INHOUDSOPGAVE
Pagina
I Jaarverantwoording 2012
1
1. Inleiding
2
2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens 2.2 Structuur van het concern 2.3 Kerngegevens
2 2 2 4
3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur 3.2 Raad van Bestuur/Directie 3.3 Toezichthouders 3.4 Bedrijfsvoering 3.5 Cliëntenraad 3.6 Ondernemingsraad
4 4 4 5 6 8 9
4. Verantwoording 4.1 Kinderen en jong volwassenen 4.2 Medewerkers 4.3 Financiële verantwoording
11 11 12 14
5. Beleid, inspanningen en prestaties 5.1 Meerjarenbeleid 5.2 Algemeen beleid verslagjaar 5.3 Algemeen kwaliteitsbeleid 5.4 Klachten 5.5 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten / cliënten 5.6 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 5.7 Samenleving , participatie samenwerking op IJburg
15 15 16 18 22 22 23 25
Slot
27
II Jaarrekening
28
6.1 Jaarrekening 6.2 Overige gegevens
29 44
1
Jaarverantwoording 2012 Inleiding Het jaar 2012 is voor Omega goed verlopen. Met het invoeren van de nieuwe prestatie dagbehandeling EMG volwassenen, is de financiële situatie van de 18 + gestabiliseerd. Bovendien is de nieuw opgezette dagbesteding op IJburg gekwalificeerd en daarmee erkend als dagbehandeling specifiek voor deze groep volwassenen. Het jaar is financieel positief afgesloten. Er is een vernieuwde vorm van het opvoedingsprogramma ingevoerd. Hierdoor is het methodische proces voor alle kinderen en deelnemers hetzelfde en zijn alle rapportages op elkaar afgestemd. Mede dankzij de ondersteuning van de coördinatoren wordt het methodische proces beter tot goed uitgevoerd. Omega heeft meegedaan aan het kwalitatieve onderzoek “Beelden van Kwaliteit”. De bezuinigingen op het vervoer hebben grote nadelige consequenties voor Omega. Hiertegen is bezwaar ingediend. Nog onduidelijk is wat de staatsecretaris (en de politiek) beslist over specifieke groepen zoals kinderen en rolstoelgebonden cliënten. 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens De Stichting Voorzieningen Meervoudig Gehandicapten voor Amsterdam en Omgeving (Stichting Omega), gehuisvest aan de F.D. Kahlenbergstraat 66, 1087 LL te Amsterdam IJburg, biedt dagbehandeling aan meervoudig complex gehandicapte kinderen en jong volwassenen.1 Telefoonnummer: 020-6994225 KvK: 41197047 E-mail:
[email protected] Website: www.stichtingomega.nl 2.2 Structuur Stichting Omega heeft een toelating voor behandeling, begeleiding, persoonlijke verzorging en verpleging. De Stichting heeft een bestuur en een Raad van Toezicht. De verantwoordelijkheden van bestuur en Raad van Toezicht zijn vastgelegd in de statuten van de Stichting. Daarnaast is er een gedragscode voor de goede bestuurder en een reglement voor de bestuurder Stichting Omega vastgelegd. De medezeggenschap cliënten is geregeld via de ouderraad. De cliënten van Omega zijn allen wilsonbekwaam en worden vertegenwoordigd door hun ouders dan wel hun wettelijk vertegenwoordigers. De medezeggenschap van medewerkers is geregeld via de ondernemingsraad. De Stichting is eigenaar van het pand voor dagbehandeling in Amsterdam op IJburg. De grond is in erfpacht verkregen van de gemeente Amsterdam.
1
Er zijn veel verschillende benamingen voor de doelgroep: emb, emg, evmb, zevmb, enz. In dit jaarverslag wordt gesproken over kinderen of jongvolwassenen met ernstige meervoudige complexe beperkingen (mcgkinderen). Er is gekozen voor mcg-kinderen en volwassenen omdat deze term het meest gebruikt wordt door ouders en de ouderverenigingen.
2
Organogram
Raad van Toezicht
directeur /bestuurder ouderraad
OR
PZ
indicaties
manager 0.7 fte
facilitaire dienst*
financiën
manager 0.8 fte
coördinator bus / rooster,
coördinator
coördinator**
Busbegeleiding,
kikker, vlinder, otter, klaproos, waterlelie, korenbloem
kano, jetski, klipper, sloep, tuinfluiter, zilvermeeuw, pelikaan
Administratie
*facilitaire dienst = coördinator facilitaire zaken, ICT, TD en keuken ** coordinator ondersteunt het methodische proces rondom het opvoedingsprogramma bij genoemde groepen.
3
2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten De core business van Stichting Omega is de dagbehandeling aan kinderen en (jong)volwassenen met ernstig meervoudig complexe beperkingen. Alle kinderen en (jong)volwassenen zijn motorisch beperkt, in die zin dat ze slechts kunnen liggen tot met steun kunnen lopen. Daarnaast hebben zij een ontwikkelingsleeftijd die minder is dan twaalf maanden. Dit betekent dat zij niet actief via taal kunnen communiceren en niet duidelijk is wat zij passief aan taalbegrip hebben. Er is vaak sprake van epilepsie, slechtziendheid, slechthorendheid, luchtwegproblemen, voedingsproblemen en een zwakke gezondheid. De dagbehandeling houdt in: ontwikkelingsstimulering, paramedische behandeling, verzorging en verpleging. Dit alles wordt in zeer nauwe (transdisciplinaire) samenwerking aangeboden. Naast dagbehandeling wordt ambulante behandeling aangeboden aan een kleine groep jonge (mcg) kinderen. Op zaterdag wordt zaterdagopvang geboden. Omega heeft de afgelopen 30 jaar veel expertise opgebouwd ten aanzien van de zorg, begeleiding en behandeling van mcgkinderen. Deze expertise wordt aangeboden aan ouders, hulpverleners en collega-instellingen. 2.3.2 Samenwerkingsrelaties Er is een samenwerkingsrelatie met de volgende partners: - AMC: met het AMC is een convenant gesloten. - Cordaan: met Cordaan is een convenant gesloten. - Reade: met Reade (voorheen RCA) is een samenwerkingsovereenkomst gesloten. - Integrale Vroeghulp: Omega neemt deel aan het samenwerkingsverband IVH samen met MEE, Cordaan en Reade. - Okido: Omega neemt deel in de stuurgroep van Okido. Onderaanneming Omega voert dagbehandeling uit in onderaanneming voor Philadelphia, Amsta en het Lindenhofje. Bij de zaterdagopvang is ook een aantal deelnemers die opvang krijgen op basis van een onderaanneming. Dat is voor Amsta, Ons Tweede thuis en Cordaan. Via Visio is aan één kind ambulante behandeling gegeven. 2.3.3 Werkgebied Het werkgebied van Omega strekt zich uit tot Amsterdam en Omstreken. De grens wordt bepaald door de reistijd in de bus van de kinderen/deelnemers (maximaal een uur).
3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur De Stichting past de Zorgbrede Governancecode toe. De Stichting heeft (nog) geen klokkenluidersregeling opgesteld. Voor de medewerkers is een externe vertrouwenspersoon aangewezen. De mogelijkheid om zich tot de vertrouwenspersoon te richten en een goed werkende ondernemingsraad die ook een aanspreekpunt is voor medewerkers geeft vooralsnog geen aanleiding tot het opstellen van een klokkenluidersregeling. 3.2 Raad van Bestuur/Directie De Stichting Omega heeft een bestuur en een Raad van Toezicht. Het bestuur bestaat uit één lid, namelijk de directeur mevrouw A.M. Nieuwenhuijse. De directeur heeft een nevenfunctie.
