ActaLibra 5.60 Infosessie

ActaLibra 5.60 Infosessie De reorganisatie van de registratiekantoren en de implementatie in ActaLibra 27 en 28 maart 2014

Infosessie - ActaLibra en de reorganisatie van de registratiekantoren

Inhoudstafel I. De reorganisatie van registratie- en hypotheekkantoren in 48 antennes......................... 2 1. Van 1 naar 48 registratiekantoren .................................................................................. 2 2. Nieuwe werkwijze voor post-akte................................................................................... 3 II. De reorganisatie in ActaLibra ............................................................................................. 4 1. Alle kantoren en hun bevoegdheden - in ActaLibra ....................................................... 4 2. uw eigen antenne ............................................................................................................ 7 3. automatische bepaling van het REG-AA kantoor ............................................................ 9 Niet-authentieke akte ........................................................................................................ 9 Authentieke akten ............................................................................................................ 10 Mutatief / Niet-mutatief .................................................................................................. 10 Bevoegd hypotheekkantoor van het goed bepaalt de antenne ...................................... 12 Akten die (toch nog) geregistreerd worden vóór 1 april 2014 ........................................ 13 Wanneer wordt het bevoegde REG-AA kantoor bepaald ? ............................................. 13 Reg-AA voor lopende dossiers controleren ..................................................................... 13 Effect van de REG-AA kantoorbepaling op de expeditie-gegevens ................................. 14 Effect van de kantoorbepaling op de aktekostenbladen ................................................. 14 III. De nieuwe post-akte aanpak in ActaLibra ....................................................................... 16 1. Waar gaat het over? ...................................................................................................... 16 2. Neer te leggen stukken opmaken ................................................................................. 17 Scannen en klasseren van de documenten ...................................................................... 17 Afschrift opmaken bestemd voor REG en HYP ................................................................ 18 3. Stukken aanduiden voor verzending............................................................................. 19 4. Verschuldigde registratierechten betalen .................................................................... 20 5. Afschrift en formaliteit terug van de registratie ........................................................... 23 6. Afschrift opmaken voor de cliënt .................................................................................. 24 7. Grosse opmaken voor de bank ..................................................................................... 26 IV. De volgende fase – de elektronische registratie .............................................................. 27 1. eRegistration ................................................................................................................. 27 2. ActaLibra integreren met eRegistration WebServices .................................................. 27 3. Onderdeel van de module ActaLibra WebServices ....................................................... 28 V. Installatie nieuwe versie................................................................................................... 29

Infosessies 27 en 28 maart 2014

Bladzijde 1 van 29


I.

De reorganisatie van registratie- en hypotheekkantoren in 48 antennes

1. Van 1 naar 48 registratiekantoren 

De reorganisatie van de registratiekantoren werd door FOD Financiën gedocumenteerd in onderstaande Excel. Klik op onderstaande link om deze te downloaden. LAATSTE VERSIE (van 11 april) : via deze link te openen



Elke antenne is gelinkt aan een van de 48 hypotheekkantoren



Met per antenne een herverdeling van de verschillende registratie-bevoegdheden onder registratiekantoren binnen elke antenne, waaronder : o 1 reg-kantoor voor Authentieke Akten (RAA), o 1 of meerdere reg-kantoren voor Successie (RSU) Daarbij kan de verdeling tussen de kantoren zowel gebeuren volgens (deel)gemeente of kadastrale afdeling, of o.b.v. de eerste letter van de naam. o 1 of meerdere reg-kantoren voor Onderhandse Akten (ROH), o 1 of meerdere reg-kantoren voor Controle Formaliteiten (RCF), o 1 of meerdere reg-kantoren voor Controle Ligging (RCL), o 1 of meerdere reg-kantoren voor Diversen (RDI)



De antennes zijn virtuele entiteiten. Een antenne bestaat niet ‘echt’, maar is een samenwerkingsverband : Kantorenverband Rechtszekerheid: een samenwerkingsverband tussen meerdere registratiekantoren waaronder, binnen de territoriale omschrijving die overeenstemt met deze van een bepaald hypotheekkantoor, de bevoegdheden worden verdeeld met het oog op een efficiënte en flexibele taakverdeling en de onderlinge ondersteuning bij het uitoefenen van hun respectieve werkzaamheden;

Voor elke Antenne wordt het ambtsgebied nu omschreven via een lijst van gemeentes en/of kadastrale afdelingen. Niet onbelangrijk, is dat de registratiekantoren nu anders genummerd en benoemd worden dan voorheen. Zo heet het registratiekantoor dat binnen elke antenne bevoegd is voor authentieke akten nu steeds het 1ste registratiekantoor voor die antenne, terwijl dat kantoor voorheen het 2de of 3de … registratiekantoor kan geweest zijn. Zo werd het vroegere Registratiekantoor ANTWERPEN 5 nu herdoopt tot het 1ste registratiekantoor Antwerpen 1, dus het kantoor dat nu bevoegd is voor authentieke akten binnen de antenne Antwerpen I. Enkele uitzonderingen HYP BRX7 -> Antenne ASSE (Reg-AA: REG1ASSE te Asse) HYP BRX4 -> Antenne HALLE (Reg-AA: REG1HALL te Halle) HYP BRX6 -> Antenne VILVOORDE (Reg-AA: REG1VILV te Vilvoorde) Deze hypotheekkantoren blijven voorlopig in de Regentschapstraat te BXL. HYP BRUGGE 2 -> Antenne OOSTENDE (Reg-AA: REG1OOST te Oostende)


Bladzijde 2 van 29


Het hypotheekkantoor blijft voorlopig in Brugge, maar valt onder antenne Oostende HYP DENDERMONDE 2 -> Antenne SINT-NIKLAAS (Reg-AA: REG1NIKL te Sint-Niklaas) Het hypotheekkantoor blijft voorlopig in Dendermonde.

2. Nieuwe werkwijze voor post-akte Vanaf 1 april gelden nieuwe regels en werkwijzen. Deze veranderingen hebben betrekking op : VAST RECHT  Voor akten verleden vanaf 1 april geldt een VAST RECHT van 100€ vanaf de eerste bijlage. [Dit werd al met een vorige QuickFix in ActaLibra klaar gezet]

TERMIJN GEWIJZIGD  Termijn voor de neerlegging op zowel registratie- en hypotheekkantoor is nu 15 dagen. Het is de ontvangstdatum op het kantoor dat telt.

