Inhoud
Intersentia
WOORD VOORAF ...............................................................................................................................
v
INLEIDING ............................................................................................................................................
vii
STRUCTUUR VAN DIT PRAKTIJKBOEK .....................................................................................
ix
DEEL 1 VAN START MET EXACT ONLINE .................................................................................................
1
1
WERKEN MET EEN BOEKHOUDPAKKET ..........................................................................
2
2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4 2.5
VÓÓR U VAN START GAAT…................................................................................................. Standaardbestanddelen van Exact Online .................................................................................. Efficiënt en flexibel ........................................................................................................................ Boekhouders/accountants en hun klanten ................................................................................. Optionele modules en aanverwante toepassingen .................................................................... Module Activa ................................................................................................................................ Module Valuta ................................................................................................................................ Module Factuur.............................................................................................................................. Module Elektronisch Bankieren .................................................................................................. Module Budget ............................................................................................................................... Module Kostenanalyse .................................................................................................................. Module CRM.................................................................................................................................. Module Abonnementen ................................................................................................................ Exact Online hand in hand met andere toepassingen .............................................................. Een onlinepakket ........................................................................................................................... Toegankelijkheid en nieuwe versies ............................................................................................ Centrale servers ............................................................................................................................. Toegang tot de administraties ...................................................................................................... Helpfunctie .....................................................................................................................................
3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7
xi
Computerboekhouden met Exact Online
xii
2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3
Inloggegevens ................................................................................................................................. Voorlopige abonnementen en login ............................................................................................ Definitieve abonnementen en login voor ondernemers en accountants ............................... Abonnementen en login voor docenten en studenten .............................................................
7 7 7 7
3 3.1 3.2
HOE GEBRUIKT U DIT PRAKTIJKBOEK ............................................................................. Opmaak van de boekteksten ........................................................................................................ Wetenswaardigheden en richtlijnen ............................................................................................
7 7 8
4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.2.1 4.4.2.2 4.4.2.3 4.5
VOORBEREIDING VAN UW COMPUTER ........................................................................... Systeemeisen................................................................................................................................... Instellingen in uw webbrowser .................................................................................................... Adobe Acrobat Reader .................................................................................................................. Aanmelding op de Exact Online-site .......................................................................................... Aanmeldscherm ............................................................................................................................. Exact Online hoofdscherm........................................................................................................... Linkerdeel van het hoofdscherm .................................................................................................... Rechterdeel van het hoofdscherm .................................................................................................. Stamgegevens voor de administratie ............................................................................................. Wachtwoord wijzigen ....................................................................................................................
8 8 9 9 9 9 10 11 12 12 12
5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2
HELPSCHERMEN EN TIPS ....................................................................................................... Algemene helpfunctie ................................................................................................................... Helpmenu ....................................................................................................................................... Tips .................................................................................................................................................. Contextgebonden helpfuncties ....................................................................................................
13 13 13 13 13
6
UITLOGGEN ................................................................................................................................
14
7
SYNTHESE ....................................................................................................................................
14
DEEL 2 WERKEN MET EXACT ONLINE ......................................................................................................
15
1
TOEGANG TOT WAT U NODIG HEBT.................................................................................
16
2
BEWEGEN DOOR SCHERMEN...............................................................................................
16
3 3.1 3.2 3.3
ICOONTJES, KNOPPEN EN DATUMVELDEN ................................................................... Icoontjes .......................................................................................................................................... Knoppen ......................................................................................................................................... Datumvelden ..................................................................................................................................
17 17 17 18
4 4.1
LIJSTEN OPVRAGEN EN SORTEREN ................................................................................... Boekingen opzoeken .....................................................................................................................
18 18
Intersentia
Inhoud
Intersentia
4.1.1 4.1.2 4.2
Overzicht geboekte periodes ........................................................................................................ Boekingsverslag.............................................................................................................................. Lijsten van leveranciers, klanten en grootboekrekeningen ......................................................
