INFOSESSIE ANALYTISCH BOEKHOUDEN

INFOSESSIE ANALYTISCH BOEKHOUDEN

INHOUD INLEIDING 1. ALGEMENE BOEKHOUDING 2. ANALYTISCHE BOEKHOUDING 3. OVERGANG TUSSEN HUIDIG EN NIEUW DECREET

2

INLEIDING

BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN DECREET 13 JULI 2001 OSV : geen boekhoudkundige bepalingen Gesubsidieerde sportfederaties & koepelorganisatie Dubbele boekhouding Rekeningstelsel vastgesteld door Sport Vlaanderen Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december Boekhoudkundige stukken bewaard op secretariaat sportfederatie/koepelorganisatie of bij het boekhoudkantoor Financieel verslag Jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting) Ondertekend verslag AV (goedkeuring jaarrekening) Saldibalans (klasse 1 t.e.m. 7) Inventaris vaste activa en bijhorende afschrijvingstabellen 4

BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN DECREET GEORGANISEERDE SPORTSECTOR (vanaf 2017) Van toepassing op elke gesubsidieerde actor Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen Beperkt rekeningstelsel (geen nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen Algemene rekeningen: subsidieerbare kosten beleidsfocussen Analytische rekeningen: algemeen: uitvoering beleid sportfederaties/OSV: beleidsfocussen koepelorganisatie: opdracht sportclubs ondersteunen

Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december Boekhoudkundige stukken bewaard op secretariaat sportfederatie/koepelorganisatie of bij het boekhoudkantoor Financieel verslag Jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting) Ondertekend verslag AV (goedkeuring jaarrekening) Saldibalans (klasse 1 t.e.m. 7) Analytisch grootboek 5

1. ALGEMENE BOEKHOUDING

1. Algemene boekhouding 1.1. Boekhoudkundige verplichtingen vanuit de vzw-wetgeving • Wet van 2 mei 2002 (nieuwe vzw-wetgeving) • Afhankelijk van omvang van de vereniging Kleine vereniging indien slechts aan één criteria voldaan: – 5 voltijdse werknemers in dienst; – 312.500 EUR ontvangsten; – 1.249.500 EUR balanstotaal.  Voeren van een vereenvoudigde boekhouding en neerleggen stukken bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel 7

1. Algemene boekhouding Grote vereniging indien minstens twee van de drie criteria voldaan:  Voeren van een dubbele boekhouding en neerleggen van een jaarrekening volgens het verkort schema Conform huidige decreet voeren alle gesubsidieerde sportfederaties een dubbele boekhouding Zeer grote vereniging indien: – Gemiddeld over het jaar 100 voltijdse werknemers tewerkstellen OF minstens twee van onderstaande drie criteria overschrijden: – 50 voltijdse werknemers in dienst; – 7.300.000 EUR ontvangsten; – 3.650.000 EUR balanstotaal.  Voeren van een dubbele boekhouding en neerleggen van een jaarrekening volgens het volledig schema 8

1. Algemene boekhouding DOEL Algemene boekhouding vanuit de wetgeving: Voldoen aan informatievragen van verschillende partijen: – Algemene Vergadering (goedkeuring begroting en jaarrekening) – Overheid: • Nationale Bank van België of Griffie van de Rechtbank van Koophandel  neerleggen jaarrekening • FOD Financiën: verschaffen informatie in het kader van belastingen (patrimoniumtaks, rechtspersonenbelasting, …) • … – ….

9

1. Algemene boekhouding 1.2. Boekhoudkundige verplichtingen vanuit Sport Vlaanderen (nieuw decreet) – Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen – Beperkt rekeningstelsel (geen nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen • Algemene rekeningen: subsidieerbare kosten beleidsfocussen • Analytische rekeningen: – algemeen: uitvoering beleid – sportfederaties/OSV: beleidsfocussen – koepelorganisatie: opdracht sportclubs ondersteunen – Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december – … 10

1. Algemene boekhouding 1.3. Rekeningstelsel  Algemeen  Minimum Algemeen Rekeningstelsel (MAR) voor vzw’s  Huidig decreet  Rekeningstelsel vastgesteld door Sport Vlaanderen (sedert 2013 volledig conform het MAR)

