INHOUD 1. Basisbegrippen van evaluatie
2
2. Wat zijn doelstellingen ?
2
3. Waarom doelstellingen formuleren ?
3
4. Verschillende soorten doelstellingen
3
5. Kenmerken van doelstellingen
3
6. Wanneer worden doelstellingen geformuleerd ?
4
7. Door wie worden doelstellingen geformuleerd?
4
8. Wat is evaluatie ?
4
9. Waarom evalueren ?
4
10. Wat is het doel van de evaluatie?
4
11. Hoe evalueren ?
4
12. Het evaluatiegesprek
5
13. Wie neemt het initiatief ?
5
14. Wat is een evaluatieverslag ?
5
15. Door wie wordt de evaluatie opgemaakt ?
6
16. Wat is het doel van het evaluatieverslag? en de algemene uitspraak ?
6
17. Wie wordt geëvalueerd ?
6
18. Wanneer valt de evaluatieperiode ?
6
19. Wie wordt niet geëvalueerd ?
6
20. Wat is de inhoud van de evaluatie ?
6
21. Wat is het evaluatiedossier ?
7
22. Binnen welke termijn kan de geëvalueerde zijn opmerkingen formuleren ?
7
23. Wanneer kan beroep ingesteld worden ?
8
24. Binnen welke termijn kan beroep ingesteld worden ?
8
25. Advies Beroepscommissie
8
26. Wie treft de definitieve beslissing in geval van Beroep ?
8
27. Gevolgen van de evaluatie “onvoldoende”
8
28. Aanpassing van functie tijdens de evaluatieperiode
8
29. Wijziging van betrekking (andere betrekking) tijdens de evaluatieperiode
8 1
1. Basisbegrippen van evaluatie - Directe chef: Een belangrijke vraag die vooraf dient beantwoord te worden is de vraag : Wie is mijn directe chef? Niet voor elke ATP-er is onmiddellijk duidelijk wie naar functiebeschrijving en evaluatie zijn “directe chef” is. Het zou immers verkeerd zijn dit altijd te linken aan het “officiële diensthoofd”. In vele gevallen kan dit samenvallen, maar in evenveel andere situaties is er naar de dagelijkse werking een andere “chef”. Het is deze directe chef die de rol in het sturings- en evaluatiegebeuren moet opnemen. Om bij twijfel de identificatie duidelijk te maken kan een eenvoudige vraagstelling richtinggevend zijn : 1. Van wie ontvang je dagelijkse werkinstructies? 2. Wie zegt je of een taak goed of niet goed is uitgevoerd? 3. Wie zegt wat je eerst doet of welke prioriteit je moet geven? 4. Aan wie moet je toelating vragen (afspraken) over verlof? 5. Aan wie moet je je vragen richten in verband met bijscholing, materiaal en middelen? Het antwoord op deze vragen zal u helpen bij de juiste bepaling van uw “directe chef”. Kreeg je meerdere namen als antwoord, vraag je dan duidelijk af wie je chef is en voor wie je werkt (klanten). Uiteindelijk dient u te kiezen voor een “hoofd”-directe chef. Zijn er meerdere chefs dan dienen zij zich onderling te beraden bij goedkeuring en evaluatie. Voor de procedure van evaluatie hebt u één directe chef. Het hoofd van de hoofdeenheid blijft als “overkoepeling” van de directe chefs binnen een dienst of eenheid een belangrijke rol spelen inzake coördinatie en supervisie. Het hoofd van de hoofdeenheid moet het akkoord bevestigen met de relatie medewerker/directe chef en zal ook een centrale rol spelen rond de diverse functiebeschrijvingen en evaluatieverslagen en de relatie naar de personeelsdienst. - Functiebeschrijving: De functiebeschrijvingen zijn onmisbaar voor het vaststellen van de evaluatiecriteria bij het begin van de evaluatieperiode -
Doelstellingen
2. Wat zijn doelstellingen? Uw functiebeschrijving geeft weer wat de “constante” opdrachten en taken zijn van uw functie. Daaraan worden ook kortere termijn resultaten gekoppeld dit zijn uw persoonlijke doelstellingen die om de 2 jaar geformuleerd worden. Zo’n doelstelling geeft heel concreet aan wat uw bijdrage zal zijn aan het realiseren van de doelstellingen van uw dienst, het zijn uw prioritaire aandachtspunten Moet iedereen dan een hele waslijst doelstellingen hebben? Nee, beter twee of drie duidelijke en goed omschreven doelstellingen dan een lange waslijst vage taken. Doelstellingen zijn dan ook uw “prioriteiten” voor de komende evaluatieperiode. Doelstellingen bepalingen is een keuze maken
2
• • • • • • • • •
Waar liggen de belangrijkste verbeteringsmogelijkheden m.b.t. de resultaten? Waar liggen de belangrijkste verbeteringsmogelijkheden m.b.t. de wijze van werken? Hoe kan de medewerker het meest bijdragen tot de organisatiedoelstellingen? Zijn er evoluties in de functievereisten die specifieke aanpassing vragen van de medewerker? Kan de afspraak tegelijkertijd met de andere afspraken nagestreefd worden? Kadert de afspraak in het algemene beleid? Is de afspraak concreet te maken in de eigen functie? Heeft het positieve impact op anderen? Wegen de opbrengsten op tegen de inspanningen?