19 19 20
5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.2.1 5.1.2.2 5.2
DATA OPZOEKEN ...................................................................................................................... Data in lijsten opzoeken................................................................................................................ Keuzelijsten..................................................................................................................................... Zoeklijsten ...................................................................................................................................... Zoeken in lijsten .............................................................................................................................. Details opzoeken in lijsten ............................................................................................................. Data in administraties opzoeken .................................................................................................
22 22 22 23 23 24 24
6
LIJSTEN EXPORTEREN EN AFDRUKKEN ...........................................................................
24
7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.1.1 7.2.1.2 7.2.2 7.2.2.1 7.2.2.2
TOELICHTING BIJ HET REKENINGENSTELSEL EN AFSPRAKEN .............................. Het rekeningenstelsel en de vaste rekeningen............................................................................ Afspraken en werkwijzen voor de gevalstudies ......................................................................... Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen ...................... Handelsgoederen ............................................................................................................................. Diensten en diverse goederen......................................................................................................... Kortingen en terugzendingen bij aan- en verkopen ................................................................. Kortingen ......................................................................................................................................... Terugzendingen van handelsgoederen .......................................................................................
25 25 26 26 26 26 27 27 27
8
SYNTHESE ....................................................................................................................................
28
DEEL 3 EEN GOED BEGIN MET “STARTER BVBA” ..................................................................................
29
1 1.1 1.2 1.3
INLEIDING TOT DE GEVALSTUDIE STARTER BVBA ..................................................... Openingspost ................................................................................................................................. Aanwezige leveranciers en klanten .............................................................................................. Voorbeelden en oplossingen ........................................................................................................
30 30 31 32
2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8
AANKOOPVERRICHTINGEN ................................................................................................. De documenten voorbereiden ..................................................................................................... Eenvoudige aankoopfactuur inbrengen ...................................................................................... Hoofding ......................................................................................................................................... Detailinfo ........................................................................................................................................ Aankoopfactuur met handelskorting .......................................................................................... Inkomende creditnota voor terugzending ................................................................................. Een nieuwe leverancier ................................................................................................................. Aankoopfactuur met financiële korting...................................................................................... Aankoopfactuur voor vaste activa ............................................................................................... Aankoopfactuur met nieuwe rekening .......................................................................................
32 32 32 33 34 36 37 37 40 42 42
xiii
Computerboekhouden met Exact Online
xiv
2.9 2.10
Aankoopfactuur met bijkomende kosten ................................................................................... Aankoopverrichtingen oplijsten ..................................................................................................
45 46
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. De documenten voorbereiden ..................................................................................................... Eenvoudige verkoopfactuur inbrengen....................................................................................... Een nieuwe klant............................................................................................................................ Uitgaande creditnota voor terugzending.................................................................................... Verkoopfactuur voor vaste activa ................................................................................................ Verkoopfactuur met doorrekening van bijkomende kosten .................................................... Verkoopverrichtingen oplijsten ...................................................................................................
46 46 47 47 48 48 50 50
4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.2.1 4.1.2.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3
FINANCIËLE VERRICHTINGEN ............................................................................................ Dagafschriften van de bank .......................................................................................................... De documenten bestuderen ......................................................................................................... Interne overboeking naar de kas: dagafschrift 2 ........................................................................ Kopinfo ............................................................................................................................................ Detailinfo ......................................................................................................................................... Eenvoudige vereffening: dagafschrift 3 ....................................................................................... Financiële korting mits snelle betaling: dagafschrift 5 ............................................................. Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken: dagafschrift 6...................................................... Negatieve bankrekening: dagafschrift 7 ...................................................................................... Inning mits een financiële korting: dagafschrift 8..................................................................... Kasbladen........................................................................................................................................ De documenten bestuderen ......................................................................................................... Interne overboeking vanuit de bank: kasblad 1 ......................................................................... Kasboeking met nieuwe rekening: kasblad 2 ............................................................................. Financiële verrichtingen oplijsten ...............................................................................................
