Microsoft IN DE CLOUD Alleen maar voordelen voor de kmo
ALLES WAT U NOG NIET WIST OVER OFFICE 365
Financiële verrassingen “ bij Office 365 zijn vandaag uit den boze. “
(Stageco)
TIPS OM EFFICIËNTER TE WERKEN Microsoft_Office365_v2_NL_001_001_cover_v4.indd 1
16/04/14 10:22
6
16
18 "De trend van toenemende mobiliteit en flexibel werken zet zich ook in kmo’s alsmaar verder door."
Inhoud 4 Voordelen van cloudsoftware De cloud is momenteel ‘hip and happening’ bij bedrijven, al is het eerder een nieuwe manier van werken dan een vergankelijke modetrend. 6 Alles wat u moet weten over Office 365 Microsoft Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kantoorsoftware voor bedrijven. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen is een heel ander verhaal. Oftewel Office in de wolken! 11 Windows Azure Naast de softwaretoepassing Office 365 biedt Microsoft met zijn aanbod rond Windows Azure een eigen cloudplatform. 12 Verhalen uit het echte bedrijfsleven Na een studie bleek het voordeliger voor AS Adventure om alles in de cloud te plaatsen met Office 365. Ook Perpetum
Energy veegt als kmo vastberaden alle IT-zorgen van de baan door te kiezen voor een mailomgeving in de cloud.
15 Windows Intune Hoe kunt u IT-problemen oplossen en tegelijk ook proactief werken? Dan komt Windows Intune om de hoek kijken. 16 Zijn uw gegevens veilig in Office 365? Sinds de onthullingen over bedrijfsspionage door klokkenluider Edward Snowden zitten heel wat bedrijven met vragen over de cloud. Zijn uw bedrijfsgegevens bijvoorbeeld wel veilig in de cloud als de Amerikaanse NSA volgens allerlei media gegevens van de grote internetbedrijven kan afluisteren? 18 Veelgestelde vragen rond Office 365 Een overstap naar Office 365 maakt u niet zomaar. U wilt zeker zijn dat de nieuwe kantoorsuite aan u noden voldoet, en u wilt natuurlijk een passend antwoord op elke prangende vraag.
Heeft u interesse in Office 365? Contacteer uw partner of zoek een ICT-partner op www.pinpoint.com. Meer informatie over onze oplossingen vindt u op
www.microsoft.be/kmo. 2I
Microsoft_Office365_v2_NL_002_003_inhoud_edito.indd 2
16/04/14 10:11
De toekomst zit in de cloud! We moeten het u niet vertellen: het zijn uitdagende tijden! De economische situatie vraagt, ook van kmo’s, heel wat creativiteit en efficiëntie. Die hebben ze, ook in hun manier van werken. Zo zet de trend van toenemende mobiliteit en flexibel werken zich ook in kmo’s alsmaar verder door. De cijfers spreken voor zich. Meer dan de helft van de kenniswerkers werkt vandaag op drie toestellen of meer, zoals een smartphone, een laptop en een tablet. Bovendien werken we veel meer op andere plaatsen dan ons klassieke, vaste bureau. We werken thuis, onderweg of in een andere vestiging van ons bedrijf. Technologie zal u hierbij helpen. Denk maar aan de trend van cloudcomputing, die u op een snelle en kostefficiënte manier toegang verstrekt tot professionele IT-oplossingen. Van op elke plek, op elk moment. Het is in het licht van deze trend dat wij u Office 365 voor bedrijven voorstellen. Het biedt u een volledige werkplek in de cloud, op maat van elke kmo. Dit magazine wil kmo’s wegwijs maken in de cloud. Wij vertellen u wat Office 365 precies inhoudt en doen de oplossing van naaldje tot draadje uit de doeken. We lichtten ook andere vooraanstaande cloudtoepassingen zoals Windows Azure en Windows Intune toe. Ook gegevensbeveiliging komt aan bod, we vertellen over de ervaringen van enkele klanten en over het offline gebruik van onze oplossingen, en we wijzen u op de voordelen en kosten. Na het lezen van dit magazine bent u helemaal mee in de cloud! Marijke Schroos Directeur Small & Medium Business
Erik Pelemans Business Group Lead Office Divisie
Marijke Schroos & Erik Pelemans
Verantwoordelijke uitgever: Microsoft België NV, Corporate Village - Bayreuth Building , Leonardo Da Vincilaan 3, 1935 Zaventem Concept en realisatie: Minoc Media Services bvba, Parklaan 22/b10, 2300 Turnhout | www.minoc.com
I3
Microsoft_Office365_v2_NL_002_003_inhoud_edito.indd 3
16/04/14 10:11
voordelen
Iedereen in de wolken
Zes voordelen van cloudsoftware De cloud is ‘hip and happening’ bij bedrijven, al is het eerder een nieuwe manier van werken dan een vergankelijke modetrend. Want de manier waarop uw software draait, en in het verlengstuk daarvan uw hele IT-afdeling, kan beter en goedkoper. We sommen zes redenen op om de overstap naar de cloud te maken.
Voordeel 2
Goedkoper en minder complex Vertalen minder grote investeringen zich ook in minder kosten? Want u betaalt wel
Voordeel 1
degelijk voor de software en
Geen investering, geen erfenis
“Een groot pluspunt van een cloudoplossing is dat er geen grote investeringen nodig zijn.”
online diensten, zij het als huurder en niet als koper. “Werken via de cloud is erg kostenefficiënt”, oppert Kris Van Heghe, de IT-verant-
Een van de redenen om naar
meest actuele technologieën.
woordelijke bij de Stad
de cloud te verhuizen, is dat u
Veel sneller dan dat u alle
Zottegem (zie ook pagina
zich niet langer zorgen hoeft te
toepassingen intern zelf zou
13). “Wij betalen per gebrui-
maken over uw eigen server-
moeten beheren en onder-
ker een vast maandelijks
infrastructuur. Alles draait in
steunen. Het voornaamste
bedrag en we hoeven niet
het datacenter (of in de cloud)
struikelblok is de controle uit
meer te investeren in hard-
van uw softwareleverancier.
handen geven. Vele bedrijfslei-
ware, onderhoud, back-up
Dat betekent dat er vooraf
ders en IT-verantwoordelijken
en beveiliging. We komen
geen zware investeringen
hebben liever een server bin-
daardoor ook niet voor
in servercapaciteit moeten
nenshuis waar ze zelf alle con-
onverwachte IT-kosten te
gebeuren. Ook wanneer u
trole over houden. Dat is geen
staan. Bovendien werkt
minder noden heeft, blijft
onlogische redenering, maar
iedereen nu altijd met de
u niet met een (al dan niet
vaak betekent meer eigen
nieuwste Office-versie. De
oude) infrastructuur zitten.
controle ook meer kopzorgen.
productupgrades zitten
Bovendien staat alles klaar
Werken in de cloud betekent
verweven in het abonnement
op het moment dat u extra
niet alleen een sterke garantie
zodat we kunnen upgraden
gebruikers wilt toevoegen en
op beveiliging en privacy, maar
naar een nieuwe versie wan-
moet de beheerder minder tijd
ook meer betrouwbaarheid en
neer we dat willen. Vroeger
investeren in zaken als het
bedrijfszekerheid. Mocht de
waren er altijd verschil-
onderhoud en het uitrollen
internetverbinding uitvallen,
lende versies in gebruik, wat
van updates. Door gebruik
dan kunnen uw werknemers
soms problemen gaf bij de
te maken van cloudsoftware
steeds verder werken. Als u
installatie en het beheer.
krijgt u sowieso (en in vele
opnieuw geconnecteerd bent,
Ook de kosten waren niet te
gevallen automatisch) de
worden uw bestanden auto-
voorspellen. Dat is nu dus
beschikking over de laatste en
matisch opgeslagen.
veel beter”, klinkt het.
