Ondernemen in de cloud. Een praktische gids om stapsgewijs de voordelen van de cloud te ontdekken

Ondernemen in de cloud Een praktische gids om stapsgewijs de voordelen van de cloud te ontdekken

Ondernemen in de cloud – een praktische gids In 5 eenvoudige stappen naar de cloud ‘Ondernemen in de cloud – een praktische gids’ is een uitgave van KPN B.V. Concept en realisatie: Fast Moving Targets & Lifehacking Redactie: Erwin Blom & Frank Meeuwsen Beeldredactie en opmaak: Ride & Adfactor Uitgave: November 2013 Herdruk: Juli 2015

KPN B.V. Maanplein 55 2516 CK Den Haag www.kpn.com/cloud © 2013 KPN Uitgegeven in eigen beheer Alle rechten voorbehouden Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteurs. De auteurs zijn verantwoordelijk voor de inhoud van deze uitgave en doen er alles aan deze actueel en juist te houden. We kunnen echter niet de volledige juistheid garanderen en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Aansprakelijkheidsclaims tegen de auteurs die betrekking hebben op schade van materiële of immateriële aard, veroorzaakt door het gebruik of het niet gebruiken van de aangeboden informatie respectievelijk door het gebruik van onjuiste en onvolledige informatie zijn principieel uitgesloten, in zoverre geen bewijsbaar opzet of grove nalatigheid van de auteur aanwezig is. Alle inhoud is vrijblijvend. De auteurs behouden zich uitdrukkelijk het recht voor delen van de pagina’s zonder aparte aankondiging te wijzigen, aan te vullen, te verwijderen of de publicatie tijdelijk of permanent stop te zetten.

Ondernemen in de cloud – een praktische gids

2

Inhoudsopgave Voorwoord

4

De cloud = … Een stille revolutie Werkpaarden on demand Wat privé geldt, geldt ook voor bedrijven De voordelen van ondernemen in de cloud

5 6 6 7 8

De vijf stappen naar de cloud

10

Stap 1 - Bestanden delen met collega’s Einde aan overstromende mailboxen Wat zijn de voordelen? Zelf aan de slag? Een paar tips Overige diensten

12 13 14 15 16

Stap 2 - Maak een online backup van gegevens Geen kopzorgen door veilige oplossing Wat zijn de voordelen? Zelf aan de slag? Een paar tips Overige diensten

17 18 19 20 21

Stap 3 – Werk online met elkaar samen Een sterk team door toegenomen communicatie Wat zijn de voordelen? Zelf aan de slag? Een paar tips Overige diensten

22 23 24 25 26

Stap 4 – Zet specifieke functionaliteiten in de cloud Een betere boekhouding door optimale inzet mobiel internet Wat zijn de voordelen? Zelf aan de slag? Een paar tips Overige diensten

27 28 29 30 32

Stap 5 - Werk volledig online Grotere efficiency door uitbesteden IT Wat zijn de voordelen? Zelf aan de slag? Een paar tips

33 34 35 36

Nawoord

39


3

Internet verandert alles. Internet verandert business, internet

Voorwoord

verandert communicatie, internet verandert werk. In de ‘cloud’, het computernetwerk dat internet heet, komen die factoren samen. Werkprocessen kunnen daardoor op de schop en geoptimaliseerd, communicatiemogelijkheden verbeteren en werkplezier neemt toe. Werk wordt flexibeler, efficiënter, goedkoper en leuker. Daar gaat deze praktische gids over. Een verzameling handvatten, inzichten, praktijkervaringen en checklists. Samen met een plan om in vijf handige stappen volledig de cloud in te gaan.


4

De cloud = … Sommige begrippen zijn gesneden koek voor specialisten, maar doen geen enkele bel rinkelen bij de massa. De cloud, is er daar één van. Mensen die actief met internet werken, weten dat de cloud werken makkelijker, leuker, efficiënter en goedkoper maakt, maar de rest kijkt vragend naar de hemel. Wolken? Geen idee!

Wikipedia omschrijft ‘de cloud’ als volgt: “De cloud (Nederlands: wolk)

Een bedrijf dat in de cloud werkt, maakt gebruik van de kracht van het computernetwerk dat internet heet. Een onderneming die in de cloud werkt heeft software niet op zijn eigen computer(s) staan, maar elders draaien. Wel van de computerkracht en opslagcapaciteit profiteren, maar niet de zorgen hebben van automatisering en onderhoud.

staat voor een netwerk dat met al de computers die erop aangesloten zijn een soort ‘wolk van computers’ vormt, waarbij de eindgebruiker niet weet op hoeveel of welke computer(s) de software draait of waar die precies staan. De gebruiker hoeft op deze manier geen eigenaar meer te zijn van de gebruikte hard- en software en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud. De details van de informatietechnologische

Wie voor cloud computing infrastructuur worden aan het oog onttrokken kiest, kiest voor flexibele en de gebruiker beschikt over een “eigen”, in omvang en mogelijkheden schaalbare, lasten. In het ene geval betaal virtuele infrastructuur. De cloud is dus een je een bedrag per personeelslid begrip dat online diensten aanduidt.” dat in de cloud werkt, in het andere geval voor de hoeveelheid data die je gebruikt, in weer een ander geval voor het aantal bezoekers dat tegelijk op je site is. En combinaties van die vormen. De kosten schalen mee met groei of krimp van bedrijf of dienst. Geen grote basislasten, maar evenredige kosten naar gebruik.


