Hoofdstuk 13: Tijdmanagement

Hoofdstuk 13: Tijdmanagement Wees de kapitein op jouw schip

Iedereen heeft 24 uur in een dag zitten. Hoe kan het dat de ene persoon geen tijd te kort heeft en de ander wel? Hoe kan het dat het lijkt alsof je nooit genoeg af krijgt van je to-dolijst? Hoe kan het dat het lijkt alsof een ander een perfect leven leidt? Een geweldige baan, een eigen onderneming, een schoon huis, een fijn sociaal leven, terwijl hij ook nog een luisterende partner is, twee keer per week superseks heeft en waanzinnige vakanties beleeft? En dat doet hij allemaal met een glimlach en ogenschijnlijk zonder moeite. Hoe varen zij hun leven, hoe zijn dat soort mensen kapitein op hun schip? Een van de oorzaken van tijdgebrek is de grote hoeveelheid activiteiten waaraan je blootgesteld wordt. Daarnaast is de scheiding tussen werk en privé aan het vervagen. De vele indrukken en mogelijkheden die we voorgeschoteld krijgen via (sociale) media geven veel mensen het gevoel dat ze achterlopen. Alle mogelijkheden benutten kost heel veel tijd, tijd die we eigenlijk niet hebben. In dit hoofdstuk ga ik dieper in op oorzaken van tijdgebrek, zoals chaos, perfectionisme, passie, tijdvreters en keuzes maken. Als tijdmanagement jouw ijsberg is, dan laat ik aan het einde van het hoofdstuk zien hoe je middels de START&GO-methode bij jezelf kan onderzoeken hoe tijd voor jou werkt en welke oplossingen jij kunt toepassen.

189

Oorzaken

Chaos Een belangrijke oorzaak van tijdgebrek is dat je maar wat doet. Je hebt geen planning, geen structuur en weet niet waar je heen gaat. Je leven is chaotisch. Het is alsof jij kapitein, bootsman en koksmaatje tegelijk bent. Je kunt het vergelijken met altijd op vakantie zijn. Heerlijk is het om een stadje binnen te lopen op vakantie en dan gewoon maar eens te kijken wat dat stadje op dat moment brengt. Dat is fijn voor vakanties, voor een week of twee, maar veel mensen gaan altijd met hun tijd om zoals ze dat op vakantie doen: ongestructureerd, zonder doelen en zonder keuzes te maken. Dat is geen probleem tot je klaagt dat je tijd tekortkomt. Ongestructureerd werken zorgt er namelijk voor dat je van alles doet en er niets afkomt. Aan het einde van de dag weet je niet meer waar je tijd gebleven is en kom je voor je gevoel tijd tekort. Er zijn veel boeken te lezen over het beheersen van je besteedbare tijd en het creëren van doelen. Zelf heb ik vier grote doelen in mijn leven en drie wat minder grote doelen. Al deze doelen komen samen en alle doelen zijn uitgewerkt en vullen mijn dagen. Het doel van efficiënte tijdbesteding is dat ik meer dingen kan ondernemen met mijn man en kinderen. Uiteindelijk zijn de relaties die ik in mijn leven heb van grotere waarde dan het succes dat ik heb in mijn werk. Maar ik wil allebei: tijd voor mijn gezin én succes in mijn werk. Dat kan door doelen te stellen en mijn leven daarop in te richten. In deze moderne tijd van flexibel werken is de scheiding van werk en privé aan het vervagen. Door afspraken te maken met je werkgever of op190

