ICT-Diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Infosessie Groepsaankopen
5 september 2014
05/09/2014
Objectieven van deze infosessie Introductie tot de dienst Groepsaankopen binnen de raamovereenkomst Exploitatiegebonden ICTdiensten: Meerwaarden Beschrijving van de Dienst ? Welke producten, wie kan deelnemen, hoe deelnemen en opvolgen Concrete invulling Vragen en antwoorden
2
04/06/2013
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Meerwaarden
• Betere prijzen door volumekortingen • Eenvoudig in te stappen en op te volgen • Administratieve lastenverlaging door standaardisatie
3
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Wat zijn groepsaankopen? Wat zijn Groepsaankopen ? Het gecentraliseerd aankopen van ICT-producten in grote volumes -> betere eenheidsprijs. Samen sterker.
Voornaamste doelstellingen ? Het realiseren van volumekortingen, gebaseerd op de bundeling van de vragen m.b.t. ICT-gebruikersinfrastructuur binnen een brede Vlaamse overheid en de lokale besturen. Schaalvoordelen en administratieve lastenverlaging.
4
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Groepsaankopen binnen raamcontract Exploitatiegebonden ICT-diensten HB-plus organiseert jaarlijks een groepsaankoop met een mogelijkheid van tussentijdse bijbestellingen. Een eerste aankoop wordt georganiseerd vóór 31 januari 2015. Vanaf die startdatum worden de Groepsaankopen jaarlijks doorgevoerd op basis van nieuwe of aangepaste noden. De groepsaankopen worden uitgevoerd in een aantal fasen:
Klantenbevraging
Marktbevraging
Toewijzing aan leverancier
Werkaanvragen voor deelbestellingen
Deelbestelling = het bevestigd volume per klant binnen de groepsaankoop Bijbestelling = aankoop via productcatalogus
5
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Welke producten worden aangeboden via groepsaankopen? Alle standaardiseerbare producten die gekoppeld zijn aan de end-to-end Dienstverlening zoals gedefinieerd in de Service Cataloog HB-plus. Voorbeelden: pc’s, tablets, smartphones, printers, …. Elk standaard product, waarvoor een volumekorting te realiseren is, komt in aanmerking. Meeste kans op een succesvolle markcompetitie indien: het opgegeven indicatieve volume groot is het aantal alternatieve aanbieders voldoende is
HB-plus is verantwoordelijk voor de organisatie van groepsaankopen (= dienst binnen raamovereenkomst Exploitatiegebonden ICT-diensten). 6
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Wie kan deelnemen?
Elke entiteit binnen de Vlaamse overheid, lokale besturen en provincies kan deelnemen aan de groepsaankopen. Zie informatie op de website van Bestuurszaken http://www.bestuurszaken.be/ictcontract#wie).
7
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Eenvoudig in te stappen Duid per entiteit een of meerdere geautoriseerde gebruikers aan via: Het Groepsaankoop Forum: https://www.hbplus.be/groepsaankopen-overzicht
Generieke mailbox :
[email protected] 8
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Eenvoudig op te volgen Via het Groepsaankoop Forum
= een website, centraal platform waar de Klant: Wordt geïnformeerd over de georganiseerde Groepsaankopen (via de site zelf én via geautomatiseerde mails) Zich in de verschillende Groepsaankopen kan inschrijven met een indicatief volume Wordt geïnformeerd over de statussen van de verschillende Groepsaankopen Na de productselectie en het vastleggen van een eenheidsprijs, zijn inschrijving met een vastgelegd volume kan bevestigen Vragen, bemerkingen en suggesties naar de beheerder kan richten
05/09/2014
Aan alle inschrijvingen en bevestigingen zijn ook geautomatiseerde mails gelinkt
9
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Proces groepsaankopen Gealigneerd met service portfolio (end-to-end)
Acties HB-plus
• HB-plus definieert de standaard producten • Samenstelling van de productcategorieën van de Groepsaankopen • Publicatie van het aanbod op de website (Groepsaankoop Forum)
Aanbod
Noden
Technologie en / of distributie
Analyse Op basis van indicatieve volumes
Marktbevraging
Bevestiging en bestelling
Uitvoering
Afgestemd op klantenbehoeften en technologische evolutie
Acties klant Maximaal ‘merkloos’ (functionele vereisten)
• Inschrijven op het aanbod via de website (Groepsaankoop Forum) met vermelding van de gewenste indicatieve volumes
• Definitie van de benodigde marktbevragingen • Voorbereiding van de marktbevragingen
• Uitvoeren van de marktbevragingen • Evaluatie en selectie van de producten
