Huisvestingstrategie Delfland 2020 met financiële doorrekening van de scenario's Hoogheemraadschap van
Delfland Kenmerk VV
:
1011457
Vergaderdatum
: 29 november 2012
Beleidsveld
:
Ondersteunend organisatie
Agendapunt
: H.07
De Verenigde Vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van 16 oktober 2012, kenmerk 24665; gelezen het positieve advies van de commissie Bestuur, Organisatie en Bedrijfsvoering; overwegende dat: -
beide scenario's een nagenoeg gelijk economisch voordeel bieden; het belang van centrale huisvesting aan de Oude Delft/Phoenixstraat qua bereikbaarheid en omgeving een belangrijk asset is van Delfland.
Gelet op: artikel 84 van de Waterschapswet; Besluit: In te stemmen met de voorkeur van het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden voor strategisch huisvestingscenario 1, waarin locatie Oude Delft wordt uitgebreid met Museum Nusantara. Aldus besloten in de openbare vergadering van 29 november 2012. De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
mr. P.I.M. van den Wijngaart
de Voorzitter,
aersma Buma
Hoogheemraadschap van
Huisvestingstrategie Delfland 2020 met financiële doorrekening van de scenario's 1.
Delfland
Probleemstelling - context
De bezuinigingsoperatie van Delfland moet tot aan 2015 18 miljoen euro opleveren. Los van de noodzaak tot bezuinigen gold ook voor Delfland dat er tegelijkertijd gekozen werd voor een veranderingstraject binnen de ambtelijke organisatie. Huisvesting als belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering van Delfland vroeg om een strategie voor de toekomst. Dit leidde tot de volgende bestuurlijke kaders voor de huisvestingsstrategie 2020: 1. Meer met minder, kijk naar de huisvesting met een 'bezuinigend' oog. 2. Locatie Oude Delft/Phoenixstraat te Delft is hoofdzetel. 3. Gebouw deel B (monumentale gedeelte) van de locatie Oude Delft/Phoenixstraat is voorbehouden aan College, secretarisdirecteur, DMT en politieke fracties en zal gereserveerd worden als vergaderlocatie voor de organisatie. 4. Voor locatie Informaticalaan te Delft is reeds besloten tot afstoot. 5. Voor locatie Delftechpark bestaat het voornemen tot afstoten. 6. De locatie Kijkduin wordt ontruimd en (mogelijk) afgestoten. 7. Maximale flexibiliteit binnen de vastgoedportfolio van Delfland. 8. Hoe kan huisvesting positief bijdragen aan het Nieuwe Werken? 9. Bezuinigingstaakstelling (personeel & materieel). Het bestuur kiest voor optimalisatie van de locatie Oude Delft/Phoenixstraat omdat de locatie een goede ligging kent, goed bereikbaar is met alle vormen van vervoer. Voor de medewerkers is dit een aantrekkelijke werklocatie door de combinatie van de cultuurhistorische uitstraling en de directe ligging van de hoofdzetel in het centrum van Delft. Dit cultuurhistorische aspect wordt eveneens door het publiek als waardevol beoordeeld, gezien de vele groepen die een bezoek brengen aan deze locatie. Verder ligt een eventuele (ver)bouw van een nieuwe hoofdzetel thans erg gecompliceerd. Daarnaast biedt de gemeente Delft in de directe nabijheid potentieel interessante locaties aan die tot een efficiënte uitbreiding kunnen leiden. De bestuurlijke kaders werden als volgt vertaald: 1. Invulling formatiereductie. 2. Er is sprake van samenvoeging van sectoren van acht naar vier of vijf sectoren op basis van synergievoordelen. 3. Bezuiniging op bedrijfsvoering. 4. Ambitie om flexibeler te gaan werken. 5. Sterkere sturing op huisvestingskosten. 6. Het handhaven van de hoofdzetel Oude Delft/Phoenixstraat houdt in dat er sprake zal zijn van een 'sub-optimale' efficiencyslag 7. Huisvesting ondersteunt de koerswijziging van Delfland. Binnen de bovenstaande kaders dient er nu een huisvestingsstrategie te komen die recht doet aan deze kaders en die Delfland in staat stelt de komende 10 jaar substantieel te besparen op haar huisvesting. Zoals de berekeningen uitwijzen zijn investeringen aan de voorkant van het proces noodzakelijk, echter die zijn binnen afzienbare termijn terugverdiend. 2.
Beoogd effect
In 2017 een efficiënte en effectieve huisvesting voor het Hoogheemraadschap Delfland, die de organisatie ondersteunt in haar werkprocessen en onderlinge samenhang en samenwerking.