 Nieuw decreet Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen, met beperkte aantal vooropgestelde rekeningen (geen voorgeschreven nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen – Bijlage 1: Minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel voor vzw’s – Bijlage 2: Boekhoudplan Vlaamse Sportfederaties (geldig vanaf boekjaar 2013) 11

1. Algemene boekhouding Overzicht van het rekeningstelsel Balans, actief = middelen (omzetbaarheid) Oprichtingskosten Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Vorderingen > 1 jaar Voorraden Vorderingen < 1 jaar Omzetbare activa Overlopende rekeningen Geldbeleggingen Liquide Middelen Beschikbare activa

VASTE ACTIVA

VLOTTENDE ACTIVA

12

1. Algemene boekhouding Balans, passief = bronnen (opvraagbaarheid) Fondsen van de vereniging Herwaarderingsmeerwaarde Bestemde fondsen Overgedragen resultaat Kapitaalsubsidies Voorzieningen Schulden > 1 jaar Schulden < 1 jaar Overlopende rekeningen

Eigen vermogen

Voorzieningen Vreemd vermogen

13

1. Algemene boekhouding Resultatenrekening Werkingsopbrengsten (70-74) – werkingskosten (60-64) = werkingsresultaat Financiële opbrengsten (75) – financiële kosten (65) = financieel resultaat

Uitzonderlijke opbrengsten (76) – uitzonderlijke kosten (66) = uitzonderlijk resultaat

RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR

14

1. Algemene boekhouding Resultatenrekening Werkingsopbrengsten (70-74): 70 71 72 73 74

Omzet Wijzigingen in de voorraad en bestellingen in uitvoering Geproduceerde vaste activa Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies Andere bedrijfsopbrengsten

15

1. Algemene boekhouding Resultatenrekening Werkingskosten (60-64): 60 61 62 63

Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen Diensten en diverse goederen Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen Afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen voor risico’s en kosten 64 Andere bedrijfskosten

16

1. Algemene boekhouding Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december 2012 413 483

Te ontvangen subsidies Terug te betalen subsidies

50

Geldbeleggingen andere dan aandelen, vast-rentende effecten en termijndeposito's Aanschaffingswaarde Geboekte waardeverminderingen (-)

500 509

17

1. Algemene boekhouding Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december 2012 168 638

67 670 6701 6702 6703 671

Voorzieningen voor terug te betalen subsidies, schenkingen en legaten met terugnemingsrecht Voorzieningen voor terug te betalen subsidies, schenkingen en legaten met terugnemingsrecht

Belastingen Inkomstenbelasting Onroerende voorheffing Roerende voorheffing Overige inkomstenbelasting Jaarlijkse taks tot vergoeding van de successierechten 18

1. Algemene boekhouding Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december 2012 690 691 693

Overgedragen negatief resultaat van het vorig boekjaar Overboeking naar de bestemde fondsen Over te dragen positief resultaat

73 737 738

Lidgelden, schenkingen, legaten en subsidies Exploitatie subsidies Compenserende bedragen ter vermindering van de loonkost

790 791 792

Overgedragen positief resultaat van het vorig boekjaar Onttrekking aan de bestemde fondsen Onttrekking aan de fondsen van de vereniging 19

1. Algemene boekhouding 1.4. Samenvatting

 Gebruik van het minimum algemeen rekeningstelsel, zelf verder uit te werken;  Gebruik van een bestaand rekeningstelsel dat conform het MAR is;  Wijzigingen aan het MAR dienen te worden toegepast (zoals KB 18/12/2012) of toekomstige wijziging rekening 66/76…  Eenduidige manier van werken  MAR is steeds in overeenstemming met gebruikt boekhoudplan  Eenvoudigere opmaak van de wettelijke jaarrekening

20

1. Algemene boekhouding Voorbeeld, gebruik eigen rekeningstelsel (op basis van boekhoudplan 2013)

 Uitsplitsing per opdracht niet meer verplicht  Geen verplichte indeling binnen de rekeningen 21

1. Algemene boekhouding Samenvatting:

– Kan mijn federatie verder werken met bestaande boekhoudplan? – Mag ik mijn gemaakte kosten blijven verdelen over de basisopdrachten in het rekeningstelsel? – Kan er vanaf 01/01/2017 met een volledig nieuw rekeningstelsel gewerkt worden? Kan het rekeningstelsel voor vennootschappen toegepast worden? – Is het mogelijk verder te werken met het bestaande boekhoudplan en pas op bijvoorbeeld 01/01/2019 met een nieuw rekeningstelsel te starten? – …

22

2. ANALYTISCHE BOEKHOUDING

2. Analytische boekhouding ALGEMEEN Wat? Kosten en opbrengsten van een bepaalde periode die in de algemene boekhouding naar kostensoort toegewezen zijn worden toegewezen naar plaats en verantwoordelijkheid. Waarom? • Voldoen aan de informatiebehoefte van de Raad van Bestuur en/of directie; • Beschikken over gedetailleerde informatie gekoppeld aan de boekhouding (niet vertrekkende van eigen gegevens)  beleidsrelevante informatie; • ….