50 51 51 51 52 52 54 55 58 59 59 60 60 61 61 62
5
DE DAGBOEKEN VAN STARTER BVBA ...............................................................................
62
6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.2.1 6.1.2.2 6.1.2.3 6.1.3 6.2 6.3
BOEKING OPVRAGEN, WIJZIGEN EN VERWIJDEREN ................................................. Boeking opvragen .......................................................................................................................... In een dagboek ............................................................................................................................... In een transactieoverzicht............................................................................................................. Opvragen op volgnummer ............................................................................................................. Opvragen op relatie ........................................................................................................................ Opvragen op omschrijving ............................................................................................................. In een historisch dagboek ............................................................................................................. Boeking wijzigen ............................................................................................................................ Boeking verwijderen .....................................................................................................................
68 68 68 68 68 68 68 68 69 69
7
BOEKING KOPIËREN ................................................................................................................
70
8
SYNTHESE ....................................................................................................................................
70
Intersentia
Inhoud
Intersentia
DEEL 4 PROTOY FICTIVO: BASIC – EENVOUDIGE VERRICHTINGEN ...........................................
71
1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.3
VOORSTELLING VAN DE ONDERNEMING ....................................................................... Achtergrond van de onderneming .............................................................................................. Oprichtingsboekingen .................................................................................................................. Inbreng van kapitaal ...................................................................................................................... Overname van een andere handelszaak...................................................................................... Investeringslening .......................................................................................................................... Oprichtingsboekingen .................................................................................................................. Producten en recupelbijdrage ...................................................................................................... Het assortiment .............................................................................................................................. Recupelbijdrage.............................................................................................................................. Huidige toestand van de onderneming ...................................................................................... Cockpit (algemeen) ....................................................................................................................... Mijn cockpit.................................................................................................................................... Mijn cockpit zonder zelf gekozen inrichting ................................................................................. Mijn cockpit met zelf gekozen inrichting ...................................................................................... Accountant’s cockpit......................................................................................................................
72 72 73 73 73 74 75 76 76 77 78 78 79 79 80 80
2 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.8.1 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13
AANKOOPVERRICHTINGEN ................................................................................................. Voorbereiding van de documenten ............................................................................................. Eenvoudige aankoopfactuur......................................................................................................... Aankoopfactuur voor vaste activa ............................................................................................... Boeking ........................................................................................................................................... Investeringsfiche ............................................................................................................................ Afschrijvingsmethoden ................................................................................................................... Activumgroepen .............................................................................................................................. Investeringsfiche maken ................................................................................................................. Controle op de volledigheid van de fichelijst ............................................................................. Aankoopfactuur met een nieuwe leverancier ............................................................................ Aankoopfactuur zonder btw ........................................................................................................ Aankoopfactuur met verrekende aankoopkosten ..................................................................... Boeken op basis van sjabloon....................................................................................................... De vaste boeking maken ............................................................................................................... Inkomende creditnota in afzonderlijk dagboek ........................................................................ Een boeking wijzigen en slimme namen kiezen ........................................................................ Aankoop van geschenkartikelen .................................................................................................. Inkomende creditnota met financiële korting ........................................................................... Lijsten in verband met aankopen ................................................................................................
81 81 82 82 82 83 83 84 86 86 87 88 88 89 89 90 91 92 93 94
3 3.1 3.2 3.3
VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. Voorbereiding van de documenten ............................................................................................. Verkoopfacturen en creditnota’s .................................................................................................. Winkelverkopen .............................................................................................................................
94 95 95 95
xv
Computerboekhouden met Exact Online
3.4 3.5 3.6 3.7
Uitgaande creditnota ..................................................................................................................... Verkoopfactuur met doorgerekende transportkosten .............................................................. Lijsten in verband met verkopen ................................................................................................. Tussentijdse balans en resultatenrekening .................................................................................