drachtgever over wat je wel en niet doet in je privé-uren creëer je duidelijkheid. Als je in privétijd werkt, verdeel je tijd dan in blokken: zoveel tijd werk ik hieraan, daarna gaat mijn privéleven door. Als zelfstandig ondernemer met een praktijk aan huis heb ik altijd ‘thuis’ gewerkt. Op de een of andere manier moest ik duidelijk maken dat ik niet gestoord wilde worden. Van tevoren maakte ik hier duidelijke afspraken over met mijn man en kinderen. Alleen als ze van de trap zouden vallen of zich op een andere manier ernstig zouden bezeren konden ze me storen. Zo kan je het ook met je werkgever of zakenpartners doen. Spreek af wanneer het nodig is om in privétijd te werken en wanneer niet. Als je juist liever thuiswerkt zodat je niet gestoord wordt door collega’s, maak dan duidelijke afspraken, zowel met je werkgever en zakenpartners als met het thuisfront. Als je thuis te veel gestoord wordt tijdens je werk kan je een werkplek huren om ongestoord aan de slag te gaan. Hoe duidelijker jij de afspraken maakt, hoe duidelijker ze zijn voor zowel opdrachtgever, werkgever en werknemer. Een werkgever die jou stoort in het weekend met een vraag die tot maandag kan wachten, is een werkgever die jouw tijd met je gezin niet naar waarde schat. Dat geldt ook voor de werknemer die in zijn privétijd werkzaamheden doet die niet tot zijn takenpakket behoren. Dat geldt uiteraard ook voor zakenpartners. Je geeft duidelijk aan dat jij om je werk goed te kunnen doen, ook tijd nodig hebt waarin je niet beschikbaar bent voor de onderneming. Wat is de waarde van jouw privétijd? Van werktijd weet je dat: daar krijg je voor betaald, maar privétijd… Je kinderen zijn maar eenmaal jong. En als je ze herhaaldelijk zegt dat je geen tijd voor ze hebt, vragen ze je niks meer.

191

Houd dus zoveel mogelijk werk en privé gescheiden. Weekend is weekend. Vakantie is vakantie. Perfectionisme Perfectionisme heeft ook veel te maken met moeite hebben met je tijdsindeling. Het valt ook onder moeite hebben met loslaten. Je wilt graag dat werk goed gebeurt en neemt daar verantwoordelijkheid voor. De vraag is: is alles jouw verantwoordelijkheid en is iets volledig jouw verantwoordelijkheid? Is het mogelijk om je werk te delen met anderen en alleen de eindverantwoordelijkheid op je te nemen? Perfectionisme lijkt een heel goede eigenschap, maar als het erop aankomt hindert perfectionisme je eerder. Perfectionisme is als altijd een tien willen halen en als dat niet lukt, net zo lang werken tot je wel die tien hebt. Marije werkte drie dagen in de week en dat ging prima. Haar partner werkte vier dagen in de week en de rollen in het huishouden en de zorg voor de kinderen waren prima verdeeld. Marije kreeg een aanbod om een fulltimefunctie te gaan vervullen op de redactie. Dat hield in: vijf dagen werken en soms ook ’s avonds. Haar partner zag het zitten en zou meer taken thuis vervullen. Er werd hulp ingeroepen van oma en opa. Het ging lang goed. Marije was alleen ook perfectionistisch: het haar van haar dochters moest ingevlochten worden en ze moesten de juiste kleren aankrijgen, alles moest gestreken worden, ze kregen zelfgemaakte traktaties mee naar school en ga zo maar door. Ook moesten er driegangenmenu’s bereid worden. Op haar werk wilde ze over alles de controle hebben en thuis werkte ze haar mail weg. Ze wilde per se dat alles goed zou gaan, want… Ja, wat zou er gebeuren als iets niet goed ging? Marije wilde altijd een tien halen voor alles wat zij deed. Ze besteedde dan ook veel tijd aan details. Ze wilde aan de START&GO-methode beginnen op

192

het moment dat ze een kwakkelende gezondheid kreeg. Haar lichaamsklachten waren een waarschuwing. We zijn het traject van de START&GO-methode ingegaan en hebben haar perfectionisme blootgelegd. Natuurlijk vond ze het belachelijk dat haar kinderen op alle schooltoetsen een tien zouden moeten halen. Het verband met de toetsen die ze zich zelf oplegde, had ze niet gelegd. De GO leidde naar een evenwichtiger leven en een betere gezondheid.