4I
Microsoft_Office365_v2_NL_004_005_voordelen.indd 4
16/04/14 10:11
Voordeel 3
Voordeel 4
Opex in plaats van capex
Uw personeel optimaal inzetten Een van de interessantste
van Exchange Server 2003
Vroeger kocht uw bedrijf
voordelen van een cloud-
naar Exchange Online, een
licenties voor Office aan
oplossing is de mogelijk-
dienst uit het Office 365-pak-
een prijs, ongeacht of u
heid om snel te schalen. U
ket. Dat laat hen toe om vrij
de software twee jaren of
betaalt meestal enkel voor
snel nieuwe gebruikers toe te
een decennium gebruikte.
wat u gebruikt. Stijgen uw
voegen en weer te schrappen,
Met Office 365 huurt u de
IT-noden onverwacht of
naargelang de seizoensdrukte.
software, inclusief de online
tijdelijk, dan kunt u eenvoudig
En dit zonder dat er extra
diensten. Dat betekent een
extra cloudruimte huren. Dat
capaciteit nodig is. Betekent
verschuiving van de kosten
is handig om piekmomenten
dit alles dat u zelf geen IT-
van capex naar opex. U
op te vangen, bijvoorbeeld
personeel meer nodig heeft?
betaalt een maandelijks
wanneer uw bedrijf een nieuw
Vaak is dat nog wel het geval,
bedrag per gebruiker, en in
product lanceert of wanneer
al worden die informatici dan
ruil heeft u altijd de nieuw-
uw webdienst op specifieke
eerder ingezet voor IT-taken
ste versie. Zit uw bedrijf na
dagen, zoals in de koop-
die voor uw organisatie deel
een jaar met veel minder
jesperiode, plots veel meer
uit maken van uw kernactivi-
werknemers, dan zegt u die
gebruikers verwacht. Dat is
teit. Office-pakketten zijn voor
overtollige licentieabonne-
ook bij Office 365 het geval.
een IT-afdeling meestal geen
menten gewoon op.
Zo stapte Aviapartner over
kernactiviteit.
“Stijgen uw ITnoden tijdelijk, dan kunt u eenvoudig extra cloudruimte huren.”
Voordeel 5
Alles altijd en overal beschikbaar Door naar de cloud over te
geen bijkomende infrastructuur
gebruiksvriendelijkheid doen
stappen, heeft u meer garan-
meer te kopen voor kantoor-
bedrijven doorgaans een
tie op de beschikbaarheid van
software. Een bedrijf betaalt
flinke stap voorwaarts. Alle
uw toepassingen en docu-
per gebruiker per maand, en
gebruikers kunnen met hun
menten. En omdat ook uw
hoeft zich dus niet te bekom-
inloggegevens op eender
documenten en de Share-
meren om de hardware en
welke pc toegang krijgen tot
Point-omgeving in de cloud
het software-onderhoud. Ook
hun informatie, op basis van
zitten, hoeft u eigenlijk ook
op het vlak van flexibiliteit en
hun gebruikersrechten.
Voordeel 6
Flexibel en gebruiksvriendelijk Voor gebruikers wordt alles
teiten aanwezig zijn als op de
gebruiker van thuis uit inlog-
vooral beter beschikbaar in de
desktop. We wensen het u niet
gen op de webversie van
cloud. Stel dat uw werkne-
toe, maar in principe kunt u met
Office. Daarbij verliezen ze
mer op locatie zit zonder
Office 365 zelfs blijven door-
zelfs geen bestaande docu-
bedrijfslaptop, dan kan hij
werken wanneer uw bedrijf in
menten. Die worden immers
of zij gewoon inloggen op de
vlammen opgaat. Al raden we
bewaard in OneDrive for Busi-
webversie van Office, waar
eerst een evacuatie en medi-
ness, de online opslagplaats
exact dezelfde functionali-
sche bijstand aan. Zo kan elke
van Microsoft.
Meer voordelen op www.office365.com I5
Microsoft_Office365_v2_NL_004_005_voordelen.indd 5
16/04/14 10:11
handleiding
Alles wat u moet weten over
Office 365 Microsoft Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kantoorsoftware voor bedrijven en organisaties. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen, een relatief nieuwe telg in de MS Office-productfamilie en de cloudversie van Microsofts populaire kantooromgeving, is een heel ander verhaal. Gaat u zitten voor een korte kennismaking met Office 365, oftewel Office in de wolken.
O
ffice 365 combineert het beste van twee werelden. Het is namelijk de
combinatie van een traditionele softwareoplossing en een online (of cloud)component. Het geeft u de mogelijkheid om pconafhankelijk met een virtuele kantooromgeving aan de slag te gaan. Zo kunt u bijvoorbeeld de klassieke Word- en Exceldocumenten vanuit de browser openen en bewerken, maar u kunt ook Outlook volledig online gaan beheren. Microsoft verkoopt onder de naam Office 365 al een tijdje abonnementen aan bedrijven, maar biedt sinds kort Office 365 Home Premium, voor thuisgebruikers dus, aan. Maar in deze handleiding richten we ons op Office 365 voor bedrijven en wat het voor hen kan betekenen. Geïntegreerd Met Office 365 bundelt Microsoft verschillende producten op het gebied van kantoorautomatisering. Het product (of beter: de dienst) bestaat uit de laatste versie van het traditionele
6I
Microsoft_Office365_v2_NL_006_010_handleiding.indd 6
16/04/14 10:12
Microsoft Office, aangeboden
hoofdabonnementsvormen
compliancy. De laatste (E4)
in een abonnementsformule,
voor bedrijven ook Office, Sha-
biedt ook ondersteuning voor
aangevuld met diensten voor
rePoint Online en Lync Online
spraakfuncties als gehoste
bedrijven zoals e-mail, het
aan. Het verschil tussen deze
voicemail en Lync-integratie
delen van documenten, instant-
drie abonnementen zit onder
met telefonie. Het aardige van
messaging en HD-videoconfe-
meer in de ondersteuning, die
die licentie is dat de gebruiker
rencing.
in de Enterprise-variant bestaat
Office op vijf apparaten mag
Concreet biedt het een volledig
uit telefonische ondersteuning
installeren, bijvoorbeeld ook
geïntegreerde suite met de
de klok rond, zeven dagen op
op zijn thuis-pc. De afgenomen
online varianten van Exchange
zeven. Bij de Midsize Business-
diensten van Office 365 worden
(voor e-mail), SharePoint (het
variant is er ondersteuning tij-
allemaal beheerd vanuit het
delen van documenten) en
dens de werkuren, terwijl Small
Microsoft Online Services Dash-
Lync (telefonie en videocon-
Business Premium-gebruikers
board. Bij de M&E-abonnemen-
ferencing). Daarnaast is Office
enkel kunnen rekenen op sup-
ten kunt u gebruikmaken van
Web Apps een geïntegreerd
port tijdens de opstart (de eer-
Active Directory-synchronisatie,
onderdeel waarmee u vanuit
ste zestig dagen). Deze laatste
zodat gebruikers uit de eigen
een browser kunt werken met
groep kenmerkt zich verder door
Active Directory ook bekend zijn
Word-, Excel- en PowerPoint-
het ontbreken van synchronisa-
in Office 365.
bestanden. Verder kunt u ook
tie met de interne Active Direc-
de desktopversie van Office
tory, een Microsoft-technologie
Exchange Online
gebruiken, en afhankelijk van
die helpt bij het beheren van
Het kloppende hart van Office
het abonnement maken ook
rechten en instellingen binnen
365 is Exchange Online, met de
licenties voor Office Professio-
een bedrijf. Iets wat voor kleine
basisfuncties e-mail en agenda.
nal Plus deel uit van Office 365.
organisaties minder van tel is.
Exchange Online biedt alle mogelijkheden van de reguliere
Op die manier kunt u gebruikers dus de keuze geven of zij met
Tweedeling
Exchange-server, van webmail
lokale of met cloudapplicaties
Daarnaast circuleren er, vooral
tot e-mail en agenda op uw
willen werken.
bij de grotere bedrijven in de En-
smartphone. Gebruikers krijgen
terprise & Government-versie,
standaard een mailbox van 50
Breed
diverse soorten abonnementen:
gigabyte, wat veel gebruikers
Office 365 gaat overigens erg
men kan de afzonderlijke com-
zal aanspreken. Het beheer
breed. Met Office Professional
ponenten aanschaffen of de
verloopt via een eenvoudige
Plus kunt u bijvoorbeeld ook
bundels E1 tot en met E4 voor
webinterface. Hierin kunt u
toepassingen als OneNote en
reguliere gebruikers, en K1 en K2
postvakken, distributiegroepen
“OneDrive For Business” ge-
voor zogenaamde kioskmede-
en het adresboek voor externe
bruiken voor informatiebeheer
werkers die geen vaste werkplek
gebruikers beheren. Ook kunt u
en om samen te werken met
en geen kantoorfunctie hebben,
de beveiliging regelen, (bewaar)
collega’s en externe partijen.
zoals verkopers, stewardessen
regels instellen en instellingen
Want juist in de samenwerking
en andere ambulante functies.
doen voor logging en auditing.
met klanten en leveranciers
Deze mensen consumeren
Tot slot kunt u ook telefoon
bewijzen deze tools hun nut.
vooral informatie en hebben
en spraak instellen, waaron-
Een goed begin is overigens om
daarom niet de volledige suite
der het apparaatbeleid van
eerst een gratis proefabonne-
aan mogelijkheden nodig. Het
toestellen die koppelen met
ment te nemen. Neem hiervoor
draait bij hen voornamelijk om
ActiveSync. Dit is allemaal een
een kijkje op www.microsoft.
e-mailen en documenten lezen
stuk overzichtelijker dan de
com/nl-be/office365/free-
op het intranet. De mailbox voor
Exchange-beheerconsole die u
office365-trial.aspx.
deze medewerkers is 2 gigabyte
krijgt als u zelf Exchange host.
groot, in tegenstelling tot de 50
De beveiliging van Exchange
Verschillende smaken
gigabyte die reguliere gebruikers
zelf wordt aangevuld door
Office 365 bestaat in verschil-
ter beschikking hebben.