96 96 96 96
4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.1.1 4.2.1.2 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4
FINANCIËLE VERRICHTINGEN ............................................................................................ De documenten bestuderen ......................................................................................................... Dagafschriften van de bank .......................................................................................................... Interne overboeking van kas ........................................................................................................ Afzonderlijke koppeling per transactie.......................................................................................... Gezamenlijke koppeling van verschillende transacties ................................................................ Eenvoudige vereffening van een openstaande post ................................................................... Meerdere vereffeningen van openstaande posten tegelijk registreren .................................... Vereffening van een financiële korting buiten de termijn ........................................................ Een onbekende klant ..................................................................................................................... Rechtzetting van foutieve transactie; btw-voorschot ................................................................ Lening aflossen en leningsintrest betalen ................................................................................... Kasverslagen ................................................................................................................................... Postzegels aankopen; contante inning van klant ....................................................................... Winkelverkoop en aankoop zonder factuur .............................................................................. Aankopen met niet-terugvorderbare btw................................................................................... Lijsten in verband met financiële verrichtingen ........................................................................
97 97 97 97 98 98 99 99 100 101 102 102 103 103 103 104 104
5
DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: NOVEMBER 2000 ...................................... 104
6
SYNTHESE .................................................................................................................................... 112
DEEL 5 PROTOY FICTIVO: ADVANCED – COMPLEXERE VERRICHTINGEN ................................ 113 1
EEN STAP VERDER MET PROTOY FICTIVO...................................................................... 114
2 2.1 2.2 2.3 2.4
AANKOOPBOEKINGEN ........................................................................................................... Nieuw assortiment met ander btw-tarief.................................................................................... Gemengde factuur met privéaankoop ........................................................................................ Buitenlandse leverancier van binnen de EU .............................................................................. Aankoop buiten de EU met vergunning van verlegging van heffing en wisselkoers aanpassen ........................................................................................................................................ Creditnota ter rechtzetting van een factuur ............................................................................... Levering van diensten bij zending met vergunning van verlegging van heffing ................... Goederen vrij van btw ................................................................................................................... Aankoop buiten de EU zonder vergunning van verlegging van heffing ................................ Levering van diensten bij zending zonder vergunning van verlegging van heffing.............. Aankoop met terugstuurbare verpakking .................................................................................. Creditnota voor teruggestuurde waarborgverpakking .............................................................
2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11
xvi
114 115 116 117 119 121 121 122 123 124 124 125
Intersentia
Inhoud
Intersentia
2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17
Niet-terugvorderbare btw voor autokosten van personenwagens .......................................... Een wagen leasen ........................................................................................................................... Verrichting met btw-medecontractant ....................................................................................... Aankoopfactuur voor uitzendkracht........................................................................................... Bankkosten ..................................................................................................................................... Lijsten in verband met aankopen ................................................................................................
125 127 128 129 129 129
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. Uitvoer binnen de EU ................................................................................................................... Verzamelfactuur van winkelverkopen met verschillende btw ................................................. Verkoop met terugstuurbare verpakking ................................................................................... Uitvoer buiten de EU, nieuwe valuta........................................................................................... Levering van hersteldienst ............................................................................................................ Lijsten in verband met verkopen ................................................................................................. Tussentijdse balans en resultatenrekening, openstaande posten.............................................
129 129 130 130 131 132 132 132
4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.2
FINANCIËLE VERRICHTINGEN ............................................................................................ Dagafschriften van de bank .......................................................................................................... Inning van een klant met betalingsverschil; privéopname uit bank ....................................... Terugbetaling aan klant wegens uitgaande creditnota.............................................................. Inning met afrekening voor bankkosten .................................................................................... Betalingsverschil; voorschot op vennootschapsbelasting......................................................... Negatieve bankrekening; EU-betaling met financiële korting en bankkosten ...................... Buiten-EU-betaling met bankkosten en wisselkoersverschil; gedeeltelijke betaling ............ Saldobetaling van schuld; kapitaalverhoging ............................................................................. Kasverrichting met niet-terugvorderbare btw ........................................................................... Lijsten in verband met financiële verrichtingen ........................................................................