5

Een stille revolutie

De cloud = ...

In het dagelijks leven is zo al een tijdje een stille revolutie aan de gang. We checken onze email op een tablet, we videochatten met het thuisfront als we op reis zijn en muziek hebben we niet meer alleen in de kast staan, maar halen we uit de cloud. We staan er niet bij stil, we hebben het nauwelijks door. Maar we hebben steeds minder documenten op onze computers, we hebben steeds minder ‘files’ op onze harde schijven, we hebben steeds minder software draaien. We hebben een mobiel op zak en een laptop binnen handbereik. En dankzij mobiel internet en goede wifi hebben we altijd alles wat we willen lezen, zien, horen, opvragen, aanpassen dichtbij.

Werkpaarden on demand Dat is zo dankzij cloud computing. Internet is onze opslag van data en gegevens geworden, internet neemt de taken over van onze computers. We hoeven zelf geen krachtige apparaten en grote harde schijven meer te hebben, als we die maar kunnen inzetten als we ze nodig hebben. Dat is uiteindelijk wat de cloud is. Een combinatie van opslag en rekencapaciteit die altijd binnen handbereik is. Werkpaarden als je ze nodig hebt. Opslagcapaciteit wanneer je er behoefte aan hebt.


6

Wat privé geldt, geldt ook voor bedrijven

De cloud = ...

Veel ondernemingen hebben al grote stappen gezet, maar persoonlijk gedrag en je eigen organisatie veranderen is uiteindelijk eenvoudiger, want minder ingrijpend, dan een onderneming technisch innoveren. En dus werken nog veel organisaties met klassieke IT‑systemen, met oude computer opstellingen. En zijn daar nog grote stappen te zetten. Omdat de cloud het werken makkelijker, beter, leuker, goedkoper en veiliger maakt. Daar gaat deze publicatie over. Zet de stap voorwaarts!


7

De voordelen van ondernemen in de cloud

De cloud = ...

De voordelen voor ondernemers en werknemers zijn alom aanwezig. Je werkt goedkoper, omdat je alleen de computerkracht en opslagcapaciteit hoeft af te rekenen waar je gebruik van maakt. Je kunt flexibeler werken, omdat de infrastructuur met een muisklik is op te schalen en kan meegroeien met je onderneming. Je hoeft niet bij te benen met de moderne technologie, dat doet een goede cloud-provider voor je. Je werkt eenvoudiger. Werknemers hebben altijd de juiste informatie bij de hand omdat iedereen in hetzelfde document werkt via een online clouddienst. Zo heeft iedereen de meest actuele versie van documenten en projecten. Het werk wordt door cloud computing beter. Werk mag best leuker worden. In een online werkomgeving kan een plek zijn waar je collega’s chattend rondhangen of bereikbaar zijn. Tegelijkertijd is het verstandig om de juiste specialisten in te schakelen en zo je werk in de cloud goed te beveiligen en voor de juiste voorwaarden te zorgen. Veilig werken in de cloud is een must. Als je dan je online bedrijfskantoor in de cloud hebt, als je je realiseert dat videochats in veel gevallen even goed werken als fysieke vergaderingen, als je erbij stilstaat dat reizen tot het hoognodige beperkt kan blijven omdat communicatie online kan plaatsvinden, dan werk je milieuvriendelijk. Cloud computing zorgt daarvoor.


8

SaaS? PaaS? IaaS?

De cloud = ...

De cloud is er in soorten en maten. Het is een overkoepelend begrip dat verschillende vormen kan aannemen. Bij gesprekken over de cloud kunnen de volgende termen langskomen.

SaaS = Software as a Service. Als een persoon of bedrijf met virtuele software werken. Bijvoorbeeld een tekstverwerker of een spreadsheetprogramma dat elders draait. In de cloud. Denk aan Microsoft Office 365 of Google Apps.

IaaS = Infrastructure As A Service. Als je bij een dienst alleen de opslag en kracht van het computernetwerk afneemt en op afstand zelf software installeert en beheert. Hier kun je denken aan Amazon EC2 en Microsoft Windows Azure.

PaaS = Platform As A Service. Je huurt je schijfruimte, een database, een besturingssysteem. Ook dan is eigen technische kennis en kunde nodig. Dit zijn systemen als Google App Engine.


9

De vijf stappen naar de cloud De overstap naar een cloud dienst kan overweldigend zijn. Want de mogelijkheden zijn enorm en waar te beginnen? Moet je meteen je hele hardware de deur uit doen? Kun je misschien eerst wat kleiner beginnen? We hebben speciaal voor jou als ondernemer een aantal stappen op een rij gezet. We beginnen klein, met het delen van bestanden. Waarom zou je dat doen en waar let je dan op? In de volgende stap zet je je backup online, wel zo veilig. Daarna online samenwerken in standaard diensten, maar waarom niet specifieke functionaliteiten eveneens in de cloud zetten? Wil je volledig in de cloud werken? In de laatste stap doe je je hardware de deur uit en onderneem je volledig online. We zetten deze vijf stappen voor je op een rij. Met de voordelen, aandachtspunten en een aantal relevante diensten er bij. Zo leer je langzaam maar zeker mobieler en flexibeler werken.