Exchange Online Protection,
lende varianten, variërend in
Naast de tweedeling tussen
een beveiligingsoplossing van
prijs van 1,6 euro tot 20 euro
de K- en E-abonnementen is
Microsoft.
per gebruiker per maand. Er zijn
er ook een duidelijk verschil
drie hoofdabonnementsvormen
tussen E1 enerzijds en E3 en E4
Lync Online
voor bedrijven: Small Business
anderzijds (voor Enterprise &
Allerlei faciliteiten rond com-
Premium, Midsize Business
Government). De laatste twee
municatie zijn verzameld in Lync
en Enterprise & Government.
bieden ook voorzieningen voor
Online. De basis is een messa-
Daarnaast bieden de drie
geavanceerde archivering &
ging-applicatie die binnen het
“Office 365 bundelt verschillende producten op het gebied van kantoorautomatisering.” I7
Microsoft_Office365_v2_NL_006_010_handleiding.indd 7
16/04/14 10:12
handleiding
bedrijf en met partners gebruikt
legt, wordt ook het onderwerp
Office Web Apps
kan worden. U kunt echter ook
van het bericht meegenomen,
Zoals gezegd is Office Professi-
stem- en webcamerachats voe-
zodat de persoon die u oproept
onal Plus een onderdeel van het
ren via VoIP (= Voice Over IP of
meteen weet waarover u con-
meer uitgebreide abonnemen-
telefonie via een datanetwerk)
tact zoekt.
ten. Heeft u een eenvoudiger
en online vergaderen met groe-
“Het kloppend hart van Office 365 is Exchange Online, met de basisfuncties e-maile n agenda.”
abonnement, dan kunt u Office
pen mensen. Daarnaast kunt u
SharePoint Online
uiteraard ook los aanschaffen
ook uw desktop delen met an-
Wie al bekend is met Share-
en gebruiken in combinatie
deren, zodat u bijvoorbeeld pre-
Point zal snel van start kunnen
met Office 365. Een andere
sentaties kunt geven. Bij de meer
gaan met SharePoint Online.
optie is om Office Web Apps te
uitgebreide abonnementen kunt
SharePoint was natuurlijk al
gebruiken. Office Web Apps zijn
u ook gebruikmaken van Lync-
webgebaseerd, waardoor het
browsergebaseerde varianten
to-Phone, waarmee u - ook voor
beheer van de omgeving niet
van Outlook, Word, Excel en
vergaderingen - integreert met
significant anders is dan bij
PowerPoint. Natuurlijk hebben
regulier telefoonverkeer.
een eigen server. De grootste
die niet dezelfde mogelijkheden
Lync Online integreert met
verschillen zitten in de zoekca-
als de desktopversies, maar ze
Outlook en Exchange, waardoor
paciteiten, Business Intelligence
bieden wel voldoende func-
u vanuit Outlook kunt zien of
en de mogelijkheden om third-
tionaliteit voor het maken en
mensen beschikbaar zijn. En
party tools of eigen ontwikkelde
bewerken van eenvoudige do-
als u vanuit een e-mail contact
componenten te installeren.
cumenten. De Office Web Apps zijn uitstekend geschikt voor het nakijken en aanpassen van documenten, maar kunnen niet altijd de volledige rijkheid tonen van complexe documenten die met de desktopvariant gemaakt zijn. Office Web Apps biedt ook een chatfunctie die aansluit op Lync. Overstappen? Er zijn tal van redenen waarom de overstap naar Office 365 voor een organisatie beslist het overwegen waard is. Een hele belangrijke reden is dat het gebruik van Office 365 de zorgen om de interne kantoorautomatisering wegneemt. Daarnaast moet u zich als bedrijf, en als systeembeheerder in het bijzonder, geen zorgen maken om de onderliggende fysieke omgeving. Is er genoeg rekenkracht? Is er voldoende schijfruimte? Zijn de back-ups goed geregeld? Dat zijn allemaal vragen die u anders moet kunnen beantwoorden en maatregelen die u moet treffen als de continuïteit in het gedrang komt. Zeker voor een relatief complex product als SharePoint is het niet zo dat u gewoon eventjes een server neerzet en klaar. Afhankelijk van het aantal gebruikers en de aangeboden features kan uw serverinrichting
8I
Microsoft_Office365_v2_NL_006_010_handleiding.indd 8
16/04/14 10:12
behoorlijk complex worden. Al deze zorgen behoren met Office 365 tot het verleden. Microsoft zorgt voor voldoende capaciteit, back-ups, enzovoort. Daarnaast garandeert Microsoft een hoge uptime van 99,90 procent (minder dan zestien uren downtime per jaar), veel meer dan de gemiddelde organisatie kan waarborgen. Systeembeheerders hoeven nog nauwelijks stil te staan bij de infrastructuur en configuraties, waardoor hun rol verandert. Ze kunnen gebruikers veel meer inhoudelijk helpen en hen daarmee ook stimuleren tot een beter gebruik van de IT-middelen. Dat is vaak een veel dankbaardere rol dan nu, waarbij er eigenlijk alleen maar aan de systeembeheerder gedacht wordt wanneer het gigabyte aan mailopslag per ge-
ken, is er een aantal randvoor-
bruiker flink duurder uitkomen
waarden die ingevuld moeten
Duurder?
als u daar ook failover en back-
worden. De meest voor de hand
Als er zoveel zorgen van u
up bij rekent. Kortom, Office 365
liggende is het netwerk, en dan
weggenomen worden, groeit al
is op z’n minst het overwegen
met name de verbinding met
gauw het idee dat het wel veel
waard.
het internet. Netwerkverkeer
systeem onderuitgaat.
dat voorheen intern bleef, moet
duurder zal zijn dan wanneer u dezelfde producten zelf zou
Overtuigen
nu over de internetverbinding.
hosten. Maar als u alle kosten
Veel organisaties zijn terughou-
Dat betekent eerst en vooral
bij elkaar optelt, is het eerder
dend als het om de cloud gaat.
een grotere hoeveelheid inter-
omgekeerd. Zelfs de uitgebreid-
Dat is logisch, want u geeft een
netverkeer, hetgeen een grotere
ste licentie (E4) kost slechts
deel van uw IT-infrastructuur
bandbreedte vereist. Daarnaast
een 20 euro per gebruiker
uit handen en u wordt afhanke-
kan het ook meer eisen stellen
per maand, wat neerkomt op
lijk van een externe aanbieder.
op het vlak van de beschikbaar-
240 euro per jaar. Daar zit het
Toch is die aanbieder in de
heid van uw internetverbinding.
gebruik van Office Professional
meeste gevallen instaat om een
Plus mee in op vijf toestellen
betere kwaliteit te leveren dan
Conclusie
van de gebruiker (dus bijvoor-
wanneer alles door uw eigen IT-
Als u alles bij elkaar bekijkt, is
beeld ook op zijn thuis-pc).
afdeling geregeld wordt. Tijdens
Office 365 een indrukwekkend
Voor de interne kosten komt dit
het implementatietraject zal u
samenspel tussen Microsofts
overeen met de licentie voor
de organisatie dan ook moeten
verschillende producten voor
Office Professional Plus, en de
zien te overtuigen dat overstap-
kantoorautomatisering, die bo-
Client Access-licenties voor
pen naar clouddiensten een
vendien allemaal via de cloud te
SharePoint Enterprise Edition,
positieve zaak is. Voor een aan-
benaderen zijn. De implementa-
Exchange Enterprise Edition en
zienlijke groep medewerkers,
tie en het beheer zijn zeker voor
Lync Enterprise Edition.
met name jongere medewer-
de meest voorkomende taken
Als u dat bij elkaar optelt, komt
kers, zal dit geen probleem zijn.
makkelijk te doorgronden.
u al heel snel tot de conclu-
Zij maken privé al gebruik van
Wat organisaties en gebrui-
sie dat het vanuit de licenties
allerlei clouddiensten en vinden
kers met Microsoft Office 365
gezien alleen al interessanter is
het zelfs vreemd als een werk-
krijgen, is de kosten absoluut
dan zelf te hosten. En dan zijn
gever dat tegenhoudt.
waard en al helemaal als u dit
“Wanneer de keuze gemaakt is om Office 365 te gaan gebruiken, zijn er enkele randvoorwaarden die ingevuld moeten worden.”
afzet tegen de kosten die u zou
hardware-, beheer-, elektriciteits- en upgradekosten nog
Voorbereiding
hebben om intern een gelijkaar-
niet eens meegerekend. Alleen
Wanneer de keuze gemaakt is
dige infrastructuur in de lucht te
al de hardware kan met 50
om Office 365 te gaan gebrui-
houden.