4
Zij is voorzitter van het Landelijk Platform EMG (mensen met een ernstig meervoudige beperking). De arbeidsovereenkomst met de daarbij behorende arbeidsvoorwaarden is in 2010 opnieuw vastgesteld. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn vastgesteld conform de CAO Gehandicaptenzorg. De verantwoordelijkheden van het bestuur en de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in de statuten. Tevens is er een gedragscode voor de goede bestuurder Stichting Omega en een reglement van de bestuurder Stichting Omega opgesteld. 3.3 Toezichthouders Verslag Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar vier keer vergaderd. De besproken onderwerpen hadden vooral betrekking op de strategie en de financiën. Bij alle vergaderingen was de directeur aanwezig. De jaarrekening en de managementletter werden, zoals gebruikelijk, besproken in aanwezigheid van de externe accountant. Financiën Door een voldoende aantal aanwezigheidsdagen, o.a. door het schrappen van de zomersluiting en kostenbewust optreden van directie en medewerkers kon 2012 worden afgesloten met een positief financieel resultaat. De financiering van de 18+ groep is in het verslagjaar verbeterd, maar blijft een aandachtspunt. Het Waarborgfonds voor de Zorgsector heeft in juli een positieve herbeoordeling afgegeven en in september gesproken met de directie. Daarbij is afgesproken dat het Waarborgfonds, in lijn met de huidige gedragsregel, een eerste hypotheekinschrijving verkrijgt op de onroerende zaken van Omega. De nieuwe regelgeving voor de vervoerskosten vormt een serieuze bedreiging voor de continuïteit van de stichting. Door de specifieke doelgroep en de bovenregionale functie is de norm voor Omega volstrekt onvoldoende. Daarom heeft de stichting een beroep gedaan op de afwijkingsbevoegdheid van de NZa. Naar verwachting zal er pas in de eerste helft van 2013 definitief uitsluitsel komen over de vervoerskostenregeling. Daarom is in de decembervergadering een voorlopige, niet sluitende, begroting vastgesteld, die zal worden aangepast als de definitieve vervoerstarieven bekend zijn. Visie en meerjarenbeleid Het concept meerjarenbeleidplan 2013-2017 is twee maal besproken en goedgekeurd in de septembervergadering. De kern van het nieuwe beleidsplan is dat Omega zich blijft richten op de kwaliteit van leven van ernstig meervoudig gehandicapten kinderen en jong volwassenen; de doelgroep wordt niet verbreed. Uitbreiding en differentiatie van de kerntaken, al dan niet in samenwerking met derden, wordt wel overwogen. Een voorbeeld van de uitbreiding van kerntaken is het plan om, met Cordaan en de Alliantie, een woon/logeervoorziening op IJburg te realiseren. In de septembervergadering is ook het plan voor de Communicatie en Sponsoring besproken. Een belangrijk onderdeel hiervan is de vernieuwing van de website.
5
Kwaliteit en oudertevredenheid Omega beschikt sinds 2010 over het HZK-certificaat. In 2012 heeft een herbeoordeling plaatsgevonden, met een positief resultaat. Omdat het formuleren van meer op uitkomst gericht kwaliteitsindicatoren wenselijk is, heeft de Raad van Toezicht ingestemd met deelname aan het onderzoek “Beelden van kwaliteit”, dat beoogt dergelijke indicatoren te ontwikkelen. In de meivergadering is het oudertevredenheidsonderzoek besproken. Hoewel uit de gemiddelde score van 8,1 blijkt dat de ouders een positief beeld hebben van organisatie en medewerkers, is er een aantal punten die verbetering behoeven. Personeel en organisatie De directeur heeft in het verslagjaar geen organisatiewijzingen en personele besluiten ingebracht. De Raad van Toezicht heeft kennisgenomen van de verslagen van de Ondernemingsraad. In de decembervergadering is kennisgemaakt met de nieuwe Ondernemingsraad. Afgesproken is in 2013 een zogenaamd art. 24 vergadering van Raad van Toezicht en Ondernemingsraad te houden, waarin het jaarplan en de begroting zal worden besproken. Samenstelling Raad van Toezicht In de meivergadering is Nienke Sondern als lid van de Raad van Toezicht benoemd. Daarmee is de gewenste uitbreiding met een ouder geëffectueerd. In september is de heer Marinus Knulst toegetreden. Hij is in het verleden vanuit de Alliantie betrokken geweest bij de bouw van Omega op IJburg. Er is binnen de Raad sprake van een evenwichtig spreiding van expertise en competenties. De leden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden. Raad van Toezicht Omega, april 2013, Amsterdam, G. C. Grift, voorzitter D.K. Bosman J.H. Dettmeijer F.L.D. Nivard I.A. Overdiep N. Sondern M.P. Knulst 3.4 Bedrijfsvoering Organisatiestructuur De in 2011 voorgenomen (kleine) wijzigingen zijn ingevoerd in januari 2012. In maart 2012 is de nieuwe manager begonnen. Daarmee was het MT (directeur en twee managers) compleet. Eén van de coördinatoren werd zwanger. Zij is vervangen. De afdeling personeelszaken heeft te maken gehad met ziekte en heeft gedurende heel 2012 niet optimaal kunnen functioneren. De facilitaire organisatie bleek gedurende 2012 niet naar behoren te functioneren. Dit bleek uit de externe audit in januari waarbij de Bedrijfshulpverlening het kritische punt was en de externe audit van december waarbij de facilitaire organisatie de enige aanwijzing was. De facilitaire organisatie wordt opnieuw geanalyseerd en in 2013 wordt een voorstel gedaan voor het optimaliseren van de organisatie.
6
18+ In 2011 is (samen met het zorgkantoor) een aanvraag ingediend bij de NZa voor een nieuwe prestatie Dagbehandeling volwassen mcg met daarbij een passend tarief. Hiertoe is besloten en met ingang van 1 januari 2013 is deze prestatie geëffectueerd. De financiering van de dagbehandeling voor volwassenen is daarmee bijna voldoende. Alleen voor de groep deelnemers die intramuraal wonen is er nog geen passend tarief. Getracht wordt dit via Meerzorg te gaan realiseren in 2013. Risicoanalyse In 2012 is een opzet gemaakt voor de actualisering van de risicoanalyse met bijbehorende acties. De laatste risicoanalyses waren gedaan in 2005 en 2008. De risicoanalyse bevat de volgende onderdelen: - Macro ontwikkelingen - Bedrijfstakanalyse volgens het model van Porter - Risico’s voor de bedrijfsprocessen De uitgezette acties naar aanleiding van de risico analyse zijn opgenomen in het jaarplan 2013. Productie De productie is zeer belangrijk voor Omega omdat de productie samen met een passend tarief bepaalt wat de inkomsten zijn. (P x Q) De productie is in het eerste kwartaal minder geweest dan verwacht, de andere kwartalen was de productie zoals begroot of hoger. In de risicoanalyse is veel aandacht besteed aan de instroom van nieuwe kinderen. Er zijn enkele acties uitgezet om de contacten met verwijzers te optimaliseren. Daarnaast worden de bestaande relaties gecontinueerd door middel van de deelname aan Integrale Vroeghulp, de samenwerking met AMC en Reade welke belangrijke verwijzers voor Omega zijn. Ook in 2012 is Omega tijdens de zomerperiode geheel open gebleven. Dit leverde veel minder onrust op dan het voorgaande jaar. Logistieke processen De logistieke processen bij Personeelszaken (instroom, doorstroom, uitstroom) zijn opnieuw vastgesteld met de daarbij horende regels en documenten. Ook de administratieve processen rondom de kinderen zijn opnieuw bezien. Er is een database gevuld met de belangrijkste gegevens van de kinderen, het aanleveren van de presentie van de kinderen is gedigitaliseerd en de registratie wordt volgens een nieuw systeem aangeleverd aan het zorgkantoor. Het werken met het nieuwe systeem (zowel het binnenhalen van de gegevens via de AZR als het registreren via de AW 319) verloopt nog niet goed. Er zijn veel kinderziektes in het systeem. Hierover vindt intensief overleg plaats met zowel de leverancier als het zorgkantoor. Decentralisatie van de functie begeleiding naar de gemeente Alle indicaties van kinderen en deelnemers zijn bekeken. In overleg met ouders zijn (bijna) alle indicaties omgezet naar Behandeling Groep of een ZorgZwaartePakket. De indicatie Behandeling is noodzakelijk om te kunnen registreren op de prestatie Behandeling Groep. De zorg via ZZP 6, 7 en 8 blijft naar alle waarschijnlijkheid binnen de AWBZ. Nog niet duidelijk is wat er met de functie Behandeling gaat gebeuren.
7
De zaterdagopvang zal op termijn gedecentraliseerd worden naar de gemeente. Hierover wordt contact onderhouden met de gemeente. Vervoer In het Lenteakkoord en in de kabinetsplannen Rutte II zijn forse bezuinigingen ingevoerd voor het vervoer binnen de AWBZ. Dit heeft voor Omega grote nadelige financiële gevolgen. Omega heeft bij de NZa bezwaar aangetekend tegen de voorgenomen tarieven door een beroep te doen op artikel 4:84 AWb. In december heeft hierover een hoorzitting plaats gevonden bij de NZa. Het zorgkantoor was bij deze hoorzitting aanwezig en ondersteunde het bezwaar van Omega. Er is nog geen uitspraak. Afhankelijk van de uitspraak van de NZa zal verder actie worden ondernomen. Het primaire proces De organisatie rondom het primaire proces (de dagbehandeling aan kinderen en deelnemers) verloopt prima. Het methodische proces verloopt, mede door de ondersteuning van coördinatoren, beter tot goed. De procedures zijn duidelijk en de bezetting van medewerkers is doorgaans goed. 3.5 Cliëntenraad De Cliënten-Ouderraad van Omega bestaat uit ouders van kinderen van Omega uit verschillende groepen. Bij de samenstelling van de Ouderraad wordt gestreefd naar een evenredige verdeling tussen ouders van kinderen uit jongste, middelste, oudste groepen en ouders van deelnemers van de 18+ groepen. In 2012 was de Cliënten-Ouderraad compleet, begin van het jaar met tien leden, aan het eind van het jaar met acht leden. In de praktijk is het lastig om met alle leden te vergaderen, dus vaak wordt vergaderd met een deel van de ouders. Bij de vergadering is altijd de bestuurder en iemand van het management van Omega aanwezig. De ouderraad maakt gebruik van de faciliteiten van Omega en wordt ondersteund door de administratie bij het verspreiden en redigeren van onder andere brieven. Omdat er zoveel nieuwe leden in de ouderraad zijn en er nog niet genoeg ervaring met de werking van een ouderraad is, is gekozen voor een externe voorzitter voor een jaar. Dit is iemand die nauw betrokken is bij Omega en veel ervaring heeft in het leiden van vergaderingen. De Cliënten-Ouderraad heeft in 2012 vier keer vergaderd. Hierbij zijn o.a. de volgende onderwerpen aan de orde geweest: -
-
informatie vanuit Omega werkvloer en informatie vanuit de Raad van Toezicht de intentie om weer meer contact te gaan onderhouden met de OR (dit zal in 2013 echt geëffectueerd worden, vanwege de nieuw gekozen OR) Oudertevredenheidsonderzoek. Dit is gedaan in 2011. Hieruit kwam naar voren dat de communicatie van de Ouderraad richting ouders verbeterd moet worden. Ouderraad is te onzichtbaar. Besproken is hoe dit te verbeteren. presentatie nieuwe PR en Communicatieplan van Omega Meerjarenbeleidplan 2013-2017
8
-
Jaarverslag 2011 problemen rond de financiering van het vervoer.
