I. A rendezvényszervezés

5 BGF KKFK Elektronikus Könyvtár Az elektronikus könyvtár teljes szövegű dokumentumokat tartalmaz biztosítva a szabad információ-hozzáférést. A szerzői és egyéb jogok a dokumentum szerzőjét/tulajdonosát illeti. Az elektronikus könyvtár dokumentumai szabadon felhasználhatók változtatások nélkül a forrásra való megfelelő hivatkozással, de csak saját célra nem kereskedelmi jellegű alkalmazásokhoz.

Bevezetés

2001 tavaszán először vettem részt hoszteszként a Pedagógus-továbbképzési, Módszertani és Információs Központ, az Oktatási Minisztérium és az Ifjúsági és Sportminisztérium által szervetett „Vészcsengő” című konferencián. A rendezvény résztvevői középiskolás tanárok és iskolai drogügyi koordinátorok voltak, akiknek a három nap alatt lehetőségük nyílt a különböző drogprevencióval kapcsolatos előadásokon, szemináriumokon való részvételre. A pedagógusok körében olyan sikere volt a rendezvénynek, hogy idén tavasszal már a „Vészcsengő III”-on cserélhettek tapasztalatot kollégáikkal és a meghívott szakemberekkel. A „Vészcsengő” hatására fordult érdeklődésem egyre inkább a rendezvényszervezés és a drogprevenció irányába. Szakmai gyakorlatom során – a Gyermek- Ifjúsági és Sportminisztérium Kábítószerügyi Koordinációért Felelős Helyettes Államtitkárságán – lehetőségem nyílt e két témával egyszerre foglalkozni. Ezért választottam szakdolgozatom

témájának

a

rendezvényszervezést,

ezen

belül

is

a

konferenciaszervezés folyamatát, amely kérdést a Vészcsengő című konferencia tükrében kívánom részletesen bemutatni. Dolgozatom első részében a rendezvényszervezéssel kapcsolatos legfontosabb fogalmakat és összefüggéseket gyűjtöttem össze a rendezvény fogalmának meghatározásától kezdve a magyarországi konferenciaközpontok bemutatásáig. Ezt követően a magyarországi droghelyzet rövid ismertetésén keresztül szeretnék rávilágítani arra, miért is van oly nagy szükség ma Magyarországon a Vészcsengő évenkénti megszervezésére. Mivel hoszteszként alkalmam nyílt a szervezők munkájába is betekintést nyerni a három Vészcsengő konferencia során, ezért dolgozatom befejező részében a konferenciaszervezés elméleti lépéseit a Vészcsengőből vett gyakorlati példákkal fogom illusztrálni.


I. A rendezvényszervezés

1.1 A rendezvény és a rendezvényszervezés fogalma rendezvény: egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem üzemszerű ismétlődéssel szervezett eseménysorozat, továbbá a folyamatos üzemelés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek során emberek csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi kitüntetett jelleggel. rendezvényszervezés: előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, sport, szakmai kulturális) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás, kiszolgáló egységek, stb.) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás, étkezés, kísérő programok, stb.)

1.2 a rendezvény szervezését meghatározó tényezők y alapinformációk: időpont időtartam, helyszín résztvevők (tervezet) létszáma látogatók (tervezett) létszáma y események: főesemény ( a fő funkcionális tartalom szerint) mellékesemény (kiállítás, műsoros program stb.) kiegészítő esemény (pl. termékbemutató, kirándulás) protokolláris esemény (pl. ünnepélyes megnyitó, záróesemény)


y a rendezvény szervezeti rendszere és folyamata: a szervezeti egységek részletes felsorolása és hatásköre a rendezvény folyamatának leírása (tevékenység, határidő, végrehajtás).

y az arculat meghatározói: jelmondatok jelképek (szóban, képben, hangulatban)

y a résztvevők, közreműködők, jogi személyek (és a velük kötött szerződések, megállapodások, emlékeztetők): a résztvevő szervezetek (pl. szállítmányozó cég ) közreműködő szervezetek ( pl. művészeti fesztiválon közreműködő együttesek) különböző szponzorok szervezetei támogató szervezetek alvállalkozó szervezetek beszállító szervezetek engedélyes szervezetek (pl. média, ajándékértékesítés, vendéglátók) hatósági szervezetek (ÁNTSZ, rendőrség, mentők, tűzoltóság, BKV, önkormányzat stb.)


1.3 A rendezvények szervezői és közreműködői

Szervezőknek nevezzük mindazokat, akik egy rendezvény szervezésében aktívan közreműködnek. Ezek főbb csoportjai és feladataik vázlatos felsorolása:

y szervező bizottság: fő feladata a különböző albizottságok koordinálása és a végső döntések meghozatala y albizottságok:

szervezési: vendégek, résztvevők létszámának felmérése fogadóbizottság megszervezése érkezéskoréselutazáskor étkezések szervezése (nem csak protokolláris) meghívások nyilvántartása (visszajelzések) pénzügyi: anyagi fedezet biztosításának felügyelete, keretek betartásának ellenőrzése árajánlatok bekérése megrendelő levelek nyilvántartása számlák ellenőrzése átutalások, kifizetések személyi: tolmácsok-, fordítók-, hoszteszekkórház-, orvos-, mentőbiztonságutaztatáspénzváltás biztosítása


sajtó: sajtóterv készítése az újságírók akkreditálása tájékoztatás munkaszoba biztosítása kapcsolattartás a különböző rádiók, televíziók munkatársaival, valamint az MTI-vel fotózás megszervezése műszaki: minden technika dekoráció takarítás közlekedés (parkolás)

1.4 A rendezvények jellegük szerinti csoportosítása y kongresszus, konferencia y tudományos rendezvény y művészeti rendezvény (koncert, színházi előadás, fesztivál) y közművelődési rendezvény ( közösségi szokásokhoz fűződő program) y egyházi rendezvény ( mise, körmenet, avatási ünnepség) y kereskedelmi rendezvény (kiállítás, vásár, árubemutató) y társadalmi, politikai rendezvény (közgyűlés, felvonulás, tüntetés) y sport rendezvény (versenyek, világbajnokság, olimpia) y egyéb rendezvény (jótékony célú est, borkóstoló)


1.5 A protokolláris rendezvények csoportosítása 1.: külsőségek szempontjából: - formális (a szertartási rend, rangsorolás érvényes) - informális (nincs szertartási rend) 2., tartalmi szempontból: - hivatalos (munkajellegű) -

társadalmi

(szabadidős

elfoglaltság,

szórakozás, sport) Æ tartalmi és formai kombináció: - hivatalos formális:

magas szintű delegáció fogadása egyezmény aláírása kitűntetések átadása emlékmű avatás eskütétel zászlóátadás nagyköveti megbízólevél átadása

- formális társadalmi: díszétkezés magas szintű fogadás gálaműsor (Operaházban) - hivatalos informális: látogatás tárgyalás étkezés konferencia munkaebéd

–

oldott

légkörű, kevés formalitást igényel. Kevésbé ünnepélyes, mint a díszétkezés, nincsenek pohárköszöntők, nincs ültetési rend.


- informális társadalmi: fogadások – valamilyen ünnep, vagy jelentős esemény alkalmából, időtartama általában másfél vagy két óra koktélparti

–

az

állófogadások szerényebb, egyszerűbb formája, (például egy alacsonyabb szintű delegáció tiszteletére) bálok, ebédek, vacsorák kirándulások

1.6 A többoldalú rendezvények típusai1 Kongresszus: Egy vagy többnapos rendezvény, témája többféle is lehet, akár egy összefüggő témasorozatot is magába foglalhat. Az itt hozott határozatokat nyilvánosságra hozzák és széles körben terjesztik. A résztvevők száma átlagosan 100800 fő között van (de bizonyos esetekben meghaladhatja a több ezret is.) Konferencia: A különböző testületek, egyesületek résztvevőinek egy előre meghatározott témáról nyújt tájékoztatást. A kongresszusnál kisebb méretű, időtartama is általában rövidebb, a résztvevők száma átlagosan 100-200 fő. Vándorgyűlés: Tulajdonképpen a konferencia kategóriájába tartozik. Ismétlődő időpontokban, évente vagy két-három évente szervezett esemény. Helyszíne minden alkalommal különböző város, a cél, az adott város iránti figyelemfelkeltés (például: Salzburg – Ünnepi Játékok) Ankét: Összehívásnak célja egy előre meghatározott téma megvitatása, és hogy az adott témában útmutatást dolgozzanak ki. Létszáma általában 50-200 fő. Szimpózium: Egy általában 30 főnél kisebb létszámú szakmai kör körülhatárolt szakmai témában történő megbeszélése 1

Sille István: Illem, etikett, protokoll (2000.) 304-305. o.


Vitaülés: a résztvevők egy előre leírt anyagot vitatnak meg szűk körben. Kerekasztal-beszélgetés: leglényegesebb sajátossága a résztvevők (10-15 fő) között kialakult közvetlen kapcsolat. A vita vezetője egy 5-10 perces bevezetőt tart, majd ez után fejtik ki a résztvevők fejenként 3-5 percben saját véleményüket. A beszélgetés időtartama megszabott, maximum 1-2 óra. Munkabizottsági értekezlet: a kerekasztal-beszélgetéshez hasonlóan a résztvevők száma itt is 10-15 fő; az értekezlet célja egy bizonyos kérdésben a közös vélemény megalkotása, valamint a döntés-előkészítés segítése.

A gyakorlatban azonban a szervezésben nagyobb segítséget jelent, ha a rendezvényeket lebonyolítási forma szerint csoportosítjuk, amelyet a téma, az elérendő cél és a szervezet hagyományai, szokásai határoznak meg. Eszerint alapvetően megkülönböztethető: Előadás jellegű rendezvény: kezdésként a résztvevők egy megnyitó (vitaindító) előadást hallgatnak meg, majd ez után következnek a felkért hozzászólók előadásai, amit az egyéb felszólalások, hozzászólások követnek, és a rendezvényt az összefoglalás zárja. Az ilyen jellegű események egy teremben zajlanak, a napirenden pedig egyetlen téma szerepel. Vitakör jellegű rendezvény: először itt is, az előadás jellegű rendezvényekhez hasonlóan, egy megnyitó (vitaindító) előadásra, majd a felkért hozzászólók előadásaira kerül sor. Ezután a vitakörök külön-külön vitatják meg a fő téma különböző részeit. A rendezvény végén a vitakörök vezetői az eredményeket a zárszóban foglalják össze. Munkaszerv jellegű rendezvény: A nyitó plenáris ülésen delegációvezetők kifejtik álláspontjukat a napirendi pontokkal kapcsolatban, majd ezeket vitatják meg a különböző szekcióüléseken. Ezután sor kerülhet egy közbenső plenáris ülésre, abban


az esetben, ha a szekcióülésen a szakértők nem tudnak egymással megállapodni és a vélemények magas szinten való kicserélésére van szükség. A közbenső plenáris ülés után újabb szekcióülés következik. Végül a jegyzőkönyv elfogadására a záró plenáris ülésen kerül sor. Az előbb felsorolt formák természetesen keveredhetnek, de megnevezésüktől függetlenül lehetnek belföldiek, két- vagy többoldalúak.