I9
Microsoft_Office365_v2_NL_006_010_handleiding.indd 9
16/04/14 10:12
handleiding
Verschillende versies Office 365 is niet één product. Net zoals bij zijn grotere Office-broer zijn er ook hier verschillende versies beschikbaar. Er is de basisversie voor eenmanszaken en zelfstandigen, en er is de uitgebreidere versie voor grotere bedrijven. In beide versies zijn er bovendien nog verschillende niveaus van functionaliteit, met natuurlijk elk hun eigen abonnementsprijskaartje.
C
oncreet is er Office
welke licentie hij nodig heeft. Zo
bepaalde toepassingen u nog
365 University (voor
kunnen bepaalde medewerkers
als vanouds on-premise kan
studenten), Office
voor Office opteren en anderen
houden (geïnstalleerd op eigen
365 Home Premium
enkel voor Exchange Online.
machines binnen uw organisa-
(voor thuisgebruik), Office 365
Daarnaast kunt u als klant
tie). En dit zonder dat u als klant
Small Business Premium (voor
binnen de Enterprise-formule
een tweede maal een licentie
bedrijven met 1 tot 10 werkne-
ook opteren voor een hybride
moet betalen.
mers), Office 365 Midsize Busi-
opstelling. Dat betekent dat
www.office365.com
ness (voor bedrijven met 11 tot 250 werknemers) en Office 365 Enterprise & Government (voor organisaties met meer dan 250 medewerkers of geavanceerde wensen). Voor bedrijven, de insteek van dit artikel, zijn er dus drie families waaruit u kunt kiezen: Small Business, Midsize Business en Enterprise & Government. Belangrijk is wel dat u als klant bij het maken van uw keuze binnen dezelfde familie moet blijven. Dat betekent niet dat het aanbod niet flexibel zou zijn. Zo kunnen Enterprise-licenties ook gekocht kunnen worden voor één gebruiker. Het Enterprise-aanbod kenmerkt zich door een aantal pluspunten. Zo kan men afhankelijk van de gebruiker bepalen
VERSIES
DOELGROEP
Office 365 University
studenten
Office 365 Home Premium
consumenten
Office 365 Small Business Premium
bedrijven met 1 tot 10 werknemers
Office 365 Midsize Business
bedrijven met 11 tot 250 werknemers
Office 365 Enterprise & Government
organisaties met meer dan 250 medewerkers
OP MAAT VAN UW BEDRIJF
Office 365 Small Business Office 365 Small Business Premium Office 365 Small Business (maandelijks) Office 365 Small Business Premium (maandelijks) Extra SharePoint-opslag Office 365 Midsize Business MS Dynamics CRM Online PRO Extra SharePoint-opslag Office 365 Enterprise E1 (EO P1, SPO P1, LO P2) Office 365 Enterprise E3 (EO P2, SPO P2, LO P2, O365PP) Office 365 Enterprise E4 (EO P2, SPO P2, LO P2 + Voice, O365PP) Office 365 Enterprise K1 Office 365 Pro Plus Visio Pro for Office 365 Project Pro for Office 365 Visio Pro for Office 365 (maandelijks) Project Pro for Office 365 (maandelijks) Exchange Online Plan 1 Exchange Online Plan 2 Exchange Online Kiosk Exchange Online Protection Exchange Online Archiving for Exchange Server Exchange Online Plan 1 + EOP SharePoint Online Plan 1 SharePoint Online Plan 2 SharePoint Online Plan 1 (incl. Yammer) SharePoint Online Plan 2 (incl. Yammer) Office Web Apps met SharePoint Plan 1 Office Web Apps met SharePoint Plan 2 Lync Online Plan 1 Lync Online Plan 2 Yammer Enterprise MS Dynamics CRM Online PRO Power BI Azure Active Directory Rights Management Project Online Project Online (maandelijks) Project Online met Project Pro for Office 365 Extra SharePoint-opslag
10 I
Microsoft_Office365_v2_NL_006_010_handleiding.indd 10
16/04/14 10:12
Wat kan het voor u betekenen? Het cloudaanbod van Microsoft is breed. Het gaat verder dan Office, en zelfs verder dan standaardsoftware en de klassieke Microsoft-toepassingen tout court. Maar wat kan het voor uw bedrijf betekenen?
N
aast de softwaretoepassing Office 365 biedt Microsoft met zijn aanbod
rond Windows Azure een eigen cloudplatform. Zo’n plaform geeft bedrijven de mogelijkheid om toepassingen te beheren of te ontwikkelen via een wereldwijd netwerk van door Microsoft beheerde datacenters. De cloudevolutie heeft gezorgd voor een hele ommekeer in het
platformsoftware en -diensten.
uitbreiden of verbeteren.
aanbod. Daar waar vroeger als
Azure-klanten kunnen bijvoor-
Met Azure Backup kunt u, al
vanouds software op de pc of
beeld ook andere besturings-
dan niet automatisch, bedrijfs-
server werd geïnstalleerd, wordt
systemen (zoals Linux) ge-
data extern beveiligen door
deze software aangeboden
bruiken voor hun zogenaamde
middel van back-ups naar de
vanuit de cloud (lees: vanuit het
virtuele machines. Of gebruikers
Microsoft-datacenters waar
datacenter of een reeks van
kunnen ook Oracle-databanken
Azure gebruik van maakt.
datacenters van een aanbie-
aanwenden en gebruikmaken
Back-ups worden voor de
der als Microsoft). De hele
van niet-Windows-specifieke
overdracht versleuteld en zo
software-industrie verschuift
ontwikkeltools. Op die manier
ook opgeslagen. Deze back-ups
dus van een productenaanbod
biedt Microsoft een geloof-
bevinden zich hiermee extern,
naar een dienstenaanbod.
waardig alternatief voor uw
buiten uw datacenter, beveiligd
eigen IT-infrastructuur.
met opslagtechnologie, zodat
Open platform
er minder noodzaak is voor het
Microsoft benadrukt hierin zo
En u?
beveiligen en beschermen van
veel mogelijk de flexibiliteit en
Wat betekent dit voor een
lokale back-upmedia.
openheid van zijn cloudplat-
doorsnee bedrijf? Met Windows
Met incrementele back-ups
form. Het is flexibel omdat u,
Azure kunt u vrij snel een zoge-
worden alleen wijzigingen in
binnen Windows Azure, vlot
naamde virtuele server, zowel
bestanden naar de cloud over-
kunt schakelen in de capaci-
Windows Server als Linux,
gebracht. Hierdoor wordt de
teit die u gebruikt. Als bedrijf
instellen en deze aanpassen
opslagruimte efficiënter benut
kunt u uw IT, meer dan vroeger,
aan uw behoeften. U betaalt
en wordt er minder bandbreed-
mee laten evolueren met uw
hierbij in functie van wat u
te verbruikt, terwijl het herstel
wensen. Dat betekent snel
gebruikt. Windows Azure biedt
van meerdere gegevensversies
kunnen schakelen: groeien waar
verder schaalbare oplossingen
naar een bepaald tijdstip moge-
nodig en even goed afbouwen
voor cloudopslag, en het maken
lijk is. Of hoe het cloudaanbod
als dit nodig is. Naast flexibel is
en herstellen van back-ups voor
van partijen als Microsoft ook
Windows Azure, zo benadrukt
elk soort gegevens, groot en
voor uw bedrijf ingrijpend is
Microsoft, ook open. Microsoft
klein. Het werkt met de infra-
veranderd en op z’n minst het
beperkt zich in dit kader bijvoor-
structuur die u zelf al heeft, zo-
overwegen waard is.
beeld niet tot eigen toepas-
als uw eigen datacenter, zodat
Meer informatie over
singen. Het presenteert zich
u uw strategie voor ‘business
Windows Azure vindt u op
als een aanbieder van cross-
continuity’ vrij makkelijk kunt
www.windowsazure.com.