In 2012 is één ouderavond georganiseerd. Deze avond was zeer druk bezocht en bestond uit twee delen. Door het VG platform werd uitleg gegeven over de financiering van de PGB, ZZP en AWBZ. De ouders werden ruimschoots in de gelegenheid gesteld vragen te stellen. Tijdens het 2e deel van de avond werd een toelichting gegeven over het Opvoedingsprogramma dat op Omega gebruikt wordt. In juni is de jaarlijkse BBQ georganiseerd. Deze is voor alle medewerkers en vrijwilligers van Omega en hun familieleden en voor de kinderen met hun ouders en broertjes/zusjes. 3.6 Ondernemingsraad In april 2012 is een nieuwe zittingstermijn voor de OR begonnen, met enkele nieuwe leden en is de OR uitgebreid van 5 naar 6 leden. Sindsdien zijn in de OR alle afdelingen van de organisatie evenredig vertegenwoordigd. Hierdoor geeft de OR een goede afspiegeling weer van de organisatie. Binnen de OR hebben drie leden zitting vanuit de kiesgroep groepsleiding, waarvan 1 persoon werkzaam op de 18+. Twee leden zijn werkzaam binnen de ondersteunende diensten en 1 lid komt uit de kiesgroep therapeuten. In deze nieuwe samenstelling is de OR eind 2012 op een tweedaagse cursus geweest. De ondernemingsraad heeft in 2012 10 keer vergaderd. Hiervan ging het 2 keer om een ORDirectievergadering. Sinds eind 2012 is er ook een DB (dagelijks bestuur) in het leven geroepen, een bijeenkomst van directie met de voorzitter en de secretaris van de OR. Het DB komt gemiddeld 4 á 6 keer in het jaar bij elkaar. Naast deze vergaderingen is er ook regelmatig niet officieel overleg geweest, met name rond de verkiezingsperiode begin 2012. De volgende onderwerpen zijn dit jaar aan bod gekomen: -
Oudertevredenheidsonderzoek Communicatie met de achterban Financiën (Vervoerskosten) 18+ Volgen van een cursus Parkeerbeleid Vrijwilligers- en invalbeleid Vrije dagen 2013 Contact ouderraad en raad van toezicht
Een korte toelichting op enkele onderwerpen volgt hieronder. Communicatie met de achterban De OR wil dichtbij de medewerkers staan en zichtbaar zijn. Dit jaar is er een poster gemaakt met een groepsfoto van alle leden, hun functie in de organisatie en binnen de OR en een slogan die in het kort verwoord waar de OR zich op wil richten en wat de OR wil waarborgen. Dit is overgedragen aan de medewerkers tijdens een hiervoor georganiseerde borrel.
9
Er wordt gewerkt met een bulletin dat inzicht geeft in de onderwerpen waar de OR zich mee bezig houdt, is er overdracht vanuit de OR tijdens het groepsleidingoverleg en tijdens het paramedisch overleg en wordt er jaarlijks een OR-borrel gehouden. Tevens zullen er tussentijds korte items worden opgenomen in de nieuwsbrief om de medewerkers te informeren over werkzaamheden van de OR. Financiën De financiën blijven een belangrijk onderwerp voor Omega en zijn daarom ook dit jaar weer regelmatig besproken op de OR-vergaderingen en OR-directievergaderingen. Het jaarverslag van Omega 2011 (met daarin ook de jaarrekening van 2011 en het kwaliteitsverslag) en de begroting 2013 is besproken samen met de controller van Omega en de directie. De begroting van 2012 is door tijdgebrek helaas niet aan bod gekomen. De ondernemingsraad heeft met veel interesse de ontwikkelingen rondom de kabinetsplannen en de financiële gevolgen ten aanzien van de vervoerskosten gevolgd en is regelmatig door de directie op de hoogte gehouden van de stand van zaken. De eventuele gevolgen zijn regelmatig tijdens vergaderingen besproken en er is nagedacht over hoe de OR zich hierop kan voorbereiden. Tijdens de cursus die de OR volgde bij FNV-formaat heeft deze ontwikkeling ook aandacht gekregen. Cursus De nieuw geïnstalleerde OR heeft een tweedaagse OR cursus gevolgd, waar een algemene introductie is gegeven op de functie van de Ondernemingsraad en de daarbij behorende rechten, plichten en verwachtingen. Ook was er aandacht voor de ontwikkelingen binnen Omega. De bestuurder heeft een dagdeel deelgenomen aan de cursus. Uit de cursus zijn enkele aandachtsgebieden geformuleerd waar de OR zich voor wil inzetten. Het gaat om onderwerpen als werkplezier en rust. Daarnaast wil de OR zorg dragen en aandacht hebben voor optimale communicatie en wil zij deskundig zijn. Als laatste aandachtsgebied een gezonde organisatie, waarbinnen het product, de cijfers maar ook de collegialiteit en de sfeer belangrijk zijn. Adviesaanvraag Parkeerbeleid. Door Omega is een parkeerbeleid opgesteld voor de medewerkers. De OR is gevraagd om advies te geven op dit beleid. Tijdens een OR-directievergadering is er toelichting gegeven op een aantal punten aan de OR en heeft de OR advies gegeven tot enkele aanpassingen. De aanbevelingen van de OR zijn overgenomen in het definitieve beleid en per februari 2013 zal het parkeerbeleid worden ingevoerd. Instemmingaanvragen Vrijwilligers- en invalbeleid Voor het vrijwilligersbeleid en het invalbeleid is de OR om instemming gevraagd. De OR heeft enkele vragen m.b.t. het invalbeleid aan de directie gesteld, waarna er met beide beleidstukken is ingestemd.
10
Vrije dagen 2013 De OR is gevraagd om instemming met voorgestelde vrije dagen vanuit het MT. Na overleg heeft de OR besloten niet in te stemmen met het opleggen van de drie genoemde verplicht vrije (RVT) dagen in 2013. De OR heeft besloten slechts in te stemmen met twee van de drie voorgestelde verplicht vrije dagen. Het management heeft hierop het aantal dagen aangepast naar twee. 4. Verantwoording 4.1 Kinderen en jong volwassenen Aantal kinderen ingeschreven per maand Thuis wonend
Intramuraal en PGB
Nieuw geplaatst
Vertrokken / Overleden
KK
18+
KK
18+
KK
18+
KK
Januari
41
12
19
15
1
1
1 vertrokken naar Engeland en 1 overleden
Februari
40
12
20
15
Maart
39
12
19
15
1
April
40
12
20
14
2
Mei Juni Juli Augustus September
40 40 38 36 35
12 12 12 11 11
20 20 22 24 23
14 14 14 15 15
1
Oktober November December
35 36 35
11 11 11
24 24 25
15 15 15
1 1
1 naar intramurale voorziening
1 overleden en 1 vertrokken naar Nifterlake
Zaterdag opvang intramuraal en PGB
Thuisbegeleiding
5
4
5
5
4
5
4
4
4
3
4
4
3 3 3 3 4
4 4 4 4 5
4 4 6 6 5
3 3 3
4 4 4
5 4 4
18+
2 overleden 1 vertrokken Blauwe Vogel
1 overleden
Zaterdag opvang zonder intramuraal en PGB
In januari 2012 waren 87 kinderen en deelnemers ingeschreven. In december 2012 waren dat er 86. In september was het minst aantal kinderen ingeschreven namelijk 84. Het aantal deelnemers aan de zaterdagopvang is verminderd. Dit komt omdat steeds meer kinderen gaan logeren en geen gebruik meer maken van de zaterdagopvang en de bewoners van Amsta via onderaanneming niet meer omdat komen Amsta geen financiering hiervoor vrij kon maken. In de loop van 2012 krijgen steeds meer kinderen en volwassenen die thuis wonen een indicatie in ZorgZwaartePakket. Zij worden dan gerekend bij de categorie intramuraal en PGB. In januari waren dit er 10, in december 17. Deze kinderen en deelnemers wonen nog thuis, maar hebben wel een indicatie in ZZP.