Passie Vermoeidheid is een teken van tijd tekortkomen. Om alles wat je wilt doen ook uit te kunnen uitvoeren, wordt er vaak gesjoemeld met de nachtrust. Als je echter voldoende slaapt, zeven tot acht uur per nacht, en je staat toch moe op, dan heb je een probleem van een andere orde. Vaak maakt niet tijdgebrek maar gebrek aan passie je moe. Je hebt het gevoel tijd te kort te komen om nog te doen wat jij leuk vindt. Hoe gepassioneerd ben jij nog in alles wat je doet? Hoe gepassioneerd ben jij nog over je werk en je privéleven? Waar word jij nu echt blij van? Kees (50) was advocaat. Hij was alsmaar moe. Hij had een goedbetaalde baan bij een grote firma, een lieve vrouw en vier geweldige kinderen die hem weinig zorgen gaven. Hij was zuinig op zijn lichaam: hij zorgde dat hij goed at en dronk en ging op tijd naar bed. Wekelijks speelde hij golf: netwerken en bewegen tegelijk. Waarom dan toch zo moe? Ooit was Kees op aanraden van zijn vader, een advocaat, rechten gaan studeren. Dat gaf zekerheid en wellicht kon hij het nog tot

193

rechter brengen, iets wat pa nooit gelukt was. Alle argumenten die werden aangedragen wezen naar de studie rechten en niet naar geologie, de hobby van Kees. Er zaten leuke kanten aan de rechtenstudie en ook aan het werk, maar het werd nooit zijn passie. Op zijn vijftigste begonnen de lichamelijke kwalen. Kees sprak erover met velen en kwam bij mij terecht. Geologie trok hem nog steeds, maar plichten als de hypotheek, vrouw en kinderen trokken ook aan hem. Middels de START&GO-methode werd duidelijk dat het Kees aan passie ontbrak. Uiteindelijk is er een compromis gevonden. Kees bleef werken voor de firma. Door gedeeltes van zijn vrije tijd en vakantie te wijden aan de geologie kwam er weer passie in zijn leven. Het enthousiasme voor het graven in de grond wakkerde ook zijn enthousiasme aan voor het graven in jurisprudentie. Door deze kleine verandering kwam zijn passie en de energie weer terug en verdween de moeheid.

Is je moeheid te wijden aan slaapgebrek of aan een gebrek aan passie? Slaapgebrek kan je oplossen door eerder te gaan slapen, ’s avonds niet achter de computer of televisie te zitten, meer te bewegen, minder te eten en meer te ontspannen. De passie weer terug in je leven brengen is moeilijker, hierbij wat mogelijke oplossingen: • Delegeer Leer nee te zeggen tegen iets wat je niet leuk vindt, waar je niet blij van wordt en wat ook nog eens tijd kost. Delegeer die werkzaamheden zo veel mogelijk en concentreer je dan op de kern van je taken, of dat nou taken als huisvrouw, werknemer, ondernemer of directeur zijn.

194

En als dat niet kan: • Start met de lastigste klus Begin iedere dag met de lastigste klus, dan zit deze taak je niet de hele dag op de nek. • Creëer je eigen energie Voordat je aan die lastige passieloze klus gaat werken, zorg je dat je een hoog energieniveau hebt. Ga even dansen, zet je favoriete muziek op, doe een zonnegroet of drink je favoriete koffie. • Beloon jezelf Je hebt de klus geklaard: tijd voor een beloning. Een high-five, een filmpje op You Tube kijken of een verse bak thee. De beloning staat in verhouding tot het klusje. Tijdvreters Zowel tijdens werk als privé bestaan er grote tijdvreters. Op werkgebied word je constant gestoord door mailberichten, wijziging van plannen door de opdrachtgever, een vraag van een collega, sms’jes of de telefoon. Daarnaast hebben veel mensen ook nog een privésmartphone aanstaan op hun werk of regelen ze privézaken even tussendoor. Blokkeer jouw tijd om werk gedaan te krijgen. Elke storing op welke manier dan ook kost je een flink aantal minuten om weer geconcentreerd terug te gaan naar je werkelijke taak. Als je vaak gestoord wordt, hindert jou dat in je productiviteit en heb je het gevoel tijd tekort te komen. Het privéleven kent ook grote tijdvreters zoals televisie, computer, telefoon en tablet. Sociale media hebben een enorme invloed gekregen in het dagelijks leven van velen. Als je het druk hebt is Facebook een leuke manier om ieders leven een beetje te volgen, maar er staat voornamelijk op hoe goed het met iedereen gaat. Foto’s van te gekke vakanties, waanzinnige concerten en een wapperende vlag rondom examenuitslagen kan demotiverend werken op je gemoedstoestand. Dat iemand ziek is, een kind gezakt is voor zijn examen of dat je 195

