een consultaanvraag. Wellicht heeft deze aanscherping ertoe geleid dat de aantallen van meldingen en/of consulten inzake vermoedens en/of vastgesteld misbruik zijn gestegen. Daarnaast lijkt deze werkwijze te voorzien in een behoefte. 2005 stond voor de nieuwe coördinator in het kader van een nadere kennismaking met de participerende organisaties. Daarnaast zijn ook externe instellingen bezocht i.v.m. eventuele verwijzingen voor een behandeling- of begeleidingstraject zoals bijvoorbeeld het diagnostisch centrum, zedenpolitie, Ambulante Forensische Psychiatrie Noord Nederland (AFPN), GGz-poli VG. Zowel de klankbordgroep als het consultatieteam kende personele wijzigingen. Beide groepen zijn vier keer bij elkaar geweest. In de klankbordgroep heeft naast de participerende organisaties ook een vertegenwoordiger van de Federatie van Ouderverenigingen plaatsgenomen. De huidige samenstelling van het consultatieteam bestaat uit een zedenrechercheur, een maatschappelijk werkster van Stichting Ambulante Fiom, een orthopedagoog van MEE Groningen en een speltherapeute van de NOVO. Aan verdere uitbreiding van het team wordt gewerkt. In 2005 heeft de coördinator scholing gevolgd in de vorm van het deelnemen aan studiedagen, zoals daar waren met de thema’s ‘loverboys’, ‘verstandelijk gehandicapte plegers seksueel geweld’ en ‘implementatie van beleid inzake seksueel misbruik’.
MEE Groningen
22
Jaarverslag 2005
CIJFERS IN BEELD Personeelsbestand op 31-12-2005 Aantal medewerkers:
15 82 97
Totaal:
Aantal vrijwilligers: Aantal stagiaires:
mannen vrouwen medewerkers
30 1
Gemiddelde personeelsformatie in 2005 Management
Formatie (fte’s) 3,71
Overhead (incl. management)
18,07
Primair Proces
53,89
Totale formatie
71,96
Verzuimcijfers
Ziekteverzuim 2005
5,9%
exclusief zwangerschapsverlof
Cijfers Dienstverlening Periode: 1-1-’05 t/m 31-12-‘05 Algemene gegevens Ingeschreven cliënten Instroom nieuwe cliënten Nieuwe werkprocessen Actieve werkprocessen
3726 1041 3993 5000
Verdeling van werkprocessen per dienst Informatie en advies Vraagverduidelijking Aanvragen en realiseren van externe dienstverlening en zorg Klacht en (voorkomen van) bezwaar en beroep Evaluatie van externe dienstverlening en zorg Ondersteuning in een crisissituatie Volledige beeldvorming Kortdurende en kortcyclische ondersteuning Cursussen in kleine of grote groepen
MEE Groningen
23
1.883 1.215 1.288 127 119 29 44 227 34
Jaarverslag 2005
Informatiecentrum In 2005 hebben de medewerkers van het informatiecentrum 1026 vragen beantwoord. Waar wil men informatie over Informatie MEE Wonen en verblijven Recreatie Sociale wetgeving en recht Informatie over algemene instellingen Hulpverlening Consult doelgroep Onderwijs en vorming PGB Vakantie Hulpmiddelen Ziekten en handicap Opvoeding Dagbesteding Indicatie aanvraag Ouderverenigingen en belangengroepen Arbeid Seksualiteit Crisis Thuiszorg
21,6% 12,9% 9,4% 7,2% 5,8% 5,5% 5,4% 5,2% 4,9% 4,2% 3,3% 3,3% 3,2% 2,0% 1,8% 1,6% 1,4% 0,9% 0,3% 0,3%
Wie stelt vragen aan informatiecentrum Klant met beperking Medewerker MEE Student Ouder / familie Externe organisatie Andere belangstellende
7,1% 27,5% 4,1% 17,3% 35,3% 8,8%
Kent MEE via Brochure Familie of directe omgeving Lokaal Loket WWZ Medewerker MEE Media Patiënt- of oudervereniging Verwijzer Voorlichtingsbijeenkomst Website MEE Groningen
4,8% 7,9% 3,0% 43,5% 4,2% 0,6% 21,5% 2,4% 12,0%
MEE Groningen
24
Jaarverslag 2005
Exploitatie 2005 en toelichting1 Begroot 2005
Realisatie 2005
Realisatie 2004
€
€
€
Subsidie C.V.Z. regulier Correctie subsidie voorgaande jaren Subsidie C.V.Z. huisvestingskosten Opbrengst schoolmaatschappelijk werk Consultatieteam seksueel misbruik Integrale Vroeghulp Persoonsgebonden budget Overige baten
4.137.000 0 608.000
3.606.852 (30.435) 608.000
3.864.707 (61.130) 568.112
77.000 52.000 26.000 0 10.000
106.437 52.120 37.000 0 11.709
82.084 58.158 30.000 95.226 36.712
Totaal baten
4.910.000
4.391.683
4.673.869
Salariskosten Sociale lasten Dot. voorziening personeelsbeloningen Huisvestingskosten Dotatie fonds huisvestingskosten Materiële kosten
2.848.400 670.600 0 544.000 64.000 783.000
2.576.598 563.035 59.000 484.644 123.356 585.050
2.939.891 585.946 0 929.834 (361.722) 579.920
Totaal lasten
4.910.000
4.391.683
4.673.869
0
0
0
Baten
Lasten
Exploitatieresultaat
1
Bovenstaande financiële gegevens zijn ontleend aan de jaarrekening 2005, waarbij door PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. d.d. 12 april 2006 een goedkeurende accountantsverklaring is afgegeven. MEE Groningen
25
Jaarverslag 2005
Toelichting exploitatierekening 2005 Zoals uit het cijferoverzicht blijkt is er in 2005 een exploitatieresultaat van € 0. Dit wordt veroorzaakt door de veranderde regelgeving vanaf 2004, waarbij alle werkelijk gemaakte kosten op basis van de subsidieregeling vanuit CVZ worden vergoed en het niet mogelijk is een bedrag toe te voegen aan de reserve aanvaardbare kosten. Subsidie CVZ De daling van het reguliere budget CVZ ontstaat, doordat de lasten 2005 lager zijn dan de lasten 2004 en de subsidie is gebaseerd op de totale werkelijke lasten. Persoonsgebonden budget De daling van de inkomsten PGB’s wordt veroorzaakt door de ontwikkelingen binnen de MEE organisaties. Vanaf 2005 mogen er geen cliënten met een indicatie meer ondersteund worden. Hierdoor zijn er gedurende 2005 geen inkomsten PGB meer. Salariskosten De daling van de salariskosten wordt veroorzaakt door daling van het personeelsbestand van 88 fulltime fte’s naar 75 fte’s. Sociale lasten De daling van de sociale lasten wordt veroorzaakt door de daling van de salariskosten in 2005. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn gedaald als gevolg van de verbouwingen in Groningen en Veendam gedurende 2004 in het kader van achterstallig onderhoud. Materiële kosten De lichte stijging van de materiële kosten ontstaat voornamelijk als gevolg van de extra uitgaven in het kader van de publiciteitskosten kosten drukwerk. Ontwikkelingen 2006 Het jaar 2006 zal vooral in het teken staan van de verdere uitwerking van de nieuwe organisatievorm.