WELKE DOCUMENTEN ?  Vanaf 1 april worden de zelfde documenten naar zowel REG- als HYP-kantoor gestuurd. 

Het is niet meer de minuut, maar het worden een voor eensluidend afschrift plus een kopie van de eventuele bijlagen die naar het registratiekantoor en het hypotheekkantoor worden gestuurd.



Voor een hypothecaire inschrijving wordt niet langer een grosse neergelegd, maar wordt eveneens een voor eensluidend afschrift plus een kopie van de eventuele bijlagen + borderellen opgestuurd. De ingeschreven expeditie kan dan na ontvangst worden gescand en gebruikt om een grosse te maken (dus pas na de formaliteit)



Maak voor elk betrokken kantoor (zowel REG als HYP) een apart afschrift, elk met de kopieën van de bijlagen.



Standaard te registreren bij REG-AA van eigen ressort (de kantoorantenne), tenzij i.g.v. een akte met overdracht van 1 of meerdere goederen. Dan bepaalt de Antenne van het Goed het REG-AA kantoor. a. Vallen alle goederen buiten het ressort van de kantoorantenne, dan is het REGAA kantoor van de antenne van het eerst vermelde goed (in de akte) bevoegd. b. Valt er toch één goed binnen het ressort van de kantoorantenne, dan blijft het (eigen) REG-AA kantoor van de kantoorantenne bevoegd.

Ook bij de administratie zelf start men vanaf 1 april met een andere manier van werken : Infosessies 27 en 28 maart 2014

Bladzijde 3 van 29


Men zal alle akten elektronisch verwerken in het nieuwe DER- systeem van de administratie. De 48 AA-kantoren zullen dan ook veel meer akten te verwerken krijgen dan voorheen. Dat in combinatie met het nieuwe software- systeem en de nieuwe procedures die ze moeten volgen, zal bij die registratiekantoren wellicht ook nog voor wat ongemakken zorgen. 

Vanaf 1 april volgen de registratiekantoren een nieuwe werkwijze, o.a. via de software “COMFOR”. 1. het registratieproces verloopt volledig elektronisch 2. zo kunnen meerdere akten tegelijk worden verwerkt 3. de stempels en de papieren registers verdwijnen 4. de formaliteit wordt als apart document opgemaakt, en in fase 1 als apart blad aangehecht aan de expeditie (het afschrift)

II. De reorganisatie in ActaLibra 1. Alle kantoren en hun bevoegdheden - in ActaLibra Het ActaLibra team heeft ervoor gezorgd dat alle informatie over deze kantoren automatisch wordt aangepast in de ActaLibra databank in uw kantoor. 

Van de vroegere registratiekantoren (bv. REGANT5) wordt de naam in de fiche aangepast naar “EX Registratiekantoor…”, en wordt het type ingesteld op “Registratiekantoor(< 01/04/2014)”



Voor alle nieuwe registratiekantoren wordt een nieuwe fiche toegevoegd. bv. REG1ANT1 staat voor 1ste registratiekantoor van Antwerpen 1, met alle ontvangen informatie, zoals adres, telefoonnummer, emailadres (ook andere structuur), bankrekeningnummer, en als contact wordt de adviseur-ontvanger (de vroegere inspecteur) vermeld.



Om gemakkelijk terug te vinden welk oud kantoor nu welk nieuw kantoor werd, is er tussen de fiches een relatie “oud kantoor/nieuw kantoor” gelegd.


Bladzijde 4 van 29




Alle verbanden tussen elk registratiekantoor en zijn verschillende bevoegdheden binnen gemeenten, deelgemeenten of kadastrale afdelingen, worden in de ActaLibra databank gedefinieerd. VENSTER : Postcodes en Gemeenten


Bladzijde 5 van 29


Ook achter de kadasterafdelingen per gemeente schuilen nog eens 21000+ koppelingen tussen kadasterafdelingen en bevoegde kantoren (hyp + reg). Ook deze koppelingen worden automatisch gelegd bij installatie van de nieuwe software-versie. 

Die informatie wordt door ActaLibra gebruikt bij het bepalen van een bevoegd registratiekantoor o op basis van de kadastrale afdeling van een goed, of o op basis van de (laatste) woonplaats van een persoon voor de bepaling van het bevoegde kantoor voor successies.



Die bepaling verloopt in ActaLibra via nieuwe de kantoortypes : raa, rsu, roh, rcf, rcl en rdi. Voorheen was er slechts één enkel kantoortype reg.



Het vroegere kantoortype reg blijft bestaan, alsook de verwijzingen naar de oude bevoegde registratiekantoren, maar vanaf 1 april wordt geen kantoorbepaling meer voor reg gedaan.



De nieuwe kantoorbepaling gebeurt automatisch : o bij invoeren van een goed, en zijn kadastrale afdeling : kantoortype “hyp” o bij het opmaken van documenten, o.b.v. van de bij het model ingestelde methode voor correspondentbepaling. Ook hier zijn de methodes uitgebreid, en kan je nu al het onderscheid maken naar bevoegdheid. Hiervoor werden de volgende methodes toegevoegd :

Als je van de automatisch correspondentbepaling het juiste registratiekantoor, met een welbepaalde bevoegdheid, wilt bekomen, dan stel je het volgende methode voor automatische bepaling in : kantoortype raa rsu roh rdi rcf rcl


Bevoegdheid Registratie authentieke akten Registratie successierecht Registratie onderhandse akten Registratie diversen Registratie controle formaliteit Registratie controle ligging

Methode (en)reg AA (en)reg succ (en)reg oh (en)reg div (en)reg contr form (en)reg contr ligging