1.7 A konferenciák világa2 A konferenciaturizmus a XX. század második felében komoly iparággá nőtte ki magát. Az ülések gyűjtőfogalmaként a magyar nyelvben a konferencia turizmust vagy kongresszusi turizmust használjuk, jóllehet a sok elnevezés között maga a konferencia csak az egyik. A kongresszusok, közgyűlések, vitafórumok, szimpóziumok, work shopok stb. mind az ülések egy-egy fajtáját jelentik. Az utóbbi években megfigyelhető globalizációs folyamat a kongresszusi turizmus piacán is érezteti hatását. Globalizálódás figyelhető meg az egyre inkább felgyorsuló tudományos életben, ahol elengedhetetlen, hogy egyes szakterületek legújabb eredményeiről naprakész információkkal bírjanak a szakemberek. A globalizálódás elérte a gazdasági szférát is, hiszen a multinacionális cégek országhatárokat lépnek át, igényt teremtve nemzetközi szintű vállalati találkozók, illetve vezetői képzések megtartására. - Az euro bevezetésével tovább egyszerűsödik a turizmus, ezen belül a konferenciaturizmus helyzete is. - A politikai globalizálódásra pedig legjobb példa az EU és NATO bővítésre tett lépések, melyek szintén megszámlálhatatlan egyeztető tárgyalással járnak, ami újabb lehetőséget nyújt a konferenciaturizmusnak. A konferenciák rendezésébe egyre több ország kapcsolódik be, ugyanis a konferenciaturista igen jó pénzköltő, megbecsült vendég. A nemzetközi kimutatások az átlag turista költésének három-négyszereséről beszélnek, a magyarországi felmérések szerint a szorzószám nálunk inkább 6-8-szoros. 2

Dr. Faragó Hilda – Karikás Eszter: A koferenciák világa című tanulmánya (1999.) alapján


A konferencia résztvevőkre általánosságban jellemző, hogy nívós szolgáltatásokat vesznek igénybe, presztízsfogyasztók. Ennek persze az is oka, hogy számlájukat majdnem minden esetben vállalatuk, a küldő intézmény, hivatal, cég, vagy a szponzoruk fizeti.

1.7.1. Nemzetközi trendek és statisztikák A

konferenciák

kongresszusok

és

területén

Európa a világ vezető desztinációja. mintegy

Dél-Amerika 5%

Afrika Ausztrál5% ázsia 4%

Ázsia 13%

Európa 57%

Évente

négymillió

fő

vesz részt kb. négyezer

ÉszakAmerika 16%

ülésen, aminek 80 %-a 50

Forrás: UIA

főnél kisebb hazai konferencia. A vizsgált országokban 270 legalább 300 fő befogadására alkalmas konferencia központ van. Az ülések tartalmát illetően növekszik a tudományos és technikai témájú ülések iránti érdeklődés. A kiállítások és vásárok világát is Európa határozza meg, itt realizálódik a „világpiac” 70-80 százaléka. Egyértelműen látszik a konferenciák és a kiállítások konvergenciája: szinte nincs konferencia egy kísérő kiállítás, trade show nélkül, és ugyanez igaz fordítva is, mert a kiállításokat rendre szemináriumok, szakmai konferenciák kísérik. Nagy verseny van az országok és városok között, ki tudja a legjobb feltételeket nyújtani ahhoz, hogy a világ konferencia tortájából minél nagyobb szeletet vághasson magának. Ádáz versenyt vív Párizs, London, Brüsszel és Bécs a városok közötti elsőségért, és évente módosul az országok rangsora is. A Nemzetközi Szervezetek Szövetsége, az UIA3 évente elkészíti – meghatározott kritériumok alapján1 – a top listát, hogy mely országokban és városokban tartották a legtöbb nemzetközi ülést. 3

Union of International Associations


Évek óta az élen nem történt változás az országok tekintetében, a legtöbb ülést az USA-ban rendezik (az egész piac 7-8 %-kát birtokolja), a második helyen Franciaország áll, majd Nagy Britannia, s évente változó módon, de általában Németország és Olaszország következik.

Magyarország a nyolcvanas évek 29

közepétől a húszas élmezőnyben volt,

ami

illetően

országunk

óriási

22 22 21 20 21 19 19 21 19 14 18 16 15 15 13 15 14 11 8

nagyságát

eredmény,

hiszen

olyan országokat hagytunk magunk mögött,

mint

Lengyelország

Portugália,

vagy

1990

Magyarország

Az elmúlt évben rendezett nemzetközi konferenciák száma Magyarországon, illetve Budapesten: Ez a számsor egyrészt mutatja az

180

161

ország iránti nemzetközi bizalom

140 120 100 80 60 40

100

113

100 97 95 89 82 85 78 74 69 67 61 62 51 91 94

116 103 88 85 82 75

alakulását, aminek csúcspontja a tervezett világkiállítási év volt. (Az

évekre

helyszínen nem

20 0 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999

Magyarország

Forrás: UIA

1994 1995 1996

1999

Budapest

Forrás: UIA elégtelen ülésezési kapacitás miatt – meggyengült és a 21. helyre szorultunk vissza.

125

1993

1998

1999-re pozíciónk – zömében az

125

1992

1997

Dél-Afrika.

160

1991

Budapest

előre

eldöntött

változtattak az

expo lemondása miatt.) Másrészt látható, hogy milyen kicsi a különbség az országos és a

budapesti adatok között, azaz mennyire egyvárosú ország vagyunk a kongresszusok szempontjából. Jelen esetben ez nem a vidéki tudományos intézményeket (egyetemeket és klinikákat) és szakembereket minősíti, hanem az odajutás


nehézségeire, az elégtelen szállás- és ülésezési kapacitásra mutat rá. Ezért válik mind fontosabbá a vidéki repülőterek fejlesztésének kérdése. A városok listája ugyancsak érdekes képet mutat. Itt Budapest a különböző módon összeállított listák mindegyikében az első húsz között szerepel, Párizs, Brüsszel, Bécs és London után, de a Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetségének (ICCA)4 adatai szerint (az adatszolgáltatás kritériumai ennél a szervezetnél mások, mint a korábban említettnél) például 1999-ben az ötödikek voltunk a világban. Az UIA kritériumai szerint ugyanebben az évben Budapest a 13. helyen állt, ugyancsak előkelő helyezést érve el a nemzetközi nagy városok rangsorában. Mivel a konferenciaszervezés fiatal ágazat, még nem alakult ki megfelelő statisztikai mutató rendszere.

Kevés a megbízható felmérés és viták vannak a mérési

módszerekről, - mint azt a fent említett két nemzetközi statisztikai számbavételi módszer különbözősége is jól szemléltet. - A számok trendjei azonban azonosak és magukért beszélnek. 1.7.2. A konferenciák gyakorisága A nemzetközi szervezetek 45,5 % évente ülésezik (közgyűlés, kongresszus), 24,8 % kétévente tart összejövetelt, 13,8 % minden harmadik évben találkozik. 15,9 % négy vagy több évenként ülésezik Az ülések gyakorisága függ a szervezet nagyságától és jellegétől is, hogy milyen gyakran vannak az adott ágazatnak új témái, megbeszélésre érdemes újdonságai és eredményei. A tagok igénylik az egymással való folyamatos kontaktus személyes formáját. A nemzetközi szervezetek túlnyomó többsége, 88 % rendszeres időközönként ülésezik, ezt általában az alapszabály írja elő.

4

Interational Congress and Convention Association


Ez azt is jelenti, hogy ezek az ülések jól tervezhetők, évekre előre ismeretes a közgyűlés és más munkafórumok dátuma. Hatalmas a piac, nagyok a lehetőségek. 1.7.3. A konferenciák nagysága, a létszám A gyakoriság mellett fontos mutató az ülés nagysága, azaz a résztvevők száma. A különböző

befogadóképességű

kihasználtságát szinten

akarják

az

üléstermek

üzemeltetők

tartani,

a

optimális

berendezést

10001999 11%

a

leggyakoribb módozatra kialakítani.

20008%

-249 31%

A felmérések azt mutatják, hogy 1999-ben a nemzetközi konferenciák 31 % -án 250 főnél

500-999 24%

250-499 26%

kevesebben vettek részt, sőt 26 % -án is csak 250-499 fő közötti a létszám, 24 % -án 500-999

Forrás. ICCA

fő a megjelentek száma.

Csak az összes ülés 11 % -án regisztráltak 1000-nél több, de 2000-nél kevesebb résztvevőt, és csak a konferenciák 8 % -án vett részt 2000 főnél több. Összességében az átlagos részvételi szám növekvő tendenciát mutat, abszolút számokban

az

amerikai

kontinensen

például

magasabb,

mint

Európában.

Magyarországon 1998-ban több mint ötvenezren vettek részt nemzetközi üléseken, míg Ausztriában ennek közel dupláját regisztrálták. 1.7.4 A konferenciák időtartama 1999-ben az ülések átlagos hossza a világban 4,5 nap volt, míg 1992-ben 4,8. Jelenlegi tapasztalataink szerint általában rövidül az ülések időtartama és igen 4,8 4,75 4,7

gyakran magukban foglalják a

4,8 4,8 4,7

4,65

hétvégi pihenőnapokat is. Ennek 4,7

egyik oka az, hogy a résztvevők 4,6 4,6

4,6

4,6

sokat

4,55

4,5 4,5

4,5 4,45

távol

lenni

munkahelyükről, a másik ok pedig a vezető légitársaságok

4,4 4,35

nem tudnak, és nem akarnak túl

árpolitikájában keresendő. 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999

Forrás: ICCA


1.7.5. A konferenciák szezonalítása A hivatásturizmussal kapcsolatos utazások nem korlátozódnak a klasszikus turisztikai szezonokra, sőt, az ülések az esetek többségében kerülik a szabadságolási időszakokat.

7%

12%

12% 10%

7% 7%

4%

4%

legkedveltebb

időpontok

a

szeptember, a június, a május és az

október,

e

hónapokat

az

augusztus és július követik.

t. ok t. no v. de c.

ep

au

br

.

g.

A szezonalításnak ez a képe igen

fe

ja

n.

3%

11% 8%

A

15%

sz

16 14 12 10 8 6 4 2 0

kedvező

a

turisztikai

szakma

számára, hiszen

Forrás: UIA

egyenletesebbé teszi a közlekedési és szállás kapacitások kihasználtságát, és folyamatosan leköti a szakmában dolgozó munkaerőt.

1.7.6. A konferenciák helyszíne Az ülésezés helyszíne mindig gondos kiválasztás eredménye, hiszen a környezet és a berendezés jelentősen befolyásolja a munkát, annak eredményességét. Itt nem csak az ár, hanem a megközelíthetőség, a kényelem és a technikai felszereltség

(tolmácsolási

lehetőség,

termek

száma,

hangosítás,

vetítési,

fénymásolási, tv-közvetítési lehetőségek stb.) is fontos tényezőnek és döntési elemnek számítanak. A világban akkora a kínálat, hogy az egész világ versenyben áll egymással, minden helyszín minden helyszínnek konkurense.