Tevens bereikt Delfland op deze wijze de gewenste besparingen op huisvesting die regelrecht toevloeien naar de bezuinigingstaakstelling zoals genoemd in de Kadernota 2013.
3.
Kernboodschap
De strategie voor de huisvesting luidt: Vermindering van het aantal kantorenlocaties binnen Delfland van 5 naar 2 locaties. Dit wordt bereikt door concentratie van werkplekken op de locaties Oude Delft/Phoenixstraat en locatie Vlaardingen, in combinatie met de invoering van het Nieuwe Werken, i.c. een flexnorm in een bandbreedte van 0,9-0,8 en een nieuw flexwerkconcept. In de nieuwe situatie waarin Delfland kiest voor 2 locaties zal de te hanteren norm volgens de ARBO wetgeving worden toegepast. Afhankelijk van het type werk dat medewerkers doen en het type werkplek dat daar bij hoort. Uitgangspunt is dat iedere medewerker, volgens de huidige norm (NEN 1824 ) 6 m2 werkruimte krijgt. Hiermee wordt het bestaande besparingspotentieel op het gebied van huisvesting ten volle benut en wordt de werkwijze van Delfland optimaal ondersteund. Het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden spreekt zijn voorkeur uit voor scenario 1, waarin de locatie Oude Delft/Phoenixstraat wordt uitgebreid met Museum Nusantara en legt deze keuze ter instemming voor aan de verenigde vergadering. 1
4.
Historie - eerdere besluitvorming
Reeds enkele jaren staat huisvesting op de bestuurlijke agenda. Er zijn sinds 2009 verschillende stappen gezet en belangrijk daarbij, voor het tot stand komen van deze strategie, is het besluit van het college in mei 2009: "Aan hand van de eerste rapportage van TCN heeft het College recent vastgesteld dat één nieuwe huisvesting voor alle medewerkers en bestuur geen reële mogelijkheid is. Wel streeft het College naar concentratie van de huidige zes vestigingen , waarbij gedacht wordt aan meer huisvesting dichtbij het Gemeeniandshuis in panden die nu nog door de gemeente Delft worden gebruikt, maar die vrijkomen na het gereedkomen van een centrale huisvesting voor de gemeentelijk apparaat in de spoorzone". Verder stelt de voorzitter in antwoord op de vraag van de heer Canton inzake de vraag of ook cultuurhistorische aspecten een rol spelen bij het maken van keuzes voor de huisvesting: "De voorzitter merkt op dat die aspecten, nu al eerder besloten is om het Gemeeniandshuis in Maassluis af te stoten, alleen nog spelen bij het Gemeeniandshuis in Delft. Het College hecht juist groot belang aan een blijvende huisvesting in dat pand". Belangrijke conclusie uit dit historisch perspectief is dat het College het belang van het Gemeeniandshuis bestuurlijk heeft onderkend en dat hierdoor een scenario van nieuwbouw geen reële optie is. Clustering van locaties met de nadruk op behoud van eigendomslocaties is het devies. 5.
Regelgeving en Beleid
Deze huisvestingstrategie is conform de kadernota 2013 en doet recht aan de organisatieontwikkeling van het Hoogheemraadschap Delfland. 6.
Financiën
In de bijlage: Financiële doorrekening van de huisvestingscenario's vindt u de investeringen en kosten en opbrengsten netto contant gemaakt over een periode van 10 jaar. Hieruit blijkt dat op basis van de vergelijking van de twee scenario's ten opzichte van hun referentiescenario scenario 2 financieel het meest aantrekkelijk is. Bij de uitvoering van dit scenario richting 2015 is de besparing over 10 jaar gerekend, 14% ten opzichte van de bestaande situatie. Scenario 1 laat een besparing zien ten opzichte van de huidige situatie van 12%.
i
Vergelijking van de verschillende scenario's:
Ref. Scenario: Scenario 1: Scenario 2:
NCW 2012-2021 €30.536.996 €27.016.173 €26.117.918
Verschil tov referentiescenario 2013 €32.063.846 € 28.366.982 €27.423.814
-12% -14%
De terugverdientijd van de investeringen en de exploitatie-uitgaven die gedaan moeten worden om de scenario's te effectueren bedraagt in scenario 1: 4,5 jaar en in scenario 2: 4 jaar. 7.