Bladzijde 6 van 29


Voor de registratie van een aangifte van nalatenschap gebruikten we voorheen de methode "regclient". Via deze methode werd het registratiekantoor gekozen op basis van de laatste woonplaats van de overledene. Die bevoegdheid (Successies) is nu overgedragen aan de "rsu" kantoren. Daarom zal in de nieuwe software-versie de correspondentbepaling in geval van "regclient" werken met de nieuwe methode "(en)reg succ". In een aantal antennes heeft men de bevoegdheid Sussessie verdeeld over meerdere kantoren, dan dat op basis van de beginletter van de familienaam van de erflater. ActaLibra ook dit geval zelf het passende kantoor bepalen. Opm. We gaan ervan uit dat elke correspondent-bepaling die voortaan gebeurt, ook die in het kader van "oudere" dossiers uit het "pre-1-april-2014" tijdperk, naar de nieuwe "rsu" kantoren moeten gaan. Eenmaal het programma voor een persoon of een goed een bevoegd kantoor heeft bepaald, dan wordt dit bewaard en dat is te zien op het tabblad "Kantoren" of "Bevoegde kantoren". Het registratie-kantoor voor een persoon werd tevoren bewaard als type "reg". Nu wordt dat "rsu". Daarom zal de nieuwe softwareversie bij een ‘Successie’-kantoorbepaling, op zoek naar het nieuwe "rsu"-kantoor, en geen rekening meer houden met een eventueel voorheen gekoppeld “reg”-kantoor. o via de knop “Bepaal” in het overzicht van bevoegde kantoren voor een goed of een persoon, o.b.v. de kenmerken van de verschillende kantoortypes (zo wordt rsu enkel voor personen en niet voor goederen bepaald).

2. uw eigen antenne Elk notariskantoor krijgt vanaf 1 april 2014 een eigen Antenne worden toegewezen. Die antenne wordt bepaald op basis van de ligging (en dus de kadastrale afdeling) van het kantoor. Daarmee is dan ook het (enige) REG-AA kantoor voor elk notariskantoor gekend. Voor alle kantoren hebben we dat al kunnen bepalen. Daarover is recent ook een overzicht gepubliceerd door de administratie (ook te vinden op het e-notariaat). Het ActaLibra team heeft er voor gezorgd dat ook uw kantoorantenne automatisch correct wordt ingesteld bij de installatie van de nieuwe software. Na installatie kan je volgend venster gebruiken om dat te bekijken.


Bladzijde 7 van 29


De voor uw kantoor toegewezen Antenne staat daarin al aangeduid. Omdat u vanaf 1 april niet meer met slechts één registratiekantoor zal werken, maar met meerdere registratiekantoren, zult u mogelijks opteren om bij verschillende Reg-AA kantoren een lopende rekening te openen. Via dit venster wordt het erg eenvoudig om met één klik op een knop al het nodige te doen om voor een bepaald Reg-AA kantoor een nieuw Boekje te voorzien in uw boekhouding. Via de knop “Activeer REG-boekje” :  wordt een nieuw registratieboekje opgemaakt  worden de bijhorende 458- en 416- boekhoudrekeningen toegevoegd in het boekhoudplan  verlopen de betalingen voor zo’n boekje standaard via banklijsten (elektronische SEPA betalingsopdrachten). [kantoren die nog geen banklijsten gebruiken, nemen best even contact met onze helpdesk] U dient hiervoor uiteraard ook contact te nemen met de betreffende ontvanger om op zijn kantoor een lopende rekening te openen. Alle kosten en betalingen aan de overige registratiekantoren-AA – dus die waar u geen lopende rekening houdt – worden via een nieuw registratieboekje “Registratie AA Andere


Bladzijde 8 van 29


kantoren” (RAA-AND) opgevolgd. Net zoals dat voorheen al voor “Andere hypotheekkantoren” gebruikelijk was. Dit boekje wordt automatisch geactiveerd. OPGELET Tijdens de installatie van de nieuwe software-versie krijgen alle 416-rekeningen zo nodig een ‘betere’ omschrijving. Het woord “Provisie” wordt vervangen door “R/C”. Dus we spreken niet meer van “Provisie Hypotheek Antwerpen II”, maar van “R/C Hypotheek Antwerpen II”.

3. automatische bepaling van het REG-AA kantoor Nu de kantoorantenne is gekend, en we in ActaLibra beschikken over alle informatie van verschillende kantoren en hun bevoegdheden, kan het nieuwe systeem voor de bepaling van de bevoegde kantoren zijn werk doen, en ervoor zorgen dat u nog steeds op ActaLibra kunt rekenen om te weten naar welke hypotheekkantoren en registratiekantoor uw uitgiftes moeten verstuurd worden. Voor elke akte die moet worden geregistreerd, worden het registratiekantoor en het(de) hypotheekkanto(o)r(en) nu anders bepaald :   

standaard is dit het registratiekantoor-AA van het kantoor (van eigen ressort of kantoorantenne) tenzij er overdracht is van één of meerdere goederen die allemaal buiten het ressort van het notariskantoor gelegen zijn (dus onder een andere antenne vallen). In dat geval bepaalt het eerste in de akte vermelde goed het bevoegde REG-AA kantoor. Is het geen authentieke akte, dan moet er ook niet geregistreerd worden bij het REG-AA kantoor.

Niet-authentieke akte Wanneer in het ActaLibra dossier staat aangegeven dat het geen authentieke akte betreft (zoals een tussenkomst of een onderhandse akte) die ook niet in het eigen repertorium moet worden opgenomen, wordt er geen REG-AA kantoor (of antenne) vermeld.


Bladzijde 9 van 29


Authentieke akten Authentieke akten worden nu geregistreerd bij een REG-AA kantoor. Het bevoegde kantoor wordt automatisch bepaald en weergegeven in de dossierfiche.

Mutatief / Niet-mutatief Om het onderscheid te maken tussen akten waar er al dan niet sprake is van overdracht van goederen, wordt in het ActaLibra-dossier nu voor elke akte aangegeven of het een mutatieve akte (met hypothecaire overschrijving) dan wel een niet-mutatieve akte betreft. 

Voor niet mutatieve akten wordt geregistreerd op het registratiekantoor-AA van het kantoor.



Voor mutatieve akten zijn het de bevoegde antennes voor de betrokken goederen die mee bepalen welke het registratiekantoor zal zijn. Voor elk goed wordt nl. automatisch het bevoegd HYP-kantoor bepaald, en op basis daarvan wordt de Antenne ingesteld. De akte moet geregistreerd worden bij het registratiekantoor-AA dat valt onder de Antenne van het bevoegd hypotheekkantoor.