3. Waarom doelstellingen formuleren? De bedoeling is dat er afspraken gemaakt worden tussen de chef en zijn medewerker over wat er in de volgende evaluatieperiode kan gerealiseerd worden. Deze jaardoelstellingen vormen dan samen met de functiebeschrijvingen de basis voor de evaluatie. En organisatie kan slechts evolueren naarmate haar medewerkers het verlangen hebben het beter te doen of verder te komen. 4. Verschillende soorten doelstellingen Doelstellingen kunnen op verschillende manieren ingedeeld worden : Enerzijds kunnen we een onderscheid maken tussen : • kwantitatieve doelstellingen • kwalitatieve doelstellingen Anderzijds onderscheiden we : • organisatiegebonden doelstellingen • persoonlijke doelstellingen Deze persoonlijke doelstellingen kunnen op hun beurt ingedeeld worden in : • Verbeteringsdoelstellingen : wanneer gebreken bij de uitoefening van de functie worden vastgesteld • Bevorderingsdoelstellingen : wanneer het normale niveau van de uitoefening van de functie bereikt is en de medewerker kan uitstijgen binnen of naast de taak • Ontwikkelingsdoelstellingen : wanneer het behoud van het niveau van de uitoefening van de functie een speciale inspanning vereist 5. Kenmerken van doelstellingen Formuleer uw doelstellingen volgens de SMAK-termen : specifiek : zo concreet mogelijk, heel precies qua inhoud en beperkt in tijd S meetbaar : met welk criterium kun je nagaan of je het doel haalde, af te M spreken met de directe chef A aanvaardbaar : m.a.w. formuleer haalbare doelstellingen en voor de medewerker en voor de chef K kadert uw doelstelling binnen de doelstellingen van uw dienst, de VUB? (m.a.w. is uw doelstelling compatibel met de doelstellingen van uw dienst, de VUB ?) De volgende 4 stappen kunnen gevolgd om een doelstelling te formuleren : 1. de doelstelling zo goed mogelijk beschrijven door het gebruik van een actief werkwoord 2. meetinstrument kiezen dat de referentie zal zijn om de graad van het bereiken van het doel te bepalen 3. het verwachte resultaat bepalen 4. nadenken over eventuele bijzondere middelen die onmisbaar zijn voor het bereiken van de doelstelling (vorming inbegrepen). 3
6. Wanneer worden doelstellingen geformuleerd? De doelstellingen worden om de 2 jaar opgesteld door het personeelslid in samenspraak met zijn directe chef, op het ogenblik van het evaluatiegesprek. 7. Door wie worden doelstellingen geformuleerd? Elk personeelslid stelt zijn doelstelling op in samenspraak met zijn rechtstreekse chef. De directe chef zorgt samen met zijn hoofd van de hoofdeenheid dat de dienst-doelstellingen tijdig gekend zijn. 8. Wat is evaluatie? Evaluatie is een “geconcentreerd” beoordelingsmoment: in welke mate is voldaan aan wat gezamenlijk afgesproken en gepland was? Evaluatie is zowel het beoordelen van het halen van doelstellingen als het presteren van de functiehouder in de huidige functie ten opzicht van vooraf bepaalde verwachtingen. 9. Waarom evalueren? Een werknemer zal efficiënter werken en meer gemotiveerd zijn • indien hij duidelijk begrijpt wat van hem verwacht wordt ; • indien hij regelmatig feedback krijgt wat hij goed of slecht doet ; alleen zo zal hij zijn werk kunnen optimaliseren ; • indien zijn verantwoordelijkheden en doelstellingen in consensus genomen zijn ; • indien hij begeleid, geholpen en gesteund wordt bij de uitvoering van zijn taak en bij het bereiken van zijn doelstellingen ; • indien zijn inspanningen en behaalde resultaten erkend en gewaardeerd worden De evaluatie is in die zin : • toekomstgericht • permanent • verbeteringsgericht • eerlijk • open dialoog • coherent en consequent • concreet 10. Wat is het doel van de evaluatie? De evaluatie heeft als doel: - beoordelen van wat voorbij is, wat gepresteerd werd - aanmoediging van de prestatie, bijsturing van de functie en aanzet tot nieuwe doelstellingen - communicatie bevorderen tussen medewerker en chef - basis voor prestatiebevorderend verlonings- en promotiebeleid, opleidingen ...
