Infosessie studentenverenigingen
1. Student in Gent 2. Erkende studentenverenigingen 3. Een event organiseren in Gent
4. Ondersteuning
1. Student in Gent a) StuGent: studentenoverleg • Tweemaandelijks • Voorzitter: schepen van Onderwijs, Opvoeding en Jeugd, Elke Decruynaere • Wie? Stadsdiensten, kabinetten, Politie, studentenvertegenwoordigers, stuvo HOI, studentenverenigingen (konventen), externe partners • Wat? Platform voor studenten naar de stad toe – stad naar de studenten toe • Uiteenlopende onderwerpen
1. Student in Gent b) WIE DOET WAT Studentenambtenaar
Coördinerende rol tussen studenten, HOI, stadsdiensten en externe partners
Studenten stem geven in beleid: StuGent (studentenoverleg)
Opvolgen samenwerkingen:
Kot@gent Tumult.fm (cultuurblog, facebook en radio) studentENmobiliteit Werkgroep internationale studenten
Ondersteunen studentenevenementen zoals bvb Kick Off
• Studentenpreventiecoach Draaiboek kotgerelateerde overlast Doopdecreet Glasverbod Overpoort tussen 20u en 7u! Ook op Kramersplein. Plakbeleid Sensibilisatiecampagnes
Valentijnsactie Studentenvieruurtjes Marianne de kotmadam Kot op slot Bye bye nachtlawaai
c. Info • Website student in Gent
• Like Student in Gent op facebook
2. Erkende studentenverenigingen Wie? Alle verenigingen erkend door Universiteit Gent – DSA, stuvo’s hogescholen 151 erkende studentenverenigingen Voordelen? Logistieke ondersteuning evenementen
Gratis gebruik uitleendienst evenementen en feesten Korting zalenverhuur zalen Stad Gent
3. Een event organiseren in Gent
I.
OPENBAAR EVENEMENT
I. OPENBAAR EVENEMENT a) AANVRAAG inname openbaar domein: goedkeuring College nodig na advies veiligheidsdiensten •
Hou rekening met aanvraagtermijnen! Coördinatie met veiligheidsdiensten vereist? = aanvraag 3 maanden op voorhand! Alle andere evenementen = minstens 7 weken op voorhand
•
Aanvraag + INPLANTINGSPLAN doorsturen naar:
Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren Botermarkt 1, 9000 Gent (postadres!) Wiedauwkaai 49A, 9000 Gent (werkadres) Meer info: 09 269 46 11
[email protected]
I. OPENBAAR EVENEMENT b) DRANKVERGUNNING •
Onderscheid tussen gegiste dranken (bieren, wijnen…) en sterke dranken (gedistilleerde/gestookte dranken)
•
Wie vraagt aan? Verantwoordelijke(n) van de organisatie
•
Wanneer? Maand vooraf.
•
Wat heb je nodig?
Een plannetje met de ligging van de drankverkoop
Een moraliteitsattest (enkel de organisator)
Voor verenigingen met een statuut (bv. vzw’s): de statuten van de vereniging
Een toelichting wie welke activiteit organiseert (bv. een folder of uitnodiging)
I. OPENBAAR EVENEMENT •
Waar? Horecabureau
Belfortstraat 2 - 9000 Gent tel: 09 266 82 08
[email protected]
c) MORALITEITSATTEST •
Waarom? Om de drankvergunning te kunnen verkrijgen.
•
Waar? Bij de politie van de stad of gemeente waar je gedomicilieerd bent.
I. OPENBAAR EVENEMENT d) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN •
Kleinschalig event (<300): standaardregels
•
Midschalig event (300 – 2000): maximum geluidsniveau wordt beperkt tot 90 dB(A), gemeten als LAeq, 15 minuten
•
Grootschalig event (>2000): maximum geluidsniveau wordt beperkt tot 95 dB(A), gemeten als LAeq, 15 minuten
•
Einduur: weekregime (23:00 uur) en weekendregime. In het weekendregime (01:00 u) + uitloopfase –► uitzondering op weekregime moet aangevraagd worden! –► enkel Student Kick Off en 12urenloop
I. OPENBAAR EVENEMENT e) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN •
Event op openbaar domein: aanvraag naar
[email protected]
•
Event op privé-domein: aanvraag naar
[email protected]
•
Sonometer nodig? Via uitleendienst
[email protected]
I. OPENBAAR EVENEMENT f)
SABAM / BILLIJKE VERGOEDING
•
Licentie SABAM aanvragen
•
Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort.
•
Online aangifte billijke vergoeding minimum 5 dagen op voorhand
g) OPMAAK VEILIGHEIDSPLAN •
Op vraag van en i.s.m. veiligheidsdiensten (Politie en Brandweer), aanstellen veiligheidscoördinator.