Om ervoor te zorgen dat je niet voor elk nieuw dossier moet instellen of het een mutatieve dan wel een niet-mutatieve akte betreft, wordt bij elke dossier(sub)soort dit kenmerk vermeld.

Bij de installatie van de nieuwe software-versie, worden alle bestaande dossiers op basis van dit kenmerk als volgt ingesteld :


Bladzijde 10 van 29


1. Van alle bestaande dossiers wordt mutatief ingesteld o.b.v. de dossier(sub)soort. 2. Behandeling van de niet-mutatieve dossiers : Van alle niet-mutatieve dossiers waarvan de aktedatum valt na 20 maart 2014 of de akte nog niet is verleden, en het betreft een authentieke akte ( “in repertorium” = J), wordt het Registratie-AA-kantoor dat van de kantoorantenne. In oudere en niet-mutatieve dossiers wordt er geen Registratie-AA-kantoor ingeschreven. Wanneer de minuut eerder al verzonden werd (in de module Expeditie is de verzenddatum ingevuld) wordt “Registratie-AA” AF gezet, en geldt in zo’n dossier de ‘oude’ werkwijze. Voor de andere 3. Behandeling van de mutatieve dossiers : Vervolgens worden de mutatieve dossiers overlopen waarvan de aktedatum niet ingevuld is, of valt na 20 maart 2014, en waarvan er nog GEEN verzonden stukken in het expeditieboekje staan: Eerst wordt van alle gekoppelde goederen de bevoegde goed-antenne bepaald (o.b.v. het bevoegd hyp-kantoor), en o.b.v. die antennes, en de volgorde van de goederen, wordt het “Registratie-AA” kantoor van het dossier bepaald en ingeschreven.

Nazicht ná de software-update : Na de software-update kunt u best eens de dossier-subsoorten overlopen, en controleren of het kenmerk Mutatief/Niet-mutatief correct werd ingesteld. Wanneer je dat hier instelt, zal ActaLibra automatisch dat ook in alle lopende dossiers van die dossier-subsoort bijwerken (onder de zelfde condities als hogerop beschreven), incl. het kantoor in expeditie- en AKB-blokjes. OPGELET: doe dit omzichtig, want als u zich vergist, en bv "M" i.p.v. "N" inschrijft, dan worden alle dossiers van deze dossiersubsoort zo aangepast, en als u nadien dit kenmerk wijzigt worden de reeds ingestelde dossiers NIET meer bijgewerkt ! Indien u merkt dat de patch een foute instelling van het mutatief kenmerk van een dossiersubsoort heeft gedaan, gelieve SDP te contacteren. De voorbije jaren werkten al een aantal notariskantoren samen met enkele piloot-antennes [waaronder Mechelen, Charleroi en Anderlecht], en zij werkten dan al met dat onderscheid tussen mutatief en niet-mutatief. Ook sommige associaties werkten al met verschillende registratiekantoren voor de verschillende notarissen, en voor hen waren er al bepaalde voorzieningen in ActaLibra die zorgden voor een correcte post-akte verwerking. Nu is het niet meer de minuuthouder van een akte die het registratiekantoor bepaalt, maar geldt de eerder uitgelegde methode.


Bladzijde 11 van 29


Bevoegd hypotheekkantoor van het goed bepaalt de antenne Om duidelijk te zien welke antenne bevoegd is voor elk goed, wordt dat nu op de goederenfiche getoond, en op het overzicht i.g.v. meerdere goederen per dossier.

Ook i.g.v. meerdere goederen, zien we de Antenne in het overzicht :

Met de kleuring geven we aan welke onze relatie is met die Antenne.  GROEN : is onze eigen kantoor-antenne, dus ook het eigen REG-AA kantoor  BLAUW : is niet onze kantoorantenne, maar we hebben wel een lopende rekening bij het REG-AA kantoor voor die antenne  ORANJE : is niet onze kantoorantenne, en we hebben GEEN lopende rekening bij het REG-AA kantoor voor die antenne

Volgorde van de goederen Onderaan het overzicht van goederen staan nu twee (blauwe) verplaats-knoppen, waarmee we nu gemakkelijk de volgorde van de goederen kunnen wisselen.


Bladzijde 12 van 29


OPGELET Zorg er voor dat wanneer er geen GROENE antenne staat, je dan best een goed met een (BLAUWE) antenne als eerste goed plaatst. Het is dan immers het REG-AA kantoor van die antenne (van het eerste goed) waar de akte zal geregistreerd worden. Zo kan je alvast gebruik maken van de provisie op de lopende rekening, mocht er qua registratierechten toch iets niet kloppen.

Akten die (toch nog) geregistreerd worden vóór 1 april 2014 Voor akten die (toch nog) geregistreerd worden vóór 1 april 2014, volstaat het om het vinkje naar “Registratie-AA” UIT te zetten, om zo terug te vallen op de oude registratie-methode, met de bijhorende (oude) bepaling van het bevoegde registratiekantoor [soms verschillend per titularis]. Dit kan dan net zoals voorheen een effect hebben op de kantoorbepaling in de module Expeditie, en op de in het AKB gebruikte Boekje voor de opvolging van de kosten voor Registratie. M.a.w., met dit vinkje kan je gemakkelijk schakelen tussen het oude en het nieuwe systeem. Voor akten verleden op of na 1 april 2014, kan je dit vinkje niet meer af zetten, en werkt dus steeds het nieuwe systeem. “Registratie-AA” ken je enkel AAN zetten voor dossiers waarin de aktedatum nà 15/3/2013 valt, of wanneer er nog geen aktedatum is ingevuld.

Wanneer wordt het bevoegde REG-AA kantoor bepaald ? Het bevoegde REG-AA kantoor wordt automatisch opnieuw bepaald wanneer :     

het kenmerk “mutatief / niet-mutatief” wijzigt het vinkje “in repertorium” aan of uit wordt gezet (dus al dan niet een authentieke akte) het vinkje “Registratie-AA” AAN of UIT wordt gezet om te wisselen tussen oude en nieuwe methode goederen worden toegevoegd aan het dossier, of geschrapt de volgorde van de goederen in het dossier wordt gewijzigd

Reg-AA voor lopende dossiers controleren Zorg ervoor dat u na installatie van de nieuwe software-versie de lopende dossiers zeker goed nakijkt, en verifieert of de automatisch ingestelde methode en REG-AA kantoor wel degelijk correct is. Pas dit zo nodig aan. Voeg desnoods ook de goederenfiches toe.