A találkozók 55 %-a kongresszusi központban, 24 %-a szállodában, 17 %-a egyetemeken kerül megrendezésre, de vannak egyéb helyszínek is (cégek székháza, sportcsarnok, stadion, átalakított gyárépület és megannyi más variáció, amit esetleg a téma indukál). Az európai kontinens adatai a fentitől eltérő arányokat mutatnak. Kongresszusi központban ülésezik 52 %, szállodában 21 %, egyetemeken ugyancsak 21 % és egyéb helyszíneken 6 %. Az egyetemek és klinikák évről-évre népszerűbb helyszínekké válnak.

1.8 Magyarország a konferenciák világában5 A konferenciák mozgalmas világot jelentenek, és Magyarország előkelő helyet foglal el ezen a területen. A turizmus ezen ágazata dinamikusan fejlődik és szinte minden szakmában, de különösen az orvostudomány területén nagy érdeklődés mutatkozik a magyarországi rendezvények iránt. Î Hazánk vonzereje a kongresszusi piacon: y

földrajzi

adottságaink,

centrális

fekvésünk valamint a szélsőségektől mentes időjárásunk y közlekedés: Budapest a legfontosabb európai városokkal és több tengerentúli nagyvárossal is napi légikapcsolatot tart fenn; y

gazdag

magyarországi

programlehetőség (Budapest nevezetességei, kulturális fesztiválok országszerte) y relatíve még mindig kedvezőek a nagy szállodai és éttermi árak és az itt tartózkodáshoz fűződő bizonyos egyéb szolgáltatások árai y Magyarország elismertsége a világ tudományos életében, szakembereink, tudósaink szerepvállalása a nemzetközi szervezetekben, illetve a világszerte híres szakemberképzésünk (műszaki, orvosi, 5

Dr. Faragó Hilda – Karikás Eszter: A konferenciák világa (1999.) című tanulmány alapján


biológiai területen) számtalan esetben szempont a színhely megválasztásánál. Olyan kedvező vonzerő ez számunkra a világban, amely óriási versenyelőnyt biztosít.

Î Magyarország jövőbeli feladatai a kongresszusi piacon

y tovább növelni a

konferencia-kapacitásainkat és a már meglévő helyszíneket jobban kihasználni y

a

vidéki

városok

vonzerejét növelni és az infrastruktúrájukat javítani, elérhetőségüket könnyebbé tenni y

a

meglévő

helyszíneket a nemzetközi és a hazai piacon is népszerűsíten

Hazánkban a 2003-as KSH adatok szerint a szállodáknak

összesen

1003

darab

konferenciatermük van, ebből az egy 5*-os szállodára eső konferenciatermek száma 9, egy 4*-os szállodára eső teremszám 3, míg a 3*-os szállodák esetében ez a szám már csak 1.


II. A konferenciaszervezés szakaszai 2.1 Előkészítés Egy konferencia megszervezéséről szóló döntés után az elsődleges feladat egy szervezőbizottság felállítása. Pontosan meg kell határozni, kinek mi a feladata és az egyes részfeladatokat milyen határidőre kell elvégezni. A rendezvény előkészítéséhez szükséges az alapinformációk begyűjtése.

2.1.1.Alapinformációk:y a rendezvény tervezett időpontja y lesz-e valamilyen kísérőrendezvény ( kiállítás) y a résztvevők, kísérők, előadók várható létszáma y

szükséges

technika

(projektor,

hangosítás,

tolmácsberendezések) y milyen nemzetiségű személyek jönnek, az érkező vendégek milyen nyelven beszélnek y az igényelt protokolláris vendéglátás y a részvételi díj összegének meghatározása ylevélpapír, boríték tervezése, valamint a kongresszus logójának megtervezése y

különböző

egyéb

anyagok

szükségessége

(mappa,

íróeszközök, szóróanyag) 2.1.2 Helyszínkiválasztás Az alapinformációk megszerzése után következik a megfelelő helyszín kiválasztása. Budapesten a nagyobb szállodák többsége rendelkezik konferenciatermekkel, amelyek közül a legnagyobbak 200-300 fő befogadására képesek. A Budapesti Kongresszusi

Központ

2000

fő

befogadására

alkalmas

épület,

amely

világkongresszusoknak, árubemutatóknak, közgyűléseknek, valamint báloknak és kulturális

rendezvényeknek

egyaránt

otthont

adhat.

Nagyobb

konferenciák


megszervezéséhez kitűnő helyszínek ezen kívül fővárosunkban az egyetemek rendezvényközpontjai

(Budapesti

Műszaki

Egyetem,

Eötvös

Lóránd

Tudományegyetem Lágymányosi Központja). Az egyetemi rendezvényközpontok legnagyobb hátránya, hogy tanítási időben egy nagyobb rendezvény számára nehéz megfelelő számú szabad termet találni, de egy hétvégi vagy egy nyári konferencia lebonyolításához ideálisak lehetnek.

A helyszínkiválasztás szempontjai:

y könnyen megközelíthető legyen – ezért fontos

hazánkban a vidéki repülőterek fejlesztése, hiszen egy külföldi vendég ferihegyi landolása után már nem szívesen ül autóba, hogy 2-3 órás utazás után jusson el egy vidéki nagyvárosba y a környezet alkalmas legyen különböző programok lebonyolítására – a vendégeknek legyen lehetőségük szabadidejükben a kikapcsolódásra y jó technikai felszereltség – a plenáris teremnél fontos, hogy a hangosítás és a projektor használata megoldható legyen, a VIP- és a sajtószobában lehetőséget kell biztosítani faxolásra valamint telefonálásra és Internetelérésre is. y tapasztalt technikai és szervező személyzet (összeszokott csapat, team-munka, előrelátható problémák megoldása) yelegendő és megfelelő parkolóhely y szállóhely közel legyen a helyszínhez y tökéletes kommunikációs berendezések

23 BGF KKFK Elektronikus Könyvtár Az elektronikus könyvtár teljes szövegű dokumentumokat tartalmaz biztosítva a szabad információ-hozzáférést. A szerzői és egyéb jogok a dokumentum szerzőjét/tulajdonosát illeti. Az elektronikus könyvtár dokumentumai szabadon felhasználhatók változtatások nélkül a forrásra való megfelelő hivatkozással, de csak saját célra nem kereskedelmi jellegű alkalmazásokhoz. 6

2.1.3.Egy konferencia szálloda követelményei Az IAPCO állásfoglalása7

Az 1968-ban alapított Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége (IAPCO) nemzetközi konferenciák, kongresszusok és különleges események szervezőit és vezetőit tömörítő non-profit szervezet. Az IAPCO saját továbbképzései és más szakemberekkel fenntartott kapcsolatai során rendre elkötelezi magát mind a tagjai, mind a konferenciaipar más szektorai által nyújtott szolgáltatások minőségének javítása mellett. Az

IAPCO

tagjai

világszerte

évente

értékelik

tevékenységüket.

Ennek

eredményeképpen az IAPCO tagság – a konferenciák ügyfelei és szolgáltatói által az egész világon elismert – minőségi garanciát nyújt.

Konferenciatermek

(a)

A konferencia szállodának a célba vett piac igényeinek megfelelő méretű

nagyteremmel, több kisteremmel és kizárólag a konferencia résztvevőinek mozgását kielégítő közlekedő terekkel kell rendelkeznie. (b) Az összes teremben biztosítani kell a megfelelő szellőzést, a fűtést és légkondicionálást. A hozzájuk tartozó berendezéseket egyedileg és a teremből is lehessen szabályozni. (c) A termeknek természetes világítással kell rendelkezniük, és fel kell szerelni alapvető elektromos eszközökkel, amelyek lehetővé teszik tolmácsberendezések rákapcsolását, valamint bárhol hozzáférhető kapcsolókkal, elegendő számú elektromos foglalattal és tartalék hosszabbító kábelekkel. (d) Meg kell oldani az üléstermek elsötétítését.

6 7

Forrás: www.hcb.hu International Association of Professional Congress Organizers


A nagyteremben – és lehetőség szerint a többi ülésteremben is – biztosítani kell az alapvető színpadtechnikai és audiovizuális eszközöket. A felszerelésekhez tartoznak az illeszthető

pódiumelemek,

egy

felszerelt

pulpitus,

diavetítő, írásvetítő,

mutatópálcák, vetítővásznak és a terem belsejéből szabályozható hangosító berendezés. A konferenciák lebonyolításához gyakorlott műszaki szakemberek közreműködésére van szükség. A technikai személyzet és az előadók közötti kapcsolatot - telefonon vagy más módon - meg kell teremteni. Az üléstermeknek elég magasnak kell lenniük ahhoz, hogy a vetítővászon a hátsó sorokból is jól látható legyen. Ahol az üléstermek oszthatók, a szeparálásnak egyben megfelelő hangszigetelést is kell jelentenie. A konferenciaszervezőknek ismerniük kell az összes terem kapacitására vonatkozó adatokat. Elengedhetetlenül fontos kellék az üléstermek méretarányos alaprajza. Az alaprajzon fel kell tüntetni a világítás- és fűtéskapcsolók, az elektromos csatlakozók és telefondugaszok helyét, a különböző ülés módozatokat, a székek számát, az oszlopok (pillérek) és más akadályok helyét, az ajtókat, ablakokat, faliszekrényeket és a vészkijáratot. A szervezők számára zárható raktárhelyiséget és azok kulcsait már legalább 24 órával a konferencia kezdete előtt és az alatt végig kell biztosítani. Lényeges, hogy széfet is igénybe lehessen venni. A szervezők és a konferencia titkársága részére irodákat kell biztosítani a fő ülésterem közelében. A delegátusok számára elfogadható áron fénymásolási lehetőséget kell nyújtani.


A menedzsment

A szálloda vezetőségében helyt kell kapnia egy konferencia menedzsernek is, akinek elsődleges feladata a kapcsolattartás a szálloda üzemeltetői és a konferenciaszervező között. A konferencia menedzsernek kell gondoskodnia arról, hogy a szálloda személyzete megfelelően tájékozott legyen a konferenciák és a konferenciaszervezők speciális igényeit illetően. A konferenciaszervező és a szálloda vezetősége között elengedhetetlen a teljes bizalom; a felmerülő problémákat még a konferencia kezdete előtt meg kell beszélni, és meg kell tudni oldani. A vezetőségnek biztosítania kell, hogy a szálloda érintett részlegei, a szálloda által kijelölt külső szállítók és a konferenciaszervező (PCO) legalább egy hónappal a konferencia előtt találkozhassanak. Ez az ülés lehetővé teszi, hogy a szálloda érintett személyzete és a tanácskozás szervezői megismerhessék egymást, összehangolják a munkaterveket, tisztázzák a kötelezettségeket és a felelősség kérdését, illetve kezeljék az utolsó részleteket is. Az üléstermek felszereléséhez, berendezéséhez szükséges építési és bontási időt a szerződésben kell rögzíteni. A szálloda konferencia menedzserének – akinek teljes mértékben tisztában kell lennie a szálloda által vállalt kötelezettségekkel – a konferenciaszervező számára a konferencia ideje alatt, de már a berendezés időszakában is folyamatosan elérhetőnek kell lennie, hogy koordinálhassa a hotel különböző részlegeinek a munkáját, elháríthasson minden apró akadályt még mielőtt azok megoldhatatlanná válnának, s hogy meg tudjanak beszélni minden szükségessé váló változtatást. A szálloda vezetőségének dolga a személyzet valamennyi tagjának ellenőrzése; a konferenciaszervezőnek ne kelljen olyan dolgokért „könyörögnie”, netán külön fizetnie, ami egyébként a hotel személyzetének a feladata.