•
Risico-analyse
•
Er wordt oa bepaald of je sfeerbeheerders, security, Politie moet inzetten, hulpdiensten
I. OPENBAAR EVENEMENT h) OPMAAK AFVALPLAN • Wanneer? > 500 bezoekers • In samenwerking met IVAGO www.ivago.be 09 240 81 11
[email protected] •Afvalplan mailen naar Ivago en dienst evenementen? •Tips voor een afvalarm evenement: Afval voorkomen + selectief inzamelen Afvalarme promotie Herbruikbare bekers (via Ivago) •www.groenevent.be/
I. OPENBAAR EVENEMENT i)
OPMAAK BEWONERSBRIEF
•
Impact op vlak van geluid, afval, bereikbaarheid?
•
Per brief buurtbewoners op de hoogte brengen (2 weken voor event)
•
Vermeld mogelijke impact en inspanningen m.b.t. Geluid: vermelden dat geluidshinder kan ontstaan; vermeld soundchecks (voor grotere evenementen), start- en einduur en vergunde geluidsnormen Op- en afbouwperiode Verkeer en bereikbaarheid: wordt het verkeer omgeleid? Blijven straten, huize, garages,… bereikbaar? Geldt er een tijdelijk parkeerverbod?
I. OPENBAAR EVENEMENT i)
OPMAAK BEWONERSBRIEF
•
Vermeld in de brief een telefoonnummer waarop de buurtbewoners jullie kunnen contacteren (zowel tijdens op- en afbouwperiode als ook tijdens activiteit!).
•
Bewonersbrief mailen aan (4 weken voor event): Politie via
[email protected]
[email protected] (wijkregisseur binnenstad)
I. OPENBAAR EVENEMENT k) AANVRAAG AANSLUITING ELEKTRICITEIT •
Aansluiting op elektriciteitsnet Stad Gent: aanvraag 8 weken op voorhand mailen naar
[email protected]
l)
AANVRAAG MATERIAAL
•
Podia, blusapparaten, afsluitingen, audio/visueel materiaal…
•
Gratis voor erkende studentenverenigingen
•
Eerst komt, eerst maalt: op tijd aanvraag doen!
•
Aanvraag mailen naar
[email protected]
3. Een event organiseren in Gent
II. GEEN INNAME OPENBARE DOMEIN
a) MELDINGSPLICHT bij politie / burgemeester Meldingsformulier 6 weken op voorhand mailen.
b) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN Uitbater moet voorwaarden (3 categorieën) zaal kennen, wil men een geluidsniveau spelen dat buiten reguliere niveaus ligt? = uitbater of organisator vraagt afwijking aan via
[email protected]
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG c) SABAM (= auteursrechten) •
Licentie aanvragen 10 dagen op voorhand
•
Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort.
d) BILLIJKE VERGOEDING (= uitvoerdersrechten) •
Online aangifte minimum 5 dagen op voorhand
•
Tenzij zaaluitbater een jaarvergoeding ‘dans’ betaald.
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG e) VERZEKERING Iedereen die bij organisatie event betrokken is, kan aansprakelijk gesteld worden voor het veroorzaken van schade bij derden. •
•
Reguliere werking = groepspolis burgerlijke aansprakelijkheid (BA)
Materiële schade
Lichamelijk schade
Buiten reguliere werking = bijkomende verzekering BA
Af en toe: dagverzekering afsluiten
Regelmatig: op jaarbasis BA exploitatie of uitbating afsluiten
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG e) VERZEKERING Via provincies kan je intekenen op een verzekering die naast BA ook rechtsbijstand en ongevallen verzekerd en gratis voor 100 vrijwilligersdagen per jaar. • Verzekering tegen ongevallen Heb je als organisator betaald personeel in dienst, dan ben je verplicht een verzekering tegen arbeidsongevallen af te sluiten. • Rechtsbijstand Een rechtsbijstandpolis dekt: burgerlijk verhaal, strafrechtelijke verdediging, burgerlijke verdediging, insolventie van derden en strafrechtelijke borgtocht.
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG f)
SECURITY – SFEERBEHEER
•
Niet verplicht: verantwoordelijke organisatie
•
Erkende bewakingsfirma: melden aan
[email protected]
•
Vrijwilligers: verschillende voorwaarden
Samengesteld uit eigen leden of aanwijsbare band met organisatoren 10 dagen voor event melden (namen, RRN en adres) aan burgemeester via
[email protected] Persoonscontrole, verkeersbegeleiding (parking) Gratis (geen vergoeding ontvangen, ook niet in natura) Max 4 maal per jaar sfeerbeheer inschakelen
Controle van kledij en goederen, slechts na toestemming van burgemeester
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG g) ZALEN •
Fuifzalenzoeker
•
Polyvalente zalen: Gildenhuis, OC Oostakker, JOC Minus One, JOC Vierde Zaal Gentbrugge, De Zulle
•
Tarief erkende studentenvereniging bij niet-commerciële activiteit
•
Checklist organisatie fuif op www.fuifpunt.be
4. Ondersteuning
I.