Bladzijde 13 van 29


OPGELET Notariskantoren die momenteel enkel de module ActaLibra boekhouding gebruiken, kunnen nu ook goederenfiches toevoegen in een dossier. Dat is nodig om ActaLibra in staat te stellen een correcte bepaling te doen van de bevoegde kantoren.

Effect van de REG-AA kantoorbepaling op de expeditie-gegevens Wanneer wordt aangeduid dat de akte verleden werd, gebeuren er tal van zaken :      

voor authentieke akten wordt een repertoriumnummer voorgesteld, dat met een klik definitief kan worden toegewezen [i.g.v. module ActaLibra Repertorium] niet gestarte taken vóór akte worden opgeschoond lopende taken vóór de akte worden gemarkeerd als “Voltooid” de post-akte dossiertaken worden nu uitvoerbaar eventueel ontbrekende post-akte expeditie-taken worden toegevoegd, zoals “Registreren van de akte” de expeditie-taken worden opgenomen in het expeditieboekje, en gekoppeld aan het bevoegde REG-AA kantoor. Wanneer het Reg-AA kantoor op het dossier verandert, zal dat ook automatisch worden aangepast in de expeditie-lijn, zolang de uitgifte niet is verzonden. Is dat wel het geval, dan wordt een extra expeditie-lijn als “Te verzenden” toegevoegd.

Effect van de kantoorbepaling op de aktekostenbladen Blokje Registratie  Omdat er nu meerdere registratiekantoren zijn, en u nu ook één of meerdere registratieboekjes heeft in de boekhouding, zorgt ActaLibra er nu voor dat automatisch voor het juiste registratiekantoor een registratieblokje wordt voorzien in het aktekostenblad, dat verwijst naar het correcte registratieboekje RAA-… . Ook de omschrijving van het blokje verwijst direct naar het betreffende registratiekantoor.

Zodra het bevoegde REG-AA kantoor in het dossier wijzigt, wordt dit hier automatisch bijgewerkt.


Bladzijde 14 van 29


Als er dan toch al registratierechten geboekt zouden zijn, zorgt ActaLibra ervoor dat er een registratieblokje toegevoegd wordt. Je moet dan wel handmatig de nodige correcties doen in het kostenblad. Zet de registratierechten in het foute blokje op 0,00€ , en stel de registratierechten in op het juiste blokje, en boek opnieuw. In principe wordt dat een overboeking van de ene 458- naar de andere 458-rekening; een nul-operatie voor de cliënt. Blokjes voor hypotheekkosten  Op basis van de bevoegde hypotheekkantoren per goed, zal ActaLibra nu bepalen welke HYP-blokjes in het aktekostenblad moeten worden voorzien.

Er worden dus nooit meer alle HYP-blokjes in een AKB geplaatst, maar enkel de nodige blokjes. Zo werden in bovenstaand voorbeeld enkel de blokjes voor Hypotheekkantoor Kortrijk II en Hypotheekkantoor Kortrijk I in het AKB gezet. Wordt er alsnog een goed toegevoegd, of het bevoegde HYP-kantoor van een bestaand goed wordt gewijzigd (door het adres of de kadastrale afdeling te veranderen), dan zal ook ActaLibra opnieuw het AKB bijwerken, en de nodige HYP-blokje(s) toevoegen. De blokjes die niet meer nodig zijn (HYP kantoor niet meer bevoegd) worden geschrapt, tenzij er al bedragen geprovisioneerd werden in zo’n een blokje. Gaat het enkel om een geprovisioneerd bedrag, dan volstaat het om dat op 0.00€ te zetten, en ActaLibra zal het blokje dan alsnog verwijderen. Zijn er al bedragen geboekt (bv. voor een voorafgaandelijke staat) dan blijft het foute blokje wel staan, en moet je de nodige correcties handmatig aanbrengen via het


Bladzijde 15 van 29


inboeken van een werkelijke kost van 0,00€ op het foute blokje, en de juiste werkelijke kost vervolgens via het correcte blokje te boeken.

Goederenfiches invullen !  Ook deze nieuwe automatismen rekenen op correct ingevulde goederen-fiches. Zorg ervoor dat alle medewerkers – ook de dossierbeheerders – hier voldoende aandacht aan schenken.  Ook de kantoren die nog enkel met de module Boekhouding werken, kunnen nu ook goederenfiches toevoegen aan het dossier.

III. De nieuwe post-akte aanpak in ActaLibra 1. Waar gaat het over? Voor alle akten die worden geregistreerd vanaf 1 april, gelden nieuwe regels en een nieuwe aanpak in de POST-AKTE verwerking : o Voor akten verleden vanaf 1 april geldt een VAST RECHT van 100€ vanaf de eerste bijlage  dit werd al met een vorige QuickFix in ActaLibra voor u klaar gezet o Zowel voor registratie als voor hypotheken geldt nu een termijn voor het neerleggen van 15 dagen  datum van ontvangst op het HYP- of REG-kantoor telt  zelf brengen of per post sturen, al dan niet aangetekend  Bij de installatie van de nieuwe software-versie, worden de termijnen automatisch aangepast in alle takenlijsten, en dus ook in alle nog niet gestarte hypotheek-expeditie-taken. o REG : voor eensluidend afschrift i.p.v. minuut + kopie van de bijlagen  vermelding “voor eensluidend afschrift”  Zegel van de notaris  Handtekening van de notaris  Optionele vermelding van de rollen  de kopieën van de bijlagen moeten NIET voor eensluidend worden gemarkeerd  wel aanbevolen om op de kopieën van de bijlagen in een vermelding te verwijzen naar de akte waarbij ze horen  We voorzien in de ActaLibra SDC module de nodige mogelijkheden om de neer te leggen documenten vlot op te maken. o HYP : de zelfde documenten worden neergelegd als op het REG-kantoor  geen grosse meer neerleggen. Inschrijving gebeurt o.b.v. het afschrift/kopieën


Bladzijde 16 van 29

Infosessie - ActaLibra en de reorganisatie van de registratiekantoren o De verschuldigde registratierechten moeten op voorhand betaald worden aan elk betrokken registratiekantoor. We voorzien hiervoor de nodige faciliteiten in ActaLibra om dat vlot te laten verlopen. o De formaliteit wordt door de Registratie en het Hypotheekkantoor op een apart blad afgedrukt, en wordt samen met het geregistreerde/ingeschreven/overgeschreven afschrift naar het notariskantoor teruggestuurd. Er wordt dus NIET meer met de oude stempels gewerkt. De gegevens die staan vermeld op de formaliteit, worden net als voorheen genoteerd in de het expeditieboekje.