ruzie met je partner hebt, staat meestal niet op Facebook. Houd jij van lezen, knutselen, sporten of spelletjes doen en kom je er maar niet aan toe? Kijk dan goed naar hoe jij je tijd besteed en waar je minder aandacht aan zou kunnen geven. Oplossingen

Tijdmanagement op je werk Ga in overleg met je baas over wat er nu precies van je verwacht wordt en waar jij je tijd voornamelijk aan besteedt. Wanneer jij weet wat er precies van je verwacht wordt dan kun je je daar ook op richten. Verspil geen tijd meer aan archiveren als dat niet tot jouw takenpakket behoort. Ben je zelf werkgever of ondernemer? Onderzoek dan wat je werknemer of zakenpartner nu precies doet en wat jij van hem of haar verwacht. Laat elke werknemer of zakenpartner een lijstje maken met de werkzaamheden die hij uitvoert en bekijk of dit de taken zijn waar je die persoon voor hebt aangenomen. Dat geldt ook voor je eigen werk als werkgever of ondernemer. Doe jij werk dat je kunt overlaten aan de secretaresse? Pleeg jij telefoontjes waar de boekhouder verantwoordelijk voor is? Of laat jij je continu interrumperen door anderen? Zet zowel als werknemer en als werkgever je werkzaamheden op een rij en geef aan wat het belangrijkste is. Concentreer je op die taak en vervul deze taak voordat je met een andere taak begint. Hieronder is een oefening die je kunt doen om meer inzicht in je werkzaamheden te krijgen.

196

Een aantal vragen, schrijf de antwoorden op 1. Welke rol vervul jij op je werk? Ben je de kapitein, de stuurman, de bootsman, de kok, de matroos of de parlevinker die af en toe langskomt met boodschappen? 2. Welk werk doe je? Specificeer dit zoveel mogelijk, puntsgewijs. 3. Doe jij wat er van je verwacht wordt? Vraag je chef of zakenpartner om het werk dat jij doet op volgorde van belangrijkheid te zetten. Ben je alleen als ondernemer, laat een collega-ondernemer ernaar kijken. 4. Welke taak is het belangrijkst in jouw ogen? Verdeel honderd belangrijkheidspunten over de taken die jij uitvoert. 5. Becijfer elke taak. Zet achter elke taak een getal van 1-10 (10 is het hoogst) om aan te geven hoe blij, enthousiast en geïnspireerd jij van die taak wordt. 6. Met welke taak lever jij de grootste bijdrage aan je werk? Is dat de taak die jij van je chef of zakenpartner krijgt toebedeeld, of ben jij juist heel goed in taken die er volgens de ander minder toe doen? Door dit serieus in te vullen kun je goed kijken naar verwachtingen, gelijkwaardigheid en waardering van jouw werk binnen het bedrijf. NB: dit is ook heel goed in een gezinssituatie toe te passen zodat je de verhoudingen in het gezin kan onderzoeken.