5 10

De vijf stappen die we doorlopen

1.

Bestanden delen Geen grote bestanden mailen naar elkaar. Gebruik de cloud!

2.

Maak een online backup Hou je backup niet in je bedrijfspand maar zet hem veilig online.

3.

Online samenwerken Plaats- en tijdonafhankelijk aan projecten werken. Het kantoor wordt overbodig?

4.

Specifieke functionaliteiten in de cloud Werk aan je voorraadbeheer of administratie vanuit een veilige en betrouwbare clouddienst.

5.

Werk volledig online Investeer niet in eigen hardware maar maak gebruik van de mogelijkheden van cloud computing.


11

Stap 1

Bestanden delen met collega’s

Het is een routine die veel voorkomt, even die stapel foto’s doormailen. Snel die paar Excel documenten rondsturen ter herinnering. Het gevolg is overvolle mailboxen en geen overzicht wie wat heeft ontvangen. Dat kan handiger. Deel documenten via diensten als WeTransfer of OneDrive. Zo voorkom je overvolle mailboxen en mails die retour komen omdat de ontvanger geen ruimte meer in zijn mailbox heeft.

Klantcase: Einde aan overstromende mailboxen


12

Klantcase: Einde aan overstromende mailboxen

Probleem

Stap 1


In welke tijd leven we, vroeg Manuel zich regelmatig af. Als hij weer eens een mail als onbestelbaar terug kreeg omdat de ontvanger van zijn provider geen grote attachments mocht binnenhalen. En de vertegenwoordiger van een uitgever in bedrijfsbladen moest nu eenmaal met regelmaat grote documenten de deur uitdoen.

Oplossing Yvonne, het hoofd van de afdeling marketing en sales, was dit ook al langer een doorn in het oog. Via haar zoon kwam ze met een oplossing. WeTransfer bleek ideaal om grote bestanden die per mail niet verstuurd konden worden, toch bij de ander te krijgen. Uploaden naar WeTransfer, aangeven voor wie het document bestemd is en klaar. De ander krijgt per mail een mededeling dat een file op hem staat te wachten om te downloaden. Zo simpel kan het zijn.

Winst Manuel is van zijn frustratie verlost. Nooit meer problemen aan de ontvangerskant. Maar ook zelf vindt hij het aangenaam dat steeds meer van zijn relaties met WeTransfer of vergelijkbare diensten werken. Want ook zijn werkgever stelt grenzen aan de grootte van de mailbox van het personeel. En die stroomt dankzij delen via de cloud niet meer over. Ondernemen in de cloud – een praktische gids

13

Wat zijn de voordelen?

Stap 1


Goedkoper werken

Flexibeler werken

Eenvoudiger werken

Beter werken

Leuker werken

Veiliger werken

Milieuvriendelijker werken


14

Zelf aan de slag? Herken je de voordelen van het delen van bestanden met collega’s? Met behulp van onderstaande checklist kun je op een eenvoudige zelf aan de slag.

Stap 1


Bepaal via welke dienst je documenten met collega’s wilt delen. Een veel gebruikte dienst om documenten te delen is WeTransfer. Met WeTransfer kun je gratis tot 2 Gb aan bestanden per keer versturen. Verder is OneDrive een goede manier om bestanden te delen. Controleer de specificaties van de dienst. Deze vind je in de gebruiksvoorwaarden. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Weet je hoe lang documenten en data bewaard blijven? - Blijf je zelf eigenaar van je eigen documenten? - Kun je bestanden ook tegelijk met meerdere personen delen? Tip: bij twijfel, raadpleeg ook eens een internet forum over clouddiensten en stel hierop vragen aan gebruikers.

Maak een keuze uit een van de aangeboden diensten. Download de dienst via de website of ga naar de website om een bestand te delen. Belangrijk: controleer altijd de veiligheid van de dienst. Maakt de dienst gebruik van een beveiligde verbinding? Dit is het geval als het internetadres met https:// begint. Open de dienst op jouw computer, laptop of smartphone. Selecteer het bestand dat je wilt delen. Geef de e-mailadressen van de ontvanger op en klik op ‘verstuur’. De ontvanger krijgt een mail met een link naar de site waar de bestanden gedownload kunnen worden. Als dat is gelukt, krijg je weer een bevestiging via de mail dat het bestand succesvol is gedeeld.


15

Overige diensten Naast WeTransfer en OneDrive zijn er talloze andere diensten om bestanden met meerdere personen te delen. Mediafire, RapidShare en Hightail zijn hiervan voorbeelden. Hou rekening met het feit dat bestanden wel op internationale servers kunnen staan en de wetgeving hier anders kan zijn.

Stap 1


Tip: Begin met een klein en overzichtelijk project om documenten te delen. Zo kun je al in kleine vorm ervaren hoe werken in de cloud is.


16

Stap 2

Maak een online backup van gegevens

Staat de backupserver ergens in het bedrijfspand? Onderzoek de mogelijkheden voor een online backup, bijvoorbeeld met KPN Backup Online of Crashplan. Hiermee worden de belangrijkste bestanden op een veilige plek in de cloud gezet. Geen gedoe met tapes of andere hardware op kantoor. En geen zorgen dat bij brand in je pand je data in rook opgaat. Altijd online toegang tot je backups, met een paar muisklikken weer terug gezet.

