INFOSESSIE BOEKHOUDPLAN VLAAMSE SPORTFEDERATIES

INFOSESSIE BOEKHOUDPLAN

VLAAMSE

SPORTFEDERATIES

Leuven – 3 december 2012 Gent – 5 december 2012

SITUERING INFOSESSIE 

Gesubsidieerde Vlaamse sportfederatie  Voeren van een dubbele boekhouding • Boekhoudplan aangereikt door Bloso • Boekhoudplan niet conform met MAR vzw (KB 19/12/2003) • Geen vlotte elektronische neerlegging v/d jaarrekening bij de balanscentrale van de Nationale Bank van België • 32 v/d 64 sportfederaties = grote vzw (jaarrekening 2011)



Aanpassing huidig boekhoudplan  In overleg met de koepelorganisatie VSF  Aanpassen van (sub)rekeningen • Cfr. (sub)rekeningen MAR vzw • Inhoudelijke correctie • Verdere verfijning i.f.v. subsidieerbaarheid en rapportering 2 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)

PROGRAMMA 

Toelichting bij de aanpassing van het boekhoudplan  Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige

controles in de vorige beleidsperiode 2009-2012

Pauze 

Aandachtspunten en praktische tips bij de overgang naar het nieuwe boekhoudplan

3 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)

TOELICHTING BIJ AANPASSING BOEKHOUDPLAN 

Boekhoudplan met aanpassingen  Aanduiding wijzigingen via 3 kleuren  Subsidieerbare kostenrekeningen • Uitsplitsing op 8 i.p.v. 6 cijfers • Behoud cijferaanduiding basis- en facultatieve opdrachten via het 7e en 8e cijfer • Bijkomende financiering topsport (90 t.e.m. 94)  Excel-file met uitsplitsing per opdracht • Basis voor het inlezen van het nieuwe boekhoudplan • (sub)rekeningen van toepassing vanaf boekjaar 2013  Aanleveren rekeningenstelsel boekjaar 2013 +

tussentijdse proef- en saldibalans 2013  outprint vanuit boekhoudprogramma (april 2013) 4 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)


Overzicht voornaamste wijzigingen  Rubriek 23 & 24  Rubriek 40 • Vorderingen t.a.v. mede-organisatoren en geledingen ≠ handelsvorderingen ( rubriek 41 overige vorderingen)  Rubriek 41 • Vorderingen t.a.v. het Bloso = niet-rentedragend  Rubriek 46 • Voorschot subsidies Bloso o o

Geen schuld, maar een vordering Rekening 460 verwijderd



Overzicht voornaamste wijzigingen (…)  Rubriek 48 • Terug te betalen subsidies Bloso (subrek 48910) o

o

Teveel ontvangen voorschotten die na toekenning van de definitieve subsidies worden teruggevorderd Niet-rentedragende schuld

 Rubriek 60 • Aankopen sportmateriaal, technologisch materiaal, didactisch materiaal naar rubriek 61 → geen handelsgoederen  Rubriek 61 • Uitsplitsing huur sportacc, vergader- en leslokalen o o

Subrek 6104 huur sportaccommodaties Subrek 6106 huur vergader- en leslokalen

• Huur installaties niet langer opgenomen

→ weinigzeggend



Overzicht voornaamste wijzigingen (…)  Rubriek 61 (…) • Verzekering BA sportfederatie, bestuurders, personeel en aangestelden (subrek 611392) → geen personeelskosten (CBN-advies nr. 130/1) • Aankopen sportmateriaal, technologisch materiaal en didactisch materiaal (subrek 6115) • Kosten studie- en onderzoekswerk (subrek 6116) → rek 617 uitzendpersoneel (MAR vzw) • Diensten en diverse goederen akkoord Bloso (subrek 6118) → i.p.v. vroegere rek 608 en 618 → rek 618 bezoldigingen, premies voor… (MAR vzw)



Overzicht voornaamste wijzigingen (…)  Rubriek 61 (…) • Verplaatsings-, dienstverleningskosten en verblijfskosten (rek 612, 6146 en 616) → uitsplitsing subs en niet-subs subrekening → uitsplitsing administratieve mw en bestuursleden → toevoeging sport(para)medische mw • Kosten financiële verslaggeving (subrek 6142) → uitsplitsing subs en niet-subs subrekening  Rubriek 62 • Aanpassing aan MAR vzw → vakantiegeld en eindejaarspremie (rek 620) • Rek 620 en 621 personeelsleden in vaste dienst → vereenvoudigd 8 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)