197

Tijdmanagement thuis Maak afspraken met je partner over alle taken in huis en wanneer die elke week of maand gedaan moeten zijn. Daarnaast maak je afspraken over onverwachte gebeurtenissen zoals een ziek kind, een file, overwerken en studiedagen op school. Je kan een indeling maken waarin je ieders werk meeneemt. Bedenk ook welke taken bij de kinderen passen en wat iedereen automatisch doet. Je schoenen in de kast zetten en je jas opruimen moet net zo’n automatisme zijn als je handen wassen als je naar de wc bent geweest. Na enig protest worden deze zaken ook voor je kinderen een gewoonte, zeker als iedereen merkt dat het prettig is dat je je schoenen snel terugvindt. Nu hebben kinderen daar in het begin begeleiding bij nodig, zeker als iets relatief nieuw voor ze is. Zelf had ik op een gegeven moment schoon genoeg van de rondslingerende schoenen, jassen en tassen. Er werd een plek gecreëerd waar elk gezinslid zijn schoenen kwijt kon, zijn eigen haakjes had voor jassen en tassen. Iedereen begon met goede moed, maar het duurde slechts drie dagen voordat de oude gewoonte van alles laten slingeren weer terug was. Na een waarschuwing werd het plan weer opgepakt: het gevolg van het niet opruimen zou namelijk zijn dat je je schoenen buiten terug zou vinden. Het ging een week goed, daarna kwam wederom de klad erin. Dat werd alleen een probleem voor wie zijn schoenen niet in de kast had gezet: die schoenen lagen consequent buiten, regen of niet. En ja, ook mijn schoenen hebben een keer buiten overnacht.

Wees dus consistent, houd het patroon vast en je zult merken dat de nieuwe gewoonte gewoon tijd nodig heeft om in te slijten. Naast de negatieve gevolgen, je schoenen buiten vinden, zat er voor de kinderen ook een beloning aan het nieuwe gedrag vast. Op iedere veran198

dering konden ze punten verdienen. Bij een x aantal punten kregen ze een beloning die zij zelf hadden uitgezocht: dat kon iets van lego zijn, maar ook een half uur langer opblijven. De grootte van de beloning stond door het puntensysteem in verhouding tot de grootte van de veranderingen. Wanneer een gewoonte ingesleten raakte, kwam er weer een extra taak of nieuwe gewoonte bij. De kracht van dit systeem lag erin dat het hele gezin meedeed en dat er een directe beloning zichtbaar was en daarnaast een grote beloning – bioscoopje, dagje pretpark – in het verschiet lag. Overzicht houden De plek van de kapitein op een schip is daar waar hij overzicht kan houden. Bij grote zeilschepen staat de kapitein achter op het schip bij het stuurwiel en heeft hij overzicht over alle werkzaamheden en uitzicht op de richting waarin zijn schip zeilt. Overzicht houden leer je door goed te plannen. Ja, ook voor plannen hoef je geen talent te hebben, je kan het leren. Gebruik een agenda en zorg dat de tijd die je aan een klus besteedt goed ingedeeld is. Heb je een netwerkevenement? Houd er dan ook rekening mee dat je de contacten die je daar hebt gelegd verwerkt in je systeem en daar rekening mee houdt in je agenda. Planning geeft je namelijk meer ruimte in je agenda. Ook als je thuiswerkt, manage je jouw tijd. Gebruik blokken van 60, 90 of 120 minuten waarin je niet gestoord wilt worden. Ook niet door je kinderen. Die kun je al jong laten wennen aan werktijd en mama-/papatijd. Dat houdt dus ook in dat als je mama-/ papatijd hebt, je je ook volledig toelegt op je kind. De telefoon laat je rinkelen, het antwoordapparaat is er goed voor. Je kijkt ook niet naar je e-mail en besteedt geen aandacht aan welke stoorzender dan ook. 199