11
4.2.Medewerkers Aantal Medewerkers
Totaal op 1 januari: Medewerkers op 1 januari:
2012 96 *
2011 94 (excl. 24 invalkrachten)
FTE op 1 januari:
56.42 *
57,73 (excl. invalkrachten)
Medewerkers op 31 december: FTE op 31 december:
96 *
96 (excl. 34 invalkrachten)
55.43 *
56,42
Ziekteverzuimpercentage exclusief vangnetgevallen: Ziekteverzuimpercentage inclusief vangnetgevallen: Nieuwe medewerkers:
3.3%
6,0 %
5.0%
7,0 %
7
23 (excl. 17 invalkrachten)
Vertrokken medewerkers:
7
Medewerkers op 31 december met een nulurenovereenkomst: Stagiaires:
37
27 (waarvan 15 tijdelijke, excl. 7 invalkrachten) 34
6
9
Thuisbegeleiding
2
2
Detacheringen
1
1
Medewerkers extern
*alle aantallen zijn inclusief tijdelijke contracten en exclusief invalkrachten.
Personeelszaken Het is een bewogen jaar geweest voor de afdeling Personeelszaken. De zittende Personeelsconsulent is doorgestroomd naar een andere functie binnen de organisatie. Daardoor is er een vacature ontstaan in het begin van het jaar. In maart 2012 is een nieuwe Personeelsconsulent van start gegaan, echter zij viel vrij snel uit door ziekte en heeft per 31 december ontslag genomen. Om het gat te vullen is er in de loop van mei een interim consulent ingehuurd. Zij heeft het merendeel van de werkprocessen omschreven en verscherpt. Met ingang van november 2012 is opnieuw een nieuwe Personeelsconsulent aangesteld. Naast de wisselingen van Consulenten is de medewerker Personeelszaken langdurig gedeeltelijk arbeidsongeschikt geworden. Dit alles heeft er toe geleid dat de afdeling niet op volle sterkte heeft kunnen functioneren. Daardoor zijn er aan het einde van het jaar achterstanden in de administratie ontstaan. Dienstverband en arbeid Het aantal werknemers is gelijk gebleven in 2012. Het aantal FTE is wat minder geworden. Omdat hier ook tijdelijke contracten in verwerkt zijn kan hierdoor een vermindering zijn
12
ontstaan. Met het inzetten van tijdelijke medewerkers ter vervanging van bijvoorbeeld zwangerschapsverlof of uitdiensttreding wordt rekening gehouden met de bezetting van kinderen op de groepen. In een aantal gevallen is de personeelsformatie om voornoemde reden niet volledig herbezet. Bij de vaste dienstverbanden is door overheveling van taken in sommige gevallen het dienstverband iets uitgebreid, in andere gevallen iets verminderd. De reden van medewerkers om het dienstverband te beëindigen is zeer divers. In geen geval is sprake geweest van een ernstige ontevredenheid of een conflictsituatie. In april 2012 is een medewerker aangenomen als consulent communicatie en sponsoring. Deze taak was toegevoegd aan de administratieve functie, maar bleek andere competenties te vragen dan administratieve taken. De medewerker personeelszaken heeft een uitbreiding van dienstverband gekregen waarin administratieve taken vervuld worden. In maart is de nieuwe manager gestart. De facilitair coördinator heeft vanwege privéredenen het dienstverband beëindigd. De ontstane situatie bood gelegenheid de facilitaire organisatie opnieuw te bezien. Ten aanzien van de dienstverbanden is in 2012 besloten dat het aantal kleine dienstverbanden (40% of minder) verminderd moet gaan worden. Aanvragen voor nieuwe kleine dienstverbanden worden niet meer gehonoreerd en bij natuurlijk verloop zal geprobeerd worden dienstverbanden samen te voegen tot grotere dienstverbanden. Verzuim De klachten over de 365/Arboned zijn toegenomen, waardoor aan het eind van het jaar het contract is opgezegd. De (communicatieve) problemen waren mede ontstaan door reorganisaties binnen 365. Echter, door intensief contact tussen de huidige personeelsconsulent en de nieuwe externe verzuimbegeleider is duidelijk verbetering geconstateerd. Om die reden is er toch voor gekozen om het contract nog een jaar voort te zetten. Ondanks de moeizame samenwerking met de arbodienst zijn de verzuimpercentages wederom gedaald. Dit kan mede veroorzaakt zijn door het aanscherpen van het verzuimbeleid en het continueren van intensieve interne verzuimbegeleiding. Het verzuimpercentage exclusief vangnetgevallen is gedaald naar 3,3%. De belangrijkste oorzaak van het verzuimpercentage zijn zeven langdurig zieke medewerkers. De oorzaak van het verzuim ligt bij vijf werknemers aan niet- werkgerelateerde fysieke aandoeningen, bij twee aan niet- werkgerelateerde mentale aandoeningen die ook fysieke klachten veroorzaakten. Er zijn acht medewerkers die frequent (vier keer of meer) verzuimen. De vangnetgevallen waren vijf zwangerschappen en een medewerker die al in de WIA zit. Voor de vangnetgevallen heeft volledige uitkering van de UWV plaatsgevonden. Voor de verzuimende medewerkers die niet onder het vangnet vielen, keerde de verzuimverzekering
13
na vier weken vergoedingen uit. Van deze uitkering is gebruik gemaakt om vervanging in te zetten. Beide verzuimpercentages zijn gedaald ten opzichte van 2011. Het verzuimpercentage van het landelijk gemiddelde in de zorg was in 2012 5.1%. 2 De langdurig zieken zijn in 2012 intensief begeleid door Omega. De begeleiding vanuit de aangesloten arbodienst 365/ ArboNed was niet optimaal. De frequent verzuimende medewerkers zijn na vier verzuimmeldingen uitgenodigd voor een gesprek met de leidinggevende. De meldingsfrequentie was is 2012 1.34%. Parkeerbeleid Bij de intrek in het gebouw op IJburg was het parkeren voor medewerkers, ouders en bezoekers geen enkel probleem. Er was nog geen betaald parkeren en er was plaats in overvloed. De laatste jaren werd het parkeren een steeds groter probleem en moest hier beleid op gemaakt worden. Er is geïnventariseerd hoeveel medewerkers gebruik wilden maken van een parkeerplaats in de parkeergarage. Dit bleek meer te zijn dan het aantal plekken wat door Omega gehuurd werd. Voorgesteld is toen om meer plaatsen te gaan huren, maar voorwaarde was dat medewerkers gingen betalen voor een plaats in de parkeergarage. Dit beleid is eind 2012 vastgesteld en in 2013 ingevoerd. 4.3 Financiële verantwoording Het jaar 2012 is met een positief resultaat afgesloten. Het verslag hierover is te vinden in de jaarrekening van deze jaarverantwoording. De productie is met name in het 1e kwartaal lager geweest dan begroot. Ondanks dat en dankzij de adequate kostenbeheersing is 2012 met een bevredigend resultaat afgesloten. In 2012 heeft het WfZ verzocht om de reeds in 2009 afgegeven positieve/negatieve hypotheekverklaring om te zetten in een echte hypothecaire inschrijving op het pand. Dit is in 2012 standaard beleid geworden bij het WfZ. De Raad van Toezicht heeft dit verzoek geaccordeerd. De inschrijving zal in 2013 geëffectueerd worden. De financiële situatie van de afdeling 18+ is nagenoeg op orde. Dit is gerealiseerd met het invoeren van de nieuwe prestatie Dagbehandeling emg volwassenen met een passend tarief. Voor het tekort op het tarief voor de intramuraal wonende deelnemers wordt een oplossing gezocht. Vervoersproblematiek De kortingen opgelegd ten aanzien van het vervoer veroorzaken een tekort op de begroting van 2013. De ondernomen acties staan elders in dit verslag gemeld.
2
Bron: Vernet
14
5. Beleid, inspanningen en prestaties 5.1 Meerjarenbeleid In 2012 is het meerjarenbeleidplan 2013-2017 vastgesteld. Ter voorbereiding zijn in 2011 de volgende activiteiten ondernomen: - Er is een discussie georganiseerd met stakeholders, belanghebbenden en externe samenwerkingspartners over de toekomst van Omega. - Er zijn vragen aan het oudertevredenheidsonderzoek toegevoegd aangaande de wensen van ouders. - Medewerkers hebben een enquête ingevuld waarin zij konden aangeven wat hun ideeën voor de toekomst van Omega zijn. In de nieuwsbrief van het Landelijk Platform EMG is gevraagd om suggesties voor de dienstverlening van Omega in de toekomst. Met de resultaten hiervan en vanuit de missie en visie van Omega is gekeken naar toekomstige ontwikkelingen. Dit heeft geleid tot het stellen van prioriteiten in het beleid van Omega voor de komende vier jaar. Omega blijft zich toeleggen op het bieden van hoog gespecialiseerde dagbehandeling voor mcg-kinderen en -volwassenen. Daarnaast zullen coalities gevormd worden om nieuwe zorgvormen en kennis te ontwikkelen. De missie van Omega luidt: Omega stimuleert de ontwikkeling van meervoudig complex gehandicapten en bevordert hun participatie in de maatschappij. De volgende kenmerken bepalen de identiteit van Omega: -
Op Omega staan de ontwikkelingsmogelijkheden van ieder individu met een meervoudig complexe handicap centraal. Omega is ervan overtuigd dat ouders de belangrijkste partners zijn om kerntaken te kunnen uitvoeren. Omega gelooft in intensieve samenwerkingsrelaties: ze wil kennis en kunde uitwisselen en samenwerking bevorderen. Omega maakt uitsluitend gebruik van gedegen opgeleid personeel van ’Omegakwaliteit’.