132 133 133 134 135 136 136 137 139 139 141
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
DAGELIJKSE DIVERSE VERRICHTINGEN.......................................................................... 800 Diversen Dagboek .................................................................................................................. 801 Diversen Dagboek Afschrijvingen ....................................................................................... 802 Diversen Dagboek zonder btw ............................................................................................. 890 Diversen Dagboek met btw ................................................................................................... 900 Openingsdagboek...................................................................................................................
141 142 142 142 142 142
6
DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER 2000 ....................................... 143
7
BOEKINGEN VERWERKEN ..................................................................................................... 143
8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.2.1 8.1.2.2 8.1.3
TOCH AL IN JANUARI 2001 BOEKEN .................................................................................. Aankoopverrichtingen en loon/weddenstaat............................................................................. Aankoopdocumenten ................................................................................................................... Loon/weddenstaat en factuur van sociaal secretariaat ............................................................. Loon/weddenstaat .......................................................................................................................... Aankoopfactuur van sociaal secretariaat ..................................................................................... Aankoopfactuur voor commissie ................................................................................................
144 145 145 146 146 148 149 xvii
Computerboekhouden met Exact Online
8.2 8.3
Verkoopverrichtingen ................................................................................................................... 149 Financiële verrichtingen ............................................................................................................... 150
9
DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: JANUARI 2001 ............................................ 150
10 10.1 10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.3
BETALINGSHERINNERINGEN ............................................................................................... De toestand van vervallen schulden en vorderingen bekijken ................................................ Betalingsherinnering voorbereiden voor verzending ............................................................... Bepaalde vervallen vorderingen opzoeken................................................................................. Lay-out kiezen ................................................................................................................................ Afdrukvoorbeeld bekijken............................................................................................................ Betalingsherinnering versturen ...................................................................................................
11
SYNTHESE .................................................................................................................................... 168
166 166 166 166 166 167 168
DEEL 6 PROTOY FICTIVO: YEAR END – AFSLUITINGSVERRICHTINGEN EN OPENING VAN HET NIEUWE BOEKJAAR ....................................................................................................... 169
xviii
1 1.1 1.2 1.3 1.4
VAN START MET DE INVENTARIS ....................................................................................... Waarom een inventaris ................................................................................................................. Behandelde boekingen .................................................................................................................. Niet-behandelde boekingen ......................................................................................................... Stappenplan ....................................................................................................................................
170 170 170 171 171
2
DE EERSTE SALDIBALANS ...................................................................................................... 172
3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.2.1 3.3.2.2 3.3.2.3 3.3.2.4 3.3.2.5 3.3.3 3.3.3.1 3.3.3.2 3.3.3.3
DE INVENTARISBOEKINGEN UITVOEREN ...................................................................... Voorraadwijziging van handelsgoederen registreren................................................................ Inventaris in verband met overlopende rekeningen ................................................................. Brandverzekering ........................................................................................................................... Abonnement “Uitgeversbedrijf Tijd” .......................................................................................... Rente op de termijnrekening........................................................................................................ Inventaris in verband met schulden, vorderingen en financiële rekeningen ......................... Vervallend deel van een langlopende lening .............................................................................. Btw-centralisatie ............................................................................................................................ Aangiften kwartaal 1, 2 en 3 ......................................................................................................... Voorafgaand btw-overzicht voor kwartaal 4................................................................................ Reeds gestorte voorschotten voor dit kwartaal ............................................................................. De btw-aangifte voor kwartaal 4 zelf voorbereiden .................................................................... De aangifte uitvoeren ..................................................................................................................... Waardecorrecties van vreemde valuta ........................................................................................ Herwaardering van de openstaande schulden ............................................................................. Waardecorrecties voor openstaande vorderingen ........................................................................ Waardecorrecties voor grootboekrekeningen ................................................................................