Na het verlijden van de akte komt de getekende minuut terecht bij de post-akte medewerker. De klassieke manier van werken verloopt dan als volgt :      

Neer te leggen documenten opmaken Stukken aanduiden en klaarmaken voor verzending Verschuldigde registratierechten betalen Verwerking bij ontvangst van de formaliteit van de registratie opmaak van een afschrift voor de cliënt opmaak van een grosse voor de bank

2. Neer te leggen stukken opmaken Scannen en klasseren van de documenten Voor het scannen en klasseren van documenten gebruik je de (optionele) module Scan & Document Center (SDC). Kantoren die deze module (nog) niet gebruiken, volgen de zelfde manier van werken dan tevoren: manueel scannen, kopiëren, knippen en plakken, printen,… Voor het opmaken van de neer te leggen via de SDC module, ga je als volgt tewerk :

Minuut en bijlagen scannen en klasseren     

Op de scanner een bestemming kiezen : Publieke of persoonlijke scanbox Na het ontvangen van de gescande A3-akte, gebruik je de knop A3A4. Ga naar de laatste pagina, en zo nodig knip je de blanco pagina’s weg achteraan de A4versie. Kies documentcategorie “akte” [500], en klasseer de akte in het dossier. De bijlagen scan je best “naar witwas” om er automatisch de blanco pagina’s achteraan van af te knippen. Eens de gescande bijlagen zijn ontvangen in ActaLibra SDC kunnen ze onder scancategorie “bijlage” [501] worden geklasseerd in het zelfde dossier, zonder verdere manipulatie van de PDF.


Bladzijde 17 van 29

Infosessie - ActaLibra en de reorganisatie van de registratiekantoren  

Via de Dossier-knop, open je de dossierfiche, en vervolgens de (TAB) dossierdocumenten, en selecteer je de gescande Akte op A4. Klik nu op de Stempel-knop om het venster Afschriften en grossen te openen.

Afschrift opmaken bestemd voor REG en HYP Via het documentenoverzicht van het dossier kom je terecht in de SDC Module Afschriften en Grossen. Zowel de gescande AKTE (pdf A4) als de bijlagen (in pdf) staan automatisch geselecteerd.

Aanpassingen in de nieuwe editie : 1. De blanco-registratie-tekst is afgevoerd. Ook de optie om dus iets “vóór registratie” te vermelden is er niet meer. De stukken moeten vanaf nu tegelijk worden aangeboden aan het registratie en hypotheekkantoor.

Wil je toch nog werken met de blanco-registratie-stempel, dan kan dat nog steeds via de Nitro QuickSign stempel. 2. De bladnummering wordt standaard AF gezet, en de keuzemogelijkheid is verschoven naar het vervolgvenster. Eveneens kan je nu ook aangeven welk deel van het samengestelde document er moet genummerd worden.


Bladzijde 18 van 29


3. Op de bijlagen wordt standaard een referentie naar de akte (uitgifte) geplaatst.

Zet volgende stappen om de uitgifte voor REG en HYP op te maken : 1. ook i.g.v. Word-document, beter geen blanco registratierelaas toevoegen 2. nummering (per blad) optioneel AAN zetten: standaard AF (is niet nodig / verplicht) 3. De vermelding “voor eensluidend afschrift” wordt nu vóór eventuele bijlagen toegevoegd, en niet meer helemaal achteraan. 4. Resultaat openen in NITRO Reader 5. Eerst een versie afdrukken voor het registratiekantoor 6. Op het exemplaar bestemd voor het hypotheekkantoor kan je alsnog een blanco registratierelaas in PDF stempelen met Nitro QuickSign 7. Die versie (met registratiestempel) afdrukken volgens het aantal HYP-kantoren

3. Stukken aanduiden voor verzending Via het expeditie-venster kunnen selecteren we het REGISTRATIE expeditieboekje, en kiezen we “Te verzenden”.

Na het markeren van de akten die naar registratie moeten worden verzonden, gebruik je de knop “Verzendingslijst maken”. Infosessies 27 en 28 maart 2014

Bladzijde 19 van 29


Je kan hier de verzenddatum bv. ook op de volgende dag zetten, en je kan nu ook aangeven dat de dossiergoederen onder elke akte worden opgesomd.

Zo nodig kan je van deze lijst een exemplaar afdrukken voor de collega/boekhouder, die dan weet dat de verschuldigde registratierechten ook moeten worden betaald. Na deze stap staan alle gemarkeerde akten nu als “te ontvangen”.

4. Verschuldigde registratierechten betalen [Enkel in de module Boekhouding] Via de module Expeditie beschikt een medewerker van de boekhouding nu over een extra selectie-mogelijkheid om te zien voor welke stukken de verschuldigde registratierechten nog moeten betaald worden.


Bladzijde 20 van 29


Nu kunnen alle te betalen stukken worden aangestipt (of alle stukken van een zelfde kantoor met 1 klik), en gebruik je de knop “Provisies betalen”. Dit opent het nieuwe venster “Betalingen van de geselecteerde stukken” :

Rechts kan je aanstippen voor welke akten de registratierechten moeten worden betaald. Dit staat standaard AAN, tenzij er geen repertoriumnummer is toegekend, of het nog te betalen bedrag 0,00€ is.  

Het “Totaal te betalen” wordt uit de betrokken aktekostenbladen gehaald. Het bedrag “Reeds betaald” is de som van alle eerdere betalingen via het betrokken registratieboekje (hier RAA-AND) aan dit registratiekantoor voor dit dossier.