Ik gebruik één dagdeel per week om alle losse eindjes aan elkaar te breien: rekeningen betalen, mail uitgebreider beantwoorden, telefoontjes, of wat er maar is blijven liggen. Op die manier heb ik tijd om een nieuwe week te beginnen zonder de rotzooi van een vorige week mee te nemen. Voor iedereen, werknemer, ondernemer, directeur, docent, huisman of vrijwilliger, geldt dat hij moet weten hoe belangrijk zijn tijd is en hoeveel waarde hij eraan hecht. Hoeveel kan en wil jij gedaan hebben in jouw tijd? Samenwerken 1 + 1 = 3. Samenwerken is de beste manier van tijdsbesparing die er is, mits je een doel voor ogen houdt: minder tijd gebruiken voor een opdracht. Je gebruikt jouw talenten en die van een ander voor dezelfde klus. Bij Sanne in het vorige hoofdstuk bleek dat ze veel tijd kwijt was aan het overleg voor de onderneming die ze met twee zakenpartners runde. Door duidelijk de taken te verdelen en alleen de hoofdpunten te bespreken, bleken ze meer tijd te hebben voor de werkelijk essentiële taken in hun onderneming. Een klus kan beter geklaard worden als iedereen er een deel van levert, dat betekent: overleggen, creativiteit uitwisselen of elkaar aanvullen. Op een schip heeft ook iedereen zijn taak en neemt over die taak verantwoording. Je moet vertrouwen in elkaar hebben en juist alleen werken met jouw eigen kwaliteiten. Als jij goed bent in het maken van een website maar moeite hebt met de teksten, laat een ander dan de teksten schrijven en weer een ander de foto’s maken. Dat geldt ook thuis: werk samen met je kinderen. Leer ze verantwoordelijk te nemen voor hun eigen spullen, leer ze op te ruimen 200

en schoon te maken, daardoor kan je de wekelijkse schoonmaaktijd beperken. Het enige wat je moet doen is in eerste instantie tijd investeren om je kinderen te leren schoonmaken. Keuzes maken, zowel in werk als privé Op weg naar welke bestemming dan ook zul je keuzes moeten maken. Dat kan je doen door prioriteiten te stellen, blokken tijd te reserveren om iets gedaan te krijgen en stress te verminderen. Stel prioriteiten Er zijn volgens Brian Tracy vijf manieren om je taken te verdelen, beschreven in zijn boek De geheimen van efficiënt tijdmanagement. A. dingen die je moet doen B. dingen die je zou moeten doen C. dingen die je leuk vindt D. dingen die je kan delegeren E. dingen die je kan weggooien Taken A en B zijn voor jezelf, C doe je als je tijd overhoudt, D geef je aan een ander en E gooi je weg. Je maakt dus een lijstje en zet daar A t/m E achter. Iets wat jij kan weggooien gooi je ook zelf weg, dat delegeer je niet naar een van je collega’s. Op deze manier voorkom je een overdaad aan werk bij je collega. Hoe minder een papier door verschillende handen gaat hoe efficiënter er te werk wordt gegaan. Lees het schema in hoofdstuk 12, over doelen stellen, nog eens door. Daarin staan de vakken I, II, III en IV beschreven. Deel je klussen in dat schema in op de ABCDE-manier zoals hierboven is beschreven. Zorg ervoor dat je niet alleen met actiepunten en deadlines te maken hebt, maar juist met name in kwadrant II bezig bent.

201

Van al jouw activiteiten schrijf je op hoeveel tijd je eraan kwijt denkt te zijn. Daarna nummer je de activiteiten in volgorde van prioriteit met een start- en een eindtijd. Houd in gedachte dat je ’s ochtends de meeste energie hebt en dat je begint met de lastigste klus. Ga niet met meer dan zes actiepunten bezig op een dag. Voor jouw duidelijkheid kan je die verdelen in subpunten. Trek bijvoorbeeld dertig minuten uit voor het actiepunt ‘Mail’ en mail dan naar x, y en z. Heb jij een activiteit die zes uur in beslag neemt, dan kan je er alleen nog korte klussen bij hebben. Een voorbeeld uit mijn eigen werk: 1. 07.30 uur: blog schrijven (deel II) 2. 08.30 uur: voorbereiden klant (deel I) 3. 09.00 uur: klant (deel I) 13.00 uur: Lunch en hond uitlaten. 4. 14.00 uur: blog uitwerken (deel II) 5. 14.45 uur: overleg met collega-ondernemers (deel II) 6. 17.00 uur: mailen, telefoneren en de volgende dag voorbereiden (deel II) 18.00 uur: naar huis. Ik werk naast mijn huis en ik overleg met klanten en collega’s in mijn praktijkruimte. In dit geval is er geen reistijd gerekend waardoor ik meer dan acht uur werk. ’s Avonds is er tijd voor het huishouden, mijn gezin, lezen en slapen. Heb je vaste werkzaamheden die je op vaste dagen uitvoert, dan kun je zes activiteiten uit deel II uitvoeren zodat je aan je langetermijndoelen kan werken. Voorbeeld: Donderdag overlegdag met mede-ondernemers: 07.00 – 8.30 uur in de trein: 1. studieboek lezen (deel II) 202