Selectie o.b.v. functionele, technische (incl. duurzaamheid), SLA, beschikbaarheid spares en contractuele criteria
• Bevestigen van de effectieve volumes op basis van de onderhandelde eenheidsprijzen • Bevestiging of men gebruik wenst te maken van optionele HB-plus exploitatiediensten • Financiële goedkeuring van de door HB-plus aangeboden offerte • Uitvoeren van de deelbestellingen (bevestigde volumes) via werkaanvragen • Uitvoeren van bijbestellingen via Productcatalogus
Eenheidsprijzen deel- en bijbestellingen zullen verschillen
10
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Gehanteerde evaluatie- en selectiecriteria bij Groepsaankopen
Uitsluitingscriteria Conformiteit aan HB-plus Diensten (SLA) Conformiteit aan contractuele afspraken (back-to-back aan BC) Conformiteit aan de HB-plus bestelprocedures
Selectiecriteria Technische vereisten Duurzaamheid Prijs
11
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Concrete invulling – welke producten Productcatalogus versie Basiscontract 2015 vs Groepsaankopen Functionele benaming Desktop PC
Premium+ Premium
Laptop PC
Premium+
Premium Standaard Travel
Tablet
Smartphone
Requirements Enterprise grade, Tower, 16GB RAM, SSD 256 GB + 1TB Disk, discrete graphics, ISV certificatie Enterprise grade, SFF, 8GB RAM, 1 TB Disk Enterprise grade, 4 fysieke cores, 15” full HD ontspiegeld, 1 TB hybride Disk, 16 GB RAM, discrete graphics, WWAN module (geen USB), 4 u batt, 3 kg, ISV certificatie Enterprise grade, 4 fysieke cores, ULV CPU, 15” full HD ontspiegeld, 500 GB Disk, 8 GB RAM, discrete graphics, WWAN module (geen USB), 4 u batt, 2 kg, Enterprise grade, 2 fysieke cores, 15” full HD ontspiegeld, 500 GB Disk, 8 GB RAM, 4u batt, 2,5 kg, max 999 euro Enterprise grade, 2 fysieke cores, ULV CPU, 15” full HD ontspiegeld, SSD 256 GB Disk, HDD met HW encryptie, 8 GB RAM, WWAN module (geen USB), 5 u batt, 1,7 kg
Tablet PC Hybrid Tablet (PC) Tablet (iOS) Tablet (Android)
Tbd (11,6", i5, 8GB RAM) Tbd (10,1", DualCore Atlom) Tbd (9,7", 64 bit A7, 64 GB) 4 cores, 10,1", 1280x800, 550g, 6500 mAh, 16 GB, 4G
Android
LO end = max 200 euro, HI-end
iOS
LO-end, HI-end
Printers (color + NW only) Middelgroot, <5.000 / mnd
Groepsaankoop 1
Groepsaankoop 2 Groepsaankoop 9 (Distri) Groepsaankoop 7
Uitgangspunt van de eerste Groepsaankopen zijn 21 producten die gecategoriseerd worden en in 9 verschillende marktbevragingen zullen worden verwerkt.
Groepsaankoop 8 Groepsaankoop 9 (Distri)
34,6 kg, duplex, 32 ppm, 1200 x 1200 dpi
Groot, <17.000 / mnd
tbd
Multifunctional Klein, < 800 / mnd
8 kg, 7-10 ppm (laserreq), 4800 dpi scan, 600 x 1200 dpi
MFP
Middelgroot <30.000 / mnd, A3 Middelgroot <30.000 / mnd, A4
45 ppm, Opties: SCAN/Duplex, Finisher, Fax 30 ppm, Opties: SCAN/Duplex, Finisher, Fax
Monitors
Standaard Premium Touch enabled Touch enabled
Tbd (22“) Tbd (24“) Tbd (23“) Tbd (27“)
Groepsaankoop 3
Groepsaankoop 6
Groepsaankoop 4 Groepsaankoop 5
12
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Concrete invulling – demo
Groepsaankoop Forum
13
Planning
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Mijlpaal HB-plus 01/09/2014
Beschikbaarheid van het Groepsaankoop Forum en generieke mailbox
05/09/2014
Toelichting van processen en procedures tijdens de infosessie
01/10/2014
Afsluiten van de inschrijvingen in de Groepsaankopen
November
Acties klant
• Opgave van geautoriseerde gebruikers via
[email protected] • Inschrijven in de Groepsaankopen (Groepsaankoop Forum)
Marktbevragingen, evaluaties en selecties
2014 December, januari
Organisatie van de distributieketen (stock, incidentafhandeling, bestelling, facturatie, transport, …) Offerte opstellen
Vanaf 01/02/2015
Uitvoering deelbestellingen en bijbestelingen
• Bevestiging van de afnamevolumes (Groepsaankoop Forum) • Werkaanvraag • Offerte • Effectieve bestelling
14
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Waarom toetreden? Betere prijzen wegens volumekortingen (schaalvoordelen) Eenvoudig in te stappen en op te volgen
Administratieve lastenverlaging Gecentraliseerde groepsaankoop voor Vlaamse overheid en lokale besturen -> standaardisatie Eenheidsprijs bijbestellingen zal afwijken van eenheidsprijs groepsaankoop 15
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Vragen en antwoorden
16
05/09/2014
ICT-diensten voor de Vlaamse overheid en de lokale/provinciale besturen
Backup
Meer info via deze folder en op de site : https://www.hbplus.be/groepsaankopen-overzicht
17