Het nog te betalen bedrag is het verschil tussen de twee.

Onderaan staat het totaal van alle gemarkeerde bedragen.


Bladzijde 21 van 29


Vervolgens kies je via welke bank je een banklijst wilt opmaken, en klik je op “Betalingen boeken”. Na bevestiging worden alle gemarkeerde bedragen automatisch in een nieuwe banklijst opgenomen, en krijg je het nummer van de nieuwe banklijst te zien.

Door hier Ja te antwoorden, wordt de opgemaakte banklijst direct op het scherm geopend.

Hier zien we dat voor elke akte een aparte betalingsopdracht is voorzien, elk met een betalingsreferentie (Mededeling) waarin het repertoriumnummer van de akte en de naam van de titularis staan vermeld. Je kan de banklijst eventueel op papier afdrukken (via knop “Banklijst”) ter archivering. Je zal hier een betalingsbestand maken via knop “Bestand”, en dat bestand importeren in uw bank-software (bv. Isabel, KBC Online, …). Na deze operatie staan alle stukken waarvan de betaling in een banklijst werd opgenomen, zo gemarkeerd in het expeditie-venster. tegelijk wordt ook getoond hoeveel er in totaal al werd betaald aan dit registratiekantoor voor deze akte (dossier).


Bladzijde 22 van 29


5. Afschrift en formaliteit terug van de registratie De registratie werkt niet meer met stempels, maar voorziet het registratierelaas op een apart blad. Dat wordt samen met het afschrift terug bezorgd aan uw kantoor (eventueel per post). Dat blad moet je klasseren bij de minuut, en 20 jaar bewaren. Je kan dat blad ook inscannen om het later te kunnen samenvoegen bij het opmaken van een afschrift voor de cliënt. Op de betreffende expeditie-lijn wordt de ontvangstdatum ingesteld en wordt de registratiedatum en het registratierelaas van op de ontvangen formaliteit overgenomen. Voor stukken die van het registratiekantoor komen, kan je nu naast Boek, Blad en Vak ook de Referentie noteren, en het aantal rollen en renvooien dat door de ontvanger werd genoteerd in de formaliteit.

Deze extra gegevens kunnen in de SDC module Afschriften en Grossen ook worden vermeld in het automatisch opgemaakte registratierelaas. Om ook deze nieuwe velden automatisch in de registratiestempel te zien verschijnen, moet je de tekstsjabloon voor de registratiestempel eerst uitbreiden met een aantal %-velden :

De veldcodes voor deze nieuwe velden zijn : NL-talig model %regref %regrollen %regrenvooien FR-talig model (codes met of zonder accenten beide mogelijk) %enregref of %enregréf %enregroles of %enregrôles %enregrenvois

Dit sjabloon kan je bewerken via de knop “Instellingen”, links onderaan het venster “Afschriften en grossen”.


Bladzijde 23 van 29


Door deze gegevens in te voeren, wordt de uitgifte van de akte gemarkeerd als “ontvangen” en wordt de bijhorende taak in het dossier aangestipt als “voltooid”. Nu rest er nog het boeken van de werkelijk betaalde registratiekosten. Dit verloopt op de zelfde manier als voorheen. Eventuele verschillen kunnen dan vervolgens worden afgerekend met de cliënt zodra alle stukken zijn ontvangen.

6. Afschrift opmaken voor de cliënt Zodra alle stukken ontvangen zijn, en alle informatie van de formaliteiten is overgenomen in het expeditieboekje, kunnen we een afschrift opmaken voor de cliënt en eventueel een grosse voor de bank. Opnieuw gebruiken we de module Afschrift en grossen van de SDC module om dat te doen. Alle informatie van de formaliteiten alsook de gerelateerde kosten wordt automatisch overgenomen uit het expeditieboek en de aktekostenbladen :  Uit het expeditieboekje : Kantoor (Reg-AA, en Hyp-AA), Antenne, Op basis van de hypotheekreferentie wordt de aard van de bewerking in de samenvatting geplaatst (“-I-“ inschrijving / “-T-“ overschrijving / “-M-“ handlichting)  Uit de kostenbladen : de rechten en kosten (geprovisioneerd of werkelijke kost) voor registratie, voor de bijlagen, en voor hypotheken de kosten (enkel de roze voorschotten)  Voor hypotheken moeten de correcte HYP-blokjes in het AKB te vinden zijn, met de naam van de Antenne in de omschrijving.

Elk afzonderlijk blokje wordt opgemaakt in de taal van het betreffende kantoor.


Bladzijde 24 van 29


Je kan steeds met de hand de nodige correcties of aanvullingen maken. Het volstaat opnieuw aan te duiden welke documenten je wilt gebruiken om het afschrift samen te stellen, en aan te geven kiezen of je extra bladnummering wilt of niet. Je kan voor dit afschrift of grosse ook vertrekken van de eerder opgemaakte uitgifte, die je opmaakte om te versturen naar REG- en HYP-kantoren). Alle formaliteiten worden samengevat op een apart blad gezet, achter de akte en achter de eventuele bijlagen. Dat blad wordt ingedeeld/opgemaakt volgens de akte-layout in uw kantoor. Het formaliteitenblad : een voorbeeld FORMALITEITEN REGISTRATIE Geregistreerd 8 blad(en), 2 verzending(en) te Kortrijk I-AA op 21 maart 2014, referentie 2, boek 45, blad 5, vak 12. Ontvangen vierendertigduizend vijfhonderd euro (€ 34.500,00). De adviseur-ontvanger, (getekend) DE GRAEVE Christelle EERSTE BIJLAGE Geregistreerd 2 blad(en), 0 verzending(en) te Kortrijk I-AA op 21 maart 2014, referentie 2, boek 45, blad 5, vak 14. Ontvangen honderd euro (€ 100,00). TWEEDE BIJLAGE Geregistreerd 1 blad(en), 0 verzending(en) te Kortrijk I-AA op 21 maart 2014, referentie 2, boek 45, blad 5, vak 16. Ontvangen (zie eerste bijlage). FORMALITEITEN HYPOTHEEKKANTO(O)R(EN) Inschrijving te Gent I-HYP, op 22 maart 2014, met referentie 45-I-26-03-2014-45687. Kosten tweehonderdzevenenveertig euro tachtig cent (€ 247,80) Overschrijving te Kortrijk I-HYP, op 21 maart 2014, met referentie 45-T-26-03-2014-98765. Kosten negenenveertig euro zesenvijftig cent (€ 49,56)


Bladzijde 25 van 29


7. Grosse opmaken voor de bank Voor de opmaak van de grosse ga je op net de zelfde manier tewerk, maar nu kies je voor “Grosse”.