“Als bedrijf kunt u uw IT, meer dan vroeger, mee laten evolueren met uw wensen.” I 11
Microsoft_Office365_v2_NL_011_011_Azure.indd 11
16/04/14 10:12
Praktijkverhalen
Stageco kiest voor eenvoud Uitdaging: het dagelijkse beheer van de verschillende lokale Exchange-servers werd steeds complexer, terwijl het verouderde serverpark minder betrouwbaar werd.
wijd. In het verleden beschikte
beheer: een centrale cloudom-
iedere vestiging over een eigen
geving is volgens hem veel ge-
Exchange-server. Inkomende
makkelijker te beheren dan een
e-mails werden eerst opgevan-
veelvoud aan lokale servers. Hij
gen door een aXsGuard-firewall,
is dan ook onder de indruk van
waarna ze terechtkwamen in de
de online omgeving die Microsoft
et meer dan 25 jaar
verschillende Exchange-servers.
creëerde voor het beheer en de
ervaring is Sta-
Het IT-beheer van de infrastruc-
technische ondersteuning rond
geco vandaag een
tuur was zeker geen eenvoudige
Office 365: “Een Microsoft-Por-
absolute pionier en
klus volgens Jan Waegemans,
tal vormt de toegangspoort tot
trendsetter in het ontwerpen en
IT-verantwoordelijke bij Stageco:
het beheren van alle gebruikers
bouwen van podia en tijdelijke
“Als internationale podium-
en hun toegangsrechten. Ook de
constructies op maat van ieder
bouwer hebben wij baat bij een
service-aanvragen worden via
evenement. Het bedrijf kan daar-
gestroomlijnde communicatie en
deze weg ingediend en efficiënt
bij rekenen op de ongeëvenaarde
IT-beheer. Onze Exchange-ser-
afgehandeld.” Exchange Online
logistieke ervaring van zuster-
vers waren enigszins verouderd
biedt als cloudoplossing niets
bedrijf Steel Logistics. De groep
en niet meer zo betrouwbaar.”
dan voordelen voor de gebrui-
bestaat uit acht filialen wereld-
De aanwezigheid van Exchange
kers, aldus Jan Waegemans: “De
Online als onderdeel van Micro-
‘eilandproblematiek’ die typisch
soft Office 365 vormde voor Sta-
was voor het werken met lo-
geco de aanleiding om te migre-
kale email-servers, heeft plaats
ren naar de populaire cloudsuite
gemaakt voor een veel vlotter
van Microsoft. ICT-partner Accel
IT-beheer op basis van Exchange
nam de volledige verantwoorde-
Online.” Bovendien biedt de
lijkheid over het migratietraject
cloud-omgeving van Microsoft
op zich. De belangrijkste impact
beschikbaarheid van 99,9% -
van Exchange Online situeert
een niveau dat de Stageco met
zich volgens Jan Waegemans op
de lokale infrastructuur nooit kon
het niveau van het dagelijks IT-
bereiken.
M
Van den Hende communiceert efficiënt Uitdaging: flexibel inspelen op nieuwe mogelijkheden. Een efficiënte communicatie speelt daarbij een belangrijke rol en verhoogt ook de professionele uitstraling naar bestaande en potentiële klanten.
365. “Met Office 365 werken
Hende ook de uitstraling van
we veel flexibeler en kunnen we
het bedrijf te verbeteren. “In de
rekenen op een gegarandeerde
eerste plaats moeten we goede
continuïteit”, zegt Dirk Van den
producten leveren, maar als
Hende, afgevaardigd bestuurder
kleine, lokale onderneming in
bij Van den Hende Beton. “Vroe-
een sector van internationale
ger hadden we verschillende
mastodonten kunnen we ons
Office-versies naast elkaar en
onderscheiden met een snelle
etonproducent Van
moesten we elke computer
en persoonlijke service”, zegt
den Hende laat zijn
lokaal installeren. Daarover
Dirk Van den Hende. “Gezien de
computergebruikers
hoeven we ons nu geen zorgen
economische crisis is het nog
overschakelen naar
meer te maken. Via de cloud
belangrijker om als onderne-
werken en communiceren via de
beschikken onze zes adminis-
ming professioneel te werken
cloud. Begeleid door IT-partner
tratieve medewerkers allemaal
en flexibel en dynamisch te zijn.
SDE, koos het bedrijf voor Office
over de nieuwste Office-versie.
Daarbij kan een technologie als
De software draait op de krach-
Office 365 ons ondersteunen.
tige servers in het datacenter
Dat geldt onder meer voor de
van Microsoft. Onderhoud, be-
communicatie met architecten,
veiliging en back-up worden ons
een doelgroep waar we steeds
uit handen genomen. Boven-
vaker mee samenwerken.
dien is het heel eenvoudig om
Ook zij gebruiken doorgaans
gebruikers te schrappen of toe
de nieuwste technologie en
te voegen en is de opslagcapa-
ze verwachten ook van hun
citeit flexibel uit te breiden.”
leveranciers dat ze kort op de
Office 365 helpt Van den
bal spelen.”
B
12 I
Microsoft_Office365_v2_NL_012_014_Case.indd 12
16/04/14 10:13
cases
AS Adventure verlaagt kosten met 30% Uitdaging: AS Adventure zocht een manier om zijn mail- en documentenservers te vervangen door een goedkoper alternatief met minder onderhoud.
van de filialen in België en
werkt om eventuele fouten op
Luxemburg online. Documen-
te sporen. Al na een tweetal we-
ten bewerken gebeurt nu met
ken werd het goed bevonden en
de online versie van Office, de
zijn we binnen ons hoofdkan-
Office Web Apps, SharePoint
toor overgestapt naar de cloud”,
Online staat in voor het beheer
vertelt Tom De Bondt, Group
en de opslag van de documen-
System & Support Coordinator
e mail- en documen-
ten. De communicatie tot slot,
bij AS Adventure. De winkels
tenservers van AS
gebeurt via Lync Online, dat in
over het hele land volgden even
Adventure waren eind
het Office 365-pakket inbegre-
later. Zij werken met een tarief-
2011 aan vervanging
pen is. Dankzij de overstap naar
plan dat goedkoper uitkomt. De
toe. In plaats van te investeren
Office 365 hoeft AS Adventure
formule ‘Kiosk’ van Microsoft
in nieuwe systemen werd de
zich geen zorgen te maken over
Office 365, speciaal bedoeld
eigen IT-infrastructuur afge-
serverbeheer, interne band-
voor zogenaamde ‘flexwerkers’
bouwd. Na een studie bleek het
breedte of opslagcapaciteit. Het
zonder een vaste werkplek,
namelijk voordeliger om alles in
beheer en onderhoud gebeurt
beschikt over zowat driekwart
de cloud te plaatsen met Micro-
automatisch en bovendien
van de mogelijkheden in de
soft Office 365. AS Adventure
wordt er een uptime van 99,90
Enterprise-versie die gebruikt
ging op zoek naar een partner
procent gegarandeerd.
wordt op het hoofdkantoor.
met de juiste kennis om hen de
De implementatie verliep zeker
Voor de werking van de winkels
nodige monitoring en bedrijfs-
snel. Eind december 2011 vingen
is dat meer dan voldoende. In
zekerheid te voorzien. Na een
de gesprekken met Advantive
totaal werden voor de 35 win-
selectieprocedure koos het be-
aan en tegen februari kon het
kels in België en de twee filialen
drijf voor integrator Advantive.
project van start. “We hebben
in Luxemburg 265 mailboxen
Die plaatste alle 265 mailboxen
er eerst met een testgroep ge-
online geplaatst.
D
Zottegem werkt efficiënter via de cloud Uitdaging: de bestaande mailboxen boden te weinig zekerheid, betrouwbaarheid en flexibiliteit. De informatici van Zottegem besteedden heel wat tijd aan het beheer en aan manuele interventies.
samen te werken. In een eerste
municeren via de cloud.Lokale
fase gingen de gebruikers aan
overheden beschikken niet over
de slag met Exchange Online
grote IT-budgetten. Daarom
voor e-mail via de cloud. In
speelde ook het kostenplaatje
een volgende stap wordt er
een belangrijke rol in dit project.
gebruikgemaakt van Share-
“Werken via de cloud is erg
Point Online en Lync Online,
kostenefficiënt”, zegt Kris Van
e stadsdiensten van
voor nog meer efficiëntie en
Heghe, de IT-verantwoordelijke
Zottegem stapten in
flexibiliteit. IT-partner C&C
bij de stad Zottegem. “We
2013 over naar Office
stond in voor advies, migratie,
betalen per gebruiker een vast
365. aelf Daardoor
implementatie en opleidingen.
maandelijks bedrag en we hoe-
beschikken ze nu over uitge-
De IT-verantwoordelijken win-
ven niet meer te investeren in
breide mogelijkheden om op
nen zes uren per week doordat
hardware, onderhoud, back-up
elke locatie en met elk toestel
ze zich niet meer hoeven te
en beveiliging. We komen daar-
online te communiceren en
bekommeren om e-mailbeheer,
door ook niet voor onverwachte
back-up en beveiliging. De mail
IT-kosten te staan. Bovendien
wordt in ideale omstandigheden
werkt iedereen nu altijd met de
bewaard en beheerd vanuit de
nieuwste Office-versie. De pro-
datacenters van Microsoft, dat
ductupgrades zitten verweven in
ruim voldoende opslagcapa-
het abonnement zodat we kun-
citeit voorziet. Alle gebruikers
nen upgraden naar een nieuwe
beschikken nu steeds over de
versie wanneer we dat willen.
nieuwste softwareversie. De
Vroeger waren er altijd verschil-
stad Zottegem stapte, begeleid
lende versies in gebruik, wat
door IT-partner C&C, over naar
soms problemen gaf bij instal-
Office 365 en kan daardoor
laties en beheer. Ook de kosten
efficiënter werken en com-
waren niet te voorspellen.”