A szálloda vezetőségének tájékoztatnia kell a konferenciaszervezőt a hotel tűzvédelmi és biztonsági előírásairól.

Megközelíthetőség Egy nagy szállodában külön bejárat szükséges a konferencia szolgáltatások igénybevételéhez, külön ruhatár és a résztvevők számára elkülönített szállodai regisztrációs pult. A személygépkocsik és az autóbuszok számára parkolási lehetőséget kell biztosítani, az odavezető útnak buszok számára is járhatónak kell lennie. A konferenciaszállodában megfelelő eligazító táblákat kell kihelyezni, amelyek segítségével az üléstermek és más konferenciaszolgáltatások könnyen megtalálhatók. A konferencia szolgáltatásait a mozgáskorlátozottak számára is elérhetővé kell tenni.

Irodák és telefonvonalak

Egy hatékonyan működő telefonközpont elengedhetetlen; a munkatársaknak a konferencia ideje alatt minden szükséges információt meg kell tudniuk adni, ismerniük kell a konferencia elnökének, főtitkárának, a konferenciaszervezőnek és más kulcspozícióban lévő embereknek a nevét, telefonszámát és a szükséges mellékállomásokat. Nagyon fontos, hogy a telefonszámokat (a mellékeket is) a konferenciaszervezők előzetesen

megismerjék,

hogy

azokat

a

konferencia

programfüzetében

feltüntethessék. Megfelelő számú, nemzetközi vonal hívására is alkalmas nyilvános telefonkészüléket kell a delegátusok rendelkezésére bocsátani (hitelkártyával működő készüléket és faxot is).


Egyéb szolgáltatások A ruhatárak nyitva tartását az ülések idejéhez kell igazítani. A portaszolgálatot a konferencia teljes ideje alatt biztosítani kell, segítve ezzel a delegátusok és a konferenciaszervező munkáját.

2.1.4 Körlevél és jelentkezési lap Az előkészítés során két körlevél kerül kiküldésre. Az első számú körlevélben a szervezők meghirdetik a főbb témaköröket, visszajelzést kérnek a tervezett szakemberek részvételi és előadói szándékáról valamint ajánlatot kérnek a szállodával, étkezéssel és a kulturális programokkal kapcsolatban.

Az előkészítés fontos része a jelentkezési lapok kiküldése, amelyeket a meghívottaknak- a gyorsabb ügyintézés érdekében - postafordultával vissza is illik küldeniük. A jelentkezési lapnak tartalmaznia kell: y a meghívott neve, foglalkozása, beosztása y munkahelye, annak címe, telefon- és faxszáma y mobiltelefonszám,

e-

lakcíme,

otthoni

telefonszám,

mail cím y érkezési és elutazási időpont és mód y

kísérő személy(ek) neve és kapcsolata

(feleség) y

szállodaigény

(itt

a

szervezők

felsorolhatják, hogy milyen szállodákat ajánanak, ezeknek milyen az árfekvésük;


felajánlhatják, hogy ha a vendég a

felsorolt szállodák valamelyikében kíván

megszállni, a szobafoglalást a szervezők bonyolítják le) való részvételi igény

y

fakultatív

programon

(felsorolva, hogy milyen programok közül választhat a

résztvevő és hogy ezek a programok milyen költségigényűek) y mit tartalmaz a regisztrációs díj ( a regisztrációs díj úgy kapható meg, hogy a terembérlet költségét, az előadói díjakat, a takarítással, őrzéssel valamint az írásos anyagokkal kapcsolatban felmerülő költségek összegét elosztják a résztvevők számával) ykülönleges igények felsorolása (például étkezéssel kapcsolatban, vallási szokások, allergia) y fizetési feltétel, határidő y lemondási feltételek A második számú körlevelet a jelentkezési lapok beérkezése és azok feldolgozása után kell megküldeni. A levél már a konkrét tennivalókat és a programok (fakultatív program, protokolláris rendezvények, kísérőrendezvények) pontos időpontját tartalmazza, azonban hangsúlyozni kell, hogy ezek a programok és időpontok még a tervezés során változhatnak.

2.2 Az érkezés előtti szervezés Az alapinformációk beszerzése, a helyszín és a résztvevők konkretizálása, valamint a jelentkezési lapokon szereplő adatok rögzítése és kiértékelése után megkezdődhet az érkezés előtti szervezés. A legfontosabb feladatok a következők: y

A helyszín bejárása – a szervezők feladata, hogy végigjárják az egész épületet, és írásban rögzítsék, hogy melyik teremhez milyen technikai berendezésre van szükségük,

milyen

egyéb

szolgáltatást

szükséges

megrendelni.

A

szekciótermeknél fontos tudni, hogy pontosan milyen foglalkozást fognak ott tartani;

ha

például

gyakorlati

szeminárium

vagy

workshop

kerül

megrendezésre, elengedhetetlen, hogy a székek kör vagy félkör alakban legyenek elrendezve, hiszen csak így tud mindenki bekapcsolódni a csoportmunkába. A stábszobánál az előzetes egyeztetéskor kell rögzíteni,


hogy a szervezők valamint a hoszteszek számára milyen ellátást kívánnak biztosítani (reggeli, a nap folyamán szendvicsek, aprósütemény, kávé, tea, üdítő) valamint hogy a VIP- és a sajtószobába milyen ételeket és technikai berendezéseket

szeretnének

a

fontos

vendégek

valamint

a

sajtó

munkatársainak rendelkezésére bocsátani. y

Szállodák kiválasztása – abban az esetben, ha a jelentkezési lapok beérkezése után tisztázódott, hogy a szállásfoglalásról a fogadó fél gondoskodik, akkor a megfelelő szállodákban le kell foglalni annyi szobát, ahány megfelel a vendégek számának. Ennek során figyelembe kell venni az együtt utazó házaspárok, a házastárs nélkül utazó férfiak és nők konkrét számát, stb. Amennyiben a szállást a meghívottak maguk intézik, a szervezők feladata leellenőrizni, hogy a foglalás minden vonatkozásban megfelel-e a követelményeknek.

y

Kormányváró, VIP váró lefoglalása – ha a konferenciára magas rangú képviselők is érkeznek, a szervezők kötelessége a vendégek számára érkezéskor és elutazáskor a repülőtéren előre lefoglalt kormányvárók vagy VIP várók biztosítása.

Ezekben

nyugodt körülmények között

lebonyolíthatják a vendégek fogadását és búcsúztatását, mialatt a technikai személyzet az útlevelek kezeltetéséről, valamint a csomagok összegyűjtéséről és elszállításáról gondoskodik. y

Költségvetési terv készítése:

a költségvetés tételei: - szálloda (fő x nap x szobaár) - terembér (terem száma x nap x díj) - technika (esti megállapodás alapján) - VIP-váró (egyedi díjszabás szerint) - gépkocsik (egyedi díjszabás szerint) -vendéglátás (csak a protokolláris, létszám x alkalom x keret -szakmai programok (például belépődíj, benzinköltség ) -kulturális program (belépő, ruhatár) - kirándulás, városnézés (idegenvezető, belépődíj, közlekedés)


- tolmácsdíj (napidíj, egyedi kalkuláció) - nyomtatvány (sajtótájékoztató anyaga, meghívó, mappák, postaköltség) - egyéb (ruhatár, hordár, teremőr, alkalmi személyzet)

előzetes költségvetés: 1. bevételek: - regisztrációs díj - szponzori támogatás - reklámbevétel - állami támogatás 2. kiadások:

- terembérlet - VIP-vendégekkel kapcsolatos kiadások - technikai költségek (bérlés) - előadói díjak (szállás, tiszteletdíj) - tolmács, személyzet, kisegítők bére - nyomdaköltség - díszelőadás, gála - díszítés (virág, szőnyeg, zászlók) - protokolláris étkezés (fogadás, díszétkezés) - külön programok (vidéki utazás) - plusz 10% előre nem látható költségekre

y A vendégek hivatalos meghívása – A meghívók két csoportra oszthatóak. Az elsőbe a konferenciákra, előadásokra, szimpoziumokra, ünnepi megemlékezésekre, megnyitókra, bemutatókra szóló meghívók tartoznak. A második csoportot a díszétkezésekre, üzleti vagy

büfévacsorákra,

fogadásokra,

koktélokra,

garden-partyra,

pezsgőbontásra,

borkóstolóra stb. szóló meghívók alkotják, vagyis azok, amelyek a vendéglátás valamilyen formájához kapcsolódnak. A meghívólevelekkel ellentétben a meghívókat az eseményt megelőző nyolc-tíz nappal kell megküldeni. A meghívókon az esemény helye,


időpontja és a meghívó személy vagy intézmény neve áll, továbbá ( többnyire apró betűvel) az öltözetre, a visszajelzés (lemondás) határidejére vonatkozó elvárások.

y Tolmácsok, fordítók biztosítása

- a legfontosabb követelmények a tolmáccsal

kapcsolatban: a fordítandó nyelveket anyanyelvi szinten, folyékonyan beszélje és alaposan ismerje a témával kapcsolatos szakkifejezéseket, a szakmai összefüggéseket, emellett megfelelő tolmácsolási képességekkel és gyakorlattal rendelkezzen; a tolmácsolás közben személytelen, tartalmilag és formailag pontosan és hűen fordítson, a szöveghez ne fűzzön saját kiegészítéseket, magyarázatokat; politikai és szakmai felkészültségével, emberi magatartásával alkalmas legyen erre a bizalmas feladatra. y Szállító járművek megrendelése – a szállítóeszközök biztosítása annak alapján történik, hogy az előkészítés során tisztázódott az érkezők száma , valamint az, hogy mikor és mivel érkeznek, illetve távoznak. y Nyomdai kapacitás lefoglalása – a nyomdával előre kell közölni, hogy körülbelül mennyi mappára, ültetőkártyára, nyomtatott sajtóanyagra, tájékoztatófüzetre, stb. lesz szükségünk y Sajtókapcsolatok felvétele és a sajtótájékoztató megszervezése – a rendezvény szervezőjének a sajtó képviselőit időben (7-10 nappal a rendezvény előtt) szükséges értesítenie az eseményről; a nekik küldött meghívóban röviden tájékoztatnia kell őket a rendezvény céljáról, tartalmáról valamint a sajtótájékoztató időpontjáról és pontos helyéről. Amennyiben válasz nem érkezik, egy-két nappal a rendezvény előtt célszerű telefonon rákérdeznie, hogy az érintettek megkapták-e a meghívót ( nem feledkeztek-e meg róla), számíthatnak-e a szervezők a részvételükre. A sajtótájékoztató időpontjának megválasztásakor figyelembe kell venni a lapzárták időpontjait, a napilapok, hetilapok átfutási idejét, a rádiórovatok és a tv-műsorok munkarendjét. A tájékoztató időpontját legcélszerűbb a délelőtti órákra kitűzni, hogy a tájékoztatón elhangzottakról a tudósítás a másnapi újságokban megjelenhessen.


