BEST/Rentm in de Cloud Productvoorstelling
www.cloudsyndic.com
A. Dorp 37, 2861 Onze-Lieve-Vrouw-Waver
T. +32 15 75 30 58 F. +32 15 75 21 42
E.
[email protected]
1
BEST/Rentm in de Cloud - Flow
2
Algemeen
Aanmelden Aanmelden gebeurt op een beveiligde website. Deze is gepersonaliseerd voor uw firma. Gebruikers: Aanmelden met gebruikers-ID en paswoord.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
4
Startscherm Menu: Applicatie is onderverdeeld in een aantal hoofdmenu’s (zelf te bepalen). Gewenste actie selecteren in handig dropdown menu.
Menu is doorheen de hele applicatie hetzelfde Kan verschillen per gebruiker
Algemeen
Basisinfo
Programma: Geeft aan in welk programma u aan het werken bent.
Meldingen: De software geeft automatisch meldingen betreffende: - Huurcontracten - …
Inloggegevens: - Ingelogde gebruikers - Datum en tijd log-in - Mogelijkheid tot uitloggen
Leveranciers
Facturen
Coderen
Home: Vanuit elke scherm terugkeren naar dit scherm
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
5
Selectiescherm – Huurderoverzicht Standaard functionaliteiten: Ook standaard functies kunnen uitgevoerd worden. Zelfs creëren van een nieuw gebouw is mogelijk Export naar Excel: Huidige overzicht exporteren naar Excel.
Historiek: Historiek van alle wijzigingen wordt bijgehouden.
Tabel: Het is steeds mogelijk om te filteren in de tabel en om de gegevens van een kolom op- of aflopend te sorteren.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
6
Detailscherm – Algemeenheden Tabbladen: Gegevens worden overzichtelijk gegroepeerd. Ook wisselen van tabbladen kan via sneltoetsen op het toetsenbord (alt+nr)
Algemeen
Basisinfo
Vergrootglas: Gegevens opzoeken via de zoekknop. Klikken opent een overzicht met alle mogelijke opties. Filteren in de kolommen is steeds mogelijk als ook opof aflopend sorteren.
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
7
Detailscherm – Algemeenheden Herhaal: Gegevens van de huidige record bewaren in een buffer. Deze worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe record.
Historiek: Ook hier kan de historiek opgevraagd worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
8
Detailscherm – Documenten Door het systeem gegenereerde document die relevant zijn voor het gebouw worden automatisch gekoppeld aan het gebouw. Het is ook mogelijk dat u zelf documenten koppelt.
Uploaden: Zelf een document uploaden. Loskoppelen: Het geselecteerde document blijft nog wel bestaan, maar zal niet meer gekoppeld zijn aan dit gebouw.
Voorbeeld: Word, PDF, Afbeeldingen,…
Linken: Bestaande documenten in de applicatie linken aan dit gebouw.
Algemeen
Basisinfo
Nieuwe versie: Het geselecteerde document vervangen door een ander. Versie nummer in tabel zal veranderen. Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
9
Huurders
Huurders– Tabblad Algemeen In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden.
Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
11
Huurders – Tabblad Info In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
12
Huurders – Tabblad Email In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per email wenst te ontvangen. Standaard zal het e-mail adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de huurder. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
13
Eigenaars
Eigenaars – Tabblad Algemeen In dit tabblad kunnen de algemene gegevens van de eigenaar ingevoerd/aangepast worden.
Taal: Bij een gebruiker kan een taal ingesteld worden. Deze taal wordt vervolgens gebruikt voor het versturen van documenten.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
15
Eigenaars – Tabblad Info In dit tabblad kan eventueel extra info over de huurder ingevoerd worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
16
Eigenaars – Tabblad Contractinfo In dit tabblad kan de contractinformatie tussen eigenaar en rentmeester geraadpleegd worden
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
17
Eigenaars – Tabblad Email In dit tabblad kan ingesteld worden welke documenten de eigenaar per email wenst te ontvangen. Standaard zal het e-mail adres gebruikt worden dat werd ingevuld bij de algemene gegevens van de eigenaar. Eventueel kan een ander adres ingegeven worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
18
Gebouwen + Panden
Gebouwen – Tabblad Algemeen Het eerste tabblad bevat de algemene gegevens van het gebouw: - Benaming en adres - Munt, BTW? - …
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
20
Gebouwen – Tabblad Kostencodes Geeft een overzicht van alle kostencodes van dit gebouw.
Kostencodes kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
21
Gebouwen – Tabblad Panden Geeft een overzicht van alle panden binnen dit gebouw.
Panden kunnen steeds toegevoegd, gewijzigd en verwijderd worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
22
Gebouwen – Panden – Tabblad Algemeen Er is ook een apart programma ‘Panden’ met dezelfde mogelijkheden.