24

2. Analytische boekhouding ALGEMEEN Hoe? Elke organisatie is anders, zo ook de noden  het analytisch boekhoudsysteem dient opgemaakt te worden op basis van de gewenste informatie = de noden van de federatie • Geen vast stramien/sjabloon; • Voldoen aan de noden van de federatie: – – – –

Raad van Bestuur; Interne werking, budgetverantwoordelijke; Sport Vlaanderen (minimaal op te nemen gegevens); … 25

2.1 Opmaak analytisch plan

2.1 Opmaak analytisch plan Stap 1  noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen Vanuit Sport Vlaanderen, zie slides infosessie ontwerpdecreet 29/04/2016, waarvan beperkte selectie hieronder…

27

3. BELEIDSPLAN slides 29/04/2016

UITGANGSPUNT

BELEIDSPLAN = WERK- en BELEIDSINSTRUMENT Op regelmatige basis de status van uitvoering (stand van zaken) mbt de acties en doelstellingen in kaart brengen Bijsturen van de strategische planning waar nodig Het eigen beleid financieel kunnen opvolgen →Bovenal moet het beleidsplan gedragen, gebruikt en gecommuniceerd worden vanuit de organisatie 29

inleiding

Missie

gegevens verzameling

•organogram + wie doet wat •betekenis van het beleidsplan voor de sportfederatie

•bestaansreden van de sportfederatie •geeft een richtinggevende visie voor de strategische doelstellingen, de werking en de interne organisatie

•inventarisatie en beschrijving van huidige situatie/beleid - interne en externe analyse •situatieschets van noden en behoeften

L U I K 1

•interpreteren van de huidige toestand, het afwegen van belangen en prioriteiten, het inschatten van noden en behoeften gegevens- •het formuleren van de beleidsuitdagingen

analyse

doelstellingen

•beschrijven in feite wat de sportfederatie wil bereiken in de komende beleidsperiode •de prioritaire beleidsuitdagingen concretiseren, steeds rekening houdend met de missie van de federatie

•plannen van acties die gekoppeld zijn aan de geformuleerde doelstellingen met een strategische daaraan gekoppelde timing en begroting. planning

evaluatie

•belangrijke fase die niet mag vergeten worden! •is het beleidsplan uitgevoerd? is het beleidsplan effectief en efficiënt? • evalueren om na te gaan of er bijsturing van het beleidsplan nodig is

L U I K 2

30

LUIK 1

= TEKSTDOCUMENT DAT VOLGENDE FASES BEVAT: INLEIDING MISSIE EN VISIE GEGEVENSVERZAMELING GEGEVENSANALYSE

De gegevensverzameling hoeft niet langer per basisopdracht te worden opgedeeld → kan ook op basis van disciplines, commissies, doelgroepen,.. 31

LUIK 2

= SPREADSHEET DAT VOLGENDE FASES BEVAT/VOORZIET: DOELSTELLINGEN STRATEGISCHE PLANNING (acties – timing – begroting) EVALUATIE

Sport Vlaanderen stelt een sjabloon ter beschikking. Sportfederaties zijn echter vrij om een eigen schema te hanteren. Het schema dient echter wel een aantal verplichte velden te bevatten. 32

LUIK 2 MINIMAAL OP TE NEMEN VELDEN Doelstellingen met de daaraan gekoppelde acties Aanduiding van de indicator op niveau van de doelstellingen Timing Verantwoordelijke per doelstelling 4-jaarlijkse begroting gekoppeld aan de vooropgestelde acties en overige werking van de sportfederatie Analytische code om de volledige werking op een efficiënte wijze financieel te monitoren (niet verplicht voor louter erkende SF) Status uitvoering Status resultaatrekening Dit zijn velden ter opvolging van het uitgestippelde beleid en zullen bij aanvang van de beleidsperiode dus lege velden zijn 33