Klantcase: Geen kopzorgen door veilige oplossing Ondernemen in de cloud – een praktische gids

17

Klantcase: Geen kopzorgen door veilige oplossing

Probleem

Stap 2


Toen de computers het bedrijfsleven binnenkwamen, was degene die er thuis ook één had de specialist. Die wist meer dan de rest, dus kwam de verantwoordelijkheid voor het computerpark bij hem te liggen. Bij het boekhoudkantoor van Agnes was dat niet anders gegaan. Een goed bedoelende hobbyist bedacht de beste oplossing en diens wil werd wet. Tot een virus zich door het hele netwerk vrat en een backup-schijf het begaf.

Oplossing Agnes kan er inmiddels weer om lachen. Omdat systemen en bestanden nu veilig in the cloud staan bij een bedrijf dat altijd de laatste kennis en kunde kan inzetten om virussen te lijf te gaan, dat door schaalgrootte continu backups kan uitvoeren wat ze zelf nooit zou kunnen regelen. Om maar te zwijgen over de 24-uurs service waar je met een eigen mannetje of ploeg nooit voor kunt zorgen

Winst Agnes is nu goedkoper uit. Maar dat is niet eens haar grootste winst. Weg zijn de zorgen over hackers, weg zijn de zorgen over de toekomstbestendigheid van archieven. Haar grootste winst is dat ze minder kopzorgen heeft. Haar grootste winst is rust. Ondernemen in de cloud – een praktische gids

18


Stap 2


Goedkoper werken

Flexibeler werken

Eenvoudiger werken

Beter werken

Leuker werken

Veiliger werken



19

Zelf aan de slag? Herken je de voordelen van het online backuppen van gegevens? Met behulp van onderstaande checklist kun je op een eenvoudige zelf aan de slag.

Stap 2


Bepaal via welke dienst je bestanden wilt backuppen. Een goede dienst voor een back up is Back-Up Online van KPN. Deze dienst is door het tijdschrift Winmagpro in 2012 als beste getest. Jouw data ligt hiermee veilig opgeslagen in de KPN datacentra in Nederland. Verder zijn Crashplan en Mozy goede diensten. Denk na over de eisen die jij zelf wilt stellen aan de dienst. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Heb je bepaald hoe vaak je wilt backuppen? Dagelijks? Wekelijks? Elk uur? Wij adviseren minimaal dagelijks te backuppen. Bij belangrijke bestanden die vaak wijzigen is vaker per dag aan te raden - Heb je bepaald welke medewerkers je toegang geeft tot de dienst? Controleer de specificaties van de dienst. Deze vind je in de gebruiksvoorwaarden. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Kan je zelf kiezen hoeveel data je periodiek kunt backuppen? - Is de back-up beveiligd en versleuteld? - Heeft de dienst een duidelijke tariefstructuur zonder extra set-up- en licentiekosten? - Kun je smartphones back-uppen met de dienst? - Kun je testen hoe snel je bestanden weer terug kunt zetten van een backup - Hoe snel kun je bestanden weer terugzetten vanuit de backup? - Kun je de netwerkschijven backuppen bij de dienst? - Kun je alle soorten bestanden en mappen backuppen bij de dienst? Soms is het niet mogelijk om grotere bestanden goed te backuppen. Denk aan grafische bestanden. Check dit bij de leverancier.


20

Zelf aan de slag?

Stap 2


Maak een keuze uit de leveranciers. Let hierbij op onderstaande zaken. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Is er Nederlandstalige support aanwezig? - Ben je bekend met de afspraken die gelden in geval er sprake is van het wegvallen van de dienstverlening? - Maak de leverancier gebruik van de kwaliteitsstandaarden ISO 27002 (voorheen ISO 17799) en ISAE 3402 type 2 certificering? - Biedt de leverancier duidelijke Service Level Agreements over de dienstverlening? Maak een keuze uit een van de aangeboden diensten. Download de backup software en installeer deze op uw computer Stel de instellingen van de dienst in naar uw wensen. - Denk hierbij aan het instellen van de frequentie waarop de back-up automatisch uitgevoerd moet worden - Geef bij de instellingen ook aan van welke bestanden u periodiek een back-up wilt maken Start eenvoudig met een bestand en exporteer het naar de dienst. Volg hierbij de instructies vanuit de leverancier.

Overige diensten Andere relevante diensten die je eens kunt proberen zijn Crashplan, Mozy en KPN Backup Online voor Servers. Deze laatste geeft eveneens de mogelijkheid om databases en netwerkschijven veilig te backuppen in het datacentrum van KPN.


Tip: oefen voor gebruik zelf een paar keer met het exporteren van bestanden naar de dienst. Probeer vervolgens het bestand ook weer vanaf de dienst te importeren naar uw computer, laptop of smartphone.

21

Stap 3

Werk online met elkaar samen

Een collega die net de deur uit is heeft op zijn laptop de laatste versie van het projectplan staan. Jij kunt er nu niet bij en je wilt even doorwerken. Door internet technologie is het niet meer strikt noodzakelijk om met elkaar in hetzelfde kantoorpand te zijn om toch effectief met elkaar samen te werken. Online kunnen kenniswerkers prima met elkaar samenwerken. Gebruik cloud diensten om samen te werken. Meer gedaan in minder tijd.

