Het Nieuwe Werken
IK VERHUIS EN IK NEEM MEE … Het Nieuwe Werken in een nieuw (niet zo aangepast) gebouw
Unfold your potential
Ik verhuis en ik neem mee … Het Nieuwe Werken … in een nieuw (niet zo aangepast) gebouw … op het einde van het traject … zonder veel tijd om na te denken of te betrekken … niet gehinderd door veel ervaring Kortom, een fantastische uitdaging
Elia ?
Key Messages voor vandaag
1. Think ó Act 2. Positive Focus 3. Het Nieuwe Werken > een dure verhuis !
Waarom ? Inpiratie
Waarom ? Opportunity
Waarom? Future Proof
Wat ?
Werken waar (en wanneer) je wil
Wat ? Open space & flex desk
Wat ? Stimuleren van uitwisseling & samenwerking
Wat ?
Mobiliteit
Maar vooral
Anders gaan samen-werken
Fase 1: Project Monnoyer Update 19/6/2013
Headcount
409 446 ±370 (incl. 50 vacancies)
Places assigned
Sharing ratio
355
79%
323
(0,5% probability-no desk)
(excl. frequent visitors)
Floors
4,5
Workplace capacity
360
364 332
(4 x 80 + 1 x 40)
(Target defined in SteerCo 30/4, feasibility Checked through presence monitoring)
Remaining Buffers • Team tables: 24 WP • 1 min = whole day presence • vacatures taken into account • lounges, meeting rooms, • bubbles … • no surplus teleworking
Fase 1: Project Monnoyer
Lockers
Meeting room
Storage
Sharing Space
De aanpak n Stuurgroep n Projectteam (HR, communicatie facilities, IT) 9 tracks n
Program Management;
n
Concept & Guiding Principles;
n
Change;
n
Communicatie;
n
Infrastructure & Move;
n
Presence Monitoring;
n
Telework & time schedule;
n
Document Reduction & Digitalisation;
n
IT Upgrade
n Timing: 1e ideeën: februari è laatste verhuis: 6 december
De Stuurgroep “If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses” Henry Ford
“Tell me and I forget Show me and I may remember Involve me and I learn” Benjamin Franklin
HR business Partners medewerkers/ line mgmt
Het Projectteam HR (leading)
externe expertise
facilities
IT
communicatie
De Tracks: People & Change Phases
1 Form a vision and coalition
2
3 Create a story
A
Execute and finetune
Launch and engage
Embed and follow-up
Business success
communicate the Story get feedback&concerns
SW-helpdesk
SW-helpdesk
Capabilities and know-how
blended info “how-to” Q&A, …
skills training for managers
SW-helpdesk
skills training for employees
C
Culture and leadership teams set team rules
D
call for ambassadors
ambassadors set house rules
involve top & sr mgmt
testimonials
support teams
celebrate
Dimensions
Outcome
5
Understanding and commitment finalize the messaging: why how & what of SmartWorking
B
4
support teams embody & support change lead by example
Structures, systems, processes prepare & negociate technical topics:labor regulations, insurance, …
infosessions: labor regulations, presence monitoring comp&ben, performance SW-helpdesk management, IT-tools, …
pilot groups
19
De Tracks: Presence Monitoring
Sinds Dec-2012, werd de maximumcapaciteit van 360 werkplekken nooit helemaal benut (*) actual presence at Diegem of all employees badged at Diegem (incl TGX at Schaerbeek & PPE at Emperor)
De Tracks: Document Reduction
En wat met … de medewerkers emails
SWOW Newsletter
Cleanup Days
Floor visits
Teamworkshops
bedrijfsnewsletter
Ambassadeurs Ateliers
Surveys
SWOW helpdesk
SkillsOpleidingen
Testimonials
Record Managers infosessies
FAQ Manager’s Update
Pilootgroepen
[email protected]
Charter
Fase 1: Timing
APR
Pour la petite histoire …
Adequaat IT materiaal … is belangrijk
Pour la petite histoire … Ergonomie … is belangrijk
Zeker de hoogte van je legplank & locker
Cleanup Days
Pour la petite histoire emails
SWOW Newsletter
Floor visits
Teamworkshops
bedrijfsnewsletter
Ambassadeurs Ateliers
Surveys
SWOW helpdesk
SkillsOpleidingen
Testimonials
Record Managers infosessies
FAQ Manager’s Update
Pilootgroepen
Voldoende ondersteuning … is belangrijk
Charter
Pour la petite histoire … Koffie … is belangrijk
Maar positieve focus maakt het verschil
“En cours de route”
Krijgt de aanpak vorm … en maken we fouten … … So what ?
We gaan verder en nemen mee … 2014-2015: fase 2 + correcties fase 1 n Positieve focus n Wendbare implementatie n Voorbeeldgedrag
We gaan verder en nemen mee … n Iedereen aan boord ? … Liefst voor vertrek n Communicatie n Tijd en middelen n Geïntegreerde aanpak n Meer variatie
Key Messages voor vandaag
n Think ó Act change begint pas écht bij de verhuis
n Positive Focus veel operationele problemen ó een positief verhaal
n Het Nieuwe Werken > een dure verhuis een verhaal van cultuurverandering en voorbeeldgedrag
Zijn er nog vragen ?