y Forgatókönyv elkészítése – a rendezvény szervezésekor a vendéglátóknak egy technikai, valamint egy, a program időbeli beosztását tartalmazó forgatókönyvet kell készíteniük. Ez utóbbi forgatókönyvet a résztvevők a konferencia helyszínén kapják kézhez. A technikai forgatókönyv főbb pontjai (minden pontnál feltüntetve a felelősöket): -költségvetési tervezet - a különböző helyszínek - technikai berendezések (melyik teremben mire van szükség) - parkolás biztosítása - ütemtervek elkészítése - megrendeléssel kapcsolatos ügyintézés y Menük egyeztetése – amennyiben a jelentkezési lapon a meghívottak feltűntették, hogy milyen, az étkezéssel kapcsolatos különleges kéréseik vannak (cukorbetegség, vallási okokból nem fogyaszthatnak bizonyos ételeket, ételallergia), a szervezők feladata ellenőrizni, hogy az összeállított menüben mindenki talál-e az igényeinek megfelelő ételt. y Kisegítő személyzet – hoszteszek - kiválasztása – a hoszteszek legfontosabb feladatai, hogy a rendezvény színhelyén útbaigazítsák a vendégeket, közreműködjenek az érkezők regisztrálásánál valamint a delegációk programjának lebonyolításánál. Mindezeket figyelembe véve kiválasztásuknál a legfontosabb szempont az ápoltság, az udvariasság és a segítőkészség. y A hölgyprogram megszervezése – ha a résztvevőkkel kísérők is érkeznek, akik a konferencia szakmai programjain nem vesznek részt, erre az időre számukra külön programot szervezhetünk. A program hossza függ a szakmai program időbeli terjedelmétől valamint a vendégek igényeitől is. A hölgyprogramban gyakran szerepel budapesti városnézés, egy intézmény (pl. kórház, iskola) meglátogatása vagy egy pest környéki kirándulás.


y Feladatok a rendezvény megkezdése előtti :

-

stábértekezlet,

amelynek

keretében a szervezők és a kisegítő személyzet végső egyeztetést tart -

a teremberendezés és a

terembeosztás ellenőrzése -

ültetési rend és a névtáblák ellenőrzése -

irányítótáblák kihelyezése

-

regisztrációs pult elhelyezése – ennél a pultnál kapják meg a vendégek a tájékoztató anyagot (program,

a

változata),

a

forgatókönyv mappákat,

kicsinyített

tollakat,

szóró-

ajándékokat étkezési jegyeket, a protokolláris rendezvényekre szóló meghívókat

2.3 Lebonyolítás A rendezvény lebonyolítása nem más, mint a forgatókönyv (konkrét körülmények szerint alakuló) végrehajtása. Alapvető követelmény: ellenőrzés a forgatókönyv

- az állandó, folyamatos

alapján (különös tekintettel az éppen folyó és a

közvetlenül utána következő eseményekre. - a változásoknak megfelelően a szükséges intézkedések azonnali megtétele -

a szervező munkatársak folyamatos

tájékoztatása, irányítása

A főesemény szakaszai:

y Plenáris ülés – közvetlenül az ülés megkezdése előtt a

rendezők feladata, hogy elvégezzék az utolsó ellenőrzéseket is (tolmácskészülékek, mikrofonok működnek-e, a plakátok, névtáblák, zászlók a helyükön vannak-e). Lényeges, hogy változások bekövetkezése esetén a szervezők, biztonsági őrök, tolmácsok illetve a gépkocsivezetők minél hamarabb kapcsolatba tudjanak lépni egymással, ebben az esetben segítséget jelentenek a konferencia helyszínén jelenlévő hoszteszek is.


y Szekcióülések – a plenáris ülések között a résztvevők szekcióüléseken tárgyalják meg részletesen a szakmai témákat és az itt hozott döntéseket a plenáris ülésen terjesztik elő.

y Az ülések közötti szünetek – a szervezők legfontosabb feladata, hogy a szünetekben ellenőrizzék, hogy a különböző termek megfelelően vannak-e berendezve, a kért technikai segédeszközök megérkeztek-e és hogy a szüneteket mindenki pontosan betartja-e. A vendégek eligazodását a különböző termek között a hoszteszek segítik. 2.4. Utólagos feladatok A rendezvény befejezését követő feladatokat három nagy csoportba sorolhatjuk: a., technikai feladatok:

- a rendezvény céljaira kölcsönkért technikai berendezések visszaszállítása az eredeti tulajdonosnak -

a rendezvény idejére felállított ideiglenes építmények lebontása

-

a

balesetvédelmi

óvintézkedések

utolsó

fázisaként a veszélyforrások felszámolása - környezetvédelmi szempontok tekintetében a terület rendezvény előtti állapotának visszaállítása (takarítás, hulladékok elszállítása, a kizárólag a rendezvény lebonyolításához használt területjelek eltávolítása stb.) b., pénzügyi elszámolás: - számlák ellenőrzése és kifizetése - végleges költségvetés elkészítése, utókalkuláció (történt-e túllépés vagy megtakarítás a költségvetés-tervezethez képest)


c., adminisztratív feladatok:

- a különböző dokumentációk rendezése, azok

irattározása d., a rendezvény értékelése – az értékelés legfőbb célja, hogy a jövőben, az esetlegesen felmerülő hibákból tanulva, sikeresebben szervezhessünk meg egy hasonló rendezvényt. Szerepelhet benne a szervezésben résztvevők munkájának rövid értékelése, valamint az egyes vendégekkel kapcsolatos megjegyzések is ( milyen ajándékot kaptak, kedvenc ételük, hobbijuk, a különprogramok helyszínei). Ezen kívül a szervezők jövőbeli munkáját segítheti, ha résztvevők a rendezvény végén egy értékelőlapot töltenek ki, amelyben

leírhatják

a

konferenciával

véleményüket, tapasztalataikat.

(és

annak

szervezésével)

kapcsolatos


III. A „Vészcsengő III.” című konferencia bemutatása

3.1 A magyarországi fiatalok kábítószer-fogyasztási szokásainak bemutatása a 2002-es adatok alapján8

A magyarországi kábítószerhelyzet egyike azoknak a témáknak, amelyek a legnagyobb viharokat kavarják ma hazánkban. A kábítószer-probléma terén a mai magyar társadalmat megkövesedett mítoszok, makacs tévhitek, politikai erővonalak uralják, holott egyszerűen nem létezhet gyógyulás a velük való leszámolás, a valós tényekkel történő józan szembenézés, és végül az érdemi párbeszéd megteremtése nélkül. Jelenleg ugyanis a magyar társadalom döntő része a drogproblémával szemben

is

a

struccpolitika

álláspontjára

helyezkedett,

vagyis

hárításos

automatizmussal megpróbál tudomást sem venni az akuttá váló gondokról. A Gyermek-, Ifjúsági és Sportminisztérium által minden évben megjelentetett „Jelentés a magyarországi kábítószerhelyzetről” című kiadványa ismerteti az előző évben

készült

kutatások

eredményeit

valamint

a

drogmegelőzéssel

és

a

keresletcsökkentéssel kapcsolatos aktuális stratégiákat. Az alábbiakban a 2002-es jelentésből a fiatalok kábítószerfogyasztási szokásaival kapcsolatos eredményeket szeretném kiemelni; úgy vélem, ezek az adatok is bizonyítják a „Vészcsengő” konferenciák megrendezésének szükségességét.

8

Paksi Borbála összefoglaló tanulmánya alapján in Jelentés a magyarországi kábítószerhelyzetről 2003.


3.1.1. Az első droghasználat életkora a droghasználók százalékában kifejezve (18-34 éves fővárosi fiatal felnőttek körében, a fogyasztók százalékában kifejezve)

korábban 16 évesen

2003-ban

17 évesen 18 évesen 19-20 évesen 21-22 évesen

2001-ben

0%

később 10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

A 2001-es adatok forrása: Paksi Borbála Az elsőnek használt szer két évvel ezelőtt, s ma is a marihuána/hasis, azonban 2003-ra növekedett az arányuk. Míg 2001-ben csak a korosztályba tartozó használók valamivel több, mint kétharmadának volt az első szere THC, addig mára már 10 használó közül 8-9 először marihuánával vagy hasissal próbálkozik. Más szerek aránya az első fogyasztásban többnyire igen alacsony ahhoz, hogy a mért változásokat a populációban bekövetkező tényleges változásoknak tulajdoníthassuk, mindazonáltal az amfetaminok, és az inhalánsok mért szerepcsökkenése kétharmados valószínűséggel tényleges szerepcsökkenést jelez.


3.1.2. Az elsőnek használt szerek eloszlása (18-34 éves fővárosi fiatal felnőttek körében, a fogyasztók százalékában kifejezve) crack LSD

2003-ban 2001-ben

más drog inhaláns amfetamin XTC marihuána/hasis 0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

A 2001-es adatok forrása: Paksi, 2003a, b Szerenkénti életprevalenciák alapján kirajzolódó a szerhasználati sorrend nem változott az elmúlt két évben. A szerek többsége esetében az életprevalencia értékek változása hibahatáron belüli, kivételt képez ez alól az ecstasy és az amfetamin, melyek esetében a mért értékek növekedése kétharmados valószínűséggel valós prevalencia változást jelez.

3.1.3.A tiltott drogok fogyasztási gyakorisága (a drogkipróbálók százalékában, 2003. Budapest, 9-10. évf.)

0%

10%

1-2-szer

20%

3-5-ször

30%

40%

6-9-szer

50%

10-19-szer

60%

70%

20-39-szer

80%

90%

100%

40-szer vagy többször

Forrás: Paksi Borbála A legálisan hozzáférhető szerek esetében ennél sokkal kisebb arányban jellemző az ismételt használat. A visszaélésszerű gyógyszerhasználattal valaha próbálkozók háromnegyede 10 alkalomnál kevesebbszer élt valamilyen visszaélésre alkalmas


gyógyszerrel orvosi rendelvény nélkül, vagy alkohollal kombinálva, s közülük is minden második, azaz a valaha fogyasztók közel kétötöde (38,7%) mindössze 1-2 alkalommal próbálkozott. A tíznél többszöri használat a fogyasztók negyedére-ötödére (23,8%-ra) jellemző, s rendszeres fogyasztásra utaló, 40 vagy több alkalommal való használatot pedig csak minden tizennegyedik fogyasztó jelzet. Az inhalánsok esetében pedig méginkább a próbálkozás jellegű használat jellemző, a valaha használók 60,5%/-a csak 1-2 alkalommal szipuzott, és csak minden ötödik használta e szert legalább tízszer. Szerenként vizsgálva az életprevalencia értékeket, jelen kutatásban is – a más hazai és nemzetközi tapasztalatokhoz hasonlóan – a többi szerhez képest kimagasló fogyasztási rátákat kaptunk a kannabisz-származékok esetében (életprevalencia: 28,4%; éves prevalencia: 21,4, havi prevalencia: 12,2). A valaha használók 89%-a fogyasztott marihuánát vagy hasist eddigi élete során, s a THC használók rövidebb fogyasztási időszakokat vizsgálva is hasonló arányokat képviselnek a fogyasztók között. Az elmúlt évben használók 88,8%-a, az elmúlt hónapban fogyasztók 87,7%-a marihuánát/hasist (is) használt. A következő legtöbbek által használt szercsoportot az un. disco drogok (amfetamin, ecstasy) képezik. E szerek életprevalencia értéke - a vizsgálat konfidencia intervallumát figyelembe véve - gyakorlatilag megegyező, egyenként 8% körüli értéket vesz fel. Jelentős továbbá – bár a korábbi évekhez képest alacsonyabb – az LSD fogyasztás elterjedtsége, illetve a legálisan hozzáférhető, biztosan droghasználati céllal használatos szerek (inhalánsok, patron, lufi) használata, szerenként 4-5%-os életprevalencia értékekkel. Az összes többi tiltott szer életprevalencia értéke - 2% körüli gyakoriságokkal - messze elmarad ezektől, s a válaszolók 1,8%-a jelzett a felsoroltaktól eltérő elnevezésű droghasználatot. A marihuána alkohollal történő együttfogyasztását a válaszolók 15,1%-a, intravénás droghasználatot pedig 0,7%-uk jelzett. A visszaélésszerű gyógyszerhasználaton belül a leginkább elterjed a nyugtatók orvosi rendelvény nélküli használata, az életprevalencia értéke e magatartásnak 15,3%. Alkohol-gyógyszer kombinációk kipróbálását a diákok 11,4%-a jelezte, az altatók orvosi rendelvény nélküli kipróbálása pedig a válaszolók 9,3%-ánál fordult elő.