Klantcase: Een sterk team door toegenomen communicatie


22

Klantcase: Een sterk team door toegenomen communicatie

Probleem

Stap 3


Mira heeft een goedlopend bedrijf met consultants. 12 Arbo-deskundigen reizen het land door om bedrijven te helpen. Maar hoe bouw je een team als je bijna nooit op dezelfde locatie bent? Natuurlijk, je kunt af en toe een vergadering beleggen en zeker, bedrijfsuitjes en etentjes helpen ook. Maar het is niet hetzelfde als elkaar in de ogen kijken, als even de koppen bij elkaar steken als er een onderwerp is waar je niet uitkomt.

Oplossing Ze kende Facebook, ze kende Twitter, maar wist niet dat er vergelijkbare communicatietools voor bedrijven waren. Op een van haar werkbezoeken hoorde ze van zo’n tool. “Facebook voor bedrijven.” Het is de digitale versie van het gesprek bij het koffie-apparaat. Soms heel inhoudelijk, soms oppervlakkig, soms over werk, soms over vrije tijd.” Een chat-tool voor op de mobiel, de tablet of de computer. Mira besloot het ook bij haar bedrijf te introduceren.

Winst Dankzij online tools communiceert het reizende circus van Mira nu meer dan ooit. En doordat er meer gesproken wordt, is de band toegenomen tussen mensen die elkaar weinig zien. Het bedrijf is meer een eenheid geworden. Ondernemen in de cloud – een praktische gids

23


Stap 3


Goedkoper werken

Flexibeler werken

Eenvoudiger werken

Beter werken

Leuker werken

Veiliger werken



Tip: Moet je je systeem-beheer zelf blijven doen of uitbesteden? MKBServicedesk zet de voor- en nadelen op een rij

24

Zelf aan de slag? Overstappen op een clouddienst heeft een impact op de organisatie en de manier van werken. Dit is complexer dan het delen van bestanden of het instellen van een online backup. Ga om de tafel zitten met de direct betrokkenen bij een overstap: Je medewerkers, IT leverancier en financieel verantwoordelijke zijn de belangrijkste personen. Ga met onderstaande vragenlijst van start en zoek de juiste leverancier voor je vraag.

Stap 3


Bespreek voorafgaand de nieuwe manier van werken met jouw medewerkers en direct betrokkenen. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Ken je de wensen van je medewerkers? - Is het budget bekend? - Kun je intern al voorbeelden van gebruikte clouddiensten en ervaringen vinden? - Hebben medewerkers behoefte aan oplossingen die eveneens op een smartphone of tablet werken? - Zijn er beperkingen tot de toegang tot diensten? Denk aan proxyservers, firewalls en beleidsmatige beperkingen. - Is training of opleiding van medewerkers noodzakelijk? Controleer de specificaties van de dienst. Deze vind je in de gebruiksvoorwaarden. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Biedt de clouddienst een standaard oplossing waarmee je al uit de voeten kunt? Bieden ze eventueel maatwerk aan om je verder te helpen? - Werkt de dienst op alle browsers, zoals Firefox, Chrome, Safari en Internet Explorer? - Kun je zelf een abonnement afsluiten via een self-service pagina of portal? - Kun je na het afsluiten van een abonnement meteen beginnen? - Kun je zelf extra gebruikers of functionaliteit toevoegen of verwijderen bij de dienst? Zonder tussenkomst van de leverancier?


25

Zelf aan de slag? Maak een keuze uit de leveranciers. Let hierbij op onderstaande zaken. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Wordt er met standaarden gewerkt zodat desgewenst ook weer naar een andere partij kan worden overgestapt? - Wordt er gezorgd voor backups zodat continuïteit en beschikbaarheid is gewaarborgd? - Kun je in de overeenkomst vinden op welke wijze vertrouwelijkheid en privacy geborgen zijn? - Is er Nederlandstalige support op de site aanwezig? - Kun je de helpdesk telefonisch bereiken tijdens kantooruren? Tip: leg een vraag neer bij de helpdesk en beoordeel de snelheid en kwaliteit van afhandeling. - Biedt de leverancier duidelijke Service Level Agreements over de dienstverlening? Maak een keuze uit een van de aangeboden diensten. Maak met een directe collega een plan om de dienst op kleine schaal te testen. Maak afspraken op welke manier je samenwerkt en hoe dit in je dagelijkse manier van werken is in te passen. Evalueer de testperiode en vervolg je plannen om de dienst verder uit te rollen. Communicatie is een belangrijke succesfactor voor cloud diensten. Het moet niet alleen over de data en de documenten gaan, ook over verbeterde connectiviteit, betere communicatie. Yammer kan daar een rol bij spelen. Yammer is de interne Twitter of Facebook. Inmiddels door Microsoft overgenomen en onderdeel van het dienstenpakket van dat bedrijf, dus te combineren met Sharepoint.

Overige diensten Er zijn talloze diensten om samen te werken online. Van specifieke projectmanagement software als Asana en Basecamp tot geavanceerde communicatie-instrumenten als Skype, Microsoft Lync, Google Hangouts en Cisco Webex. Onderzoek de behoefte en maak een keuze. Ondernemen in de cloud – een praktische gids

26

Stap 4

Zet specifieke functionaliteiten in de cloud

Salesmedewerkers die vanaf een parkeerplaats op hun smartphone in het CRM systeem de laatste leads bijwerken. Weet op elk moment en vanaf elke locatie hoe het voorraadbeheer er voor staat. Altijd de actuele informatie bij de hand, waar je ook bent. Ondernemen in de cloud dus.

