1 WOORD VOORAF... v INLEIDING... vii STRUCTUUR VAN DIT PRAKTIJKBOEK... ix INHOUD... xi DEEL 1 VAN START MET OCTOPUS WERKEN MET EEN BOEKHOUDPAKKET V&Oa...
VÓÓR U VAN START GAAT…................................................................................................. Onderdelen van Octopus .............................................................................................................. Het boekhoudpakket zelf .............................................................................................................. Efficiënt en flexibel.......................................................................................................................... Boekhouders/accountants en hun klanten ................................................................................... Facturatiemodule ........................................................................................................................... Optionele modules en aanverwante toepassingen .................................................................... Bankingmodule.............................................................................................................................. Octopus en andere pakketten ...................................................................................................... Onlinepakket .................................................................................................................................. Toegang krijgen tot Octopus en werken met de nieuwste versie ............................................ Centrale servers ............................................................................................................................. Toegang krijgen tot bepaalde dossiers ........................................................................................ Handleidingen ................................................................................................................................ Inloggegevens .................................................................................................................................
3 3 3 3 3 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6
3
DIT PRAKTIJKBOEK GEBRUIKEN ........................................................................................
UW COMPUTER VOORBEREIDEN ....................................................................................... Uw webbrowser instellen .............................................................................................................. Internet Explorer ........................................................................................................................... Mozilla Firefox ............................................................................................................................... Aanmelding organiseren............................................................................................................... Java Run Time (JRT) downloaden .............................................................................................. De aanmelding zelf bij Octopus ................................................................................................... Aanmeldingsscherm en bestand selecteren ................................................................................... Facturatiemodule al dan niet activeren ........................................................................................ Octopus hoofdscherm ..................................................................................................................... Details over het dossier................................................................................................................... Wachtwoord wijzigen ....................................................................................................................
DEEL 2 WERKEN MET OCTOPUS .................................................................................................................
15
1
BEWEGEN DOOR SCHERMEN EN TUSSEN VENSTERS ................................................
16
2 2.1 2.2
ICOONTJES EN SNELTOETSEN ............................................................................................. Icoontjes in de hoofdwerkbalk ..................................................................................................... Icoontjes bij lijsten .........................................................................................................................
LIJSTEN .......................................................................................................................................... Een lijst opvragen........................................................................................................................... Zoeken in lijsten............................................................................................................................. Sorteren en vernieuwen van lijsten ............................................................................................. Sorteren ........................................................................................................................................... Vernieuwen ..................................................................................................................................... Opzoeken van details in lijsten ....................................................................................................
TOELICHTING BIJ HET REKENINGENSTELSEL EN AFSPRAKEN .............................. Het rekeningenstelsel en de vaste rekeningen............................................................................ Afspraken en werkwijzen voor de gevalstudies ......................................................................... Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen ...................... Handelsgoederen ............................................................................................................................. Diensten en diverse goederen.........................................................................................................
27 27 28 28 28 29
Intersentia
Inhoud
Intersentia
6.2.2 Kortingen en terugzendingen bij aankopen ............................................................................... 6.2.2.1 Kortingen ......................................................................................................................................... 6.2.2.2 Terugzendingen van handelsgoederen ..........................................................................................
AANKOOPVERRICHTINGEN ................................................................................................. De documenten voorbereiden ..................................................................................................... Eenvoudige aankoopfactuur inbrengen ...................................................................................... Kopinfo ........................................................................................................................................... Detailinfo ........................................................................................................................................ Het document zelf registreren en later opvragen ...................................................................... Aankoopfactuur met handelskorting .......................................................................................... Inkomende creditnota voor terugzending ................................................................................. Aankoopfactuur van een nieuwe leverancier ............................................................................. Aankoopfactuur met financiële korting...................................................................................... Aankoopfactuur voor vaste activa ............................................................................................... Aankoopfactuur met nieuwe rekening ....................................................................................... Aankoopfactuur met bijkomende kosten ................................................................................... Aankoopverrichtingen oplijsten ..................................................................................................
33 33 33 34 34 35 37 38 39 41 43 44 45 46
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. De documenten voorbereiden ..................................................................................................... Eenvoudige verkoopfactuur inbrengen....................................................................................... Verkoopfactuur aan een nieuwe klant ........................................................................................ Uitgaande creditnota voor terugzending.................................................................................... Verkoopfactuur voor vaste activa ................................................................................................ Verkoopfactuur met doorrekening van bijkomende kosten .................................................... Verkoopverrichtingen oplijsten ...................................................................................................