De informatie van de panden is onderverdeeld in tabbladen. In dit tabblad kan de eigenaar en huurder (en hun bijhorende gegevens) gekoppeld worden aan het pand.
Het tabblad bevat ook een aantal andere algemene gegevens.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
23
Gebouwen – Panden – Tabblad Kostencodes In dit tabblad moet aangegeven worden wat het aandeel van dit pand is in elke kostencode van het gebouw.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
24
Gebouwen – Panden – Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het pand.
Rappelgegevens kunnen ingegeven worden op 3 verschillende niveaus: - Pand - Gebouw - Globaal Eerst wordt door het programma gekeken op Pand-niveau, staat hier niets ingevuld, dan wordt gekeken naar gebouwniveau,… Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
25
Gebouwen – Tabblad Rappels Instellen van de rappelgegevens voor het gebouw
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
26
Gebouwen – Tabblad Actieve Huurovereenkomsten In dit scherm worden alle actieve huurovereenkomsten van het gebouw getoond.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
27
Gebouwen – Zonder meerdere panden Bij bijvoorbeeld een huurhuis, kan ingesteld worden dat het gebouw niet uit meerdere panden bestaat. Tabbladen: Tabblad kostencodes is hier niet meer aanwezig Meerdere panden: Wanneer dit veld op ‘neen’ staat zullen een aantal zaken veranderen t.o.v. een gebouw met meerdere panden
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
28
Gebouwen – Zonder meerdere panden – Tabblad Pand In het tabblad pand zal nu het detail van het ene pand zichtbaar zijn, waar bij meerdere panden eerst een overzicht werd gegeven van alle panden in het gebouw.
De verdere tabbladen zijn gelijk aan die van een gebouw met meerdere panden.
In dit geval zullen de adresgegevens niet meer ingegeven moeten worden. Pand hoeft u uiteraard ook geen aparte kostencodes of rappels in te stellen.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
29
Huurovereenkomst + activeren huur/provisie
Huurovereenkomsten – Tabblad Algemeen
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
31
Huurovereenkomsten – Tabblad Extra
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
32
Huurovereenkomsten – Tabblad Kosten
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
33
Huurovereenkomsten – Tabblad Documenten
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
34
Activeren huur / provisie Activeren huur en provisie verloopt in beide gevallen hetzelfde.
Er bestaat ook de mogelijkheid om activatie automatisch te laten verlopen via een dagelijks lopend script.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
35
Indexcijfers + indexeren huur
Indexcijfers De indexcijfers worden bijgehouden in het programma.
Deze zijn instelbaar per land. Dus indien u panden hebt in het buitenland, kunnen de indexcijfers van dat land ook toegevoegd worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
37
Indexeren huur Enkel het huurbedrag wordt geïndexeerd. Provisies en vaste kosten worden niet geïndexeerd. Deze laatste kunnen wel steeds handmatig aangepast worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
38
Indexeren huur - Documenten
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
39
Leveranciers
Leveranciers – Tabblad Algemeen Geeft een overzicht van de algemene gegevens van de leverancier
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
41
Leveranciers – Tabblad Bankgegevens Geeft een overzicht van alle bankrekeningen gekoppeld aan de leverancier
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
42
Facturen
Facturen Na selecteren van een gebouw moet een leverancier geselecteerd worden voor wie u facturen wenst aan te maken
Type factuur: Er zijn 2 verschillende types voor factuur.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
44
Facturen – Zonder BTW Vul hier de gegevens van de factuur in.
Bedrag : Het factuurbedrag
Pand: Geef aan voor welk pand deze factuur is.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
45
Facturen – Met BTW Vul hier de gegevens van de factuur in.
Bedrag BTW: Het BTW-bedrag moet hier wel ingevoerd worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
46
Facturen – Opslaan Na klikken op opslaan krijgt u een overzicht van de ingegeven factuur Nieuw factuur: Om de snelheid van ingave van facturen te optimaliseren kan hier gekozen worden om een nieuw factuur in te geven met dezelfde: - Leverancier - Leverancier en gebouw - Gebouw - Omschrijving
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
47
Verdeling facturen
Verdeling facturen Dit scherm geeft een overzicht van alle nog niet (volledig) gecodeerde facturen van het geselecteerde gebouw Creatie & wijzigen: Facturen kunnen hier nog steeds gewijzigd of gecreëerd worden. Nummeren: De facturen die gecodeerd moeten worden moeten een volgnummer krijgen.