Klantcase: Een betere boekhouding door optimale inzet mobiel internet


27

Klantcase: Een betere boekhouding door optimale inzet mobiel internet

Stap 4


Probleem Mark is klusser. Daar is hij goed in. Het werk kan hij nauwelijks aan. De ene keuken is nog niet vervangen of de andere verbouwing dient zich aan. Dat is mooi. Maar ook lastig. Want zijn boekhouding lijdt eronder. En als het zijn boekhouding niet is die lijdt, dan is het wel zijn gezin. Want dan zit hij op momenten met bonnetjes te stoeien waarop hij eigenlijk met zijn kinderen had willen ravotten.

Oplossing De ogen van Mark zijn opengegaan, toen hij onlangs tijdens de schaft met collega Dennis aan de praat raakte. Ook een zelfstandige, ook een man met veel werk. Maar een man die met een app zijn declaraties vastlegt en via zijn mobiel de facturen verstuurt. Op zijn mobiel kan hij ook zien wie al betaald heeft of wie nog herinnerd moet.

Winst Bij Mark zijn de schellen van de ogen gevallen. Hoe eenvoudig kan het zijn? Natuurlijk, het moet even in je systeem gaan zitten, maar als je rekeningen verwerkt als ze binnenkomen en offertes kunt maken in een verloren kwartiertje, neemt daarmee de kwaliteit van administreren toe, wordt het bedrijfsresultaat beter en is tijdwinst een logisch gevolg. En dus kan hij weer meer ravotten met de kinderen.


28


Stap 4


Goedkoper werken

Flexibeler werken

Eenvoudiger werken

Beter werken

Leuker werken

Veiliger werken



29

Zelf aan de slag? Salesmedewerkers die vanaf een parkeerplaats op hun smartphone in het CRM systeem de laatste leads bijwerken. Weet op elk moment en vanaf elke locatie hoe het voorraadbeheer er voor staat. Altijd de actuele informatie bij de hand, waar je ook bent. Ondernemen in de cloud dus.

Stap 4


Bespreek voorafgaand de nieuwe manier van werken met jouw medewerkers en extern betrokkenen. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Heb je inzichtelijk wat je in de cloud wilt zetten? CRM? Boekhouden? Voorraadbeheer? Of iets anders? - Heb je met de betrokken medewerkers besproken welke functionaliteit en voorwaarden zij aan de dienst stellen? - Heb je met extern betrokkenen (bijvoorbeeld de accountant) afspraken gemaakt over wensen en eisen van een online clouddienst? - Is opleiding en training noodzakelijk voor je eigen medewerkers of voor extern betrokkenen? Controleer de specificaties van de dienst. Deze vind je in de gebruiksvoorwaarden. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Kun je zelf een abonnement afsluiten voor de dienst in een portal? - Kun je bij de dienst een veilige toegang krijgen via VPN of Citrix? - Kun je de dienst in elke browser gebruiken zoals Firefox, Google Chrome, Safari en Internet Explorer? - Heb je een mobiele versie van de dienst nodig en is die aanwezig? - Heb je de mogelijkheid om nieuwe gebruikers of functionaliteiten toe te voegen of te verwijderen, zonder tussenkomst van de leverancier? - Zijn deze wijzigingen in functionaliteiten dan direct effectief? - Kunnen nieuwe gebruikers direct aan de slag? - Biedt de dienst de mogelijkheid om makkelijk bestaande gegevens te importeren, bijvoorbeeld contactgegevens via Excel? - Biedt de dienst de mogelijkheid tot een koppeling met je eigen systemen? - Biedt de dienst export van gegevens die conform de geldende afspraken in Nederland zijn? Denk aan een btw aangifte of een resultaatrekening.


30

Zelf aan de slag?

Stap 4


Maak een keuze uit de leveranciers. Let hierbij op onderstaande zaken. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Kun je het contract maandelijks wijzigen of opzeggen? - Kun je op de website nagaan of de dienst gebruik maakt van de kwaliteitsstandaarden ISO 27002 (voorheen ISO 17799) en sae 3402 type ii certificering? - Zorgt de dienst voor een backup plan en de continuïteit en beschikbaarheid? - Biedt de leverancier maatwerk voor je specifieke wensen? - Heb je een goed gevoel bij de leverancier? Je gaat er tenslotte een langdurige relatie mee aan. Maak een keuze uit een van de aangeboden diensten.

Zoals bij de andere stappen, begin klein en bouw langzaam uit. Deel ervaringen met elkaar en bespreek waar de kansen en uitdagingen liggen. Ben je geregeld op en neer aan het mailen om een afspraak in te plannen? Deel je agenda online via Google Calendar of Office365 zodat anderen altijd in je kalender kunnen kijken om een afspraak te plannen. Uiteraard heb je zelf de controle over de zichtbare details in je kalender en met wie je deze deelt. Met de volgende stappen deel je in Google Calendar een agenda met specifieke gebruikers: 1. 2. 3.