3.1.4. A biztosan droghasználati célú szerfogyasztás struktúrája 2003-ban (A budapesti 9-10 évfolyamos középiskolások körében a kérdésre válaszolók százalékában)

35 30

28,4

25 20 15

8,5

10

7,6 5,4

4,7

5

2,4

2

2,1

1,4

1,1

1,1 GHB

heroin

crack

mágikus gomba

kokain

egyéb opiátok

inhalánsok

LSD

patron, lufi

amfetamin

ecstasy

kannabisz

0

4

Forrás: Paksi Borbála Mind a biztosan droghasználati célú, mind a visszaélésszerű gyógyszerfogyasztás esetében az első szerhasználat leggyakoribb életkora a 14-15 éves kor. Azonban az első a rendelvény nélküli altató/nyugtató vagy gyógyszer-alkohol kombináció fogyasztás az esetek közel egynegyedében, s az első biztosan droghasználati célú fogyasztás pedig mintegy minden hatodik droghasználó esetében 14 éves kor előtt történik (ezen belül az első tiltott szerhasználat a használók 15%-ánál fordul elő 14 éves kor előtt). 3.1.5.Az első használat életkora a használók százalékában (Budapest, 9-10. évfolyam, 2003)


biztosan droghasználati célú szerhasználat 14 éves kor előtt; 17,7

16 évesen vagy idősebb korban; 18,9

15 évesen; 33,8

14 évesen; 29,6

visszaélésszerű gyógyszerfogyasztás 16 évesen vagy idősebb korban; 18,7

14 éves kor előtt; 23,5

15 évesen; 31,4

14 évesen; 26,3

Forrás: Paksi Borbála Az egyes tiltott szerek esetében többnyire nem mutatkozik szignifikáns különbség a fiúk és a lányok életprevalencia értékeiben, mindössze a kannabiszszármazékok esetében jelenik meg szignifikánsan a szokásos nemi mintázat. Ugyanakkor

a

visszaélésszerű

gyógyszerhasználat

-

a

rendelvény

nélküli

nyugtató/altató fogyasztás illetve az alkohol-gyógyszer kombinációk használata egyaránt – jelenleg is jellemzően a lányok körében fordul elő nagyobb arányban.


3.2 A Vészcsengő III. bemutatása tartalmi szempontból

2000. októberében szervezték meg Pilisborosjenőn, a Pedagógus-továbbképzési Módszertani és Információs Központban

a

„Drogprevenció

a

pedagógus-

továbbképzésben” című konferenciát. Az itt részt vevő pedagógusok jelezték először, hogy szükség lenne egy olyan fórumra, ahol jobban megismerhetik a szakmai szervezeteket, valamint elméleti és gyakorlati ismereteket szerezhetnek az általuk kevésbé ismert témákról (például drogjog, drogrehabilitáció). Ezen igény alapján került megrendezésre 2001. májusában a „Vészcsengő” című konferencia. A rendezvény olyan sikeres voltának eredménye, hogy 2002. tavaszán már a „Vészcsengő II”-n, 2003 április 24-26,. között pedig a „Vészcsengő III”-on (április 24-26) cserélhettek tapasztalatot az oda ellátogatók. A rendezvényen előadások, bemutatók, kerekasztal-beszélgetések és tréningek formájában ismerkedhetnek meg a résztvevő pedagógusok a drog elleni küzdelem lehetséges módszereivel. Mára a Vészcsengő fogalommá vált a pedagógusok és iskolai drogügyi koordinátorok körében. A rendezvény egy olyan alkalmat jelent számukra, ahol minden

évben

találkozhatnak,

megismerkedhetnek

a

megelőzés

legújabb

módszereivel és a különböző szemináriumok keretében feltehetik kérdéseiket a jelen lévő szakembereknek.

3.2.1 Előadások és szemináriumok Az előadásokon és a szemináriumokon a résztvevők

több

féle

aspektusból

ismerkedhetnek meg a droghelyzettel és a prevenció szükségességével. Ezt bizonyítja, hogy

az

előadók

között

mind

neves

pszichológusok és pszichiáterek szerepelnek, mind szülők, az oktatási-, az ifjúsági- és az egészségügyi tárca képviselői, jogászok, rendőrök, civil szervezetek és volt szenvedélybetegek szerepelnek


A konferencia fontosabb előadásai, előadói a következők voltak: Topolánszky Ákos – helyettes államtitkár (GYISM) - előadásában ismertette, hogy a támogatási rendszer az elmúlt években elsődlegesen a korai beavatkozásokat, a szakmailag megalapozott iskolai prevenciós programok beindítását, a pedagógusok speciális felkészítését támogatta. Ezen kívül rávilágított arra, hogy a kábítószerprobléma olyan társadalmi provokáció, amely egyfajta nehezen megközelíthető és megfejthető jelenségként észrevétlenül szövi át az élet más és más területét, fonja körbe

gondolatainkat,

hétköznapjainkat,

szembesít

előítéleteinkkel,

rejtett

vágyainkkal és rettegéseinkkel, alternatíváink hiányával: egyszóval önmagunkkal. Ranschburg Jenő – pszichológus – „Küzdelem a családban” című előadásában a szülő-gyermek viszony fontosságára hívta fel a figyelmet. Kiemelte, hogy mennyire fontos szerepe van a családnak a prevenció terültén. Ezt támasztja alá az a tény, hogy az erős érzelmi kötés, amely a gyermeket a családhoz fűzi, csökkenti mind az antiszociális magatartás, mind a kábítószer-fogyasztás későbbi valószínűségét. Ian Robinson – 2001-ben területi tanácsossá nevezték ki a brit Belügyminisztérium Drogstratégiai Igazgatóságánál, korábban a New Scotland Yardnál Londonban a Nemzeti Drogügyi Titkosszolgálatnál területi titkosügynökként is dolgozott – az általa vezetett szemináriumon hangsúlyozta annak fontosságát, hogy minden iskolának

és

az

összes

oktatási

intézménynek

legyen

jól

körvonalazott

drogstratégiája, és hogy ezt a stratégiát a diákok is jól ismerjék. Ian Robinson arra a kérdésre, hogy milyen szerepe van a rendőrségnek az iskolai drogprevencióban példaként a brit modellt hozta fel. Nagy-Britanniában a rendőrök úgynevezett iskolai kapcsolattartóként dolgoznak. Ezek a szakemberek speciális képzések során sajátítják el, hogyan kell beszélni, bánni a fiatalokkal. Rendszeres kapcsolatuk van az iskolákkal, a diákok személyesen ismerik őket. Droggal kapcsolatos felviágosító foglalkozásokat tartanak a diákoknak, a tanároknak és a szülőknek is. Dr. Pelle Andrea – jogász, a Társaság a Szabadságjogokért emberi jogi szervezet alapító tagja – és dr. Csendes László – rendőr alezredes, az Országos Rendőrfőkapitányság bűnmegelőzési osztályának vezetője – közös előadásukban válaszoltak


a pedagógusok által feltett jogi kérdésekre. A leggyakrabban elhangzó kérdések a következők voltak: Mi történik egy fiatallal, ha büntetőeljárás indul ellene, mire számíthat, ha elkapják? Az iskola kinek és milyen adatokat szolgáltathat ki a diákokról? Az előadók hangsúlyozták, hogy fontos, hogy a pedagógusok tisztában legyenek az alapvető büntetőeljárási és adatvédelmi szabályokkal is, hiszen csak így tudnak felelős döntést hozni egy olyan kérdésben, ami diákjuk sorsát befolyásolhatja. Ezen kívül kiemelték, hogy a kábítószerfogyasztás továbbra is két évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő bűncselekmény. Ennél a bűncselekménynél nincsen feljelentési kötelezettség, azonban ha a rendőrség tudomására jut a drogfogyasztás, kötelesek büntetőeljárást indítani. A Megálló Csoport szeminárium keretében mutatkozott be az érdeklődőknek, ahol mindenkinek lehetősége nyílt feltenni kéréseit a gyógyult szenvedélybetegeknek. A Megálló Csoport hat éve működtet alulról szerveződő alkotó-önsegítő csoportokat. A rendszeresen működő csoportok és az ezekhez szorosan kapcsolódó egyéb tevékenységek (drogprevenciós előadások tartása, egész napos szabadidős-, sport-, kulturális programok, szoros napi együttműködések és közös programok szervezése iskolákkal, civil szervezetekkel) egy olyan komplex, sokrétű rendszert alkotnak, melyhez könnyen és szívesen kapcsolódnak a fiatalok. Aki a Csoporttól segítséget kérnek: kábítószer- vagy alkoholfogyasztók-, és –függők, benntlakásos rehabilitációt félbehagyott szenvedélybetegek, kórházi- vagy más elvonáson átesettek, józanságukat megtartani kívánó felépült szenvedélybetegek, középiskolából kimaradt, képzetlen, deviáns életvezetésű fiatalok.