DOELSTELLINGEN EN ACTIES

Geen verplichting om de doelstellingen te linken aan de basisopdrachten, ook niet voor de koepelorganisatie, de OSV’s en de twee overige organisaties die in het decreet in aanmerking komen voor subsidiëring → administratie zal uiteraard wel nog controleren of de basisopdrachten worden uitgevoerd Acties worden in Luik 2 voldoende ruim omschreven! 34

4-JAARLIJKSE BEGROTING

In luik 2 (de spreadsheet) wordt de 4-jaarlijkse begroting gekoppeld aan het 4-jaarlijkse actieplan Zaken die deel uitmaken van de gehele werking van de organisatie, maar niet gekoppeld kunnen worden aan acties, worden afzonderlijk opgenomen in het schema zodat de begroting volledig is. Hierbij denken we aan domeinen zoals huisvesting, personeel, hard- en software,.. → de integrale begroting van de organisatie moet vervat zitten in luik 2 van het beleidsplan 35

ANALYTISCHE CODE Voor de financiële opvolging van het eigen beleid zullen de gesubsidieerde sportfederaties en organisaties vanaf 2017 een analytische boekhouding voeren Gebruik van analytische codes laat het toe om de volledige werking op een efficiënte wijze financieel te monitoren In samenwerking met SBB, een accountants- en adviesbureau, organiseert Sport Vlaanderen hierover infosessies op 12-13 mei die u wegwijs maken in: Het opstellen van een analytisch plan Het voeren van een analytische boekhouding De integratie van een analytisch rapport in de spreadsheet van het beleidsplan (luik 2)

36

NAAM/ LOGO ORGANISATIE SD

OD

SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001

SD002 SD002 SD002 SD002

Omschrijving

Omschrijving van de strategische doelstelling OD001 Omschrijving van de operationele doelstelling OD001 A0001 Omschrijving van de actie OD001 A0002 … OD001 A0003 … OD002 Omschrijving van de operationele doelstelling OD002 A0004 Omschrijving van de actie OD002 A0005 … OD002 A0006 …

SD002 SD002 SD002 SD002 SD002

Actie

Status uitvoering actie/doelste AnaTiming lling huidig lytische indicator Verantw werkingsjaar code 2017 2018 2019 2020


DM001 DM001 IT001 DM001 IT002 DM002 IT003

Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb personeel) ITEM 1 (bvb lonen) ITEM 2 (bvb verzekeringen) ITEM 3 (bvb verplaatsingen)

DM002 DM002 IT004

Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb huisvesting) ITEM 4

Begroting 2017

Status resultaatsrekening 2017

kos ten

opbrengs te n

kos ten

opbrengs te n

som kosten SD001

som opbrengsten SD001

som kosten SD001


som som kosten opbrengsten som kosten OD001 OD001 OD001

som opbrengsten OD001




som kosten SD002






som kosten DM001

som opbrengsten DM001

som kosten DM001


som kosten DM002


som kosten DM002


Totaal kosten 2017

Totaal opbrengste n 2017

Totaal kosten 2017

Totaal opbrengste 37 n 2017

som kosten SD002

GEHELE BELEID GEÏNTEGREERD

→ HET 4-JAARLIJKS BELEIDSPLAN OMVAT DE GEHELE WERKING VAN DE SPORTFEDERATIE Werking rond de basisopdrachten Eventuele beleidsfocussen Gezond en ethisch sporten Anti-dopingbeleid … 4-jaarlijkse begroting die de gehele werking omvat 38

GEHELE BELEID GEÏNTEGREERD

LUIK 1= TEKSTDOCUMENT DAT VOLGENDE FASES BEVAT: INLEIDING MISSIE EN VISIE GEGEVENSVERZAMELING GEGEVENSANALYSE

Gegevensverzameling en – analyse van eventuele beleidsfocussen worden uitgewerkt (EXCL topsport)

LUIK 2= SPREADSHEET DAT VOLGENDE FASES BEVAT: DOELSTELLINGEN STRATEGISCHE PLANNING

Uitwerking van minimum 1 afzonderlijke doelstelling per beleidsfocus (INCL topsport) 39