Overzicht voornaamste wijzigingen (…)  Rubriek 62 (…) • Occasionele medewerkers (rek 620 en 621) → uitsplitsing subs en niet-subs subrekening → toevoeging sport(para)medische mw • Verplaatsings- en verblijfskosten personeel (rek 623) → uitsplitsing woon/werk-verkeer en dienstverplaatsingen → uitsplitsing subs en niet-subs subrekening  Rubriek 63 • Aanpassing aan MAR vzw → afschrijving IVA akkoord Bloso (subrek 63018)  Rubriek 64 • Negatieve regularisatie subsidies Bloso subrek 6420 → subrek 7371 (debet) • Subsidies aan clubs FO jeugdsport (rek 648) 9 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)


Overzicht voornaamste wijzigingen (…)  Rubriek 70 • Rek 701 = vroegere rubriek 73 • Vroegere rek 702 verwijderd → toewijzing opbrengsten aan basis- en facultatieve opdrachten kan via uitbreiding van bestaande opbrengstenrekeningen met de cijfers 00 t.e.m. 94  Rubriek 73 • Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies (MAR vzw)  nieuwe rekeningen 737 en 738 (CBN-advies 2010/16) • Bloso-subsidies  2 subrekeningen o o

lopende boekjaar (subrek 7370) Regularisaties voorgaande boekjaren (subrek 7371)

• Inkomsten BOIC (rek 745  subrek 73723) 10 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)


Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles  Gebrekkig verantwoordingsstuk • Geen verantwoordingsstuk • Niet gericht a/d sportfederatie • Onvoldoende detailgegevens • Niet ondertekend • Kostennota zonder bewijsstuk  Toerekenen van kosten aan verkeerde BO of FO • Uniforme verdeling van kosten over de 5 BO • Kosten FO toerekenen aan BO o.w.v. subsidieerbaarheid  Toerekenen van kosten aan een verkeerd boekjaar • Indien nodig rekeningen 444, 490 en 492 gebruiken 11 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)


Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles (…)  Verplaatsingskosten • Onvoldoende detailgegevens reiskostennota • Reiskostennota niet ondertekend • Met wagen (subsidieerbaar tot wettelijk forfait)  ook voor dienstverplaatsingen van personeelsleden • Andere subsidieerbare verplaatsingskosten (bewijsstukken) o o

Trein/vliegtuig/… Parkingtickets

• Parkeerboetes & boetes voor snelheidsovertredingen

 niet subsidieerbaar



Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles (…)  Verblijfskosten • Logementskosten (incl. ontbijt) zijn subsidieerbaar • Kosten drank & maaltijden niet subsidieerbaar • Geen uitsplitsing kosten logement – drank & maaltijden  integrale verblijfskost op niet-subs rekening boeken • Subsidieerbaar plafond  max. logementsvergoeding Vlaamse overheid  Kosten inzake financiële verslaggeving • Subs = dienstverleningskosten bij eindejaarsverrichtingen & controle opgestelde jaarrekening  interventiekosten leveranciers boekhoudsoftware • Niet-subs = dienstverleningskosten tijdens boekjaar 13 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)


Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles (…)  Kosten inzake dienstverlening (subrek 6146) • Subsidieerbare dienstverleningskosten als administratieve, sporttechnische of sport(para)medische medewerker  bijlage 4 : toelichting ‘tewerkstelling’ medewerkers    

Via arbeidsovereenkomst Via aannemingsovereenkomst Als vrijwilliger Via kostennota

• Andere dienstverleningskosten (bv. drukwerken, medische

hulpposten, …) op specifieke kostenrekeningen boeken. • Kosten IT-dienstverlening  subsidieerbaar via kostenrekeningen akkoord Bloso

(vooraf per e-mail/brief aanvragen aan Bloso-afdeling Subsidiëring) 14 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)


Vaststellingen/richtlijnen n.a.v. boekhoudkundige controles (…)  Lidgelden en bijdragen • Bijdrage aan VSF (subrek 6151) = subsidieerbaar o o

Jaarlijkse ledenbijdrage Bijdrage Spoka

• Bijdrage aan eigen nationale koepel (subrek 6152)

 niet-subsidieerbaar • Jaarlijkse ledenbijdrage aan Vlaams Doping Tribunaal  subsidieerbaar via subrek 61180030 (akkoord Bloso)

 Subsidieerbare kosten akkoord Bloso • Subrekeningen 6118, 6280, 63018 en 630218 • Vooraf aanvragen en enkel boeken indien expliciet akkoord Bloso verkregen werd. 15 Infosessie boekhoudplan Vlaamse sportfederaties (3 & 5 december 2012)

TOELICHTING BIJ AANPASSING BOEKHOUDPLAN

VLAAMSE SPORTFEDERATIES

Vragen ?

Contactpersoon Gert Royen E-mail: [email protected] Tel: 02/209 45 66 Bloso-afdeling Subsidiëring

INFOSESSIE BOEKHOUDPLAN VLAAMSE SPORTFEDERATIES

Recommend Documents