FINANCIËLE VERRICHTINGEN ............................................................................................ Bankafschriften .............................................................................................................................. De documenten bestuderen ......................................................................................................... Interne overboeking naar de kas: bankafschrift 2 ..................................................................... Kopinfo ............................................................................................................................................ Detailinfo ......................................................................................................................................... Eenvoudige vereffening: bankafschrift 3..................................................................................... Schuld opzoeken via het bedrag .................................................................................................... Schuld opzoeken via de naam van de relatie ............................................................................... Schuld opzoeken via boekingsnummer .........................................................................................
52 52 52 53 53 53 55 56 57 57
xiii
Computerboekhouden met Octopus
xiv
4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3
Betaling mits een financiële korting en manueel afpunten: bankafschrift 5.......................... Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken: bankafschrift 6 ................................................... Negatieve bankrekening: bankafschrift 7 ................................................................................... Inning met gemiste financiële korting: bankafschrift 8 ............................................................ Kasbladen........................................................................................................................................ De documenten bestuderen ......................................................................................................... Interne overboeking vanuit de bank: kasblad 1 ......................................................................... Het Kasboek en de btw-bijzonderheden: kasblad 2 .................................................................. Financiële verrichtingen oplijsten ...............................................................................................
57 61 63 64 65 65 65 67 67
5
DE DAGBOEKEN VAN STARTER NV ....................................................................................
DEEL 4 PROTOY FICTIVO BASIC – EENVOUDIGE VERRICHTINGEN .............................................
79
1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2
VOORSTELLING VAN DE ONDERNEMING ....................................................................... Achtergrond van de onderneming .............................................................................................. Oprichtingsboekingen .................................................................................................................. Inbreng van kapitaal ...................................................................................................................... Overname van een andere handelszaak...................................................................................... Investeringslening .......................................................................................................................... Oprichtingsboekingen .................................................................................................................. Producten en recupelbijdrage ...................................................................................................... Het assortiment .............................................................................................................................. Recupelbijdrage..............................................................................................................................
80 80 81 81 81 82 82 83 83 84
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
AANKOOPVERRICHTINGEN ................................................................................................. Voorbereiding van de documenten ............................................................................................. Eenvoudige aankoopfactuur......................................................................................................... Aankoopfactuur voor vaste activa ............................................................................................... Aankoopfactuur van een nieuwe leverancier ............................................................................. Aankoopfactuur zonder btw ........................................................................................................
85 85 86 86 89 89
Intersentia
Inhoud
2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12
Aankoopfactuur met verrekende aankoopkosten ..................................................................... Boeken op basis van een eerder ingebrachte boeking .............................................................. Inkomende creditnota in afzonderlijk dagboek ........................................................................ Een boeking wijzigen en slimme namen kiezen ........................................................................ Aankoop van geschenkartikelen .................................................................................................. Inkomende creditnota met financiële korting ........................................................................... Lijsten in verband met aankopen ................................................................................................
90 91 91 91 92 93 93
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. Voorbereiding van de documenten ............................................................................................. Verkoopfacturen en creditnota’s .................................................................................................. Winkelverkopen ............................................................................................................................. Uitgaande creditnota ..................................................................................................................... Verkoopfactuur met doorgerekende transportkosten .............................................................. Lijsten in verband met verkopen ................................................................................................. Tussentijdse balans en resultatenrekening .................................................................................
DEEL 5 PROTOY FICTIVO ADVANCED – COMPLEXERE VERRICHTINGEN ................................. 111
Intersentia
1
EEN STAP VERDER MET PROTOY FICTIVO...................................................................... 112
2 2.1 2.2
AANKOOPVERRICHTINGEN ................................................................................................. 113 Nieuw assortiment met ander btw-tarief.................................................................................... 113 Gemengde factuur met privéaankoop ........................................................................................ 113
Buitenlandse leverancier van binnen de EU .............................................................................. Aankoop buiten de EU met vergunning van verlegging van heffing, nieuw land ................ Creditnota ter rechtzetting van een factuur ............................................................................... Levering van diensten bij zending met vergunning van verlegging van heffing ................... Goederen vrij van btw ................................................................................................................... Aankoop buiten de EU zonder vergunning van verlegging van heffing ................................ Levering van diensten bij zending zonder vergunning van verlegging van heffing.............. Aankoop met terugstuurbare verpakking .................................................................................. Creditnota voor teruggestuurde waarborgverpakking ............................................................. Een wagen leasen ........................................................................................................................... Niet-terugvorderbare btw voor autokosten van personenwagens .......................................... Verrichting met btw-medecontractant ....................................................................................... Aankoopfactuur voor uitzendkracht........................................................................................... Bankkosten ..................................................................................................................................... Lijsten in verband met aankopen ................................................................................................