EXTRA UITLEG EN VOORBEELDEN

Laatste versie van de leidraad beschikbaar via de website van Sport Vlaanderen Extra specifieke uitleg omtrent het gebruik van het ter beschikking gestelde sjabloon in de leidraad opgenomen Uitgewerkt voorbeeld van LUIK 2 (spreadsheet) ook raadpleegbaar via de website Bij vragen kan u steeds contact opnemen met de afdeling subsidiëring van Sport Vlaanderen 40

2.1 Opmaak analytisch plan Stap 1  noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen Vanuit Sport Vlaanderen: •

Strategische doelstelling/operationele doelstelling – Actie  Per beleidsfocus doelstelling(en), actie(s)

41

2.1 Opmaak analytisch plan Stap 1  noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen Welke informatie wil mijn eigen federatie opvolgen: • Informatie per dienst? – – –

Dienst communicatie; Dienst marketing; Dienst recreatieve sportbeoefening; • • •

•

Sporttak 1 Sporttak 2 …

Informatie per discipline? – – – –

Jumping; Dressuur; Eventing; …

42

2.1 Opmaak analytisch plan •

Informatie per project? – – –

• •

Jeugdsport G-sport …

Per evenement? …

 Vaak combinatie van verschillende van bovenstaande voorbeelden: •

Algemeen • • • •

•

Recreatie • •

•

Secretariaat Raad van Bestuur Communicatie Provincie Sportkampen Evenement: dag van de ….

Competitie • •

Voorbereiding Olympische Spelen dames …

43

2.1 Opmaak analytisch plan Stap 2  Bepalen van de opbouw van analytisch(e) plan(nen) BELANGRIJK, rekening houdend met: • De noden van de verschillende informatievragers (Raad van Bestuur, personeel, Sport Vlaanderen, …); • De praktische werkbaarheid/haalbaarheid binnen de federatie (wie zal de input doen, wie zal de codering doen); • De mogelijkheden van het bestaande boekhoudpakket  indien onvoldoende mogelijkheden om bijkomende modules aan te kopen of met een ander pakket te werken; • …

44

2.1 Opmaak analytisch plan Stap 3  Testen! Test het opgebouwde plan(nen) op logica, bruikbaarheid en volledigheid alvorens het te implementeren in de werking. Dit kan eenvoudig vooraf gebeuren door in Excel een reeks facturen van de federatie (aankoop en verkoop) toe te wijzen aan het analytisch rekeningstelsel. Uiteraard zal het analytisch plan mee groeien met de federatie én mogelijks dus ook dienen aangepast te worden in de verdere levensloop.

45

2.1 Opmaak analytisch plan Stap 4  Gebruik het analytisch plan! Een goed gestructureerd analytisch plan geeft (mogelijks) een schat aan informatie, gebruik deze ook door na het toewijzen van kosten en opbrengsten de informatie verder te gaan analyseren = beleidsrelevant ENKELE AANDACHTPUNTEN: • Wijs zorgvuldig en correct toe; • Directe kosten worden toegewezen, indirecte kosten worden zoveel mogelijk direct gemaakt; • Kosten en opbrengsten die niet toewijsbaar zijn wijzen we niet toe  Ga niet arbitrair versleutelen (vb. “overhead” kosten) Om tussen de algemene boekhouding en de analytische boekhouding geen verschil te hebben vangen we deze kosten uiteraard wel op = contributiemethode 46

2.2 Praktijkvoorbeeld

Zie bijlage 3

NAAM/ LOGO ORGANISATIE SD

OD

SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001

SD002 SD002 SD002 SD002

Omschrijving


SD002 SD002 SD002 SD002 SD002

Actie

Status uitvoering actie/doelste AnaTiming lling huidig lytische 2017 2018 2019 2020 indicator Verantw werkingsjaar code


DM001 DM001 IT001 DM001 IT002 DM002 IT003

Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb personeel) ITEM 1 (bvb lonen) ITEM 2 (bvb verzekeringen) ITEM 3 (bvb verplaatsingen)