Klik in de agendalijst aan de linkerkant naast een agenda op het pijltje en selecteer Deze agenda delen. Geef het e-mail adres op van de persoon met wie je je agenda wilt delen. Selecteer in het vervolg keuzemenu het gewenste bevoegdheden niveau en klik op Toevoegen. Als je op Toevoegen hebt geklikt, ontvangt de persoon die je hebt geselecteerd een e-mail met een uitnodiging om je agenda te bekijken


Tip: maak gebruik van een gratis proefperiode (vaak wordt 1 maand kosteloos gebruiken aangeboden). Op deze manier ervaar je de functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid van de dienst.

31

Overige diensten Natuurlijk kun je met Google Apps en Office365 heel veel meer dan een kalender delen. Want bijvoorbeeld samen aan een tekst werken of een spreadsheet delen hoort bij beide pakketten ook tot de mogelijkheden. Wil je samenwerken in groepen binnen je organisatie en gelijktijdig de opslag van documenten en taaklijsten goed regelen, kijk dan ook eens naar Evernote Business. Exact Online is een pakket om je administratie in de cloud te beheren. Orders, voorraadbeheer, CRM en boekhouding, het hele pakket. Cloud diensten kunnen allesomvattend of heel specifiek zijn. Moneybird besloot factureren voor kleine bedrijven en ZZP-ers eenvoudig te maken. Een kind kan dankzij de dienst de was doen. En met de mobiele app kan ook op locatie een rekening worden aangemaakt en verstuurd. Nog niet zo lang geleden moesten vormgevers, fotografen en andere creatievelingen hun versies van Photoshop of Indesign los kopen. Op een schijfje. En als je dan het hele pakket nodig had, was je een klein kapitaal kwijt. Dankzij Adobe Creative Cloud staan de diensten nu in de cloud en betaal je een maandbedrag om alle tools te kunnen gebruiken.


Stap 4


Probeer niet alles alleen op te lossen. Je kunt samen met een cloud expert kijken naar de specifieke problemen die kunnen worden opgelost met cloud diensten. Wat is de huidige infrastructuur, welke voordelen wil je behalen? Tevens kijkt een expert naar de weerstand binnen de organisatie en inventariseert waar de pijnpunten kunnen zitten voor het advies en de implementatie. Samen breng je de ICT infrastructuur in kaart, van computers tot kassasystemen en mobiele apparaten. Bij de inventarisatie bepaal je samen het doel van de overstap. Wil je overal kunnen werken? Wil je beter met externe partijen samenwerken? Of is er een andere wens?

32

Stap 5 Werk volledig online

Je medewerkers zijn al gewend om via cloud diensten met elkaar samen te werken. De buitendienst heeft tablets en smartphones en kunnen prima uit de voeten met het online CRM systeem. Backups en beveiliging zijn goed geregeld. Zijn nieuwe investeringen in eigen servers nog nodig of kan het handiger? Kun je écht volledig in de cloud werken?

Klantcase: Grotere efficiency door uitbesteden IT


33

Klantcase: Grotere efficiency door uitbesteden IT

Probleem

Stap 5

Werk volledig online

Het was Daniel bij zijn vorige baas een doorn in het oog geweest: de IT-kosten van het bedrijf waar hij werkte. Het stond het hem tegen dat personeel in dienst was, voor werk dat niet de kern van de onderneming was. “We hebben ook geen automonteurs in dienst”, zei hij altijd als hij zich druk maakte over de groeiende club ITspecialisten.

Oplossing Toen zijn vriend Ernst hem vroeg om met hem een nieuw online creatief buro te starten, wist hij dat hij het anders wilde gaan doen. Dat kon ook inmiddels. En dus besloten ze tot het minimale. Welke deskundigheid was intern nodig? En wat kon worden uitbesteed? Ze concludeerden dat de stabiliteit en kracht van computers beter kan worden ingehuurd en dat live houden van sites beter door een ander kan worden gedaan.

Winst Een goede vergelijking met vroeger is moeilijk te maken. Omdat de tijden zijn veranderd, de prijzen zijn veranderd. Maar wat een flexibiliteit! Wie gebruik maakt van cloud oplossingen kan met een klein abonnement beginnen en opschalen waar nodig. Dat is met de klik van een muis gebeurd. Goede cloud diensten zijn efficiënt. En betrouwbaar. Daniel heeft wat hij altijd wilde. Ondernemen in de cloud – een praktische gids

34


Stap 5


Goedkoper werken

De overstap naar

Flexibeler werken

een cloud dienst is meer dan alleen een abonnement op een online service nemen.

Eenvoudiger werken

Weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af en neem hier zeker het kostenaspect mee. Een overzicht waar je op kunt letten:

Beter werken

- Zet op een rij welke hardware kosten vervallen bij een overgang naar de cloud. - Bereken welke lasten aan mankracht wegvallen.

Leuker werken

- Bedenk welke energiekosten met je huidige serverpark gemoeid zijn. - Becijfer de licentiekosten op jaarbasis voor de

Veiliger werken

benodigde diensten. - Zet op een rij wat opslag gaat kosten. - Bereken de opleidingskosten voor de overgang


naar de cloud. - Zet de nieuwe en de oude situatie tegen elkaar af en becijfer de voordelen.