2. 3. 4. 5. 6.

webtekst maken (deel II) 09.00 uur tot 14.00 uur: wekelijks overleg, deze behoort niet tot je activiteitenlijst 14.30 – 16.00 uur in de trein: overleg uitwerken (deel II) 16.30 uur – 18.00 uur: 3 x telefoon zakelijk (deel III) blog schrijven (deel II) mail ordenen en volgende dag voorbereiden (deel III) Vanaf 18.00 uur: eigen tijd. Blokken tijd reserveren

Om een klus te klaren kies je ervoor om blokken tijd te reserveren voor een taak. • Telefoon: Zet een antwoordapparaat op je telefoon, als het belangrijk is spreekt men in of belt men terug. Maak er een gewoonte van om één tot twee keer per dag alle telefoontjes af te handelen op een moment dat het jou schikt. • E-mail: Kijk twee keer per dag naar je mail. Reageer direct als het minder dan één minuut kost. Houd de mails kort en zakelijk en gooi ze in je prullenbak als je ze niet meer nodig hebt. Duurt het beantwoorden langer, plan er dan tijd voor in. • Flexibele uren: Heb je flexibele uren, ga dan vroeg naar je werk. In één uur alleen kan je meer doen dan in drie uur waarin iedereen je kan storen. • Stoorvrij: Zit je in een open kantoorruimte, maak je collega’s dan duidelijk dat jij niet gestoord wilt worden omdat je met een klus bezig bent. Een hele praktische tip (ook handig met kleine kinderen): maak een stopbord. Rood is niet storen, bij groen is storen oké. Ervaar dan hoeveel werk jij verzet. 203

Stress verminderen Stress is een rode draad in ieders leven. Niemand heeft tegenwoordig een stressvrij bestaan. Het is de kunst om stress tot een minimum te beperken en alleen in te zetten in een vecht- of vluchtreactie zodat de adrenaline die je aanmaakt bij stress, weer kan dalen. Continu stress hebben betekent dat je lichaam continu adrenaline aanmaakt. Er zijn geen momenten van rust meer, waardoor je continu het gevoel hebt dat je faalt op het vlak van tijdmanagament. Prioriteiten stellen is een keuze, ‘eigen tijd’ is ook een keuze. Hoe belangrijk is jouw tijd voor jou, hoe laad jij jezelf weer op? Net als met alle activiteiten die je doet en inplant, plan je ook ‘eigen tijd’ in. Laat je niet verleiden toch even wat anders te gaan doen in jouw ‘eigen tijd’. Bedenk wat het jou kost als jij geen dingen voor jezelf doet. Ik blok elke week een avond in voor mijzelf. Ik ontspan met een film of detective. Daarnaast plan ik elke maand een bezoek aan de voetreflexoloog en de masseur in. Die tijd is voor mij. Ik werk dan preventief aan mijn gezondheid (zie hoofdstuk gezondheid) en ondertussen ontspan ik. Bedenk waar jij blij van wordt en waar jij bij kan ontspannen zonder aan het einde van je eigen tijd te denken: dat was zonde van mijn tijd. Als jij van een avondje zappen blij wordt: lekker doen. Als je je liever helemaal uit de naad fietst in de regen: lekker doen. Het is jouw tijd, jouw energie. Aan de slag met tijdmanagement via de START&GOmethode