D
I 13
Microsoft_Office365_v2_NL_012_014_Case.indd 13
16/04/14 10:13
praktijkverhalen
Galler: vooruitgang en continuïteit Uitdaging: door de toenemende bedrijfsexpansie te ondersteunen, ging Galler op zoek naar een oplossing om de mailcommunicatie efficiënter te beheren en om logistieke en commerciële documenten veilig te kunnen uitwisselen.
van Google en Microsoft viel de
bronnen, betaal je bij Office 365
keuze op Microsoft Office 365,
slechts per interne gebruiker.
een oplossing die continuïteit
Er wordt dus geen supplement
garandeert voor de gebruikers
aangerekend voor externe
die al jarenlang vertrouwd zijn
gebruikers zoals klanten of leve-
met een Microsoft-omgeving.
ranciers! Nog een pluspunt: de
David Iannello, IT Manager bij
gebruikers waren al vertrouwd
Galler, volgt de technologische
met Microsoft, wat beslist heeft
ontwikkelingen op de voet. Hij
bijgedragen tot onze keuze voor
hocolaterie Galler
realiseerde zich al snel dat een
dit platform.” Galler stelde de
is een onderneming
cloudoplossing een antwoord
hulp van zijn IT-parter, PCsol,
die zowel nationaal
kon bieden op de noden van
tijdens de migratie naar Micro-
als internationaal
Galler, aangezien de cloud het
soft Office 365 enorm op prijs.
een snelle groei doormaakt. De
vereiste niveau van maturiteit
PCsol begeleidde Galler met
mobiliteit van zijn werknemers
en betrouwbaarheid heeft
de voorafgaande analyse en de
is iets om dagelijks rekening
bereikt. De oplossingen van
implementatie van de nieuwe
mee te houden. De IT-afdeling
Google en Microsoft werden
oplossing. “Met Microsoft Office
van Galler ging dan ook op zoek
grondig onderzocht. “Microsoft
365 en PCsol kon ik de droom
naar een cloudoplossing om
Office 365 kwam als win-
van elke IT-verantwoordelijke
de communicatie via e-mail
naar uit de bus. Wat wij vooral
realiseren: de infrastructuur
efficiënter te beheren en om
appreciëren is de financiële
laten evolueren en tegelijk de
commerciële en logistieke
transparantie van de oplossing.
continuïteit bewaren voor de
documenten veilig te kunnen
Terwijl andere cloudproducten
gebruikers en de administra-
uitwisselen. Na evaluatie van
maandelijks licenties aanre-
tieve rompslomp beperken”,
twee alternatieve voorstellen
kenen voor interne of externe
besluit David Iannello.
C
Perpetum Energy: betaalbare hightech infrastructuur Uitdaging: de oude, haperende mailserver van Perpetum Energy diende vernieuwd te worden. Het bedrijf keek uit om deze te vervangen door een externe (cloud)oplossing.
timmeren in de sector van de
delijke Microsoft look & feel
zonnepanelen: dat is het streef-
zorgde ervoor dat men zonder
doel van Perpetum Energy. Al
vragen meteen aan de slag kon
naargelang de wettelijke of
in de nieuwe Cloud omgeving.
praktische mogelijkheden stemt
De gebruikers hebben immers
het bedrijf de productie zo goed
niets van de migratie gemerkt.
mogelijk af op het verbruik.
Dieter Rauwoens, Operationeel
rojectbedrijven en
Hierbij biedt Perpetum Energy
Directeur bij Perpetum Energy,
werken in de cloud:
ijzersterke garanties naar de ROI
is een tevreden gebruiker van
het lijkt een logische
van zijn oplossingen, wat een
Microsoft Office 365 en ziet
combinatie. Perpetum
hoge klantentevredenheid als
enkel voordelen. “Nu maken
Energy veegt als KMO vast-
gevolg heeft. Recent kwam Per-
we deel uit van een hightech
beraden alle IT-zorgen van de
petum Energy in de kijker met de
IT-infrastructuur die onder
baan door te kiezen voor een
oplevering van een gloednieuw
normale omstandigheden voor
e-mailomgeving in de cloud.
‘zonnepark’, een enorm 2 mega
ons niet betaalbaar zou zijn.” De
Nadat ze in het verleden reeds
Watt project bij Trade Mart
enige kost is een voorspelbare
bewust kozen om Microsoft
Brussels.
abonnementskost per gebrui-
Dynamics NAV extern te hosten,
Arxus, deel van Cronos Cloud
ker. Ook de zoektocht naar de
heeft het bedrijf nu ook de ha-
groep en zusterbedrijf van
juiste licenties valt volledig
perende mailserver vervangen
IT-partner Astena, verzorgde
weg en bovendien is men altijd
door de Cloudversie Microsoft
midden 2013 de overstap
zeker van de laatste nieuwe
Office 365. Professioneel en
naar Microsoft Office 365. De
versie. Microsoft biedt overigens
gebruiksvriendelijk aan de weg
vertrouwde en gebruiksvrien-
uptime-garanties van vier uren.
P
Meer informatie over deze en andere praktijkverhalen vindt u op www.microsoft.be/kmo/cases 14 I
Microsoft_Office365_v2_NL_012_014_Case.indd 14
16/04/14 10:13
windows intune
Iedereen op één lijn Computers met verouderde softwareversies, slechte antivirusoplossingen of andere problemen zijn een doorn in het oog van vele bedrijven. Hoe kunt u al deze IT-problemen oplossen en tegelijk ook proactief werken? Dan komt Windows Intune om de hoek kijken.
H
et moet zowat de
8-, iOS- of Android-toestellen
de stap naar Windows Intune
nachtmerrie van elke
beheren en van op afstand snel
gezet, om de zevenhonderd
IT-manager zijn: com-
problemen oplossen. Elk toe-
toestellen van mobiele werk-
puters die niet meer
stel, of dat nu een tablet, lap-
nemers te beheren en traceren,
up-to-date zijn en daardoor een
top, desktop of smartphone is,
waaronder 180 Windows Phone
probleem of risico vormen voor
moet te allen tijde blijven wer-
8-toestellen die het bedrijf be-
het bedrijf. Als het om een tien-
ken. Dankzij Windows Intune
heert via de Configuration Ma-
tal computers gaat, kunt u dat
worden problemen razendsnel
nager. Al de rest is ‘Bring Your
nog relatief makkelijk beheren,
aangepakt en opgelost, zonder
Own Device’ (BYOD) , voorna-
maar als dat er meer worden,
dat de productiviteit eronder
melijk iOS en Android. Dankzij
heeft u een serieus probleem.
lijdt. Het grote voordeel van
Windows Intune kan Aston
Om u daarmee te helpen, komt
Windows Intune is zijn flexibili-
Martin er steeds op rekenen dat
Windows Intune in beeld. Deze
teit. Het kan zonder problemen
mobiele werknemers betrouw-
cloudgebaseerde manage-
samenwerken met Com-
baar kunnen werken met def-
mentservice van Microsoft zorgt
munication Manager 2012 en
tige communicatietools. “We
ervoor dat u heel veel taken
Active Directory. Vooral dankzij
hadden geen tools om laptops,
van op afstand kunt uitvoeren,
die laatste kan elk IT-team de
mobiele apparaten of smart-
inclusief softwaredistributie,
beveiliging van bestanden en
phones van afstandswerkne-
om ervoor te zorgen dat elke
gevoelige documenten binnen
mers te beheren. Daarom was
computer volledig up-to-date is.
de bedrijfsmuren houden.
het lastig om BYOD toe te laten
Het enige wat u daarvoor nodig
Dankzij Windows Intune kunt
in onze omgeving, wat toch een
hebt, is een internetaansluiting,
u informatie van een telefoon
van onze doelen was. Dat is nu
een browser met Microsoft Sil-
wissen wanneer die verloren of
opgelost met de integratie van
verlight en de Windows Intune-
gestolen is, zodat alle bedrijfs-
Windows Intune”, zegt Daniel
clientsoftware. Elke client
gegevens beschermd blijven.