173 173 174 174 175 175 176 176 177 178 178 178 179 179 181 182 183 184
Intersentia
Inhoud
Intersentia
3.3.4 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.3.1 3.4.3.2 3.4.4
Voorraden van postzegels ............................................................................................................. Inventaris in verband met de vaste activa .................................................................................. Controle van de af te schrijven activa ......................................................................................... Kosten activeren............................................................................................................................. Transacties in verband met vaste activa...................................................................................... Activa verkopen .............................................................................................................................. Andere acties in verband met vaste activa ................................................................................... De afschrijvingen automatisch verwerken .................................................................................
184 185 185 185 187 187 188 188
4
DE TWEEDE SALDIBALANS ................................................................................................... 191
5
DAGBOEKEN VOOR DE VERRICHTINGEN VAN DE INVENTARIS EN BTW ......... 191
6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.3.1 6.2.3.2 6.2.3.3 6.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3
VOORBEREIDING VAN DE EINDAFSLUITING ................................................................. Correctieboekingen ....................................................................................................................... Geraamde belastingen ................................................................................................................... Belastbare basis .............................................................................................................................. De basisbelasting ........................................................................................................................... Belastingvermeerdering en bonificatie ....................................................................................... Belastingvermeerdering.................................................................................................................. Bonificatie........................................................................................................................................ Jaarbelasting en geraamde belastingschuld .................................................................................. Back-up maken .............................................................................................................................. Controle ter voorbereiding van de afsluiting ............................................................................. Derde saldiblans............................................................................................................................. Consistentiecontroles .................................................................................................................... Te bestemmen resultaat ................................................................................................................
197 197 197 197 198 198 198 199 199 200 200 200 200 201
7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.9.1 7.9.2
RESULTAAT VERWERKEN ...................................................................................................... Beslissing tot bestemming van het resultaat .............................................................................. Boekingen verwerken.................................................................................................................... Resultaat overdragen ..................................................................................................................... Perioden sluiten ............................................................................................................................. Klaar voor het volgende boekjaar ................................................................................................ Toch al aan het werk in 2001 ........................................................................................................ Boekstuknummers in het nieuwe boekjaar ................................................................................ Overlopende rekeningen afboeken ............................................................................................. Wettelijke rapporteringen ............................................................................................................. Btw-aangifte voor het vierde kwartaal ........................................................................................ Btw-klantenlisting .........................................................................................................................
201 201 202 203 203 203 204 204 204 205 205 205
8
SYNTHESE .................................................................................................................................... 205
xix
Computerboekhouden met Exact Online
DEEL 7 SPECIALE TOPICS ............................................................................................................................... 207
xx
1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.2 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.3 1.3 1.3.1 1.3.2
SCHERMAANPASSINGEN EN GEBRUIKERSINSTELLINGEN ....................................... Mijn cockpit.................................................................................................................................... Zones in mijn zelf gekozen cockpit ............................................................................................. Inhoud van de zones wijzigen ...................................................................................................... Mijn cockpit volledig zelf opbouwen .......................................................................................... Aanpassingen in andere schermen .............................................................................................. Lijsten aanpassen ........................................................................................................................... Tab Filter ......................................................................................................................................... Tab Kolommen ................................................................................................................................ Tab Koppelingen ............................................................................................................................. Boekingsschermen en relatieschermen aanpassen ................................................................... Boekingsschermen aanpassen ........................................................................................................ Relatieschermen aanpassen ........................................................................................................... Historieken aanpassen .................................................................................................................. Gebruikersinstellingen .................................................................................................................. Tabblad Algemeen ......................................................................................................................... Tabblad Stijl ....................................................................................................................................