11. Hoe evalueren? De evaluatie dient op een zorgvuldige manier te gebeuren waarbij een open en concreet klimaat primeert. Bij de evaluatie van de evaluatoren is de kwaliteit van hun evaluaties een evaluatiecriterium.
4
De evaluatie is een instrument om te toetsen hoe plannen gerealiseerd werden, het is geen “afrekening” en het gaat niet over vage en algemene criteria. Het “evaluatiemoment” dient dus goed voorbereid te worden : zowel door medewerker als directe chef (beoordelaar). Zo’n voorbereiding gebeurt best elk voor zich, men gaat na hoe men presteerde, wat wel en niet gerealiseerd werd, waarom dit wel of niet lukte en men stelt zijn “eigen bespreekagenda” op. Na deze voorbereiding volgt het “evaluatiegesprek”. 12. Het evaluatiegesprek Na afloop van de evaluatieperiode, worden de resultaten en het functioneren in een evaluatiegesprek beoordeeld ten opzichte van de verwachtingen : -
resultaatgebieden of hoofd- en deeltaken : op welke wijze heeft de medewerker elk van zijn taken ingevuld ? Er wordt vooral gepeild naar concrete verwezenlijkingen terzake en heeft zowel aandacht voor kwantitatieve als kwalitatieve aspecten van de prestaties van het voorbije werkjaar.
-
functioneringscriteria : men overloopt alle functioneringscriteria : de criteria die bepalend zijn voor het goed uitoefenen van de functie. Er wordt nagegaan of het personeelslid voldoende kennis of compententie heeft.
-
persoonlijke doelstellingen/afspraken: men overloopt achtereenvolgens de graad van realisatie van elke persoonlijke doelstelling/afspraak. Is de doelstelling/afspraak gerealiseerd, of slechts ten dele gerealiseerd. De beschrijving wordt zo concreet mogelijk opgevat in kwantitatieve en/of kwalitatieve termen. Verder moeten factoren intern zowel als extern opgenomen worden in de beschrijving indien zij de realisatie van de doelstellingen hebben beïnvloed of hebben belet.
13. Wie neemt het initiatief voor het evaluatiegesprek? Het initiatief wordt genomen door de directe chef op het einde van de evaluatieperiode. Het gesprek wordt tijdig gepland. Ook het personeelslid kan het initiatief nemen voor dit gesprek. Indien het verloop van het gesprek daartoe aanleiding geeft, kan het personeelslid de tussenkomst inroepen van de mediateur (hier H.R.M.) Het resultaat van het gesprek wordt in een evaluatieverslag genoteerd. 14. Wat is een evaluatieverslag? Het evaluatieverslag is een minimale schriftelijke weerslag van het evaluatiegesprek, door beide partijen in consensus goedgekeurd. In dit beschrijvend verslag wordt ingegaan op: - de manier waarop de doelstellingen gerealiseerd werden ( wat werd gerealiseerd en hoe werd dit gerealiseerd). Tevens worden de hindernissen vermeld die de realisatie van deze doelstellingen desgevallend verhinderen. - de ontwikkeling van specifieke of algemene competenties - aanwijzingen naar verdere groei door opleiding, functieverandering, bevordering... De consensus wordt weergegeven in een duidelijke uitspraak ( zie verder) Het verslag vermeldt tevens welke nieuwe doelstellingen en te behalen resultaten besproken werden en vastgelegd werden.