VERKOOPVERRICHTINGEN .................................................................................................. Uitvoer binnen de EU ................................................................................................................... Verzamelfactuur van winkelverkopen met verschillende btw ................................................. Verkoop met terugstuurbare verpakking ................................................................................... Uitvoer buiten de EU, nieuwe valuta........................................................................................... Levering van hersteldienst ............................................................................................................ Lijsten in verband met verkopen ................................................................................................. Tussentijdse balans en resultatenrekening .................................................................................
FINANCIËLE VERRICHTINGEN ............................................................................................ Bankafschriften .............................................................................................................................. Inning van een klant met betalingsverschil; privéopname uit bank ....................................... Terugbetaling aan klant wegens uitgaande creditnota.............................................................. Inning met afrekening voor bankkosten .................................................................................... Betalingsverschil; voorschot op vennootschapsbelasting......................................................... Negatieve bankrekening; EU-betaling met financiële korting en bankkosten ...................... Buiten-EU-betaling met bankkosten en wisselkoersverschil, gedeeltelijke betaling ............ Saldobetaling van schuld, kapitaalverhoging ............................................................................. Lijsten in verband met financiële verrichtingen ........................................................................
130 130 130 132 132 133 134 134 137 137
5
DAGELIJKSE DIVERSE VERRICHTINGEN.......................................................................... 137
6
DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER 2000 ....................................... 139
7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.2.1 7.1.2.2
TOCH AL IN JANUARI 2001 BOEKEN .................................................................................. Aankoopverrichtingen en loon/weddenstaat............................................................................. Aankoopdocumenten ................................................................................................................... Loon/weddenstaat en factuur van sociaal secretariaat ............................................................. Loon/weddenstaat .......................................................................................................................... Aankoopfactuur van sociaal secretariaat .....................................................................................
DEEL 6 PROTOY FICTIVO YEAR END – AFSLUITINGSVERRICHTINGEN EN OPENING VAN HET NIEUWE BOEKJAAR ....................................................................................................... 167
Intersentia
1 1.1 1.2 1.3 1.4
VAN START MET DE INVENTARIS ....................................................................................... Waarom een inventaris ................................................................................................................. Behandelde boekingen .................................................................................................................. Niet-behandelde boekingen ......................................................................................................... Stappenplan ....................................................................................................................................
168 168 168 169 169
2
DE EERSTE PROEF- EN SALDIBALANS ............................................................................... 170
DE INVENTARISBOEKINGEN UITVOEREN ...................................................................... Voorraadwijziging van handelsgoederen registreren................................................................ Inventaris in verband met overlopende rekeningen ................................................................. Brandverzekering ........................................................................................................................... Abonnement “Uitgeversbedrijf De Tijd” .................................................................................... Rente op de termijnrekening........................................................................................................ Inventaris in verband met schulden, vorderingen en financiële rekeningen ......................... Vervallend deel van een langlopende lening .............................................................................. Btw-centralisatie ............................................................................................................................ Waardecorrecties van vreemde valuta ........................................................................................ Voorraden van postzegels ............................................................................................................. Inventaris in verband met de vaste activa .................................................................................. Controle van de af te schrijven activa ......................................................................................... Kosten activeren............................................................................................................................. Activa vervreemden ...................................................................................................................... De afschrijvingen boeken .............................................................................................................
4
DE TWEEDE PROEF- EN SALDIBALANS ............................................................................ 182
5
BOEKINGEN VAN DE INVENTARIS ..................................................................................... 182
6 6.1 6.2
GERAAMDE BELASTINGEN EN RESULTATENVERWERKING .................................... 185 Belastbare basis .............................................................................................................................. 185 De basisbelasting ........................................................................................................................... 185
DEEL 7 SPECIALE TOPICS ............................................................................................................................... 199
xviii
1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2
DAGBOEKEN EN PERIODES BEVEILIGEN ......................................................................... Dagboeken beveiligen ................................................................................................................... Periodes beveiligen ........................................................................................................................ Voor een bepaald dagboek ........................................................................................................... Voor alle Aankoopdagboeken en Verkoopdagboeken tegelijk ................................................
200 200 200 200 201
2 2.1 2.2 2.3
BTW-AANGIFTE EN VERWANTE DOCUMENTEN ......................................................... De btw-aangifte indienen ............................................................................................................. Jaarlijkse btw-listing ...................................................................................................................... Omzetvergelijking btw ..................................................................................................................