GYISM információs pult Ezen kívül a konferencia ideje alatt a Gyermek-, Ifjúsági és Sportminisztérium, valamint a Nemzeti Drogmegelőzési Intézet közös standján konzultációt és tanácsadást tartottak az alábbi témakörökben:

y Iskoláskorúak egészségmegtartása, felmérések végzése az iskolában y Kábítószerügyi Egyeztető Fórumok Magyarországon y Eredményes pályázás, stratégiai tervezés y A GYISM-OM közös pályázat megvalósításának szakmai kérdései y A GYISM-OM közös pályázat pénzügyi beszámolójának elkészítése y Drogjog pedagógus szemmel 3.2.2 Esti programok A rendezvény első két napjának estéjén is szerveztek programokat az érdeklődőknek. y Április 24-én Surányi Judit „Tiszta románc” című filmjét vetítették. Az alkotás két főszereplője, egy 27 éves fiú (Balázs), és barátnője (Zetor), évek óta az utcán élnek. Junky-k. Balázs Pekingben született, Moszkvában nőtt fel, a rendszerváltáskor került Budapestre. Folyamatosan és szisztematikusan pusztítja saját szervezetét. Már


huszonhét alkalommal volt újraélesztve. Zetor 23 éves, több mint két éve él együtt Balázzsal, és mindenben vele tart. Politoxikománok. Zetornak a kábítószerek fogyasztásán kívül másik szenvedélye a tanulás. A film mindennapjaikról, kapcsolatukról, önmagukkal és egymással folytatott harcukról szól, s a reményről a reménytelenségben. A Surányi Judit filmje a 34. Magyar Filmszemlén dokumentumfilm kategóriában rendezői díjat nyert. y Április 25-én az Imprománia Playback Színházi Csoport előadását tekinthették meg az érdeklődők. A Csoport három éve alakult a budapesti Kölcsey Ferenc Gimnázium színjátszó körének tagjaiból, abból a célból, hogy egy nemzetközi szinten már bejáratott színházi műfajt honosítson meg hazánkban is a fiatalok körében. Magyarországon jelenleg is ez a csoport az első és egyetlen a 15-20 éves korosztályban, amely playback színházzal foglalkozik, és ez a tény nemzetközi viszonylatban is ritkaságnak számít. A playback színház lényege a rögtönzés, amelynek keretében a csoport az előadáson _a nézők által mesélt – személyes érzéseket, hangulatokat és élettörténeteket játszik el. 3.2.3 Kísérőrendezvény 2003. április 7. és május 2. között Budapesten a Lurdy Házban rendezték meg a „Köztes Átmenetek – a drogról” című interaktív, prevenciós kiállítást. A Tiszta Jövőért közhasznú Alapítvány által létrehozott, témájában és eszközeiben is rendhagyó kiállítás elsősorban a felnőttekhez és a 14 évnél idősebb fiatalokhoz szólva, erős vizuális közvetítéssel és szakemberekkel folytatott folyamatos párbeszéddel segíti a látogatókat a kábítószer témában történő eligazodásban, saját álláspontjuk kialakításában. A kiállítás szervezői egyik fontos célként a szenvedélybetegségekből való kivezető útsugalmazása mellett az elsődleges megelőzés legfontosabb színterének, a család szerepének hangsúlyozását tűzte ki. A Vészcsengő I. idején is Budapesten járt ez a vándorkiállítás, amelyet azóta már Gyulán, Bonyhádon, Győrött, Székesfehérváron, Szabadkán, valamint Csíkszeredán, Marosvásárhelyen, Szegeden, Hódmezővásárhelyen, Békéscsabán és Kecskeméten is bemutatásra került


3.2.4. Plakátkiállítás „Megszívhatod, ha megszívod” címmel a Pedagógus-továbbképzési Módszertani és Információs Központ plakátpályázatot hirdetett a 11-18 éves korosztály részére általános iskola felső tagozatosainak és középiskolásoknak. A pályázók feladata volt, hogy rajz, festmény vagy montázs formájában jelenítsék meg, hogyan képzelik el a drogok nélküli életet. A képeket először a Vészcsengő III-on állították ki Budapesten, majd Miskolcon, Debrecenben, Szegeden, Pécsett és Győrben Az eredményhirdetést június 3-án, a Szenvedélyek Napján, a Corvin Filmpalotában tartották.

3.2.5. Sziget Droginformációs Központ – Életvezetési Központ (Life Education Centre) A konferencia utolsó napján érkezett a helyszínre az „Életvezetési központ” mozgó osztályterme (egy utánfutóban berendezve). A programokon előzetes bejelentkezés alapján vehettek részt az érdeklődők.


Az Életvezetési Központ egyedülálló egészségmegtartó és drogprevenciós non-profit program, amely 3-15 éves korú gyerekekkel foglalkozik. A program során a gyerekekben oly módon tudatosodik saját énjük, hogy megismerik az emberi test működését különös tekintettel arra, hogy a legális vagy illegális anyagok hogyan és miért teszik tönkre a szervezet törékeny egyensúlyát. Az Életvezetési Központ arra is törekszik, hogy ellássa ezeket a gyerekeket a jövőjüket érintő egészséges döntések meghozatalához szükséges tudással, képességekkel és önbizalommal.

3.3 A Vészcsengő III. bemutatása a szervezés szempontjából

Vészcsengő III. szervezése a korábbi tapasztalatok alapján egyszerűbb volt, mint az első kettő, hiszen például a meghívott előadók listáját sem kell újból összeállítani, csupán frissíteni. Ez ugyanakkor nem jelentette azt, hogy a 2003-as konferencia ugyanolyan volt, mint a 2001-es és a 2002-es. Egy konferencia pontosan attól sikeres, hogy a szervezők mindig figyelembe veszik az előző konferencián történteket, a kérdőívek kiértékelése alapján levonják a tanulságokat, mi az ami tetszést váltott ki a résztvevők körében, és mi volt az, amit esetleg hiányoltak: -

A Vészcsengő I-en például sok work-shopot szerveztek, amelyeken a különböző szakmai szervezetek kaptak bemutatkozási lehetőséget. Ezek a foglalkozások azonban különböző hosszúságuak voltak, hiszen a szervezők az előadók időigényéhez igazodtak. Ezáltal nehéz volt megoldani, hogy valaki egy blokkon belül több módszertani bemutatón is részt vehessen.

-

A Vészcsengő II-n már kevesebb work-shopot hirdettek meg, és a szakmai mondanivalót is időkorlátok közé szorították

-

A 2003-as rendezvényen pedig a szekció- és a plenáris ülések kerültek előtérbe.

- Szervezési szempontból a Vészcsengő III. nagy újítása volt, hogy – okulva az előző évek tapasztalataiból – minden VIP-vendég mellé beosztottak egy kísérőszemélyt, aki szakailag elég tájékozott volt ahhoz, hogy a vendéggel beszélgetni tudjon. Az ő feladata volt, hogy segítse a vendéget az épületben való eligazodásban, beszélgessen


vele az előadások közötti szünetekben és ügyeljen arra is, hogy a vendég idejében megérkezzen a különböző előadásokra.

3.3.1 Az előkészítés és az érkezés előtti szervezés Mivel a konferencia minden évben tavasszal kerül megrendezésre, ezért már télen megkezdik a szervezést. A szakmai stáb 7 főből állt, ők egyeztettek a résztvevő civil szervezetekkel és az ő feladatuk volt az előadók meghívása is. A rendezvény technikai szervezése egy ember kezében futott össze. A Vészcsengő fő szervezője minden évben a Pedagógus-továbbképzési Módszertani és Információs Központ (PTMIK). A PTMIK - az Oktatási Minisztérium háttérintézménye -

A 277/97 sz.

Kormányrendeletben a Miniszter felelőségébe rendelt feladatok előkészítésére alakult. A Kht. feladata – többek között – az államilag finanszírozott pedagógustovábbképzési rendszer minőségi megfeleltetése a meghatározó vevőköröknek.

Alapinformációk:

y időpont: 2003. április 24-26. y kísérőrendezvény: Köztes átmenetek- a drogról y a résztvevők várható létszáma (az előző évek adatainak

ismeretében) 500 fő y helyszín: a Közép-Európai Egyetem(CEU) Konferenciaközpontja ( 1106 Budapest Kerepesi út 87.) A jelentkezési lapon a résztvevő adatai (név, cím, telefon, e-mail cím, a képviselt intézmény neve) mellett a részletes programot is feltűntették, abból a célból, hogy a jelentkező meg tudja jelölni, pontosan melyik előadáson, szemináriumon kíván részt venni (az így begyűjtött információ a különböző méretű és befogadóképességű termek


elosztását, beosztását segítette). A vendégek szállásfoglalását segítendő, tájékoztató jelleggel négy szállod címe is szerepel, azzal a megjegyzéssel, hogy a felsoroltak csupán ajánlatok, minden résztvevő maga intézi a foglalást, a szállodák minőségéért és áraiért a szervezők nem vállalnak felelősséget. Ezen kívül a jelentkezési lapon egy térkép is szerepel, feltűntetve rajta a CEU Konferenciaközpont, tekintettel arra, hogy a résztvevők jelentős hányada vidékről érkezett.

A CEU (Közép-Európai Egyetem) Konferenciaközpontjának bemutatása A Közép- Európai Egyetem feladata elsősorban Kelet- és KözépEurópából, valamint ázsiai országokból érkező diákok másoddiplomás képzése. Soros György 1991-ben azzal a céllal alapította, hogy a társadalomtudományok és a humán képzés fellegváraként részt vállaljon a célterületről érkező diákok képzésében, hogy azok az itt szerzett tudást saját országukban kamatoztassák, ezzel segítve elő a célországok felzárkózását. A Konferenciaközpont épülete 1995-ben nyílt meg egy teljes átalakítás után. Az addig munkásszállóként üzemelő épület új feladata a diákok elszállásolása és igényeik minél magasabb szintű kielégítése az egyetemi képzés ideje alatt, valamint a konferenciák szervezése és lebonyolítása, illetve a résztvevők elhelyezése a szabad szobakapacitás kihasználásával. A ház egy tízemeletes, két szárnyból álló épület, melyet lépcsőház köt össze. -

Az alagsorban öltöző, raktárak, irodák, csomagszoba és széf található; a földszinten a recepció, az értékesítés és a nagyobb konferenciatermek kapnak helyet. Az első emelet egyik szárnya a kisebb konferenciatermek, a business center a számítástechnikai labor és a nyelvi laborok szintje, míg a másik szárnyon

-

a további 9 emeleten lakószobák találhatók.

Összesen tizennyolc terem, két business center, egy komputer labor, uszoda, kert és terasz várja a különböző létszámmal megrendezett konferenciákat. A nagyobbak olyan városokról kapták nevüket, ahol Soros irodák találhatóak, a kisebbeket számmal jelzik. A három legnagyobb terem a földszinten helyezkedik el, a további jelentős termek az első emeleten kaptak helyet, (s a kisebb termek kerültek a felsőbb szintekre).


A termek közül a legnagyobb a Budapest, melynek befogadóképessége 300 fő. Nagyság szerint a második a Prága terem, mely 200 befogadására alkalmas, s három önálló részre szeparálható hangszigetelt, nyitható falak segítségével. További előnye, hogy az étkezővel is összenyitható, így 200 fő ültetett étkeztetése is megoldható. E létszám felett állófogadás, illetve két vagy több turnusban leforgó ültetett étkezése valósítható meg. Harmadik teremként a Varsó terem említhető, mely 40-130 főre berendezve ideális. A Tokio terem az udvaron keresztül közelíthető meg, és 80 főre rendezhető be. Az első emeleten, a New York I. és II.található, 100-100 fő kapacitással. A két terem összenyitható.