De ambitie van Omega: Op IJburg wil Omega de komende jaren een toegevoegde waarde realiseren voor het eiland. Omega wil bijdragen aan het motto “IJburg, een wijk zonder scheidslijnen.” Participatie met de buurt en het ter beschikking stellen van het gebouw zijn hiervoor de middelen. In Amsterdam en omstreken wil Omega de deskundige zijn voor de mcg-ers die er wonen. Dat hoeft niet te betekenen dat iedereen direct zorg van Omega ontvangt, maar wel dat iedereen, ouders en instellingen de weg naar Omega weet te vinden. Indien dat gewenst is kan Omega bemoeienis hebben bij de zorg en dienstverlening van andere instellingen.
15
Landelijk gezien wil Omega bekend staan als hét specialistische centrum voor mcg-kinderen en volwassenen. Dat betekent dat wij een actieve rol nemen in kennisdeling en meewerken aan het ontwikkelen van nieuwe kennis. Omega zal zich in het beleid de komende jaren toeleggen op:
Het bieden van hoogwaardige gespecialiseerde dagbehandeling met daarin aandacht voor: Verdere ontwikkeling van de dagbehandeling 18+ De balans tussen medische zorg en het pedagogische klimaat Kennisontwikkeling Ondersteuning van 18+ en levensloopvragen van mcg-kinderen en hun ouders. Omega zal alert blijven op financieringsvraagstukken in de zorg. Uitgangspunt daarbij is dat geen versnippering van expertise plaatsvindt en dat kwalitatief hoogwaardige zorg voor mcg-ers mogelijk blijft. Binnen de kwaliteitszorg zullen wij zoeken naar mogelijkheden om kwaliteit beter, minder detaillistisch en minder statisch te beschrijven. De expertise en netwerkfunctie zal (in samenwerking met anderen) verder ontwikkeld worden. Uitgezocht moet worden op welke wijze kennisoverdracht het beste kan plaatsvinden. Omega zal zich in samenwerking met anderen richten op innovaties in zorg voor mcgkinderen en - volwassenen. Hierbij kan worden gedacht aan: - verlengde dagopvang - Wonen en logeren
Er zijn veel ontwikkelingen rondom de doelgroep. Omega kiest ervoor de expert te blijven voor deze doelgroep en blijft zich richten op de kerntaken. Dit met open oog voor de behoeften van kinderen en de wensen van ouders. 5.2 Algemeen beleid verslagjaar In het jaarplan 2012 stonden diverse doelstellingen vermeld ten aanzien van het beleid. De meeste onderwerpen komen terug elders in dit verslag. De doelstellingen die niet elders beschreven worden, komen in deze paragraaf aan de orde. Het opzetten van een nieuw woon/logeerhuis op IJburg. In 2012 is verder op zoek gegaan naar een geschikt kavel in de buurt van Omega om een woon/logeerhuis te bouwen. Dit is gevonden. Omdat de plannen nu daadwerkelijk vorm konden gaan krijgen is Cordaan verder gegaan met gesprekken met belanghebbenden. De Alliantie Amsterdam heeft aangegeven te willen investeren. Ook de Stichtingen Amsta en Philadelphia hebben aangegeven belangstelling te hebben voor de bouw van dit huis. Het streven is een woon/logeerhuis voor mcg-kinderen en-volwassenen in de buurt van Omega waarbij alle expertise gebundeld wordt. Het vastleggen van de diverse verantwoordelijkheden tussen Cordaan en Omega en de andere partners vraagt nog aandacht.
16
Opvoedingsprogramma In 2012 is door de orthopedagogen een nieuwe werkwijze ontwikkeld en geïmplementeerd bij het gebruik van het opvoedingsprogramma van Carla Vlaskamp. De verslaglegging is aangepast aan de nieuwste inzichten volgens De Geeter en Munsterman. De rapportage van alle disciplines is nu op elkaar afgestemd. De jaarlijkse cliëntbesprekingen worden op een andere wijze gevoerd waarbij het concept opvoedingsprogramma het uitgangspunt is. Toegevoegd in het proces is een meedraaidag voor ouders. Voor de cliëntbespreking worden ouders uitgenodigd om mee te kijken bij bijvoorbeeld therapieën. Samenwerking AMC Er is een kinderarts gedetacheerd naar Omega voor de kindergroepen. De kinderverpleegkundige die gedetacheerd is vanuit het AMC is beschikbaar voor alle groepen. AVG arts via Amsta Ook in 2011 is een AVG arts van Amsta op consultbasis aanwezig geweest op Omega voor de 18+ groepen. Dit geschiedt op basis van verwijzing via de huisarts. Samenwerking Revalidatiearts De revalidatiearts is gedetacheerd vanuit READE. In maart 2012 is gestart met een nieuwe samenwerkingsvorm met de revalidatiearts. Voor de kinderen tot en met 8 jaar is zij de behandelend revalidatiearts. Deze kinderen onderzoekt zij zelf en zij coördineert en is verantwoordelijk voor de paramedische revalidatiebehandeling. Voor oudere kinderen kan een consult bij de revalidatiearts worden aangevraagd. Deelname aan onderzoek Beelden van Kwaliteit Stichting Omega heeft vanaf september 2012 deelgenomen aan het onderzoek Beelden van Kwaliteit. Dit onderzoek staat onder leiding van prof Hans Reinders en Lydia Helwig Nazarowa van de Vrije Universiteit. Tijdens dit onderzoek is samengewerkt met Stichting Cordaan. Een orthopedagoog van Omega is opgeleid tot participerend observant. Zij heeft geobserveerd bij Stichting Cordaan. Op Omega is op een kindergroep en op een volwassenengroep een observant geweest. De resultaten van de observaties zijn verwerkt in een rapport en besproken met een kwaliteitspanel. In het kwaliteitspanel waren externe stakeholders, medewerkers en ouders vertegenwoordigd. Het onderzoek zal worden afgesloten met een symposium in 2013. De rapporten geven een positief beeld van de werkwijze op de geobserveerde groepen. Er is sprake van verbinding tussen de begeleiders en deelnemers en er wordt ingegaan op eigen initiatieven van de deelnemers. Communicatie en sponsoring Per 1 april 2012 is er een consulent communicatie & sponsoring aangesteld voor 14 uur per week die zich richt op de promotie en communicatie van Omega en zich bezig houdt met sponsoren en fondsen. Hierdoor is er een aanspreekpunt en organisator van projecten en tevens kundigheid in huis voor foto- en printwerk en ander pr-materiaal. Er zijn de afgelopen jarig weinig uren besteed aan communicatiewerkzaamheden, zowel intern als extern, waardoor een inhaalslag plaats moest vinden. Er is in 2012 vooral aandacht besteed aan de communicatie met medewerkers en de communicatie met ouders/verzorgers. Daarnaast zijn alle sponsoractiviteiten inzichtelijk
17
gemaakt en zijn er diverse aanvragen ingediend en positief beantwoord. Ook is er een start gemaakt met externe informatievoorziening (promotie- en voorlichtingsmateriaal, opzetten nieuwe website) en (positieve) media aandacht. Toename zorgzwaarte Er is het afgelopen jaar een toename gezien van de zorgzwaarte van de deelnemers. Het gaat om hoge verpleegkundige zorgbehoefte. We hebben de verpleegkundigen en groepsbegeleiders kunnen scholen op het verzorgen van tracheacanules, blaaskatheterisatie, darmspoeling en het geven van zuurstof. Duidelijk is welke handelingen voorbehouden zijn en dus enkel door verpleegkundigen kunnen worden uitgevoerd. De zorg voor de tracheacanules kan niet vanuit Omega geleverd worden tijdens het busvervoer. Ethische dilemma’s In 2012 heeft een interne leergroep zich bezig gehouden met het omgaan met ethische dilemma’s. Dit heeft geresulteerd in een beleidsstuk omtrent ethische bezinning en ethische vraagstukken op Omega. In 2013 zal er een ethische commissie samengesteld worden. Taak van deze commissie is het onderwerp ethiek jaarlijks onder de aandacht te brengen van de medewerkers. Daarnaast zal er in de kennisweek gelegenheid zijn om onder leiding van deze commissie een ethisch vraagstuk te bespreken. Hiervoor heeft de leergroep een handleiding ontwikkeld. Vrijwilligers We zien in 2012 een toename van de inzet van vrijwilligers op Omega. Aanmeldingen van vrijwilligers zijn snel afgehandeld. Er is een actueel vrijwilligersbeleid. Met de vrijwilliger wordt een overeenkomst afgesloten. De vrijwilliger dient ook een VOG te overleggen. 5.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteit van informatie, registratie en gegevensbeveiliging Er is vastgelegd wat de inhoud is van de cliëntendossiers en personeelsdossiers. De naleving hiervan wordt steekproefsgewijs getoetst bij de interne audit. Verder is er een privacybeleid en wordt gewerkt volgens de eisen van de WBP. Daarnaast wordt de handhaving van de AO/IC getoetst bij de jaarlijkse controle door de externe accountant. Kwaliteit van gebouw In het begin van 2012 is er een nieuwe waterkoelinstallatie geplaatst om het probleem van te hoge koud watertemperaturen op te lossen. Deze installatie is geplaatst in het washok. Hierdoor is de temperatuur in deze ruimte te hoog geworden en is de installatie juist in de warme zomermaanden kapot gegaan. In de herfst van 2012 is de installatie weer gemaakt, op dit moment zijn er geen problemen meer mee. De temperatuur blijft nu onder de 15 graden. Mogelijk hiermee verband houdend zijn er sinds oktober 2012 verhoogde legionella waardes (100-3300) gemeten. Er is twee weken dagelijks gespoeld en alle douchekoppen zijn gereinigd met chloor. Ook wordt weer strenger gelet op wekelijks spoelen door de groepen. Dit heeft een positief effect gehad maar er blijft een beperkte verhoging (100-300) gemeten. Een thermische spoeling wordt overwogen in 2013 als de waardes niet <100 worden. Er blijven klachten over de klimaatbeheersing. De luchtbevochtiger installatie blijkt in de loop van 2012 helemaal niet te werken. Het repareren van deze installatie blijkt een moeilijke