208 208 208 208 209 209 210 210 210 211 212 213 215 215 215 215 216
2 2.1 2.2
KOPPELING MET ACCOUNTANT VASTLEGGEN ............................................................ 216 Samenwerking met accountant vastleggen................................................................................. 217 Samenwerking met accountant wijzigen of stopzetten ............................................................. 218
3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.5
GEBRUIKERSBEHEER ............................................................................................................... Overzicht van de geregistreerde gebruikers ............................................................................... Gebruiker toevoegen aan het overzicht ...................................................................................... Rechten toekennen aan een gebruiker ........................................................................................ Overzicht van de huidige rechten ................................................................................................ Rechten van gebruikers kopiëren ................................................................................................ Gebruikers toevoegen aan een nieuwe administratie ............................................................... Toegang voor de helpdesk van Exact Online .............................................................................
219 219 220 223 223 224 224 225
4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.5 4.5.1
ADMINISTRATIES BEHEREN ................................................................................................. Administratie instellen als hoofdadministratie ......................................................................... Stamgegevens kopiëren ................................................................................................................. Stamgegevens kopiëren naar een nieuwe administratie ........................................................... Stamgegevens kopiëren naar een bestaande administratie ...................................................... Transacties naar andere administratie kopiëren........................................................................ Administratie verwijderen of opnieuw beginnen ..................................................................... Administratie verwijderen............................................................................................................ Opnieuw beginnen in een administratie .................................................................................... Administraties classificeren .......................................................................................................... Classificaties en eigenschappen aanmaken ................................................................................
226 226 226 227 228 228 228 228 229 229 230
Intersentia
Inhoud
Intersentia
4.5.2 4.5.3 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.7
Administratie koppelen aan classificatie en eigenschappen .................................................... Eigenschappen en classificaties verwijderen .............................................................................. Elementen van een administratie instellen ................................................................................ Tabblad Boekhouding ................................................................................................................... Tabblad Activa................................................................................................................................ Tabblad Algemeen ......................................................................................................................... Tabblad Extra diensten.................................................................................................................. Dagboeken bijmaken.....................................................................................................................
232 232 234 234 234 234 234 234
5
RELATIES CLASSIFICEREN ..................................................................................................... 235
6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6
WERKEN MET BACK-UPS ....................................................................................................... Uw administraties in veiligheid ................................................................................................... Back-up maken .............................................................................................................................. Back-up teruglezen ........................................................................................................................ Back-up downloaden .................................................................................................................... Back-up uploaden .......................................................................................................................... Back-up verwijderen .....................................................................................................................
235 235 236 239 240 240 241
7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.1.1 7.2.1.2 7.2.2 7.2.2.1 7.2.2.2 7.2.3 7.2.3.1 7.2.3.2 7.2.3.3 7.3
EXPORTEREN EN IMPORTEREN .......................................................................................... Wat kunt u exporteren/importeren ............................................................................................. Exporteren/importeren met .xml ................................................................................................ Stamgegevens overnemen............................................................................................................. Stamgegevens exporteren ............................................................................................................... Stamgegevens importeren .............................................................................................................. Transacties overnemen ................................................................................................................. Transacties exporteren ................................................................................................................... Transacties importeren................................................................................................................... Bestanden exporteren, wijzigen en opnieuw importeren in .xml ........................................... Bestand exporteren ......................................................................................................................... Bestand wijzigen ............................................................................................................................. Bestand opnieuw importeren ......................................................................................................... Exporteren/importeren met .csv of .xls ......................................................................................
241 242 242 243 243 245 247 247 248 249 250 250 250 251
8 8.1 8.2 8.3 8.4
EXACT ONLINE EN DE INTERVATTOEPASSING ............................................................. Mogelijkheden met Intervat ......................................................................................................... Voordelen van werken met Intervat ............................................................................................ Aangiften indienen langs Intervat ............................................................................................... Aangiften en aanverwante informatie bekijken .........................................................................
251 251 251 251 252
9 9.1 9.2 9.3
SAMENWERKEN MET EXTERNE GEGEVENSBRONNEN: WEB SERVICES.............. Graydon .......................................................................................................................................... CompanyWeb.be ............................................................................................................................ Index Financial Analytics .............................................................................................................