Roach-Rooks, IT Infrastructure
verstuurt daarmee automatisch
Manager bij Aston Martin.
informatie over zijn pc, software
Integratie
Meer informatie vindt u op
en hardware, beveiliging en up-
Vorig jaar heeft Aston Martin
www.windowsintune.com.
“Windows Intune is een interessante manier om de stap te zetten naar cloudcomputing.”
dates naar de centrale console. Pay-as-you-go Windows Intune is een interessante manier om de stap te zetten naar cloud-computing. U hoeft geen rekening te houden met extra bandbreedte of serverkosten, en het werkt met een flexibel pay-as-you-go-model. Dat maakt Windows Intune behoorlijk instapvriendelijk. Die ondersteuning geldt trouwens niet alleen voor Windows-computers, u kunt ook de centrale gezondheid van elke Windows RT-tablet en Windows Phone
I 15
Microsoft_Office365_v2_NL_015_015_intune.indd 15
16/04/14 10:13
beveiliging & privacy
Zijn uw gegevens veilig in Office 365? Sinds de onthullingen over bedrijfsspionage door klokkenluider Edward Snowden zitten heel wat bedrijven met vragen over de cloud. Zijn uw bedrijfsgegevens bijvoorbeeld wel veilig in de cloud als de Amerikaanse NSA volgens allerlei media gegevens van de grote internetbedrijven kan afluisteren?
een overheidsdienst informatie wil verkrijgen van Microsoft, dan dient dat te gebeuren via de correcte juridische procedures. Dat verloopt altijd via een rechter en het is te vergelijken met een huiszoekingsbevel. Krijgt Microsoft zo’n vraag om
“Als een overheidsdienst informatie wil verkrijgen van Microsoft, dan dient dat te gebeuren via de correcte juridische procedures.”
M
informatie, dan bekijkt het of
icrosoft deelt
referentie ter zake maakt.
die geldig is. Bovendien richt
de groeiende
Sinds de onthullingen over
wetgeving zoals de PATRIOT
bezorgdheid over
overheidsspionage neemt Mi-
Act uit 2001 zich niet op
privacy en bevei-
crosoft een aantal extra maat-
bedrijven, maar op individuen.
liging. Op de website van de
regelen om de gegevens van zijn
Tot nu toe heeft Microsoft nog
Office 365 Trust Center (http://
klanten beter te beveiligen. Op
maar enkele vragen gekregen
trust.office365.com) vindt u alle
de Microsoft on the Issues-blog
om informatie vrij te geven
informatie rond privacy, trans-
(http://blogs.technet.com/b/
over Office 365-gebruikers.
parantie en beveiliging, evenals
microsoft_on_the_issues/) leest
Het ging telkens over Ameri-
behaalde certificaten zoals
u meer hierover. Voor alle dui-
kaanse individuen en de vragen
ISO27001, een ISO-standaard
delijkheid: Microsoft geeft geen
werden steeds beantwoord
voor informatiebeveiliging. De
generieke toegang aan welke
in samenspraak met de klant.
informatie is op elk moment
overheidsdienst dan ook tot de
Geüpdatete informatie hierover
up-to-date, wat de website de
informatie van zijn klanten. Als
is steeds te vinden op het
16 I
Microsoft_Office365_v2_NL_016_017_security.indd 16
16/04/14 10:13
Office 365 Trust Center. Bij
gegevens van klanten. Als alles
tract af met Microsoft. In dat
privacy gaat het uiteraard niet
goed verloopt, is er geen beheer-
contract, een ‘data processing
alleen om overheidsspionage.
der actief. Pas op het moment
agreement’ over de verwer-
Microsoft garandeert dat het
dat er een probleem is, krijgt ie-
king van uw gegevens, wordt
de klantengegevens in Office
mand die opgeleid en gescreend
afgesproken welke rol Microsoft
365 niet gebruikt voor andere
is een unieke gebruikersnaam en
speelt op het vlak van privacy,
doeleinden dan het aanbieden
wachtwoord, die slechts actief
beveiliging en de omgang met
van productiviteitsdiensten.
zijn voor een bepaalde duur.
klantengegevens.
Zo worden documenten niet
Die account is dan bijvoor-
Microsoft is de eerste grote
gescand om op basis daarvan
beeld slechts drie uren geldig,
cloudprovider voor bedrijven
advertenties te tonen of om
voldoende om de interventie
die de EU-model clauses van
onze dienst te verbeteren.
uit te voeren, en heeft slechts
de Europese Commissie in zijn
minimale rechten, enkel degene
cloudcontracten gebruikt. “Die
Privacybeveiliging
die nodig zijn voor de interventie.
EU-model clauses vormen
U kunt beveiliging zonder
Alle activiteiten worden gelogd
een voorbeeldcontract dat de
privacy hebben, maar geen
en achteraf nagekeken.
Europese Commissie heeft
privacy zonder beveiliging,
Klanten kunnen ook zelf heel
opgesteld voor de internatio-
is een bekend gezegde in de
wat configureren, bijvoor-
nale verwerking van gegevens.”
beveiligingssector. Vooral in
beeld als ze aan specifieke
Microsoft volgt die best practi-
clouddiensten geldt dat laatste.
compliance-vereisten moeten
ces, die onder andere bepalen
Als een cloudprovider laks om-
voldoen. Zo zijn er instellingen
dat gegevens altijd op twee
springt met beveiliging, vallen
voor de preventie van dataver-
locaties moeten staan en dat er
er mogelijk gevoelige gegevens
lies, archivering, e-discovery,
voldoende back-ups gemaakt
in verkeerde handen. Beveiliging
enzovoort om te voorkomen dat
worden. Maar ze leggen ook op
en privacy hangen voor Micro-
gevoelige gegevens uitlekken of
dat Microsoft zijn werknemers
soft nauw samen. Microsoft
verdwijnen.
die in aanraking komen met
heeft voor de beveiliging van
“Microsoft heeft voor de beveiliging van Office 365 een heel operationeel raamwerk opgesteld met heel wat meetpunten.”
gegevens van klanten screent,
Office 365 een heel operatio-
Contractuele verplichtingen
dat de werknemers opgeleid
neel raamwerk opgesteld met
Omdat velen bij de cloud
worden op het vlak van privacy
heel wat meetpunten. Op basis
denken aan consumentensites
en dat er processen aanwezig
van deze meetpunten behaalt
zoals Facebook of de gratis
moeten zijn om de privacy en
Microsoft certificaten zoals
consumentenversies van
veiligheid te garanderen.
de eerder vermelde ISO-stan-
clouddiensten zoals Hotmail of
daard. Microsoft garandeert
Gmail, heerst er vaak de indruk
Transparantie
bijvoorbeeld dat buiten gebruik
dat de cloudprovider geen
Bovenal wil Microsoft ook trans-
gestelde harde schijven vernie-
enkele verantwoordelijkheid
parant zijn over zijn inspannin-
tigd worden.
heeft voor de bescherming van
gen op het vlak van beveiliging
Administratieve toegang tot Of-
gegevens. Niets is minder waar:
en privacy. Het Office 365 Trust
fice 365 wordt bovendien sterk
als een bedrijf gebruikmaakt
Center verzamelt alle informatie
ingeperkt. Zo bestaat er niet één
van Office 365, gaat het om
op dat vlak. Hier is te lezen hoe
Administrator-gebruiker die toe-
een dienstverlening en sluit het
Microsoft gegevens van Office
gang heeft tot alle opgeslagen
bedrijf daarvoor een con-
365-gebruikers afhandelt en aan welke vereisten de clouddienst voldoet. Niemand kan
De besTe leerling van De klas De Europese Data Protection-instanties bevestigen dat de cloudcontracten van Microsoft beantwoorden aan de strenge Europese privacywetgeving. Hiermee is Microsoft de eerste en voorlopig ook enige cloudprovider aan wie deze erkenning te beurt viel. De erkenning komt meer bepaald van de ‘Article 29 Working Party’. Die vertegenwoordigt de 28 nationale organisaties die zich over gegevensbescherming buigen in de Europese Unie. Deze instantie bestudeerde Microsofts cloudcontracten voor enterprises, zoals voor Microsoft Azure, Office 365, Microsoft Dynamics CRM en Windows Intune. Ze bevestigde vervolgens dat deze beantwoorden aan de hoge standaard voor gegevensbescherming die door de Europese regelgeving wordt bepaald.
honderd procent garanderen dat Microsoft niet gehackt zal worden. Maar wat Microsoft wel kan doen, is zijn klanten laten weten welke inspanningen allemaal geleverd worden om hun gegevens in optimale omstandigheden te beveiligen. Zo deelt Microsoft onder andere details over de locatie van gegevens die in Office 365 opgeslagen worden. Gegevens van EMEAklanten (Europe, Middle-East & Africa) staan in datacenters in Dublin en Amsterdam.