18
opgave voor het installatiebedrijf. Eind 2012 is deze installatie nog steeds niet gerepareerd. Ook zijn er nog steeds veel klachten over de temperaturen en de droogte op de verschillende groepen. Het is of te warm of te koud en droge ogen en hoofdpijn zijn veel gehoorde klachten. Er is inmiddels een traject gestart met het installatiebedrijf om deze problemen 1 voor 1 op te pakken. Blijken de problemen niet naar behoren te worden opgelost dan wordt overwogen naar een ander installatiebedrijf over te stappen. Het zwembad heeft in 2012 minder problemen gehad dan in 2011 maar had nog steeds veel aandacht nodig. Met name de chloorinstallaties laten het regelmatig afweten. Het zwembad wordt intensief gebruikt sinds de verhuur. Vanwege de overmatige vochtigheid in de eerste jaren is er in de algemene ruimtes van het zwembad erg veel aanslag op armaturen, douche stangen, toiletrol houders, drukplaat toilet, kranen, etc. Ook de doucheslangen zijn aan vervanging toe. In 2013 staat een aanpassing op de planning. Voor het onderhoud van het gebouw van Omega intern is door een extern bureau in 2010 een MJOP opgesteld. In de MJOP is voor 2012 een onderhoudspost opgenomen voor verlichtingsarmaturen, deze zijn niet vervangen omdat er nog geen problemen waren met de armaturen. Omega is onderdeel van een blok met huurhuizen en een parkeergarage waarvan Omega en de Alliantie Amsterdam eigenaren zijn. Het blok wordt beheerd door de VVE. Het onderhoud wordt gedaan conform het meerjarenonderhoudplan. De jaarlijkse bijdrage is hierop afgestemd. Brandveiligheid en BHV Het gebouw voldoet aan de eisen van de brandweer. Door het stadsdeel is een Gebruikersvergunning afgegeven. Deze wordt jaarlijks door de brandweer/stadsdeel getoetst. Er blijkt een onveilig gevoel te zijn bij de 18+ medewerkers omdat ze via de trappen moeten evacueren. Dit wordt verder onderzocht. Eind 2012 is het hoofd BHV uit dienst getreden. Er wordt nu gekeken naar vervanging van deze positie. Er zijn in totaal 10 gediplomeerde bedrijfshulpverleners. Alle bedrijfshulpverleners volgen jaarlijks een herhalingscursus en voeren als team eenmaal per zes weken overleg. Er is op dit moment 1 bedrijfshulpverlener opgeleid tot beheerder brandmeldinstallatie. Bij de externe audits is de BHV als kritisch punt aangemerkt. In mei 2012 heeft er een ontruimingsoefening plaatsgevonden, deze is geëvalueerd en er zijn verbeteracties afgesproken. Daarmee voldeed de BHV organisatie weer aan de kwaliteitseisen. HKZ In april 2010 heeft Omega het HKZ certificaat behaald. Bij de externe audit van januari 2012 (betreft de externe audit over het jaar 2011) werden door het Keurmerkinstituut een aantal afwijkingen geconstateerd. Hierbij was een kritische afwijking omtrent Bedrijfshulpverlening (BHV). Naar aanleiding van de externe audit is een plan van aanpak opgesteld. Dit plan is in de loop van 2012 uitgevoerd en heeft geleid tot het continueren van de certificering.
19
In 2013 zou onze certificering aflopen en moest er een hercertificatie audit gedaan worden, waarbij alle kwaliteitsprocessen binnen Omega opnieuw bekeken en beoordeeld werden. Dit gaf ons de mogelijkheid om voor de uitvoering van de externe audits een overstap te maken van het Keurmerkinstituut naar TUV Nederland. In december 2012 heeft de hercertificatie audit door het TUV plaatsgevonden. Bij deze audit kwam een afwijking naar voren op het gebied van facilitaire zaken. Het betrof hier het niet aantoonbaar kunnen maken dat Omega het gebouw, werkruimten en voorzieningen zodanig heeft gedefinieerd en geïnventariseerd, dat vanuit een overzicht gestuurd kan worden op het onderhoud en daarmee samenhangende kwaliteit- en veiligheidaspecten. Naar aanleiding van deze afwijking is een plan van aanpak opgesteld, welke door de externe auditor is goedgekeurd. Dit heeft geleid tot hercertificatie in januari 2013. Vernieuwing kwaliteitshandboek Vanaf 2010 wordt op Omega gewerkt met een digitaal webbased kwaliteitsmanagementsysteem van Novire Systems. In oktober 2012 is het gehele kwaliteitssysteem in samenwerking met Novire Systems grondig bekeken. Naar aanleiding van deze bijeenkomsten zal het gehele kwaliteitssysteem vernieuwd worden, met als doel het systeem te vereenvoudigen en het grote aantal procedures terug te brengen tot een aantal kernprocedures. Ook alle formulieren en documenten uit het handboek zullen herzien en aangepast worden. Het nieuwe kwaliteitssysteem zal eind 2013, begin 2014, geïmplementeerd worden. Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg Eind 2010 besloot de VGN een nieuwe impuls te geven aan de verbetering van de kwaliteit van zorg en ondersteuning door een nieuwe werkwijze van het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg te ontwikkelen. De vernieuwde werkwijze van het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg is 1 januari 2012 van start gegaan. Het doel van het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg is om tot een zinvolle en bij de sector passende wijze van gegevensverzameling te komen. Dit moet organisaties leer- en verbeterinformatie opleveren, zicht geven op de kwaliteit van zorg en ondersteuning in de sector en op de ervaring van cliënten hiermee. Gegevens worden gebruikt voor zowel verbeteren als verantwoorden. Deelname aan het Kwaliteitskader is verplicht. Het vaststellen van kwaliteit gebeurt in de vernieuwde werkwijze langs 3 wegen, de zogenaamde pijlers:
Pijler 1: geeft kwaliteitsgegevens op organisatieniveau, via een organisatievragenlijst die voor de instelling als geheel ingevuld moet worden. Pijler 2: geeft kwaliteitsgegevens op cliëntniveau (pijler 2A) en genereert ervaringsgegevens van cliënten (pijler 2B). De kwaliteitsgegevens op cliëntniveau worden verzameld via individuele cliëntvragenlijsten die voor iedere afzonderlijke cliënt ingevuld dient te worden. Pijler 3: geeft gegevens over de relatie tussen cliënt en professional
Pijler 1 en 2A moeten met ingang van januari 2012 jaarlijks ingevuld worden. De resultaten van de vragenlijsten worden vergeleken met andere organisaties binnen de branche en vormen de input voor de kwaliteitsparagraaf/DigiMV in het wettelijk verplichte Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording (JMV) . De resultaten worden tevens openbaar gemaakt via
20