Bladzijde 26 van 29


IV. De volgende fase – de elektronische registratie Vanaf 1 april moeten alle akten volgens het nieuwe regels ter registratie worden aangeboden, aan het juiste registratiekantoor en met in de juiste vorm. Ook alle registratiekantoren zullen die stukken vanaf 1 april verwerken volgens hun nieuwe werkmethode, en met nieuwe software. Met ActaLibra zorgen wij ervoor dat alle notariskantoren vanaf 1 april alvast de nieuwe aanpak via de papieren verwerking (= fase 1) kan hanteren. In een volgende fase (fase 2) zal het mogelijk zijn een akte (het afschrift van de akte + kopie van de bijlagen) elektronisch neer te leggen via eRegistration. Omdat niet alle fiscale Antennes op 1 april klaar zijn om de akten via het elektronische platform te verwerken, zorgen wij ervoor dat alle kantoren eerst de nieuwe papieren weg kunnen volgen (fase 1).

1. eRegistration Dat is een web-applicatie op het e-notariaat die u toelaat alle dossiergegevens, partijen en goederen via die applicatie manueel te beheren [het zgn. eDossier], alsook de mogelijkheid biedt om uw akte en de bijlagen elektronisch door te sturen (via upload), om die vervolgens digitaal te ondertekenen en samen door te sturen naar FOD Financiën, die de documenten dan zelf naar de bevoegde REG- en HYP-kantoren stuurt. De status van het eDossier moet via de eRegistration applicatie op het e-notariaat worden opgevolgd om ten slotte de afgeleverde formaliteiten als apart blad af te drukken. Dat bevat het relaas van de verschillende kantoren (zowel REG als HYP). Enkele pilootkantoren gebruiken nu al het eRegistration platform. Meer info kan u hierover krijgen via KFBN/Credoc.

2. ActaLibra integreren met eRegistration WebServices Zodra alle ActaLibra-notariskantoren goed vertrokken zijn met de papieren fase, wordt de integratie tussen ActaLibra en het eRegistration platform door ons team verder ontwikkeld. Die integratie wordt gebouwd via de implementatie van een aantal WebServices van KFBN/Credoc. Door die integratie zal het vanuit ActaLibra mogelijk zijn om de gegevens van het dossier, de partijen, de goederen en de neer te leggen documenten elektronisch door te sturen naar eDossier en eRegistration, en zo elke akte vlot te laten registreren. Zo wordt dubbel inputwerk vermeden. Na registratie en de eventuele in- of overschrijving op een of meerdere hypotheekkantoren, zal ActaLibra de formaliteiten automatisch verzamelen, en kunnen we de verkregen


Bladzijde 27 van 29


informatie sneller en accurater verwerken, zowel de referenties als de te boeken werkelijke kosten. Door ook de formaliteiten via de WebServices te importeren, kan de opvolging van de te ontvangen stukken en het boeken van de werkelijke kosten in ActaLibra efficiënter en correcter verlopen. Deze integratie wordt de komende maanden verder ontwikkeld, en zal samen met enkele kantoren eerst grondig worden getest alvorens die ‘los te laten’ op de honderden notariskantoren die met ActaLibra werken. De volledige uitrol naar alle notariskantoren loopt dan van september tot eind november. Dat zal mogelijks gepaard gaan met groepsopleidingen. De precieze planning ligt nog niet vast, maar we houden iedereen tijdig op de hoogte.

3. Onderdeel van de module ActaLibra WebServices De nieuwe WebServices worden beschikbaar gesteld via de vernieuwde module ActaLibra WebServices. In de voorbije jaren zijn er al heel veel kantoren die deze module in gebruik hebben genomen omwille van de Cevi WebServices voor toegang tot het rijksregister. In de komende maanden worden nu ook een aantal KFBN/Credoc WebServices geïntegreerd binnen de module ActaLibra WebServices, nl. eDossier en eRegistration. Omdat we aan alle kantoren de mogelijkheid willen bieden om deze nieuwe WebServices te kunnen gebruiken, ook zonder gebruik te maken van de Cevi WebServices, hebben we de Cevi WebServices nu als een optionele module gedefinieerd, naast de nieuwe basismodule ActaLibra WebServices.

CEVI WebServices

KFBN/Credoc WebServices

Rijksregister

eDossier eRegistratie

[+Cevi abonnement]

LATER ASF/FSB ...

[afgerekend via KFBN]

ActaLibra WebServices [basis abonnement bij SDP]

U dient dus minstens te beschikken over een licentie voor de basismodule ActaLibra WebServices om ook de geïntegreerde KFBN/Credoc WebServices te kunnen gebruiken. Kantoren die nog niet over ActaLibra WebServices beschikken, kunnen nu dus ook opteren voor een formule zonder abonnement op de Cevi Rijksregister WebServices, maar kunnen dan in ActaLibra geen rijksregisteropzoekingen doen. De vernieuwde basismodule ActaLibra WebServices zal wel de WebServices voor eDossier en eRegistratie bevatten.


Bladzijde 28 van 29


Andere WebServices kunnen in de toekomst volgen. Zodra we de nieuwe WebServices module gaan uitrollen, zullen we alle kantoren een gepersonaliseerd intekenformulier bezorgen.

V. Installatie nieuwe versie Vanaf dinsdag 1 april kan deze nieuwe versie worden gedownload en geïnstalleerd op uw Pc-park. Dat doet u op de zelfde manier als voorheen. U MOET deze versie die dag installeren. Zo niet kunt u geen akten meer registreren. Zie hoger in dit document : "Nazicht ná de software-update" !


Bladzijde 29 van 29

ActaLibra 5.60 Infosessie

Recommend Documents