I 17
Microsoft_Office365_v2_NL_016_017_security.indd 17
16/04/14 10:13
faq’s
Veelgestelde vragen over Een overstap naar Office 365 maakt u niet zomaar. U wilt zeker zijn dat Microsofts nieuwe kantoorsuite aan u noden voldoet, en u wilt natuurlijk een passend antwoord op elke prangende vraag. Er is immers zo veel dat van belang is, dat het totaalplaatje soms nogal onoverzichtelijk kan worden. Daarom zetten wij vijf veel gestelde vragen en antwoorden op een rijtje.
een, maar in twee datacenters bewaard. Zo zal uw zaak zelfs bij het wegvallen van een volledig datacenter amper hinder ondervinden. Met Office 365 bent u dus verzekerd van uitgebreide back-ups voor al uw gegevens, zonder dat u daar zelf iets voor hoeft te doen. Zelfs wanneer u bedrijf in rook opgaat, zal enkel de hardware verloren gaan. Zolang u zich toegang kunt verschaffen tot een werkend toestel met een internetverbinding zal Microsoft alles voor u klaar hebben staan.
Moet ik helemaal niets beheren voor Exchange? Met Office 365 verplaatst het zwaartepunt van uw softwaresuite zich naar de cloud. U zal nog maar amper iets hoeven te beheren, tenzij u dat zelf wenst natuurlijk. Nieuwe gebruikers moeten uiteraard een eenmalige configuratie doorlopen waar ze hun bedrijfsgegevens ingeven en een domein kiezen. Gebruikers van Exchange moeten zelf niets
Wat met backup?
de meest recente versie van een
ondernemen. Alle Exchange-
Een bedrijf dat sterk rekent op
document ter beschikking en
gegevens worden automatisch
Office 365 voor de dagelijkse
staan alle belangrijke gegevens
naar de Office 365-mailbox
productiviteit kan weinig tot
veilig online. Microsoft belooft
overgezet.
niets presteren als de kantoor-
99,90 procent onafgebroken
suite niet functioneert. Omdat
toegankelijkheid tot zijn cloud-
Office 365 via de cloud werkt, is
dienst, dus eventuele problemen
het voorkomen en verhelpen van
zullen nauwelijks te merken zijn.
Waar kan ik een volle dige beschrijving vinden van de aanbiedingen?
problemen gemakkelijker dan
Met Office 365 abonneert u
Op de website van Microsoft
ooit. Wanneer een van de com-
zich niet enkel op een soft-
Office vindt u een uitgebreide
puters er de brui aan geeft of
waredienst, ook het gebruik
beschrijving van alle opties en
wanneer er toch een probleem
van de hoogtechnologische
tarieven voor Office 365 terug,
is met de software, dan kan
serverinfrastructuur is in de prijs
maar ook in deze speciale
Office 365 simpelweg opnieuw
inbegrepen. Bestanden worden
bijlage op pagina 10. Office 365
gedownload en geïnstalleerd
opgeslagen op servers met een
is beschikbaar voor drie grote
worden. Ook bestanden zijn
uitgebreid back-upsysteem
categorieën: kleine bedrijven,
veilig. Alles wordt automatisch
zodat het verlies van informatie
middelgrote ondernemingen en
opgeslagen in de cloud, zelfs de
erg onwaarschijnlijk is. Rampen
grote bedrijven. In totaal kunt
documenten die u lokaal be-
zijn natuurlijk niet uit te sluiten;
u kiezen uit zes verschillende
waart. Zo heeft u altijd en overal
daarom worden alle data niet in
abonnementen. De kostprijs
18 I
Microsoft_Office365_v2_NL_018_019_faq.indd 18
16/04/14 10:14
wel beveiligings- als prestatieupdates komen vanzelf binnen en installeren in de achtergrond, zonder dat er beheerderbevoegdheden vereist zijn. Dat is gemakkelijkheidshalve zo geregeld, zodat uw bedrijf zo weinig mogelijk tijd moet investeren in het beheren van de suite. Het is dus best dat u het pakket gewoon zijn ding laat doen. Zo bent u altijd verzekerd van de best mogelijke beveiliging op alle toestellen in het volvarieert tussen 4,10 euro en
hierboven aangegeven kunnen
ledige bedrijf. Als u om de een
20,90 euro per gebruiker per
bestaande mailboxen perfect
of andere reden toch controle
maand. Abonnementen voor
behouden blijven. Indien u
wilt over de installatie van de
kleine bedrijven, tot 25 perso-
gebruikmaakt van een andere
updates, kunt u natuurlijk de
nen, zijn het goedkoopst. Onder
IMAP-mailbox kunt u die ook
touwtjes ook zelf in handen ne-
middelgrote ondernemingen
naar Office 365 migreren. Dat
men. Met de Office Deployment
verstaat Microsoft bedrijven
gebeurt dan van op een server.
Tool krijgen netwerkbeheerders
die Office 365 beschikbaar wil-
Als alternatief bestaat er de mo-
uitgebreide controle over wat,
len stellen aan maximaal 300
gelijkheid om PST-bestanden te
waar, wanneer en hoe iets
personen. Voor grote bedrijven is
importeren. PST-bestanden kunt
geïnstalleerd wordt. Een van de
het aantal gebruikers onbeperkt.
u aanmaken vanuit Outlook om
functies is het bepalen welke
De goedkoopste versies van de
ze vervolgens zelf te uploaden
updates automatisch installe-
softwaresuite komen niet met
naar de Microsoft-servers. Zelfs
ren. De Office Deployment Tool
desktopversies van de applica-
een Gmail-account kan eenvou-
is bedoeld voor ICT-kenners.
ties. De abonnementen die wel
dig met Office 365 verbonden
Het programma werkt immers
een desktopversie aanbieden,
worden. Om andere gegevens
niet vanuit een grafische inter-
laten iedere gebruiker toe de
van op een lokale server naar
face. Met de Office Deployment
software op tot vijf verschillende
de cloud te migreren, zal u ze
Tool kunt u nog veel meer dan
computers te installeren. Als
natuurlijk zelf moeten uploaden
enkel automatische updates
zevende optie biedt Microsoft
naar OneDrive (het vroegere
in- en uitschakelen. Het pro-
een versie van Office 365 aan
SkyDrive).
gramma helpt onder meer bij
die zich beperkt tot e-mail.
het installeren van software op netwerklocaties. Zo moet
slechts 3,30 euro per persoon
Wat als ik niet wil dat mijn Office 365versie altijd uptodate is?
per maand. Voor deze afge-
Standaard updatet Office 365
Meer informatie vindt u op
slankte versie krijgt u enkel de
automatisch via de cloud. Zo-
www.office365.com.
De hoeveelheid gebruikers is onbeperkt en de prijs ligt laag:
er niemand bij elke computer afzonderlijk langsgaan.
zakelijke e-mailfuncties, alsook de mogelijkheid om een eigen domeinnaam te gebruiken. Online opslag voor documenten is bij deze formule niet inbegrepen. Voor de meeste varianten is een gratis, negentig dagen durende trialversie beschikbaar. Surf naar www.office365.be en klik op de versie die u wilt uitproberen.
Welke migratie mogelijkheden zijn er? Gebruikers van een ouder BPOSpakket (Business Productivity Online Suite) van Microsoft hoeven zich van de migratie van hun gegevens niets aan te trekken. Alle in de cloud opgeslagen bestanden worden automatisch overgezet naar Office 365. Zoals
“Met de Office Deployment Tool krijgen administrators uitgebreide controle over wat waar, wanneer en hoe installeert.” I 19
Microsoft_Office365_v2_NL_018_019_faq.indd 19
16/04/14 10:14
Werk slimmer niet harder, met de juiste IT oplossingen voor uw KMO Een KMO is geen bedrijf als een ander. Elke KMO is anders, met andere ideeën, doelstellingen, ambities & behoeften. Wist u al dat Microsoft een team heeft dat zich volledig specialiseert in zelfstandigen en KMO’s? Wij helpen u om uw IT efficiënt te laten werken zodat u zich kan focussen op uw bedrijfsactiviteiten.
Laat u inspireren door Microsoft KMO
MS_KMO_08/2013_final.indd 1 Untitled-1 1
Onze website. www.microsoft.be/KMO
Microsoft voor de zelfstandige en kmo
Onze events. www.microsoft.be/KMO/ events
De kmo nieuwsbrief. www.microsoft.be/KMO/ newsletter
@MicrosoftKMO
Vind een IT partner via www.pinpoint.com
10/08/13 10:56 16/04/14 10:53