o.a. opname op de site ‘Kies Beter.nl’ Met betrekking tot pijler 1 is door Omega in het eerste kwartaal van 2012 de organisatievragenlijst ingevuld. De resultaten van de organisatievragenlijst gaven echter een vertekend beeld van de organisatie. Hiertegen is door Omega bezwaar gemaakt bij het VGN. In de loop van 2012 werd bekend dat de resultaten van de organisatievragenlijsten van 2012 niet openbaar gemaakt zouden worden en de gegevens daarnaast niet toegepast mochten worden door derden. Met betrekking tot pijler 2A heeft Omega de vragenlijsten op cliëntniveau gedurende geheel 2012 voor iedere afzonderlijke cliënt ingevuld. Hierbij deden zich enkele knelpunten voor, waarover contact is geweest met het VGN en het zorgkantoor. Eind 2012 waren alle cliëntvragenlijsten ingevuld en geaccordeerd. In 2013 zal er opnieuw gewerkt worden met de vragenlijsten. Op deze manier wordt vergelijking van de kwaliteitsinformatie over de jaren mogelijk gemaakt. Pijler 2B was in 2012 nog in ontwikkeling. Er wordt gewerkt aan het creëren van een zogenaamde cliёntervaringswaaier, welke cliёntervaringsinstrumenten bevat waarmee organisaties de kwaliteit binnen hun instelling moeten gaan meten. In 2012 zijn organisaties opgeroepen hun clientervaringsinstrumenten aan te leveren aan de VGN. Omega heeft ook het door ons gebruikte instrument (KTO) aangeleverd. In de loop van 2013 zal hierover meer bekend worden. Ook pijler 3 is nog in ontwikkeling. De onder regie van de VGN ontwikkelde pijlers 1 en 2A en de bijbehorende vragenlijsten (webenquêtes) vervangen met ingang van 1 januari 2012 de voormalige zorginhoudelijke indicatoren en de portal van Zichtbare Zorg. In 2011 heeft Omega nog meegedaan met het programma Zichtbare Zorg Gehandicaptenzorg. De resultaten van deze meting zijn omgezet in zogenoemde kwaliteitskaarten. Deze kwaliteitskaarten zijn in 2012 op de site ‘Kies Beter.nl’ geplaatst. Interne kwaliteitsprocedures Procedures uit het handboek werden over het algemeen goed doorlopen in 2012. Het aantal registraties liep de afgelopen jaren langzaam terug ten opzichte van voorgaande jaren, maar is in 2012 gestabiliseerd ten opzichte van 2011. Binnen de organisatie is veel aandacht geweest voor het (blijven) registreren van meldingen in het kwaliteitssysteem. In 2012 zijn er door medewerkers 73 Meldingen Incident Client (MIC-meldingen), 13 Meldingen Incident Medewerker (MIM-meldingen) en 82 Meldingen Ter Verbetering (MTV) ingediend. Naast de MIC, MIM en MTV registraties zijn er verschillende verslagformulieren interne audit (23 formulieren) en een aantal evaluatieformulieren ingevuld. Meldingen Ter Verbetering Een groot deel van de 82 Meldingen Ter Verbetering betrof meldingen naar aanleiding van de interne auditgesprekken die in 2012 gehouden zijn. De overige meldingen gingen vooral over het gebouw/ materiële zaken en de communicatie en informatievoorziening.
21
Belangrijke onderwerpen hierin waren o.a. ideeën omtrent het verbeteren van de bedrijfshulpverlening en klachten omtrent de klimaatbeheersing. De MTV’s werden niet altijd binnen de termijn van 30 dagen opgelost. Door de kwaliteitsmedewerker zijn in 2012 verschillende openstaande MTV’s opnieuw aan de betreffende procedurehouders toegewezen om de stand van zaken na te gaan. 5.4 Klachten Omega heeft een interne klachtenregeling welke is vastgelegd in het handboek. Dit wordt aan ouders kenbaar gemaakt in de informatiegids voor ouders en het staat op de website. Er zijn geen klachten ingediend door ouders via het handboek. Ontevredenheid bij ouders kon in alle gevallen weggenomen worden door gesprekken met betrokkenen, de manager of de directeur. Omega is aangesloten bij de klachtencommissie van de SIGRA. In 2012 zijn geen klachten ontvangen over Omega bij de SIGRA. 5.5 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Klanttevredenheidsonderzoek In oktober en november 2011 heeft het Klant Tevredenheids Onderzoek (KTO) plaatsgevonden. Naar aanleiding van het KTO zijn door het MT verbeterpunten geformuleerd. In 2012 hebben verschillende verbeterpunten aandacht gekregen, waaronder de verbeterpunten ten aanzien van het busvervoer (aanstelling coördinator busvervoer, direct contact met Makenbach omtrent knelpunten/ klachten van ouders etc). De acties naar aanleiding van de geformuleerde verbeterpunten zijn in 2012 verschillende keren geëvalueerd in het MT. De individuele klanttevredenheid wordt ook jaarlijks besproken in het gesprek na de kindbespreking tussen ouders en manager. Deze gesprekken worden vastgelegd en verwerkt door de kwaliteitsmedewerker in de kwartaalrapportage. MIC meldingen Vanaf 1 januari 2012 tot en met 31 december 2012 werden in het handboek 73 MIC meldingen gedaan.
Soort melding Aantal
Medicatie
Agressie
35
6
Vallen, stoten, krabben 15
veiligheid
botbreuk
2
1
Medicatiefouten Het terugdringen van het aantal medicijnfouten krijgt al langere tijd aandacht binnen de organisatie. In augustus 2012 is door het MT een plan van aanpak opgesteld. Onderdeel hiervan is het op cliënt -en groepsniveau analyseren van de medicijnfouten door de verpleegkundige en de kwaliteitsmedewerker.
22
Hiertoe worden de in het kwaliteitssysteem gemelde MIC medicijnfouten3 vergeleken met de medicijnlijsten4 van de groepen. Daarnaast wordt iedere medicijnfout besproken met de betrokken groep en/ of medewerker, om goed zicht te krijgen op de oorzaak van de medicijnfout en te bespreken hoe de medicijnfout in het vervolg voorkomen zou kunnen worden. Het terugdringen van het aantal medicijnfouten zal in 2013 een speerpunt van het MT blijven.
Meldingen van agressief gedrag: Hierbij betrof het met name krab –en knijpincidenten. Het gaat vaak om dezelfde cliënten. Met betrekking tot het gedrag van deze cliënten lopen verschillende acties. Het vermoeden bestaat dat zich meer incidenten van agressief gedrag hebben voorgedaan binnen Omega, maar niet alle incidenten door medewerkers gemeld worden. Dit komt voort uit het feit dat medewerkers het gedrag vaak niet als ‘agressie’ zien, omdat de kinderen en deelnemers het niet bewust doen.
Vallen/ stoten/ knellen/ botsen In de meeste gevallen ging het om (bijna) vallen/ knellen als gevolg van onvoldoende fixaties of verkeerd gebruik van materiaal/ondeugdelijk materiaal. Naar aanleiding van de incidenten zijn de betreffende materialen bekeken en aangepast door de ergotherapeuten.
Veiligheid Dit betrof kinderen die (bijna) naar buiten zijn gegaan in de loopwagen omdat de deuren niet goed dicht waren. Dit is wederom onder de aandacht van medewerkers gebracht. Botbreuk Omdat onduidelijk was hoe deze breuk heeft kunnen ontstaan is hiervan een reconstructie gedaan. Helaas werd ook hierdoor niet duidelijk hoe of wanneer de breuk is ontstaan. Dit is besproken met de moeder. Het incident is gemeld aan het IGZ. De melding heeft niet geleid tot verdere acties vanuit de inspectie. In de risicoanalyse van de betreffende cliënte wordt aandacht gevraagd voor broze botten. 5.6 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Deskundigheidsbevordering en kennisdelen krijgen veel aandacht op Omega. Voor een goede kwaliteit van dienstverlening is het belangrijk om goed geschoolde medewerkers te hebben. Medewerkers worden gestimuleerd om zich te scholen ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen in de zorg voor mensen met ernstig meervoudige beperkingen. Intern wordt scholing aangeboden door eigen medewerkers en externe deskundigen.
3
. Indien een medewerker een fout maakt omtrent het toedienen medicatie (medicijn op verkeerd tijdstip gegeven, niet gegeven etc) dan doet de medewerker hier melding van via het invullen van een formulier in het digitale kwaliteitshandboek, een zogenoemde MIC medicijnfout. 4 Op de medicijnlijsten van de groepen staat per cliënt vermeld welk medicijn, in welke dosering op welk tijdstip gegeven dient te worden. Op de lijst wordt dagelijks afgetekend wanneer het medicijn uitgezet wordt en vervolgens wanneer het medicijn gegeven wordt aan de betreffende cliënt. Deze afgetekende medicijnlijsten worden iedere maand gecontroleerd door de verpleegkundige binnen Omega.
23
In 2012 is er een nieuw scholingsplan opgesteld. Het scholingsplan heeft tot doel de organisatie verder te ontwikkelen, de deskundigheid en het werkplezier van de medewerkers te vergroten en kennis te delen en te verspreiden. In het scholingsplan staat beschreven welke interne scholingen er in het jaar gegeven worden. Medewerkers die een opleiding of cursus volgen worden geacht de kennis die zij opdoen te delen met hun collega’s. Hierover worden afspraken gemaakt vόόr de medewerkers de cursus gaan volgen. Bij aanvragen voor cursussen en scholingen wordt bekeken of deze scholing bijdraagt aan het bereiken van de doelen van de organisatie. Per jaar is er ruimte voor anderhalve interne studiedag.