FINANCIEEL
I. FINANCIEEL a) ALLES KAN! Of toch bijna… •
-30 jaar
•
Film, mode, video, dans, multimedia, beeldende kunst, muziek, literatuur, theater, skaten, groenten kweken, breien,…
•
Alles Kan geeft je de kans om jouw cultureel, sportief, artistiek, sociaal of educatief idee te realiseren
•
Maximaal 3000 euro
•
Dossier indienen via www.alles-kan.be
•
Vrije tijd + Gent + toonmoment
I. FINANCIEEL b) BUURT BEWEEGT •
Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent plaatsvinden
•
Voorwaarden: duurzaam sport-/beweeggedrag tot doel hebben oog hebben voor gezondheid waarbij ethisch en medisch verantwoord sporten/bewegen centraal staat de sociale cohesie van de buurt bevorderen.
•
Wat? Gratis lesgever Gratis verzekering Gratis materiaal en advies
•
Timing: 6 weken op voorhand aanvraag mailen naar
[email protected]
I. FINANCIEEL c) WIJK AAN ZET •
Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent plaatsvinden
•
Wat? Festival, straatfeest, openluchtboekenmarkt, …
•
Voorwaarden: Verbeter het buurtgevoel van jouw wijk Subsidie moet in verhouding zijn met de kostprijs van het initiatief of project Jouw project moet uiterlijk binnen 1 jaar uitgevoerd worden
•
Wat? Tot 2.500 euro
•
Timing: aanvraag indienen in februari en september, mailen naar
[email protected]
•
Beoordeling door wijkjury, beslissing door college na 90 dagen
I. FINANCIEEL d) ANDERE SUBSIDIES •
Artiest zoekt feestneus
•
Klimaatproject
•
Ondersteuning sportieve evenementen
•
Socio-culturele events en feesten
•
Youth in action
4. Ondersteuning
II.
LOGISTIEK
II. LOGISTIEK a)UITLEENDIENSTEN •
Provincie Oost-Vlaanderen Centraal magazijn, Kapiteinstraat 55
[email protected]
www.oost-vlaanderen.be/uitleendienst •
Jeugddienst Stad Gent Fuifset audio, fuifset licht, sportmateriaal, groot materiaal Forelstraat 37 Aanvraagformulier:
[email protected] of
[email protected] Open: Maandag-vrijdag 9u-17u
•
Dienst Evementen, Feesten, Markten en Foren Podiumelementen, brandblussers, lichtset, … Wiedauwkaai 49A Aanvraagformulier:
[email protected]
•
Bloso: sportmateriaal
b) ZALENVERHUUR •
Jeugddienst-Huis van de student 3 zalen + beamer + laptop o Kioskzaal: 100 pers., podium, tafels, projectiescherm o Balkonzaal: 25 pers., tafels en stoelen o Living: buiten de diensturen
Sociaal culturele activiteiten = gratis Beschikbaar? Minimum 3 weken op voorhand aanvragen Aanvraagformulier + brandverzekering + burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid
b) ZALENVERHUUR •
Andere zalen Stad Gent Voor vergaderingen, repetities, voorstellingen, lezingen, presentaties, e.a. Cultuurdienst Zalen Veldstraat 82A, 9000 Gent 09 269 84 65 of 09 269 84 75
[email protected] Elke weekdag open van 9.00 tot 13.00 uur
c) GENTSE GRUUTE KUIS •
Week voor of na zondag 20 maart
•
Oproep aan studentenverenigingen om deel te nemen
•
Plein, park, straat schoonmaken
•
Inschrijven via www.ivago.be
•
Materiaal via Ivago:
handschoenen, grijpers, veegborstels, zakken
schriftelijke instructies en veiligheidstips
ophalen van het ingezamelde afval
• Na opkuis volgt een attentie van Ivago!
Contactgegevens Anneke Vanden Bulcke (studentenambtenaar)
[email protected] Frank De Staebel (fuifambtenaar)
[email protected] Jeugddienst – Huis van de Student Kammerstraat 10 9000 Gent 09 269 81 10 Openingsuren: maandag - woensdag - vrijdag 09.00 - 12.30 uur en 13.30 - 17.00 uur Dinsdag 13.30 - 17.00 uur Donderdag gesloten
Bedankt voor uw aandacht