DM002 DM002 IT004

Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb huisvesting) ITEM 4

Begroting 2017

Status resultaatsrekening 2017

kos ten

opbrengs te n

kos ten

opbrengs te n

som kosten SD001


som kosten SD001







som kosten SD002






som kosten DM001


som kosten DM001


som kosten DM002


som kosten DM002


Totaal kosten 2017


Totaal kosten 2017


som kosten SD002

48

ANALYTISCHE BOEKHOUDING: 4 VOORBEELDEN

Boekingsdocument sociaal secretariaat met loonlast januari 2017 van scouter en boekhouder, beiden in loondienst Aankoopfactuur van de provincie voor zowel de huur van vergaderzaal voor de infosessie clubs ivm subsidies voor G-sport georganiseerd op 2/03/2017 als de maandelijkse huur van het secretariaat Verkoopfactuur aan club voor deelname met drie mensen aan infosessie ivm subsidies voor G-sport Ontvangst lidgeld van club 49

VOORBEELD 1

Boekingsdocument sociaal secretariaat met loonlast januari 2017 van scouter en boekhouder, beiden in loondienst

A0019 A0028

50

VOORBEELD 1 Koppeling beleidsplan SD004 BF Topsport: de sportfederatie voert een integraal topsportbeleid van talentdetectie tot elitesporter OD008 De sportfederatie participeert in één of meerdere prestatieprogramma’s, met het oog op het behalen van topsportresultaten op korte termijn (Olympiade 2017-2020) A0019 Prestatieprogramma 1 A0020 Prestatieprogramma 2 A0021 Prestatieprogramma 3

De sportfederatie participeert in één of meerdere ontwikkelingsprogramma’s, met het oog op het behalen van topsportresultaten op (middel)lange termijn (Olympiade 2014 ev.) De organisatie van topsportevenementen

51

VOORBEELD 1 Koppeling beleidsplan DM001 Domein Personeel IT001 lonen A0028 Secretariaatsmedewerkers A0029 Directieleden

IT002 verzekeringen IT003 verplaatsingen

52

VOORBEELD 1

Input algemene boekhouding (MAR)

53

VOORBEELD 1

Input analytische boekhouding

54

VOORBEELD 2

Aankoopfactuur van de provincie voor zowel de huur van vergaderzaal voor de infosessie clubs ivm subsidies voor G-sport georganiseerd op 2/03/2017 als de maandelijkse huur van het secretariaat A0017 A0034

55

VOORBEELD 2 SD003 BF JEUGDSPORT: Eind 2017 zal onze federatie 12% meer jeugdleden tellen tov eind 2016 OD006 Tegen eind 2015 is het aantal meisjesleden met 15% gestegen tov eind 2016 OD007 Tegen eind 2017 is het aantal G-jeugdleden met 15% gestegen tov eind 2016 A0015 Werkgroep/commissie oprichten voor onze G-jeugd A0016 Een nauwe samenwerking uitbouwen met de G-sportfederatie en het G-sportplatform ter ondersteuning van onze G-werking A0017 Clubs en leden informeren over de verschillende subsidiemogelijkheden voor G-sport

56

VOORBEELD 2 DM002 Domein Huisvesting IT004 Kantoorruimte A0034 Huur kantoorruimte A0035 Brandverzekering

57

VOORBEELD 2


58

VOORBEELD 2


59

VOORBEELD 3

Verkoopfactuur aan club voor deelname met drie mensen aan infosessie ivm subsidies voor G-sport  A0017

60

VOORBEELD 3 SD003 BF JEUGDSPORT: Eind 2017 zal onze federatie 12% meer jeugdleden tellen tov eind 2016 OD006 Tegen eind 2015 is het aantal meisjesleden met 15% gestegen tov eind 2016 OD007 Tegen eind 2017 is het aantal G-jeugdleden met 15% gestegen tov eind 2016 A0015 Werkgroep/commissie oprichten voor onze G-jeugd A0016 Een nauwe samenwerking uitbouwen met de G-sportfederatie en het G-sportplatform ter ondersteuning van onze G-werking A0017 Clubs en leden informeren over de verschillende subsidiemogelijkheden voor G-sport

61

VOORBEELD 3


62

VOORBEELD 3


63

VOORBEELD 4

Ontvangst lidgeld van club  A0036

64

VOORBEELD 4 DM003 Domein lidgelden, schenkingen en subsidies IT005 lidgelden A0036 Lidgelden aangesloten sportclubs A0037 Lidgelden aangesloten leden

IT002 schenkingen IT003 subsidies

65

VOORBEELD 4


66

VOORBEELD 4


67

ALGEMENE & ANALYTISCHE BOEKHOUDING Boekingsdocument sociaal secretariaat Aankoopfactuur provincie Verkoopfactuur ivm infosessie Ontvangst lidgeld van club