In 2012 zijn de volgende onderwerpen op de studiedagen behandeld:
Studiemiddag maart 2012. Tijdens deze halve studiedag hebben de medewerkers zelf gewerkt aan taken. Vooraf hebben de medewerkers een plan gemaakt voor de invulling van deze middag. Er is gewerkt aan achterstallige pb-taken, er zijn extra overleggen georganiseerd, en er is tijd besteed aan verdieping in informatie over syndromen en verpleegkundig handelen. Studiedag november 2012, onderwerp: Totale communicatie. De dag is verzorgd door de logopedisten en totale communicatie deskundige. De theorie van de ervaringsordeningen van Timmers-Huygens kwam hierbij ook aan de orde.
In de maanden september tot november is er een interne basisscholing georganiseerd voor nieuwe medewerkers. Hieraan hebben medewerkers deelgenomen die korter dan twee jaar in dienst waren. Dit waren in totaal vijftien deelnemers. Onderwerpen van de scholing waren: tiltechnieken, sensomotorische integratie, eet- en drinkbegeleiding, de achtergronden bij het opvoedingsprogramma. De scholing is verzorgd door verschillende therapeuten en orthopedagogen. Deskundigheidsbevordering De volgende (korte) cursussen en symposia zijn gevolgd in 2012.
Opleiding
Functie
Ondersteuning van kinderen en volwassen met EMB, GITP Pao
Persoonlijk begeleider
Zorg voor mensen met EMB, GITP Pao
Orthopedagoog
EMB Congres in beweging, Platform EMG
2 Orthopedagogen, 1 groepsleider, 2 ergotherapeuten, 1 fysiotherapeut, 1 manager, directeur
Sensomotorische Integratie, de Verandering
Fysiotherapeut
24
Watsu zwembegeleiding, Ed Rensenbrink
Fysiotherapeut, bewegingsagoog, 6 groepsleiders
Bronchiale Toilettechnieken, Amstelacademie
3 verpleegkundigen
Kennismarkt Gehandicapten zorg
3 groepsleiders
Reanimatie bij kinderen, Amstelacademie
1 verpleegkundige
Zorg voor Beter dagen
2 groepsleiders
Studiedag verpleegkundigen, AMC
5 verpleegkundigen
BHV scholing
13 medewerkers
RETT symposium over communicatie
1 Logopedist en 1 groepsleider
Cursus massage, Liesbeth Smits
10 medewerkers
Het is van belang dat de kennis die bepaalde medewerkers hebben gedeeld wordt met collega’s. Hiervoor is een plan van aanpak ‘Kennisdelen op Omega in 2012’ gemaakt. Vanuit de volgende voorwaarden wordt gewerkt:
Alle activiteiten rondom kennisdelen vinden plaats in de kennisweek. In die week worden geen reguliere overleggen gepland. Er is eenmaal per 7 weken een kennisweek. Er zijn 7 leercoaches die samen met de leergroepen diverse onderwerpen uit kunnen werken. In 2012 waren 5 leergroepen actief. In de kennisweek worden bijeenkomsten georganiseerd waarin op diverse manieren kennis wordt gedeeld. In de nieuwsbrief heeft het kennisdelen een vaste plek, allerlei onderwerpen komen daar ter sprake. De leergroepen houden medewerkers op deze manier op de hoogte. De nieuwsbrief is in 2012 vier maal verschenen. Er is een lijst van relevante kennisgebieden. Aan ieder kennisgebied is één of meer inhoudsdeskundige gekoppeld. Deze hebben tot taak de kennis over het betreffende gebied actueel te houden en toegankelijk te maken voor collega’s. De inhoudsdeskundigen zijn gevraagd om een kort stukje over hun kennisgebied te schrijven en op te slaan op de computer. Hierin moeten ook verwijzingen naar literatuur worden opgenomen. In 2012 zijn er voor zeven kennisgebieden nieuwe digitale informatiemapjes gemaakt.
5.7 Samenleving , participatie samenwerking op IJburg Bij de plannen voor de nieuwbouw is expliciet aandacht besteed aan de participatie van onze kinderen en volwassenen in de maatschappij. Daarom is gekozen voor IJburg, waar de mogelijkheid bestond om in een blok met woningen te bouwen, in de zeer directe omgeving van basisscholen en het IJburgcollege en met een “gewoon” kinderdagverblijf in ons gebouw. De SKON is de overkoepelende stichting van het kinderdagverblijf.
25
Samenwerking SKON De samenwerking met SKON verloopt goed. De managers van de Blauwe Kiwi en Omega hebben regelmatig overleg. Er zijn door het jaar heen verschillende activiteiten gezamenlijk uitgevoerd. Deze activiteiten zijn rondom de volgende thema’s en feesten georganiseerd: Nationaal Voorleesontbijt, Voetbaltoernooi, thema lente, bezoek mobiele kinderboerderij, Zomerfeest, Sint Maarten, Pietengym. Kinderen van SKON en Omega ontmoetten elkaar en speelden samen. Regelmatig komen kinderen van SKON op Omega spelen in het ballenbad. Incidenteel maken zij gebruik van de snoezelruimte en het zwembad. Bij mooi weer spelen de kinderen van de SKON in de kleine binnentuin van Omega. Kinderen van Omega kunnen hen vanuit de groep of de gang zien spelen en spelen soms mee buiten. Een aantal groepen heeft een vaste relatie met een groep van SKON. De kinderen van deze Omega groepen gaan wekelijks op bezoek bij de SKON groep. Begin 2012 was er nog een groep van SKON BSO op Omega. Zij waren aanwezig op maandag, dinsdag en donderdag vanaf 15.15 uur. Zij gebruikten de bewegingsruimte als groepsruimte en maken daarnaast gebruik van de binnentuin en het ballenbad. In het voorjaar is SKON BSO op Omega gestopt. Er waren meer mogelijkheden voor de kinderen in een andere ruimte van SKON bij een basisschool. Samenwerking met Unikidz UniKidz is een organisatie voor activiteitengerichte buitenschoolse opvang voor kinderen in de basisschoolleeftijd. Zij hebben een vestiging aan het Theo van Gogh park. De organisatie heeft met ons contact opgenomen met het verzoek een gezamenlijke activiteit te organiseren. In de meivakantie zijn kinderen van Unikidz bij Omega (18+) langs geweest. Er zijn in de ochtend verschillende activiteiten gedaan. In de middag heeft een groep kinderen en toneelstukje alle deelnemers van de 18+ heeft opgevoerd. Zij speelden een toneelstukje over de lente. Zowel Unikidz als Omega vond de samenwerking zeer waardevol. Samenwerking scholen In 2012 waren er geen gezamenlijke activiteiten met de basisscholen. De contacten met beide basisscholen zijn wel weer aangehaald. Vanuit Omega zijn één manager en drie medewerkers actief bezig met het bevorderen van de samenwerking. De bedoeling is om in 2013 gezamenlijke activiteiten uit te voeren. Vanuit het IJburgcollege heeft een groep van 8 leerlingen gedurende 8 weken een maatschappelijke stage gelopen op de 18+ groepen van Omega. Zij kwamen iedere woensdagmiddag een aantal uur. Ook vanuit andere middelbare scholen hebben leerlingen een stageweek op Omega gevolgd. Door leerlingen van het IJburgcollege zijn voor Omega MSST boeken gemaakt. De totale communicatie deskundige heeft in verband hiermee voorlichting gegeven op het IJburgcollege. In juni is een aantal volwassen deelnemers van Omega op bezoek geweest bij workshops op het IJburg college. Er werden workshops koken, dans en muziek bezocht. In 2012 is er opnieuw een aantal maal overleg geweest met een medewerker van het IJburgcollege, een orthopedagoog en een manager van Omega.
26
Er zijn afspraken gemaakt over voortgaande samenwerking. Gebruik faciliteiten gebouw Het zwembad van Omega wordt gehuurd door zweminstituut Siemons. Hier wordt op maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag en zaterdag zwemles gegeven aan kinderen van IJburg. Ook wordt er babyzwemmen en zwemmen voor zwangere vrouwen georganiseerd. Hierdoor komen veel mensen uit de wijk in het gebouw. Het zwembad werd ook gebruikt door kinderen en volwassenen met een beperking die niet op Omega dagbehandeling krijgen. De vergaderruimte van het gebouw is een aantal maal gebruikt door de Alliantie. Slot Het jaar 2012 is een goed jaar geweest voor Omega. Voor 2013 zijn met name de ontwikkelingen ten aanzien van de vervoerskosten spannend. Omega zal naar aanleiding van de besluiten hierover verdere acties ondernemen. In 2013 bestaat Omega 30 jaar en zullen er diverse evenementen georganiseerd worden.
27