253 253 254 254
10
BOEKJAREN VERWIJDEREN OF HERDEFINIËREN ........................................................ 255 xxi
Computerboekhouden met Exact Online
10.1 10.2
Boekjaren verwijderen .................................................................................................................. 255 Boekjaren herdefiniëren................................................................................................................ 255
11
EXTRA MODULES BIJBESTELLEN OF ABONNEMENT WIJZIGEN ............................ 256
12
SYNTHESE .................................................................................................................................... 257
DEEL 8 MET EEN EIGEN DOSSIER STARTEN ........................................................................................... 259
xxii
1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.2.4 1.2.2.5
INFORMATIE EN BESTELLING .............................................................................................. Algemene informatie..................................................................................................................... Tarieven van Exact Online ........................................................................................................... Als dossierbeheerder ..................................................................................................................... Als eindklant .................................................................................................................................. Exact Online Starterspack ............................................................................................................. Exact Online Invoicing ................................................................................................................... Exact Online Basic ......................................................................................................................... Exact Online Advanced.................................................................................................................. Exact Online Premium ..................................................................................................................
260 260 261 261 261 261 261 262 262 262
2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2
VOOR HET EERST AANMELDEN EN WACHTWOORD WIJZIGEN............................ Aanmelden ..................................................................................................................................... Als dossierbeheerder ..................................................................................................................... Als eindklant .................................................................................................................................. Wachtwoord wijzigen ....................................................................................................................
263 263 263 263 263
3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.4
STARTEN MET EEN NIEUWE ADMINISTRATIE .............................................................. Uw allereerste administratie inrichten........................................................................................ Werken met of zonder een accountant ....................................................................................... Starten met een template .............................................................................................................. Van uw accountant ......................................................................................................................... Van Exact Online zelf ..................................................................................................................... Definitie van het eerste boekjaar ................................................................................................. Nieuwe administratie aan bestaande reeks toevoegen ............................................................. Administratiegegevens registreren .............................................................................................. Nieuw aangemaakte administratie activeren en inrichten ....................................................... Huidige administratie converteren.............................................................................................. Met een lege administratie beginnen ..........................................................................................
263 263 264 265 265 265 267 267 267 272 273 273
4 4.1 4.2
LIJSTEN BEHEREN ..................................................................................................................... 274 Rekeningenstelsel........................................................................................................................... 274 Boekjaren bekijken en toevoegen ................................................................................................ 274
5
DAGBOEKEN BEKIJKEN EN AANVULLEN ........................................................................ 276
Intersentia
Inhoud
6
OPENINGSPOST INBRENGEN ............................................................................................... 277
7
RELATIES INBRENGEN ............................................................................................................ 278
8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3
DE MODULE ACTIVA INRICHTEN....................................................................................... Dagboek kiezen .............................................................................................................................. Stamgegevens bepalen................................................................................................................... Afschrijvingsmethode vastleggen ................................................................................................ Grootboekrekeningen vastleggen ................................................................................................ Activumgroepen ............................................................................................................................
9
HET DEMOBESTAND VAN EXACT ONLINE OPENEN ................................................... 283
10
SYNTHESE .................................................................................................................................... 284
279 279 279 279 281 282
LIJST VAN DE BIJLAGEN .................................................................................................................. 285
BIJLAGE 1. TIPS VOOR DE INSTELLINGEN VOOR UW WEBBROWSER............................... 287
BIJLAGE 2. BTW-CODES..................................................................................................................... 291
BIJLAGE 3. INVULVELDEN RELATIES ........................................................................................... 293
BIJLAGE 4. INVULVELDEN GROOTBOEKREKENINGEN ......................................................... 295
BIJLAGE 5. INVULVELDEN ACTIVUMGROEPEN ....................................................................... 299
BIJLAGE 6. INVULVELDEN ACTIVA ............................................................................................... 301
BIJLAGE 7. BTW-AANGIFTE VIERDE KWARTAAL ..................................................................... 303
Intersentia
xxiii