MEE Groningen
26
Jaarverslag 2005
Personalia Personalia per 31-12-2005
Raad van Toezicht Dhr. Drs. J.J. van Ulsen Dhr. J. Niewold RA Mw. W. Tijssen Mw. Mr. M.E. van Rossum Dhr. H. Kikkers
Voorzitter Algemeen lid Algemeen lid Algemeen lid Algemeen lid
Managementteam Dhr. Drs. P.A. Willegers Mw. R.W. Bokkers Dhr. B. van Gelderen
Directeur/Bestuurder Manager Dienstverlening Manager Facilitaire Zaken
Ondernemingsraad Mw. T. Roffel Mw. E. van der Spek Mw. R. Kenter Mw. C. van Wijk Mw. R. Joosten Mw. G. Korhorn
Voorzitter, lid Dagelijks Bestuur (DB) Secretaris, lid Dagelijks Bestuur (DB) Vice-voorzitter, lid Dagelijks Bestuur (DB), commissie sociaal beleid Notulist, lid Arbo/VGWM-commissie Algemeen lid, aandachtsfunctionaris veranderorganisatie, ondersteuning secretaris Algemeen lid, lid Arbo/VGWM-commissie
Cliëntenraad Dhr. W. de Vries Dhr. E. Meima Dhr. Drs. L.G. Boonstra Dhr. K. Wildeboer
Voorzitter Algemeen lid Algemeen lid Aspirant lid
Klachtencommissie Dhr. Drs. E. Woortman Dhr. Mr. O. van de Klok
Vacature
Voorzitter Algemeen lid Algemeen lid
MEE Groningen
27
Jaarverslag 2005
AFKORTINGENLIJST AFPN Arbo Arbo/VGWM BHV CAO CSM
Ambulante Forensische Psychiatrie Noord Nederland Arbeidsomstandigheden Arbeidsomstandigheden, Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu Bedrijfshulpverlening Collectieve Arbeidsovereenkomst Consultatieteam en Meldpunt seksueel misbruik mensen met een verstandelijke handicap Groningen CVZ College voor Zorgverzekeringen CWI Centrum voor Werk en Inkomen DB Dagelijks Bestuur EHBO Eerste Hulp Bij Ongelukken EWS Early Warning System Fte’s Fulltime-equivalent GGz Geestelijke Gezondheidszorg HKZ Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector Humanitas DMH Humanitas Dienstverlening aan Mensen met een Handicap ICT Informatie en Communicatie Technologie IV Integrale Vroeghulp LN Lotus Notes MARAP Managementrapportage MAVI Management- en Verantwoordingsinformatie MK SPD /MEE Model Kwaliteitssysteem voor SPD’en / voor MEE-organisaties NVA Nederlandse Vereniging voor Autisme OMS Operationeel Management Systeem OR Ondernemingsraad PGB Persoonsgebonden Budget PIP Primus Inter Pares P&O Personeel en Organisatie Poli Polikliniek PR Public Relations RA Register-Accountant RI&E Risico-Inventarisatie en -Evaluatie SJD Sociaal Juridische Dienstverlening SMW Schoolmaatschappelijk Werk TCA Team Centrale Aanmelding UMCG Universitair Medisch Centrum Groningen UWV Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen VG Verstandelijk Gehandicapten V!P Vraag- en InformatiePunt geestelijke gezondheid WBP Wet Bescherming Persoonsgegevens Wmo Wet maatschappelijke ondersteuning WWZ Wonen, Welzijn en Zorg
MEE Groningen
28
Jaarverslag 2005
Colofon
Redactie en eindredactie MEE Groningen
Ontwerp voorblad Rob van der Loos MEE Groningen
Centraal kantoor Koeriersterweg 26a Postbus 1346 9701 BH Groningen Tel. (050) 527 45 00 of 0900-999 8888 (lokaal tarief) Fax (050) 527 58 59
Regiokantoor Beneden Oosterdiep 39 Postbus 324 9640 AH Veendam Tel. (050) 527 45 00 Fax (0598) 62 00 56
E-mail
[email protected]
Website www.meegroningen.nl
MEE Groningen
29
Jaarverslag 2005