EXPORTEREN EN IMPORTEREN .......................................................................................... Relaties ............................................................................................................................................ Relaties overnemen uit een ander pakket ................................................................................... Het te importeren bestand voorbereiden ...................................................................................... Stappenplan voor de eigenlijke import ......................................................................................... Relaties overnemen uit een ander Octopus-bestand ................................................................
205 205 205 205 206 209
Intersentia
Inhoud
Intersentia
4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.4
Rekeningenstelsel........................................................................................................................... Rekeningenstelsel overnemen uit een ander pakket ................................................................. Rekeningenstelsel overnemen uit een ander Octopus-dossier ................................................ Artikels in de Facturatiemodule .................................................................................................. Globale export van lijsten .............................................................................................................
209 209 210 210 210
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
KOSTENPLAATSEN.................................................................................................................... Rekeningen analytisch opvolgen ................................................................................................. Hoeveelheden en eenheden inbrengen ....................................................................................... Kostenplaatsen en verdeelsleutels beheren................................................................................. Kostenplaatsen en hoeveelheden ingeven tijdens het boeken ................................................. Kostenplaatsen rapporteren .........................................................................................................
GEBRUIKERSBEHEER ............................................................................................................... Wie is wie ........................................................................................................................................ Gebruikers toevoegen ................................................................................................................... Als dossierbeheerder (B-toegangscode) ..................................................................................... Als gebruiker (U-toegangscode).................................................................................................. Rechten bekijken, toekennen en wijzigen .................................................................................. Rechten bekijken............................................................................................................................ Rechten toekennen en wijzigen ................................................................................................... Wie kan wat .................................................................................................................................... Hoe rechten toekennen en wijzigen ............................................................................................... Gebruikers verwijderen ................................................................................................................
215 215 216 216 217 219 219 219 219 219 220
7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2
GEHELE DOSSIERS BEHEREN ................................................................................................ Dossiers of delen ervan kopiëren................................................................................................. Back-up en Restore ........................................................................................................................ Back-up ........................................................................................................................................... Restore .............................................................................................................................................
220 220 221 221 222
8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6
OCTOPUS HAND IN HAND MET ANDERE TOEPASSINGEN....................................... Octopus en de jaarrekening met First Jaarrekeningen ............................................................. Octopus en HannaH...................................................................................................................... Octopus en de reissector ............................................................................................................... Octopus en de transportsector..................................................................................................... Octopus en CRM ........................................................................................................................... Octopus en de vrije beroepen ......................................................................................................
223 223 224 224 224 225 225
9
OCTOPUS EN DE MOBIELE PLATFORMEN....................................................................... 225
DEEL 8 MET EEN EIGEN DOSSIER STARTEN ........................................................................................... 227
xx
1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2
INFORMATIE EN BESTELLING .............................................................................................. Algemene informatie..................................................................................................................... Tarieven van Octopus ................................................................................................................... Als dossierbeheerder ..................................................................................................................... Als eindklant ..................................................................................................................................
228 228 229 229 229
2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2
VOOR HET EERST AANMELDEN EN WACHTWOORD WIJZIGEN............................ Aanmelden ..................................................................................................................................... Als dossierbeheerder ..................................................................................................................... Als eindklant .................................................................................................................................. Wachtwoord wijzigen ....................................................................................................................
LIJSTEN BEHEREN ..................................................................................................................... Rekeningenstelsel........................................................................................................................... Boekjaren ........................................................................................................................................ Boekjaar bekijken en toevoegen .................................................................................................. Periodes ........................................................................................................................................... Pro rata temporis ............................................................................................................................ Aan te maken boekjaren kiezen ................................................................................................... De nodige boekjaren maken ........................................................................................................ Het ter beschikking gestelde boekjaar aanpassen ......................................................................... Nieuw boekjaar aanmaken ............................................................................................................ Dagboeken ...................................................................................................................................... Nieuw Aankoopdagboek en Verkoopdagboek .......................................................................... Nieuw Financieel Dagboek........................................................................................................... Nieuw Dagboek Diversen ............................................................................................................. Leveranciers- en klanteninfo ........................................................................................................ Vanuit een ander pakket overnemen .......................................................................................... Nieuwe leveranciers- en klanteninfo inbrengen ........................................................................
OVERGANG NAAR HET NIEUWE BOEKJAAR ORGANISEREN .................................. Boekjaar overboeken ..................................................................................................................... Dagboeken in nieuw boekjaar aanmaken .................................................................................. Eerste financiële boeking in nieuw boekjaar opnemen ............................................................