Duurzaamheid
In 2015 zijn alle inkoopprocessen 100% duurzaam. Energiebesparing 2 % per jaar, 30 % co2-reductie in 2020,40 % duurzame energie voor eigen verbruik in 2020. De huisvestingstrategie is erop geënt aan bovenstaande doelstellingen bij te dragen doordat er sprake is van vermindering van kantoorruimte, verminderd gebruik van energie en hoogwaardige kantoorinrichting die aan de laatste duurzaamheidnormen voldoen. Zoals aanwezigheidsdetectie in kantoorruimten; duurzame en energiezuinige armaturen. Ook door gebruik van moderne communicatiemiddelen, bijvoorbeeld videoconferencing zal de mobiliteit tussen beide vestigingen afnemen. 8.
Organisatorische en personele consequenties
Na de besluitvorming door de verenigde vergadering zal een implementatieplan worden opgesteld, waarin de verschillende fasen zijn te onderscheiden. Door te kiezen voor 2 kantoorlocaties binnen Delfland zal dit inzet en inspanning vergen van alle betrokkenen binnen Delfland. 9.
OR/GO
De OR heeft gesproken met de WOR-bestuurder over het D&H-voorstel in haar vergadering van 18 oktober 2012. De OR wordt betrokken in de uitwerking van de strategische huisvestingstrategie in de komende jaren. 10.
Risico- en beheersmaatregelen
Afhankelijkheid: Met de gemeente Delft is inmiddels gesproken over de verwerving van het Museum Nusantara. Deze gesprekken zullen worden voortgezet. Planning: In verband met renovatie Gemeeniandshuis is er sprake van een overgangsperiode waarin behoefte bestaat aan overloopruimte. Dit kan bijvoorbeeld kantoorruimte op Delftechpark zijn, of in Kijkduin. Gedurende de verbouwing zullen fasegewijs afdelingen moeten worden uitgeplaatst op locaties elders. Dit vereist een stringente tijdsplanning. Aanbesteding: Het werk dient Europees te worden aanbesteed. 11.
Communicatie (in- en extern)
Het besluit van het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden, om een scenario-keuze voor te leggen aan de verenigde vergadering, wordt intern gecommuniceerd aan het management en de medewerkers. Bij de implementatie van de strategie zal een communicatieplan worden gemaakt dat voorziet in regelmatige en transparante communicatie richting stakeholders ( W ; D&H;DMT, medewerkers en OR). 12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
De behandeling van de notitie in het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden is vertrouwelijk. Daarna wordt het stuk openbaar. De behandeling in de verenigde vergadering is derhalve openbaar.
Het besluit van het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden, om een scenario-keuze voor te leggen aan de verenigde vergadering, wordt gecommuniceerd aan de externe partijen met wie het Hoogheemraadschap van Delfland in de implementatiefase om de tafel komt te zitten: de gemeente Delft, de verhuurders van de panden Informaticalaan en Delftechpark en de RBG. Na het besluit van de verenigde vergadering, om in te stemmen met de voorgelegde scenariokeuze, wordt een plan opgesteld voor de implementatie van de strategie. Daarin zullen reeds lopende acties (opzegging huur Informaticalaan) en nieuwe acties in de tijd worden geplaatst. 13.
Bevoegd orgaan
Op grond van artikel 84, lid 1, is het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden belast met dagelijkse aangelegenheden. De verenigde vergadering is derhalve bevoegd tot het nemen van besluiten met een strategisch karakter. Het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden: 1.
spreekt zijn voorkeur uit voor strategisch huisvestingscenario 1, waarin de locatie Oude Delft/Phoenixstraat wordt uitgebreid met Museum Nusantara, en 2. legt zijn voorkeur ter instemming voor aan de verenigde vergadering. 14.
Toelichting
Door de focus te verleggen van 5 naar 2 locaties betekent dit automatisch dat er meer mensen gebruik zullen maken van de hoofdzetel. Er zal richting de realisatie van deze strategie nauwkeurig gekeken worden naar het parkeerbeleid binnen Delfland. Het in- en uitrijden van uitvoerende diensten en het parkeren van de kantoormedewerkers is hierbij een aandachtspunt. Het is niet de intentie van het bestuur om parkeerplaatsen uit te breiden op de locatie Oude Delft/Phoenixstraat maar zo nodig gebruik te maken van de parkeergelegenheden in de directe nabijheid en stringenter te sturen op het efficiënt gebruik van de bestaande parkeerplaatsen in de ondergrondse parkeergarage en die op het terrein zelf. 15.
Bijlagen
1. Huisvestingsstrategie Delfland 2020: "bouwen aan een gezonde toekomst" 2. Financiële doorrekening van de voorgestelde scenario's