5
15. Door wie wordt het evaluatieverslag opgemaakt? Het uiteindelijke verslag wordt opgesteld door de directe chef. Dit verslag moet uiterlijk binnen de 5 werkdagen na het evaluatiegesprek aan het personeelslid voorgelegd worden. Het personeelslid ondertekent het document voor kennisneming en behoudt er een afschrift van. 16. Wat is het doel van het evaluatieverslag? Deze weerslag van de evaluatie zal gebruikt worden bij de loopbaanevolutie, bevorderingen, schaalverhogingen, mutaties... en last but not least: de promoties. Twee opeenvolgende eindbeoordelingen “onvoldoende” zijn aanleiding voor een voorstel tot ontslag. Indien het consensusverslag ontbreekt kan noch het personeelslid noch “de directe chef” aanspraak maken op de geciteerde loopbaanevoluties. 17. Wie wordt geëvalueerd? De evaluatie is verplicht voor elk personeelslid in actieve dienst. In principe gaan we ervan uit dat in het gehele proces ook elke beoordelaar door zijn directe chef beoordeeld wordt. Dit is een intentie die geleidelijk aan dient geconcretiseerd te worden. De specifieke situatie van een universiteit betekent dat er zowel ATP’ers als AP’ers zijn. Elke ATP’er van hoog tot laag stapt mee in het evaluatieproces. Naar het AP toe dat als ATPbeoordelaar optreedt, doch actueel via een andere weg geëvalueerd worden, ligt hier een belangrijke uitdaging naar de evaluatie van zijn/haar rol als directe chef.
NIEUW De evaluatieverslagen zullen doorgestuurd worden naar de promotiecommissies (door de Personeelsdienst) en dienen als basis voor de eerstvolgende promotieronde. 18. Wanneer valt de evaluatieperiode? De evaluatie gebeurt tweejaarlijks. De evaluatie loopt van 1 oktober tot 21 december. (dit jaar uitzonderlijk tot 31 januari 2007) De evaluatie gaat ook door indien de evaluator niet beschikbaar is in die periode. De evaluatieperiode volgend op een evaluatie “net aanvaardbaar” of “onvoldoende” loopt over slechts 1 jaar. Dus iedereen die een evaluatie “net aanvaardbaar” of “onvoldoende” gekregen heeft wordt na 1 jaar opnieuw geëvalueerd. 19. Wie wordt niet geëvalueerd ? Het personeelslid dat meer dan 1 jaar afwezig is in de loop van de evaluatieperiode wordt niet geëvalueerd. 20. Wat is de inhoud van de evaluatie ? Bij het begin van de evaluatieperiode : planning * de concrete verwachtingen ten aanzien van de resultaten en het functioneren worden geformuleerd in de vorm van doelstellingen : * door de geëvalueerde in een gesprek met de evaluator.
6
Bij deze planning van de prestaties vertrekken de evaluator en de geëvalueerde van alle beschikbare informatie over de functies zoals : * resultaatgebieden * functioneringscriteria * de resultaten van voorbije evaluaties * de doelstellingen van de entiteit * de persoonlijke doelstellingen Deze afspraken worden door beiden voor akkoord ondertekend. Ingevolge onvoorziene wijzigingen kunnen deze verwachtingen en doelstellingen aangepast worden. Deze aanpassing dient op dezelfde zorgvuldige manier te worden besproken en dient ook schriftelijk vastgelegd en door beiden voor akkoord ondertekend. Na verloop van de evaluatieperiode : De geëvalueerde wordt tijdig uitgenodigd voor een evaluatiegesprek met de evaluator. Het initiatief hiervoor kan ook door de geëvalueerde genomen worden. Het beschrijvend verslag wordt door de evaluator derwijze opgesteld dat hieruit zowel de wijze van functioneren als het niveau van de prestaties en het al dan niet bereiken van vooropgestelde doelstellingen onomstotelijk blijkt, zonder te resulteren in een algemene beoordeling of een algemene uitspraak, behalve wanneer deze algemene beoordeling slechts als “net aanvaardbaar” of als “onvoldoende” wordt bestempeld. In deze gevallen maakt het evaluatieverslag wel uitdrukkelijk melding van de eindbeoordeling “net aanvaardbaar” of “onvoldoende”. Tijdens het evaluatiegesprek worden eveneens de doelstellingen van de volgende evaluatieperiode vastgelegd. 