Twee lijnen met dezelfde nummer worden samengevoegd.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
49
Verdeling facturen (niet toegewezen aan pand) Splitsen: Het factuurbedrag kan in verschillende lijnen gesplitst worden op de afrekening
Verdelen volgens kostencode: Het factuurbedrag wordt verdeeld over de panden volgens deze kostencode
Toewijzen aan eigenaar: Het factuurbedrag wordt volledig toegewezen aan de eigenaar van het ingegeven pand Verdelen volgens combinatie van kostencodes: Het factuurbedrag wordt over de panden verdeeld volgens een combinatie van kostencodes Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
50
Verdeling facturen (toegewezen aan pand)
Verdeling: Het factuurbedrag toekennen aan huurder en/of eigenaar. (procentueel of volgens bedrag)
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
51
Verdeling facturen Wanneer alle genummerde facturen verdeeld zijn, komt u terug uit in het overzichtsscherm. Bevestigen: Klik op bevestigen om de coderingen door te voeren.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
52
Rapporten verdeelde facturen (voorbeeld)
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
53
Afrekeningen
Controlelijst Provisies
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
55
Afrekeningen
Via E-mail: De aangemaakte documenten kunnen eventueel per e-mail verstuurd worden. Afdruk: Bepaal welke documenten u mee wenst af te drukken
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
56
Afrekeningen – Documenten Lijst facturen
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
57
Afrekeningen – Documenten Verdeling panden
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
58
Afrekeningen – Documenten Individuele afrekening
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
59
Afrekeningen – Documenten Overschrijvingen
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
60
Splitsing onkostenverdeling Aangemaakte onkostenverdelingen kunnen gesplitst worden. (vb.: bij nieuwe huurder of nieuwe eigenaar) Selecteer hier voor welke huurder of eigenaar u een splitsing wenst aan te maken.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
61
Splitsing onkostenverdeling Selecteer de participant, bv ex-huurder
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
62
Splitsing onkostenverdeling Selecteer de onkostenverdeling(en) die u wenst te splitsen.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
63
Splitsing onkostenverdeling Verdeel de facturen van die afrekening over de geselecteerde deelnemers.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
64
Splitsing onkostenverdeling - Documenten Overschrijvingen
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
65
Splitsing onkostenverdeling - Documenten Individuele splitsingen
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
66
Open Posten + Rappels
Open posten Dit scherm geeft een overzicht van alle openstaande posten van de eigenaars en huurders van het geselecteerde pand, evenals de openstaande bedragen voor de rentmeester, afkomstig van activaties huurbedragen, provisies en/of afrekeningen Open posten kunnen steeds gewijzigd of toegevoegd worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
68
Rappels In dit scherm kunt u voor de openstaande posten rappels aanmaken. Info: Opvullen: Het programma zal op basis van de instellingen van het gebouw de juiste rappeltypes toekennen aan de openstaande posten. Saldo: Lijnen waar het saldo rood gekleurd is, zijn de lijnen met vervallen posten. Deze kunnen gerappelleerd worden. Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
69
Rappels - Documenten
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
70
Betalingen
Betalingen - Betalingsopdrachten Selecteer welk type betaling je aan een betalingsopdracht gaat toevoegen: - Facturen - Tegoeden eigenaars - Tegoeden huurders - Diverse - Vergoeding rentmeester
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
72
Betalingen - Betalingsborderel
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
73
Betalingen - Betalingsborderel Programma komt automatisch vragen om betalingsbestand op te slagen.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
74
Betalingen– Inlezen bankbestand
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
75
Betalingen - Dagafschriften Dagafschriften wordt gebruikt om de transacties van op de rekeninguittreksels te kunnen verwerken in het systeem.
Begin met het selecteren van het gewenste rekeningnummer
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
76
Betalingen – Dagafschriften - Overzicht Wanneer op overzicht geklikt wordt, krijgt u een lijst van alle tot dan toe toegewezen bedragen.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
77
Betalingen – Dagafschriften - Afdruk Na het inboeken krijgt u een afdruk met alle lijnen.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
78
Balans
Balans De balans wordt aangemaakt per rentmeestergroep
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
80
Balans Dit scherm geeft een overzicht van alle balansverrichtingen van de geselecteerde rentmeestergroep. Detail van de posten kan bekeken worden.
Actief/Passief Selecteer of u de actiefof passiefzijde van de balans wilt bekijken.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
81
Balans De lijnen die op een balanspost staan. Elke lijn kan verder in detail bekeken worden.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
82
Balans Detailoverzicht van een lijn.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
83
Balans – Afdruk
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
84
Documenten
Documenten De software bevat een aantal meegeleverde standaard documenten.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
86
Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling Er moeten een aantal schermen doorlopen worden om de juiste gegevens in te vullen of te selecteren. Deze worden achteraf gebruikt om het document samen te stellen.
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
87
Documenten vb: Dankbetuiging Aanstelling
Algemeen
Basisinfo
Leveranciers
Facturen
Coderen
Afrekeningen
Open Posten
Banken
Balans
Documenten
88
Contacteer ons!
[email protected]