Signaleren: Waar heb jij de meest moeite mee? Is dat werkelijk een tekort aan tijd of is het een verspilling van tijd? Heb je moeite met ontspannen waardoor je altijd het gevoel hebt aan het werk te moe204

ten of heb je werkelijk te veel werk? Heb je geen idee doe dan het volgende. Houd een week lang alles bij wat je doet. Ook dit is een kwestie van volhouden. Je wilt minder tijd besteden aan onzinnige dingen, dan moet je ook weten hoe je in eerste instantie je tijd besteedt. De beloning na een week tijd bijhouden is dat jij overzicht hebt en weet waar je moet starten om je doel, meer tijdswinst, te behalen. Toevoeging: Waar voel je dat in je lichaam? Voel je je gehaast of krijg je hartkloppingen? Heb je allerlei vage klachten, wanneer voel je die? Schrijf de lichaamsklachten op in je tijdschema. Op die manier herken je misschien een patroon. Stressgerelateerde klachten zoals hoge bloeddruk, kortademigheid en een verhoogde hartslag zijn vaak in verband te brengen met tijdsdruk en het beheersen van tijd. Analyse: waar komt dit tekort aan tijd vandaan, is het een patroon in je leven? Had je eerst geen tijdtekort en nu wel? Zo ja, welke situatie heeft die verandering teweeggebracht? Schrijf mogelijke oorzaken op. Praat erover met anderen die jou al wat langer kennen, zij hebben misschien aanvullingen. Realisatie: Hoe verander je dat tijdtekort in een overschot aan tijd? Welke visualisatie wil jij daarvoor gebruiken? Wat doe jij als je meer tijd hebt? Maak een motivatiecollage (zie pagina 107) van jouw realisatie of omschrijf hem in detail. Bij het veranderproces dat je aangaat, kan je deze collage of deze beschrijving elke dag als steun gebruiken: het herinnert je aan waar je naartoe wilt. 205

Toekomst: hoe wil je dat jouw toekomst eruitziet qua tijd? Wat is jouw doel wat betreft tijdmanagement en welke stappen ga jij ondernemen om dat te bereiken? Wat ga jij doen met die extra tijd die jij gewonnen hebt door je tijd beter te managen? 1. Begin met het beantwoorden van bovenstaande vragen. Schrijf je antwoorden in je motivatieschrift. De doelen die je opstelt zijn altijd gericht op de toekomst en niet gebaseerd op ervaringen uit het verleden.

GO: wanneer zet je de eerste stappen en waar heb je hulp bij nodig? 2. GO: a. Je maakt een tijdschema waar je elke dag aan werkt. b. Je evalueert elke dag of alles op je planning is gelukt. c. Je beloont je zelf na elke succesvolle stap. d. Lukt het niet om dit alleen te doen? Zoek hulp.

Ook in je privéleven ga je op deze manier te werk. a. Heb een wekelijks overleg met je partner. Wat staat er komende week op de agenda bij iedereen? Welke extra taken komen eraan en hoe gaan die uitgevoerd worden? Welke hulptroepen zijn er nodig in de komende week en waar is structureel hulp voor nodig? b. Taken delegeren. Ook privé kan je een aantal taken delegeren. Huur iemand in die het huis schoonmaakt, die strijkt of laat je boodschappen aan huis brengen. Je kan iemand vragen om twee keer in de week te koken en het vervoeren van de kinderen kan je samen met andere ouders doen. Daarnaast kun je nog gebruikmaken van een tuinman, een glazenwasser, 206

een wasserette, een hondenuitlaatservice, een oppas of een cateringbedrijf voor kinderfeestjes. Dat kost inderdaad geld. De vraag is dan: hoeveel euro is jouw tijd waard? Als jij met een uur extra werken meer verdient dan dat het kost om iemand in te huren… Maak zelf de balans op. Bedenk wat jij graag wilt doen in de tijd waarin je niet werkt en slaapt. Wil jij je tijd liever met je geliefden doorbrengen, bedenk dan hoe jij zo veel mogelijk werk kunt uitbesteden. Doe jij graag bepaalde huishoudelijke taken samen met je gezinsleden, plan dat dan in als een gezamenlijk project.

207