Algemene boekhouding - Openstaande klanten/leveranciers - Proef- en saldibalans - Interne balans - Historiek per rekening -…

Analytische boekhouding - Analytische balans - Analytische historiek (per actie) - Analytische historiek per rekening -… 68

ALGEMENE BOEKHOUDING Proef- en saldibalans

69

ANALYTISCHE BOEKHOUDING Balans per analytische code

70

ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek

71

ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek actie A0017

72

ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek per grootboekrekening

73

2.3 Integratie analytische boekhouding in schema beleidsplan

2.3 Integratie Wat? Exporteren van analytische gegevens uit het boekhoudpakket. • • • •

Waarom? Om te rapporteren aan verschillende belanghebbenden Om gegevens verder te analyseren Budgetopvolging … Hoe? Kan op verschillende manieren, afhankelijk van de mogelijkheden van het boekhoudpakket. Export kan in meeste gevallen eenvoudig via Excel gebeuren. Voorbeeld uitgewerkt op basis van boekhoudpakket Winbooks, werkwijze en mogelijkheden kunnen verschillen in andere pakketten.

75

2.3 Integratie Voorbeeld: Export in pdf vanuit boekhoudpakket van analytische historiek

76

2.3 Integratie Voorbeeld: Export in Excel vanuit boekhoudpakket van analytische historiek

77

2.3 Integratie  Excel gebruiken als basis om periodiek te gaan rapporteren  In voorbeeld volledige historiek, maar ook mogelijk om voor bepaalde periode gegevens te exporteren  bijvoorbeeld om periodes te vergelijken  Mogelijk om gegevens per analytische rekening of per grootboekrekening te gaan exporteren  …

78

2.3 Integratie

79

2.3 Integratie  Excel gebruiken als basis om periodiek te gaan rapporteren  Vervolgens gegevens export opnemen in rapport via formules Excel Voorbeeld:

80

3. OVERGANG TUSSEN HUIDIG EN NIEUW REKENINGSTELSEL

3.Overgang tussen stelsels 3.1 Organisatie voert nog geen analytische boekhouding 1. Mogelijkheden van het huidig boekhoudpakket analyseren en aanpassingen doorvoeren indien nodig; 2. Het rekeningplan van de algemene boekhouding omvat nog de opsplitsing per basisopdracht of facultatieve opdrachten dit is niet langer noodzakelijk (indien gewenst deze uitsplitsing wegnemen) ook andere vereenvoudigingen of aanvullingen kunnen nu gebeuren; 3. Analytisch plan opmaken volgens de noodzaak tot rapportering(zie eerder); 4. Intern afspraken maken omtrent analytische codering van de boekhoudkundige stukken. 82

3.Overgang tussen stelsels 3.2 Organisatie voert reeds een analytische boekhouding  Voor de eigen informatiebehoeften 1. Het rekeningplan van de algemene boekhouding omvat nog de opsplitsing per basisopdracht of facultatieve opdrachten dit is niet langer noodzakelijk (indien gewenst deze uitsplitsing wegnemen) ook andere vereenvoudigingen of aanvullingen kunnen nu gebeuren; 2. Analytisch plan aanvullen volgens de noodzaak tot rapportering  eigen informatiebehoeften en rapportering beleidsplan Sport Vlaanderen. Keuze maken of dit in één of meerdere analytische plannen zal gebeuren. 3. Indien nodig intern afspraken maken omtrent aangepaste analytische codering van de boekhoudkundige stukken. 83

3.Overgang tussen stelsels 3.2 Organisatie voert reeds een analytische boekhouding  Voor Sport Vlaanderen (en eigen informatiebehoeften) 1. Analytisch plan aanvullen volgens de noodzaak tot rapportering (indien nodig) eigen informatiebehoeften en rapportering beleidsplan Sport Vlaanderen. Keuze maken of dit in één of meerdere analytische plannen zal gebeuren. 2. Indien nodig intern afspraken maken omtrent aangepaste analytische codering van de boekhoudkundige stukken.

84

Sylvia Thienpont Senior consultant social profit SBB Accountants & Adviseurs [email protected] 09/356 05 27

INFOSESSIE ANALYTISCH BOEKHOUDEN

Recommend Documents