Szintén az első emeleten található a 70 fős Moszkva, és a 30 fős Brüsszel. Az első emeleten ezeken a termeken kívül még egy business center, egy komputer labor és egy 15 fős terem vehető igénybe. A fenti szinteken további 8db 15 fős kis terem áll rendelkezésre, de ezeket már csak akkor adja bérbe a ház, ha az összes többi terme megtelt, mert a második emelettől kezdve a lakószobáké a főszerep, ezek pedig nyugalmat igényelnek, ami csak úgy biztosítható, ha ezeken a szinteken nem rendeznek rendezvényeket.

Az előbb felsorolt termek közül a Vészcsengő III-n a következőeket vették igénybe: y Budapest terem: az ünnepélyes megnyitó, a plenáris ülések, egyes szekcióülések és a kerekasztal-beszélgetések színhelye y Prága I-II. – mivel a Budapest terem csak 300 fő befogadására képes, a többi résztvevő - kivetítő segítségével – itt kísérhette figyelemben a másik teremben zajló eseményeket valamint ebben a teremben is tartottak szekcióüléseket y Prága III.: VIP-szoba y Varsó, Moszkva New York I.: szekcióülések helyszínei y 149-es szoba: stábszoba y 849,824, 924-es szoba: kiscsoportos foglalkozásoknak adtak helyet y business szoba (I.emelet) a szakmai stáb számára fenntartott szoba

A CEU Konferenciaközpont technikai eszközei, szolgáltatásai: y VHS videó


y projektorok y diavetítő yírásvetítő y nagyfelületű vetítővászon y vezeték nélküli mikrofonok y CD lejátszó y magnók y flip chart y lézermutató y szimultán tolmácsgép y számítógép labor (30 PC) y business center: telefon-, fax-, fénymásolási lehetőség, Internethozzáférést is biztosító számítógépközpont Költségvetés A költségvetés elemei: y Teremdíjak: - 300 fős terem, 2 nap - 5 db 100 fős terem, 3 nap - 3 db kis terem, 3 nap y Technikai eszközök:

- a termek ára tartalmazza a beépített

hangtechnikát 2 asztali mikrofonnal, 1 flip chart és 1 írásvetítő díját - plenáris ülések kivetítése - mikrofonok - technikus díja - drogkamion y Szállás (reggelivel): - a stáb részére 10 db kétágyas szoba, 2 éjszaka

y Étkezés:

-

szekcióvezetők) részére ebéd és vacsora

stáb

(technikai,

szakmai,

előadók,


- büfé - sajtófogadás y Szállás, étkezés járulékai y Egyéb technikai jellegű kifizetések:

- parkolási díj (stáb,

szakértők, előadók) - ruhatár y Személyi jellegű kifizetések : - szakértői díjak - előadók, szekcióvezetők díjai - szakmai stáb - technikai stáb, szervezők - helyszíni regisztráció, információs pult ügyeleti díja - hoszteszek - műszaki ügyelet y Külföldi előadó díja, költségei: - repülőjegy - szállás a CEU-ban - étkezés a CEU-ban - transzfer, taxiköltség - előadói díj y Előkészítő megbeszélések költségei y PR: - hírlevél, meghívó, kiadvány - molinó

y Levelezés, postázási költségek: - fénymásolás, expediálás - boríték, etikett


- postaköltség y Szabadidős programok: - rögtönzések színháza -egyéb y Kiállítás: -standok y Egyéb: - telefonköltségek - kitűzők -paravánok a plakátkiállításra - asztali virágdísz y Szervezési, lebonyolítási díj

3.3.2 Lebonyolítás A hoszteszek feladatai A Vészcsengő III-on összesen 10 hosztesz dolgozott, akiknek a legfontosabb feladatai a következők voltak: • a vendégek érkezése előtt az irányító és tájékoztató plakátok kihelyezése és a termek berendezésének ellenőrzése • segítség a regisztrációnál • a résztvevők irányítása a bejárattól a regisztrációhoz illetve a ruhatárhoz, majd innen a Budapest teremhez • a Budapest teremben zajló események alatt, ha a terem megtelt, akkor a vendégek átirányítása a Prága terembe • az olyan előadások esetében, ahol a résztvevők kérdéseket tehetnek fel a szakértőknek, a mobil mikrofonok kezelése • az előadások szünetében a vendégek eligazodásának segítése


• együttműködés az előadókkal ( kislétszámú szekciónál létszámstop esetén a vendégek elirányítása egy másik szekcióhoz)

Regisztráció A helyszínen mind a jelentkezési lapot visszaküldők, mind az előzetesen nem jelentkezetteket regisztrálták. A regisztrációt követően a vendégek egy mappában megkapták a rendezvény részletes programját, kis könyv formájában a három nap alatt elhangzó előadások rövidített változatát, egy értékelőlapot a rendezvényről valamint a GYISM-OM pályázatokkal kapcsolatos részletes tájékoztatót. Az előzetesen jelentkezettek regisztrációja regisztrációs szám alapján történt (amelyet előzetesen levélben megírtak a résztvevőknek), melynek keresése, kezelése könnyebb a személy- vagy intézmény-neveknél.

Étkezés A rendezvény ideje alatt a vendégek rendelkezésére állt a konferenciaközpont önkiszolgáló étterme és kávézója ahol az előadókon és a szervezőkön kívül mindenki saját költségére fogyaszthatott. Parkolás A CEU oldalában lévő utcában ingyenes parkolót biztosítottak a vendégek részére, továbbá a

rendezvényközpont területén lévő zárt parkolóba az előre leadott

rendszámok alapján( VIP-vendégek, szervezők gépkocsijai) biztosítottak parkolási lehetőséget.

Technika


A rendezvényhez szükséges technikai felszereléseket a PTMIK és a CEU stábja közösen biztosította. Például az esti filmvetítés során a projektort és a videót a PTMIK biztosította, míg a vetítővászonról a CEU stábja gondoskodott. Az előadások során az alapvető technikai felszerelést (mikrofon, projektor) a CEU biztosította, míg a fotókat és a videó felvételeket a PTMIK munkatársai készítették.

Sajtótájékoztató A Vészcsengő III. konferenciáját nem a megszokott keretek között tartották. Magyar Bálint oktatási miniszter kérése alapján a sajtó képviselőit a büfében látták vendégül, ahol az újságíróknak lehetőségük nyílt a kötetlen formában beszélgetniük nem csak vele, hanem Jánosi György akkori gyermek-, ifjúsági és sportminiszterrel és Topolánszky

Ákossal

,a

Gyermek-

Ifjúsági

és

Sportminisztérium

akkori

kábítószerügyi koordinációért felelős helyettes államtitkárával is.

3.3.3 Utólagos feladatok Összegzés készítése Az összegzés első része a résztvevőkkel kapcsolatos adatok: a konferencia előtt 494en regisztráltatták magukat, ebből a budapestiek aránya 30,77% , a vidékieké pedig 69,23% ; Előzetes jelentkezés nélkül a helyszínen 107-en regisztráltatták magukat; a regisztrációs ívet aláírtak alapján 504 résztvevője volt a Vészcsengőnek 2003-ban, ez a regisztrált jelentkezők 84%-a. Ebből az 504 főből 171 budapesti, 333-an pedig vidékről érkeztek. A rendezvény első napján 373-an, a második napon 124-en, míg az utolsó napon 7-en regisztráltatták magukat és összesen 94 értékelő lapot adtak le a résztvevők a regisztrációs pultnál.


Az összegzés második része az értékelő lapok összesítése volt. Az értékelő lapon a következő fő kérdések szerepeltek: (az egyes kérdéseknél a maximálisan adható pontszám 10 volt)

y I. A szervezés – 1. Megfelelő volt-e a konferencia időpontja? 9,11 2. Megfelelő volt-e a konferencia helyszíne? 8,81 3. Megfelelő volt-e a szervezők segítő munkája a konferencia lebonyolítása során? 9,46

y II. A konferencia tartalmi része – 1. Plenáris programelemek (hasznos, informatív / előadó felkészültsége / az elvárásnak megfelelt-e) 2. Szekcióülések (hasznos, informatív / előadó felkészültsége / az elvárásnak megfelelt-e) 3. Szabadidős programok: a., mely szabadidős programon vett rész (filmvetítés – 19 válasz, színház – 41 válasz) b., Mennyire volt elégedett az esti programokkal? y III. Összegzés – 1. Előzetes elvárásainak mennyiben felelt meg a program? 8,64 2. Mennyire volt elégedett a szakmai kiadványokkal? 8,55 3. Mely szervezet jelenlétét hiányolta a rendezvényen? (néhány példa: Gyermekjóléti Szolgálatok, UNIPREV – Ernst Servais, segítő szervezetek)

4. Honnan értesült a konferenciáról?


9%

személyes meghívó

5%

ismerős

3%

iskola

2%

Internet

12% 62% 7%

rádió újság TV

Utókalkuláció Az előkészítés szakaszában elkészített költségvetés csak kis mértékben tért el a rendezvény végén készített utókalkulációtól. Ez köszönhető egyrészt annak a, hogy nem zavarta meg váratlan esemény a konferencia lebonyolítását, valamint az sem hanyagolható el, hogy a szervezők két alkalommal már rendeztek hasonló eseményt


IV. A rendezvény értékelése

A Vészcsengő konferencián szerzett tapasztalataim alapján a konferencia megszervezésének sajátosságai közül elsőként a jól megválasztott helyszínt kell megemlíteni. A CEU Konferenciaközpont a legfontosabb követelményeknek megfelelt, hiszen könnyen megközelíthető, technikai felszereltsége minden igényt kielégít és a vendégek szálláshelye házon belül is megoldható. Egyetlen hátránya a helyszínnek a nagyterem befogadóképessége. Tekintve, hogy a Budapest teremben csak 300 fő számára lehet biztosítani ülőhelyet, a többi vendégnek a Prága teremben, kivetítőről kell végignéznie például a plenáris üléseket is, ez lehetetlenné teszi számukra a kérdésfeltevést. A rendezvény helyszínénél a szakmai tartalom befolyásolja jobban a résztvevőknek a rendezvényről alkotott képét. A Vészcsengő III- on nem csak sok elismert szakember tartott előadást, de a meghívott előadók a drogprevencióval foglalkozó intézmények és civil szervezetek széles skáláját is képviselték. Azonban éppen a feszített tempó és a rövid szünetek miatt a résztvevőknek nem volt lehetőségük egymással beszélgetniük és tapasztalatot cserélniük, annak ellenére, hogy ez is a konferencia egyik fontos eleme lett volna. Összességében a Vészcsengő III-ról a résztvevők nagy többsége elégedetten és új szakmai ismeretekkel felvértezve hagyta el a CEU Konferenciaközpontot. A legtöbben már meg se kérdezték, hogy mikor lesz a Vészcsengő IV., hanem tényként kezelték, hogy egy év múlva ismét a konferencia keretei között találkozhatnak kollégáikkal. Bíztatónak tartom, hogy ma Magyarországon egyre több szakterületet érintő és több látogatót vonzó konferenciát tartanak és - véleményem szerint -hazánknak nem csak a jelenlegi adottságait kellene jobban kihasználnia, hanem új lehetőséget is kellene teremteni a konferenciák szervezésére, hiszen a konferenciaturizmus a XXI. század meghatározó gazdasági tényezőjévé növi ki magát.


I. A rendezvényszervezés

Recommend Documents