21. Wat is het evaluatiedossier ? Voor elk personeelslid wordt een individueel evaluatiedossier samengesteld door de directe chef dat als basis zal dienen voor de voorstellen schaalverhogingen, bevorderingen, opleidingen, ontslag. Het evaluatiedossier omvat 1. functiebeschrijving 2. doelstellingen 3. persoonlijke nota’s van de evaluator en opmerkingen die het personeelslid erbij heeft geformuleerd (tussentijdse evaluatienota’s) 4. eventueel het tussentijds functioneringsverslag 5. definitieve beschrijvende evaluatieverslagen 6. beslissingen in beroep 7. tuchtstraffen (uitgesproken in de evaluatieperiode). Geen enkel document kan in het evaluatiedossier worden opgenomen zonder dat de belanghebbende voor kennisneming heeft getekend. Elk personeelslid kan op elk ogenblik kennis nemen van zijn evaluatiedossier. 22. Binnen welke termijn kan de geëvalueerde zijn opmerkingen formuleren ? Ingeval het personeelslid opmerkingen bij het evaluatieverslag wenst te formuleren, maakt het deze binnen 5 werkdagen na ontvangst van het evaluatieverslag aan de evaluator over. De evaluator tekent voor kennisneming en voegt de opmerkingen van het geëvalueerde personeelslid op het evaluatieverslag aan het evaluatiedossier van betrokkene toe.
7
23. Wanneer kan beroep ingesteld worden ? Enkel indien het beschrijvend verslag resulteert in een eindbeoordeling “net aanvaardbaar” of “onvoldoende” is beroep van het personeelslid tegen het evaluatieverslag mogelijk. 24. Binnen welke termijn kan beroep ingesteld worden ? Het personeelslid dat (op grond van artikel VI.15) beroep wil aantekenen tegen het evaluatieverslag, dient binnen de tien werkdagen na ontvangst van het evaluatieverslag (zoals bedoeld in artikel VI.13 §2) bij de Voorzitter van de Raad van Bestuur een gemotiveerd bezwaarschrift in. De Voorzitter van de Raad van Bestuur maakt het bezwaarschrift en het volledig evaluatiedossier onmiddellijk over aan de Algemeen Directeur, in zijn hoedanigheid van Voorzitter van de functie – en evaluatiecommissie. 25. Advies Beroepscommissie De functie- en evaluatiecommissie fungeert als beroepscommissie. Als niet stemgerechtigd secretaris treedt een personeelslid van de Juridische Dienst, houder van een diploma van licentiaat in de Rechtsgeleerdheid, op. Ten laatste 20 werkdagen nadat het dossier aan de Algemeen Directeur, in zijn hoedanigheid van Voorzitter van de functie- en evaluatiecommissie, werd toegezonden, brengt de commissie een met redenen omkleed verslag uit. 26. Wie treft de definitieve beslissing in geval van Beroep ? Het advies van de functie- en evaluatiecommissie wordt schriftelijk ter kennis gebracht aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur en het personeelslid. De Voorzitter brengt het volledige dossier aan de agenda van de volgende zitting van het Bestuurscollege. Tegen de beslissing na beroep van het Bestuurscollege is geen hoger beroep mogelijk. Het Bestuurscollege motiveert zijn beslissing. 27. Gevolgen van de evaluatie “onvoldoende” De evaluatie “onvoldoende” die de tweede opeenvolgende maal geformuleerd wordt, wordt gelijkgesteld met een voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid. De beslissing tot ontslag wordt getroffen door het Bestuurscollege. De andere wettelijke mogelijkheden tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst en tot verlies van de hoedanigheid van vastbenoemde blijven onverminderd gelden. 28. Aanpassing van functie tijdens de evaluatieperiode. Het personeelslid dient zo snel mogelijk een nieuwe functiebeschrijving in te dienen. 29. Wijziging van betrekking (andere betrekking) tijdens de evaluatieperiode. Het personeelslid dient én een nieuwe functiebeschrijving én nieuwe doelstellingen in te dienen. Bij het einde van de evaluatieperiode zal het personeelslid geëvalueerd worden door de directe chefs van de respectievelijke functies.
8