35

Zelf aan de slag? Van bestanden delen via een gratis service naar thuiswerken met eigen software of mobiel bij het CRM kunnen. Het bedrijf kan snel de cloud in bewegen. Wil je echt alles uitbesteden? Wil je de IT eveneens in de cloud hebben? Besteed extra aandacht aan je medewerkers. Wat staat hen te wachten en hebben ze een extra opleiding nodig? Let wel, dit is een behoorlijke complexe stap en je gaat niet over één nacht ijs. Een overstap heeft impact op investeringen, de medewerkers en de relatie met leveranciers en klanten. Werk samen met een expert in advies- en implementatietrajecten om de juiste beslissingen te maken en de overstap goed te laten verlopen.

Stap 5


Bespreek voorafgaand de veranderingen met de medewerkers en een ICT expert. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Weet je welke capaciteit je nodig hebt om de werkprocessen in de cloud te brengen? - Kun je een inventarisatie maken van het aantal gebruikers en diensten die je nodig hebt?

Is het belangrijk voor je om risico’s te vermijden? Kijk bij de leverancier dan of één van onderstaande certificeringen en/of keurmerken aanwezig zijn: • ISO27002 of equivalent voor informatiebeveiliging • ISAE3402 en/of Zeker Online voor financiële systemen • NCSC richtlijnen voor overheidssystemen • EU privacy verklaring en richtlijnen • NTD voor systemen met content van derden • Safe Harbor indien US leveranciers betrokken zijn bij systemen met NL overheid of privacy Ondernemen in de cloud – een praktische gids

36

Zelf aan de slag? Maak een keuze uit de leveranciers en platform. Let hierbij op onderstaande zaken. Indien je de vraag met “JA” kunt beantwoorden, kun je door naar de volgende stap. - Biedt het platform je mogelijkheden om zonder tussen komst van de leverancier op te schalen naar grotere servers? Of juist in te krimpen als nodig? - Heb je inzicht of de leverancier een SaaS, PaaS of IaaS dienst biedt? En heb je dat nodig? - Biedt de leverancier mogelijkheden voor specifieke SLA’s, Service Level Agreements? - Heb je de mogelijkheid om nieuwe gebruikers of functionaliteiten toe te voegen of te verwijderen, zonder tussenkomst van de leverancier? - Kun je op de website nagaan of de dienst gebruik maakt van de kwaliteitstandaarden ISO 27002 (voorheen ISO 17799) en ISAE 3402 type ii certificering? - Zorgt de dienst voor een backup plan en de continuïteit en beschikbaarheid? - Heb je duidelijkheid over het eigendomsrecht van data en documenten in de nieuwe situatie? - Heb je duidelijkheid over vertrouwelijkheid en privacy in de nieuwe situatie? - Is je duidelijk in welk land de fysieke opslag van data en documenten staat en heeft dat invloed op werkprocessen en vertrouwelijkheid? - Is je duidelijk wat er gebeurt met het platform als de dienstverlening stopt door één van de partijen?


Stap 5


37

Stap 5

“Even” alles van eigen servers naar een online omgeving brengen is er niet bij. Oriënteer je op de mogelijkheden en laat je goed adviseren. Kijk naar wereldwijde spelers als Amazon Web Services, Google Apps en Microsoft Azure. Zij hebben zowel voor de consumentenmarkt als de zakelijke markt een breed assortiment aan online diensten en cloudcomputing mogelijkheden. Van SaaS tot PaaS en IaaS. Dichter bij huis is KPN’s Server Online, je complete server in de cloud. Met KPN MKBWerkplek Online heb je complete ICT-dienst inclusief internetveiligheid, back-up van bestanden, een professioneel Office-pakket en hulp op afstand. Met KPN Eén zet je zelfs je complete telefooncentrale in de cloud. Een groot voordeel van online diensten is de mogelijkheid om per maand te betalen. Je zit niet meer vast aan langdurige abonnementen en onnodige licenties. Je kunt flexibeler werken, omdat de infrastructuur met een muisklik is op te schalen en kan meegroeien met je onderneming.



38

Nawoord De cloud is overal ons om heen. In ons privé leven is het heel gewoon om “even” een foto via Instagram of Facebook te delen. Via Spotify muziek te beluisteren en de huishoud-administratie via Afas Personal te beheren. In de werksituatie beginnen we net met deze ommekeer. Waarom zou je nog grote IT uitgaven doen én extra personeel in dienst hebben als het niet de kern van je onderneming is? Met bovenstaande vijf stappen kun je zelf kijken hoe je je onderneming in de cloud brengt. Begin klein en deel eens documenten via een cloud dienst in plaats van een bijlage in de mail. Ga verder met het overzetten van een backup online en specifieke bedrijfssoftware in de cloud. Geef medewerkers de instrumenten én de mentaliteit om hun werk op een andere manier in te richten die beter bij ze past. Ga volledig de cloud in door ook hardware uit te besteden en geen eigen servers meer in huis te hebben. Het zijn slechts een paar stappen om de cloud in te gaan en ze kunnen u letterlijk in de wolken brengen met uw werk! Wilt u meer weten over ondernemen in de cloud? Kijk dan op KPN&Co, het dagelijkse blog over slimmer ondernemen met de technologie van nu.


39

Ondernemen in de cloud. Een praktische gids om stapsgewijs de voordelen van de cloud te ontdekken

Recommend Documents